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Cmo organizar
eventos exitosos
y fiestas
inolvidables
Alicia del Carril
Elisa Gill

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ndice

Prlogo ...............................................................................

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La organizacin de eventos ............................................... 15

Qu es un evento? ........................................................... 15
Para qu un evento............................................................. 19
Los eventos en nuestros das.............................................. 21
Planteo de objetivos .......................................................... 23
Cundo contratar a un organizador profesional ............... 24
Cmo armar un plan de organizacin: la gua .................. 26
Una organizacin adecuada ............................................... 28
Planificar con tiempo......................................................... 30
Criterios de clasificacin.................................................... 31
Clasificacin a partir de la organizacin............................ 33
Planificacin y logstica ..................................................... 35
Quin es el cliente? .......................................................... 44
El pblico de un evento ..................................................... 46
Los proveedores ................................................................. 48
Sede, locacin y fecha ........................................................ 49
Una comunicacin eficiente .............................................. 67
Contratos ........................................................................... 70
El presupuesto ................................................................... 71
Las invitaciones.................................................................. 73
Regalos ............................................................................... 77
Las mesas ms frecuentes................................................... 79
Ubicacin de los invitados ................................................ 82
El men .............................................................................. 93
Check list ............................................................................. 97
El organizador profesional ................................................ 102
Los eventos empresariales, corporativos
e institucionales ................................................................. 111
Caractersticas generales.................................................... 111
Las reuniones ..................................................................... 113
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Desayuno de trabajo ..........................................................

Coffee break .........................................................................
Presentaciones....................................................................
Brunch.................................................................................
Almuerzo ejecutivo ............................................................
Cocktail ..............................................................................
Vino de honor ....................................................................
Ocasiones para brindar ......................................................
Comida de negocios ..........................................................
Actos corporativos..............................................................
Inauguracin de oficinas ...................................................
Lanzamientos .....................................................................
Experiencia de marca .........................................................
Inauguracin de una planta industrial ...............................
Open house ...........................................................................
Visitas guiadas ....................................................................
Actividades outdoor y team building.....................................
After office ...........................................................................
Fin de ao tiempo de celebrar .......................................
El personal y su familia ......................................................
Los eventos deportivos y las empresas ..............................

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Los eventos sociales ............................................................

El casamiento .....................................................................
Cumplimos un ao juntos, 10, 25, casi una vida............
Inauguramos la nueva casa.................................................
Nacimientos ......................................................................
Feliz cumpleaos! .............................................................
Fiesta de egresados.............................................................
La graduacin universitaria ...............................................
Otras celebraciones ............................................................
Funerales ............................................................................

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Los eventos religiosos ......................................................... 261

Eventos religiosos catlicos ............................................... 261
Eventos de la colectividad juda ......................................... 291
Los eventos culturales, artsticos y de prensa ....................
Avant-premire....................................................................
Vernissage: muestras de arte y fotografa ............................
Presentacin de un libro ....................................................
Desfiles de moda o fashion shows ........................................
Festivales ............................................................................
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Conciertos.......................................................................... 320
Los eventos de prensa ........................................................ 323
Los eventos cientficos ........................................................
El seminario .......................................................................
Workshops ............................................................................
El simposio.........................................................................
La conferencia....................................................................
La reunin..........................................................................
La convencin ....................................................................
La jornada ..........................................................................
Mesa redonda .....................................................................
El panel ..............................................................................
Congresos...........................................................................
Organizacin de un evento cientfico................................
Armado y atencin de la sala..............................................
Exposicin paralela ............................................................
Aspectos protocolares ........................................................

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Bibliografa......................................................................... 389

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A Marco y Francisco, mis hijos tan queridos.

A. del C.
A mi familia Acosta-Degrandi-Gill,
que est siempre conmigo.
E. G.

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Prlogo

Este libro est dirigido a todos aquellos que deseen organizar un evento, ya sea porque se casa una hija, porque
cumple aos un nieto, o porque simplemente quieren que
la prxima Navidad se festeje en su casa. Tambin, a quienes
no tienen experiencia en el tema pero sus tareas laborales
los enfrentan a este nuevo desafo; a los que alguna vez se
animaron a emprender este camino y hoy desean perfeccionarse, y a los que buscan hacer de la organizacin de eventos
su actividad profesional. Y tambin a los que creen (o crean
hasta ahora) que la logstica de un evento era una cuestin
de sentido comn el menos comn de los sentidos.
Es extraordinario celebrar, pero hay que hacerlo
bien. Disfrutando del evento, convirtindonos en los
mejores anfitriones, recibiendo correctamente a los invitados En definitiva, ofrecer lo mejor de nosotros mismos. Cmo hacerlo sin morir en el intento?
El mercado de los eventos, otrora reducido y selecto, hoy se ha transformado en la industria de las celebraciones. Los tiempos necesarios para su organizacin
se han ampliado, as como se ha intensificado la oferta
y la competencia de proveedores en una variedad
de rubros que no para de crecer. Y si bien el mercado ha
dado lugar a la aparicin de la figura del organizador
profesional, creemos que cada familia y cada empresa
puede llevar adelante la planificacin de sus propios
eventos, con el conocimiento, los recursos, la estructura
y el tiempo necesarios para hacerlo. Esas herramientas
imprescindibles componen las pginas de este libro.
El xito de los eventos siempre es un xito compartido entre muchos. Por eso, una vez que los invitados se
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han retirado, abrimos una botella de espumante para

