Administração de Recursos Materiais e Patrimoniais II

FUNDAO GAMMON DE ENSINO
Faculdade de Cincias Gerenciais
Administrao de Recursos Materiais e Patrimoniais II
Prof. Antonio Marcos Montai Messias | Administrao de Rec. Materiais e Patrimoniais II | 4 Termo
Sumrio
Gesto de Compras
Atribuies e funes bsicas A organizao do setor de compras
Modalidades de compras e contrataes

Cadastro e seleo de fornecedores Softwares no processo de compras Conduta tica em compras Aquisio de recursos patrimoniais
Aquisio de empreendimentos e equipamentos
Compras no Servio Pblico

Legislao especfica Licitaes pblicas Modalidades e limites Compras eletrnicas
Noes de almoxarifado e recebimento de materiais
Gesto de compras
Gesto de compras: - assunto estratgico; - centro de lucros.
Valor total c/ compras: de 50% a 80% da renda bruta
Atribuies e funes bsicas

Compras pode ser conceituada como a atividade de procurar e providenciar a entrega de materiais, na qualidade especificada e no prazo necessrio, a um preo justo, para o funcionamento, a manuteno ou a ampliao da empresa.

O ato de comprar inclui as seguintes etapas: 1. Determinao do que, de quanto e de quando comprar; 2. Estudo dos fornecedores e verificao de sua capacidade tcnica, relacionandoos para consulta; 3. Promoo da concorrncia, para a seleo do fornecedor; 4. Fechamento do pedido, mediante autorizao do fornecimento ou contrato; 5. Acompanhamento ativo durante o perodo entre o pedido e a entrega; 6. Encerramento do processo, aps o recebimento do material, controle da qualidade e da quantidade

Processamento de Compra Cadastro de Fornecedores
Pedido de Compra
Negociao
Julgamento
Concorrncia
Adjudicao do Pedido
Diligenciamento (Follow-up)
Recebimento
Figura : Amplitude da compra (VIANA, 2006)

6 Prof. Antonio Marcos Montai Messias | Administrao de Rec. Materiais e Patrimoniais II | 4 Termo
Organizao do setor de compras

Considerando alguns princpios fundamentais e outros complementares a estrutura funcional do Setor de Compras de uma empresa seria esta:
Compras Cadastro de Fornecedores
Processamento
Compras locais
Compras por importao
Diligenciamento (Follow-up)
Figura: Organograma do Setor de Compras (VIANA, 2006)

Cadastro de fornecedores Responsvel pela qualificao, avaliao e desempenho de fornecedores de materiais e servios. Processamento Responsvel pelo recebimento dos documentos referentes aos pedidos de compra e montagem dos respectivos processos.

Compras Locais responsvel pelas atividades de compras locais, ou seja compras efetuadas no Brasil. Compras por Importao responsvel pelas atividades de compras efetuadas em outros pases. Dependendo da empresa, este rgo pode ou no estar estruturado.
Diligenciamento (follow-up)
Visa garantir o cumprimento das clusulas contratuais, em especial quanto aos prazos de entrega, acompanhando, documentando e fiscalizando as encomendas pendentes, observados os interesses da empresa.
Os procedimentos de compras
As principais fases do fluxo bsico da compra envolvem: a. Preparao do processo b. Planejamento da compra c. Seleo de fornecedores d. Concorrncia
e. Contratao
f. Controle de entrega
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Incio
Figura: Fluxo bsico da compra (VIANA, 2006)
Preparao dos processos Planejamento de compra
Anlise dos Fornecedores
Seleo de fornecedores
Elaborao de Condies Gerais
Concorrncia
Avaliao
11
Figura: Fluxo bsico da compra (VIANA, 2006)
Negociao
Autorizao de Fornecimento
Contratao
Contrato de Longo Prazo
Diligenciamento
Recebimento Encerramento do Processo Fim
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Perfil do comprador
Comprar uma arte. O padro atual exige que o comprador possua qualificaes, demonstrando conhecimentos dos procedimentos a serem adotados, das caractersticas dos materiais, bem como da arte de negociar, essencial na prtica das transaes.
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Modalidades de compras
Compra normal Procedimento adotado quando o prazo for compatvel para obter as melhores condies comerciais e tcnicas na aquisio de materiais. Compra em emergncia Acontece quando a empresa falha na elaborao do planejamento ou no atendimento de necessidade oriunda de problemas operacionais.
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Incio Figura: Fluxo da compra em emergncia (VIANA, 2006)
Fim
Usurio Encerramento do Processo
Emite Pedido de compra em emergncia Pedido de compra em emergncia

