MANEJO DE TIEMPOS

31/03/2011

INDICE
Introduccin y objetivos.

Herramientas de planificacin y organizacin de tareas.

Mi influencia en la administracin de mi tiempo.

Importancia vs. Urgencia.

Organizacin de tareas.

Introduccin y objetivos.

Determinar la importancia que tiene la administracin de nuestro tiempo, en beneficio de una mejor calidad de atencin al cliente. Aportar conceptos y herramientas que colaboren con una mejor organizacin de las tareas.

Herramientas de planificacin y organizacin de tareas.

h No hay tiempo para hacerlo bien, pero siempre

hay tiempo para repetirlo.

Mi influencia en la administracin de mi Tiempo.

Autoanlisis de tareas diarias

ACTIVIDAD (Breve descripcin) (*)

TIEMPO DEDICADO

NIVEL DE PRIORIDAD (De 1 a 5) (**)

(*) Reflejar todas las actividades incluido el telfono y personales (**) Siendo 1 lo ms prioritario 5 lo menos

Importancia vs. Urgencia.

Defina Ud., desde su punto de vista, los conceptos Importante y Urgente:

Importante
__________________ __________________

Urgente
__________________ __________________

__________________
__________________

__________________
__________________

__________________

__________________

Importancia vs. Urgencia.

En primer lugar es importante diferenciar ...
Lo importante Lo urgente

Aquellas tareas que tienen impacto directo sobre la consecucin de los objetivos del sector del servicio o taller. Las actividades importantes tienen que ver con mi misin: Para qu estoy yo en ste puesto?

Aquellas tareas que surgen repentinamente y que requieren de una solucin inmediata. Muchas veces no son imprevistos, sino que algunas tareas surgen como urgentes al no haber sido previamente planificadas o al haber sido pospuestas para otro momento

Importancia vs. Urgencia.

En primer lugar es importante diferenciar ...
Los cuadrantes de la distribucin del tiempo
URGENTE IMPORTANTE
EL DE LA CRISIS Problemas acuciantes. Actividades con fechas de vencimiento, Reuniones y preparaciones inminentes. Preparar un auto para un lanzamiento.

NO URGENTE
EL DE LA CALIDAD
Planificacin. Preparacin y capacitacin. Prevencin. Creacin y refuerzo del equipo.

Seguimiento, control de calidad.

NO IMPORTANTE

EL DEL ENGAO Interrupciones. Algunas llamadas telefnicas. Correspondencias. Informes. Algunas actividades que a mi me gustan. Corregir un error en la orden mal confeccionada.

PRDIDA DE TIEMPO Trabajo rutinario. Correspondencia promocional. Algunas llamadas telefnicas. Actividades de escape. Actividades que si no se hicieran no pasara nada.

Importancia vs. Urgencia.

Importante

Cmo priorizar las propias tareas? El cuadrante de la crisis

Urgente

No Urgente

El cuadrante 1 representa lo que es urgente e importante Nos encontramos en una fecha tope, el repuesto no ha llegado y maana hay que entregar el vehculo.

No Importante

Importancia vs. Urgencia.

Importante

Cmo priorizar las propias tareas? El cuadrante de la calidad

Urgente

No Urgente

El cuadrante 2 incluye actividades importantes pero no urgentes Es el cuadrante de la calidad donde planificamos a largo plazo, anticipamos y prevemos problemas, ampliamos nuestra mente e incrementamos nuestras habilidades mediante la lectura y el continuo desarrollo profesional.
No Importante

Importancia vs. Urgencia.

Cmo priorizar las propias tareas? El cuadrante del engao
Importante Urgente No Urgente

El cuadrante 3 es casi el fantasma del cuadrante 1. Incluye las cosas que son urgentes, pero no importantes. Es el cuadrante del engao. El Ruido de la urgencia crea una importancia ficticia.
No Importante

Importancia vs. Urgencia.

