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16-2-2011

COMO UTILIZAR EL NUEVO COMPONENTE POWERPIVOT EN EXCEL 2010 PARA CREAR TABLAS DINMICAS

1 Como utilizar el nuevo Componente de PowerPivot en Excel 2010 para crear Tablas Dinmicas PowerPivot Microsoft PowerPivot es una marca registrada por Microsoft | Autor Luis Muiz l.muniz@sistemacontrolgestion,com www.sistemacontrolgestion/tds

Como utilizar el nuevo componente PowerPivot en Excel 2010 para crear Tablas Dinmicas
Autor Luis Muiz l.muniz@sistemacontrolgestion.com www.sistemacontrolgestion.com

Nota del Autor


Este documento tiene como objetivo dar a conocer el contenido del complemento PowePivot a los usuarios dicho software se integra en Excel 2010 y est basado en la informacin que proporciona Microsoft en la ayuda del producto que por supuesto pueden consultar los usuarios y es mucho ms amplia, y en los datos de los diferentes apartados de la web de Microsoft. Agradezco desde aqu la informacin que nos proporciona la web de www.powerpivot.com, en la que podemos encontrar ejemplos e imgenes del producto. Adicionalmente la experiencia del autor en la utilizacin de las tablas dinmicas como autor de libros en Excel 2007 y Excel 2010 permite aadir un valor aadido en este documento, adicionalmente disponen de ms informacin en www.sistemacontrolgestion.com/tds

Bibliografa utilizada : ayuda de PowerPivot y la web: www.powerpivot.com

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ndice
Introduccin 1 Introduccin a PowerPivot con Excel 2010 1.1 Que es PowerPivot para Excel 2010 1.2 Como instalar el complemento de PowePivot 2 Mens de PowerPivot 2.1 Ventana de PowerPivot 2.2 Pgina Principal Portapapeles Obtener Datos Externos Informes Formato Ordenar y Filtrar Ver 77 Pg. 5 6 6 8 10 10 11

2.3 Diseo Columnas Clculos Conexiones Relaciones Propiedades Editar

2.4 Tablas Vinculadas 3. Ventana PowerPivot 3.1 Medidas 3.2 Informe de tabla dinmica 3.3 Datos de Excel 3.4 Opciones de Configuracin 3.5 Mostrar u ocultar la lista de campos

96 98 98 104 108 109 111

3.6 Relaciones entre tablas 116 3 Como utilizar el nuevo Componente de PowerPivot en Excel 2010 para crear Tablas Dinmicas PowerPivot Microsoft l.muniz@sistemacontrolgestion,com www.sistemacontrolgestion/tds

4. Ventajas de la utilizacin de PowerPivot 5. Ejemplo de PowerPivot 5.1 Datos iniciales del ejemplo prctico 5.2 Desarrollo ANEXOS: Informacin sobre el libro Dominar las Tablas Dinmicas en Excel 2007-2010 Aplicadas a la Gestin Empresarial Artculo: Las nuevas Tablas Dinmicas de Excel como sistema de informacin de los ERP y CRM Entrevista publicada en It-Spain.net sobre el Dominar las tablas dinmicas en Excel 2007-2010 Otros libros del autor libro

Pg. 122 126

126 129

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Introduccin
Desde que sali al mercado el Excel 2010 ha incorporado de forma gratuita un complemento que se llama PowerPivot y que nos permite gestionar diferentes bases de datos desde Excel para crear con ellas las tablas dinmicas, indicadores y grficos interactivos, es por ello que he intentado confeccionar un documento de libre distribucin para que los usuarios puedan utilizar esta herramienta de una forma gil y prctica, para ello en la web: www.powerpivot.com pueden analizar el funcionamiento y descargar este complemento de forma gratuita, slo hay que tener instalado el Excel 2010. Esta publicacin complementa el libro Dominar las Tablas Dinmicas para mejorar la gestin empresarial, PowerPivot tiene una ayuda muy completa que puede dar respuesta a las necesidades de cada usuario en todo momento, pero este documento le ayudar sin duda a conocer el funcionamiento global de esta excelente herramienta para gestionar las diferentes fuentes de informacin. Mens de PowerPivot

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1. Introduccin a PowerPivot con Excel 2010


1.1 Que es PowerPivot para Excel 2010
PowerPivot para Excel 2010 es una herramienta de anlisis de datos que proporciona un potencial de clculo de tiempo inigualable directamente desde el software que los usuarios ya conocen y aprecian: Microsoft Excel. Con este complemento de Excel, puede transformar enormes cantidades de datos en informacin significativa a una velocidad considerable para obtener las respuestas que necesita. Puede compartir fcilmente sus conclusiones con otras personas. PowerPivot puede incluso ayudar a su departamento de TI a mejorar la eficacia operativa a travs de herramientas de administracin basadas en SharePoint tambin. PowerPivot para Excel 2010, es un complemento de Microsoft Excel 2010 que permite crear eficaces anlisis mediante una rpida manipulacin de millones de filas de datos dentro de un libro de trabajo de Excel y utilizar Microsoft Office 2010 para compartir y colaborar en tus ideas con otras personas. Se puede combinar la funcionalidad nativa de Excel 2010 con PowerPivot en el motor de memoria para permitir a los usuarios explorar interactivamente y realizar clculos en grandes conjuntos de datos. Adems, es fcil racionalizar el proceso de integracin de datos de mltiples fuentes, incluyendo bases de datos corporativas, hojas de clculo, informes y alimentacin de datos. Compartir y colaborar con la confianza de fcilmente poder publicar su anlisis a SharePoint 2010 y otros usuarios poder disfrutar las capacidades de la misma corta y rpida consulta cuando trabaja con su Servicio de informes con Excel. PowerPivot para Excel es un complemento que puede usar para realizar eficaces anlisis de datos en Excel 2010, al tiempo que lleva la inteligencia empresarial de autoservicio a su escritorio. PowerPivot para Excel incluye una ventana para agregar y preparar datos, y una ficha de PowerPivot en la cinta de opciones de Excel que puede usar para tratar los datos de una hoja de clculo de Excel.

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PowerPivot para Excel tambin incluye un asistente que puede utilizar para importar los datos de orgenes diferentes, desde grandes bases de datos corporativas de la intranet, a fuentes de distribucin de datos pblicas u hojas de clculo y archivos de texto de un equipo. Los datos se importan en PowerPivot para Excel como tablas. Estas tablas se muestran como hojas independientes en la ventana de PowerPivot, de forma similar a las hojas de clculo de un libro de Excel. Pero PowerPivot para Excel proporciona una funcionalidad significativamente diferente de la que est disponible en una hoja de clculo de Excel. Los datos con los que opera en la ventana de PowerPivot estn almacenados en una base de datos de anlisis dentro del libro de Excel y un eficaz motor local carga, consulta y actualiza los datos de dicha base de datos. Los datos de PowerPivot se pueden mejorar todava ms creando relaciones entre tablas en la ventana de PowerPivot. Y dado que los datos de PowerPivot estn en Excel, estn inmediatamente disponibles para las tablas dinmicas, grficos dinmicos y otras caractersticas de Excel que se utilizan para agregar datos e interactuar con ellos. Excel 2010 proporciona todas las capacidades de presentacin e interactividad de datos; por otra parte, los datos de PowerPivot y los objetos de presentacin de Excel se encuentran en mismo archivo de libro (.xlsx, .xlsb o .xlsm). PowerPivot admite archivos de hasta 2 GB en tamao y le permite trabajar con hasta 4 GB de datos en memoria. Adems de las herramientas grficas que le ayudan a analizar los datos, PowerPivot incluye DAX (Expresiones de anlisis de datos). El lenguaje DAX (Expresiones de anlisis de datos) es un nuevo lenguaje de frmulas que ampla las capacidades de tratamiento de datos de Excel para habilitar agrupaciones, clculos y anlisis ms sofisticados y complejos. La sintaxis de las frmulas de DAX es muy parecida a la de las frmulas de Excel con una combinacin de funciones, operadores y valores. PowerPivot permitir a Office Excel 2010 la posibilidad de analizar grandes cantidades de datos desde orgenes diversos como puedan ser los servicios de anlisis o de reportes de Microsoft SQL Server

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1.2 Como instalar el complemento de PowePivot


En primer lugar segn la versin se puede proceder a descargar el complemento desde la siguiente url: http://www.microsoft.com/downloads/es-es: Instrucciones:

PowerPivot para Excel 2010 (32 bit): http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkID=168583&clcid=0xC0A PowerPivot para Excel 2010 (64 bit): http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkID=168584&clcid=0xC0A Importante: 1) Tenga en cuenta que PowerPivot para Microsoft Excel solo funciona con la versin ms reciente de Microsoft Office 2010. Tenga en cuenta que PowerPivot para Microsoft Excel solo funciona con la versin ms reciente de Microsoft Office 2010. 2) Esta es la copia de los trminos de licencia Microsoft SQL Server 2008 R2 - PowerPivot para Microsoft Excel 2010 - RTM para que los revise.

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Requisitos del sistema

Sistemas operativos compatibles: Windows 7

Windows Server 2008 R2 (64 bits), Windows XP con SP3 (32 bits), Windows Vista con SP2 (32 o 64 bits)*, Windows Server 2008 con SP2 (32 o 64 bits)*, Windows Server 2003 R2 (32 o 64 bits) con MSXML 6.0 instalado+, Se admite Terminal Server y Windows en Windows (WOW) (que le permite la instalacin de versiones de 32 bits de Office 2010 en sistemas operativos de 64 bits). * Tambin se requiere la Actualizacin de plataforma para Windows Vista/Windows Server 2008. + Solo se admite MicrosoftOffice 2010/PowerPivot para Microsoft Excel 2010 de 32 bits en Windows Server 2003 R2 de 64 bits. Procesador de 32 o 64 bits a 500 MHz o superior 1 GB de RAM como mnimo (se recomienda 2 GB o ms). 3,5 MB de espacio disponible en disco duro. Acceso a Internet

Instrucciones

Para instalar PowerPivot para Microsoft Excel 2010, complete los pasos siguientes por este orden: 1. Si ejecuta un sistema operativo que no sea Microsoft Windows 7 o Microsoft Windows Server 2008 R2, instale .NET Framework 3.5 SP1. 2. Si est ejecutando Windows Vista o Windows Server 2008, instale la Actualizacin de plataforma 3. Instale Microsoft Office 2010. Importante: si desea realizar una instalacin personalizada de la versin beta de Microsoft Office 2010, debe instalar Excel 2010 y las caractersticas compartidas de Office para usar PowerPivot para Excel. 4. Instale PowerPivot para Microsoft Excel Importante: si instala la versin de 32 bits de Excel, use la versin de 32 bits de PowerPivot. Si instala la versin de 64 bits de Excel, use la versin de 64 bits de PowerPivot. Despus de instalar PowerPivot para Microsoft Excel, tendr acceso a la documentacin desde la ventana de PowerPivot con un clic en el botn Ayuda o presionando F1. Le recomendamos que use la versin ms reciente de la documentacin, que est disponible desde la Ayuda en pantalla de PowerPivot para Microsoft Excel. Puede obtener acceso a otros artculos, blogs y contenidos de la comunidad desde la pgina PowerPivot TechNet. Nota: 1. Al iniciar Microsoft Office 2010 Excel por primera vez, se le pedir permiso- PowerPivot para Microsoft Excel 2010.

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2. Mens de PowePivot
2.1 Ventana de PowerPivot
Esta seccin proporciona ayuda sobre la ficha y cuadros de dilogo de PowerPivot que se usan en la ventana de Excel cuando se instala PowerPivot para Excel. Para obtener informacin general de la interfaz de usuario. La ficha PowerPivot de Excel proporciona herramientas para trabajar con tablas dinmicas, medidas y tablas vinculadas, y para abrir la ventana de PowerPivot.

Para entrar en PowePivot pulsar sobre esta botn

Ventana de PowerPivot
Pulsando el botn anterior acceder a los mens de trabajo de PowerPivot que son los siguientes: Pgina Principal:

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Diseo:

Si utilizamos tablas vinculadas surge este men:

2.2 Pgina Principal

En esta seccin se proporciona ayuda en la ficha Pgina Principal de la ventana de PowerPivot, incluidos los cuadros de dilogo que estn disponibles desde esta ficha. Para obtener informacin general acerca de la interfaz de usuario e instrucciones para abrir la ventana de PowerPivot.

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La ficha Pgina Principal le permite agregar nuevos datos, copiar y pegar datos de Excel y otras aplicaciones, aplicar formato y ordenar y filtrar datos.

Nota: En Windows Vista y Windows 7, las caractersticas de la ventana de PowerPivot estn disponibles en una cinta de opciones, que se explica en esta seccin. En Windows XP, las caractersticas estn disponibles de un conjunto de mens. Si usa Windows XP y desea ver cmo se relacionan los comandos de men con los comandos de la cinta de opciones, vea Interfaz de usuario de PowerPivot en Windows XP.

Opciones de la Pgina Principal

Permite Guardar, publicar o cerrar el PowerPivot.

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Las opciones de la ficha Pgina Principal se organizan en grupos.

Portapapeles

Este grupo permite copiar y pegar los datos en el libro de PowerPivot actual.

Pegar. Pega datos desde el Portapapeles en una nueva tabla de la ventana de PowerPivot. Pegar y anexar. Pega datos desde el Portapapeles al final de una tabla existente en la ventana de PowerPivot. Pegar y reemplazar. Usa los datos del Portapapeles para reemplazar datos de una tabla existente del libro de PowerPivot. Copiar. Copia datos seleccionados del libro en el Portapapeles.

Puede copiar datos en forma de tabla de aplicaciones externas y pegarlos en un libro de PowerPivot. Los datos que pega del Portapapeles deben estar en formato HTML, como los datos que se copian de Excel o Word. Para obtener ms informacin.

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Copiar y pegar datos Puede copiar los datos como en las tablas de las aplicaciones externas y pegarlos en la ventana de PowerPivot. Los datos que pega del Portapapeles deben estar en formato HTML, como los datos que se copian de Excel o Word. Tambin se puede copiar y pegar una tabla entera o un intervalo en PowerPivot. PowerPivot detectar automticamente los tipos de datos y los aplicar a los datos pegados. Sin embargo, tambin puede modificar el tipo de datos o formato para mostrar de una columna de forma manual. Para obtener ms informacin, Hay algunas restricciones al pegar los datos:

Al usar Pegar datos anexados o Pegar datos reemplazados, los nuevos datos deben contener exactamente el mismo nmero de columnas que los antiguos. Si es posible, las columnas de datos que se pegan o anexan tambin deberan ser de los mismos tipos de datos que los de la tabla de destino, o ser de un tipo de datos compatible. En algunos casos puede utilizar un tipo de datos diferente, pero normalmente se mostrar un error No coinciden los tipos.

Las opciones Pegar y anexar y Pegar y reemplazar solo estn disponibles al trabajar con una tabla que se cre inicialmente pegando datos en el Portapapeles. No se puede usar Pegar datos anexados ni Pegar datos reemplazados al agregar datos a una tabla vinculada o a una tabla de datos importados.

Para pegar datos en la ventana de PowerPivot: En la ventana de PowerPivot, haga clic en la ficha Inicio y en el grupo Portapapeles haga clic en uno de los siguientes botones:

Haga clic en Pegar para pegar el contenido del Portapapeles en una tabla PowerPivot nueva. Haga clic en Pegar datos anexados para pegar el contenido del Portapapeles como filas adicionales en la tabla seleccionada. Las nuevas filas se agregarn al final de la tabla.

Haga clic en Pegar datos reemplazados para reemplazar la tabla seleccionada con el contenido del Portapapeles. Todos los nombres de encabezado de columna existentes permanecern en la tabla y las relaciones se conservarn de modo que no tenga que copiar los encabezados de columna del origen original.

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Obtener datos externos

Este grupo le permite conectarse a orgenes de datos externos e importar datos de esos orgenes. Para obtener informacin acerca de los orgenes de datos admitidos.

Orgenes de datos admitidos en libros de PowerPivot: PowerPivot para Excel puede importar datos desde gran variedad de orgenes. En este tema se describen los tipos de orgenes de datos que se pueden utilizar, as como informacin orientativa para identificar los que funcionan mejor en un libro de PowerPivot. -Orgenes de datos compatibles Puede importar datos de los orgenes de datos de la siguiente tabla. PowerPivot para Excel no instala los proveedores enumerados para cada origen de datos. Algunos proveedores ya podran estar instalados con otras aplicaciones en el equipo; en otros casos tendr que descargar e instalar el proveedor. Tambin puede vincular a tablas en Excel y copiar y pegar los datos desde aplicaciones, como Excel y Word, que usan un formato HTML para el Portapapeles. Para obtener ms informacin,

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Origen Bases de datos de Access Bases de datos relacionales de SQL Server

Versiones Microsoft Access 2003, 2007, 2010. Bases de datos de Microsoft SQL Server2005, 2008, 2008 R2; Microsoft SQL Azure 2

Tipo de archivo .accdb o .mdb (no aplicable)

Proveedores

Proveedor OLE DB de ACE 14 Proveedor OLE DB para SQL Server Proveedor OLE DB de SQL Server Native Client Proveedor OLE DB de SQL Server Native Client 10.0 Proveedor de datos de .NET Framework para SQL Client Proveedor OLE DB para SQL Server PDW Proveedor OLE DB de Oracle Proveedor de datos de .NET Framework para cliente de Oracle Proveedor de datos de .NET Framework para SQL Server Proveedor MSDAORA OLE DB
4

Almacenamiento de datos paralelo de SQL Server (PDW) 3 Bases de datos relacionales de Oracle

2008 R2

(no aplicable) (no aplicable)

Oracle 9i, 10g, 11g.

OraOLEDB MSDASQL Bases de datos relacionales de Teradata Teradata V2R6, V12 (no aplicable) Proveedor OLE DB TDOLEDB Proveedor de datos .NET para Teradata Proveedor OLE DB de Informix

Bases de datos relacionales de Informix

(no aplicable)

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Bases de datos relacionales de IBM DB2 Bases de datos relacionales de Sybase Otras bases de datos relacionales Archivos de texto

8.1

(no aplicable) (no aplicable)

DB2OLEDB

Proveedor OLE DB de Sybase Proveedor OLE DB o controlador ODBC Proveedor OLE DB ACE 14 para Microsoft Access Proveedor OLE DB de ACE 14 ASOLEDB 10.5 (solo se usa con libros de PowerPivot que se publican en granjas de servidores de SharePoint que tienen instalado PowerPivot para SharePoint) ASOLEDB 10

(no aplicable)

(no aplicable) .txt, .tab, .csv .xlsx, xlsm, .xlsb, .xltx, .xltm .xlsx, xlsm, .xlsb, .xltx, .xltm

(no aplicable)

Archivos de Microsoft Excel Libro de PowerPivot

Excel 97-2003, 2007, 2010 Microsoft SQL Server 2008 R2 Analysis Services

Cubo de Analysis Services

Microsoft SQL Server 2005, 2008, 2008 R2 Analysis Services Formato Atom 1.0 Cualquier base de datos que se exponga como un servicio ADO.Net Data Services Framework, como un informe de Microsoft SQL Server 2005, 2008, 2008, 2008 R2 Reporting Services

(no aplicable)

Fuentes de distribucin de datos (se usa para importar datos de informes de Reporting Services, documentos de servicio de Atom y fuente de distribucin de datos nica)

.atomsvc para un documento de servicio que define una o ms fuentes .atom para un documento de fuente web de Atom

Proveedor de fuentes de distribucin de datos de Microsoft para PowerPivot Proveedor de datos de fuentes de distribucin de datos de .NET Framework para PowerPivot

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Archivos de Office Database Connection


1 2

.odc

Tambin puede utilizar el Proveedor OLE DB para ODBC.

para obtener ms informacin sobre SQL Azure, vea del sitio web SQL Azure.
3

Para obtener ms informacin acerca de SQL Server PDW, vea el sitio web sobre el almacn de datos paralelo de SQL Server 2008 R2.
4

En algunos casos, el uso del proveedor OLE DB MSDAORA puede producir errores de conexin, particularmente con versiones ms recientes de Oracle. Si encuentra cualquier error, le recomendamos que utilice otro de los proveedores enumerados para Oracle.

-Orgenes no compatibles El siguiente origen de datos no se admite actualmente:

Los documentos de servidor publicados, como bases de datos de Access que ya se han publicado en SharePoint, no se pueden importar.

Sugerencias para elegir los orgenes de datos 1. La importacin de tablas desde bases de datos relacionales ahorra trabajo porque durante la importacin se usan relaciones de clave externa para crear relaciones entre las hojas de clculo de PowerPivot. 2. La importacin de varias tablas y la eliminacin posterior de las que no necesite tambin ahorra trabajo. Si importa tablas de una en una, an ser necesario crear manualmente las relaciones entre las tablas. 3. Las columnas que contienen datos similares en orgenes de datos diferentes son la base de la creacin de relaciones dentro de la ventana de PowerPivot. Cuando use orgenes de datos heterogneos, elija tablas con columnas que se puedan asignar a tablas de otros orgenes de datos que contengan datos idnticos o similares. 4. Para admitir la actualizacin de datos para un libro que se publique en SharePoint, elija orgenes de datos accesibles tanto para las estaciones de trabajo como para los servidores. Despus de publicar el libro, puede configurar una programacin de actualizacin de datos para actualizar automticamente la informacin en el libro.

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La utilizacin de orgenes de datos que estn disponibles en servidores de red posibilita la actualizacin de datos. Para obtener ms informacin. 5. En ocasiones, los proveedores OLE DB pueden proporcionar un rendimiento ms rpido para datos de mayor escala. Cuando deba elegir entre diferentes proveedores para el mismo origen de datos, pruebe en primer lugar el proveedor OLE DB.

Importar datos Desde una base de datos Conctese con SQL Server, Microsoft Access y cubos de SQL Server Analysis Services, as como libros de PowerPivot publicados en SharePoint. Para obtener ms informacin, vea Importar datos de una base de datos y Importar datos de Analysis Services o PowerPivot. Conctese con otros orgenes relacionales haciendo clic en De otros orgenes. Importar datos de una base de datos En PowerPivot para Excel, puede importar los datos de diversas bases de datos relacionales y orgenes multidimensionales usando el Asistente para la importacin de tablas. El Asistente para importacin de tablas est disponible en la ventana de PowerPivot, en la ficha Inicio, en el grupo Obtener datos externos. Para conectarse a un origen de datos, debe tener instalado en el equipo el proveedor adecuado. Para obtener ms informacin acerca de los orgenes de datos y los proveedores admitidos, vea Orgenes de datos admitidos en libros de PowerPivot. Nota: En Windows Vista y Windows 7, las caractersticas de la ventana de PowerPivot estn disponibles en una cinta de opciones, que se explica en este tema. En Windows XP, las caractersticas estn disponibles de un conjunto de mens. Si usa Windows XP y desea ver cmo se relacionan los comandos de men con los comandos de la cinta de opciones, vea Interfaz de usuario de PowerPivot en Windows XP. La siguiente tabla describe, para cada tipo de base de datos, cmo tener acceso al Asistente para la importacin de tablas en el grupo Obtener datos externos. Complete los pasos del asistente para conectar con una base de datos e importar datos. En la pgina Elegir cmo importar los datos, puede

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seleccionar desde una lista de tablas o vistas o escribir una consulta que especifique los datos que importar. Acceso al Asistente para la importacin de tablas Haga clic en Desde base de datos y, a continuacin, haga clic Desde SQL Server. Haga clic en Desde base de datos y, a continuacin, haga clic en Desde Access. Haga clic en Desde base de datos y, a continuacin, haga clic en De Analysis Services y PowerPivot. Para obtener ms informacin, vea Importar datos de Analysis Services o PowerPivot. Haga clic en Desde base de datos y, a continuacin, haga clic en De Analysis Services y PowerPivot. Para obtener ms informacin, vea Importar datos de Analysis Services o PowerPivot.