Recebimento
Setor de compras
Retirada do material no fornecedor
Questionamento de emergncia Emergncia aceita?
Confirmao da compra com o fornecedor encontrado
S
Registro e Controle
Procura do material por fax, telefone ou pessoalmente
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Formas de comprar
Por meio de concorrncias repetitivas Procedimento adotado para os pedidos de compra, independentemente da anlise do comportamento peridico em que acontecem. Podem ser inconstantes ou constantes. Por meio de contratos de longo prazo Procedimento adotado para fornecimento de materiais de consumo regular, com vigncia por determinado perodo de tempo, para entregas parceladas, por meio de autorizao.
16
Manual de compras na iniciativa privada

institudo na maioria das grandes empresas. O manual define o alcance da funo de compra e seus mtodos, servindo de orientao da poltica de compras da empresa, e norteando e delimitando as atribuies e responsabilidades do comprador.
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Cadastro de fornecedores
O cadastro de fornecedores tem as atribuies de qualificar e avaliar o desempenho dos fornecedores de materiais e servios.
Ao Compras - Prazo - Preo Avaliao de Desempenho Resultados
Inspeo - Qualidade Gerenciamento de informaes Mercado
Pesquisa e desenvolvimento de fornecedores
1. Direcionamento correto das aquisies 2. No-exclusividade 3. Mercado nacional
Avaliao cadastral
Usurio - Qualidade - Teste
Classificao
Figura: Amplitude do cadastro de fornecedores (VIANA, 2006)
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Premissas do cadastro de fornecedores Qualidade preo - prazo
Qualidade
Cadastro de Fornecedores
Preo
Prazo
Figura: As premissas do cadastro de fornecedores (VIANA, 2006)
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Critrios de cadastramento: Critrios polticos So definidos pela administrao da empresa.
Critrios tcnicos
Envolvem as carncias de abastecimento, na procura de desenvolvimento de novas alternativas de fornecimento, visando, por exemplo, evitar a exclusividade. Critrios legais Aplicados s empresas estatais, autrquicas e do servio pbico
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Procedimentos para cadastramento: Fase inicial anlise preliminar Consiste na anlise sumria e rpida dos documentos apresentados pelo interessado no cadastramento. Anlises Social,Econmico-Financeira e Tcnica Preliminar
Fase final anlise complementar Consiste na anlise complementar para as empresas aprovadas na fase preliminar, a qual definir ou no o registro. Anlises Jurdica e Tcnica Conclusiva
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Planilha de qualificao tcnica e Aprovao do cadastro A planilha de qualificao tcnica facilita a tabulao dos critrios anteriormente analisados, visando determinar a qualificao referente ao conceito tcnico do fornecedor em anlise. Exemplos: Planilha sumria para qualificao tcnica
Pontuao para itens avaliados

Deciso final da avaliao
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Classificao de fornecedores As empresas cadastradas so classificadas consoante a classe de materiais de sua linha, originando os grupos de compra, que visa facilitar o processo de seleo dos fornecedores para a concorrncia.
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Seleo e avaliao de fornecedores para a concorrncia A seleo de fornecedores pode ser entre 3, 5 ou 7 fornecedores cadastrados, segundo critrios da empresa. A avaliao constante e sistemtica dos fornecedores quanto ao desempenho de seus fornecimentos, realizada por meio dos critrios: a. Desempenho comercial; b. Cumprimento de prazos de entrega; c. Qualidade do produto; d. Desempenho do produto em servio.
Exemplo: Ficha de ocorrncia cadastral
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Experincia do Metr de So Paulo no cadastro de fornecedores Leitura, discusso e resoluo dos exerccios da pgina 211.
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A concorrncia na aquisio de materiais