Importante

Cmo priorizar las propias tareas? El cuadrante de la prdida de tiempo

Urgente

No Urgente

No Importante

El cuadrante 4 incluye las actividades que no son importantes ni urgentes.

Es el cuadrante de la prdida de tiempo, pero despus de sufrir los ajetreos y contrariedades que deparan los cuadrantes 1 y 3, a menudo nos escapamos al cuadrante 4 para sobrevivir.

Importancia vs. Urgencia.

Ejercicio prctico:

URGENTE
IMPORTANTE

NO URGENTE

NO IMPORTANTE

Organizacin de tareas.
Cmo utilizamos el tiempo? Cuando trabajamos nuestra dedicacin suele orientarse de modo espontneo, de manera no consciente hacia:

Lo ms urgente. Lo ms fcil, cuando las que realmente nos interesaran, son cosas ms difciles. Lo ms interesante. Lo ms agradable. Lo que nos llega de compaeros apreciados. Lo que conocemos mejor y no lo que nos puede plantear la inquietud y la dificultad de lo desconocido. Lo primero (o lo ltimo) que nos piden, que probablemente no ser lo que antes deba ser hecho (quiz, ni siquiera deba ser hecho). Lo ms corto.

Organizacin de tareas.

Si est usted siempre ocupado

Usted es importante

Organizacin de tareas.
Trampa de la actividad
Resulta muy fcil caer en ella, es posible estar muy atareado sin ser muy eficaz, limitarnos a reaccionar a lo que ocurre, responder a los hechos de cada da, a las demandas y presiones de la gente o de las cosas.
No me cuentes lo mucho que trabajas, sino:
Lo que has terminado. Lo que has resuelto.

Lo que has alcanzado.

Organizacin de tareas.
Leyes de Murphy.

Las tres leyes son:

Nada es tan sencillo como parece. Todo lleva ms tiempo de lo que debera. Si algo puede fallar, acabar por fallar (y, seguramente, en el peor momento).

Organizacin de tareas.
Frmulas de optimizacin del tiempo.

Normas de uso de la Agenda

Piense en los tiempos adecuados para las tareas que realiza. Por ejemplo, la hora ms adecuada para encontrar a un interlocutor, utilice las horas ms improductivas para los trabajos ms rutinarios. Adquiera el hbito de prepararla semanal y diariamente. Sea realista: sea consciente de las limitaciones impuestas por el tiempo de que dispone. Deje siempre mrgenes de tiempo. Ponga en la agenda el da de la semana.

Tenga en mente las urgencias.

No recargue los programas. Revise la lista cada maana y aada los asuntos que no realiz el da anterior o bsqueles otra fecha en la misma semana. Si es posible trate de agrupar aquellas acciones que tengan relacin entre si. Cada da salen aspectos nuevos, tenga a mano hojas Post-it, pero recuerde su uso es momentneo, en cuanto pueda pase a su agenda la actividad. Cuando haya realizado una actividad, tchela en la agenda. No utilice la agenda como bloc de notas.

Organizacin de tareas.
Formas de luchar contra las montaas de papeles:

Tenemos dos caminos:

Nos compramos una papelera nueva , ms grande que la que tenamos o podemos seguir algunos de estos consejos: No tenga delante de la mesa ms documentos que los necesarios para el asunto que en este momento ocupa los primeros lugares en la escala de prioridades. Los papeles referentes a asuntos que no deben resolverse hoy es mejor que estn en el archivo. Un trabajo no debe dejarse sin haber tomado todas las decisiones posibles y convenientes. Anotemos el avance en el trabajo en la agenda. Aproveche las pausas en el trabajo para revisar el programa o la agenda. Disponga en su mesa de la agenda y un bloc de notas. Decida lo que va a hacer con los papeles la primera vez que les ponga la vista encima Y hgalo entonces! No pida informacin a menos que realmente la necesite. Cree un centro de recepcin de recados (bandejas de entrada y salida).

FIN

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