Aplicaii informatice n Microsoft Project destinate managementului firmelor

Software-ul Microsoft Project este unul dintre cele mai puternice aplicaii ce ofer numeroase funcii pentru planificarea, urmrirea i analiza proiectelor de management, metod utilizat din ce n mai mult de managerii firmelor performante. Principala sa funcionalitate este gestionarea unui proiect managerial de la concepie la execuie, iar funciile sale de baz sunt: ine evidena tuturor informaiilor referitoare la cerinele de lucru, durata i resursele necesare unui proiect; Vizualizeaz planul unui proiect n formate standard, bine definite; Planific activitile i resursele eficient, n funcie de posibilitile de echilibrare ale celor 3 laturi aferente triunghiului de proiect: obiective, timp, costuri; Permite schimbul de informaii referitoare la proiect cu toate persoanele implicate ntr-o reea Intranet sau din Internet; Comunic eficient cu persoanele implicate n proiect, lsnd n acelai timp controlul final (decizia) n responsabilitatea managerului de proiect. Unul dintre cele mai importante elemente noi aduse n versiunea Microsoft Project 2003 este aplicaia bazat pe web Microsoft Project Central, care permite executarea unei game largi de activiti de comunicare i raportare ntre managerul de proiect i persoanele implicate. Crearea unui fiier Microsoft Project Planificarea unui proiect de management pe baza datei de nceput determin demararea tuturor activitilor ct mai repede posibil, fapt ce ofer cea mai mare flexibilitate n procesul de planificare. 1. Executai click pe butonul New de pe bara cu instrumente Standard. Microsoft Project creeaz un fiier, iar pe ecran apare caseta de dialog Project Information. 2. n fereastra Start Date, executai click pe butonul ce arat o sgeat cu vrful n jos, iar pe ecran va aprea un calendar lunar. 3. Pe calendar selectai 4 octombrie 2004 ca dat de nceput a proiectului. 4. Executai click pe OK pentru a nchide fereastra de dialog Project Information.

Fig. 1 Stabilirea datei de demarare a proiectului Introducerea proprietilor proiectului de management Vom introduce o serie de proprieti care vor fi utlizate ulterior n gestiune proiectului managerial. 1. Executai click pe opiunea Properties din meniul File. Pe ecranul monitorului va fi afiat fereastra de dialog Properties. 2. Executai click pe opiunea Summary. 3. n caseta Title introducei textul: Proiect CRM. 4. n caseta Subject introducei textul : Gestiunea informatizat a unui proiect de management a relaiilor cu clienii. 5. n caseta Author introducei numele dumneavoastr. 6. n caseta Manager, introducei textul Florin Andreescu. 7. n caseta Company, introducei textul S.C. ITECH S.A. 8. n caseta Category, introducei textul: firm distribuie echipamente IT 9. n caseta Comments precizai cteva elemente de baz ale proiectului. 10.Selectai caseta de validare Save Preview Picture. 11.Executai click pe OK pentru a ncheia fereastra de dialog.

Fig. 2 Introducerea proprietilor proiectului Salvarea unui fiier Microsoft Project 1. Executai click pe butonul Save de pe bara de instrumente Standard. 2. Specificai numele fiierului pe care dorii s l creai: Proiect CRM i locaia n care dorii s l salvai. Introducerea de activiti n cadrul proiectului n Microsoft Project, una dintre locaiile n care pot fi introduse activiti este vizualizarea Gantt View. Diagrama cu bare apare n partea dreapt iar n stnga este afiat un tabel (n mod prestabilit apare tabelul Entry). Identificatoarele de activitate apar afiate n partea stng a rndului activitii, iar titlurile de coloane, cum ar fi Task Name (Nume activitate) sau Duration (Durat) sunt etichete de cmpuri. Arhitectura unui fiier

Microsoft Project are mai multe n comun cu cea a unui fiier Microsoft Access dect cea a unui fiier Microsoft Excel. Vom introduce primele activiti ale proiectului CRM: 1. n tabelul Entry din vizualizarea Gantt Chart, executai click pe celula situat sub titlul coloanei Task Name i introducei textul: Planificarea sarcinilor echipei de proiect; sub titlul coloanei Duration apare 1 day? semnul de ntrebare indic c este vorba de o durat estimat. 2. Vom introduce urmtoarele activiti: - Selectarea persoanelor ce vor participa la proiect - Stabilirea obiectielor fiecrui departament implicat n proiect - Crearea unui program de atragere de noi clieni - Crearea unui program de fidelizarea a clienilor existeni Estimarea duratelor activitilor Durata unei activiti reprezint cantitatea de timp estimat pn la terminarea respectivei activiti. n cazul proiectului CRM, vom estima cele 5 activiti cu urmtoarele durate: prima activitate 2 zile, a doua activitate 1 zi, a treia activitate 1 zi, a patra activitate 7 zile, a cincea activitate 9 zile.

