ETAPAS PARA LA IMPLEMENTACION DE UN SGC: 1.

Decisin y compromiso de la direccin: el paso inicial en el proceso de implantacin de un SGC es la decisin seria y firme de la direccin general, basada en el anlisis de los retos a que la empresa se enfrenta y el Inters de introducir controles innovadores en la estructura de las actividades y sus procesos, superando con tenacidad los inconvenientes, costos y problemas para el beneficio de sus ventajas que lleven al eficaz cumplimiento de los requerimientos determinados por el cliente. Por esto y como para del modelo que seguir el equipo de trabajo es fundamental el compromiso de la direccin general. 2. Planificacin y organizacin del proyecto: una vez la direccin ha asumido su compromiso, procede establecer las bases de planificacin y organizacin del proyecto del SGC. Las siguientes son las actividades a tener en cuenta: Creacin del equipo de trabajo para el proyecto. Nombramiento del lder o responsable de conducir el proyecto el cual suele ser el Coordinador del SGC, con autoridad directiva para supervisin y empoderamiento a los miembros de cada proceso. Elaboracin del plan de trabajo para la estructuracin e implementacin del SGC. Sensibilizacin al equipo directivo para el entendimiento de las responsabilidades y compromisos al iniciar el procesos de certificacin del sistema de gestin de la calidad 3. Diagnstico preliminar: esta evaluacin es el primer paso y debe desarrollarse con la ayuda del equipo del proyecto. Su propsito principal es estudiar la situacin actual, determinar los elementos ms crticos y compararla con el escenario deseado tras la introduccin del modelo de SGC que ser implantado. Para ello, se debe acceder a informacin objetiva existente en las reas de trabajo, as como las entrevistas al personal apropiado directivo y operativo de las mismas, lo cual determinar el mapeo de los mecanismos de control existentes para el exitoso acople del SGC. 4. Informacin, sensibilizacin y formacin: la implantacin de un sistema de gestin, especialmente en un rea importante como la calidad, tiene como factor esencial la participacin activa, motivada y constructiva del personal. Los instrumentos a emplear para fomentar la participacin de los miembros de la organizacin incluyen la informacin completa y actualizada sobre el proyecto de implantacin del SGC, su impacto en la organizacin y en cada proceso o rea de trabajo, el papel clave de cada empleado y la definicin de las competencias requeridas para el buen desempeo de sus funciones y responsabilidades de manera acorde a la organizacin del trabajo que el nuevo sistema impulsar. 5. Desarrollo de la documentacin: la creacin de los documentos y mecanismos de control son la base del sistema de gestin y constituye una pieza nuclear en el aprendizaje de Organizacional

para la sostenibilidad de la misma, al tiempo que es una de sus tareas ms importantes y extensas. La documentacin debe ofrecer una descripcin coherente de cmo opera y debe operar la organizacin. 6. Implantacin del SGC: la implantacin del sistema de gestin es una fase que se debe traslapar con la documentacin, de forma que se vayan introduciendo escalonadamente los procedimientos e instrucciones de trabajo al ritmo que se vayan definiendo y aprobando. La gradualidad de la implantacin es recomendable, para facilitar la asimilacin por las personas del cambio y nueva operacin de la organizacin y sus procesos, as como para verificando la pertinencia y adecuacin de los procedimientos y controles para la mejora continua de los mismos. Debe recordarse que introducir un nuevo SGC no ha de conducir a la parlisis de la empresa, esta debe proseguir con sus actividades al mejor ritmo posible al tiempo que van interiorizando y aplicando en los procesos y los empleados los nuevos mtodos de trabajo. 7. Seguimiento y mejora del sistema: a partir de la implantacin de un procedimiento (un mes suele ser un plazo razonable), el equipo trabajo del proyecto (normalmente a travs del coordinador del sistema de gestin) se efecta una evaluacin de su eficacia y pertinencia para la mejora del mismo. Esta revisin y acciones ha de generar las acciones correctivas o preventivas del caso sobre las no conformidades que permitan caminar optimizar el sistema para la eficacia de sus procesos. Esta revisiones sistemticas de los procedimientos y mecanismos de control determinados en los procesos se realizan a nivel de auditoras y debe ser realizadas por personal competente para las mismas. 8. Proceso de certificacin: La octava etapa del proceso de implantacin de un SGC, es la certificacin, toda vez que han sido incluidos todos los requisitos requeridos segn el modelo ISO 9001 y la organizacin se encuentra lista para la certificacin del mismo por parte de un ente acreditado y competente para ello. Sin embargo, es de aclarar que la certificacin no es un requisito de esta norma. Una organizacin puede implantar un SGC acorde con la norma sin necesidad de proceder a su certificacin, si no existe presin legal o de mercado que lo exija o la direccin tiene la seguridad de que tal aval externo no va a conceder ninguna ventaja. La certificacin consiste en que un organismo acreditado verifica la conformidad del SGC con los requisitos. La certificacin permite el derecho a uso de la marca correspondiente de la empresa certificadora que haya seleccionado. Para conseguir la certificacin de un SGC, una vez ha sido implantado y est en funcionamiento, la organizacin interesada debe seguir una serie de pasos y superar un conjunto de pruebas que demuestren la adecuacin y eficacia del sistema de gestin.

Por tanto, acudir a una empresa certificadora slo tiene sentido cuando la organizacin ha completado la implantacin del SGC, cumple todos los requisitos de la norma (su auditora interna y la revisin por la direccin as lo acreditan) y tiene a disposicin del equipo auditor toda la documentacin necesaria para verificar el cumplimiento de cada uno de los definidos. El otorgamiento del certificado no es definitivo, ya que a la empresa an le queda trabajo para su mantenimiento y mejora. El proceso de seguimiento y renovacin del certificado implica dos nuevos tipos de auditoras peridicas: auditoras de seguimiento (anuales y en algunos casos semestrales) y luego de tres aos, auditoras de renovacin del certificado.