Ministrio da Educao UNIVERSIDADE FEDERAL DE ITAJUB Criada pela Lei n. 10.435, de 24 de abril de 2002.

AUDITORIA INTERNA

RELATRIO DE AUDITORIA N. 02/2012 Setor: Patrimnio - Diviso de Material (PCU) Perodo: 12/03/2012 a 30/03/2012 Legislao Aplicada: - Lei n. 4.320/64 - Lei n. 8.666/93 - Decreto-Lei n. 200/67 - Decreto n. 99.658/90 - IN/SEDAP n. 205/88 ESCOPO DO TRABALHO I Os trabalhos de auditoria foram realizados no perodo de 12 a 30 de maro de 2012, em estrita observncia s normas de auditoria aplicveis ao servio pblico federal, com o objetivo de examinar e comprovar a legalidade e legitimidade dos fatos e atos administrativos e avaliar os resultados alcanados, quanto aos aspectos de eficincia, eficcia e economicidade. Em especfico, avaliar a confiabilidade do sistema patrimonial atravs da verificao da existncia fsica dos bens mveis, sua localizao e a responsabilidade sobre os mesmos, e principalmente, avaliar os controles internos existentes. Ressaltamos que durante a execuo dos trabalhos houve restrio aos nossos exames, materializada pela ausncia de respostas as solicitaes de auditoria abaixo detalhadas: 1) Memorando - AUD/013/2012 (Assunto: Solicitao de localizao de bem patrimonial - Notebook - Patrimnio: 05140030355702AA. Responsvel pela informao: Prof. Alexandre Augusto Barbosa. Funo: Pr-Reitor de Graduao. Data da expedio: 06/02/2012. Trmino do Prazo: 14/02/2012 ). 2) Memorando - AUD/022/2012 (Assunto: Solicitao de localizao de bem patrimonial - Notebook - Patrimnio: 05140030355702AA. Responsvel pela informao: Prof. Alexandre Augusto Barbosa. Funo: Pr-Reitor de Graduao. Data da expedio: 22/03/2012. Trmino do Prazo: 27/03/2012 ). At o encerramento dos nossos trabalhos nenhuma informao foi prestada em relao localizao do referido equipamento. II Os trabalhos foram feitos por amostragem, no tendo sido utilizado nenhum mtodo especfico para seleo dos itens auditados. Foram selecionados para exame os seguintes itens: 1
Campus Prof. Jos Rodrigues Seabra - Av. BPS, 1303 - Bairro Pinheirinho 37500-903 - ITAJUB - MG - Tels.: (035) 3629 1257 - Fax: (035) 3622 3596

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Item
01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

Patrimnio/Tombo
08230040077003AA 10140030597707AA 06140030399807AA 09140030554010AA 06280270050804AA 10290120005608AA 10170160001111AA 03280110006401AA 02140030276611AA 10170280002801AA 04240060061610AA 08280120006207AA 03280160031603AA 10280040017304AA 10240060111209AA 05140030355702AA 11140030789207AA 04140030326809AA 10260080026102AA 05140030356306AA

Material
NOBREAK IMPRESSORA MULTIFUNCIONAL MICROCOMPUTADOR MICROCOMPUTADOR SISTEMA DE MEDIO DA VELOCIDADE DA LUZ APARELHO DETECTOR DE TRINCAS FRESADORA FERRAMENTEIRA MEDIDOR DIGITAL ROBO MOVEL PRENSA ELETROM. AUTOM. APARELHO AUTOMTICO DE VICAT MEDIDOR FATOR DE POTNCIA DE ISOLAMENTO OSCILOSCPIO DINAMMETRO SISTEMA ESTREO MICROSCPIO NOTEBOOK COMPUTADOR/SERVIDOR MICROCOMPUTADOR PROJETOR MULTIMDIA NOTEBOOK

Valor
559,00 2.800,00 2.018,98 2.058,99 20.000,00 28.000,00 26.000,00 15.932,70 22.050,00 29.699,90 10.930,85 32.000,00 37.000,00 87.331,85 30.000,00 7.249,58 13.000,00 2.860,00 1.419,99 7.249,58