Fig. 3 Introducerea de activiti i estimarea duratelor acestora Legarea activitilor Proiectele manageriale presupun executarea activitilor ntr-o anumit ordine. n Microsoft Project, o activitate e denumit predecesoare atunci cnd anterioar activitilor care depind de ea, iar o activitate este

denumit succesoare cnd urmeaz activitilor de care depinde. Exist urmtoarele 4 tipuri de relaii ntre activiti: Tip de relaie nseamn: 1. Sfrit-nceput Data de sfrit a activitii predecesoare determin (finish-to-start) data de nceput a activitii succesoare. 2. nceput-nceput Data de nceput a activitii predecesoare determin (start-to-start) data de nceput a activitii succesoare. 3. Sfrit-sfrit Data de sfrit a activitii predecesoare determin (finish-to-finish) data de sfrit a activitii succesoare. 4. nceput-sfrit Data de nceput a activitii predecesoare determin (start-to-finish) data de sfrit a activitii succesoare. n vizualizarea Gantt Chart, relaiile ntre activiti apar sub forma unor linii care conecteaz activitile. n cadrul proiectului CRM, vom crea relaii ntre activiti de tip sfrit-nceput. 1. Executai click pe denumirea primei activiti i apoi tragei-l ctre denumirea activitii 2, selectnd astfel zona celor 2 cmpuri. (exact ca n cazul selectrii a 2 celule dintr-o foaie de lucru Excel) 2. Apsai click pe butonul Link Tasks de pe bara cu instrumente Standard (exist i n meniul Edit). Microsoft Project a schimbat data de nceput a activitii 2 n ziua imediat urmtoare ncheierii activitii 1.

Fig. 4 Legarea primelor 2 activiti din cadrul proiectului n continuare vom lega alte 2 activiti printr-o alt metod: 3. Selectm denumirea activitii 3 Stabilirea obiectivelor fiecrui departament implicat n proiect. 4. Executm click pe butonul Task Information de pe bara de instrumente Standard. 5. Efectuai click pe eticheta Predecessors.

6. Apsai click pe celula goal situat sub titlul de coloan Task Name i apoi click pe butonul sgeat n jos care apare pe ecran. 7. n lista Task Name, executai click pe opiunea Selectarea persoanelor ce vor participa la proiect care reprezint activitatea precedent de care vom lega activitatea 3 i apsai ENTER i apoi OK i astfel cele 2 activiti sunt legate prin relaia Finish-toStart.

Fig. 5 Legarea a dou activiti folosind fereastra Task Information 8. Activitile 3 i 4 le vom lega prin prima metod (selectare cmpuri i unire prin apsarea butonului Link Tasks). 9. Managerul de proiect consider c activitile 4 i 5 trebuie s se petreac simultan i astefel aceste dou activiti vor fi legate printr-o relaie de tip nceput-nceput (Start-to-Start). Vom utiliza cea de-a doua metod de legare a activitilor. Vom selecta activitatea 5, vom deschide fereastra de dialog Task Information i vom selecta sub titlul Task Name activitatea 4 (predecesoare). n cadrul cmpului Type vom selecta opiunea Start-to-Start pentru a lega cele 2 activiti printr-o astfel de relaie.

Fig. 6 Legarea a dou activiti printr-o relaie de tip Start-to-Start n acest moment putem observa n Gantt Chart legturile existente ntre aceste activiti.

Fig. 7 Vizualizarea legturilor existente ntre activitile proiectului Verificarea duratei proiectului O metod de determinare a duratei proiectului pn n acest stadiu este studierea ferestrei de dialog Project Information, care poat fi deschis accesnd aceast opiune din meniul Project aflat n bara de instrumente Standard.

Observm n aceast fereastr c data de nceput a proiectului este 04.10.2004 i data de terminare estimat este 20.10.2004, innd cont totodat de relaiile ntre activiti.

Fig. 8 Obinerea de informaii referitoare la durata proiectului Dac dorii s aflai mai multe detalii referitoare la proiect cu ajutorul acestei ferestre Project Information, executai click pe opiunea Statistics existent n aceast fereastr de dialog. Introducerea unei noi activiti Dup analiza planului iniial, managerul de proiect consider necesar introducerea unei noi activiti: Determinarea costurilor de atragere i fidelizarea a clienilor, cu o durat de 2 zile, nainte de crearea programelor de atragere respectiv fidelizare clieni. 1. n tabelul Entry din vizualizarea Gantt Chart, executai click pe activitatea 4 Crearea unui program de atragere a clienilor, pe care o vom considera activitate succesoare acestei noi activiti. 2. Apsai click pe comanda New Task din meniul Insert de pe bara de instrumente Standard. 3. n cmpul Task Name inserat introducei textul: Determinarea costurilor de atragere i fidelizarea a clienilor i durata sa de 2 zile dup care apsai ENTER. 4. Aceast nou activitate se va lega automat de cea precedent i cea succesoare, printr-o relaie de tipul Finish-to-Start.
8

Fig. 9 Inserarea unei noi activiti n cadrul proiectului Organizarea activitilor pe faze (subactiviti) n cadrul proiectului CRM, activitile 5 i 6 sunt considerate complexe i pot fi mprite n subactiviti n vederea facilitrii gestiunii proiectului. Astfel, activitatea 5 Crearea unui program de atragere de noi clieni poate fi divizat n urmtoarele subactiviti: - Elaborarea strategiei de atragere de noi clieni cu durata de 2 zile; - Crearea ofertei de atragere de noi clieni cu durata de 5 zile; - Plasarea ofertei pe web-site-ul firmei cu durata de 1 zi. Vom insera aceste subactiviti ntre activitile 5 i 6, conform procedurii prezentate anterior. Aceste 3 subactiviti vor deveni 6, 7 i 8; le vom selecta, le vom lega printr-o relaie Finish-to-Start i vom executa click pe butonul de indentare n acelai mod vom proceda i pentru activitatea Crearea unui program de fidelizare a clienilor care o vom diviza n urmtoarele 3 subactiviti: - Selectarea clienilor fideli cu durata de 2 zile; - Crearea unor scheme de loialitate cu durata de 3 zile; - Trimiterea de newsletters ctre clienii fideli cu oferta speciala cu durata de 4 zile. Aceste subactiviti vor deveni 10, 11, 12, le vom vom lega printr-o relaie Finish-to-Start i vom executa click pe butonul de indentare.

