ndice

Introduccin / 1 Captulo 1 Bases de datos relacionales y trabajo con Access / 3 1. Qu es una base de datos? / 3 2. Elementos que componen una base de datos / 4 2.1. Las tablas / 4 2.2. Las consultas / 6 2.3. Los formularios / 7 2.4. Los informes / 7 2.5. Pginas de acceso a datos / 8 2.6. Macros / 8 2.7. Mdulos / 8 2.8. Controles / 9 3. Cmo almacena Access una base de datos? / 9 4. Iniciar Access / 10 5. Crear una base de datos / 12 6. Entorno de trabajo de Access / 18 6.1.Barrademens/18 6.2. Barra de herramientas / 19 6.3. Un detalle sobre las barras de mens y de herramientas / 19 6.4. Ventana de la base de datos / 21 6.5. Barra de estado / 22 7. Abrir una base de datos / 22 8. Cerrar una base de datos / 24 9. Compartir una base de datos en una red / 25 9.1. Compartir slo las tablas de la base de datos de Access / 25 10. Mantenimiento o administracin de bases de datos / 26 10.1. Copiar, eliminar y cambiar el nombre de la base de datos 126 10.1.1. Para copiar o mover una base de datos i 26 10.1.2. Cambiar el nombre de una base de datos 127 10.1.3. Eliminar una base de datos 127 10.1.4. Hacer una copia de seguridad de una base de datos / 28 10.1S . Restaurar una base de datos desde una copia de seguridad / 29 10.1.6. Compactar una base de datos para desfragmentar el archivo y obtener espacio adicional en el disco / 29 10.1.7. Cifrar y descifrar una base de datos 131 11. Trabajo con los objetos de una base de datos / 32 11.1. Abrir un objeto 132 11.2. Copiar un objeto de la base de datos / 33

11.3. Cambiar el nombre de un objeto 133 11.4. Borrar un objeto / 34 11 S . Ocultar objetos en la ventana de la base de datos / 35 11.6. Mostrar todos los objetos ocultos / 36 11.7. Cambiar la apariencia de objetos en la ventana de la base de datos / 36 11.8. Mostrar o cambiar las propiedades generales de un objeto de la base de datos / 36 11.9. Visualizar los atributos de un archivo de base de datos / 36 Conclusiones / 38

Captulo 2 Tablas 139 1. Elementos bsicos / 39 1.1. Determinar las tablas que se necesitan / 40 1.2. Determinar los campos que se necesitan / 41 1.3. Perfeccionamiento de los campos y las tablas 143 1.4. Identificar los campos con valores nicos en cada registro / 44 1.4.1. Clave principal de autonumrico / 45 1.4.2. Clave principal de un solo campo / 45 1.4.3. Claves principales de varios campos / 45 1 S . Las relaciones entre las tablas / 46 1.6. Cmo funcionan las relaciones? / 47 2. Atributos de la tabla / 50 3. Creacin de tablas / 50 3.1. Formas de crear una nueva tabla / 52 3.2. Crear una tabla mediante un Asistente para tablas / 52 3.3. Crear una tabla escribiendo los datos en una hoja de datos / 58 3.4. Para crear una tabla desde cero mediante la vista de diseo / 60 4. Establecer el tipo de dato para el campo / 62 4.1. Crear un campo para texto o memos / 63 4.2. Crear un campo para nmeros o moneda / 64 4.3. Crear un campo para fechas u horas / 65 4.4. Crear un campo que genere nmeros automticamente / 65 4.5. Crear un campo para datos S/No, VerdaderoFalso y Activado/Desactivado / 66 4.6. Crear un campo para almacenar objetos OLE, documentos, imgenes y otros archivos binarios / 67 4.7. Crear un campo que consulte o liste los valores de una tabla (campo de bsqueda) / 67 4.7.1. Crear un campo que muestre datos de otra tabla / 68 4.7.2. Crear un campo de lista de valores / 72 5. Asignacin de propiedades a los campos / 74 5.1. Establecer una propiedad / 74 5.2. Propiedad Ttulo / 75 5.3. Propiedad Valor predeterminado / 75 5.4. Las propiedades Requerido y Permitir longitud cero / 77 5.5. Propiedad Tamao del campo / 78 5.6. Propiedad Lugares decimales / 79 5.7. Propiedad Nuevos valores / 79 5.8. Propiedades Regla de validacin y Texto de validacin / 80

5.9. Propiedad Indexado / 84 5.10. Propiedades de un ndice / 86 5.10.1. Propiedad Principal / 86 5.10.2. Propiedad nica/ 87 5.10.3. Propiedad Ignorar Nulos / 87 5.10.4. Eliminacin de un ndice / 87 5.11. Propiedad Formato / 88 5.11.1. Formatos numricos / 89 5.11.2. Formatos Fechahora/ 89 5.11.3. Formatos tipos de datos S/No / 90 5.1 1.4. Formato de tipos de datos texto y memo / 90 5.12. Propiedad Mscara de entrada / 90 6. Crear relaciones entre tablas / 90 6.1. Establecer relacin entre dos tablas / 92 6.2. Operaciones que es posible realizar en la ventana Relaciones / 97 6.2.1. Restricciones adicionales en tablas relacionadas / 98 7. Operaciones con las tablas / 99 7.1. Introduccin de datos a una tabla / 99 7.2. Desplazamiento por los registros / 100 7.3. Editar los registros y cerrar la tabla / 100 7.3.1. Reemplazar el valor contenido en un campo / 101 3 7.3.2. Eliminar datos / 1O 7.3.3. Deshacer cambios / 103 7.3.4. Presentar los datos ms recientes en la hoja de datos o en el formu lario / 104 7.3.5. Copiar, mover o borrar datos / 105 7.3.6. Copiar o mover un campo / 105 7.3.7. Copiar o mover varios campos / 105 6 7.3.8. Copiar o mover registros / 1O 7.3.9. Copiar de Access para otra aplicacin / 109 7.3.10. Copiar o mover desde otra aplicacin para Access / 110 7.4. Insertar una imagen en un registro / 110 7.5. Revisar la ortografa de los datos en la vista de la hoja de datos / 111 7.6. Corregir automticamente el texto mientras se escribe / 113 7.7. Imprimir una tabla / 115 7.8. Visualizar o imprimir las propiedades, permisos e informacin de diseo de los objetos de una base de datos / 118 7.9. Ocultamiento de columnas / 120 7.10. Inmovilizar columnas (campos) / 120 7.11. Cambiar el ancho de columnas y filas / 120 7.12.Modificarlafuente/ 121 7.13. Activacin y desactivacin de cuadrcula / 121 8. De datos hojas secundarias / 122 8.1. Insertar o modificar una hoja de datos secundaria / 123 8.2. Eliminar una hoja de datos secundaria / 124 8.3. Expandir o contraer una hoja de datos secundaria / 124 9. Crear hipervculos / 125 10. Analizar tablas / 126 Conclusiones / 127

Captulo 3 Formularios/ 128 1. Crear un nuevo formulario / 128 1.1. Opciones para crear formularios / 128 1.2. Crear formularios utilizando los distintos asistentes / 132 2. Diseo de un formulario / 136 2.1. Secciones de un formulario / 136 2.2. Formas de ver un formulario / 138 2.3. Iniciar la creacin del formulario / 140 2.4. Cuadro lista de campos / 141 2.5. Cuadro de herramientas / 142 2.6. La cuadrcula y las reglas / 143 2.7. Los controles / 143 2.8. Agregar un control a un formulario o informe / 144 2.8.1. Agregar controles independientes / 145 2.8.2. Agregar controles dependientes / 145 2.8.3. Agregar un control calculado / 146 2.9. Seleccionar controles / 147 2.10. Mover o eliminar controles / 148 2.11. Cambiar el tamao de los controles / 149 2.11.1. Aspectos a tener en cuenta para cambiar el tamao utilizando la cuadrcula / 150 2.12. Alinear los controles / 150 2.13. Cambiar un ccntrol de un tipo a otro / 151 2.14. Propiedades de los formularios y controles / 152 2.14.1. Qu es la pgina de propiedades? / 152 2.14.2. Abrir la pgina de propiedades / 153 2.14.3. Establecer las propiedades / 154 2.14.4. Acerca del origen de los registros de un formularioo informe / 155 2.14.5. Establecer vista inicial o las vistas permitidas para mostrar un formulario / 156 2.14.6. Validar datos / 159 2.14.7. Restringir el acceso a los datos presentados en los formularios / 159 2.14.8. Especificar si un formulario se abre slo para introducir datos o para mostrar todos los registros / 160 2.15. Creacin de controles especficosen un formulario y establecimiento de sus propiedades / 160 2.16. Agregar etiquetas / 160 2.17. Agregar cuadro de texto / 162 2.18. Agregar cuadro combinado / 163 2.19. Agregar un cuadro de lista / 164 2.20. Agregar marco de objeto y controles de imagen / 165 2.21. Agregar casillas de verificacin, botones de opcin, botones de alternar y grupo de opciones / 167 2.22. Agregar botones de comando / 174 2.23. Agregar lneas o rectngulos en un formulario / 178 2.24. Agregar un control de ficha / 179 2.25. Agregar un control ActiveX (control personalizado OLE) a un formulario / 180 3. Personalizarel formulario / 182 3.1. Agregar un fin de pgina a un formulario / 182

3.2. Formato a un formulario, una seccin o controles seleccionados utilizando formatos predefinidos 1183 3.3. Agregar una imagen de fondo a un formulario 1185 3.4. Formatear a datos y alinear el texto de los controles 1186 3.5. Copiar caractersticas de formato de un control a otro o cambiar las opciones predeterminadas del control / 187 3.6. Mover un control hacia delante o hacia atrs de otros controles 1188 3.7. Crear ayuda personalizada en pantalla para los controles 1188 4. Los subformularios1189 4.1. Crear un formulario y un subformulario al mismo tiempo / 190 4.2. Crear un subformularioy agregarlo a un formulario existente 1192 4.3. Crear un formulario con un subformularioa partir de dos formularios independientes / 192 4.4. Crear un formulario con dos subformulanos 1193 4.5. Otra forma de crear un formulario con dos subformularios / 195 5. Orden de tabulacin 1195 5.1. Cambiar el orden de tabulacin 1196 5.2. Eliminar un control del orden de tabulacin / 197 5.3. Cambiar el comportamiento de tabulacin del ltimo control de un registro 1 198 5.4. Asignar una tecla de acceso (tecla aceleradora) a una etiqueta o un botn / 198 6. Impresin de formularios / 198 6.1. Incluir encabezados y pies de pginas en el formulario impreso 1199 6.2. Formularioen Vista preliminar1200 6.3. Establecer la configuracin de la pgina para un formulario / 201 6.4. Imprimir un formulario 1201 6.5. Propiedades que afectan la salida impresa / 202 6.5.1. Anchura1202 6.5.2. Acerca de las propiedades Anchura y Aliura 1203 6.5.3. Mostrar cuando 1203 6.5.4. Mantener juntos 1204 6.5.5. Forzar nueva pgina1204 6.5.6. Autoextensible y Autocomprimible / 205 6.5.7. Sobre las fuentes en pantalla e impresas / 206 6.5.8. Propiedad Diseo a imprimir1207 6.5.9. Impresin de las definiciones del formulario / 207 7. Tcnicas para introducir o editar datos / 208 7.1. Desplazamientousando el teclado / 208 7.2. Copiar o mover registros 1209 8. Insertar hipervnculos / 210 8.1. Crear un hipervnculo 1210 8.2. Crear un hipervnculo pegando texto desde iin documento de Microsofi Office121 1 8.3. Crear un hipervnculo en un botn de comando 1211 Conclusiones / 211
Captulo 4 Consultas1212 1. Tipos de consultas 1213 1.1. Consulta de seleccin 1213

1.2. Consulta de parmetros / 214 1.3. Consultas de tabla de referencias cruzadas / 214 1.4. Consulta de accin / 214 1.5. Consultas especficas de SQL / 215 2. Iniciar la creacin de consultas / 216 3. Crear una consulta con los asistentes / 217 3.1. Asistente para consultas sencillas / 218 4. Modos de ver la consulta / 223 4.1. Abrir una consulta existente / 224 5. Crear una consulta sin los asistentes / 225 5.1. Agregar tablas o consultas / 225 5.2. Elementos de la ventana Consulta en Vista Diseo / 227 5.3. Acciones para crear la consulta / 227 5.4. Crear combinaciones entre las tablas y consultas agregadas, si es necesario / 228 5.4.1. Crear de forma manual combinaciones entre las tablas y consultas agregadas a su consulta 1230 5.5. Agregar campos a una consulta / 232 5.6. Mostrar nombres de las tablas o consultas en la cuadrcula de diseo / 234 5.7. Mostrar u ocultar campos en el resultado de una consulta / 235 5.8. Cambiar el nombre de un campo en una consulta / 236 5.9. Ordenar registros en una consulta / 237 5.10. Introducir criterios en una consulta para recuperar ciertos registros 1238 5.11. Especificar los criterios o el orden cuando utilice el asterisco en la cuadrcula / 239 5.12. Guardar una consulta / 240 5.13. Ver los resultados de una consulta de seleccin / 240 6. Realizar clculos en una consulta / 241 6.1. Crear un campo calculado para clculos personalizadosde una consulta / 242 6.2. Calcular totales en una consulta / 243 6.3. Uso de las funciones agregadas para el clculo de totales en consultas / 244 7. Establecer propiedades para una consulta, sus campos o sus listas de campos / 246 7.1. Propiedades de la consulta / 247 7.1.1. Descripcin 1247 7.1.2. Dar salida a todos los campos / 248 7.1.3. Valores superiores / 248 7.1.4. Valores nicos / 250 7.1.5. Registros nicos / 250 7.1.6. Permisos de ejecucin 1251 7.1.7. Base de datos de origen y Cadena de conexin de origen 1251 7.1.8. Bloqueos del registro 1252 7.1.9. Intervalo ODBC1253 7.1.10.Filtro/253 7.1.11.Ordenarpor1254 7.2. Propiedades de la lista de campos 1255 7.2.1. Alias1255 7.2.2.Origen1256 7.3. Propiedades de los campos 1257 7.3.1. Descripcin 1258

XII

7.3.2. Formato1258 7.3.3. Mscara de entrada 1259 7.3.4. Ttulo 1259 7.3.5. Propiedades de la ficha Bsqueda1259 7.4. Cmo se relacionan las propiedades de campos de una consulta con las de la tabla o consulta base'? 1260 8. Crear una consulta de parmetros 1260 8.1. Para especificar el tipo de datos de los parmetros1263 9. Consulta de accin 1264 9.1. Consultas de actualizacin 1264 9.2. Consulta de eliminacin1267 9.2.1. Consideraciones importantes al utilizar una consulta que elimina registros 1269 9.3. Consulta de datos anexados 1269 9.4. Consulta para crear tablas 1271 10. Consultas de tablas de referencias cruzadas 1273 10.1. Crear una consulta de tabla de referencias cruzadas sin usar un asistente 1277 10.2. Ordenar o limitar los encabezados de columnas presentados en una consulta de tabla de referencias cruzadas 1280 Conclusiones1280
Captulo 5 Filtros y bsqueda de datos 1281 1. Buscar, reemplazar y ordenar datos 1281 1.1. Utilizar caracteres comodines al buscar valores1284 1.2. Reemplazar datos1285 1.3. Ordenar registros1286 2. Filtrar registros 1288 2.1. Usar un filtro1288 2.2. Mtodos para aplicar filtros 1289 2.3. Crear y aplicar un filtro 1290 2.3.1. Filtro por seleccin1290 2.3.2. Filtro por formulario1292 2.3.3. Filtro avanzado 1294 2.4. Modificar un filtro en una tabla, una consulta o un formulario 1297 2.4.1. Modificar un filtro de una tabla, una consulta o un formulario en la ventana Filtro por formulario1298 2.4.2. Modificar un filtro en la ventana Filtrolorden avanzado de una tabla, una consulta o un formulario 1298 2.5. Otras operaciones con filtros 1300 2.5.1. Alternar entre ventanas de filtros en una tabla, una consulta o un formulario1300 2.5.2. Crear una consulta a partir de un filtro en una tabla, una consulta o un formulario 1301 2.5.3. Aplicar una consulta existente como filtro en un formulario, un subformulario o una hoja de datos 1301 2.5.4. Cmo afecta un filtro para una tabla o consulta a los nuevo formularios o informes? 1 302 3. Utilizar expresiones en consultas y filtros 1304 3.1. Lugares donde se utilizan las expresiones 1304 3.2. Elementos de una expresin 1306

XIII

3.3. Tipos de operadores / 307 3.4. Prioridades de los operadores / 308 3.5. Las funciones / 309 3.6. Literales/310 3.7. Introducir una expresin en una hoja de propiedades, una cuadrcula de diseo o un argumento de accin / 3 10 3.7.1. Utilizar funciones y propiedades de las versiones internacionales de Access 1 311 3.8. Introducir nombres de objetos / 311 3.9. Introducir valores de fecha y hora / 312 3.10. Introducir texto 1313 4. Generador de expresiones / 313 4.1. Uso del Generador de expresiones / 314 Conclusiones / 316 Captulo 6 Informes / 317 1. Crear un informe / 317 1.1. Opciones para crear informes / 318 1.2. Crear informes utilizando el Asistente / 320 2. Diseo de un informe / 328 2.1. Secciones de un informe / 328 2.2. Modos de ver un informe / 330 2.3. Crear informes sin el asistente 1331 3. Crear informes con datos filtrados / 332 3.1. Aplicar o suprimir un filtro heredado 1333 3.2. Modificar un filtro u orden heredado / 333 3.3. Agrupar datos en un informe 1334 3.4. Agrupar por valores de fechas u horas i 339 3.5. Agrupar segn un campo Autonumrico, Moneda o Numrico / 340 3.6. Repetir un encabezado de grupo en otra pgina o columna / 341 3.7. Mantener los datos de un grupo juntos en una pgina o columna en un informe / 342 4. Subinformes 1342 4.1. Crear un subinforme / 343 4.1.1. Crear un subinforme en un informe existente / 344 4.2. Agregar un informe existente a otro para crear un subinforme / 346 4.3. Cambiar el diseo de un subinforme / 347 5. Otros elementos en los informes / 347 5.1. Para introducir expresiones / 347 5.2. Agregar la fecha y la hora a un informe 1348 5.3. Agregar nmeros de pginas a un informe / 348 5.4. Combinar valores de texto de mltiples campos 1349 5.5. Mostrar clculos en informes / 349 5.5.1. Poner un nmero de orden a cada registro / 349 5.5.2. Mostrar el nmero total de registros en el conjunto del informe 1350 5.5.3. Calcular sumas continuas / 350 5.5.4. Calcular totales en informes / 351 5.5.5. Calcular porcentajes / 351 6. Impresin de informes / 352 6.1. Prevenir las pginas en blanco / 352

XIV

6.2. Reducir el espacio en blanco de los informes 1352 6.3. Imprimir un informe1353 6.4. Visualizar e imprimir las propiedades, permisos e informacin de diseo del informe / 354 7. Operaciones con los informes 1355 7.1. Guardar un informe / 355 Conclusiones 1356
Captulo 7 Macros 1357 1. Creacin de una macro1357 1.1. Abrir el cuadro de dilogo Macros 1357 1.2. Elementos que componen el cuadro de dilogo Macros 1359 1.3. Agregar una accin a unamacro 1360 1.4. Organizar y eliminar una accin 1361 1 S . Establecer argumentos 1362 1.6. Guardar una macro (objeto de base de datos) 1364 1.7. Ejecutar una macro 1364 1.8. Ejecutar una macro directamente1364 1.9. Ejecutar una macro desde otra macro 1364 2. Crear una macro en un grupo de macros 1366 3. Usar condiciones en una macro 1368 3.1. Introducir una expresin condicional en una macro 1369 4. Localizar problemas en una macro 1370 4.1. Seguimiento paso a paso 1370 4.2. Cuadro de dilogo Fall la accin1372 5. Usar macros con formularios o informes1372 5.1. Adjuntar una macro a un formulario o informe1373 5.2. Adjuntar una macro a un botn de un formulario 1377 5.3. Aplicar un filtro usando una macro 1377 5.4. Sincronizar formularios mediante macros 1380 5 S . Crear macro AutoExec 1383 6. Otros aspectos 1385 Conclusiones 1385 Capitulo 8 Pgina de acceso a datos1386 1. Disear diferentes tipos de pginas de acceso a datos 1386 1.1. Utilizar pginas de acceso a datos en Internet Explorer / 387 1.2. Utilizar pginas de acceso a datos en Access 1387 2. Crear pginas de acceso a datos 1389 2.1. Crear una pgina de acceso a datos mediante Autopgina 1389 2.2. Crear una pgina de acceso a datos mediante un asistente 1391 2.3. Incorporar una pgina Web existente a una pgina de acceso a datos 1391 2.4. Crear una pgina de acceso a datos sin un asistente 1392 2.4.1. Agregar datos a una pgina de acceso a datos utitilizando la lista de campos 1393 2.5. Otros controles 1398 3. Agrupar registros en una pgina de acceso a datos 1404 4. Operaciones con pginas de acceso a datos 1405 4.1. Abrir una pgina de acceso a datos 1405

4.2. Guardar una copia de una pagina de acceso a datos en un servidor Web desde el Explorador de Windows / 406 4.3. Guardar una copia de una pgina de acceso a datos en un servidor Web desde Access / 407 4.4. Otras operaciones / 407 5. Sugerencias para optimizar el rendimiento / 408 Conclusiones / 409

Captulo 9 Elementos funcionales / 410 1. Convertir una de base de datos a otra versin / 410 2. Reparar la base de datos / 41 2 3. Exportar datos / 413 3.1. Exportar datos de Access a Access / 414 3.2. Exportar datos de Access a otro tipo de archivo / 415 3.3. Exportar datos de Access hacia archivos de texto / 416 3.4. Exportar datos de Access a Word / 417 3 S . Exportar datos de Access a Excel / 417 3.6. Instalar controladores adicionales para realizar la exportacin de Access a otros formatos de bases de datos / 418 4. Importar datos / 418 4.1. Importar datos con formato de texto / 419 4.2. Importacin de datos de Excel / 420 4.3. Importacin de datos HTML / 420 5. Vinculacin 1420 6. Replicas / 421 6.1. Resolver conflictos / 422 6.2. Sincronizacin 1423 6.3. Uso del maletn / 423 Conclusiones / 424 Apndice 1 Proyecto de Access / 425 Apndice 2 Archivos de grupos de trabajos / 427
1. Seguridad por usuarios / 428 2. Cuenta de usuario / 428 3. Cuenta de grupo / 428 4. Id. de grupo de trabajo (WID) / 428

ApCndice 3 Datos numricos / 429 Apndice 4 Generador de expresiones / 430

l. Iniciar el Generador de expresiones / 431 2. Acerca del Generador de expresiones / 432

Ejercicios / 435

XVI

Introduccin
Gestin de bases de datos con Access XP es un libro cuyo objetivo esencial es el que toda persona que desee aprender a trabajar con este magnfico gestor de bases de datos, encuentre de forma amena y simple las orientaciones que le permitan avanzar desde lo ms simple hasta lo ms complejo, con el fin de dominar las acciones que le posibiliten realizar trabajos profesionales. Los primeros elementos de este libro fueron notas que escrib cuando enseaba Access 95; despus las actualic y realic pequeos folletos para mis alumnos con los elementos de Access 97. Finalmente, pensando en la necesidad que tienen muchas personas de disponer de la literatura bsica que les permita aprender computacin en los tiempos libres, tambin actualic los folletos, primero con Access 2000 y despus con la versin XP, y los compil como un libro para la gestin de bases de datos con este magnfico gestor que es Access. Cualquier persona puede comenzar a leer este libro y ejecutar las acciones que en l se explican, con lo cual sin duda, aprender a trabajar con Access. Est al alcance de cualquier nivel cultural; los jvenes, adultos, tcnicos, profesionales, etc., podrn emplearlo y aprendern.

Bases de datos relacionales y trabajo con Access

Access es uno de los mejores programas especializados existentes en el mercado para la creacin y manejo de bases de datos, y forma parte del conjunto de programas que componen Office. En la actualidad, la informacin es uno de los elementos fundamentales de la vida diaria, y la mayor parte de ella est organizada en bases de datos, a las que se puede acceder desde cualquier lugar para obtener de inmediato la informacin requerida.

1. Qu es una base de datos?

Una base de datos es un conjunto de informacin relacionada con un asunto, tema o actividad especficos. As, se pueden utilizar bases de datos para cosas tan sencillas como mantener un registro de una coleccin de discos de msica, los ttulos de los libros de una coleccin, hasta llevar toda la gestin de una gran empresa u organizacin. Desde el punto de vista informtico, una base de datos es un sistema que est formado por un conjunto de datos contenidos en dispositivos de almacenamiento masivo de informacin (discos), que permiten el acceso directo a esos datos, y por un grupo de programas que los manipulan. Access es uno de esos programas. El concepto de base de datos encierra en s las propiedades siguientes: Los datos estn estructurados independientemente de las aplicaciones y del soporte de almacenamiento que los contiene. Presentan la menor redundancia posible. Son compartidos por varios usuarios o aplicaciones, o por ambos. Estn bajo control centralizado. Entre la base de datos fisica (el almacenamiento real de los datos en los discos) y los usuarios del sistema existe un medio o interfaz de software que

recibe el nombre de Sistema de Gestin de Bases de Datos (SGBD), y es el responsable de tratar todas las peticiones de informacin que realizan los usuarios; por tanto, es un conjunto de programas de propsito general que permite controlar el acceso y la utilizacin de la base de datos, para incluir, modificar o recuperar informacin, incluyendo prestaciones para conseguir la independencia, la integridad y la seguridad de los datos y la concurrencia de diversas personas. Las formas de almacenar informacin en una computadora son diversas y ello da lugar a distintos modelos de organizacin de la base de datos: jerrquico, red, relaciona1 y orientado a objetos. Los gestores de bases de datos relacionales comenzaron a comercializarse a finales de la dcada de los setenta, pero los que aparecieron a principios de 1980 son importantes por las peculiaridades que ofrecen, entre las que se encuentran: Simplicidad y generalidad. Facilidad de uso para el usuario final. Perodos cortos de aprendizaje. Sencillez al especificar las consultas de informacin.

2. Elementos que componen una base de datos

Microsoft Access es un potente sistema de administracin de bases de datos relacionales. Las bases de datos de Access son documentos combinados donde se divide la informacin por objetos especializados. As por ejemplo, como elementos componentes de una base de datos se encuentran las tablas, consultas, formularios, informes, pginas de acceso a datos, macros y mdulos.

2.1 Las tablas

Una tabla es un conjunto de informacin acerca de una persona, cosa o evento. Access representa las tablas en forma similar a las hojas de clculo, donde las columnas son campos y las filas son registros. Toda la informacin de la tabla debe describir el tema para el que fue creada. De esta forma, una tabla identificada como Recetas y que contenga la informacin de todos los ccteles cubanos, debe estar definida por un conjunto de campos que representen todas las caractersticas de cada cctel. En una tabla, un campo es un solo tipo de informacin, como por ejemplo: el nombre del cctel, los ingredientes, el modo de preparacin, la clasificacin, etctera. Un registro es un conjunto de informacin acerca de la persona, cosa o evento que representa la tabla. Puede ser toda la informacin acerca de una

transaccin, o como en el ejemplo que se ha estado presentando, toda la informacin de un cctel especfico. Cada registro de la tabla contiene el mismo conjunto de datos y cada campo contiene el mismo tipo de informacibn. De esta forma, todos los registros de la tabla Recetas, tendrn valores similares, y el campo Nombre del cctel, estar representado en todos los registros. Un punto importante a destacar es que cada registro debe ser nico en la tabla correspondiente; para ello existe un campo cuyo valor nunca puede repetirse en los dems registros de la tabla; este campo se denomina "clave principal". La definicin de las tablas es el eje sobre el cual giran los demas elementos de Microsoft Access. Como se dijo, una base de datos la forman los datos propiamente dichos y 10s pmgramas que 10s manipulan. Puede decirse que las tablas constituyen los datos en si y 10s dems elementos son los programas que las manipulan. La figura 1.1 muestra una tabla creada en Access, llamada Recetas, donde el campo Nombre es la clave principal.

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Fig. l . 1 Ejemplo de tabla creada en Accas XP,

2.2. Las consultas

Una consulta es una solicitud de informacin a la base de datos. Los datos mostrados pueden proceder de una sola tabla o de un conjunto de tablas (relacionadas entre ellas). Una consulta crea la hoja de respuestas dinmica a partir de la informacidn extrada de las tablas de la base de datos. En algunos tipos de consulta es posible modificar los datos como si se tratase de tablas, pero ello no implica que la informacin radique en las consultas, puesto que los nicos elementos que contienen realmente la informacin del sistema son las tablas. En las consultas se pueden aplicar criterios para filtrar los datos de las tablas y recuperar sblo los que cumplan con el criterio especificado. Las consultas, junto con las tablas, constituyen la base para la creacin de otros objetos de la base de datos. Pero, como ya se ha dicho, las tablas son realmente las que almacenan y definen los datos. El trabajo con las consultas lleva asociado un lenguaje de manipulacin de datos, compuesto por un conjunto de mandatos u rdenes aue ~ermiten interrogar y modificar la base de dato

Fig. 1.2 Ejemplo del lenguaje SQL en la definicin deuna consulta.

Uno de los mas populrires lenguajes de creacin y manipulacibn --- de consultas para gesti6n de bases de datos es el S(iL (Structured Query Language), desarrollado en un centro de investigacin de IBM en San Jos (Califomia). Este lenguaje se desarroll a partir del lenguaje SEQUEL creado por Chamberlin en 1976. Sus principales ventajas son: permi+pdpfin;r UVIII..., ~ P P P A P ~ V manipular los datos de forma sencilla, es aplicable a, cualquier tipo de usuario y entorno, y para obtener los resultados de unia consulta no hay que preocuparse del mtodo o proceso a seguir. La figuira 1.2 muestra un ejem\nrrinns l* i n f n n n a r i A n plo de consdta escrita en lenguaje SQL,la cual probAV.,.., que se muestra en el formulario de la figura 1.3. Otro lenguaje de manipulaci6nde datos, incorporado en MicrosoA Access, dc:sarrollado en T. J. Watson Research Center de IBM a principios de la diicada de los setenta, es el QBE (Query by Example), conocido como onsulta Mediante Ejemplo. CI
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2.3. Los formularios

Los formularios permiten visualizar, introducir y modificar los datos de las tablas de una forma muy sencilla y amena. Al abrir un formulario, Access recupera en l datos de una o varias tablas y los muestra en un diseo de ficha que puede ser creado de forma automtica por el Asistente para formularios, o manualmente desde el principio por el propio usuario. La figura 1.3 muestra un ejemplo de un formulario para actualizar datos.

Fig. 1.3 Ejemplo de un formulario en Access.

2.4. Los informes

Con un informe es posible recuperar contenidos de la base de datos y presentarlos en una pgina impresa. Un informe puede recuperar la informacin de varias tablas, consultas, o incluso de formularios.

Fig. 1.4 Aspecto de un informe sencillo generad(

Los informes de Access se crean sobre la base de filosofa "lo que se ve en pantalla es lo que se imprime", con lo cual es posible disear informes de gran calidad y de forma fcil. En un informe se pueden mostrar totales y realizar operaciones matemticas con los datos de los campos y registros que contenga el informe. En los informes tambin se utilizan los controles, de forma similar a los formularios, con lo cual aumentan su potencialidad. Los informes son similares a las consultas. Incluso existe la posibilidad de verlos en la pantalla de la computadora en lugar de dirigirlos a la impresora. La figura 1.4 muestra un ejemplo de un informe.

2.5. Pginas de acceso a datos

Una pgina de acceso a datos es un tipo especial de pgina Web diseada para ver datos y trabajar con ellos desde Internet o desde una Intranet; los datos estn almacenados en una base de datos de Access o en una base de datos de SQL Server. La pgina de acceso a datos tambin puede incluir datos de otros orgenes como, por ejemplo, Excel. h e d e disear pginas de acceso a datos en la vista Diseo de pgina de Access. La pgina es un archivo independiente que se almacena fuera de Access; sin embargo, cuando se crea el archivo, Access agrega automticarnente un acceso directo al archivo en la ventana Base de datos. El diseo de pginas de acceso a datos es similar al diseo de formularios e informes.

2.6. Macros
Es la forma que brinda Access para la automatizacin de la programacin. Con ellas el usuario puede utilizar funciones predefinidas sin tener que hacerlas l mismo. Existe una gran variedad de estas funciones y la combinacin de estas aumenta el poder de las macros. Las macros y los mdulos se utilizan para la creacin de funciones especficas y la personalizacin de un sistema de base de datos.

2.7. Mdulos
Cuando un usuario ha alcanzado cierto dominio en el manejo de una base de datos, probablemente desea crear funciones de mayor complejidad. Para ello, Access incorpora opciones de programacin: los mdulos, que son mtinas de programacin creadas por el usuario y que pueden ser llamados para efectuar una accin especfica. El lenguaje que soporta Access para escribir estas rutinas es Visual Basic para Aplicaciones, un lenguaje muy verstil y fcil de aprender.

2.8. Controles
Los elementos en un formulario o informe que presentan o imprimen los datos se llaman "controles". Con el empleo de los controles se pueden presentar datos de un campo, resultados de un clculo, palabras para el ttulo, o bien, grficas, dibujos u otros objetos, e incluso, otro formulario o informe. Los controles usted los puede colocar dentro de un formulario o de un informe para lograr la personalizacin requerida. Como resumen, podemos decir que la parte principal de una base de datos relaciona1 son las tablas que contienen los datos; de stas se obtienen las consultas. De las consultas o las tablas, o de ambas, se crean los formularios y los informes. En cuanto a las macros y mdulos, sirven de apoyo para realizar funciones ms especializadas.

3. Cmo almacena Access una base de datos?

Una de las principales metas de Access es proporcionar una estructura unificada que cubra todos los aspectos relacionados con las operaciones que tienen lugar en una base de datos. Una de las principales evidencias de este propsito es que a diferencia de la mayora de los otros productos para bases de datos, Access almacena todos los componentes -tablas, consultas, formularios, informes, acceso a pginas de datos, macros y mdulosen un archivo nico de extensin .mdb. Por ello, cuando usted abra el archivo .mdb, inmediatamente tendr acceso a todos esos elementos mediante una simple ventana llamada "Ventana de la Base de datos". Por tanto, los archivos de bases de datos de Access son diferentes a los de otros programas, como los de dBase o Paradox, pues en estos cada tabla de datos se encuentra en un archivo con extensin .db o .dbf independiente, y los otros elementos del sistema (reportes, pantallas de consulta, etc.) tambin constituyen archivos independientes. En Access, los datos y todas las herramientas necesarias para trabajar con ellos estn almacenados en un archivo nico de base de datos. Access proporciona una estructura eficiente para almacenar y recuperar la informacin. Mantener todos los componentes de la base de datos en un nico archivo reporta varios beneficios: simplifica la administracin de archivos, evita la prdida de componentes de un sistema por accidentes al mover o borrar partes de ste, permite nombrar los elementos con nombres largos y por lo tanto ms descriptivos del papel que desempea el elemento en la base de datos y finalmente simplifica la conexin ODBC, puesto que al estar contenidas todas las tablas en un mismo archivo .mdb resulta innecesario especificar en las consultas el nombre completo del camino de las tablas que en ellas intervienen.

4. Iniciar Access
Access se puede definir como un programa para la creacin y tratamiento de bases de datos relacionales dentro del ambiente Windows, y resulta de fcil manejo para el usuario; incorpora funciones para: La creacin y manipulacin de todos los objetos componentes de la base de datos de forma manual. Adems posee Asistentes fciles de usar para generar automticamente los elementos que integran la base de datos. La creacin y tratamiento de grficos y diagramas profesionales. Incorporacin de macros que posibilitan la automatizacinde la programacin. La incorporacin de mdulos para la ampliacin de la potencialidad en el manejo de las bases de datos mediante la programacin, empleando el lenguaje Visual Basic para aplicaciones. Ayuda basada en el contexto. Asistentes para ayuda. Formularios e informes con la filosofia "lo que se ve en la pantalla es lo que se imprime". Soporte de DDE (Dynamic Data Exchange: intercambio dinmico de datos) y OLE (Object Linking and Embedding: enlace e incrustacin de objetos). Importacin, exportacin y vinculacin con archivos externos. Si ha instalado correctamente Access y est familiarizado con el trabajo en Windows, no le resultar complejo iniciar la sesin de trabajo con este programa, pues se dispone de varias vas para ello: Para iniciar Access haga clic en el botn Iniaio de la barra de tareas de Windows. Elija la opcin Programas y luego localice el programa Microsoft Access y haga clic sobre l. La figura 1.5 muestra lo explicado. Para iniciar Access desde Mi PC, haga doble clic sobre el icono de Mi PC; despus haga doble clic sobre el icono del disco C para mostrar los archivos y carpetas que ste contiene. Localice la carpeta que corresponda a los productos Microsoft Office y brala. Localice la carpeta que corresponde a Access y brala. Localice el programa MSACCESS.EXE y haga doble clic sobre l. Tambin puede auxiliarse de otras herramientas de Windows como el Explorador, la opcin Ejecutar del men Inicio, la herramienta Buscar, etctera. Puede iniciar Access desde un acceso directo si lo cre cuando instal el programa; haga doble clic sobre el icono del acceso directo, con lo cual se abrir el programa. La forma ms fcil de iniciar Access es empleando la barra de accesos directos de Office, localice el icono correspondiente al programa (una llave) y haga clic en l. La figura 1.6 muestra esta barra de herramientas.

Al igual que con Word y Excel, se puede iniciar Access mediante los iconos Abrir documento de Office, que abre cualquier archivo de MS Offioe ya existente, y Nuevo documento de Office, que permite iniciar cualquier documento de las aplicaciones de Office. Cualquiera de las opciones anteriores conduce a la pantalla de crdito de Access XP,que presenta los crditos de este programa; esta pantalla tiene el aspecto que se muestra en la figura 1.7

Fig. 1.5 Forma de abrir Access desde el bot6n Inicio.

Fig. 1.6 Barra de accesos directos de Office.

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Copyright@ P~%WOSQR Coiporatlon 1932-2Wl. Reservados todos los deechos. Este pmgrama e d protegido pw leyes de derechos de m o r como se describe en A c e ~ de, r en el men Ayuda.

Fig. 1.7 Pantalla de crdito de Microsoft Access XP.

5. Crear una base de datos

Access dispone de varias vlas o alternativas para crear una nueva base de datos. La seleccin de la alternativa estar en dependencia de los objetivos que usted haya trazado en el proceso de planificacin de la base, por las caractersticas de esa base de datos y su coincidencia o no con las posibildades que ofrece Acccess. Tenga en cuenta que el proceso de creacion es verdaderamente sencillo y ser exitoso si usted ha sido consecuente y ha diseado 0 planificado su base de datos de forma adecuada. Access proporciona dos mtodos para crear una base de datos. Se puede crear una base de datos en blanco y luego agregarle las tablas, formularios, informes y otros objetos ms tarde; este es el mtodo ms flexible, pero requiere que cada elemento de la base de datos sea definido de forma separada. El segundo mtodo consiste en usar un Asistente que crea en una sola operacibn las tablas, formularios e informes necesarios para el tipo de base de datos elegido por el usuario; esta es la forma ms sencilla de empezar a crcar una base de datos. En ambos casos, despus de haber creado su base de da1tos podr modificarla y extenderla cuando lo desee Ya usted conoce que una base de datos de Access es un contenedor de objetcPS y desde el punto de vista del disco es un archivo ccm extensin .mdb, -- GWZ --e- ---A*- . por lo que eri pabuG~C~IGIII G VI ~ G ~ I ~ UplGC;lballlGIllG U ese .mdb y slo en
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pasos sucesivos (y en dependencia de la herramienta elegida) estaremos creando los objetos que ste contendr. Pasados unos instantes desde que usted abri Access y despus que se muestra el cuadro de crditos, aparece la pantalla que se muestra en la figura 1.8, que es el entorno de trabajo de ~ c c e s xP. s

Fig. 1.8 Entorno de trabajo de Access XP.

Este entorno cuenta en su parte derecha con un panel de tareas denominado "Nuevo archivo" que de forma predeterminada se muestra. Este panel de tareas posee cuatro secciones: Abrir un archivo. En esta seccin se muestran los nombres de las bases de datos que han sido abiertas recientemente, as como una opcin al final de los nombres de las bases que fueron abiertas denominada "Ms archivos". Al hacer clic en esta opcin, abre el cuadro de dilogo Abrir para que usted busque la base de datos que desea abrir. Nuevo. En esta seccin se presentan cuatro opciones que posibilitan crear una base de datos, ellas son: Base de datos en blanco, Pgina de acceso a datos en blanco, Proyecto (datos existentes) y Proyecto (datos nuevos). -Base de datos en blanco. Cuando usted hace clic sobre esta opcin aparece el cuadro de dilogo Abrir archivos nueva base de datos, para que seleccione un subdirectorio o cree uno nuevo y le asigne el nombre que desea darle a la base de datos. Tenga presente que este es un cuadro de dilogo comn de Windows, por lo que para l son

vlidas todas las definiciones estudiadas con anterioridad. Observe que por omisin Access le propone un nombre provisional para la base de datos (bdl .mdb) que usted puede modificar y le sugiere guardar la base de datos en la carpeta Mis documentos del disco C. Asegure que en el cuadro Guardar como tipo, est seleccionada la opcin Base de datos de Microsoft Access (*.mdb). Elija el botn Crear. Como resultado Access mostrar su Entorno de trabajo con la ventana de la Base de datos compuesta por siete carpetas vacas en las cuales debern ser creados los objetos y en cuya barra de ttulo aparece el nombre definido para la base de datos. La figura 1.12 muestra el Entorno de trabajo. Realice lo planteado en el Ejercicio nmero 1. Si usted decidiera que sus bases de datos no sean guardadas en la carpeta Mis documentos y con el objetivo de evitar tener que definir cada vez en qu carpeta desea guardar sus bases de datos, puede auxiliarse del men Herramientas de la barra de men de Access (una vez abierta o creada alguna base de datos), elegir Opciones y en la pestaa General del cuadro de dilogo que aparece, definir la carpeta en la que desea guardar (por omisin) sus archivos de base de datos en el cuadro de texto Carpeta Predeterminada. Esta definicin entrar en vigor la prxima vez que usted cree o guarde una base de datos. La opcin Pgina de acceso a datos en blanco permite crear una pgina de acceso a datos en blanco. En el captulo 8 se estudiar con ms detalle este elemento. Las siguientes dos opciones crear Proyecto de datos, se refieren a crear un archivo de datos de Access que proporciona un acceso eficaz en modo nativo a una base de datos de SQL Server mediante la arquitectura de componentes OLE DB. Con un proyecto de Access se puede crear una aplicacin clientelservidor con la misma facilidad que una aplicacin servidor de archivos. Esta aplicacin cliente/servidor puede ser una solucin tradicional basada en formularios e informes, una solucin basada en Web que utilice pginas de acceso a datos o una combinacin de ambas. Puede conectar el proyecto de Access a una base de datos de SQL Server remota, una base de datos de SQL Server local o una instalacin local de SQL Server 2000 Desktop Engine. Al hacer clic en la opcin Proyecto (datos existentes) se abre el cuadro de dilogo Abrir archivos nueva base de datos, para que seleccione un subdirectorio o cree uno nuevo y le asigne el nombre que desea darle al proyecto que emplear datos ya existentes. Despus de establecer un nombre y una ruta para el proyecto y presionar el botn Crear se mostrar el cuadro de dilogo Propiedades de vnculos a datos, que le permite especificar cmo conectarse a los datos de SQL Server. Despus de establecer la informacin requerida en el cuadro de dilogo y presionar el botn Aceptar se mostrar el entorno de trabajo de Access con los elementos requeridos para el desarrollo del proyecto.

Al hacer clic en la opcin Proyecto (datos nuevos), se abre el cuadro de dilogo Abrir archivos nueva base de datos, para que seleccione un subdirectorio o cree uno nuevo y le asigne el nombre que desea darle al proyecto datos nuevos. Despus de establecer un nombre y una ruta para el proyecto y presionar el botn Crear se mostrar el Asistente para la creacin de base de datos de Microsoft SQL Semer, que lo guiar en los pasos necesarios para tal fin. Sobre estas dos opciones (proyectos) trataremos en captulos posteriores. Nuevo a partir de un archivo existente. Presenta una sola opcin que al hacer clic sobre ella muestra el cuadro de dilogo Nuevo a partir de un archivo existente, para que usted busque en un disco y en un subdirectorio el nombre del archivo existente que emplear para crear su nueva base de datos. Despus de presionar el botn Crear nuevo aparecer la nueva base de datos que no ser ms que una copia de su similar, incluyendo la informacin que posee cada objeto de la base de datos. A partir de ello podr realizar las modificaciones que desee. Nuevo a partir de una plantilla. En esta seccin existen dos opciones: La primera, Plantillas generales, muestra el cuadro de dilogo que aparece en la figura 1.9 al hacer clic sobre ella. En la pestaa General de este cuadro de dilogo usted puede elegir crear una base de datos en blanco, una pgina de acceso a datos en blanco, un proyecto de base de datos existente o un proyecto de base de datos nueva. Al hacer clic en alguno de estos iconos y presionar el botn Aceptar, aparecer el cuadro de dilogo para proceder a guardar la base de datos y despus el entorno de trabajo con los elementos correspondientes a la plantilla seleccionada. Si hace clic en la pestaa Bases de datos (Fig. 1. lo), y adems fueron instaladas las plantillas de los Asistentes para bases de datos al instalar Access, dispondr de un conjunto de asistentes (archivos con extensin .m&) que mediante preguntas y sus respuestas le ayudar a disear su base de datos. Cada asistente permite disear una base de datos con propsitos diferentes, por lo que si el propsito de su base de datos coincide con el de uno de los asistentes podr auxiliarse de ste para agilizar el diseo de su base de datos. Una vez que elija el Asistente, este le har preguntas o le solicitar definiciones que permitirn disear los objetos de la base de datos en cuestin. La figura 1.10 muestra los asistentes que usted puede utilizar. El Asistente para base de datos crea su nueva base de datos incluyendo datos de ejemplo y varios formularios e informes. Cuando ha concluido su trabajo muestra el Panel de Control Principal, que es un formulario que el asistente ha creado. Para ver la ventana de la base de datos creada haga clic sobre el botn Cerrar del formulario Panel de Control Principal. Si desea cerrar la ventana de la base de datos haga clic sobre el botn Cerrar que se encuentra en la esquina superior derecha de sta. Los objetos creados por el Asistente pueden ser modificados por usted en pasos posteriores. Con el fin de que se

familiarice con el uso de los Asistentes realice lo que se plantea en el Ejercicio niimero 2. La base de datos resultante del proceso de creacin es abierta por Access con acceso exclusivo. Si usted se encontrara en un entorno multiusuario y esa base de datos recin creada deseara abrirla en modo compartido, tendr que cerrarla y abrirla nuevamente, procedimiento que ms adelante sera explicado. La segunda opcin de esta seccin Plantillas de Microsoft.com es similar a la anterior; muestra las plantillas disponibles en este sitio de Intemet para que usted las pueda utilizar; los procedimientos para abrir una de estas plantillas es similar a 10s utilizados para las otras plantillas, la nica diferencia es que debe poseer una conexin a Intemet.

Fig. 1.9 Cuadro de dilogo para elegir una plantilla de base de datos.

Las restantes opciones del panel de tareas no necesitan explicacin, usted puede hacer clic sobre ellas y ver que es lo que realizan. Observe que al final del panel de tareas existe una casilla de verificacibn nombrada Mostrar al inicio, que si usted desactiva, cuando abra Access nuevamente este panel de tareas no se mostrar. Si desea mostrarlo otra vez tendr que hacer clic ea el botn Nuevo de la barra de herramientas o en el men Archivo en la opcin Nuevo. Esto le indica que aunque desactive la opciQn Mostrar al inicio siempre que utilice el botn Nuevo de la barra de herramientas o del men Archivo, se abrir este panel de tareas. Cuando est en el entorno de trabajo con los elementos de la base de datos, el panel de tareas no estar visible. Usted puede tener acceso al panel de tareas tambin desde el men Ver, si selecciona la opcin Barras de herramientas y en ella, la de Panel de tareas.

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Fig. 1.10 Pestaa de Bases de datos del cuadro de dilogo Plantillas.

Puede que, en dependencia de las

tareas que estt realizando con los obI Buscar:
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jetos de la base de datos, tenga necesidad de m o s t r a r otros paneles, como: 1 Buscar . ... -texto: Portapapeles o Buscar (Fig.1.1 1). ' I Si observa bien, en la parte superior del panel existe una barra de 1 I?$ Sugerencias de bsqueda.., I herramientasque en su parte izquierda posee dos botones de flecha para Opciones de bsqueda navegar hacia delante o atrs por los adicionaies: paneles; seguidamente est el nomBuscar en: bre del panel y continuacibn un bop -. tn con una punta de flecha hacia 1 Resultados 1 abajo que despliega una lista con to1 , . . _ posibles: dos los paneles existentes y que pue! I Tipos de archivo deccionados . r _ de emplear. El botn siguiente sirve Bsqueda rpida desactivada para cerrar el panel de tareas. ~pcioncr bsqueda.. Todo lo que hemos explicado referente al entorno de trabajo inicial l de Access usted debe practicarlo haciendo clic en cada una de las opcioVeati ... . . . nes del panel de Control y ejecutando Bsqueda aranzada las acciones que se deriven de ello. l
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Fig. 1.11 Panel de tareas Buscar.

6. Entorno de trabajb de Access

Despus que ha decidido qu hacer; crear o abrir una base de datos empleando el panel de tareas mostrado en la figura 1.8, se abre el entorno de trabajo de Access, con la ventana Base de datos, tal como se muestra en la figura 1.12. En este entorno de trabajo se distinguen los elementos siguientes: barra de mens, barra de herramientas, ventana de la base de datos, y barra de estado. A continuacin se describen estos elementos.

Fig. 1.12 Entorno de trabajo de Microsoft Access XP c cm la Base de datos.

6.1. Barra de mens

Abarca las diferentes opciones de los menus desplegables y se modifica segn el trabajo que se realice. Por ejemplo, cuando se entra a crear o modificar una tabla, la barra de mens es diferente a la que aparece cuando se est creando o modificando un formulario, un informe, una mamo o cualquiera de los otros elementos. La barra de mens integrada aparece de forma predeterminadaen la parte superior de la pantalla y contiene mens estndar como Archivo, Edicin y Ver. La figura 1.13 muestra la barra de inens de Access.

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Fig. 1.13 Barra de mens acoplada al entorno de trabajo.

Las barras de mens pueden estar acopladas al entorno de trabajo, como la anterior, o flotante, como se muestra en la figura 1.14.

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Fig. 1.14 Barra de mens flotante en el entorno de trabajo.

6.2. Barra de herramientas

Son esencialmente botones que proporcionan un mtodo abreviado para seleccionar determinadas opciones. El aspecto de la barra de herramientas se puede modificar si se elige, de la barra de mens, la opcin Ver; de sta se selecciona Barra de herramientas y se pulsa Personalizar. De aqu se despliega una carpeta con tres entradas, en la cual se debe elegir Barra de herramientas. En la lista desplegada se seleccionarn las barras que se desea ver en la pantalla. Las barras de herramientas pueden estar acopladas al entorno de trabajo, como se muestra en la figura 1.15, o flotantes, como se observa en la figura 1.16.
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Fig l. 15 Barra de herramientas acoplada al entorno de trabajo.

..P . . Fig. 1.16 Barra de herramientas flotante en el entorno de trabajo.

6.3. Un detalle sobre las barras de mens y de herramientas

Access personaliza automhticamente las barras de mens y de herramientas, sobre la base de la frecuencia de uso de las opciones. Al iniciar Access por primera vez, aparecen las opciones bsicas. Posteriormente, a medida que usted trabaja, Access ajusta los rnens y las barras de herramientas

para que slo aparezcan las opciones y los botones de barras de herramientas utilizados con mayor frecuencia. Para buscar una opcin que no utilice a menudo, o que nunca haya utilizado, haga clic en el botn de flechas situadas en la parte inferior del men para expandirlo y mostrar todas sus opciones. Tambin puede hacer doble clic en el men para expandirlo. Al expandir un men, se expanden todos los mens hasta que se seleccione una opcin o se realice otra accin. Cuando se hace clic en una opcin del men expandido, se agrega inmediatamente al men personalizado. Una opcin de men se elimina del men personalizado si se utiliza Access muchas veces, pero no se usa dicha opcin. Si lo desea, puede especificar la opcin de Access de mostrar siempre todo el conjunto de opciones para cada men. Para ello realice lo siguiente: En el men Herramientas, haga clic en Personalizar y despus en la ficha Opciones. Desactive la casilla de verificacin Mostrar en los mens primero los comandos usados recientemente. La casilla de verificacin Mostrar en los mens primero los comandos usados recientemente, afecta a todos los programas de Microsoft Office. Las barras de herramientas pueden situarse unas cerca de otras en la misma fila. Cuando coloca varias barras de herramientas en la misma fila, puede que no exista suficiente espacio para mostrar todos los botones. Si esto sucede, aparecern los botones que se hayan usado ms recientemente. Puede cambiar el tamao de una barra de herramientas o de mens para que muestre ms botones, o todos los botones. Para ello realice lo siguiente: En el caso de las barras de herramientas o una barra de mens flotante, site el puntero sobre cualquier borde hasta que cambie a una flecha de dos puntas y, a continuacin, arrastre el borde. Para cambiar el tamao de una barra de herramientas acoplada que se encuentra en la misma fila que otra barra, haga clic en el control mvil (banda que aparece en su extremo izquierdo) y, a continuacin, arrastre el extremo de la barra de herramientas. Si desea ver una lista de los botones que no caben en una barra de herramientas acoplada, haga clic en Ms botones, al final de la barra de herramientas. Si utiliza un botn que no aparece en la barra de herramientas, ste se incorpora a la barra, y un botn que no se ha utilizado recientemente se elimina de la lista Ms botones. A medida que trabaja con Access, los mens y las barras de herramientas se personalizan para mostrar las opciones ms utilizadas. Si lo desea, puede recuperar el aspecto inicial de los mens y de las barras de herramientas. Para ello realice lo siguiente: En el men Herramientas, haga clic en la opcin Personalizar; despus, en la pestaa Opciones, haga clic en el botn Restablecer mis datos.

El botn Restablecer mis datos, slo afecta a los botones que se muestran en una barra de herramientas acoplada, si sta no es suficientemente amplia para mostrar todos los botones; asimismo, slo afecta a las opciones de men que se muestran en los mens acoplados personalizados, si la casilla de verificacin Mostrar en los mens primero las opciones usadas recientemente, est activada en la pestaa Opciones del cuadro de dilogo Personalizar (men Herramientas). El botn Restablecer mis datos, slo afecta a los botones de las barras de herramientas y a las opciones de mens de Access. El botn Restablecer mis datos, no cambia la posicin de las barras de herramientas, tampoco quita botones u opciones agregados mediante el empleo del cuadro de dilogo Personalizar, ni agrega botones u opciones que se hayan eliminado. Tambin puede personalizar los mens y las barras de herramientas usted mismo. Puede personalizar la barra de mens acoplada agregando o quitando botones y mens, o cambiando la ubicacin del men. Adems de personalizar la barra de mens, las barras de herramientas y los mens contextuales integrados, tambin puede crear estos mismos elementos y personalizarlos. Para crear y personalizar barras de herramientas, barras de mens y mens contextuales y para establecer propiedades que afecten a su apariencia y comportamiento,utilice el cuadro de dilogo Personalizar, disponible a1 elegir Barras de herramientas en el men Ver y, a continuacin, hacer clic en Personalizar. En las herramientas Lista de tablas dinmicas, Hoja de clculo y Grfico de una pgina de acceso a datos, algunas funciones de la barra de herramientas son diferentes del resto de Access.

6.4. Ventana de la base de datos

Es la ventana principal de Access, la cual aparece en el momento de crear o abrir una base de datos. Contiene un listado con todos los objetos que conforman la base de datos. Estos objetos se agrupan, segn sus caracteristicas, en siete carpetas: Tablas, Consultas, Formularios, Informes, Pginas, Macros y Mdulos. Conforme usted se mueva entre estas siete carpetas, se ven listados todos los objetos de ese tipo que contiene la base de datos activa. En la barra de herramientas de esta ventana aparecen tres botones: Abrir, Diseo y Nuevo (en algunos de los objetos cambia el nombre, pero sus funciones son similaies). El primer botn ejecuta el objeto seleccionado, el segundo permite editar un objeto ya creado para hacer modificaciones o revisiones y por ltimo, el tercer botn, crea un nuevo objeto, que depender de la carpeta que se encuentre activada previamente. Adems, posee los botones que se utilizan para eliminar un objeto de base de datos seleccionado en la ventana, y los botones para cambiar a las distintas vistas: iconos grandes, iconos pequeos, lista y detalle.

6.5. Barra de estado

La barra de estado que se encuentra en la parte inferior del entorno de trabajo de Access muestra los mensajes de estado, los modos o condiciones especiales en que se est trabajando con el teclado o con Access. Si Access no muestra la barra de estado, en el men Herramientas, haga clic en Opciones, en la pestaa Mostrar del cuadro de dilogo que aparece, active la casilla de verificacin Barra de estado. La tabla 1.1 describe las abreviaturas usadas para los modos y teclas que se presentan en la barra de estado. TABLA 1.1 14breviaturas que aparecen en la barra de estado
Descripcin

Se aplic un &o. El m d o Mover (CTRL+F8) est activo (presione ESC para cancelar). El m d o Extender (F8) est activo (presione ESC para cancekr).
La tech BLOQ

MAWS (Caps Lock) est activada.

La tech BLOQ NUM (Nurn Lock) est activada. L a tech BLOQ DESPL (Scroll Lock) est activada.

a tech INS para El m d o Sobrescribir est activo. (Presione i activar y desactivar el m d o sobrescribir).

7. Abrir una base de datos

Como se ha explicado, una base de datos no es slo una tabla de datos, sino una coleccin de objetos, lo cual quiere decir que un archivo de base de datos no slo contiene las tablas, sino tambin las consultas, formularios, informes y otros objetos que ayudan a explotar la informacin de la base de datos. Cuando abre1 una base de datos de Access, lo que hace es abrir un archivo .mdb que contiene todos los objetos que constituyen la base de datos elegida. Para abrir una base de datos proceda de la forma siguiente: En el men Archivo, haga clic en la opcin Abrir. Tambin puede utilizar el botn Abrir de la barra de herramientas Estndar, o elegir en el

'

Todas las cuestiones que se estudian en lo adelante debe practicarlas con la base de datos que cre con el Asistente en el Ejercicio nmero 2.

panel de tareas una de las opciones que muestra el bloque Abrir un archivo. Aparecer el cuadro de dilogo Abrir que se muestra en la figura 1.17. Haga clic en un acceso directo de la Barra de ubicaciones (la que est en el borde izquierdo del cuadro de dilogo), o, en el cuadro Buscar en, haga clic en la unidad o carpeta que contenga la base de datos de Access que desee. En la lista de carpetas, haga doble clic en las carpetas, hasta abrir la carpeta que contiene la base de datos. Si no encuentra la base, haga clic en el botn Herramientas del cuadro de dilogo Abrir y, a continuacin, en Buscar. En el cuadro de dilogo Buscar, especifique criterios de bsqueda adicionales. Si necesita ayuda acerca de una opcin, haga clic en el signo de interrogacin y, a continuacin, sobre la opcin que desee. Para abrir una base de datos de acceso compartido en un entorno multiusuario, para que usted y otros usuarios puedan leer y escribir en la base de datos, haga clic en el botn Abrir. Para abrir la base de datos con acceso en modo exclusivo, haga clic en la flecha situada junto al botn Abrir y, a continuacin, haga clic en la opcin Abrir en modo exclusivo. El modo exclusivo es un tipo de acceso que protege los datos de una base de datos compartida en una red. Cuando se abre una base de datos en modo exclusivo, se evita que otros usuarios abran la base de datos. Para abrir la base de datos para un acceso de slo lectura, de modo que se pueda ver pero no modificar, haga clic en la flecha situada junto al botn Abrir y, a continuacin, haga clic en la opcin Abrir en modo slo lectura.

Fig. l . 17 Cuadro de dilogo para abrir una base de datos existente.

