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Coopration technique Allemande

Guides de l'Entrepreneur

Guide 3

Comptabilit de Base et Calcul des Cots


Journal de Caisse et de Banque Rsultats mensuels et annuel Journal lectronique Aperu de la Comptabilit professionnelle Manuel de Calcul des Cots

Dakar 2009

Agence de Dveloppement et d'Encadrement des Petites et Moyennes Entreprises (ADEPME) Programme Promotion de l'Emploi des Jeunes en Milieu Urbain (PEJU-GTZ)

Impressum: Edition: Agence de Dveloppement et d'Encadrement des Petites et Moyennes Entreprises (ADEPME) 9, Fentre Mermoz, Avenue Cheikh Anta Diop, BP 333 Dakar, Tl. (221) 33.869.70.70, Fax 33.860.13.63, adepme@orange.sn, Site: www.adepme.sn En collaboration avec: Programme Promotion de l'Emploi des Jeunes en Milieu Urbain (PEJU) de la Coopration Technique Allemande Tl. 33.869.80.11, peju@senegal-entreprises.net Rdaction Dieter Gagel, mail@gagel.net Site Web d'Appui aux Entreprises du Sngal (Business Development Services - BDS) www.senegal-entreprises.net 2009 Dakar, Sngal

Sommaire
1. Comptabilit de base ....................................................................................................... 1 Journal de caisse/banque simple en vente Dakar ................................................... 2 o Exercice ......................................................................................................... 4 Journal de caisse/banque avec comptes comptables ................................................ 7 o Exercice ......................................................................................................... 9 Tableau synoptique des rsultats mensuels et annuel d'exploitation ....................... 12 o Achats et ventes crdit.............................................................................. 12 o Exercice sur le tableau des rsultats............................................................ 14 Journal de caisse/banque lectronique (Excel) ........................................................ 15 o Fiches journal exemple ................................................................................ 16 o Tableau sommaire des rsultats mensuels et annuel d'exploitation ............. 18 Gestion des documents comptables ........................................................................ 19 o Reu, Facture .............................................................................................. 19 o Fiche de ventes crdit aux clients ............................................................. 20 o Fiche de dettes (achats crdit aux fournisseurs) ....................................... 21 o Gestion des stocks travers des fiches de stock ......................................... 22 o Registre des immobilisations et amortissements.......................................... 23 2. Aperu de la comptabilit professionnelle ................................................................... 24 La comptabilit professionnelle base sur le systme SYSCOA.............................. 24 Les logiciels de comptabilit en vigueur au Sngal ................................................ 26 Etablissements de comptabilit et comptables au Sngal...................................... 27 Cours informatiques de comptabilit au Sngal ..................................................... 27 3. Manuel de calcul des cots ........................................................................................... 28 Introduction ............................................................................................................. 28 Analyser les composantes du prix .......................................................................... 28 Systmatiser les cots ............................................................................................ 30 Calculer les cots variables pour chaque produit/service ........................................ 31 Calculer les cots fixes pour chaque produit/service .............................................. 31 Calculer les cots totaux par unit .......................................................................... 32 Comment le calcul du cot peut-il amliorer l'activit commerciale? ....................... 32 Etablissement de prix ............................................................................................. 32 Dduction du seuil de rentabilit (break-even point) ............................................... 32 Stratgies de rentabilit .......................................................................................... 35 Mthodes de rduction des cots ........................................................................... 35 Le Bilan ............................................................................................................................. 36 Etat des mouvements de trsorerie (tableau de cash flow) .................................................... 37 Compte de rsultat annuel (profit and loss statement) ........................................................... 39 Annexes Site Web de Services d'Appui aux Petites et Moyennes Entreprises (PME) au Sngal Liste des Guides de l'Entrepreneur

1.

Comptabilit de base

Lobjectif global du guide en gestion comptable et calcul des cots est de permettre la mise en place dun systme comptable simplifi pour mesurer les performances de lentreprise. Ce guide permet aux dirigeants de PME : de comprendre limportance de la comptabilit pour lentreprise et le systme comptable simplifi; dutiliser des outils de gestion adapts; dutiliser la comptabilit pour amliorer leurs affaires. Les objectifs spcifiques sont de permettre aux aux dirigeants de PME: denregistrer les transactions au comptant; de suivre les transactions crdit; de connatre le cot de revient de ses produits et bien fixer ses prix; de tenir un journal comptable qui est le poumon de la comptabilit d'une petite entreprise; dtablir un compte de rsultat et faire des prvisions financires. Les rsultats attendus sont: la tenue dune comptabilit de manire simple et rgulire par lentreprise; la disponibilit de donnes fiables sur lentreprise. Il est connu que la majorit des micros et petites entreprises ne disposent mme pas d'un simple cahier de caisse. La majorit des micros et petites entreprises serait dpasse par l'introduction d'une comptabilit sophistique. Pour cette raison, nous proposons au choix des entrepreneurs et conseillers: un systme simplifi de journal en vente Dakar, un journal avec comptes comptables, ainsi qu'un journal lectronique sur la base d'un fichier Excel. Pour la comptabilit professionnelle - affaire des experts comptables - nous nous limitons un bref aperu et prsentons une liste des tablissements et cours de formation comptables slectionns. La plupart des petites entreprises nont pas besoin dun systme de comptabilit complexe mais plutt d'une simple introduction la tenue de livre de comptes et la faon de produire et de consigner des informations sous forme de pices comptables. Les PME ont souvent des problmes lis lenregistrement de leurs transactions quotidiennes car la plupart des oprateurs ne savent pas le faire de faon simple et pratique. Ainsi, beaucoup doprateurs sont incapables de fournir des informations sur leurs revenus et leurs dpenses et ils ne savent pas ventuellement si leur activit est rentable ou pas. Labsence de donnes comptables rend difficile la gestion des besoins des consommateurs, particulirement pour les services de maintenance mais aussi dans le cas de services de ventes crdit. Labsence de pices comptables est un obstacle pour les services des impts la taxation proportionnelle de lactivit. La tenue de livres comptables consiste enregistrer toutes les transactions, notamment : lentre de fonds dans votre entreprise; la sortie de fonds de votre entreprise. Vous avez besoin de preuves crites, tels que les reus, pour prouver que vous avez peru de largent ou que vous en avez dpens. Sil nexiste pas de documents crits, vous devez enregistrer les informations vous-mmes. Pour la tenue des livres comptables, les reus ainsi que les autres documents sappellent des pices comptables. Elles constituent une preuve des transactions effectues. La tenue des livres comptables est ncessaire chaque entreprise. Des livres comptables bien tenus et concis vous aideront trouver et rsoudre les problmes de votre entreprise. Utilisez-les pour : contrler votre argent en espce ; vrifier la marche de votre entreprise ; prouver aux autres structures (ex. les banques) comment marche votre entreprise ; faire des projets pour lavenir.

1.1

Formats des journaux de caisse et de banque simplifis

Le journal est trs important: il renseigne sur les charges et les produits pour une priode donne et permet de connatre tout moment la situation dune activit de commerce. Prendre deux cahiers - un pour la caisse et un pour le compte bancaire Sur la page suivante, nous prsentons un journal de caisse/banque simplifi et sans comptes comptables en vente dans les librairies et papeteries Dakar. Le cahier dispose des colonnes suivantes: Date No. de pice justificative Libell Recettes Dpenses Solde. Le solde est le rsultat de la diffrence entre les recettes et les dpenses. Chaque feuille en original comprend 32 lignes plus le total de la page, le report de la page prcdente et le total cumul. Achats et ventes crdit Recettes et dpenses n'indiquent que les recettes et dpenses relles en espce et non les ventes et achats crdit. Ce que vous avez dans votre journal de caisse ou banque doit se trouver rellement dans votre caisse ou compte bancaire. Pour les ventes/achats crdit veuillez voir les fiches de vente et achats crdit part (voir pices comptables prochain chapitre). Dpenses prives Il faut viter de retirer de manire dsorganise des montants pour des dpenses prives et familiales. C'est pour cela quil est conseill que l'entrepreneur se fixe lui-mme un salaire rgulier.