Semnul + de pe bara de instrumente nseamn Show Subtasks iar semnul - nseamn Hide Subtasks, comenzi ce pot fi aplicate pe activitile complexe care au fost mprite n cte 3 subactiviti.

Fig. 10 Divizarea unor activiti complexe n subactiviti n acest moment, observm c nu se respect regulile de legare a activitilor stabilite iniial, activitile complexe 5 i 9 nu sunt legate de activitatea 4. Vom crea corelaiile necesare activitatea 5 o vom lega de 4 printr-o relaie Finish-to-Start iar cele 2 activiti complexe printr-o relaie Start-to-Start.

Fig. 11 Restabilirea regulilor de legare a activitilor complexe

10

Introducerea unui punct de reper Pentru a ncheia planificarea iniial a proiectului este recomandat stabilirea unui punct de reper o activitate ce identific un eveniment semnificativ sau terminarea unei faze de lucru i carea are durata prestabilit 0 zile (nu este consumatoare de resurse). n teoria analizei drumului critic, o astfel de activitate este cunoscut sub denumirea de activitate fictiv. Managerul de proiect consider util introducerea unei noi activiti Analiza valorii clienilor activitate care o va realiza imediat dup determinarea costurilor de atragere i fidelizare a clienilor i care nu va consuma timp i resurse. Inserai aceast nou activitate, care va deveni activitatea 5, cu durata de 0 zile; n fereastra Task Information aferent selectai eticheta Advanced, apoi selectai opiunea Mark Task as Milestone (activitate marcat ca reper) i apsai ENTER. De asemenea, vom lega aceast activitate de cea precedent printr-o relaie de tip Finish-to-Start. Punctul de reper apare n vizualizarea Gantt Chart ca un romb de culoare neagr.

11

Fig. 12 Marcarea unei activiti ca punct de reper

Fig. 13 Inserarea unui punct de reper (activitate fictiv) Configurarea resurselor

12

Resursele sunt reprezentate de oameni, echipamente i materialele necesare executrii proiectului. Microsoft Project se concentreaz pe 2 aspecte ale resurselor: disponibilitatea i costul. A. Configurarea resurselor de personal 1. Executai click pe Resource Sheet din meniul View, apoi click pe celula situat sub titlul coloanei Ressource Name. 2. Introducei textul Florin Andreescu i apsai TAB. 3. n cmpul Type, asigurai-v c este selectat opiunea Work i apsai TAB, 4. n cmpul Initials introducei iniialele FA. 5. n cmpul Max Units, este prestabilit valoarea 100%, ceea ce semnific faptul c respectiva resurs este disponibil a lucra numai n activitile prevzute n cadrul proiectului; n cazul lui Florin Andreescu, Project Manager al companiei, vom lsa acest procent. 6. Vom configura n continuare o resurs care reprezint mai multe persoane. n cmpul Resource Name, situat sub prima resurs, vom introduce textul Specialiti marketing. 7. n cmpul Max Units vom introduce 200%, ceea ce arat c resursa reprezint mai multe persoane care se pot nlocui ntre ele. 8. Vom introduce n continuare alte resurse de personal: Androne Marian, disponibil n proiect 75% din timp, Marinescu Cezar, disponibil 50% din timp, Constantin Adrian, disponibil 100% i Antonescu Elena, disponibil 75%. Aceste persoane sunt principalii factori decideni n cadrul proiectului.

Fig. 14 Introducerea resurselor de personal n vizualizarea Ressource Sheet B. Configurarea resurselor de echipament Vom introduce resursele de echipament n fereastra de dialog Resource Information existent n bara de instrumente Standard.

13

1. n vizualizarea Resource Sheet, executai click pe urmtoarea celul liber din coloana Resource Name. 2. Executai click pe butonul Resource Information i selectai eticheta General. n cmpul Resorce Name introducei textul Laptopuri. 3. Apsai pe butonul OK pentru a nchide fereastra de dialog Resource Information i a reveni n vizualizarea Resource Sheet. 4. n cmpul Max Units introducei valoarea de 700%, ceea ce nseamn c intenionai s avei disponibile 7 laptopuri n fiecare zi de lucru i s le utilizai numai n cadrul proiectului. 5. Introducei i alte 2 resurse de echipament: Platforma IT pentru aciuni CRM - Max Units - 100% i Sistem automatizare for de vnzare Max Units 100%. C. Configurarea resurselor materiale Resursele materiale sunt consumabilele pe care le utilizai pe msur ce proiectul avanseaz. n proiectul CRM, unele dintre cele mai importante resurse materiale sunt: energia electric, consumabile IT i pliante de marketing. 1. Vom introduce cea de-a 10 resurs n vizualizarea Resource Sheet Energie electric vom selecta la Type opiunea Material, iar n cmpul Material Label vom introduce unitatea de msur Kwh. 2. n continuare, introducei alte 2 resurse materiale: consumabile IT i

pliante de marketing, ambele avnd aceai unitate de msur.

