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CÓMO CONVERTIR TABLAS PDF CON MACROS EN WORD

(y pasarlas a Multiterm)
Ovidi Carbonell

1. Convertir texto en tabla

1. Copiar directamente de la tabla

2. Trasladar a Word.

Saldrá desordenado debido a que el programa no reconocerá las celdas del PDF. En
lugar de trasladar 1 celda ⇒ 1 línea, entenderá celdas contiguas como una única línea, o
creerá que dos líneas en una única celda constituyen dos saltos de línea:
3. Disponer de forma ordenada en líneas sucesivas:

4. Situémonos al principio de la lista y comencemos a grabar una macro:


Seleccionar una línea: F8 + END

Aunque F8 puede seleccionar una línea si hay una sola palabra, es mejor pulsar END
por si hay espaciado suelto. Cuando se trata de párrafos que ocupan más de una línea,
el truco es buscar la marca de párrafo (Buscar > Más > Especial > Marca de Párrafo
[se muestra como ^p] )

Darle un formato que lo distinga. Puede ser un tipo de letra, un tamaño de letra o un
formato como cursiva, negrita, etc. Es muy útil usar un código de colores (Color de
Fuente), uno para cada campo. Pulsar ¼ para pasar a la línea siguiente cada vez:
No olvidemos pulsar ¼ en la última línea, para que el cursor se sitúe al principio de la
siguiente serie de 5 campos.:

5. Una vez grabada la macro (si nos equivocamos, es conveniente volver a empezar y
grabarla de nuevo), la ejecutamos para comprobar que funciona. Si le hemos asignado
una combinación de teclas (por ejemplo, CTRL+ALT+M), cada vez que pulsemos nos
coloreará 5 líneas. En teoría podrían crearse nuevas macros que nos repitieran la macro
1 un número X de veces, con lo que aceleraría X veces la acción del macro; el comando
EDICIÓN > REPETIR sólo repite la última acción de una macro dada y no puede referirse a
una macro entera. En versiones anteriores de Word sí podía hacerse:

6. Ahora hemos de aislar cada color eliminando los colores que no nos interesen.
Empecemos por el rojo. Eliminamos todos los demás colores haciendo EDICIÓN >
BUSCAR > REEMPLAZAR. Reemplazamos primero el color verde por “nada”
(REEMPLAZAR TODOS), luego el azul, el naranja, etc., dejando sólo el rojo:

Al final nos queda así:

Abadejo
Abanico amarillo
Abanico olivo
Abeto marino
Abetos marinos nep
Abuete cajeta
Abuete cajeta peluda

Podemos ahora insertar tabla:

Abadejo
Abanico amarillo
Abanico olivo
Abeto marino
Abetos marinos nep
Abuete cajeta
Abuete cajeta peluda
Si repetimos las acciones para cada color, aislaremos los cinco campos. Los disponemos
en una tabla:

Abadejo Pollachius Pollack Lieu jaune Gadidae


pollachius
Abanico amarillo Dictyota Forked ribbons Rubainer Dictyotaceae
dichotoma fourchu
Abanico olivo Dictyopteris Olive forked Rubanier olive Dictyotaceae
undulata ribbons
Abeto marino Undaria Wakame Wakamé Alariaceae
pinnatifida
Abetos marinos Undaria spp Wakame nei Algues wakamé Alariaceae
nep nca
Abuete cajeta Pachygrapsus African Anglette Grapsidae
transversus matchbox crab africaine
Abuete cajeta Sesarma Hairy matchbox Anglette poilue Grapsidae
peluda sulcatum crab

Este es el momento de comprobar cualquier irregularidad que se haya colado en la tabla.


El sistema de códigos de colores ayuda a detectar inconsistencias (por ejemplo, si faltara
un campo, se hubieran corrido los colores un lugar, y aparecerían términos en ciertas
lenguas con colores que no les corresponden). El sistema aquí descrito sólo puede
aplicarse a tablas que tengan todos los campos rellenos. Si faltaran equivalentes en una
celda, habría que añadir algún signo (por ejemplo, *** o $$$) para evitar “saltárnosla”.

2. Pasar la tabla a Multiterm

Es necesario adaptarla a un formato Microsoft Excel.

