Un diagrama de flujo de trabajo representa visualmente el movimiento y la transferencia de recursos, documentos, datos y tareas de la obra entera a travs del

proceso de un producto o servicio determinado. Un diagramade flujo construido con xito representar el flujo de trabajo adecuado rpida y claramente. Significado Muchos de los procesos de trabajo pueden ser complicados y complejos, es por eso por lo que es importante representar visualmente cmo las tareas se estn realizando para mejorar la comprensin de los empleados y para mayor eficiencia. Los diagramas de flujo de trabajo, claramente, indican quin es el responsable de cada etapa, qu documentos necesitan, qu recursos y la cantidad de tiempo necesaria en cada etapa . Conocer los roles de los empleados y los requisitos de la produccin para el manejo de los recursos permite definir fcilmente las debilidades y aliviar los cuellos de botella. Estos son los aspectos del flujo de trabajo que obstaculizan y frenan el tiempo del ciclo general del proceso. Beneficios De acuerdo con la Universidad de California en Irvine, las ventajas de los diagramas de flujoincluyen "la comprensin, el conocimiento, la comunicacin, un anlisis eficaz y la documentacin apropiada". Representar visualmente el flujo de trabajo permite a los empleados, no solo entender mejor sus responsabilidades de trabajo, sino tambin el rol de otros empleados, lo que aumenta la rendicin de cuentas. La creacin de un diagrama exitoso aumenta el conocimiento en el lugar de trabajo debido a las investigaciones necesarias y la recopilacin de datos. La comunicacin tambin mejora cuando los empleados tienen una mejor comprensin del flujo de trabajo Tipos Para representar visualmente el flujo de trabajo de la organizacin, hay formas de diagramas especficas que corresponden a diferentes tipos de actividades realizadas: valos, rectngulos, rombos y crculos. Un valo muestra dnde comienza el flujo de trabajo y dnde finaliza. Los rectngulos representan cualquier actividad del proceso, tarea o anlisis necesario. Los diamantes significan un proceso de toma de decisiones, lo que generalmente resulta en dos direcciones del flujo de trabajo. La mayora de los diamantes reflejan una decisin de "s" o "no" que debe realizarse: si la decisin es afirmativa, el flujo de trabajo contina en la ruta prevista; si la respuesta es un no, el flujo de trabajo puede tener que atravesar otro camino para resolver el problema. Por lo tanto, cuanto ms diamantes estn presentes, ms complejo ser el diagramade flujo de trabajo para representarlo visualmente. Los crculos representan los conectores de una actividad a otra. Implementacin Aunque disear el diagrama de flujo de trabajo puede ser un proceso extenso y que lleva tiempo, la implementacin del este es la parte difcil. El diagrama no solo se coloca en el lugar de trabajo y se espera que entregue los beneficios esperados; la mayora de ellos necesita ser unido a una teora de la mejora del flujo de trabajo como la fabricacin magra, Six Sigma o Gestin de la Calidad Total

Consideraciones Los diagramas de flujo de trabajo estn estrechamente relacionados con otros trminos usados en la optimizacin del lugar de trabajo tales como la planificacin de procesos de negocio y control de flujo. Un proceso, o mapeo de procesos, es un concepto muy similar a los diagramas de flujo de trabajo y al flujo de trabajo. Un proceso de trabajo es ms que el flujo de trabajo especfico, centrndose ms en las entradas y salidas, ms que en la transferencia de datos, documentos y responsabilidades de tareas. Una organizacin puede tener muchos procesos dentro de su flujo de trabajo. Aunque los dos estn interconectados a menudo, la planificacin empresarial se centra ms en objetivos a largo plazo en lugar de mejorar el flujo de trabajo actual. Los gerentes interesados en el control de flujo buscan, especficamente, mejorar el control de inventario. Caractersticas Un diagrama de flujo siempre tiene un nico punto de inicio y un nico punto de trmino. Las siguientes son acciones previas a la realizacin del diagrama de flujo:

Identificar las ideas principales a ser incluidas en el diagrama de flujo. Deben estar presentes el autor o responsable del proceso, los autores o responsables del proceso anterior y posterior y de otros procesos interrelacionados, as como las terceras partes interesadas. Definir qu se espera obtener del diagrama de flujo. Identificar quin lo emplear y cmo. Establecer el nivel de detalle requerido. Determinar los lmites del proceso a describir.