14

Fig. 15 Configurarea resurselor umane, de echipamente i materiale necesare derulrii proiectului Introducerea ratelor de plat pentru resurse Orice proiect managerial are o latur financiar, iar costurile trebuie controlate pentru a nu afecta ndeplinirea obiectivelor. Pentru a beneficia de caracteristicile de management al costurilor din Microsoft Project, managerul de proiect trebuie s tie care sunt costurile asociate cu fiecare resurs. n aceast seciune, vom introduce costurile pentru fiecare resurs 1. n vizualizarea Resource Sheet, executai click pe cmpul Std. Rate corespunztor primei resurse i introducei valoarea $14.00/hr., ceea ce semnific c managerul de proiect va ncasa 14 USD/or. 2. Vom completa cmpul Std. Rate i pentru urmtoarele resurse umane cu urmtoarele valori: 6, 9, 8, 8, 7.5 USD/or. 3. Pentru resursele de echipament, vom aloca urmtoarele costuri zilnice: pentru laptopuri - $140.00/day, pentru platforma IT - $175.00/day i pentru sistemul de automatizare a forei de vnzare - $125.00/day. 4. Resurselor materiale le sunt alocate urmtoarele costuri: energia electric 3 USD/ Kwh, consumabile IT 15 USD/buc., pliante marketing 9USD/buc. Nu toate resursele sunt pltite la o rat standard direct. Pentru unele resurse este necesar plata orelor suplimentare, n cazul n care proiectul necesit timp suplimentar, costuri evideniate n cmpul Ovt. Rate. Spre exemplu, specialitii n marketing sunt pltii pentru ore suplimentare cu 8 USD/or, managerul de proiect cu 18 USD/or, Androne Marian, director de marketing cu 11 USD/or, Constantin Adrian, responsabil CRM cu 10 USD/or, pentru ceilali salariai nefind prezute ore
15

suplimentare. Marinescu Cezar este Director Departament Resurse Umane, iar Antonescu Elena Director Departament Finane-Contabilitate. Platforma IT pentru aciuni CRM genereaz i un cost suplimentar zilnic de 20 USD, pe care l vom evidenia n cmpul Cost/Use din vizualizarea Resource Sheet. Costurile cu pliantele de marketing i consumabilele IT trebuie evideniate la nceputul proiectului, astfel nct vom selecta n cmpul Accrue At opiunea Start, iar energia electric la terminarea proiectului, n acest caz selectnd opiunea End din acelai cmp Accrue At.

Fig. 16 Introducerea costurilor aferente tuturor resurselor implicate n proiect Alocarea de resurse la activiti Dup ce ai creat activitile i resursele, trebuie s fii pregtii s alocai resurse la activiti. O atribuire sau alocare (assignment) reprezint potrivirea dintre o resurs i o activitate n scopul ndeplinirii unui obiectiv. Dac alocai resurse la activiti, rspundei la ntrebri de genul: a. Cine ar trebui s lucreze, n ce activiti i cnd? b. Dispunei de numrul necesar de resurse pentru a ndeplini volumul de munc necesar? c. Ai depit capacitatea de lucru a unei resurse (supraalocare)? d. Evaluai performanele resursei n comparaie cu un plan prestabilit? Alocarea unei singure resurse la o activitate
16

1. 2. 3. 4.

n acest exerciiu, alocai activitilor resurse individuale. Executai click pe butonul Gantt Chart de pe bara View Executai click pe butonul Assign Resources de pe bara cu instrumente Standard. n coloana Task Name din tabelul Entry executai click pe activitatea Planificarea sarcinilor echipei de proiect n coloana Name din caseta de dialog Assign Resources selectai numele managerului de proiect Florin Andreescu i apsai click pe butonul Assign. Un semn de validare apare lng numele managerului de proiect, indicnd c ai atribuit persoanei respective activitatea de planificare a sarcinilor echipei. n coloana Units, putei vedea c resursa este alocat 100%, dar schimbai aceast valoare cu 60%, managerul de proiect fiind implicat i n alte activiti. n momentul n care ai tastat greit un procent, selectai cmpul respectiv i efectuai click pe butonul Remove al ferestrei Assign Resources.

Fig. 17 Exemplu de alocare a unei resurse la o activitate n continuare alocai mai multe resurse i la alte activiti: Florin Andreescu (20%) i managerul de Resurse Umane Marinescu Cezar 80% la activitatea Selectarea persoanelor ce vor participa la proiect, cele 5 persoane decidente, fiecare cu 20%, la Stabilirea obiectivelor fiecrui departament implicat n proiect, Androne Marian (30%), specialiti n marketing (20%) i Antonescu Elena (30%) la Determinarea costurilor de atragere i fidelizare clieni, Florin Andreescu 10% la Analiza valorii clienilor, Androne Marian (30%), specialiti marketing (15%) la Elaborarea strategiei de atragere clieni, specialiti marketing (45%) i Constantin Adrian (25%) la Crearea ofertei de atragere clieni, Platforma
17