Journal simple en vente Dakar (prendre deux cahiers: un pour la caisse et un pour la banque

Journal de Caisse de ............................................ Date N Pice Libell Recettes Dpenses Solde

Totaux folio Reports Totaux cumuls

Journal de Banque de ............................................ Date N Pice Libell Versements Retraits Solde

Totaux folio Reports Totaux cumuls

Exercice de 2 mois avec Journal de caisse La quincaillerie " Bras de fer" a effectu les achats et ventes suivants pendant les mois de Mai et Juin. Enregistrez-les au journal de caisse.
17 Mai Argent en caisse 1.450.000 FCFA Enregistrement fournitures achetes pour une valeur de stock de 1.000.000 FCFA. Achat fournitures de bureau 12.000 FCFA Paiement de 100.000 FCFA installation lectrique Recettes des ventes 265.000 FCFA. Achat de papier 15.000 FCFA. Paiement du frais de licence de commerce 18.000 FCFA Recettes des ventes 375.500 FCFA 19 Mai Recettes des ventes 178.000 FCFA. Paiement assurance de proprit 250.000 FCFA 20 Mai Recettes des ventes 289.000 FCFA. Achat matriel quincaillerie 850.000 FCFA 21 Mai Recettes des ventes 890.000 FCFA 22 Mai Recettes des ventes 780.000 FCFA. 23 Mai Recettes des ventes 670.000 FCFA. Versement de 2.000.000 FCFA tirs de la caisse au compte bancaire. 24 Mai Recettes des ventes 350.000 FCFA. Paiement de frais annuel de licence municipal 30.000 FCFA 25 Mai Recettes des ventes 354.000 FCFA Versement banque 1.000.000 FCFA Paiement pour la maintenance des installations FCFA 10.000. 26 Mai Recettes des ventes 356.000 FCFA. 27 Mai Recettes des ventes 270.000 FCFA. 28 Mai Recettes des ventes 356.500 FCFA. Achat matriel quincaillerie 580.000 29 Mai Recettes des ventes 156.000 FCFA. 30 Mai Recettes des ventes 277.000 FCFA. A la fin du mois, commencer avec une nouvelle page 1 Juin Recettes des ventes 156.800 FCFA Paiement de deux semaines de salaires aux employs FCFA 263.000 4 Juin Recettes des ventes 357.200 FCFA. Paiement de la facture deau, mai 125.100 FCFA. 7 Juin Recettes des ventes 157.500 FCFA. Facture dlectricit 268.200 FCFA. 9 Juin Recettes des ventes 257.000 FCFA 15 Juin Recettes des ventes 373.000 FCFA Achat matriel quincaillerie 1.350.000 FCFA 18 Juin Recettes des ventes 259.000 FCFA. 20 Juin Recettes des ventes 174.400 FCFA. Paiement de la facture de tlphone du mois de septembre 57.000 FCFA. 23 Juin Facture dlectricit 67.500 FCFA. Recettes des ventes 360.000 FCFA. 25 Juin Salaires 375.000 FCFA. Recettes des ventes 275.500 FCFA 27 Juin Paiement du loyer 450.000 FCFA 28 Juin Recettes des ventes 860.000 FCFA. Paiement du salaire du propritaire 550.000 FCFA. 29 Juin Paiement services de transport 70.000 FCFA. 30 Juin Paiement de 10 jours de salaire 245.000 FCFA.

Qu'est-ce qu'il faut faire en cas de virement de la caisse la banque? o Enregistrer comme sortie au journal de caisse et comme entre au journal de banque. Qu'est-ce qu'il faut faire en cas de virement de la banque la caisse? o Enregistrer comme sortie au journal de banque et comme entre au journal de caisse. Qu'est ce qu'il faut faire en cas de vente ou achat crdit? o Ne pas enregistrer au journal mais aux fiches de ventes ou achats crdit (voir chapitre 1.4). Classer toutes les cartes dans un classeur de bureau. Quel est le rsultat du solde cumul?

Exemple de journal de caisse rempli Journal de caisse de "Quincaillerie Bras de Fer"


Date 17/5 17/5 17/5 17/5 17/5 17/5 17/5 17/5 19/5 19/5 20/5 20/5 21/5 22/5 23/5 23/5 24/5 24/5 25/5 25/5 25/5 26/5 27/5 28/5 28/5 29/5 30/5 N Pice 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 19 20 21 22 23 24 25 26 Libell Dbut d'exercice - Argent en caisse Fournitures de stock achetes Achat fournitures de bureau Paiement installation lectrique Recettes des ventes Achat de papier Frais de licence de commerce Recettes des ventes Recettes des ventes Paiement assurance de proprit Recettes des ventes Achat matriel quincaillerie Recettes des ventes Recettes des ventes Recettes des ventes Versement de la caisse la banque Recettes des ventes Frais annuel de licence municipal Recettes de ventes Versement banque Maintenance des installations. Recettes des ventes Recettes des ventes Recettes des ventes Achat matriel quincaillerie Recettes des ventes Recettes des ventes 156.000 277.000 continuez avec ce solde pour le mois prochain 356.000 270.000 356.500 580.000 354.000 1.000.000 10.000 350.000 30.000 890.000 780.000 670.000 2.000.000 289.000 850.000 375.500 178.000 250.000 265.000 15.000 18.000 Recettes 1.450.000 Dpenses 1.000.000 12.000 100.000 Solde (FCFA) 1.450.000 450.000 438.000 338.000 603.000 588.000 570.000 945.000 1.123.500 873.500 1.162.500 312.500 1.202.500 1.982.500 2.652.500 652.500 1.002.500 972.500 1.326.500 326.500 316.500 672.500 942.500 1.299.000 719.000 875.000 1.152.000 1.152.000

Totaux / Solde folio Reports Totaux cumuls

7.017.000 0 7.017.000

5.865.000 0 5.865.000

1.152.000 0 1.152.000

... Exemple de journal de caisse rempli Journal de caisse de "Quincaillerie Bras de Fer"
Date 1/6 1/6 4/6 4/6 7/6 7/6 9/6 15/6 15/6 18/6 20/6 20/6 23/6 23/6 25/6 25/6 27/6 28/6 27/6 29/6 30/6 N Pice 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 Recettes des ventes Salaire employ Recettes des ventes Facture deau du mois de mai Recettes des ventes Facture dlectricit Recettes des ventes Recettes des ventes Achat matriel quincaillerie Recettes des ventes Recettes des ventes Facture de tlphone mois de mai Facture dlectricit Recettes des ventes Salaires Recettes des ventes Paiement du loyer Recettes des ventes Salaire du propritaire Paiement services de transport Paiement de salaires 860.000 550.000 70.000 245.000 275.500 450.000 360.000 375.000 259.000 174.400 57.000 67.500 257.000 373.000 1.350.000 157.500 268.200 357.200 125.100 Libell Recettes 156.800 263.000 Dpenses Solde 1.308.800 1.045.800 1.404.00 1.277.900 1.435.400 1.167.200 1.424.200 1.797.200 447.200 706.200 880.600 823.600 756.100 1.116.100 741.100 1.016.600 566.600 1.426.600 876.600 806.600 561.600

Totaux / solde folio... Reports... Totaux / soldes cumuls...

3.230.400 7.017.000 10.247.400

3.820.800 5.865.000 9.685.800

- 590.400 1.152.000 561.600

Totaux/solde folio: additionner la colonne recettes; additionner la colonne dpenses; total recettes - moins total dpenses = solde de la page Reports: prendre les totaux cumuls de la page prcdente Totaux/solde cumuls: totaux de la page + reports. Le solde courrant (voir ligne 47) doit tre gal au solde cumul (voir dernire ligne)
6

1.2

Format du journal avec comptes comptables

Journal Le format prsent sur la page suivante reprsente un journal de caisse et de banque. Ainsi vous disposez d'un survol complet de vos transactions de caisse et de banque sur une feuille. Journal avec comptes comptables Le journal imprim en mode paysage avec comptes comptables vous donne en plus lopportunit de systmatiser les ventes et les cots. Dans la colonne des ventes et cots, diffrentes catgories de ventes et de cots peuvent tre introduites. Dans la colonne des cots, il est possible - selon l'espace disponible d'une feuille A4 en paysage - dintroduire trois colonnes p.ex.: Salaires Fournitures et services Divers Mais vous tes libre dintgrer les catgories de vente ou de cots qui vous semblent importantes et mieux adaptes pour votre entreprise. Les colonnes des ventes et des cots du journal vous permettent de reporter les rsultats mensuels dans ce tableau synoptique des rsultats mensuels et annuel des ventes et des cots. Dans le journal vous deviez arrter les soldes pour chaque mois part et reprendre zro pour le mois prochain, pendant que les soldes de la caisse et de la banque continuent de faon cumulative. Rsultats mensuels et annuel Le journal avec comptes comptables est la condition pralable pour tenir un tableau dtaill des ventes et cots mensuels et annuels.

Journal de .....................................................
Date Pice N Caisse Dsignation Entre ... Report nouveau.. Sortie Solde Entre Sortie Solde Banque Ventes Cots Fournitures Services

Salaires

Divers

Total

Solde / Total.. 8

Exercice Recettes-Dpenses de 2 mois sur Journal de caisse/banque avec comptes comptables

17 Mai Argent initial en caisse 1.450.000 FCFA Argent initial la banque 45.000.000 FCFA Achat de matriel de quincaillerie de 1.000.000 FCFA. Achat fournitures de bureau 12.000 FCFA Paiement de 100.000 FCFA installation lectrique Recettes des ventes 818.500 FCFA. Virement banque la caisse 2.000.000 FCFA Achat de matriels de quincaillerie 1.500.000 FCFA. Paiement du frais de licence de commerce 18.000 FCFA 19 Mai Paiement assurance de proprit 250.000 FCFA Banque la caisse 10.000.000 FCFA 20 Mai Achat matriel quincaillerie 8.500.000 FCFA 21 Mai Recettes des ventes 16.700.000 FCFA 23 Mai Recettes des ventes 9.590.000 FCFA Achat matriel quincaillerie 2.000.000 FCFA 24 Mai Recettes des ventes 3.500.000 FCFA. Caisse la banque 25.000.000 FCFA Paiement de frais annuel de licence municipal 30.000 FCFA 25 Mai Recettes des ventes 3.540.000 FCFA Caisse la banque 5.000.000 FCFA Paiement pour la maintenance des installations 10.000 FCFA. 27 Mai Recettes des ventes 4.186.500 FCFA. 28 Mai Salaires personnel 1.800.000 FCFA 30 Mai Banque la caisse 10.000.000 FCFA Recettes des ventes 433.000 FCFA.

