LOS HALLAZGOS DE AUDITORA INTERNA EN EL SECTOR PBLICO

Por: Mster. Juan de Dios Araya Navarro. CPA. Auditor General Ministerio de Seguridad Pblica. jaraya@seguridadpublica.go.cr

El presente artculo es para documentar algunos criterios sobre el hallazgo de auditora, tema que genera preguntas y cuestionamientos por funcionarios de auditora interna, tanto en el inicio de sus labores en este campo de las ciencias contables o bien en talleres de capacitacin que hemos desarrollado sobre redaccin de informes. El planteamiento se fundamenta en nuestra experiencia profesional en auditora durante casi 30 aos de servicio, en lo que he comprendido como hallazgo de auditora, primero como auditor de campo y ahora como Auditor Interno o Director de Auditora. No se pretende con esta ponencia, que sea un enfoque exhaustivo del tema y en su lugar considero que puede ser un punto de vista para abundar ms en el y obtener otros criterios y comentarios de colegas auditores del Sector en que me desempeo y en particular Gobierno Central, donde el marco regulativo bsico se centra en la Ley General de Control Interno y en los manuales de normas de auditora, promulgados por la Contralora General de la Repblica y supletoriamente las normas internaciones de auditora interna, emitidas por el IIA Global. Para efectos ilustrativos primero debe entenderse bien que se entiende como hallazgos de auditora, y su importancia que este sea debidamente documentado, con evidencia suficiente, pertinente y competente, para fundamentar una opinin o criterio, que debe de quedar en los papeles de trabajo del auditor. Entiendo como hallazgo de auditora, aquellas situaciones que revisten importancia relativa, para la actividad u operacin objeto de examen del auditor, que requiere ser documentada y debidamente comprobada, que va a ser de utilidad para exponer o emitir criterio, en el respectivo documento o informe de auditora. Estos hallazgos deben ser obtenidos mediante la aplicacin sistemtica y profesional de procedimientos de auditora, de acuerdo con las mejores prcticas y estndares de trabajo que se tengan debidamente formalizados y establecidos en los manuales de trabajo de la auditora interna y en la aplicacin de las normas que regulan el ejercicio de la profesin. En el enfoque sistemtico de la auditora interna Gubernamental, la cual considero que no debe diferir del mbito privado, el trmino hallazgo se emplea en un sentido crtico y se refiere a cualquier situacin relevante que se determine mediante procedimientos de auditora sobre reas crticas objeto de examen, segn lo ha definido y contemplado previamente en el respectivo alcance del plan de trabajo que se elabora para el estudio. En este proceso, a buen juicio y criterio profesional del auditor, se debe realizar un proceso de comparacin entre lo que debe ser y lo que es. El primer concepto, es de conformidad con

las normas, leyes, reglamentos y sanas prcticas administrativas. El segundo es la realidad o condicin que el auditor est determinando en la instancia o unidad que est evaluando. El trmino hallazgo no abarca las conclusiones del auditor basadas en el anlisis del significado e importancia de los hechos y las recomendaciones y disposiciones resultantes, es decir, un hallazgo es la base para una o ms conclusiones, recomendaciones y disposiciones a incluir en el informe del auditor; va a depender de la magnitud e importancia de este, que se deriven una o varias conclusiones, o en su defecto, que de un o ms hallazgos, se deriven una conclusin. En esto no podemos aplicar una regla, depender, del sano juicio y criterio del auditor al redactar su informe. En el proceso de auditora, podran obtenerse hallazgos positivos desde el punto de vista del control interno del rea que se audite o negativos, tambin, cuando se determine que no se cuente con una apropiada estructura de control interno y que por lo tanto, no cumple con los objetivos que el ordenamiento seala. . Los siguientes constituyen los requisitos bsicos de cualquier hallazgo de auditora: Importancia relativa que amerite su desarrollo. . Basado en hechos y evidencias documentadas en los papeles de trabajo. Objetivo, no corresponde a un juicio de valor, es probable, demostrable ante terceros. La determinacin clara, concisa y precisa de un hallazgo de auditora, tiene implcito las circunstancias y el juicio profesional del auditor, pero ste debe ser sobre todo objetivo para no inducir a conclusiones errneas, por lo cual debe ser plenamente justificado por la labor de auditora efectuada. En el contexto de las normas profesionales para el ejercicio de la auditora interna, tanto nacionales como internaciones, debemos partir del hecho, que en el equipo de auditora, las personas que participan estn en capacidad tcnica para desarrollar hallazgos en forma objetiva y tener un punto de vista realista, objetivo, profesional y con un criterio experto del sistema de control interno que evala, para ello debe tener en cuenta factores como los siguientes: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Las condiciones y circunstancias existentes al momento en que ocurri el hecho o se efectu la transaccin o hecho. La ndole, complejidad y magnitud de las operaciones que se estn evaluando La necesidad de someter el hallazgo potencial o un anlisis honesto y crtico. La labor debe ser lo suficientemente completa para presentar una base slida para las conclusiones y recomendaciones Diferencias de opinin con respecto a los auditados. El ambiente de control en que se presenta, no verlos en forma aislada, sino integral de todo el proceso que se est auditando.

