Curso Bsico Operativo para Clientes

MACROPRO
Curso Bsico Operativo para Usuario

Descripcin:

En este curso el usuario conocer la filosofa y lgica de operacin de MacroPro, quedando capacitado para ejecutar operaciones bsicas. Al final del curso el usuario deber saber en que opciones se deben dar de alta cada uno de los catlogos indispensables para la implementacin del sistema, as como las opciones correctas en las cuales se deben capturar las operaciones ms comunes y aprender que mdulos se estn afectando en lnea.

Objetivo:

TEMARIO Seccin I Seccin II Seccin III Captura de Catlogos Saldos Iniciales y Operaciones Definicin de Asientos Repetitivos

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Seccin I Captura de Catlogos

El paquete Integral de MacroPro incluye los mdulos de Contabilidad, Bancos, Nmina, Ventas, Compras, Inventarios, Caja Rpida y Datos Generales . Este ltimo contiene los parmetros de configuracin comunes a todos los dems mdulos. Todos los mdulos se integran entre s de tal forma que una operacin capturada se registra en lnea en el resto del sistema. Adems incluyen opciones de configuracin que facilitan la adaptacin a cualquier negocio del giro comercial, sin importar su tamao. Incluye tambin un Reporteador de fcil manejo que permite la modificacin y creacin de nuevos reportes. Los mdulos cuentan, tambin, con las principales opciones de consultas, facilitando la labor de toda administracin. Las Teclas Principales Funciones: F1 F2 F3 F4 F5 F6 Lista los servicios de MacroPro Agregar Borrar / Cancelar Modificar Desplegar Listar datos. Se utiliza en catlogos Y en todos los campos de captura que pueda consultar listas de datos (tipos, cuentas, artculos, etc.). Tambin se utiliza en el Reporteador para avanzar pgina Inserta un rengln Borra el rengln actual Diversos Usos. Su principal utilizacin es para seleccionar el puerto de salida en la impresin de reportes y foliar automticamente los catlogos Finaliza la pantalla de captura, salvando La informacin

F7 F8 F9 F10 o <Fin>

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1. Catlogo de Cuentas Contables a) Formato de la Cuenta

El nmero de cuenta puede constar de 16 dgitos divididos en 6 niveles. El formato estndar es de 4 3 3 formando nmeros de cuenta con el formato: 9999 999 999 Una vez dado de alta su catlogo de cuentas no podr modificar este parmetro, por ello la necesidad de planear su catlogo de cuentas pensando en el crecimiento proyectado para los siguientes aos. Se hace de vital importancia tomar en cuenta la posibilidad de apertura de sucursales o filiales. Nota Importante: No se debe utilizar un dgito en el primer nivel del formato de la Cuenta Contable. MacroPro define los rangos del catlogo de cuentas asignando el primer dgito de la cuenta, de la forma siguiente: 1 2 3 4 5 6 ACTIVO PASIVO CAPITAL INGRESOS EGRESOS ORDEN Balance Balance Balance Resultados Resultados Balance Deudora Acreedora Acreedora Acreedora Deudora Deud. / Acr.

Si altera esta definicin, asegrese de definir en forma correcta, el Tipo (Balance o Resultados) y la Naturaleza (Deudora o Acreedora). Al definir el catlogo de cuentas utilizar las teclas F2 para Agregar, F3 para Borrar, F4 para Cambiar, F5 para Consultar y F6 para Listar. Los datos solicitados para definir una nueva cuenta, son: Nmero de Cuenta. Se solicita en la estructura definida por Usted. Descripcin Corta. Se define una descripcin corta para la cuenta. Podr seleccionar a travs de ellas en la consulta y captura de asientos. Utilice esta facilidad para identificar con un nombre genrico las cuentas de bancos, clientes, proveedores, etc. Por ejemplo, supongamos que su empresa tiene 3 cuentas de cheques en Bancomer. Asigne la descripcin corta Bancomer a las tres cuentas. Al capturar asientos podr seleccionarlas por medio de esta descripcin.

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Descripcin. Dispone de 2 renglones de 30 caracteres para la descripcin de la cuenta. Utilice en segundo rengln si ya tiene definido un uso especfico para l; por ejemplo, descripcin en ingls, en caso contrario, deje en blanco este campo. Promedio. En este campo indique el tipo de clculo necesario para los saldos promedios de las cuentas. Bsicamente se permite elegir entre Diario y Mensual (Saldo inicial + Saldo Final) / 2. Si en alguna cuenta llegara a requerir tanto el promedio diario como el mensual, seleccione promedio Diario. El promedio mensual puede obtenerlo mediante una frmula. Si agrega nmeros de cuenta a manera de ttulos, No defina promedios para esas cuentas. No deje sin promedio una cuenta normal. Tipo de Cuenta. Este campo se solicita nicamente si tiene definidos Tipos de Cuentas en la opcin de Configuracin. Este dato se asigna solamente a nivel de cuenta mayor y puede ser utilizado como filtro en la obtencin de reportes estadsticos.

