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realicen conforme al plan previamente establecido, y que así estas
actitudes informadas de forma periódica a toda la línea organizacional,
poder desarrollar de una manera pronta, eficiente y eficaz, las labores de
las unidades administrativas y con una buena optimización de recursos,
tanto materiales como humanos y que puedan se definidas como políticas
dentro de la organización.
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Ventajas de contar con un Manual de Procedimientos
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• Auxiliar al analista de procedimientos, en la revisión y simplificación
de los mismos.
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• Los relacionados con la competencia del personal.
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- La Investigación Documental: Se encuentra referida a realizar
investigación en los archivos de las diversas dependencias de la
administración o departamento, ubicando e identificando los escritos que
sean necesarios para la realización de las funciones de la dependencia o
entidad, tales como manuales, boletines, comunicaciones formales,
circulares, registros, entre otros, y que obviamente contengan datos que
sean de importancia.
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por ejemplo, un analista que utiliza cuestionarios para estudiar los
métodos de verificación de crédito, es un medio. El formato abierto
proporciona una amplia oportunidad para que quienes respondan
escriban las razones de sus ideas. Algunas personas sin embargo,
encuentran más fácil escoger una de un conjunto de respuestas
preparadas que pensar por sí mismas. Es muy utilizado debido a la
aceptación que tiene por las personas que responden a los mismos
debido a la libertad de respuesta que este les ofrece.
Tipos de Observación
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observar y para qué quiere hacerlo, lo cual implica que debe preparar
cuidadosamente la observación. Observar No Científicamente significa
observar sin intención, sin objetivo definido y por tanto, sin preparación
previa.
• Elaborar conclusiones
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se constituye una de las partes mas importantes para la elaboración de
los manuales, pues precisamente aquí donde se desentraña y diseña el
procedimiento, que posteriormente será plasmado en papel, esto
procurando siempre asegurarse de que los datos recabados sean
relevantes, precisos y sobre todo representativos. Invariablemente toda la
información debe ser validada tanto por el director del área, como por el
director general o titular de la de la dependencia, entidad, organismo
desconcentrado o empresa de participación municipal, todo esto para
garantizar la veracidad de la información recabada.
- Descripción de procedimientos
- Diagramas de flujo
• Dependencia.
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• Número progresivo de las actividades del proceso.
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Principios de Diagramación:
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formatos que forman parte de todo el procedimiento que se efectúa. En
este análisis de manera singular se tienen que considerar estos aspectos:
• ¿Qué se hace?
• ¿Por qué se hace?
• ¿Quién lo hace?
• ¿Cómo se hace?
• ¿Cuándo se hace?
• ¿Donde se hace?
• ¿Con qué se hace?
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entidad. En este mismo orden, la validación se realizará cuando se
recomiende una modificación o se realice una mejora al procedimiento.
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Portada: Ésta continúa después de la carátula, lleva el nombre del
manual, de la organización responsable de su aplicación y el lugar y la
fecha de edición.
Índice General: Es la presentación resumida y ordenada de los
elementos constitutivos del documento.
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• La descripción se iniciara con un verbo en infinitivo.
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Responsabilidades: Aquí se debe indicar quien es el responsable de la
elaboración, emisión, control, vigilancia del procedimiento; así como
también, quien es el responsable de la revisión y aprobación del mismo.
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Base Jurídica: Es la enumeración de los ordenamientos o normas
jurídico - administrativas que rigen la operación de la unidad,
específicamente capitulo, artículo y fracción que fundamentan el
procedimiento.
Glosario: Como parte final, se incluirá un compendio alfabético que habrá
de contener los conceptos referidos a las acciones o mecanismos
administrativos que se contemplan en el cuerpo del manual.
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En este mismo orden, resulta importante estudiar los volúmenes de
trabajo y la frecuencia con que se repiten estos, los procedimientos para
determinar la importancia de los mismos, y estar en posibilidad de hacer
sugerencias que permitan hacer de una manera más eficiente su
operatividad y la respuesta al público.
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