Para abrir la base de datos para el acceso de slo lectura, y evitar que otros usuarios puedan abrirla, haga clic en la flecha situada junto al botn Abrir y, a continuacin, elija Abrir en modo exclusivo. Para ver en el cuadro de dilogo Abrir, una lista de accesos directos a bases de datos abiertas recientemente, en la Barra de ubicaciones haga clic en Historiai. Para abrir una de las ltimas bases de datos que haya abierto, haga clic en el nombre de archivo en la parte inferior del men Archivo o en el nombre de la base de datos en el panei Nuevo archivo. Access abre la base de datos con la misma configuracin de opciones que tena la ltima vez que la abri. Si no se muestra la lista de archivos abiertos recientemente, en el men Herramientas haga clic en Opciones, y en el cuadro de dilogo que aparece, haga clic en la pestaa General y, a continuacin, active la casilla de verificacin Archivos usados recientemente. Access puede crear de forma automtica un acceso directo en la carpeta Favoritos, que le permitir abrir la base de datos la prxima vez que desee utilizarla. Para ello realice lo siguiente: Para crear un acceso directo a una carpeta, subcarpeta o base de datos de Access, o proyecto de Access que aparece en la lista situada bajo el cuadro Buscar del cuadro de dilogo Abrir, seleccione el archivo o carpeta, haga clic en el botn Herramientas y, a continuacin, en la opcin Agregar a Favoritos. Puede abrir un archivo de datos directamente en un formato de archivo externo, como por ejemplo, el de dBASE, Paradox, Microsofi Exchange, Microsoft Excel, etc.; tambin puede abrir de forma directa cualquier origen de datos ODBC, tal como Microsofi SQL Server o Microsoft FoxPro. Microsoft Access crea automticamente una nueva base de datos de Access en la misma carpeta que el archivo de datos y agrega vnculos a cada tabla en la base de datos externa; sobre ello trataremos mas adelante.

8. Cerrar una base de datos

Existen varias formas de cerrar una base de datos en Access; entre ellas, puede elegir una de las siguientes: Elegir la opcin Cerrar del men Archivo. Hacer doble clic en el men de control de la ventana de la base de datos. Presionar Ctrl+F4. Hacer clic sobre el botn Cerrar de la ventana de la base de datos.

Tenga en cuenta que estas vas conducen a cerrar la base de datos, pero no la ventana de Access.

9. Compartir una base de datos en una red

Si su computadora est conectada a una red, usted y los dems usuarios podrn trabajar con una base de datos de Access al mismo tiempo. Hay varias formas de compartir datos en un entorno multiusuario. Puede colocar toda la base de datos de Access en un servidor de red o en una carpeta compartida. Este es el mtodo ms fcil de implantacin. Todos los usuarios comparten los datos y utilizan los mismos formularios, informes, consultas, macros y mdulos. Use esta estrategia si desea que todos los usuarios utilicen la base de datos del mismo modo o si no puede ofrecer compatibilidad para que los usuarios creen sus propios objetos. Para compartir una base de datos en un servidor de red, establezca una carpeta compartida en un servidor de red. Puede necesitar ayuda de su administrador de red para ello, o copie la base de datos al servidor de red. Asegrese de que la base de datos est configurada como abierta en el modo compartido, que es la configuracin predeterminada.

9.1. Compartir slo las tablas de la base de datos de Access

Puede colocar slo las tablas en un servidor de red y mantener los dems objetos de base de datos en los equipos de los usuarios. En este caso, el rendimiento de la base de datos de Access es superior porque slo se enviar) datos a travs de la red. Asimismo, los usuarios pueden personalizar sus formularios, informes y dems objetos para satisfacer sus preferencias y necesidades individuales sin afectar a los otros usuarios. Es posible separar las tablas de los dems objetos de base de datos utilizando el Asistente para dividir bases de datos. Este procedimiento divide una base de datos en dos archivos: uno que contiene las tablas y otro que contiene las consultas, formularios, informes, macros, mdulos y accesos directos a pgina de acceso a datos. Para ello realice lo siguiente: En el men Herramientas, pase el puntero sobre Complementos y haga clic en Divisor de base de datos. Siga las instrucciones de los cuadros de dilogo del Asistente para dividir bases de datos. La forma de compartir y acceder a una base de datos en Intemet ser tratada en captulos posteriores.

10. Mantenimiento o administracin de bases de datos

Durante todo el ciclo de vida de las bases de datos tendremos que realizar algunas operaciones de mantenimiento para garantizar su buen funcionamiento y operatividad. A estas operaciones se les llama "operaciones de mantenimiento o de administracin de las bases de datos". Entre las ms importantes tenemos: Copiar, eliminar y cambiar el nombre de la base de datos. Compactar una base de datos. Cifrar y descifrar una base de datos. Reparacin de una base de datos.

10.1. Copiar, eliminar y cambiar el nombre de la base de datos

A medida que se va trabajando con las bases de datos surgen situaciones en las que es conveniente hacer copias de seguridad, eliminar los archivos no deseados o cambiar su nombre. Por supuesto, estas operaciones se pueden realizar utilizando las opciones Copiar, Eliminar o Cambiar nombre, propias del Explorador de Windows o de las correspondientes de MS-DOS. Access tambin permite realizar estas operaciones, una vez iniciado el programa, desde la ventana inicial, mediante el cuadro de dilogo Abrir; para ello, haga clic con el botn secundario del ratn sobre el nombre de la base de datos, y del men contextual que aparece, seleccione la opcin correspondiente.

70.7.7. Para copiar o mover una base de datos

Para realizar cualquiera de estas dos acciones debe cerrar la base de datos de Access o el proyecto2 de Access. En un entorno multiusuario, compruebe que todos los usuarios han cerrado la base de datos, y realice las acciones siguientes: En Mi PC o en el Explorador de Windows, busque el archivo de base de datos (.mdb) o el archivo de proyecto (.adp) y seleccinelo. Para seleccionar ms de un archivo con el fin de copiarlos o moverlos, mantenga presionada la tecla Ctrl y seleccione cada archivo. Para copiar el archivo elija la opcin Copiar en el men Edicin. Para mover el archivo elija la opcin Cortar en el men Edicin.
Ver lo sealado en el Apkndice 1 .

Abra la carpeta o el disco donde desea situar el archivo de base de datos, y en el men Edicin, elija la opcin Pegar. Para deshacer la operacin de pegado, en el men Edicin elija Deshacer Copiar o Deshacer Mover. Cuando copia o mueve una base de datos o un proyecto de Access que contiene vnculos a pginas de acceso a datos, Access mantiene las pginas en su carpeta original y actualiza automticamente los vnculos a las pginas para que funcionen como lo hacan antes. Cuando copia o mueve un archivo de proyecto de Access, no copia ni mueve la base de datos de Microsoft SQL Server a la que est conectada el proyecto de Access. Si el lugar de destino donde desea situar el archivo de base de datos o proyecto de Access ya est visible, puede mover el archivo rpidamente arrastrndolo a su nuevo destino o bien puede copiar el archivo manteniendo presionada la tecla Ctrl mientras lo arrastra.

70.7.2.Cambiar el nombre de una base de datos

Para cambiar el nombre de una base de datos debe primero cerrar la base de datos o el proyecto de Access. En un entorno multiusuario, compruebe que todos los usuarios han cerrado la base de datos de Access, y realice las acciones siguientes: Haga clic en el botn Abrir en la barra de herramientas. En el cuadro de dilogo Abrir que aparece, localice la base de datos o el proyecto de Access al que desee cambiar el nombre y, a continuacin, haga clic en el archivo con el botn secundario del ratn. En el men contextual, haga clic en Cambiar nombre. Escriba el nuevo nombre. Incluya la extensin .mdb o .adp nicamente si ha configurado Windows para que muestre las extensiones de archivo de MS-DOS y, a continuacin, presione Enter. El nombre del archivo puede tener hasta 255 caracteres, incluidos los espacios. Tambin puede cambiar el nombre de una base de datos o de un proyecto de Access desde fuera de Access. Cierre el archivo, haga clic con el botn secundario del ratn sobre el archivo, en el Explorador de Windows o en Mi PC, y a continuacin, haga clic en Cambiar nombre en el men contextual.

70.7.3. Eliminar una base de datos

Si usted decide eliminar una base de datos debe cerrar la base de datos o el proyecto de Access. En un entorno multiusuario, compruebe que todos los

usuarios han cerrado la base de datos de Access, y realice las acciones siguientes: Haga clic en el botn Abrir en la barra de herramientas. En el cuadro de dilogo Abrir que aparece, localice la base de datos o el proyecto de Access que desee eliminar y, a continuacin, haga clic sobre el archivo con el botn secundario del ratn. En el men contextual, haga clic en Eliminar. Si desea recuperar el archivo borrado, busque en !a Papelera de reciclaje. El archivo eliminado permanecer en la papelera hasta que la vace. Al eliminar una base de datos o un proyecto de Access que incluye pginas de acceso a datos, no se eliminan los archivos HTML de la pgina. Al eliminar un proyecto de Access, no se elimina la base de datos de Microsoft SQL Server a la que est conectado el proyecto de Access. Tambin puede eliminar una base de datos o un proyecto de Access desde fuera de Access. Cierre el archivo, haga clic con el botn secundario del ratn en el Explorador de Windows o en Mi PC y, a continuacin, seleccione Eliminar en el men contextual.

70.7.4. Hacer una CON de seguridad de una base de datos

Para realizar una o varias copias de seguridad de la base de datos cierre la base de datos. Si se encuentra en un entorno multiusuario, asegrese de que todos los usuarios han cerrado la base de datos, y realice lo siguiente: Por medio del Explorador de Windows, Mi PC, Microsoft Backup, la opcin copy de MS-DOS o de algn otro programa de copia de seguridad, copie el archivo de la base de datos (un archivo .mdb) al medio de almacenamiento de su eleccin. Si desea hacer una copia de seguridad en un disquete y el tamao del archivo de su base de datos es mayor que la capacidad de ste, no podr utilizar el Explorador de Windows ni Mi PC para hacer la copia de seguridad; deber utilizar Microsoft Backup u otro programa de copia de seguridad que le permita almacenar el archivo en ms de un disquete. Tambin es necesario que haga una copia de seguridad del archivo de informacin del grupo de trabajo3. Si este archivo se daa o se pierde, no se podr iniciar Access hasta que se restablezca o se reconstruya dicho archivo. Puede hacer copias de seguridad de objetos de base de datos individuales creando una base de datos en blanco e importando los objetos que desee desde la base de datos de origen. No puede usar la instruccin FileCopy en una segunda instancia de Access para hacer una copia de seguridad de una base de datos abierta en la primera instancia.
Ver lo sealado en el Apndice 2.

70.7.5 Restaurar una base de datos desde una coph de seguridad

Segn el mtodo empleado originalmente para hacer la copia de seguridad, utilice el Explorador de Windows, Mi PC, Microsoft Backup, las opciones copy o restore de MS-DOS u otro programa de copia de seguridad para copiar la base de datos almacenada a la carpeta que contiene su base de datos. Si la base de datos existente en su directorio y la copia de seguridad tienen el mismo nombre, al restaurar la copia de seguridad se puede reemplazar el archivo de base de datos existente. Si desea conservar dicho archivo, cmbiele el nombre antes de restaurar la copia de seguridad.

70.7.6. Compactar una base de datos para desfragmentar el archivo y obtener espacio adicional en el disco
Access combina la compactacin y la reparacin de bases de datos en un nico proceso. Sin embargo, Access slo compacta proyectos de Access; no los repara. Si elimina datos u objetos en una base de datos de Access, o si elimina objetos en un proyecto de Access, tanto la base de datos como el proyecto se pueden fragmentar y ocupar espacio en disco innecesariamente. La compactacin de la base de datos o del proyecto de Access realiza una copia del archivo y reorganiza la manera de almacenar el archivo en el disco. La compactacin optimiza el rendimiento de las bases de datos y proyectos de Access. Sin embargo, en un proyecto de Access, la compactacin no afecta a objetos de base de datos como, por ejemplo, tablas o vistas, que residen en la base de datos de Microsoft SQL Server en lugar de en el propio proyecto de Access. Asimismo, la compactacin no influye en el campo Autonumrico de un proyecto de Access. Sin embargo, en una base de datos de Access, si se eliminan registros del final de una tabla que tenga un campo Autonumrico, la compactacin de la base de datos restablecer el valor Autonumrico; el valor Autonumrico del siguiente registro que se agregue ser superior al valor Autonumrico del ltimo registro sin eliminar de la tabla. En la mayora de los casos, Access detecta que una base de datos ha sufrido daos cuando, al intentar abrirla, ofrece la opcin de compactarla en ese momento. En algunas situaciones, puede que Access no detecte que una base de datos haya sufrido daos. Si una base de datos se comporta de manera imprevisible, se ha de compactar. Si compacta una base de datos multiusuario (compartida) ubicada en un servidor o en una carpeta compartida, debe asegurarse de que ningn otro usuario la tenga abierta. Para compactar una base de datos de Access debe tener permisos de Abrir o ejecutar y de Abrir en modo exclusivo.

Para compactar una base de datos abierta (si est compartida ningn usuario puede tenerla abierta) usted debe realizar las acciones siguientes: En el men Herramientas, seleccione la opcin Utilidades de la base de datos y, a continuacin, haga clic en Compactar y reparar base de datos; el proceso se realizar de inmediato, crendose un archivo con el mismo nombre que tiene la base de datos, pero con extensin .ldb. Cmbiele el nombre al archivo que tiene la extensin ldb por otro nombre y sustituya la primera letra de la extensin por la m. Si quiere mantener el nombre de la base de datos original brrela y deje la nueva compactada. Puede detener el proceso de compactacin presionando Ctrl+Enter o Esc. Si usted desea compactar una base de datos que no est abierta debe realizar las acciones siguientes: En el men Herramientas, seleccione la opcin Utilidades de la base de datos y, a continuacin, haga clic en Compactar y reparar base de datos. Aparecer el cuadro de dilogo que se muestra en la figura 1.18. En el cuadro de dilogo Base de datos a compactar, especifique la base de datos de Access o proyecto de Access que desee compactar y, a continuacin, haga clic en el botn Compactar, con lo cual aparece el cuadro de dilogo que se muestra en la figura 1.19. En el cuadro de dilogo Compactar la base de datos en, especifique un nombre, unidad y carpeta para la base de datos o proyecto de Access compactado. Haga clic en Guardar.

-- -

--

Fig. l . 18 Cuadro de dilogo para seteccionar la base de datos a compactar.

Fig. 1.19 Cuadro de dilogo para asignar nombre y una ruta para guardar la base de datos

compactada.

Si utiliza el mismo nombre, unidad y carpeta, y la base de datos o proyecto de Access se compacta con xito, se reemplaza el archivo original por la versin compactada. Usted puede establecer que Access compacte automticamente una base de datos o proyecto de Access cada vez que trabaje con ellos y al terminar los cierre. Para ello ejecute las acciones siguientes: Abra la base de datos o proyecto de Access que desee compactar automticamente. En el men Herramientas, haga clic en Opciones, y en el cuadro de dilogo que aparece seleccione la pestaa General y active la casilla de verificacin Compactar al cerrar. La compactacin no se efectuad, si se cierra una base de datos multiusuario (compartida) mientras otro usuario la tiene abierta.

70.7.7. Cifrar y descifrar una base de datos

El cifrado de una base de datos codifica el archivo de la base de datos, de manera que ninghn programa de utilidades ni promador de textos pueda descifrarla, es decir, la base de datos no puede se: leida fuera de Access. El descifrado de una base de datos invierte la codificacin. Al cifrar un archivo de base de datos, Access lo convierte en indescifrable con el fin de protegerlo de un examen o uso no autorizados, especialmente durante una transmisin electrnica o al ser almacenado en un medio magntico transportable (por ejemplo, un disco). Sin embargo, al cifrar una base de datos, el rendimiento se "ralentiza" aproximadamente de 10 a 15 %.

El cifrado de una base de datos debe ser utilizado en conjuncin con los procedimientos de seguridad para evitar que alguien evada las medidas de seguridad establecidas. Como parte del procedimiento de cifrado o descifrado de una base de datos, Access tambin compacta la base de datos. Para cifrar o descifrar una base de datos, realice las acciones siguientes: No es posible cifrar o descifrar una base de datos cuando est abierta. En un entorno multiusuario, la operacin de cifrado o descifrado fracasar si otro usuario tiene abierta la base de datos; asegure que la base de datos est cerrada. En el men Herramientas elija la opcin Seguridad y a continuacin Cifrar/Descifrar base de datos. En el cuadro de dilogo Cifrar/Descifrar base de datos que se muestra, especifique la base de datos que desee cifrar o descifrar, y luego elija Aceptar, con lo cual aparece el cuadro de dilogo Cifrar/Descifrar base de datos como, especifique un nombre, unidad y directorio para la base de datos cifrada o descifrada, y luego elija Guardar. Puede utilizar el mismo nombre del archivo de la base original para el archivo de la base cifrada o descifrada, o bien utilizar un nombre distinto para crear un archivo aparte. Si utiliza el mismo nombre y la base de datos es cifrada o descifrada con xito, Access reemplazar automticamente el archivo original por la versin cifrada o descifrada. Si se produce un error, Access no elimina el archivo original.

11. Trabajo con los objetos de una base de datos

Aunque an no hemos estudiado cmo se crean los objetos de una base de datos, s conocemos que la ventana de la base de datos es un contenedor de objetos. Existen determinados procedimientos generales de administracin de esos objetos y que son vlidos para cualquiera de los objetos que conforman la base de datos. Estos procedimientos los comentaremos a continuacin.

11 . l . Abrir un objeto
Cualquier objeto componente de una base de datos se puede abrir realizando lo siguiente: En la ventana Base de datos haga clic sobre la ficha para el tipo de objeto que usted desea abrir (tabla, consulta, formulario, etc.). Haga doble clic sobre el elemento que desea abrir, o puede utilizar el botn Abrir de la barra de herramientas de la ventana Base de datos, luego de seleccionar el elemento que desea abrir.

11.2. Copiar un objeto de la base de datos

Para copiar un objeto de una base de datos, usted puede realizar las acciones siguientes: En la ventana de la base de datos, seleccione el objeto que desee copiar. En el men Edicin, elija la opcin Copiar. Tambin puede utilizar el botn Copiar de la barra de herramientas Base de datos o la combinacin de teclas CtrI+C Si est copiando el objeto en una base de datos diferente, cierre la base de datos activa y abra la base de datos en la que desea pegar el objeto; despus muestre la lista de objetos apropiada donde pegar el objeto. En el men Edicin, elija la opcin Pegar. Tambin puede utilizar el botn Pegar de la barra de herramientas Base de datos o la combinacin de teclas Ctrl+V. Si est pegando una tabla, Access muestra el cuadro de dialogo Pegar tabla como, que se muestra en la figura 1.20. Si lo desea, puede pegar nicamente la estructura de la tabla (para ello elija el botn de opcin Estructura solamente), o la estructura de la tabla y los datos de los registros (para ello elija el botn de opcin Estructura y datos), o bien, agregar los datos de los registros de la tabla a una tabla existente (para ello elija el botn de opcin Aadir datos a la tabla existente). Teclee un nombre para el objeto nuevo que est pegando y elija el botn Aceptar.

Fe. 1.20 Cuadro de diloeo mra eleeir la owion ut:ot-rauo.

Con L a objeto c asignado ese nombre, Access le preguntar si desea reemplazarlo.

Cuando cambie el nombre de un objeto, asegrese de actualizar cualquier referencia al objeto que use el nombre original. Por ejemplo, si cambia el nombre de una tabla o de una consulta despus de haber creado un formulario que se basa en ellas, el formulario no funcionar adecuadamente a menos que usted actualice la propiedad Origen del control en todos los formularios que estn basados en dicha tabla o consulta. De lo contrario, Access producir un error (esto es vlido para los informes tambin). Adicionalrnente, cuando usted renombre cualquier objeto, cualquier expresin que se refiera a l deja de funcionar; por eso, antes de renombrar un objeto tome en cuenta los restantes objetos que a l se refieran. Puede usar el mismo nombre para objetos de diferentes tipos, por ejemplo, puede usar el mismo nombre para una tabla, un formulario, un informe, una macro y un mdulo. Sin embargo, puesto que Access maneja las consultas como tablas, no podr usar el mismo nombre para una tabla y una consulta en la misma base de datos. Para cambiar el nombre a un objeto de la base de datos realice lo siguiente: En la ventana Base de datos, seleccione el objeto que desea renombrar. En el men Edicin o en el men contextual que aparece haciendo clic con el botn secundario del ratn sobre el objeto, elija la opcin Cambiar nombre. Tras lo cual se le permite editar in situ el nombre del objeto. Teclee el nuevo nombre que desea asignarle al objeto y haga clic fuera del nombre del objeto a fin de que Access lo acepte.

11.4. Borrar un objeto

Para eliminar (borrar) un objeto de la base de datos usted puede realizar las acciones siguientes: En la ventana Base de datos, seleccione el nombre del objeto que desea borrar. En el menU Ediciirn elija la opcibn Eliminar o presione la tecla Delete (Supr). TambiCn puede iisar la opcin Eliminar del men contextual que aparece cuando hace clic con el botn secundario del ratn sobre el objeto, con lo cual aparece un mensaje (Fig. 1.21) que solicita la confirmacin de la acciide eliminar.

Fig. 1.21 Cuadro de dialogo para la confirmacin de la eliminacin.

Este cuadro de mensaje aparece si en la pestaa Modificar/Buscar del cuadro de dilogo Opciones, que aparece al elegir Opciones en el men Herramientas, se han hecho las definiciones que condicionan su aparicin.

11.5. Ocultar objetos en la ventana de la base de datos

En ocasiones necesitar ocultar objetos en la ventana de la base de datos; para ello es preciso que usted realice lo siguiente: En la ventana de la base de datos, haga clic en el objeto que se desea ocultar y haga clic en el botn Propiedades de la barra de herramientas. Tambin puede abrir el men contextual del objeto con el botn secundario del ratn y elegir la opcin Propiedades, con lo cual aparece el cuadro de dilogo que se muestra en la figura 1.22. En la ficha General, seleccione Oculto y despus haga clic en Aceptar. Como resultado, el objeto desaparece de la ficha que lo contiene aunque no es eliminado de la base de dats.

Recetas

rt:

Tabla
I.

.I

Fig. 1.22 Cuadro de dialogo Propiedades.

11.6. Mostrar todos los objetos ocultos

Despus que ha ocultado objetos en la ventana de Base de datos, si desea mostrarlos nuevamente, debe realizar las acciones siguientes: Haga clic en Opciones en el men Herramientas y haga clic en la pestaa Ver y despus seleccione la casilla de verificacin Objetos ocultos. Los iconos de los objetos ocultos sern mostrados con un contorno atenuado.

11.7. Cambiar la apariencia de objetos en la ventana de la base de datos

En la ventana Bases de datos los objetos se pueden ver de distinta forma, por ejemplo, iconos grandes, pequeos, lista y detalle; para ello puede seguir uno de los pasos siguientes: En la ventana de la base de datos, haga clic en uno de estos botones de la barra de herramientas. Tambin puede ordenar los objetos. En el men Ver, seale Organizar iconos y elija cmo organizarlos: Por nombre, Por tipo, Por fecha de creacin y Por fecha de modificacin.

11.8. Mostrar o cambiar las propiedades generales de un objeto de la base de datos

Establecer propiedades tanto en la base de datos como en los objetos que la componen, resulta de utilidad; esta accin es muy sencilla de realizar: En la ventana de la base de datos, haga clic en el objeto cuyas propiedades desea establecer o cambiar. Haga clic en el botn Propiedades de la barra de herramientas. En el cuadro de dilogo que aparece, igual al mostrado en la figura 1.22, en el cuadro de texto Descripcin, escriba lo que usted desea establecer como informacin para el objeto. Lo que escriba en el cuadro de texto Descripcin, sera lo que se muestre en la columna Descripcin en la ventana de la base de datos, cuando haga clic en el botn Lista de la barra de herramientas.

11.9. Visualizar los atributos de un archivo de base de datos

Para leer los atributos de un archivo de base de datos y otras informaciones de importancia, usted debe realizar las acciones siguientes:

Con la base de datos abierta, elija la opcin Propiedades de la base de datos en el men Archivo, con lo cual se abre el cuadro de dilogo que muestra en la figura 1.23.

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Fig. 1.23 Cuadro de dilogo Propiedades de la base de datoi.

En la pestaa General se muestra informacin sobre el tipo de archivo, ubicacin, tamaio, nombre en MS-DOS, la fecha y hora de creado, modificado y el ltimo acceso, as como los atributos como Solo lectura, Modificado, Oculto, y Sistema. Se trata de la misma informacin que se muestra al hacer clic con el botn secundario del ratn en el nombre de un archivo en el Explorador de Windows y, a continuacin, hacer clic en Propiedades en el menu contexhial. La nica diferencia es que cuando cstas propiedades sc ven en Access, el valor de los Atributos es Slo lectura. En la pestaa Resumen puede escribir o ver informacin referente al ttulo, asunto, autor, administrador, organizacin, categoria, palabras claves, comentarios e hipervinculos de la base de datos. Esta infonnacion es similar

a la informacin de resumen que puede proporcionar en otras aplicaciones de Microsoft Office. La informacin de resumen permite al usuario identificar mejor una base de datos, tanto desde Access como desde otros programas, como por ejemplo, el programa Buscar archivos de Windows. En las bases de datos (.mdb), la informacin que se incluye en esta ficha se agrega al objeto Document SummaryInfo de la coleccin Documents de dichas bases de datos. El valor de Base del hipervnculo en la ficha Resumen se utiliza para crear la ruta de acceso al hipervnculo base que se anexa al principio del valor de la propiedad DireccinDeHipervnculo (HyperlinkAddress). En el caso de la pestaa Estadstica, usted puede ver informacin referente a la fecha y hora en que fue creada, modificada, ltimo acceso, e impresa, la base de datos. Adems de la informacin de Guardado por, Nmero de revisiones y Tiempo de edicin. En la pestaa contenido puede ver todos los elementos que componen la base de datos organizados por tipo de elemento. En la pestaa Personalizar usted puede crear determinadas propiedades que se mostrarn posteriormente. Las propiedades personalizadas introducidas se convierten en propiedades del objeto Document UserDefined de la coleccin Documents.

Conclusiones
En este captulo usted recibi un acercamiento a las bases de datos relacionales, a los objetos que la componen y a los elementos fundamentales del entorno de trabajo de Access. Aprendi cmo crear, abrir y cerrar una base de datos. Adems, estudi cmo compartir una base de datos en una red y la forma de administrarla.

Capitulo 2 Tablas
En Access, el objeto TABLA es el encargado de guardar los datos y, de hecho, se planifican tablas independientes para guardar informacin relacionada. Estas tablas independientes deben enlazarse de forma que se puedan usar conjuntamente. Esta combinacin de todas las tablas, junto con sus relaciones, conforma los fundamentos de la base de datos. Una tabla es un contenedor para los datos acerca de un sujeto particular, tal y como puede ser la tabla recetas de ccteles, la tabla de los ingredientes, la tabla de las caractersticas, etc. Cada registro en una tabla contiene informacin acerca de un elemento individual; por ejemplo, en la tabla Recetas de ccteles, cada registro contiene la informacin referente a un cctel. Los registros en la tabla estn formados por campos, digamos, el nombre del cctel, el modo de preparacin, el nombre del barman, el nombre del bar, el precio, etctera. Usted recordar que: Una tabla es la estructura fundamentalde un sistema de administracin de base de datos relaciona1 y en Access se define como el objeto que almacena datos en registros (filas) y campos (columnas). Las tablas tambin se definen como una coleccin de registros referentes a una categora de informacin determinada. El lugar donde fusionamos la informacin sobre cada tema que necesitamos se llama "tabla" y cada tipo de hecho recogido en nuestras tablas se llama "campo". Un campo se define como un componente de la tabla que contiene un elemento especfico de informacin y se representa como una columna o celda de la tabla. Un registro se define como un conjunto de datos acerca de una persona, un lugar, un evento, o algn otro elemento, y constituye una fila de la tabla.

1. Elementos bsicos
Antes de crear directamente una tabla con las herramientas que posee Access, es necesario que usted tenga en cuenta una serie de elementos

bsicos, para que el resultado sea el esperado. Adems, es imprescindible que usted domine que entre las tablas se pueden establecer determinadas relaciones, lo que har ms eficiente su sistema de base de datos. Entre los elementos bsicos de una tabla estn: La determinacin de las tablas que se requieran. Determinar los campos que se necesitan. El establecimiento de la clave principal. La determinacin de las relaciones entre las tablas. La integridad referencial.

1 . l .Determinar las tablas que se necesitan

Determinar las tablas que contendr la base de datos puede ser el paso ms complicado del proceso de diseo de la base de datos. Esto se debe a que los resultados que desea obtener de la base de datos (los informes que desea imprimir, los formularios que desea utilizar, las preguntas para las que desea respuestas) a veces no proporcionan todos los elementos necesarios acerca de la estructura de las tablas que los producen, puesto que muchos usuarios de base de datos empiezan creando tablas y almacenando los datos en ellas sin detenerse a pensar en su estructura y ms tarde encuentran serios problemas a causa de que no son capaces de obtener toda la informacin que necesitan. Crear tablas de una base de datos sin la planificacin adecuada conduce, con frecuencia, a formar tablas una veces con ms campos de los necesarios y otras con menos. Una buena prctica al disear las tablas es esquematizar sobre un papel la informacin que contendr. Al disear las tablas, es conveniente dividir la informacin teniendo en cuenta los principios de diseo siguientes: Una tabla no debe contener informacin duplicada, y no debe duplicarse informacin entre tablas. Al respecto, una tabla de una base de datos relaciona1 es diferente a una tabla de una aplicacin de archivos simples, como por ejemplo, una hoja de clculo. Cuando cada elemento de informacin est almacenado en una tabla, se actualiza en un solo lugar. Esto resulta ms eficiente y elimina la posibilidad de que existan entradas duplicadas que contengan informacin diferente. Por ejemplo, probablemente desee almacenar el nombre de un cctel y el modo de preparacin una sola vez en una sola tabla. Cada tabla debe contener informacin sobre un asunto. Cuando cada tabla contiene hechos sobre un solo asunto, puede mantener la informacin acerca de cada asunto independientemente de otros asuntos. Por ejemplo, puede almacenar las recetas de los ccteles en una tabla diferente a la de los ingredientes y a la de los utensilios, de modo que pueda eliminar un ingrediente y conservar, a la vez, la informacin sobre la receta.

A las tablas se les debe poner nombres representativos de la informacin que almacenarn; pueden ser nombres de tablas los siguientes: Recetas, para una tabla que almacene recetas de preparacin de ccteles cubanos; Ingredientes, para la tabla que almacena los ingredientes que se pueden utilizar en la preparacin de ccteles.

1.2. Determinar los campos que se necesitan

Cada tabla contiene informacin acerca del mismo asunto, y cada campo de una tabla contiene datos individuales sobre el asunto de la tabla. Los dos conceptos ms importantes a tener en cuenta a la hora de disear las tablas son: los datos y los campos. Los datos constituyen la informacin que va contenida en la tabla, por ejemplo: una tabla que llamaramos Recetas puede incluir los campos del nombre del cctel, las caractersticas, el modo de preparacin, el origen y las observaciones. Generalmente, los diferentes tipos de datos que se pueden almacenar en un campo se resumen en la tabla 2.1. Los tipos de datos Numrico, FechaIHora, Moneda y S/No, proporcionan formatos de visualizacin predefinidos. Establezca la propiedad Formato para elegir entre los formatos disponibles para cada tipo de datos. Tambin se puede crear un formato de visualizacin personalizado para todos los tipos de datos, excepto el tipo de datos Objeto OLE. Sobre estos formatos personalizados trataremos ms adelante. La definicin de un campo, adems del tipo de informacin que almacenar, requiere de un nombre, el cual debe ser representativo de la informacin que contendr, y de un tamao que se corresponda con el tipo de dato que almacenar. Al estructurar una lista de los campos para cada tabla, debe tener en cuenta las sugerencias siguientes: Relacione cada campo directamente con el asunto de la tabla. No incluya datos derivados ni calculados (datos que son el resultado de una expresin). Incluya toda la informacin (campos) que necesite. Almacene informacin en sus partes lgicas ms pequeas (por ejemplo, Nombre y Apellidos, en lugar del Nombre completo). Determine el tipo de valor que desea permitir en el campo. Por ejemplo, no se puede almacenar texto en un campo cuyo tipo de datos es numrico. Defina el espacio de almacenamiento que desea utilizar para los valores del campo. Esclarezca qu tipos de operaciones desea realizar con los valores del campo. Por ejemplo, puede sumar los valores de los campos Numrico y Moneda, pero no los valores de los campos Texto u Objeto OLE. Determine cmo desea ordenar o indexar un campo. Los campos Objeto OLE no pueden ordenarse ni indexarse.

TABLA 2.1 Tipos de datos que admiten los campos en Access

Tiw de datos
rexto

1 1

Utilizacin

1 1

~amailo

vlem \Tdrico

:echaJHora kloneda

ktondrico

SVNo

lbjeto OLE

l~exto o combinaciones de texto y l~asta 255 caracteres. Microsoff Access slo aimacena los nmeros, por ejemplo, direcciones. Nmeros que no requieren clculos: caracteres insertados en un campo; no a h c e n a espacios de nmeros de telfonos, de piezas o caracteres correspondientes a cdigos postales. Para controlar el nmero nrximo de caracteres que se posiciones no &hadas en un campo Texto pueden insertar, estableza b propiedad TaniaoDelCampo Texto y nmeros de gran l o , por Hasta 64 000 caracteres eiemlo. notas o descriocwnes Datos n d r i c o s que se han de 1, 2, 4, 8 bytes. 16 bytes para Id. de rpka (GUID) exchisivamente d i z a r para clculos matemticos, exceptuando los clculos relacionados con dinero (utilice en este caso el tipo Moneda). Estableza b propiedad TaniaoDeiCampo para de= el tipo numrico esnecico (para datos que contienen kchas y 1 8 bytes horas Valores de mnedas. Utilice el tipo de 8 bytes datos Moneda para evitar el redondeo durante los clculos. Precisin de 15 dgitos a b kquierda del separador de decimales v de 4 Idgitos a b derecha de ste l~irmeros secuenciales exclusivos (con14 bytes. 16 byks para Id. de incremento de una unidad) o -ros aleatorios que se insertan automticamente cuando se agrega un registro Campos que van a contener slo uno 1 bit de dos valores posibles, c o m SNo, VerdaderoiFalso, (~ctivado/Desact&do lobjetos (docunientos de Microsol Hasta 1 gigabyte (limitado por el ~ o r dhojas , de clculo de Microsoff espacio en disco) Excel, imgenes, sonidos u otros datos binarios), creados en otros programas mediante el protocolo OLE, que se pueden vincular a, o incrustar en, una tabh de Mkrosoff Access. Se debe u i i h r un niarco de objeto dependiente en un fomnihiio o en un infomr: nara mstrar el obieto \OLE

Hbervinculo

l~anpo que M a abnacenar l~asta 64 000 caracteres h i p e ~ u l o s Un . hipervnculo puede ser una r u t a UNC o una direccin

esta opcin en b lista de tipos de datos inicia un asistente que re& b

Defina cmo desea utilizar un campo para agrupar registros en consultas o informes. Los campos Objeto OLE no pueden utilizarse para agrupar registros. Analice cmo desea ordenar los valores de un campo. En un campo Texto, los nmeros se ordenan como cadenas de caracteres (1, 10,100, 2,20,200, etc.), no como valores numricos. Utilice un campo Numrico o Moneda para ordenar nmeros como valores numricos. Adems, muchos formatos de fecha tampoco se ordenan correctamente si se introducen en un campo Texto. Utilice un campo FechalHora para garantizar un orden correcto. Todo el proceso descrito hasta aqu indica que se debe hacer una lista escrita en papel, con todos los atributos (campos) importantes que va a contener la tabla, y examinarla con detalle para determinar exactamente la clase de informacin que debe almacenarse. Por ejemplo, si usted deseara crear una base de datos para almacenar todas las recetas conocidas de preparacin de ccteles cubanos, podra llamarla Ccteles. Una primera lista de campos para una tabla que llamaramos Recetas pudiera ser: 1. Nombre del cctel (Texto). 2. Clasificacin (Texto), para almacenar los trminos que clasifican a la receta, como pudieran ser: Cubano, Internacional, etctera. 3. Caracterstica del cctel (Texto), para almacenar los trminos que establecen las caractersticas de la receta, como son: Aperitivos, Alimenticios, Refrescantes, etctera. 4. Variedad del cctel (Texto), para almacenar la informacin que clasifica al cctel, como: Revuelto, Frapeado, Batido, En su propio recipiente, etctera. 5. Origen (Texto). 6 . Modo de preparacin (Memo). 7. Ingredientes (Texto). 8. Utensilios (Texto). 9. Observaciones (Texto).

1.3. Perfeccionamientode los campos y las tablas

Una vez lograda esta estructura, debemos perfeccionar la lista inicial de campos, de modo que estos constituyan una descripcin precisa de los tipos de datos necesarios en la base de datos. En esta etapa, es vital incluir las sugerencias de tantos usuarios de la base de datos como sea posible, pues las personas que la utilizan son quienes conocen mejor la clase de informacin que se necesita obtener de ella. En este sentido, y siguiendo el ejemplo que nos ocupa, observemos que el campo Ingredientes debera perfeccionarse, puesto que una receta puede

tener ms de un ingrediente; igual sucede con los utensilios; esto nos obligara constantemente a tener que crear campos nuevos, porque no es posible imaginar todos los ingredientes o todos los utensilios que pudiera emplearse en una receta. En este caso, resulta conveniente crear tablas nuevas: una para los ingredientes y otra para los utensilios. Como resultado de este anlisis tendr dos tablas ms. Es por ello que a esta fase hay que dedicarle tiempo, para hacer una valoracin correcta de nuestras necesidades de datos y cmo implementarlos de la mejor forma. En una de las dos nuevas tablas puede existir un campo llamado "Cdigo" para almacenar un nmero que represente al tipo de ingrediente o utensilio, segn corresponda, y en la otra tabla un campo denominado "Descripcin", que recoger el nombre del ingrediente o el utensilio. Las tablas quedaran estructuradas de la forma siguiente: Tabla Utensilios Cdigo (Autonumrico) Descripcin (Texto) Tabla Ingredientes Cdigo (Autonumrico) Descripcin (Texto)

1.4. Identificar los campos con valores nicos en cada registro

En esta fase del diseo de una tabla debemos analizar bien los campos, con el fin de localizar cualquier grupo de campos repetitivo, es decir, si existen campos que almacenan la misma informacin. Muchos usuarios de bases de datos relacionales crean tablas que no son ptimas (con datos redundantes) y, por tanto, dificiles de manejar. Cuando se crea ms de una tabla referente a un mismo tema, es preciso establecer relaciones entre ellas para que la informacin se comparta; esto quiere decir que si en la tabla Recetas (la primera que analizamos) incluimos un campo llamado "Ingredientes", y creamos otra tabla llamada "Ingredientes" para registrar todos los ingredientes que pueda tener una receta, es preciso establecer una relacin entre ambas tablas, de manera que cuando se muestre la informacin de la tabla Recetas, esta pueda tomar de la tabla Ingredientes todos los ingredientes que le correspondan. Cuando se establecen relaciones es necesario determinar un campo comn; por lo tanto es necesario aadir un campo que identifique a los registros de forma nica, tal como un cdigo de identificacin (ID). La consideracin anterior nos conduce a agregar, en el caso de la tabla Recetas, un nuevo campo que pudiera ser Cdigo de la receta; y en el caso de la tabla Ingredientes, nos obliga a introducir un nuevo campo: Cdigo de receta. Es preciso comentar que la potencia de un sistema relaciona1 de base de datos reside en su capacidad para encontrar y reunir con rapidez informacin almacenada en tablas independientes, mediante consultas, formularios e informes. Para ello, cada tabla debe incluir un campo o un conjunto de

campos que identifique exclusivamente cada registro almacenado en la tabla. Esta informacin se denomina "Clave principal de la tabla", es decir, un campo clave, y una vez designada, con el fin de garantizar su exclusividad, se impide que se almacenen valores duplicados o nulos en los campos de la clave principal. Existen tres tipos de clave principal que pueden definirse: Clave principal de autonuinrico Clave principal de un solo campo Claves principales de varios campos

1.4.7. Clave principal de autonumrico

Un campo autonumrico puede establecerse para que introduzca automticamente un nmero secuencia1 cuando se agrega un registro a la tabla. Designar un campo de este tipo como clave principal de una tabla es la forma ms sencilla de crear una clave principal. Si no establece una clave principal antes de guardar una tabla recin creada, Access le preguntar si desea que cree una clave principal de forma automtica. Si contesta afirmativamente, Access crear una clave principal de Autonumrico.

7.4.2. Clave principal de un solo campo

Si tiene un campo que contiene valores exclusivos, como nmeros de identificacin o nmeros de pieza, puede designar ese campo como la clave principal. Si el campo seleccionado como clave principal tiene valores duplicados o nulos, Access no establece la clave principal.

7.4.3. Claves principales de varios campos

En situaciones en las que no se puede garantizar la exclusividad de un solo campo, puede designar dos o ms campos como clave principal. La situacin ms comn en la que surge este problema es en la tabla utilizada para relacionar otras dos tablas en una relacin varios a varios. Sobre estas relaciones trataremos ms adelante Si no est seguro de poder seleccionar una combinacin de campos apropiada para una clave principal de campos mltiples, probablemente resultar ms conveniente agregar un campo autonumrico y designarlo como la clave principal en su lugar. El campo que establece la relacin con la clave primaria de una tabla se denomina "clave ajena". Por ejemplo, el campo Cdigo del ingrediente, que es clave primaria de la tabla Ingredientes, cuando se relaciona con la tabla Recetas en el campo Ingredientes, resulta clave ajena en la tabla Recetas.

En este instante del diseo, podemos pensar que ya hemos terminado el proceso. Sin embargo, si observamos la tabla Recetas con detalle, podemos notar que en ella almacenamos datos que se repetirn en muchas recetas, como son: Variedad, Clasificacin y Caractersticas. Este hecho nos incita a analizar la posibilidad de crear tablas nuevas que faciliten el trabajo. Pudiera crearse una tabla con las variedades, otra con la clasificacin y una tercera con las caractersticas, y relacionarlas con la tabla Recetas para hacer ms efectiva la manipulacin de los datos. Las estructuras que pudieran tener estas tres nuevas tablas son: Tabla Caracterstica Tabla Clasificacin Tabla Variedad Cdigo (Autonumrico) Cdigo (Autonumrico) Cdigo (Autonumrico) Descripcin (Texto) Trmino (Texto) Descripcin (Texto) Descripcin ampliada Para estas tablas podemos designar al campo Cdigo como clave primaria para poderla relacionar con los campos Caractersticas del cctel, Clasificacin y Variedad de la tabla Recetas, a los cuales hay que modificarle el tipo de dato. Ello es preciso, puesto que para relacionar campos, una de las condiciones bsicas es que ambos sean del mismo tipo de datos; por ello, en la tabla Recetas debe cambiar el tipo de dato de estos campos por el tipo numrico. En la tabla Recetas, lo que se almacenar en estos tres campos ser el Cdigo que corresponda al trmino seleccionado para la receta. Para visualizar el nombre completo de la variedad, la clasificacin o la caracterstica del cctel en un formulario que exponga los datos de las recetas, habr que hacerlo mediante los mecanismos que posee Access, que se estudiarn ms adelante. Lo que s est claro es que esto le garantiza optimizar los datos en las tablas y dar mayor operatividad en el manejo de ellos. Observe cmo el proceso de descomposicin de una tabla en otras nos lleva a la necesidad de tener que introducir campos adicionales, que adems de garantizar en muchos casos la unicidad de los registros, nos permiten establecer posteriormente las relaciones entre ellas.

1.5. Las relaciones entre las tablas

A la hora de considerar las relaciones que se establecen entre las tablas, debemos prestar mucha atencin y ser muy cuidadosos, porque, segn la situacin, el tipo de relacin a establecer es diferente. Observe el formulario que muestra la figura 2.1; en el cuadro de texto nombrado "Caractersticas" se muestra la informacin de la tabla Caractersticas que est relacionada con la tabla Recetas; igual sucede con los cuadros de texto Variedad y Clasificacin que muestran los datos de las tablas relacionadas Variedad y Clasificacin, respectivamente. Esto slo es posible si se relacionan las tablas mediante los campos claves.

Se creo en saludo al Primero de Mayo da del trabaiador

obm
M&
de pcbpaacik
En el vaso de mezclar se echar la granadina, el iugo de l i m h el Triple sec y la Ginebra. Se tevolver con la cuchwa de espird. Se vertr en la copa a la cual se le sirvir previamente el hielo en timitos. Se adwnar c m el --

Obssrvscionsii
Caaci-S

Prepwe esta modificacin

I
.

Aperitivos
Cubami

Fig. 2.1 Formulario que muestra la informacin relacionada de tres tablas.

1.6. Cmo funcionan las relaciones?

En el ejemplo anterior, los campos de las tres tablas deben coordinarse de modo que muestren informacin acerca de la misma receta. Esta coordinacin se efecta mediante las relaciones entre las tablas. Una relacin hace coincidir los datos de los campos clave (normalmente un campo con el mismo nombre en ambas tablas). En la mayora de los casos, estos campos coincidentes son la clave principal de una tabla, que proporciona un identificador nico para cada registro, y una clave externa de la otra tabla. Por ejemplo, las caractersticas pueden asociarse a las recetas mediante la creacin de una relacin entre la tabla Caractersticas y la tabla Recetas mediante los campos Cdigo (tabla Caractersticas) y Caracterstica (tabla Recetas). Para definir la relacin correctamente, lo primero que usted debe definir es la naturaleza de la relacin. Pueden definirse tres tipos de relaciones, segn su naturaleza; la figura 2.2 muestra los distintos tipos de relaciones. Relacin de uno a uno. Hace referencia a una situacin en la que un registro de una tabla slo se relaciona con un registro de la otra tabla, y viceversa. Este tipo de relacin no es habitual, porque la mayor parte de la informacin relacionada de esta forma estara en una sola tabla. Puede utilizar la relacin uno a uno para dividir una tabla con muchos campos, para aislar parte de una tabla por razones de seguridad o para almacenar informacin que slo se aplica a un subconjunto de la tabla principal. Relacin de uno a varios. Describe una situacibn en !a que los elementos de informacin de una tabla (registros) se relacionan con varios elementos de informacin de otra tabla. Es el tipo de relacin ms comn.

Relacin de varios a varios. Describe una situacin en la que varios registros de una tabla se relacionan con varios registros de otra tabla. En este caso suele utilizarse una tercera tabla para definir la relacin entre las dos tablas, estableciendo dos relaciones uno a varios entre las tres tablas.

UNO

UNO

. .

Fig. 2.2 Tipos de relaciones.

Si analiza las tablas Ingredientes y Utensilios con la tabla Recetas, se dar cuenta que aqu la relacin que se establece es de varios a varios, puesto que una receta puede tener varios ingredientes, y estos a su vez pueden estar presentes en varias recetas. Este tipo de relacin slo es posible establecerla si se define una tercera tabla (denominada "tabla de unin"), cuya clave principal consta al menos de dos campos: las claves externas de las tablas Recetas y Utensilios, y Recetas e Ingredientes. En la base de datos que estamos creando tendramos que formular esas dos nuevas tablas con la estructura siguiente: Tabla: Utensilios para las recetas Cdigo de recta Cdigo de utensilio Tabla: Ingredientes para las recetas Cdigo de receta Cdigo de ingredientes m 1 grS onzas

Observe que estas tablas de unin, adems de tener los campos que permiten establecer la relacin de uno a varios para romper la relacin de varios a varios que no se puede establecer directamente, pueden contener otros campos, como en el caso de la tabla Ingredientes para las recetas. Al crear estas dos tablas ya no ser necesario mantener en la tabla Recetas los campos Ingredientes y Utensilios, los cuales podemos eliminar, puesto que la relacin se establecer mediante el Cdigo de receta. Establecidas las relaciones entre las distintas tablas es conveniente crear la integridad referencial, la cual no es ms que el conjunto de reglas que se instauran para garantizar que las relaciones entre los registros de tablas relacionadas son vlidas y que no se eliminan ni modifican accidentalmente datos relacionados. Puede establecer la integridad referencial cuando se cumplan todas las condiciones siguientes: El campo coincidente de la tabla principal es una clave principal o tiene un ndice nico. Los campos relacionados tienen el mismo tipo de datos. Existen dos excepciones: un campo Autonumrico puede estar relacionado con un campo Numrico con la propiedad Tamao del campo establecida a Entero largo, y un campo Autonumrico con la propiedad Tamao del campo establecida a Id de rplica puede estar relacionado con un campo Numrico con la propiedad Tamao del campo establecida a Id de rplica. Ambas tablas pertenecen a la misma base de datos de Access. Si las tablas estn vinculadas, deben ser tablas en el formato de Access y se debe abrir la base de datos en la que estn almacenadas para poder establecer la integridad referencial, la cual no puede exigirse para tablas vinculadas procedentes de bases de datos en otros formatos. Cuando se exige la integridad referencial, usted debe observar las reglas siguientes: No puede introducir un valor en el campo de clave externa de la tabla relacionada que no exista en la clave principal de la tabla principal. No obstante, puede introducir un valor Nulo en la clave externa, especificando que los registros no estn relacionados. Por ejemplo, no puede tener un ingrediente asignado a una receta que no existe, pero puede tener un ingrediente asignado a nadie mediante la introduccin de un valor Nulo en el campo Cdigo de receta. No puede eliminar un registro de una tabla principal si existen registros coincidentes en una tabla relacionada. Por ejemplo, no puede eliminar un registro de ingrediente de la tabla Ingredientes, si existen recetas que contenga ese ingrediente. No puede cambiar un valor de clave principal en la tabla principal, si ese registro tiene registros relacionados.

Sobre estos elementos generales que hemos comentado volveremos ms adelante para explicar cmo materializarlos especficamente en una tabla.

2. Atributos de la tabla
Una tabla, como cualquier objeto componente de la base de datos, posee un grupo de atributos que la identifican y personalizan. Para poder establecer estos atributos es preciso conocerlos y saber cules son los valores mximos que admite. Estos atributos con sus valores mximos se muestran en la tabla 2.2. TABLA 2.2 Atributos de una tabla

~tiibuto Nmero de caracteres en el nombre de k iabk Nmero de caracteres en un nombre de campo

I
I

Valor mximo
64 64 255

Nmero de campos en un registro Tamo en bytes de l a tabk Nmero de caracteres en un campo tipo Texto Nmero de caracteres en un campo tipo M e m T e del campo tipo Objeto OLE Nmero de ndices en un regktro o iabk Nmero de campos en un ndice Nmero de caracteres en un mnsaje de miidacin Nmero de caracteres en una regia de validacin Nmero de caracteres en h descripcin de un campo o de k Itabla Nmero de caracteres en un regktro (exciuyendo b s campos Memo y tbo OLE) Nmero de caracteres en k configuracin de una propiedad

1 Gigabyte 255
65 535

1 -byte 32
1O

255 2 048

I I
1

255 2 O00 255

1 1

Es preciso dominar estos atributos o especificaciones, puesto que se utilizarn en el proceso de trabajo con las tablas; por ejemplo, usted debe conocer el lmite de caracteres que puede escribir en el nombre de una tabla, y de la misma forma que con el resto de los atributos.

3. Creacin de tablas
Cuando usted examina una tabla creada en Access, como la que se muestra en la figura 2.3, una de las primeras cosas que se aprecia es su parecido a una hoja de clculo de Excel. Ambas estn organizadas por filas y columnas, y los valores estn introducidos en celdas creadas por lneas de separacin.

Sin embargo, lo que hace a una tabla creada en Access distinta de una hoja de clculo de Excel es que cada columna representa un campo, que es una categora de informacin, y cada fila de la tabla consta de un registro, que es toda la informacin para un elemento de la tabla. A diferencia de una columna en Excel, cada campo en Access s610 puede contener un tipo de datos: texto, nmeros, fechas, etc. En Access, cada registro contiene la informacin de un nico elemento (toda la informacin de que se dispone sobre un cctel, un CD o un cliente).

94 11 Congreso
- -

96 Babaid

1-.

Registro
Fig. 2.3 Aspecto de una tabla creada en Access.

Cuando se trabaja con la informacin de la base de datos, a menudo se hace con un nico registro al mismo tiempo. En otras palabras, cuando se utiliza un formulario para examinar los datos de una tabla, generalmente se ven de uno en uno los registros, y cada lnea de un informe suele representar un nico registro tambin. Access es muy flexible en cuanto a los tipos de datos que pueden utilizarse en los campos, aunque la mayor parte del trabajo con los datos suele hacerse con los tipos de campos: texto, nlimeros y fechas. Access posee una estructura muy rgida para cada tabla de la base de datos, y todo debe colocarse en su lugar de almacenamiento. Si un campo de un registro se deja en blanco, Access muestra dicho espacio aunque no contenga informacin. El proceso de diseo de una tabla consiste, bsicamente, en definir su estructura, los campos que la componen, establecer la clave principal de la tabla y las relaciones, entre otros pasos. Access proporciona dos formas de crear una tabla: Crear una tabla vaca para escribir sus propios datos. Crear una tabla utilizando datos provenientes de otra fuente.

3.1. Formas de crear una nueva tabla

En Access usted podr crear una tabla nueva, sin datos -los que llenar posteriormente-por medio de una de las cuatro formas siguientes: Utilizar un Asistente para base de datos para crear en una operacin todas las tablas, formularios e informes necesarios en una base de datos entera. Un Asistente para base de datos crea una base de datos nueva; no puede utilizarse para agregarle tablas, formularios o informes nuevos a una base de datos existente. En el captulo anterior se hizo referencia al proceso de creacin de una base de datos mediante el Asistente para base de datos, el cual, como resultado de su trabajo, crea las tablas necesarias para resolver el propsito de la base de datos elegido. Esto, lgicamente, tiene como limitacin que las tablas que se crean obedecen a la filosofia diseada para el tipo de base de datos elegida. Utilizar el Asistente para tablas para elegir los campos de su tabla de entre una variedad de tipos de tablas predefmidos, tales como contactos de empresa, inventario del hogar o registros mdicos. Igual que la anterior presenta las mismas limitaciones. Escribir los datos directamente en una hoja de datos vaca. Al guardar la nueva hoja de datos, Access analiza sus datos y le asigna automticamente los tipos de datos y el formato apropiados a cada campo. Esta forma resulta ms prctica que las anteriores, puesto que posibilita crear la tabla segn sus necesidades especficas. Utilizar la vista de diseo para especificar todos los detalles de su tabla partiendo de cero. Esta es la mejor opcin para crear tablas nuevas, pues permite especificar todos los detalles y las particularidades que debe responder la tabla. Independientemente de la forma que haya utilizado para crear una tabla, puede emplear la vista de diseo de sta en cualquier momento, para personalizarla ms y agregar, por ejemplo, campos nuevos, establecer valores predeterminados o crear mscaras de entrada, por lo que se impone que esta vista sea dominada en toda su profundidad.

3.2. Crear una tabla mediante un Asistente para tablas

Para crear de forma rpida el diseo inicial de una tabla mediante el Asistente para tablas, usted debe realizar las acciones siguientes: Abra o cree la base de datos donde crear la tabla. En la ventana Base de datos, seleccione la ficha Tablas y haga clic en el botn Nuevo; en el cuadro de dilogo Nueva tabla que aparece y que se muestra en la figura 2.4, elija la opcin Asistente para tablas y pulse el botn Aceptar. Una vez realizado el paso anterior aparece el primer cuadro de dilogo del Asistente para tablas, el cual se muestra en la figura 2.5.

En este cuadro de dilogo usted comenzar el proceso de definicin de los campos que desea tenga su tabla de datos. Lo primero que debe hacer es leer las informaciones que suministra el cuadro de dilogo, las cuales expresan claramente qu es lo que se debe hacer. Despus seleccione el perfil al que se acerca la tabla que pretende crear, pudiendo elegir en los botones de opciones Negocio o Personal. En el cuadro de lista Tablas de ejemplo elija un tipo de tabla, tras lo cual el cuadro de lista Campos de ejemplo mostrar los campos que esa tabla contiene. En el cuadro de lista Campos de ejemplo seleccione el campo que desea forme parte tambin de su nueva tabla y adalo a la lista, que inicialmente est en blanco Campos en mi nueva tabla. Para aadir un campo haga clic en el botn ">"; para aadir todos los campos haga clic en el botn "". Para eliminar un campo de la lista de campos que contendr la nueva tabla, porque por ejemplo fue aadido por error, seleccinelo y haga clic en el botn "<". Si desea eliminar de la nueva tabla todos los campos aadidos haga clic en el botn "<<". Este proceso puede repetirlo con otra tabla de ejemplo si fuera el caso que su nueva tabla debe estar conformada por campos que aparecen dispersos en ms de una tabla de ejemplo. Observe que debajo del cuadro Campos en mi nueva tabla aparece un botn Cambiar el nombre del campo, que inicialmente est atenuado, pero que una vez que usted ha aadido campos a la nueva tabla puede ser utilizado para modificar el nombre del campo que est seleccionado con el objetivo de que tenga otro nombre en la nueva tabla. Al presionar este botn aparece el cuadro de dilogo que se muestra en la figura 2.6 con el nombre del campo seleccionado para que usted lo cambie. Cuando haya cambiado el nombre, pulse el botn Aceptar, para retornar al Asistente. Haga clic en el botn Siguiente para avanzar al siguiente paso en la creacin de la tabla, con lo cual aparece el cuadro de dilogo que muestra la figura 2.7. En este cuadro de dilogo usted debe nombrar su tabla (recuerde que al asignar un nombre a la tabla ste no debe excederse de los 64 caracteres) e indicarle a Access si se encargar usted mismo de definir la clave principal o si dejar esta tarea a Access. Si Access asume la creacin de la clave principal, el asistente seleccionar el campo (o los campos) ms apropiado para este fin. Si no se dispone de ningn campo aadir un campo de tipo Autonumrico a la tabla que ser el que utilizar como clave principal. Si usted elige el botn de opcin S, asignar una clave principal por m, y pulsa el botn Siguiente, Access evaluar la nueva tabla con respecto a las existentes en la base de datos y analizar las posibles relaciones y mostrar un cuadro de dilogo similar al que presenta la figura 2.8, en el que aparecen listadas las relaciones obvias que Access haya podido identificar.

Si desea trabajar con la relacin, analizarla o cambiarla, o si existiese alguna relacin que no haya sido identificada por Accesq seleccione en el cuadro de lista La nueva tabla "nombre de la tabla" es.. y haga clic en el botn Relaciones, con lo cual aparece el cuadro de dilogo que muestra la figura 2.9. Una vez que haya definido el tipo de relacih, elija el botn Aceptar o si slo analiz la relacin, puede elegir el botn Cancelar. A continuacin, elija el botn Siguiente, con lo cual se muestrael cuadro de dilogo de la figura 2.1 1. Si respondi No, yo asignar la clave principal, Access mostrar un cuadro de dilogo igual al de la figura 2.10, donde usted debe definir cul de los campos actuar como clave principal y qu tipo de datos desea que contenga ese campo. Elija el botn Siguiente, con lo cual aparecer el cuadro de dilogo que se muestra en la figura 2.1 1. En este cuadro de dilogo final (Fig. 2.11) del asistente responda a la pregunta Qu desea hacer despus que el asistente cree la tabla? Y elija el botn Finalizar. Access actualiza la ventana Base de datos incluyendo en ella el nombre de la nueva tabla, la cual se abre en la vista Hoja de datos, para comenzar Ia introducci6n de estos si seleccion6 la respuesta implcita Introducir datos directamente en la tabla. Si seleccion la respuesta Modificar el diseo de la tabla, Accecs actualiza la ventana Base de datos incluyendo en ella el nombre de la nueva tabla, la cual abre en la vista de diseo, para modificar su estructura. Si seleccion la respuesta Introducir datos en la tabla utilizando un formulario que el Asistente crea para m, Access actualiza la ventana Base de datos incluyendo en ella el nombre de la nueva tabla, crea un formulario automticamente, el cual abre en modo de ver Formulario para comenzar la introduccin de datos a travs de ste y almacenarlos en la tabla.

Con el fin de que usted pueda familiarizarse prcticamente con este modo de crear tablas ejecute el Ejercicio nmero 3. -

Fig.2.4 Cuadro de dihlogo para elegir la forma de crear una tabla.

54

Fig. 2.5 Primera pantalla del Asistente para crear tabla.

Fig. 2.6 Cuadro de dilogo para cambiar el nombre de los campos.

---

--.

- -

I
LQu nombre de= d u a b W?

~ ~ ~ v , ~ ~ ~ c a p o , ~ * p paaidaitflca&~inicacacbr@stmamatabbtabbDsb~a

Form~dn.irao&~~viailan6vl,ura*
2 xxx axx xxx I xxx rxx xilx

pmdpd-vi-.

~qusdasktaei~~~phrOdpayrtsb)
@%aripnaw*pmdpdmnJ.

-- -

- --

- -. . .

-. -

--

--

-.

Fig. 2.7 Cuadro de dilogo para nombrar la tabla y elegir clave.

En aesims, el asistente a e a a rdacbnes & hbb m ustsd. Ests &a muestra c&m b nueva tabla m reimma c m kr tablas cxistuntu. Paa caib& hs r e l a i m & mtab13. seleccinda m b kts y by cltc en R e b c W .

Fig. 2.8 Cuadro de dilogo para elegir las relaciones a establecer.

Como srtd relacioMdsb m

a tsbla lista ds drMdonsr' mb

tabla 'Caacteristkar?

1-

r r

Un registro de b taMa lista de drecciond cdncrdjr.4 con varios repistros de b tabb 'Carscteristicas'.

n regisbo de b tabla 'Caactsrkcd coincidirh con varios registrosde b tabb lista de &erdonar'.

