Administracin de Centros de Computo

ANLISIS DE PUESTOS
Antes de la creacin de un departamento de personal en una organizacin, los gerentes de cada rea suelen tener a su cargo todos los aspectos relativos al personal. Debido a su familiaridad con las funciones de las personas que estn a su cargo. A medida que aumenta el grado de complejidad de una organizacin, ms y ms funciones se delegan en el departamento de personal o de recursos humanos. A su vez, este departamento no suele poseer informacin detallada sobre los puestos de otros departamentos; esa informacin se debe obtener mediante el anlisis de puestos. El anlisis de puestos consiste en la obtencin, evaluacin y organizacin de informacin sobre los puestos de una organizacin. Es de destacarse que esta funcin tiene como meta el anlisis de cada puesto de trabajo y no el de las personas que lo desempean. Anlisis de puestos: es el procedimiento por el cual se determina las obligaciones del puesto y las caractersticas de las personas que se contrataran para ocuparlos Dos aspectos dentro del anlisis: descripcin del puesto (serie de tareas que conlleva el puesto de trabajo) y especificaciones del puesto (serie de requerimientos que tiene que tener la persona para optar al puesto) ELEMENTOS Aspectos laborales: tareas desempeadas en el puesto en que momento y por que Conductas humanas: conductas como revisar, comunicar, pulsar, e incluir informacin sobre exigencias de trabajo: levantar cargas pesadas, recorrer grandes distancias Maquinas, herramientas, equipo y auxiliares usados para trabajar: Estndares del desempeo: Contexto del puesto: se incluye condiciones para trabajar, el horario laboral y el contexto de la organizacin, la cantidad de personas con las que el interacta, incentivos por desempear el trabajo Requisitos humanos: requisitos humanos para el puesto, como los conocimientos o las habilidades relativos al trabajo (estudios, capacitacin, experiencia laboral), atributos personales requeridos USOS DE LA INFORMACIN DEL ANALISTA DE PUESTOS Dado que la planificacin de Recursos Humanos es el proceso a travs del cual se disea la forma de conseguir que la organizacin disponga de las competencias precisas en el momento oportuno, es claro que los responsables de elaborar los planes debern conocer tanto el contenido de los puestos de trabajo actualmente existentes en la empresa, como el de los que existirn en el futuro. De esta forma, podrn disear, a partir de los perfiles de dichos puestos, la forma de conseguir las competencias que debern reunir los empleados de la organizacin. Las actividades de reclutamiento solo permitirn acudir a las fuentes mas eficaces si se conocen las exigencias de los puestos de trabajo y, como consecuencia, las competencias que debern reunir las personas que los ocupan. Pero para conocer dichas exigencias, es preciso conocer antes el contendi de los puestos de trabajo, para poder definir los perfiles de competencias de los mismos Reclutamiento y seleccin del personal. Los responsables de la seleccin de persona solo podrn realizar su trabajo de forma eficaz, si conocen las competencias que deben reunir las personas contratadas; esto es, las exigencias del puesto. As, las tcnicas utilizadas dependern de las competencias que deban reunir los empleados que ocupen cada puesto Capacitaciones. Solo ser eficaz cuando el anlisis de necesidades, la planificacin y la implantacin de la misma se hacen dentro del marco definido por las exigencias de los puestos de

Administracin de Centros de Computo trabajo. De esta forma, los programas de capacitacin se disearan e impartir con el objetivo de activar o desarrollar las competencias que los empleados necesitaran en su trabajo Compensacin. Los planes salariales se deben apoyar, adems de en la evaluacin del rendimiento en el valor que los puestos tienen para la organizacin; esto es en los resultados de la valoracin de los puestos, en las exigencias en conocimiento, en las responsabilidades del puesto, en lo delicado de las funciones. Evaluacin del desempeo, con el anlisis me permite tener una lnea en la cual se espera el rendimiento de la persona dentro del puesto de trabajo, con ello podemos comparar lo que realiza la persona contra lo que se espera que desarrolle sus actividades, de esta forma podemos tener un parmetro para evaluar el desempeo. Las evaluaciones del potencial de los empleados, es decir, de su carrera futura en la empresa, no tendra sentido hacerlas en abstracto, sino en funcin de las exigencias de los puestos y comparando las mismas con los perfiles de competencias de los empleados. Planes de carrera. Se deben disear en base a las competencias exigidas por los puestos de trabajo, por lo que es preciso conocerlos, para poder definir tanto las exigencias de los mismos como la adecuacin de las personas para ocuparlos, y sus carencias. De esta forma, se podrn definir tanto los caminos profesionales que mas probablemente seguirn los empleados a lo largo de su carrera dentro de la organizacin, en base a la similitud de los perfiles de competencia de los puestos como los planes de carrera personales, esto es, el camino que seguir una persona en la empresa. Los planes de Prevencin y Seguridad obviamente deben partir del conocimiento de las tareas que se llevan a cabo en el puesto y de las condiciones en que se trabaja, esto significa del conocimiento de los puestos de trabajo. El anlisis nos proporcionara informacin sobre los riesgos de los puestos, sobre las actividades que implican fatiga o estrs, sobre las posturas o esfuerzos inadecuados y a partir de estas informaciones se podr actuar en el campo de la salud laboral, tanto desde el punto de vista preventivo como correctivo Diseo de puestos. El anlisis de puestos permitir disponer de informaciones referidas a los mismos y que en ocasiones indicaran la necesidad de modificar las funciones y tareas incluidas en algunos de ellos, las condiciones ambientales, las herramientas utilizadas, etc. Siempre con el objetivo de optimizar el rendimiento, la seguridad. Asegurar la asignacin completa de obligaciones