Los pasos a seguir para construir el diagrama de flujo son:

Establecer el alcance del proceso a describir. De esta manera quedar fijado el comienzo y el final del diagrama. Frecuentemente el comienzo es la salida del proceso previo y el final la entrada al proceso siguiente. Identificar y listar las principales actividades/subprocesos que estn incluidos en el proceso a describir y su orden cronolgico. Si el nivel de detalle definido incluye actividades menores, listarlas tambin. Identificar y listar los puntos de decisin. Construir el diagrama respetando la secuencia cronolgica y asignando los correspondientes smbolos.

Asignar un ttulo al diagrama y verificar que est completo y describa con exactitud el proceso elegido.

Descripcin En UML 1.x, un diagrama de actividades es una variacin del diagrama de estado UML donde los "estados" representan operaciones, y las transiciones representan las actividades que ocurren cuando la operacin es completa. El diagrama de actividades UML 2.0, mientras que es similar en aspecto al diagrama de actividades UML 1.x, ahora tiene semnticas basadas en redes de Petri. En UML 2.0, el diagrama general de interaccin est basado en el diagrama de actividades. El diagrama de actividad es una forma especial de diagrama de estado usado para modelar una secuencia de acciones y condiciones tomadas dentro de un proceso. La especificacin del Lenguaje de Modelado Unificado (UML) define un diagrama de actividad como: una variacin de una mquina estados, lo cual los estados representan el rendimiento de las acciones o subactividades y las transiciones se provocan por la realizacin de las acciones o subactividades.1 El propsito del diagrama de actividad es modelar un proceso de flujo de trabajo (workflow) y/o modelar operaciones. Una Operacin es un servicio proporcionado por un objeto, que est disponible a travs de una interfaz. Una Interfaz es un grupo de operaciones relacionadas con la semntica. Tipos de diagramas de flujo

Formato vertical: En l, el flujo o la secuencia de las operaciones, va de arriba hacia abajo. Es una lista ordenada de las operaciones de un proceso con toda la informacin que se considere necesaria, segn su propsito. Formato horizontal: En l, el flujo o la secuencia de las operaciones, va de izquierda a derecha. Formato panormico: El proceso entero est representado en una sola carta y puede apreciarse de una sola mirada mucho ms rpido que leyendo el texto, lo que facilita su comprensin, an para personas no familiarizadas. Registra no solo en lnea vertical, sino tambin horizontal, distintas acciones simultneas y la participacin de ms de un puesto o departamento que el formato vertical no registra. Formato Arquitectnico: Describe el itinerario de ruta de una forma o persona sobre el plano arquitectnico del rea de trabajo. El primero de los flujogramas es eminentemente descriptivo, mientras que los utilizados son fundamentalmente representativos.

Simbologa y significado

valo o Elipse: Inicio y trmino (Abre y/o cierra el diagrama). Rectngulo: Actividad (Representa la ejecucin de una o ms actividades o procedimientos). Rombo: Decisin (Formula una pregunta o cuestin). Crculo: Conector (Representa el enlace de actividades con otra dentro de un procedimiento). Tringulo boca abajo: Archivo definitivo (Guarda un documento en forma permanente). Tringulo boca arriba: Archivo temporal (Proporciona un tiempo para el almacenamiento del documento).

Cursograma Se trata de la ms comn y prctica entre todas las clases de flujogramas. Describe el flujo de informacin en un ente u organizacin, sus procesos, sistemas administrativos y de control. Permite la impresin visual de los procedimientos y una clara y lgica interpretacin. Simbologa y normas del cursograma

Crculo: Procedimiento estandarizado. Cuadrado: Proceso de control. Lnea ininterrumpida: Flujo de informacin va formulario o documentacin en soporte de papel escrito. Lnea interrumpida: Flujo de informacin va formulario digital. Rectngulo: Formulario o documentacin. Se grafica con un doble de ancho que su altura. Rectngulo Pequeo: Valor o medio de pago (cheque, pagar, etctera). Se grafica con un cudruple de ancho que su altura, siendo su ancho igual al de los formularios. Tringulo (base inferior): Archivo definitivo. Tringulo Invertido (base superior): Archivo Transitorio. Semi-valo: Demora. Rombo: Divisin entre opciones. Trapezoide: Carga de datos al sistema. Elipsoide: Acceso por pantalla. Hexgono: Proceso no representado.

Pentgono: Conector. Cruz de Diagonales: Destruccin de Formularios.

Segn la normativa, el flujo presupuesto es de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo, siendo optativo el uso de flechas. Cuando el sentido es invertido (de derecha a izquierda o de abajo hacia arriba), es obligatorio el uso de la flecha.