1
Fig. 2.9 Cuadro de dizilogo para precisar las relaciones.

pd)

ir.

-dar

<&ira

1 sipuerta > 1 m 1

Fig. 2.10 Cuadro de dilogo para asignar el campo clave principal.

Fig. 2.1 1 ltimo cuadro de dllogo del asistente.

3.3. Crear una tabla escribiendo los datos en una hoja de datos
Otra de las formas que propicia Access para ia creacibn de tablas, como ya sealamos, es la de crear una tabla escribiendo los datos directamente en una hoja de datos. Para crear una tabla de esta forma realice las acciones siguientes: En la ventana de la Base de datos, elija la ficha Tablas y elija el botn Nuevo; en el cuadro de dilogo Nueva tabla que ya usted conoce, haga doble clic sobre la opci6n Vista hoja de datos. Una hoja de datos vaca con 20 columnas y 30 filas aparece. Los nombres predeterminados de las columnas son Campol, Campo2, etc. La figura 2.12 muestra esta hoja. Cambie el nombre de todas las columnas que vaya a utilizar: haga doble clic sobre el nombre de la columna, escriba un nombre para la columna siguiendo las reglas para nombres de Access y presione Enter. Si necesita ms de 20 columnas, puede insertar columnas adicionales en cualquier momento: haga clic sobre la columna situada a la derecha de la posicin donde desea insertar una nueva columna y elija Columna en el men Insertar. Cambie el nombre de la columna de la forma descrita. Seguidamente puede escribir los datos en la hoja de datos. Escriba cada tipo de datos en su propia columna (cada columna usted sabe que se llama "campo" en Access). Por ejemplo, si est escribiendo nwbres, escriba el nombre en su propia columna y el apellido en una columna separada. Si est escribiendo fechas, horas o nmeros, escrbalos en un formato consistente de forma que Access pueda crear un tipo de datos y un formato de presentacin apropiados para la columna. Toda columna que quede vaca ser borrada cuando guarde la hoja de datos.

Fig. 2.12 Hoja de datos para crear una tabla.

Cuando haya agregado datos a todas las columnas que desea utilizar, haga clic sobre el botn Guardar en la barra de titulo de la hoja para guardar su hoja de datos; con ello aparece el cuadro de dilogo que se muestra en la figura 2.13.

Fig. 2.13 Cuadro de dilogo para guardar la tabla.

En el cuadro Nombre de la tabla, escriba uno que refleje la funcin questa realiza; al pulsar el botn Aceptar, Access mostrar el cuadro de dilogo de la figura 2.14, preguntndole si desea crear una clave principal. Si ha escrito datos que pueden ser utilizados para identificar de forma nica cada fila de su tabla, tales como los nmeros o cbdigos de identificacin, elija No, y Access guardar la tabla y presentar el nombre de sta en la ventana Base de datos. Si no ha escrito datos que puedan ser utilizados para identificar de forma nica cada fila de su tabla, es recomendable que elija S y Access adicionar un campo llamado, generalmente, Id. de tipo Autonumrico, que emplear como clave principal, y al guardar la tabla se mostrar el nombre de sta en la ventana Base de datos.

Fig. 2.14 Cuadro de dilogo para establecer clave.

Access le asigna tipos de datos a cada campo (columna) basdndose en el tipo de los datos escritos. Si desea personalizar ms la definicin de un campo, por ejemplo, para cambiar su tipo de datos o para definir una regla de validacin, utilice la vista de diseilo. Adems, puede agregar e insertar columnas, puede eliminar o volver a ordenar columnas en cualquier momento, antes o despus de guardar su nueva hoja de datos. Con el fin de que usted pueda familiarizarse con este modo de crear tablas ejecute el Ejercicio nmero 4.

3.4. Para crear una tabla desde cero mediante la vista de diseo
El mtodo que a continuacin se explicar para crear una tabla desde cero mediante la vista de diseo es el ms empleado por los especialistas que utilizan Access por ser el ms flexible y completo. Las acciones que debe realizar para crear una tabla bajo este mtodo son las siguientes: En la ventana Base de datos, elija la ficha Tablas y haga clic en el botn Nuevo; en el cuadro de dilogo que se muestra, haga doble clic sobre la vista de diseo. Access presenta la ventana que se muestra en la figura 2.15, que en lo adelante nombraremos como Vista Diseo de una tabla. El panel superior o cuadrcula es donde se define el nombre, el tipo de datos y la descripcin de cada campo de la tabla. Cada campo ocupa una sola fila de la cuadrcula. El campo activo puede ser identificado por un tringulo pequeo que aparece al inicio de la fila. El rea donde aparece el tringulo se llama selector de fila y al hacer clic sobre l Access selecciona la fila completa. En la figura 2.16 aparecen los smbolos que Access muestra en el selector de filas a lo largo del extremo izquierdo de la cuadrcula. Puede usar un selector de filas para seleccionar toda una fila. El panel inferior corresponde a las pestaas de las propiedades del campo activo, es decir, el campo que est seleccionado en la cuadrcula. Las pestaas se denominan "General" y "Bsqueda". Bajo Propiedades del campo, puede establecer propiedades para los campos individuales.Las opciones disponibles dependen del tipo de datos que se definan para el campo. Si utiliza la tecla F6 podr conmutar rpidamente entre los paneles inferior y superior. Para establecer propiedades para la tabla como una unidad, en la barra de herramientas, haga clic en el botn Propiedades para abrir la hoja de propiedades correspondiente a la tabla. En la parte inferior derecha, Access muestra una descripcin de la propiedad de columna o de campo que est activa. Para definir cada uno de los campos que desea incluir en su tabla realice las acciones siguientes: En la vista de diseo de la tabla, haga clic en la primera celda disponible en la columna Nombre de campo, y escriba el nombre del campo. El orden en que usted introduzca los campos no tiene importancia, puesto que posteriormente lo puede organizar si lo desea. Para nombrar un campo siga las reglas siguientes:
1. En Access, los nombres pueden tener una longitud de hasta 64 caracteres y pueden incluir cualquier combinacin de letras, nmeros, espacios en blanco y caracteres especiales excepto un punto (.), un signo de admiracin (!), un acento grave (') y corchetes ([ 1). Los

nombres no pueden contener espacios a la izquierda ni caracteres de control (valores ASCII desde O hasta 3 1). 2. Evite incluir espacios en nombres de campos, si con frecuencia hace referencia a ellos en expresiones o en el cdigo de Visual Basic. 3. Evite el uso de nombres extremadamente largos porque es dificil recordarlos y referirse a ellos. 4. Cuando asigne un nombre a un campo es conveniente que utilice un nombre que describa el contenido de los datos de ste. 5. El nombre debe ser nico. Una tabla no puede tener dos campos con el mismo nombre.

-Nombre del coctel

T p o de datos
Texto Texto

1
Se plasma el nombre del Se explica como se pep
'

1 MOdO de preparacin

Fig. 2.15 Cuadro de diilogo para crear la tabla en la vista de diseo.

Clave principal

Fila activa

Fig. 2.16 Smbolos del selector de filas.

Si necesita insertar un nuevo campo en la tabla entre dos existentes, haga clic sobre la fila situada debajo de la posicin donde quiere insertar el campo y despus haga clic sobre el botn Insertar fila, de la barra de herramientas, o en el men Insertar, elija la opcin Campo. Para agregar el campo al final de la tabla, haga clic sobre la primera fila vaca. En la columna Tipos de datos, mantenga el valor predeterminado(Texto), o haga clic sobre el botn de flecha que aparece a la derecha de la columna y despus seleccione el tipo de dato que desea para su campo. La figura 2.17 muestra esta columna con los tipos de datos que despliega el cuadro de seleccin. Las caractersticas de los tipos de datos que puede emplear se definieron anteriormente. En la columna Descripcin, escriba una descripcin de la informacin que contendr ese campo. Esta descripcin aparece en la barra de estado cuando se le agregan datos al campo y se incluye en la Definicin del objeto de la tabla. La descripcin es opcional. Si lo desea, establezca las propiedades del campo en la parte inferior de la ventana. Para ello estudie el acpite Propiedades incluido ms adelante. Es recomendable que designe un campo como clave principal antes de guardar su tabla. De lo contrario, Access le preguntar al guardar la tabla si desea que cree una. Para designar un campo como clave principal seleccinelo haciendo clic en el selector de fila y en el botn Clave principal de la barra de herramientas haga clic. Para quitarla se realiza lo mismo. Cuando desee guardar su tabla, haga clic sobre el botn Guardar en la barra de herramientas o en el botn de cerrar de la barra de ttulo del cuadro de dilogo donde cre la tabla, y escriba un nombre para la tabla siguiendo las reglas para nombrar objetos de Access; elija Aceptar. Es preciso sealar que si la tabla est vinculada, no se le puede agregar un nuevo campo a la tabla. Si la tabla vinculada es una tabla de Access, debe abrir su base de datos de origen para agregarle un campo. Si la tabla vinculada es de otra aplicacin, debe abrir el archivo de origen con esa aplicacin para agregarle un campo.

4. Establecer el tipo de dato para el campo

Cuando usted est creando la tabla tiene que definir el tipo de datos que almacenar el campo; ya conoce cules son los tipos de datos y cmo realizar la asignacin, pero para hacer esta tarea correctamente debe tener en cuenta varios elementos.

.. .

..

Fig. 2.17 Tipos de datos que puede elegir para su campo.

4.1. Crear un campo para texto o memos

Access provee dos tipos de datos de campo para almacenar datos con texto o combinaciones de texto y nmeros: Texto o Memo. Utilice el tipo de datos Texto para almacenar datos como nombres, direcciones y nmeros que no requieran clculos, tales como nmeros de telfono, nmeros de pieza o cdigos postales. Un campo de Texto puede almacenar hasta 255 caracteres. Para controlar el nmero mximo de caracteres que se pueden escribir en un campo de Texto, establezca la propiedad Tamao del campo en la pestaa General del cuadro de dilogo donde est creando la tabla en la vista de diseo. El valor predeterminado para este campo es de 50 caracteres. M e cambiar el tamao de campo predeterminado eligiendo Opciones en el men Herramientas y eligiendo la ficha TabladConsultas. Utilice el tipo de datos Memo si necesita aimacenar ms de 255 caracteres. Un campo Memo puede almacenar hasta 64 000 caracteres. Los camws Memo no pueden ser indexados u ordenados Los tipos de datos Texto y Memo slo a hiacenan los caracteres escritos en el campo; los espacios de las posiciones dle1 campo desocupadas no son - ~ . - ~ > almacenados. Si desea almacenar texto formateaoo o aocumencos largos, debe crear un campo OLE. Puede crear ui n formato de presentacin pei30nalizado para campo de Texto o Memo. Si cambia un valor de Tamao del campo por otro mas pequeno para un campo que ya contiene datos, es posible que pierda informacin. Por ejemplo, si un campo de tipo Texto tiene el valor 255 en Tamao del campo y lo cambia por 50, los datos que se extiendan mas all de los 50 primeros caracteres se perdern.
-

J - -

4.2. Crear un campo para nmeros o moneda

Access provee dos tipos de datos de campo para almacenar datos que contienen valores numricos: Numrico o Moneda. Puede utilizar un campo Numrico para almacenar datos numricos para su uso en clculos matemticos, excepto clculos que utilicen dinero o que requieran un alto grado de precisin. El tipo y tamao de los valores numricos que se pueden almacenar en un campo numrico se controlan estableciendo la propiedad Tamao del campo en la pestaa General de la vista de diseo de la tabla. Si hace clic en la propiedad Tamao del campo aparece un botn de flecha que cuando hace clic despliega una lista con los tipos de datos numricos que puede asignar. La figura 2.18 muestra esta lista. Por ejemplo, el tamafio de campo Byte s61o almacenar5 nmeros enteros (sin valores decimales) de O a 255 y ocupa 1 byte de espacio en disco. En el Apndice 3 puede consultar las particularidades de cada uno de los tipos de datos numricos. Si los datos de un campo de tipo Numrico no caben con un nuevo valor de Tamao del campo, los nmeros fraccionarios se pueden redondear, o pueden dar el valor Nulo. Por ejemplo, si cambia el tamao de campo de Simple a Entero, los valores fraccionarios se redondearn al niimero entero ms cercano, y los superiores a 32 767 o inferiores a -32 768 sern reemplazados por valores nulos.

Narbmddcmm
Nombre del coctel l+Pbcb&papwxh
-

I
Texto Numrico
_

S e p h a d nombre Se exphca como se F

Fig. 2.18 Tipos de datos numricos que puede asignar a un campo.

64

Un campo de Moneda se utiliza para evitar el redondeo de los valores durante los clculos, y tiene una precisin de 15 dgitos a la izquierda de la coma y 4 dgitos a la derecha. Ocupa 8 bytes de espacio en disco. Los cambios hechos en los formatos de moneda en la Configuracin Regional del panel de control de Windows se vern automticamente reflejados en los campos Moneda de su base de datos. Sin embargo, esto afecta slo al formato; no se realizarn conversiones de valores de moneda. Los campos Numricos y de Moneda tambin proporcionan formatos de presentacin personalizados. Establezca la propiedad Formato para elegir un formato de presentacin. Tambin puede crear un formato de presentacin personalizado, si los formatos predefinidos no satisfacen sus necesidades.

4.3. Crear un campo para fechas u horas

Guardar las fechas y horas en un campo de F e c h a o r a garantiza que sern ordenadas correctamente. Adems, los cambios hechos en la Configuracin Regional del Panel de control de Windows se vern automticamente reflejados en los campos de FechaIHora de su base de datos. Los campos de F e c h a o r a proporcionan tambin formatos de presentacin predefinidos. Establezca la propiedad para elegir un formato de presentacin. Tambin puede crear un formato de presentacin personalizado si los formatos predefinidos no satisfacen sus necesidades.

4.4. Crear un campo que genere nmeros automticamente

Access provee el tipo de datos Autonumrico para crear campos que aaden automticamente un nmero cuando se agrega un registro. Una vez que se le aade un nmero a un registro, dicho nmero no puede ser eliminado o cambiado. Un campo Autonumrico puede generar tres tipos de nmeros: Nmeros secuenciales que se incrementan en uno. Nmeros aleatorios. Nmeros de Id de rplicas. Los nmeros secuenciales que se incrementan en uno son los ms comunes para Autonumrico y son una buena opcin al elegir la clave principal de una tabla. Para crear un nmero Autonumrico que se incremente en uno, deje la configuracin de las propiedades situadas en la parte inferior de la ventana tal y como est. La propiedad Tamao del campo tiene el valor Entero largo y la propiedad Nuevos Valores, el valor Incrementalmente, como accin predeterminada.

Para establecer el Autonumrico con valor aleatorio, que genera un nmero aleatorio nico para cada registro de la tabla, asgnele a la propiedad Nuevos Valores el valor Aleatoriamente en la parte inferior de la ventana. Los nmeros de Id de rplicas se utilizan en 1a.rplicade bases de datos para generar identificadores nicos para sincronizar las rplicas. Rplica de una base de datos -incluye una copia de sus tablas, consultas, formularios, informes, macros y mdulos-es el proceso de reproducir una base de datos de modo que dos o ms copias de la misma base de datos puedan permanecer sincronizadas para que los usuarios que estn en distintos lugares puedan trabajar todos en sus propias copias al mismo tiempo. Los cambios en los datos de una tabla replicada se aplican a las dems rplicas y al diseo principal en el conjunto de rplicas. Los cambios realizados en el diseo de la base de datos (en el diseo principal) se envan y se aplican a todas las rplicas del conjunto. En otros captulos se tratar la forma de replicar una base de datos. Si tiene pensado replicar la base de datos, necesitar saber el tamao de campo del campo Autonumrico que se utiliza como clave principal de una tabla. Si utiliza un campo Autonumrico como clave principal de una tabla en la base de datos replicada, establezca su propiedad Tamao del campo a Entero largo o Id de la rplica. Si normalmente se agregan menos de 100 registros en la sincronizacin de rplicas, use Entero largo en la propiedad Tamao del campo para usar menos espacio de disco. Si se agregan ms de 100 registros al sincronizar rplicas, se deber utilizar Id de la rplica en la propiedad Tamao del campo para evitar que se asigne la misma clave principal en cada rplica. Observe, sin embargo, que un contador con un tamao de campo Id de la rplica genera un valor de 32 bits que requiere ms espacio de disco.

4.5. Crear un campo para datos SVNo, Verdadero/Falso y Activado/Desactivado

Los campos SNo almacenan datos para las respuestas como S o No, Verdadero o Falso y Activado o Desactivado. Un campo de S/No almacena un 1 para una entrada S y un O para No, pero utiliza un formato de presentacin para mostrar el texto S o No en el campo. Puede establecer que aparezca el texto S/No, VerdaderoFalso o Activado/Desactivado mediante la propiedad Formato. Tambin puede crear un formato de presentacin personalizado si los formatos predefmidos no satisfacen sus necesidades.

4.6. Crear un campo para almacenar objetos OLE, documentos, imgenes y otros archivos binarios
Los campos objetos OLE se utilizan para almacenar datos como documentos, imgenes, sonidos y datos binarios creados en otros programas. Los objetos OLE pueden ser vinculados o incrustados en una tabla de Access. Debe utilizar un control en un formulario o un informe para presentar el objeto OLE.

4.7. Crear un campo que consulte o liste los valores de una tabla (campo de bsqueda)
Mediante la eleccin del tipo de dato Asistente para bsquedas, usted puede crear un campo que presente uno de dos tipos de lista posibles para facilitar la introduccin de datos: Una lista de consulta que presenta los valores consultados en una tabla o consulta existente. Una lista de valores que presenta un conjunto fijo de valores que se introducen al crear el campo. Ambos tipos de lista pueden ser presentados como un cuadro de lista o como cuadro combinado. Si usa la lista en una Hoja de datos de una tabla o consulta, la lista puede mostrarse slo como un cuadro combinado, independientemente de su seleccin. Sin embargo, si agrega el campo a un formulario, la lista ser mostrada en el formato que haya seleccionado con el Asistente. Una vez creado un campo de lista de bsqueda o de valores, si agrega todos los campos a un formulario, Access copia su definicin en el formulario. No tendr que crear el cuadro combinado o de lista y su definicin de lista de valores o de bsqueda para el formulario. Sin embargo, si cambia la definicin del campo de lista de valores o de bsqueda en la tabla despus de agregarla a un formulario, los cambios no se vern reflejados en dicho formulario. Para corregirlo, elimine el campo del formulario y agrguelo de nuevo. La lista de bsqueda ms comn es la que presenta valores consultados en una tabla relacionada. Por ejemplo, el campo Variedad de la tabla Recetas de la base de datos Ccteles presenta la lista de bsqueda, tal como se muestra en la figura 2.19. Esta lista se crea examinando los valores del campo Cdigo de la tabla Variedad y presentando los nombres de la variedad correspondientes. Elegir un valor de una lista de consulta le asigna a la clave externa del registro actual (Variedad en la tabla Recetas) el valor de la clave principal del registro correspondiente de la tabla relacionada (Cdigo en la tabla Variedad). Esto crea una asociacin con la tabla relacionada para presentar (que no

1 b1

+
+

+
+

91 Primero de Mayo 93 XI11 Congreso 94 11 Congreso 95 Bello M o n t e _ 96 Babal 97 Bruja Blanca 98 Centenario 99 C l m r Club- 700 Versalles 101 Bulerias
-

-__

1 1 1 1 1 1 1

57

1
En Se Se

En
Se seSe Se En la Calle I En-

3
1 1
--

57 Revuelto

Fig. 2.19 Ejemplo de un cuadro de lista para introducir datos en un campo.

almacena) los nombres de la variedad del registro (la clave externa Cdigo se almacena pero no se presenta). Por este motivo, cualquier actualizacin de los datos de la tabla Variedad se reflejar en la lista y en los registros de la tabla Recetas. Una lista de valores tiene el mismo aspecto que una lista de consulta, pero est compuesta por un conjunto fijo de valores que se introducen al crearla. Una lista de valores slo debe utilizarse para valores que no cambian con frecuencia y que no es necesario almacenar en una tabla. Por ejemplo, una lista para un campo nombrado Estado civil, que contenga Soltero, Casado y Divorciado, seria una buena opcin para una lista de valores. Elegir un valor de una lista de valores que guarda ese valor en e! registro, no crea una asociacin con una tabla relacionada. Por este motivo, si cambia cualquiera de los valores iniciales de la lista ms tarde, los nuevos valores no se reflejarn en los registros agregados con anterioridad a tos cambios. Se puede agregar un campo de lista de bsqueda o de lista de valores en la vista de diseo o en la vista de la hoja de datos de una tabla. Sin embargo, si el campo que desea usar tiene una clave externa para un campo de bsqueda que ya existe, debe abrir la tabla de este campo en la vista de diseo para definir el campo de bsqueda. Por ejemplo, si tiene una tabla Recetas que tiene un campo Variedad ya definido, y desea cambiarla a un campo de bsqueda que muestre los nombres de las variedades de su tabla Variedades, debe abrir la tabla Recetas en la vista de diseo para cambiar el campo Variedades a un campo de bsqueda.

4.7.1. Crear un campo que muestre datos de otra tabla

Para crear un campo que consulte y presente los datos de otra tabla en la vista de diseo, realice las acciones siguientes:

Abra la tabla, si no tiene creado el campo en el que desea presentar los datos de otra tabla, haga clic en la fila situada debajo de donde quiere agregar el campo, y tambin en el botn Insertar fila de la barra de herramientas; o para agregar un nuevo campo al final de la tabla, haga clic en la primera fila vaca. Escriba el nombre del campo en la columna Nombre del campo, siguiendo las reglas para nombrar objetos. Si el campo que desea utilizar como clave externa (el que mostrar los datos de otra tabla) ya existe, haga clic en la fila del campo. Por ejemplo, si tiene una tabla Recetas que tiene un campo Variedad ya definido, y desea cambiarlo a un campo de consulta que muestre los nombres de las variedades de su tabla Variedades, haga clic en la fila Variedades. En la columna Tipo de datos, haga clic sobre la flecha y seleccione Asistente para bsqueda, con lo cual aparecer el cuadro de dilogo que se muestra en la figura 2.20. Elija la opcin que indica que desea que la consulta examine los valores de una tabla o consulta. Elija el botn Siguiente, con lo cual aparecer el cuadro de dilogo que se muestra en la figura 2.21. En el marco Ver, puede elegir en los botones de opcin Tabla, Consulta o Ambas, los elementos que se mostrarn en el cuadro de seleccin. En el caso de la opcin Ambas se muestra la lista de todas las tablas y consultas juntas. En el cuadro de seleccin elija la tabla o consulta que debe proporcionar los valores para la columna de bsqueda y a continuacin elija el botn Siguiente, con lo cual aparecer el cuadro de dilogo que se muestra en la figura 2.22. En este cuadro de dilogo agregue al cuadro de la derecha los campos que desea formen parte de la columna de bsqueda; estos son los campos que contienen los valores que desea incluir en su columna de bsqueda. Para ello utilice los botones "". Presione el botn Siguiente, con lo cual aparecer el cuadro de dilogo que muestra en la figura 2.23. En este cuadro de dilogo determine, arrastrando el borde derecho de la columna, el ancho que desea que tenga cada columna que aparecer en el cuadro de lista o combinado. Preste especial atencin a la casilla Ocultar la columna clave (se recomienda). Si esta casilla est seleccionada cuando pulse el botn Siguiente se mostrar el cuadro de dilogo de la figura 2.24, ocultndose la columna clave, pero si la casilla no est seleccionada aparece un cuadro de dilogo para que usted seleccione cul de los campos aadidos contiene el valor que desea almacenar en el campo de bsqueda. Seleccinelo y haga clic en el botn Siguiente, con lo que aparecer el cuadro de dilogo que se muestra en la figura 2.24. Este cuadro de dilogo es el ltimo del Asistente. As se arriba al paso final en el que usted puede definir la etiqueta del campo de bsqueda. Elija el botn Finalizar. Access le recordar que debe guardarse la tabla para que se pueda crear la relacin entre el campo actual y el de la tabla en la que consultar sus valores. En el cuadro de dilogo Guardar elija el botn S.

Fig. 2.20 Asistente para bsquedas; puede elegir qu hacer.

LlasitiCacion

Ingred~ntes Ingredientes & las lecdas Rones C u b a s TaMal Ulensiitos U t e m h paia las recetas

Variedad
~

Fig. 2.21 Cuadro del asistente para elegir la tabla de donde se obtendr los datos.

Fig. 2.22 Cuadro para seleccionar el campo a mostrar en la columna de bsqueda.

Fig. 2.23 Cuadro para fijar el ancho de la columna.

Fig. 2.24 Cuadro para establecer la etiqueta del campo de bsqueda.

Cuando ha finalizado, Access crea el campo de busqueda y establece ciertas propiedades de campo basadas en las selecciones que realizO en el Asistente. La figura 2.25 muestra la hoja de propiedades del campo de bsqueda. Observe que en las propiedades se reff ejan las definiciones hechas en los pasos del asistente para bsqueda. Puede trabajar directamente con estas propiedades si no desea utilizar el asistente para crear e! control, o puede modificar estas propiedades para hacer que el control funcione de la f o m que usted desee.

4.7.2. Crear un campo de lista de vaiores

Para crear acciones sib iista de diseo, realice las

En el campo que quiere establecer la lista de valores elija como tipo de dato Asistente para bsqueda. En e1 primer cuadro de dilogo que aparece (Fig. 2.20) elija la opcin Escribir los valores que desee y pulse el botn Siguiente; aparecer el cuadro de dialogo que se muestra en la figura 2.26.

Fig. 2.25 Propiedades que establece el Asistente para bsquedas.

desea incluir m La Ma y &pu&

i~uev&re~dsseavarm~coinna&tijsquedaiInhoduxad~o&~qus bsaba ks vdorrr que &ser en cada cetda.

Fig. 2.26 Cuadro para establecer los valores de la lista.

En este cuadro de dilogo usted debe definir la lista como tal; Access asume que sta constar de una sola columna; en caso de que as no sea, determine el nmero de columnas y teclee los valores que deben aparecer en la lista de valores en cada columna. Lo habitual es dejar una sola columna, y despus que defina los valores para ella, debe pulsar el botn Siguiente, con lo cual aparecer el cuadro de dilogo que finaliza el Asistente para que establezca el nombre de la etiqueta que presentar la columna de valores. Si eligi ms de una columna, cuando pulse el botn Siguiente aparecer un cuadro de dilogo para que usted defina cual de las columnas se utilizar para mostrar los valores en el campo; despus que elija la columna y pulse el botn Siguiente aparecer el cuadro de dilogo final del Asistente antes mencionado. Observe que en este caso Access no pregunta sobre relacin; no es necesario, puesto que el campo tomar los valores directamente desde la lista tecleada y no consultar tabla alguna. En este caso, el Asistente para Bsquedas tambin establece propiedades para este tipo de campo en la pestaa Bsqueda de la vista de diseo.

5. Asignacin de propiedades a los campos

Cada campo dispone de un conjunto de propiedades que se pueden utilizar para personalizar la forma de guardar, manejar o mostrar los datos de un campo. Una propiedad es un atributo con nombre, de un control, campo u objeto de base de datos que se establece para definir una de las caractersticas del objeto (como por ejemplo, el tamao, el color o la posicin en pantalla) o un aspecto de su comportamiento (como por ejemplo, si est oculto o no). Las propiedades de un campo se establecen mediante la visualizacin de una tabla en la vista de diseo; se selecciona el campo situado en la parte superior de la ventana y despus, seleccionando en la parte inferior de la ventana, la propiedad que se requiera. Las propiedades disponibles para cada campo son determinadas por los tipos de datos seleccionados para el campo.

5.1. Establecer una propiedad

En la vista de diseo de la tabla, en la parte superior de la ventana, seleccione, haciendo clic sobre l, el campo para el cual desea establecer las propiedades. Access muestra sus propiedades actuales en el panel inferior de la ventana Vista Diseo. Las propiedades estn agrupadas en dos pestaas: General y Bsqueda. Para establecer la propiedad realice lo siguiente: Elija la pestaa que contenga las propiedades que desea modificar. Entre las propiedades mostradas en la pestaa, haga clic en la que desee

establecer. Las propiedades que aparecen en la pestaa Bsqueda corresponden a los campos que consultan sus valores en una lista basada en una tabla o consulta existente, o en una lista de valores. Establezca la propiedad por medio del Teclado, de la seleccin, o generndola. Se debe tener en cuenta la informacin siguiente:
1. Si aparece una flecha a la derecha del cuadro de la propiedad, puede hacer clic en ella para seleccionar un valor en la lista que se muestra. 2. Si aparece un botn Generar (tiene tres puntos), puede hacer clic en l para llamar a un generador que le ayudar a establecer la propiedad. 3. Si necesita ms espacio para ver o editar la propiedad aplique el zoom requerido (Mays+F2). 4. Si slo aparece un cuadro de texto, usted debe teclear la propiedad. Por ejemplo, la propiedad Ttulo.

5.2. Propiedad Ttulo

Esta propiedad se utiliza para definir un nombre distinto que sirva de encabezamiento de la columna para el campo cuando la tabla o consulta se encuentra en la vista de la hoja de datos. Esto resulta til en aquellas situaciones donde se requiere que el encabezamiento de la columna sea ms largo o ms descriptivo que el nombre del campo. Por ejemplo, podra resultar ms conveniente nombrar un campo MoPrep para su utilizacin en Visual Basic o en una expresin, pero sera preferible mostrarlo como "Modo de preparacin" como encabezamiento de la columna de un campo. La propiedad Ttulo de un campo, tambin especifica el texto predeterminado para etiquetas adjuntas al control de formularios e informes creados mediante el arrastre de un campo desde la lista de campos, como se estudiar en los captulos siguientes. Para establecer esta propiedad sitese en ella y escriba el nombre que desea. El texto podr contener cualquier combinacin de letras, nmeros, espacios y smbolos, con una longitud de 255 caracteres. Si se establece la propiedad Ttulo de un campo, y despus se vuelve a cambiar de nombre mientras se est en la vista de la hoja de datos, se eliminar el ttulo del campo. Si esto ocurriese, se podr volver a definir el Ttulo del campo segn se seal.

5.3. Propiedad Valor predeterminado

Se utiliza para especificar un valor que se introducir de forma automtica cuando se agrega un nuevo registro. Se podr aceptar un valor predeterminado o sobrescribir un nuevo valor. Al establecer la propiedad Valor predeterminado para un campo, no se afecta a los datos existentes. Sin embargo, podr reemplazarse el valor

actual de un campo con el valor predeterminado, presionando Ctrl+Alt+Barra espaciadora. Para establecer esta propiedad haga clic en el cuadro de propiedad Valor predeterminado y, despus, escriba el valor predeterminado (por ejemplo, Casado) o una expresin -como puede ser Fecha()-. Puede utilizar el Generador de Expresiones para construir esta propiedad. Algunos ejemplos de valores predeterminados se muestran en la tabla 2.3. TABLA 2.3 Ejemplos de valores predeterminados
Campo Cantidad Sexo
Fax
1O0

Expresin
1O0

Valor predeterminado

'Y
" 7,

F n g d u d cero para indicar que Una cadena de b el campo deber estar vacio segn b predeterminado Fecha actual El m s actual

Fecha Pedido Mes

Fechao ParcFecha(m", Fechao)

En el caso de definirse un valor predeterminado para un campo S/No de una base de datos que ser utilizada internacionalmente, deber introducirse el valor precedido por un signo igual (=) y Access mostrar el valor predeterminado en el idioma local. Por ejemplo, introduzca =S para que Access muestre Yes. La propiedad Valor predeterminado se aplica a todos los campos de tablas, excepto aquellos cuyos tipos de datos sean Autonumrico u Objeto OLE. En los campos de tipo Numrico y Moneda, Access automticamente establece el valor de esta propiedad en cero, aunque es posible modificar este implcito. La propiedad Valor predeterminado especifica un texto o una expresin que se coloca o calcula automticamente en un campo cuando se crea un nuevo registro. La longitud mxima del valor de la propiedad es de 255 caracteres. Si crea un control arrastrando un campo desde la lista de campos, el valor de configuracin de la propiedad Valor predeterminado del campo, tal como est definido en la tabla, se aplica al control en el formulario. Las expresiones que utilice al definir un valor predeterminado,no pueden incluir referencias a ningn otro control, ni a otros campos, ni funciones definidas por el usuario; estn restringidas a funciones incorporadas, constantes, literales y operadores.

5.4. Las propiedades Requerido y Permitir longitud cero

Si desea garantizar que un campo siempre contenga un valor para cada registro, debe definir la propiedad Requerido para ese campo con el valor S; ello condiciona que Access no permita que un valor nulo sea almacenado en el campo y que exija siempre que el dato sea completado en ese campo. Por ejemplo, es posible que desee que al introducir la informacin sobre los ccteles siempre se introduzcan los datos tanto de su nombre, como de su modo de preparacin, antes de guardar el registro. Entonces, si se obvia el modo de preparacin o el nombre, cuando vaya a trabajar con el siguiente cctel, Access no le permitir hacerlo hasta tanto no haya llenado los datos del cctel anterior. La Propiedad Requerido se aplica a campos de tablas (todos, excepto los campos autonurnricos). Si usted define la propiedad Requerido en una tabla que ya contiene datos, Access le pregunta si desea chequear los datos existentes, a fin de comprobar que estos se atienen a esta nueva regla. Si los datos existentes no tienen valores en el campo, usted puede imponer la regla; sin embargo, sera mejor usar una consulta de actualizacin o eliminacin de datos para reparar estos datos y lograr que contengan un valor. La creacin de consultas de actualizacin se estudiar en otros captulos. Para establecer la propiedad Requerido, haga clic en el cuadro de la propiedad, y despus seleccionar S. Cuando desee permitir valores nulos en un campo no debe establecer solamente la propiedad Requerido a No; si hay una Regla de validacin, debe tener el estado explcito Nulo u otras reglas de validacin. Ejemplo: " 0 8 O Nulo" Puede utilizar las propiedades Requerido y Permitir longitud cero para distinguir entre la informacin que no existe-almacenada como una cadena de longitud cero (" ") en el c a m p e y aquella que puede existir, pero es desconocida (almacenada como un valor Nulo en el campo). Si establece la propiedad Permitir longitud cero como S, una cadena de longitud cero ser una entrada vlida en el campo, al margen de la configuracin de la propiedad Requerido. Si establece Requerido como S y Permitir longitud cero como No, tendr que escribir un valor en el campo, y una cadena de longitud cero no ser una entrada vlida. Para establecer la propiedad Permitir longitud cero, sitese en ella y escriba S. La tabla 2.4 muestra los resultados de todas las posibles configuraciones de las propiedades Requerido y Permitir longitud cero. Cuando se muestran datos en un campo que contiene tanto valores nulos como cadenas de longitud cero, los campos tienen el mismo aspecto (no contienen datos). Si se quiere distinguir de forma clara los valores nulos de las cadenas de longitud cero, se puede establecer la propiedad Formato para ese campo en la tabla. Por ejemplo, se puede establecer la propiedad Formato para un campo Telfono, para que al introducir un nulo muestre

"Desconocido". Para realizar esto, se debe introducir el formato siguiente para el campo: @; "Desconocido". Para localizar cadenas de longitud cero o valores nulos podr utilizarse la opcin Buscar del men Edicin. En la vista de la hoja de datos o en la vista del formulario, seleccionar el campo en el cual desea buscar. En el cuadro Buscar, deber escribirse Nulo para encontrar valores nulos o escribir dos comillas dobles sin espacio entre ellas para encontrar cadenas de longitud cero. Seleccionar Hacer coincidir todo el campo en el cuadro Coincidir y asegrese de no haber seleccionado el cuadro de comprobacin Buscar los campos con formato. TABLA 2.4 Combinaciones de las propiedades Requerido y Permitir longitud cero
Re querido Pennitir longitud ce m Accin del usuario Valor introducido

1presionar Enter
l~resionar barra es~aciadora

k~ulo>

k~ub
(no perdido) (no permitido) <Nulo> <Nulo>
<cadena de ionrrihid cero>
-

1 1

Presionar barra espaciadora Escribir " " No

Si

Presionar Enter Presionar barra espaciadora Escribir " " Presionar W r Presionar barra espaciadora Escribir " "

I
I

(no permitido)
<cadena de iongihul cero>

I
<cadena de iongihid cero>

5.5. Propiedad Tamao del campo

Esta propiedad permite controlar el nmero mximo de caracteres que pueden adicionarse en un campo de texto, o el intervalo y tipo de cifras que pueden introducirse en un campo Numrico. Para establecer esta propiedad proceda de la forma siguiente: Para un campo de texto, sitese en la propiedad Tamao del campo y proceda a escribir el mximo nmero de caracteres que puede admitir un campo (hasta 255 caracteres), o la cantidad que desee. Para un campo numrico, sitese en la propiedad Tamao del campo y haga clic en la flecha y de la lista que se despliega seleccione el tamao

del campo. En el Apndice 3 se resumen los tamaos de los campos disponibles para campos numricos. Puede especificar el tamao predeterminado de los campos de texto y numricos si cambia los valores de la opcin Tamao predeterminado del campo, de la pestaa Tablas/Consultas, disponible al elegir Opciones en el men Herramientas. Debe utilizarse el valor de configuracin ms pequeo posible de Tamao del campo, puesto que los tipos de datos menores se procesan ms rpidamente y requieren menos memoria. Puede emplear el tipo de datos Moneda si piensa llevar a cabo numerosos clculos sobre un campo que contiene datos entre uno y cuatro lugares decimales. Los campos de los tipos Simple y Doble requieren operaciones de coma flotante. Los campos de tipo Moneda utilizan clculos de coma fija que son ms rpidos.

5.6. Propiedad Lugares decimales

La configuracin de la propiedad Lugares decimales slo afecta al nmero de lugares decimales que se muestran, no a cuntos lugares decimales estn guardados. Por ejemplo, puede establecerse a dos la propiedad Lugares decimales para un campo Numrico con Tamao del campo como Entero; ello mostrar dos lugares decimales, pero slo se guardarn valores de nmeros enteros; los ceros ocuparn los dos lugares decimales. Para cambiar el nmero de lugares decimales que se guardarn, deber cambiarse la propiedad Tamao del campo, del campo Numrico. La propiedad de Lugares decimales no surte efecto, a menos que un campo Numrico, o de Moneda, disponga de una configuracin de la propiedad Formato; si la propiedad Formato est en blanco o est establecida a Nmero general no tendr efecto. La propiedad Lugares decimales proporciona una configuracin predeterminada Automtico y la opcin para especificar, entre O y 15, el nmero de lugares decimales. Cuando esta propiedad se establece a Automtico, los campos con configuraciones de la propiedad de Formato a Moneda, Estndar, Porcentaje y Cientfico, muestran dos lugares decimales. Para establecer esta propiedad sitese en ella, y en la lista que se despliega haga clic en el botn de flecha y elija lo que desea.

5.7. Propiedad Nuevos valores

Esta propiedad se puede utilizar para especificar cmo se incrementan los campos del tipo Autonumrico cuando se agregan nuevos registros a una

tabla y es exclusiva de los campos del tipo Autonumrico. La propiedad emplea los valores siguientes: incrementalmente(Predeterminado).Los valores del campo Autonumrico se incrementan en uno para los nuevos registros. Aleatoriamente. Los valores del campo Autonumrico son asignados a un Entero largo aleatorio para los nuevos registros. Para establecer esta propiedad, sitese en ella y elija el valor que desee, de la lista que se despliega cuando hace clic en el botn de flecha.

5.8. Propiedades Regla de validacin y Texto de validacin

Pese a que Access automticamente valida los valores introducidos en los campos segn el tipo de datos definidos para esos campos, lo cual ya, en buena medida, asegura un porcentaje de la calidad de los datos, usted puede especificar ms reglas que controlen y garanticen esa calidad mediante la creacin de las reglas de validacin. Puede usar la propiedad Regla de validacin para ayudar al usuario a introducir datos vlidos. Por ejemplo, cuando se agrega un registro de un cctel nuevo, puede requerir que la entrada del campo Fecha de creacin est comprendida entre una fecha determinada y la fecha actual. Si la fecha introducida no est en ese rango, puede presentar el mensaje: "La fecha en 'Fecha de creacin' es incorrecta". Una regla de validacin es una regla que establece lmites o condiciones acerca de lo que se puede introducir en uno o ms campos. Es posible limitar los valores que pueden ser introducidos en los campos definiendo una regla de validacin. En las tablas hay dos tipos de validacin: La validacin de campo asegura que los datos introducidos en cada campo son correctos. Una regla de validacin de campo se utiliza para comprobar el valor que se introduce en un campo en el momento en que el usuario sale del campo. Por ejemplo, puede defuiirse >=lo y <=lo0 como regla de validacin de un campo Numrico, para nicamente permitir la introduccin de valores comprendidos entre 10 y 100. La validacin de registro asegura la integridad de los datos de cada registro antes de que ste pierda el enfoque. Una regla de validacin de registro controla el momento en que puede guardarse un registro entero. Al contrario que las reglas de validacin de campo, las reglas de validacin de registro pueden hacer referencia a otros campos de una misma tabla. Esto las hace tiles cuando se quiere comparar valores en diversos campos. Por ejemplo, podra definirse [FechaRequerida]<=[Fecha de Entrega]+30 como la regla de validacin para una tabla de Entregas. Esta regla se asegurar de que la fecha introducida en el campo de FechaRequeridasea inferior a los 30 das de la fecha indicada en el campo Fecha de Entrega.

Las reglas de validacin de campo, control y registro se aplican de la forma siguiente: Las reglas de validacin que establezca para campos y controles, se aplicarn al editar los datos y cuando el enfoque sale del campo o control. Las reglas de validacin para los registros se aplican al guardar el registro, es decir, al pasar al siguiente registro o a otro. Si establece reglas de validacin tanto para campos como para controles dependientes de campos, se aplican ambas reglas al editar los datos y cuando el enfoque sale del control. La Regla de validacin establece la expresin que se evala cuando se agregan o cambian los datos de un campo, o cuando se guarda un registro. El Texto de validacin especifica el texto del mensaje que aparece si el campo de tabla o control no cumple con las condiciones enumeradas en la configuracin de la propiedad Regla de validacin. La propiedad Regla de validacin se configura mediante la escritura o generacin de una expresin, y la propiedad Texto de validacin se configura mediante la escritura del mensaje que deseamos aparezca cuando los datos introducidos violen la regla de validacin. La longitud mxima para la propiedad Texto de validacin es 255 caracteres, pero la longitud mxima para la propiedad Regla de validacin es 2 048 caracteres. Para las reglas de validacin de campos y registros, la funcin no puede contener funciones definidas por el usuario, funciones de dominio o agregadas, las funciones CurrentUser o Eval, ni referencias a formularios, consultas, ni tablas. Adems, las reglas de validacin de campos no pueden contener referencias a otros campos. Para los registros, las expresiones pueden contener referencias a campos de esa tabla. Para establecer las propiedades Regla de validacin y Texto de validacin sitese en: La parte inferior de la vista de diseo de las tablas (para una regla de validacin de campos). Haga clic en el campo donde desea establecer la propiedad y en la propiedad en especfico escriba la regla que desea establecer, como por ejemplo:
> 1000 O Es Nulo. La entrada debe estar en blanco o ser mayor que 1000. Como "A????'. La entrada debe ser de longitud 5 caracteres y comenzar por la letra A. >= # 111/00# Y <# 11110l#. La entrada debe ser una fecha del 2000. Si hace clic en el botn Generar (que tiene tres puntos) que se muestra al lado derecho de la propiedad, aparecer el Generador de expresiones, el cual se muestra en la figura 2.27.

En este Generador usted puede crear las expresiones para las reglas de validacin. En el Apndice 4 encontrar una explicacin de cmo se trabaja con este Generador de expresiones. En el cuadro de la propiedad Texto de validacin, escriba el mensaje de error que se quiera mostrar cuando se viole la regla. Por ejemplo, para la expresin de validacin ">35", podra introducir "Deber tener 35 aos o ms". En caso de establecerse una regla de validacin en un campo que contenga datos, Access preguntar si desea aplicar la nueva regla a datos existentes cuando se guarda la tabla. La hoja de propiedades de una tabla (para una regla de validacin de registros). En la vista de diseo de la tabla haga clic en el botn Propiedades sobre la barra de herramientas para mostrar la hoja de propiedad de la tabla. Tambin puede hacer clic con el botn secundario del ratn en cualquier lugar de la tabla, con lo cual aparece un men contentual, y elegir Propiedades. Adems, puede hacer clic derecho sobre la barra de ttulo de la tabla y eligir la opcin Propiedades de la tabla. Con cualquiera de estas opciones aparece el cuadro de dilogo Propiedades que se muestra en la figura 2.28. En el cuadro de la propiedad Regia de validacibn, escriba la regia de validacin, o bien haga clic en el botn Generar para crear la regla de validacin utilizando el Generador de expresiones. En el cuadro de la propiedad Texto de validacin, escriba el mensaje de error que quiera muestre Access, cuando se viole una regla.

3Operadores

a-.

, <.;

,.

Fig. 2.27 Generador de expresiones.

R~&dev---~.. Texto & v a k i d n *o........

....... ......... ...........

I

II Fig. 2.28 Cuadro de dilogo para establecer las propiedades de la tabla.

.

Si se establece una regla de validacin en una tabla que contenga datos, Access preguntar si se quiere aplicar la nueva regla a datos existentes, cuando guarde la tabla. Slo podr especificar una expresin de validacin para una tabla. No obstante, si se quiere especificar ms de una regla, podrn combinarse expresiones para la configuracin de propiedad de Regla de validacin mediante el operador Y. Las reglas de validacin de Registro se imponen cada vez que se agregan o modifican datos, ya sea por medio de la tabla, de la vista de la hoja de datos, o de un formulario dependiente de una tabla, una consulta de datos agregados, una consulta de actualizacin o cdigo de Access, o mediante la importacin de datos desde otra tabla. Se podr comprobar si los datos en una tabla cumplen Ias reglas de validacin, al hacer clic con el botn derecho del ratn sobre la barra de ttulo en la vista de diseo de tabla, y despus hacer clic en Comprobar reglas de validacin. Esta opcin tambin est disponible en el men Edicin, e informa si los datos de una tabla cumplen las reglas de validacin de campo y de registro de la tabla (las propidades Regla de validacin, Requerido y Permitir longitud cero). Si la tabla es grande, esta operacin puede tardar bastante tiempo. Cuando trata de salir de un campo despus de haber cambiado datos, Access valida los datos asegurndose de que el valor introducido est permitido en ese campo. Si el valor no est permitido, se lo indica. Para salir del campo, es necesario cambiar el valor por uno aceptaco por el campo o deshacer I wcambios. Un valor puede no ser admitido en un campo por las razones siguientes: El valor no es compatible con el tipo de datos de1 campo. Si introduce un valor que no coincida con e! tipo de dato, Access intenta convertir la entrada al tipo correcto. No obstante, algunos tipos de datos no pueden

ser convertidos a otros tipos. Por ejemplo, no puede guardar un nombre en un campo de tipo Numrico de una base de datos o el tipo de datos SMALLINT de un proyecto de Access. Los datos violan una regla de la propiedad Regla de validacin para el campo. El campo requiere datos y ha tratado de dejarlo en blanco. La macro de validacin especificada para la propiedad Antes de actualizar, cancel la actualizacin. Access tambin valida datos cuando sale de un registro. Antes de guardar un registro, comprueba si se est violando alguna regla de validacin establecida en la propiedad Regla de validacin para el registro. Adems, si la tabla que est modificando tiene una clave principal o un ndice nico, se asegura que el registro que se est modificando no tiene un valor igual al de otro registro en la tabla. Si el registro no se puede guardar, tendr que realizar las correcciones necesarias o hacer clic en Deshacer para cancelar todos los cambios que se hayan realizado en el registro.

5.9. Propiedad lndexado

Puede usar la propiedad Indexado para establecer un ndice de un solo campo. Los ndices hacen que las consultas basadas en los campos indexados sean ms rpidas, y tambin aceleran las operaciones de ordenacin y agrupacin. Por ejemplo, si busca ccteles sobre la base de un campo llamado "Nombre", puede crear un ndice para este campo y hacer ms rpida la bsqueda. La propiedad Indexado puede tener los valores siguientes: No (predeterminado). Sin ndice. S (con duplicados). El ndice admite valores duplicados. S (sin duplicados). El ndice no admite valores duplicados. Slo puede establecer esta propiedad en la seccin Propiedades del campo de la vista de diseo de la tabla. Para crear un ndice de campo nico, realice las acciones siguientes: Abra una tabla en la vista de diseo. En la parte superior de la ventana, seleccione el campo en el cual desea crear un ndice. En la parte inferior de la ventana, en la ficha General haga clic en el cuadro de la propiedad Indexado y haga clic en S (Con duplicados) o S (Sin duplicados). Haga clic en S (Sin duplicados) si desea asegurarse de que no existan dos registros con los mismos datos en este campo. Si se piensa buscar u ordenar a menudo dos o ms campos al mismo tiempo, puede crearse un ndice para esa combinacin de campos. Por ejemplo, si a menudo se establecen criterios para campos de SegundoNombre y

PrimerNombre en la misma consulta, tendra sentido crear un ndice de mltiples campos en ambos. Cuando se ordena una tabla por indice de mltiples campos, primero se ordena por el primer campo definido para el ndice. Si existen registros con valores duplicados en el primer campo, Access ordena a continuacih por el segundo campo definido para el ndice, y as sucesivamente. Para establecer ndices formados por varios campos, usted debe realizar las acciones siguientes: Abra la ventana fndices haciendo clic en la opcin ndices del men Ver, con lo cual aparecer el cuadro de dihlogo que se muestra en la figura 2.29. En la primera fila en blanco de la columna Nombre del indice, escriba el nombre para el indice. h e d e nombrar el ndice segn el nombre de uno de los campos de ndice o utilizar algn otro nombre apropiado. En la columna Nombre del campo, haga clic en el bot6n de flecha y seleccione el primer campo para e1 indice. En la siguiente fila de la columna Nombre del campo, seleccione el segundo campo para el ndice (deje la columna Nombre del indice en blanco en esa fila). Repita este paso hasta haber seleccionado todos los campos que desea incluir en este ndice. Puede utilizar hasta 10 campos. El orden predeterminado es Ascendente. Seleccione Descendente en la columna Orden de la ventana ndices, para ordenar los datos del campo correspondiente en orden descendente. Si agrega un ndice de un solo campo en la ventana ndices, Access establecer Si en la propiedad Indexado de ese campo. Para evitar la introduccin de valores duplicados en una combinacin de campos, en la parte inferior de la ventana, haga clic en el cuadro de la propiedad nica y despus seleccione Si.

Fig. 2.29 Cuadro de dilogo para establecer ndices de mltiples campos.

Puede usar la propiedad Indexado para buscar y ordenar registros con un solo campo de una tabla. Este campo puede contener valores nicos o no. Por ejemplo, puede crear un ndice con un campo llamado CdigoDeCoctel para una tabla Recetas, en la cual cada identificador de cctel sea nico, o tambin un ndice con el campo Nombre, donde algunos nombres pueden estar duplicados. No es posible crear ndices con los campos de tipo Memo, Hipervnculo u Objeto OLE. Puede crear tantos ndices como precise. Los ndices se crean al guardar la tabla, y se actualizan automticamente al modificar o agregar registros. En cualquier momento puede agregar o eliminar ndices en la vista de diseo de la tabla. Puede especificar texto utilizado habitualmente al comienzo o al final de un nombre de campo (como Id, cdigo o nm), en la opcin Autoindexar, al importar o crear de la ficha Tablas/Consultas, que aparece al hacer clic en Opciones del men Herramientas. Al importar archivos de datos que contengan ese texto en el nombre de sus campos, Access crear un ndice de ellos. Si la clave principal de una tabla es un solo campo, Access establecer automticamente la propiedad Indexado de ese campo a S (Sin duplicados).

5.10. Propiedades de un ndice

Como habr podido apreciar, en la ventana ndices, a cada ndice se le asignan propiedades: Principal, nico, Ignorar Nulos.

5.70.7. Propiedad Principal

Puede utilizar la propiedad Principal para especificar si el ndice es el ndice principal de la tabla. Una clave principal identifica de forma nica cada registro de una tabla e impide que se introduzcan valores duplicados en algn campo de la clave principal. La propiedad Principal utiliza los valores de configuracin siguientes: S. El ndice seleccionado es el ndice principal. No. El ndice seleccionado no es el ndice principal. Se puede configurar la propiedad Principal de las formas siguientes: En la vista de diseo de la tabla, seleccione el campo o campos en el orden que desea para la clave principal y despus haga clic en Clave principal del men Edicin, o elija el botn Clave principal de la barra de herramientas.

En la ventana ndices, seleccione o escriba el nombre de un ndice en la columna Nombre del ndice y establezca la propiedad Principal como S en la lista Propiedades del ndice. Access crea un ndice sobre la clave principal de la tabla y lo usa para buscar registros y para crear combinaciones de tablas. El ndice de clave principal requiere una entrada en cada campo de la clave principal y no permite valores duplicados. El orden de los campos determina la ordenacin predeterminada de la tabla.

5 10.2. Propiedad nica

Puede utilizar la propiedad nica para especificar que un ndice refuerce la unicidad de los datos del ndice clave de la tabla. La propiedad nica utiliza la configuracin siguiente: S. El ndice es un ndice clave (nico). No. El ndice no es un ndice clave. La propiedad nica se establece de la misma forma que la anterior.

5 10.3. Propiedad Ignorar Nulos

Puede utilizar la propiedad Ignorar Nulos para especificar que los registros de los campos indexados con valores Nulos no sean incluidos en el ndice. Puede definir un ndice para un campo con el objetivo de facilitar las bsquedas de registros rpidas que utiliza ese campo. Si permite entradas Nulas en el campo indexado y prev que sern numerosas, establezca la propiedad Ignorar Nulos del ndice a S para reducir la cantidad de espacio de almacenamiento que ste utiliza. La propiedad Ignorar Nulos utiliza los valores de configuracin siguientes: S. Los registros que contienen valores Nulos en los campos indexados no se incluyen en el ndice. No. Los registros que contienen valores Nulos en los campos indexados se incluyen en el ndice. La propiedad nica se establece de la misma forma que la anterior.

5.10.4. Eliminacin de un M c e
Los ndices aumentan la velocidad de bsqueda, pero tambin pueden hacer ms lenta la actualizacin masiva de registros, como en consultas de datos agregados. Si se ha indexado un campo o campos que no son utilizados para

buscar, ordenar o combinar y se realizan actualizaciones de registros en masa, para los cuales se quiera aumentar la velocidad de actualizacin, deber eliminarse el ndice. La eliminacin de un ndice no elimina ni el campo ni los datos de campo. Para eliminar un ndice de campo sencillo realice las acciones siguientes: En la vista de diseo de la tabla, en la parte superior de la ventana, haga clic en el campo cuyo ndice se quiere eliminar. En la parte inferior de la ventana, haga clic en el campo cuyo ndice se quiere eliminar y presione la tecla Suprimir. En el caso que desee eliminar un ndice de campos mltiples, las acciones que debe realizar son las siguientes: Abra la tabla en la vista de diseo. Haga clic en el botn ndices de la barra de herramientas. En la ventana ndices, seleccione las filas que contengan el ndice que quiere eliminar y presione la tecla Supr (Delete). Esta operacin slo elimina el ndice, no el campo en s.

5.11. Propiedad Formato

La propiedad Formato establece la manera de cmo sern presentados los datos. Al cambiar esta propiedad en un campo, no se cambia la forma en que se almacenan los datos, pero s se influye en el modo de visualizarlos. Para ello se hace clic en el cuadro de la propiedad Formato y despus se selecciona el formato deseado presionando la esquina derecha para abrir la lista. Las propiedades Formato, para campos de tipos de datos numricos, son las que se muestran a continuacin: Numrico general. Configuracin predeterminada. Presenta el nmero tal como se introdujo. Moneda. Usa el separador de millares y la moneda (el tipo de moneda depende de la configuracin de Windows); presenta los nmeros, por defecto, con la propiedad Lugares decimales con el valor de dos. La propiedad Lugares decimales indica el nmero de dgitos que aparecern a la derecha del separador y puede modificarse para mostrar las cantidades en un formato diferente del estndar. Fijo. Presenta por lo menos un dgito; la configuracin de la propiedad Lugares decimales es dos. Aunque, como ya se ha mencionado, el valor de dicha propiedad se coloca por defecto en dos, es posible alterarla, tanto en este tipo de formato como en los siguientes. Estndat. Utiliza el separador de miles; el valor predeterminado de la propiedad Lugares decimales es dos.

Porcentaje. Multiplica el valor por 100, agregando un signo de porcentaje. La configuracin de la propiedad Lugares decimales es dos. Cientfico. Usa la notacin cientfica estndar. Por ejemplo, si se introduce 1 000, el resultado sera 1 ,OOE+O3.

5.7 7.7. Formatos numricos

Tambin se pueden crear formatos numricos definidos por el usuario, usando los cdigos que se muestran en la tabla 2.5. TABLA 2.5 Cdigos para crear formatos numricos

Carcter
-

(
-

Indicacin
-

separador de O
#
$

Marcador de dgitos. Muestra el d@a o O Marcador de dgitos. Muestra un d@a o nada Muestra el c d c t e r literal $ Porcentaje. El valor se muitiplica por 100 y se agrega el signo de porcentaje l~otacin cientifica con un signo mnos junto a los exponentes negativos Notacin cientfica con un signo menos junto a los exponentes negativos y un signo ms junto a los exponentes positivos

E? e E+ e+

5.7 7.2. Formatos Fechdora

Si el campo es de tipo Fechahora, los distintos formatos que usted puede utilizar son: Fecha general Configuracin predeterminada; si el valor es slo fecha, no se presenta la hora; si el valor es hora, no se presenta la fecha. Es una combinacin de los valores Fecha corta y Hora larga. Ejemplo: 3/4/93 05:34 pm. Fecha larga. Ejemplo: Sbado, 4 de abril de 1993. Fecha mediana. Ejemplo: 03-Abr-93. Fecha corta. Ejemplo: 3/4/93. Hora larga. Ejemplo: 5:34:23 pm. Hora mediana. Ejemplo: 05:34 pm. Hora corta. Ejemplo: 17:34.

5 77.3. Formatos tipos de datos SNo

Los formatos para tipos de datos SNo pueden ser los siguientes: S m o . Configuracin predeterminada. VerdaderoFalso. Activado/Desactivado.

5 77.4. Formato de tipos de datos texto y memo

En los campos de texto y memo es posible visualizar su contenido mediante el uso de formatos creados por el usuario. A continuacin se listan los smbolos que se manejan para crear dichos formatos:
@ Se requiere carcter de texto (un carcter o un espacio). & No se requiere carcter de texto. < Fuerza todos los caracteres a minsculas. > Fuerza todos los caracteres a maysculas.

5.12. Propiedad Mscara de entrada

Una mscara de entrada servir para que se escriban ciertos datos en un campo, restringiendo ciertos caracteres. La tabla 2.6 muestra los caracteres que usted puede utilizar para establecer mscaras de entrada. Las abreviaturas utilizadas significan: E.R., entrada requerida (obliga a introducir ese dato); E.N.R., entrada no requerida (no obliga a introducir ese dato). Se muestra a continuacin un ejemplo, donde se obliga a introducir nmeros y al final una letra, separados por un guin, lo que servira para representar un DNI: Mscara Valor vlido

Aqu debe hacer un alto y proceder, de acuerdo con lo explicado, a crear las tablas correspondientes a la base de datos Ccteles en la vista de diseo. Las tablas a crear son las que se exponen en el Ejercicio nmero 5; en la medida que las cree, establezca las propiedades correspondientes segn lo estudiado, as como los campos claves.

6. Crear relaciones entre tablas

Para poder establecer las relaciones entre tablas, elemento definitorio dentro de una base de datos relacional, como usted ya conoce es preciso tener definidos los campos que son clave principal o clave primaria. Como

TABLA 2.6 Caracteres para establecer mscaras de entrada

Carcter
O

Descripcin
Digito, no se permite signo ms ni signo nienos E.R
-

9
#

ll@Tque el anterior, excepto quepermite espacios y E.N.R Igual que el anterior, solaniente que permite signos rnslnienos Sobmnte bs letras A?Z, E.R Carcter o dgito, E.R Igual que el anterior, E.N.R Cualquier carcter o espacio en blanco E.R Cualquier carcter o espacio en blanco E.N.R Marcado? de posicih decimal y separadores de miles, fecha y hora Hace que todos los caracteres se conviertan a d c u k s Hace que todos los caracteres se conviertan a nriyscuh

L
A

a
&

. , :;? 1
< >

Hace que la mscara de entrada se muestre de derecha a izquierda y no de izquierda a derecha, cuando los caracteres de b izquierda de i a rnscara de entrada son ovcionales l ~ a c que e el carcter que le sigue se muestre c o m el carcter iiteral

ya hemos adelantado en epgrafes anteriores, la clave principal de una tabla es un campo, o conjunto de campos, que identifica cada registro de manera nica, es decir, el valor del dato que contenga el campo, o los campos, definido como clave principal no debe estar en otro registro. Todas las tablas deben tener clave principal, y se usa para buscar, encontrar y combinar rpidamente los datos almacenados en ellas. Por ejemplo, en una tabla de Recetas, la clave principal sera Cdigo de receta, donde el cdigo de la receta es un campo cuyo contenido no se repite e identifica de una manera nica el registro de una tabla. Para establecer la clave principal en uno o varios campos, los pasos a seguir son: Se selecciona el campo que va a ser la clave. Si la clave principal tuviera varios campos, se deben seleccionar todos los campos que la forman. Esto se logra manteniendo la tecla de Ctrl presionada mientras se efecta la seleccin. Para indicar que los campos seleccionados son clave principal, existen dos maneras de realizarlo: -Ir al men Edicin, elegir la opcin Clave principal. En la barra de herramientas Diseo de tabla, se hace clic en el botn Clave principal.