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2. Cuentas Bancarias, Rubros y Acreedores La opcin Tipos de Cuenta define los tipos de cuentas bancarias que actualmente utiliza; por ejemplo: NORMAL, PRODUCTIVA, MAESTRA, etc. Al definir el catlogo de cuentas bancarias utilizar las teclas F2 para Agregar, F3 para Borrar, F4 para Cambiar y F5 para Consultar. Los datos solicitados para definir una cuenta nueva son: Nmero de Cuenta. Nmero de cuenta asignado por el banco. Dispone de 10 caracteres. Bsqueda. Si define una llave de bsqueda para la cuenta podr seleccionar a travs de ella en las consultas y captura de movimientos. Banco, Sucursal, Ciudad, Estado, Telfonos y Personas. Nombre del banco, de la sucursal que lleva la cuenta y otros datos de identificacin. Tipo. Tipo de cuenta. Seleccionar en base a una lista de datos. Cuenta CG. Nmero de cuenta contable. Defnala aunque no tenga integracin con Contabilidad. Folio. Nmero del siguiente cheque a imprimir. Folio para Pagos Electrnicos. Indique en este campo el folio inicial para movimientos de Pago Electrnico. Este folio se usa en vez del folio de cheques. Si el proveedor est configurado para recibir pagos electrnicos. Moneda. Moneda en que se controla el saldo de la cuenta bancaria. Incluir en Flujo de Efectivo?. Indique si la cuenta bancaria va a ser considerada en el mdulo de Flujo de efectivo. Si decide no incluirla, su saldo no afectar al saldo disponible mostrado en ese mdulo. Adicionales. Si requiere algn campo adicional a los antes descritos utilice los campos adicionales. Cada uno es de 20 caracteres. Estando en un campo adicional podr oprimir la flecha izquierda para pasar al nombre del campo y modificarlo. Formato Reporte. Si desea fijar un formato de cheque-pliza para esta cuenta bancaria, defina en este campo el nmero de reporte que contiene el diseo. Al entrar a Emisin de cheques, debe seleccionar un formato de cheque-pliza, sin embargo, si selecciona una cuenta que tiene definido otro formato, automticamente se har el cambio para imprimir el cheque en el formato obligado para esa cuenta. Rubros de Gastos Los rubros son clasificaciones de gastos que permiten analizar la utilizacin de los recursos monetarios. Esto permite tener una conciencia clara de la aplicacin de los ingresos de la empresa. Pg. 5

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Cada cheque elaborado podr ser asignado a un rubro, ejemplo: NOMINA, GASTOS DE VENTA, REPOSICION DE CAJA CHICA, PRESTAMOS A FUNCIONARIOS, etc.

Al definir el catlogo de rubros utilizar las teclas F2 para Agregar, F3 para Borrar, F4 para Cambiar y F5 para Consultar. Los datos solicitados para definir un rubro son: Rubro. Cdigo del rubro. Dispone de 4 caracteres alfanumricos. Descripcin. Descripcin del rubro. Dispone de 30 caracteres. Catlogo de Acreedores La opcin Acreedores del men de Bancos le permite Agregar (F2), Borrar (F3), Cambiar (F4) y Consultar (F5) los datos de las personas o empresas que de manera eventual podrn ser utilizados como beneficiarios en la emisin de cheques. Los datos solicitados para agregar un acreedor son: Acreedor. Cdigo del acreedor (6 caracteres). Nombre. Nombre del acreedor. Rubro. En este campo indique a qu rubro de gastos sern asignados los cheques elaborados a este acreedor. Direccin, Telfono, R.F.C. Datos generales del acreedor.

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3. Clasificacin de Artculos Parmetros para la clasificacin de los artculos MacroPro permite clasificar los artculos para facilitar las bsquedas, las consultas, el control de las promociones y la obtencin de reportes. Supongamos que su empresa tiene 2,000 artculos agrupados en 10 lneas de producto; y dentro de cada lnea hay en promedio 5 sublneas. De acuerdo a estos supuestos, cada lnea tiene en promedio 200 artculos y cada sublnea tiene en promedio solo 40. Para buscar un artculo en su catlogo seleccionar de una lista de 10 lneas; luego seleccionar de una lista de 5 sublneas; y por ltimo seleccionar de una lista de 40 artculos. Esto es mucho ms simple que buscar en una lista de 2,000 artculos. Si utiliza una tercera clasificacin la ltima lista de seleccin se reduce de 40 a tal vez 10 artculos. Dedique un buen tiempo a planear las divisiones y las clasificaciones. Las divisiones ms utilizadas en la prctica son las siguientes: Lnea, Sub-lnea y Marca, Departamento, Seccin, y Marca, Fabricante, Tipo de producto y Lnea, Tipo de producto, Fabricante y Lnea, Etc.