brindar con todos los que lo hicieron posible.
***
De la misma manera, a medida que este proyecto iba
avanzando, no alcanz con un solo brindis. Muchas personas y empresas prestaron su ayuda generosa, aportando
su profesionalismo, y otras nos acompaaron
Nuestro especial agradecimiento a: Guillermo Aln,
de Miglen & Alen; mis hijos Marco y Francisco Antonacci; Esmeralda Azulay, organizadora profesional de
eventos; Enrique Braun y Eugenio Dimier, de B&D Comunicacin; Marcelo E. Cceres Manevy, director de la
Academia de Golf MCM; Alejandro Degrandi; Mnica
Deleis, nuestra editora; Ubaldo Enrquez; Vicky Gancedo,
de Home Flowers; Germn y Rubn, de Brusasca-Kuc
Couture; Damin Karmiol y Alejandro Quil, de Atzor;
Paula Mikulan, Art Consultant; Mara Ins Murtagh; el
padre Martn y Rosarito, de la parroquia San Francisco
Javier, de la Arquidicesis de Buenos Aires; Martn Palonsky, de Palonsky Videos; Juan Paronetto, de Comer y
Pasarla Bien; Jos Luis Prez Larrea, Alejandra Fontecha
y Javier Mayorga, mi equipo de Jefes de Trabajos Prcticos; Fernanda Prez, de Prez Lobeto Consultora en Recursos Humanos; Fernando Ricoy, de Crazy Party; el
equipo de Aguilar: Mercedes Sacchi, Julia Saltzmann,
Anala Rossi, que una vez ms confiaron en nosotras; Mara Marta Snchez; Nicols Teloni, director comercial de
CXT Sport Marketing Group; Ezra Martn Zayat y Yardena Falaq de Zayat, y a todos con los que hemos compartido algn tramo del camino.

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La organizacin de eventos

Qu es un evento?
Antoine de Saint-Exupry, en su maravilloso libro El principito, relata el siguiente dilogo entre el nio y el zorro:
Al da siguiente volvi el principito.
Hubiese sido mejor venir a la misma hora dijo el
zorro. Si vienes, por ejemplo, a las cuatro de la
tarde, comenzar a ser feliz desde las tres. Cuanto ms
avance la hora, ms feliz me sentir. A las cuatro me
sentir agitado e inquieto; descubrir el precio de la
felicidad! Pero si vienes a cualquier hora, nunca sabr a qu hora preparar mi corazn... Los ritos son
necesarios.
Qu es un rito? dijo el principito.
Es tambin algo demasiado olvidado dijo el zorro. Es lo que hace que un da sea diferente de los
otros das; una hora, de las otras horas. Entre los cazadores, por ejemplo, hay un rito. El jueves bailan
con las muchachas del pueblo. El jueves es, pues, un
da maravilloso. Voy a pasearme hasta la via. Si los
cazadores no bailaran en da fijo, todos los das se pareceran, y yo no tendra vacaciones.

El zorro ha comprendido inmejorablemente lo que

significa estar pendiente de una ceremonia; no slo los
sentimientos positivos que despierta en las personas, sino
el inters que agrega a la monotona de lo cotidiano: la espera de una fiesta puede disolver los aspectos negativos de
la rutina diaria.
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Con ese matiz de extraordinario que tiene un rito, en

el sentido ms lato, es decir, algo fuera de lo comn, nos introduciremos en el concepto de evento, que es como suele
denominarse ese acontecimiento para el cual, como sabiamente aconseja el zorro, es conveniente prepararse.
En trminos generales, se denomina evento a la
reunin de personas con el fin de celebrar en una fecha y
lugar determinados. Si nos remitimos a su etimologa,
existen varias acepciones: acontecimiento, dice la primera, la ms global; eventualidad, hecho imprevisto, o
que puede acaecer, dice la segunda.
En el idioma ingls por referir otra lengua en la que
el significado no presenta variaciones respecto de lo dicho, event significa something that takes place; an occurrence.
Entonces, surge el primer anlisis: hecho imprevisto?
Cmo puede ser que un evento sea un hecho imprevisto si se ha preparado con anticipacin, si es organizado
con la antelacin suficiente para asegurar su xito?
A quienes contamos con ms de veinte aos de experiencia en el mercado, nos cost mucho incorporar este
trmino, justamente porque su definicin contradice la
realidad profesional del trabajo de cada da. Precisamente,
ha sido el propio mercado la industria de los eventos,
como se denomina en la actualidad el que fue incorporando la utilizacin reiterada del vocablo, al que slo hace
unos pocos aos la Real Academia Espaola decidi incluir en la vigsima edicin del Diccionario de la Lengua.
La nueva acepcin, que ahora s refleja lo que en el uso
corriente se vena designando desde hace mucho tiempo,
lo describe como un suceso importante y programado,
de ndole social, acadmica, artstica o deportiva. Si bien
esta definicin parece un poco acotada, la realidad nos
muestra que se designan con la misma palabra sucesos de
carcter religioso, cultural, empresarial, ldico, protocolar y cientfico, sin descartar que, dados los cambios del
mundo en el que vivimos, otros rdenes se incorporen al
amplio espectro de su definicin.
Hace unos quince aos, la palabra evento no era de
uso comn en nuestro mercado; ni siquiera exista en
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Cmo organizar eventos exitosos y fiestas inolvidables