Origen de datos Base de datos de Microsoft SQL Server Bases de datos de Microsoft Access Cubo de Microsoft SQL Server Analysis Services

Cubo de Microsoft PowerPivot (hospedado en SharePoint)

Microsoft SQL Azure Almacenamiento de datos paralelo de Microsoft SQL Server 2008 R2 Oracle Teradata Sybase Informix IBM DB2 OLE DB/ODBC

Importar datos de Analysis Services o PowerPivot En PowerPivot para Excel, puede utilizar una base de datos de Analysis Services como un origen de datos para un libro PowerPivot. Esa base de datos puede ser un cubo tradicional, compilado usando SQL Server Analysis Services u otro libro de PowerPivot publicado en un servidor de SharePoint. Requisitos previos:

Los cubos de Analysis Services deben ser de la versin SQL Server 2005, SQL Server 2008 o SQL Server 2008 R2.

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Los libros de PowerPivot que usa como orgenes de datos se deben publicar en un sitio de SharePoint 2010. El sitio de SharePoint se debe estar ejecutando en un equipo diferente del que emplea para importar datos. Debe tener permisos Ver en el sitio de SharePoint para importar datos de los libros de PowerPivot. Elegir un mtodo de importacin

Puede usar cualquiera de los siguientes mtodos para trabajar con Analysis Services o datos de PowerPivot en un libro de Excel. Aplicacin PowerPivot para Excel PowerPivot para Excel Mtodo Haga clic en De Analysis Services o PowerPivot para importar datos de un cubo de Analysis Services. Haga clic en De Analysis Services o PowerPivot para importar los datos de un libro de PowerPivot publicado en un servidor de SharePoint. Haga clic en De otros orgenes en el grupo Obtener datos externos para establecer una conexin con un libro de PowerPivot publicado en un servidor de SharePoint. Vnculo Cmo

Cmo

Excel

Cmo

-Importar datos desde un cubo Cualquier dato contenido en una base de datos de SQL Server Analysis Services se puede importar en un libro PowerPivot. Puede extraer todo el contenido o parte de una dimensin, u obtener segmentaciones y agregados del cubo, como la suma de ventas, mes por mes, durante el ao actual. Sin embargo, debera tener presente las siguientes restricciones:

Todos los datos que importa de un cubo u otro libro de PowerPivot se reducen. Por consiguiente, si define una consulta que recupera medidas a lo largo de varias dimensiones, los datos se importarn con cada dimensin en una columna independiente.

Los datos son estticos una vez importados. No se actualizan desde el servidor de Analysis Services a peticin. Si desea actualizar un libro para captar los cambios en la base de datos de Analysis Services, debe crear una programacin de la actualizacin de datos una vez publicado

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el libro en SharePoint. Alternativamente, puede actualizar manualmente los datos en PowerPivot para Excel. Para obtener ms informacin.

El siguiente procedimiento muestra cmo obtener un subconjunto de datos de un cubo tradicional en una instancia de Analysis Services. Este procedimiento utiliza la base para la de datos de ejemplo importar de de un AdventureWorksDW2008R2 Services que tiene explicar de cmo datos

subconjunto de un cubo. Si tiene acceso a un servidor de Analysis base ejemplo AdventureWorksDW2008R2, puede seguir estos pasos para aprender a importar datos de Analysis Services. 1. En la ventana de PowerPivot, en el grupo Obtener datos externos, haga clic en Desde base de datos y seleccione De Analysis Services o PowerPivot.

Se inicia el Asistente para la importacin de tablas. 2. En la pgina Conectarse con Microsoft SQL Server Analysis Services, en Nombre descriptivo de la conexin, escriba un nombre descriptivo para la conexin de datos. 3. En Nombre de servidor o archivo, escriba el nombre del equipo que hospeda la instancia y el nombre de instancia, por ejemplo, Contososrv\CONTOSO. 4. Opcionalmente, haga clic en Opciones avanzadas para abrir un cuadro de dilogo donde puede configurar las propiedades que son especficas del proveedor. Haga clic en Aceptar. 5. Haga clic en la flecha abajo a la derecha de la lista Nombre de la base de datos y seleccione una base de datos de Analysis Services en la lista. 6. Haga clic en Probar conexin para comprobar que el servidor de Analysis Services est disponible. 7. Haga clic en Siguiente. 8. En la pgina Especificar una consulta MDX, haga clic en Diseo para abrir un generador de consultas MDX.

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En este paso, arrastre en el rea de diseo de consulta grande todas las medidas, atributos de dimensin, jerarquas y miembros calculados que desea importar en el libro de PowerPivot. Si tiene una instruccin de MDX que desea usar, pguela en el cuadro de texto y haga clic en Validar para asegurarse de que la instruccin funcionar. Para obtener ms informacin acerca de cmo generar consultas MDX, vea Diseador de consultas MDX de Analysis Services (PowerPivot). Haga clic en Aceptar y revise la consulta MDX que se cre con el diseador de consultas. 9. Escriba un nombre descriptivo para el conjunto de datos. Este nombre se usar como nombre de tabla en el libro. Si no asigna un nuevo nombre, de forma predeterminada los resultados de la consulta se guardan en una nueva tabla denominada Query. 10.Haga clic en Finalizar. 11.Cuando los datos han terminado de cargarse, haga clic en Cerrar. Despus de importar los datos en la ventana de PowerPivot, puede comprobar el tipo de datos seleccionando cada columna y viendo Tipo de datos en el grupo Formato en la cinta de opciones. Asegrese de comprobar el tipo de datos de las columnas que contienen datos numricos o financieros. PowerPivot a veces cambiar el tipo de datos a texto si encuentra valores vacos. Puede utilizar la opcin Tipo de datos para corregir el tipo de datos si los datos numricos o financieros tienen asignado un tipo equivocado. Importar datos desde un libro de PowerPivot 1. En la ventana de PowerPivot, en el grupo Obtener datos externos, haga clic en Desde base de datos y seleccione De Analysis Services o PowerPivot. Se inicia el Asistente para la importacin de tablas. 2. En Conectarse con Microsoft SQL Server Analysis Services, en Nombre descriptivo de la conexin, escriba un nombre descriptivo para la conexin de datos. Usar nombres descriptivos para la conexin puede ayudarle a recordar cmo se usa la conexin. 3. En Nombre de servidor o archivo:, escriba la direccin URL del archivo .xlsx publicado. Por ejemplo, http://Contoso-srv/Shared Documents/ContosoSales.xlsx.

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Nota: No puede usar un libro de PowerPivot local como un origen de datos; el libro de PowerPivot se debe publicar en un sitio de SharePoint. 4. Opcionalmente, haga clic en Opciones avanzadas para abrir un cuadro de dilogo donde puede configurar las propiedades que son especficas del proveedor. Haga clic en Aceptar. 5. Haga clic en Probar conexin para comprobar que el libro de PowerPivot est disponible. 6. Haga clic en Siguiente. 7. Haga clic en Diseo. 8. Compile la consulta arrastrando medidas, atributos de dimensin o jerarquas hacia el rea de diseo grande. Opcionalmente, use el panel de filtro en la esquina superior derecha para seleccionar un subconjunto de datos para la importacin. Consulte los pasos de la seccin anterior para obtener un ejemplo de cmo compilar la consulta. 9. Haga clic en Aceptar. 10.Haga clic en Validar. 11.Haga clic en Finalizar.

Los datos de PowerPivot se copian en el libro y de almacenan en un formato comprimido, separado del libro original. Una vez importados los datos, se cierra la conexin con el libro. Para volver a consultar los datos originales, puede actualizar el libro. Para obtener ms informacin,

Conectar con un libro de PowerPivot como un origen de datos externo Puede utilizar los datos de PowerPivot como un origen de datos externo en Excel sin incrustar los datos en el libro. No necesita PowerPivot para Excel para este escenario, pero debe tener la versin correcta del proveedor OLE DB de Analysis Services. Para obtener la ltima versin del proveedor, descargue e instale Microsoft SQL Server 2008 R2 Analysis Services OLE DB Provider en la pgina SQL Server 2008 Feature Pack en el sitio web de Microsoft. 1. En la pestaa Datos de Excel, en el grupo Obtener datos externos, haga clic en De otros orgenes. 2. Haga clic en De Analysis Services.

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3. En el cuadro Nombre del servidor, escriba la direccin del libro de PowerPivot. La direccin debe incluir el archivo .xlsx que contiene los datos (por ejemplo, http://constoso-srv/team site/shared documents/contoso-quarterly-sales.xlsx). Nota: Si obtiene "error de anlisis XML en lnea 1, columna 1", probablemente no tiene la versin correcta del proveedor OLE DB de Analysis Services. Puede instalar PowerPivot para Excel o descargar e instalar el proveedor OLE DB de Analysis Services de R2 de Microsoft SQL Server 2008 en la pgina SQL Server 2008 Feature Pack en el sitio web de Microsoft. 4. Haga clic en Siguiente. 5. En Seleccionar base de datos y tabla, haga clic en Finalizar. 6. En Importar datos, especifique cmo desea que aparezcan los datos (por ejemplo, elija informe de tabla dinmica). 7. Haga clic en Propiedades y a continuacin, abra la ficha Definicin para comprobar que la cadena de conexin especifica Provider=MSOLAP .4. Este paso comprueba que tiene el proveedor OLE DB correcto. 8. Haga clic en Aceptar y, a continuacin, haga clic en Finalizar para preparar la conexin. Una lista de campos de tablas dinmicas aparece en el rea de trabajo que contiene campos del libro PowerPivot. Interaccin de PowerPivot con cubos de Analysis Services Cuando usa el asistente para conectarse con un origen de datos de Analysis Services, el motor VertiPaq de PowerPivot crea una consulta MDX para la base de datos Analysis Services y, a continuacin, descarga los datos en el libro. Los datos no se pueden actualizar y no se actualizan automticamente cuando los datos del cubo cambian. Los datos que importa a un libro de PowerPivot son autnomos tras la fase de importacin. En lugar de considerar un libro de PowerPivot como una superficie de exploracin para un cubo existente, debera considerarlo como un rea de trabajo donde puede obtener subconjuntos de datos del cubo tiles y derivar de ah nuevos anlisis que son independientes del cubo y de otros orgenes de datos.

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Si desea ver las sentencias MDX que genera el libro PowerPivot durante importacin, puede crear un archivo de seguimiento. Para obtener informacin acerca de cmo crear un archivo de seguimiento. Si est acostumbrado a trabajar con cubos de Analysis Services en Excel, debera saber que algunas caractersticas de Excel no se pueden usar con libros de PowerPivot. Al conectarse a un cubo de PowerPivot, no se admiten las caractersticas de Excel siguientes:

Cubos sin conexin Agrupacin en tablas dinmicas Comando de obtencin de detalles

Importar datos de informe.

Conctese a una fuente de distribucin de datos que un informe de Reporting Services ponga a su disposicin. Para obtener ms informacin.

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De fuentes de datos.

Conctese a fuentes de distribucin de datos generadas desde orgenes de datos en lnea. Para obtener ms informacin.
Importar datos de una fuente de distribucin de datos Las fuentes de distribucin de datos son uno o varios flujos de datos XML que se generan a partir de un origen de datos en lnea y se transmiten a un documento o aplicacin de destino. En PowerPivot para Excel, puede importar una fuente de distribucin de datos en el libro de PowerPivot mediante el Asistente para importacin de tablas. Despus de importar una fuente de distribucin de datos en un libro, puede utilizarlo posteriormente en cualquier operacin de actualizacin de datos que programe.

Importar datos de una fuente de texto

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Importar datos de una fuente de otros orgenes

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Actualizar

Actualice uno o varios orgenes de datos usados en el libro actual. Observe que en PowerPivot para Excel hay dos operaciones similares aunque distintas: La actualizacin de datos significa la obtencin de datos actualizados de los orgenes de datos externos -Actualizar o cambiar los datos importados Al importar los datos de un origen de datos externo en un libro, puede decidir mantener los datos tal cual, capturar un momento dado para realizar un anlisis ms extenso o actualizar los datos del origen siempre que lo decida. La ltima opcin es prctica si va a obtener los datos de las bases de datos relacionales que contiene la informacin de ventas actuales, o fuentes de distribucin de datos que se actualizan varias veces al da. Hay dos tipos de actualizaciones de datos: -Actualizacin manual. Puede actualizar los datos del libro manualmente en cualquier momento. Se pueden actualizar todos los datos, que es el valor predeterminado, o elegir manualmente las tablas y columnas que se van a actualizar en orgenes de datos individuales. -Actualizacin automtica o programada. Si ha publicado un libro en una Galera de PowerPivot o en un sitio de Sharepoint que admita PowerPivot, usted o el administrador de Sharepoint pueden crear una programacin para actualizar los datos del libro automticamente. Adems de obtener los datos actualizados de un origen existente, tendr que actualizar los datos del libro cada vez que efecte cambios en el esquema del origen de datos. Por ejemplo, uno de estos cambios puede ser agregar columnas o tablas, o cambiar las filas que se importan.

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Nota: Tenga en cuenta que la suma de datos, modificacin de datos o edicin de filtros activa siempre el recalculo de cualquier columna o frmula que dependan de ese origen de datos. Estas operaciones pueden llevar bastante tiempo. Para obtener ms informacin, vea Recalcular las frmulas.

-Actualizar manualmente un origen de datos existente: Si necesita actualizar metadatos de columnas u obtener datos recientes para disear nuevas frmulas, puede actualizar los datos manualmente en cualquier momento. En los siguientes temas se dan instrucciones para actualizar un origen de datos manualmente y editar sus propiedades. -Programar actualizaciones de datos mediante Sharepoint Puede programar la actualizacin de datos para que se produzca a intervalos peridicos cuando guarde un libro PowerPivot en un sitio de SharePoint. Si se usa informacin de conexin en el libro o en la programacin, el servidor se conectar a los orgenes de datos y recuperar los datos actualizados en su nombre. -Cambiar un origen de datos Si tiene que cambiar los datos asociados a un libro, puede usar las herramientas del complemento de PowerPivot para modificar la informacin de conexin o actualizar la definicin de las tablas y columnas que se utilizan en los datos de PowerPivot. Los cambios que puede hacer en los orgenes de datos existentes son los siguientes: Conexiones

Tablas

Columnas

Editar el nombre del servidor o de la base de datos Cambiar el nombre del archivo de texto, hoja

Agregar o quitar un filtro en los datos Cambiar los criterios de filtro

Cambiar los nombres de columna Agregar nuevas

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de clculo o fuente de distribucin de datos de origen

Agregar o quitar tablas

columnas Eliminar columnas del libro (no afecta al origen de datos)

Cambiar los nombres de tabla Modificar las asignaciones entre las tablas del origen y las tablas del libro Seleccionar otras columnas del origen

Cambiar la ubicacin del origen de datos

En el caso de los orgenes de datos relacionales, cambiar el catlogo predeterminado o el catlogo inicial Cambiar el mtodo de autenticacin o las credenciales utilizadas para tener acceso a los datos Editar las propiedades avanzadas del origen de datos

Para realizar modificaciones, siga estos pasos en la ventana de PowerPivot:

En la ficha Diseo, haga clic en el grupo Conexiones, haga clic en el botn Conexiones existentes, elija una conexin y use los editores que se proporcionan. Para obtener ms informacin, vea Editar las propiedades de un origen de datos existente.

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Haga clic en la ficha que contiene la tabla que desea modificar y, a continuacin, en la ficha Diseo, en el grupo Propiedades, haga clic en el botn Propiedades de tabla.

Seleccione la columna que desea modificar, para ello, haga clic en su encabezado y, a continuacin, en la ficha Inicio, use los controles del grupo Formato para modificar las propiedades de la columna.

Cambiar las filas que se importan

Al importar un origen de datos, puede definir los filtros para restringir el nmero total de filas que se importan. Puede resultar til al empezar a desarrollar un conjunto de datos para su anlisis y se desea trabajar solo con un subconjunto de los datos para mejorar el rendimiento. Tambin se pueden crear libros diferentes para regiones diferentes: por ejemplo, se podra usar el mismo origen de datos, pero filtrar por una regin determinada. Si posteriormente se decide agregar ms datos, no es necesario volver a crear el modelo con otro filtro; en lugar de ello, no hay ms que editar los filtros que se aplican al origen de datos para obtener ms o menos datos.
El recalculo significa actualizar las columnas y tablas de un libro que contienen frmulas.

Recalcular las frmulas Al trabajar con los datos de un libro de PowerPivot para Excel, de vez en cuando podra tener que actualizar los datos del origen, recalcular las frmulas que ha creado en columnas calculadas o asegurarse de que los datos que se presentan en una tabla dinmica estn actualizados. En este tema se explica la diferencia entre actualizar los datos y recalcular los datos, se proporciona informacin general acerca de qu hacer para recalcular los datos y se describen opciones para ello. PowerPivot usa tanto la actualizacin como el reclculo de datos: Actualizacin de datos significa obtener datos actualizados de los orgenes de datos externos. PowerPivot no detecta automticamente los cambios en orgenes de datos externos, pero los datos pueden actualizarse manualmente

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desde el libro de PowerPivot o automticamente si el libro se comparte en SharePoint. Para obtener ms informacin Reclculo significa actualizar todas las columnas, tablas, grficos y tablas dinmicas del libro que contienen frmulas. Puesto que el reclculo de una frmula incurre en un mayor rendimiento, es importante comprender las dependencias asociadas a cada clculo.

Importante: Nunca debera guardar o publicar el libro hasta que las frmulas que contiene se hayan actualizado. Reclculo manual y automtico De forma predeterminada, PowerPivot recalcula automticamente segn sea necesario y optimiza el tiempo de procesamiento requerido. Aunque el recalculo puede tardar tiempo, es una tarea importante porque mientras se realiza, se comprueban las dependencias de las columnas y se le notificar si una columna ha cambiado, si los datos no son vlidos o si ha aparecido un error en una frmula que funcionaba. Sin embargo, puede decidir prescindir de la validacin y nicamente actualizar los clculos manualmente, sobre todo si trabaja con frmulas complejas o con conjuntos de datos muy grandes, y desea controlar el tiempo de las actualizaciones.

Ambos modos, el manual y el automtico, tienen ventajas; sin embargo, recomendamos encarecidamente que utilice el modo de recalculo automtico. Este modo mantiene los metadatos de PowerPivot sincronizados y evita los problemas que ocasiona la eliminacin de datos, los cambios en los nombres o los tipos de datos, o las dependencias perdidas. -Usar el reclculo automtico Al usar el modo automtico de reclculo, cualquier cambio realizado en el libro que provocara la modificacin del resultado de alguna frmula desencadenar el reclculo de la columna completa que contenga una frmula. Los siguientes cambios siempre requieren el reclculo de las frmulas:

Los valores de un origen de datos externo se han actualizado. La definicin de la frmula ha cambiado. Han cambiado los nombres de las tablas o columnas a las que se hace referencia en una frmula.

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Las relaciones entre las tablas se han agregado, modificado o eliminado. Se han agregado nuevas medidas o columnas calculadas. Se han realizado cambios en otras frmulas dentro del libro de PowerPivot, de modo que las columnas o los clculos que dependen de ese clculo deberan actualizarse.

Se han insertado o eliminado filas. Ha aplicado un filtro que requiere la ejecucin de una consulta para actualizar el conjunto de datos. El filtro se aplic a una frmula o como parte de un tabla dinmica o grfico dinmico.

-Usar el reclculo manual Puede usar el reclculo manual para evitar incurrir en el costo de calcular los resultados de las frmulas hasta que sea conveniente. El modo manual es especialmente til en estas situaciones:

Va a disear una frmula mediante una plantilla y desea cambiar los nombres de las columnas y tablas utilizadas en la frmula antes de validarla.

Sabe que algunos datos del libro han cambiado pero trabaja con una columna que no ha cambiado, por lo que desea posponer un reclculo. Est trabajando en un libro que tiene muchas dependencias y desea posponer el reclculo hasta estar seguro de que se han realizado todas las modificaciones necesarias.

Tenga en cuenta que, siempre que el libro est establecido en el modo de clculo manual, PowerPivot para Excel no realiza ninguna validacin o comprobacin de frmulas, con las siguientes consecuencias:

Cualquier nueva frmula que agregue al libro se marcar como una frmula que contiene un error. No aparecer ningn resultado en las nuevas columnas calculadas.

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Informes

El botn Tabla dinmica le permite insertar en el libro de Excel una o varias tablas dinmicas que estn basadas en los datos de la ventana de PowerPivot.

Crear un informe de tabla dinmica o grfico dinmico Al trabajar en un libro de Excel que tiene PowerPivot para Excel, puede crear tablas dinmicas y grficos dinmico en dos lugares diferentes: en la ventana de PowerPivot de la pestaa Inicio y en la ventana de Excel de la pestaa PowerPivot. Si desea usar los datos de la ventana de PowerPivot para generar una tabla dinmica o un grfico, debe usar una de estas opciones.

El botn de tabla dinmica que est en la pestaa de insercin de la ventana de Excel tambin puede crear tablas dinmicas y grficos dinmicos pero esas tablas y grficos no pueden usar datos de PowerPivot, solo datos que estn almacenados en hojas de clculo de un libro de Excel. En este tema se supone que ya sabe cmo usar tablas dinmicas y grficos dinmicos. Si no es as, consulte los siguientes temas en Microsoft Office Online para obtener una introduccin: Al crear tablas dinmicas que incluyen datos de PowerPivot, tambin tiene acceso a las siguientes caractersticas:

El uso de un lenguaje de frmulas, Expresiones de anlisis de datos (DAX), que proporciona caractersticas de inteligencia y otras funciones. Para obtener ms informacin,

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La capacidad de crear relaciones entre las tablas, buscar datos relacionados y filtrar mediante relaciones. Para obtener ms informacin,

La capacidad de aplicar filtros dinmicamente en funcin del contexto actual, o de aplicar filtros en varias tablas relacionadas. Para obtener ms informacin,

El uso de segmentaciones de datos mejoradas. Puede agregar rpidamente varios informes de tablas dinmicas y grficos dinmicos al mismo tiempo. Al usar la lista de campos de PowerPivot para agregar segmentaciones de datos, dichas segmentaciones filtrarn automticamente todos los objetos del informe. Para obtener ms informacin,

Para crear un informe de tabla dinmica o grfico dinmico 1. Haga clic en la flecha abajo del botn Tabla dinmica en uno de los siguientes lugares.

En la ventana de PowerPivot, en la pestaa Inicio, en el grupo Informes.

O bien

En la ventana de Excel, en la pestaa PowerPivot, en el grupo Ver.

2. Seleccione en la lista de opciones. Si lo desea, puede agregar informes de tabla dinmica y de grfico dinmico vinculados al mismo tiempo.

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Opcin Tabla dinmica nica Grfico dinmico nico Grfico y tabla (horizontal)

Descripcin Crea una tabla dinmica en blanco en una nueva hoja de clculo o en la hoja de clculo que seleccione. Crea un grfico dinmico en blanco en una nueva hoja de clculo o en la hoja de clculo que seleccione. Crea una tabla dinmica y un grfico dinmico en blanco en una nueva hoja de clculo que elija y los coloca uno al lado del otro. Los datos del grfico y de la tabla son independientes. Con todo, las segmentaciones de datos se aplican a los dos. Crea un grfico dinmico y una tabla dinmica en blanco en una nueva hoja de clculo o en la hoja de clculo que seleccione, y los coloca con el grfico por encima de la tabla. Las posiciones se pueden cambiar posteriormente. Los datos del grfico y de la tabla son independientes. Con todo, las segmentaciones de datos se aplican a los dos. Crea dos grficos dinmicos en blanco en una nueva hoja de clculo o en la hoja de clculo que seleccione, y los coloca uno al lado del otro. Los grficos son independientes. Con todo, las segmentaciones de datos se aplican a los dos. Crea dos grficos dinmicos en blanco en una nueva hoja de clculo o en la hoja de clculo que seleccione, y los coloca con un grfico por encima del otro. Las posiciones se pueden cambiar posteriormente. Los grficos son independientes. Con todo, las segmentaciones de datos se aplican a los dos. Crea cuatro grficos dinmicos en blanco en una nueva hoja de clculo o en la hoja de clculo que seleccione. Los grficos son independientes. Sin embargo, las segmentaciones de datos se aplican a los cuatro. Crea una tabla dinmica en blanco. En lugar de organizar algunos valores de datos como encabezados de columna y otros como encabezados de fila, una nueva columna se agrega

Grfico y tabla (vertical)

Dos grficos (horizontal)

Dos grficos (vertical)

Cuatro grficos

Tabla dinmica sin informacin de estructura jerrquica: plana

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para cada campo que agrega y una fila de Totales se inserta despus de cada grupo.