IT (50%), specialiti marketing (20%) pentru plasarea ofertei pe web,Androne Marian (10%), specialiti marketing (30%), Constantin Adrian (10%) la Selectarea clienilor fideli, Constantin Adrian (35%), specialiti marketing (10%) la Crearea schemelor de loialitate, Platforma IT (50%) i specialiti marketing (30%) la Trimiterea de newsletters clienilor. Fig. 18 Alocarea mai multor resurse la activitile proiectului Observm c odat cu alocarea mai multor resurse acestor activiti,

duratele de timp aferente activitilor se modific. Formula de planificare utilizat de Microsoft Project este: Durat x Uniti = Lucru Lucrul reprezint cantitatea de timp pe care o vor petrece o resurs sau mai multe resurse pentru efectuarea unei activiti. n cazul n care se aloc mai multe resurse la o activitate, Microsoft Project folosete o metod de planificare denumit planificare bazat pe eforturi (effort-driven scheduling) care se bazeaz pe faptul c munca necesar pentru o activitate rmne constant indiferent de numrul de resurse pe care l alocai. Datorit acestei metode de planificare, duratele activitilor din proiectul CRM scad pe msur ce adugm resurse suplimentare. Vom demonstra matematic valorile calculate de Microsoft Project pentru duratele activitilor n urma alocrii resurselor.

18

Florin Andreescu estimase iniial o durat de 2zile pentru Planificarea sarcinilor echipei de proiect, dar cum aloc doar 60%, durata activitii crete la 3,33 zile. (2/0,6 = 3,3 conform formulei planificrii). S lum i un exemplu n care sunt alocate mai multe resurse unei activiti Determinarea costurilor de atragere, prevzut iniial cu 2 zile: Androne Marian 2 zile x 0,3 x 6h/zi (el lucreaz pentru proiect doar 75% - vezi Max Units!) = 3,6 h Antonescu Elena 2 zile x 0,3 x 6h/zi = 3,6 h Specialiti marketing 2 zile x 0,2 x 8h/zi = 3,2 h Total ore = 10h mprite la 8h/zi = 1,25 zile Acelai raionament poate fi aplicat pentru verificarea duratelor celorlalte activiti. Alocarea de resurse materiale Vom exemplifica acest proces prin alocarea a 9 buci consumabile IT i 5.000 pliante marketing activitii Elaborarea strategiei de atragere clieni. 1. Selectm aceast activitate din tabelul Entry i procedm la fel ca n cazul alocrii de resurse umane, selectnd bineneles resursele materiale i numrul de uniti din cmpul Units.

Fig. 19 Alocarea de resurse materiale unei activiti

Alocarea acestor resurse materiale nu modific durata activitilor ! Ea se va reflecta doar n costurile aferente proiectului.
19

Vom aloca i resursa: energie electric (150 Kwh) activitii Plasarea ofertei pe web-site-ul firmei. De asemenea, vom aloca 100% i resursa de echipament Laptopuri la activitatea Trimiterea de newsletters clienilor fideli n vederea reducerii duratei acestei activiti. Rezultatul va fi afiat imediat: scderea duratei activitii de la 2,5 zile la 1,1 zile.

Fig. 20 Alocarea unei resurse de echipament suplimentare unei activiti ntreruperea muncii la o activitate S presupunem c managerul de proiect decide o ntrerupere de 1 zi la activitatea Crearea ofertei de atragere de noi clieni n data de 14.10.2004 deoarece n acea zi are loc o reuniune a tuturor managerilor compartimentelor firmei i managerului general pentru a discuta strategia de dezvoltare a firmei. Va trebui divizat activitatea respectiv. 1. n tabelul Entry, selectai numele activitii Crearea ofertei de atragere de noi clieni. Aceast activitate va fi ntrerupt ntre 14.10.2004 i 15.10.2004. 2. Pentru a vedea bara Gantt a acestei activiti i a putea realiza divizarea sa, executai click pe butonul Go To Selected Task de pe bara cu instrumente Standard.

3. Executai click pe butonul Split Task de pe bara cu instrumente Standard.

20

4. Pe ecran apare o indicaie Tool Tip, iar indicatorul mouse-ului se modific. 5. Mutai indicatorul mouse-ului peste bara Gantt a acestei activiti, care va conine data la care vei ncepe al doilea segment al activitii. Pe msur ce mutai indicatorul mouse-ului de-a lungul barei Gantt, observai cum se modific data de nceput a activitii. 6. Mutai indicatorul mouse-ului pn cnd n Tool Tip apare data Thu/10/14/04.

Fig. 21 Pregtirea operaiunii de divizare a unei activiti 7. Tragei indicatorul mouse-ului ctre dreapta pn cnd n Tool Tip apare data de nceput Fri/10/15/04 i eliberai butonul mouse-ului. Microsoft Project introduce o ntrerupere de o activitate de 1 zi ca o linie punctat ntre cele 2 segmente ale activitii.