Si maneja cientos o miles de artculos utilice al menos dos clasificaciones para que las bsquedas se simplifiquen. Dispone de 8 caracteres alfanumricos para formar las 3 divisiones de la clasificacin. Si no tiene una idea clara de como estructurar los nmeros de caracteres de cada divisin, pruebe con la estructura 2-3-3, la cual es utilizada por un gran nmero de empresas. Clasificaciones Es necesario definir clasificaciones. Al agregar un artculo se pide su clasificacin y no se puede dejar en blanco el campo. Al definir el catlogo de clasificaciones utilizar las teclas F2 para Agregar, F3 para Borrar, F4 para Cambiar, F5 para Consultar, F6 para Listar y F9 para Foliar.

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Los datos que se piden para definir una clasificacin son: Clasificacin. Se capturan de 1 a 3 divisiones. A la derecha del campo se muestran los nombres y las longitudes de las divisiones. Al agregar las clasificaciones tenga en cuenta que debe agregar los niveles superiores primero, por ejemplo: no podr definir la subclasificacin 01 ACE si no ha agregado la clasificacin 01. Descripcin. La descripcin podr contener 30 caracteres. En este campo podr oprimir la tecla <F2> para repetir la descripcin de la clasificacin anterior. Alterna. Esta es una segunda clasificacin y le permite definir la clasificacin del proveedor.

4. Catlogo de Almacenes MacroPro predefine el almacn 1. Si considera inconveniente este cdigo, brrelo y agregue uno nuevo, sin embargo, considere que es indispensable que defina al menos un almacn. Al definir el catlogo de almacenes utilizar las teclas F2 para Agregar, F3 para Borrar, F4 para Cambiar, F5 para Consultar y F9 para Foliar. Los datos que se piden para definir un almacn son: Almacn. En este campo se especifica el cdigo del almacn. El campo es alfanumrico de 3 caracteres. A la derecha de este campo se captura el nombre del almacn. Este campo permite 30 caracteres. Direccin. En este grupo de campos (3 de 30 caracteres) teclee la direccin del almacn. Cuenta Contable de Compras. Este campo permite definir la cuenta contable donde sern contabilizadas las compras realizadas para este almacn. La cuenta definida en este campo reemplazar a la cuenta de Inventarios definida en el asiento repetitivo.

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5. Catlogo de Artculos Al definir el catlogo de artculos utilizar las teclas F2 para Agregar, F3 para Borrar, F4 para Cambiar, F5 para Consultar, F7 para Modificar un Grupo de Datos, F8 para Fijar Ventana y F9 para Foliar. La definicin del catlogo de artculos representa una gran labor de captura. Es el punto de la instalacin de MacroPro donde debe dedicar ms atencin. Ponga especial cuidado en la correcta utilizacin de todos los datos que se solicitan, pues si omite o estructura mal algn dato de importancia le ser muy difcil corregirlo posteriormente. Entre mayor sea el nmero de artculos de su catlogo, ms precavido debe ser en la labor de captura inicial. Los siguientes campos le permiten identificar el artculo: Cdigo 1. El campo es de 16 caracteres alfanumricos. Cdigo 2. Si utiliza lector de cdigo de barras y el artculo tiene el cdigo del fabricante ya impreso, defina en este campo ese cdigo. Este campo tambin permite 16 caracteres. Descripcin. La pantalla contempla 2 renglones de 40 caracteres para la descripcin del artculo. Descripcin Corta. En este campo teclee una abreviacin de la descripcin del producto o la palabra ms significativa de la misma. El campo es de 10 caracteres. Clasificacin. En este campo teclee la clasificacin donde ser agrupado el artculo. Puede seleccionar en base a listas oprimiendo la tecla F6. Unidad de Compra. En este campo indique la unidad de compra. El campo es de 3 caracteres. Ejemplo: PZA. Unidad de Venta. En este campo indique la unidad de venta. El campo es de 3 caracteres. A la derecha del campo se podr pedir una unidad alterna. Etiquetar? (s/n/c). Podr configurar el mdulo de Compras para imprimir etiquetas de identificacin de los productos al recibir la mercanca. No todos los productos requerirn ser etiquetados. En este campo indique si el producto requiere o no etiqueta y utilice la opcin C cuando desee imprimir una sola etiqueta por unidad de compra y no una por unidad de venta. Factor de Conversin. En este campo especifique el factor de conversin de unidad de compra a unidad de venta.