3. Para especificar una ubicacin, elija entre:

Si desea colocarlo en una nueva hoja de clculo a partir de la celda A1, haga clic en Nueva hoja de clculo. Para colocarlo en una hoja de clculo existente, seleccione Hoja de clculo existente y, a continuacin, especifique la primera celda del rango de celdas donde desee colocarlo.

4. Haga clic en Aceptar. Excel agrega el informe seleccionado en la ubicacin seleccionada y muestra la Lista de campos de PowerPivot, para que pueda agregar campos y personalizarlo.

Crear una tabla dinmica a partir de los datos de PowerPivot Una vez agregados los datos a un libro de PowerPivot, las tablas dinmicas le ayudan a analizar eficazmente los datos en detalle. Puede realizar comparaciones, detectar patrones y relaciones, as como detectar tendencias.

Para crear esta tabla dinmica, tiene que haber completado las tareas anteriores de este tutorial. Agregar una tabla dinmica al anlisis Seguir utilizando el libro de PowerPivot que cre en la tarea anterior. Ya tiene importados los datos y creadas las relaciones. Ahora agregar una tabla dinmica. Agregar una tabla dinmica al anlisis 1. En la ventana de PowerPivot, en la cinta de opciones de Inicio de PowerPivot, haga clic en Tabla dinmica.

Asegrese de crear la tabla dinmica en la ventana de PowerPivot.

38 Como utilizar el nuevo Componente de PowerPivot en Excel 2010 para crear Tablas Dinmicas PowerPivot Microsoft l.muniz@sistemacontrolgestion,com www.sistemacontrolgestion/tds

Hay tambin un botn de tabla dinmica en la cinta de opciones de Excel, pero las tablas dinmicas de Excel no pueden tener acceso a los datos de PowerPivot.

2. Seleccione Tabla dinmica nica.

3. Seleccione Nueva hoja de clculo. Excel agrega una tabla dinmica vaca a la ubicacin que especific y muestra la lista de campos de PowerPivot. La lista de campos muestra dos secciones: una de campos en la parte superior para agregarlos y quitarlos, y otra en la parte inferior para reorganizarlos y cambiar su posicin. 4. Seleccione la tabla dinmica vaca. Si obtiene un mensaje de error que le indica que la lista de datos ya no es vlida, haga clic con el botn secundario en la tabla y seleccione Actualizar datos.

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Eliminar una tabla dinmica Conserve la tabla dinmica en el libro para el paso final del tutorial, pero si desea eliminarla en algn momento, siga estos pasos. 1. Haga clic dentro de la tabla dinmica. 2. En la ficha Herramientas de tabla dinmica, seleccione Opciones. 3. En el grupo Acciones, haga clic en Seleccionar. 4. Seleccione Toda la tabla dinmica y, a continuacin, haga clic en Eliminar en la cinta de opciones de Inicio.

Crear un grfico dinmico a partir de los datos de PowerPivot Una vez que ha agregado los datos a un libro de PowerPivot, los grficos dinmicos le ayudan a resumir, analizar, explorar y presentar los datos eficazmente. Los grficos dinmicos proporcionan una representacin grfica interactiva de los datos en las tablas dinmicas y le ayudan a ver comparaciones, modelos y tendencias. Los cambios que efecte en el diseo y los datos de la tabla dinmica asociada se reflejarn inmediatamente en el diseo y los datos del informe de grfico dinmico. Requisitos previos Para crear este grfico dinmico, tiene que haber completado las lecciones anteriores de este tutorial.

Agregar un grfico dinmico al anlisis Seguir utilizando el libro de PowerPivot que cre en el paso anterior. Ya tiene los datos importados, las relaciones creadas y una tabla dinmica agregada. Ahora agregar un grfico dinmico. Agregar un grfico dinmico al anlisis

En la cinta de opciones de Inicio de PowerPivot, haga clic en la flecha debajo de Tabla dinmica y seleccione Grfico dinmico.

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Asegrese de crear el grfico dinmico desde la cinta de PowerPivot. Tambin hay un botn Tabla dinmica en la cinta de Excel, pero los grficos dinmicos de Excel no pueden tener acceso a los datos de PowerPivot. 1. Seleccione Hoja de clculo existente y haga clic en Aceptar. Eliminar un grfico dinmico Puede mantener el grfico dinmico en el libro, pero si desea eliminarlo en algn momento, siga estos pasos. Eliminar un grfico dinmico 1. Para eliminar un grfico dinmico, haga clic dentro de l. 2. Haga clic con el botn secundario y seleccione Cortar. Al eliminar el grfico dinmico, no se elimina ninguno de los informes de tabla dinmica asociados.

Mover o copiar hojas de clculo de Excel Excel 2010 incluye una nueva caracterstica que le permite mover o copiar una hoja de clculo a un nuevo libro o a una ubicacin diferente dentro del libro existente. PowerPivot admite totalmente el traslado y copia dentro de un libro existente. Sin embargo, el traslado y copia a un nuevo libro no se admite para las hojas de clculo que contienen tablas dinmicas o grficos dinmicos que estn basados en datos de PowerPivot. Si requiere datos en un nuevo libro, recomendamos guardar una copia del libro original y usarla como punto de partida para el nuevo libro. Si ya no requiere los datos del libro original, puede eliminarlos.

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Formato

Este grupo permite dar formato a datos de columnas y trabajar con tipos de datos.

Tipo de datos. Muestra el tipo de datos actual de la columna seleccionada. Haga clic en la flecha de lista desplegable para ver una lista de tipos de datos y cambiar el tipo de datos. Si el tipo de datos que elige es incompatible con el contenido de la columna, se muestra un error.

Formato. Muestra el tipo de datos de la columna actualmente seleccionada. Si hay disponibles otras opciones de formato, haga clic en la flecha desplegable para seleccionar un nuevo formato.

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Aplicar formato de moneda. Haga clic en el cuadro de dilogo Formato de moneda y especifique el formato y el smbolo de moneda. Aplicar formato de porcentaje. Haga clic para que todos los nmeros de la columna actualmente seleccionada se muestren como porcentajes.

Separador de miles. Haga clic para mostrar un separador de miles en todos los nmeros de la columna actualmente seleccionada. Para deshacer la accin, presione Ctrl-Z.

Aumentar decimales y Disminuir decimales. Haga clic para aumentar o disminuir el nmero de posiciones decimales que se muestran para un nmero. Estas opciones no cambian el valor ni aumentan su precisin, solo afectan al formato de presentacin.

Establecer el tipo de datos de una columna Al pegar o vincular los datos, PowerPivot detectar automticamente los tipos de datos y los aplicar. Despus de haber agregado los datos al libro, puede modificar manualmente el tipo de datos de una columna para cambiar el modo en que se almacenan los datos. Sin embargo, si se cambia el tipo de datos podra afectar a la precisin de los datos o resultar en la prdida de los mismos. Si solo desea cambiar el formato de visualizacin de los datos sin cambiar la forma de almacenarlos, puede hacer eso en su lugar.

Para cambiar el tipo de datos o formato de presentacin de una columna 1. En la ventana de PowerPivot, seleccione la columna para la que desea cambiar el tipo de datos o formato de presentacin. 2. En la ficha Inicio, en el grupo Formato, lleve a cabo uno de los procedimientos siguientes:

Seleccione un tipo de datos en la lista Tipo de datos.

O bien

Seleccione un formato de presentacin en la lista Formato.

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Consideraciones sobre la modificacin de los tipos de datos

En ocasiones, al intentar cambiar el tipo de datos de una columna o seleccionar una conversin de datos, se podran producir uno de los siguientes errores:

Error al cambiar el tipo de datos Error al cambiar el tipo de datos de la columna

Estos errores se podran producir aun cuando el tipo de datos est disponible como una opcin en la lista desplegable Tipo de datos. En esta seccin se explica la causa de estos errores y cmo pueden corregirse. Descripcin del tipo de datos actual Al agregar los datos a un libro de PowerPivot, PowerPivot para Excel comprueba las columnas de datos para ver qu tipos de datos contiene cada columna. Si los datos en esa columna son coherentes, se asigna a la columna el tipo de datos ms preciso. Sin embargo, si agrega datos de Excel o de otro origen que no aplica el uso de un tipo de datos nico dentro de cada columna, PowerPivot asignar un tipo de datos que d cabida a todos los valores dentro de la columna. Por consiguiente, si una columna contiene nmeros de tipos diferentes, como enteros, nmeros de tipo long y monedas, PowerPivot utilizar un tipo de datos decimal. De forma alternativa, si una columna mezcla nmeros y texto, PowerPivot utilizar el tipo de datos de texto. PowerPivot no proporciona un tipo de datos similar al tipo de datos General disponible en Excel. Por consiguiente, si una columna contiene valores numricos y de texto, no podr convertirla en un tipo de datos numrico. Los tipos de datos siguientes estn disponibles en los libros de PowerPivot: Tipos de datos de PowerPivot

Text Decimal Number Whole Number Currency TRUE/FALSE Date

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Si encuentra que sus datos tienen un tipo de datos equivocado, o al menos diferente al que deseaba, tiene varias opciones:

Puede reimportar los datos. Para ello, abra la conexin existente con el origen de datos y vuelva a importar la columna. En funcin del tipo de origen de datos, puede aplicar un filtro durante la importacin para quitar los valores problemticos.

Puede crear una frmula de DAX en una columna calculada para crear un nuevo valor del tipo de datos deseado. Por ejemplo, la funcin TRUNC se puede utilizar para convertir un nmero decimal en un nmero entero, o puede combinar funciones de informacin y funciones lgicas para probar y convertir los valores.

Conversin de datos

Si se produce un error al seleccionar una opcin de conversin de datos, podra ser que el tipo de datos actual de la columna no admitiera la conversin seleccionada. No todas las conversiones se permiten con todos los tipos de datos. Por ejemplo, solo puede cambiar una columna a un tipo de datos Boolean si el tipo de datos actual de la misma es un nmero (entero o decimal) o texto. Por consiguiente, debe elegir un tipo de datos adecuado para los datos de la columna. Despus de elegir un tipo de datos adecuado, PowerPivot generar una advertencia sobre los posibles cambios en los datos, como por ejemplo, prdida de precisin o truncamiento. Haga clic en Aceptar para aceptar y cambiar los datos al nuevo tipo de datos. Si se admite el tipo de datos, pero PowerPivot detecta valores que no se admiten en el nuevo tipo de datos, obtendr otro error y deber corregir los valores de datos antes de continuar. Para obtener informacin detallada sobre los tipos de datos que se usan en los libros de PowerPivot, cmo se convierten implcitamente y cmo se utilizan los diferentes tipos de datos en las frmulas,

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Tipos de datos admitidos en libros PowerPivot

En esta seccin se describen los tipos de datos que se pueden usar en PowerPivot para Excel, as como la conversin implcita de los tipos de datos cuando los datos se calculan o se usan en una frmula DAX (Expresiones de anlisis de datos). Los siguientes tipos de datos se admiten para su uso en PowerPivot. Cuando importa datos o usa un valor en una frmula, incluso si el origen de datos contiene un tipo de datos distinto, los datos se convierten a uno de los siguientes tipos de datos. Los datos que se producen como resultado de las frmulas tambin usan estos tipos de datos. En general, estos tipos de datos se implementan para habilitar clculos precisos en columnas calculadas y, para mantener la coherencia, se aplican las mismas restricciones al resto de los datos en PowerPivot. Los formatos usados para nmeros, moneda, fechas y horas deben seguir el formato de la configuracin regional especificada en el equipo que abre el libro. Se pueden usar las opciones de formato de la hoja de clculo para controlar la forma en que se muestra el valor. Tipo de datos en la interfaz de usuario de PowerPivot Whole Number Tipo de datos en DAX Valor entero de 64 bits (ocho bytes) 1, 2 Nmero real de 64 bits (ocho bytes) 1, 2 Descripcin

Nmeros que no tienen posiciones decimales. Los enteros pueden ser nmeros positivos o negativos, pero deben ser nmeros enteros comprendidos entre 9.223.372.036.854.775.808 (-2^63) y 9.223.372.036.854.775.807 (2^63-1). Los nmeros reales son aquellos que pueden tener posiciones decimales. Abarcan un amplio intervalo de valores: Valores negativos desde -1,79E +308 hasta -2,23E -308 Cero Valores positivos desde 2,23E -308 hasta 1,79E + 308 Sin embargo, el nmero de dgitos significativos se limita a 17 dgitos decimales. Valor True o False.

Decimal Number

TRUE/FALSE

Boolean

Texto

String

Cadena de datos de carcter Unicode.

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Pueden ser cadenas, nmeros o fechas representados en un formato de texto. Date Fecha y hora Fechas y horas en una representacin de fecha y hora aceptada. Las fechas vlidas son todas las fechas posteriores al 1 de marzo de 1900. El tipo de datos de moneda permite los valores comprendidos entre 922.337.203.685.477,5808 y 922.337.203.685.477,5807 con cuatro dgitos decimales de precisin fija. Un tipo en blanco es un tipo de datos de DAX que representa y reemplaza los valores NULL de SQL. Un valor en blanco se puede crear con la funcin BLANK y se puede comprobar si es tal con la funcin lgica ISBLANK.

Currency

Currency

N/D

En blanco

Las frmulas DAX no admiten tipos de datos que sean menores que los enumerados en la tabla.
2

Si intenta importar datos con valores numricos muy elevados, es posible que la importacin no se realice correctamente con el error siguiente: Error de la base de datos en memoria: La columna '<nombre de columna>' de la tabla '<nombre de la tabla>' contiene un valor, '1.7976931348623157e+308' que no se admite. La operacin se ha cancelado. Este error se produce porque PowerPivot utiliza ese valor para representar los valores NULL. Los valores de la siguiente lista son sinnimos del valor NULL mencionado anteriormente: Valor 9223372036854775807 -9223372036854775808 1.7976931348623158e+308 2.2250738585072014e-308 Debera quitar de nuevo el valor de los datos e intentar volver a importarlo.

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Tipo de datos de tabla

Adems, DAX usa un tipo de datos de tabla. DAX usa este tipo de datos en muchas funciones, como agregaciones y clculos de inteligencia de tiempo. Algunas funciones requieren una referencia a una tabla y otras devuelven una tabla que se puede usar como entrada para otras funciones. En algunas funciones que requieren una tabla como entrada, puede especificar una expresin que se evala como una tabla; para otras funciones, se requiere una referencia a una tabla base. Para obtener informacin acerca de los requisitos de funciones concretas, vea Referencia de funciones (DAX). Conversiones implcitas y explcitas de tipos de datos en frmulas de DAX Cada funcin DAX tiene requisitos concretos acerca de los tipos de datos que se usan como entradas y salidas. Por ejemplo, algunas funciones requieren enteros para algunos argumentos y fechas para otros; otras funciones requieren texto o tablas. Si los datos de la columna que especifique como argumento son incompatibles con el tipo de datos requerido por la funcin, en muchos casos DAX devolver un error. No obstante, siempre que sea posible DAX intentar convertir implcitamente los datos al tipo requerido. Por ejemplo:

Una fecha se puede escribir como una cadena y DAX la analizar, e intentar convertirla a uno de los formatos de fecha y hora de Windows.

Se pueden sumar TRUE + 1 y obtener el resultado 2, ya que TRUE se convierte implcitamente al nmero 1 y se realiza la operacin 1+1. Si suma los valores de dos columnas y uno est representado como texto ("12") y el otro como nmero (12), DAX convierte implcitamente la cadena a un nmero y, a continuacin, realiza la suma para obtener un resultado numrico. La expresin siguiente devuelve 44: = "22" + 22

Si intenta concatenar dos nmeros, el complemento de PowerPivot los presentar como cadenas y, a continuacin, los concatenar. La expresin siguiente devuelve "1234": = 12 & 34

En la tabla siguiente se resumen las conversiones implcitas de tipo de datos que se realizan en las frmulas. En general, PowerPivot se comporta como Microsoft Excel y, siempre que sea posible, realiza conversiones implcitas cuando lo requiere la operacin especificada.

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Tabla de conversiones de datos implcitas

El tipo de conversin que se realiza est determinada por el operador, que convierte los valores que requiere antes de realizar la operacin solicitada. En estas tablas se enumeran los operadores y se indica la conversin que se lleva a cabo en cada tipo de datos de la columna cuando se empareja con el tipo de datos de la fila de interseccin. Nota: Los tipos de datos de texto no se incluyen en estas tablas. Cuando un nmero se representa en formato de texto, en algunos casos PowerPivot intentar determinar el tipo de nmero y representarlo como un nmero. Suma (+) Operador (+) INTEGER CURRENCY REAL Fecha y hora INTEGER INTEGER CURRENCY REAL Fecha y hora CURRENCY CURRENCY CURRENCY REAL Fecha y hora REAL REAL REAL REAL Fecha y hora Fecha y hora Fecha y hora Fecha y hora Fecha y hora Fecha y hora

Por ejemplo, si se usa un nmero real en una operacin de suma en combinacin con datos de moneda, ambos valores se convierten en REAL y el resultado se devuelve como REAL. Resta (-) En la siguiente tabla el encabezado de fila es el minuendo (el lado de la izquierda) y el encabezado de columna es el substraendo (el lado de la derecha). Operador (-) INTEGER CURRENCY REAL Fecha y hora INTEGER INTEGER CURRENCY REAL Fecha y hora CURRENCY CURRENCY CURRENCY REAL Fecha y hora REAL REAL REAL REAL Fecha y hora Fecha y hora REAL REAL REAL Fecha y hora

Por ejemplo, si se usa una fecha en una operacin de resta con otro tipo de datos, ambos valores se convierten en fechas y el valor devuelto tambin es una fecha.

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Nota: PowerPivot tambin admite el operador unario - (negativo), pero este operador no cambia el tipo de datos del operando. Multiplicacin (*) Operador (*) INTEGER CURRENCY REAL INTEGER INTEGER CURRENCY REAL CURRENCY CURRENCY REAL CURRENCY REAL REAL CURRENCY REAL Fecha y hora INTEGER CURRENCY REAL

Por ejemplo, si un entero se combina con un nmero real en una operacin de multiplicacin, ambos nmeros se convierten a nmeros reales y el valor devuelto tambin es REAL. Divisin (/) En la siguiente tabla, el encabezado de fila es el numerador y el encabezado de columna es el denominador. Operador (/) (Fila/Columna) INTEGER CURRENCY REAL Fecha y hora INTEGER REAL CURRENCY REAL REAL CURRENCY CURRENCY REAL REAL REAL REAL REAL CURRENCY REAL REAL Fecha y hora REAL REAL REAL REAL

Por ejemplo, si un entero se combina con un valor de moneda en una operacin de divisin, ambos valores se convierten a nmeros reales y el resultado tambin es un nmero real. Operadores de comparacin En las expresiones de comparacin, los valores booleanos se consideran mayores que los valores de cadena y los valores de cadena se consideran mayores que los valores numricos o de fecha u hora; se considera que los nmeros y valores de fecha u hora tienen el mismo rango. No se realiza ninguna conversin implcita para los valores booleanos o de cadena; BLANK o un valor en blanco se convierte en 0/""/false, segn el tipo de datos del otro valor comparado. Las siguientes expresiones de DAX muestran este comportamiento: =IF(FALSE()>"true","Expression is true", "Expression is false"), devuelve "Expression is true" =IF("12">12,"Expression is true", "Expression is false"), devuelve "Expression is true"

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=IF("12"=12,"Expression is true", "Expression is false"), devuelve "Expression is false" Las conversiones se realizan implcitamente para los tipos numricos o de fecha y hora, tal y como se describe en la siguiente tabla: Operador de comparacin INTEGER CURRENCY REAL Fecha y hora INTEGER INTEGER CURRENCY REAL REAL CURRENCY CURRENCY CURRENCY REAL REAL REAL REAL REAL REAL REAL Fecha y hora REAL REAL REAL Fecha y hora

Controlar valores en blanco, cadenas vacas y valores cero La forma en que DAX trata los valores cero, los valores NULL y las cadenas vacas es distinta a como lo hacen Microsoft Excel y SQL Server. En esta seccin se describen las diferencias y cmo se tratan estos tipos de datos. Lo importante es recordar que en PowerPivot un valor en blanco, una celda vaca o la ausencia de un valor se representan por el nuevo tipo de valor: BLANK. Depende de cada funcin el modo en que se tratan en las operaciones, como suma o concatenacin. Tambin se pueden generar valores en blanco con la funcin BLANK o comprobar los valores en blanco con la funcin ISBLANK. Los valores NULL de base de datos no se admiten en un libro de PowerPivot y se convierten implcitamente a valores en blanco si en una frmula DAX se hace referencia a una columna que contiene un valor NULL. Definir valores en blanco, valores NULL y cadenas vacas En la tabla siguiente se resumen las diferencias entre DAX y Microsoft Excel con respecto al modo en que se tratan los valores en blanco. Expresin BLANK + BLANK BLANK +5 BLANK * 5 5/BLANK 0/BLANK BLANK/BLANK FALSE OR BLANK FALSE AND BLANK DAX BLANK 5 BLANK Infinito NaN BLANK FALSE FALSE Excel 0 (cero) 5 0 (cero) Error Error Error FALSE FALSE

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TRUE OR BLANK TRUE AND BLANK BLANK OR BLANK BLANK AND BLANK

TRUE FALSE BLANK BLANK

TRUE TRUE Error Error

Ordenar y filtrar

El grupo le permite elegir los valores que se muestran en una tabla aplicando filtros y ordenando.

Ordenar de menor a mayor y Ordenar de A a Z. Haga clic para ordenar de menor a mayor. Si est ordenando nmeros, se ordenarn de menor a mayor. Si est ordenando texto, se ordenar de la A a la Z.

Ordenar de mayor a menor y Ordenar de Z a A. Haga clic para ordenar de mayor a menor. Si est ordenando nmeros, se ordenarn de mayor a menor. Si est ordenando texto, se ordenar de la Z a la A.

Borrar orden. Haga clic para cancelar el orden y mostrar la columna en su orden natural; es decir, el orden en el que se importaron los datos.

Borrar todos los filtros. Haga clic para quitar los filtros y ver todas las filas de la tabla. Esta opcin solo est disponible cuando se han aplicado filtros a una columna como mnimo. Nota: Al hacer clic en este botn, se quitan todos los filtros. Para borrar solo los filtros deseados, haga clic con el botn secundario en el encabezado de la columna que tiene el filtro, seleccione Filtro y, a continuacin, seleccione Borrar filtro de <nombre de columna>.

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Filtrar y ordenar datos

Cuando trabaje con tablas de datos en PowerPivot para Excel, puede filtrar u ordenar los datos utilizando los controles de filtro de la ventana de PowerPivot o aplicando segmentaciones en una tabla dinmica o grfico dinmico en la ventana de Excel. Puede incluso crear filtros dentro de los clculos, para controlar los datos que se usan de una columna o tabla de datos. Cada tipo de filtro solo funciona en su ventana respectiva. Por ejemplo, las segmentaciones no tienen ningn efecto en los datos de la ventana de PowerPivot.