1 Juin Recettes des ventes 156.800 FCFA Paiement de deux semaines de salaires aux employs FCFA 263.000 4 Juin Achat matriel quincaillerie 9.800.000 FCFA Recettes des ventes 3.572.000 FCFA. Paiement de la facture deau, mai 125.100 FCFA. 7 Juin Recettes des ventes 1.575.000 FCFA. Facture dlectricit 268.200 FCFA. 9 Juin Recettes des ventes 2.570.000 FCFA Banque la caisse 10.000.000 FCFA 15 Juin Recettes des ventes 3.730.000 FCFA Achat matriel quincaillerie 13.500.000 FCFA 18 Juin Recettes des ventes 2.590.000 FCFA. 20 Juin Recettes des ventes 1.740.000 FCFA. Paiement de la facture de tlphone du mois de septembre 57.000 FCFA. 23 Juin Facture dlectricit 67.500 FCFA. Recettes des ventes 3.600.000 FCFA. 25 Juin Salaires 375.000 FCFA. Recettes des ventes 2.755.000 FCFA 27 Juin Caisse la banque 12.000.000 FCFA Paiement du loyer 450.000 FCFA 28 Juin Recettes des ventes 8.600.000 FCFA. Paiement du salaire du propritaire 550.000 FCFA. 29 Juin Paiement services de transport 70.000 FCFA. 30 Juin Paiement de 10 jours de salaire 245.000 FCFA.

Exemple pour l'exercice remplir avec les donnes de la page prcdente Journal de caisse/banque de "Quincaillerie Bras de Fer"
Date Pice N Caisse Dsignation Entre ...Report nouveau.. Argent initial en caisse Argent initial la banque Achat de matriel de quincaillerie Achat fournitures de bureau Paiement installation lectrique Recettes des ventes Virement banque la caisse Achat matriel de quincaillerie Frais de licence de commerce Paiement assurance de proprit Banque la caisse Achat matriel quincaillerie Recettes des ventes Recettes des ventes Achat matriel quincaillerie Recettes des ventes Caisse la banque Frais annuel de licence municipal Recettes des ventes Caisse la banque Maintenance des installations Recettes des ventes. Salaire personnel Banque la caisse Recettes des ventes Total / Solde.. 10.000.000 433.000 62.218.000 45.220.000 4.186.500 1.800.000 3.540.000 5.000.000 10.000 3.500.000 25.000.000 30.000 16.700.000 9.590.000 2.000.000 10.000.000 8.500.000 818.500 2.000.000 1.500.000 18.000 250.000 1.000.000 12.000 100.000 450.000 438.000 338.000 1.156.500 3.156.500 1.656.500 1.638.500 1.388.500 11.388.500 2.888.500 19.588.500 29.178.500 27.178.500 30.678.500 5.678.500 5.648.500 9.188.500 4.188.500 4.278.500 8.365.000 6.565.000 16.565.000 16.998.000 16.998.000 75.000.000 10 22.000.000 10.000.000 5.000.000 25.000.000 10.000.000 2.000.000 -1.450.000 Sortie -Solde -1.450.000 45.000.000 45.000.000 45.000.000 45.000.000 45.000.000 45.000.000 43.000.000 43.000.000 43.000.000 43.000.000 33.000.000 33.000.000 33.000.000 33.000.000 33.000.000 33.000.000 58.000.000 58.000.000 58.000.000 63.000.000 63.000.000 63.000.000 63.000.000 53.000.000 53.000.000 53.000.000 433.000 38.768.000 1.800.000 420.000 13.000.000 15.220.000 4.186.500 1.800.000 1.800.000 3.540.000 10.000 10.000 3.500.000 30.000 30.000 16.700.000 9.590.000 2.000.000 2.000.000 18.000 250.000 8.500.000 818.500 1.500.000 1.500.000 18.000 250.000 8.500.000 12.000 100.000 1.000.000 1.000.000 12.000 100.000 Entre -Sortie -Solde --Banque Ventes Salaires -Cots Fournitures Services -Divers -Total --

17/5 17/5 17/5 17/5 17/5 17/5 17/5 17/5 17/5 19/5 19/5 19/5 21/5 23/5 23/5 24/5 24/5 24/5 25/5 25/5 25/5 27/5 28/5 30/5 30/5

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25

...Exemple pour l'exercice remplir Journal de Caisse/Banque de "Quincaillerie Bras de Fer"


Date Pice N Caisse Dsignation Entre 62.218.000 156.800 263.000 9.800.000 3.572.000 125.100 1.575.000 268.200 2.570.000 10.000.000 3.730.000 13.500.000 2.590.000 1.740.000 57.000 67.500 3.600.000 375.000 2.755.000 12.000.000 450.000 8.600.000 550.000 70.000 245.000 82.990.800 Sortie 45.220.000 Solde 16.998.000 17.154.800 16.891.800 7.091.800 10.663.800 10.538.700 12.113.700 11.845.000 14.415.500 24.415.500 28.145.500 14.645.500 17.235.500 18.975.500 18.918.500 18.851.000 22.451.000 22.076.000 24.831.000 12.831.000 12.381.000 20.981.000 20.431.000 20.361.000 20.116.000 20.116.000 87.000.000 11 32.000.000 12.000.000 10.000.000 Entre 75.000.000 Sortie 22.000.000 Solde 53.000.000 53.000.000 53.000.000 53.000.000 53.000.000 53.000.000 53.000.000 53.000.000 53.000.000 43.000.000 43.000.000 43.000.000 43.000.000 43.000.000 43.000.000 43.000.000 43.000.000 43.000.000 43.000.000 55.000.000 55.000.000 55.000.000 55.000.000 55.000.000 55.000.000 55.000.000 30.889.200 245.000 1.433.000 1.037.800 23.300.000 8.600.000 550.000 70.000 550.000 70.000 245.000 25.770.800 2.755.000 450.000 450.000 3.600.000 375.000 375.000 2.590.000 1.740.400 57.000 67.500 57.000 67.500 2.570.000 3.730.000 13.500.000 13.500.000 1.575.000 268.200 268.200 3.572.000 125.100 125.100 -156.800 Banque Ventes Salaires -263.000 9.800.000 Cots Fournitures Services -Divers -Total -263.000 9.800.000

...Report nouveau.. 1/6 26 Recettes des ventes 1/6 4/6 4/6 4/6 7/6 7/6 9/6 9/6 15/6 15/6 18/6 20/6 20/6 23/6 23/6 25/6 25/6 27/6 27/6 28/6 28/6 29/6 30/6 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 Paiement salaire Achat matriel quincaillerie Recettes des ventes Paiement de la facture deau mai Recettes des ventes Facture dlectricit Recettes des ventes Banque la caisse Recettes des ventes Achat matriel quincaillerie Recettes des ventes Recettes des ventes Facture de tlphone Facture dlectricit Recettes des ventes Paiement salaires Recettes des ventes Caisse la banque Paiement du loyer Recettes des ventes Paiement de salaire propritaire Paiement services de transport Paiement de 10 jours de salaire

Total / Solde.. 103.106.800

1.3

Tableau de rsultats mensuels et annuel d'exploitation

Sur la base d'un journal avec comptes comptables, il sera facile de tenir un tableau de rsultats mensuels et annuel des ventes et des cots. Si le journal est tenu correctement, a veut dire que les totaux et soldes sont arrts la fin de chaque mois, il faut simplement les inscrire dans le tableau des rsultats mensuels et annuel pour obtenir un survol des recettes et dpenses dtailles par mois et par an. Il est simplement d au manque d'espace sur une feuille A4 en paysage que les comptes de vente ne peuvent pas tre dtaills et que les comptes des cots sont limits trois (voir tableau, page suivante). Cette restriction n'existe plus d'ailleurs avec un journal lectronique bas sur Excel (voir chapitre suivant concernant la prsentation des journaux lectroniques). Tableau de rsultat d'exploitation voir page suivante Achats et ventes crdit Les achats et ventes crdits ne sont pas enregistrs dans le journal et le tableau des rsultats (achats et ventes en espce ou par chque). Nanmoins, elles ne sont pas ngliger. Pour une photo exacte de vos activits il est recommand de complter le tableau des rsultats par un tableau d'achats et de ventes crdit comme suit. Situation trimestrielle des achats et ventes crdit Janvier-Mars 1. Situation actuelle des achats crdit 2. Situation actuelle des ventes crdit Faites la situation la fin de chaque trimestre et agissez vite en cas de danger: Trop d'achats crdit = trop de dettes; remboursez aux fournisseurs. Trop de ventes crdit = problme de liquidit; demandez aux clients dbiteurs de payer leurs dettes. Notez: N'exagrez pas les achats et ventes crdit. N'acceptez jamais des commandes sans avance d'au moins de 20%. Le client risque de commander sans revenir. Evitez des ventes crdit 100% et assurez-vous par un contrat sign. Mme en cas de contrat sign, la vente crdit reste toujours un risque. Ne jamais accepter des crdits avec des nouveaux clients. Avril-Juin Juillet-Sept Oct-Dc

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Format vierge pour l'exercice remplir Enregistrer les ventes et cots de l'exercice du journal avec comptes comptables (voir pages prcdentes).