Setor
BIM CCC DCF DEP ICE IEM IEM IESTI IESTI IRN IRN ISEE ISEE IEPG IEPG PRG PRPPG RAU PRAd PRCEU

VALOR TOTAL AUDITADO: R$ 378.161,40

III Resultado dos Exames: Do universo selecionado para verificao in loco, 20 (vinte) itens, 01 (um) no foi localizado, 02 (dois) no possuem plaqueta de identificao de patrimnio e tombamento e 01 (um) foi localizado em local diferente ao do mencionado no Relatrio de Cadastro Patrimonial. A) Falta de localizao de bem patrimonial. At o momento no foi providenciada sua localizao e tambm no foi apresentada nenhuma justificativa.
Item
16

Patrimnio/Tombo
05140030355702AA NOTEBOOK

Material

Valor
7.249,58

Setor
PRG

B) Inexistncia de identificao patrimonial em bens de uso permanente. Foram localizados bens permanentes em uso que no esto devidamente identificados, ou seja, no possuem a plaqueta ou etiqueta apropriada de identificao de patrimnio e tombamento.
Item
14 15

Patrimnio/Tombo
10280040017304AA 10240060111209AA

Material
DINAMMETRO SISTEMA ESTREO MICROSCPIO

Valor
87.331,85 30.000,00

Setor
IEPG IEPG

C) Falha no controle interno dos bens patrimoniais. Foi verificado que ainda no h um controle eficiente do material permanente em uso, principalmente no tocante a sua movimentao, tendo em vista que foi localizado um equipamento em local diferente ao do mencionado no Relatrio de Cadastro Patrimonial.
Item
17

Patrimnio/Tombo
11140030789207AA

Material
COMPUTADOR/SERVIDOR

Setor
PRPPG

Localizado
ICE

2
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D) Falta de atualizao dos Termos de Responsabilidade. Foi constatado que os registros relativos identificao, localizao e valor dos bens mveis no so atualizados regularmente. Verificamos tambm que nos Relatrios de Cadastro Patrimonial dos bens localizados no Instituto de Sistemas Eltricos e Energia - ISEE figura como responsvel pelos equipamentos pessoa que no pertence mais ao quadro de servidores ativos da Instituio. E) Ausncia de baixa dos registros patrimoniais. No foi providenciada, na poca prpria, a baixa formalmente solicitada de bens considerados antieconmicos, irrecuperveis ou obsoletos.
Item
02 18 20

Patrimnio/Tombo
10140030597707AA 04140030326809AA 05140030356306AA

Material
IMPRESSORA MULTIFUNCIONAL MICROCOMPUTADOR NOTEBOOK

Solicitao de Baixa
Ref. 253/2011/CCC - 03/05/2011 Ref. 04/2011/RAU - 16/12/2011 Ref. 1684/2011/PRCEU - 18/11/2011