A concorrncia o procedimento inicial para a aquisio de materiais e servios, por meio de consulta formal ao mercado, compreendendo: a. a expedio de consulta aos fornecedores, b. abertura, c. Anlise, d. e avaliao de propostas.
A formalizao se d com a coleta de preos e outras informaes junto aos fornecedores interessados.
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Modalidades de coleta de preos Coleta de preos normal Adotada na maioria das compras para a reposio de estoque, quando o prazo referente s necessidades da empresa for compatvel para o trmite normal.
Coleta de preos em emergncia Adotada quando o prazo referente s necessidades da empresa for incompatvel para o trmite normal.
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Modalidades de coleta de preos Coleta de preos para contratao mediante autorizao de fornecimento Trata-se de modalidade concorrncia, independente da anlise do comportamento peridico das emisses, visando contratao dos materiais necessrios empresa por autorizao de fornecimento. Coleta de preos para contratao por longo prazo
Trata-se de modalidade concorrncia que visando aquisio dos materiais de consumo regular empresa por determinado perodo de tempo, por meio de contrato de longo prazo.
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Dispensa de concorrncia admitida nos casos em que se caracterizem: a. Pequenos valores
b. Convenincia administrativa
c. Concorrncia sem resposta d. Concorrncia com preos superiores aos do mercado e. Fornecedor exclusivo f. Compra de imvel
29

Condies gerais da concorrncia O sucesso da concorrncia depende de regras claras e precisas quanto:
a. Preos (cotados por item e inclusos todas despesas e nus) b. Alternativas (cotaes p/ materiais similares e servios alternativos parte) c. Garantia (garantir o produto ou servio contra defeitos) d. Aceitao do material (condicionada conferncia de quantidade e qualidade)
30

Condies gerais da concorrncia O sucesso da concorrncia depende de regras claras e precisas quanto: e. Outras condies (desqualificao se no atendidas) f. Informaes adicionais: - Preo-teto (preo mximo estipulado p/ aquisio) - Preo de referncia (ltimo preo pago ou preo de concorrentes)
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Etapas da concorrncia A concorrncia processada por meio das seguintes etapas: a. Montagem do processo
b. Estipulao das datas de devoluo das propostas e da reunio de abertura

c. Expedio e endereamento de coletas de preo a cada concorrente d. Recepo das propostas dos fornecedores e. Abertura dos envelopes que contm as propostas f. Avaliao das propostas g. Negociao h. Adjudicao representa a celebrao do contrato de compra
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Proposta dos fornecedores A maioria das empresas adotam a prtica de aceitar a proposta de fornecimento no formulrio de coleta de preos. A proposta de fornecimento deve conter de forma clara e precisa: - As condies comerciais: preo, prazo de entrega, frete, embalagem, condies de pagamento, descontos, frmula de reajuste de preos, multas contratuais, garantia e assistncia tcnica. - E tambm as condies especficas sobre a confirmao dos requisitos tcnicos, ou sobre alternativas possveis de fornecimento.
33

Proposta dos fornecedores Na maior parte dos casos, a coleta de preos que visa a contratao de prestao de servios, envolve a exigncia de apresentao pelos concorrentes do BDI. BDI Benefcios e Despesas Indiretas Taxa calculada em funo de vrios fatores internos baseados na estrutura organizacional de cada fornecedor.
Exemplo: Coleta de preos (VIANA, 2006)
34