Soldes mensuels et annuel des ventes et cots Janvier Fvrier Mars Avril Mai Juin FCFA 1. Ventes Total des Ventes 2. Cots Salaires Fournitures et Services Divers Total des Cots 3. Solde Ventes - Cots Solde (FCFA) Juillet Aot Sept. Oct. Nov. Dc. Total

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Exemple de l'exercice remplir Rsultats mensuels et annuel des ventes et des cots Janvier Fvrier Mars Avril Mai Juin FCFA 1. Ventes Total des Ventes 2. Cots Salaires Fournitures et Services Divers Total des Cots 3. Solde Ventes - Cots Solde (FCFA) 38.768.000 30.889.200 -15.220.000 -25.770.800 23.548.000 5.118.400 1.800.000 420.000 13.000.000 1.433.000 1.037.800 23.300.00 38.768.000 30.889.200 Juillet Aot Sept. Oct. Nov. Dc. Total

15.220.000 25.770.800

Les colonnes des ventes et des cots du journal vous permettent de reporter les rsultats mensuels dans ce tableau synoptique des rsultats mensuels et annuel des ventes et des cots. Dans le journal, vous deviez arrter les soldes pour chaque mois part et reprendre zro pour le mois prochain, pendant que les soldes de la caisse et de la banque continuent de faon cumulative. A la fin de l'anne additionner les donnes mensuelles du tableau des rsultats pour obtenir le rsultat annuel.

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Journal Caisse/Banque lectronique sur la base d'un fichier Excel Pour le prsent journal, il s'agit d'un journal caisse/banque automatis sur la base d'un fichier du logiciel Excel avec des reports mensuels automatiques et des reports automatiques sur le dernier fichier, le tableau sommaire des rsultats mensuels et annuel.

Ensuite faites un premier test:

Inscrivez au mois de janvier des chiffres sur les entres et sorties, ainsi que sur les ventes et les cots. Vous verrez que les chiffres seront reports sur les mois prochains et sur le tableau sommaire des rsultats mensuels et annuel.

Le Journal lectronique est disponible pour tlchargement sur www.senegal-entreprises.net/modules-de-formation.htm#compta Ne travaillez pas sur l'original du fichier, mais faites d'abord une deuxime copie sur votre ordinateur.

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Exemple de Journal lectronique Journal de .................................. Mois/Anne: Janvier 09


Caisse Date Pice N Dsignation Report (anne prcd.) Entre Sortie 25.000 5.600 3.000 4.000 3.500 23.000 Solde 25.000 30.600 27.600 23.600 20.100 43.100 43.100 43.100 43.100 43.100 43.100 43.100 43.100 43.100 43.100 43.100 43.100 43.100 43.100 43.100 43.100 43.100 43.100 43.100 43.100 43.100 43.100 43.100 43.100 43.100 43.100 43.100 Entre Sortie Solde 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Banque Ventes du mois -5.600 Cots du mois Fournitures Salaires Services --3.000 4.000 3.500 23.000

Divers --

C-Total -0 3.000 4.000 3.500 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 10.500

Total reporter 53.600 10.500

0 16

28.600

3.000

4.000

3.500

Exemple de Journal lectronique Sur le fichier lectronique de Fvrier vous voyez que les donnes de la caisse du mois de Janvier ont t reportes automatiquement. Parce qu'on voudrait voir les rsultats des ventes et cots de manire spare sur chaque fichier mensuel, les donnes des colonnes des ventes et des cots ne sont pas reportes sur Fvrier, mais directement sur le tableau sommaire mensuel/annuel (voir page suivante). Journal Date Pice N Mois/Anne: Fvrier 09 Caisse Dsignation Entre Report nouveau janvier 53.600 Sortie 10.500 Solde 43.100 43.100 43.100 43.100 43.100 43.100 43.100 43.100 43.100 43.100 43.100 43.100 43.100 43.100 43.100 43.100 43.100 43.100 43.100 43.100 43.100 43.100 43.100 43.100 43.100 43.100 43.100 43.100 Entre 0 Sortie 0 Solde 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Banque Ventes du mois -Cots du mois Fournit./ Salaires Services Divers ----

C-Total -0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Total reporter

53.600

10.500

0
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Tableau lectronique des rsultats Sur le tableau sommaire des rsultas mensuels et annuel ont t automatiquement reports les donnes des fichiers mensuels Ainsi, sans calculs manuels pnibles vous aurez tout moment un aperu automatique de votre situation financire.

Soldes mensuels et annuel des ventes et cots Janvier 1. Ventes 1.1 Produits/Services Total des Ventes 2. Cots 2.1 Salaires 2.2 Fournitures et Services 2.4 Divers Total des Cots 3. Solde Ventes - Cots SOLDE 28.600 10.500 18.100 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 28.600 10.500 18.100 3.000 4.000 3.500 10.500 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 3.000 4.000 3.500 10.500 28.600 28.600 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 28.600 28.600 Fvrier Mars Avril Mai Juin Juillet Aot Septembre Octobre Novembre Dcembre Total

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1.4

Gestion des Documents comptables

Le journal doit tre accompagn d'une documentation propre des pices comptables. Pour cela, utiliser un classeur des documents comptables avec les sparateurs suivants: Reus - Factures - Bons de livraison - Cartes des achats crdit Cartes des ventes crdit - Bulletins de paye (salaires) Les pices comptables sont numrotes selon l'enregistrement dans le journal. Pices comptables Format de reu en vente dans les librairies de Dakar Facture en vente dans les librairies de Dakar Fiche dbiteur (vente crdit aux clients) Fiche crditeur (achat crdit chez des fournisseurs) Livre des stocks Liste des investissements Format de Reu en vente dans les librairies de Dakar B.P.F ................................. Reu de: M ....................................... ........................................... ........................................... le ............................20....... N ................
Souche vendeur

B.P.F. ....................... Reu de M ......................................................................... la somme de ...................................................................... ............................................................................................ ................................. le ..................... 20 ........... N ................................
Souche client

Format de Facture en vente dans les librairies de Dakar

Facture
Le .................. N 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Total H.T. % T.V.A Total Total T.V.A. Total T.T.C. Quant. ......................................................................................................... Dsignation TVA Total T.T.C.

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Si vous vendez crdit, enregistrez toutes les transactions crdit en utilisant le compte clients. A la fin de la journe, remplissez votre journal en enregistrant : toutes les entres de fonds et leur origine (gnralement des ventes effectues) ; toutes les sorties de fonds ainsi que leur destination. Les indications les plus importantes noter sont : la prparation de votre compte client ; lenregistrement de tous les paiements comme entres de fonds dans la fiche de caisse. Fiches Client pour les Ventes Crdit Nom du client: Adresse, Tl: Plafond: Commencera payer le............ ou payera le............... Date Libells Quantit Vente crdit Montant pay Solde Signatures

Remarque: une fiche ou page par client classer dans le classeur des pices comptables Signatures: crdit obtenu: signature du client remboursement: signature du vendeur

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Fiche de Dettes (Achat crdit aux fournisseurs) Nom du fournisseur : Adresse, Tl: Montant payable des acomptes: Dure du crdit: Priode de grce: Nombre dinstallations: Date Libells Montant Crdit Montant Pay Reste payer Signatures

Remarque: une carte pour chaque fournisseur classer dans le classeur des pices comptables Signatures: crdit obtenu: signature de l'acheteur; remboursement: signature du fournisseur.

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Gestion des Stocks Le stock est lensemble des produits de votre activit destins la vente ainsi que toutes les matires premires ou pices que votre activit garde ou utilise pour produire ou pour fournir des services. La gestion de stock (fiche de stock) est la faon: de recevoir votre stock (quantit et tat); denregistrer votre stock (consigner par crit toutes les marchandises ou matriel entrant ou sortant); demmagasiner votre stock (garder la quantit adquate du stock dans un endroit sr et de faon ordonne); dexposer votre stock (pour inciter les consommateurs acheter et pour le rendre facile voir et compter); de surveiller votre stock (contrler et compter souvent le stock pour vous assurer quil est dans de bonnes conditions); de passer une nouvelle commande de votre stock (commander nouveau le stock adquat, en quantit adquate et au bon moment). Le niveau de commande est le niveau minimum du stock de matire premire et de produits finis dont vous avez besoin pour maintenir le processus contenu de production et de ne pas tre court de produits finis pour satisfaire la demande des consommateurs respectivement. Maintenant, vrifiez si vous avez pris en considration tous les points de contrle de stock ci-dessus durant la priode antrieure, au cas contraire, prenez des mesures correctives. Formulaire de fiche de stock Produit ............................... Cot par article ....................... Prix de vente par article ......................... Date Libells (fournisseurs, remarques) Stock en nombre de produit Entre Sortie Balance Qt Val Qt Val Qt Val