Ordenar datos en una tabla Puede ordenar los datos por texto (de A a Z o de Z a A) y los nmeros (de menor a mayor o viceversa) en una o varias columnas.

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Para ordenar los datos en una tabla segn una columna de texto: 1. En la ventana de PowerPivot, seleccione una columna de datos alfanumricos, un rango de celdas o asegrese de que la celda activa est en una columna de la tabla que contenga datos alfanumricos.

2. En la pestaa Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, lleve a cabo uno de los siguientes procedimientos:

Para clasificar en orden alfanumrico ascendente, haga clic en Ordenar de A a Z. Para clasificar en orden alfanumrico descendente, haga clic en Ordenar de Z a A.

Nota: En algunos casos, los datos importados de otra aplicacin podran tener espacios iniciales insertados antes de los datos. Debe quitar los espacios iniciales para ordenar los datos correctamente.

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Para ordenar los datos en una tabla segn una columna numrica 1. En la ventana de PowerPivot, seleccione una columna de datos numricos en un rango de celdas o asegrese de que la celda activa est en una columna de la tabla que contenga datos numricos.

2. En la pestaa Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, lleve a cabo uno de los siguientes procedimientos:

Para ordenar de los nmeros bajos a los nmeros altos, haga clic en Ordenar de menor a mayor. Para ordenar de los nmeros altos a los nmeros bajos, haga clic en Ordenar de mayor a menor.

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Nota: Si los resultados no son los que esperaba, la columna podra contener nmeros almacenados como texto y no como nmeros. Por ejemplo, los nmeros negativos importados de algunos sistemas contables o un nmero escrito con un smbolo ' inicial (apstrofo) se almacenan en forma de texto.

Filtrar los datos de una tabla

Puede aplicar los filtros al importar datos para controlar las filas que se cargan en una tabla de PowerPivot. Para obtener ms informacin sobre cmo realizar filtrados durante la importacin, vea Cambiar las filas que se importan desde un origen de datos. Despus de haber importado los datos, no podr eliminar las filas individuales. Sin embargo, puede aplicar filtros personalizados para controlar la manera en que se muestran las filas. Las filas que no cumplen los criterios de filtrado se ocultan. Puede filtrar por una o ms columnas. Los filtros son aditivos, lo que significa que cada filtro adicional se basa en el actual y reduce an ms el subconjunto de datos. Nota: En Windows Vista y Windows 7, las caractersticas de la ventana de PowerPivot estn disponibles en una cinta de opciones, que se explica en este tema. En Windows XP, las caractersticas estn disponibles de un conjunto de mens. Si usa Windows XP y desea ver cmo se relacionan los comandos de men con los comandos de la cinta de opciones, vea Interfaz de usuario de PowerPivot en Windows XP. Para filtrar datos segn los valores de las columnas 1. En la ventana de PowerPivot, seleccione una tabla y, a continuacin, haga clic en la flecha del encabezado de la columna que desea utilizar para el filtrado. 2. En el men Autofiltro, siga uno de estos procedimientos:

En la lista de valores de columna, active o desactive uno o varios valores para filtrar y haga clic en Aceptar.

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Si el nmero de valores es sumamente grande, algunos elementos individuales podran no mostrarse en la lista. En su lugar, ver un mensaje similar a "Demasiados elementos para mostrar".

Haga clic en Nmero y filtros o Filtros de texto (en funcin del tipo de columna) y, a continuacin, haga clic en uno de los comandos de operador de comparacin (como Es igual a) o haga clic en Filtro personalizado. En el cuadro de dilogo Filtro personalizado, cree el filtro y, a continuacin, haga clic en Aceptar.

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Para borrar un filtro para una columna 1. Haga clic en la flecha del encabezado de la columna en la que desea borrar un filtro. 2. Haga clic en Borrar filtro de <nombre de la columna>.

Para borrar todos los filtros de una tabla 1. En la ventana de PowerPivot, seleccione la tabla en la que desea borrar los filtros. 2. En la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Borrar todos los filtros.

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Filtrar datos con segmentaciones

Las segmentaciones de datos son controles de filtrado que funcionan con un clic y reducen los datos que se muestran en las tablas dinmicas y en los grficos dinmicos. Las segmentaciones se pueden usar de forma interactiva para mostrar los cambios de los datos al aplicar filtros. Por ejemplo, se puede crear un informe de tabla dinmica o un grfico que muestre las ventas por ao y, a continuacin, agregar una segmentacin que represente las ofertas. La segmentacin se agrega como un control adicional a la tabla dinmica o al grfico, y le permite seleccionar rpidamente criterios y mostrar los cambios al instante. Tambin se podra incrustar el anlisis detallado por oferta en el propio informe, incluyendo el campo en el encabezado de la fila o la columna, pero las segmentaciones no agregan filas adicionales a la tabla, solo proporcionan una vista interactiva de los datos.

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Para agregar y usar una segmentacin de datos 1. En la ventana de Excel, haga clic en cualquier parte en una tabla dinmica para mostrar la Lista de campos de PowerPivot. 2. En la Lista de campos de PowerPivot, arrastre el campo que desea filtrar hasta el rea Segmentaciones de datos verticales o Segmentaciones de datos horizontales. La segmentacin de datos aparece en el libro con los elementos de segmentacin mostrados. De forma predeterminada, cuando se agrega una nueva segmentacin de datos, se seleccionan todos los elementos de segmentacin. 3. Haga clic en un elemento de segmentacin de para aplicar un filtro a los datos que se muestran en la tabla dinmica. Puede seleccionar varios elementos dentro de la segmentacin de datos para mostrarlos en la tabla dinmica si mantiene presionada la tecla CTRL mientras hace clic en cada uno de ellos. Para borrar la segmentacin y mostrar todos los datos, haga clic en el botn Borrar en la esquina superior derecha de la segmentacin de datos. Nota: Alternativamente, puede agregar una segmentacin de datos usando la cinta de opciones de la ventana de Excel. En Herramientas de tabla, en la ficha Opciones, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Insertar segmentacin de datos, active las casillas situadas al lado de los campos por los que desea filtrar y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Si usa este mtodo, no se aprovecha del diseo automtico.

PowerPivot organiza el diseo de las segmentaciones automticamente. Al agregar una segmentacin de datos al rea Segmentaciones de datos horizontales de la Lista de campos de PowerPivot, la segmentacin se coloca en la zona horizontal junto a la tabla dinmica. Al agregar una segmentacin de datos al reaSegmentaciones de datos verticales, se coloca en la zona vertical. La posicin de la segmentacin responde a motivos de comodidad y no afecta a la seleccin de los datos. Estas zonas solo contienen las segmentaciones de datos que PowerPivot para Excel administra.

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Si arrastra una segmentacin de datos completamente fuera de la zona, PowerPivot detendr la administracin de esa segmentacin de datos y ser como si se hubiera insertado utilizando el botn Insertar segmentacin de datos de la cinta de opciones de Excel. Por el contrario, si arrastra una segmentacin de datos, que agreg mediante el botn Insertar segmentacin de datos en una de las zonas de PowerPivot, PowerPivot comenzar a administrarla. Para reorganizar el orden de las segmentaciones de datos en un libro

En la Lista de campos de PowerPivot, haga clic con el botn secundario en el nombre del campo del rea Segmentaciones de datos verticales o Segmentaciones de datos horizontales y seleccione Subir, Bajar, Mover al principioo Mover al final para cambiar el orden.

Para cambiar el tamao y la posicin de las segmentaciones de datos 1. En la ventana de Excel, haga clic en cualquier parte en una tabla dinmica para mostrar la Lista de campos de PowerPivot. Si alguna segmentacin de datos se ha agregado usando PowerPivot, un borde gris aparecer alrededor de las zonas de segmentacin de datos al lado de la tabla dinmica. 2. Haga clic y arrastre el borde gris alrededor de una zona de segmentacin de datos para cambiar su tamao o posicin. La mayora de las modificaciones que desee realizar en una

segmentacin de datos individual se pueden efectuar ajustando el borde. Si desea que las segmentaciones de datos estn una al lado de la otra, arrstrelas hasta unirlas y encajarn dentro del borde gris. Para quitar una segmentacin de datos

En la Lista de campos de PowerPivot, haga clic con el botn secundario en la segmentacin de datos en el rea Segmentaciones de datos verticales o Segmentaciones de datos horizontales y hace clic en Quitar campo.

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Ver

Este grupo le permite cambiar el modo en que las columnas se muestran en una tabla. El grupo Columnas de la ficha Diseo tiene opciones adicionales.

Inmovilizar. Seleccione una o varias columnas y, a continuacin, haga clic en Inmovilizar para mover las columnas seleccionadas al lado izquierdo de la tabla y bloquearlas en esa posicin. Al desplazarse por la tabla o agregar una nueva columna, las columnas inmovilizadas siguen estando visibles. Haga clic en Liberar para liberar columnas que estaban inmovilizadas.

Si hay columnas que no desea mostrar en una tabla, puede ocultarlas temporalmente. Si oculta una columna, dispone de ms espacio en la pantalla para agregar columnas nuevas o para trabajar solo con las columnas de datos pertinentes. Puede ocultar y mostrar las columnas de la cinta de opciones en la ventana PowerPivot y en el men de clic con el botn secundario disponible en cada encabezado de columna. Para mantener visible una rea de una hoja de clculo mientras se desplaza a otra rea de la hoja de clculo, puede inmovilizar las columnas especficas en un rea para bloquearlas. Importante: La capacidad de ocultar columnas no est destinada a usarse para la seguridad de los datos, solo pretende simplificar y acortar la lista de columnas visibles de la lista de campos de la tabla dinmica y de la ventana de PowerPivot. Al ocultar una columna, tiene la opcin de ocultarla solo mientras est trabajando en la ventana de PowerPivot, o tambin puede ocultar las columnas de cualquier tabla dinmica asociada. Si oculta todas las columnas, la tabla aparece vaca en su totalidad en la ventana de PowerPivot.

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Si oculta todas las columnas de una tabla que se utiliza en una tabla dinmica, puede recibir un mensaje que indica que es necesario actualizar los datos. Para ocultar una columna individual 1. En la ventana de PowerPivot, seleccione la tabla que contenga la columna que desee ocultar. 2. Haga clic con el botn secundario en la columna, haga clic en Ocultar columnas y, a continuacin, haga clic en De PowerPivot y De tabla dinmica, De tabla dinmica o De PowerPivot.

Para ocultar varias columnas 1. En la ventana de PowerPivot, seleccione la tabla que contenga las columnas que desee ocultar. 2. En la ficha Diseo, en el grupo Columnas, haga clic en Ocultar y mostrar. 3. En el cuadro de dilogo Ocultar y mostrar columnas, busque cada columna que desee ocultar y, a continuacin, anule la seleccin de una de las opciones En PowerPivot y En tabla dinmica, o ambas.

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4. Haga clic en Aceptar.

Para inmovilizar columnas 1. En la ventana de PowerPivot, seleccione la tabla que contenga las columnas que desee inmovilizar. 2. Seleccione una o ms columnas a inmovilizar. 3. En la ficha Inicio, en el grupo Vista, haga clic en Inmovilizar.

Ancho de columna. Haga clic para mostrar el cuadro de dilogo Ancho de columna y especificar el ancho de las columnas seleccionadas.

Cuadros de dilogo y Asistente para la importacin de tablas

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Otras funcionalidades:

Men que nos sale al pulsar sobre botn derecho:


Por ejemplo seleccionamos una columna de datos y nos sale el siguiente men:

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Si se marca sobre una pestaa de datos se abre un men que nos permite De la tabla seleccionada

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En los apartados se proporciona Ayuda para los cuadros de dilogo y el asistente que estn disponibles en la pantalla de Pgina Principal Men Autofiltro El Autofiltro men le permite ordenar y filtrar datos en la ventana de PowerPivot. Para obtener acceso a este men, en el encabezado de la columna que desea filtrar u ordenar, haga clic en la flecha abajo. Para filtrar por una o ms columnas: seleccione las columnas concretas en una lista de campos o especifique criterios en el Cuadro de dilogo Filtro personalizado. Los filtros son aditivos, lo que significa que cada filtro adicional se basa en el actual y reduce an ms el subconjunto de datos. En la lista siguiente se describen opciones de las columnas de texto. Trmino Ordenar de A a Z Ordenar de Z a A Borrar orden de '[FieldName]' Definicin Haga clic aqu para clasificar en orden alfanumrico ascendente. Haga clic aqu para clasificar en orden alfanumrico descendente. Borre cualquier orden que est basado en la columna seleccionada. Si no hay columnas ordenadas, los datos se muestran en el mismo orden en el que se importaron. Borre los filtros que estn basados en la columna seleccionada. Si no se han filtrado columnas, se muestran todas las filas de datos. Haga clic en Filtros de texto y, a continuacin, haga clic en uno de los comandos de operador de comparacin (como Es igual a) o haga clic en Filtro personalizado. En el cuadro de dilogo Filtro personalizado, cree el filtro y, a continuacin, haga clic en Aceptar. En la lista de valores de columna, active o desactive uno o varios valores para filtrar y haga clic en Aceptar. Si el nmero de valores es sumamente grande, algunos elementos individuales podran no mostrarse en la lista. En su lugar, ver un mensaje similar a "Demasiados elementos para mostrar".

Borrar filtro de '[FieldName]' Filtros de texto

Lista de campos

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En la lista siguiente se describen opciones de las columnas numricas. Trmino Ordenar de menor a mayor Ordenar de mayor a menor Borrar orden de '[FieldName]' Definicin Haga clic aqu para ordenar los nmeros en orden ascendente. Haga clic aqu para ordenar los nmeros en orden descendente. Borre cualquier orden que est basado en la columna seleccionada. Si no hay columnas ordenadas, los datos se muestran en el mismo orden en el que se importaron. Borre los filtros que estn basados en la columna seleccionada. Si no se han filtrado columnas, se muestran todas las filas de datos. Haga clic en Nmero y filtros y, a continuacin, haga clic en uno de los comandos de operador de comparacin (como Es igual a) o haga clic en Filtro personalizado. En el cuadro de dilogo Filtro personalizado, cree el filtro y, a continuacin, haga clic en Aceptar. En la lista de valores de columna, active o desactive uno o varios valores para filtrar y haga clic en Aceptar. Si el nmero de valores es sumamente grande, algunos elementos individuales podran no mostrarse en la lista. En su lugar, ver un mensaje similar a "Demasiados elementos para mostrar".

Borrar filtro de '[FieldName]' Nmero y filtros

Lista de campos

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Cuadro de dilogo Ancho de columna El cuadro de dilogo Ancho de columna le permite especificar el ancho de una columna en la ventana de PowerPivot. Para obtener acceso a este cuadro de dilogo, en la pestaa Inicio, en el grupo Vista, haga clic en Ancho de columna. Tambin puede hacer que la columna se ajuste automticamente al tamao del contenido de la columna, haciendo doble clic en la lnea de cuadrcula en el borde derecho de la columna. Ancho de columna Escriba el nmero de pxeles para el ancho de columna.

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Cuadro de dilogo Formato de moneda El cuadro de dilogo Formato de moneda le permite controlar cmo se presentan los valores numricos en una columna de la ventana de PowerPivot. Para obtener acceso a este cuadro de dilogo, en la pestaa Inicio, en el grupo Formato, haga clic en el botn de divisa. Hay muchas opciones para elegir los formatos especficos de la configuracin regional y de moneda. Tambin puede controlar el nmero de dgitos que se muestran en la cantidad monetaria estableciendo el nmero de posiciones decimales.

Ejemplo Muestra el modo en que los nmeros de la columna aparecern cuando se hayan aplicado los formatos de moneda seleccionados. Decimales Haga clic en la flecha arriba para aumentar el nmero de lugares despus del separador decimal. El nmero mximo de lugares decimales es de 15. Haga clic en la flecha abajo para reducir el nmero de posiciones decimales. El valor mnimo es 0. Smbolo Haga clic en la lista desplegable para seleccionar un smbolo de moneda y configuracin regional en la lista. Por ejemplo, hay varios signos de dlar, pero el de cada configuracin regional se muestra de forma distinta en funcin de los requisitos internacionales.

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Cuadro de dilogo Progreso de actualizacin de datos El cuadro de dilogo Progreso de actualizacin de datos le permite supervisar la actualizacin de datos que ha importado en la ventana de PowerPivot de un origen externo. Para obtener acceso a este cuadro de dilogo, en la ficha Inicio, en el grupo Obtener datos externos, haga clic en Actualizar o en Actualizar todo.

Estado Indica si la operacin de actualizacin fue correcta o no. Detalles Proporciona una lista de las tablas y vistas que se importaron, y el nmero de filas que se importaron; proporciona un vnculo a un informe los problemas que se hayan producido. Detener actualizacin Haga clic aqu para detener la operacin de actualizacin. Esta opcin resulta til si la operacin de actualizacin tarda demasiado o hay demasiados errores.

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Cuadro de dilogo Ir a El cuadro de dilogo Ir a le permite trasladarse a una columna concreta de una tabla de PowerPivot. Para tener acceso a este cuadro de dilogo, presione F5 en la ventana de PowerPivot.

Cuadro de dilogo Mover tabla El cuadro de dilogo Mover tabla le permite cambiar el orden en el que las tablas aparecen en la ventana de PowerPivot. Para tener acceso a este cuadro de dilogo, haga clic con el botn secundario en la pestaa de la parte inferior de la tabla que desea mover y, a continuacin, seleccione Mover. Mover la tabla seleccionada antes de otra tabla La tabla que desea mover se mover delante de la tabla que elija en esta lista. Si desea mover una tabla al final del conjunto de tablas, elija (mover hasta el final).

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Cuadro de dilogo Vista previa de pegado El cuadro de dilogo Vista previa de pegado le permite ver una vista previa de los datos que se copian en la ventana de PowerPivot y asegurarse de que se copian correctamente. Para obtener acceso a este cuadro de dilogo, copie datos basados en tabla en formato HTML en el Portapapeles y, a continuacin, en la pestaa Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Pegar, Pegar y anexar o Pegar y reemplazar. Las opciones Pegar y anexar y Pegar y reemplazar solo estn disponibles al agregar o reemplazar datos en una tabla creada copiando y pegando mediante el Portapapeles. No se puede usar Pegar y anexar ni Pegar y reemplazar al agregar datos a una tabla vinculada o a una tabla de datos importados.

Las opciones de este cuadro de dilogo son diferentes en funcin de que los datos se peguen en una tabla completamente nueva, en una tabla existente y reemplacen a los datos existentes, o se agreguen al final de una tabla existente. -Pegar en una nueva tabla Nombre de tabla Especifique el nombre de la tabla que se crear en la ventana de PowerPivot. Datos que se van a pegar Muestra un ejemplo del contenido del Portapapeles que se agregar a la tabla de destino. Usar primera fila como encabezados de columna Seleccione esta opcin si la primera fila de datos contiene valores que desea usar como encabezados de columna. Si no especifica que la primera fila contiene encabezados, PowerPivot para Excel genera los encabezados predeterminados Columna1, Columna2, etc. -Pegar datos anexados Datos que se van a pegar Muestra un ejemplo del contenido del Portapapeles que se agregar a la tabla de destino. Las nuevas filas se agregarn al final de la tabla. Excluir primera fila de datos copiados Seleccione esta opcin si desea que la primera fila de datos del Portapapeles se considere como encabezados de columna en lugar de como valores de datos.

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Si activa esta casilla, PowerPivot para Excel trata la primera fila como un encabezado y no la anexar a la tabla de destino.

-Pegar datos reemplazados Datos existentes en la tabla Muestra un ejemplo de los datos existentes en la tabla para que pueda comprobar las columnas, tipos de datos, etc. Datos que se van a pegar Muestra un ejemplo del contenido del Portapapeles. Se eliminarn los datos existentes en la tabla de destino y se insertarn las nuevas filas en la tabla. Excluir primera fila de datos copiados Seleccione esta opcin si desea que la primera fila de datos del Portapapeles se considere como encabezados de columna en lugar de como valores de datos. Si activa esta casilla, PowerPivot para Excel trata la primera fila como un encabezado y no la anexar a la tabla de destino.

Asistente para la importacin de tablas En esta seccin se proporciona ayuda acerca del Asistente para la importacin de tablas. Este asistente le permite importar datos de diversos orgenes de datos. Para obtener acceso a este asistente en la ventana de PowerPivot, en la pestaa Inicio, en el grupo Obtener datos externos, haga clic en el botn que corresponde al tipo de datos que desea importar (como datos de una base de datos).

En esta seccin Trmino Configuracin avanzada Definicin Especifique la codificacin y la configuracin regional del archivo plano al que va a conectarse. Cree una consulta que especifique los datos que se importarn de un origen de datos de Microsoft SQL Server Analysis Services. Especifique cmo importar los datos del origen de datos seleccionado.

Diseador de consultas MDX de Analysis Services (PowerPivot) Elegir cmo importar los datos

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Conectarse a un informe o a una fuente de distribucin de datos

Conctese a una fuente de distribucin de datos desde un documento de servicio de Atom o a las fuentes de distribucin de datos desde un informe de SQL Server Reporting Services. Cree una nueva conexin a un origen de datos, a diversos orgenes de datos como bases de datos relacionales, fuentes de distribucin de datos y archivos. Conctese a una base de datos DB2. Conctese a un archivo plano (.txt), archivo separado por tabulaciones (.tab) o archivo separado por comas (.csv). Conctese a una base de datos de Microsoft Access. Conctese a un archivo de Microsoft Excel. Conctese a una base de datos de Microsoft SQL Azure. Conctese a una base de datos de Microsoft SQL Server. Conctese a un almacenamiento de datos paralelos de Microsoft SQL Server.

Conectarse a un origen de datos

Conectarse a una base de datos de DB2 Conectar con archivo plano

Conectarse a una base de datos de Microsoft Access Conectar con un archivo de Microsoft Excel Conectarse a una base de datos de Microsoft SQL Azure Conectarse a una base de datos de Microsoft SQL Server Conectarse a un almacenamiento de datos paralelos de Microsoft SQL Server Conectarse a Microsoft SQL Server Analysis Services Conectarse a una base de datos de Informix Conectarse a una base de datos de Oracle Conectarse a una base de datos de Sybase

Especifique los valores para importar los datos de un cubo de Microsoft SQL Server Analysis Services o un libro de PowerPivot que se hospeda en SharePoint. Conctese a una base de datos de Informix. Conctese a una base de datos de Oracle. Conctese a una base de datos de Sybase.

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Conectarse a una base de datos de Teradata Credenciales de origen de datos Detalles

Conctese a una base de datos de Teradata. Especifique el nombre de usuario y la contrasea de la conexin del origen de datos existente que seleccion. Vea informacin acerca de una operacin de importacin de datos en la que se produjo un error. Vea el filtro para la importacin de datos. Vea las opciones que ha seleccionado para la importacin de datos. Vea el progreso de la operacin de importacin de datos. Obtenga una vista previa de los datos en la tabla seleccionada, seleccione las columnas para incluir en los datos, importe y filtre los datos de las columnas seleccionadas. Cree una consulta que especifique los datos que importar desde una base de datos relacional. Elija una conexin de origen de datos existente para utilizarla. Seleccione las tablas y vistas de las que desea importar los datos. Seleccione las tablas y vistas de las que desea importar los datos para una fuente de distribucin de datos. Especifique la configuracin de propiedades adicionales para una conexin a un origen de datos. Conctese a un origen de datos OLE DB u ODBC. Importe los datos utilizando una consulta SQL.

Detalles del filtro Resumen de importacin Importar Obtener una vista previa de la tabla seleccionada

Diseador de consultas relacionales (PowerPivot) Seleccionar una conexin existente Seleccionar tablas y vistas Seleccionar tablas y vistas (fuentes de distribucin de datos) Establecer propiedades avanzadas Especificar una cadena de conexin Especificar una consulta SQL o MDX

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2.3 Diseo

Ventana de PowerPivot: ficha Diseo


En esta seccin se proporciona ayuda de la ficha Diseo de la ventana de PowerPivot, incluidos los cuadros de dilogo que estn disponibles en esta ficha. Para obtener informacin general acerca de la interfaz de usuario e instrucciones para abrir la ventana de PowerPivot. La ficha Diseo es donde puede cambiar las propiedades de las tablas, crear y administrar las relaciones, y modificar las conexiones con orgenes de datos existentes. Tambin puede agregar columnas y cambiar cundo se calculan los valores de columna.