PASOS PARA EL ANLISIS DE PUESTO 1. Identifique para que usara la informacin, pues determinara que pasos deber recabar 2. repase la informacin importante como organigramas, graficas de procesos y descripciones de puestos 3. seleccione los puestos representativos que analizara (cuando tiene muchos puestos similares y ello requiere mucho tiempo) 4. analice el puesto, rena datos acerca de las actividades laborales, las conductas requeridas de los empleados, condiciones laborales, capacidades humanas necesarias para desempear el trabajo. 5. Repase la informacin con las personas que ocupan el puesto, con el objetivo de confirmar los datos 6. preparar la descripcin del puesto y una especificacin del puesto

Administracin de Centros de Computo MTODOS PARA RECABAR INFORMACIN PARA EL ANLISIS Obtencin de informacin para el anlisis de puestos Los analistas de puestos obtienen informacin relativa a los empleos y a quienes los desempean. Antes de estudiar cada puesto, los analistas estudian la organizacin; sus objetivos, sus caractersticas, sus insumos (personal, materiales y procedimientos), se estudian los informes que generan varias fuentes, como la empresa misma, otras entidades del ramo, ciertos informes oficiales respecto al trabajo que se debe analizar. Provistos de un panorama general sobre la organizacin y su desempeo, los analistas: 9 Identifican los puestos que es necesario analizar 9 Preparan un cuestionario de anlisis del puesto 9 Obtienen informacin para el anlisis de puestos Identificacin de puestos El primer paso para el anlisis de un puesto es proceder a su identificacin. Esta tarea resulta realmente sencilla en un departamento informtico. En una rea de gerencia informtica es posible que se recurra a la nomina, a los organigramas vigentes, en caso de haberlos o a una investigacin directa con los empleados, supervisores y gerentes, aunque esta atrasad, un anlisis de puestos anterior resulta de mucha utilidad. Desarrollo de cuestionarios. Los cuestionarios para el anlisis de puestos tienen como objetivo la identificacin de labores, responsabilidades, habilidades, conocimientos y niveles de desempeo necesarios en un puesto especifico. Es esencial que los datos obtenidos sean uniformes para que puedan ser validos para los procedimientos. identificadores del puesto El cuestionario procede en primer lugar a identificar el puesto que se describir mas adelante, as como la fecha o fechas en que se elaboro la ultima descripcin. Antes de continuar es preciso verificar esta informacin para: a) no utilizar datos atrasados (los puestos cambian mucho con el tiempo) b) No aplicar la informacin a otro puesto. Deberes y responsabilidades Muchos formatos especifican el propsito del puesto y la manera en que se lleva a cabo. Ello proporciona una rpida descripcin de las labores. Los deberes y responsabilidades especficos permiten conocer a fondo las labores desempeadas. Especialmente en los casos de puestos gerenciales, estos puntos revisten inters primordial; pueden aadirse preguntas adicionales para precisar reas de responsabilidades en la toma de decisiones, el control, la organizacin, la planeacin y otras reas. Requerimientos humanos y entorno laboral. Esta parte del cuestionario describe los conocimientos, habilidades, requisitos acadmicos, experiencia y otros factores necesarios para la persona que deba desempear un puesto. Esta informacin es vital para proceder a llenar una vacante o efectuar una promocin. Asimismo, esta informacin permite la planeacin de programas de capacitacin especifica.

