BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Diklat dianggap sebagai faktor penting dalam peningkatan kinerja pegawai, proses dan organisasi, sudah luas diakui. Tapi masalahnya banyak diklat yang diselenggarakan oleh suatu organisasi tidak atau kurang memenuhi kebutuhan sesungguhnya. Misalnya yang diperlukan sesungguhnya adalah pelatihan B tetapi yang dilakukan A, akibatnya investasi yang ditanamkan melalui diklat kurang dapat dilihat hasilnya. Kenyataan yang sering terjadi juga pada saat pembukaan diklat, peserta diklat tidak mencapai jumlah alokasi yang telah ditentukan bahkan sampai 3 hari setelah pembukaan masih kurang peserta diklat. Hal ini menandakan Diklat tersebut sudah mengalami kejenuhan atau materi diklat sudah tidak sesuai dengan kebutuhan peserta diklat. Di lain sisi, banyak alasan pegawai menolak mengikuti diklat, antara lain : 1. Mendapat perintah menjalankan tugas lainnya. 2. Tidak mau tinggal di mess dengan alasan keluarga. 3. Setelah mengikuti diklat mendapat tugas yang tidak sesuai dengan hasil diklat. 4. Kehilangan pekerjaan/penghasilan tambahan. Dan sangat kontradiksi bila kita menanyakan kepada mereka yang menjadi peserta diklat tentang tujuannya mengikuti diklat, antara lain : 1. Menambah wawasan. 2. Menambah angka kredit untuk promosi kenaikan pangkat atau jabatan. 3. Mengikuti perintah atasan. 4. Istirahat dari pekerjaan rutin. Timbulnya masalah ini tentu disebabkan banyak hal. Salah satunya terletak pada Analisis Kebutuhan Diklat (Training Needs Assessment/TNA)-nya yang tidak pernah dilakukan dengan benar. Untuk mengatasi permasalahan tersebut, perlu diadakan suatu analisis kebutuhan diklat khususnya di satuan kerja.

Analisis Kebutuhan Diklat adalah proses kegiatan yang bertujuan untuk menemukenali adanya kesenjangan kompetensi (pengetahuan, sikap dan ketrampilan) yang dapat

ditingkatkan melalui diklat. Kegiatan AKD/TNA diharapkan akan menghasilkan jenis-jenis diklat yang dibutuhkan oleh organisasi, sehingga dapat mewujudkan diklat yang tepat sasaran, tepat isi kurikulum dan tepat strategi untuk mencapai tujuan. Melalui kegiatan Analisis Kebutuhan Diklat, maka idealnya setiap program yang disusun dan dijabarkan dalam bentuk kegiatan merupakan perwujudan dari pemenuhan kebutuhan. Hasil yang diharapakan dari Analisis Kebutuhan Diklat akan memperjelas kaitan antara pelaksanaan pendidikan dan pelatihan dengan peningkatan kinerja lembaga yang merupakan akumulasi dari kinerja para pejabat di dalam suatu organisasi, disebutkan demikian karena setiap pejabat yang dilengkapi dengan jenis-jenis diklat yang dibutuhkan, selanjutnya akan dapat melaksanakan setiap rincian tugas dalam jabatannya.

BAB II PEMBAHASAN

A. Analisa Kebutuhan Diklat (Training Needs Assessment/TNA) 1. Definisi Analisis Kebutuhan Diklat Langkah paling utama dan pertama dalam penyusunan rancang bangun suatu program diklat adalah kegiatan Analisis Kebutuhan Diklat (AKD) atau Training Needs Assessment (TNA). Analisis kebutuhan Diklat memiliki kaitan erat dengan perencanaan Diklat. Perencanaan yang paling baik didahului dengan identifikasi kebutuhan. Kebutuhan pendidikan dan pelatihan dapat dilihat dengan membandingkan antara tingkat pengetahuan dan kemampuan yang diharapkan (sebagaimana terlihat pada misi, fungsi dan tugas) dengan pengetahuan dan kemampuan yang senyatanya dimiliki oleh pegawai. Menurut Morrison (2001: 27), kebutuhan (need) adalah kesenjangan antara apa yang diharapkan dengan kondisi yang sebenarnya, keinginan adalah harapan ke depan atau citacita yang terkait dengan pemecahan terhadap suatu masalah. Sedangkan analisa kebutuhan adalah alat untuk mengidentifikasi masalah guna menentukan tindakan yang tepat. (Morrison, 2001: 27). Kebutuhan menurut Briggs (dalam Konsep Dasar AKD LAN, 2005 : 9) adalah ketimpangan atau gap antara apa yang seharusnya dengan apa yang senyatanya. Gilley dan Eggland (dalam Konsep AKD LAN, 2005 : 9) menyatakan bahwa kebutuhan adalah kesenjangan antara seperangkat kondisi yang ada pada saat sekarang ini dengan seperangkat kondisi yang diharapkan. Kebutuhan pelatihan dapat diketahui sekiranya terjadi ketimpangan antara kondisi (pengetahuan, keahlian dan perilaku) yang senyatanya ada dengan tujuan-tujuan yang diharapkan tercipta pada suatu organisasi.