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Peso. Utilice este campo para definir el peso por unidad de venta. El mdulo de Caja Rpida ofrece Interfase con algunos modelos de bsculas electrnicas para permitir pesar artculos al momento de la venta. Si define KG o KG. tendr la posibilidad de definir el artculo con la funcin F9 Pesar. Precios. En este grupo de datos debe definir de 1 a 5 precios de lista. Si el artculo se vende en alguna moneda extranjera, especifique el precio en esa moneda. A la derecha de cada precio de lista se pide el porcentaje de margen de utilidad deseado en ese precio. Si define este dato podr calcular los precios en base a dichos mrgenes. A la derecha de los mrgenes se pide el cdigo de comisin que se otorgar si se factura con ese precio de lista. En el catlogo de vendedores se definen los 9 porcentajes de comisin. Moneda de Compra. En este campo especifique el cdigo de la moneda de compra. Si el artculo se compra en moneda nacional deje en cero el campo. Moneda de Venta. En este campo especifique el cdigo de la moneda de venta. Si el artculo se vende en moneda nacional deje en cero el campo. Sugerido. Si su proveedor le ha definido un precio sugerido de venta, teclelo en este campo. Este dato podr ser utilizado en un cambio masivo de precios como base de clculo. Costo. En este campo capture el costo de reposicin del artculo. Cada vez que registra una compra se modifica este dato. Si las compras son en moneda extranjera, este costo estar en esa moneda. Si las unidades de compra y venta no son iguales este dato se mostrar en unidad de compra y debajo del campo se mostrar el costo por unidad de venta. Impuesto. Es posible aplicar 2 impuestos en cadena al artculo. Esto es til para las empresas que manejan IEPS e IVA. Se piden los cdigos de los impuestos de compra y luego los cdigos de los impuestos de venta. En la parte inferior de la pantalla se indican los cdigos que debe especificar para aplicar el porcentaje adecuado. Las opciones le permiten activar facilidades de gran relevancia que aumentan el control sobre los procesos de compra y venta. Inventariable?. Los servicios y los kits deben ser definidos como artculos no inventariables. Un artculo no inventariable puede venderse aunque no tenga existencia y es omitido en las consultas y en algunos reportes de inventarios. Es un Kit?. Un KIT O PAQUETE consiste de un grupo de artculos que se venden en conjunto a un precio inferior al que se venderan de forma individual. Esta es una forma especial de promocin. Cuando se factura un kit se descargan del inventario todos los componentes definidos en l. Los kits tambin permiten el manejo de varias presentaciones para un mismo producto. Para manejar una presentacin de 1/2 litro en un artculo que normalmente se vende en litros, defina un kit y agregue el artculo bsico como componente con una cantidad de 0.5. Modificable?. En el caso de algunos productos o servicios puede ser interesante el poder modificar o completar la descripcin al momento de facturar. Si as lo desea, defina el artculo como modificable.

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Importancia (A/B/C). La importancia permite clasificar los artculos segn sean de alta rotacin o baja rotacin o segn sean de alto costo o bajo costo. Los artculos A deben ser los que tienen ms rotacin y los que tienen mayor valor de inventario. Venta Estacional?. Esta opcin permite identificar los artculos con venta estacional. Al tener identificados estos artculos, el proceso de anlisis de compras ser ms completo y le evitar adquirir inventarios fuera de estacin. Nmero de Serie?. En aquellos artculos donde deba otorgarse una garanta es muy importante capturar los nmeros de serie al registrar entradas y salidas. El sistema almacenar los nmeros de serie llevando control sobre la fecha y folio de la compra y sobre la fecha y folio de la venta. Esto le permitir conocer rpidamente si un artculo an est en garanta y le facilita la bsqueda del documento fuente de compra. Imprimir Garanta?. Podr configurar el mdulo de Ventas para imprimir formas de garanta al momento de realizar la factura. Las garantas se imprimirn para los artculos que usted elija. % de Arancel. Si el artculo es de importacin especifique el porcentaje de arancel que se le aplica. Utilice alguno de los campos adicionales para definir la fraccin arancelaria. Lotes? (s/n/Pedimento). En algunos productos es necesario controlar fecha de caducidad por lote de compra. Al activar esta facilidad, toda entrada o salida de productos ya sea por Compras, Ventas o Inventarios debe ser identificada a travs de un nmero de Lote. Los lotes de los artculos sern administrados en base al mtodo PEPS (primeras entradas, primeras salidas). En Ventas, Configuracin, Parmetros encontrar dos variantes a la forma de utilizar los lotes al realizar ventas. Si el artculo es de importacin, entonces se utilizar el manejo de lotes para administrar los pedimentos de importacin. % Mximo de Descuento. En este campo indique el porcentaje mximo de descuento al que se permitir vender el artculo. Los porcentajes de descuento 1 y 2 no podrn exceder a este valor. % Margen Real. Este campo es informativo y muestra el porcentaje de margen de utilidad que tiene el artculo. Posiblemente usted haya definido un margen de utilidad, pero con los cambios de costos o precios, este margen puede no estar representado en el precio de lista actual. Cuando note una variacin muy grande entre este dato y el margen de utilidad que usted captur, debe hacer una modificacin a su precio de lista para ajustarlo al margen deseado. Adicionales. Si requiere algn campo adicional a los antes descritos utilice los 5 campos finales de la pantalla. Estando en un campo adicional podr oprimir la tecla (<-) para pasar al nombre del campo y modificarlo.