Una vez definida la clave principal, aparecer un icono con la forma de una llave junto a los nombres de los campos que la forman. Despus de haber creado las diferentes tablas para cada sujeto de la base de datos y haber establecido en cada una de ellas el campo clave principal, necesita una forma de decirle a Access cmo ha de combinar la informacin. El primer paso de este proceso es definir relaciones entre las tablas. Una vez hecho esto, puede crear consultas, formularios e informes para mostrar informacin de varias tablas a la vez. Ya se han explicado las ventajas de separar la informacin repetida en la base de datos, en tablas relacionadas. Aunque es posible que usted est al corriente de la conexin entre un campo de una tabla y un campo de otra, es importante que la conexin est definida explcitamente dentro de Access. A una definicin de este tipo se el conoce como "relacin", y se dice que cada uno de los campos est relacionado con el otro campo. Una vez que se ha designado una relacin, Access puede ayudarle a mantener la integridad de los datos relacionados y puede facilitar el acceso a dichos datos, como es el caso de los campos que consultan sus datos en una tabla relacionada.

6.1. Establecer relacin entre dos tablas

El objetivo de las bases de datos relacionales es crear lazos de unin entre las diferentes tablas, es decir, crear relaciones para representar la informacin almacenada en la base de datos. Una relacin se crea asociando los campos o el campo clave principal de una tabla, con los campos correspondientes en otra tabla. Se utilizan los valores de los campos para asociar correctamente los registros. Por ejemplo, si existiese una base de datos con una tabla llamada Recetas y otra llamada Variedad, seguramente la tabla Variedad tendra un campo llamado Cdigo, que indicara la variedad a la que pertenece la receta. Por lo tanto, en las dos tablas existe un campo que contiene idntica informacin. A esto se le llama relacin entre tablas. Para establecer una relacin entre dos tablas, primero se debe abrir la ventana de relaciones, donde se guardan y visualizan todas las relaciones existentes entre las diferentes tablas que conforman el sistema. Para abrir esta ventana realice lo siguiente: Si anteriormente no se han establecido las relaciones en la ventana de la base de datos, en el men Herramientas se elige la opcin Relaciones. Tambin puede presionar el botn Relaciones de la barra de herramientas Base de datos, con lo que aparece el cuadro de dilogo Relaciones, al cual se le deben agregar las tablas o las consultas, o ambas, que conformarn las relaciones de la base de datos. La ventana Relaciones muestra de forma automtica el cuadro de dilogo para agregar las tablas o las consultas, o ambas (Fig. 2.30). Si antes estableci relaciones, aparecer slo la ventana Relaciones y para acceder al

cuadro de dilogo Mostrar tabla debe realizar lo siguiente: Presione el botn secundario del ratn sobre la ventana relaciones; en el men contextual que surge seleccione Mostrar Tabla, con !o cual aparecer el cuadro de dilogo correspondiente (Fig. 2.30). Tambin puede hacer clic en el botn Mostrar tabla de la barra de herramientas. El cuadro de dilogo Mostrar tabla presenta tres pestaas: Tablas, Consultas y Ambas. En dependencia de la pestaa que se seleccione, aparecen los objetos de ese tipo que existen en el sistema. En el caso de la pestaa Ambas, aparecen tanto las tablas como las consultas. Para agregar tablas o consultas, o ambas, a la ventana Relacibn, se seleccionan las tablas o consultas, o ambas, que se desea aparezcan en la relacin y se presiona el botn Agregar, En el ejemplo expuesto de la receta-variedad se deberan seleccionar dos tablas: la tabla Recetas y L a tabla Variedad. En la ventana de relaciones aparecen en forma de rectngulos, las tablas o las consultas, o ambas, seleccionadas, y dentro de cada uno de ellos se muestran los campos que contienen. Para el caso de las consultas, salen los campos que se solicitan en la consulta. Los campos clave principal se resaltan en negrita. La figura 2.31 ilustra claramente loexplicado: se observa las tablas Recetas y Variedad; en el caso de la tabla Variedad, con su campo clave primaria Cdigo, y en el caso de la tabla Recetas, con su campo clave principal Cdigo.

Fig. 2.30 Ventana para establecer las relaciones con el cuadro de dialogo para agregar tablas o consultas.

93

Fig. 2.3 1 Ventana Relaciones, con las relaciones establecidas entre dos tablas.

Al construir la relacin, se debe tener en cuenta que sc puede establecer de un campo clave principal a otro campo clave principal, y de un campo clave principal a otro campo que no sea clave principal, pero que almacenen el mismo tipo de datos. Conociendo esto, s61o es necesario colocarse sobre el campo de una de las tablas, hacer clic, y arrastrar hasta el campo correspondiente en la otra tabla. Inmediatamente aparecer una lnea que une las dos tablas relacionadas y el cuadro de dilogo que muestra la figura 2.32.

Crlian

1 Variedad

m*

Fig. 2.32 Cuadro para crear o modificar las relaciones.

94

En este cuadro de dilogo aparecen los nombres de las tablas o las consultas, o ambas, seleccionadas. En este ejemplo, los nombres son: Variedad, Receta, y se puede distinguir adems: El campo seleccionado aparece desplegado bajo el nombre de la tabla o la consulta, o ambas, que le corresponde. Se puede tambin utilizar ms de un campo para las relaciones, de ser necesario. Para aumentar un campo slo es necesario colocarse bajo la tabla correspondiente, en uno de los renglones en blanco, y hacer clic; inmediatamente se despliegan los dems campos de la tabla y se selecciona el campo deseado. En la casilla de verificacin Exigir integridad referencial puede seleccionar esta opcin. Esta es una caracterstica de las bases de datos relacionales y para ejemplificarla se retomar el ejemplo Recetas-Variedad, donde el campo Cdigo de la tabla Variedad se relaciona con el campo Variedad de la tabla Recetas, con lo cual no se puede eliminar una variedad si sta se encuentra relacionada con una receta, para as mantener la integridad de los datos del sistema. El usuario decidir si esta propiedad es necesaria en la relacin especfica que se est creando. Bajo el campo de integridad referencial aparecen otras dos opciones, que slo se podrn seleccionar cuando estn activas, y que condicionarn la posibilidad de eliminar o actualizar los registros afectados por la relacin. Si se hace clic en el botn Crear, se hace efectiva la relacin que se est creando. Es posible modificar una relacin en cualquier momento, pero debe tenerse en cuenta la integridad de los datos. Si usted selecciona el botn Tipo de combinacin, aparecer el cuadro de dilogo que se muestra en la figura 2.33. Este cuadro de dilogo presenta tres opciones; la primera de ellas es automticamente escogida en caso de no hacer ninguna modificacin. La opcin que se seleccione depender de la necesidad especfica y permitir decidir qu registros de cada tabla se incluirn. Lea las opciones que posibilita este cuadro de dilogo. Si observa el cuadro de dilogo de la figura 2.32, ver que al final aparece una informacin sobre el Tipo de relacin: es un campo que crea el propio Access y que depende de la definicin de los campos que entran en la relacin. Usted recordar que los tipos de relacin son: Uno a Uno. Un registro de una tabla corresponde a un solo registro de otra tabla y se crea cuando ambos tienen ndices nicos o son claves principales. En la ventana de Relaciones se representa con una lnea que va de un campo al otro sin ninguna referencia. Varios a Varios. Son, en realidad, dos relaciones uno a varios con una tercera tabla, cuya clave principal consta de dos campos: las claves externas de las otras dos tablas. La figura 2.34 muestra esta relacin.

Uno a Varios. Es la ms comn y se crea cuando uno de los campos es ndice nico o tiene una clave principal. Por un lado de la relacin donde est el campo clave principal aparece en la lnea de la relacin un nmero 1 y en el otro lado, el smbolo de infinito que indica la relacin de varios. Para que consolide lo planteado, cree las relaciones que se sealan en el Ejercicio nmero 6, en las tablas que tiene creada en la base de datos Ccteles.

Fig. 2.33 Cuadro de dilogo Propiedades de la combinacin.

Fig. 2.34 Relaciones de varios a varios.

6.2. Operaciones que es posible realizar en la ventana Relaciones

Al trabajar con la ventana Relaciones es muy importante organizar las listas de campos de cada tabla, de forma que puedan verse claramente las lneas de relaciones. Cuando aparece una barra de desplazamiento en el lado derecho de la lista de campos de una tabla, indica que slo se estn mostrando algunos de los nombres de campos. Las operaciones que puede realizar para trabajar con efectividad en la ventana de Relaciones son las siguientes: Si usted necesita quitar la barra de desplazamiento y ver todos los campos, redimensione la lista en el sentido necesario, amplindola con el ratn por el borde superior o inferior de la lista, con lo cual mostrar ms campos. Tambin puede ampliarla con el ratn por el borde derecho o izquierdo, lo cual le permitir ver los nombres completos de cada campo. Para mover una lista de tabla apunte a la barra de ttulo de la lista y arrstrela, hasta colocarla en una posicin que "desenrede" las lneas de relaciones. Para cambiar el diseo de una tabla desde la ventana Relaciones, haga clic con el botn secundario del ratn sobre la tabla que desea cambiar y despus, en el men contextual que aparece, elija la opcin Disear tabla. En la ventana de diseo de la tabla haga los cambios que desee en la definicin de la tabla. Cuando haya terminado de hacer cambios, haga clic sobre el botn Cerrar y despus elija S para guardar los cambios y regresar a la ventana Relaciones. Para editar una relacin existente cierre todas las tablas que haya abierto. No se pueden modificar relaciones entre tablas abiertas. En la ventana de la base de datos, haga clic sobre el botn Relaciones en la barra de herramientas. Si las tablas cuya relacin desea modificar no estn presentes, haga clic sobre el botn Mostrar tabla en la barra de herramientas y haga doble clic sobre cada tabla que desea agregar y siga uno de los pasos siguientes: -Haga doble clic sobre la lnea de relacin de la relacin que desea editar, con lo que aparecer el cuadro de dilogo que se observa en la figura 2.32, donde podr modificar la relacin. Haga clic con el botn secundario del ratn sobre la lnea de la relacin y en el men contextual que aparece elija la opcin Modificar relacin, con lo cual aparecer el cuadro de dilogo de la figura 2.32, para que establezca las relaciones. Tambin puede hacer clic en la lnea y elegir opcin Editar relacin, en el men Relaciones. Para eliminar una relacin cierre todas las tablas que haya abierto. No se pueden modificar relaciones entre tablas abiertas. En la ventana

de la base de datos, haga clic sobre el botn Relaciones en la barra de herramientas. Si las tablas cuya relacin desea modificar no estn presentes, haga clic sobre el botn Mostrar tabla en la barra de herramientas y haga doble clic sobre cada tabla que desea agregar y siga uno de los pasos siguientes: Haga clic sobre la lnea de relacin, de la relacin que desea eliminar (la lnea aparecer en negrita al seleccionarla) y despus presione Supr (Delete). Haga clic con el bot6n secundario del ratbn sobre la linea de relacin, de la relacin que desea eliminar y despus en el men contextual que aparece elija la opcin Eliminar. Haga clic sobre la linea de la relacin que desea eliminar; despus elija la opcin Eliminar en el men Edicin. -Access le solicitar la confirmacin de la eliminacin mediante el cuadro de dilogo que se muestra en la figura 2.35. Para eliminar una tabla de la ventana Relaciones, cierre todas las tablas que haya abierto. No se pueden modificar relaciones entre tablas abiertas. En la ventana de la base de datos, haga clic sobre el botn Relaciones en la barra de herramientas y haga clic sobre la tabla que desea eliminar y despus presione la tecla Supr; con ello se elimina la tabla y sus lneas de relacin de la ventana Relaciones. Esta accin s610 afecta a la presentacin de la ventana Relaciones. La tabla y las relaciones se mantienen en la base de datos. Para borrar todas las relaciones y las tablas que las forman, en la ventana Relaciones puede elegir el botn Borrar diseo en la barra de herramientas de la base de datos. Esto borra las tablas de la ventana Relaciones, no las tablas de la base de datos.

Fig. 2.35 Cuadro de dillogo para ratificar la eliminaci6nde la relacin.

6.2.7.Restricciones adicfonales en t~rblas n?/ac/onadas

Existen algunas limitaciones, una vez definidas las relaciones, que impiden cometer posibles errores; estas limitaciones son las siguientes: No se puede borrar una tabla que ha sido definida como tabla principal de una relacin.

No se puede borrar el campo comn de cualquiera de las tablas implicadas en una relacin. No se puede cambiar el tipo de datos de un campo comn una vez que se ha definido con xito en una relacin. Practique todo esto en las tablas y relaciones creadas en los ejercicios que ha realizado.

7. Operaciones con las tablas

Con las tablas usted puede realizar un conjunto de operaciones para lograr sus propsitos, como introducir registros, eliminarlos, etc. Las principales operaciones se comentan a continuacin.

7.1. Introduccin de datos a una tabla

Cada tabla de su base de datos tiene dos presentaciones: la vista de diseo y la vista de la hoja de datos. La vista de diseio es la que contiene todos los campos que componen la tabla, as como sus caractersticas (explicado anteriormente). La vista de la hoja de datos contiene todos los datos pertenecientes a la tabla. Para ver la Hoja de datos, realice lo siguiente: Al estar en la carpeta Tabla de la ventana de Base de datos, haga clic sobre el botn Abrir, y aparecer la tabla en la vista de la hoja de datos, tal como se muestra en la figura 2.36.

Fig.2.36Tabla en la vista de la hoja de datos.

Cuando usted abre una tabla en la vista de la hoja de datos, la ltima fila aparece disponible para aadir nuevos registros y est marcada por un asterisco en el selector de fila (selector de registro) para indicar dnde se introducir el nuevo registro. Tambin pude utilizar en el men Registros, la opcin Entrada de Datos. Access oculta todos los registros

existentes y slo muestra el ltimo. Comience a escribir la informacin del nuevo registro en los campos correspondientes; para pasar de un campo a otro utilice la tecla Tab o las teclas de flecha. Cuando se introduce un nuevo valor a un campo, se verifica que sea del tipo de dato adecuado y que cumpla con las propiedades especificadas, tales como la regla de validacin. En caso de que el valor no sea el adecuado, se despliega un mensaje de error.

7.2. Desplazamiento por los registros

Usted puede desplazarse por los registros de una tabla de las formas siguientes: Utilice los botones de desplazamiento del control Registros que se encuentran al inal de la tabla para desplazarse rpidamente por los registros de sta. Las flechas de estos botones indican la direccin del desplazamiento. En el men Edicin elija la opcin Ir a, y a continuacin seleccione la opcin que desee.

7.3. Editar los registros y cerrar la tabla

Cuando usted abre una tabla en la vista de la hoja de datos, el primer registro est seleccionado (aparece resaltado en video inverso, fondo negro, letras en blanco). Si usted comienza a teclear en ese momento, los caracteres que teclee reemplazarn a los caracteres seleccionados. Las tareas de edicin, entre otras, comprenden las operaciones siguientes: Reemplazar el valor seleccionado en el campo por uno nuevo. Eliminar datos. Deshacer cambios. Presentar datos ms recientes. Insertar datos en el campo. Copiar, mover y eliminar datos. Copiar o mover un campo hacia otro. Copiar o mover registros. Durante las tareas de edicin, el selector de registro usa diferentes smbolos, los cuales indican el estado del registro activo. Tenga en cuenta que cuando comience a teclear en un registro, en el selector aparece un lapicito, el cual permanece visible hasta que usted guarda el registro o se desplaza hacia otro; cuando este smbolo desaparece, Access est indicando que el registro fue guardado. Cabe preguntarse: Cundo los datos son salvados? Siempre que usted modifique datos en un formulario o en una hoja de datos, Access guardar

automticamente esos cambios en cuanto usted se desplace hacia otro registro, por lo que no ser necesario decirle a Access de forma explcita que los guarde. Si usted desea guardar los cambios sin desplazarse hacia otro registro, utilice la opcin Guardar registro, del men Registros o presione la combinacin de teclas Mays+Enter.

Z 3.7. Reemplazar el valor contenido en un campo

Para reemplazar el valor contenido en un campo de cualquier registro, usted debe realizar las acciones siguientes: Seleccione el contenido del campo que desea reemplazar; para ello, auxliese de las tcnicas de seleccin de datos. Puede presionar la tecla F2 para alternar entre seleccionar todo el campo o colocar el punto de insercin despus del ltimo carcter del campo. Tambin puede hacer clic sobre el campo. Un punto de insercin (lugar de la pantalla donde se insertan los caracteres que usted teclea y que se identifica por una barra vertical parpadeante), aparecer en el campo. Mediante las teclas de la flecha, mueva el punto de insercin hacia la posicin donde desea insertar los nuevos caracteres y comience a teclear. Si comete algn error al teclear, presione la tecla Backspace (Retroceso) y si desea cancelar todas las modificaciones hechas al campo presione la tecla Escape. Los caracteres tecleados reemplazarn el contenido del campo. Al moverse hacia otro registro Access guardar los cambios de edicin realizados. Si el contenido del campo que est reemplazando, actualizando o editando es muy grande y no la ve completo, presione Mays+F2 para que se muestre el cuadro Ampliar. Tal decisin es conveniente cuando resulta incmodo trabajar dentro de los lmites de la celda o cuando necesitamos ver todo el contenido del campo. La figura 2.37 muestra el cuadro de dilogo Ampliar cuando se invoc para un campo Memo llamado "Observaciones de la tabla Recetas". Las combinaciones de teclas como mtodo abreviado para introducir datos y editar, las puede consultar en la Ayuda. Puede usar estas teclas en la vista de la hoja de datos para acelerar la introduccin de datos. Al modificar los datos de un campo pueden presentarse problemas, puesto que hay algunos tipos de campos en formularios u hojas de datos que no puede editar. Los campos siguientes presentan valores de la misma forma que lo hacen los campos regulares, pero si intenta introducir datos en ellos no suceder nada: Autonumrico. Si un campo tiene un tipo de dato Autonumrico, Access asigna automticamente el siguiente nmero consecutivo o un nmero aleatorio nico a este campo, por cada registro que se agregue. Este

tipo de campo es usado, en general, como un nmero de identificacin de registro. Cuando se comienza a agregar un nuevo registro, Access rellena de forma automtica el valor del campo y no ser posible editarlo. Campos calculados. Los campos calculados presentan valores que calcula Access. Estn basados casi siempre en otros campos de sus tablas, pero no se guardan en tablas. No es posible editar los campos calculados. Campos bloqueados o desactivados. Si un control en un formulario tiene la propiedad Bloqueado establecida a S o la propiedad Activado establecida a No, no ser posible editar los datos del campo. Campos en un registro bloqueado. Si utiliza Access en un entorno multiusuario y un registro est bloqueado por otro usuario, no podr editar los datos en el registro, lo cual se indica en el selector del registro. Campos en consultas no actualizables o snapshots. Mientras que la mayora de las consultas devuelven conjuntos de registros que usted puede editar, algunas devuelven instantneas, las cuales no pueden ser editadas. Campos en un formulario de slo lectura o en una base de datos bloqueada. Si el formulario que est utilizando tiene la propiedad Permitir Ediciones establecida a No, o si los datos de base son de slo lectura o estn bloqueados por otra persona, no podr editar los datos en el formulario.

Se creo en homenafed Seguido Congreso dd PCC por Barnado Noel L u l , b ngredmtesque posee este cocte que lo dstigue especificamente de otros cocteb?s.l

Fig. 2.37 Cuadro para ampliar el contenido de un campo.

Cuando trata de salir & un campo despus de haber cambiado datos, Access valida los datos asegurando que el valor introducido est permitido en ese campo. Si el valor no est permitido, Access se lo indica. Para salir del campo, es necesario cambiar el valor por uno aceptado por el campo o deshacer los cambios. Un valor puede no ser admitido en un campo por las razones siguientes: El valor no es compatible con el tipo de datos del campo (como Numrico, Texto o Fecha). Si introduce un valor que no coincide con el tipo

de dato, Access intenta convertir la entrada al tipo correcto. No obstante, algunos tipos de datos no pueden ser convertidos a otros. Por ejemplo, no puede guardar un nombre en un campo de tipo Numrico. Los datos violan una regla de la propiedad Regla de Validacin para el campo. El campo requiere datos y ha tratado de dejarlo en blanco. Access tambin valida datos cuando sale de un registro. Antes de guardar un registro, Access comprueba: Si se est violando alguna regla de validacin establecida en la propiedad Regla de Validacin para el campo y para el registro. Si la tabla en proceso de edicin tiene una clave principal o un ndice nico, Access verifica que el registro que se edite no tenga un valor igual al de otro registro en la tabla. Si el registro no puede guardarse, tendr que realizar las correcciones necesarias o hacer clic en el botn Deshacer para cancelar todos los cambios que se hayan realizado en el registro. Algunos de los elementos a los que hemos hecho referencia, an no los ha estudiado. No obstante, es conveniente tenerlos en cuenta, pues errores de este tipo pueden aparecer no slo en bases de datos diseadas por usted, sino en otras que ha recibido de terceros.

7.3.2. Eliminar datos

Para eliminar datos de un campo, seleccione los datos a eliminar, y en el men Edicin elija la opcin Eliminar o presione la tecla Supr (Delete). Para eliminar uno o ms registros en una hoja de datos, seleccione el registro o los registros que desea eliminar y en el men Edicin elija la opcin Eliminar o presione la tecla Supr (Delete), o el botn Eliminar registro de la barra de herramientas. En este caso no ser necesario seleccionar todo el registro, bastar colocar el punto de insercin en algn campo de ste.

7.3.3. Deshacer cambios

Cuando se edita un registro o se disea un objeto de base de datos es posible deshacer cualquier cambio indeseable eligiendo la opcin Deshacer en el men Edicin. Use la opcin Deshacer para invertir su eliminacin u operacin de cortar o pegar ms reciente, para invertir los cambios al ltimo registro guardado o para invertir lo que escribi. En algunas operaciones es equivalente utilizar la combinacin Ctrl+Z en lugar de abrir el men Edicin.

Siempre que usted edite en un campo, puede deshacer el cambio ms reciente eligiendo la opcin Deshacer Entrada en el men Edicin. Para deshacer todos los cambios en el campo o registro activo, elija la opcin Deshacer CampoRegistro activo del men Edicin o presione Esc. Incluso si guarda, salva los cambios o se mueve hacia otro registro, puede todava deshacer los cambios en el registro previamente editado, si selecciona la opcin Deshacer Registro Guardado en el men Edicin. Tenga en cuenta que en cuanto usted comience a editar el siguiente registro, a aplicar o eliminar un filtro o conmutar hacia otra ventana, sus cambios se convertirn en permanentes. La opcin Deshacer se convierte en No se puede deshacer, cuando no es posible invertir la ltima operacin realizada. Si deshace algo escrito, puede volver a escribirlo eligiendo Rehacer entrada en el men Edicin. No es posible deshacer la operacin ms reciente de eliminar o pegar un registro o una operacin de reemplazo completa. Si usted est editando datos en una tabla externa (que no es de Access), pero que est vinculada a su base de datos de Access, no siempre puede deshacer su ltima modificacin o cambio. Cuando est editando datos de tablas de dBASE, FoxPro, Paradox, Btrieve, o SQL, usted no podr deshacer los cambios en registros despus que hayan sido salvados; slo puede deshacerlos en el campo o registro activo.

7.3.4. Presentar /os datos ms recientes en /a hoja de datos o en e/ formu/ario

Si utiliza una base de datos compartida en red, los dems usuarios podran estar cambiando los datos, aunque estos cambios no se reflejaran en una hoja de datos ni en un formulario. Access actualiza los datos visualizados a intervalos regulares. Puede cambiar la frecuencia de actualizacin automtica. Tambin puede actualizarla en cualquier momento. Para presentar los datos ms actuales inmediatamente, en la vista de la hoja de datos o del formulario, haga clic en la opcin Actualizar, del men Registros. Esta opcin actualiza slo los datos existentes en su hoja de datos o formulario. No vuelve a ordenar los registros, tampoco presenta registros nuevos, ni quita registros eliminados o aquellos que no cumplan los criterios especificados. Para efectuar estas acciones, vuelva a consultar los registros. Para volver a consultar los datos actuales, en la vista de la hoja de datos o del formulario, presione Mays+F9. Para cambiar la frecuencia de actualizacin automtica de datos en la hoja de datos o en el formulario, en el men Herramientas haga clic en Opciones. Despus, haga clic en la pestaa Avanzado, y en el cuadro Tiempo entre actualizaciones, escriba el nmero de segundos que deben transcurrir entre cada actualizacin de datos automtica. Por ejemplo, si escribe 120, los

datos se actualizarn cada 2 min. Este parmetro acta slo si la base de datos est compartida en una red.

7.3.5 Copiar, mover o borrar datos

Es frecuente que usted desee copiar o mover datos en la base de datos de Access. Si es usuario de otras aplicaciones como Excel o Word desear copiar datos entre aplicaciones. Cuando usted copia datos utiliza la opcin Copiar, que deja intactos los datos originales, o la opcin Cortar que borra los datos en el origen y los mueve hacia el destino. Ambas opciones usan el Portapapeles para su operacin. Usted puede pegar desde el Portapapeles hacia otra posicin, como por ejemplo: copiar el valor de un campo y pegarlo en otro u otros campos; copiar o mover datos de una tabla hacia otra; copiar datos o registros entre Access y otras aplicaciones.

7.3.6. Copiar o mover un campo

Copiar o mover datos en un campo es tan sencillo como seleccionar, copiar o cortar y pegar. Luego de copiar los datos usted puede pegarlos sobre el contenido del campo destino o insertarlos en el contenido existente; para ello realice lo siguiente: En la vista de la hoja de datos, seleccione los datos que quiere copiar o mover. Elija la opcin Copiar en el men Edicin, haga clic en el botn Copiar de la barra de herramientas o presione las teclas Ctrl+C, si va a copiar. Si lo que desea es mover los datos, elija la opcin Cortar en el men Edicin, haga clic en el botn Cortar de la barra de herramientas o presione las teclas Ctrl+X. Desplcese hacia el campo destino. Si usted desea reemplazar los datos existentes en el campo por la informacin que trae desde el Portapapeles, seleccione el campo completo, antes de pegar. Si va a insertar los datos entre los caracteres existentes, coloque el punto de insercin donde desea que el texto sea pegado. En el men Edicin elija la opcin Pegar o haga clic en el botn Pegar de la barra de herramientas o presione las teclas Ctrl+V.

7.3.7. Copiar o mover varios campos

En una hoja de datos usted puede copiar datos en ms de un campo o todos los datos en una o ms columnas completas. Por ejemplo, puede seleccionar slo los nombres y nmeros de telfono de una tabla que almacena adems otros campos, y copiarlos en otra tabla o hacia otra aplicacin Windows.

Si la fuente de datos tiene ms campos que la hoja de datos destino, Access no pega los campos extra, es decir no crea nuevos campos donde pegar los campos del origen. Si la hoja de datos destino tiene campos extra, ms de los que son pegados, Access no pega nada en ellos. Las acciones a realizar son las siguientes: En la vista de la hoja de datos, seleccione los campos o columnas que desea copiar o cortar. Es conveniente que conozca el tipo de datos y el tamao de cada campo de los que desea transferir hacia otra tabla. Elija la opcin correspondiente a lo que desee realizar. Abra la tabla destino en la vista de la hoja de datos. Compruebe que los campos destino son del mismo tipo que los campos origen, si no Access no puede pegar y emite un mensaje de error. No es imprescindible que los campos tengan iguales nombres en el origen que en el destino, pero asegure que s tienen iguales tipos de datos o tipos compatibles. Si no existen incompatibilidadesseleccione el campo o los camposdestino o conmute hacia la aplicacin Windows donde desea pegar los datos y seleccione el campo o los campos destino. Si existen incompatibilidades, resulvalas trabajando en la vista de disero de cada tabla o slo de la tabla destino. En este caso, es conveniente que repita los pasos de este procedimiento desde el principio. En el men Edicin elija la opcin Pegar o haga clic en el botn Pegar de la barra de herramientas o presione las teclas Ctrl+V. Antes de pegar, Access le presentar un cuadro de mensaje similar al que se muestra en la figura 2.38. En dependencia de su decisin, responda a la pregunta que este mensaje le formula. Para copiar datos de columnas no contiguas, ocuIte las columnas intermedias y luego seleccione las que desee copiar. No es posible copiar en una columna oculta, ni desde ella.

Fig. 2.38 Cuadro de dialogo para confirmar el pegado de registros.

1 . 3 . 8 . Copiar o mover registros

En Access puede copiar o mover registms entre hojas de datos. Por ejemplo, si usted mantiene varios registros dishtos de ccteles en dos tablas separadas, puede copiar los registros de una tabla y aadirlos a la otra.

Puede tambin c q i a r o mover datos desde otras aplicaciones hacia Access. Los registros copiados o cortados los puede pegar en una hoja de datos. Access pega los datos en campos en el orden en el que ellos aparecen en las columnas de la hoja de datos, independientementede los nombres de las columnas. Si los registros por usted pegados en la hoja de datos o en el formulario no pueden ser aadidos, Access los coloca en una tabla especial llamada Errores de pegado, luego de emitir un mensaje similar al que se observa en la figura 2.39. La figura 2.40 muestra la tabla de errores en la vista de la hoja de datos. La tabla Errores de pegado puede ser abierta desde la ventana de la base de datos. Los procedimientos para copiar o mover registros de una hoja de datos son los siguientes: En la vista de la hoja de datos, seleccione los registros que quiere copiar o mover. Si est copiando o moviendo registros desde otra aplicacin, asegrese de que los datos estn organizados en una tabla o en una hoja de clculo, o separados par tabulaciones, antes de seleccionarlos. Para copiar registros, elija la opcin Copiar en el men Edicin, haga clic en el botn Copiar de la barra de herramientas o presione las teclas Ctrl+C. Para mover los registros, elija la opcin Cortar en el men Edicin, haga clic en el botn Cortar de la barra de herramientas o presione las teclas Ctrl+X. Abra la hoja de datos en la cual quiere pegar registros. Si es necesario, reorganice las columnas de la hoja de datos para coincidir con el orden de los datos que est copiando o moviendo. Para reemplazar registros con los registros seleccionados, indique los que quiere reemplazar y entonces, en el men Edicin elija la opcin Pegar o haga clic en el botn Pegar de la barra de herramientas o pulse las teclas Ctrl+V, Antes de pegar, Access le presentar un cuadro de mensaje para que confirme la accibn. Para agregar registros al final de la hoja de datos, haga clic en Pegar datos agregados, en el men Edicin. Si la hoja de datos de origen tiene ms campos que la hoja de datos de destino, Access no pega los campos restantes.

Fig. 2.39 Mensaje sobre el error de pegado de regisiros.

1O 7

Fig. 2.40 Tabla de errores de pegado.

Cuando usted pega registros en la hoja de datos de una tabla Access, pega los datos en las columnas de la hoja de datos en el orden original, por ello se dice que pega por posicin de los campos. Los campos en el origen y en el destino no tienen que tener los mismos nombres, aunque s tienen que estar en el mismo orden. Con este procedimiento no se prev insertar en medio de la tabla, sino slo sobrescribir o aadir al final. Usted puede preparar la estructura de la tabla destino adecuadamente antes de pegar. En la mayora de los casos, si Access no puede pegar algunos Q todos los datos, crea la tabla de Errores de pegado. Existen diferentes causas de por qu Access no pega los datos: Trat de pegar un campo entero o campos sin seleccionar un destino. Es necesario seleccionar los campos en los cuales se quiere pegar. Trat de pegar mhs campos que los que tiene la hoja de datos en la cual se est pegando, o ms que el nmero de campos seleccionados como destino. Access no pegar los campos adicionales. Trat de pegar un valor que no es compatible con el tipo de datos del campo. Por ejemplo, trat de pegar una combinacibnde letras y nmeros en un campo con el tipo de datos Numrico. Trat de pegar texto que es demasiado largo para el campo. El valor de la propiedad Tamao del campo determina el tamao mximo de un valor de campo. Verifique el campo en la vista de diseo de la tabla para ver su configuracin. Trat de pegar un valor duplicado en la clave principal de la tabla o en un campo que tiene la propiedad Indexado establecida a Sin duplicados. Verifique el campo en la vista de diseo de la tabla para ver su configuraci6n. Trat de pegar datos en un campo oculto. Esto no est permitido. Para presentar columnas ocultas, haga clic en Mostrar columnas en el men Formato. TratO de eliminar Q pegar datos en un campo desactivado, bloqueado calculado o Autonumrico.
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de entrada, Requerido o Permitir longitud cero.

Cuando pega registros en una hoja de datos, Access los coloca en el orden en que aparecen en las columnas de la hoja de datos, con independencia de los nombres de los campos. Si quiere que los datos sean pegados en correspondencia con los nombres de los campos, pguelos en un formulario. Al pegar registros en un formulario, Access los coloca en campos con el mismo nombre que los campos de origen, con independencia de su orden en el formulario. No obstante, si no se encuentran nombres de campos coincidentes, los datos son ubicados segn el orden de tabulacin del formulario, que puede no ser el orden deseado.

1.3.9. Copiar de Access para otra aplicacin

Si usted tiene datos en sus tablas de Access que necesita usar en otras aplicaciones para Windows, tales como Excel o Word, puede copiar campos o registros desde un formulario o una hoja de datos. Por ejemplo, puede copiar varios registros desde Access y pegarlos en las filas y columnas de una hoja de clculo de Excel. Cuando usted pegue los registros en otra aplicacin, Access pega los nombres de los campos en la primera fila y a continuacin de sta aparecern los datos. Tambin puede copiar o mover objetos grficos, como por ejemplo, los que se crean usando PowerPoint o Corel Draw. Otra va de enviar datos mediante un servicio de mensajera de Microsoft Exchange, hacia otra aplicacin que tiene formato de archivo diferente, es por medio del uso del comando Enviar.. . del men Archivo. Con la opcin Enviar puede crear un archivo .txt (para MS-DOS), .rtf (para Word) o .xls (para Excel). Para copiar una tabla completa de Access que contiene una gran cantidad de registros, hacia otra aplicacin o base de datos, es preferible auxiliarse de la opcin Guardar como \ Exportar del men Archivo. La va Guardar como \ Exportar se explicar ms detalladamente en otros captulos. El procedimiento para copiar o mover registros desde Access hasta otra aplicacin es el siguiente: En Access, en la vista de la hoja de datos, seleccione los datos que quiere copiar o mover. Para copiar o mover datos, utilice cualquiera de las vas explicadas en anteriores procedimientos para copiar registros. Abra la aplicacin donde quiere pegar los datos. Para Reemplazar datos en el destino con los datos trados desde Access, seleccione los datos que quiere reemplazar. Para insertar los datos en datos existentes, coloque el punto de insercin en el lugar donde quiere pegar los datos. Si est pegando en una hoja de Excel, seleccione la celda en la que quiere que aparezca el primer encabezado de columna. Si est pegando en un documento de Word para Windows, mueva el punto de insercin hasta el lugar donde quiere colocar los registros. Los registros son pegados en Word como una tabla.

Para pegar utilice cualquiera de las vas explicadas en anteriores procedimientos para pegar registros, pues estos son consistentes en las aplicaciones del Office. Si se tratara de otra aplicacin utilice la va que esta tenga disponible para pegar. Cuando se pegan registros en otra aplicacin, Access pega los nombres de los campos en la primera fila, seguidos por los datos.

1.3.10. Copiar o mover desde otra aplicacin para Access

Para copiar o mover registros desde otra aplicacin hacia Access realice lo siguiente: En la otra aplicacin, seleccione una o ms filas que quiere copiar o mover. Si est copiando desde un procesador de textos, asegrese de que los registros estn organizados en una tabla o separados por tabulaciones, antes de seleccionarlos. Para copiar registros, haga clic en Copiar en el men Edicin. Para mover registros, haga clic en Cortar en el men Edicin. Si su aplicacin no dispone de esos comandos, use el mtodo equivalente de ella. En Access, abra la base de datos o formulario donde quiere pegar los registros. Para reemplazar registros, seleccinelos y entonces haga clic en el botn Pegar en la barra de herramientas. En un formulario, si el selector de registros no est visible, para seleccionar el registro actual, haga clic en Seleccionar registro en el men Edicin. Para agregar los datos como registros nuevos, haga clic en Pegar datos agregados en el men Edicin.

7.4. Insertar una imagen en un registro

En una base de datos se puede almacenar cualquier tipo de informacin, incluyendo imgenes, grficos, sonidos y otros objetos procedentes de otras aplicaciones. Un objeto OLE es cualquier informacin creada con una aplicacin Windows que soporte la incrustacin y la vinculacin de objetos OLE. Access almacena objetos OLE en un campo de una tabla. Se puede almacenar un objeto OLE diferente en cada registro, de la misma forma que se puede almacenar un nombre o direccin diferente en un campo texto de cada registro. Sin embargo, estos objetos grficos slo pueden visualizarse en los formularios o en los informes; en las tablas de datos, en presentacin Hoja de datos, usted slo ver un pequeo mensaje que titula al objeto, por ejemplo, Imagen Paintbrush.

Para insertas una imagen en un registro usted debe realizar las acciones siguientes: En la vista de la hoja de datos asegrese de que el campo tipo Objeto

OLE en el que desea insertar la imagen est seleccionado. Elija la opcin Objeto en el men Insefir, con lo cual aparece el cuadro de dilogo Insertar objeto, que se muestra en la figura 2.4 1. Recorra la lista Tipo de objeto y seleccione el nombre de aplicacin servidora que aportar el objeto que desea insertar y selecciheta. Elija la opcin Crear desde un archivo, con lo cual aparecer el cuadro de dilogo que se muestra en la figura 2.42. Teclee el nombre del archivo que desea insertar o utilice el botn Examinar para localizarlo en el disco. Luego de escoger la imagen a insertar, elija el botn Aceptar, tras lo cual aparecer en el campo el mensaje que titula al objeto, por ejemplo Imagen de Mapa de bits, etc.

Fig. 2.41 Cuadro de dihlogo Insertar objeto.

7.5. Revisar la ortografa de los datos en la vista de la hoja de datos

En ocasiones, durante la introduccin de los datos se cometen errores ortogrficos que usted puede remediar utilizando los procedimientossiguientes. Tenga en cuenta que el chequeo ortogrfico slo funciona sobre campos de tipo Memo o Texto; en caso que intente chequear una seleccin que incluya campos de otros tipos, Access le presentar un mensaje, como el que muestra la figura 2.43.

Fig. 2.42 Cuadro de dilogo para insertar objetos desde un archivo.

Para revisar ia ortogratia de los datos en ia Hoja de datos realice las acciones siguientes: Seleccione los registros, columnas,campos o texto dentro de un campo donde se desea revisar la ortografa. Tambin puede hacer el chequeo ortogrfico desde la ventana de la Base de datos; para ello basta seleccionar la tabla cuya ortagrafia desea revisar. Haga clic en el bot6n Ortografa en la barra de herramientas. Tambin puede elegir la opcin Ortografia del men Herramientas o presionar la tecla F7, con lo cual aparece el cuadro de dilogo que muestra la figura 2.44. A medida que Access detecta errores o palabras desconocidas porque no existen en el diccionario del cual se auxilia para realizar esta tarea, usted debe tomar las decisiones correspondientes, las cuales no es necesario explicar, pues sus nombres las explican por s mismos.

Fig. 2.44 Cuadro de dilogo para revisar la ortografa.

7.6. Corregir automticamente el texto mientras se escribe

Usted puede utilizar Autocorreccin para corregir automhticamente el texto, mientras escribe, puesto que casi siempre se comete errores, y para reemplazar de forma automhtica abreviaturas por su texto completo. Por ejemplo, puede crear la entrada "CT" para "Cctel". Cada vez que escriba CT seguido de un espacio o signo de puntuacin, Access reemplazar automticamente con el nombre Cctel. Para establecer esta utilidad realice las acciones siguientes: En el men Herramientas, haga clic en opciones de AutoCorreccin, con lo cual aparecerti el cuadro de diilogo que se muestra en la figura 2.45. Seleccione la casilla de verificacin Reemplazar mientras se escribe. En el cuadro Reemplazar, escriba el texto que quiere corregir automticamente. En el cuadro Con escriba el texto corregido. Haga clic en Agregar. Si desea poner los nombres de los das en maysculas nutomfiticamente, cuando se estn introduciendo datos, seleccione la casilla de verificaci6n Poner en maysculas los nombres de los das. Si desea rectificar cuando haya tecleado dos letras maysculas seguidas, seleccione la casilla de verificaci6n Corregir DOS Maysculas SEguidas. Autocorreccin no megirii texto que haya sido escrito antes de haber seleccionado el cuadro Reemplazar mientras se escribe.

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cnre

uocodrllo
-

creer cmoddo Veo

Fig. 2.45 Cuadro de dialogo para establecer la autocomccin.

Para agregar una entrada de correcci6n automtica mientras se revisa la ortografa, puede ejecutar lo siguiente: En el cuadro de dilogo Ortografa, en el cuadro Cambiar a, escriba el texto corregido. Haga clic en Autocorreccin en e! cuadro de diiilogo Ortografia.

Si escribe el texto que est en el cuadro No est en e1 diccionario, mientras agrega datos a tablas o formularios, Access lo cambiar automticamente al texto en el cuadro Cambiar a. Para detener las correcciones automticas que ocurren cuando se introducen datos realice lo siguiente:
En el men Herramientas, haga clic en Autocorreccin. Desactive las casillas de verificacin de las opciones que desea desactivar. Para detener la correccin automhtica de una entrada determinada tealice lo siguiente: En el men Herramientas, haga clic en Autocorreccin.

Haga clic en la entrada que desea eliminar, en la parte inferior del cuadro. Haga clic en Eliminar.

7.7. Imprimir una tabla

Al imprimir la hoja de datos de una tabla, los datos aparecen en forma tabular, es decir, parecido a una hoja de clculo de Excel. Las columnas de los datos contienen en la primera fila los nombres de los campos. Para lograr la impresin deseada de una hoja de datos, usted debe configurar la impresin, es decir, debe especificar las opciones de impresin. Para establecer mrgenes, orientacin de pgina y otras opciones de configuracin de pgina, realice lo siguiente: Abra la tabla en la vista de la hoja de datos o en Presentacin Preliminar. En el men Archivo, elija la opcin Configurar pgina, con lo cual aparece el cuadro de dilogo que se muestra en la figura 2.46. El cuadro de dilogo que se presenta posee dos pestaas; la primera, Mrgenes, se utiliza para establecer los mrgenes de la pgina; la otra pestaa, Pgina, se emplea para establecer la orientacin y el tamao del papel, as como para establecer la impresora. Despus haga clic en el botn Aceptar. Para visualizar su hoja de datos antes de imprimirla elija la opcin Vista preliminar en el men Archivo o haga clic sobre el botn Vista preliminar en la barra de herramientas; con ello se abre la ventana que se muestra en la figura 2.47. En el Entorno de trabajo de Access se abre la Vista preliminar y a la barra de herramientas se le agregan algunos botones para que usted pueda realizar determinadas acciones. Estos botones se muestran en la figura 2.48. Haga clic en el cuadro Control del Aumento y luego elija un porcentaje de aumento o escriba el porcentaje de aumento que desea. Cuando elija Ajustar, Access modificar el aumento de la pgina para que se ajuste al tamao de la ventana. Haga clic en el botn Una pgina o en el botn Dos pginas que es equivalente a elegir en el men Ver, la opcin Pginas; elija las pginas en el submen cascada que se despliega. Access presenta una pgina completa de la Hoja de datos o dos pginas completas. La opcin Pginas del men Ver le permite observar hasta 12 pginas a la vez. Haga clic en el botn Zoom para alternar entre ver una pgina completa o la ampliacin de parte de ella. Cuando el puntero del ratn toma la forma de lupa sobre la hoja de datos, tambin es posible hacer clic en una parte de la pgina completa para ampliar esa parte y hacer clic otra vez para volver a ver la pgina completa.

Haga clic en el botn Cerrar si desea cerrar la presentacin preliminar y retomar a Vista Hoja de datos. Utilice los botones de desplazamiento situados en la parte inferior de la ventana de presentacin preliminar para pasar las pginas y la barra de desplazamiento para desplazarse dentro de la pgina.

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Fig. 2.46 Cuadro de dilogo para configurar pgina.

Despus que usted establece 10s mrgenes, configura la pgina y analiza en la Vista preliminar cmo quedar su tabla cuando la imprima, slo le queda realizar la impresin. Para ello realice lo siguiente: Muestre la hoja de datos de la tabla. Configure la impresin mediante el cuadro de dilogo Imprimir, que se abre en el men Archivo. La figura 2.49 muestra el cuadro de dilogo Imprimir. Para imprimir inmediatamente sin cambiar la configuraci6n del cuadro de dilogo Imprimir, haga clic sobre el botn Imprimir en la barra de herramientas. Para imprimir $610 algunos de los registrosdela hoja de datos, selmcione los registros que desea imprimir.

Fig. 2.47 Ventana Vista preliminar.

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Botdn Una pagina

Botn Zoom

Cuadro Control de Aurnenlo

L~otdn Dos paginas

Fig. 2.48 Botones para trabajar en la vista preliminar.

Fig. 2.49 Cuadro de dilogo Imprimir.

Para que consolide los conocimientos realice todas las operaciones estudiadas utilizando la base de datos CCicteles. introduzca los datos que correspondan a cada cctel, segn la relacin que se muestra en el ejercicio mmero 7.

7.8. Visualizar o imprimir las propiedades, permisos e informacin de diseo de los objetos de una base de datos
Visualizar o imprimir las caractersticas de diseo (la definicih) de un objeto le ayuda a documentar el diseo de una base de datos o de una aplicacin Access creada por usted. Puede visualizar o imprimir la definicin del objeto de base de datos seleccionado o de mltiples objetos, Para imprimir la definicin de un objeto realice lo siguiente: En el men Herramientas, site el puntero del ratn sobre Analizar y haga clic en la opcin Documentador, con lo cual aparece el cuadro de dilogo que se muestra en la figura 2.50. Elija en la pestaa correspondiente, el objeto de la base de datos que desea documentar, despus haga clic en el objeto especifico y presione el botn Aceptar. Si hace clic en el botn Opciones, se muestra el cuadro de dialogo que se presenta en la figura 2.5 l, en el cual puede establecer las opciones correspondientes para la informacin que visualizar o imprimir de la tabla, o de cualquier otro objeto de la base de datos.

Despus que elija en los botones de opcin la informacin correspondiente, haga clic en el botn Aceptar. El Documentadorcomenzar a realizar su trabajo y al final mostrar en una ventana toda la informacin prevista para el objeto de la base de datos, la cual puede guardar o imprimir.

Ejecuteprcticamenteesta actividadutilizando las tablas que tienecreadas.

r Errores de pegado r Ingredientes r Ingredientes de las recetas r Recetas r mes Cubanos r Tdal r temilios r El IJtemilios para laJ recetas
Fig. 2.50 Aspecto del Docurnentador de objetos de la base de datos.

Fig. 2.5 1 Cuadro de dilogo para establecer las opciones de definicin.

7.9. Ocultamiento de columnas

En algunos casos tal vez no quiera ver todas las columnas de la hoja de datos. Quizs la visualizacin es muy grande y usted no necesita introducir informacin en todos los campos, o slo desea ver lo ms importante para su trabajo. Otra opcin que le ayudar a navegar con muchas columnas es la inmovilizacin de stas. Para ocultar columnas proceda de la manera siguiente: Abra una tabla, consulta o formulario en la Vista Hoja de datos; haga clic en el encabezado de la columna con el botn derecho del ratn y en el men contextual que aparece elija la opcin Ocultar columnas. Para volver a ver una columna oculta, utilice la opcin Mostrar columnas del men Formato y haga clic en la casilla de verificacin que precede al nombre de la columna que desea ver. Sea cuidadoso al ocultar columnas en una vista, puesto que es posible que olvide que tiene columnas ocultas cuando introduce datos.

7.10. Inmovilizar columnas (campos)

Si tiene una tabla con un ancho mayor que el de la pantalla, le resultar dificil identificar en qu registro se encuentra cuando se desplace hacia la derecha. Para evitar esto puede inmovilizar uno o ms campos, de modo que permanezcan en la parte izquierda de la pantalla; para ello realice las acciones siguientes: Abra la tabla, consulta o formulario en la Vista de Hoja de datos. Utilice el puntero del ratn de flecha negra que aparece cuando se sita en el encabezado de una columna, para seleccionar toda la columna o columnas que desea inmovilizar. En el men Formato elija la opcin Inmovilizar columna, con lo cual quedar inrnovilizada. Para revertir la inmovilizacin de columnas, en el men Formato elija la opcin Liberar todas las columnas.

7.11. Cambiar el ancho de columnas y filas

Tal vez quiera modificar el ancho de columnas o de filas cuando no pueda ver todo su contenido; para ello situ el puntero del ratn en la divisin de una columna o fila y arrastre en la direccin que quiera para ampliarla o disminuirla. Tambin en el men Formato puede escoger las opciones Alto de fila o Ancho de la columna, con lo cual aparece un cuadro de dilogo para que cambie las dimensiones.

7.12. Modificar la fuente

Si usted desea dar una apariencia distinta a su tabla, consulta o formulario puede cambiarle el tipo, tamao y color de la fuente. Para ello, con la tabla abierta en la Vista Hoja de datos, elija en el men Formato la opcin Fuentes, con lo cual aparecer el cuadro de dilogo Fuentes y all podr elegir las que desee. Access recordar los parmetros establecidos la prxima vez que abra una hoja de datos para esa tabla, consulta o formulario. Para que todas las hojas de datos muestren la apariencia elegida por usted de forma predeterminada, en el men Herramientas escoja Opciones y en el cuadro de dilogo que se muestra elija la pestaa Hoja de datos y establezca la apariencia que desee.

7.13. Activacin y desactivacinde cuadrcula

Access imprime y visualiza una cuadrcula en la Vista Hoja de datos de una tabla, consulta o formulario. Si lo desea puede desactivar esta cuadrcula; para ello realice las accionessiguientes: abra una tabla, consultao formulario en la Vista Hoja de datos. En el men Formato elija la opcin Hoja de datos, con lo cual aparecer el cuadro de dilogo que se muestra en la figura 2.52.

Color cb fcrdo:

Cdadeo~eMcuk

IOBIWO

-j 1 i i ~ l a t a

l ~ o r d de e la hoja de datos

Fig. 2.52 Cuadro de dilogo para establecer el formato de la hoja de datos.

121

En el cuadro Mostrar cuadrcula deseleccione las casillas de verificacin Horizontal o Vertical segn desee, o ambas. Tambin puede modificar el color de fondo de la cuadrcula, el color de lnea de la cuadrcula, el estilo de los bordes y la direccin del texto.

8. Hojas de datos secundarias

En una hoja de datos secundaria se pueden ver y modificar datos relacionados o combinados en una hoja de datos de una tabla, comulta o formulario, o en un subformulario. Por ejemplo, en la base de datos Ccteles, la tabla Recetas tiene una relacin uno a varios con la tabla Ingredientes de las recetas; por tanto, para cada fila de la tabla Recetas, en la Vista Hoja de datos se pueden ver y editar las filas relacionadas de la tabla Ingredientes de las recetas, en una hoja de datos secundaria, tal como se muestra en la figura 2.53.

Haga clic en el indicador de expansin (signo + de la primera columna de la tabla) para expandir o contraer una hoja de datos secundaria. Access crea automticamente una hoja de datos secundaria en una tabla que tenga una relacin uno a uno o est en el lado "uno" de una relacin uno a varios, cuando la propiedad NombreHojaSecundariaDeDatos (SubdatasheetName) de la tabla se haya establecido en Auto. Una relacin est definida por los campos de clave principal y clave externa coincidentes en las tablas relacionadas.

Sin embargo, se puede agregar una hoja de datos secundaria a cualquier tabla, consulta o formulario. Una hoja de datos secundaria puede tener como objeto de origen una tabla o una consulta que se especifica en la propiedad NombreSubhojaDeDatos (SubdatasheetName). Una hoja de datos secundaria correspondiente a un control de un subformulario puede tener como objeto de origen una tabla, una consulta o un formulario que se especifica en la propiedad Objetoorigen (SourceObject)del control del subformulario. Es posible anidar hasta ocho niveles una hoja de datos secundaria dentro de otra hoja de datos secundaria. Sin embargo, cada hoja de datos o cada hoja de datos secundaria slo puede tener una hoja de datos secundaria anidada. Por ejemplo, la tabla Recetas puede contener una hoja de datos secundaria de la tabla Ingredientes de las recetas y la hoja de datos secundaria de la tabla Ingredientes de las recetas puede contener una hoja de datos secundaria de la tabla Ingredientes. Pero la tabla Recetas no puede contener una hoja de datos secundaria de la tabla Ingredientes.

8.1. Insertar o modificar una hoja de datos secundaria

Para insertar una hoja de datos secundaria en una hoja de datos principal de una tabla realice lo siguiente: Abra una tabla o una consulta en la Vista Hoja de datos. En el men Insertar, haga clic en la opcin Hoja de datos secundaria o tambin puede hacer clic en el indicador de expansin (signo + de la primera columna de la tabla); con ambas acciones aparecer el cuadro de dilogo que se muestra en la figura 2.54. En este cuadro de dilogo haga clic en la pestaa Tablas, Consultas o Ambas, en dependencia del tipo de objeto que desee insertar como hoja de datos secundaria. Seguidamente haga clic en una tabla o consulta de la lista; seleccione la tabla Ingredientes de las recetas. En el cuadro Vincular campos secundarios, aparecen los campos de las relaciones existentes entre la tabla principal y la secundaria. En correspondencia con lo que desee mostrar, puede hacer clic en el campo que ha de ser la clave externa o en el campo coincidente para la tabla o consulta que constituye la hoja de datos secundaria elegida en el paso anterior. Deje las vinculaciones establecidas y presione el botn Aceptar. En el cuadro Vincular campos principales, haga clic en el campo que ha de ser la clave principal o en el campo coincidente para la tabla o consulta que constituye la hoja de datos principal elegida en el segundo paso. Si desea especificar dos o ms campos en el cuadro Vincular campos secundarios o Vincular campos principales, escriba los nombres de los campos separados por un punto y coma (;), por ejemplo; Apel1idos;Nombre.

Haga clic en el indicador de expansin (signo + de la primera columna de la tabla), para que vea la hoja de datos secundaria que muestra los datos de los ingredientes correspondientes a cada receta.

Caracte Clasifica

;CreadaCmdt

Rwome &do UtemilicK Utemln)S para las recetes VwRdad

I
W d s ccvnpossavdaiw: C&go de receta

Fig. 2.54 Cuadro de dilogo para elegir tablas o consultas para la hoja de datos secundaria.

8.2. Eliminar una hoja de datos secundaria

Para eliminar una hoja de datos secundaria de una hoja de datos principal usted debe realizar lo siguiente: Abra la tabla o la consulta que contenga la hoja de datos secundaria en la Vista Hoja de datos. En el men Formato, seleccione Hoja de datos secundaria y, a continuacin, haga clic en la opcin Quitar. Al quitar una hoja de datos secundaria, no se elimina la tabla o la consulta, ni se modifica ninguna relacin.

8.3. Expandir o contraer una hoja de datos secundaria

En el caso de que usted desee expandir o contraer una hoja de datos secundaria abra la tabla, la consulta o el formulario que contenga la hoja de datos

secundaria en la Vista Hoja de datos y siga uno de los procedimientos siguientes: Para expandir una hoja de datos secundaria en una fila de una hoja de datos o de una hoja de datos secundaria, haga clic en el indicador de expansin (+) situado a la izquierda de la fila. Para expandir todas las hojas de datos secundarias de la hoja de datos o de la hoja de datos secundaria que tiene el enfoque, seleccione la opcin hoja de datos secundaria en el men Formato y, a continuacin, haga clic en la opcin Expandir todo. Para contraer una hoja de datos secundaria en una fila de una hoja de datos o de una hoja de datos secundaria haga clic en el indicador de expansin (-) situado a la izquierda de la fila. Para contraer todas las hojas de datos secundarias de la hoja de datos o de la hoja de datos secundaria que tiene el enfoque, seleccione la opcin hoja de datos secundaria en el men Formato y, a continuacin, haga clic en la opcin Contraer todo.

9. Crear hipervnculos
En una tabla puede, al igual que en un formulario, establecer hipervnculos para ir a otros objetos en la base de datos, a documentos creados en Word, Excel o PowerPoint, y a documentos que residen en Intemet o en una Intranet. Como ya usted conoce, Access contiene un tipo de datos hipervnculos que lo puede establecer en un campo. Un campo de esta naturaleza contiene el texto y los nmeros que forman una direccin de hipervnculo, la cual es la ruta de acceso al objeto, documento o pgina Web. La direccin del hipervnculo tambin puede se un URL para una direccin de Intemet o una Intranet. Access reconoce una direccin de hipervnculo a partir de la sintaxis introducida. Para establecer un hipervnculo realice las acciones siguientes: En la Vista Diseo de una tabla introduzca el nombre del campo que contendr el hipervnculo, presione la tecla Tab para pasar al tipo de datos y seleccione como tipo a hipervnculo; cierre la tabla. Despus, en la Vista Hoja de datos, en este campo inserte la direccin (ruta) del hipervnculo, el cual aparecer en letras azules y cuando ponga el cursor sobre el puntero del ratn se convertir en una mano que al hacer clic mostrar el documento, pgina Web, etc., al que se haya enlazado. Tambin, si hace clic en el campo y elige el botn Insertar hipervnculos en la barra de herramientas, o la opcin Hipervnculos del men Insertar, aparecer un cuadro de dilogo Hipervnculos como el que se muestra en la figura 2.55. El empleo de este cuadro de dilogo es ms efectivo, puesto que le permite hacer la localizacin de lo que desea establecer como hipervnculo, adems de otras acciones. Le recomiendo que cada vez que vaya a insertar hipervnculoslo utilice.

Capdo 1 w o Editora C a p t h 2 2Editaa

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Fig. 2.55 Cuadro de dialogo para insertar hipewncuios.

10. Analizar tablas

Al proceso de organizar y ordenar los campos en una o mas tablas y crear relaciones para eliminar informacin duplicada se le conoce como normalizacin. Access ofrece alguna ayuda en este complicado proceso proporcionando un Asistente para Anlisis de tablas. Si dispone de una tabla creada mediante una fuente ajena a Access o si advierte que una tabla que ha creado contiene varios campos con inforrnacin que se repite con regularidad, es recomendable hacer que Access analice la tabla para determinar si es mejor dividirla en un conjunto de tablas relacionadas. Utilizando el asistente, puede especificar las tablas que desea crear o dejar que Access normalice la tabla automhticamente. Para normalizar una tabla usando el Asistente para analizar tablas, realice lo siguiente: En el men Herramientas, elija la opcin Analizar y despub Tabla, con lo cual aparecer la primera pantalla del Asistente para analizar tablas. Siga las instrucciones de los cuadros de dialogo del Asistente para analizar tablas. Los dos primeros cuadros de dilogo explican qu es la normalizacin y por qu es til. En el ltima cuadro de dilogo, puede crear una consulta para ver toda la informacin de las tablas divididas en una sola hoja de datos. Examine toda la informacin pulsando todos los botones que aparecen en cada pantalla. El Asistente le conduce hacia el proceso de transformar una tabla que contiene datos duplicados en las tablas relacionadas y en una consulta. Primero crea las tablas relacionadas y despus una consulta basada en esas tablas relacionadas.

La tabla original y la consulta basada en la tabla relacionada parecen casi iguales, sin embargo, a causa de que los resultados de la consulta proceden de tablas relacionadas, la consulta puede hacer ms cosas que la tabla original.

En este captulo se han abordado todos los elementos referentes a la creacin y manejo de las tablas de una base de datos de Access, y en las explicaciones se ha hecho referencia a las consultas y los formularios, que sern tratados en los prximos captulos. Es imprescindible que todo lo que usted estudi lo lleve a la prctica, pues debe recordar que el elemento ms importante en un sistema de base de datos relaciona1lo constituyen las tablas.