Analisis Kebutuhan Diklat menurut Rosset dan Arwady (dalam Konsep Dasar AKD LAN) menyebutkan bahwa Training Needs Assessment (TNA) adalah suatu istilah yang dipergunakan dalam analisis untuk memahami permasalahan kinerja atau permasalahan yang berkaitan dengan penerapan teknologi baru. Dinyatakan Rosset bahwa Training Needs Assessment yang selanjutnya disebut analisis kebutuhan diklat atau penilaian kebutuhan

Diklat sering kali di sebut pula sebagai analisis permasalahan, analisis pra diklat, analisis kebutuhan atau analisis pendahuluan.

Berdasarkan pengertian diatas, maka dapa disimpulkan TNA merupakan sebuah analisis kebutuhan workplace secara spesifik dimaksud untuk menetukan apa sebetulnya kabutuhan pelatihan yang menjadi prioritas. Informasi kebutuhan tersebut akan dapat membantu organisasi dalam menggunakan sumber daya (dana, waktu dll) secara efektif sekaligus menghindari kegiatan pelatihan yang tidak perlu. TNA dapat pula dipahami sebagai sebuah investigasi sistematis dan komprehensif tentang berbagai masalah dengan tujuan mengidentifikasi secara tepat beberapa dimensi persoalan, sehingga akhirnya organisasi dapat mengetahui apakah masalah tersebut memang perlu dipecahkan melalui program pelatihan atau tidak. Analisis kebutuhan pelatihan dilakukan melalui sebuah proses tanya jawab (asking question getting answers). Pertanyaan diajukan kepada setiap karyawan dan kemudian membuat verifikasi dan dokumentasi tentang berbagai masalah dimana akhirnya kebutuhan pelatihan dapat diketahui untuk memecahkan masalah tersebut. 2. Jenis Tingkatan Kebutuhan Diklat Tidak semua masalah kinerja dapat dipecahkan dengan diklat. Diklat dapat digunakan untuk memecahkan masalah yang berkaitan dengan kurangnya pengetahuan, keterampilan, dan sikap. Berdasarkan tingkat kebutuhannya, Kebutuhan Diklat dibedakan menjadi Kebutuhan Tingkat Organisasi, Tingkat Jabatan dan Tingkat Individu.

1) Kebutuhan Diklat Tingkat Organisasi Kebutuhan Diklat Tingkat Organisasi merupakan himpunan data umum dari bagian atau bidang yang mempunyai kebutuhan Pelatihan. Analisis kebutuhan pelatihan yang didasarkan pada kebutuhan strategis

kelompok/organisasi. Kebutuhan strategis kelompok/organisasi dirumuskan dengan mengacu pada dua elemen pokok :

Strategi kelompok/organisasi Nilai-nilai kelompok/organisasi

Pertanyaan yang dapat diajukan di tingkat analisis ini antara lain:

Apakah visi dan strategi kelompok/organisasi ? Adakah faktor-faktor kunci yang menghambat pencapaian visi dan strategi kelompok/organisasi ?

Faktor-faktor apa sajakah yang harus ditingkatkan dalam pencapaian visi kelompok/organisasi ?