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Opciones de la ficha Diseo Las opciones de la ficha Diseo estn organizadas en grupos.

Columnas

El grupo Columnas permite crear nuevas columnas y cambiar la manera en que las columnas se muestran. El grupo Ver de la ficha Inicio tiene opciones adicionales..

Ocultar y mostrar. Haga clic para mostrar el Cuadro de dilogo Ocultar y mostrar columnas, que le permite controlar qu columnas se ocultan y especificar si las columnas se ocultan solo en la ventana de PowerPivot o tambin en las tablas dinmicas asociadas con la tabla.

El cuadro de dilogo Ocultar y mostrar columnas proporciona una manera cmoda para ocultar y mostrar las columnas en la ventana de PowerPivot. Para tener acceso a este cuadro de dilogo, en la ficha Diseo, en el grupo Columnas, haga clic en Ocultar y mostrar. Podra ocultar las columnas si desea trabajar con un subconjunto de los datos en la ventana PowerPivot, pero podra necesitar mostrarlas cuando desplace el foco de su anlisis. Por ejemplo, suponga que el libro contiene muchas tablas con columnas ocultas. En lugar de recorrer las tablas una por una para mostrar columnas, puede hacer clic en Seleccionar todo y, a continuacin, activar la casilla de las columnas En PowerPivot y En tabla dinmica para que todas las columnas estn visibles en todos los lugares

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Nota: Esta caracterstica no est destinada a usarse para la seguridad de los datos, solo pretende simplificar y acortar la lista de columnas de la lista de campos de la tabla dinmica y la ventana de PowerPivot. Columna Seleccione la columna que desea ocultar o mostrar. Haga clic en Seleccionar todo, en la primera fila de la columna, para aplicar sus selecciones a todas las columnas de la lista. Sugerencia: para ocultar una columna concreta, tambin puede hacer clic con el botn secundario en la columna directamente en la ventana PowerPivot y especificar una de las siguientes opciones: De PowerPivot y tabla dinmica, De tabla dinmica o De PowerPivot. En PowerPivot Active la casilla si desea que la columna est visible al trabajar con tablas y columnas en la ventana de PowerPivot. En tabla dinmica Active la casilla si desea que la columna est visible en todas las tablas dinmicas del libro. Ocultar o inmovilizar columnas Si hay columnas que no desea mostrar en una tabla, puede ocultarlas temporalmente. Si oculta una columna, dispone de ms espacio en la pantalla para agregar columnas nuevas o para trabajar solo con las columnas de datos pertinentes. Puede ocultar y mostrar las columnas de la cinta de opciones en la ventana PowerPivot y en el men de clic con el botn secundario disponible en cada encabezado de columna. Para mantener visible una rea de una hoja de clculo mientras se desplaza a otra rea de la hoja de clculo, puede inmovilizar las columnas especficas en un rea para bloquearlas. Importante: La capacidad de ocultar columnas no est destinada a usarse para la seguridad de los datos, solo pretende simplificar y acortar la lista de columnas visibles de la lista de campos de la tabla dinmica y de la ventana de PowerPivot.

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Al ocultar una columna, tiene la opcin de ocultarla solo mientras est trabajando en la ventana de PowerPivot, o tambin puede ocultar las columnas de cualquier tabla dinmica asociada. Si oculta todas las columnas, la tabla aparece vaca en su totalidad en la ventana de PowerPivot. Si oculta todas las columnas de una tabla que se utiliza en una tabla dinmica, puede recibir un mensaje que indica que es necesario actualizar los datos. Para ocultar una columna individual 1. En la ventana de PowerPivot, seleccione la tabla que contenga la columna que desee ocultar. 2. Haga clic con el botn secundario en la columna, haga clic en Ocultar columnas y, a continuacin, haga clic en De PowerPivot y De tabla dinmica, De tabla dinmica o De PowerPivot. Para ocultar varias columnas 1. En la ventana de PowerPivot, seleccione la tabla que contenga las columnas que desee ocultar. 2. En la ficha Diseo, en el grupo Columnas, haga clic en Ocultar y mostrar. 3. En el cuadro de dilogo Ocultar y mostrar columnas, busque cada columna que desee ocultar y, a continuacin, anule la seleccin de una de las opciones En PowerPivot y En tabla dinmica, o ambas. 4. Haga clic en Aceptar. Para inmovilizar columnas 1. En la ventana de PowerPivot, seleccione la tabla que contenga las columnas que desee inmovilizar. 2. Seleccione una o ms columnas a inmovilizar. 3. En la ficha Inicio, en el grupo Vista, haga clic en Inmovilizar.

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Agregar. Haga clic para agregar una nueva columna en el lado derecho de la tabla actual. Para obtener ms informacin, vea Crear una columna calculada.

Crear una columna calculada En este tema se muestra cmo crear una columna calculada

. Descripcin de las columnas calculadas Una columna calculada es una columna que se agrega a una tabla de PowerPivot existente. En lugar de pegar o importar los valores de la columna, se crea una frmula de DAX que los define. La columna calculada se puede utilizar en una tabla dinmica o un grfico dinmico como cualquier otra columna de datos. Las frmulas de columnas calculadas son muy similares a las frmulas creadas en Excel. A diferencia de Excel,sin embargo, no se puede crear frmulas diferentes para las diferentes filas de una tabla; la frmula de DAX se aplica automticamente a toda la columna. Cuando una columna contiene una frmula, el valor se calcula para cada fila. Los resultados se calculan para la columna en cuanto crea la frmula. A continuacin, los valores de columna se actualizan segn convenga, por ejemplo cuando los datos subyacentes se actualizan. Puede crear columnas calculadas que estn basadas en las medidas y en otras columnas calculadas. Por ejemplo, se podra crear una columna calculada para extraer un nmero de una cadena de texto y, a continuacin, utilizar ese nmero en otra columna calculada

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Crear una columna calculada Una columna calculada se basa en los datos que se han agregado en una tabla existente. Por ejemplo, podra decidir concatenar los valores, realizar la suma, extraer las subcadenas o comparar los valores de otros campos. Para agregar una columna calculada, debe haber agregado al menos una tabla de datos al libro de PowerPivot.

Cambiar el nombre de una columna calculada De forma predeterminada, las nuevas columnas calculadas se agregan a la derecha de otras columnas en una hoja de clculo y automticamente se asigna a la columna el nombre predeterminado CalculatedColumn1, CalculatedColumn2, etc. Puede reorganizar y cambiar el nombre de las columnas una vez creadas. Tenga en cuenta las siguientes restricciones respecto a los cambios en columnas calculadas:

Cada nombre de columna deben ser nico en una tabla. Al cambiar el nombre de una columna calculada, se deben actualizar las frmulas que se basan en dicha columna. A menos que est en modo de actualizacin manual, la actualizacin de los resultados de las frmulas tiene lugar automticamente. Sin embargo, esta operacin podra tardar algn tiempo.

Algunos caracteres no se pueden utilizar en los nombres de columnas o de otros objetos de un libro de PowerPivot.

Para cambiar el nombre de una columna calculada existente o editarla 1. En la ventana de PowerPivot, haga clic con el botn secundario en el encabezado de la columna calculada cuyo nombre desea cambiar y haga clic en Cambiar nombre de columna. 2. Escriba un nombre nuevo y, a continuacin, presione ENTRAR para aceptarlo.

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Descripcin del rendimiento de las columnas calculadas La frmula para una columna calculada puede consumir ms recursos que la frmula para una medida. Uno de los motivos para ello es que el resultado de una columna calculada siempre se calcula para cada fila de una tabla, mientras que una medida solo se calcula para las celdas que se usan en la tabla dinmica o el grfico dinmico. Por ejemplo, una tabla con un milln de filas siempre tendr una columna calculada con un milln de resultados y un efecto correspondiente en el rendimiento. Sin embargo, una tabla dinmica generalmente filtra los datos aplicando encabezados de columnas y de filas; por consiguiente, la medida solo se calcula para el subconjunto de datos en cada celda de la tabla dinmica. Una frmula depende de los objetos a los que se hacen referencia en la frmula, como otras columnas o expresiones que evalan valores. Por ejemplo, una columna calculada que est basada en otra columna o un clculo que contiene una expresin con una referencia de columna no se puede evaluar hasta que se evale la otra columna. De forma predeterminada, la actualizacin automtica est habilitada en los libros; por consiguiente, tales dependencias pueden afectar a rendimiento mientras los valores y las frmulas se actualizan. Para evitar tener problemas con el rendimiento al crear columnas calculadas, siga estas directrices:

En

lugar

de

crear

una

nica

frmula

que

contenga

muchas

dependencias complejas, cree las frmulas en pasos y guarde los resultados en las columnas, de modo que pueda validarlos y evaluar el rendimiento.

Con frecuencia, la modificacin de datos requiere que se actualicen las columnas calculadas. Puede evitarlo estableciendo el modo de reclculo en manual; no obstante, si cualquiera de los valores de la columna calculada es incorrecto, aparecer atenuada hasta que se actualicen y recalculen los datos.

Si cambia o elimina las relaciones entre las tablas, las frmulas que usan las columnas de esas tablas dejarn de ser vlidas. Si crea una frmula que contenga una referencia circular o que se haga referencia a s misma, se producir un error.

Eliminar. Haga

clic

para

eliminar

las

columnas

actualmente

seleccionadas. No se pueden seleccionar varias columnas mediante Ctrl+clic, pero se pueden seleccionar haciendo clic y arrastrando.

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Clculos

Haga clic en el botn Opciones de clculo para controlar la manera en que el libro realiza los re clculos de las frmulas.

Calcular ahora. Cuando el libro est establecido en el modo de clculo manual, haga clic para realizar un recalculo del libro completo. Modo de clculo automtico. El valor predeterminado habilita el recalculo automtico de las frmulas. Cualquier cambio realizado en los datos del libro que provocara la modificacin del resultado de cualquier frmula desencadenar el recalculo de toda la columna que contiene una frmula.

Modo de clculo manual. Desactiva el recalculo automtico. Haga clic en Calcular ahora para recalcular las frmulas. Se recomienda actualizar y validar el libro antes de guardarlo.

Observe que en PowerPivot para Excel hay dos operaciones similares aunque distintas:

La actualizacin de datos significa la obtencin de datos actualizados de los orgenes de datos externos.

El reclcalo significa actualizar las columnas y tablas de un libro que contienen frmulas.

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Conexiones

Haga clic en el botn Conexiones existentes para mostrar una lista de conexiones existentes que se usan en este libro. El cuadro de dilogo Seleccionar una conexin existente le permite modificar las propiedades de conexin, actualizar los datos u obtener ms datos. Para obtener ms informacin, vea Editar las propiedades de un origen de datos existente.

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Seleccionar una conexin existente Esta pgina del Asistente para la importacin de tablas le permite elegir una conexin de origen de datos existente para usarla. Para tener acceso al asistente en la ventana de PowerPivot, en la ficha Inicio, en el grupo Obtener datos externos, haga clic en el tipo de origen de datos del que desea importar las tablas. Para obtener ms informacin acerca de los orgenes de datos y proveedores admitidos, vea Orgenes de datos admitidos en libros de PowerPivot. Mostrar Seleccione uno de los siguientes valores para mostrar una categora de conexiones con orgenes de datos en el cuadro Seleccionar una conexin de origen de datos. Valor Conexiones de PowerPivot Conexiones locales Conexiones de libro Seleccionar una conexin Seleccione la conexin de origen de datos que usar. Buscar ms Seleccione un archivo .odc almacenado en el equipo local Descripcin Conexiones del libro de PowerPivot. Archivos de conexin de datos de Office (.odc) almacenados en el equipo local. Archivos de conexin de datos de Office (.odc) almacenados en el libro de PowerPivot.

Editar las propiedades de un origen de datos existente Despus de crear una conexin a un origen de datos externo, puede modificar esa conexin posteriormente de estas maneras:

Puede cambiar la informacin de conexin, incluido el archivo, fuente o base de datos utilizados como origen, sus propiedades u otras opciones de conexin especficas del proveedor.

Puede cambiar las asignaciones de tabla y de columna, as como quitar las referencias a las columnas que ya no se utilizan.

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Puede cambiar las tablas, vistas o columnas que obtiene del origen de datos externo. Modificar una conexin El primer procedimiento muestra cmo modificar una conexin de datos. Dado que las opciones para trabajar con orgenes de datos difieren en funcin del tipo de origen de datos, este procedimiento utiliza una base de datos de Access simple. Para cambiar el origen de datos externo utilizado por una conexin actual 1. En la ventana de PowerPivot, haga clic en la ficha Inicio y, en el grupo Conexiones, haga clic en Conexiones existentes. 2. Seleccione la conexin actual a la base de datos y haga clic en Editar. Para este ejemplo, el Asistente para la importacin de tablas se abre en la pgina de configuracin de una base de datos de Access. Sin embargo, en funcin del tipo de origen de datos que se vaya a cambiar, el proveedor podra ser otro, lo mismo que las propiedades que estn disponibles. 3. En el cuadro de dilogo Editar conexin, haga clic en Examinar para buscar otra base de datos del mismo tipo pero con un nombre o ubicacin diferente. En cuanto cambia el archivo de base de datos, un mensaje aparece indicando que tiene que guardar y actualizar las tablas para ver los nuevos datos. 4. Haga clic en Guardar y, a continuacin, en Cerrar. 5. En la ficha Inicio, en el grupo Obtener datos externos, haga clic en Actualizar y, a continuacin, haga clic en Actualizar todo. Las tablas se actualizan utilizando el nuevo origen de datos, pero con las selecciones de datos originales.

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Nota: Si el nuevo origen de datos contiene alguna tabla adicional que no se encontraba en el origen de datos original, debe volver a abrir la conexin cambiada y agregar las tablas, tal y como se describe en Cambiar las filas que se importan desde un origen de datos. Editar las asignaciones de columna y de tabla (enlaces) Este procedimiento describe cmo editar las asignaciones una vez ha cambiado un origen de datos. Para editar la asignacin de columnas cuando se cambia un origen de datos 1. En la ventana de PowerPivot, haga clic en la ficha Diseo y, en el grupo Propiedades, haga clic en Propiedades de tabla. El nombre de la tabla del libro actual se muestra en el cuadro Nombre de la tabla. El cuadro Nombre de origen contiene el nombre de la tabla en el origen de datos externo. Si las columnas se denominan de manera diferente en el origen y en el libro, puede alternar entre los dos conjuntos de nombres de columnas seleccionando las opciones Origen o Datos PowerPivot (libro). 2. Para cambiar la tabla que se utiliza como origen de datos, en Nombre de origen, seleccione una tabla diferente de la actual. 3. Cambie la asignacin de columnas si es necesario: a. Para agregar columnas que se encuentran en el origen pero no en el libro, active la casilla situada al lado del nombre de columna. Los datos reales se cargarn en el libro la prxima vez que actualice. b. Si algunas columnas en el libro ya no estn disponibles en el origen de datos actual, un mensaje aparece en el rea de notificacin que enumera las columnas no vlidas. No es necesario hacer nada ms.

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4. Haga clic en Guardar para aplicar los cambios en el libro. Cuando guarde el conjunto actual de propiedades de la tabla, automticamente se quitar cualquier columna no vlida y se agregarn las columnas nuevas. Un mensaje aparece e indica que tiene que actualizar las tablas. Haga clic en Actualizar para cargar los datos actualizados en el libro. Relaciones

El grupo Relaciones le permite crear y administrar las relaciones entre las tablas del libro de PowerPivot.

Crear relaciones entre tablas

Una relacin es una conexin que se crea entre dos tablas de datos. La relacin establece cmo se deben relacionar los datos de las dos tablas. Por ejemplo, una tabla de clientes y una tabla de pedidos se pueden relacionar para mostrar el nombre del cliente que est asociado a cada pedido. Despus de definir una relacin entre las tablas en la ventana de PowerPivot, podr filtrar los datos utilizando columnas relacionadas, buscar con facilidad valores en las tablas relacionadas e integrar columnas de varias tablas en una tabla dinmica.

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Crear relacin. Haga clic para abrir el Cuadro de dilogo Crear relacin, que le permite crear una relacin entre tablas de datos. La relacin establece cmo se deben relacionar los datos de las dos tablas.

El cuadro de dilogo Crear relacin le permite crear relaciones entre tablas del libro de PowerPivot o modificar las relaciones existentes. Para obtener acceso a este cuadro de dilogo, en la ficha Diseo, en el grupo Relaciones, haga clic en Crear relacin. . Tabla Seleccione la primera tabla de la relacin. Debe ser el lado de "varios" de una relacin de varios a uno. Por ejemplo, si la relacin es entre una tabla de clientes y una tabla de pedidos, la tabla de pedidos se debera especificar como Tabla y la tabla de clientes se debera especificar como Tabla de bsqueda relacionada. Un cliente puede tener varios pedidos, pero cada pedido es para un solo cliente.

Nota: Cada tabla puede tener solo una relacin con otra tabla. Por consiguiente, si ya ha usado una tabla en una relacin con la tabla seleccionada actualmente, la otra tabla no estar disponible en la lista desplegable Tabla de bsqueda relacionada. Columna Seleccione la columna de origen que se usar en la relacin.

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Tabla de bsqueda relacionada Seleccione la segunda tabla que formar parte de la relacin. Esta tabla debe estar en el lado de uno de una relacin de varios a uno. Columna de bsqueda relacionada Seleccione la columna de la segunda tabla que se relaciona con la primera columna. Para cada fila de la Tabla de bsqueda relacionada, esta columna debe tener un valor nico. Valores duplicados y otros errores Si elige una columna que no se puede usar en la relacin, aparece una X roja al lado de la columna. Puede pausar el cursor sobre el icono de error para ver un mensaje con ms informacin sobre el problema. Entre los problemas que pueden impedir crear una relacin entre las columnas seleccionadas estn: Problema o mensaje No se puede crear la relacin porque las dos columnas seleccionadas contienen valores duplicados. Solucin Para crear una relacin vlida, al menos una de las columnas del par seleccionado debe contener solo valores nicos. Puede modificar las columnas para quitar los valores duplicados o revertir el orden de las columnas de manera que la columna que contiene valores nicos se use como columna de bsqueda relacionada. Las columnas de datos no se pueden unir entre s por un valor nulo. Para cada fila, debe haber un valor en las dos columnas que se usan en una relacin.

La columna contiene un valor nulo o vaco.

Administrar relaciones. Haga clic para abrir el Cuadro de dilogo Administrar relaciones, que le permite ver, modificar o eliminar relaciones existentes.

Cuadro de dilogo Administrar relaciones El cuadro de dilogo Administrar relaciones le permite ver o modificar las relaciones de los datos de PowerPivot, eliminar una o varias relaciones, o

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crear una nueva relacin. Para obtener acceso a este cuadro de dilogo, en la ficha Diseo, en el grupo Relaciones, haga clic en Administrar relaciones.

Nota: Al agregar, modificar o eliminar una relacin entre tablas, es posible haya que recalcular el libro. Si las frmulas del libro usaban columnas dependan de la relacin, las frmulas pueden devolver un error una que se cambia la relacin. Para obtener ms informacin acerca reclculo, vea Recalcular las frmulas. que que vez del

Nueva relacin Haga clic para abrir el Cuadro de dilogo Crear relacin. Editar relacin Seleccione una relacin en la lista de relaciones y, a continuacin, haga clic en Editar relacin para cambiar la relacin seleccionada. Puede cambiar las tablas y columnas utilizadas en la relacin. Eliminar relacin Seleccione una relacin de la lista de relaciones y, a continuacin, haga clic en Eliminar relacin para eliminarla.

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Propiedades

Haga clic en el botn Propiedades de tabla para abrir el Cuadro de dilogo Editar propiedades de tabla, que le permite ver y modificar propiedades de tablas. Esto solo se aplica a las tablas que se importaron y no a las que se pegaron directamente en la ventana de PowerPivot.

Cuadro de dilogo Editar propiedades de tabla El cuadro de dilogo Editar propiedades de tabla le permite ver y modificar las propiedades de tablas que se importan en la ventana de PowerPivot usando el Asistente para la importacin de tablas. Para obtener acceso a este cuadro de dilogo, seleccione una tabla de datos que haya importado y en la ficha Diseo, en el grupo Propiedades, haga clic en Propiedades de tabla. Las opciones de este cuadro de dilogo son diferentes, dependiendo de si import los datos originalmente seleccionando las tablas en una lista o usando una consulta SQL.

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Modo de vista previa de tabla Nombre de tabla Muestra el nombre de la tabla de datos del libro de PowerPivot. Nota: No puede modificar el nombre aqu. Si embargo, puede cambiar el nombre de la tabla haciendo clic con el botn secundario en la ficha de la tabla en la parte inferior de la ventana de PowerPivot. Nombre de conexin Muestra el nombre de la conexin que se usa actualmente. Para obtener ms informacin para cambiar las propiedades de la conexin, vea Editar las propiedades de un origen de datos existente. Nombre de origen Se usa para mostrar o cambiar la tabla de la que se obtienen los datos. Si se cambia el origen a una tabla que tiene columnas distintas que la tabla actual, aparece un mensaje que advierte que las columnas son distintas. En ese caso, debe seleccionar las columnas que desea poner en la tabla actual y hacer clic en Guardar. Puede reemplazar toda la tabla activando la casilla de la izquierda de la tabla. Nota: Al cambiar el origen de datos de una tabla, lo que se hace es reemplazar el contenido de la tabla actual con el contenido de la nueva tabla de origen.

Nombres de columna de Source Seleccione esta opcin para reemplazar los nombres de columna actuales por los nombres de columna de la tabla de origen seleccionada. Seleccione esta opcin para usar los nombres de columna actuales y omitir los nombres de la tabla de origen seleccionada.

Datos de PowerPivot

Actualizar vista previa Haga clic en esta opcin para ver las columnas de datos de la tabla de origen actualmente seleccionada.

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Cambiar a Vista previa de tabla Editor de consultas Seleccione esta opcin de la lista para obtener una vista previa de la tabla seleccionada y unas pocas filas de datos. Seleccione esta opcin de la lista para ver la consulta en el origen de datos seleccionado. Esta opcin no est disponible para todos los orgenes de datos.

Casilla en el encabezado de columna Active la casilla para incluir la columna en la importacin de datos. Desactive la casilla para quitar la columna de la importacin de datos. Botn de flecha abajo en el encabezado de columna Filtre los datos de la columna. Borrar filtros de fila Haga clic en esta opcin para quitar los filtros que se hayan aplicado. Guardar Haga clic en esta opcin para aplicar todos los cambios, incluso el reemplazo de columnas. Modo de diseo de consulta Nombre de tabla Muestra el nombre de la tabla de datos del libro de PowerPivot. Nota: Aqu no se puede modificar el nombre. El nombre de la tabla se puede cambiar haciendo clic con el botn secundario en la ficha de la tabla de la parte inferior de la ventana de PowerPivot. Nombre de conexin Muestra el nombre de la conexin que se usa actualmente. Para obtener ms informacin para cambiar las propiedades de la conexin. Vista previa de tabla Editor de consultas Seleccione esta opcin de la lista para obtener una vista previa de la tabla seleccionada y unas pocas filas de datos. Seleccione esta opcin de la lista para ver la consulta que se emitir para el origen de datos seleccionado.

Instruccin SQL Muestra la instruccin SQL que se emite al origen de datos actual para recuperar filas. De forma predeterminada, se recuperan todas las filas, pero se puede recuperar un subconjunto de filas diseando un filtro o editando la instruccin SQL manualmente.

