REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACION SUPERIOR INSTITUTO UNIVERSITARIO POLITCNICO SANTIAGO MARIO

SAN CRISTOBAL- ESTADO TCHIRA

Sistemas y Procedimientos Administrativos.

ALUMNO: Berrios Z. Anjhonny J. C.I: 23.636.917

17 de mayo de 201

Introduccin

A continuacin se explica todo lo relacionado con la palabra sistema teniendo en cuenta a que se refiere a cualquier coleccin o combinacin de programas, procedimientos, datos y equipamiento utilizado en el procesamiento de informacin: un sistema de contabilidad, un sistema de facturacin y un sistema de gestin de base de datos. Un sistema es un conjunto de factores que se interrelacionaba con el sistema global para el logro de determinados fines. Esos elementos pueden ser objetos, personas (familias) o ideas (sistema filosfico). Una caracterstica clave de los sistemas es que son estructuralmente divisibles (se pueden dividir en partes) pero funcionalmente indivisibles, la indivisibilidad tiene dos consecuencias: que los sistemas cuentan con propiedades que no tienen ninguno de sus elementos de forma aislada, y la pertenencia a un sistema permite incrementos o disminuciones de la capacidad de cada elemento. El sistema empresa tiene unas caractersticas: Es un sistema artificial (creado por el hombre) y abierto (recibe influencias e influye en el entorno). Esto induce una serie de caractersticas: - Se vincula al entorno; el entorno es el conjunto de factores que la empresa no puede controlar (por lo tanto son variables exgenas pero que influyen sobre ella) Tambin la empresa puede influir sobre el entorno.

Definicin: Es un objeto complejo cuyos componentes se relacionan con al menos algn otro componente; puede ser material o conceptual. Todos los sistemas tienen composicin, estructura y entorno, pero slo los sistemas materiales tienen mecanismo, y slo algunos sistemas materiales tienen figura (forma). Segn el sistemismo, todos los objetos son sistemas o componentes de otro sistema. Por ejemplo, un ncleo atmico es un sistema material fsico compuesto de protones y neutrones relacionados por la interaccin nuclear fuerte; una molcula es un sistema material qumico compuesto de tomos relacionados por enlaces qumicos; una clula es un sistema material biolgico compuesto de orgnulos relacionados por enlaces qumicos no-covalentes y rutas metablicas; una corteza cerebral es un sistema material psicolgico (mental) compuesto de neuronas relacionadas por potenciales de accin y neurotransmisores; un ejrcito es un sistema material social y parcialmente artificial compuesto de personas y artefactos relacionados por el mando, el abastecimiento, la comunicacin y la guerra; el anillo de los nmeros enteros es un sistema conceptual algebraico compuesto de nmeros positivos, negativos y el cero relacionados por la suma y la multiplicacin; y una teora cientfica es un sistema conceptual lgico compuesto de hiptesis, definiciones y teoremas relacionados por la correferencia y la deduccin (implicacin). Un sistema es un conjunto de partes o elementos organizados y relacionados que interactan entre s para lograr un objetivo. Los sistemas reciben (entrada) datos, energa o materia del ambiente y proveen (salida) informacin, energa o materia. Un sistema puede ser fsico o concreto (una computadora, un televisor, un humano) o puede ser abstracto o conceptual (un software), Cada sistema existe dentro de otro ms grande, por lo tanto un sistema puede estar formado por subsistemas y partes, y a la vez puede ser parte de un supersistema. Los sistemas tienen lmites o fronteras, que los diferencian del ambiente. Ese lmite puede ser fsico (el gabinete de una computadora) o conceptual. Si hay algn intercambio entre el sistema y el ambiente a travs de ese lmite, el sistema es abierto, de lo contrario, el sistema es cerrado.

Caractersticas de un sistema: A) Propsito u objetivo: Todo sistema tiene uno o algunos propsitos u objetivos. Las unidades o elementos (u objetos, cmo tambin las relaciones, definen una distribucin que trata siempre de alcanzar un objetivo.

B) Globalismo o totalidad: todo sistema tiene una naturaleza orgnica, por la cual una accin que produzca cambio en una de las unidades del sistema, con mucha probabilidad producir cambios en todas las otras unidades de ste. En otros trminos, cualquier estimulacin en cualquier unidad del sistema afectar todas las dems unidades, debido a la relacin existente entre ellas. El efecto total de esos cambios o alteraciones se presentar como un ajuste del todo al sistema. El sistema siempre reaccionar globalmente a cualquier estmulo producido en cualquier parte o unidad. Existe una relacin de causa y efecto entre las diferentes partes del sistema. As, el Sistema sufre cambios y el ajuste sistemtico es continuo. De los cambios y de los ajustes continuos del sistema se derivan dos fenmenos el de la entropa y el de la homeostasia.