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6. Catlogo de Proveedores Al definir el catlogo de proveedores utilizar las teclas F2 para Agregar, F3 para Borrar, F4 para Cambiar, F5 para Consultar y F9 para Foliar. Los datos solicitados para definir un proveedor son: Cdigo. Se pide un cdigo alfanumrico de 6 caracteres. Seleccione el nmero de dgitos que utilizar y sea consistente. Nombre. El nombre del proveedor podr contener 60 caracteres. Nombre corto. Debajo del cdigo se captura el nombre corto del proveedor. Si lo deja en blanco se toman los primeros 10 caracteres del nombre. Cuenta. Si seleccion llevar cuenta contable por proveedor teclee el nmero de cuenta asignado en Contabilidad. Direccin, Ciudad, Estado, Telfono, Fax y Cdigo Postal, Persona y R.F.C.. Estos campos permiten definir los datos generales del proveedor. Tipo de Proveedor. Este campo le permiten clasificar a los proveedores para facilitar la impresin de reportes. Crdito. Este bloque de datos le permite definir el plazo de pago que otorga el proveedor y los descuentos por pronto pago que pueden ser tomados. Lmite. En este campo debe indicar el lmite de crdito que nos ha asignado el proveedor. Moneda. Si el saldo del proveedor debe controlarse en alguna moneda extranjera, indique esa moneda en este campo. Adicionales. Si requiere algn campo adicional a los antes descritos utilice los 5 campos finales. Rubro. En este campo podr indicar en qu rubro de gastos se clasificarn los cheques emitidos a este proveedor. Si deja en blanco el campo se tomar el rubro general definido en Compras, Configuracin, Parmetros.

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7. Catlogo de Vendedores Al definir el catlogo de vendedores utilizar las teclas F2 para Agregar, F3 para Borrar, F4 para Cambiar, F5 para Consultar y F9 para Foliar. Los datos solicitados para definir un vendedor nuevo son: Vendedor. Se pide un cdigo de 4 caracteres y el nombre de 30 caracteres. Zona. En este campo se debe seleccionar la zona de ventas asignada al vendedor. Tipo (1..9). Este campo permite clasificar los vendedores por tipo, ejemplo: 1 = Piso, 2 = Calle, 3 = Forneo, etc. Este dato solo es de utilidad si seleccion condicionar los porcentajes de comisin segn los descuentos y permite definir una tabla de descuentos para cada tipo de vendedor. De utilizar esta facilidad, no deber capturar los porcentajes de comisin que se describen a continuacin, puesto que se definen en la misma tabla de descuentos en la opcin Promociones. Comisin. Podr definir 9 porcentajes de comisin por cada vendedor. Estos porcentajes podrn ser aplicados segn el artculo vendido y segn el precio de lista aplicado. Si a la derecha de la comisin aparece un signo de pesos en vez de un signo de porcentaje, significa que se seleccion el manejo de comisiones en base a importes. Adicionales. Si requiere algn campo adicional a los antes descritos utilice los 5 campos finales.

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8. Catlogo de Clientes Al definir el catlogo de clientes utilizar las teclas F2 para Agregar, F3 para Borrar, F4 para Cambiar, F5 para Consultar y F9 para Foliar. Los datos solicitados para definir un cliente son: Cdigo. Se pide un cdigo alfanumrico de 10 caracteres. Seleccione el nmero de dgitos que utilizar y sea consistente. Nombre. El nombre del cliente podr contener 60 caracteres. Nombre corto. Debajo del cdigo se captura el nombre corto del cliente. Si lo deja en blanco se toman los primeros 10 caracteres del nombre. Cuenta. Si seleccion llevar cuenta contable por cliente teclee el nmero de cuenta asignado en Contabilidad. Fch1, Fch2. Estos dos campos permiten manejar 2 fechas para indicar fecha de prxima visita, de un evento, etc. Podr oprimir la flecha izquierda para cambiar los nombres de los campos. Direccin, Ciudad, Estado, Telfono, Extensin, Fax, Cdigo Postal, E-mail, Persona, R.F.C. Estos campos permiten definir los datos generales del cliente. Tipo de Cliente, Giro, Vendedor y Zona de Ventas. Estos campos le permiten clasificar al cliente para facilitar la impresin de reportes y la aplicacin de polticas de precios. Crdito a. Este bloque de datos le permite definir el plazo de pago del cliente y los descuentos por pronto pago que se otorgarn. Lmite. En este campo debe indicar el lmite de crdito del cliente. Moneda. Si el saldo del cliente debe controlarse en alguna moneda extranjera, indique esa moneda en este campo. Control de Saldo. MacroPro permite 5 formas de controlar el saldo: Abierto, Limitar, Avisar, Revisar y Cerrado. Das de Pago. Si el cliente tiene das especficos de pago indquelos en estos campos (1 equivale a Lunes, 2 Martes, etc.). Precio de Lista. En este campo indique el precio de lista que se aplicar a este cliente. Se pueden manejar hasta 5 listas de precios. Adicionales. Si requiere algn campo adicional a los antes descritos utilice los 5 campos finales.