Pour chaque produit tenir une fiche de stock

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Registre des Immobilisations Dfinition Document denregistrement de toutes les acquisitions faites par lentreprise (btiments, quipements, matriels). Utilit/importance rpertorier toutes les immobilisations; calcul du montant des amortissements; prvision des renouvellements. Mode de remplissage mettre le numro et la date de remplissage de la fiche; identifier toutes les immobilisations (btiments, matriels, quipements); mettre la date dacquisition; prciser le nombre et la valeur dacquisition (sil existe pour des immobilisations identiques des dates et valeurs dacquisition diffrentes, il faut identifier chacune des immobilisations); mentionner la dure de vie; calculer le taux en divisant la dure de vie par 100, par exemple: 5ans = 100/5= 20%; pour obtenir le montant de lamortissement annuel, appliquer le taux la valeur dacquisition, par exemple: 100 000 FCFA x 20%= 20 000 FCFA; faire le cumul des amortissements annuels en additionnant lamortissement de lanne en cours les valeurs des amortissements des annes prcdentes; la valeur rsiduelle est gale la valeur dacquisition moins le montant du dernier cumul; aprs stre assur que toutes les immobilisations sont rpertories, faire le total de lamortissement annuel, ainsi que de la valeur rsiduelle. Document remplir aprs lachat dun btiment, dun quipement ou de matriels relatifs lactivit. IL doit tre actualis chaque anne. Registre des Immobilisations Nom de l'entreprise Adresse Date : Acquisition Immobilisations Nombre Date Valeur Amortissement Taux Valeur annuelle Cumul Valeur rsiduelle

Dure de vie

le Trsorier .................................

le Grant ...................................
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2. Aperu de la Comptabilit professionnelle


Introduction La comptabilit professionnelle appartient aux experts comptables. Des petites et moyennes entreprises qui ont besoin d'une comptabilit professionnelle auront deux possibilits: Souvent des petites entreprises engagent des experts comptables "ambulants"ou occasionnels. Ce sont des comptables qui souvent travaillent dans une entreprise moyenne ou dans une structure formelle. Pendant leur temps libre, ces comptables rendent service aux petites entreprises et y passent une fois par semaine ou par mois. L'entrepreneur prpare les pices justificatives et l'expert comptable les transfre dans sa comptabilit. Cette possibilit est un systme moins cher que l'engagement d'un comptable plein temps. Des entrepreneurs souhaitant engager de tels experts comptables pourront prendre quelques renseignements chez leurs collgues entrepreneur et ils les trouveront certainement aprs quelques renseignements. Des moyennes entreprises en gnral disposent d'un comptable plein temps ou d'un dpartement comptable. Il suit les procdures professionnelles de son mtier.

Dans ce qui suit, concernant les comptables professionnels, nous nous limitons un bref aperu de la comptabilit professionnelle. 2.1 2.2 2.3 2.4 2.1 Comptabilit professionnelle base sur le systme SYSCOA Les principaux logiciels de comptabilit en vigueur au Sngal Centre de Gestion Agr Pilote de Dakar Institutions de formation comptable

Comptabilit professionnelle base sur le systme SYSCOA Gnralits sur le SYSCOA Description sommaire du plan comptable o Plan des comptes o Etats des synthses prvus

Gnralits sur le SYSCOA Dans le but d'harmoniser le droit comptable dans les Etats de l'UEMOA et dans une perspective d'intgration conomique des Etats de cet espace communautaire, il est tabli des rgles communes de tenue, de contrle, de collecte et de publicit des informations financires issues des comptes personnels, consolids ou combins des entreprises de l'UEMOA. L'ensemble du dispositif du SYSCOA s'tablit sur 113 articles traitant des aspects suivants :

Dispositions gnrales (entreprises et structures vises) et les rgles de tenue des comptes personnels des entreprises (art. 1 73). Les modalits de prsentation de publicit, des tats financiers consolids ainsi que les socits soumises ces dispositions (art. 74 102). Les modalits de prsentation et de publicit des tats financiers combins ainsi que les structures qui y sont soumises (art. 103 110).

La mise en place d'un Conseil Comptable Ouest Africain agissant sous l'autorit de la Commission de l'UEMOA (art. 111). Enfin, les dispositions fiscales relatives aux sanctions prvues en cas de non respect des dispositions dictes et les dates d'entre en vigueur prvues pour l'ensemble du dispositif du SYSCOA. Le dispositif gnral constitu des trois premiers points ci-dessous traite des rgles de tenue des comptes des entreprises physiques et morales (articles 1 110). Il dtermine :

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Les personnes vises : "personnes soumises aux dispositions du Code du Commerce et plus gnralement toute entit exerant une activit conomique qui se fonde sur des actes rptitifs, que cela soit but lucratif ou non". Les tats fournir en fin d'exercice et les livres comptables obligatoires. Les rgles d'valuation et de dtermination du rsultat. Les rgles tablies pour la valeur probante des documents, le contrle des comptes, la collecte et la publicit des informations comptables. Les dispositions finales du SYSCOA (art. 112 et 113) prcisant que les infractions aux rgles codifies sont prvues et punies selon le droit pnal en vigueur dans chacun des Etats de l'Union. Enfin, les dates d'entre en vigueur prvues pour les diffrentes dispositions du SYSCOA sont nonces comme suit: 1er Janvier 1998 pour les comptes personnels des entreprises (art.1 73);
1er Janvier 1999 pour les comptes consolids et combins ouverts partir de cette date.

Description sommaire du plan comptable a) Plan des comptes: ouvert des adaptations classes de comptes de 1 9;

1 5 : comptes de bilan dont compte de rsultat et les soldes intermdiaires de gestion; 6, 7 et 8 : comptes de produits et charges; 9 : comptes de la comptabilit des engagements et de la comptabilit analytique de gestion dont la particularit est de ne pas relever de classification imprative; systme de codification; reste dcimale, reste le plus souvent limit 3 chiffres et parfois 4 chiffres; essai de maintien dans toute la mesure du possible des paralllismes de codification. Exemple : 601 achats marchandises 701 ventes de marchandises; le chiffre 9 en troisime ou quatrime position correspond un solde invers par rapport la nature normale des comptes de la catgorie; exemple : fournisseurs crditeurs : 401, 402 fournisseurs dbiteurs : 409; chiffre 28 suivi des chiffres du compte d'immobilisation dtermine le compte d'amortissement l'immobilisation concerne. Exemple : logiciels 213, 2813 btiments 231, 2831; les comptes de variations de stocks : le chiffre 3 rappelle la classe du compte. Exemple: 603 variation des biens achets.

b) Etats des synthses prvus Trois systmes sont prvus par le SYSCOA : le systme normal; le systme allg; le systme minimal de trsorerie. 1) Systme normal: bilan, Compte de Rsultat Tableau Financier des Ressources et Emplois (TAFIRE) tat annex, tat supplmentaire 2) Systme allg: Bilan, compte de rsultat, tat annex 3) Systme minimal de trsorerie: Situation des recettes et des dpenses
25

2.2

Les principaux logiciels de comptabilit en vigueur au Sngal et les institutions de formation comptable

Pour l'initiation d'une comptabilit professionnelle vous aurez trois options: de suivre une formation comptable dans un tablissement comptent (voir p.ex. le Centre de Gestion agr Pilote de Dakar prsent ci-dessous) et de se procurer un logiciel adapt; engager un comptable professionnel temps partiel; dans ce cas vous prparer un journal simple et collectez les pices justificatives pendant que le comptable, une fois par semaine, transmet les entres dans la comptabilit professionnelle; recruter un comptable professionnel et installer une division comptable au sein de votre entreprise. Principaux logiciels Sage Comptabilit Sage conoit depuis plus de 25 ans des logiciels de gestion adapts aux entreprises (comptabilit, paie, gestion commerciale, tats financiers, gestion des contacts). Contenu: Edition des principaux tats comptables. Synchronisation de vos donnes avec votre expert-comptable. Tltransmission de vos ordres de paiement vers vos banques. Gestion de vos immobilisations (conforme CRC 2002.10), de vos moyens de paiement. Communications bancaires. Rapprochement bancaire automatique. Lettrage automatis des comptes de tiers. Etablissement de vos budgets et cration dautant de totalisations que ncessaire. Modules: SAGE Comptabilit. SAGE Gestion Commerciale. SAGE Paie. Les dernires versions des logiciels Sage sont conformes aux nouvelles dispositions dfinies par la DGI (Direction Gnrale des Impts). Cela se traduit par l'obligation de tenir rigoureusement la comptabilit et de respecter les rgles suivantes: Irrversibilit et intangibilit des critures valides. Conservation et archivage de tous documents et donnes. Traabilit des critures comptables. Logiciel EBP Comptabilit 2007 EBP Comptabilit permet de raliser simplement la comptabilit de l'entreprise, de la saisie jusqu' l'tablissement du Bilan et du Compte de Rsultat ; permet de grer les chances et de relancer les clients en ditant des lettres de rappel ; dditer la dclaration de TVA ou de transmettre les donnes au fiduciaire.