Administracin de Centros de Computo Niveles de desempeo Especialmente en el caso de muchas funciones industriales, suelen fijarse niveles mnimos normales y mximos de rendimiento. La necesidad de fijar un nivel mnimo es obvia, ya que no alcanzarlo puede influir negativamente en la normas de calidad. El analista de puesto deber recurrir en muchas ocasiones a la ayuda de los supervisores, para determinar dichos niveles. Recoleccin de datos Resulta imposible observar invariablemente la misma tcnica de recoleccin de datos, dada la gran variedad de entornos en que podra operar un analista. He aqu las mas frecuentes: 1. Entrevistas: el analista visita personalmente a la persona que puede proporcionarle informacin relevante sobre algn puesto. La entrevista puede basarse en el cuestionario general, al cual pueden agregrsele preguntas que abarquen las variantes concretas que presente el puesto. Cuando se opta por este sistema que ofrece mxima confiabilidad, pero asimismo un alto costo suele entrevistarse tanto a las personas que desempean el puesto como a sus supervisores. 2. Comit de evaluadores. Aunque igualmente costoso o probablemente aun mas el metodo de recabar las opiniones de un grupo de expertos reunidos ex profeso para analizar un puesto permite un alto grado de confiabilidad. Es especialmente til cuando el puesto evaluado es de importancia vital y es desempeado pro numerosas personas. Por regla general la aportacin de cada participante aade valiosa informacin y permite iluminar aspectos poco claros. 3. Observacin directa: este mtodo resulta lento, costoso y en potencia mas susceptible de conducir a errores. Un analista no podr registrar, por ejemplo, las actividades que el empleado efectua una vez al mes, a menos que permanezca durante todo un mes en su labor de observacin 4. El mtodo ideal: la disposicin a adaptarse a las diversas necesidades, la posibilidad de mostrar la flexibilidad en los procedimientos y el sentido comn constituyen la mezcla optima para los procedimientos de evaluacin de puestos. Las entrevistas entrevistas individuales con cada empleado entrevistas de grupo entrevista a supervisores o encargados Cuestionarios: es importante decidir que tan estructurado debe estar, las ventajas son: va rpida para obtener informacin de muchos empleados, mas barato que una entrevista; la desventaja es en prepararlo y comprobar que sea entendido puede llevar tiempo y costo La observacin: til cuando los puestos incluyen mucha actividad fsica observable, obrero, conserje y oficinista contable son ejemplos. Caso contrario cuando el puesto entraa una gran actividad mental no se puede medir. La entrevista y la observacin se utilizan ambas Las bitcoras de los trabajadores: da un panorama completo de las actividades ya que quedan registradas en ellas.

Administracin de Centros de Computo UNIDAD INFORMTICA CUESTIONARIO ANLISIS DE PUESTO (FORMA 110 JMG) A Identificacin del puesto 1 Nombre del puesto: ________________________________ 2 otros atributos:_________ 3 Divisin(es) ______________________________________ 4 departamento__________ Actualizacin del anlisis 1 Forma del anlisis de puesto revisan en: ________________________________________ 2 Revisin previas efectuadas en: ______________________________________________ 3 Anlisis de puesto efectuado por: _____________________________________________ Descripcin resumida Descripcin sumaria del puesto, actividades, caractersticas ms relevantes _____________ __________________________________________________________________________ Responsabilidades 1 La responsabilidad de este puesto se clasifica primordialmente como de carcter: Tcnico ingeniero administrativo gerencial 2 Elabore una relacin de las principales responsabilidades y el porcentaje de tiempo laboral dedicado a cada una: a. _____________________________________ ____________________% b _____________________________________ ____________________% c _____________________________________ ____________________% 3 Elabore una relacin de las responsabilidades secundarias y el porcentaje del tiempo laboral consagrado a cada una a. _____________________________________ ____________________% b. _____________________________________ ____________________% c. _____________________________________ ____________________% Responsabilidad Cules responsabilidades se encuentran adscritas a este puesto y cual es su peso relativo? Responsabilidad a. Operacin de equipo y/o herramienta b. Uso de materiales c. Proteccin de equipos y/o herramienta d. Mantenimiento e. Supervisin del trabajo de otras personas f. seguridad F. secundaria ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ primaria ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________

C D

Caractersticas fsicas personales 1 Qu caractersticas fsicas debe poseer quien desempee este puesto? _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________

Administracin de Centros de Computo 2 Cules de las caractersticas descritas a continuacin son deseables o esenciales, y en que grado? Caracterstica 1 Agudeza visual 2 Agudeza auditiva 3 capacidad tctil 4 coordinacin tacto visual 5 vigor muscular 6 altura 7 salud 8 iniciativa 9 creatividad 10 nivel acadmico No necesaria ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ Deseable ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ Esencial ____________ ____________ ____________ ____________ ____________ ____________ ____________ ____________ ____________ ____________

G.