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Resumen Primera Parte

Catlogo Contable Cuentas Bancarias Clasificacin de Artculos Artculos Almacenes Proveedores Vendedores Clientes Opcin Contabilidad - Nmeros Cuenta Bancos - Nmeros cuenta Inventarios - Clasificaciones Inventarios - Artculos Inventarios - Almacenes Compras - Proveedores Ventas - Vendedores Ventas - Clientes

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II. Saldos Iniciales y Operaciones 1. Saldos Iniciales Por lo general, para iniciar la implementacin del sistema se captura una pliza inicial en Contabilidad con los saldos de las ventas de balance y en cada uno de los mdulos solo se capturan los saldos de Clientes, Proveedores, etc. sin afectar Contabilidad. As tenemos que las siguientes operaciones son las primeras que tenemos que capturar: Inventario Inicial, Saldos de Clientes, Saldos de Proveedores y el Saldo de las Cuentas Bancarias. A continuacin describiremos en que opciones de Macro Pro se deben capturar cada una de ellas. Inventario Inicial. Se captura en el mdulo de Inventarios-Movimientos, en la opcin de Inventario Inicial. Saldo Inicial de Clientes. Se captura en el mdulo de Ventas-Movimientos, Cargos y Abonos en la opcin de Saldo Factura. Saldo Inicial de Proveedores. Se captura en el mdulo de Compras-Cargos y Abonos en la opcin de Saldo Factura. Saldo Inicial de Cuenta Bancaria. Se captura en el mdulo de Bancos-Movimientos en la opcin de depsito. En todos los casos anteriores si se captur pliza incial en Contabilidad se debe teclear en la opcin de Asiento la palabra NINGUNO con el fin de que no afecte ese mdulo. De tal forma que por ejemplo la suma de saldos de clientes del mdulo de Ventas debe coincidir con el saldo capturado en la pliza inicial y as con cada uno de los casos. 2. Operaciones de Compra Se capturan en el mdulo de Compras-Ordenes de Compra, ah se encuentran las operaciones ms comunes relacionadas con este mdulo como lo son Previos de Compra, Ordenes de Compra, Remisiones y Entradas de Mercanca. Es importante saber que implica cada movimiento. Efectos en cada documento Un previo de compra le permite seleccionar artculos que desea comprar y manipular las cantidades sin que se afecten las estadsiticas de BackOrder. La orden de compra le permite imprimir el documento que enviar a su proveedor y genera un BackOrder. El saldo del proveedor no se afecta. Si tiene dudas sobre las cantidades a comprar, trabaje sobre un previo de compra cuando las cantidades sean las definitivas. La nota de remisin genera entradas al almacn pero no afecta el saldo del proveedor. Utilice esta facilidad si no ha recibido la factura de su proveedor. La factura genera entradas al almacn (si no se remision previamente) y afecta el saldo del proveedor y contabiliza la operacin.