Formularios
Un formulario se utiliza bsicamente, para la interaccin con el usuario. Puede decirse que se asemeja a las hojas de solicitud de datos, las cuales tienen preguntas (etiquetas) y espacios para contestar esas preguntas (cuadros de texto). Constituye un mtodo grfico que brinda Access para ver, introducir y editar informacin en su base de datos, registro a registro; decimos que es grfico, porque usa controles conocidos en el ambiente grfico de Windows, como por ejemplo, cuadros de texto, cuadros combinados y casillas de verificacin, entre otros. As, es ms fcil y seguro ver e introducir los datos. Tambin los formularios resultan una va eficiente en el trabajo con base de datos, pues slo presentan la informacin que se desea, y en la forma que se quiere ver. Adems, resultan atractivos, porque se puede crear un formulario colorido y distinto, al tener control sobre el tamao y la presentacin de todo el formulario. Los formularios se construyen a partir de tablas o de consultas; la seleccin de uno u otro depende del tipo de informacin que se vaya a manejar. Tambin existen los subformularios, que sirven para la manipulacin de tablas relacionadas.

1. Crear un nuevo formulario

Para crear un formulario es necesario que ya exista la tabla o consulta que se usar como base. Una vez realizada la tabla o consulta, sitese en la ventana de la base de datos, en la carpeta Formularios, y pulse el botn Nuevo, con lo cual aparecer el cuadro de dilogo que se muestra en la figura 3.1.

1.l.Opciones para crear formularios

En el cuadro de dilogo que se muestra en la figura 3.1 aparece un grupo de opciones que usted puede elegir para la creacin de los formularios. Estas opciones son: Vista Diseo. Permite al usuario crear un formulario, paso a paso, sin hacer uso de la automatizacin que brinda Access (Asistentes).

1Asistente w

a formulaior ~citoforduio: en columnas Autoformulario: en tabla Autoforormulario:hoja de datos Autoformulario: Tabld)MknKa Autofordario: G r a F i i o D i Asirtente para grAFior Asistente para tabias bnmka:

Fig. 3. E Cuadro de di8logo para crear un nuevo fomulano.

Asistente para formularios. Es la forma automtica que proporciona Access para la creacin de fomiularios estandar. Tiene cuatro tipos de presentaciones diferentes. La nica desigualdad entre ellos est en el modo en que se acomodan los campos en el formulario. Las cuatro presentaciones son: tabular, columnas, hoja de datos y justificada. Autoformulario en columnas. Crea autarnticamenteel nuevo formulario sobre la tabla o consulta seleccionada, en formato de columnas. El resultado es igual que seleccionar Asistente para formularios y seleccionar de ste la presentacin Columnas. En el caso ms sencillo, aparece en la primera columna el nombre de los campos a solicitar y en la segunda, el espacio donde el usuario introducir o consultar el dato. La figura 3.2 muestra este tipo de formulario. Autoformulafio tabular. Crea automticamente el nuevo formulario sobre la tabla o consulta seleccionada, en formato tabular. El resultado es igual que seleccionar Asistente para formularios y elegir de ste la presentacin Tabular. En el primer rengln aparece el nombre de todos los campos y en los renglones posteriores, la informacin de todos los registros. La figura 3.3 muestra un ejemplo de un formulario creado con esta opcin. Autoformulario hoja de datos. Crea automticamente el nuevo formulario sobre la tabla o consulta seleccionada, en formato Hoja de datos. El resultado es igual que utilizar el Asistente para formularios y seleccionar de ste la presentaci6n Hoja de datos (similar al anterior). La figura 3.4 muestra un form Asistente para grficos. Crea autom8ticamenteel nuevo Iomulano sobre la tabla o consulta seleccionada, pero tomando en cuenta que algunos

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7
I~meiode~ayo

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Fig. 3.2 Formulario creado con la opcin autoformulario en columnas.

Fig.3.3 Formulario creado con la opcin autoformulario tabular.

Fig. 3.4 Formulario creado con la opcin autoformulario hoja de datos.

Recetas Consulta

Batido (sn(i8a)

Frapedo (antma)

Fig. 3.5 Formulario creado con la opcibn Asistente para grficos.

de sus campos van a ser convertidos en grficos. Se le indican dichos campos, las funciones que se aplicarn y el tipo de grfico que deber utilizar. La figura 3.5 muestra un formulario creado con esta opcin. Asistente para tablas dinmicas. Crea un formulario de Access con una tabla dinmica de Excel. Sobre la creacidn de este tipo de formuIario ampliaremos ms adelante. Aunque las imgenes dan una idea bastante aproximada del resultado de aplicar cualquiera de las posibles opciones mencionadas, para ver ms claramente la diferencia entre cada una de ellas puede hacerse una prueba, la cual permitir seleccionar la ms adecuada, en dependencia del caso.

El resultado de utilizar al asistente en 121 creacin de formularios puede variar de acuerdo con la tabla o consulta seleccionada. No se debe pasar por alto que el uso del asistente no es, en ningn momento, obligatorio puesto que como se mencion anteriormente, la opcin Vista Diseo permite crear el mismo formulario sin hacer uso del asistente.

1.2. Crear formularios utilizando los distintos asistentes

Usted puede crear un formulario en la vista de diseo, o por medio de uno de los asistentes. Para crear un formulario tipo (un formulario comn), aproveche la capacidad de automatizacin que brinda Access, y siga los pasos siguientes: Se elige el Asistente para formularios de entre las diferentes opciones que hay en el cuadro de dilogo que se muestra en la figura 3.1. En el cuadro de seleccin Elija tabla o consulta se elige la tabla o consulta sobre la que se va a crear el formulario (al hacer clic en el botn de flecha del cuadro de seleccin se despliegan todas las tablas y consultas existentes en la base de datos). Se pulsa el botn Cancelar en el caso de que no se quiera seguir adelante con el proceso de creacin de formularios. Para continuar se pulsa el botn Aceptar. Se mostrad el cuadro de dialogo para la seleccin de los campos que aparecern en el formulario (Fig. 3.6). En los distintos cuadros de seleccin de este cuadro de diilogo usted puede realizar lo siguiente:

I~abla: Recetas

Fig.3.6 Cuadro del asistente para incluir campos en el formulario.

132

Cuadro de seleccin Tablas/Consultas. Se escoge la tabla o consulta sobre la que se va a crear el formulario. Existe una seleccin previa en la pantalla anterior, aunque puede modificarse haciendo clic en el botn de flecha de este cuadro. En el cuadro de seleccin Campos disponibles, aparecen todos los campos de la tabla o de la consulta seleccionada. En el caso de las tablas, aparecen los campos que la componen, y en el caso de las consultas, los campos que se despliegan en la consulta seleccionada. El botn > pasa un campo seleccionado de la lista de Campos disponibles a la lista de Campos seleccionados. El botn >> pasa todos los campos. Es decir, el formulario se crear con la totalidad de los campos. El botn < elimina un campo seleccionado de la lista de Campos seleccionados. El botn << elimina todos los campos de la lista de Campos seleccionados. Es decir, deja en blanco la lista de Campos seleccionados. Aunque uno de los campos no haya sido seleccionado, ms adelante es posible agregar campos en el formulario de forma manual, al igual que tambin es posible la eliminacin de los campos seleccionados. En el cuadro Campos seleccionados se ubican los campos seleccionados y sern los aparecern de forma automtica al crear el formulario. Esta operacin se puede realizar con otras tablas o consultas, puesto que un formulario se puede crear utilizando varias tablas y consultas. Despus de realizado esto, pulse el botn Siguiente, que abre el cuadro de dilogo del asistente, el cual se muestra en la figura 3.7. Al llegar a este cuadro de dilogo, se cuenta ya con la informacin que ser posible desplegar en el nuevo formulario, y usted podr elegir la forma que tendr el formulario: en columnas, tabular, hoja de datos o justificado (algunas muy similares a las ya explicadas). Conviene probar cada uno de ellas para ver sus posibilidades. Cuando una de las opciones est seleccionada, en el lado izquierdo de la pantalla se muestra una vista preliminar. Si en este cuadro de dilogo presiona el botn Atrs, permite regresar a la pantalla anterior, donde se hizo la seleccin de los campos, para realizar modificaciones. Si presiona el botn Terminar, este omite la presentacin al usuario de nuevas pantallas, adoptando Access las opciones por defecto, para contestar a las preguntas formuladas en las pantallas omitidas y generando automticamente el nuevo formulario, que se desplegar en el modo Abrir. El formulario creado con el asistente pasa a formar parte de la base de datos de forma automtica. Si hace clic en el botn Siguiente, aparecer el cuadro de dilogo que se muestra en la figura 3.8. En el cuadro de dilogo de la figura 3.8 aparece la pregunta Qu estilo desea aplicar? Existe una lista con los posibles estilos y conforme el puntero selecciona uno de ellos aparece una vista preliminar de ste, para ayudar al usuario a elegir el que ms se ajuste a sus necesi-

dades. Si hace clic en el botn Siguiente, aparece el cuadro de dilogo que se muestra en la figura 3.9. En el cuadro de dilogo de la figura 3.9 puede dar un nombre representativo al formulario en el cuadro Qu ttulo desea aplicar al formulario?, para guardarlo como uno de los objetos de la base de datos. Los nombres que se le asignan a los formularios deben tener implcita su funcin para evitar confusiones posteriores. El botn de opcin Abrir el formulario, ejecuta el formulario inmediatamente despus de guardarlo. Si elige el botn de opcin Modificar el diseo del formulario, ste se abre en la vista de diseo del formulario, para que usted pueda modificar el diseo realizado por el Asistente (agregar o eliminar campos, modificar etiquetas, etc.). Si selecciona la casilla de seleccin Mostrar ayuda mientras trabaja con el formulario?, muestra esta ayuda cuando trabaja con l. Cuando hace clic en el botn Finalizar, termina de realizar el diseo y va la opcin escogida. El botn Cancelar aborta la creacin del formulario. Con el objetivo de que usted pueda consolidar los aspectos tratados cumpla lo que se plantea en el ejercicio nmero 8.

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- -

--

-- - .

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Fig. 3.7 Cuadrode d i h g o para escoger el tipo de formulario.

2. Diseo de un formulario
El formulario obtenido con el Asistente para formulario puede modificarse si se aaden o eliminan controles, o simplemente si se cambia la ubicacin y aspectos de ellos dentro del formulario. Tambin puede crear un formulario desde el principio de forma manual, sin la ayuda del asistente. En este apartado estudiar la forma de crear un formulario de forma manual y a partir de ello ya sabr modificar los formularios que generan los asistentes.

2.1. Secciones de un formulario

La vista de diseo de un formulario presenta la estructura interna de un formulario, que est compuesta por varias partes denominadas Secciones. La mayora de los formularios consta de una sola Seccin, denominada Detalles, pero usted puede aumentar la eficacia del formulario agregando una o ms Secciones, como son: Encabezado del formulario, Encabezado de pgina, Pie del formulario y Pie de pgina. Esta descripcin es vlida tambin para los informes de Access en la vista de diseo. La figura 3.10 describe las Secciones que componen la estructura de un formulario en Access. Para agregar o quitar un encabezado o pie de formulario, o un encabezado o pie de pgina, realice las acciones siguientes: Abra el formulario en Vista Diseo; en el men Ver, elija Encabezado o Pie de formulario, o, Encabezado o Pie de pgina. Los encabezados y los pies de formulario aparecen en la parte superior e inferior de un formulario en la vista Formulario y al principio y al final de un formulario impreso. Los encabezados y los pies de pgina aparecen en la parte superior e inferior de cada pgina impresa; no aparecen en la vista Formulario. Si quita un encabezado y un pie, Access elimina los controles del encabezado y el pie. Slo se puede agregar un encabezado y un pie por pares. Si no desea tener ambos, puede ajustar a cero el alto del que no desea o puede asignarle a su propiedad Visible el valor No. Tambin puede establecer la propiedad Mostrar cundo, del encabezado y del pie de un formulario para especificar cundo desea que aparezcan estos (Siempre, Slo al imprimir o Slo en pantalla). En algn diseo de un formulario desear ocultar las lneas de divisin de secciones de un formulario; para ello usted puede realizar las acciones siguientes: En la vista de diseo del formulario haga doble clic en el selector de formularios. El selector de formularios es el cuadro donde se encuentran las reglas, situado en la esquina superior izquierda de la vista de

diseo del formulario. Haga clic en este cuadro para seleccionar el formulario. Haga doble clic en este cuadro para abrir la pgina de propiedades del formulario. Si el selector de formularios no aparece, seleccione Regla en el men Ver. La figura 3.11 muestra este selector. En la pgina de propiedades que aparece haga clic en el cuadro de la propiedad Separadores de registro; elija No y guarde los cambios en el formulario empleando el cuadro de dilogo que aparece al cerrar la pgina de en su botn cerrar.-

Vista de Diseo
E encabezado de Pgina muestra informci6n c m el titulo o encabezadosde c o l m a en la parte superior de cada phgina impresa Los encabezadosdepgna aparecen @lo m los formularios imprems que permnece igual en todoslosregistro$ como por ej. el t Aulo del fomrPatio. B e encabezado aparece en la pette sJperlw de la pantalla envista Forrrularioy en la parte sJperlor de la primera p@lna al inprinmlo.

[ Cocteles cubanos ]

losregistros Riede moslrar un registro en la pantalla o pagina, o rnograr tantos como medan ajustarle. E oie de ~ b i m nuestra a hfor&n wro la fecha o 1 nijmero de pigina e n la patie inerior de cada pgina impresa. l a s pies de pgina aparecen &lo en formdarios i m p r m s

1
B pie deforrmdario m e d r a inomacin que pemnece iaual para todoslosreglstros, c o m botones da comando o initrucciones para uiilizar el formulario. Un pie 6e formulario aparece en la paie inferia ciela pantalla en vista Fwmlario o despdsde la ultima smi6n de detalle de la ltima pgina al irrprimire.

Fig. 3.10 Secciones del formulario.

Una vez que usted ha comenzado la modificacibn a creacin de un formulario puede darse el caso que la altura de una seccin no sea lo suficentemente amplia como para albergar los controles que usted desea colocar; tambin suele ocurrir que luego de eliminar controles, las secciones conservan un ancho excesivo, pues no se reajustan automticamente al eliminarlos, y ello conduce a errores cuando se imprime o a incomodidades por un excesivo desplazamiento a travs de la pantalla a la hora de utilizar el formulario.

Fig. 3.1 1 Selector para abrir la hoja de propiedades.

Puede aumentar o disminuir individualmente la altura de {assecciones de un formulario o un informe. Sin embargo, los formularios e informes slo tienen un ancho, pues todas las secciones automticamente se reformatean segiin la seccibn ms ancha del formulario. Al modificar el ancho de una seccin, se cambia el ancho de todo el formulario o informe. Comprenda esta observacin teniendo en cuenta que si geomtricamente analizamos un formulario, ste conforma una figura rectangular o cuadrada, por lo tanto ninguna seccin puede ser ms ancha que otra, aunque s ms alta. Para cambiar el alto o el ancho, realice lo siguiente: En la vista de diseo del formulario o informe, cambie el alto o el ancho colocando el puntero en el borde inferior o en el borde derecho de la seccin. Arrastre el puntero hacia arriba o hacia abajo para cambiar el alto de la seccin. Arrastre el puntero hacia la izquierda o derecha para cambiar el ancho de la seccin. Para cambiar el alto y el ancho a la vez, coloque el puntero en la esquina inferior derecha de la seccin, con lo cual el puntero cambia de forma; arrastre el puntero en cualquier direccin para ajustar el tamao de la seccin. Tambin puede establecer las propiedades Altura de la seccin y Anchura del formulario para cambiar el tamao de las secciones, las cuales sern estudiadas ms adelante.

2.2. Formas de ver un formulario

La ventana Formulario tiene cinco vistas de presentacin: Vista Formulario, Vista Diseflo, Vista Hoja de datos, Vista Tabla dinmica y Vista Grfico dinmico.

Utilice la Vista Formulario como medio principal para agregar y modificar los datos de las tablas. En la ventana se presentan normalmente uno o ms registros completos. Utilice la Vista Diseo para crear un formulario desde el principio (en lugar de utilizar un asistente), o para cambiar el diseo de un formulario existente. Utilice la Vista Hoja de datos para presentar los datos del formulario en formato de filas y columnas. En Vista Hoja de datos se pueden editar campos, agregar y eliminar datos y efectuar bsquedas. Ya usted conoce para qu se utilizan la Vista Tabla dimimica y la Vista Grfico dinmico. Para cambiar entre las vistas de un formulario, una vez abierto ste, siga uno de los pasos siguientes: Haga clic en el botn Vista de la barra de herramientas, el cual se muestra en la figura 3.12. Podr conmutar de una vista a otra haciendo clic en la opci6n correspondiente. Si hace clic en la barra de thilo del fomulario se abre un men contextual, del cual podr elegir la vista del formulario.
Haciendo c pasara al n por el grflc

Fig. 3.12 Bot5n Vista que despliega las vi:

La vista de diseo se utiliza para Crt;ai u iiiooiiir;ar ei aspecto ut: u11 formulario. L a visualizaci6n de un formulario en Vista Diseo es equivalente a trabajar en un taller rodeado de tiles herramientas. Una vez creado un formulario en Vista Diseo, puede visualizarlo en Vista Formulario o en Vista Hoja de datos. Cuando lo visualiza en Vista Hoja de datos puede ver, actualizar o modificar los registros en forma de fila y columnas; as puede visualizar muchos registros a la vez. En Vista Formulario puede ver, actualizar o agregar registros uno a uno. Para cerrar un formulario desde cuaiquiera de las vistas de presentacibn de la ventana Formulario, usted podr usar la opcin Cerrar del men Archivo, el botn Cerrar de la barra de ttulo de la ventana Formulario, o la combinacin de teclas Ctrl+F4, o simplemente hacer doble clic sobre el icono del men de control de la ventana Formulario.

2.3. Iniciar la creacin del formulario

Cuando usted inicia la creaci6n de un formulario mediante el botn Nuevo, aparece el cuadro de dilogo paraque elija entre Vista Diseflo y uno de los asistentes para crear el formulario (Fig. 3.1). Si selecciona Vista Diseo, que es la opcin que correspondepara disear un formulario sin la ayuda de un asistente, puede elegir despus, en el cuadro de seleccin Elija la tabla o consulta de donde proceden los datos del objeto, la tabla o consulta correspondiente de donde se extraern los datos, o no elegir nada. Si elige una tabla o consulta y pulsa el botn Aceptar aparecer el formulario con el aspecto que se muestra en la figura 3.13.

El primer elemento que usted distingue es un cuadro con todos los campos que posee la tabla o consulta y el cuadro de herramientas. Fjese que en la barra de herramientas los botones correspandientes a cada uno de estos elementos se encuentran activados. Adems, podr apreciar que en el fondo del formulario se muestra una cuadrcula, y que en la parte superior, sd como en la parte izquierda, se ven las reglas. En la parte inferior y en la parte derecha se muestran las barras de desplazamientos.

Si en el cuadro de seleccin Elija la tabla o consulta de donde proceden los datos del objeto, no selecciona nada y pulsa el botn Aceptar, aparecer el formulario que se muestra en la figura 3.13 sin el cuadro de lista de campos, con lo cual podr disear un formulario que no est vinculado a datos, como los que se utilizan para llamar a otros formularios, por ejemplo, para crear un Panel de control.

2.4. Cuadro lista de campos

En un formulario y en un informe, la lista de campos es la ventana pequea que muestra una relacin de todos los campos de la tabla o consulta seleccionada. Si usted desea utilizar varias tablas o consultas para crear un formulario, primero deber crear una consulta que contenga todos los elementos que desee, lo cual aprender en el prximo captulo. Esta consulta, creada acorde con sus necesidades, la puede elegir en el cuadro de seleccin Elija la tabla o consulta de donde proceden los datos del objeto. Desde el cuadro de la lista de campos usted puede arrastrar los campos que desee, en el orden que quiera y ubicarlos en la seccin Detalle del formulario para crear el aspecto de ste. Cuando se arrastra un campo y se ubica en el formulario aparece junto a l una etiqueta con el nombre del campo; a esta etiqueta le puede cambiar el nombre y otros atributos si desea; de igual forma puede cambiar los atributos al campo mostrado (a la etiqueta y al cuadro de texto que muestra el campo se les llama "controles"); para ello realice lo siguiente: Haga clic con el botn secundario del ratn sobre la etiqueta o el campo, con lo cual se mostrar un men contextual con un grupo de opciones, de las cuales debe elegir Propiedades para que aparezca la pgina de propiedades que se muestra en la figura 3.14. En el men contextual puede elegir otras opciones para atributos de estos controles; revise las que corresponden a: Alinear, Tamao, Color de fondo, Color de fuente y Efecto especial. En la pgina de propiedades que tiene varias pestaas elija la pestaa Formato y seleccione los atributos que desee cambiar. Utilice la barra de desplazamiento vertical para desplazarse por todas las propiedades y analizar cada una. Sobre la pgina de propiedades ampliaremos ms adelante. Para abrir o cerrar una lista de campos para un formulario, informe o pgina de acceso a datos, haga clic en el botn Lista de campos en la barra de herramientas.

....................... .......................2,037cm 0,423crn Estbddfuncb ................ Transparente Cdarddrorda. ............... 16777215 Efato sspsdd ................. 5im retive Es& & b badcr .............. Transparente
Andio
Ato.

Fig. 3.14 Pgina de propiedades del control.

2.5. Cuadro de herramientas

El cuadro de herramientas presenta un conjunto de herramientas que se utilizan para colocar y construir controles durante la etapa de diseo de un formulario o informe. La figura 3.15 muestra este cuadro de herramientas.

Fig. 3.15 Cuadro de herramientas.

Para que se familiaricecon el significado de cada herramienta, coloque el puntero del ratn sobre la herramienta y aparecerh un indicador que la describe. Si desea obtener informacin ms detallada, haga clic en una herramienta y presione la tecla F1. Cuando se dice herramientas usted debe entender que estamos hablando de controles. Lo que usted aprecia en la figura 3.15 no son todos los controles disponibles en Access para el diseo de un formulario o informe; si se sita sobre el botn Ms controles, el ltimo del cuadro, y hace clic, ver que se despliega una lista grande de controles que puede utilizar. Si hace clic sobre alguno de ellos, el puntero del ratn cambiar y podr insertarlo dentro del formulario como cualquier otro control. .

Aunque el cuadro de herramientas automticamente es mostrado por Access al conmutar hacia la presentacin de diseo de un formulario, es posible que no est visible en un momento determinado. Para que se muestre, en el men Ver elija la opcin Cuadro de herramientas, o haga clic en el botn Cuadro de herramientas, en la barra de herramientas.

2.6. La cuadrcula y las reglas

En la ventana de diseo del formulario, adems de las secciones, el cuadro de herramientas y la lista de campos, aparecen dos elementos que auxilian al usuario en la colocacin de los controles, que son: la cuadrcula y las reglas. La cuadrcula est conformada por lneas horizontales y verticales que se cruzan formando cuadrados en el fondo de las secciones. Las reglas son dos: una vertical y otra horizontal, y pueden resultar tambin muy tiles en la ubicacin de los controles en el formulario, durante el proceso de diseo. Ambos elementos aparecen de forma predeterminada en la vista de diseo, pero usted puede decidir que sean mostrados o no. Para presenta1u ocultar la cuadrcula, en el men Ver, elija Cuadrcula. Para presentar u ocultar las reglas, en el men Ver, elija Regla. Las unidades de medidas de las reglas son pulgadas o centmetros. Puede cambiar la unidad de medida si no desea utilizar la unidad de medida predeterminada. Por ejemplo, puede cambiar de pulgadas a centmetros, si descubre que el uso de las pulgadas no le permite situar los controles con la precisin que desea. Para cambiar la unidad de medida de la regla: Haga clic sobre el botn Inicio de la Barra de tareas, site el puntero sobre Configuracin y despus haga clic sobre Panel de Control. Haga doble clic sobre el icono Configuracin regional. Haga clic sobre la pestaa Nmero. En la lista de Sistemas de medida, elija Mtrico, o bien, EE.UU.

2.7. Los controles

Ya hemos analizado que un formulario es un mtodo grfico que brinda Access para ver, introducir y editar informacin en su base de datos, registro a registro. El carcter grfico a los formularios se los confiere, precisamente, el uso de los controles. Cuando usted necesita crear con rapidez un formulario con caractersticas muy estandarizadas, puede recurrir al uso del Asistente para formularios, el cual, como resultado, le dar un formulario que, en la mayora de los casos, satisface los requerimientos por usted previstos. Pero, qu hacer si usted desea aadir controles o realizar otras modificaciones al formulario luego de crearlo con el asistente? o qu hacer si los formularios que los

asistentes crean no satisfacen sus requerimientos o usted desea crear un formulario desde cero? La nica solucin posible es insertar controles y definirles sus propiedades. Si crea un formulario desde la vista de diseo, o modifica un formulario existente, la idea bsica de estos procesos radica en disponer y personalizar los controles en las secciones del formulario, y definir las propiedades de todos los elementos presentes en el formulario: secciones, controles y el formulario en s (como un todo). Recordemos que es posible definir un control como: Cualquiera de los elementos usados por la interfaz grfica de Windows para presentar datos, realizar una accin o hacer ms comprensible y fcil el trabajo con el formulario. Por ejemplo, cuadros combinados, botones de opcin, grupos de opciones, cuadros de texto, etc. Objeto grfico que se coloca en un formulario o informe para presentar datos, realizar una accin o hacer ms legible el formulario o informe. Por lo tanto, los controles tienen una importancia capital en los formularios, puesto que mediante ellos usted podr construir o personalizar las pantallas que usar para captar, editar o visualizar datos y ms an, porque desempean un papel determinante en la construccin de los informes, lo cual se estudiar posteriormente. Los controles pueden ser dependientes, independientes o calculados. Un control dependiente est unido a un campo de una tabla o consulta base; los controles dependientes se utilizan para mostrar, introducir y actualizar valores de los campos de la base de datos. Un control independiente no tiene un origen de datos; puede utilizar los controles independientes para mostrar informacin, lneas, rectngulos e imgenes. Un control calculado utiliza una expresin como origen de los datos; una expresin puede utilizar datos de un campo, de una tabla o consulta, de un formulario o informe, o bien datos de otro control del formulario o informe. Hay muchos controles que puede agregar a un formulario, informe o pgina de acceso a datos, para mostrar y analizar datos, trabajar con grficos y vincular a pginas Web, entre otras cosas. Estos controles se bosquejan en el Apndice 5.

2.8. Agregar un control a un formulario o informe

Todo lo que le agregue a un formulario es un control. Los cuadros de texto, etiquetas, cuadros de lisias, botones de opcin, botones de comando y lneas, son ejemplos de diferentes controles. El modo de crear un control depende de si desea crear un control dependiente, un control independiente, o un control calculado, y de si el control es posible crearlo con un Asistente o no. Access permite utilizar un Asistente slo para la creacin de los controles Grupo de opciones, Cuadro de lista, Cuadro combinado, Botn de comando

y Subformulario/Subinforme.Tambin puede utilizar asistentes para crear controles para grficos y tablas dinmicas.

2.8.7. Agregar controles independientes

Recuerde que los controles independientes no estn enlazados a los campos de las tablas o consultas de la base de datos. Los procedimientos a utilizar para agregar un control independiente son los siguientes: Abra el formulario o informe en Vista Diseo. Si desea utilizar un asistente que le ayude a crear el control, compruebe que el botn Asistentes para controles (el que tiene la varita mgica) aparece en bajo relieve en el Cuadro de herramientas. Haga clic en el control a crear y arrstrelo hasta el formulario; cuando lo ubique en el formulario se mostrar el primer cuadro de dilogo del Asistente. Siga las indicaciones de los cuadros de dilogo del Asistente. En el ltimo de ellos, haga clic en el botn Finalizar para mostrar el control en Vista Diseo. Si desea crear un control directamente sin el uso del Asistente, en el Cuadro de herramientas elija el control que desea crear. En el formulario o informe, haga clic sobre el lugar donde desea situar la esquina superior izquierda del control. Si hace clic y suelta el botn del ratn, se crea un control de tamao predeterminado. Para crear un control de un tamao particular, haga clic con el botn del ratn y arrstrelo hasta que el control tenga el tamao deseado. Si desea crear varios controles del mismo tipo, puede hacer doble clic sobre el control en el Cuadro de herramientas para bloquearlo, y site el puntero del ratn donde desee ubicar el primer control, y despus el segundo, y as sucesivamente hasta concluir; despus vuelva hacer clic en el control del Cuadro de herramientas para desbloquearlo.

2.8.2. Agregar controles dependientes

Recuerde que los controles dependientes toman datos de los campos de una tabla o consulta para mostrarlos en ellos. Para crear un control dependiente de un campo existen dos vas: Cuando arrastra campos desde la Lista de campos, Access automticamente crea un control Cuadro de texto, a menos que el campo represente un objeto OLE, en cuyo caso lo muestra en un Marco de objeto dependiente, o que la propiedad Presentar el control (que establece el control predeterminado para el campo) tenga establecido Cuadro combinado, Cuadro de lista o Casilla de verificacin (que es el valor predeterminado para los campos de tipo S/No). Cuando quiera insertar un campo, haga clic en el campo y arrstrelo. Cuando desee insertar un bloque de

campos, mantenga presionada la tecla Mays y haga clic en los nombres del primero y el ltimo campo en el bloque y arrstrelo. Access automticamente selecciona todos los nombres de campos entre esos campos. Para insertar campos no contiguos mantenga presionada la tecla Ctrl y haga clic en el nombre de cada campo que desee incluir y arrstrelo. En el caso de que sean todos los campos, haga doble clic en la barra de ttulo de la lista. Estableciendo la propiedad Origen del control. Esta va se utiliza cuando se necesita asociar un control independiente a un campo, en cuyo caso en el Cuadro de herramientas, elija el tipo de control que desee crear, insrtelo en el formulario, haga clic con el botn secundario del ratn sobre l y del men contextual elija Propiedades. En la pgina de propiedades que se presenta elija en la pestaa Datos, la propiedad Origen del control. Haga clic sobre ella y de la lista de campos que se despliega elija uno.

2 . 8 . 3 . Agregar un control calculado

Recuerde que un control calculado es un cuadro de texto que muestra el resultado de operacin escrita mediante una expresin. Para crear un control calculado realice las acciones siguientes: Abra un formulario o informe en Vista Diseo. En el Cuadro de herramientas haga clic en el tipo de control que desee utilizar como control calculado. Un cuadro de texto es el tipo de control ms empleado para presentar un valor calculado; tambin puede usar cualquier control que tenga una propiedad Origen del control. En el formulario o el informe, haga clic donde desee colocar el control. Si el control es un cuadro de texto, puede escribir directamente la expresin en el cuadro de texto, tal como se muestra en la figura 3.16. Para cualquier control, asegrese de que el control est seleccionado, haga clic en Propiedades en la barra de herramientas para mostrar la pgina de propiedades del control y luego escriba la expresin en el cuadro de la propiedad Origen del control. Para utilizar el Generador de expresiones con el fin de crear la expresin, haga clic en el botn Generar, situado al lado del cuadro de la propiedad Origen del control. Observe lo explicado en la figura 3.17.

--- - - - -

Escriba la exprecibn en el cuadro de texto

Fig. 3.16 Ejemplo de expresin escrita directamente en un cuadro de texto.

Formato

...... Mascara de entrada . . . . . . . . . . . . . \Mor predeterminado . . . . . . . . . . . . . P q l de valiSicMn. . . . . . . . . . . . . .- - Te~to de vsidacibn . . . . . . . . . . . . . . Artlvado. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Si Rkriucado,. . . . . . . . . . . . . . . . . . . No
(3tgen del control
.
-

clatos

1E

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- ...

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--

Euscr por F~ltio

. . . . . . . . . . . . . . . . ~redetwmhdde la base de datas

--

- -

. -

--

--

Fig. 3.17 Expresin de clculo escrita en un la propiedad Origen del control.

En un control calculado, comience cada cxpresi6n con el operador =. Si en el cuadro de la propiedad Origen del control necesita ms espacio para escribir una expresin, presione Mays+F2 para abrir el cuadro Zoom.

2.9. Seleccionar controles

Como ya es conocido, en el entorno de Windows las operaciones de seleccin casi siempre preceden a cualquier otra operacin; por eso debe quedarle claro el alcance de la seleccin en este caso. Por ejemplo, para trabajar con controles despus de colocados en un formulario o informe, primero debe seleccionarlos individualmente o como grupo. Usted puede, y de hecho tendr que seleccionar, un control o varios controles. Aunque los procedimientos sern explicados para un formulario, son totalmente vlidos para los informes. Las acciones que usted debe realizar para seleccionar son las siguientes: Para seleccionar un solo control sitese en la vista de diseo del formulario o informe, muestre el Cuadro de herramientas y despus seleccione la herramienta Puntero, y haga clic sobre el control que desea seleccionar. Una vez seleccionado el control, aparece tal como se muestra en la figura 3.18.
7

gmywqyi~'g~r ---a -Controlador e mwimie n2o

/-armiop
/

2
1 '

=: 1
1,-

T.,
1

1 -

controlador de tamao

Fig. 3.18 Un control seleccionado con sus controladores de tamao y de movimiento.

2.10. Mover o eliminar controles

Usted puede mover uno o varios controles a la vez, e incluso puede mover por separado la etiqueta y el elemento de control de un control compuesto. El usuario podr, adems, eliminar controles cuando as lo considere, como es el caso, por ejemplo, de algunas etiquetas adjuntas que Access crea de forma predeterminada y no es de inters mantenerlas en el formulario. Las acciones que son necesarias realizar para mover un control se exponen a continuacin: Para mover un control y su etiqueta, seleccinelo haciendo clic sobre el control o su etiqueta. Cuando hace clic sobre cualquiera de las dos partes de un control compuesto, se presentan los controladores de movimiento de ambos controles, as como los controladores de tamao del control seleccionado. Pase el puntero por encima del borde (no del controlador de movimiento) del control o de su etiqueta hasta que se convierta en una mano abierta y despus arrastre los controles a una nueva posicin. Al mover los controles puede utilizar las reglas como ayuda para situarlos. Las partes de un control compuesto mantienen su relacin an cuando se muevan las diferentes partes de forma separada. Para cambiar de lugar un control o su etiqueta de forma separada, seleccione el control o su etiqueta. Site el puntero sobre el controlador de movimiento en la esquina superior izquierda del control o etiqueta. Cuando el puntero cambie a una mano abierta, puede arrastrar el control o etiqueta. Para desplazar dos o ms controles a la vez, seleccione los controles manteniendo presionada la tecla Mays mientras hace clic en cada control (tambin puede arrastrar el puntero del ratn por encima de los controles adyacentes para seleccionarlos). Pase el puntero por encima del borde (no el controlador de movimiento) de cualquier control seleccionado, hasta que se convierta en una mano abierta y, a continuacin, arrastre los controles a una nueva posicin. Si desea cancelar un movimiento, presione la tecla Esc. Para mover una etiqueta adjunta a otra seccin sin mover el control, debe utilizar las opciones Cortar y Pegar. Si mueve una etiqueta a otra seccin, la etiqueta dejar de estar relacionada con el control. Cuando mueve un control, puede mantener su alineacin horizontal o vertical con otros controles manteniendo presionada la tecla Mays mientras selecciona y mueve el control. Slo puede mover el control horizontal o verticalmente, en dependencia de la direccin en que lo mueva primero. Si necesita hacer pequeos ajustes en la ubicacin de un control, puede ser ms fcil presionar la tecla Ctrl junto con las teclas de direccin apropiadas. Cuando mueve un control de esta manera, no se alinea el control con la cuadrcula, aunque Ajustar a la cuadrcula est activado.

Las acciones que son necesarias realizar para eliminar un control son las siguientes: Haga clic sobre el control. Presione la tecla Supr. Si el control tiene una etiqueta adjunta, se elimina el control y su etiqueta. Si desea eliminar solamente la etiqueta adjunta, haga clic sobre la etiqueta y presione Supr.

2.11. Cambiar el tamao de los controles

Usted puede cambiar el tamao de cualquier control agregado al formulario por medio de los controladores de tamao o de las opciones del men Formato. As, podr ajustar el tamao de un control a su contenido o ajustar uniformemente el tamao de un control de acuerdo con la cuadrcula o con el tamao de otros controles. Las acciones que usted debe realizar para cambiar el tamao de los controles son las siguientes: Para ajustar el tamao de un control, seleccione el control o controles que desea cambiar de tamao. Arrastre los controladores de tamao hasta que el control sea del tamao que desea. Si selecciona ms de un control, todos los controles cambian de tamao cuando arrastra el controlador de tamao de un control. Si desea hacer pequeos ajustes en el tamao de un control, puede ser ms fcil presionar la tecla Mays junto con las teclas de direccin apropiadas. Para cambiar el tamao de un control con el objetivo de que se ajuste a su contenido, seleccione el control o controles que desea cambiar de tamao. En la opcin Tamao, del men Formato, elija Ajustar. Este procedimiento se utiliza cuando cambia el tamao del texto de un control o se le agrega una imagen, de manera que el tamao del control cambie con rapidez para ajustarse a su contenido. Para ajustar uniformemente el tamao de los controles en relacin con los dems controles, seleccione los controles que desea cambiar de tamao. En la opcin Tamao, del men Formato, elija una de las opciones siguientes: Al ms alto: hace los controles tan altos como el ms alto de los controles seleccionados. Al ms corto: hace los controles tan cortos como el ms corto de los controles seleccionados. Al ms ancho: hace los controles tan anchos como el ms ancho de los controles seleccionados. Al ms estrecho: hace los controles tan estrechos como el ms estrecho de los controles seleccionados. Para ajustar uniformemente el tamao de los controles utilizando la cuadrcula, si la cuadrcula no est presente, elija Cuadrcula en el men

Ver. Seleccione los controles que desea cambiar de tamao. En la opcin Tamao, del men Formato, elija A la cuadrcula.

2.7 7.7. Aspectos a tener en cuenta para cambiar e/tamao utilizando /a cuadrcu/a
Cuando usted cambia el tamao con la cuadrcula deber tener en cuenta si necesita variar las dimensiones actuales de la cuadrcula y si est activado el ajuste de sta. Para cambiar el grosor (granularidad) de la cuadrcula, realice lo siguiente: En la vista de diseo de un formulario o un informe, haga doble clic sobre el selector de formularios o el selector de informes para abrir la pgina de propiedades. Para cambiar las unidades horizontales, escriba el nuevo valor en la propiedad Lnea X. Para cambiar las unidades verticales, escriba el nuevo valor en la propiedad Lnea Y. Los nmeros mayores indican menor grosor. La cuadrcula viene preconfigurada en 10 unidades por pulgada horizontalmente y 12 unidades por pulgada verticalmente. Si utiliza centmetros como unidad de medida, la cuadrcula est predefinida en 5 x 5. Puede cambiar estos valores a cualquier valor entero comprendido entre 1 y 64. Los puntos de la cuadrcula son invisibles si son ms finos de 16 unidades por pulgada o 6 unidades por centmetro.

2.12. Alinear los controles

Usted puede, tambin, alinear los controles de su formulario con la cuadrcula y con otros controles. Es posible situar los controles a la misma distancia, o aumentar o disminuir el espacio entre ellos, para lo cual debe realizar lo siguiente: Para alinear los controles con la cuadrcula, si la cuadrcula no est presente, elija Cuadrcula en el men Ver. Seleccione el control o controles que desea alinear. En la opcin Alinear del men Formato, elija A la cuadrcula. Access alinea la esquina superior izquierda de los controles seleccionados con la cuadrcula. Si desea que Access ajuste elementos a la cuadrcula automticamente cuando los crea o los mueve, deber tener activado Ajustar a la cuadrcula en el men Formato. Para alinear controles con otros controles, seleccione los controles que desea alinear. Seleccione solamente controles situados en la misma fila o columna. En la opcin Alinear del men Formato, elija una de las opciones siguientes: Izquierda: permite alinear los lmites izquierdos de los controles con el lmite izquierdo del control situado ms a la izquierda.

Derecha: permite alinear los lmites derechos de los controles con el lmite derecho del control situado ms a la derecha. Arriba: permite alinear los lmites superiores de los controles con el lmite superior del control situado ms arriba. Abajo: permite alinear los lmites inferiores de los controles con el lmite inferior del control situado ms abajo. Si cualquiera de los controles seleccionados se va a solapar despus de ser alineado, Access no los solapa, sino que sita los controles de forma que sus lmites se toquen. Para situar los controles a la misma distancia, seleccione los controles (al menos tres) que desea ajustar. Si son controles con etiquetas adjuntas, seleccione los controles, no sus etiquetas. En la opcin Espaciado horizontal, del men Formato, elija Igualar. Se sita los controles a la misma distancia. Sin embargo, solamente los controles situados en el medio se mueven, los controles superiores e inferiores permanecen en la misma posicin. Para aumentar o disminuir el espaciado entre controles, seleccione los controles que desea ajustar. En la opcin Espaciado horizontal o Espaciado vertical del men Formato, elija Aumentar o Disminuir. Cuando el espacio entre controles aumenta o disminuye, los controles situados ms a la izquierda (espaciado horizontal) y ms arriba (espaciado vertical) permanecen en la misma posicin.

2.1 3. Cambiar un control de un tipo a otro

Usted puede cambiar fcilmente el tipo de control despus de haber sido creado, por ejemplo usted podr convertir un cuadro combinado en cuadro de lista o en cuadro de texto y tambin podr convertir una casilla de verificacin en un botn de opcin o en un botn de alternar. Para cambiar un control de un tipo a otro realice lo siguiente: Elija el control que desea cambiar. En la opcin Cambiar a, del men Formato, se muestra una lista de los tipos de controles a los que puede cambiar el control seleccionado. Si el tipo de control aparece atenuado en el men, no podr cambiar el control seleccionado a dicho tipo de control. Haga clic en el tipo de control al que quiere cambiar. Cuando cambia un control de un tipo a otro, Access copia la configuracin apropiada de las propiedades del control de origen al de destino. Si una propiedad existe en el control de origen, pero no en el nuevo control, no se copia. Si una propiedad existe en el nuevo control, pero no en el control de origen, Access le asigna a la propiedad el estilo de control predeterminado para ese tipo de control.

2.14. Propiedades de los formularios y controles

No basta slo con agregar los controles para que estos funcionen; hay que modificar su presentacin para que se ajusten al formulario o informe donde aparecern, es decir, agrandarlos, cambiar el color del texto que despliegan, cambiar el tipo de letra del texto, indicarle que campo de la tabla va desplegar, etctera. Estas caractersticas, susceptibles de ser modificadas, se conocen como propiedades. Cada control tiene una serie de propiedades que definen su aspecto y comportamiento. No todos los controles tienen las mismas propiedades, aunque s pueden tener algunas propiedades en comn. Adems el propio formulario y sus Secciones tambin tienen propiedades.

2.74.7. iQu es /a pgina de propiedades?

Al igual que en las tablas y ccmsultas, la pgina de propiedadesen 3 0 s formularios o informes es el medio que se utilizada para especificar los atributos de cada uno de los objetos pertenecientes a estos. En un formulario o informe es posible establecer propiedades para uno o varios controles, para una seccin o para todo el formulario o informe en s. Para trabajar con dichas propiedades ser necesario seleccionar los objetos correspondientes y a continuacin mostrar SU pgina de propieddes. La pgina de propiedades es h i c a para cada objeto o grupo de objetos seleccionados. Por ejemplo, la pgina de propiedades que se muestra en la figura 3.19 es la que corresponde al cuadro de texto que presenta los datos del campo Nombre del formulario Recetas.

Formato.. Lugmei dewnalss AutomatKo Visible.. S Mohar cuando. Siempre Rarras de & s p b z m NingunaAutoe~twisihl~ No ~utocornprirn~Mi.. PJ~ Izquccrd~... . . . . . . . . . . . . . . . . 1,1& Superior . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 0,ZOlcm Ancho.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1,407cm Ah' . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 0J476cm Esblo del fmdo . . . . . . . . . . . . . . . . 1 : n l r i r del fondo . . . . . . . . . . . . . . . . 12632256

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Fig. 3.19 Pgina de propiedadcs.

Como puede observar en la figura 3.19, la pgina de propiedades consta de los elementos siguientes: Una barra de ttulo con el nombre del objeto seleccionado, en este caso, el tipo de control y su nombre. Cinco pestaas que agrupan las propiedades de la forma siguiente: Formato: define la apariencia del control en cuestin mediante propiedades tales como: tamao, fuente, efecto especial, etc. Datos: afecta bsicamente a todos aquellos controles enlazados con un campo de una tabla o consulta, o ambas. Algunas de sus propiedades son: Origen control (de qu campo de la base de datos toma el dato que despliega); Regla de validacin (condiciones que se ponen para la entrada de valores al campo que contiene el control); Texto de validacin (mensaje de error que despliega). La pestaa Datos aparece vaca en la pgina de propiedades de una seccin. Eventos: acciones que suceden a los controles y a las cuales estos pueden responder. Ejemplo: al hacer clic, al hacer doble clic, al recibir enfoque (se dice que un control tiene el enfoque cuando el puntero est posicionado sobre l), al perder enfoque (cuando el usuario pasa de un campo a otro, el primero pierde el enfoque y el segundo lo obtiene), etc. Otras: caractersticas adicionales del control, que pueden ser: su descripcin, texto de la barra de estado (texto que se despliega mientras el control en cuestin tiene el enfoque), ndice de tabulacin, etc. Todas: conjunto de todas las propiedades mencionadas. Si usted selecciona ms de un control, la barra de titulo de la pgina de propiedades presenta el ttulo Seleccin mltiple, y se presentarn slo las propiedades comunes a todos los controles.

2.74.2. Abrir la pgina de propiedades

Para mostrar la pgina de propiedades de un formulario o informe, de las Secciones o Controles, realice lo siguiente: En la vista de diseo del formulario o informe, haga doble clic en el selector del formulario o informe o en el rea gris a la derecha del formulario o informe. Seleccione el formulario o informe y haga clic en el botn Propiedades de la barra de herramientaso elija la opcin Propiedades en el men Ver. Tambin puede utilizar el botn secundario del ratn y hacer clic en el selectordel formulario o informe, o en el rea gris a la derecha de ste, y a continuacin elegir Propiedades en el men contextual. Para mostrar la pgina de propiedades de una Seccin, haga doble clic en el selector de Seccin, en la barra de la seccin o en el fondo de la seccin, con lo cual aparece la pgina de propiedades, o seleccione la

seccin y haga clic en el botn Propiedades de la barra de herramientas o elija la opcin Propiedades en el men Ver. Tambin empleando el botn secundario del ratn, hacer clic en el selector, en la barra o en el fondo de la seccin y a continuacin elegir Propiedades en el men contextual. Para presentar la pgina de propiedades de un control o grupo de controles, haga doble clic sobre el control, con lo cual aparece la pgina de propiedades, o puede seleccionar el control o grupo de controles y hacer clic en el botn Propiedades de la barra de herramientas o elija la opcin Propiedades en el men Ver. Tambin puede hacer clic con el botn secundario del ratn sobre el control o grupo de controles y a continuacin elegir Propiedades en el men contextual.

2.14.3. Estalecer las propkdades

Cada control, seccin, formulario o informe, como ya hemos dicho, cuenta con configuraciones de propiedades que se pueden usar para modificar la apariencia o comportamiento de ese elemento determinado. Las propiedades se examinan y cambian en la pgina de propiedades. Para establecer propiedades de un control, seccin, formulario o informe realice lo siguiente: En la vista de diseo muestre la pgina de propiedades correspondiente, siguiendo las indicaciones de los procedimientos descritos. La pgina de propiedades puede ser mostrada para: uno o varios controles (o un control en la barra de herramientas para establecer las propiedades predeterminadas de ste), para una seccin o para todo el formulario o informe. En la pgina de propiedades, elija la propiedad que desea establecer y despus haga una de las acciones siguientes: Si aparece una flecha en el cuadro de la propiedad, haga clic sobre ella y seleccione un valor de la lista, o en el cuadro de la propiedad escriba un valor o expresin. Para cambiar toda la configuracin, seleccione el valor o expresin actual y escriba la nueva configuracin. Si el botn Generar aparece junto al cuadro de la propiedad, haga clic sobre l para presentar un generador o un cuadro de dilogo ofrecindole una lista de generadores. Por ejemplo, al mostrar la pgina de propiedades de un formulario o informe podr utilizar un Generador de consultas para cambiar el diseo de la consulta implicada en un formulario o informe. Si necesita ms espacio para escribir o editar una configuracin de propiedades, presione las teclas Mays+F2 (o haga clic con el botn secundario del ratn y elija Zoom) para abrir el cuadro Ampliar. Al elegir una propiedad de la pgina de propiedades, una breve descripcin de la propiedad aparece en la barra de estado. Para obtener una des-

cripcin ms detallada de la propiedad y su configuracin, haga clic en el cuadro de la propiedad y presione F1. Si visualiza la pgina de propiedades y elige un control que ya est seleccionado, la pgina de propiedades se vaciar; presione la tecla Esc para presentarla otra vez. Para un grupo de controles seleccionados, se mostrarn en la pgina de propiedades, aquellas que correspondan a todos los controles y los valores que se establezcan sern validos para todos los controles. Si al seleccionar varios controles no ve las propiedades esperadas en la pgina de propiedades, es posible que haya incluido por error un control que no deseaba seleccionar. Por ejemplo, puede haber incluido una lnea en un grupo de cuadros de texto. Para eliminar un control de una seleccin de grupo, mantenga presionada la tecla Mays y haga clic sobre el control. Si la configuracin de propiedades de una propiedad determinada es la misma en todos los controles seleccionados, esa configuracin aparecer en la pgina de propiedades; en caso contrario, el cuadro de propiedades de esa propiedad estar vaco. Aunque ms adelante se tratarn los temas de controles calculados y la creacin de todos los tipos de controles con ms detalle, resulta importante sealar que algunas propiedades, como por ejemplo Origen del control (para un control calculado) y Ttulo (cuando se crea una etiqueta), se pueden establecer escribindolas directamente en el control, as como la definicin de sus caractersticas, que al final se reflejan en las propiedades del control, lo cual es ms fcil que escribirlas en la pgina de propiedades. Por ejemplo, si usted crea un control calculado en un cuadro de texto y escribe directamente en el control la expresin que efecta el clculo, esa expresin ser colocada de forma automtica en la propiedad Origen del control de ese cuadro de texto. Asimismo, si crea una etiqueta y en el propio control escribe el texto de ella y le asigna formato con determinado tipo de letra (negritas, cursiva, etc.), automticamente se establecern valores en las propiedades Titulo, Nombre de la fuente, Espesor de la fuente y Fuente en cursiva, que forman parte del conjunto de propiedades de esa etiqueta. Por otra parte, la mayora de los controles que usted coloca en un formulario o informe, habitualmente estn relacionados o dependen de los campos del origen de los registros. Estos campos, como se conoce, tienen definidas propiedades en la tabla o consulta, luego los controles en el formulario podrn heredar algunas propiedades de esos campos, de los cuales toman sus valores.

2.74.4. Acerca del origen de los registros de un formularb o hforme

Los formularios, por lo general, estn basados en una tabla o consulta, pero Access permite, adems, que en lugar de una consulta guardada como objeto independiente, usted pueda basar su formulario o informe en una expresin SQL que incluya campos de varias tablas o consultas. Por ejemplo, puede

ser que su base de datos tenga un formulario basado en la tabla Recetas, y usted desea basarlo en una tabla con datos ms actualizados llamada Actualizacin de recetas o en una nueva consulta o expresin SQL que va a crear a partir de la tabla Recetas, para ello realice lo siguiente: En la vista de diseo de un formulario o un informe, haga doble clic sobre el selector de formulario o el selector de informe para abrir la pgina de propiedades. Haga clic en la propiedad Origen del registro, de la pestaa Datos. Si solamente desea alternar entre tablas o consultas, haga clic sobre la flecha del cuadro de la propiedad para seleccionar de entre una lista de tablas o consultas. Si el formulario o informe est basado en un comando SQL o en una consulta y desea modificar el comando SQL o cambiar el diseo de la consulta, haga clic sobre el bot6n Generar que est situado junto a la propiedad que abre la vista de diseo de la consulta. Puede modificar un comando SQL de la misma forma que modifica una consulta, es decir, arrastrando los campos y estableciendo los criterios y el orden que desea en la cuadrcula de diseo. Cuando el formulario est basado en una tabla y usted desea basarlo en una nueva consulta o expresin SQL, al hacer clic en el botbn Generar se muestra el cuadro de mensaje de la figura 3.20, que le pregunta si desea crear una consulta basada en la tabla. Sobre las consultas aprender en el prximo captulo.

Fig. 3.20 Mensaje para ratificar la creacin de una consulta.

2.14.5. Establecer vista iniciai u las vistas permitidas para mostrar un formulario
Un formulario, como ya hemos explicado, puede mostrarse en tres vistas: diseo, formulario y hoja de datos, y es posible conmutar entre ellm de acuerdo con la tarea que usted necesite realizar. Como parte del uso de los formularios dentro de una base de datos, puede ser conveniente decidir en cul de las tres vistas debe abrirse el formulario y evitar tener que conmutar hacia la presentacin frecuentemente deseada, o p u d e resultar indispensable limitar el acceso casual Q intencional del usuario a determinadas vistas, previniendo as que se comentan errores que afecten el funcionamiento de la base de datos.

Para realizar estas tareas se deben utilizar dos propiedades del formulario: Presentacin predeterminada y Presentaciones permitidas. La propiedad Presentacin predeterminada establece implcitamente la forma en que sern mostrados los registros en la pantalla al ser abierto el formulario. Puede usar la propiedad Presentaciones permitidas para restringir un formulario a la Vista Formulario o la Vista Hoja de datos al elegir la opcin Formulario u Hoja de datos del men Ver. Para establecer la vista inicial de un formulario a un registro, a ms de un registro o a una hoja de datos, realice lo siguiente: En la vista de diseo del formulario, haga doble clic en el selector de formularios para abrir la pgina de propiedades del formulario. En el cuadro de propiedades Presentacin predeterminada, de la pestaa Formato elija uno de los valores siguientes: Formulario Simple. Presenta un registro completo cada vez (slo en Vista Formulario). Este es el valor por omisin para los nuevos formularios creados. Formularios Continuos. Presenta tantos registros completos como quepan en la seccin Detalles del formulario (slo en Vista Formulario). Hoja de datos. Muestra registros dispuestos en filas y columnas. Los registros pueden salirse de la pantalla. Para comprobar en qu forma se presentar el formulario cuando usted desee abrirlo nuevamente, guarde el diseo del formulario haciendo clic en el botn Guardar de la barra de herramientas y a continuacin conmute a Vista Formulario. Por ejemplo, un formulario creado con el Asistente para formularios, tiene definida la propiedad Presentacin predeterminada como Formularios simples. Al establecer la propiedad a Formularios continuos y guardar el diseo, el formulario se abre nuevamente, brindando la posibilidad al usuario de mostrar ms de un registro en la pantalla, tal como se muestra en la figura 3.21. Si un formulario contiene un subformulario, un control OLE personalizado o un grfico dependiente, slo podr establecer los valores de la propiedad Presentacin predeterminada a Formulario simple u Hoja de datos. Para desactivar la Vista Formulario o la Vista Hoja de datos, en Vista Diseo del formulario, haga doble clic en el selector de formularios para abrir la pgina de propiedades. En el cuadro de propiedades Presentaciones permitidas, de la pestaa Formato, elija uno de los valores siguientes: Ambas (Configuracin predeterminada). Los usuarios pueden conmutar entre las vistas del formulario y de la hoja de datos. Formulario. Los usuarios no pueden cambiar a Vista Hoja de datos. Hoja de datos. Los usuarios no pueden cambiar a Vista Formulario. La vista de diseo est siempre disponible (a menos que los permisos se hayan establecido de otra forma).

La combinacin de las propiedades presentacin predeterminada y presentaciones permitidas crea las condiciones que se muestran en la tabla 3.1.

Fic. . , 3.2 1 Vista de un formulario con la ~ r o ~ i e d a d Presentacin establecida a Formularios continuos.

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TABLA 3.1 Relacin entre las propiedades Presentacin predeterminada y Presentaciones permitidas
Presentaci6n predeterminada Formularios simples, continuos u hoja de datos Formuiarios simples o continuos Formutarios simpks o continuos Hoja de datos Descripcin Piiescntaciones permitidas Ambas Los usuarios pueden cambiar entre el modo de ver Fomiuhrio y el modo de ver Hoja de datos Formuhrio Los usuarios no pueden carnbkr del modo de ver Formuhriio al modo de wr Hoja de datos Los usuarios pueden cambiar al modo de ver Hoja no pueden volver al modo de ver de datos. Fornnihrio (no se recomienda) Los usuarios pueden cambiar al d o de ver Formulario, pero m pueden v o k r al modo de ver Hoja de datos (no se recomienda) Los usuarios no pueden cambiar del modo de ver Hoja de datos al modo de ver Fomulario

Hoja de datos

Fomuhrio

Hoja de datos

H o j a de datos

2.14.6. Validar datos

Se emplean diferentes modos para validar los datos en un formulario. La forma ms utilizada es crear controles que, por su naturaleza, limiten los valores que se puedan introducir. Por ejemplo, usted puede crear una casilla de verificacin que acepte slo los valores S o No, o un cuadro de lista que requiera que tome un valor de la lista de valores previamente introducidos. Otra forma que valida la entrada de datos en un formulario es el establecimiento de las propiedades Valor predeterminado, Regla de validacin, Texto de validacin y Mscara de entrada en la vista de diseo de la tabla, lo cual tendr efecto en el formulario. De este modo, slo es necesario asignar las propiedades una vez. Tambin es posible establecer las propiedades Requerido y Permitir longitud cero en el diseo de la tabla, para limitar la introduccin de los datos. Cualquier control dependiente que se cree hereda las propiedades asignadas para el campo en la vista de diseo de la tabla. Si los controles de su formulario son independientes o si se est vinculando a datos de tablas vinculadas, podra desear establecer estas propiedades en el formulario. Tambin puede querer establecer la propiedad Regla de validacin para un control, si la regla de validacin se refiere a campos o controles de otros formularios, o si la regla de validacin contiene funciones de dominio agregado o funciones agregadas de SQL.

2.14.7. Restringir el acceso a los datos presentados en los formularios

Usted puede restringir el acceso a los datos contenidos en los formularios de forma que no se puedan modificar, agregar o eliminar los registros; para ello, en la pestaa Datos de la pgina de propiedades del formulario puede establecer las propiedades siguientes: Permitir ediciones. Seleccione S o No, en correspondencia a si quiere o no permitir que los registros se editen, es decir, que se puedan o no modificar. Permitir eliminacin. Seleccione S o No, en correspondencia a si desea o no que se puedan eliminar registros. Permitir agregar. Seleccione S o No, en correspondencia a si desea o no que se puedan agregar nuevos registros. Por omisin, estas tres propiedades son establecidas como S. En el caso que desee convertir el formulario en un formulario de slo lectura establezca estas tres propiedades en el valor No; observe que cuando se realiza esta accin, de inmediato son atenuadas en las vistas del formulario y de la hoja de datos todas las opciones de men que permiten agregar, editar y eliminar registros.

2.74.8. Especificar si un formulario se abre solo para introducir datos o para mostrar todos los registros
Es posible que usted desee que su formulario solo se abra para la introduccin de datos. En este caso, en la pgina de propiedades del formulario debe seleccionar la propiedad Entrada de datos; de la pestaa Datos, seleccione S, si quiere que el formulario se abra para la entrada de datos (registro en blanco); seleccione No, si quiere que el formulario muestre todos los registros al abrirse. Cuando la propiedad Entrada de datos est establecidacomo S, se muestra slo un registro en blanco, tanto en Vista Formulario como en Hoja de datos, para efectuar la entrada de datos. Sin embargo, si la propiedad Permitir agregar est establecida como No, no podr introducir nuevos registros en el formulario.

2.15. Creacin de controles especficos en un formulario y establecimiento de sus propiedades

Con todos los elementos tratados hasta aqu usted est en condiciones de crear un formulario como el que se muestra en la figura 3.22, agregarle controles y establecerle propiedades. Basados en este formulario sern explicados los diferentes aspectos a tener en cuenta para crear o modificar controles especficos en un formulario. Sitese en la carpeta Formularios y presione el botn Nuevo; en el cuadro de dilogo que aparece elija Vista Diseo y en el cuadro TablaConsulta elija la Tabla Recetas; con ello aparecer el formulario en Vista Diseo con la ventana Lista de campos y el Cuadro de herramientas. En el men Ver elija la opcin Encabezado y pie de formulario para agregar estas Secciones al formulario.

2.16. Agregar etiquetas

Crea un texto descriptivo, como puede ser un ttulo, un comentario, etc. El texto creado no puede ser alterado por el usuario (en ejecucin). Inserte la primera etiqueta del formulario, la que se encuentra en la Seccin encabezado del formulario; para ello seleccione el control Etiqueta en el Cuadro de herramientas y posicionando el ratn en la parte superior del formulario arrastre hasta crear un rectngulo grande, sobre el que se escribir Recetas de Ccteles Cubanos; haga clic en cualquier parte fuera del control y haga clic nuevamente sobre l con el botn secundario del ratn; del men contextual que aparece elija la opcin Propiedades. En la pgina de propiedades establezca los valores para cada una de las que a continuacin se sealan:

Recetas de Cocteles Cubanos

N &
Rmo

Xlll Congreso
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C k d

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$7.80

h Cubano

C9adrnidh Estomacales Vai'iedad

En su propo recipiente

R
J G LICU uinariic m ~ ~ J Q I O L N I Iuc

Iin art~vidades del Cong~eso

Fecha

F/12/1978

azcar, el lugo de hmbn y se r e w h , hasta diluir el azcar. Se aiiadn.4 la Crema de pia, el

Fig. 3.22 Formulario de ejemplo para crearlo sin ayuda del Asistente.