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Validar Haga clic en esta opcin para comprobar si la instruccin es sintcticamente correcta para el origen de datos y el proveedor seleccionados. Diseo Haga clic en esta opcin para abrir un diseador de consultas visual y generar una instruccin de consulta. Para obtener informacin acerca de cmo utilizar el diseador, presione F1 desde el diseador. Guardar Haga clic en esta opcin para aplicar todos los cambios, incluso el reemplazo de columnas.

Editar

Haga clic en Deshacer o en Rehacer segn convenga. Si una accin no se puede deshacer o rehacer, no estar disponible.

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2.4 Tablas vinculadas

Ventana de PowerPivot: ficha Tablas vinculadas En esta seccin se proporciona ayuda de la ficha Tablas vinculadas en la ventana de PowerPivot, incluidos los cuadros de dilogo que estn disponibles en esta ficha. Para obtener informacin general acerca de la interfaz de usuario e instrucciones para abrir la ventana de PowerPivot. La ficha Tablas vinculadas est disponible en la cinta de opciones de PowerPivot en Herramientas de tabla si selecciona una tabla de PowerPivot que est vinculada a una tabla de Excel. Para obtener ms informacin acerca de las tablas vinculadas y cmo usarlas para precisar los datos.

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Opciones de la ficha Tablas vinculadas La ficha Tablas vinculadas contiene las siguientes opciones.

Actualizar todo. Haga clic para actualizar todas las tablas de PowerPivot vinculadas a tablas de Excel. Actualizar datos seleccionados. Haga clic para actualizar solo la tabla de PowerPivot seleccionada actualmente. Tenga en cuenta que la tabla debe estar vinculada a una tabla de Excel para que se pueda actualizar; estas opciones no se aplican a las tablas de otros orgenes.

Tabla de Excel. Muestra los nombres de todas las tablas disponibles en el libro de Excel. Se puede escribir un nombre para ir a una tabla, si el nombre es de una tabla vlida dentro del libro de Excel actual.

Ir a la tabla de Excel. Haga clic para cambiar al libro de Excel y ver la tabla. Modo de actualizacin. Haga clic para establecer el modo de actualizacin para las tablas vinculadas en Automtico o Manual. Esto afecta al modo en que los cambios en una tabla de Excel afectan a la tabla vinculada en la ventana de PowerPivot.

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3. Ventana de PowerPivot
Opciones iniciales una vez hemos trabajado con la Ventana de PowerPivot:

3.1 Medidas

Medidas Los botones en el grupo Medida le permiten crear, ver, modificar y eliminar medidas. Una medida es una frmula que define y guarda como parte de los datos de PowerPivot. Puede asociar la medida con una tabla dinmica o grfico dinmico para realizar clculos dinmicos.

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Cuadro de dilogo Configuracin de medida (agregacin estndar) El cuadro de dilogo Configuracin de medida permite que cree o cambie una medida que usa una agregacin estndar. Para obtener acceso a este cuadro de dilogo, en la ventana de Excel, en la Lista de campos de PowerPivot, en el panel Valores, haga clic con el botn secundario y luego haga clic en Editar medida. Una medida es un clculo personalizado y dinmico que puede crear y almacenar junto con los datos. Cualquier usuario del libro de PowerPivot puede ver la medida y usarla en los clculos. Para obtener ms informacin acerca de las medidas. Las agregaciones estndar son las basadas en SUM, COUNT, MIN, MAX y AVERAGE, que son las que se pueden crear en una tabla dinmica estndar de Excel. Nota: Tambin puede definir agregaciones personalizadas usando el lenguaje de frmulas Expresiones de anlisis de datos (DAX), pero no puede disear frmulas personalizadas mediante este cuadro de dilogo. Para obtener ms informacin, vea Crear una medida en una tabla dinmica o grfico dinmico. Nombre de tabla Muestra el nombre de la tabla donde se almacenar la definicin del campo. Nombre de origen Muestra el nombre de la columna que contiene los valores que se van a agregar. Nombre personalizado Escriba un nombre para mostrar que puede usar para la agregacin. El nombre para mostrar solo se usa en la tabla dinmica o grfico dinmico. Elija cmo desea que se agregue el campo seleccionado Elija el tipo de clculo que desea utilizar. Los valores del campo se calculan y se colocan en la tabla dinmica o grfico dinmico. Agregaciones estndar: Sum Count Min Max AVG

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La medida utilizar esta frmula Muestra la frmula de DAX generada por las selecciones.

Cuadro de dilogo Configuracin de medida (Personalizar agregacin) El cuadro de dilogo Configuracin de medida le permite o cambiar una medida que usa una agregacin personalizada escribiendo una frmula en el lenguaje de frmulas Expresiones de anlisis de datos (DAX). Para obtener acceso a este cuadro de dilogo, en la ventana de Excel, en la pestaa PowerPivot, en el grupo Medidas, haga clic en Nueva medida o Configuracin de medida. Una medida es un clculo personalizado y dinmico que puede crear y almacenar junto con los datos. Cualquier usuario del libro de PowerPivot puede ver la medida y usarla en los clculos. Para obtener ms informacin acerca de las medidas. Las agregaciones personalizadas son las que no estn basadas en las agregaciones que puede crear en una tabla dinmica estndar de Excel. Nombre de tabla Escriba el nombre de la tabla donde se debe almacenar la definicin de la medida. Nota: Si posteriormente elimina la tabla, tambin se eliminar la medida. Nombre de medida (todas las tablas dinmicas) Escriba el nombre que se va a usar de la medida. Este nombre de medida define el nombre de almacenamiento de la medida que debe ser nico en el libro. Cualquier referencia a esta medida desde otras frmulas debe usar este nombre, mientras que el nombre personalizado es solo para mostrar. Nombre personalizado (esta tabla dinmica) Escriba un nombre para mostrar de la medida. Este nombre de medida define el nombre que se usa en la medida para mostrarse en la tabla dinmica actual. Fx Haga clic aqu para abrir el cuadro de dilogo Insertar funcin y generar una frmula. Tambin puede escribir directamente la frmula en el cuadro de texto. Comprobar frmula Haga clic aqu para comprobar que la frmula no tiene ningn error sintctico o semntico. Para obtener ms informacin sobre cmo resolver errores que se producen en una frmula de DAX.

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Cuadro de texto Frmula Muestra la frmula de DAX que define la medida o los valores de campo. Puede modificar la frmula directamente en este cuadro de texto, pero el cuadro de texto no realiza ninguna validacin. Cuadro de texto de mensaje y advertencia Muestra mensajes sobre el estado de la frmula. Si la frmula tiene un error, en este cuadro se muestra informacin sobre el problema. La parte resaltada de la frmula es la que probablemente hay que cambiar para solucionar el problema.

Crear una medida En este tema se muestra cmo crear una medida basada en los datos del libro de ejemplos de DAX. Este libro incluye los datos relacionados con bicicletas de la base de datos de AdventureWorks. Para obtener ms informacin acerca de dnde obtener el libro de ejemplo, vea Obtener datos de muestra para PowerPivot. Para obtener ms informacin acerca de las frmulas, vea Generar frmulas para columnas calculadas y medidas. Descripcin de las medidas Una medida es una frmula que se crea especficamente para su uso en una tabla dinmica (o grfico dinmico) que use datos PowerPivot. Las medidas pueden estar basadas en funciones de agregacin estndar, como COUNT o SUM, o puede definir su propia frmula utilizando DAX. Una medida se utiliza en el rea Valores de una tabla dinmica. Si desea colocar los resultados calculados en un rea diferente de una tabla dinmica, utilice en su lugar una columna calculada (Crear una columna calculada). Al crear una medida, la asocia a una tabla del libro; la definicin de la medida se guarda con esta tabla. Aparece en la Lista de campos de PowerPivot y est disponible para todos los usuarios del libro. Crear y modificar las medidas Antes de crear una medida, debe agregar primero una tabla dinmica o un grfico dinmico al libro PowerPivot. Al agregar la medida, la frmula se evala para cada celda del rea Valores de la tabla dinmica. Puesto que se crea un resultado para cada combinacin de encabezados de fila y columna, el resultado para la medida puede ser diferente en cada celda de la tabla dinmica. Despus de agregar una tabla dinmica o un grfico dinmico a un libro de PowerPivot, use el cuadro de dilogo Configuracin de medida para agregar una medida que contiene una frmula. La frmula define una suma, un promedio u otro clculo con las columnas y las tablas de la ventana de PowerPivot. Las agregaciones estndar se crean de la misma forma que en Excel: arrastrando campos hasta el rea de campo Valores y, a continuacin, eligiendo uno de los mtodos de agregacin estndar: COUNT, SUM,

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AVERAGE, MIN o MAX. Las agregaciones personalizadas se explican en la seccin siguiente. La medida que cree se puede utilizar en ms de una tabla dinmica o grfico dinmico. El nombre de la medida debe ser nico dentro de un libro y no puede utilizar el mismo nombre que se use para alguna de sus columnas. Modificar una medida existente Para ver la definicin de una medida existente, use el Lista de campos de PowerPivot. La Lista de campos de PowerPivot contiene una lista de todas tablas de la ventana de PowerPivot actual, incluidas las columnas de datos sin formato, las columnas calculadas y cualquier medida que haya definido. Puede hacer clic con el botn secundario en la definicin de cualquier medida y seleccionar Editar frmula para abrir un cuadro de dilogo donde podr ver y modificar la definicin de la medida. Para ver y cambiar una medida existente 1. En la ventana de Excel, haga clic en cualquier parte del rea de la tabla dinmica o del grfico dinmico para mostrar la Lista de campos de PowerPivot. 2. En la Lista de campos de PowerPivot, busque la tabla que contenga la medida que cre. Cada tabla puede contener columnas base, columnas calculadas y medidas. Las medidas se indican mediante un icono de calculadora pequeo situado a la derecha del nombre de la medida. En este ejemplo, haga clic con el botn secundario en

SumAmtByReseller y haga clic en Editar frmula. 3. En el cuadro de dilogo Configuracin de medida, modifique la frmula. Tambin puede cambiar el nombre de la medida o el nombre personalizado y la tabla asociada.

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3.2 Informe de tabla dinmica

Al trabajar en un libro de Excel que tiene PowerPivot para Excel, puede crear tablas dinmicas y grficos dinmico en dos lugares diferentes: en la ventana de PowerPivot de la pestaa Inicio y en la ventana de Excel de la pestaa PowerPivot. Si desea usar los datos de la ventana de PowerPivot para generar una tabla dinmica o un grfico, debe usar una de estas opciones. El botn de tabla dinmica que est en la pestaa de insercin de la ventana de Excel tambin puede crear tablas dinmicas y grficos dinmicos pero esas tablas y grficos no pueden usar datos de PowerPivot, solo datos que estn almacenados en hojas de clculo de un libro de Excel.

Al crear tablas dinmicas que incluyen datos de PowerPivot, tambin tiene acceso a las siguientes caractersticas:

El uso de un lenguaje de frmulas, Expresiones de anlisis de datos (DAX), que proporciona caractersticas de inteligencia y otras funciones. Para obtener ms informacin, vea Introduccin a DAX (Expresiones de anlisis de datos).

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La capacidad de crear relaciones entre las tablas, buscar datos relacionados frmulas. y filtrar mediante relaciones. Para obtener ms informacin, vea Descripcin del uso de relaciones y bsquedas en las

La capacidad de aplicar filtros dinmicamente en funcin del contexto actual, o de aplicar filtros en varias tablas relacionadas. Para obtener ms informacin, vea Filtrar los datos de una tabla.

El uso de segmentaciones de datos mejoradas. Puede agregar rpidamente varios informes de tablas dinmicas y grficos dinmicos al mismo tiempo. Al usar la lista de campos de PowerPivot para agregar segmentaciones de datos, dichas segmentaciones filtrarn automticamente todos los objetos del informe. Para obtener ms informacin, vea Filtrar datos con segmentaciones.

Para crear un informe de tabla dinmica o grfico dinmico 1. Haga clic en la flecha abajo del botn Tabla dinmica en uno de los siguientes lugares.

En la ventana de PowerPivot, en la pestaa Inicio, en el grupo Informes.

O bien

En la ventana de Excel, en la pestaa PowerPivot, en el grupo Ver.

2. Seleccione en la lista de opciones. Si lo desea, puede agregar informes de tabla dinmica y de grfico dinmico vinculados al mismo tiempo. Opcin Tabla dinmica nica Grfico dinmico nico Descripcin Crea una tabla dinmica en blanco en una nueva hoja de clculo o en la hoja de clculo que seleccione. Crea un grfico dinmico en blanco en una nueva hoja de clculo o en la hoja de clculo que seleccione.

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Grfico y tabla (horizontal)

Crea una tabla dinmica y un grfico dinmico en blanco en una nueva hoja de clculo que elija y los coloca uno al lado del otro. Los datos del grfico y de la tabla son independientes. Con todo, las segmentaciones de datos se aplican a los dos. Crea un grfico dinmico y una tabla dinmica en blanco en una nueva hoja de clculo o en la hoja de clculo que seleccione, y los coloca con el grfico por encima de la tabla. Las posiciones se pueden cambiar posteriormente. Los datos del grfico y de la tabla son independientes. Con todo, las segmentaciones de datos se aplican a los dos. Crea dos grficos dinmicos en blanco en una nueva hoja de clculo o en la hoja de clculo que seleccione, y los coloca uno al lado del otro. Los grficos son independientes. Con todo, las segmentaciones de datos se aplican a los dos. Crea dos grficos dinmicos en blanco en una nueva hoja de clculo o en la hoja de clculo que seleccione, y los coloca con un grfico por encima del otro. Las posiciones se pueden cambiar posteriormente. Los grficos son independientes. Con todo, las segmentaciones de datos se aplican a los dos. Crea cuatro grficos dinmicos en blanco en una nueva hoja de clculo o en la hoja de clculo que seleccione. Los grficos son independientes. Sin embargo, las segmentaciones de datos se aplican a los cuatro. Crea una tabla dinmica en blanco. En lugar de organizar algunos valores de datos como encabezados de columna y otros como encabezados de fila, una nueva columna se agrega para cada campo que agrega y una fila de Totales se inserta despus de cada grupo.

Grfico y tabla (vertical)

Dos grficos (horizontal)

Dos grficos (vertical)

Cuatro grficos

Tabla dinmica sin informacin de estructura jerrquica

3. Para especificar una ubicacin, elija entre:

Si desea colocarlo en una nueva hoja de clculo a partir de la celda A1, haga clic en Nueva hoja de clculo. Para colocarlo en una hoja de clculo existente, seleccione Hoja de clculo existente y, a continuacin, especifique la primera celda del rango de celdas donde desee colocarlo.

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4. Haga clic en Aceptar. Excel agrega el informe seleccionado en la ubicacin seleccionada y muestra la Lista de campos de PowerPivot, para que pueda agregar campos y personalizarlo. Para obtener ms informacin sobre cmo agregar campos y medidas a un informe, vea los siguientes temas: Crear una tabla dinmica a partir de los datos de PowerPivot Crear un grfico dinmico a partir de los datos de PowerPivot Crear una medida Nota: Si crea un grfico dinmico, se crea una tabla dinmica asociada en una nueva hoja de clculo. Si elimina esta tabla dinmica, el grfico dinmico se vuelve un grfico estndar que ya no puede cambiar. Mover o copiar hojas de clculo de Excel Excel 2010 incluye una nueva caracterstica que le permite mover o copiar una hoja de clculo a un nuevo libro o a una ubicacin diferente dentro del libro existente. PowerPivot admite totalmente el traslado y copia dentro de un libro existente. Sin embargo, el traslado y copia a un nuevo libro no se admite para las hojas de clculo que contienen tablas dinmicas o grficos dinmicos que estn basados en datos de PowerPivot. Si requiere datos en un nuevo libro, recomendamos guardar una copia del libro original y usarla como punto de partida para el nuevo libro. Si ya no requiere los datos del libro original, puede eliminarlos.

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3.3 Datos de Excel

Crea una tabla de excel vinculaa a una tabla que est en un archivo de excel. El cuadro de dilogo Crear tabla se abre si hace clic en Crear tabla vinculada en la ventana de Excel pero no tiene una tabla seleccionada en una hoja de clculo de Excel. Despus de hacer clic en Aceptar en este cuadro de dilogo, se da formato a su seleccin como una tabla y la tabla vinculada se muestra en la ventana de PowerPivot. Para obtener ms informacin acerca de las tablas vinculadas, vea Agregar datos utilizando tablas vinculadas de Excel. Mi tabla tiene encabezados Desactive esta casilla si los datos seleccionados no incluyen encabezados para la tabla.

Dnde estn los datos de la tabla? Escriba en un intervalo de celdas de la tabla o haga clic en el icono para abrir el cuadro de dilogo Seleccin de intervalo.

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3.4 Opciones de Configuracin

El cuadro de dilogo Opciones y diagnstico de PowerPivot proporciona opciones para crear un seguimiento que se puede usar para soporte tcnico; para cambiar el idioma que se usa en los mens, cuadros de dilogo y mensajes de la ventana de PowerPivot; y para proporcionar comentarios que se pueden usar para mejorar el producto. Para obtener acceso a este cuadro de dilogo, en la ventana de Excel, en la ficha PowerPivot, en el grupo Opciones, haga clic en Configuracin.

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Ficha Soporte tcnico y diagnsticos

Modo de ejecucin de PowerPivot Muestra el nivel de seguridad de la conexin y usuario actuales. Esta informacin se puede utilizar para solucionar los problemas de la conexin o la actualizacin de los orgenes de datos. Habilitar el seguimiento de PowerPivot Active la casilla para habilitar la creacin de un archivo de seguimiento en el que se registran las interacciones del libro de PowerPivot con el servidor y con Microsoft Excel. Este archivo de seguimiento puede ayudar al personal de soporte tcnico a diagnosticar los problemas. El archivo de seguimiento se crea al hacer clic en Tomar instantnea y el seguimiento est activo siempre que el libro actual est abierto. Por consiguiente, si desea deshabilitar el seguimiento, debe cerrar la ventana de PowerPivot y el libro de Excel, y volver a abrir el libro. Ubicacin del archivo de seguimiento Muestra la ubicacin del archivo de seguimiento, si se ha habilitado el seguimiento. Los archivos de seguimiento estn almacenados de forma predeterminada en esta ubicacin: <unidad>:\Usuarios\<nombre de usuario>\Escritorio\Trace<id>.trc Nota: El archivo est en un formato cifrado pensado para el soporte tcnico y no puede modificarse. Sin embargo, el archivo se puede abrir utilizando SQL Server Profiler. Despus de habilitar el seguimiento en el cliente, el nombre de la opcin cambia a El seguimiento de cliente est habilitado. Tomar instantnea Haga clic para crear un archivo de seguimiento que muestre el estado actual del libro de PowerPivot. La ventana de PowerPivot debe estar abierta para crear una instantnea. Por consiguiente, si el botn Tomar instantnea no est disponible, cierre el cuadro de dilogo Opciones y diagnsticos, abra la ventana de PowerPivot y, a continuacin, haga clic de nuevo en Opciones y diagnsticos.

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Ficha Experiencia del usuario

Opciones de participacin Haga clic para abrir un nuevo cuadro de dilogo y especificar si desea proporcionar comentarios a Microsoft acerca de su experiencia con este producto. Leer ms acerca del Programa para la mejora de la experiencia del usuario Haga clic en el vnculo para abrir un sitio web donde se describe el Programa para la mejora de la experiencia del usuario de Microsoft. Ficha Idioma

Opciones de idioma Seleccione una opcin para cambiar el idioma que se utiliza en los mens, cuadros de dilogo y mensajes de la ventana de PowerPivot. Puede coincidir con la configuracin de idioma que utiliza Excel o elegir un idioma en la lista desplegable. Si cambia el idioma actual, debe cerrar el libro actual y reiniciar Excel. Idioma actual Muestra el idioma que se utiliza actualmente para los mens, cuadros de dilogo y mensajes de la ventana de PowerPivot. Intercalacin

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Muestra la intercalacin, o forma de ordenacin, que se utiliza actualmente para los datos de PowerPivot. Si no se muestra ninguna intercalacin, se utiliza la intercalacin predeterminada para el idioma actual.

3.5 Mostrar u ocultar

La Lista de campos de PowerPivot contiene caractersticas que ayudan a disear una tabla dinmica, generar clculos personalizados y trabajar con relaciones. La lista de campos se vuelve visible cuando est trabajando con una tabla dinmica o grfico dinmico basado en datos de PowerPivot.

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Despus de crear una tabla dinmica, puede alternar la visibilidad de la lista de campos si hace clic en Lista de campos en la ficha PowerPivot. La lista de campos es similar al panel de tareas de un libro de Excel estndar, pero ofrece algunas nuevas caractersticas para admitir segmentaciones de datos y clculos personalizados. reas de un informe de tabla dinmica rea de mensajes Descripcin En ella se muestra informacin y advertencias sobre cambios en la tabla dinmica o los datos que requieren alguna accin. Haga clic en la accin adecuada. Mensaje Haga clic aqu Descripcin La relacin puede ser necesaria Crear Haga clic para iniciar un asistente que detecta y sugiere relaciones automticamente. Se modificaron los datos PowerPivot Actualizar Haga clic para sincronizar los metadatos del modelo y actualizar todos los datos. Escriba una parte del nombre de un campo y haga clic en el icono de bsqueda que hay a la derecha del cuadro de texto. De forma predeterminada, la bsqueda utiliza caracteres comodn antes y despus del texto que se escribe. Si hay varios campos que contienen la cadena de bsqueda, haga clic en las flechas izquierda y derecha para avanzar o retroceder por la lista de resultados de bsqueda. Arrastre un campo hasta esta rea para filtrar los datos por los valores de ese campo. Al agregar un campo a esta rea, el control Segmentaciones de datos se coloca a lo largo del lado superior de la tabla dinmica. La posicin de la segmentacin no afecta a la seleccin de los datos. Para obtener ms informacin, vea Filtrar datos con segmentaciones. Arrastre un campo hasta esta rea para filtrar los datos por los valores de ese campo. Al agregar un campo a esta rea, el control Segmentaciones de datos se coloca a lo largo del borde superior de la tabla dinmica. La posicin de la segmentacin no afecta a la seleccin de los datos. Para obtener ms informacin, vea Filtrar datos con segmentaciones. Utilice esta opcin para filtrar el informe completo segn el elemento seleccionado en el filtro de

rea de bsqueda

Segmentaciones de datos verticales

Segmentaciones de datos horizontales

Filtro de informe

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informe. La lista desplegable de control de filtro aparece inmediatamente por encima de la tabla dinmica o grfico dinmico. Por ejemplo, si tiene un informe que muestra las ventas para todos los productos, podra agregar el campo Promociones en el rea Filtro del informe para habilitar el filtrado por promocin. Etiquetas de columna Utilice esta opcin para mostrar los campos como columnas en la parte superior del informe. La columna con la posicin inferior se anida dentro de otra que est inmediatamente sobre ella. Puede hacer clic con el botn secundario en el campo para moverlo a otra rea del informe. Utilice esta opcin para mostrar los campos como filas en el informe. La fila con la posicin inferior se anida dentro de otra que est inmediatamente sobre ella. Puede hacer clic con el botn secundario en el campo para moverlo hacia arriba o abajo, o al principio o el final de la lista de etiquetas de fila. Utilice esta opcin para mostrar datos de resumen. Normalmente, los campos numricos se agregan aqu. Los campos pueden incluir columnas calculadas y medidas.

Etiquetas de fila

Valores

Mensaje de error: "Comando cancelado." Este mensaje de error se muestra en las siguientes situaciones:

Al intentar agregar una tabla dinmica o una segmentacin de datos que se superpondra a otra tabla dinmica que ya existe en la hoja de clculo.

Al intentar agregar un campo que contiene ms que 1 milln de filas, que es el nmero mximo de filas que admite Excel en una tabla dinmica.

