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Prestar servicio de apoyo administrativo y operativo al jefe inmediato y dems personal de la dependencia, atendiendo pblico, archivando y elaborando todo

tipo de documentos dentro de la discrecionalidad y buenas relaciones inherentes al cargo. III. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES

1. Efectuar el autocontrol y la autoevaluacin en todas las actuaciones en el desempeo de las funciones del cargo.

Radicar y revisar la correspondencia que llegue o se remita de su dependencia.


3. Enviar a las oficinas o entidades respectivas los documentos remitidos por el personal de la dependencia, velar por su entrega oportuna, responder por los documentos y elementos a su cargo. 4. Elaborar y transcribir cartas, memorandos, oficios, notas, informes, estudios, resoluciones, cuadros estadsticos y dems documentos. 5. Mantener actualizados los archivos de la dependencia, siguiendo las normas y procedimientos establecidos. 6. Atender las llamadas y las personas que se presenten ante la oficina. 7. Velar por el adecuado funcionamiento y presentacin de la dependencia donde se desempee. 8. Elaborar los pedidos de tiles y elementos de oficina con la aprobacin del Jefe Inmediato, indispensables para el funcionamiento de la dependencia, llevando los controles peridicos sobre consumo de elementos con el fin de determinar su necesidad real y presentar el programa de requerimientos correspondiente. 9. Mantener en el manejo y procesamiento de la informacin integridad y calidad, y cumplir con las normas de seguridad. 10. Aplicar y adoptar tecnologas que sirvan de apoyo al desarrollo de las actividades propias de la dependencia y del cargo y al cumplimiento de las metas propuestas. 11. Guardar absoluta reserva sobre los asuntos concernientes al despacho del Contralor, cuando se desarrollen funciones en esa dependencia. 12. Dar cumplimiento a los procedimientos establecidos en el Manual de procesos y Procedimientos de la Contralora Departamental del Valle, en la ejecucin de funciones. 13. Implementar y practicar en el trabajo diario la cultura de la calidad integral donde los valores, principios y conceptos se centran en la calidad; las herramientas tcnicas y mtodos en los procesos. 14. Participar activamente en los programas de induccin, entrenamiento, capacitacin y mejoramiento de la cultura organizacional establecidos por la Contralora Departamental del Valle del Cauca.

15. Las dems que le sean asignadas, de acuerdo con la naturaleza del cargo.

Centralizar la recepcin, radicacin y distribucin de los documentos oficiales internos y externos, los que son recibidos va fax e Internet, para tener un control efectivo y mayores niveles de eficiencia, eficacia y celeridad en las decisiones que toma la entidad, realizando seguimiento a la respuesta oportuna y pertinente a los requerimientos. 2. Facilitar la implementacin de las Tablas de Retencin Documental para fortalecer la organizacin, racionalizacin y flujo documental del sistema archivstico, verificando que los documentos sean presentados de acuerdo a las normas establecidas. 3. Digitar adecuada y oportunamente en la base de datos toda la correspondencia recibida y despachada de la Contralora

IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES ( CRITERIOSDE DESEMPEO)

1. La correspondencia se radica y se revisa conforme a lo establecido en los manuales y a las normas legales vigentes. 2. Los documentos se remiten en forma responsable y oportuna, a las entidades respectivas, con base en lo establecido en el manual de procedimientos. 3. Los documentos se elaboran atendiendo las normas vigentes en la materia. 4. Los documentos de la dependencia se archivan siguiendo las normas y procedimientos establecidos en la Ley General de Archivos. 5. La atencin oportuna de llamadas y personas y la adecuada presentacin de la dependencia, contribuyen a la buena imagen de la entidad. 6. La oportuna elaboracin y control de los pedidos de tiles y elementos de oficina, contribuyen con el buen funcionamiento de la dependencia, la optimizacin de recursos y la definicin de necesidades reales para la elaboracin del plan de compras. 7. La adopcin de nuevas tecnologas, el buen manejo de la informacin, el cumplimiento de los manuales de procesos y la prctica de una cultura de calidad, contribuye al logro de los objetivos y metas institucionales. 8. La reserva sobre los asuntos concernientes al despacho cuando se desarrollan funciones en esas dependencia garantizan la seguridad en la informacin y los sistemas de control de la entidad 9. Guardar absoluta reserva sobre los asuntos concernientes al despacho del Contralor, cuando se desarrollen funciones en esa dependencia. 10. La participacin en los programas de capacitacin y entrenamiento contribuye al desarrollo de las capacidades, destrezas, habilidades, valores y competencias.

CONOCIMIENTOS BASICOS Conocimientos bsicos en Informtica. Ley General de Archivo. Manejo de correspondencia.