Nombre = Ttulo (edicin). Estilo del fondo = Transparente (selec). Efecto especial = Bajo relieve (selec). Color del texto = Azul oscuro (selec). Nombre de la fuente = Futura MdBT (selec). Tamao de la fuente = 20 (selec). Espesor de la fuente = Grueso (selec). Fuente Subrayada = S (selec). Alineacin del texto = Centro (selec). El trmino Selec (colocado al lado del valor de la propiedad) significa que el valor se escoge de una lista de valores, mientras que edicin significa que el valor lo debe escribir manualmente. La propiedad Nombre se encuentra en la entrada de Otras y las deinlts en la entrada Formato. Es recomendable ir cambiando una a una las propiedades para ver el efecto que producen. Si desea presentar el texto de una etiqueta en ms de una lnea, puede ajustar el tamafio de la etiqueta despus de haber introducido todo el texto,

o puede presionar las teclas Ctrl+Enter al final de la primera lnea de texto para introducir un retorno de carro. Si inserta un retorno de carro, se alinean las lneas subsiguientes segn las escriba. Para romper una lnea de forma manual en una lnea continua, presione de nuevo Ctrl+Enter. La anchura mxima de una etiqueta est determinada por la longitud de la primera lnea de texto. Si desea utilizar una "y" comercial (&) en una etiqueta, debe teclearla dos veces. Esto es se debe a que Access utiliza el carcter & en una etiqueta o botn para definir una tecla de acceso.

2.17. Agregar cuadro de texto

El cuadro de texto muestra o pide datos al usuario, como texto, nmero, etc. Puede estar ligado al campo de una tabla. Los cuadros de texto tambin pueden contener expresiones calculadas. Son los elementos ms usados y entre sus propiedades se encuentran: Valor predeterminado, Regla de validacin, Texto de validacin, etc. En caso de estar ligado a un campo, se indica el nombre del campo dentro de l y se adjunta una etiqueta con el nombre del campo. Usted tiene dos formas de agregar un cuadro de texto a un formulario: sin vincular a datos y vinculados a datos. Las acciones a realizar son las siguientes: Para agregar un cuadro de texto vinculado a datos, seleccione en el cuadro de Lista de campos, el campo que desea situar en el formulario y arrstrelo hasta el lugar donde lo quiere insertar, con lo cual se insertar con una etiqueta. Arrastre el campo Cdigo. Para insertar un cuadro de texto independiente, es decir, que no est vinculado a datos, seleccione el control en el Cuadro de herramientas e insrtelo en el formulario. El control se inserta con una etiqueta que podr modificar o quitar segn desee. Si desea vincular este control independiente a un campo de la base de datos, establezca la propiedad Origen del control en la pestaa Datos de la pgina de propiedades. Inserte este control debajo del control Cdigo en el formulario en el cual est trabajando y establezca la propiedad Origen del control al campo Nombre; para ello haga clic en el botn de flecha al lado de la propiedad. Para el formulario que est creando arrastre los campos de la Lista de campos que corresponden a: Precio, Origen, Fecha, Modo de preparacin y Observaciones hasta las posiciones sealas en la figura 3.22, y establezca en cada uno los valores que se sealan para cada propiedad. Efecto especial = Bajo relieve (selec). Nombre de la fuente = Futura MdBT (selec). Tamao de la fuente = 1 1 (selec). Color del texto = Negro (selec).

En las etiquetas creadas puede escribir los textos que desee, si los creados por omisin (nombre de los campos) no son los que desea. Para ello, en la pgina de propiedades del control, en la propiedad Ttulo ponga el nombre que desee que aparezca en la etiqueta. Tambin puede seleccionar el texto en la etiqueta y reemplazar el ttulo escribiendo el nuevo. Para las etiquetas de los controles que tiene creados establezca las propiedades siguientes: Estilo del fondo = Transparente (selec). Efecto especial = Sin relieve (selec). Color del texto = Negro (selec). Nombre de la fuente = Futura MdBT (selec). Tamao de la fuente = 11 (selec). Espesor de la fuente = Negrita (selec). Fuente subrayada = No (selec). Alineacin del texto = Izquierda (selec). Para cambiar al mismo tiempo las propiedades de varias etiquetas o cuadros de textos, seleccinelos arrastrando el puntero del ratn sobre todos ellos o los que quiera. Tambin puede seleccionar haciendo clic sobre el control con la tecla Mays presionada. Despus, en la pgina de propiedades cambie las que desee. Debe tener en cuenta que cuando el cuadro de texto est vinculado con un campo de una tabla, sobre ste se aplican las propiedades que se indicaron al definir dicho campo. Cuando el texto de un campo de la tabla o consulta no cabe en el tamao designado para l, aparecen automticamente barras de desplazamientos en el control que lo contiene, como el caso de Observaciones o Modo de preparacin.

2.18. Agregar cuadro combinado

El cuadro combinado se utiliza para introducir una lista de valores provenientes de una tabla/consulta o de valores predefinidos. Combina funciones de cuadro de texto y de cuadro de lista. Existen dos formas de agregar un cuadro combinado a un formulario: arrastrando un campo del cuadro Lista de campos hasta el formulario o insertndolo directamente desde el cuadro de herramientas. Si el campo que arrastra de la Lista de campos es del tipo de datos Asistente para bsquedas y tiene todos los elementos establecidos, ste mostrar una lista para la seleccin de un valor de la lista que se estableci previamente cuando se cre el campo en la tabla. Si inserta un cuadro combinado de forma directa del cuadro de herramientas, al insertarlo aparecer el primer cuadro de dilogo de un Asistente para que usted elija la tabla y campos de donde se tomarn los datos a mostrar en la lista del cuadro combinado. Siga los pasos del Asistente.

En el ejemplo que est desarrollando arrastre los campos Clasificacin, Caractersticas y Variedad hasta el formulario y ubquelos segn corresponda, de acuerdo con la figura 3.22; ya estos cuadros combinados contienen las listas, puesto que cuando se definieron estos campos en la tabla se establecieron al tipo de datos Asistente para bsquedas. Despus, del cuadro de herramientas seleccione el control cuadro combinado e insrtelo en el formulario; automticamente aparecer el Asistente para que usted establezca la lista. En los cuadros de dilogo del Asistente elija la tabla Recomendado y de ella, el campo Recomendado, segn corresponda a las preguntas que se le realicen. De igual forma puede establecer propiedades para este control; abra la pgina de propiedades correspondiente al control y examine todas la que posea y establezca las que usted entienda necesarias.

2.1 9. Agregar un cuadro de lista

Un cuadro de lista despliega una lista para que usted elija un valor de ella y lo asigne a un campo. Si el cuadro de lista es ms pequeo que la lista se muestran las barras de desplazamientos para que pueda desplazarse por los valores. Para agregar un cuadro de lista a un formulario son vlidos los procedimientos explicados para los cuadros combinados. Cuando quiera guardar uno de los valores seleccionados del cuadro de lista en un campo de la tabla o consulta establezca la propiedad Origen del control al nombre del campo donde guardar los datos. Para decidir si crear un cuadro de lista o un cuadro combinado piense dnde va a utilizar el control, cmo desea que aparezca en su formulario y cmo espera que la gente lo utilice. Cada control tiene sus ventajas: Ventajas de un cuadro de lista. La lista siempre est presente y el valor del control est limitado por el conjunto de alternativas de la lista. Para moverse rpidamente al primer valor que empieza con una letra determinada, puede escribir la letra. Cuando utiliza el formulario para introducir o modificar datos, no puede agregar un valor que no est en la lista. Ventajas de un cuadro combinado. Como la lista no se presenta hasta que no se abre, el control utiliza menos espacio en el formulario. Puede escribir los primeros caracteres de un valor en el cuadro combinado para encontrar rpidamente ese valor. Tambin puede controlar mediante de sus propiedades si se puede introducir algn valor en la lista o si slo se puede introducir algn texto que coincida con el valor de uno de los de la lista.

2.20. Agregar marco de objeto y controles de imagen

Es posible agregar objetos creados en otras aplicaciones a un formulario o informe. Por ejemplo, puede agregar un cuadro que haya creado con Paint, una hoja de clculo que haya creado con Excel, o un documento que haya creado con Word. Puede agregar toda la informacin de un archivo o solamente determinada informacin seleccionada. La forma de agregar un objeto a un marco de objeto depende de si usted desea que el objeto est dependiente o independiente. Un objeto dependiente se guarda en una tabla. Cuando se mueva a un nuevo registro, el objeto presentado en el formulario o informe cambiar. Por ejemplo, es posible querer guardar una imagen para cada uno de los ccteles. Un objeto independiente, por su parte, se guarda en el diseo del formulario o del informe. Cuando se mueva a un nuevo registro, el objeto no cambiar. Por ejemplo, se podra desear agregar un logotipo creado con Paint a un formulario o informe. Usted tambin podr utilizar un control de imagen cuando no le interese editar dicha imagen, es decir, que sta sea esttica. Lo ms frecuente que se realiza para crear un marco de objeto dependiente, es arrastrar el campo de tipo Objeto OLE, desde la Lista de campos hasta el formulario. En el ejemplo que se sigue, arrastre el campo Foto de la Lista de campos hasta el formulario y ubquelo en el lugar que se muestra en la figura 3.22. Todas las fotos de ccteles que fueron incluidas en este campo aparecern cuando usted muestre el formulario en Vista Formulario. Tambin puede elegir el control directamente del cuadro de herramientas e insertarlo en el formulario y en su pgina de propiedades, en la pestaa Datos establecer la propiedad Origen del control al campo Foto. Para insertar un objeto independiente en un formulario, es decir, un logotipo o imagen que no cambie y se presente igual para todos los registros, haga clic en el control Marco de objeto independiente del cuadro de herramientas. Sobre el formulario o informe, haga clic donde quiera insertar el objeto, con lo cual aparecer el cuadro de dilogo que se muestra en la figura 3.23. En el cuadro de dilogo Insertar objeto, haga clic en Crear nuevo si no est ya seleccionado y, a continuacin, haga clic en el tipo de objeto que quiere crear, del cuadro Tipo de objeto; cuando se abra la aplicacin en la que quiere crear el objeto, crelo y despus haga clic en Salir, del men Archivo de la aplicacin del objeto para volver a Access; con ello se crea un marco de objeto independiente y presenta el objeto en el marco. En el cuadro de dilogo Insertar objeto, haga clic en Crear desde un archivo y, a continuacin, especifique una ruta hacia el archivo. Si no conoce la ruta, haga clic en el botn Examinar y busque el archivo que quiere insertar en el marco independiente. Seleccione la opcin Como Icono si quiere que el objeto aparezca como un icono en lugar del propio objeto. Presentar un objeto como un icono puede ser til cuando el objeto contiene informacin adicional que no tiene que ser presentada. Haga clic en el botn Aceptar.

Crear & d e archivo

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documento.

Fig. 3.23 Cuadro de dilogo para insertar objetos en el control Marco indepcndiente.

Por ejemplo, para e! formulario Recetas que esta creando, inserte un marco de objeto independiente en el encabezado del formulario; en el cuadro de dilogo que aparece (Fig. 3.23) escoja la opcin Crear desde un archivo y mediante el botn Examinar, busque el archivo en la direccin siguiente:

Al elegir Aceptar, se presenta la imagen Hardwarebrnp en un Marco de objeto independiente. Por lo general, se editar un objeto independiente desde la vista de diseo del formulario o informe, haciendo doble clic sobre el objeto. Si desea poder editar tambin el objeto desde la Vista Formulario, establezca la propiedad Activado del marco del objeto independiente a S y la propiedad de Bloqueado a No. Usted puede lograr convertir un objeto independiente en una imagen no editable, seleccionando el marco de objeto independiente en Vista Diseo y eligiendo en el men Formato, Cambiar a, Imagen. Para agregar una imagen independiente utilizando un control de imagen, haga clic en el botn Imagen en el cuadro de herramientas. Sobre el formulario o informe, haga clic donde quiera colocar la imagen. En el cuadro de dilogo Insertar imagen, haga clic en el nombre del archivo de la imagen que quiera agregar. Es posible que necesite utilizar el cuadro Buscar para especificar el disco o la carpeta, o ambos, donde se encuentra la imagen; despus que localice la imagen haga clic en el botn Aceptar, con lo cual se crea un control de imagen que contiene a sta. Para ajustar el tamao y proporciones de una imagen en un formulario o informe en la vista de diseo, haga clic en el marco de objeto dependiente,

en el control de imagen o en el marco de objeto independiente. En la pgina de propiedades, de la pestaa Formato elija la propiedad Modo de cambiar el tamao y haga clic en una de las configuraciones siguientes: Recortar. Presenta la imagen con el tamao actual. La imagen ser cortada si es mayor que el rea que est dentro de los mrgenes (esta es la configuracin predeterminada). Extender. La imagen se extiende hasta el tamao del rea que est dentro de los mrgenes. Esto puede distorsionarla. Zoom. Presenta la imagen entera despus de rehacerla para rellenar su alto o su ancho dentro del rea de los mrgenes. Esta opcin no distorsiona la imagen. Puede utilizar archivos de mapas de bits (extensiones .bmp o .dib) o metarchivos (extensiones .wmf o .emQ para mostrar imgenes en marcos de objeto dependientes o independientes o en controles para imagen. Si necesita ajustar el tamao de la imagen, es mejor utilizar un metarchivos, pues estos se escalan mejor que los mapas de bits a causa de que se componen de colecciones de lneas en lugar de diseos o puntos individuales. Los metarchivos son, por lo general, mucho ms pequeos que los mapas de bits, por lo que si necesita aprovechar el espacio del disco, utilice un metarchivo. Si desea realizar pequeos cambios a la imagen, utilice un mapa de bits. Con los mapas de bits se dispone de control a nivel de pixel, por lo que se pueden efectuar ajustes muy pequeos a la imagen. Para eliminar una imagen u otro objeto de un formulario o informe haga una de las operaciones siguientes: Si el objeto no es dependiente, haga clic en el objeto en la vista de diseo del formulario o del informe y presione la tecla Supr. Si el objeto es dependiente y desea borrar el objeto correspondiente a un registro, abra el formulario en Vista Formulario (o abra una hoja de datos), encuentre el registro que desea modificar y haga clic en el objeto y presione la tecla Supr. Si desea borrar el marco del objeto dependiente y todos los objetos guardados en el campo subyacente, seleccione el marco del objeto dependiente en Vista Diseo y presione la tecla Surp.

2.21. Agregar casillas de verificacin,botones de opcin, botones de alternar y grupo de opciones

Access le permite crear de manera independiente casillas de verificacin, botones de alternar y botones de opcin que estn asociados a la seleccin de opciones mutuamente excluyentes. O tambin le permite crear un grupo de opciones al incluir varios controles de este tipo en un marco de grupo, de manera que el usuario pueda seleccionar una sola opcin dentro del grupo.

Para crear una casilla de verificacin, botn de alternar u opcin vinculados a un campo de datos de tipo SNo de una tabla, haga clic en el control apropiado del cuadro de herramientas e insrtelo en el formulario. Haga clic sobre el botn de opcin, botn de alternar o casilla de verificacin con el botn secundario del ratn y elija Propiedades, del men contextual que aparece. En la pgina de propiedades, en la pestaa Datos, en la propiedad Origen del control, de los campos que aparecen elija el campo Probado y cierre la pgina de propiedades. Encima de la etiqueta que muestra el control haga clic y muestre la pgina de propiedades y en la pestaa Formato elija la propiedad Ttulo; escriba el nombre que quiere que aparezca en la etiqueta del control; tambin puede seleccionar el texto en la etiqueta y escribir directamente sobre l lo que desee. En el caso del botn de alternar, en la misma pgina de propiedades puede establecer la etiqueta y el origen de datos. Practique lo anterior en el formulario que est creando. Es posible arrastrar un campo que sea del tipo de datos SNo desde la Lista de campo, hasta el formulario, donde automticamente aparecer un control de Casilla de verificacin, a la cual slo tiene que cambiarle el nombre de la etiqueta; para ello, emplee la pgina de propiedades o seleccione el texto de la etiqueta y escriba sobre ella el nombre que quiera. Si lo que desea es un botn de opcin o un botn para alternar, haga clic con el botn secundario del ratn sobre el control (en la casillita que aparece con chekmark) y del men contextual que aparece seleccione la opcin Cambiar a, y dentro de ella haga clic sobre el tipo de control que desea. Cuando el valor del campo es S se muestra en la casilla de verificacin una marca, en el botn de opcin un punto negro y el botn de alternar aparece presionado. Al botn de alternar se le puede agregar una imagen, lo cual se explicar ms adelante. Es posible que pueda crear su propio grupo de opciones directamente o puede utilizar un asistente. Un asistente aligera el proceso de crear un grupo de opciones porque lleva a cabo todo el trabajo de tipo bsico que usted realizara. Cuando utiliza un asistente, se le pide informacin y crea un grupo de opciones basado en sus respuestas. Para obtener mejores resultados, cree grupos de opciones solamente para los campos cuyo tipo de datos sea Numrico (y cuya propiedad Tamao del campo est establecida a Entero o Entero largo) o S/No. En el caso de los campos con otros tipos de datos, utilice un cuadro de lista o un cuadro combinado. Para crear un grupo de opciones con un asistente, haga clic en el botn Asistentes para controles en el cuadro de herramientas, si no est ya presionado. En el cuadro de herramientas, haga clic en el control Grupo de opciones. En el formulario haga clic donde desee colocar el ngulo superior izquierdo del grupo de opciones y siga las instrucciones de los cuadros de dilogo del asistente. En el ltimo cuadro de dilogo, elija el botn Finalizar para presentar el grupo de opciones en la vista de diseo. Por ejemplo, para crear un grupo de opciones en el formulario Recetas para el campo Clasificacin de la tabla Recetas que es tipo Numrico, des-

pus de insertar el control grupo de opciones en cualquier lugar del formulario (slo ser una prueba), los pasos del asistente seran los siguientes: En el primer paso del asistente usted deber teclear las etiquetas para cada una de sus opciones dentro del grupo; en este caso teclee las opciones como se muestra en la figura 3.24. En este cuadro de dilogo el nombre de las etiquetas deben escribirse en el mismo orden en que aparecen en el campo de la tabla donde se guardarn los valores. Si usted analiza la tabla Clasificacin, el primer trmino es Cubano y as sucesivamente. Al presionar el botn Siguiente en el segundo paso, puede especificar una opcin predeterminada, que para este caso podemos asumir que sea Cubano, tal como se muestra en la figura 3.25. Es lgico establecer esta opcin cuando en el grupo de opciones hay varias y una de ellas es la que debe ser la predeterminada; ello hace que cuando usted introduzca nuevos registros en el campo Clasificacin se inserte el valor predeterminado Cubano. Al presionar el botn siguiente (tercer paso) aparece el cuadro de dilogo que se muestra en la figura 3.26. En este cuadro dilogo se observan los valores que correspondern a cada uno de los botones de opcin. Cuando usted seleccione el botn que tiene el valor 2 estar asignando al campo Clasificacin el valor Internacional. Al presionar el botn Siguiente aparece el cuadro de dilogo que muestra la figura 3.27. En este cuadro de dilogo (cuarto paso), usted debe especificar si va a guardar el valor para su uso posterior o si lo va a almacenar en algn campo. Para el ejemplo, se almacenar en el campo Clasificacin, lo que significa que el grupo de opciones ser un control dependiente de dicho campo. Elija el botn de opcin Guardar el valor de este campo, y en el cuadro de seleccin elija el campo Clasificacin. Al presionar el botn Siguiente (quinto paso) aparecer el cuadro de dilogo que muestra en la figura 3.28. En este cuadro de dilogo debe seleccionar el tipo de control que va a utilizar dentro del marco del grupo y con qu estilo. Asumamos que vamos a utilizar Botones de opcin y como estilo Grabado. Presione el botn Siguiente, con lo cual aparecer el ltimo cuadro de dilogo del asistente y que se muestra en la figura 3.29. Escriba Clasificacin en el cuadro Qu ttulo desea para el grupo de opciones? y presione el botn Finalizar. Pase a la Vista Formulario y observe lo que acaba de crear y su funcionamiento; si desea brrelo, ya que se trata de una prueba.

Fig. 3.24 Cuadro de dialoga del Asistente para establecer el nombre de las etiquetas,

Fig. 3.25 Cuadro de dilogo para establecer la opcin ppredctcnninada.

Fig. 3.26 Cuadro de dilogo para asignar valor a cada opcin.

XX~XXX

fi

RXX

mx*

Rieda almscaiar el valor de b cpin seleccionada en m campo o bien M i a r ei vdor rMs adslante psra realizar tma tarea como imprimir m k h m e .
@d desea hacer can d vdor de Ea spcin sdeccionada?

XXX KXX

i axnn nrxv

Fig. 3.27 Cuadro de dialogo para seleccionar el campo donde se almacena el valor.

Fig. 3.28 Cuadro de dilogo para seleccionar qu control incluir en el grupo.

Fig. 3.29 Cuadro de dilogo para establecer el nombre del grupo de opciones.

Para cortar o copiar y pegar un control, elija el control que desea cortar o copiar. Si el control tiene una etiqueta adjunta, haga clic sobre el control, no sobre la etiqueta. En el men Edicin, elija la opcin Cortar para eliminar el control o Copiar para copiar el control; puede usar la combinacin de teclas Ctrl+C o Ctrl+X. Seleccione la seccin en la que desea pegar el control, y en el men Edicin, elija Pegar (Ctrl+V). Es posible, en cierta medida, determinar la posicin en la que se pega el control. Si selecciona una seccin, se pega el control en la esquina superior izquierda de la seccin. Si selecciona un control cerca del rea en la que desea pegar el control, se pega el control inmediatamente debajo del control seleccionado. Note, sin embargo, que si pega una etiqueta y el control que selecciona no tiene etiqueta adjunta, se le asigna la etiqueta al control seleccionado. Cuando usted copia o duplica controles, no se copian los procedimientos de evento asociados a un control.

2.22. Agregar botones de comando

Como ya sabemos, un botn de comando se utiliza en un formulario para empezar una accin o un conjunto de acciones. Es posible crear su propio botn de comando o puede hacer que Access cree su botn de comando utilizando un asistente. Tambin es una buena idea utilizar el Asistente para botones de comando si desea aprender cmo escribir procedimientos de evento. Cuando se crea un botn de comando con un asistente, crea un procedimiento de evento y lo adjunta al botn. Puede abrir el procedimiento de evento para ver cmo funciona y modificarlo para que se ajuste a sus necesidades. Para crear un botn de comando con un asistente, haga clic en el botn Asistentes para controles en el cuadro de herramientas si no est ya presionado. En el cuadro de herramientas, haga clic en el control Botn de comando y en el formulario haga clic en el lugar que desee colocar el botn de comando. Siga las instrucciones de los cuadros de dilogo del asistente. En el ltimo cuadro de dilogo, haga clic en Finalizar para presentar el botn de comando en la vista de diseo. Por ejemplo, en el formulario Recetas, usted podra usar el Asistente para crear un botn de comando en el pie del formulario que cuando se haga clic en l abra el Bloc de notas; para ello realice lo siguiente: Despus de hacer clic en el control Botn de comando y seleccionar la posicin donde se desea crear el botn en la seccin correspondiente, aparece el primer cuadro del Asistente para botones de comando, el cual se muestra en la figura 3.30. Aqu usted deber especificar la accin que desea realizar al hacer clic sobre el botn. Para el botn de ejemplo, la accin que se quiere establecer se encuentra en la categora Aplicacin. Cuando usted hace clic en ella, en el cuadro Acciones aparecen todas las que se

(Desea hcil texto o una mpnen el M?

C Texto:
blecutar Bloc & notas

Fig. 3.3 1 Cuadro de dilogo para insertar un texto o imagen en el botn.

Fig. 3.32 Cuadro de dilogo para asignar nombre al botn.

nado. Esto desactiva el asistente. En el cuadro de hermmientas, haga clic en Botn de comando y realice lo siguiente: En el formulario, haga clic donde desee colocar el botn de comando y despus haga dobleclic en el botn de cornando para abrir su pgina d e propiedades. En la pgina de propiedeides, en la propiedad Al hacer ---L--8- 12: clic, en la pestafia Eventos; escriba el tioiiiurt. utia inacru u prvc;t-uimiento de evento que quiera ejecutar cuando se haga d i c en el botn, o
A

haga clic en botn Generar para utilizar el Generador de macros o Generador de cdigo. Si desea presentar texto en el botn de comando, escriba el texto en el cuadro de la propiedad Ttulo, en la pestaa Formato y as podr modificar dicho texto, tal y como lo hace en una etiqueta. Si no quiere texto en el botn, puede utilizar en su lugar una imagen, lo cual se explicar ms adelante. Tambin puede crear un botn de comando que ejecute una macro, arrastrando la macro desde la ventana Base de datos hasta la vista de diseo del formulario. Sobre la forma de cmo crear y ejecutar una macro consulte el captulo correspondiente. Para agregar una imagen a un botn de comando o un botn de alternar, haga doble clic en el bot6n de ccmando 0 botn de alternar para abrir su pgina de propiedades. En la pgina de propiedades seleccione la propiedad Imagen en la pestaa Formato; escriba la direccin y el nombre del archivo del tipo .bmp, .ico, .dib, .wmf, o .emf. Si tiene instalados filtros grficos para otras aplicaciones, puede utilizar cualquier archivo que sea compatible con esos filtros. Si no est seguro de la ubicacin o del nombre del archivo, haga clic en el botn Generar para abrir el Generador de imgenes, el cual se muestra en la figura 3.33.

Fig. 3.33 Generador de imgenes.

Puede elegir una imagen en el cuadro de lista Imgenes disponibles o especificar la ubicacin de cualquier otra imagen en el disco, mediante el botn Examinar. Al elegir Aceptar, si seleccion una imagen de la lista, el valor de la propiedad Imagen, que hasta el momento haba sido ninguno, se sustituye por mapa de bits. Y si busc una imagen con el botn Examinar, en la propiedad se muestra la trayectoria completa de dicho archivo. Si desea agregar una imagen y un ttulo a un botn de comando, puede crear un dibujo que incluya el texto y la imagen con el programa Paint de Windows u otro de que disponga. Para crear una imagen del tamao de su botn utilizando Paint, haga un dibujo en segundo plano de cualquier tamao, y seleccione slo la parte que quepa en su botn. En el men Edicin, haga

Para agregar, eliminar o cambiar el orden de las fichas, haga clic en el borde del control ficha con el botn secundario del ratn y, a continuacin, haga clic en Insertar pgina, Eliminar pgina u Orden de las pginas. Para cambiar el orden de tabulacin de los controles de una pgina, haga clic en la pgina con el botn secundario del ratn y haga clic en Orden de tabulacin. Para cambiar el nombre y el tamao de la fuente, etc., de los ttulos de las fichas, establezca las propiedades correspondientes. No es posible especificar configuraciones diferentes para cada ficha. Ajuste el tamao del control ficha segn sea apropiado. Haga clic en cada ficha para asegurarse de que todos los controles caben en ella. Access no recorta los controles al ajustar el tamao del control ficha. Es posible que tenga que mover los controles para poder reducir el tamao del control ficha. Para agregar controles al control ficha, haga clic en la ficha de la pgina a la que desea agregar los controles. A continuacin, agregue los controles mediante uno de los mtodos siguientes: Haga clic en Lista de campos en la barra de herramientas para mostrar la lista de campos y arrastre uno o ms campos a la pgina de la ficha. Haga clic en un control del cuadro de herramientas y haga clic en la pgina de la ficha. Puede agregar cualquier tipo de control excepto otro control ficha. Copie controles de otra parte del formulario o de otra pgina (sin embargo, no es posible arrastrar controles de otra parte de un formulario o de otra pgina). Construya un formulario basado en el formulario Recetas que contenga un control de ficha con dos pginas y distribuya en ellas todos los controles que presenta el formulario de ejemplo u otros que usted desee agregar.

2.25. Agregar un control ActiveX (control personalizado OLE) a un formulario

Hasta el momento ha trabajado con todos los controles que presenta el cuadro de herramientas, con excepcin del control Subformulario que se estudiar en el acpite que trata este tema y el control Salto de pgina que se estudiar en el captulo que trata sobre la creacin de los informes. No obstante, los controles que usted trabaj del cuadro de herramientas no son todos los que puede utilizar en el diseo de los formularios o informes; existen otros controles llamados controles ActiveX o controles personalizados OLE, que puede utilizar; en el diseo de sus formularios. Si hace clic en el botn Ms controles, el ltimo del cuadro de herramientas, se desplegar una lista que contiene una gran cantidad de controles que puede utilizar, si

hace clic en el que quiera insertar, el puntero del ratn toma la forma del control y lo puede dibujar en el formulario. A continuacin proceda como lo ha realizado con otros controles, estableciendo sus propiedades. Si se encuentra que no puede lograr su hcionalidad, acuda a la ayuda en lnea de Access. Tambin puede utilizar la opcin Control ActiveX en el men Insertar y elegirlo del cuadro de dilogo que aparece. Si tiene instalados controles ActiveX con otras aplicaciones, como Excel, esos controles se mostrarn si hace clic en el botn Ms controles en el cuadro de herramientas o si hace clic en la opcin Control ActiveX en el men Insertar. Sin embargo, algunos controles ActiveX no pueden trabajar correctamente con Access. Para ver una lista de controles que han sido comprobados con Access, vea el archivo Lame. Para que observe un ejemplo del empleo de un control ActiveX, en el formulario Recetas que ha estado trabajando, abra un espacio para insertar el control ActiveX y realice las acciones siguientes: Inserte el control ActiveX Control Calendar 9.0 que se elige de la lista que aparece cuando usted hace clic en el botn Ms controles. El puntero del ratn cambiar; llvelo hasta el formulario y en el espacio que reserv insrtelo arrastrando el ratn; observar que aparece un calendario donde puede elegir meses, aos y das. Haga clic con el botn secundario del ratn en el control, y luego haga clic en Propiedades del men contextual que aparece para abrir la pgina de propiedades del control ActiveX. Establezca la propiedad Origen del control al campo Fecha, eligiendo este campo de la lista que se despliega en esta propiedad. En esta propiedad se despliegan, en el caso de todos los controles, los campos de la tabla o consulta que se est utilizando para crear el formulario. Pase a la Vista Formulario y pruebe a seleccionar una fecha cualquiera en el calendario; pase a otro registro, y regrese al que cambi la fecha; observar que el campo fecha asumi la fecha que usted seleccion en el calendario. Si al trabajar con un control ActiveX, o cualquier otro no domina lo que hacen las propiedades acuda a la ayuda. Para obtener ayuda sobre cualquier propiedad, haga clic en la propiedad en la pgina de propiedades del control y, a continuacin, presione la tecla F1, con lo cual se abre la informacin correspondiente. Aparte de los controles ActiveX que estn incluidos en Access, es posible que usted encuentre otros controles ActiveX que tienen otras aplicaciones, o desarrollados por otras compaas o programadores, y quiera utilizarlos. En este caso, slo tiene que registrar el control, lo cual se realiza de la forma siguiente: Copie los archivos del control que obtuvo al disco duro. Para obtener informacin, consulte la documentacin que se suministra con el control.

En el men Herramientas de Access, elija la opcin Controles ActiveX y en el cuadro de dilogo Controles ActiveX, haga clic en Registrar; especifique una ruta de acceso al control en el cuadro de dilogo Agregar control ActiveX y haga clic en Abrir. Finalmente, haga clic en Cerrar. Hasta aqu usted ha adquirido el dominio para crear formularios altamente profesionales sin la ayuda de un Asistente; todo lo que ha estudiado es aplicable a la creacin de informes, que se estudiar en prximos captulos. Ahora debe terminar su formulario Recetas y crear otros formularios para las distintas tablas que tiene creadas.

3. Personalizar el formulario
Despus que ha creado su formulario, ya sea con el Asistente o sin la ayuda de l, usted tiene la posibilidad de personalizar o cambiar el aspecto de su formulario, efectuando tareas tales como las que se relacionan a continuacin: Agregar un fin de pgina al formulario. Dar un formato predefinido al formulario, una seccin o controles. Dar formato y alinear el texto de los controles. Cambiar el color de fondo de una seccin y aplicar bordes y efectos especiales a los controles. Insertar un control personalizado. Insertar un grfico en su formulario. Todas estas acciones estn encaminadas al aspecto esttico y funcional del formulario, no estn dirigidas a aspectos de contenido.

3.1. Agregar un fin de pgina a un formulario

Usted puede agregar un fin de pgina a su formulario, bien para mostrar varias pginas en pantalla o para imprimir varias pginas por cada uno de los registros de su formulario. Para agregar un fin de pgina a un formulario en la vista de diseo de ste, haga clic en el control Salto de pgina en el cuadro de herramientas. En el formulario, haga clic donde desea situar el fin de pgina. Site el fin de pgina por encima o por debajo de un control para evitar cortar los datos de ese control. Access marca el fin de pgina en el borde izquierdo del formulario con una pequea lnea de puntos. Puede moverse entre las pginas del formulario presionando las teclas RePg y AvPg. Por ejemplo, en el formulario Recetas, agrande el formulario hacia abajo y traslade los controles que tiene las etiquetas Foto y Otros datos para la parte de abajo del formulario, dejando un espacio entre estos y el control que tiene la etiqueta Observaciones. Inserte un control salto de pgina inmediatamente despus de la etiqueta Observaciones, el cual le indica que

para mostrar la informacin que est debajo del control debe pasar a la pgina siguiente, y debe tener sumo cuidado en que al insertar dicho control, ste quede por encima de los controles Foto y Otros datos. Pase a la Vista Formulario y presione la tecla AvPg; observar que se pasa a la otra pgina. Si presiona la tecla RePg regresar a la primera. Las barras de desplazamiento tambin le posibilitan desplazarse a la otra pgina. Un fin de pgina est activo en Vista Formulario slo cuando la propiedad del formulario Presentacin predeterminada tiene el valor Formulario simple. Para los archivos utilizados en Vista Formulario, el fin de pgina marca hasta dnde se mover el formulario al presionar las teclas RePg o AvPg. En los formularios impresos, el fin de pgina marca el principio de una nueva pgina dentro de una seccin. Si desea que todas las pginas tengan el mismo tamao y que todas las ventanas muestren solamente una pgina a la vez, disee el formulario de modo que los fines de pgina estn a la misma distancia. h e d e hacer esto situando los controles de fin de pgina con la regla vertical.

3.2. Formato a un formulario, una seccin o controles seleccionados utilizando formatos predefinidos
Al estudiar la creacin de formularios con un asistente de Autoformulario, se explicaba que al seleccionar la tabla o consulta subyacente, el formulario se crea de forma automtica, con el ltimo estilo o formato aplicado en el Asistente para formularios o mediante la opcin Autoformato, que permite aplicar a su formulario formatos predefinidos por Access. Para aplicar Autoformato a un formulario, seccin o controles seleccionados, realice las acciones siguientes: Si desea dar formato al formulario o al informe completos, haga clic en el selector de formulario o en el selector de informe. Si desea dar formato a una seccin individual, haga clic en el selector de seccin. Si desea dar formato a uno o ms controles, seleccione los controles. Haga clic en la opcin Autoformato del men Formato, o en el botn Autoformato en la barra de herramientas, con lo cual aparecer el cuadro de dilogo Autoformato que se muestra en la figura 3.34. Al abrir el cuadro, en la lista aparece seleccionado el ltimo formato aplicado para el formulario, seccin o control. Haga clic en uno de los formatos de la lista. Si desea especificar qu atributos va a aplicar (fuente, color o borde), haga clic en Opciones. Al hacer clic en el botn Opciones, el cuadro de dilogo Autoformato se expande para incluir la seccin Atributos a aplicar; elija en ella los que desee y despus presione el botn Aceptar. Usted tambin puede crear su propio Autoformato, que podr aplicar a los nuevos formularios o informes creados, e incluso, a los ya existentes.

3.3. Agregar una imagen de fondo a un formulario

Usted tambin puede agregar una imagen de fondo a su formulario, que no sean las que Access incorpora en sus autoformatos. Agregando una imagen de fondo a un formulario puede simular una filigrana. Para agregar una imagen de fondo a un formulario realice las acciones siguientes: En la vista de diseo del formulario, haga doble clic en el selector de formulario para abrir la pgina de propiedades. En la propiedad Imagen, escriba la ruta de acceso y el nombre de un archivo .BMP, .ICO, .DIB, .WMF o .EMF. Si tiene instalados filtros grficos para otras aplicaciones, puede utilizar cualquier archivo compatible con esos filtros. Si no est seguro de la ruta de acceso o del nombre, haga clic en el botn Generar para mostrar el cuadro Insertar imagen. En la propiedad Tipo de imagen especifique si desea que la imagen est incrustada o vinculada. Cuando se incrusta una imagen, se almacena en el archivo de base de datos. Si incrusta la misma imagen en otro formulario o informe, se agrega al archivo de la base de datos de nuevo. Cuando se vincula una imagen, no se almacena en el archivo de la base de datos, pero debe guardar una copia en su disco duro. Si desea usar el espacio de su disco duro de modo eficiente, especifique la configuracin Vinculado. Despus de agregarle la imagen al formulario, puede ajustar su tamao o cortarla eligiendo una de las configuracionessiguientes en la propiedad Modo de cambiar el tamao de la imagen: Recortar. Presenta la imagen a su tamao real. Si la imagen es mayor que la ventana Formulario, es cortada. Extender. Cambia el tamao de la imagen para que se ajuste a la ventana Formulario. Esta configuracin puede distorsionar las proporciones de la imagen. Zoom. Ajusta el tamao de la imagen para llenar el alto o el ancho de la ventana Formulario. Esta configuracin no corta la imagen ni distorsiona sus proporciones. Si desea cambiar la alineacin de la imagen, elija una de las configuraciones en el cuadro de propiedades Distribucin de la imagen. Si desea centrar la imagen de fondo y que sta se ajuste cuando ajuste la ventana, haga clic en la configuracin Centro. Si desea repetir la imagen en el fondo del formulario, asgnele a la propiedad Mosaico el imgenes al valor S. Para que la imagen de fondo aparezca como un mosaico, la propiedad Modo de cambiar el tamao de la imagen debe tener el valor Recortar. Todas las propiedades a las que se ha hecho referencia se encuentran en la pestaa Formato de la pgina de p r o p i l d a d ~ d ~ f o ~ u l a r i o .

Si est creando sus propias imgenes de fondo y tiene acceso a un programa de grficos que crea metarchivos, es mejor utilizar un metarchivo como imagen de fondo que un mapa de bits. Si no son importantes el escalamiento y el espacio de disco o si no tiene acceso a una herramienta que cree metarchivos, utilice mapas de bits. Cuando desee visualizar imgenes u objetos con los colores disponibles en la aplicacin utilizada para crearlos, puede especificar una paleta personalizada para un formulario o un informe. La paleta personalizada reemplaza la paleta predeterminada de Access slo en ese formulario o informe. Para utilizar colores personalizados de otra aplicacin realice lo siguiente: En la vista de diseo del formulario o informe, haga doble clic en el selector de formularios o el selector de informes para abrir la pgina de propiedades. En la propiedad Origen de la paleta en la pestaa Formato, escriba la ruta de acceso y el nombre de uno de los tipos de archivos siguientes: DIB (archivo de mapa de bits independiente del dispositivo). PAL (archivo de paleta de Microsofi Windows). ICO (archivo de icono de Windows). BMP (archivo de mapa de bits de Windows). WMF (metarchivo Windows). EMF (metarchivo mejorado). Cualquier otro tipo de archivo vlido para los filtros grficos instalados. Para visualizar imgenes y grficos con los colores originales, el controlador de pantalla cargado en el sistema debe ser compatible con la paleta especificada en el cuadro de propiedades Origen de la paleta. Por ejemplo, el controlador de pantalla si especifica C:\WINDOWS\256COLOR.BMP, cargado en ese momento debe ser compatible con 256 colores.

3.4. Formatear a datos y alinear el texto de los controles

Es posible dar formato al texto de sus controles, pues puede ser que usted desee que aparezcan en el formulario de una forma diferente a la que ellos muestran en los campos de las tablas o consultas subyacentes. Algunos controles, como los campos calculados, requieren especificaciones del formato en el cual se desea mostrar los datos, pues se almacenan en el diseo de los formularios. Igualmente, usted podr determinar el nombre, tamao y estilo de las fuentes a utilizar en los textos de los controles, as como la alineacin de estos. Para cambiar el formato a los datos en un control, realice las acciones siguientes:
Haga doble clic sobre el control para abrir su pgina de propiedades. una de las configuraciones de formato En la propiedad,;Fcgpm~,.e1ija predefinidas. Access ofrece formatos predeterminados para campos

con los tipos de datos siguientes: Nmero, Moneda, FechdHora, y SNo. Puede crear su propio formato, si los formatos predefinidos no se ajustan a sus necesidades. El formato de visualizacin de un campo se copia al utilizar dicho campo para nuevos formularios e informes. Los formulatios e informes existentes no se vern afectados cuando se cambie el formato de visualizacin de un campo. Para hacer coincidir un cambio efectuado sobre el formato de un campo, tambin deber cambiar la propiedad Formato, para controles existentes de formularios e informes que dependan del campo en cuestin. Los valores de monedas, fechas, horas y nmeros sonyresentados segn las configuraciones de la seccin Configuracin regional del Panel de Control de Windows. Para los controles que presentan nmeros, tambin es posible establecer la propiedad Lugares decimales. Para cambiar otros efectos en los controles se emplea Ia barra de herramientas Formato, la cual se puede abrir haciendo clic en el men Ver y eligiendo la opcin Barra de herramientas. Esta barra de herramientas tiene el aspecto que se muestra en la figura 3.36.

Fig. 3.36 Barra de herramientas Formato.

Seleccione el control al que desea cambiarle los efectos y aplquele los que quiera con el empleo de la barra de herramientas de la figura 3.36. Pruebe todos los botones con los diferentes controles y secciones del formulario Recetas y analice lo que hace. Tambin puede utilizar las propiedades de la pescafa Fomata que muestra la pgina de propiedades del formulario, seccin o control, para establecer el efecto que desee; examnelas y seleccione diferentes controles, y establezca valores para que vea su efecto.

3.5. Copiar caractersticas de formato de un control a otro o cambiar las opciones predeterminadas del control
Usted puede copiar las caracteristicas de fonriaro de un control a otro, mediante las acciones que se describirn. Sin embargo, si lo que desea es que las nuevas carecteristicas de formato de un control aparezcan ea los nuevos controles creados, puede modificar la pgina de propiedades predeterminadas del control o seleccionar el control que rena las caractersticas desea-

das y elegir en el men Formato la opcin Opciones predeterminadas del control. Estas definiciones no afectan el formato de los controles existentes del mismo tipo. Para aplicarlas a estos tendra que utilizar el procedimiento anterior. Para copiar las caractersticas de formato de un control a otro realice lo siguiente: Elija el control que tiene las caractersticas de formato que desea copiar y haga clic sobre el botn Copiar formato, de la barra de herramientas. Si piensa utilizar las mismas caractersticas de formato en varios controles, haga doble clic en el botn Copiar formato para bloquearlo. Si desea cancelar la copia del formato, presione la tecla Esc. Elija el control al que desea pegarle las caractersticas de formato. Es posible elegir el mismo tipo de control o un control diferente. Por ejemplo, puede copiar las caractersticas de formato de un cuadro de texto a un cuadro de lista. Access copia cualquiera de las propiedades siguientes: Efecto especial, Estilo de los bordes, Color de los bordes, Anchura de los bordes, Color del fondo, Estilo del fondo, Inclinacin (Para el control Lnea), Visible, Mostrar cuando, Nombre de la fuente, Tamao de la fuente, Espesor de la fuente, Color del texto, Fuente en cursiva, Fuente subrayada, Alineacin del texto, Alinear etiquetas, Etiqueta Y y Etiqueta X (stas tres ltimas propiedades las podr encontrar en las propiedades predeterminadas del control). Puede copiar propiedades desde un control personalizado, o hacia ste.

3.6. Mover un control hacia delante o hacia atrs de otros controles

Para crear un formulario o un informe ms atractivo, puede que desee solapar lneas y cuadros con otro tipo de controles. Puede situar una lnea, un cuadro u otro tipo de control encima o detrs de otros controles. Para mover un control hacia delante o hacia atrs de otros controles escoja el elemento que desea mover y elija Enviar al fondo o Traer al primer plano, en el men Formato. Un cuadro de lista o un subformulario estn siempre en el primer lugar de un grupo; no se puede mover un cuadro de lista o un subformulario al ltimo lugar del grupo.

3.7. Crear ayuda personalizada en pantalla para los controles

Existen diferentes modos de agregar ayuda en pantalla para un control. A partir del uso de las propiedades, podr presentar sugerencias que emerjan sobre los controles cuando mueva el puntero del ratn por encima del control, o informacin til sobre un control en la barra de estado.

Para crear una sugerencia que aparezca cuando site el puntero del ratn sobre un control realice lo siguiente: En la vista de diseo del formulario, haga doble clic sobre el control al que desea crearle una sugerencia. En la propiedad Texto de ayuda del control, en la pestaa Otras de la pgina de propiedades, escriba el mensaje que desea presentar para el control. Puede escribir hasta 255 caracteres. Para mostrar instrucciones para un control en la barra de estado, con el fin de guiar las acciones que se puedan realizar en l, realice lo siguiente: Haga doble clic sobre el control para abrir su pgina de propiedades. En la propiedad Texto de la barra de estado, en la pestaa Otras, escriba el mensaje que desea presentar para el control. Puede escribir hasta 255 caracteres, pero Access slo presentar tantos caracteres como quepan en la barra de estado. La cantidad de texto que puede ser presentado vara segn la fuente que utilice y en funcin del cambio del tamao de la ventana de Access.

4. Los subformularios
Un subformulario es un formulario dentro de otro formulario. El formulario primario se llama "formulario principal" y el formulario dentro del formulario se llama "subformulario". Una combinacin formulario/subformulariose llama, a menudo, "formulario jerrquico", "formulario principaidetalle" o "formulario principaisecundario". Los subformularios son muy eficaces cuando se desea mostrar datos de tablas o consultas con una relacin uno a varios. Por ejemplo, puede crear un formulario con la tabla Variedad, con un subformulario para mostrar los datos de la tabla Recetas que corresponden a determinada variedad. Los datos de la tabla Variedad corresponden al lado "uno" de la relacin. Los datos de la tabla Recetas constituyen el lado "varios" de la relacin, pues que cada variedad tiene ms de una receta. Observe esto en la ventana Relaciones de la base de datos. En la figura 3.37 se muestra un ejemplo de lo explicado. El formulario principal y el subformulario estn vinculados para que ste ltimo presente slo los registros relacionados con el registro actual del formulario principal. Por ejemplo, cuando el formulario principal presenta la variedad Revuelto, el subformulario muestra slo las recetas de la variedad Revuelto. Cuando se introduzcan nuevos registros en un formulario con un subformulario, los nuevos registros se guardan en el formulario principal. Esto asegura que los registros de la tabla varios tengan un registro en la tabla uno con el que relacionarse. Cada registro se guarda automticamente segn sea agregado al subformulario. Un subformulario se puede mostrar como una hoja de datos, como en la ilustracin precedente o como un formulario simple o continuo. Un formulario principal slo se puede presentar como formulario simple.

$2.70 Intern $5.20 lntern $385- Cubano

luL?

Fig. 3.37 Ejemplo de subformulario.

Un formulario principal puede tener cualquier nmero de subformularios, si coloca cada subformulario en el formulario principal. Puede anidar hasta 10 niveles de subformularios. Esto significa que puede tener un subformulario dentro de un formulario principal, y que puede tener otro subformulario dentro de ese subformulario, y as sucesivamente. Usted puede crear uno o ms subformularios de la forma siguiente: Crear un formulario y un subformulario al misma tiempo. Crear un subformulario y agregarlo a un formulario existente. Agregar un, formuiario existente a otro tambin existente, para crear un formulario con un subformulario. Crear un formulario con dos subformularios.

4.1. Crear un formulario y un subformulario al mismo

tiempo
Antes de realizar cualquier accin asegrese de que ha configurado la tabla de relaciones correctamente, tal como se indic en el captulo 2. En la ventana Base de datos, haga clic en la carpeta Formularios y a continuacin, haga clic en el botn Nuevo en la barra de herramientas. En el cuadro de dilogo Nuevo formulario, haga doble clic en Asistente para formularios. En e1 primer cuadro de dilogo del asistente, seleccione de la lista una tabla o una consulta. Por ejemplo, para crear un formulario que presente todos los datos de las recetas existentes, y un subformulario que contenga los ingredientes para cada una de las recetas, seleccione la tabla Recetas (la parte uno de la relacin uno a varios). En el primer cuadro de dilogo del asistente pase todos los campos de la tabla Recetas que se muestran en el cuadro Campos disponibles, para el cuadro Campos seIeccionados, utilizando el botn >>. En este mismo cua-

dro de dihlogo, seleccione en el cuadro de seleeciirn Tablas/Consultas, la tabla Ingredientes de las recetas y pase los campos Cdigo de ingredientes, (ml, grs y onza) de esta tabla para el cuadro Campos seleccionados; estos campos deben quedar despus del campo Foto, que era el ltimo de la tabla Recetas; despus, presione el botn Siguiente, con lo cual aparecer el segundo cuadro de dilogo del asistente, el cual se muestra en la figura 3.38.

dpo, , , Qssbkh, aractwkka, Vwkdqd, Recommdedo, npm,rnWhw=[tn,*,

: d i g o & receta, Cbdigo de

ingrediente,

i c s c r ~ ~ ~mi, i n ,gr, onzas

Fig. 3.38 Cuadro de dialogo para elegir la forma de ver los datos.

En este cuadro de dialogo puede seleccionar la fotma en que quiere ver los datos: por Recetas, por Ingredientes o por Ingredientes de las recetas. Haga clic en cada una de estas opciones y analice en el cuadro de la derecha cmo se mostrarn los datos; finalmente, elija Recetas para ver en el formulario los datos de las recetas y en el subformulario, los ingredientes que corresponden a las recetas. En la parte final de este cuadro de dilogo aparecen dos botones de opcin: Foi-mulario con subform~ifarios, que es la opcin que corresponde a lo que est realizando, y Formularios vinculados, que crea otro formulario con los datos de los ingredientes y al que se puede tener acceso mediante un botn; haga clic en esta opcin para que vea lo que realiza; despus regrese a la opcin Formulario con subformularios y pulse cl botn Siguiente, Siga las indicaciones de los cuadros de dialogo restantes. Cuando seleccione Finalizar, se crean dos formularios: uno para el formulario principal y el control del subformulario, y otro para e E sribformu!ario. La figura 3.39 muestra el formulario con el subformulario crcado mediante este proceso.

Fda

r pawta a emnai ia copa Ila cqm s e echad b r&y bGemade acwyseaibrirnanla

Ingedde de b a receias

Cdigo da Ingrediente 1 b Crema de Cacao

-

ml

1 gn 1
5 45 E 5 5 45

onztn
O

Ron Carta Blanca - Azcar Blanca Granadina

Fig. 3.39 Aspecto del formulario y subformulario.

4.2. Crear un subformulario y agregarlo a un formulario

existente
Antes de utilizar esta forma, asegrese de que ha configurado la tabla de relaciones correctamente. Abra el formulario al que desea agregar el subformulario en la vista de diseo y realice las acciones siguientes: Asegrese de que el botn Asistentes para controles del cuadro de herramientas est presionado. Haga clic en el control SubformuIario/Subinforme del cuadro de herramientas. En el formulario, haga clic en el lugar donde desea colocar el subformulario y siga las indicaciones de los cuadros de dilogo del asistente. Cuando haga clic en el botn Finalizar, se agregar un control de subformulario, al formulario. Tambin crear un formulario independiente para el subformulario.

4.3. Crear un formulario con un subformulario a partir de dos formularios independientes

Antes de realizar esta accin, asegrese de que ha configurado la tabla de relaciones correctamente y ejecute lo siguiente:

Abra el formulario que desea utilizar como formulario principal en la vista de diseo. Normalmente ser un formulario basado en una tabla o en una consulta en la parte uno, de una relacin uno a varios. Asegrese que el botn Asistentes para controles del cuadro de herramientas est seleccionado. Presione la tecla F11 para pasar a la ventana Base de datos y arrastre un formulario, tabla o consulta desde la ventana Base de datos, hasta el formulario principal, con lo cual se agrega un control de subformulario al formulario. Si arrastra un formulario desde la Vista Formulario, el subformulario se presenta en esa vista. Si arrastra un formulario (o una tabla o una consulta) desde la Vista Hoja de datos, el subformulario se presenta como una hoja de datos.

4.4. Crear un formulario con dos subformularios

Antes de crear este tipo de formulario, asegrese de que ha configurado la tabla de relaciones correctamente. Para crear un formulario con dos subformularios que tengan una relacin uno a varios, el formulario principal debe tener una relacin uno a varios con el primer subformulario y ste, a su vez, debe tener una relacin uno a varios con el segundo subformulario. En la base de datos de ejemplo, Ccteles, revise las relaciones que tiene establecidas y observe las que cumplen los requisitos planteados; ellas son: tabla Variedad como tabla para el formulario principal, tabla Recetas para el primer subformulario y tabla Ingredientes de las recetas para el segundo subformulario. De esta manera, cuando usted elija una variedad, las recetas contenidas en ella aparecern en el primer subformulario y los ingredientes de la receta activa, en el segundo subformulario. Segn cambie el registro, los datos cambiarn en todos los subformularios para mostrar los adecuados al cambio realizado. Para crear un formulario con dos subformularios sobre la base de lo explicado, realice lo siguiente: En la ventana Base de datos, haga clic en la carpeta Formularios, y despus en el botn Nuevo de la barra de herramientas; en el cuadro de dialogo Nuevo formulario, haga doble clic en Asistente para formularios. En el primer cuadro de dilogo, seleccione la tabla o la consulta para el formulario principal. Por ejemplo, seleccione la tabla Variedad y haga doble clic en los campos Cdigo y Descripcin (la parte uno de la relacin). En el mismo cuadro de dilogo del asistente, seleccione la tabla o la consulta para el primer subformulario.Utilizando el mismo ejemplo, seleccione la tabla Recetas (la parte varios de la primera relacin uno a varios), y haga doble clic en los campos que desee incluir, por ejemplo, Nombre, Precio, Clasificacin y Caracterstica.

En el mismo cuadro de dilogo del asistente, seleccione la tabla o consulta para el segundo subformulario. Utilizando el mismo ejemplo, seleccione la tabla Ingredientes de las recetas (la parte varios de la segunda relacin uno a varios), y haga doble clic en los campos ml, grs y onza, que son los que va incluir de esta tabla. Aqu seleccione otra tabla, la de Ingredientes, y haga clic en el campo que est antes de m1 en el cuadro Campos seleccionados y doble clic en el campo Descripcin del cuadro Campos disponibles para pasarlo al otro cuadro. Cuando seleccione Siguiente, el asistente mostrar el cuadro de dilogo que le preguntar qu tabla o consulta desea ver. Utilizando el mismo ejemplo, para crear el formulario Variedad, seleccione Por Variedad. Ya aqu podr observar como quedar su formulario con los dos subformularios. En el mismo cuadro de dilogo, seleccione la opcin Formulario con subformularios. Siga las indicaciones de los restantes cuadros de dihlogo del asistente. cuando haga clic en Finalizar, se crear un f o r m ~ l a r i o ~ i n c icon ~ a ldos controles de subformularios (Fig. 3.40). Tambin crear otros dos formularios, uno para cada subformulario.

Nombre b Centenatiii

1
-

Precio
-

1
$3,40 $2,iO
-

- Claver Club
- Bulenas
Caonao
P i l.-

C Lubanc lnternat

$5,20 Internac $3,85 Cubanc

(r??r
*P..)...-

Registro:

i ' ( ] -

T.L...

1 b l lb4

--

Fig. 3.40 Ejemplo del fonnulario con dos subformularios.

Cuando se utiliza el asistente para crear un formulariocon dos subformularios, Access sincroniza los dos subformularios y adjunta un procedimientode evento a la propiedad Al Activar Registro del primer subformulario. Se puede copiar y modificar este procedimiento de evento, si se desea sincronizar ms

subformularios en el mismo formulario. Para ver este procedimientode evento, abra el primer subformulario en la vista de diseo y haga doble clic en el selector de formulario, y clic en el botn Generar, al lado del cuadro de la propiedad Al Activar Registro.

4.5. Otra forma de crear un formulario con dos subformularios

Se puede crear un formulario con un subformulario y despus agregarle de forma manual otro subformulario. Por ejemplo, si usted necesita crear un formulario con dos subformularios que posibiliten incluir los datos generales de las recetas en el formulario principal, y los ingredientes y los utensilios necesarios para las recetas en formularios apartes, realice lo siguiente: Abra el formulario que se muestra en la figura 3.39 (Receta2), en la vista de diseo y extindalo hacia abajo, y ample el espacio de la seccin Detalle arrastrando la barra Pie de formulario hacia abajo. Asegrese que el botn Asistente para controles est desactivado. Haga clic en el control Subformulario/Subinforme e insrtelo debajo del subformulario existente. Haga doble clic sobre el control del subformulario insertado para mostrar la pgina de propiedades; en la pestaa Datos elija la propiedad Objeto origen y en ella seleccione la tabla Utensilios para la receta y pngale a las etiquetas del control el ttulo Utensilios para las recetas y cierre la pgina de propiedades y pase a la Vista Formulario, con lo cual tendr un formulario con dos subformularios para la introduccin de todos los datos de las recetas tal como se muestra en la figura 3.41. Pruebe a introducir los datos que estn plasmados en el ejercicio nmero 9 y despus revise cada tabla para que observe que los datos fueron incluidos correctamente.

5. Orden de tabulacin
Cuando estudi las combinaciones de teclas para desplazarse entre los campos en una hoja de datos, aprendi que las combinaciones de teclas Tab y Mays+Tab permiten desplazar el punto de insercin a travs de los campos. Estas combinaciones de teclas tambin pueden ser usadas con igual propsito en un formulario. En la Vista Formulario es posible que los controles mediante los cuales realizamos la introduccin,modificacin o visualizacinde datos en los campos de tabla, consulta subyacente, estn dispuestos uno debajo del otro, como en el formulario de tipo columna simple o en columnas, o unos al lado de los otros, como en el formulario tipo tabular. Implcitamente, al usar la tecla Tab en un formulario, sigue un orden para recorrer esos campos y

._ n r . r a t i l . ,

s . ,

'-/

,lalx
A

- -

Recomendado

Fiest triie

~~t~

I- ..

Fig. 3.41 Formulario con dos subfonnulariospara introducir todos los datos de las recetas.

cederle, por ende, el enfoque a ese control; a ese orden en el que implcitamente se desplaza el punto de insercibn mediante los controles, se le llama "orden de tabulacin" y su comportamiento predeterminado para recorrer los controles es de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo. Usted puede: Cambiar el orden del movimiento del punto de insercin mediante los controles, al usar la tecla Tab para desplazarse en un formulario en Vista Formulario. Es posible establecer el orden de tabulacin para cada una de las secciones: Encabezado, Pie y Detalle de un formulario. Eliminar un control del orden de tabulacin del formulario. Decidir el comportamiento de tabulacin del ltimo control de un registro en un formulario.

5.1. Cambiar el orden de tabulacin

Para cambiar el orden de tabulacin de un formulario, bralo en la vista de diseo. En el men Ver, elija la opcin Orden de tabulacin, con lo cual

aparece el cuadro de dilogo Orden de tabulacin que se muestra en la figura 3.42.

Sec&

--

Ordm p e r d a d o :
Ctidigo

@icaberadodel fumidarb
eet&

pie del formulalo

-

- Nombre Precio - Clasificacih

--

Haga clic para &amar una Fila o haga cCc y erra&re para k d c n a r varias k. Arrastre las Faas seiacclonsdas para m w e k d u d d n de talxdscin&&.

Caracteristia Variedad - Recomendado Origen - Fecha - Modo de preparacin Probado

-

Fig. 3.42 Cuadro de dialogo para establecerel orden de tabulacin.

En el cuadro Seccin, elija la seccin donde desea variar el orden de tabulacin. El cuadro siempre muestra los controles inctuidos en la seccin Detalles. Si desea establecer un orden de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo, elija Orden automtico. Si desea crear su propio arden de tabulacin personalizado, haga clic en el selector del control que desea mover (haga clic y arrastre el ratn para seleccionar ms de un control al mismo tiempo). Haga clic de nuevo sobre el selector y arrastre el control a la posicin de la lista deseada. Repita este procedimiento, si es necesario para obtener el orden deseado. Finalmente elija Aceptar. Cambie a la Vista Formulario para comprobar el orden de tabulacin (en el modo de ver Diseo, el orden de tabulacin es siempre el orden en que se crearon los controles). Para establecer el orden de tabulacibnde un control de un formulario, tambin puede hacer uso de la propiedad Indice de tabulacicin de la pestafia Otras, de la pgina de propiedades del control. Los valores vlidos de la propiedad van desde O para la primera posicin de tabulacin, hasta el numero total de controles menos 1, para la ltima posicibn de tabulacin.Cuando usted cambia el orden de tabulacin, mediante la opcibn Orden de tabulacin del men Ver, la propiedad se actualiza automticamente.