Fig. 22 ntreruperea unei activiti din cadrul proiectului Bineneles, ntreruperea acestei activiti nu va influena durata acesteia, deoarece pe parcursul ntreruperii nu e efectuat nici o activitate. Efectund click pe bara Gantt a activitii, observm c primul segment are o durat de 0,88 days iar al doilea o durat de 2,33 days, suma lor fiind 3,21 days. Introducerea de costuri fixe

21

Pe lng costurile pe care le-am asociat activitilor, dorim s introducem un cost fix, i anume costul unui serviciu de consultan, pltit unei firme de consultan de marketing, n valoare de 500 USD, pentru crearea schemelor de loialitate. Acest cost va fi pltit la nceputul proiectului. 1. n meniul View, selectai opiunea Table:Entry i executai click pe Cost

Fig. 23 Selectarea tabelului de introducere a costurilor fixe 2. n cmpul Fixed Cost pentru activitatea Crearea unor scheme de loialitate introducei valoarea 500 USD i apsai tasta TAB. 3. n cmpul Fixed Cost Accrual selectai opiunea Start i apsai tasta ENTER, pentru a specifica faptul c acest cost va fi pltit la nceputul proiectului CRM. 4. Pentru a reveni la tabelul Entry , n meniul View selectai opiunea Table:Cost i executai click pe Entry.

22

Fig. 24 Alocarea unui cost fix unei activiti Configurarea unei activiti periodice n majoritatea proiectelor este nevoie de activiti repetitive, cum ar fi edinele de conducere, prezentarea de rapoarte referitoare la stadiile de realizare a proiectului, inspecii de calitate, etc. Pentru a v ajuta s inei evidena unor astfel de evenimente n planul dumneavoastr de proiect, creai o activitate periodic ( recurring task) pe care o vei denumi: edine de analiz a proiectului, cu o durat de 2h/sptmn (=0.25 days), la care vor participa managerul de proiect i managerii departamentelor implicate. n total vor fi 3 edine, prima va fi pe 7.10.2004, iar a treia pe 21.10.2004, care este i ultima zi a proiectului. Atunci cnd creai o activitate periodic, Microsoft Project creeaz o serie de activiti cu restricii de tipul start not earlier than (nu ncepe mai devreme de), fr relaii ntre activiti i avnd dezactivat opiunea de planificare bazat pe eforturi. 1. n tabelul Entry, selectai activitatea Selectarea persoanelor ce vor participa la proiect i introducei o activitate naintea sa, aplicnd click pe Insert, urmat de selectarea opiunii New Task. 2. Revenii n meniul Insert i executai click pe opiunea Recurring Task. Pe ecran este afiat fereastra de dialog Recurring Task information. 3. n caseta Task Name introducei textul edine de analiz a proiectului, iar n caseta Duration introducei valoarea 0.25 days.

23

4. n seciunea Recurrence Pattern, verificai s fie selectat opiunea Weekly, iar apoi bifai caseta de validare Thursday, care corespunde datei de 7.10.2004. 5. n caseta Start, introducei data Thu 10/7/04, apoi n opiunea End After selectai 3 occurences (repetiii), iar n opiunea End By va fi trecut automat data Thu 10/21/04. 6. Executai click pe OK pentru a crea activitatea periodic.

Fig. 25 Etapele crerii unei activiti periodice cu ajutorul ferestrei de dialog Recurring Task Information Rezultatul aplicrii activitii periodice este urmtorul: activitatea repetitiv este complex, coninnd cele 3 subactiviti (edine) care pot fi vizualizate efectund click pe butonul + din dreptul activitii periodice.

Fig. 26 Crearea unei activiti repetitive

24

Acestei activiti periodice i vom aloca cele 5 resurse de personal care ocup posturile cheie n proiectul CRM, fiecare cu cte 10%.

Fig. 27 Alocarea de resurse unei activiti periodice Configurarea restriciilor de activiti Fiecare activitate pe care o introducei n Microsoft Project are aplicat asupra ei un anumit tip de restricie (constrain). Exist trei mari categorii de restricii: restricii flexibile, n care pot fi schimbate datele de nceput i de sfrit ale activitilor, ns nu pot fi modificate duratele, restricii semi-flexibile, n care o activitate are o limit pentru data de nceput sau de sfrit i restricii inflexibile, n care o activitate trebuie s nceap i s se termine la o anumit dat. Tip de restricie As Soon As Possible (ASAP) As Late As Possible (ALAP) Start Not Earlier Than (SNET) Start Not Later Than (SNLT) Finish Not Earlier Than (FNET) Finish Not Later Than (FNLT) Must Start On (MSO) Must Finish On (MFO) Semnific: - Microsoft Project va planifica o activitate pentru a avea loc ct mai repede posibil. - Microsoft Project va planifica o activitate pentru a avea loc ct mai trziu posibil. - Microsoft Project va planifica o activitate pentru a ncepe cel mai devreme la data specificat. - Microsoft Project va planifica o activitate pentru a ncepe cel mai trziu la data de restricie specificat. - Microsoft Project va planifica o activitate pentru a se ncheia cel mai devreme la data specificat. - Microsoft Project va planifica o activitate pentru a se ncheia cel mai trziu la data specificat. - Microsoft Project va planifica o activitate pentru a ncepe obligatoriu la data specificat. - Microsoft Project va planifica o activitate pentru a se termina obligatoriu la data specificat.