26

2.3

Etablissements et experts comptables

Ordre National des Experts Compables et Comptables Agrs 36, rue Victor Hugo x Rue Joseph Gomis, BP 4568 Tl. (221) 33 849 14 80 Centre de Gestion Agr Pilote de Dakar Tl. (221) 33 820 66 72, Fax: (221) 33 823 97 42 AD CONSEIL Tl. 33 823 65 57, Fax 33 822 29 90 Cabinet MTD Tl. 33 842 95 35 / Port. 77 519 76 28 Cabinet Prestige Tl. 33 827 94 96, Fax 33 827 94 97 Consortium de Gestion dExpertise et de Consultance (CGEC) Tl 33 821 81 47, Fax 33 821 06 05 DIAGNE , Moussa - Consultant Tl. 77 569 54 83, 77 558 70 29 DIOP, Babacar Biram Tel: bur. (221) 33 820 86 96, Cell: (221) 77 572 44 14 EDICOF Tl. 77 634 00 91, Fax 33 842 87 97 LAGNANE , Ousseynou - Consultant Tl. 33 867 48 08, 77 961 01 94 Mutualit Finance Dveloppement (MFD) Tl. 33 867 01 61, Fax 33 867 01 62 Plus des dtails sur les tablissements voir www.senegal-entreprises.net/consultants.htm 2.4 Comptables "ambulants" Il y a des comptables employs aux grandes entreprises ou des experts comptables indpendants qui offrent leurs services de comptabilit aux petites entreprises de faon priodique, savoir il passent une fois par semaine ou par mois dans la petite entreprises pour arranger les donnes et pices justificatives qui ont t prpares par le dirigeant d'entreprise. Cette offre de service est trs avantageuse aux petites entreprises parce que moins cher qu'un employ comptable permanent. Le travail des "comptables ambulants" est plutt informel et non officiel. C'est pour cela qu'en gnral ils ne peuvent tre identifis qu travers le bouche l'oreille. 2.5 Cours informatiques de comptabilit

Des tablissements qui sont agrs par Sage et qui forment des moyennes et grandes entreprises en informatique et logicels Sage Saari, savoir AGES Info gest KD consulting Seninfor Zenith International HPC. Des tablissements qui forment des entreprises plutt petites et moyennes en informatique et logicel Sage Saari, savoir le Centre Saint Michel de Dakar ISIG cabinets ATS et CEAO .

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3. Manuel de Calcul des Cots


Introduction Analyser les composantes du prix Systmatiser les cots Calculer les cots variables pour chaque produit/service Calculer les cots fixes pour chaque produit/service Calculer les cots totaux par unit Comment le calcul du cot peut-il amliorer l'activit commerciale? o Etablissement de prix o Dduction du seuil de rentabilit o Strategies de rentabilit o Mthodes de rduction des cots

Introduction Beaucoup de personnes sont inconscientes des cots et gaspillent des ressources rares. Le calcul des cots est la manire de calculer les cots totaux pour produire et vendre un produit ou un service. Comment le calcul des cots peut-il amliorer lactivit? il permet de fixer des prix; il aide contrler et rduire les cots; il aide prvoir; il aide prendre de bonnes dcisions; il aide crire un plan daffaires et obtenir un financement. Etapes 1. Identifier les composantes du cot 2. Systmatiser les cots 3. Calculer les cots variables 4. Calculer les cots fixes 5. Calculer les cots unitaires 6. Fixer des prix, dduire le seuil de rentabilit . 3.1 Analyser les composantes du prix Quelles sont les composantes de prix impliques dans cette entreprise? Production Main doeuvre Matire premire Electricit, transport, loyer, eau, etc. Machines, appareils et outils Autres Gestion Main doeuvre, salaire de lentrepreneur Fournitures de bureau Tlphone, loyer, lectricit, assurance, etc. Appareils Autres Vente

Publicit, promotion, commissions, etc.

Finance Intrts .

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Lister tous les cots sur des tableaux simples tels Matriel, lectricit..... Articles Farine Sucre .... Quantit 10 kg 10 kg Cots 800 FCFA par kg 500 FCFA par kg Remarques (variable) (variable) (variable ou fixe)

Machines, appareils, outils Articles ..... mixeur de pate .... Cots 1.170.000 FCFA Temps dutilisation estim 5 ans Remarques (v ou f) (fixe)

Calculer le cot horaire de la main doeuvre pour chaque employ Main doeuvre Nom ..... ..... .... Description de poste Administration: ... Production: ... .... Cots par mois Cots par heure (fixe) (v ou f)

Calculer le nombre dheures de travail et le cot direct de la main doeuvre ncessaire pour finir le produit / le service Processus de Production Etape ..... ..... .... Temps Excut par Cots

Le cot dune tape du processus de production est calcul en multipliant le cot horaire de la main doeuvre de lemploy excutant cette tche par le temps ncessaire.

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3.2 Systmatiser les cots Faire penser loprateur la diffrence de cot entre la farine et le loyer par exemple lorsquil sagit dune boulangerie pour dduire le concept de cots fixes et de cots variables.

On appelle cots fixes la somme de tous les cots requis pour sortir un produit. Ils ne changent pas quand le volume de production/service change. Les cots fixes peuvent tre: les cots des installations, certains frais administratifs gnraux, les intrts et les amortissements. Les cots variables sont associs la production dunits additionnelles. Ils changent avec le volume de production/service; par exemple: matriel direct, cot de la main duvre, transport et dpenses des commissions de vente. Cot unitaire variable: Cot associ la production dune unit additionnelle. Cots totaux: Somme des cots fixes et des cots variables.

Dans ce concept, ( cause des contrats, engagements etc.) les composantes des cots fixes ne peuvent tre rduites quaprs une priode dtermine. En principe, la classification des cots dpend du type de production. De plus, certaines composantes peuvent tre en mme temps fixes et variables au sein dune mme entreprise : llectricit consomme par une unit de production est un cot variable, alors que llectricit pour le service est un cot fixe. Toutefois, il existe quelques rgles:

les matires premires engendrent souvent des cots variables; le travail productif li directement au produit/service engendre des cots directs de main doeuvre qui sont des cots variables; les cots dadministration sont pour la plupart des cots fixes.

Exemples de cots fixes et variables Cots fixes Articles Cots dadministration (tlphone, fax), fournitures de bureau, loyer, lectricit, eau, transport, services, maintenance, publicit, dprciation, autres Boulangerie Farine, sucre, oeufs, sel, beurre, lait, lectricit, eau Cots variables Menuiserie Dtaillant Bois, Marchancharnires, dises cot peinture vis, colle Electricit, eau Services Matriel et pices dtaches utiliss dans la prestation de service

Electricit Main Salaire de lentrepreneur Salaire par Salaire par Commissions Frais par doeuvre Salaires des employs pice produite, pice produite de vente service par kg dlivr Demander loprateur de classer un par un tous ses cots en cots variables et cots fixes. Comprend-il la diffrence entre cots variables et cots fixes? Lorsquil sera capable de classer ses cots, il pourra calculer les cots fixes et les cots variables par unit pour chacun de ses produits, la base de ltablissement de prix.

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3.3 Calculer les cots variables pour chaque produit/service Cots variables Articles Matires premires - Farine - Sucre ... Cot Main doeuvre Transport ... (1) Cots variables par unit 8.500 FCFA par 100 gteaux 85 FCFA par gteau 800 FCFA par kg 500 FCFA par kg 10 kg par 100 gteaux 1kg par 100 gteaux 8.000 FCFA par 100 gteaux 500 FCFA par 100 gteaux Cot (prix dachat) Quantit utilise par Cot par unit (prix / unit (produit, service) quantit utilise par unit)

Lorsquune unit produite est trs petite, (ex: gteau) et durant une priode donne, mille units ont t produites, il nest pas ncessaire dtablir la quantit de matire premire utilise par unit. Il faudrait plutt prendre la quantit utilise pour 100 ou 1000 units. Toutefois, la fin, les cots variables devront tre ramens lunit (voir exemple). 3.4 Calculer les cots fixes pour chaque produit/service Cots fixes Articles Loyer Salaires (administration) Amortissement du local, des machines.... ... (2) Cots fixes totaux (3) Production mensuelle (en units) (4) Cot fixe par unit (2/3) Cots / mois

Lamortissement est le prix thorique lutilisation dun actif. Lune des mthodes de calcul de lamortissement, et la plus simple est de diviser le prix dachat dun actif par sa priode dutilisation. Exemple: Une machine cote 6 000 000 FCFA et doit tre utilise pendant 5 ans Lamortissement annuel: 6 000 000 FCFA / 5 ans = 1 200 000 FCFA par an. Amortissement par mois: 1 200 000 FCFA / 12 mois = 100 000 FCFA par mois. Si une activit gnre plus dun produit, les cots fixes doivent dabord tre rpartis entre les produits aussi exactement que possible. La relation de cots variables totaux pour chaque produit peut tre utilise pour estimer la rpartition des cots fixes.