F) Ausncia de inventrio fsico-financeiro. Inobservncia ao disposto no artigo 96 da Lei n. 4.320/64 e item 8 da IN/SEDAP n. 205/88. Sobre as constataes acima, vale a transcrio das seguintes decises do Tribunal de Contas da Unio: Assunto: INVENTRIO. DOU de 20.07.2005, S. 1, p. 90. Ementa: o Tribunal de Contas da Unio determinou CEPLAC que apresentasse o inventrio de bens patrimoniais ao final de cada exerccio, bem como promovesse a atualizao dos Termos de Responsabilidade dos bens patrimoniais, em conformidade com a IN/SEDAP n. 205/1988 (itens 1.3 e 1.4, TC-007.092/2003-9, Acrdo n. 1.389/2005-TCU-1a Cmara).. Assunto: INVENTRIO. DOU de 01.09.2010, S. 1, p. 108. Ementa: determinao ao Ncleo Estadual do Ministrio da Sade no Esprito Santo (NEMS/ES) para que: a) observe as disposies da Instruo Normativa/SEDAP n. 205/1988 quanto elaborao dos inventrios de bens mveis, em especial o item 8.1.1.1 que estabelece o agrupamento dos mveis por categorias patrimoniais, em obedincia determinao do Tribunal de Contas da Unio no Acrdo n 1.896/2004-2C; b) instrua as comisses de inventrio a atualizarem a situao fsica dos bens mveis no sistema de controle patrimonial utilizado pela Unidade, quando da realizao dos prximos inventrios, em conformidade com o disposto no item 8, alneas "d" e "e", da Instruo Normativa/SEDAP n. 205/1988; c) instrua as comisses de inventrio anual a consignar em relatrio quaisquer divergncias entre os valores dos equipamentos e materiais permanentes constantes do Sistema de Controle Patrimonial e os saldos das respectivas contas patrimoniais constantes do Sistema SIAFI em 31 de dezembro do exerccio a que se refere o levantamento patrimonial, devendo identificar as causas e sugerir os acertos necessrios para a correo dessas divergncias; d) apure, em conformidade com o item 10 da Instruo Normativa/SEDAP n. 205/1988, as eventuais responsabilidade pelos desaparecimentos dos bens no localizados pela Comisso de Inventrio. Em seguida, quando for o caso, providenciar os acertos contbeis necessrios baixa dos bens desaparecidos do patrimnio da Unidade (itens 1.5.7 a 1.5.10, TC-023.707/2008-6, Acrdo n. 5.116/2010-1 Cmara).. 3
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IV Orientaes: - Em relao ao bem no localizado (Notebook - Patrimnio: 05140030355702AA), recomendamos que se tomem as devidas providncias para a sua efetiva localizao ou apresentao das justificativas cabveis, e se for o caso, que se apurem as responsabilidades conforme previsto na IN/SEDAP n. 205/88 e no artigo 84 do Decreto-Lei n. 200/67; - Recomendamos a Diviso de Material (PCU) que envide esforos no sentido de providenciar a plaqueta (ou etiqueta) com nmero de registro patrimonial e afix-la no bem antes do seu envio a unidade requisitante, e, no tocante aos bens localizados sem o devido nmero de registro (Dinammetro - Patrimnio: 10280040017304AA e Sistema Estreo Microscpio - Patrimnio: 10240060111209AA), que providencie o imediato emplacamento ou colocao da etiqueta apropriada, em atendimento ao determinado no item 7.13.1 da IN/SEDAP n. 205/88; - Recomendamos a Diviso de Material (PCU), a fim de que haja perfeita caracterizao de todos os bens de carter permanente e dos agentes responsveis pela sua guarda e administrao, proceder atualizao peridica do nosso Cadastro Patrimonial, providenciando inclusive, de forma tempestiva, a transferncia de responsabilidade sobre os bens em caso de mudana do titular do setor ou instituto, bem como a devida baixa, quando formalmente solicitada, dos itens patrimoniais considerados antieconmicos, irrecuperveis ou obsoletos, em conformidade com o disposto na IN/SEDAP n. 205/88; - Recomendamos a Diviso de Material (PCU) adotar medidas eficazes com vistas a cumprir o disposto no artigo 96 da Lei n. 4.320/64, no que se refere elaborao anual do inventrio fsico-financeiro dos bens patrimoniais existentes na Instituio, providenciando inclusive, por meio de uma comisso regularmente constituda, a devida conferncia fsica dos bens que compem o nosso acervo patrimonial; - Por fim, recomendamos a Diviso de Material (PCU) que concentre esforos para corrigir as falhas acima apontadas e que cumpra integralmente o disposto na legislao vigente, em especial na Instruo Normativa n. 205, de 08/04/1988. V Concluso: Em face dos exames realizados e comparando com os resultados obtidos em exerccios anteriores, conclumos que ainda existem algumas falhas em nosso sistema de controle patrimonial, sendo elas provenientes, em parte, da falta de uma atualizao peridica e confivel do inventrio dos bens mveis da Instituio. Acreditamos que atendendo as recomendaes contidas neste relatrio e nos anteriores, e com a efetiva implantao do Sistema Integrado de Patrimnio, Administrao e Controle - SIPAC, provavelmente haver um controle mais efetivo do patrimnio institucional e consequentemente todas as falhas encontradas sero gradativamente corrigidas. 4
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No mais, lembramos que a Auditoria Interna deve ser sempre entendida como uma atividade de assessoramento Administrao, de carter essencialmente preventivo, destinada a agregar valor e a melhorar as operaes da entidade, assistindo-a na consecuo de seus objetivos mediante uma abordagem sistemtica e disciplinada, fortalecendo a gesto e racionalizando as aes de controle interno. o nosso relatrio. Itajub, 30 de maro de 2012. _________________________________ Anderson Christi Duarte Pinto Ferreira Chefe da Auditoria Interna - UNIFEI

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