Avaliao da concorrncia Aberto os envelopes das propostas, faz-se a avaliao, a anlise e o julgamento, elegendo o vencedor da concorrncia.
Exemplo: Quadro comparativo dos resultados da concorrncia.
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Negociao Trata-se do processo intermedirio entre a concorrncia e a contratao. A negociao visa obter o maior proveito possvel empresa na aquisio de produtos e servios.
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Contratao
A adjudicao a ltima etapa do processo de aquisio e representa a garantia mtua por meio da celebrao do contrato de compra firmado entre comprador e vendedor. So instrumentos para a adjudicao, conforme o caso: a. Autorizao de fornecimento b. Contrato de longo prazo
Exemplo: Autorizao de fornecimento
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Contratao
Diligenciamento (follow-up) Visa garantir o cumprimento das clusulas contratuais, em especial quanto aos prazos de entrega, acompanhando, documentando e fiscalizando as encomendas pendentes, observados os interesses da empresa. O Diligenciamento atua de trs maneiras diferenciadas: a. Atuao preventiva
b. Atuao curativa
c. Procedimentos especiais
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Contratao
Diligenciamento (follow-up)
Figura : Acompanhamento de compras (VIANA, 2006)
Materiais
Fornecedores N do pedido -Data/Vencimento -Fornecedor -Endereo -Telefone

-
Cdigo -Especificao -Estoque -Comportamento do consumo

-
Materiais vitais
Materiais em atraso
Materiais a vencer
Carteira de encomenda por Fornecedor
Encomendas em aberto por Fornecedor
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Legislao especfica
Constituio Federal, artigo 37, inciso XXI

Lei Federal 8.666/93 e suas atualizaes Lei Federal 10.520/2002 (Prego) Decretos regulamentadores
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Licitaes pblicas
Licitao o procedimento administrativo formal em que a Administrao Pblica convoca, mediante condies estabelecidas em ato prprio (edital ou convite), empresas interessadas na apresentao de propostas para o oferecimento de bens e servios.
41

Licitaes pblicas Os procedimentos licitatrios devem observar os seguintes princpios bsicos:
a. Princpio da Isonomia (igualdade)

b. Princpio da Publicidade c. Princpio da Moralidade e da Probidade Administrativa
d. Princpio da Legalidade (formal) e. Sigilo na apresentao das propostas f. Princpio da Vinculao ao Instrumento Convocatrio
g. Princpio do Julgamento Objetivo h. Adjudicao compulsria
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Licitaes pblicas
O que Licitar?
A execuo de obras, a prestao de servios e o fornecimento de bens para atendimento de necessidades pblicas, as alienaes e locaes devem ser contratadas mediante licitaes pblicas, exceto nos casos previstos na Lei n 8.666, de 1993, e alteraes posteriores.
43

Licitaes pblicas
Por qu Licitar?
A Constituio Federal, art. 37, inciso XXI, prev para a Administrao Pblica a obrigatoriedade de licitar.
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Licitaes pblicas
Quem deve Licitar?

Esto sujeitos regra de licitar, alm dos rgos integrantes da administrao direta, os fundos especiais, as autarquias, as fundaes pblicas, as empresas pblicas, as sociedades da economia mista e demais entidades controladas direta e indiretamente pela Unio, Estados, Distrito Federal e Municpios.
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Licitaes pblicas
Como Licitar?
1. Definir o objeto que se quer contratar; 2. Estimar o valor total da obra, do servio ou do bem a ser licitado, mediante realizao de pesquisa de mercado; 3. Verificar se h previso de recursos oramentrios para o pagamento e se conforme com a LRF*; 4. Definir a modalidade de licitao adequada.
*LRF = Lei de Responsabilidade Fiscal
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Licitaes pblicas
Responsveis pela Licitao

So responsveis os agentes pblicos designados pela autoridade competente, mediante ato prprio (portaria, por exemplo), para integrar comisso de licitao, ser pregoeiro ou para realizar licitao na modalidade convite. Tem como funo receber, examinar e julgar todos os documentos.
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Modalidades e limites
Modalidade de licitao a forma especfica de conduzir o procedimento licitatrio, a partir de critrios definidos em lei.
Modalidades de Licitao:
1. Leilo
2. Concurso 3. Concorrncia
4. Tomada de Preos
5. Convite 6. Prego
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Modalidades e limites A escolha das modalidades concorrncia, tomada de preos, e convite definida pelos seguintes limites:
TABELA DE VALORES PARA LICITAES (Lei Federal 9.648 de 27/05/98) MODALIDADE DISPENSA CONVITE TOMADA DE PREOS 05 dias teis 15 dias corridos 30 dias corridos 08 dias teis 08 dias teis PRAZO COMPRAS OU SERVIOS At R$ 8.000,00 Acima de R$ 8.000,00 At R$ 80.000,00 Acima de R$ 80.000,00 At R$ 650.000,00 OBRAS E SERVIOS DE ENGENHARIA At R$ 15.000,00 Acima de R$ 15.000,00 At R$ 150.000,00 Acima de R$ 150.000,00 At 1.500.000,00
CONCORRNCIA
PREGO PRESENCIAL PREGO ELETRNICO
Acima de R$ 650.000,00
Acima de R$ 1.500.000,00
Bens e servios de uso comum Compras e servios no vlido
49