3 Experiencia Irrelevante Importante Imprescindible Debe poseer _________(aos) de experiencia en la funcin de ______________________ Ambiente laboral 1 En que condiciones fsicas trabaja la persona que desempea este puesto? _________ _______________________________________________________________________ 2 Esta sometido el empleado a presiones psicolgicas especiales? _________________ ________________________________________________________________________ Condiciones sanitarias y de seguridad 1 Describa detalladamente las circunstancias peligrosas de este puesto ______________ 2 Se requiere usar equipo especial de seguridad? _______________________________ Niveles de desempeo 1 En qu trminos se mide el desempeo de este puesto? ________________________ _______________________________________________________________________ 2 Qu factores identificables contribuyen mas al desempeo adecuado de este puesto? _______________________________________________________________________ Comentarios varios Existen comentarios especficos que desee efectuar? ____________________________ ________________________________________________________________________

_________________________ Firma del analista de puesto

Administracin de Centros de Computo Aplicaciones de la informacin sobre anlisis de puestos La informacin sobre los diversos puestos de una compaa puede emplearse en tres formas principales: para la descripcin de puestos, para las especificaciones de una vacante y para establecer niveles de desempeo necesarios para una funcin determinada. Descripcin de puestos Una descripcin de puestos es una forma escrita que explica los deberes, las condiciones de trabajo y otros aspectos relevantes de un puesto especifico. Todas las formas para la descripcin de puestos deben tener un formato igual dentro de la compaa; incluso si se trata de puestos de diferente nivel pueden precisarse caractersticas relevantes, pero es indispensable que se siga la misma estructura general para preservar la compatibilidad de los datos. Datos bsicos Una descripcin de puestos puede incluir informacin como el cdigo que se haya asignado al puesto, en el caso de organizaciones grandes. Uno de los datos que puede incluir el cdigo es, por ejemplo la clave del departamento, y el numero de personas que lo desempean.

Fecha dato: esencial para determinar si la descripcin se encuentra actualizada o no Datos de la persona: que describi el puesto informacin especialmente til para que el departamento de personal verifique la calidad de su desempeo y pueda proporcionar retroalimentacin a sus analistas Localizacin: incluye el departamento, divisin, turno, en que se ubica el puesto Jerarquita: aclara las incgnitas que pudieran presentarse cuando sea necesario establecer niveles de compensacin Supervisor: la persona que ejerce autoridad directa sobre el puesto esta vinculada de muchas maneras con el desempeo que se logre Caractersticas especiales: Es importante saber si un puesto esta sometido al rgimen de pagos por tiempo extra, si se pueden pedir cambios de horarios, si debe disponibilidad para viajar.

Resumen del puesto Despus de la seleccin de identificacin, suele continuarse con un resumen de las actividades que se deben desempear. Es ideal que el resumen conste de pocas frases, precisas y objetivas. Condiciones de trabajo. No solo las condiciones fsicas del entorno en que debe desempearse la labor, sino tambin las horas de trabajo, los riesgos profesionales, la necesidad de viajar y otras caractersticas. Aprobaciones. Debido al hecho de que las descripciones de puestos influyen mucho en las decisiones sobre personal, es preciso verificar su precisin. Esa verificacin la pueden efectuar el supervisor analista, el gerente de informtica el cual se ubica el puesto. Especificaciones del puesto La diferencia entre una descripcin de puesto y una especificacin de puesto estriba en la perspectiva que se adopte. La descripcin define que es el puesto. La especificacin describe que tipo de demandas se hacen al empleado y las habilidades que debe poseer; es una pormenorizacion de las caractersticas humanas que debe poseer la persona que desempea el puesto.

Administracin de Centros de Computo Niveles de desempeo El anlisis del puesto permite tambin fijar los niveles de desempeo del puesto, que suman dos propsitos: ofrecer a los empleados pautas objetivas que deben intentar alcanzar y permitir s a los supervisores un instrumento imparcial de medicin de resultados. Los empleados se benefician de este aspecto por que su moral permanece alta cuando advierten que han logrado las metas del puesto. Sin metas que lograr un empleado puede sentir que su posicin es similar a la de un velero que avanza en el mar a toda velocidad. Por otra parte, los supervisores tambin se benefician. Sin niveles de medicin, es imposible medir el desempeo logrado en un puesto.