C) Entropa: Es la tendencia que los sistemas tienen al desgaste, a la desintegracin, para el relajamiento de los estndares y para un aumento de la aleatoriedad. A medida que la entropa aumenta, los sistemas se descomponen en estados ms simples. La segunda ley de la termodinmica explica que la entropa en los sistemas aumenta con el correr del tiempo, como ya se vio en el captulo sobre ciberntica. A medida que aumenta la informacin, disminuye la entropa, pues la informacin es la base de la configuracin y del orden. Si por falta de comunicacin o por ignorancia, los estndares de autoridad, las funciones, la jerarqua, etc. de una organizacin formal pasan a ser gradualmente abandonados, la entropa aumenta y la organizacin se va reduciendo a formas

gradualmente ms simples y rudimentarias de individuos y de grupos. De ah el concepto de negentropa o sea, la informacin como medio o instrumento de ordenacin del sistema.

d) Homeostasis: Es el equilibrio dinmico entre las partes del sistema. Los sistemas tienen una tendencia adaptarse con el fin de alcanzar un equilibrio interno frente a los cambios externos del medio ambiente. La definicin de un sistema depende del inters de la persona que pretenda analizarlo. Una organizacin, por ejemplo, podr ser entendida como un sistema o subsistema, o ms aun un supersistema, dependiendo del anlisis que se quiera hacer: que el sistema Tenga un grado de autonoma mayor que el subsistema y menor que el supersistema. Por lo tanto, es una cuestin de enfoque. As, un departamento puede ser visualizado como un sistema, compuesto de vario subsistemas(secciones o sectores) e integrado en un supersistema(la empresa), como tambin puede ser visualizado como un subsistema compuesto por otros

subsistemas(secciones o sectores), perteneciendo a un sistema,(La empresa), que est integrado en un supersistema (el mercado o la comunidad. Todo depende de la forma como se enfoque. El sistema totales aquel representado por todos los componentes y relaciones necesarios para la realizacin de un objetivo, dado un cierto nmero de restricciones. El objetivo del sistema total define la finalidad para la cual fueron ordenados todos los componentes y relaciones del sistema, mientras que las restricciones del sistema son las limitaciones introducidas en su operacin que definen los lmites (fronteras) del sistema y posibilitan explicar las condiciones bajo las cuales debe operar El trmino sistema es generalmente empleado en el sentido de sistema total. Los componentes necesarios para la operacin de un sistema total son llamados subsistemas, los que, a su vez, estn formados por la reunin de nuevo subsistemas ms detallados. As, tanto la jerarqua de los sistemas como el nmero de los subsistemas dependen de la complejidad intrnseca del sistema total.

Tipos de sistemas:

Sistemas fsicos o concretos: compuestos por equipos, maquinaria, objetos y cosas reales. El hardware. Sistemas abstractos: compuestos por conceptos, planes, hiptesis e ideas. Muchas veces solo existen en el pensamiento de las personas, en cuanto a su naturaleza, pueden cerrados o abiertos:

Sistemas cerrados:

No presentan intercambio con el medio ambiente que los rodea, son hermticos a cualquier influencia ambiental. No reciben ningn recurso externo y nada producen que sea enviado hacia fuera. En rigor, no existen sistemas cerrados. Se da el nombre de sistema cerrado a aquellos sistemas cuyo comportamiento es determinstico y programado y que opera con muy pequeo intercambio de energa y materia con el ambiente. Se aplica el trmino a los sistemas completamente estructurados, donde los elementos y relaciones se combinan de una manera peculiar y rgida produciendo una salida invariable, como las mquinas.

Sistemas abiertos: Presentan intercambio con el ambiente, a travs de entradas y salidas. Intercambian energa y materia con el ambiente. Son adaptativos para sobrevivir. Su estructura es ptima cuando el conjunto de elementos del sistema se organiza, aproximndose a una operacin adaptativa. La adaptabilidad es un continuo proceso de aprendizaje y de auto-organizacin. La teora general de sistemas (TGS) o teora de sistemas o enfoque sistmico es un esfuerzo de estudio interdisciplinario que trata de encontrar las propiedades comunes a entidades, los sistemas, que se presentan en todos los niveles de la realidad, pero que son objetivo tradicionalmente de disciplinas acadmicas diferentes. Su puesta en marcha se atribuye al bilogo austriaco Ludwig von Bertalanffy, quien acu la denominacin a mediados del siglo XX.

Funciones de un sistema Un sistema tiene por funciones:

Produccin: Relacionado con la trasformacin de los elementos de entrada en flujos de salida a travs de la interaccin de sus elementos.

Apoyo: Se refiere a la influencia que tiene el ambiente en el sistema, brindando unos elementos necesarios para su funcionamiento.

Manutencin: Es la actividad hecha por el sistema para que sus partes no pierdan esa relacin y cada una de ellas cumpla su funcin dentro del mismo.