Tipos de Licitaes
O tipo de licitao no deve ser confundido com modalidade de licitao.

Modalidade procedimento. Tipo o critrio de julgamento utilizado pela Administrao para seleo da proposta mais vantajosa.
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Tipos de Licitaes
Os tipos de licitao mais utilizados para o julgamento das propostas so os seguintes:

Menor Preo
Critrio de seleo em que a proposta mais vantajosa para a Administrao a de menor preo.
Melhor Tcnica Critrio de seleo em que a proposta mais vantajosa para a Administrao escolhida com base em fatores de ordem tcnica.
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Tipos de Licitaes
Os tipos de licitao mais utilizados para o julgamento das propostas so os seguintes:

Tcnica e Preo
Critrio de seleo em que a proposta mais vantajosa para a Administrao escolhida com base na maior mdia ponderada, considerando-se as notas obtidas nas propostas de preo e de tcnica.
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Dispensa/Inexigibilidade
A licitao regra para a Administrao Pblica, quando contrata obras, bens e servios. No entanto, a lei apresenta excees a essa regra. So os casos em que a licitao legalmente dispensada, dispensvel ou inexigvel.
A possibilidade de compra ou contratao sem a realizao de licitao se dar somente nos casos previstos em lei.
53

Sistema de Registro de Preos
Conjunto de procedimentos para registro formal de preos relativos prestao de servios e aquisio de bens, para contrataes futuras.
realizada sob a modalidade de concorrncia ou de prego, do tipo menor preo.
Contrataes freqentes Entregas parceladas Atender mais de um rgo pblico ou entidade
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Compras eletrnicas
Prego Eletrnico *
O prego eletrnico a modalidade de licitao prevista na Lei Federal n. 10.520/2002, destina-se aquisio de bens e servios comuns, por meio de licitao realizada em sesso pblica na Internet. (Comprasnet)
Bolsa Eletrnica de Compras * Negociao do preo dos bens adquiridos pelo setor pblico, por meio de procedimentos eletrnicos, com a garantia, por parte do Governo, do pagamento aos fornecedores na data de seu vencimento ajustada no contrato.
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Compras eletrnicas
Prego Eletrnico - Simulador Interativo
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Noes bsicas de Almoxarifado