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Por otro lado las devoluciones a Proveedores se capturan en el mdulo de ComprasDevoluciones afectando las existencias de los artculos, as como el saldo del proveedor y la contabilidad al elegir el asiento repetitivo diseado para estos casos. 3. Operaciones de Venta Se capturan en el mdulo de Ventas-Facturacin las siguientes operaciones: cotizacin, pedido, remisin y factura. Sus efectos son: Una cotizacin permite conocer el total al cual seran vendidos ciertos artculos. Este documento no afecta existencias ni el saldo del cliente. Un pedido permite marcar las cantidades solicitadas por el cliente para conocer en todo momento lo que se tiene pendiente de surtir. Las existencias y el saldo del cliente no se afectan. Si se habilit la facilidad de Reservar uds. Pedidas no se podr facturar lo que est comprometido para venta. La nota de remisin genera salidas del almacn pero no afectan el saldo del cliente. Utilice esta facilidad si no conoce los importes de los fletes y otros cargos diversos. La factura genera salidas del almacn (si no se remision previamente) afecta el saldo del cliente y contabiliza la operacin. En este mdulo se capturan tambin las devoluciones de clientes en la opcin VentasDevoluciones afectando las existencias de los artculos, el saldo del cliente y la Contabilidad a travs del asiento repetitivo diseado para tal efecto. En cuanto a los anticipos y pagos de clientes se capturan en Ventas-Movimientos-Capturar Pagos, esta opcin es muy completa ya que adems de afectar el saldo del cliente, se enlaza con el mdulo de Bancos afectando el saldo de la cuenta bancaria y por supuesto la Contabilidad. Las notas de crdito que se elaboren a clientes se capturan en Ventas-MovimientosCargos y Abonos en la opcin nota de abono, con esto se afecta no solo el saldo del cliente al aparecer en pantalla cada una de las facturas para elegir a cul se le va a aplicar dicha nota de crdito, sino tambin afecta la contabilidad a travs del asiento repetitivo. 4. Operaciones de Bancos. Los pagos y anticipos a los proveedores se elaboran en el mdulo de Bancos, en la opcin Emisin de Cheques, aqu se selecciona la cuenta bancaria con la que se va a pagar, se selecciona tambin el proveedor y se teclea la cantidad del cheque, despus aparecen cada una de las facturas que le debemos al proveedor para seleccionarlas. En esta captura se afecta el saldo de la cuenta bancaria en este mdulo de Bancos, el saldo del proveedor en el mdulo de Compras y el saldo de las Cuentas Contables afectadas en el asiento repetitivo seleccionado. Otros movimientos bancarios como traspasos entre cuentas, cargos por comisin, etc. Se elaboran en Bancos, Movimientos afectando con ello adems del saldo de la cuenta bancaria la Contabilidad. Pg. 17

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5. Operaciones de Inventarios Cualquier movimiento que afecte existencias de artculos diferente a las elaboradas en compras y ventas se elabora en el mdulo de Inventarios. Es importante poner la debida atencin a que los movimientos que aqu se generan sean por las personas adecuadas y que sean debidamente contabilizados. La opcin en la que deben capturarse los movimientos como Traspasos entre almacenes, entradas por donativos, salidas para uso interno, inventarios fsicos, etc. debe ser en InventariosMovimientos.

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III. Definicin de Asientos Repetitivos Concepto Un asiento repetitivo es un formato predefinido o una "receta" de los cargos y los abonos a las cuentas contables en una operacin determinada, para que a partir de ste, se generen los asientos definitivos. Estos formatos o recetas , nos permitirn hacer la integracin de todos los mdulos de MacroPro a la contabilidad, automatizando la contabilizacin de la mayora de las operaciones del sistema, evitando as la doble captura. Las diferencias entre la captura de un asiento repetitivo y un asiento normal, son las siguientes: 1. 2. 3. 4. 5. El asiento repetitivo no lleva folio. No se captura el perodo. No se captura fecha. En el campo referencia se puede indicar la variable que va a traer el importe del movimiento. Los importes se indican solamente con 1 o con la proporcin que corresponda.

Para definir un asiento repetitivo, imagnese la captura normal del asiento que desea automatizar con los movimientos de cargo y abono a las cuentas que intervienen. En algunos casos es ms conveniente contabilizar manualmente el primer movimiento que se capture en MacroPro y dejarlo registrado como asiento repetitivo para las siguientes operaciones de ese tipo, por ejemplo: emisin de cheques por gastos, traspasos en inventarios, notas de crdito, etc. Datos Generales Como ya se dijo, un asiento repetitivo puede ser generado en el momento de efectuar la operacin, dejando libre el campo de Asiento. Tambin puede ser generado en el mdulo de ContabilidadAsientos-Repetitivos. Los datos Generales de un asiento repetitivo son: No. Asiento.- Se asigna automticamente. Tipo.- Se selecciona de los tipos de asientos definidos en la configuracin. Dato llave.- Capture un nombre que identifique la operacin en la que va a utilizar el asiento que est definiendo, ya que con este nombre seleccionar el asiento cuando lo quiera utilizar. Los datos restantes de una pliza normal como fecha, folio, etc., se asignan al momento de generar el asiento definitivo. Movimientos Los datos Diario, Referencia, Cuenta y Concepto, se capturan en la misma forma que los asientos de los ejercicios. El campo Referencia se utiliza tambin para indicar el dato calculado en otras operaciones del sistema. Ms adelante detallaremos su utilizacin. En las columnas de cargos y abonos se capturan los importes del movimiento. En caso de que al utilizar el asiento se modifique el importe, en los movimientos el cambio se har proporcionalmente a como se defini en el repetitivo. Si el registro contable es solamente de cargo y abono a dos cuentas, capture solamente 1.00 en la columna cargo del rengln que corresponde a cargo, y haga lo mismo en el rengln del abono. Pg. 20