Al cancelar manualmente una operacin que implica una accin de la lista de campos que habra producido un error, como los dos ejemplos anteriores.

Mensaje de error: "El campo [FieldName] no se pudo agregar a la tabla dinmica."

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Este mensaje de error se muestra al cancelar una consulta de tabla dinmica con la tecla ESC mientras se agrega un campo a la tabla dinmica. Crear y cambiar el diseo de los campos en un informe de tablas dinmicas o grficos dinmicos Despus de crear un informe de tablas dinmicas o grficos dinmicos, use la Lista de campos de PowerPivot para agregar los campos. Si desea cambiar un informe de tablas dinmicas o grficos dinmicos, use la lista de campos para reorganizar y quitar campos. De forma predeterminada, la Lista de campos de PowerPivot muestra dos secciones: una de campos en la parte superior para agregarlos y quitarlos, y otra en la parte inferior para reorganizarlos y cambiar su posicin. La Lista de campos de PowerPivot se abre con una lista de todas las tablas del libro actualmente mostrado. Puede navegar hasta el campo que desee examinando las tablas o, si conoce el nombre del campo, puede usar el cuadro de texto Buscar para elegir campos y agregarlos al informe. Puede arrastrar un campo hacia las distintas reas del informe de tabla dinmica:

Segmentaciones de datos verticales y Segmentaciones de datos horizontales. Para obtener ms informacin. Filtro de informe Etiquetas de columna Etiquetas de fila Values

Para agregar campos a un informe

Para agregar campos a un informe, active la casilla junto a cada nombre de campo en la lista de campos. El campo se coloca en un rea predeterminada de la seccin de diseo, pero puede reorganizar los campos si lo desea. De forma predeterminada, los campos no numricos se agregan al rea Etiquetas de fila y los campos numricos se agregan al rea Valores.

Para reorganizar los campos en un informe

Para reorganizar los campos en un informe: haga clic y arrastre un campo o haga clic con el botn secundario en un nombre de campo en la seccin de diseo, haga clic en Mover y, a continuacin, haga clic en una de las opciones de movimiento.

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Para quitar campos de un informe

Para quitar un campo, haga clic con el botn secundario en su nombre en una de las reas de diseo y, a continuacin, haga clic en Quitar campo.

Para quitar todas las apariciones de un campo de la seccin de diseo, desactive la casilla situada al lado de su nombre en la lista de campos.

Acerca de las segmentaciones de datos Las segmentaciones de datos son controles de filtrado que funcionan con un clic y reducen la parte de un conjunto de datos que se muestra en las tablas dinmicas y en los grficos dinmicos. Las segmentaciones de datos se pueden utilizar en libros de Microsoft Excel y en libros de PowerPivot, para filtrar y analizar los datos de forma interactiva. En los libros de PowerPivot, al agregar una segmentacin de datos usando el rea Segmentaciones de datos horizontales de la Lista de campos de PowerPivot, se coloca automticamente una segmentacin en la zona de segmentacin de datos horizontales al lado de la tabla dinmica. Al agregar una segmentacin de datos utilizando el rea Segmentaciones de datos verticales, se coloca en la zona de segmentacin de datos verticales.

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3.6 Relaciones entre tablas

Descripcin de relaciones En este tema se presentan las relaciones que puede definir entre las tablas en PowerPivot para Excel. Se incluyen las secciones siguientes:

Qu es una relacin? Requisitos para las relaciones Deteccin automtica e inferencia de las relaciones

Despus de leer este tema, debera entender lo que es una relacin, cules son los requisitos para definir una y cmo puede PowerPivot para Excel detectar automticamente las relaciones. Adems, obtendr informacin sobre parte de la terminologa que los profesionales de bases de datos utilizan para describir las relaciones. Qu es una relacin? Una relacin es una conexin entre dos tablas de datos, basada en una o ms columnas de cada tabla (exactamente una columna de cada tabla para PowerPivot). Para ver por qu son tiles las relaciones, imagine que realiza el seguimiento de los datos de los pedidos de los clientes de su negocio.

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Este enfoque puede funcionar, pero implica almacenar muchos datos redundantes, como la direccin de correo electrnico del cliente para cada pedido. El almacenamiento es barato, pero tiene que asegurarse de que actualiza cada fila para ese cliente si la direccin de correo electrnico cambia. Una solucin a este problema es dividir los datos en varias tablas y definir relaciones entre esas tablas. Este es el enfoque utilizado en las bases de datos relacionales como SQL Server. Por ejemplo, una base de datos que importe en PowerPivot para Excel podra representar los datos de los pedidos utilizando tres tablas relacionadas: Si importa estas tablas de la misma base de datos, PowerPivot puede detectar las relaciones entre las tablas en funcin de las columnas que estn entre [parntesis] y puede reproducirlas en la ventana de PowerPivot. Para obtener ms informacin, vea Deteccin automtica e inferencia de relaciones en este tema. Si importa las tablas de varios orgenes, puede crear las relaciones manualmente segn se describe en Crear una relacin entre dos tablas. Claves y columnas Las relaciones se basan en las columnas de cada tabla que contienen los mismos datos. Por ejemplo, las tablas Customer y Orders se pueden estar relacionadas entre s porque ambas contienen una columna que almacena un identificador de cliente. En el ejemplo, los nombres de columna son los mismos, pero no es obligatorio. Uno podra ser CustomerID y otro CustomerNumber, siempre que todas las filas de la tabla Orders contengan un identificador que tambin est almacenado en la tabla Customers.

En una base de datos relacional, hay varios tipos de claves, que normalmente son solo columnas con propiedades especiales. Los siguientes cuatro tipos de claves son los ms interesantes para nuestros propsitos:

Clave principal: identifica de forma nica una fila en una tabla, como CustomerID en la tabla Customers. Clave alternativa (o clave candidata): una columna distinta de la clave principal que es nica. Por ejemplo, una tabla Employees podra almacenar un identificador de empleado y un nmero de la seguridad social, ambos nmeros nicos.

Clave externa: una columna que hace referencia a una columna nica de otra tabla, como CustomerID en la tabla Orders, que hace referencia a CustomerID en la tabla Customers.

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Clave compuesta: una clave compuesta de ms de una columna. Las claves compuestas no se admiten en PowerPivot para Excel .

En PowerPivot para Excel, la clave principal o la tecla alternativa se conocen como la columna de bsqueda relacionada, o simplemente columna de bsqueda. Si una tabla tiene una clave principal y una clave alternativa, puede usar cualquiera de ellas como columna de bsqueda. La clave externa se conoce como la columna de origen o simplemente columna. En nuestro ejemplo, una relacin se definira entre CustomerID en la tabla Orders (la columna) y CustomerID (la columna de bsqueda) en la tabla Customers. Si importa los datos de una base de datos relacional, de forma predeterminada PowerPivot para Excel elige la clave externa de una tabla y la clave principal correspondiente de la otra. Sin embargo, puede utilizar cualquier columna que tenga valores nicos para la columna de bsqu Tipos de relaciones La relacin entre Customers y Orders es una relacin de uno a varios. Cada cliente puede tener varios pedidos, pero un pedido no puede tener varios clientes. Los otros tipos de relaciones son de uno a uno y de muchos a muchos. La tabla CustomerDiscounts, que define una tarifa reducida nica para cada cliente, tiene una relacin de uno a uno con la tabla Customers. Un ejemplo de relacin de varios a varios es una relacin directa entre Products y Customers, en la que un cliente puede comprar muchos productos y el mismo producto puede ser comprado por muchos clientes. PowerPivot para Excel no admite las relaciones de varios a varios en la interfaz de usuario. Para obtener ms informacin, vea "Relaciones de varios a varios" en este tema. En la siguiente tabla se muestran las relaciones entre las tres tablas: Relaciones y rendimiento Una vez creada una relacin, la base de datos de PowerPivot para Excel normalmente debe recalcular las frmulas en que se usen columnas de las tablas de la relacin recin creada. El proceso puede tardar algn tiempo, en funcin de la cantidad de datos y la complejidad de las relaciones.

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Requisitos para las relaciones PowerPivot para Excel tiene varios requisitos que se deben seguir al crear relaciones: -Relacin nica entre tablas Varias relaciones podran producir dependencias ambiguas entre las tablas. Para crear clculos precisos, se necesita una nica ruta de una tabla a la tabla siguiente. Por lo tanto, puede haber solo una relacin entre cada par de tablas Si intenta importar determinadas tablas, la primera relacin se crear correctamente, pero recibir el error siguiente en las relaciones sucesivas en las que participe la misma columna: * Relacin: tabla[columna 1] -> tabla[columna 2] - Estado: error - Motivo: no se puede crear una relacin entre las tablas <tabla 1> y <tabla 2>. Entre dos tablas solo puede existir una relacin directa o indirecta. Si tiene dos tablas y varias relaciones entre ellas, entonces deber importar varias copias de la tabla que contenga la columna de bsqueda y crear una relacin entre cada par de tablas. -Una relacin para cada columna de origen Una columna de origen no puede participar en varias relaciones. Si ya ha usado una columna como columna de origen en una relacin, pero desea usar esa columna para conectar con otra columna de bsqueda relacionada en una tabla diferente, puede crear una copia de la columna y emplearla para la nueva relacin. Es fcil crear una copia de una columna que tiene los mismos valores exactos usando una frmula de DAX en una columna calculada.

-Identificador nico para cada tabla Cada tabla debe tener una nica columna que identifique de forma nica cada fila de esa tabla. A menudo se hace referencia a esta columna como la clave principal. -Columnas de bsqueda nica Los valores de datos de la columna de bsqueda deben ser nicos. En otras palabras, la columna no puede contener duplicados. En PowerPivot para Excel, las cadenas nulas y vacas equivalen a un valor en blanco, que es un valor de datos distinto. Esto significa que no puede tener varios valores nulos en la columna de bsqueda.

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-Tipos de datos compatibles Los tipos de datos de la columna de origen y de la columna de bsqueda deben ser compatibles. Para obtener ms informacin acerca de los tipos de datos, vea Tipos de datos admitidos en libros PowerPivot. Claves compuestas y columnas de bsqueda Las claves compuestas no se pueden utilizar en un libro de PowerPivot; siempre debe tener exactamente una columna que identifique de forma nica cada fila de la tabla. Si intenta importar tablas que tienen una relacin existente basada en una clave compuesta, el Asistente para la importacin de tablas omitir esa relacin porque no se puede crear en PowerPivot. Si desea crear una relacin entre dos tablas en PowerPivot, y hay varias columnas que definen las claves principales y las claves externas, debe combinar los valores para crear una columna de clave nica antes de crear la relacin. Puede hacerlo antes de importar los datos, o hacerlo en PowerPivot creando una columna calculada. Relaciones varios a varios PowerPivot para Excel no admite relaciones de varios a varios y no puede agregar simplemente tablas de unin en PowerPivot. Sin embargo, puede usar funciones de DAX para modelar las relaciones de varios a varios. Autocombinaciones y bucles Las autocombinaciones no se permiten en las tablas de PowerPivot. Una autocombinacin es una relacin recursiva entre una tabla y ella misma. Las autocombinaciones se usan a menudo para definir las jerarquas de elementos primarios y secundarios. Por ejemplo, podra unir una tabla de empleados a s misma para generar una jerarqua que muestre la cadena de direccin en un negocio. PowerPivot para Excel no permite crear bucles entre relaciones en un libro. En otras palabras, se prohbe el conjunto siguiente de relaciones. Tabla 1, columna a a Tabla 2, columna f Tabla 2, columna f a Tabla 3, columna n Tabla 3, columna n a Tabla 1, columna a Si intenta crear una relacin que creara un bucle, se generar un error.

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Deteccin automtica e inferencia de las relaciones Al importar los datos en la ventana de PowerPivot, el Asistente para la importacin de tablas detecta automticamente las relaciones existentes entre las tablas. Adems, al crear una tabla dinmica, PowerPivot para Excel analiza los datos de las tablas. Detecta posibles relaciones que no se han definido y sugiere columnas adecuadas para incluirlas en esas relaciones. El algoritmo de deteccin usa datos estadsticos de los valores y metadatos de las columnas para deducir la probabilidad de las relaciones.

Los nombres de las columnas deben ser parecidos entre s, pero no es necesario que sean exactamente iguales. Por ejemplo, en las empresas, suele haber variaciones de los nombres de columnas que contienen prcticamente los mismos datos: Emp ID, EmployeeID, Employee ID, EMP_ID, etc. El algoritmo detecta los nombres parecidos y asignar una probabilidad ms alta a las columnas con nombres parecidos o exactamente iguales. Por consiguiente, para mejorar la exactitud de la deteccin, se puede cambiar el nombre de las columnas de los datos que se importen por nombres parecidos a los de las columnas de las tablas existentes.

Los tipos de datos de todas las columnas relacionadas deberan ser compatibles. Para la deteccin automtica, solo se admiten los tipos de datos de texto y nmeros enteros..

Esta informacin podra ayudar a entender por qu no se detectan todas las relaciones, o cmo los cambios realizados en los metadatos (por ejemplo, el nombre de campo y los tipos de datos) podran mejorar los resultados de la deteccin automtica de relaciones. Deteccin automtica para los conjuntos con nombre Las relaciones no se detectan automticamente entre los campos relacionados y conjuntos con nombre en una tabla dinmica. Puede crear estas relaciones manualmente. Si desea usar la deteccin automtica de relaciones, quite cada conjunto con nombre y agregue directamente los campos individuales del conjunto con nombre a la tabla dinmica. Inferencia de relaciones En algunos casos, las relaciones entre las tablas se encadenan automticamente. Por ejemplo, si crea una relacin entre los dos primeros conjuntos de tablas del ejemplo siguiente, se deduce que existe una relacin entre las otras dos tablas y se establece una relacin automticamente. Productos y categoras: creadas manualmente

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Categora y subcategora: creadas manualmente Productos y subcategora: se deduce la relacin Para que las relaciones se encadenen automticamente, las relaciones deben ir en una direccin, como se mostr antes. Si las relaciones iniciales fueran entre, por ejemplo, ventas y productos, y ventas y clientes, no se deducira una relacin. Esto se debe a que la relacin entre los productos y los clientes es una relacin de varios a varios.

4. Ventajas de la utilizacin de PowerPivot


Microsoft PowerPivot para Microsoft Excel 2010 es una herramienta de anlisis de datos que ofrece una eficacia sin igual directamente dentro del software que los usuarios ya conocen: Microsoft Excel. Puede transformar cantidades masivas de datos con una velocidad increble en informacin significativa para conseguir las respuestas que precisa en cuestin de segundos. Entre las principales ventajas que posee PowerPivot

Procesar grandes conjuntos de datos (en ocasiones millones de filas) con prcticamente el mismo rendimiento que cientos aprovechando el motor en memoria de PowerPivot. Disfrute de clculos y anlisis rpidos de grandes volmenes de datos. Use el complemento de PowerPivot para Excel 2010 a fin de obtener anlisis ms rpidos de grandes conjuntos de datos en el escritorio. PowerPivot, con su motor en memoria y sus algoritmos de compresin eficiente, puede procesar enormes conjuntos de datos con un rendimiento extremadamente rpido. Puede procesar millones de filas con prcticamente el mismo rendimiento que tendra al procesar unos cientos de ellas. Procese millones de filas con casi el mismo rendimiento que mil filas y saque el mximo partido de los procesadores de varios ncleos y los gigabytes de memoria para obtener un procesamiento de clculos ms rpido a travs del motor de inteligencia empresarial en memoria. Aproveche las caractersticas familiares de Excel que los usuarios ya conocen, como la interfaz de usuario de Office Fluent, las tablas y grficos dinmicos y las segmentaciones de datos

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Utilizar PowerPivot para obtener acceso directamente a datos de confianza de dominio premium y pblico desde la seccin DataMarket de Windows Azure Marketplace Integrar datos de multitud de orgenes, como son bases de datos corporativas, hojas de clculo, informes, archivos de texto y fuentes de datos de Internet. PowerPivot puede determinar las relaciones de datos de forma automtica y crear un modelo personalizable de tablas de hechos y dimensiones para obtener un anlisis en memoria rpido. Ir ms all de las expresiones estndar de Excel y usar el lenguaje de expresiones de anlisis de datos (DAX) de PowerPivot para realizar eficaces operaciones con los datos. Seguir las relaciones entre las tablas como en una base de datos y definir sofisticados clculos mediante expresiones conocidas e intuitivas. Rebase los lmites de las funciones de expresin de Excel y use Data Analysis Expressions (DAX) para manipular datos con eficacia. Siga las relaciones entre tablas como en una base de datos, defina columnas y medidas calculadas y agregue ms de mil millones de filas. Explore, analice y cree anlisis de forma interactiva sin que tenga que poseer conocimientos de experto y o adquirir aprendizaje especial mediante las funciones nativas de Excel 2010 como tablas dinmicas, segmentaciones de datos y otras caractersticas de anlisis conocidas. Importe datos en constante cambio con la misma facilidad y simplicidad que una fuente RSS mediante el formato Atom estndar y mantenga esos datos actualizados automticamente. Facilite a los usuarios la mejor herramienta disponible de anlisis de datos. Se basa en la familiaridad con Excel para acelerar la adopcin del usuario. Ampliar las capacidades existentes con la compresin basada en columnas y en la memoria del motor BI, fuentes de datos prcticamente ilimitadas, y las nuevas expresiones de anlisis de datos en una familiar formula de Sintaxis. Facilita el compartimiento de conocimientos y colaboracin generados por los usuarios de BI. Implementar Sharepoint para proveer la base de colaboracin con todas las capacidades esenciales incluyendo seguridad, flujo de trabajo, control de versin y servicios de Excel. Instalar SQL Server 2008 R2 para habilitar el soporte de aplicaciones BI en Sharepoint, incluyendo la actualizacin de datos automtica, el procesamiento de datos con el mismo rendimiento que en Excel y el tablero de manejo de Power Pivot.

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Sus usuarios pueden acceder a los libros de trabajo en el navegador, sin tener que descargar los libros de trabajo y los datos para cada estacin de trabajo. Aumenta la eficiencia de la Gestin de BI. Al utilizar la interfaz de Gestin Power Pivot para gestionar el rendimiento, la disponibilidad y calidad del servicio. Descubra las aplicaciones de clave y asegrese que se asignan los recursos adecuados. Proporcionar el acceso seguro a los datos de confianza. Aprovecha la alimentacin de datos de SQL Server Reporting Services para encapsular los sistemas de la empresa y reusar los libros compartidos como fuentes de datos en nuevos anlisis. Aproveche las expresiones de anlisis de datos. DAX: Disfrute de la familiaridad de las expresiones de Excel al usar expresiones de anlisis de datos (DAX) para generar avanzadas aplicaciones de anlisis. Realice manipulaciones verstiles, superiores a las capacidades estndar de Excel, realice un seguimiento de las relaciones entre las tablas, como en una base de datos, y defina clculos sofisticados con expresiones familiares e intuitivas. Use las verstiles capacidades relacionales para crear aplicaciones analticas avanzadas con expresiones como SamePeriodLastYear(), ClosingBalances(), PreviousDay(), etc. Explore en profundidad los datos clave relevantes rpidamente: aproveche la funcionalidad intuitiva de segmentacin de Excel para concentrarse en los datos relevantes rpidamente. Use la Segmentacin de datos para ver los datos desde diferentes perspectivas, filtre los datos para mostrar solamente los que necesita y disfrute de las nuevas capacidades de bsqueda que permiten reducir el tiempo de bsqueda en cantidades masivas de datos y aumentar los tiempos de anlisis. Trabaje sin problemas con el explorador web: publique su anlisis en SharePoint y obtenga acceso a sus aplicaciones compartidas directamente en el explorador, sin tener que descargar los libros con todos sus datos en cada estacin de trabajo. Disfrute de una atractiva interfaz de usuario en SharePoint y explore a su mxima capacidad, con el mismo rendimiento y las mismas caractersticas que el cliente de Excel. Comparta y colabore en anlisis de otras personas: convierta los libros en aplicaciones compartidas accesibles de forma virtual, en cualquier momento y desde prcticamente cualquier ubicacin, para incrementar la productividad de su equipo con PowerPivot para Excel 2010.

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Benefciese de todas las caractersticas disponibles de SharePoint, como la seguridad basada en roles, flujos de trabajo y control de versiones. Actualice las aplicaciones compartidas de forma automtica: Asegrese de que su equipo tome decisiones basadas en los datos ms recientes al configurar de forma conveniente el ciclo de actualizacin de las aplicaciones de su libro en la interfaz de usuario de SharePoint. SharePoint puede actualizar automticamente los datos desde cualquier origen. Vuelva a usar las aplicaciones compartidas como orgenes de datos en nuevos anlisis para buscar de forma ms profunda y rpida, y comprimir los ciclos de decisiones. Confe en SharePoint como una plataforma de colaboracin segura de acceso centralizado a aplicaciones compartidas, examine los sitios para los que tiene permiso de acceso e integre cualquier aplicacin compartida disponible en sus investigaciones y anlisis actuales. Realice un seguimiento y supervise las aplicaciones de anlisis desde un panel central: permita que sus administradores de TI controlen sus aplicaciones compartidas para asegurarse de que sus soluciones estn continuamente disponibles. En un entorno de SharePoint, los administradores de TI pueden hacer un seguimiento a lo largo del tiempo de los patrones de uso, explorar en profundidad para obtener ms detalles, descubrir soluciones que se vuelvan fundamentales mediante el crecimiento orgnico y asegurarse de que haya disponibles recursos adecuados del servidor.

