MEDIDAS DE CONTROL INTERNO DE LA CUENTA INVERSIONES

Es necesario evaluar o verificar los siguientes aspectos del control interno de la compaa:

La autorizacin de invertir en determinados documentos. El registro oportuno, total y exacto de las inversiones ejecutadas en los registros contables. Evaluar adecuada custodia de las inversiones. Segregacin de funciones en la valorizacin, control y custodia de las inversiones. Correcta aplicacin de las frmulas computacionales y/o manuales para valorizar las inversiones y
verificar rutina de clculos. a) La autorizacin de intervenir en determinados documentos
A partir de las autorizaciones y limitaciones establecidas en la Ley N 18.660, de fecha........, se debe verificar la existencia de un sistema de autorizaciones, el que debe ser progresivo y estar expresamente establecido en un manual de procedimientos internos de manera de dar cumplimiento a las polticas de la compaa y las restricciones legales. Si bien es cierto, que las decisiones de inversin en la prctica son tomadas en funcin de las condiciones econmicas y prcticas imperantes en un determinado momento, es deseable la existencia de polticas de inversin que definan aspectos tales como: riesgo, diversificacin, plazos, montos por instrumentos, rentabilidad, entre otros. Para cerciorarse de que el sistema de autorizaciones est funcionando como est establecido, se debe efectuar un anlisis de la documentacin que respaldan las inversiones, tales como: actas de directorio, memorndum, formularios y comprobantes contables, los cuales deben contar con la firma de la persona autorizada para decidir sobre determinada inversin en funcin del tipo y monto de sta. b) El registro oportuno, total y exacto de las inversiones efectuadas en los registros contables Consistir en verificar la existencia de manuales de procedimientos para el registro contable de las operaciones de inversin, debiendo dichos procedimientos estar conforme a lo establecido en los PCGA y Normas de la Superintendencia de Valores y Seguros. Haciendo uso de tcnicas tales como, cuestionarios de control interno, entrevistas observaciones oculares y anlisis de la documentacin, se debe verificar que el personal conozca y aplique, correctamente los procedimientos contables. As como que el registro se efecte oportunamente, considerando el total de las inversiones y con la veracidad que corresponda. c) Evaluar adecuada custodia de las Inversiones Verificar la existencia de un procedimiento que establezca las acciones a seguir desde el ingreso del documento hasta que sale de la compaa. Establecindose los objetivos documentos de control de entrada y salida, (dependiendo del mtodo utilizado), las personas responsables de la custodia de los documentos y l o los lugares fsicos donde sern guardados.

Una vez determinado el procedimiento vigente se debe evaluar su aplicacin mediante la observacin ocular de l o los lugares fsicos donde son custodiadas las inversiones, evaluando conjuntamente las medidas de seguridad con que cuentan dichos recintos. d) Segregacin de funciones en la valorizacin, control y custodia de las inversiones Los procedimientos establecidos por la compaa para el ciclo de inversiones, debe tender al control mediante una separacin de responsabilidades, debiendo existir una subdivisin de labores entre los empleados encargados de las siguientes funciones: d.1) Adquisicin y Venta de Inversiones. d.2) Registro en libros de las Inversiones y de sus correspondientes productos. d.3) Custodia de los ttulos o documentos representativos de las inversiones. d.4) Cobro de los productos provenientes de las inversiones. A travs de la aplicacin de tcnicas tale como: la observacin, entrevistas, cuestionarios, flujogramas, se deben verificar que existan una adecuada segregacin de funciones. e) Correcta aplicacin de las frmulas computacionales y/o manuales para valorizar las inversiones y verificar rutina de clculo. Verificar que el proceso o elaboracin de la informacin de la compaa est siendo procesada de acuerdo a los procedimientos y controles establecidos. Su no adecuado cumplimiento puede inducir a manipulacin de datos, lo que podra afectar ya sea desde el punto de vista contables o desde un punto de vista de imagen. Para tal efecto se debe examinar el funcionamiento y cumplimiento de los siguientes controles: e.1) Controles de entrada al sistema Orientados a verificar que la informacin enviada a proceso cumpla con todos los requisitos bsicos, tales como fecha de envo, cdigo, hora, totales de control, VB de confeccin y otros, que la informacin digitada est sujeta a determinar controles (validacin). e.2) Controles de movimiento ingresados al sistema Despus de la verificacin del proceso, se debe examinar si los totales de cuadratura se llevan a cabo, ya sea por totales de montos, registros ledos, registros okay, rechazados y/o cualquier total. e.3) Controles de actualizacin Que la informacin procesada est actualizada, vale decir, est limpia de errores, incluya los cambios efectuados, ya sea por venta de inversiones o adquisicin de nuevas inversiones y que, los parmetros como tasa de impuesto, rentabilidad y otros estn actualizados. e.4) Controles de clculos Se trata de comprobar si los clculos u operaciones aritmticas son efectuadas correctamente y cerciorarse si determinados parmetros han sido utilizados en las operaciones que corresponda. e.5) Controles de salidas

Conviene cerciorarse de que se cuenta con respaldos de informacin por la ocurrencia de un eventual siniestro que interrumpira el proceso normal de la compaa. Que los errores detectados sean corregidos y nuevamente verificados por los controles de revisin. Que los controles de alarma funcionen cuando se suscita una situacin anormal en una operacin de proceso o reproceso. e.6) Controles de parmetros externos o tablas. Que los parmetros utilizados o ingresados al sistema para la realizacin de determinados clculos, sean los correctos y actuales. El que exista un buen control depender tambin de que los futuros sistemas a implementar en la compaa sean eficientes y eficaces y confiables en cuanto a la informacin que procesa, importantes tambin porque en l se incluye los procedimientos de auditoria y control que se utilizarn, posteriormente cuando entren en explotacin normal y deban ser auditados peridicamente. Ahora, cabe agregar que dado el volumen de las operaciones de las compaas de seguros. Los auditores utilizan software computacional para validar saldos, para tal efecto desarrollan programas especficos de auditora. Para ello el auditor debe contar con toda la informacin al respecto. N de archivos que genera, largo de los registros, descripcin de datos, largo de campos y otros. Con ella podr disear o adaptar su sistema y efectuar pruebas sobre los datos de los archivos magnticos.