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3.5 Calculer les cots totaux par unit Sommer les cots variables et fixes par unit
(1) Cots variables par unit (4) Cots fixes par unit (5) Cot total par cot unitaire (1 + 4)

Comment le calcul du cot peut-il amliorer lactivit commerciale Etablissement de prix Pour fixer les prix, loprateur a besoin des informations suivantes : les cots; les prix des concurrents; le prix que les consommateurs veulent payer. En gnral le prix doit tre assez bas pour attirer les consommateurs; assez lev pour rendre lactivit rentable. Pour faire des bnfices, le prix doit tre plus lev que les cots totaux du produit! En consquence, connatre les cots totaux du produit est essentiel pour dterminer le prix. Il existe deux mthodes: loprateur, partir du cot total par unit ajoute une marge en pourcentage pour avoir le prix de vente; loprateur, compare ses prix avec ceux de ses concurrents pour sassurer de leur comptitivit. Mais il doit aussi sassurer que ses prix couvrent ses cots totaux ! Toutefois, seul au cas o le produit est meilleur que celui des concurrents et que loprateur est en mesure de communiquer le bnfice additionnel aux consommateurs, il peut fixer un prix suprieur celui de ses concurrents. 3.6 Dduction du seuil de rentabilit Pour dterminer correctement le rsultat dune entreprise il faut faire : une analyse des ventes: valuation du chiffre daffaires; une analyse des cots: valuation des charges; un calcul du bnfice: compte de rsultat; une entreprise na pas toujours le moyen de recruter un comptable, mais il faudrait quelle tienne ses comptes rgulirement pour pouvoir suivre ses activits et dterminer son rsultat. Mthodologie de tenue de la comptabilit il faut dsigner un responsable pour suivre chaque fiche; les fiches de caisse et de client sont mises a jour au moment de la transaction; les fiches de stocks et de matriel sont mises a jour a chaque mouvement; le journal se tient chaque jour; le compte de rsultat chaque mois; le bilan chaque anne.

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Le seuil de rentabilit est une estimation du niveau de ventes ncessaires pour rendre une activit conomique rentable, autrement dit combien dunits dun produit doivent tre vendues un prix dtermin pour faire un bnfice. Pour calculer le seuil de rentabilit, les tapes suivantes sont ncessaires: 1. Identifier les cots totaux fixes et variables de lactivit bass sur les rsultats actuels durant une priode approprie. 2. Calculer la marge sur les cots variables comme suit: Marge sur les cots variables par unit = prix de vente lunit moins cots variables par unit Ce montant est disponible pour compenser les dpenses fixes et (avec optimisme) produire un bnfice dexploitation pour lactivit. 3. Calculer le seuil de rentabilit comme suit: Seuil de rentabilit de lunit de volume = cots fixes totaux /divis par marge sur les cots variables par unit Lactivit nest rentable que lorsque les ventes excdent le seuil de rentabilit de lunit de volume; autrement, lactivit tourne perte.

Monnaie (Ventes et cots) Seuil de rentabilit

Chiffre d'affaires Cots totaux Cots variables

Cots fixes

Heures de travail

Seuil de rentabilit (point mort ou seuil critique) Il est possible de calculer le seuil de rentabilit (point mort ou seuil critique) partir des cots variables et fixes. En excutant une analyse du seuil de rentabilit et ensuite, variant les hypothses par rapport au niveau des ventes et des cots fixes et variables, les facteurs rels dterminant la rentabilit (ou la non rentabilit) apparaissent plus clairs. Ce procd fera apparatre les facteurs et hypothses les plus significatifs (particulirement les hypothses sur la capacit dterminer les prix) dans le plan daffaires de lacheteur.

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Calculation du Seuil de Rentabilit Gnralement, on parle de trois types de seuil de rentabilit (SR) : 1) SR des ventes (LC) 2) SR de la production (volume) 3) SR en pourcentage (%) a) Seuil de rentabilit des ventes Le seuil de rentabilit des ventes est la valeur du montant des ventes laquelle, il ny a ni perte ni profit de lentreprise. b) Seuil de rentabilit de la production Le seuil de rentabilit de la Production est le niveau (volume ou quantit) de production auquel lentreprise ne gagne pas mais ne perd pas non plus. La production au-dessus de ce niveau rsultera un profit et en dessous une perte. c) Seuil de rentabilit en pourcentage Le seuil de rentabilit en Pourcentage est ce pourcentage du niveau de vente ou de production auquel lentreprise ne fait ni bnfice ni perte. Un pourcentage au-dessus de ce niveau correspondra un bnfice et en dessous une perte. a. Seuil de rentabilit des ventes Pour dterminer le seuil de rentabilit des ventes annuelles, multiplier les ventes annuelles obtenues dans le compte de rsultat par les immobilisations annuelles et diviser par les ventes annuelles moins les cots variables annuels: Ventes annuelles x Immobilisations annuelles SR (Ventes) = Ventes annuelles Cots variables annuels

b. Seuil de rentabilit de la production Pour dterminer le seuil de rentabilit du volume de production, diviser le seuil de rentabilit des ventes par le Prix de Vente lUnit (PVU): Seuil de rentabilit en ventes SR (Production) = Prix de vente lunit Autre mthode: diviser les immobilisations annuelles par le prix de vente unitaire moins les cots variables unitaires ou la marge sur les cots variables. Au seuil de rentabilit, la marge sur les cots variables peut couvrir uniquement les cots fixes et non le profit : Cots fixes annuels SR (Production) = Prix de vente unitaire - Cots variables unitaire

c. Seuil de rentabilit en pourcentage Pour dterminer le seuil de rentabilit en pourcentage sur les ventes annuelles, multiplier les cots fixes annuels par cent, diviss par les ventes annuelles moins les cots variables. Cots fixes annuels x 100% SR en Pourcentage = Ventes annuelles - Cots variables annuels

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3.7 Stratgies de rentabilit Gnralement, le prix de vente dun produit ou dun service devrait gnralement couvrir largement les cots variables engendrs par la ralisation de ce produit, mais la marge des ventes devrait tre suffisante pour couvrir aussi les cots fixes. Si le prix des ventes ne couvre pas les cots totaux, il peut toutefois, toujours couvrir les cots variables. Ensuite une stratgie approprie serait de mettre en uvre des mesures pour augmenter les ventes. Si la part de march ne peut pas tre modifie, il faut diminuer les cots fixes afin de les rendre variables etc. Mais si le prix des ventes est infrieur aux cots variables, vendre plus na pas de sens car pour toute unit additionnelle vendue, loprateur augmente ses pertes. Dans ce cas augmenter les ventes nest pas une stratgie approprie, loprateur ferait mieux de rduire ses cots variables. Rduire les cots fixes ne serait pas suffisant! 3.8 Mthodes de rduction des cots Beaucoup de personnes sont inconscients des cots et ainsi, gaspillent des ressources rares. Rendre un oprateur conscient est toujours un bon point, particulirement lorsquil peut rduire ses cots (variables et fixes) sans perte de qualit: Des instructions simples et universelles facilement excutables; fermer un robinet qui coule; utiliser les appareils et outils avec soin; nettoyer proprement les outils; teindre toute lumire inutile; teindre les machines inutilises pendant une certaine dure; travailler plus rapidement, mais rester prcis; etc. Et selon la situation, dautres propositions plus spcifiques devront tre faites... Rduire les cots variables

Trouver des fournisseurs moins chers, mais gale qualit ou qualit suprieure; cooprer avec dautres entreprises afin de commander de plus grandes quantits; partager les dpenses avec dautres entreprises; optimiser le niveau de stock: plus le stock est grand, plus la dpense prsente un intrt, mais plus le stock est petit plus les risques de rupture de stock sont grands; amliorer la disposition du lieu de travail: une bonne disposition de latelier signifie que la manipulation du produit du dbut la fin du processus de fabrication est faible.

Rendre variables les cots fixes

Si la moyenne dutilisation des appareils ou des ressources humaines est faible, il peut tre intressant de sous traiter ses services/productions. Ainsi, loprateur doit louer/vendre le produit/service que lorsque cest ncessaire.

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3.9

Le Bilan

Le bilan est la dclaration des actifs et des passifs. Elle reflte la situation financire de lentreprise une date dtermine, par exemple la fin de lanne. Exemple de tableau de balance Bilan la fin de la premire anne Actifs Actifs actuels: - Caisse - Inventaire des Matires Premires (MP) - Inventaire du Travail en Cours (TC) - Inventaire des Produits Finis (PF) - Crances clients Total des actifs actuels Immobilisations: - Terrain - Immeuble - Machinerie + Installation - Mobilier de bureau - Moins: Dprciation accumule Net des Immobilisations Autres Actifs: Dpenses de Pr-fonctionnement Total Actifs Passifs Passifs actuels: Dettes fournisseurs Emprunts Total des Passifs actuels Passifs long-terme: Emprunts Total Passifs Capitaux propres: Capital initial plus: Bnfice net aprs impt Moins: Retrait/Dividendes Total Fonds propres du propritaire Total Passifs et Fonds propres 27,000 29,562 56,562 112,574 52,008 56,012 4,004 4,004 112,574 4,000 20,000 9,000 1,000 - 3,400 30,600 23,354 26,070 750 15,000 16,800 81,974 FCFA

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3.10

Etat des mouvements de trsorerie (cash flow statement)