Analisis di tingkat ini berusaha mengetahui apa tujuan yang ingin dicapai oleh kelompok/organisasi dan juga apakah ada cukup sumberdaya di dalam kelompok/organisasi untuk memastikan bahwa perbaikan yang ingin dicapai dapat terjadi. Setelah diidentifikasi, secara naratif ditunjukkan kondisi nyata mengenai

kelompok/organisasi baik yang terkait dengan tugas terhadap suatu fungsi/posisi/jabatan tertentu, kemampuan dan keterampilan setiap individu, dan sejauh mana pencapaian visi kelompok/organisasi. Untuk menganalisa kebutuhan pelatihan apa yang bisa diterapkan, perlu dipetakan hasil identifikasi tersebut. Selanjutnya hasil training need

assessment (identifikasi dan analisis kebutuhan pelatihan) dapat dipetakan dalam bentuk matrik tabel analisis kebutuhan pelatihan.

Visi, value, dan Faktor kunci Analisis kekuatan dan Kesenjangan strategi efektivitas dan kelemahan faktor yang faktor mempengaruhi pencapaian kelompok/organisasi keberhasilan organisasi visi organisasi Faktor yang Faktor yang Kebutuhan kuat lemah pelatihan

Visi

Value

Strategy

Contoh matrik tabel analisa tingkatan organisasi

2) Kebutuhan Diklat Tingkat Jabatan (Tugas) Adanya kesenjangan KSA (knowledge, Skill, Attitude) yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan baik yang bersifat periodik/ insidentil. Kebutuhan Diklat tingkat jabatan dapat diketahui dengan mempergunakan analisis misi, fungsi, tugas dan sub tugas yang diuraikan menjadi kompetensi-kompetensi. Kemudian kompetensi-kompetensi itu dikelompokkan sedemikan rupa sehingga menghasilkan standar diklat untuk tiap-tiap jabatan.Analis yang berfokus pada kebutuhan tugas yang dibebankan pada satu posisi/fungsi tertentu. Tugas dan tanggungjawab posisi ini dianalisa untuk diketahui jenis ketrampilan apa yang dibutuhkan. Dari sini, kemudian dapat ditentukan jenis pelatihan semacam apa yang
6

diperlukan. Jadi dalam analisa ini, yang menjadi fokus adalah tugas posisi, bukan orang yang memegang posisi tersebut. Melalui metode task analysis ini, kemudian bisa disusun semacam kurikulum pelatihan yang bersifat standard dan terpadu. Beragam jenis pelatihan ini kemudian menjadi pelatihan yang wajib diikuti oleh setiap orang yang menduduki posisi/fungsi tersebut.Pertanyaan yang dapat diajukan di tingkat analisis ini antara lain:

Apa sajakah tugas dan tanggung jawab dari pekerjaan/fungsi tertentu ? Apakah ada perubahan tugas dan tanggung jawab dalam pekerjaan/fungsi sehubungan dengan adanya perubahaan kebijakan di tingkat kelompok/organisasi ?

Ketrampilan dan pengetahuan apa sajakah yang perlu dimiliki agar dapat memenuhi tugas dan tanggungjawabnya secara kompeten ?

Jenis tugas

Uraian pelaksanaan tugas

Kompetensi yang ada

Kompetensi yang "Gap" harus dimiliki kompetensi Kebutuhan pelatihan

Contoh matrik tabel analisa tingkatan tugas (Task Analysis)

3) Kebutuhan Diklat Tingkat Individu Berkaitan dengan siapa dan jenis diklat apa yang diperlukan. Kebutuhan Diklat tingkat individu dapat disusun dengan mempergunakan TNA Tool (Training Needs Assessment), yakni dengan membandingkan kesenjangan standar kompetensi dalam jabatan terhadap kompetensi yang dimiliki oleh seorang PNS yang bekerja dalam unit jabatan tersebut.Analisis
7

yang berfokus pada level kompetensi orang yang memegang posisi tertentu. Analisa ditujukan untuk mengetahui kekurangan dan area pengembangan yang dibutuhkan oleh orang tersebut. Dari sini, kemudian dapat disusun jenis pelatihan apa saja yang diperlukan untuk orang tersebut. Dalam analisa ini biasanya telah ditetapkan beragam jenis kompetensi dan juga standar level kompetensi yang diperlukan untuk suatu posisi tertentu. Pertanyaan yang dapat diajukan di tingkat analisis ini antara lain:

Ketrampilan dan pengetahuan apa saja yang sudah dimiliki ? Pelatihan apa saja yang sudah diikuti ? Cara pelatihan seperti apa yang paling dapat memenuhi kebutuhan individu ? Pelatihan di ruang kelas, pelatihan di tempat kerja, atau metode lain? Apakah lebih baik menggunakan trainer dari luar atau dari dalam organisasi ?