25

Restriciile inflexibile trebuie utilizate numai dac data de nceput sau de sfrit a unei activiti este fixat de factori care nu pot fi controlai de echipa de proiect. Pentru a vedea aceste 8 tipuri de restricii care pot fi aplicate oricrei activiti din proiect, procedai n felul urmtor: 1. Efectuai dublu click pe o activitate, spre exemplu Determinarea costurilor de atragere i fidelizare a clienilor. 2. Apare pe ecran fereastra de dialog Task Information i executai click pe opiunea Advanced. 3. Efectuai click pe sgeata n jos din caseta Constraint Type i vor fi afiate cele 8 tipuri de restricii, iar apsnd click pe Constraint Date putei seta n calendar o anumit dat.

Fig. 28 Vizualizarea celor 8 tipuri de constrngeri ce pot fi aplicate activitilor dintr-un proiect managerial n Microsoft Project, constrngerea As Soon As Possible este predefinit la toate activitile ! Vom aplica o restricie Finish Not Later Than activitii Plasarea ofertei pe website-ul firmei. Managerul de proiect decide ca aceast activitate s se termine cu o zi mai devreme, pe 20.10.2004.

26

1. Selectm activitatea i i aplicm aceast restricie. Va apare fereastra Planning Wizard n care vom bifa opiunea Continue. A Finish No Later Than constraint will be set.

Fig. 29 Etapa intermediar configurrii unei restricii aferente unei activiti 2. Mutm cursorul pe bara Gantt a activitii n partea dreapt i tragem spre stnga pn cnd se ajunge la Wed 10/20/2004. 3. Automat, durata activitii se reduce, ajungnd la 1,17 days.

Fig. 30 Aplicarea unei restricii de tip FNLT unei activiti Pe acelai principiu se pot configura i celelalte tipuri de restricii pe care le-am prezentat mai devreme.

27

Vizualizarea drumului critic pentru proiect Drumul critic este format din seriile de activiti care vor amna data de sfrit a proiectului dac sunt ntrziate. Pentru a nelege conceptul de drum critic, trebuie analizat conceptul de perioad de stagnare (rezerv de timp), care reprezint intervalul de timp cu care poate fi ntrziat o activitate i care s nu afecteze ncheierea proiectului. O activitate se regsete pe drumul critic dac perioada sa de stagnare este mai mic dect o anumit valoare n mod normal, dac este zero. Pe parcursul unui proiect, trebuie s v ateptai ca drumul critic s fie schimbat din cnd n cnd pe msur ce activitile sunt ncheiate nainte sau dup datele planificate. i modificrile n planificare, cum ar fi alocarea de resurse la activiti, pot schimba drumul critic. Pentru a vizualiza drumul critic al proiectului, pacurgei urmtoarele etape: 1. Executai click pe opiunea More Views din meniul View. 2. n fereastra de dialog More Views selectai opiunea Detail Gantt i apoi efectuai click pe Apply. Proiectul apare n vizualizarea Detail Gantt. 3. Selectai comanda Go To din meniul Edit. 4. n caseta ID, introducei valoarea 10 (numrul de nregistrare al activitii Crearea unui program de atragere clieni i apsai OK.

Fig. 31 Vizualizarea rezervelor de timp ale unor activiti

28

Barele activitilor importante sunt roii, iar ale celor obinuite albastre; n cazul de fa, cea mai important activitate este a treia edin de analiz a proiectului, care este totodat deadline-ul proiectului (termenul de finalizare). Linia subire albastr indic rezerva de timp a respectivei activiti. Activitile importante pot fi vizualizate i prin alt metod. 5. n meniul Project, selectai opiunea Filtered For: All Tasks i apoi executai click pe Critical. n acest moment, n vizualizarea Gantt Chart apar numai activitile importante. 6. Apsai click pe comanda Zoom din meniul View, iar n caseta sa de dialog executai click pe opiunea Entire Project i apoi pe OK.

Fig. 32 Vizualizarea activitilor importante prin filtrarea tuturor activitilor Analiza costurilor de resurse n multe proiecte, costurile resurselor reprezint principalul factor care limiteaz obiectivul general al proiectului. Pentru a vizualiza costurile totale aferente activitilor proiectului, procedai astfel: 1. n meniul View, executai click pe opiunea Table:Entry i apoi selectai Cost. 2. Observai diferenierea costurilor n mai multe grupuri i analizai costurile totale, care pot fi copiate ntr-o foaie de lucru Excel pentru a determina suma lor.

29

Fig. 33 Determinarea costurilor aferente activitilor proiectului Pentru a vizualiza costurile aferente resurselor proiectului, vom efectua click pe butonul Resource Sheet:

Fig. 34 - Determinarea costurilor aferente resurselor proiectului Analiza alocrilor de resurse n timp Modul n care timpul afectat unei resurse este gestionat se numete alocare i se poate afla n una dintre urmtoarele stri: a. subalocat: capacitatea maxim a resursei nu este acoperit prin alocarea sa.
30

b. alocat complet: capacitatea maxim a resursei corespunde cu atribuirile de sarcini. c. supraalocat: capacitatea maxim a resursei este depit prin atribuirile de sarcini. Vor trebui analizate alocrile de resurse i concentrat atenia pe cele supraalocate. 1. Executai click pe butonul Resource Usage de pe bara View. 2. n tabelul Usage, executai click pe capul de coloan Resource Name. 3. Efectuai click pe butonul Hide Subtasks de pe bara cu instrumente Formatting. 4. Observai indicatoarele cu semn de exclamare de lng Androne Marian i Marinescu Cezar. Indicatoarele i culoarea roie semnific faptul c aceste resurse sunt supraalocate: n unul sau mai multe etape ale planificrii, activitile care le sunt atribuite depesc capacitatea acestora de a lucra.