5.2. Eliminar un control del orden de tabulacin

Para eliminar un control del orden de tabulacibn de un formulario, haga doble clic en el control para abrir su pgina de propiedades. En la propiedad

Punto de tabulacin de la pestaa Otras, elija No. Mientras la propiedad Activado de un control tenga el valor S, puede hacer clic en el control para seleccionarlo, aunque su propiedad Punto de tabulacin tenga el valor No.

5.3. Cambiar el comportamiento de tabulacin del ltimo control de un registro

Para cambiar el comportamiento de tabulacin del ltimo control de un registro del formulario, en la vista Diseo de ste, debe hacer doble clic en el selector de formulario para abrir la pgina de propiedades. En la propiedad Ciclo de la pestaa Otras, elija uno de los valores siguientes: Todos los registros. Cuando presiona la tecla Tab en el ltimo control del registro, el enfoque cambia al primer control del siguiente registro. Registro activo. Cuando presiona la tecla Tab en el ltimo control del registro, el enfoque vuelve al primer control del registro actual. Pgina activa. Cuando presiona la tecla Tab en el ltimo control de la pgina del formulario, el enfoque vuelve al primer control de la pgina actual.

5.4. Asignar una tecla de acceso (tecla aceleradora) a una etiqueta o un botn
Al asignarle una tecla de acceso a una etiqueta o a un botn, puede presionar la tecla Alt junto con un carcter subrayado para cambiar el enfoque al control asociado con esa etiqueta o al botn. Para asignar una tecla de acceso a una etiqueta o a un botn haga doble clic sobre la etiqueta o el botn al que desea asociarle la tecla de acceso. En la de propiedades Ttulo, de la pgina de propiedades, escriba una ye comercial (&) inmediatamente antes del carcter que desea utilizar como tecla de acceso. Por ejemplo, si en el formulario Recetas2 usted desea acceder al control Observaciones al teclear la letra 0 , deber incluir en la propiedad Ttulo (pestaa Formato) un & delante de la O del nombre Observaciones. Luego, con la tecla Alt presionada, al teclear la letra O, el enfoque ser trasladado al cuadro de texto que muestra las Observaciones.

6. Impresin de formularios
Los formularios, al igual que las tablas, se pueden imprimir, aunque lo correcto es crear informes. No obstante, si usted desea imprimir un formulario con los datos contenidos en l, las acciones que debe realizar para ello se explican a continuacin.

6.1. Incluir encabezados y pies de pginas en el formulario impreso

Cuando usted desea imprimir un formulario deber analizar si desea que las pginas de su formulario impreso incluyan encabezados y pies de pginas. Antes se describi el procedimiento para agregar estas secciones a un formulario mediante la opcin Encabezadopie de formulario del men Ver. Agregue al formulario Recetas2 ambas secciones y coloque en el encabezado de la pgina, la fecha actual y en el pie de la pgina, el nmero de sta. Para agregar la fecha y la hora actualizadas a un formulario o informe realice lo siguiente: En la vista de diseo del formulario, haga clic en la opcin Fecha y hora del men Insertar, con lo cual se presenta el cuadro de dilogo Fecha y hora. Para incluir una fecha, seleccione la casilla de verificacin Incluir la fecha, y despus haga clic en un formato de fecha. Para incluir la hora, seleccione la casilla de verificacin Incluir la hora y despus haga clic en un formato de hora. A medida que usted hace su seleccin, el cuadro de ejemplo va reflejando como se mostrarn la fecha y la hora en su formulario. Si slo desea mostrar la fecha y no la hora, entonces deber desmarcar la casilla Incluir la hora; finalmente, haga clic en el botn Aceptar. Access agrega un cuadro de texto al formulario o informe y establece su propiedad Origen del control a una expresin. Si hay un encabezado de formulario, se agrega el cuadro de texto a esa seccin. En caso contrario, agrega el cuadro de texto a la seccin Detalle. El cuadro de texto agregado con la fecha y la hora, podr moverse hacia el extremo derecho de la seccin Encabezado de pgina. Dicho cuadro de texto contendr la expresin siguiente: =Formato(Fecha(),"Fecha larga"). Al igual que cualquier control calculado, usted puede obtener esta expresin teclendola directamente en un cuadro de texto agregado a la seccin Detalle o en su propiedad Origen del control. Si construye la expresin en la propiedad Origen del control mediante el Generador de expresiones, entonces podr auxiliarse del uso de las expresiones comunes de fecha y hora que son: Fecha actual Fechamora actual Fecha () Ahora ()

Para agregar los nmeros de las pgina a un formulario realice lo siguiente: En la vista de diseo del formulario, haga clic en la opcin Nmero de pgina del men Insertar; en el cuadro de dilogo Nmero de pgina

que aparece seleccione el formato, posicin y alineacin del nmero de pgina. Para las alineaciones, estn disponibles las opciones siguientes: Izquierdo. Agrega un cuadro de texto en el margen izquierdo. Centrar. Agrega un cuadro de texto centrado entre los mrgenes izquierdo y derecho. Derecho. Agrega un cuadro de texto en el margen derecho. Interior. Agrega los cuadros de texto en los mrgenes izquierdo y derecho. Los nmeros de pginas impares se imprimen a la izquierda y los nmeros de pginas pares se imprimen a la derecha. Exterior. Agrega los cuadros de texto en los mrgenes izquierdo y derecho. Los nmeros de pginas impares se imprimen a la izquierda y los nmeros de pginas pares se imprimen a la derecha. Para mostrar un nmero en la primera pgina, seleccione la casilla de verificacin Mostrar el nmero en la primera pgina. Access utiliza una expresin para crear los nmeros de pginas, que para el ejemplo ser la siguiente: ="Pginan & [Pgina]. Al igual que cualquier control calculado, usted puede obtener esta expresin teclendola directamente en un cuadro de texto agregado a la seccin Detalle o en su propiedad Origen del control. Si construye la expresin en la propiedad Origen del control mediante el Generador de expresiones, entonces podr auxiliarse del uso de las expresiones comunes de numeracin de pginas, que son las siguientes: Pgina nmero Total de pginas Pgina N de M "Pgina" & Pgina Pginas "Pgina" & Pgina & "de" & Pginas.

El usuario deber agregar los controles con la informacin que desea mostrar en los encabezados y pies de pginas del formulario y para comprobar como se mostrarn en las pginas impresas, ser necesario ver el formulario en Vista preliminar.

6.2. Formulario en Vista preliminar

Se puede ver la vista preliminar de un formulario para observar qu apariencia tendr ste cuando se imprima. En la presentacin preliminar de un formulario se puede usar la caracterstica de acercamiento para ampliar el formulario, de modo que sea ms legible. Para ver la vista preliminar de un formulario desde cualquier vista, en la barra de herramientas haga clic en el botn Vista preliminar, o en el men Archivo elija la opcin Vista preliminar. Siempre es conveniente insertar un

control de salto de pgina donde se quiera limitar la impresin de los datos de la pgina. Para observar la vista preliminar de un formulario desde la ventana de la base de datos, haga clic en la carpeta Formulario. Seleccione el formulario que desea ver en vista preliminar y en la barra de herramientas haga clic en el botn vista preliminar, o en el men Archivo elija la opcin de igual nombre. Ejecute estas dos formas de vista preliminar con el formulario Recetas2, pero antes inserte un control de salto de pgina al final del segundo subformulario. Observe, en primer lugar, que cambia la barra de herramientas de Access cuando el formulario se visualiza en vista preliminar. Pruebe lo que realizan estos botones, sus acciones aqu son similares a las de otros programas de Office.

6.3. Establecer la configuracin de la pgina para un formulario

Al igual que en las tablas y consultas, el usuario puede configurar su pgina antes de imprimir el formulario; en este caso, Access guarda el valor de las opciones de configuracin de pgina junto con un formulario o informe, de modo que slo necesitar establecerlas una vez para cada formulario o informe. Para las tablas, consultas y mdulos, deber establecer opciones de configuracin de pgina cada vez que imprima. Para establecer mrgenes, orientacin de pgina y otras opciones de configuracin de pgina realice lo siguiente: Abra el formulario en cualquiera de las vistas (incluyendo la presentacin preliminar) o seleccione el nombre del formulario desde la ventana de la base de datos. En el men Archivo, elija la opcin Configurar la pgina, con lo cual se presenta el cuadro de dilogo Configurar de pgina que consta de tres pestaas: Mrgenes, Pgina y Columna. Haga clic en las pestaas correspondientes a las opciones que desea establecer. En la primera, puede establecer los mrgenes y seleccionar, adems, la casilla Imprimir slo los datos, si desea imprimir nada ms que los datos de un formulario preimpreso y no los elementos grficos que lo componen. La segunda pestaa, Pgina, le permite elegir la orientacin, tamao y origen del papel; podr establecer, adems, si va a usar la impresora predeterminada de Windows o una impresora especfica. La pestaa Columna slo es usada por los informes para configurar los elementos de las columnas de estilo peridico.

6.4. Imprimir un formulario

Usted puede imprimir un formulario desde las vistas de diseo, hoja de datos o formulario. Adems, podr imprimir el formulario desde la vista preliminar

o desde la ventana de la base de datos. Para imprimir un formulario realice lo siguiente: En el men Archivo, elija la opcin Imprimir. En el cuadro de dilogo Imprimir que aparece, seleccione las opciones de impresin que desea. Para imprimir desde la ventana de la base de datos haga clic sobre el formulario que desea imprimir y en el men Archivo, elija opcin Imprimir. En el cuadro de dilogo Imprimir, seleccione las opciones de impresin que desea. Access imprime el formulario en el Modo de ver especificado en la propiedad Presentacin predeterminada del formulario. Tanto desde un formulario abierto como desde la ventana de la base de datos, si desea imprimir un formulario sin necesidad de especificar opciones en el cuadro de dilogo Imprimir, haga clic sobre el botn Imprimir en la barra de herramientas. Cuando imprime un formulario, se imprimirn todos los registros de ste, no solamente el registro o los registros que aparecen en pantalla, a menos que usted haga una seleccin de los registros que desea imprimir.

6.5. Propiedades que afectan la salida impresa

Se puede modificar la salida de un formulario cambiando las propiedades de control, seccin y formulario.

6.5.7. Anchura
Aunque a continuacin se describen de manera general las propiedades Anchura y Altura, realmente la que afecta la salida impresa es la propiedad Anchura que se establece en la pgina de propiedades del formulario en la pestaa Formato. En muchas ocasiones, al crear nuevos controles o moverlos dentro de una seccin, dicha seccin y, por tanto, el formulario, amplan su anchura para incluir todos los controles. Una vez terminado el diseo del formulario, aunque se hayan eliminado controles, la anchura no se reduce automticamente, por lo que al querer ver el formulario en Vista preliminar o al elegir la opcin Imprimir, Access mostrar el cuadro de mensaje que se observa en la figura 3.43. Para evitar las pginas en blanco al imprimir un formulario o un informe, asegrese de que la anchura total del formulario o informe, ms las anchuras de los mrgenes, no exceden el tamao de la pgina especificado en el cuadro de dilogo Configuracin de la pgina, segn la frmula siguiente: anchura del formulario o informe + margen izq. + margen der. <= tamao del papel

Fig. 3.43 Cuadro de dilogo que se muestra.

6.52.Acerca de las propiedades Anchura y AlSe puede usar las propiedades Altura y Anchura para dar a un objeto dimensiones especficas. Esto resulta til, por ejemplo, si se desea crear objetos exactamente del mismo tamao o con la misma anchura o altura. La propiedad Anchura se puede encontrar en la pestaa Formato de la pgina de propiedades del formulario o de un control, y la propiedad Altura, en la pestaa Formato de la pgina de propiedades de una seccin o de un control. Para configurar estas propiedades, escriba un nmero para la altura o la anchura deseadas en la unidad de medida del sistema. Para usar una unidad de medida distinta de la establecida en el Panel de control de Windows, especifique la unidad, tal como cm o pulg (por ejemplo, 5 cm o 3 pulg). Para los controles, puede establecer las configuraciones predeterminadas de estas propiedades usando el estilo predeterminado de controtes. Access establece automticamente las propiedades Altura y Anchura cuando usted crea o da tamao a un control, o cuando cambia el tamao de una ventana en las vistas de disefo, de formulario o de informe. La altura y la anchura de Ios formularios e informes se miden desde el interior de sus bordes. La altura y la anchura de los controles se miden desde el centro de sus bordes, de forma que controles con distintos gruesos de bordes se alineen correctamente. Los mrgenes para formularios e informes se establecen en el cuadro de dialogo Configuracin de la phgina. Para establecer los mrgenes izquierdo y superior de un control, use las propiedades Izquierda y Superior en la pestaa Formato.

6 . 5 . 3 .Mostrar cuando
Puede usar la propiedad Mostrar cuando, para especificar cules de las secciones o de los controles de un formulario desea que se muestren en pantalla o al imprimir. Dicha propiedad se aplica a todos los controles (excepto a los saltos de phginas) de un formulario. Las configuraciones de la propiedad son: Siempre (Predetenninadii). El objeto aparece en Visia Formulario y cuando se imprime.

Slo al imprimir. El objeto est oculto en Vista Formulario, pero aparece cuando se imprime. Slo en pantalla. El objeto aparece en Vista Formulario, pero no cuando se imprime. Para los controles se puede establecer esta propiedad usando el estilo predeterminado de control en el cuadro de herramientas. En muchos casos, ciertos controles slo son tiles en Vista Formulario. Para evitar que se impriman esos controles, se puede establecer la opcin Slo en pantalla, en la propiedad Mostrar cuando. Por ejemplo, usted puede tener en un formulario un botn de comando o instrucciones que no desea que se imprima. O podra tener secciones de encabezado y pie de formulario que no quiere que se muestren en pantalla, pero que desea que se impriman. En ese caso, deber establecer la opcin Slo al imprimir, en la propiedad Mostrar cuando.

6.5.4. Mantener juntos

Esta propiedad se aplica a todas las secciones de los formularios e informes, excepto a los encabezados y pies de pgina, y se utiliza para imprimir una seccin del formulario o informe en una sola pgina. Para mantener juntos los datos de un registro en una pgina de un formulario o informe debe realizar lo siguiente: En la vista de diseo haga doble clic en el selector de seccin para abrir la pgina de propiedades. En la pestaa Formato, establezca S en la propiedad Mantener juntos. Ello hace que se comience a imprimir la seccin en la parte superior de la pgina siguiente si no se puede imprimir entera en la pgina actual. Si la seccin es ms larga que el rea de impresin de la pgina, entonces se ignorar la configuracin de la propiedad Mantener juntos. Por omisin, si la propiedad est establecida como No, se imprime toda la porcin de la seccin que sea posible en la pgina actual y contina la impresin en la pgina siguiente.

6.5.5. Forzar nueva pgina

Puede utilizar la propiedad Forzar nueva pgina para especificar si las secciones del formulario (encabezado, detalle, pie) se imprimirn en una pgina aparte en lugar de en la pgina actual. Es aplicable a todas las secciones de los formularios, excepto a los encabezados y pies de pginas. Para imprimir cada registro, grupo o seccin en pginas separadas de un formulario o informe realice lo siguiente: En la vista de diseo del formulario o informe haga doble clic en el selector de seccin para abrir la pgina de propiedades. Establezca en

la pestaa Formato la propiedad Forzar nueva pgina de la seccin a una de las configuraciones siguiente: Ninguna (Predeterminado). La seccin en la pgina actual. Antes de la seccin. La seccin en la parte superior de una nueva pgina. Despus de la seccin. La siguiente seccin en la parte superior de una nueva pgina. Antes y despus. La seccin en la parte superior de una nueva pgina e imprime la siguiente seccin en la parte superior de una nueva pgina. Para imprimir cada registro en una pgina separada, establezca la propiedad Forzar nueva pgina de la seccin Detalles, a Despus de la seccin. Para imprimir cada grupo en una pgina separada, establezca la propiedad Forzar nueva pgina del encabezado del grupo, a Antes de la seccin o la propiedad Forzar nueva pgina del pie de pgina del grupo, a Despus de la seccin.

6.5.6. Autoextensible y Autocomprimible

Puede usar las propiedades Autoextensible y Autocomprimible para controlar la apariencia de las secciones en los informes y de los controles en los formularios que se imprimen. Por ejemplo, si establece S en ambas propiedades, una seccin, o un control, se ajusta verticalmente de modo automtico para imprimir o mostrar todos los datos que contiene el informe o el formulario. Estas propiedades se aplican a todas las secciones de formularios e informes, excepto a los encabezados y a los pies de pginas. Tambin se aplican a los controles, como cuadros de texto, subformularios o subinformes. Para hacer que un cuadro de texto se agrande o recoja con el fin de ajustarse a los datos durante la impresin, realice lo siguiente: En la vista de diseo del formulario, haga doble clic en el cuadro de texto para presentar la pgina de propiedades. En la pestaa Formato, establezca la propiedad Autoextensible o Autocomprimible a S. Autoextensible expande el cuadro de texto verticalmente para que entren los datos en el campo cuando el formulario o informe se est imprimiendo. Autocomprimible reduce el cuadro de texto verticalmente si no hay datos en el campo, cuando el formulario o informe se est imprimiendo. Por ejemplo, suponga que desea imprimir el primer registro del formulario Recetas2, que entre sus controles incluye un cuadro de texto dependiente de un campo Modo de preparacin del tipo de datos Memo. Si el espacio con que contamos en el formulario es poco y el tamao del control no permite mostrar todo el contenido del campo, podemos configurar la propiedad Autoextensible como S, de manera que el contenido sea mostrado comple-

tamente en la salida impresa. Si por el contrario, el control muestra lneas en blanco que no desea que salgan en la impresin, establezca la propiedad Autocomprimiblecomo S. Usted debe tener en cuenta algunos aspectos al aplicar las propiedades Autocomprimible y Autoextensible;ellos son: Si establece la propiedad Autoextensible de un control como S, automticamente se establece la propiedad Autoextensible de la seccin como S. Si no desea que la propiedad Autoextensible de la seccin sea S, puede cambiarla manualmente a No. Las secciones se expanden y contraen verticalmente utilizando su anchura completa. Sin embargo, las secciones de encabezado y pie de pgina de informe no se expandirn, incluso cuando la propiedad Autoextensible de un control se haya establecido a Si. Las configuraciones de la propiedad no afectan al espaciado vertical entre controles; slo afectan al espacio vertical que ocupan los propios controles. Los controles superpuestos no se pueden expandir o contraer. El tamao de un control grande puede impedir que los controles que estn a su lado se contraigan. Por ejemplo, si varios controles pequeos estn a la izquierda de una seccin Detalle de un informe y un gran control, como un marco independiente de objeto, est en el lado derecho, los controles de la izquierda no se contraern, aunque no contengan datos. Cuando un cuadro de texto aumenta o encoge, la seccin entera aumenta o encoge verticalmente a lo largo de todo el ancho. Por esta razn, la colocacin y alto del cuadro de texto en relacin con los controles que estn a su lado son importantes. Para conseguir que el texto en el cuadro de texto lleve el espacio disponible antes de que se incremente, haga que el cuadro de texto tenga la misma altura que el control prximo ms alto. Un cuadro de texto no puede encoger hasta un alto que sea menor que los dems controles de la misma lnea. Por ejemplo, si tiene una etiqueta al lado de un cuadro de texto, la etiqueta siempre tendr un valor (su ttulo) incluso cuando el cuadro de texto no tenga ninguno. El cuadro de texto se encoger solamente hasta el mismo alto que la etiqueta. Los cuadros de texto con la propiedad Autocomprimible a S, se contraern como los otros controles de la misma lnea.

6.5 7. Sobre las fuentes en pantalla e impresas

Al elegir una fuente para un formulario impreso a menos que sea una fuente escalable como las fuentes TrueType- los caracteres de la pantalla pueden no tener el mismo aspecto que los caracteres impresos. De manera predeterminada, las fuentes que aparecen en el cuadro Fuentes de la barra de herramientas de Formato, son fuentes de pantalla o fuentes

TrueType. Access utiliza las fuentes de pantalla y las fuentes TmeType establecidas en su computadora al configurarse Windows. Esto se puede cambiar para que se presenten las fuentes de su impresora en la barra de herramientas.

6.5.8. Propiedad D/Seo a imprimir

Para especificar las fuentes que puede establecer en el cuadro Fuentes, de la barra de herramientas, en la pestaa Formato de la pgina de propiedades del formulario, cambie la propiedad Diseo a imprimir a S. Si la propiedad Diseo a imprimir tiene el valor S, las fuentes y los tamaos presentados en el cuadro Fuentes, corresponden a las fuentes y los tamaos disponibles en la impresora especificada mediante el comando Imprimir del men Archivo. Las fuentes empleadas por su impresora dependen por completo del tipo de impresora que posee (lea la documentacin de su impresora para ver qu fuentes estn disponibles). Access utiliza la fuente de pantalla ms parecida a la fuente de impresin. Es recomendable utilizar fuentes TrueType, puesto que tienen el mismo aspecto en la pantalla que sobre el papel. Despus de haber elegido una impresora y diseado y guardado un formulario, se utiliza la impresora elegida para ese formulario. Si intenta imprimir el formulario con una impresora diferente, puede que su impresora sustituya fuentes si no tiene todas las fuentes utilizadas en el diseo del formulario.

6.5.9. Impresin de las definiciones del formulario

Para imprimir las definiciones del formulario se hace clic en Documentador, de la opcin Analizar del men Herramientas, desde cualquiera de las vistas del formulario o desde la ventana de la base de datos. Al hacer clic en Documentador se abre el cuadro de dilogo Documentador de la base de datos, donde usted deber escoger Formularios en el cuadro Tipo de objeto, con el fin de seleccionar los nombres de los formularios para los cuales desea imprimir las definiciones. Una vez seleccionados los formularios, al hacer clic en el botn Opciones se presenta el cuadro Imprimir definicin de Formulario, el cual se muestra en la figura 3.44. Adems, al hacer clic en el botn Propiedades, se presenta un cuadro de dilogo donde es posible especificar las categoras de propiedades que usted desea documentar en su formulario.

Fig. 3.44 Cuadro de dilogo para imprimir definiciones del formulario.

7. Tcnicas para introducir o editar datos

Se puede utilizar todas las tcnicas ya aprendidas para introducir o editar datos en las tablas, cuando se necesita introducir o editar datos en los formularios. Si el formulario est basado en una consulta se podr tener en cuenta las tcnicas de AutoBsqueda, para facilitar la entrada de datos en el formulario. En la Vista Formulario se puede modificar, agregar o eliminar registros. Al modificar o agregar nuevos registros, es posible comprobar I ortografa o utilizar autocorrecin, ordenar o filtrar registros, efectuar bsqueda y reemplazo de los datos y usar los botones de desplazamiento para moverse entre los diferentes registros del formulario.

7.1. Desplazamientousando el teclado

Se puede utilizar determinadas teclas para el desplazamiento entre los distintos elementos de un formulario. ellasson: Para recorrer hacia adelante a travs de secciones, utilice la tecla F6; para hacerlo hacia atrs, a t r a v k de secciones, emplee las teclas Mays-t-F6. Para desplazarse una pagina hacia abajo presione la tecla AvPg; para hacerlo una pgina hacia arriba, use la tecla RePg. Para desplazarse a un registro especifico en Vista Hoja de datos o en Vista Formulario, presione la tecla F5 para que el cursor se mueva hasta la casilla Nmero de registro; en ella escriba el nmero de! registrl

Para desplazarse entre controles y registros emplee la tecla Tab para avanzar hacia adelante y las teclas Mays + Tab para desplazarse al anterior. Para llegar hasta el ltimo control en el registro actual, en caso de haber seleccionado un control, presione la tecla Fin. Si desea desplazarse hasta el ltimo control dentro del ltimo registro, en caso de haber seleccionado un control, presione las teclas Ctrl+Fin. Para avanzar hasta el primer control dentro del registro actual, en caso de haber seleccionado un control, presione la tecla Inicio. Para desplazarse hacia el primer control dentro del primer registro, en caso de haber seleccionado un control, presione las teclas Ctrl+Inicio. Para ir hacia el control actual del siguiente registro presione las teclas Ctrl+AvPg y para desplazarse hacia el control actual del registro anterior presione las teclas Ctrl+RePg. Para desplazarse dentro de un cuadro combinado o cuadro de lista utilice las teclas de flecha abajo o arriba; si es muy largo puede emplear las teclas AvPg y RePg. Para abrir un cuadro combinado presione la tecla F4 o las teclas Alt+Flecha abajo y para salir del cuadro combinado o cuadro de lista, la tecla Tab.

7.2. Copiar o mover registros

Usted puede copiar o mover registros de un formulario a otro. Access pega los registros en campos con el mismo nombre que los campos de origen, con independencia de su orden en el formulario. Si el formulario desde el que est copiando o moviendo registros tiene campos que no existen en el formulario en el que est copiando o moviendo registros, se le preguntar si slo quiere pegar campos con nombres coincidentes. Si no hay campos con nombres coincidentes, los campos son pegados de acuerdo con el orden de tabulacin en el formulario de destino, que puede no estar en el orden deseado. Por esa razn, resulta conveniente pegar campos con diferentes orgenes y destinos en una hoja de datos, en lugar de en un formulario. Para copiar o mover registros de un formulario a otro en Vista Hoja de datos del formulario origen, seleccione los registros que quiere copiar o mover. Para copiar registros, haga clic en el botn Copiar de la barra de herramientas y para mover registros, haga clic en el botn Cortar de la barra de herramientas. Abra el formulario en el que quiere pegar los registros. Para reemplazar registros con los registros seleccionados, seleccione los registros deseados y entonces haga clic en el botn Pegar de la barra de herramientas. Para agregar registros, haga clic en la opcin Pegar datos agregados en el men Edicin.

8. Insertar hipervnculos
Se puede crear un hipervnculo en un formulario y despus utilizarlo para ir a diferentes ubicaciones, como un objeto de base de datos en otra base de datos o proyecto de Access, un documento de Word o una hoja de trabajo de Excel, o una direccin de Internet, Intranet o correo electrnico. Es posible crear un hipervnculo a partir de un cuadro de texto basndose en un campo definido con el tipo de datos Hipervnculo, un botn de comando, una etiqueta o imagen en un formulario. Tambin se puede asignar un hipervnculo a un botn de barra de tareas, de manera que sea posible saltar a un archivo, una pgina Web o una direccin de correo electrnico particular que se utilice con frecuencia. Por ejemplo, cuando usted est llenando las recetas de los ccteles en el formulario Recetas2, podr encontrarse que una receta tiene un ingrediente o un utensilio que no esta contenido en las tablas correspondientes, por lo que tendra que ir a esas tablas, insertarlo y despus regresar para continuar el trabajo. Sin embargo, si inserta hipervnculos a esas tablas podr realizar la accin de agregar algn componente ms fcilmente, con lo que la funcionalidad del formulario aumentar. Basado en esto estudiar la forma de crear hipervnculos, aunque puede crearlo, como se mencion, para otros muchos elementos: pginas Web, archivos de cualquier gnero, etc.

8.1. Crear un hipervnculo

Para crear un hipervnculo en el formulario a un archivo o pgina Web existente mediante el botn Insertar hipervnculo, realice lo siguiente: Abra el formulario Recetas2 en Vista Diseo; en el men Insertar, haga clic en la opcin Hipervnculo. En el cuadro de dilogo Insertar hipervnculo, debajo del cuadro Vincular a, haga clic en el botn Objeto de esta base datos, con lo cual aparece en el cuadro Seleccione ..., donde puede seleccionar el objeto de la base de datos que desee. Haga clic en Tablas y despus en Ingredientes. En el cuadro Texto para mostrar, aparecer el nombre de la tabla, en este caso Ingredientes, no obstante, podr escribir el texto que desee mostrar para el hipervnculo, para el ejemplo, escriba Agregar ingrediente. Si lo deja vaco, Access utilizar la direccin o la subdireccin del hipervnculo como el texto que se muestra. Haga clic en el botn Sugerencia y escriba el texto que desee que aparezca cuando se site el puntero sobre el hipervnculo; en este caso escriba "Se utiliza para agregar un nuevo ingrediente". Si deja vaco el cuadro Sugerencia, Access utilizar la direccin o la subdireccin del hipervnculo como la sugerencia. Finalmente, presione el botn Aceptar. En el formulario aparecer una etiqueta que tiene el hipervnculo, arrstrela al lugar que desea y despus abra el formulario en Vista Formulario. Haga clic sobre el hipervnculo y ver como se abre la tabla Ingredientes; introduzca un ingrediente, por ejemplo, Ron Mayabeque y cierre la tabla.

En el men Registro o en la barra de herramientas seleccione la opcin Actualizar y haga clic en Cdigo de ingredientes del subformulario Ingredientes; observar que el nuevo trmino est disponible. Esto lo puede realizar para los utensilios o lo que usted necesite. Mediante los distintos botones que estn bajo el cuadro Vincular del cuadro de dilogo Insertar hipervnculo podr vincular archivos, pginas Web, correo electrnico, etc. Recuerde lo que al respecto estudi en el captulo de las tablas; todo es vlido para el formulario.

8.2. Crear un hipervnculo pegando texto desde un documento de Microsoft Office

Abra el documento de Office que desea vincular al formulario. Por ejemplo, abra un documento cualquiera de Word que tenga archivado en su disco duro. Seleccione el texto que desea vincular. En el men Edicin, haga clic en la opcin Copiar. Cambie a Access y abra un formulario en Vista Diseo. En el men Edicin, haga clic en la opcin Pegar como hipervnculo. Access agrega una etiqueta al formulario. Para probar el vnculo, haga clic en la etiqueta con el botn secundario del ratn, seleccione Hipervnculo en el men contextual y, por ltimo, haga clic en Abrir; tambin puede hacer doble clic sobre el hipervnculo.

8.3. Crear un hipervnculo en un botn de comando

Para crear un hipervnculo en un botn de comando de un formulario o informe, inserte el botn de comando en el formulario; establezca la etiqueta o imagen que desea que tenga el botn de comando. Haga doble clic sobre l para mostrar la pgina de propiedades; en la pestaa Formato elija la propiedad Direccin de hipervnculo, con lo cual aparecer el cuadro de dilogo Insertar hipervnculo donde debe proceder como se explic anteriormente. En la Vista Formulario pruebe el botn al que le insert el hipervnculo.

En el presente captulo fueron abordados los elementos necesarios para que usted pueda crear los formularios necesarios para su base de datos con la funcionalidad y presencia ptima. Crear formularios que sean eficientes facilita mucho el manejo de la base de datos en lo referente a la introduccin de nuevos registros, eliminar o actualizar los existentes de una manera fcil, ya que realizar esta tarea directamente desde las tablas es sumamente engorroso, ms si existen tablas relacionadas con relaciones varias a varias.

Consultas
Una consulta es una solicitud de informacin a la base de datos, mediante criterios que el usuario establece. Las consultas pueden ser de una tabla, de un grupo de tablas o de otras consultas. Cuando se trata de un grupo de tablas, ellas pueden estar relacionadas (ver creacin de relaciones, Captulo 2); estas relaciones se representan mediante una lnea fsica que une las tablas. En el caso de que no exista con anterioridad relacin alguna, se puede establecer para efectos de la consulta; tambin es posible eliminar una relacin ya creada. La consulta muestra, bsicamente, campos de las tablas segn criterios establecidos en ella; algunas de las operaciones que se pueden efectuar en las consultas son: Elegir tablas o consultas. En una consulta puede mostrarse informacin de una o ms tablas, incluso de una o ms consultas previamente realizadas. La informacin mostrada resuelve una pregunta a la base de datos. Por ejemplo, mostrar todos los ccteles de una variedad determinada y que adems su caracterstica sea Refrescante. En la consulta aparecern datos de las tablas: Recetas, Variedad y Caracterstica; las otras tablas existentes en el sistema no tienen repercusin para los efectos de esta consulta. Seleccionar registros. Como se desprende del ejemplo anterior, no aparecern en la consulta planteada todos los registros de la tabla Recetas, ni todos los registros de las otras dos tablas, a causa de los criterios aplicados. Seleccionar campos. De las tablas o consultas seleccionadas puede no ser necesario mostrar todos los campos. Por ejemplo, en la consulta mencionada, no es necesario mostrar campos como la clasificacin, el origen y las observaciones. Realizar clculos. Se pueden efectuar clculos con los campos mostrados en la consulta, tales como: contar el nmero de registros seleccionados, acumular totales, etc. Por ejemplo, retomando la consulta planteada, una pregunta sera: A cunto asciende el valor de todos los ccteles incluidos en la variedad Fantasa?, lo cual implicara efectuar una sumatoria en el campo Precio de la tabla Recetas.

Ordenar registros. Los registros que finalmente son seleccionados para la consulta, pueden ser sometidos a un proceso de ordenacin que permita visualizar la informacin de una forma ms clara. Por ejemplo, que los ccteles aparezcan en orden alfabtico ascendente. Actualizar, eliminar o aadir un grupo de registros al mismo tiempo, o crear una nueva tabla. Ser utilizada como origen de registros para formularios o informes. Como se puede apreciar, el mecanismo de funcionamiento de la consulta consiste en reunir datos de una o ms tablas que respondan a una interrogante o peticin de accin y devolver los resultados en una hoja de datos (que podr ser o no actualizable), o realizar alguna accin, como eliminar y actualizar datos. Cuando el resultado de la consulta es una hoja de datos actualizable,se denomina "hoja de respuestas dinmica", o Dynaset, y cuando no es actualizable, se conoce como "hoja de respuestas instantnea", o Snapshot. Una vez que usted tiene creada la consulta, puede usarla como base para un formulario, informe, grfico, o para otra consulta.

1. Tipos de consultas
La forma en que usted disee la consulta le indicar a Access qu datos exactamente desea recuperar. Puede crear y ejecutar los tipos de consultas siguientes:

1 .l.Consulta de seleccin
Es el tipo ms comente de consulta. Plantea preguntas acerca de los datos almacenados en una o varias tablas y muestra los resultados en una hoja de datos, tambin denominada "hoja de respuestas dinmica", donde usted podr ver y actualizar (con algunas restricciones) los datos de las tablas subyacentes. Este tipo de consulta es el que Access genera de manera implcita cuando usted crea una nueva consulta. Puede utilizar tambin una consulta de seleccin para agrupar los registros y calcular sumas, cuentas, promedios y otros tipos de totales, en cuyo caso se obtiene como resultado una hoja de datos no actualizable o Snapshot. Por ejemplo, cree una consulta de seleccin cuando desee recuperar un conjunto de datos que respondan a preguntas del tipo: Qu cctel obtuvo las ventas ms altas del trimestre pasado? Cuntos ccteles estn incluidos en la variedad Batidos? Puede agregar tambin un total para calcular a cunto asciende el valor de esos ccteles.

1.2. Consulta de parmetros

Cuando se ejecuta una consulta de parmetros, ella muestra su propio cuadro de dilogo para solicitar informacin, como por ejemplo, criterios para recuperar registros o un valor que se desea insertar en un campo. La consulta se puede disear para que solicite ms de un dato, por ejemplo, dos precios. Access recupera todos los registros que quedan entre esos dos precios. Las consultas de parmetros tambin son tiles cuando se emplean como base para los formularios, informes y pginas de acceso a datos. Por ejemplo, es posible crear un informe de ingresos mensuales de la venta de ccteles sobre la base de una consulta de parmetros. Al imprimir el informe se muestra un cuadro de dilogo que solicita el mes que se desea; cuando se introduce este dato se imprime el informe apropiado.

1.3. Consultas de tabla de referencias cruzadas

Presenta valores resumidos (como por ejemplo: sumas, cuentas, promedios, etc.) de un campo de una tabla y los agrupa por un conjunto de hechos enumerados en el lado izquierdo de la hoja de datos y otro conjunto de hechos enumerados a lo largo de la parte superior de la hoja de datos. Es muy similar al resultado que obtenemos con una hoja de clculo de Excel, pues calcula los totales de resumen sobre la base de los valores por cada fila y columna. Por ejemplo, cree una consulta de tabla de referencias cruzadas para obtener una tabla que refleje el total de ccteles por variedad para cada clasificacin. Los nombres de variedades sern mostrados en los encabezados de las columnas y los nombres de la clasificacin en las filas, o viceversa.

1.4. Consulta de accin

Una consulta de accin es aquella que permite mover o cambiar varios registros de sus tablas en una sola operacin. Pueden ser de cuatro tipos: De creacin de tabla. Crea una nueva tabla con la totalidad o parte de otras tablas. Por ejemplo, puede crear una nueva tabla que slo incluya los ccteles cuyo precio sea menor que un valor determinado. De datos aadidos. Aade un gmpo de registros de una tabla al final de otra tabla. Por ejemplo, suponga que consigue informacin sobre nuevos ingredientes en una base de datos conteniendo una tabla de informacin de esos ingredientes. Para evitar escribir toda esa informacin, podra agregarla a su tabla de Ingredientes.

De actualizacin. Realiza cambios globales en un grupo de registros de una o ms tablas. Por ejemplo, puede incrrementar en 18 % los precios de los ccteles para una categora determinada. De eliminacin. Elimina un grupo de registros de una o ms tablas. Por ejemplo, podra utilizar una consulta de eliminacin para eliminar de su tabla Recetas aquellos ccteles que no puedan ser preparados porque sus ingredientes no se encuentren en el mercado.

1.5. Consultas especficas de SQL

Son consultas avanzadas que no pueden ser creadas con las herramientas grficas que brinda Access para disear consultas. Ellas slo pueden crearse si se escribe una instruccin SQL o Lenguaje de Consulta Estructurado (Estructured Query Language) que se utiliza para consultar, actualizar y administrar bases de datos relacionales. Entre las consultas especificas de SQL puede encontrar las siguientes: De unin. Combina campos de dos o ms tablas o consultas, en un campo nico del resultado de la consulta. Al ejecutarse devuelve los registros de campos coincidentes en las tablas o consultas incluidas. De paso a travs. Enva comandos directamente a bases de datos ODBC, como el Servidor SQL de Microsoft, utilizando los comandos que son aceptados por el servidor. De definicin de datos. Crea, modifica o elimina objetos de la base de datos, como las tablas de Microsoft Access o del Servidor SQL. Al seleccionar el objeto Consultas en la ventana Base de datos se puede observar que en la lista de consultas existentes para la base de datos, cada tipo de consulta lleva asociado un smbolo diferente. Estos smbolos se muestran en la figura 4.1. Observe que las consultas de acciones, que mueven o modifican los datos, siempre se identifican con el icono correspondiente seguido de un signo de admiracin. Las consultas especficas SQL tambin se identifican con su propio smbolo.

Fig. 4.1 Smbolos que representan a cada tipo de consulta.

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2. Iniciar la creacin de consultas

Para realizar una consulta se debe crear primero, al menos, una tabla e introducir algunos datos. En la ventana Base de datos elija la carpeta Consultas; aparece la ventana con el aspecto que se muestra en la figura 4.2; en ella aparecen dos opciones: Crear una consulta en Vista Diseno; si hace doble clic aparecen los elementos del entorno de trabajo para que usted agregue tablas o consultas y pueda crear directamente su consulta de forma manual. Crear una consulta utilizando el asistente; si hace doble clic aparece la primera ventana del asistente para que usted empiece a crear su consulta.

QAtqr

g r & & b a -X

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3
a ]Crear una comuRa utilizando el Astente
,O I

Adwkrar m b r e de receta Cantida de recetas por irtgredlentey caracterstica (Clculos)

m Cantidad de recetes por caracterstica (Ckulo)

C d a Ceracterktkac C m R a creada dinbniitamente

fl

Corisulta~aredsd

J b Fig. 4.2 Base de datos en la pestaa Consulta.

Despus de estas dos opciones aparecen todas las consultas creadas, que tambin se pueden abrir haciendo doble clic sobre el nombre de ellas. En la parte superior de la ventana Base de datos usted encontrar tres botones: Abrir. Este botn lo puede emplear para abrir una consulta que tenga seleccionada en la ventana Base de datos. La consulta se abre en el modo Hoja de datos, donde podr actualizar o agregar datos.

Diseo. Este botn lo puede emplear para abrir una consulta que tenga selecciona en la ventana Base de datos. La consulta se abre en el modo Diseo, donde usted podr modificar ste. Nuevo. Este botn se emplea cuando usted desea crear una nueva consulta; al hacer clic en l, aparece el cuadro de dilogo que se muestra en la figura 4.3, donde usted puede elegir si crear la consulta en Vista Diseo o empleando uno de los asistentes especializados de que dispone Access.

Crea una cansulta ruevr sh utlizar el aststaits.

I
-

4sistente para consultas sencillas Asistente para consultas de tabla de referencia cruzadas As~stente para bsqueda de dupkados Asistente para bsqueda de no comcidentes

- - -- - - -

Fig. 4.3. Cuadro de dialogo Nueva consulta.

Como puede apreciar, en este cuadro de dilogo se despliegan cinco opciones diferentes: Vista D i s e o .Permite realizar una consulta sin la ayuda del asistente, donde usted, de forma manual, tendr que definir todos sus elementos. Asistente para consultas sencillas. Crea una consulta automticamente, segn los campos seleccionados. Asistente para consultas de tabla de referencias cruzadas. Crea una consulta que muestra los datos con un formato compacto, parecido al de una hoja de clculo. Asistente para bsqueda de duplicados. Crea una consulta en la que se buscan registros con valores duplicados en un campo. Asistente para bsqueda de no coincidentes. Crea una consulta que busca registros que no tienen registros relacionados en otra tabla.

3. Crear una consulta con los asistentes

Si necesita crear una consulta, no tiene que crearla desde el principio. Para ciertos tipos de consultas puede hacer que Access cree la consulta automticamente utilizando un asistente de consulta. Un asistente de consulta acelera el proceso de creacin de una consulta porque lleva a cabo todo el

En este primer paso, usted deber agregar los campos de las tablas o consultas en las cuales desea basar su consulta. Para ello deber abrir la lista desplegable TablasIConsultas para seleccionar las tablas o consultas en las cuales deber estar basada la consulta de seleccin que desea crear. En esta lista aparecen primero todas las tablas y despus todas las consultas existentes en la base de datos ordenadas alfabticamente por su nombre. Para la nueva consulta a crear ser necesario seleccionar las tablas Recetas y Variedad; primero la de Variedad y seleccionar el campo Descripcin, y despus la de Recetas y seleccionar el campo Precio. Cada vez que escoja una tabla o consulta, en la lista Campos disponibles sern mostrados todos los campos dc la tabla o consulta, y usted elegir los que se incorporarn a la lista Campos seleccionados. Para adicionar o quitar campos de la lista Campos seleccionados, usted podr hacer uso de los cuatro botones que aparecen entre los cuadros Campos disponibles y Campos seleccionados, cuyo uso ya fue explicado en captulos anteriores al estudiar el asistente para tablas. Tambin puede quitar o agregar campos haciendo doble clic sobre cada uno de ellos. Tal y como se muestra en Ia figura 4.4, para la nueva consulta han sido seleccionados el campo Descripcin de la tabla Variedad y el campo Precio de la tabla Recetas. Despus de seleccionados todos los campos de todas las tablas o consultas que emplear en su nueva consulta, presione el botn Siguiente y as pasar al segunda paso del asistente, el cual muestra el cuadro de dilogo

Fig. 4.5 Cuadro de dillogo para elegir opciCin para la consulta.

En este segundo paso deber especificar si la consulta es de detalle (que muestra todos los registros para los campos selecciortados) o si es de resumen (para totalizar registros). En este ejemplo es necesario especificar que la consulta a obtener debe ser de detalle, que es la opcin predeterminada de Access; a continuacin pulse el botn Siguiente, con lo cual aparecer el cuadro de dilogo que se muestra en la figura 4'6, El paso que acabamos de describir slo ser mostrado por el Asistente para consultas simples cuando sea posible totalizar registros para al menos uno de los campos que hayan sido seleccionados para la nueva consulta, de lo contrario, la consulta resultante ser por omisin de detalle y se ir directamente al paso que se describe a continuacin.

Fig. 4.6 Cuadro de dilogo que finaliza el asistente.

En el ltima paso usted podh definir un nombre para su consulta y, a&mas, especificar si desea ver la informacin resultante de su consulta o inodificar el diseo de ella, al pulsar el botn Finalizar. Si usted nombr su consulta como Variedad Consulta y ademhs asumi fa opcin predeterminada por Access de abrir la consulta para ver la informacin, se mostrar de inmediato la hoja de datos con el resultado de la consulta. Esta es una hoja de datos similar a la que ya conoce de las tablas de Access, donde los campos se muestran en el mismo orden en que fueron se!eccionados para ser incorporados a la consulta. Esta hoja de datos tiene la caracterstica, adems, de ser una hoja de respuestas dinmica, pues es posible modificar los datos de las tablas subyacentes, para los campos incluidos en la consulta. La figura 4.7 muestra esta hoja de datos.

Desaipcidn
Revuelto

Revuelto Fantasa - _Frapeado (fantasia) Batido (fantasa) Batido (fantasa) Batido (fantasa)

- -

$230-

--

$1 5 ' - 1 $255-

Fig. 4.7 Hoja de datos que muestra la consulta creada.

Si usted quisiera obtener una consulta resumen, que le mostrara el nombre de cada variedad y los precios mximo, mnimo y la suma de ellos por cada tipo de variedad, podra invocar de nuevo al Asistente para consultas simples, siguiendo los pasos que ya fueron explicados (recuerde que puede acceder rpidamente a la ventana de la base de datos presionando la tecla F 1 1) y entonces crear una nueva consulta basada en la propia consulta que acaba de crear, denominada Variedad Consulta, donde sern seleccionados todos los campos disponibles, como se muestra en la figura 4.8. Despus de seleccionar todos los campos, presione el botn Siguiente, c m lo cual aparece el cuadro de dilogo que se muestra en la figura 4.5, donde debe elegir el botn de opcin Resumen, y a continuacin seleccionar el bot6n Opciones de resumen..., con lo cual aparece el cuadro de dilogo que se muestra en la figura 4.9. En este cuadro de dilogo aparecer una linea por cada campo numrico. Se podr seleccionar las funciones que se quieran aplicar a cada uno de ellos. Si elige la casilla de verficacibn Incluir registros en ...,se incluir un campo contando el nmero de registros. En este cuadro de dilogo haga la seleccin que se muestra en la figura 4.9 y pulse el botn Aceptar, con lo cual regresar al cuadro de la figura 4.5; si en los campos seleccionados para la consulta hay algn campo de tipo FechdHora y pulsa el botn Siguiente aparecer el cuadro de dilogo que se muestra en la figura 4.10 para que usted seleccione c6mo desea agrupar las fechas. Si no tiene campos de tipo FechaNIora y pulsa el botn Siguiente aparecerti el cuadro de dilogo que se muestra en la figura 4.6, con lo cual usted concluir las acciones de creacin de la consulta, mostrndose la hoja de datos con los resultados. En la figura 4.1 1 se observa esta hoja de datos con los resultados.

Fig. 4.10 Cuadro de dilogo para agrupar por fechas.

Descripcin

1 Suma De PI Promedij Mln De Prll Mdx De Pr(

$11,15 $3,40 _ - $4,30 $3,45$2,79 %3,40 $4,30 $3,45

5 1 ,si3

En 5 u propio recipiente Fantasa Frapeado (fantasa) -

E3,40 $4,30 $3,45

$5,30 63,40 $4,30 - $3,45

Fig. 4.1 1 Resultado de la consulta Resumen.

Las acciones para crear los dems tipos de consultas con los asistentes que posee Access son similares a las explicadas, con algunas diferencias que las marca el objetivo de la consulta, tal como se explic en los distintos tipos de consultas. Usted debe exsminar el proceso de creacin que se sigue para cada tipo de consulta con los asistentes; pata ello abra cada uno y comience a experimentar.

4. Modos de ver la consulta

La ventana Consulta tiene tres modos de presentacin: Hoja de datos, Vista Diseo y Vista SQL, los que usted puede utilizar en la medida que trabaja con las consultas, tanto en su creacin como en su actualizacin.

Utilice la Vista Hoja de datos para ver los datos recuperados por su consulta o, en el caso de una consulta de accin, para presentar de forma preliminar los datos que sern afectados cuando ejecute la consulta de accin. Utilice la Vista Diseo para crear una consulta desde el principio (en lugar de utilizar un asistente o cualquiera de las otras tcnicas para crear consultas), o para cambiar el diseo de una consulta existente. En esta vista podr usar herramientas grficas para crear o modificar la consulta. Utilice la Vista SQL cuando quiera ver o introducir instrucciones SQL para crear o modificar una consulta. Al crear consultas de seleccin, de referencias cruzadas o de accin, utilizando las herramientas grficas que le proporciona Access, se genera de forma automtica el cdigo SQL correspondiente a dicha consulta, el cual podr ver e , incluso, modificar cuando lo desee, pasando a la Vista SQL. Una vez abierta la consulta, haga clic en el botn Vista de la barra de herramientas Diseo de la consulta u Hoja de datos de la consulta. Por esta va: Podr conmutar a Hoja de datos, si se encuentra en Vista Diseo o en Vista SQL. Podr conmutar a Vista Diseo si se encuentra en Hoja de datos. Abra la lista desplegable asociada al botn Vista y escoja la opcin correspondiente. En el men Ver elija la opcin correspondiente. Si se encuentra en Vista Diseo tambin podr conmutar a Vista SQL mediante la opcin Ver SQL del men contextual (al hacer clic derecho sobre la parte superior de la ventana de diseo o sobre la barra de ttulo). Para cerrar una consulta desde cualesquiera de las vistas de presentacin de la ventana Consulta, usted podr usar la opcin Cerrar del men Archivo, el botn Cerrar de la barra de ttulo de la ventana Consulta, la opcin Cerrar del men de control de la ventana Consulta (o la combinacin de teclas Ctrl+F4) o, simplemente, hacer doble clic sobre el icono del men de control de la ventana Consulta.

4.1. Abrir una consulta existente

Cuando usted crea una consulta, su nombre aparece de inmediato en la lista de objetos que muestra la carpeta Consultas de la base de datos; este nombre estar acompaado del icono que identifica el tipo de consulta que se ha creado; luego, ya usted estar en condiciones de abrir la consulta. h e d e abrir consultas de seleccin, de tablas de referencias cruzadas y de acciones en Vista Diseo. Sin embargo, slo las consultas de seleccin y

de tablas de referencias cruzadas se pueden abrir en Vista Hoja de datos para mostrar los resultados de la consulta en una hoja de respuestas dinmica o en un Snapshot. No es posible abrir una consulta de acciones directamente en Vista Hoja de datos, sin ejecutar la consulta y modificar los datos de las tablas subyacentes. Sin embargo, puede abrir una consulta de acciones en Vista Diseo y despus pasar a Vista Hoja de datos para ver los datos sobre los cuales la consulta realizar una accin determinada al ejecutarse. Para abrir una consulta en Vista Diseo realice lo siguiente: En la ventana de la base de datos, haga clic en la carpeta Consultas. Seleccione la consulta que desee abrir y haga clic sobre ella; despus, haga clic en el botn Diseo. Para abrir una consulta en Vista Hoja de datos, realice las acciones siguientes: En la ventana de la base de datos haga clic en la carpeta Consultas y siga uno de los pasos siguientes: Haga doble clic en el nombre de la consulta. Seleccione la consulta y haga clic en el botn Abrir.

5. Crear una consulta sin los asistentes

Es posible crear una consulta sin la ayuda de los asistentes, es decir, definiendo todos sus elementos de forma manual. Para realizar esto, seleccione la carpeta Consultas en la ventana de la base de datos y haga clic en el botn Nuevo para abrir el cuadro de dilogo que se muestra en la figura 4.3, donde debe elegir Vista Diseo para que aparezca el entorno de trabajo que se observa en la figura 4.12, el cual le permitir comenzar a realizar las acciones de creacin de la consulta.

5.1. Agregar tablas o consultas

En el cuadro de dilogo Mostrar tabla (Fig. 4.12) haga clic en la pestaa que relaciona los objetos con cuyos datos quiere trabajar. Como seguramente usted disear, en su mayora, consultas basadas en tablas, en el cuadro de dilogo se activa, de forma predeterminada, la pestaa que muestra slo la relacin de tablas existentes en su base de datos. Si usted desea disear una consulta basada en otra consulta, seleccione la pestaa Consultas, o si desea basar su consulta en tablas y consultas, seleccione la pestaa Ambas. Para agregar tablas o consultas haga clic en el nombre del objeto que desee agregar a la consulta y a continuacin, en el botn Agregar, o simplemente haga doble clic sobre el nombre del objeto. Es posible agregar a su

Fig. 4.12 Entorno de trabajo para la creacin de una consulta manualmente.

consulta mltiples objetos al mismo tiempo. Para seleccionar objetos no adyacentes de uno en uno, mantenga presionada la tecla Ctrl mientras que hace clic en el nombre dc cada objeto. Para seleccionar un bloque de objetos adyacentes, haga clic en el primer nombre de la lista, mantenga presionada la tecla Mays y luego haga clic en el ltimo nombre del bloque. Con la tecla Ctrl seleccionada, tambin puede desmarcar un objeto seleccionado si hace clic sobre el nombrc de ste. Una vez finalizada la seleccin de los objetos, haga clic en el botn Agregar. Cuando haya agregado todos los objetos a su consulta, haga clic en el botn Cerrar del cuadro de dilogo Mostrar tabla. Usted puede agregar un mximo de 32 tablas a su consulta, considerando las consultas agregadas tambin como tablas. Si despus de cerrar el cuadro de dilogo Mostrar tabla necesita agregar un nuevo objeto, puede abrir este cuadro de dilogo haciendo clic con el botbn secundario del ratn en el rea dondc estn agregadas las tablas y del men contextual que aparece elegir la opcin Mostar tabla. Tambin puede elegir la opcin Mostrar tabla del men Ver, as como hacer clic en el botn Mostar tabla de la barra de herramientas. Es posible eliminar una tabla o consulta de las agregadas a la ventana de creacin de consultas de varias formas: hacer clic sobre la tabla o consulta que se desea eliminar y presionar la tecla Supr; elegir la opcin Eliminar del men Edicin; hacer clic con el botn secundario del ratn sobre la tabla y elegir Quitar tabla. Para que usted pueda seguir los pasos que se explicaron de forma prctica y comprender mejor la creacin de consultas sin el asistentc, cree una

consulta que muestre: de la tabla Recetas, los campos Nombre y Precio; de la tabla Variedad, el campo Descripcin, que contiene el nombre de la variedad; y de la tabla Clasificacin, el campo Trmino, que contiene el nombre del trmino que pertenece a la clasificacin. Agregue estas tablas a la ventana Consultas. Observe que al agregar cada tabla se agregan, tambin, las relaciones que estableci entre las tablas cuando las cre. Cuando trabajamos en las consultas, las relaciones establecidas entre las tablas se llaman "combinacin" y a la lnea que une a las dos tablas en la relacin se le denomina "lnea de combinacin".

5.2. Elementos de la ventana Consulta en Vista Diseo

La ventana Consulta en Vista Diseo presenta los elementos siguientes: En la parte superior de la ventana aparece la barra de ttulo donde se muestra el tipo de consulta seguido del ttulo de ella. Access, por omisin, las va nombrando como Consulta1 y as sucesivamente hasta Consulta n. En el panel superior de la ventana se muestran las listas de campos de las tablas y consultas que usted agreg a su consulta, as como las relaciones establecidas entre las tablas. En la parte inferior de la ventana aparece una cuadrcula, denominada cuadrcula QBE, que es una herramienta grfica para disear su consulta. La cuadrcula QBE posibilita aplicar una tcnica para disear consultas sin necesidad de escribir instrucciones del lenguaje SQL. En Access, puede crear visualmente Consultas Segn Ejemplo (Query Based Example); para ello, arrastre los campos que desee incluir en la consulta desde la parte superior de la ventana Consulta, hasta la cuadrcula QBE en la parte inferior de la ventana, como se muestra en la figura 4.13. En la cuadrcula QBE, los campos se colocan en el orden que deseamos que aparezcan en la hoja de datos. De esta forma, la cuadrcula QBE se utiliza para mostrarle a Access un ejemplo del aspecto que deseamos que tenga el resultado de nuestra consulta. Una celda en la cuadrcula QBE podr tener un mximo de 1 024 caracteres. En la cuadrcula QBE no es posible crear consultas especficas SQL.

5.3. Acciones para crear la consulta

Para continuar con la creacin de la consulta despus que usted agreg las tablas o consultas que precisa, es necesario realizar un grupo de acciones, entre las que se encuentran las siguientes: Crear combinaciones entre las tablas y consultas agregadas, si es necesario.

campo: Tabb: Orden:

Mostrar:

OiteRos:
0:

Fig. 4.13 Ventana Diseo de la consulta.

Agregar campos a la consulta. Personalizar la consulta realizando algunas de las operacionessiguientes:

- Ocultar los campos cuando sea necesario. - Cambiar el nombre del campo para ser mostrado en la hoja de datos. - Ordenar los campos.
-

Especificar criterios. Insertar o eliminar una fila de criterios. Crear campos calculados. - Totalizar los datos que recupera su consulta. - Eliminar una columna o el contenido de toda la cuadrcula. - Insertar una columna. - Cambiar el ancho de una columna.
-

Guardar la consulta. Mostrar los resultados de la consulta.

5.4. Crear combinacionesentre las tablas y consultas agregadas, si es necesario

El poder de las consultas reside en su capacidad de combinar o ejecutar acciones con datos de ms de una tabla o consulta. Cuando se agrega ms de una tabla o consulta a una consulta, es necesario asegurarse que sus listas de campos estn combinadas entre s con una lnea de combinacin, de forma que Access pueda saber cmo vincular la informacin.

Si dos tablas o consultas que aparecen en la parte superior de la ventana Consulta estn conectadas mediante una lnea, denominada "lnea de combinacin", entonces ya estarn combinadas. Es decir, fueron relacionadas cuando se crearon las tablas. Una combinacin es una asociacin entre un campo de una tabla o consulta y un campo del mismo tipo de datos en otra tabla o consulta. Las combinaciones le indican a Access cmo estn relacionados los datos. La combinacin predeterminada por Access se conoce en el lenguaje de bases de datos como "combinacin interna". En una consulta de seleccin, las combinaciones internas crean hojas de datos a partir de los registros de cada tabla que tienen valores coincidentes en todos los campos de la combinacin. Luego, combinar las tablas permite limitar los datos que aparecen en su hoja de respuestas dinmica. Dos tablas sin combinar producen una hoja de respuestas dinmica que contiene todas las combinaciones posibles de datos en ambas tablas. Esto significa que si cada tabla contiene 10 registros, la hoja de datos resultante contendr 100 registros, la consulta puede tomar un largo tiempo para ejecutarse y es probable que brinde resultados de menos inters. Sin embargo, si combina las tablas, por ejemplo, Recetas y Variedad, slo obtendr los registros de las Recetas que tengan una variedad asignada. El trmino COMBINACIN es un concepto inherente slo a las consultas, que permite vincular los datos que usted desea obtener como resultado de ellas. Si las tablas no se relacionaron previamente, la combinacin creada en el diseo de la consulta slo es vlida al ejecutarla. Para crear una combinacin predeterminada que se aplique a todas sus consultas debe crear una relacin entre las tablas. De ah la importancia de hacer un anlisis detallado de las relaciones que deben establecerse entre las tablas de su base de datos desde el momento en que stas son creadas. Por otra parte, es importante tener en cuenta que entre tablas y consultas o entre consultas propiamente, slo se pueden establecer combinaciones en el diseo de las consultas, pues las relaciones slo pueden ser definidas entre tablas. Cuando el usuario agrega las tablas y consultas que necesita para disear su consulta, pueden presentarse tres situaciones respecto a la combinacin de los datos entre los objetos agregados: Las tablas ya estn combinadas, pues fue definida una relacin entre ellas con anterioridad. En el caso que entre las tablas se hayan definido relaciones previamente, dichas relaciones estarn presentes al ser agregadas a la consulta, y estas relaciones siempre tienen asociada de manera implcita una combinacin interna. Si la integridad referencia1 ha sido forzada al definir la relacin, entonces, en la lnea de combinacin tambin se mostrarn los smbolos que especifican si la relacin es de uno a uno o de uno a varios. Por ejemplo, para la consulta que estamos diseando, las tablas agregadas a ella (Recetas, Variedad y Clasificacin) ya estn combinadas, pues ya fueron definidas entre ellas relaciones de uno a varios.