Es fundamental, que en el adiestramiento que se brinda al personal que inicia en auditora o an al mismo personal, ya con experiencia, se le est evaluando por los auditores supervisores o coordinadores de procesos dentro de las auditoras, la capacidad que tiene el personal de elaborar los hallazgos de auditora, que sean de utilidad o valor pblico, para sustentar un buen informe de auditora.

Un apropiado ejercicio que recomiendo, es iniciar con el mtodo de casos, donde se presenten diferentes situaciones hipotticas en el entorno de una entidad o empresa, para que del anlisis de este se desarrolle la capacidad de crtica (constructiva) y sntesis que tiene el auditor para formular debidamente los hallazgos, de tal forma que estos cumplan con la matriz de componentes, de Condicin, Criterio, Causa y Efecto. El suscrito, en particular ha desarrollado esta metodologa en la oficina que dirijo, con algunos ejercicios desarrollados mediante talleres, con diferentes tipos de situaciones, para despertar la creatividad del auditor al conocer y evaluar diversas situaciones que se presentan. Un proyecto, el cual pienso canalizar con el IAI, es extender este taller en una actividad que se incluya en el Plan de Desarrollo Profesional. Si estos elementos, no son bien desarrollados por el auditor, an menos estar en capacidad de preparar un buen informe de auditora, donde tiene que extraer conclusiones y recomendaciones, para atender determinadas conductas o situaciones, que la Administracin debe poner atencin. No est de menos, recordar, para los efectos de esta ponencia, que se entiende por CONDICIN: Situaciones actuales encontradas. Lo que es, en trminos del hecho irregular o deficiencia determinada por el auditor interno. CRITERIO: Medidas o normas aplicables, es decir lo que debe ser, segn la norma o estndar tcnico-profesional, alcanzable en el contexto evaluado, CAUSA: Razones de desviacin, en cuanto a lo que se considera de por qu sucedi. En este punto hay que tener capacidad de diferenciar, la causa del efecto. Para definir este aspecto se requiere de la habilidad y juicio profesional del auditor EFECTO: Importancia relativa del asunto, sealando el impacto entre lo que es y lo que debe ser, de ser posible en forma cuantitativa o cualitativa, con las eventuales consecuencias que se derivan del incumplimiento de los objetivos de control interno. En un posterior artculo sobre este tema, tratar de abarcar otros tpicos de inters, que a mi entender el auditor debe conocer y dominar, para que su trabajo en la redaccin de hallazgos, no sean solo papeles o formularios, o bien ahora con los sistemas, hojas digitales, sino que estos aporten un valor pblico, en la redaccin del informe de auditora. Reitero que un buen informe no necesariamente debe contener solo hallazgos negativos pues podran haber algunos con enfoque positivo; ello evidenciara un trabajo integral del auditor, en un proceso investigativo analtico, profesional y crtico, que ser de utilidad para la toma de decisiones del Jerarca o del mximo rgano colegiado, en el Sector Pblico.