Introduction Les fonds dans le commerce peuvent tre compars leau qui coule dans une rivire. Les fonds rentrent grce aux ventes, prts, fonds propres; mais sortent dans le processus de production de marchandises et de services pour payer le matriel de production, les salaires (celui de lentrepreneur inclus), le loyer, llectricit, leau, les intrts, le transport, lapprovisionnement. Si dans la rivire, le flux deau sortant est suprieur au flux entrant alors, elle sasschera bientt. Par analogie, un commerce qui a plus de sorties que de rentres de fonds cours la faillite. Il ne sera pas en mesure de faire face ses dpenses cause dune situation difficile que tout entrepreneur devrait viter. En consquence, llaboration dun plan de trsorerie est une question importante que loprateur doit prendre en considration. Toutefois beaucoup dentrepreneurs ne le voient pas sous cet angle. Ils courent constamment le risque de ne pas tre en mesure dhonorer leurs factures. Lutilisation dun mauvais plan de trsorerie est une cause majeure de lchec de petites entreprises. La trsorerie est essentielle pour valuer les fonds ncessaires Combien sera t-il ncessaire et quand sera-t-il ncessaire? Ou pour prdire les surplus et prvoir des investissements. Le processus dlaboration dun plan de trsorerie dbute avec le calcul du montant gnr aussi bien par les recettes des ventes que par les autres sources telles les prts pour une certaine dure. Cette figure reprsente les rentres de fonds. Evidemment les ventes crdit sont exclues puisquelles ne sont considres comme argent liquide que lorsquelles sont totalement rgles. Ensuite calculer les fonds ncessaires pour payer toutes les dpenses pour le matriel, le loyer, les salaires et autres. Cette figure reprsente les sorties de fonds. Les achats crdit sont aussi exclus puisquils ne constituent pas des oprations au comptant que lorsquelles sont totalement rgles. La diffrence entre les rentres et les sorties de fonds reprsente le solde actif ou solde de caisse. Ce solde de caisse pour une priode dtermine (un mois par exemple) deviendra automatiquement le solde initial pour le prochain mois. FCFA ventes, prts, capitaux propres Entreprise FCFA Paiements: matriels, salaires, loyer, lectricit, eau, intrt, approvisionnement, transport

Prparer une prvision de trsorerie consiste valuer des rentres de fonds au comptant (ou reus au comptant) et des sorties au comptant (paiements au comptant). De mme, il y aura des espaces blancs pour dbuter ou clturer un solde de caisse. Le but est dassurer que le fonds disponible sera suffisant pour satisfaire les besoins et les obligations de lentreprise concerne. Sil y a plus de sorties que de rentres de fonds dans la prvision de trsorerie, alors des mesures telles que la vente de plus de produits, la conversion des actifs personnels en comptant ou lemprunt peuvent tre prises en compte pour viter cette situation. Dfinitions des termes utiliss en gestion de trsorerie Rentres de fonds: Tous les reus en espces raliss dans une priode dtermine. Ventes au comptant: Revenus en espces raliss des ventes de produits finis / services. Ventes crdit : Ventes effectues sans recevoir despces. Dprciation: Un cot de remplacement des immobilisations. Sorties de trsorerie: Total des paiements en espces.

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Exemple d'Etat des Mouvements de Trsorerie (Cash Flow Statement) Dsignation Anne 1 Anne 2 rel prvision rel 1. Capital en espce initial 2. Rentre de fonds: 2.1 Ventes 2.1 Autres 2. Total des rentres de fonds 3. Sorties de fonds: 3.1 Dividendes 3.2 Cots de la main d'oeuvre 3.2 Matires premires 3.3 Loyer 3.4 Energie 3.5 Tlphone 3.6 Publicit / Promotion 3.7 Rnovation 3.8 Frais d'enregistrement 3.9 Autres: Assurance etc. 3. Total sorties 4. Rsultat net (2-3) 5. Cash flow final (1+4)

Anne 3 prvision rel

Anne 4 prvision rel

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3.11

Compte de Rsultat annuel (Profit and Loss Statement)

Le compte de rsultat est un des outils danalyse financire employs par les entreprises commerciales pour suivre les rsultats de leur entreprise. Le compte de rsultat est la diffrence entre les ventes et les dpenses de lentreprise sur une priode donne (souvent un an). Si cette diffrence est positive, on parle de bnfice terme, alors que si elle est ngative, on parle de perte terme. Le compte de rsultat permet aux oprateurs et gestionnaires dentreprises de vrifier lefficacit de leurs stratgies commerciales et de prendre des dcisions appropries. Il est aussi important pour les banquiers. Il permet vrifier la rentabilit de lactivit avant dallouer un crdit. Le compte de rsultat ne peut tre dress que sur la base de documents de base tels le journal de caisse/banque, sans quoi, il serait trs difficile surtout pour les micros entreprises de postuler un crdit. Pour que le compte de rsultat soit appliqu une entreprise donne, il faut quun certain niveau de systme comptable soit mis en place. Le compte de rsultat doit contenir les informations suivantes : Compte de rsultat annuel Priode: de............... .................... Ventes brutes Moins: Renvoi et compensation = Ventes nettes Moins: - Cots des marchandises vendues - Matriel direct - Main doeuvre directe - Frais gnraux = Bnfice brut Moins: Dpenses administratives et dpenses de ventes - Salaires - Tlphone - Eau - Electricit - Locations - Autres = Bnfices dexploitation Moins: - Intrts des dpenses = Bnfice net avant impt Moins: - Impt sur le revenu estim = Bnfice net aprs impt Date Signature explications en dtail voir page suivante.... = = = = =

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.... Compte de rsultat annuel Ventes brutes: la valeur totale des ventes obtenue en multipliant le prix de chaque produit par le nombre total dunits vendues. Renvoi et compensations: Constitue la valeur des marchandises endommages retournes par le client lentreprise qui les remplace. Il considre aussi les paiements effectus en tant que commission de vente, les remises etc. qui sont en retour dduits des ventes brutes ce qui donne les ventes nettes. Cots des marchandises vendues: Ils sont constitus par les cots de la main doeuvre directe, le matriel direct et les frais gnraux de lusine dduits des ventes nettes. Ce qui donne le profit brut. Le matriel direct : il est constitu des cots du matriel directement utilis dans le processus de production par exemple, la matire premire. La main doeuvre directe: fait rfrence aux cots de tous les intrants de la main doeuvre utiliss directement dans la production de marchandises/de services dune entreprise donne. Souvent les cots de la main doeuvre directe sont calculs sur la base des taux unitaires et sur les cots de la main doeuvre journalire. Les frais gnraux: ils constituent ces cots engags, mais qui ne sont pas directement lis au processus de production. Par exemple: lamortissement des machines ou des installations etc. Dpenses de vente et dpenses administratives: elles comprennent les dpenses encourues pour des frais administratifs et pour la distribution de produits. Elles sont dduites du bnfice des ventes brutes pour obtenir le bnfice dexploitation. Ces dpenses sont par exemple les salaires du personnel de gestion et de soutien, les dpenses relatives aux factures de tlphone, dlectricit et deau et celles relatives au loyer et aux dpenses similaires. Dpense dintrt: Cest le montant de lintrt payer sur le prt obtenu, sur la base du taux dintrt en cours. Impt sur le revenu estim: Cest le montant de limpt devant tre pay comme par proclamation dimpt sur le revenu.

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Annexes
1. Portail Internet de Services d'Appui aux Entreprises du Sngal 2. Liste des Guides d'Entrepreneur

Annexe 1

Site Internet d'Appui aux Petites et Moyennes Entreprises (PME)

www.senegal-entreprises.net Toute information autour de l'entreprise Sngalaise compltant vos cours de formation: Rpertoires des institutions financires et structures d'appui Rpertoires des associations professionnelles et cabinet d'tudes Lois et rglements Guide de cration d'entreprise Procdures d'enregistrement d'entreprises au Sngal Comment laborer un plan d'affaires Outils de gestion Marketing, tudes de march Guide des appels d'offre Procdures d'importation-exportation E-commerce: Marchs virtuels l'Internet Foires et expositions Fournisseurs d'quipement Guide d'accs au financement Taxes, impts et douanes Appui aux associations professionnelles Guide des investissements Normalisation et qualit

Liste des Guides d'Entrepreneur


Guide 1: Cycles de cration d'entreprise Analyse de l'ide de projet I Recherche des informations Cration d'entreprise I Gestion et extension d'entreprise Guide 2: Formalisation de l'entreprise Statut lgal de l'entreprise Procdures d'enregistrement Impts et taxes I Contrats de travail et scurit sociale Comptabilit de base Guide 3: Comptabilit de base et calcul des cots Journal de caisse et du compte bancaire Tableau de rsultats mensuels et annuel Journal lectronique bas sur Excel Aperu de la comptabilit professionnelle Calcul des cots Guide 4: Marketing et tude de march L'approche "4P" en marketing (Produit, Prix, Place, Promotion) Modle d'tude de march o Produits et segments du march o Demande et concurrence o Marketing et budget Guide 5: Comment laborer un plan d'affaires Plan d'affaires pour crateurs d'entreprise avec explications Plans d'affaires pour petites et moyennes entreprises avec explications Schma d'tude de projet Guide 6: Guide d'accs au financement Identification des besoins financiers Procdures de demande de prt Conditions d'accs au financement Institutions financires au Sngal Guide 7: Commerce extrieur et participation aux foires Procdures d'exportation et d'importation E-commerce: Acheter et vendre sur Internet Guide de participation aux foires Guide 8: Participation aux appels d'offres Comment se prparer aux appels d'offres Principes directeurs des marchs publics Guide 9: Guide des investissements Le Droit commercial en vigueur Agence Nationale charge de la Promotion de l'Investissement (APIX) Code des Investissements Conditions et opportunits d'investissement Les entreprises franches d'exportation

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