Fig. 35 Vizualizarea resurselor supraalocate Echilibrarea resurselor supraalocate Echilibrarea resurselor supraalocate (overallocated resource leveling) este procesul de amnare a lucrului resursei la o activitate pentru rezolvarea unei supraalocri. Echilibrarea resurselor este un instrument puternic, ns execut doar cteva operaiuni: adaug amnri activitilor, ntrerupe activitile i corecteaz alocrile de resurse.

31

Vom echilibra resursele supraalocate i vom analiza efectele asupra alocrilor i datei de sfrit a proiectului. 1. Executai click pe butonul Resource Sheet de pe bara View. 2. n meniul View, verificai dac este selectat opiunea Table:Entry. 3. n meniul Tools, executai click pe comanda Resource Leveling iar pe ecran va fi afiat fereastra de dialog Resource Leveling. 4. n seciunea Leveling Calculations, efectuai click pe opiunea Manual n acest caz, Microsoft Project execut operaiunea de echilibrare atunci cnd o solicitai. 5. n caseta Look For Overallocations On: selectai opiunea Day by Day, care determin intervalul de timp n care Microsoft Project va cuta supraalocri. 6. Bifai casetele ce conin opiunile: Clear Leveling Values Before Leveling, Level Entire Project, Leveling Can Adjust Individual Assignments on a Task i Leveling Can Create Splits in Remaining Work.

32

Fig. 36 Setarea opiunilor ferestrei de dialog Resource Leveling

33

7. Executai click pe butonul Level Now. 8. Microsoft Project v ntreab dac dorii s efectuai echilibrarea pe un anumit domeniu sau ntreg domeniul ( entire pool) bifai pe aceasta din urm i apsai OK. 9. Rezultatul este urmtorul: fie indicatoarele Overallocated au disprut fie apar probleme n procesul de echilibrare; n acest caz, apare a doua situaie, cu mesajul The overallocation cannot be resolved, dar i ofer metode de a soluiona aceast problem.

Fig. 37 Exemplu de metod de a rezolva o supraalocare Microsoft Project ne informeaz c Marinescu Cezar este alocat peste valoarea maxim admis la activitatea Selectarea persoanelor ce vor participa la proiect din data de 7.10.2004. Ca soluii pentru rezolvarea acestei probleme de supraalocare, putem fie reduce gradul su de alocare la aceast activitate, fie mri gradul de disponibilitate a resursei n fereastra de dialog Resource Information. Efectund dublu click pe caseta n care este trecut numele Marinescu Cezar n vizualizarea Resource Usage va apare pe ecran fereastra de dialog Resource Information. Introducem valoarea 80% n loc de 50% n caseta Units i aplicm OK. La fel procedm pentru Androne Marian introducem valoarea de 90% n loc de 75%. Observm c dispar semnele indicatoare ale supraalocrii (semnul exclamrii i culoarea roie) din dreptul acestor dou

34

resurse, ceea ce arat c am rezolvat cele dou probleme de supraalocare din cadrul proiectului CRM Publicarea on-line a informaiilor din proiect Cea mai potrivit cale de a publica on-line informaiile din proiect este de a le salva ca pagin web. Microsoft Project folosete hri de export, care specific ce date vor fi exportate i cum vor fi structurate n tabele HTML. 1. n meniul File, executai click pe comanda Save as Web Page. 2. Executai click pe butonul Save; apare fereastra de dialog Export Mapping. 3. Sub eticheta Import/Export Map, selectai opiunea Export to HTML Using Standard Template apoi efectuai click pe butonul Save. 4. n bara cu instrumente web a brwserului de Internet pe care l folosii, n meniul File, efectuai click pe opiunea Open; n fereastra de dialog care se autoinsereaz apsai butonul Browse i apoi selectai din list Proiect CRM dup care executai click pe Open iar apoi OK.

Fig. 38 Savlvarea informaiilor dintr-un proiect ca pagin web

35

Derulai aceast pagin web pentru a vedea tabelele Tasks, Resources i Assignments. Utilizarea metodei de colaborare bazate pe e-mail n Microsoft Project Funcia de comunicare i colaborare bazat pe e-mail a acestui program urmrete, n principal, dou obiective: de a permite managerului de proiect s transmit activiti alocate, actualizri sau cereri de informaii privind stadiul proiectului ctre resursele alocate. de a permite resurselor alocate s accepte activitile alocate i s trimit rapoarte ctre managerul de proiect. Managerul de proiect: informarea resurselor privind alocarea activitilor 1. Selectai activitile pentru care vrei s transmitei informri privind alocarea: Crearea unui program de atargere clieni i Crearea unui program de fidelizare clieni 2. n meniul Tools, executai click pe opiunea Workgroup, apoi selectai opiunea TeamAssign. 3. n fereastra de dialog TeamAssign, n caseta Subject introducei textul: derulare campanii de atragere i fidelizare clieni i apsai butonul Send; aceste informri vor fi trimise specialitilor n marketing i lui Androne Marian.

36

Fig. 39 Comunicarea informaiilor ntre managerul de proiect i echip via e-mail

37