1. Abrimos Excel, cortamos y pegamos la tabla (con los nombres de campos como
encabezamiento):

No importa que estén los términos coloreados o sin color. Grabamos el “Libro” con un
nombre de referencia (p.e. “PescaWeb”).
2. Siempre que se copien tablas desde Word a otros programas como Excel, es
importante eliminar todo tipo de saltos de párrafo, que puede que no se vean en la
pantalla, pero que luego aparecerán como dos celdas diferentes en Excel. Para ello,
primero haremos un BUSCAR+REEMPLAZAR en Word, donde eliminaremos los saltos de
párrafo (^p), y mejor también los de sección (^b), o de tabulación (^t):

Por ejemplo, la siguiente tabla tiene ocultos un salto de sección y dos saltos de párrafo:

Labeo Labeo calbasu Orangefin labeo Labéo Cyprinidae


Roho labeo
Labeo Roho Labeo rohita Labéo Roho Cyprinidae

Labeos nep Labeo spp Rhinofishes nei Labéos nca Cyprinidae


Lábridos Wrasses, hogfishes, Pourceaux, donzelles,
Labridae Labridae
(=Tordos,maragotas) nep etc. nei etc. nca
Lacha Brevoortia pectinata Argentine menhaden Menhaden d'Argentine Clupeidae

Los saltos de párrafo pueden verse activando “mostrar u ocultar saltos de párrafo” en la
barra de herramientas:
Si no se eliminan, el resultado es éste, al pasar a Excel:

Orangefin
Labeo Labeo calbasu labeo Labéo Cyprinidae

Labeo Roho Labeo rohita Roho labeo Labéo Roho Cyprinidae

Labeos nep Labeo spp Rhinofishes nei Labéos nca Cyprinidae


Lábridos
Wrasses, Pourceaux,
(=Tordos,maragotas) hogfishes, etc. donzelles, etc.
nep Labridae nei nca Labridae
Brevoortia Argentine Menhaden
Lacha pectinata menhaden d'Argentine Clupeidae

El salto de sección y el salto de párrafo a final de registro no afectan, pero sí el que quedaba a mitad de
registro. Excel ha entendido que la celda se subdivide en dos celdas, y eso nos daría graves problemas al
ordenar los registros o pegarles un nuevo campo: simplemente no casarían unos campos con otros y la
tabla sería errónea, afectándose todos los registros a partir del salto de párrafo, que quedarían
desplazados una celda.

No suele ocurrir al pasar a Access desde Word, pero es mejor prevenir.

3. Abrimos el programa Multiterm Convert > NEW CONVERSION SESSION.

4. Seleccionamos convertir datos de Excel:

5. En el siguiente paso, seleccionamos el fichero de datos Excel que nos interesa (INPUT
FILE > BROWSE > PescaWeb.xcl (en la localización donde la hayamos grabado):
6. Indicamos cuáles son los campos índice del fichero Excel que hemos seleccionado:

En este caso, son el Español (Spanish, Spain), Inglés (English, United Kingdom),
Francés (French, France) y el Latín, que no tiene lengua asignada, pero que
consideraremos a los efectos de nuestra base de datos como variante del español (de
hecho, en lenguaje científico se usa la nomenclatura científica en español como en
cualquier otra lengua). Lo ideal sería que no tuviera idioma ni “banderita” asignada,
para que fuera realmente una nomenclatura internacional. “Familia” lo dejaremos como
campo descriptivo.

7. Ahora hay que organizar los campos. Debe hacerse siguiendo la misma estructura de
la base de datos a donde importaremos los términos. En este caso, el campo descriptivo
“Familia” lo situaremos al nivel de los campos índice (index level), para que esté en un
nivel superior al de cualquier lengua de destino:
Inconvenientes de Multiterm:

Los datos de los campos descriptivos no pueden usarse en búsquedas.


No puede “anidarse” un campo índice dentro de otro campo índice (to nest:
meter uno dentro del otro).
Anidar campos descriptivos se puede hacer en teoría sin límite, pero plantea
problemas. A veces no aparece en la pantalla más que el primer nivel de campo
descriptivo.

Con este último paso el programa convierte los términos en formato reconocible por
Multiterm.
3. Importar los datos en Multiterm

Ahora importamos los datos en Multiterm.

OJO: los nombres de campos deben ser los mismos en la base de datos y en las tablas
que importemos de Excel.

Abierto el programa y la base de datos terminológica que tenemos ya creada (Especies


marinas), seleccionamos TERMBASE > IMPORT ENTRIES

Si seleccionamos PROCESS, escogeremos el fichero que seleccionemos siguiendo la


configuración por defecto. Podemos personalizar la configuración con CREATE (por
ejemplo, indicándole qué debe hacer si encuentra sinónimos, entradas coincidentes,
huecos, etc.).

Seleccionamos el fichero adaptado a Multiterm que hemos llamado antes PescaWeb:


Cuando nos pida “fichero de exclusión” (por si hay términos erróneos), lo llamaremos
con el mismo nombre o nombre similar.

Finalmente, el programa procesa los términos:

¡Ya tenemos nuestra tabla en Multiterm!