Daftar Individu

Kompetensi ada saat ini

yang Kompetensi diharapkan

yang "Gap" kompetensi Kebutuhan pelatihan

Contoh matrik tabel analisa tingkatan individu (Person Analysis)

3. Fungsi Dan Manfaat Analisis Kebutuhan Diklat Hasil TNA adalah identifikasi performance gap. Kesenjangan kinerja tersebut dapat diidentifikasi sebagai perbedaan antara kinerja yang diharapkan dan kinerja aktual individu. Kesenjangan kinerja dapat ditemukan dengan mengidentifikasi dan mendokumentasi standar atau persyaratan kompetensi yang harus dipenuhi dalam melaksanakan pekerjaan dan mencocokkan dengan kinerja aktual individu tempat kerja. Adapun fungsi dari analisis kebutuhan diklat adalah : 1) Mengumpulkan informasi tentang skill, knowledge dan feeling pekerja; 2) Mengumpulkan informasi tentang job content dan job context; 3) Medefinisikan kinerja standar dan kinerja aktual dalam rincian yang operasional; 4) Melibatkan stakeholders dan membentuk dukungan; 5) Memberi data untuk keperluan perencanaan Ada beberapa manfaat yang dapat diambil dari kegiatan analisis kebutuhan diklat, yaitu manfaat langsung dan tidak langsung. Manfaat langsung adalah : 1) Menghasilkan program diklat yang disusun sesuai dengan kebutuhan organisasi, jabatan dan individu. 2) Sebagai dasar penyusunan program diklat yang tepat. 3) Menambah motivasi peserta diklat dalam mengikuti diklat karena sesuai dengan minat dan kebutuhannya. Sedangkan manfaat tidak langsung adalah : 1) Menjaga produktivitas kerja 2) Meningkatkan produktivitas dalam menghadapi tugas-tugas baru. 3) Efisiensi biaya organisasi

4. Teknik Analisis Kebutuhan Diklat Merancang Analisis Kebutuhan Diklat dengan merumuskan masalah dan tujuannya melalui model-model analisis kebutuhan diklat. Model tersebut sebagai berikut : 1. Model Internal. Kebutuhan diklat pada model ini dilihat dari dalam organisasi. Aktivitas dimulai dengan analisis kesenjangan antara tingkah laku dan keberhasilan pegawai dalam melaksanakan tugas, dibandingkan dengan tujuan dan sasaran yang telah ditentukan. 2. Model Eksternal. Kebutuhan diklat pada model ini dilihat dari luar organisasi. Aktivitas dimulai dengan melihat manfaat dari hasil didik bagi masyarakat atau organisasinya. 3. Model Gabungan. Model ini mengacu pada model sistem organisasi bahwa sesuatu terjadi di dalam organisasi tidak dapat lepas dari apa yang terjadi di luar organisasi (lingkungan eksternal mempengaruhi lingkungan internal) Dalam melakukan analisis kebutuhan diklat, ada tiga teknik pendekatan yang umum digunakan dalam menentukan kebutuhan diklat, yaitu : 1. Pendekatan Analisis Kinerja Langkah-langkah dalam prosedur analisis kinerja tersebut adalah sebagai berikut : 1) 2) 3) 4) 5) 6) mengidentifikasi standar kinerja mengidentifikasi kinerja mengidentifikasi dan merumuskan masalah mengidentifikasi bukti-bukti masalah mengidentifkasi penyebab masalah mengidentifikasi pemecahan masalah.