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5. Ejemplo de PowerPivot
5.1 Datos iniciales del ejemplo prctico
A continuacin se presentan las siguientes tablas de datos que las podemos tener en un Excel por ejemplo:

TABLA RELACIN ENTRE VENDEDORES CLIENTES

Id Vendedor 1_JA 2_JO 3_AN 3_ANT 4_JAV 5_LAU 6_CAR 7_AND 8_SEG 9_ANA 10_FRA

Vendedor JAIME JOS ANTONIO ANTONIO JAVIER LAURA CARMEN ANDRS SEGIO ANA FRANCISCO

Id Cliente 1 2 3 3 4 5 6 7 8 9 10

Cliente 1 cliente 2 cliente 3 cliente 3 cliente 4 cliente 5 cliente 6 cliente 7 cliente 8 cliente 9 cliente 10 cliente otros

TABLA RELACIN ZONAS VENDEDORES

Id zona 1_E 1_E 1_E 2_N 2_N 2_N 2_N 3_O 3_O

Zona Este Este Este Norte Norte Norte Norte Oeste Oeste

Id Vendedor 1_JA 2_JO 4_JAV 3_AN 3_ANT 7_AND 9_ANA 5_LAU 8_SEG

Vendedor JAIME JOS JAVIER ANTONIO ANTONIO ANDRS ANA LAURA SEGIO

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4_S 4_S

Sur Sur

6_CAR 10_FRA

CARMEN FRANCISCO

TABLS: VENTAS CLIENTES PRODUCTOS Id Cliente Cliente 1 1 cliente 1 1 cliente 1 1 cliente 1 1 cliente 2 2 cliente 2 2 cliente 2 2 cliente 2 2 cliente 3 3 cliente 3 3 cliente 3 3 cliente 3 3 cliente 4 4 cliente 4 4 cliente 4 4 cliente 4 4 cliente 5 5 cliente 5 5 cliente 5 5 cliente 5 5 cliente 6 6 cliente 6 6 cliente 6 6 cliente 6 6 cliente 7 7 cliente 7 7 cliente 7 7 cliente 7 7 cliente 8 8 cliente 8 8 cliente 8 8 cliente 8 8 cliente 9 9 cliente 9 9 cliente 9 9 cliente 9 9 cliente 10 10 cliente otros 10 10 cliente otros

ID_Productos 1_MOL 2_MAT 3_MAN 4_REP 1_MOL 2_MAT 3_MAN 4_REP 1_MOL 2_MAT 3_MAN 4_REP 1_MOL 2_MAT 3_MAN 4_REP 1_MOL 2_MAT 3_MAN 4_REP 1_MOL 2_MAT 3_MAN 4_REP 1_MOL 2_MAT 3_MAN 4_REP 1_MOL 2_MAT 3_MAN 4_REP 1_MOL 2_MAT 3_MAN 4_REP 1_MOL 2_MAT

Productos Moldes Matrices Mantenimientos Reparaciones Moldes Matrices Mantenimientos Reparaciones Moldes Matrices Mantenimientos Reparaciones Moldes Matrices Mantenimientos Reparaciones Moldes Matrices Mantenimientos Reparaciones Moldes Matrices Mantenimientos Reparaciones Moldes Matrices Mantenimientos Reparaciones Moldes Matrices Mantenimientos Reparaciones Moldes Matrices Mantenimientos Reparaciones Moldes Matrices

Ventas Reales 73.133,73 99.468,03 24.450,10 51.244,72 63.465,21 80.243,45 21.217,71 44.470,00 24.325,40 23.009,20 13.833,69 20.569,24 53.179,10 67.238,02 17.778,86 37.262,54 55.784,03 70.531,60 18.649,74 39.087,81 59.744,38 70.481,47 18.636,48 39.060,02 53.727,31 69.931,15 17.962,13 37.646,66 69.557,92 86.567,56 22.245,75 54.432,86 76.495,07 99.074,31 42.230,66 66.593,02 76.560,02 99.800,12

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10 10 cliente otros 3_MAN 10 10 cliente otros 4_REP Total general

Mantenimientos Reparaciones

25.595,57 53.645,52 2.038.930,15

RELACIONES ENTRE TABLAS

Las anteriores tablas estn relacionadas entre s por determinados campos como veremos en nuestro ejemplo, pero ahora se nos pide adems que agrupemos los datos anteriores mediante esta nueva relacin o tabla:
Productos Moldes Matrices Mantenimientos Reparaciones Tipo productos Productos Productos Servicios Servicios

Es decir queremos agrupar los productos por un nuevo campo de agrupacin: Tipo productos y adems relacionar las cuatro tablas.
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5.2 Solucin PowerPivot

del

ejemplo

con

Creacin de tablas en PowerPivot Importamos las cuatro tablas en el Excel de PowerPivot:

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Creamos las relaciones entre tablas para poder realizar el anlisis

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Obtener la tabla dinmica

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Ventas productos
900000 800000 700000 600000 500000 400000 300000 200000 100000 0 Mantenimientos Matrices Moldes Reparaciones

Total

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Segmentaciones

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Explicacin de la lista de campos de PowerPivot

COMO PUEDE OBSERVARSE LAS CUATRO TABLAS IMPORTADAS Y RELACIONADAS FORMAN LA LISTA DE CAMPOS DEL POWERPIVOT

Ms informacin sobre correspondientes en:

los ejemplos

y sobre los excels

http://www.sistemacontrolgestion.com/TablasDinmicas/PowerPiv otTablasDinmicas.aspx

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Anexo: Informacin sobre el libro

Dominar las Tablas Dinmicas en Excel 2007-2010 Aplicadas a la Gestin Empresarial

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Presentacin del libro: Dominar las Tablas Dinmicas en Excel 2007-2010 aplicadas a la

Gestin Empresarial

Este libro le permitir dominar de una forma prctica, sencilla y eficaz una de las herramientas ms potentes que tiene Excel: las tablas dinmicas, los ejemplos y casos prcticos le ayudarn a conseguir automatizar tareas de una forma increblemente rpida y lo mejor poder analizar informacin desde diferentes ngulos para tomar las mejores decisiones. La posibilidad de aprender desde lo ms simple a lo ms completo es quizs el mayor valor aadido de este libro y la experiencia del autor le permitirn conseguir ser un especialista en la herramienta Excel Tablas Dinmicas.

Es una obra innovadora y muy prctica ya que se puede utilizar con Excel 2007 y contiene las mejoras y novedades de la versin de Excel 2010 relacionadas con las tablas dinmicas.
Este libro es muy til para todas aquellas personas que utilizan Excel de forma habitual, para gestionar y analizar los diferentes tipos de datos de todos los departamentos y reas de la empresa de una forma rpida, segura y eficaz.
Las Tablas Dinmicas proporcionan la informacin en diferentes formatos y tienen una gran capacidad para dar respuesta a las diferentes situaciones o necesidades de anlisis de datos. Son una herramienta de Excel muy avanzada y potente, y permite analizar, mostrar y tratar los dos de diferentes formas: ms resumidos o ms ampliados. Este libro le ayuda a entender, crear y practicar con ellas, y comprobar as 139 diferentes Como utilizar el informes, nuevo Componente de PowerPivot lo fcil que es crear tipos de indicadores y grficos en Excel 2010 para crear Tablas Dinmicas PowerPivot Microsoft de anlisis interactivos. l.muniz@sistemacontrolgestion,com www.sistemacontrolgestion/tds

CONTENIDO:
Parte 1: Introduccin prctica a las Tablas Dinmicas 1. El funcionamiento de los Sistemas de Informacin 2. Funcionamiento y contenido de las Tablas Dinmicas 3. Contenido y funcionamiento del men de Opciones de una Tabla Dinmica 4. Contenido y funcionamiento del men Diseo de las Tablas Dinmicas Parte 2: Herramientas de Reporting y Business Intelligence con Tablas Dinmicas 5. La creacin de indicadores mediante el Formato Condicional 6. La utilizacin de Minigrficos en las Tablas Dinmicas 7. Utilizar la Segmentacin para filtrar datos en las Tablas Dinmicas 8. La creacin de Grficos con Tablas Dinmicas Parte 3: Ejemplos y casos prcticos con Tablas Dinmicas 9. Caso prctico global sobre el funcionamiento de las tablas dinmicas 10. Cmo aprender a utilizar las tablas dinmicas en doce pasos 11. Ejemplos y casos prcticos para utilizar las tablas dinmicas Para obtener ms informacin puede ir a la web del autor en dnde encontrar ejemplos y artculos sobre el tema: 140 www.sistemacontrolgestion/tds Como utilizar el nuevo Componente de PowerPivot Si desea realizar alguna pregunta al autor: en Excel 2010 para crear Tablas Dinmicas PowerPivot Microsoft l.muniz@sistemacontrolgestion,com www.sistemacontrolgestion/tds info@sistemacontrolgestion.com

Artculo: Las nuevas Tablas Dinmicas de Excel como sistema de informacin de los ERP y CRM
Desde hace muchos aos hemos observado como los diferentes sistemas de software de gestin sean ERP y CRM por ejemplo han ido utilizando diferentes tipos de herramientas internas para poder consultar y explotar la informacin por ejemplo pantallas de consulta interactivas con potentes buscadores que acaban facilitndola de diferentes formas: pantalla, archivo pdf, listado en papel o envos a Excel, todo esto a pesar de que los diferentes tipos de software lo han ido actualizando y sofisticando en cierta medida, estn muy lejos de lo que puede ser una herramienta de que ayude a analizar la informacin similar a los sistemas de Business Intelligence que todos conocemos, pues bien esa herramienta ya ha llegado de una forma casi definitiva, siempre que tengamos los datos accesibles bien porque podemos llegar a consultar las bases de datos o bien porque los ERP o CRM nos proporcionan los datos ya filtrados que queremos y en forma de tabla, as surgen las Tablas Dinmicas de Excel que en su versin 2007 ya eran muy potentes y que en la nueva versin 2010 son decisivas a la hora de tratar cantidades enormes de datos con seguridad y rapidez, pero que son las tablas dinmicas? la respuesta es muy sencilla son una herramienta que permite tratar/consultar los datos de origen siempre en forma de tabla para ser analizados de una forma flexible y dinmica, es decir podemos tener una visin de los datos desde diferentes perspectivas: temporal, cualidades y cantidades. Esta herramienta nos proporciona un complemento perfecto a la hora de explotar los datos desde un ERP o CRM ya que en estos momentos posee una serie de caractersticas que la hacen ser ya y por mritos conseguidos una herramienta de Business Intelligence. Pero veamos algunas de sus caractersticas:
Permite realizar cuadros de anlisis tipo ABC, en porcentajes y en valores absolutos. Permite poner indicadores en los datos integrados desde la hoja de clculo al as tablas dinmicas y viceversa. Ayuda a crear todo tipos de grficos con enormes posibilidades de filtros y presentaciones Presenta los datos con minigrficos de tendencias y opciones para crear cuadros de mando de segmentacin de datos

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Facilita con la opcin PowerPivot la posibilidad de unir datos de tablas de diferentes orgenes desde el propio Excel y sin restricciones de cantidad de datos.

Artculo: Las tablas Dinmicas como herramienta de Reporting y Business Intelligence


Las tablas dinmicas son una herramienta de Excel muy avanzada y potente, con ellas se pueden analizar, mostrar y manipular los datos de diferentes formas, ms ampliados o ms resumidos segn se precise. Las tablas de datos pueden poseer muchas filas y columnas que contengan diferentes tipos de datos, las tablas dinmicas nos ayudarn a analizar estos datos de una forma sencilla, resumida y rpida. Una de las principales caractersticas que poseen las tablas dinmicas es la facilidad que tienen para analizar los datos desde una forma resumida a los ms amplios y desde diferentes ngulos o perspectivas. As las tablas dinmicas desde sus diferentes opciones o vistas facilitarn la informacin de diferente forma y nos sorprender gratamente la capacidad que tienen de dar respuesta a las diferentes situaciones o necesidades, dado que la informacin que necesitamos en un momento del tiempo no es la que necesitamos en otro momento del tiempo ya que el entorno de la empresa y su organizacin interna son cambiantes.

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Dominar las tablas dinmicas


Por ltimo necesitamos una manera de conocer el funcionamiento de esta herramienta, una referencia inmediata es el libro Dominar las Tablas Dinmicas en Excel 2007-2010 aplicadas a la Gestin Empresarial, siendo el segundo libro publicado del autor sobre el tema y en dnde podemos encontrar: El libro incluye desde una Introduccin prctica a las Tablas Dinmicas (funcionamiento de los sistemas de informacin, y la explicacin del contenido de los mens de opciones y diseo); cmo utilizar las Herramientas de Reporting y Business Intelligence con Tablas Dinmicas (creacin de indicadores mediante el formato condicional, la utilizacin de minigrficos y la segmentacin para filtrar datos y la creacin de grficos con Tablas Dinmicas); finalmente incluye Ejemplos para cada captulo y Casos Prcticos que le permiten adquirir un conocimiento muy completo de la herramienta. Este libro le permitir dominar de una forma prctica, sencilla y eficaz una de las herramientas ms potentes que tiene Excel, los ejemplos y casos prcticos le ayudarn a conseguir automatizar tareas de una forma increblemente rpida y lo mejor poder analizar informacin desde diferentes ngulos para tomar las mejores decisiones y lo que es mejor optimizar su n ERP o CRM como origen de datos. Luis Muiz Experto en Sistema de Informacin y Reporting l.muniz@sistemacontrolgestion.com www.sistemacontrolgestion.com/tds

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24-2-2011 Le presentamos esta entrevista con Luis Muiz, autor del libro "Dominar las Tablas Dinmicas en Excel 2007-2010 aplicadas a la Gestin Empresarial", en la que explica cmo ahorrar costes y tomar decisiones de una forma ms rpida y eficaz con las tablas dinmicas. Adems, da pormenores de su segundo libro y una web sobre el mismo tema.

DOMINAR LAS TABLAS DINMICAS

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Cmo define informacin?

usted

un

sistema

de

Los Sistemas de Informacin son un conjunto de herramientas que combinan las tecnologas de la informacin (hardware + software) con procedimientos que permitan suministrar informacin a los diferentes tipos usuarios de una organizacin para que puedan tomar las decisiones ms adecuadas. Estos sistemas se componen de tres funciones: la recopilacin de datos, el almacenamiento y procesamiento de la informacin; y la transmisin de informacin a los diferentes tipos de usuarios interesados. Los Sistemas de Informacin son un recurso importante para la consecucin de los objetivos de cualquier organizacin.

En definitiva un Sistema de informacin es: Lo referente a conseguir la informacin adecuada, en la forma correcta, para la persona indicada, al costo adecuado, en el tiempo oportuno, en el lugar apropiado, para la toma de decisin correcta. Lynda Woodman

Cules son sus caractersticas principales?


El diseo bsico de la arquitectura de un sistema de informacin muestra como cualquier organizacin integra sus sistemas de proceso de datos debera tener las siguientes caractersticas: -Estar lo suficiente personalizado y adaptado para el usuario final. -Se tendran que poder extraer, filtrar, consolidar y visualizar siempre los datos ms necesarios en cada momento. -Permitir su acceso en tiempo real o con suficiente antelacin a las variables clave que definen el estado de la organizacin. -Poder visualizar tendencias y suministrar informes de novedades y modificaciones. -Servir de mecanismo de alarma, para atraer la atencin del usuario, ante desviaciones importantes de las variables crticas. -Facilitar la presentacin de t oda la informacin que incorpora, simultneamente, grficos, tablas, textos y sonidos.

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Qu dificultades se encuentran habitualmente en las empresas para obtener toda la informacin necesaria?
Desde mi punto de vista y basado en mi experiencia despus de haber diseado muchos sistemas de reporting con diferentes y variados tipos de software creo que son tres las principales dificultades: La primera la dificulta ad en obtener la informacin en el formato y calidad adecuada de sus sistemas de software de gestin sean ERPs o CRM por ejemplo, en n muchas ocasiones nos encontramos que si podemos tener esa informacin pe ero no est en los formatos adecuados Otra gran dificultad es que el mundo cambiante de la empresa o su entorno hace que la informacin que se e necesita hoy de una determinada forma en el futuro sea diferente esto con los s sistemas tradicionales y actuales no es tan fcil de conseguir en un tiempo y con recursos razonables. La existencia por un lado de diferentes tipos de software con sus dato os que en ocasiones tienen cosa as en comn y en otras no dificulta tener una informacin completa e integrada, por lo que tenemos muchos datos y poca informacin. Otro factor decisivo y que se produce tambin como un efecto colateral, es que la calidad de la informacin es muy baja bien porque faltan datos, porque son errneos o bien porque estn repetidos. Por ltimo el acceso a la informacin no siempre es la mejor opcin para el usuario, con lo cual ante nuevas necesidades o cambios no podemos fcilmente te acceder a la informacin que necesitamos en cada momento porque se depende d de un tercero para conseguirlo.

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Desde hace aos las empre esas y organizaciones sin que se hayan dado o cuenta han ido implementado su sistema de informacin con las herramientas de Office muchas veces conscientemente y otros no, , es cierto que hoy existen excelentes producto os en el mercado para realizar un anlisis de la a informacin, pero tambin ha y que reconocer que muchos de ellos acaban siempre en un Excel por ejemplo, actualmente los productos de Office y sus complementos permiten de sobras con seguridad, capacidad de proceso y almacenamiento disear un sistema de informacin, en concreto las herramientas que incorpora el Excel 2010 permiten procesar y guardar en su versin de 64 bytes, cantidades de datos n nunca vistas hasta la fecha. Quizs en este caso o si queremos disear un sistema de informacin con Office la imaginacin y conocimientos de los usuarios es lo ms importante.

Cules son las caractersticas principales de las tablas dinmicas como soporte del SI?
Las tablas dinmicas son una herramienta de Excel muy avanzada y potente, se pueden analizar, mostrar y manipular r los datos de diferentes formas, ms ampliados o ms resumidos segn se precise. Las tablas dinmicas son un tipo de informes generados m mediante Excel en diferentes formatos, a partir de una base de datos en forma de tabla siempre

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As las tablas dinmicas desde sus distintas opciones o vistas facilitarn la a informacin de diferente forma y nos sorprender gratamente la capacidad que tienen de dar respuesta a las diferentes situaciones o necesidades, dado que la informacin que necesitamos en un momento del tiempo no es la que necesitamos en otro momento, ya que el entorno de la empresa y su organizacin interna son cambiantes.

Qu peculiaridades debera tener un SI ara tomar decisiones rpidas y seguras?


Un sistema de informacin debera cumplir las siguientes caractersticas -Flexibilidad a la hora de extraer datos, de manera que el usuario tiene que tener los informes ya predefinidos que se necesiten en cada momento. -Corto tiempo de respuesta en el acceso y consulta de los datos, para ello el d diseo y la tecnologa utilizada, es fundamental. -No debera el sistema de informacin interferir en la gestin de una organizacin, el funcionamiento del sistema p puede degradarse hasta afectar y paralizar a todo os los usuarios conectados sino est bien planteado. -Una adecuada y profunda Integracin de todos los datos lo cual implica enlazar y relacionar todos los datos de que se dispone y tengan relacin entre ellos. -Una adecuada calidad de los datos para garantizar la fiabilidad de la informacin obtenida. -Debe de adecuarse la informacin obtenida a las necesidades del usuario, cada usuario debe tener acceso a la informacin n que necesita para que su trabajo sea lo ms eficiente posible.

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-Existencia de informacin histrica suficiente y necesaria, los datos almacenados en los sistemas de informacin debe en estar diseados para contrastar la situacin actual con una situacin retrospectiva de aos anteriores.

Se pueden configurar las tablas dinmicas como herramienta central del SI?
En la actualidad las bases de d datos y los diferentes tipos de software permiten n acceder a toda la informacin que est en formatos de tablas y accesible a los usuarios, las diferentes formas de acceder a los distintos orgenes de los datos desde las tablas dinmicas es ya muy elevada su capacidad en Excel 2010 pe ero s aadimos el complemento gratuito de PowerPivot que se puede obtener desde la web de Microsoft podemos decir que si pueden ser el eje central y herramienta estratgica para proveer de informacin a los usuarios sin problemas. Una vez hemos conocido las ventajas del Excel 2007 y las del 2010 podemos decir que el usuario tiene una serie de mejoras que le pueden ayudar mucho en su trabajo diario: Una interfaz ms orientada al usuario, ms efectiva e intuitiva. Ms capacidad de procesar datos en tiempo y cantidad. Nuevos estilos y formatos condicionales que permiten realizar mayores indicadores

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Ms y nuevas funciones Olap para conectar las BBDD. Mejores consultas de filtros de datos en consulta y seleccin, ahora son interactivas Podemos seguir trabajando mientras se actualizan los datos Nueva herramienta PowePivot que permite unir diferentes tablas y hacer tablas dinmicas Posibilidad de hacer previsiones con los datos y extrapolaciones. Nuevo sistema de confeccin de grficos ms prctico e intuitivo, Nuevas opciones de Minigrficos y segmentacin de datos para Reporting Mejores conexiones externas y nuevos formatos de archivos entre otros. Y otras mejoras que permiten utilizar las tablas dinmicas como una herramienta de Reporting que con su integracin en Excel se puede hacer casi cualquier cosa.

Por qu cre y cules son las caractersticas de la nueva web "Dominar Tablas Dinmicas en Excel 2007-2010"?
Con la experiencia del libro realizado en Excel 2007, me di cuenta que tena que hacer un nuevo libro ms orientado al Business Intelligence y Reporting que adems estuviera mucho ms adaptado a todo tipo de usuarios por niveles, y faltaba algo ms que le diera la posicin y valor en el mercado, y que fuera diferente a otras webs existentes de Excel, la idea es que la web vaya dando ejemplos y una nueva seccin de noticias vaya informando de mis actividades y otras que se vayan produciendo en el mercado. Pero sobretodo que sea una plataforma de conocimiento del libro a nivel mundial ya que aunque parezca raro esta herramienta an no es utilizada por todos los usuarios de Excel sino una minora y esto debe cambiar.

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A quin va dirigida?
Va dirigida a todas aquellas personas que necesitan analizar y manipular la informacin cmo una materia prima y otras que son quienes reciben los outputs, es decir el resultado en forma de informe o reporting para tomar decisiones, la web conserva y mantiene el espritu del libro y como sucedneo de ella sale www.sistemacontrolgestion.com/tallertds, que es otra web exclusiva para formar a los usuarios incompany es decir en sus empresas para compartir el conocimiento entre ellos y nosotros.

Cuntenos de su libro, cul es su utilidad y qu le incit a escribir sobre este tema?


La historia del libro viene del ao 2006, debido a mi actividad de disear e implantar sistemas de reporting con las tablas dinmicas, los clientes no tenan ningn manual accesible que les explicase realmente como era a la herramienta en ese momento surgi Excel 20 007: Iniciacin a las tablas dinmicas, yo nunca a haba escrito un libro de este tipo muy cerca de e manual de informtica clsica, en cambio o poseo ms experiencia en los libros de gestin, , y lleg la versin del Excel 2010 cuyas novedad des y potencia han hecho que surja una nueva necesidad, escribir un libro mucho ms cercano a al Reporting y el Business Intelligence y sobretodo aplicado a la gestin empresarial. Entonces he hecho un libro que se adapta por un lado a l los usuarios menos exigentes y por otro a los que quieren conocer todas las prestaciones de la herramienta, tanto que me lleva a escribir el captulo 10.

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Cmo aprender a utilizar las tablas dinmicas en doce pasos. En resumen este libro le permitir dominar de una forma prctica, sencilla y eficaz una de las herramientas ms potentes que tiene Excel: las tablas dinmicas, los ejemplos y casos prcticos s le ayudarn a conseguir automatizar tareas de una forma increblemente rpida y lo mejor poder analizar informacin desde diferentes ngulos para tomar las mejores decisiones. . Y tiene el usuario de la posibilidad de aprender desde lo ms simple a lo ms completo es q quizs el mayor valor aadido de este libro y la experiencia del autor le permitirn conseguir ser un especialista en la herramienta Excel Tablas Dinmicas.

Creo que hay dos factores como he dicho antes existen en el mercado excelente software de BI, que tienen sus propias herramientas y que se compatibilizan tambin con Excel por tanto las tablas dinmicas tienes dos posibilidades siempre pensando en la mejor opcin para el usuario y sin entrar en tecnicismos, por un saldo podemos encontrar como las tablas dinmicas complementan y ayudan a otros productos de BI dando a-un ms potencial a la herramienta y por otros lado suplen las carencias de algunas herramientas que no siempre tienen ni las prestaciones de explotacin ni de presentacin que nos pueden ofrecer las tablas dinmicas unidas a la potencia del Excel.

Muchos fabricantes de BI y gente dentro de las empresas tienen un estigma con Excel, por qu trabajar las TDs en Excel?
El Excel como toda herramienta tiene ventajas e inconvenientes, as como defensores y detractores a veces es segn en qu situacin te encuentras profesionalmente, yo creo que la gran ventaja que tiene en cuanto a combinar la utilizacin de las prestaciones del Excel como hoja de clculo con las tablas dinmicas, esta posibilidad da unos resultados muy elevados en cuanto a realizar reports e indicadores interactivos, por el contrario hay que conocer muy bien la herramienta de tablas dinmicas para ello ya tienen los usuarios es una alternativa real ya que el libro editado contiene todos los ejemplos y casos prcticos para poder aprender a dominar las tablas dinmicas y si no se dispone de mucho tiempo el captulo 10 . Cmo aprender a utilizar las tablas dinmicas en doce pasos nos permite en dos horas o menos obtener un conocimiento muy elevado de la herramienta.

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Algo ms que dese agregar con respecto a la importancia de las TDs o su libro y web?
Por ltimo comentar que el primer libro y este segundo sobre tablas dinmicas es fruto de la experiencia empresarial del autor, es por Causalidad que despus de realizar innumerables implantaciones de ERPs, CRM y Reporting con tablas dinmicas en todo tipos de empresas y en todas las reas, y adems he publicado el primer libro en Excel para hacer Planes de negocio y Estudios de Viabilidad, tenga el lector que adquiera el libro una herramienta que le puede dar una serie de ventajas en su trabajo muy importantes agilizando todos los procesos y optimizando los resultados.

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---Otros libros del Autor----------------

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