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Movimientos generados por otros Mdulos Todos los documentos de ventas y de compras, incluyendo devoluciones, as como los movimientos de cobranza y cuentas por pagar, generan informacin calculada en el momento de la operacin. Estos clculos, se capturan en los asientos repetitivos, seleccionando de la lista de datos disponibles, de la siguiente manera: a) El dato llave debe iniciar con el caracter $. Por ejemplo, $VENTA, $DEV-C, etc. Con esto, indicamos al sistema que los importes se van a calcular de otras operaciones y por lo tanto, utilizaremos las listas de datos. b) Las listas de datos que mencionamos, estn disponibles en el campo Referencia de cada movimiento, presionamos < F6 > para seleccionar. Los datos estn clasificados por tipo de operacin, y en cada grupo estn los necesarios para definir los asientos con todas sus variantes. Por ejemplo: * Contabilizar los cargos diversos * Desglose de ventas e IVA por tipo de impuesto * Contabilizar por separado IVA y ieps * Contabilizar el saldo del cliente/proveedor en dlares * Contabilizar la aplicacin de anticipos aplicados en la factura * Contabilizar aranceles * Contabilizar los impuestos de productos y cargos por separado. * Desglosar Ivas sobre descuentos. * Desgloses para cuentas complementarias (M.N. - Dlls). Ganancia/Prdida cambiaria.

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Resumen Segunda Parte

OPERACION
Inventario Inicial Saldo Inicial de clientes

OPCION

MODULOS QUE AFECTA

Inventarios Movimientos Inventario inicial Inventarios (existencias) Ventas Movimientos Cargos y Abonos Saldo Ventas (Saldo del Cliente) Factura Saldo Inicial de Proveedores Compras Cargos y Abonos Saldo Factura Compras (Saldo del Proveedor) Saldo Inicial de Cuenta Bancos Movimientos Depsito Bancos (Saldo de la Cuenta Bancaria) Bancaria Ordenes de Compra Compras Ordenes de Compra O.C. Compras (Backorder de Proveedores) Remisin de Proveedores Compras Ordenes de Compra Remisin Inventarios (Existencias) Entradas de Mercanca Compras Ordenes de Compra Factura Inventarios (Existencias) Compras (Saldo del Proovedor) y Cont (Saldo de Cuentas Contables) Devolucin a Proveedores Compras Devoluciones Inventarios (Existencias) Compras (Saldo de Proveedores) y Cont. (Saldo de Cta Contable) Cotizaciones Ventas Facturacin Cotizaciones Ninguno Pedidos de Clientes Ventas Facturacin Pedido Ventas (Backorder de Clientes) Remisin a Clientes Ventas Facturacin Remisin Inventarios (Existencias) Facturacin Ventas Facturacin Factura Inventarios (Existencias) Ventas (Saldos del Cliente ) y Cont (Saldo Cta. Contable) Devolucin de Clientes Ventas Devoluciones Inventarios (Existencias) Ventas (Saldos del Cliente) y Cont. (Saldo Cta. Contable) Cobranza Ventas Movimientos Capturar Pagos Ventas (Saldo del Cliente) Bancos (Saldo Cta, Bancaria) y Cont (Saldo Cta Contable) Anticipo de Clientes Ventas Movimientos Capturar pagos Ventas (Saldo del Cliente) Bancos (Saldo Cta, Bancaria) y Cont (Saldo Cta Contable) Notas de Crdito Ventas Movimientos Cargos y Abonos Nota de Ventas (Saldo del Cliente) y Cont Saldo Cta Contable) Abono Traspasos entre Almacenes Inventarios Movimientos Traspasos Inventarios (Existencias entre Almacenes) y Cont (Saldo de Ctas Contables) Otros Movtos. de Inv.(Ent. Sal) Inventarios Movimientos Inventarios (Existencias) y Cont (Saldo de Cta.s Contables) Inventario Fsico Inventarios Movtos. Inventario Fsico Inventarios (Existencias) y Cont (Saldo de Cta., Contable) Pago a Proveedores Bancos Emisin de Cheques Bancos (Saldo Cta. Bancaria) Compras (Saldo del Prov) y Cont (Saldo Cta., Cont) Anticipo de Proveedores Bancos Emisin de Cheques Bancos (Saldo Cta. Bancaria) Compras (Saldo del Prov) y Cont (Saldo Cta., Cont) Traspasos Bancarios Bancos Movtos. Transferencia Bancos (Saldo de Cta. Bancaria) y Cont (Saldo de Cta. Cont) Cancelacin Por lo general, en la pantalla de Captura de cada Depende de cada movimiento, por ejemplo si se cancela una factura, afecta inventarios movimiento con F3 (Existencias) Ventas (Saldos del Cliente) y Contabilidad (Cancela el asiento).

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