10

2. Pendekatan Focus Group dan Nominatif Group Focus Group Technique (FGT) adalah suatu teknik yang dapat digunakan untuk mencari dan menentukan fokus dari suatu kegiatan sesuai dengan kebutuhan kelompok. Teknik ini bersifat kualitatif yang dalam proses pelaksanaannya memerlukan bantuan seorang fasilitator. Dalam penerapan FGT kelompok bisa terdiri dari calon peserta diklat, widyaiswara, penyelenggara diklat dan unsur kepegawaian. Hal-hal yang perlu diperhatikan, adalah : 1. Jumlah anggota sebaiknya antara 8 12 orang 2. Tempat duduk disusun membentuk huruf U 3. Satu orang fasilitator pada setiap kelompok dibantu oleh seorang pencatat 4. Ide atau gagasan dikemukakan dengan menjawab empat pertanyaan yang telah disiapkan secara tertulis. 5. Partisipasi aktif dari semua anggota kelompok sangat diperlukan. Peran fasilitator sangat penting untuk memotivasi anggota dalam menyampaikan ide atau gagasan. 6. Tidak ada tanggapan, sanggahan atau diskusi terhadap ide atau pemikiran yang disampaikan anggota. 7. Posisi semua anggota kelompok adalah sama, tidak memandang status atau jabatan. Untuk menggali ide atau gagasan, empat pertanyaan yang diajukan adalah : 1. Ketrampilan/pengetahuan dan kemampuan pribadi apakah yang anda miliki pada saat menduduki jabatan sekarang? 2. Ketrampilan/pengetahuan dan kemampuan pribadi apakah yang pada kenyataannya anda perlukan dan telah anda pergunakan dalam menyelesaikan tugas pokok dan fungsi anda selama ini? 3. Ketrampilan/pengetahuan dan kemampuan pribadi apakah yang menurut anda sangat diperlukan untuk dapat menyelesaikan tugas pokok dan fungsi anda selama ini? 4. Darimana dan bagaimanakah cara memperoleh pengetahuan, ketrampilan dan kemampuan yang diperlukan dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsi anda?

11

Setelah proses focus group selesai dilanjutkan dengan nominal group technique (NGT). Ada empat kegiatan pokok dalam NGT, yaitu : 1. Para anggota kelompok menuliskan ide atau gagasan pada selembar kertas (Listing) 2. Daftar ide atau gagasan dari para anggota kelompok tersebut dicatat pada kertas flipchart (Recording) 3. Dilakukan klasifikasi, penyederhanaan dan kombinasi ide atau gagasan untuk menghindari duplikasi (Collating). 4. Para anggota kelompok melakukan penilaian secara individual untuk menentukan prioritas (Prioritizing) 3. Pendekatan D I F (Difficulties, Importance, Frequency). DIF analisis adalah analisis kebutuhan diklat yang berdasarkan pada job analisis (Analisis Jabatan) yang diikuti dengan mencari tingkat kesulitan (difficulties/D), tingkat kepentingan (importance/I) dan tingkat keseringan (frequency/F). Berdasarkan tingkat-tingkat tersebut dicari analisis job manakah yang paling D, I, F. Dari hasil tersebut, maka patut dicurigai terdapat kesenjangan ketrampilan. Mengapa patut dicurigai?, karena harus dikenali kemungkinan adanya indikator pelatihannya dengan menggunakan pertanyaan mengapa. Disamping itu kita harus juga melaksanakan wawancara dengan atasan yang bersangkutan (responden) untuk mengetahui standar prestasi responden. Apakah yang bersangkutan sudah memenuhi standar yang ditentukan. Jika terdapat prestasi yang di bawah standar, maka dilakukan analisis lebih lanjut dalam rangka penemuan kebutuhan diklat. Hal ini dimungkinkan, bahwa ada kemungkinan prestasi di bawah standar tersebut bukan disebabkan oleh kurangnya pengetahuan dan ketrampilan, namun karena indikator lain seperti sarana dan prasarana.

12

DAFTAR PUSTAKA Dephutbun dan ITTO. Modul Pelatihan : Pelatihan Desain Pelatihan. Bogor: Departemen Kehutanan dan Perkebunan dan International Tropical Timber Organization, 2000. Haryono, Anung. Analisis Kebutuhan Pelatihan/Pembelajaran. Jakarta: Prenada Media, 2004. Hermasjah dan Azhari. Identifikasi Kebutuhan Diklat, Bahan Ajar Diklat Kewidyaiswaraan Tingkat Pertaman. Jakarta: LAN, 2002 LAN. Model-Model Diklat Analisis Kebutuhan Diklat. Jakarta: Pusat Pembinaan dan Pelatihan Teknik Menejemen, 1999. Irianto Jusuf. Prinsip-prinsip Dasar Manajemen Pelatihan (Dari Analisis Kebutuhan Sampai Evaluasi Program Pelatihan), Insani Cendekia, Jakarta, 2001. Mangkuprawira, Sjafri. Manajemen Sumber Daya Manusia Strategik, Ghalia Indonesia, Jakarta Selatan, 2004.

13