nuestro lxico. Era la poca en que se organizaban congresos y convenciones, para los que se recurra a personas especializadas en esas temticas, que podan contarse
con los dedos de las manos. Con el correr del tiempo,
surgi el primer curso de Organizacin de Congresos
y Convenciones en Buenos Aires (1999) y en el interior del pas, ante la demanda, que comenzaba a expandirse, y cuando las empresas empezaban a ganar protagonismo.
En esa poca no haba organizadores dentro del
staff de las compaas, y la actividad recaa en las secretarias y asistentes ejecutivas, que pronto vieron que se les sumaba una tarea ms a las que ya ocupaban debidamente
su tiempo. Fue entonces cuando se advirti la existencia de
un rea en visible expansin, demandante de habilidades
especficas, que exiga la pronta capacitacin de personal.
El sector al que solicitaron esa instruccin es el ya conocido de ceremonial y protocolo, ntimamente relacionado
con la organizacin de eventos.
El mercado creci sin tregua, y ese crecimiento empez a exigir mayor profesionalismo. Diariamente, aumenta el nmero de proveedores que brindan esos servicios y, recprocamente, tambin los clientes, que estn
cada vez ms al tanto de su organizacin, por lo que se
vuelven muy exigentes. As, es el propio consumidor el
que dictamina: Este evento est muy bien organizado,
o Ese evento tuvo una organizacin deficiente, basndose a veces slo en la evaluacin de los pequeos detalles, y desconociendo la dimensin de lo que es verdaderamente llevar a cabo un acontecimiento de este tipo.
Las compaas tomaron conciencia de esas crticas y,
como su objetivo final es satisfacer siempre al cliente, evitaron delegar exclusivamente en la secretaria de Direccin o de Presidencia la concrecin de esos proyectos. Es
as como ellas pasan a integrar el equipo organizador,
aunque sin asumir la parte operativa. En el organigrama
de esas compaas apareci una nueva funcin, a veces a
cargo del Departamento de Relaciones Pblicas o del de
Recursos Humanos: el organizador de eventos.
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Este organizador, que deba justificar su relacin de

dependencia, emprendi la noble tarea de enviar propuestas novedosas a la Presidencia, que rpidamente encontraron el eco esperado; una vez ms la imagen de la
empresa pas a ser el tema de mayor importancia. Al
mismo tiempo, comenzaron a crecer los organizadores free
lance y, en unos pocos aos, a especializarse tanto como su
negocio: organizan eventos empresariales o sociales, eventos deportivos o culturales, benficos o de alguna colectividad o grupo social. En ese proceso, pasan a ser mal vistos
quienes organizan eventos en todas las reas, porque supone una falta de profesionalidad. En definitiva, lo que el
mercado comenz a pedir es mayor especializacin.
En la actualidad, hay cientos de proveedores especficos, muchos de los cuales a su vez se dedican slo a un
tipo de acontecimiento: proveen productos o servicios
para eventos sociales, culturales o empresariales, pero
no para la totalidad. La especializacin es cada vez ms
amplia y requiere conocimientos especficos. No es casual
tampoco que cada da aumente el nmero de cursos dedicados a la capacitacin, que al inicio fueron ms breves y
luego ms prolongados, hasta convertirse en el fundamento de carreras terciarias o universitarias. La diferencia
entre los cursos iniciales y los que se dictan hoy en el mercado es notoria, no slo respecto a la extensin, sino en
cuanto al tratamiento de los temas, ms profundo y diverso. Los enfoques tienen una amplitud mayor, la experiencia es cada vez ms fecunda y productiva, y todo ello
porque la demanda del mercado se incrementa cada da.
Por esto, y luego de una extensa lectura de diccionarios, enciclopedias y trabajos realizados por colegas, intentaremos la definicin de evento desde un punto de vista
integral.
Podemos acordar que un evento es un suceso organizado con antelacin, al que se invita a un cierto nmero
de personas, y que se realiza en un lugar y con una finalidad determinados de antemano. Hablamos de suceso porque es algo que sucede, que existe, que se materializa, y
no una mera idea.
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