O Almoxarifado o local destinado fiel guarda e conservao de materiais, em recinto coberto ou no, onde permanecer cada item aguardando a necessidade de uso pela empresa. So componentes da estrutura funcional do Almoxarifado o recebimento, a armazenagem e a distribuio.
Fonte: http://3.bp.blogspot.com
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Recebimento de materiais
A atividade de Recebimento intermedia as tarefas de compra e pagamento ao fornecedor, sendo de sua responsabilidade a conferncia dos materiais destinados empresa.
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Nota Fiscal Documento fiscal emitido pelo Fornecedor quando da aquisio de materiais , para notificao ao fisco dos impostos: IPI, ICMS e ISS, a serem recolhidos na venda de mercadorias, prestando tambm ao transporte do estabelecimento vendedor at ao do comprador. A Nota Fiscal no serve para a cobrana, sendo emitidos a Fatura, a Duplicata e a Nota Fiscal Fatura.
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Fatura Quando se trata de vendas prazo, a Fatura um aviso informativo do valor total da Nota Fiscal, das parcelas e prazos em que a venda ser cobrada, indicando tambm em que banco a(s) duplicata(as) sero cobrada(s). Duplicata um ttulo de crdito, cuja quitao prova o pagamento de obrigao oriunda de compra de materiais ou de recebimento de servios. emitida pelo credor (vendedor da mercadoria) contra o devedor (comprador).
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Nota Fiscal Fatura Algumas empresas aglutinam a Nota Fiscal e a Fatura em um s documento, a Nota Fiscal Fatura, fazendo a cobrana de todas a s vendas por meio de duplicatas.
Exemplo dos documentos: Duplicata e Nota Fiscal Fatura.
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A partir das informaes da Nota Fiscal que se desenvolver o processo de Recebimento de Materiais: Entrada de Materiais
a. Na portaria da empresa
- Cadastramento dos dados de recepo
b. No Almoxarifado - Exame de avarias e conferncia de volumes - Recusa do recebimento - Liberao do transportador - Descarga
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Entrada de Materiais Conferncia quantitativa a atividade que verifica se a quantidade declarada pelo Fornecedor na Nota Fiscal corresponde efetivamente recebida.
Conferncia qualitativa Atividade tambm conhecida como Inspeo Tcnica, faz a confrontao das condies contratas na Autorizao de Fornecimento com as consignadas na Nota Fiscal pelo Fornecedor.
Vide figuras 13.4, 13.8, 13.10 (VIANA, 2006, pp. 290-299)
63
Entrada de Materiais Regularizao Atividade que caracteriza-se pelo controle do processo de recebimento, pela confirmao da conferncia quantitativa e qualitativa.
64
Entrada no estoque por devoluo de material Quantidade excedente utilizao devolvida ao Almoxarifado por meio do documento Devoluo de Material.
Vide figura 13.14 (VIANA, 2006, p. 305)
65
Estratgias de compras
Verticalizao
a estratgia que prev que a empresa produzir internamente tudo o que

puder
Vantagens Independncia de terceiros Maiores lucros Maior autonomia Domnio sobre a tecnologia prpria
Desvantagens Maior investimento Menor flexibilidade (perda de foco) Aumento da estrutura da empresa
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Horizontalizao
Consiste na estratgia de comprar de terceiros o mximo possvel de itens

que compem o produto final ou os servios de que necessita
Vantagens Reduo de custos Maior flexibilidade e eficincia Incorporao de novas tecnologias Foco no negcio principal da empresa
Desvantagens Menor controle tecnolgico Deixa de auferir o lucro do fornecedor Maior exposio
67
Comprar ou fabricar
Qual a melhor deciso?

A resposta s obtida por um estudo dos aspectos ligados estratgia global da empresa, alm dos custos.
Fabricar
Comprar Processo A Volume (unidade/ano) Custo Fixo ($/ano) Custo Varivel ($/unidade) 10.000 100.000 75 Processo B 10.000 300.000 70 10.000 -80
68
Comprar ou fabricar
Soluo 4.1:
a)
CT = CF + (CV x q),
onde: CT = Custo Total, CF = Custo Fixo, CV = Custo Varivel, e q = Quantidade
b) (CT) A = (CT) comprar
c) (CT) A = (CT) B
69
Comprar ou fabricar
Exemplo 4.2 (p. 98):
CT = CF + (CV x N),
onde: CT = Custo Total, CF = Custo Fixo, CV = Custo Varivel, e N = nmero de casas
70
Softwares no processo de compras

A maioria das empresas, a partir de um certo porte, utilizam softwares para acompanhamento do processo de compras.
71

72
A conduta tica em compras

O problema da conduta tica comum a todas profisses
Dimenso mais relevante em algumas delas, como mdicos, engenheiros e compradores

Valores monetrios envolvidos relacionados com critrios subjetivos
Cdigo de conduta tica
73
Bibliografia
MARTINS, Petrnio G.; ALT, Paulo Renato Campos. Administrao de Materiais e Recursos Patrimoniais. 2. ed. So Paulo: Saraiva, 2006. VIANA, Joo Jos. Administrao de Materiais um enfoque prtico. So Paulo: Atlas, 2000.
74

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g. Princpio do Julgamento Objetivo h. Adjudicao compulsria

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