Adaptacin: Referido a la capacidad del sistema a llevar a cabo cambios en l, de acuerdo a los cambios que se presenten en el ambiente.

Direccin: Se refiere a la coordinacin de las actividades de los subsistemas, componentes o elementos en un sistema, para as lograr un orden u organizacin.

Las organizaciones como sistemas

Una organizacin es una estructura en la que sus componentes trabajan conjuntamente para conformar un sistema en el que mediante el grupo social se desarrollen de manera efectiva y coordinada los objetivos de la misma. Todos sus elementos estn dirigidos a lograr el mismo objetivo, interactuando de forma tal que se logre una relacin reciproca entre ellos.

Podemos percibir los sistemas de dos formas: cerrados y abiertos. Los sistemas cerrados son aquellos sistemas cuyo comportamiento es

determinstico y programado, que opera con un muy pequeo intercambio de energa y materia con el ambiente. Los sistemas abiertos son aquellos que presentan intercambio con el ambiente, a travs de entradas y salidas. Intercambian energa y materia con el ambiente, adaptndose a este como medio para sobrevivir.

Estructura organizacional, crecimiento y adaptacin

La estructura organizacional se refiere a la forma en que se dividen, agrupan y coordinan las actividades de la organizacin en cuanto a las relaciones entre los gerentes y los empleados, entre gerentes y gerentes y entre empleados y empleados. La organizacin puede ser de tres tipos: funcional, por productos o mercadotecnia y matricial.

Organizacin Funcional: fue creada por Frederick Taylor, consiste en dividir el trabajo y establecer la especializacin de manera que cada hombre, desde el gerente hasta el obrero, ejecute el menor nmero posible de funciones.

Organizacin por productos: con frecuencia llamada organizacin por divisin, rene en una unidad de trabajo a todos los que participan en la produccin y comercializacin de un producto o un grupo relacionado de productos a todos los que estn en cierta zona geogrfica o todos los que tratan con cierto tipo de cliente.

Organizacin matricial: tambin llamada matriz, combina los tipos de organizacin mencionados anteriormente, tomando los beneficios de ambos. As, existe un gerente funcional a cargo de las labores inherentes al departamento, con una sobreposicin de un gerente de proyecto que es el responsable de los resultados de los objetivos de dicho proyecto. En general, es un sistema de mando mltiple o dos jefes.

La

estructura

organizacional

suele

representarse

en

forma

de

organigramas que son representaciones graficas de la estructura formal de una organizacin, que muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles jerrquicos, las obligaciones y la autoridad, existentes dentro de ella. Los organigramas pueden representarse de 4 formas diferentes:

1. Vertical. En la que los niveles jerrquicos quedan determinados de arriba abajo. 2. Horizontal. Los niveles jerrquicos se representan de izquierda a derecha. 3. Circular. Donde los niveles jerrquicos quedan determinados desde el centro hacia la periferia. 4. Mixto. Se utiliza por razones de espacio, tanto el horizontal como el vertical. Las estructuras organizacionales para su crecimiento y adaptacin se rigen por ciertos principios, tales como:

Objetivo. Todas y cada una las actividades establecidas en la organizacin deben relacionarse con los objetivos y propsitos de la empresa. Especializacin. Fue establecido por Adam Smith, afirma que el trabajo de una persona debe limitarse, hasta donde sea posible, a la ejecucin de una sola actividad. Jerarqua. Es necesario establecer centros de autoridad de los que emane la comunicacin necesaria para lograr los planes, en los cuales la autoridad y la responsabilidad fluyan en una lnea clara y continua. Paridad de autoridad y responsabilidad. A cada grado de responsabilidad conferido, debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad. Unidad de mando. Establece que al determinar un centro de autoridad y decisin para cada funcin, debe asignarse un solo jefe, y que los subordinados no deber reportar a ms de un superior, pues el hecho de que un empleado reciba ordenes de dos o mas jefes solo ocasionar fugas de responsabilidad, confusin e ineficiencia. Difusin. Para maximizar las ventajas de la organizacin, las obligaciones de cada puesto que cubren responsabilidad y autoridad, deben publicarse y ponerse, por escrito, a disposicin de todos los miembros de la empresa que tengan relacin con las mismas.

Amplitud o tramo de control. Hay un lmite en cuanto al nmero de subordinados que deben reportar a un ejecutivo, esta no puede sobrepasar ms de 6 empleados. Coordinacin. Las unidades de una organizacin siempre debern mantenerse en equilibrio. El administrador debe buscar el equilibrio adecuado en todas las funciones de la empresa, ya que cualquier fuente de deficiencia puede ocasionar serios problemas para la empresa. Continuidad. Una vez que se ha establecido, la estructura organizacional requiere mantenerse, mejorarse y ajustarse a las condiciones del medio.

Bibliografa

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