En Access, adems, usted puede acceder a la ventana de Relaciones desde Vista Diseo de la consulta, haciendo clic con el botn secundario del ratn en el panel donde se ubican las tablas y del men contextual elegir la opcin Relaciones, o bien por la opcin Relaciones del men Herramientas. Ello significa que podr crear fcilmente una nueva relacin o modificar una relacin ya existente, pues las tablas subyacentes no tienen que estar abiertas al crear una consulta o modificar su diseo. La combinacin se establece de manera automtica, al ser agregadas las tablas o consultas. Access crea automticamente una combinacin interna entre dos campos de tablas o consultas que tengan el mismo nombre y tipo de datos, si uno de los campos es una clave principal. En
este caso los iconos ccuno y ccvarios no aparecen, pues sblo es posible

imponer integridad referencia1 al definir relaciones entre tablas. Es posible activar o desactivar la creacin de combinaciones automticas; para ello, en el men Herramientas haga clic en Opciones y, entonces, en la pestaa Tablas/Consultas. Del cuadro de dilogo que aparece, active o desactive la casilla de verificacin Habilitar la Auto-combinacin.

5.4.7 Crear de forma manual combinaciones entre las tablas y consultas agregadas a su consulta
Cuando usted agrega tablas y consultas, y entre ellas no se crean combinaciones de forma automtica, ello significa que entre las tablas no han sido definidas relaciones previamente y adems en las tablas y consultas agregadas no existen campos con igual nombre que puedan ser combinados de forma implcita. Por ello, si usted desea vincular los datos de sus tablas y consultas deber seguir el procedimiento que se describe a continuacin: En la ventana Diseo de la consulta, arrastre un campo desde la lista de campos de una tabla o consulta (un campo del mismo tipo de datos conteniendo datos similares) hasta la lista de campos de la otra tabla o consulta. Ello crea una combinacin interna, luego, Access selecciona registros de ambas tablas o consultas, slo cuando los valores en los campos unidos son iguales. La combinacin de campos numricos debe hacerse nicamente si los valores de la propiedad Tamao del campo son Byte, Entero o Entero largo. En el ejemplo que se est siguiendo, elimine las relaciones que estn establecidas usando uno de los mtodos explicados y arrastre el campo Cdigo de la tabla Variedad hasta el campo Variedad de la tabla Recetas; despus, arrastre el campo Cdigo de la tabla de Clasificacin hasta el campo Clasificacin de la tabla Recetas. Observar que la lnea de combinacin es distinta de la lnea de relaciones. En la combinacin interna o combinacin predeterminada, como ya se ha dicho, cuando Access encuentra coincidencias, combina esos dos registros

y los presenta como uno en los resultados de los registros. Si una tabla o consulta no tiene un registro coincidente en la otra tabla o consulta, ninguno de los registros aparecer en los resultados de la consulta. Si desea que la consulta seleccione todos los registros de una tabla o consulta, con independencia de si existen registros coincidentes en la otra tabla o consulta, puede cambiar el tipo de combinacin; para ello realice lo siguiente:
En la ventana Diseo de la consulta (Fig. 4.13) abra el cuadro de dilogo Propiedades de la combinacin. Para abrir este cuadro de dilogo, usted puede hacer doble clic sobre la lnea de la combinacin que se desea modificar, o clic con el botn secundario del ratn sobre esta lnea y del men contextual seleccionar la opcin Propiedades de la combinacin (Fig. 4. 14).

Nombre de b tabla ! z q ~ ~ Q a Nombre de b tsbla hecha

lmma
1cdigo

Recetar

Nombre de la columna qquierda Nombre de b c d u r n &echa ~

1 ] 1~~asificacin

1:Incluir s6lo las Flas donde los campos combinados de

ambas tablas sean i g ~ ~ .

r 2: incluir TODOS los registros de 'dssifK& y d o a q d b s registros de Recetas' donde bs c m combhados sean
iguales.

Fig. 4.14 Cuadro de dilogo para modificar la combinacin, o crear una nueva.

En este cuadro de dilogo escoja una de las tres opciones posibles, de acuerdo con los registros que desee recuperar en su consulta, y elija el botn Aceptar. Si usted analiza estas opciones ver claro el resultado que obtendrh al seleccionarlas. Cuando usted cree un nuevo tipo de combinacibn entre tablas, esta tendr un carcter temporal y slo ser vlido a la hora de ejecutar dicha consulta. Todas las modificaciones hechas (Vista Diseo de la consulta) a una combinacin existente entre tablas relacionadas no afectan en lo ms inniino las definiciones hechas para stas en la ventana d e Relaciones, las cuales tendrn un carcter permanente para el trabajo con dichos objetos en la base de datos. Al igual que usted puede combinar los datos de tablas y consultas agregadas a su consulta, tambin puede quitar lneas de combinacin establecidas

entre tablas o consultas de su consulta. Para borrar una lnea de combinacin entre tablas y consultas en una consulta, seleccione la lnea de combinacin, presione la tecla Supr o elija la opcin Eliminar en el men contextual que aparece al hacer clic con el botn secundario del ratn sobre la lnea de combinacin.

5.5. Agregar campos a una consulta

Despus que usted ha agregado las tablas a su consulta, ya est en condiciones de seleccionar los campos a incluir en la consulta. Esta seleccin determina los datos que sern mostrados en la hoja de respuestas dinmica que se obtiene como resultado de la consulta al ser presentada la ventana Consulta como Hoja de datos. La lista de campos en la parte superior de la ventana Consulta muestra todos los campos disponibles para su consulta. Si usted agrega ms de una tabla o consulta ver una lista de campos para cada una de ellas. En una consulta de seleccin agregue slo los campos que desea visualizar o aquellos a los que nada ms les desea establecer criterios u orden. Para agregar campos a la cuadrcula de diseo de una consulta realice las acciones siguientes: Haga doble clic sobre el campo en la lista de campos, con lo cual se agregar; ejectelo prcticamente. Arrastre el campo desde la lista de campos hasta una celda en la fila Campo de la cuadrcula de diseo de la consulta. Si desea agregar varios campos a la vez, seleccinelos y despus arrstrelos hacia la prxima celda vaca en la fila Campo de la cuadrcula; Access colocar cada campo en una columna de la cuadrcula. Si desea seleccionar un bloque de campos, con la tecla Mays presionada haga clic en el primer y ltimo campos del bloque y si los campos a seleccionar son no adyacentes, con la tecla Ctrl presionada, seleccione cada uno de los campos. Tambin puede seleccionar el nombre del campo que desea agregar a su consulta en la lista desplegable de la fila Campo correspondiente a la columna donde va a aadir el campo. Esta lista desplegable muestra los nombres de los campos de todas las tablas y consultas agregadas a su consulta. La lista se muestra en orden alfabtico, segn los nombres de las tablas y consultas agregadas a la ventana de diseo de la consulta. Haga clic en el botn de flecha que aparece en la columna de la cuadrcula y examine esta lista. Cuando no se ha agregado ningn campo a una celda y se abre la lista desplegable, aparecern todos los campos de las tablas o consultas agregadas a su consulta encabezados por el nombre de la tabla, seguido del punto y el asterisco (que se explica ms abajo) y a continuacin se relacionan los nombres de los campos precedidos por un punto y el nombre de la tabla o

consulta a la cual corresponden (si han sido agregadas varias tablas o consultas a su consulta). La figura 4.15 muestra lo que se explic.

Descripcin

Nombre Precio ClasiRcacln

Fig. 4.15 Lista desplegable en una columna de campo.

Si ya ha sido agregado un campo a esa celda y usted abre Ia lista desplegable, slo aparecern los campos de la tabla o consulta a la cual pertenece el campo previamente agregado, encabezados por el nombre de la tabla o consulta seguido del punto y el asterisco. Si aade a la cuadrcula de diseo el nombre de un campo que incluye un punto y coma, espacio u otros caracteres especiates, debe colocar el nombre dentro de corchetes. Por ejemplo, si aiade un campo llamado Cctel: 2, necesita mostrarlo en la cuadrcula de diseo como [Cctel: 21. Access le proporciona dos mtodos para adicionar todos los campos de una tabla o consulta. Usted puede seleccionar y arrastrar todos los campos hacia la cuadrcula de diseo como un grupo, o puede seleccionar el asterisco (*) en la lista de campos. Los dos mtodos producen algunas diferencias en las consultas; ellas son: Si arrastra todos los campos como un grupo, slo esos campos sern parte de la consulta. Si usted mas tarde aade un campo a las tablas subyacentes o consultas, o si elimina un campo, tiene que hacer el mismo cambio manualmente en el diseo de su consulta. La seleccin del asterisco (*) en una consulta tiene una ventaja sobre la seleccin de todos los campos. Cuando utiliza el asterisco, los resultados de la consulta incluyen de forma automtica cualquier campo que se haya adjuntado a la tabla o consulta subyacente despus de haberse creado la consulta; y excluye tambin de forma automtica, los campos que se hayan borrado.

Pero, usted no puede utilizar campos especificados por el asterisco para ordenar registros o para definir criterios de seleccin para los datos a ser mostrados y usted debe mostrar todos los campos definidos por el asterisco o ninguno de ellos. Sin embargo, existe una va que permite especificar orden o criterios para campos individuales cuando se usa el asterisco para agregar campos, lo que veremos ms adelante mediante el procedimiento para ocultar campos en una consulta. Para arrastrar todos los campos como un grupo se debe realizar las acciones siguientes: Seleccionar todos los campos de la lista, haciendo doble clic en la barra de ttulo de la lista de campos. Apuntar con el ratn a cualesquiera de los campos seleccionados en la lista de campos y arrastrarlos hacia la cuadrcula de diseo de la consulta. Access ubica cada campo en una celda de la fila Campo en la cuadrcula de diseo. Para agregar todos los campos usando el asterisco se debe ejecutar lo siguiente: Hacer clic en el asterisco que se muestra en la parte superior de la lista de campos y arrastrarlo hacia la cuadrcula de diseo de la consulta, o hacer doble clic sobre el asterisco en la lista de campos. En los dos casos, Access incorpora a la cuadrcula el nombre de la tabla o consulta seguida de un punto y a continuacin el asterisco. Por ejemplo, si los campos que deseamos aadir a la consulta corresponden a la tabla Recetas, al arrastrar el asterisco de la tabla Recetas, se muestra en la celda Campo de la cuadrcula de diseo el texto Recetas.*. Tambin se puede seleccionar el nombre de la tabla o consulta seguido del punto y el asterisco en la lista desplegable de la fila Campo en la cuadrcula de diseo. Es posible introducir un asterisco directamente en una celda en la fila Campo de la cuadrcula de diseo, con slo teclear la primera letra del nombre de la tabla o consulta y automticamente ser completado el nombre de ella seguido del punto y un asterisco. Por ejemplo, en nuestro caso, que hemos agregado a la consulta las tablas Recetas, Variedad y Clasificacin, para aadir todos los campos de la tabla Variedad con slo teclear la letra V, aparece automticamente en la celda de la fila Campo el texto Variedad.*.

5.6. Mostrar nombres de las tablas o consultas en la cuadrcula de diseo

Al aadir campos de varias tablas o consultas a la cuadrcula de diseo, es posible que se desee conocer de qu tabla o consulta procede cada campo presentando los nombres de dichos objetos de la base de datos bajo los nombres de los campos. Para mostrar los nombres de las tablas o consultas en la

cuadrcula de diseo, elija la opcin Nombre de las tablas en el men Ver o en el men contextual de la cuadrcula. Con ello se agrega una fila denominada "Tabla" a la cuadrcula de diseo. Cuando usted arrastre un campo hacia la fila Campo, automticamente el nombre de la tabla o consulta a la que pertenece dicho campo aparece en la fila Tabla. Esta fila aparece de manera implcita cuando usted va a disear una nueva consulta en Access. Tambin se puede personalizar la barra de herramientas, agregndole el botn Nombres de las tablas de la categora Diseo de consultas. Al hacer clic sobre dicho botn se presenta o no en la cuadrcula la fila Tabla, mostrando los nombres de las tablas o consultas a las que pertenecen los campos que han sido aadidos a la cuadrcula. Si usted no desea que la fila Tabla se presente automticamente en la cuadrcula de diseo cada vez que va a crear una consulta o modificar su diseo, en el men Herramientas, en Opciones, haga clic en la pestaa Tabla/Consultas y desmarque la casilla Mostrar los nombres de las tablas.

5.7. Mostrar u ocultar campos en el resultado de una consulta

Al disear su consulta, usted puede decidir no slo el conjunto de registros a ser mostrados en la hoja de datos resultante, sino tambin cuales campos de las tablas o consultas subyacentes desea que sean mostrados. Puede agregar a la cuadrcula de diseo de la consulta un campo que utilice para establecer los criterios o el criterio de ordenacin y, sin embargo, no mostrar los datos de ese campo particular en el resultado de la consulta. Para mostrar u ocultar un campo en el resultado de una consulta haga clic en el cuadro Mostrar de la cuadrcula de diseo para mostrar el campo (aparece marcado) o dejarlo oculto (sin marcar, vaco). Para marcar o desmarcar la casilla en la fila Mostrar de la cuadrcula, usted puede hacer clic dentro o fuera de la casilla en la celda de la fila Mostrar correspondiente al campo. La opcin predeterminada es mostrar todos los campos aadidos a la cuadrcula de diseo de una consulta, pero hay casos en que resulta de mucha utilidad ocultar el campo. Por ejemplo, cuando usted desea recuperar slo los datos de los ccteles de la variedad Frapeado, especificando este criterio en la columna Variedad, no tiene sentido que tambin aparezcan en la hoja de datos resultante de la consulta, pues el campo Variedad tendra el mismo valor para todos los registros de la hoja. Igualmente, el procedimiento de ocultar campos en una consulta permitir ordenar un campo o especificar un criterio para un campo incluido en el asterisco. Cuando cierra una consulta, Access mueve los campos ocultos a las columnas ms a la derecha de la cuadrcula de diseo. En el men Herramientas, en Opciones, pestaa Tablas/Consultas, existe la casilla de verificacin Dar salida a todos los campos, que Access tiene desmarcada de manera implcita, lo cual significa que la hoja de datos de la

consulta muestra nicamente los campos incluidos en la cuadrcula de diseo. Seleccione esta opcin para mostrar todos los campos de las tablas subyacentes en una consulta cuando se ejecute la consulta. Borre esta opcin para mostrar slo los campos incluidos en la cuadrcula de diseo. Esta opcin se aplica nada ms a las nuevas consultas que cree.

5.8. Cambiar el nombre de un campo en una consulta

Puede renombrar un campo de una consulta para describir los datos del campo de forma ms precisa. Esto es particularmente til cuando define un nuevo campo calculado o calcula una suma, un contador, u otro tipo de total en un campo existente. En tales casos, a menos que introduzca un nombre, Access asigna nombres tales como Exprl o, por ejemplo, Cuenta de Recetas. Usted puede decidir, tambin, cambiar el nombre de cualquier campo en la tabla o consulta subyacente, de manera que le resulte ms fcil el anlisis de los datos en la hoja de datos. El nuevo nombre del campo debe seguir las reglas para nombrar objetos. Cambiar el nombre de un campo en la cuadrcula de diseo de la consulta sustituye el nombre del encabezado de la columna en la Hoja de datos de la consulta. Adems, si crea un nuevo objeto -formulario o informe-basado en la consulta, ste utiliza el actual nombre del campo. Por ejemplo, si crea un control para presentar el campo renombrado, el nuevo nombre del campo ser utilizado en el nombre del control y en el ttulo de la etiqueta. Sin embargo, el nombre del campo en la tabla subyacente no cambiar, y tampoco en los formularios o informes basados en la consulta antes de que cambiara el nombre del campo. Si quiere que el nuevo nombre del campo se utilice solamente en las columnas de las hojas de datos o el ttulo de etiquetas en los formularios o informes, puede establecer la propiedad Ttulo del campo, en lugar de renombrar en la cuadrcula de diseo, en cuyo caso se dice que usted le ha cambiado el ttulo al campo en la consulta, lo cual se estudiar ms adelante. Si usted le cambia el nombre a un campo en la cuadrcula que no es un campo calculado, sino un campo heredado de una tabla, el nuevo nombre definido en la cuadrcula de diseo slo ser mostrado en la hoja de datos, si no ha sido aplicada la propiedad Ttulo al campo en el diseo de la tabla, o si no ha sido aplicada la propiedad Ttulo al campo de la consulta, que entonces tendr prioridad sobre el ttulo del campo en la tabla, para mostrar el encabezado de dicho campo en la hoja de datos de la consulta. Para cambiar el nombre de un campo en una consulta coloque el punto de insercin a la izquierda de la primera letra del nombre actual del campo en la cuadrcula de diseo y escriba el nuevo nombre seguido de dos puntos. Por ejemplo, si usted desea cambiar el nombre de Precio por Precio del cctel, el nuevo nombre deber teclearse en la celda como se muestra en la figura 4.16. Tenga en cuenta que el nombre original del campo que sigue a los dos puntos nunca debe ser borrado. Si est cambiando el nombre del campo

Exprl (o Expr2, y as sucesivamente) que Access le asign de forma automtica, cambie slo el nombre, no la expresin que sigue a los dos puntos.

--

- -- - . .- - .--

-. . - .

-- ---

Fig. 4.16 Forma de escribir el cambio de nombre de un campo.

5.9. Ordenar registros en una consulta

Cuando usted ejecuta una consulta y muestra la hoja de datos, resulta ms fcil la interpretacin de los datos cuando estos han sido ordenados. Crear una consulta que ordene los datos puede ser de gran utilidad cuando usted desea mostrar datos ordenados en un formulario, o en un informe. Los criterios de ordenacin se guardan con la consulta. Si basa un nuevo formulario o informe en una consulta que tiene un criterio de ordenacin guardado con ella, el nuevo formulario o informe hereda el criterio de ordenacin. Usted podr ordenar hasta un mhximo de 10 campos en su consulta; para ordenar registros en una consulta realice las acciones siguientes: Para ordenar por ms de un campo, primero coloque los campos de la cuadrcula de diseo en el orden en el que desee que se efecte la ordenacin. Access ordena primero por el campo de ordenacidn situado ms a la izquierda, luego por el siguiente campo a la derecha, y as sucesivamente. Por ejemplo, para ordenar primero por el campo Apellido y luego por el campo Nombre, el campo Apellido debe estar a la izquierda del Nombre en la cuadricula. Haga cIic en la celda Orden de la cuadrcula de diseo del campo por el que quiere que se lleve a cabo la ordenacin; haga clic en la flecha y luego en una opcin: Ascendente o Descendente.

Si lo que desea es quitar un criterio de ordenacin previamente definido, abra la lista desplegable de la celda Orden y escoja la opcin "(sin ordenar)". Para ordenar por campos adicionales se realiza las dos ltimas acciones. Recuerde que si la cuadrcula de diseo contiene el asterisco de la lista de campos, no podr ordenar registros por un campo incluido en un asterisco de la lista de campos, a menos que aada ese campo a la cuadrcula de diseo.

5.10. Introducir criterios en una consulta para recuperar ciertos registros

Los criterios son instrucciones que se utilizan para decirle a Access con qu registros desea trabajar. Puede introducir criterios para uno o ms campos de una consulta. Para especificar criterios en una consulta haga clic en la celda Criterios del campo para el que quiere establecer los criterios. Introduzca la expresin de los criterios escribindola o utilizando el Generador de expresiones. Tenga en cuenta que al usar el Generador de expresiones podr seleccionar los campos directamente en la consulta activa para generar una expresin, slo si antes ha guardado el diseo de la consulta. Para introducir otra expresin en el mismo campo o en otro diferente, muvase a la celda Criterios apropiada e introduzca la expresin. Ejemplos de expresiones de Criterios para realizar tareas especficas en consultas son los siguientes: Se puede usar los comodines * y ? en una expresin para seleccionar nicamente los registros que tengan un patrn especfico: * representa cualquier nmero de caracteres y ? representa un solo carcter. Por ejemplo, la expresin P*, despliega todos los registros cuya primera letra sea P sin importar el nmero de caracteres. La expresin ??GA, despliega todos aquellos registros cuya longitud sea igual a cuatro letras, y las dos ltimas letras sean GA, como podran ser: LIGA, VIGA, etctera. Si no se incluye un operador con la expresin, por defecto se supone el operador =. Para recuperar un rango de registros, utilice el operador Entre...Y o los <= y >=). Por ejemplo, puede operadores de comparacin (<, >, o, buscar recetas creadas antes del 1-Ene-93 o que su precio sea superior a $1.35. Para recuperar registros que no coincidan con un valor en un campo determinado, introduzca una expresin empleando el operador Not. Por ejemplo, puede escribir la expresin Not B* en la celda Criterios del campo Nombre para buscar todas las Recetas cuyos nombres no comiencen por la letra B.

Para recuperar registros que no contienen valores en un campo determinado escriba la expresin EsNulo. Por ejemplo, si desea ver todas las recetas cuyo precio no se ha introducido, escriba Es Nulo en la celda Criterios del campo Precio. Para recuperar registros, salvo los que contienen valores nulos en determinados campos, escriba la expresin Negado Nulo o Es Negado Nulo. Por ejemplo, si desea ver todas las recetas que tienen precios establecidos, escriba Negado Nulo o Es Negado Nulo en la celda Criterios del campo Precio. Para recuperar registros que incluyen un valor de una lista de valores, escriba una expresin que utilice el operador En. Por ejemplo, para buscar variedades situadas en lista como Frapeado o Revuelto, o ambas, escriba la siguiente expresin en la celda Criterios del campo Variedad de la tabla Recetas: En(Frapeado,Revuelto). Esto es equivalente a la expresin Revuelto o Frapeado. Para recuperar registros con la fecha actual, escriba Fecha(), sin espacios entre los parntesis. Por ejemplo, puede buscar todas las recetas que se crearon en la fecha actual, si especifica esta expresin en la celda Criterios del campo Fecha. Al igual que para ordenar campos, no es posible especificar criterios en una consulta para campos incluidos dentro de un asterisco aadido a la cuadrcula de diseo. Veamos a continuacin qu procedimiento propone Access para resolver esta situacin, teniendo en cuenta que el asterisco es la va recomendada para agregar todos los campos de las tablas o consultas subyacentes en su consulta.

5.11. Especificar los criterios o el orden cuando utilice el asterisco en la cuadrcula

Cuando se utiliza el asterisco (*), los resultados de la consulta incluyen de forma automtica cualquier campo que sea aadido a la tabla o consulta subyacente despus de que se haya creado la consulta, y excluyen los campos que hayan sido borrados. No obstante, no se puede ordenar los registros o especificar los criterios de los campos a menos que se siga el procedimiento siguiente: Arrastre el asterisco desde la lista de campos a la fila Campo de la cuadrcula de diseo. Agregue los campos que desee ordenar o para los cuales desea establecer criterios, arrastrndolos desde la lista de campos hasta la fila Campo (es decir, agregndolos a la cuadrcula). Seleccione un criterio de ordenacin en la celda Orden de los campos que desee ordenar. Introduzca los criterios en la fila Criterios de los campos apropiados.

La hoja de datos resultante de una consulta de seleccin, generalmente es una hoja de datos actualizable, tambin denominada "hoja de respuestas dinmica". Cuando el resultado de ejecutar su consulta de seleccin es un conjunto de registros actualizables, Access actualiza los datos en las tablas subyacentes cuando se efectan cambios en la hoja de datos de la consulta. La consulta siempre se ejecutar sobre las tablas activas o actualizadas hasta ese momento. Los cambios realizados en el diseo de la hoja de datos de una tabla no afectan el diseo de la hoja de datos de una consulta o formulario basado en esa tabla. Por ejemplo, ocultar una columna en la hoja de datos de una tabla no oculta la misma columna en la hoja de datos de una consulta basada en esa tabla. La hoja de datos resultante de una consulta de seleccin podr incluir hasta 255 campos y tendr un tamao mximo de 1 gigabyte. Cuando usted ejecuta una consulta, ya sea de seleccin, de referencias cruzadas o de accin, puede detener la ejecucin de ella si presiona la combinacin de teclas Ctrl+Break.

6. Realizar clculos en una consulta

Existen muchos tipos de clculos que se pueden llevar a cabo en una consulta. Por ejemplo, es posible calcular la suma o promedio de los valores de un campo, multiplicar los valores de dos campos o calcular la fecha de cinco meses antes a partir de la fecha actual. Cuando se muestran los resultados de un clculo en un campo, estos no se guardan realmente en la tabla subyacente. En su lugar, Access ejecuta de nuevo los clculos cada vez que ejecuta la consulta, de forma que los resultados siempre se basan sobre los datos ms actuales de la base de datos. Por tanto, no es posible actualizar de forma manual los resultados calculados. Es permisible presentar en un campo los resultados de estos tipos de clculos: Un clculo personalizado para llevar a cabo en cada campo clculos numricos, de fechas y de texto utilizando los datos de uno o ms campos. Por ejemplo, con un clculo personalizado, se puede multiplicar los valores de un campo por determinada cantidad, encontrar la diferencia entre dos campos de fecha, combinar varios valores de un campo Texto o crear subconsultas. La subconsulta no es ms que una instruccin SELECT de SQL dentro de otra consulta de accin o de seleccin. Es factible utilizar una subconsulta como una expresin en una celda de campo o para definir un criterio para un campo. Para obtener clculos personalizados, se necesita crear un nuevo campo calculado directamente en la cuadrcula de diseo. Un campo calculado es un campo definido en una consulta que presenta el resultado de una expresin en

lugar de datos almacenados. El resultado vara cada vez que cambia algn valor en la expresin. Clculos predefinidos, llamados totales, para calcular valores totalizados a partir de grupos de registros o a partir de todos los registros combinados en una consulta: suma, promedio, cuenta, mnimo, mximo, desviacin estndar o varianza. En lugar de presentar los resultados del clculo en una columna de la consulta, tambin es posible utilizarlos: Como criterios para determinar los registros que selecciona la consulta o para determinar sobre qu registros llevar a cabo una accin. Por ejemplo, es factible especificar la expresin siguiente: Entre Fecha() Y AgregFecha ("mV,6,Fecha()) en la fila Criterios del campo Fecha de la tabla Recetas para decir a la consulta que devuelva slo los registros cuyo valor en el campo Fecha se encuentre entre la fecha actual y seis meses a partir de la fecha actual. Para actualizar los datos desde una consulta de actualizacin (cuyas expresiones son tratadas ms adelante).

6.1. Crear un campo calculado para clculos personalizados de una consulta

Se puede crear un nuevo campo que muestre los resultados de un clculo que se ha definido con una expresin; digamos que se desea mostrar una columna con los precios de cada cctel aumentados en $1.25; para ello realice lo siguiente: En la consulta que tiene definida (ConsultaEstudioVariedad),sitese en una fila de Campo vaca y haga clic sobre ella; en el botn de flecha de la derecha haga clic y de la lista de campos que aparece seleccione Precio y agregue a continuacin el signo de sumar y el valor que desea sumar ($1.25); lo que ha realizado es introducir una expresin en una celda vaca de la fila Campo. Despus de presionar la tecla Enter o moverse a otra celda, Access introduce el nombre ExprN para el campo, donde N es un entero aumentado para cada campo de expresin nuevo en la consulta. El nombre aparece delante de la expresin y va seguido de dos puntos. En una hoja de datos, este nombre es el encabezado de columna. Puede cambiar el nombre del campo a un nombre ms descriptivo, como Precio aumentado; realcelo. Tambin puede utilizar el Generador de expresiones; para ello haga clic con el botn secundario del ratn en la celda vaca de la cuadrcula, en la fila Campo, donde situar la columna calculada y seleccione el Generador de expresiones en el men contextual. La forma de proceder con este generador lo puede consultar en el Apndice 4.

Si los campos que va a usar en el campo calculado, existen en las listas de campos de la consulta, pero no han sido arrastrados a la cuadrcula de diseo, para utilizarlos en la generacin de una expresin mediante el Generador de expresiones, deber seleccionarlos directamente de las tablas o consultas subyacentes, pues no han sido incluidos como campos de la consulta. En general, se puede definir campos calculados en una consulta para: Realizar clculos numricos y de fechas. Combinar varios valores en un campo Texto. Realizar clculos de totales usando mltiples funciones agregadas, cuando se utiliza la fila Total de la cuadrcula de diseo, procedimiento que podr encontrar explicado ms adelante. Si existen nombres de campos que participen en la expresin de un campo calculado, los campos debern estar en una de las tablas agregadas a la consulta, a menos que se est usando la funcin de dominio agregado Dbsq (las funciones de dominio agregado son tratadas ms adelante). Sin embargo, no es necesario que arrastre los campos a la cuadrcula de diseo. Es posible ordenar los campos calculados, especificar criterios para ellos, establecer las propiedades para el campo, tales como el Formato (que se explica en el acpite Propiedades de la consulta) y calcular totales como para otros campos. No es permisible agregar ni editar datos en un campo calculado de la hoja de datos. Si usted actualiza valores en campos utilizados en la expresin, Access actualiza los valores del campo calculado automticamente. Para ver toda una expresin sin desplazarse, presione las teclas Mays+F2 para mostrar el cuadro Ampliar.

6.2. Calcular totales en una consulta

En una consulta se pueden calcular totales para todos los registros o para un grupo de registros. Para ello usted podr utilizar las vas siguientes: Mediante la fila Total de la cuadrcula de diseo. Mediante el Asistente para consultas sencillas, pero si desea agregar criterios, debe utilizar la cuadrcula de diseo de la consulta. Analicemos a continuacin cmo calcular totales para todos o varios registros en una consulta, mediante la fila Total de la cuadrcula en la vista de diseo de la consulta; para ello realice: En la vista de diseo de la consulta, cree una consulta de seleccin. Aada las tablas cuyos registros quiera utilizar en el clculo y luego los campos sobre los que quiera llevar a cabo los clculos y especifique los criterios. Para mostrar la fila Total en la cuadrcula de diseo, haga clic en el botn Totales (el que tiene el smbolo de sumatoria) de la barra de

herramientas, o elija la opcin Totales en el men Ver o en el men contextual de la cuadrcula cuando usted hace clic con el botn secundario del ratn sobre ella. Access presenta la fila Total de la cuadrcula de diseo. Si desea que la consulta realice los clculos agrupando los registros, en el campo o campos por los que quiera agrupar, seleccione Agrupar por, en la celda Total. La opcin Agrupar por, es la que aparece seleccionada de forma implcita para los campos de su consulta cuando usted agrega la fila Total, pero slo se debe utilizar cuando usted desea obtener totales sobre grupos de registros de una consulta. Los campos por los que va a agrupar deben ser ubicados de izquierda a derecha en la cuadrcula de diseo (del primer al ltimo nivel de agrupamiento) y, por lo general, deben ser los primeros campos mostrados en la cuadrcula (siempre que desee que stos sean mostrados). Por cada campo de la cuadrcula de diseo, haga clic en su celda de la fila Total, y luego haga clic en una de las nueve funciones agregadas que se muestran en la lista de la celda Total, que son las siguientes: Suma, Promedio, Mn, Mx, Cuenta, DesvEst, Var, Primero y ltimo (para conocer acerca de las funciones agregadas vea el acpite: Uso de las funciones agregadas para el clculo de totales en consultas). Si en la consulta desea usar un campo calculado, donde intervienen una o ms funciones agregadas, deber entonces hacer uso de la opcin Expresin. Usted puede establecer criterios para los campos a totalizar (ya sea aquellos que se utilizan para agrupar o a los que se aplica una funcin agregada), estableciendo una expresin en la celda Criterios del campo. Pero tambin puede establecer criterios en la celda Criterios, para limitar los clculos por un campo que no desea totalizar o que no utiliza para Agrupar, seleccionando la opcin Dnde en la lista desplegable de la fila Total para dicho campo. Al seleccionar la opcin Dnde, automticamente se desmarca la casilla Mostrar para el campo. Si lo desea, ordene los resultados y pase a la hoja de datos para visualizar los resultados de su consulta.

6.3. Uso de las funciones agregadas para el clculo de totales en consultas

De las 12 opciones de la fila Total de la cuadrcula de diseo de la consulta, nueve son funciones agregadas y se explican en la tabla 4.1. Las restantes opciones que despliega la lista de la fila Total se muestran en la tabla 4.2. Cuando un campo no contiene ningn valor, contiene un valor nulo o, en el caso de los campos Texto o Memo, un valor nulo o una cadena de longitud

cero. Si existieran valores nulos en un campo, podran afectar los resultados de la consulta. Las funciones agregadas no incluirn registros que contengan valores en blanco (Null) en sus clculos. Por ejemplo, la funcin Cuenta devuelve la suma de todos los registros sin incluir valores Null. TABLA 4.1 Funciones agregadas
(~eleccioneI Para buscar el

Use con estos tipos de datos de campo

Proniedio

Mx Zuenta

ksvEst Var

lPrmm I
ltimo

Numrico, FechdHora, Moneda y Autonemerico Promedio de los vabres en ur Numrico, FechdHora, Moneda y Autondrico El nienor valor de un campo Texto, Numrico, Fecha/Hora, Moneda y Autonumrico El valor myor de un campo Texto, Numrico, FechdHora, Moneda y Autornnririco Nmero de valores en un Texto, Memo, Numrico, Fecha/Hora, Moneda. campo sin contar los valores Autonumrico, SUNo y Objeto OLE nulos (vacos) N d r i c o , FechdHora, Moneda y Desviacin estndar de b s vabres de un campo Autodrico Varianza de los vabres de un Numrico, FechalHora, Moneda y campo Autonumrico El prrier valor de un campo Texto, Memo, Numrico, FechdHora, Moneda Autonumrko. SUNo v Obieto OLE El iiltimo valor de un campo Texto, Memo, Numrico, FechdHora, Moneda Autonumrico, SUNo y Objeto OLE

Total de b s valores en un

TABLA 4.2 Opciones de la lista de la fila Total

1 Sebccione 1
Agrupar por

Para

Deinir los grupos para b s que desea realizar los clculos. Por ejempb, para mostrar h s ventas totales por categora, seleccione Agrupar por para el campo NombreCategoria Crear un campo calculado que incluya uria finicin agregada en su expresin Nomrahnente crear un campo calculado cuando desee utihzar mitples funciones en una expresin Especitkar los criterios de un campo que no est utkando para deinir b s grupos. Si selecciona esta opcin para un campo, Access o c u h el campo en los resdados de h consulta desactivando h casiIh de verifkacin Mostrar

Expresin

rel

7. Establecer propiedades para una consulta, sus campos o sus listas de campos
Al igual que en las tablas, es posible establecer propiedades para las consultas, para las listas de campos de las consultas y para los campos que hayan sido agregados a las cuadrculas de diseo de las consultas. Para establecer propiedades en una consulta usted debe proceder de la forma siguiente: En la vista de diseo, seleccione el campo, la lista de campos o la consulta, segn desee definir o analizar sus propiedades. Para seleccionar un campo, haga clic en una de las celdas de la columna de la cuadrcula correspondiente al campo. Para seleccionar una lista de campos, haga clic en cualquier punto de la lista. Para seleccionar la consulta completa, haga clic en cualquier parte de la vista de diseo de la consulta, excepto en la cuadrcula de diseo y en las listas de campos. Una vez hecha la seleccin correspondiente, usted podr abrir la hoja de propiedades eligiendo la opcin Propiedades del men Ver o haciendo clic en el botn Propiedades de la barra de herramientas Diseo de la consulta. Tambin puede elegir la opcin Propiedades en el Men contextual de la consulta (clic derecho sobre cualquier parte de la ventana de diseo de la consulta, excepto en la cuadrcula y en las listas de campos), de la lista de campos o de la columna de la cuadrcula correspondiente al campo, con lo cual se mostrar la hoja de propiedades del objeto seleccionado. Esta hoja de propiedades se muestra en la figura 4.17. Usted tambin puede acceder directamente a la hoja de propiedades de la consulta, haciendo doble clic en el rea gris de la parte superior de la ventana de diseo de la consulta (donde se ubican las listas de campos). En la hoja de propiedades, haga clic en la propiedad que desee establecer. Si aparece una flecha en el cuadro de propiedades, haga clic en la flecha y haga clic en un valor de la lista. Si aparece un botn Generar (botn con tres puntos) al lado del cuadro de propiedades, haga clic sobre l para mostrar un generador. Si no aparece nada en el cuadro de la propiedad, ello le indica que usted puede escribir una configuracin o expresin en el cuadro de propiedades. Si necesita ms espacio para introducir o editar la configuracin de una propiedad, presione Mays+F2 para abrir el cuadro Ampliar. Cuando se hace clic en una propiedad de la hoja de propiedades, se muestra una breve descripcin de la propiedad en la barra de estado. Para obtener ms informacin sobre las propiedades y sus configuraciones, haga clic en la propiedad y presione F1. Las propiedades de las consultas determinan su comportamiento como un todo. Por ejemplo, se puede establecer una propiedad para hacer que una consulta no devuelva valores duplicados.

Fig. 4.17 Cuadro de dilogo Propiedades.

Las propiedades de las listas de campos afectan a una de las listas de campos (de tablas o consultas) de la consulta. Por ejemplo, se puede establecer una propiedad para especificar un nombre personalizado para una lista de campos. Las propiedades de campo afectan a las caractersticas de los campos agregados a la cuadrcula. Por ejemplo, es posible establecer una propiedad para mostrar los valores de un campo como moneda. Las propiedades establecidas afectarn a todos los valores de ese campo. Usted puede establecer propiedades para todos los campos, con excepcin del campo asterisco (*) y de los campos cuya casilla Mostrar no est seleccionada.

7.1. Propiedades de la consulta

Cada consulta incluye las configuraciones de las propiedades que se pueden cambiar para alterar la forma en que se comporta la consulta y cmo aparecen los resultados de ella. Como se observa en la figura 4.17, la hoja de propiedades de la consulta contiene una pestaa General, que posee los cuadros para establecer cada una de las propiedades cuyas caractersticas se describen a continuacin.

7.1.1. Descripcin
Utilice la propiedad Descripcin para brindar informacin acerca de la consulta; puede tener hasta 255 caracteres de longitud. Esta descripcin de la consulta es la que se muestra en la columna Descripcin de la vista de ver Detalles de la carpeta Consultas de la ventana Base de datos, cuando hacemos clic en la opci6n Detalles del men Ver o en el botbn Detalle de la barra de herramientas de la ventana Base de datos.

7.7.2.Dar salida a todos los campos

Esta propiedad se aplica a consultas de seleccin, de datos aadidos y de creacin de tablas. Especifica si se deben mostrar todos los campos de las tablas en las que se basa una consulta en el modo de presentacin Hoja de datos y en la lista de campos de un formulario o informe; o si por el contrario, la salida se debe limitar a los campos que tengan seleccionada la casilla Mostrar en la cuadrcula de diseo. Los valores posibles son: S, para presentar todos los campos de las tablas subyacentes, y No (predeterminada) para presentar slo los campos cuya casilla Mostrar est seleccionada en la cuadrcula de diseo. Establezca S en la propiedad si va a utilizar la consulta como base de un formulario o informe y desea presentar todos los campos de todas las tablas en las que se basa la consulta en la lista de campos del formulario o informe. Cuando establezca S en la propiedad, los nicos campos que tiene que incluir en la cuadrcula de diseo son los que desee ordenar y aquellos para los que desee especificar criterios. Si usted desea cambiar el valor predeterminado de la propiedad para las nuevas consultas debe seguir el procedimiento que se describe a continuacin: En el men Herramientas, haga clic en Opciones y haga clic en la pestaa Tablas/Consultas; seleccione o desactive la casilla de verificacin Dar salida a todos los campos. Esta opcin determina si el resultado de la consulta incluir automticamente todos los campos de las tablas o consultas base (sin agregarlos a la cuadrcula de diseo) o slo los campos que agregue a la cuadrcula de diseo. El cambio de esta opcin slo afecta a la configuracin de propiedades de las consultas nuevas que cree, no de las existentes.

Z 1.3. Valores superiores

Esta propiedad se aplica a consultas de seleccin, de datos aadidos y de creacin de tablas. Especifica cuntos valores de los ms altos o de los ms bajos debe devolver la consulta. La configuracin de la propiedad es un entero o un porcentaje. Por ejemplo, para mostrar los 10 valores superiores de un campo, escriba 10 en el cuadro de la propiedad Valores superiores. Establecer esta propiedad es equivalente a establecer un valor en el cuadro Valores superiores de la barra de herramientas de la consulta. Cuando usted establece un valor en dicho cuadro se actualiza de inmediato la propiedad Valores superiores en la hoja de propiedades de la consulta, y viceversa. Por tanto, el procedimiento descrito a continuacin es totalmente vlido cuando se desea definir el valor en la propiedad Valores superiores de la consulta.

En la vista de diseo de la consulta, agregue a la cuadrcula de diseo los campos que desee mostrar en el resultado de la consulta, incluyendo el campo del que desea mostrar los valores superiores. En la celda Ordenar del campo del que desea mostrar los valores superiores, haga clic en Descendente para mostrar los valores mayores o Ascendente para mostrar los valores menores. Si ha ordenado otros campos en la cuadrcula de diseo de la consulta, dichos campos deben estar a la derecha del campo donde desea obtener valores superiores. Haga clic en la flecha del cuadro Valores superiores de la barra de herraa figura 4.18 mientas para seleccionar uno de los valores de la lista. L muestra este cuadro desplegado. El valor predeterminado del cuadro combinado y, por ende, de la propiedad Valores Superiores es Todo, que significa que la consulta mostrarh todos los registros en la hoja de datos. Usted tambin puede teclear un valor directamente en el cuadro de texto del cuadro combinado, especificando el entero o porcentaje de valores mayores o menores que desea que muestre el resultado de la consulta. Recuerde que para mostrar un porcentaje debe escribir el nmero seguido del signo de porcentaje. Para ver el resultado de la consulta, conrnute a la hoja de datos.

Clasificacin ~aractersitkz Vanedad

Campo: Tabla: Total: Orhn:

Mostrm:
0:

Fig. 4.18 Vista que muestra el cuadro de seleccin, para escoger la cantidad de registros a mostrar.

Si se especifica que sean devueltos un nmero determinado de registros, tambin se devuelven todos los registros con valores que coincidan con el valor del ltimo registro. Para obtener los valores ms altos o ms bajos sin que aparezcan valores duplicados, establezca S en la propiedad Valores nicos.

7.1.4. Valores nicos

Esta propiedad se aplica a consultas de seleccin, de datos aadidos y de creacin de tablas. Puede utilizar esta propiedad cuando desee omitir registros que contienen datos duplicados en los campos presentados en la hoja de datos de la consulta. Por ejemplo, si la salida de una consulta incluye ms de un campo, la combinacin del valor de todos los campos debe ser nica para que un registro dado sea incluido en el resultado. Las configuraciones posibles de la propiedad son: S, muestra solamente los registros en los que los valores de todos los campos presentes en la hoja de datos son nicos. No (predeterminada), muestra todos los registros. Cuando establece la propiedad como S, el resultado de la consulta no es actualizable y no reflejar los cambios posteriores hechos por otros usuarios. Las propiedades Valores nicos y Registros nicos estn relacionadas, puesto que solamente una de ellas puede tener el valor S al mismo tiempo. Cuando se establece la propiedad Valores nicos como S, por ejemplo, se establece automticamente la propiedad Registros nicos como No. Sin embargo, ambas propiedades pueden establecerse como No. Cuando este es el caso, todos los registros son devueltos.

7.1.5. Registros nicos

Se aplica a todas las consultas que estudiaremos, excepto a las de tablas de referencias cruzadas. Puede utilizar esta propiedad para especificar si desea que slo sean devueltos los registros nicos basados en todos los campos del origen de datos subyacentes, no slo en aquellos campos presentes en la propia consulta. Las configuraciones posibles de la propiedad son: S (predeterminada), y no se devuelven los registros duplicados. No, se devuelven los registros duplicados. La propiedad Registros nicos puede utilizarla cuando desee omitir datos de registros duplicados enteros y no slo de campos duplicados. Access considera que un registro es nico mientras el valor de un campo del registro difiera del valor del mismo campo de otro registro. La propiedad Registros nicos slo tiene efecto cuando se usa ms de una tabla en la consulta y se seleccionan campos de las tablas utilizadas en la consulta. La propiedad Registros nicos es ignorada si la consulta slo incluye una tabla.

7.7.6. Permisos de ejecucin

Esta propiedad se aplica a todas las consultas de seleccin, tablas de referencias cruzadas y de acciones. En un entorno multiusuario con un grupo de trabajo asegurado, especifica si concede o no autorizacin a los usuarios que tienen restringido el acceso a las tablas subyacentes de la consulta para examinar los datos de sta. Se conoce como grupo de trabajo asegurado a un grupo de trabajo de Access, en el que los usuarios se registran con un nombre de usuario y una contrasea y en el que el acceso a los objetos de la base de datos est restringido de acuerdo con las autorizaciones especificadas para los usuarios. En los captulos siguientes se ampliar este tema. Lo anterior le permite visualizar una consulta o ejecutar una consulta de accin, que en cualquier otro caso no tendra permiso para ejecutar. Por ejemplo, como usuario, puede tener slo permiso de lectura para las consultas, mientras que el propietario de las consultas tiene permiso de lectura/escritura. Si el propietario del conjunto establece la propiedad Permisos de ejecucin para especificar los permisos del propietario, puede ejecutar una consulta de datos aadidos para adjuntar registros a una tabla. Las configuraciones posibles de la propiedad son: Del propiehio, donde todos los usuarios tienen las autorizaciones del propietario para ver o ejecutar la consulta. Del usuario (predeterminada),donde los usuarios tienen slo sus propias autorizaciones para ver o ejecutar la consulta. Puede cambiar los permisos predeterminados que permiten a otros usuarios ver los datos que devuelven las consultas o, en el caso de consultas de accin, ejecutar las consultas, aunque tengan restringido el acceso a ver la tabla o consulta base. Para cambiar los valores predeterminados de la propiedad Permisos de ejecucin, realice lo sig+uiente: En el men Herramientas, haga clic en Opciones y luego haga clic en la ficha Tablas/Consultas. Haga clic en la opcin Permisos de ejecucin que desee utilizar. Si selecciona Del propietario, todos los usuarios tienen la autorizacin del propietario para ver o ejecutar la consulta. Slo el propietario de la consulta puede guardar los cambios realizados en la consulta. Nadie puede cambiar la propiedad de la consulta. Si selecciona Del usuario, tiene efecto, en su lugar, la autorizacin definida para esta clasificacin y cualquier usuario con la autorizacin Administrador para la consulta puede cambiar su propiedad.

7 . 7.7. Base de datos de origen y Cadena de conexin

de origen
Estas propiedades se aplican a las consultas de seleccin, de tablas de referencias cruzadas y de acciones. Usted puede utilizarlas para acceder a datos externos cuando no se puedan vincular las tablas externas a su base de datos.

Cadena de conexin de origen, especifica el nombre de la aplicacin utilizada para crear una base de datos externa. Base de datos de origen, especifica la base de datos externa en la que residen todas las tablas o consultas de entrada de una consulta. Las configuraciones de ambas propiedades son cadenas. Para una base de datos de Access, el valor de la propiedad Base de datos de origen es la ruta de acceso y el nombre de la base de datos (por ejemplo, C:\Cocteles\Recetas). Access agrega la extensin de nombre de archivo automticamente. La propiedad Cadena de conexin del origen no tiene un valor para una base de datos de Access. Para una base de datos creada por un producto como Paradox, el valor de la propiedad Base de datos de origen es la ruta de acceso (por ejemplo, C:\Pdoxdata). El valor de la propiedad Cadena de conexin del origen es el especificador del tipo de base de datos (por ejemplo, Paradox 3.x;). Para una base de datos con Conectividad Abierta de Bases de Datos (ODBC), la configuracin de la propiedad Cadena de conexin del origen es el nombre de la base de datos origen y cualquier otra informacin necesaria para el producto, como por ejemplo, un nombre de inicio de sesin (ID) y una contrasea. La propiedad BaseDeDatosOrigen no tiene valores en una base de datos ODBC.

7.7.8.Bloqueos delregistro
Se aplica a consultas de seleccin, de tablas de referencias cruzadas y de acciones. Determina si los registros de una consulta (normalmente una consulta de acciones de una base de datos multiusuario) se bloquearn mientras se ejecuta la consulta. Bloqueado es la condicin de un registro, conjunto de registros o base de datos que hace que sea de slo lectura para todos los usuarios, excepto para el que introduce datos en l o ejecuta una accin sobre ellos, como es el caso de la consulta. Las configuraciones de la propiedad son: Sin bloquear, es la predeterminada, donde ningn registro queda bloqueado mientras se ejecuta la consulta. Todos los registros, donde todos los registros de la tabla o consulta subyacente quedan bloqueados mientras se ejecuta la consulta. Aunque los usuarios puedan leer los registros, nadie puede agregar, eliminar ni editar ningn registro hasta que la consulta haya terminado de ejecutarse. Registro modificado, donde solamente una persona puede editar un registro en un momento determinado. Utilice el valor Todos los registros cuando necesite garantizar que no se realicen cambios en los datos una vez que empiece a ejecutar una consulta de actualizacin, de datos aadidos, de eliminacin o de creacin de tabla.

Z1.9. /nten/a/oODBC
Puede utilizar la propiedad Jhtervalo ODBC para especificar el nmero de segundos que Access debe esperar antes de que se produzca un error de tiempo de espera cuando se ejecute una consulta en una base de datos de Conectividad abierta de base de datos ODBC, que no es ms que un protocolo estndar para servidores de datos SQL. Se aplica a todo tipo de consultas y es un valor entero que representa el nmero de segundos que espera Access. El valor predeterminado es 60. La configuracin de esta propiedad es de lecturalescritura. Cuando se utiliza una base de datos ODBC, tal como SQL Server, podrn producirse retrasos a causa del trfico de la red o al uso intensivo del servidor ODBC. En lugar de esperar indefinidamente, puede especificar el intervalo que desea esperar antes de que se produzca un error. Cuando se establece en cero, no hay intervalo.

Z 1.10. Filtro
Esta propiedad se puede utilizar para especificar que se muestre un subconjunto de registros, cuando se aplica un filtro a una consulta. La propiedad Filtro es una expresin de cadena, que usted puede teclear directamente en el cuadro Filtro de la hoja de propiedades de la consulta o que ser generada de forma automtica cuando usted aplica un filtro (por seleccin, por formulario o de ordenavanzado) en la hoja de datos de la consulta. Para trabajar con la propiedad Filtro usted deber tener en cuenta lo siguiente: Puede utilizar la propiedad Filtro para guardar un filtro y aplicarlo en algn momento posterior.Los filtros son guardados con los objetos en los que son creados. Cuando se abre el objeto son cargados automticamente, aunque no son aplicados de esa forma. Para aplicar un filtro guardado en una consulta puede hacer clic en el botn Aplicar filtro en la barra de herramientas o hacer clic en Aplicar Filtrolordenar en el men Registros. El estado del botn Aplicar filtro indica el estado de la propiedad Filtro. El botn permanece desactivado hasta que haya un filtro para aplicar. Si en la actualidad se est aplicando un filtro, el botn Aplicar filtro aparecer presionado. La propiedad Filtro se actualizar cada vez que usted aplique un nuevo filtro a su hoja de datos, o simplemente cuando modifique o borre directamente la expresin para el filtro en la hoja de propiedades de la consulta. Cuando usted guarde la consulta, ser guardada con el ltimo filtro aplicado, cuya expresin ha sido tambin establecida en la propiedad Filtro.

Por ejemplo, abra la consulta que cre anteriormente y que nombr ConsultaEstudioVariedad en la hoja de datos, haga clic en el trmino Revuelto de cualquier registro en la columna Variedad y aplique un filtro por seleccin (en el men Registro elija la opcin Filtro por seleccin); ver que automticamente se pasa a una hoja de datos que contiene slo los registros que pertenecen a la variedad Revuelto. Cuando usted conmute a la vista de diseo de la consulta y abra su hoja de propiedades, ver que en la propiedad Filtro se ha generado de forma automtica la expresin siguiente:

(ConsultaEstudioVariedad.Descripcin="Revuelto")AND (ConsultaEstudioVariedad.Descripcin="Revuelto~~) AND (ConsultaEstudioVariedad.Descripcin="Revuelto").

Si ahora usted guarda la consulta con las modificaciones de diseo y vuelve a abrirla en Vista Hoja de datos, podr observar que el filtro no se carga automticamente, pues se han mostrado todos los registros de la consulta; pero si usted aplica el filtro (opcin Aplicar filtro u ordenar del men Registro), entonces se mostrarn de inmediato en la hoja de datos slo los registros para los que la Variedad es igual al valor Revuelto. Igualmente, si usted modifica el contenido actual de la propiedad Filtro y teclea directamente la expresin: (Precio= 2.50) y aplica el filtro en la hoja de datos de la consulta, de inmediato se mostrarn slo aquellos registros para los que el precio del cctel sea igual a $2.50.

7.7.7 7. Ordenar por

Puede utilizar la propiedad Ordenar por para especificar cmo quiere ordenar los registros en una consulta; es una expresin de cadena que representa el nombre del campo o campos sobre los que quiere ordenar los registros. Cuando se utiliza ms de un nombre de campo, separe los nombres con una coma (,). Cuando se establece la propiedad introduciendo uno o ms nombres de campos, los registros sern ordenados en orden ascendente. Si desea ordenar los registros en orden descendente, escriba DESC al final de la expresin de cadena. Por ejemplo, para ordenar los registros de recetas en orden descendente por el nombre de la receta, escriba en la propiedad Ordenar por: Nombre DESC. Usted puede teclear directamente en la propiedad la expresin que indica el campo y la forma en que se va a ordenar o Access la genera de forma automtica cuando establece un orden (ascendente o descendente) por las vas existentes, para realizar esta operacin, en la hoja de datos de la consulta, haga clic en el campo que desea ordenar y, en el men Registro, en la opcin Ordenar elija Ascendente o Descendente. La propiedad Ordenar por tiene prioridad sobre cualquier criterio de ordenamiento que usted haya definido previamente en la cuadrcula de diseo de la consulta.

Por ejemplo, si usted abre la consulta ConsultaEstudioVariedaden la hoja de datos y ordena los registros por el campo Precio, en orden descendente, todos los registros son ordenados de acuerdo al valor del campo Precio que no tena definido ningn criterio de ordenamiento y ni siquiera es el campo ms a la izquierda de la cuadrcula. De la misma forma, si una vez aplicado este ordenamiento usted conmuta a la vista de diseo de la consulta, observar que en la propiedad Ordenar por ha sido establecida la expresin: Precio DESC. Ello significa que mientras este valor est establecida en la propiedad, los registros de la consulta sern ordenados en la hoja de datos de acuerdo al valor del campo Precio descendentemente. El valor de la propiedad se mantiene inalterable hasta tanto usted aplique otro orden en la hoja de datos (en cuyo caso la propiedad se actualiza de forma automtica), hasta que usted edite directamente la expresin definida para la propiedad (borrando o editando la existente) o cuando usted realice alguna modificacin en la cuadrcula de diseo. Por ejemplo, teclee en la propiedad Ordenar por, la expresin: Nombre, Precio. Esta expresin significa que en la hoja de datos los registros sern ordenados primero de acuerdo con el valor del Nombre, y dentro del Nombre, de acuerdo con el Precio de los ccteles y en ambos casos, el ordenamiento es ascendente, que es el que se considera por omisin cuando no se hace ninguna especificacin adems del campo. Cuando usted teclea directamente la expresin para establecer la propiedad, no es imprescindible que teclee el nombre de la consulta seguido de un punto delante de cada campo por el que se va a ordenar. Si usted cierra la consulta y guarda las modificaciones de diseo, cuando abra nuevamente la consulta en la hoja de datos, esta mostrar ordenados los registros tal y como se especifica en la propiedad Ordenar por, a diferencia de la propiedad Filtro que no se carga de forma automtica. Cuando se crea un nuevo objeto, este hereda las propiedades Filtro y Ordenar por de la consulta desde donde fue creado.

7.2. Propiedades de la lista de campos

Abra la consulta que tiene creada con el nombre ConsultaEstudioVariedad en la vista de diseo. Si usted hace clic con el botn secundario del ratn en cualquier punto de la lista de campos de la tabla Variedad o de cualquier otra tabla y elige la opcin Propiedades, se abrir la hoja de propiedades que se muestra en la figura 4.19.

7.2.7. Alias
La propiedad Alias se aplica slo a tablas o consultas cuando son utilizadas como origen de datos de una consulta. Permite especificar, mediante una expresin de cadena, un nombre personalizado a una tabla o consulta de entrada cuando utiliza la misma tabla ms de una vez en la misma consulta,

\rkrnhia

A
Descripcin am$ CIanficacGn Caracterkttica Vanedad Variedad empliada Recomendado
nrim

1
I

Precio

Clariicaci6n
Caractersia

IVartecIad Variedad amplada

C m w : Nombre
Tabla: Recetas Orden: Mostrar: Criterios:

Descripcin Variedad

Descripcin ampliad. Variedad

E l

Fig. 4.20 Ejemplo del empleo de la propiedad Alias.

Utilizar la propiedad Origen para acceder a datos externos es equivalente a vincular una tabla, slo que vincular es ms eficiente. La propiedad Origen nada ms debe usarse cuando no le sea posible vincular las tablas. Esta propiedad ser configurada tal y como fue explicado para la propiedad Base de datos de origen de la consulta. Cuando todas las tablas de entrada de una consiilta provienen de la misma base de datos externa, utilice las propiedades de la consulta Cadena de conexin del origen y Base de datos de origen, en lugar de establecer la propiedad Origen de cada tabla o consulta de entrada.

7.3. Propiedades de los campos

Si usted hace clic en la celda de la fila Campos, por ejemplo, correspondiente al campo Nombre de la consulta (ConsultaEstudioVariedad), y hace clic en el botn Propiedades de la barra de herramientas o hace clic con el botn secundario del ratn en el campo y elige la opcin Propiedades del men contextual que surge, aparecer la hoja de propiedades que se muestra en la figura 4.2 1. Como se observa en la figura 4.2 1, la hoja de propiedades de los campos esta compuesta por las pestaas General y Bsqueda, y al igual que en las tablas, las propiedades mostradas pueden variar en ambas pestaias de acuerdo con el tipo de datos que almacena el campo seleccionado en la tabla subyacente. Por ejemplo, como el campo Nombre de la tabla Recetas es de tipo Texto, en su hoja d e propiedades no se incluye la propiedad Lugares decimales.

Desua Fonnralo,......, Mscara de entrada

........ ........ T a u k . .................

.

. . . . . . . . . m . . . .

- -

-- -- -- -

- -

Fig. 4.2 1 Hoja de propiedades del campo.

Para que se muestre la hoja de propiedades de un campo en la consulta, ste no puede estar oculto, pues en lugar de mostrarse la hoja de propiedades deseada se muestra la de la consulta. A continuacidn se analizar cmo establecer las propiedades de los campos aadidos a una consulta.

Z 3.7. Descripcin
Tiene el mismo comportamiento que la propiedad Descripcin para toda la consulta, a diferencia de que en este caso slo brindar informacin acerca de uno de los campos de la consulta. La longitud mxima de la descripcin es de 255 caracteres. Si crea controles arrastrando un campo de la lista de campos en un formulario, Access copia la propiedad Descripcin del campo en la propiedad Texto de la barra de estado del control.

Z3 . 2 .Formato
Aunque podra definir el formato predeterminado para los valores de un campo en la vista de diseo de la tabla, podra desear dar formato al mismo campo de otra forma cuando lo utiliza en una consulta determinada. Por ejemplo, podra desear basar un informe en una consulta o tener que imprimir los valores del campo de forma diferente en el informe. Asimismo, en el caso de un campo calculado, que no est almacenado en la tabla base, debe definir el formato que desee utilizar en la consulta. La propiedad Formato se aplica a los campos de las consultas de igual forma que a los campos de las tablas. Permite especificar el formato para presentar c imprimir nmeros, fechas, horas y texto, siguiendo los mismos procedimientos ya estudiados en las tablas. Para campos de tipo numrico, usted tambin puede establecer la propiedad Lugares decimales. Al igual que en las tablas, slo se mostrarhn formatos predefinidos para los tipos de datos en que Accesa los haya incorporado y, adems, podr utilizar las mismas reglas estudiadas en las tablas para crear formatos personalizados.

7.4. Cmo se relacionan las propiedades de campos de una consulta con las de la tabla o consulta base?
Cuando usted crea una consulta, las hojas de propiedades de sus campos siempre aparecen en blanco. Ello se debe a que de forma predeterminada, un campo de una consulta hereda todas las propiedades que tiene en la tabla o consulta base. Por ejemplo, si ha establecido la propiedad Formato del campo Fecha de la tabla Recetas a Fecha mediana, el campo Fecha tiene en la consulta el formato de Fecha mediana. Para el campo slo sern mostradas las propiedades que puede cambiar sobre la hoja de propiedades de un campo en una consulta. Si cambia la propiedad de un campo en la vista de diseo de la tabla, cualquier consulta nueva o existente hereda automticamente el cambio, a menos que haya cambiado con antelacin la propiedad en la vista de diseo de la consulta. Las configuraciones que cambie en la vista de diseo de la consulta no sern afectadas por los cambios posteriores en la vista de diseo de la tabla, pero la vista de diseo de la tabla no se afectar por los cambios que haga en las propiedades en la vista de diseo de la consulta. A causa de que los campos calculados muestran datos que no estn almacenados en ninguna tabla, no heredan las propiedades de la tabla. Por ejemplo, su consulta podra incluir un campo que calcule un valor de moneda, pero los valores en este campo no se muestran en formato de moneda, a menos que establezca la propiedad Formato para este campo como Moneda. Cuando cree un formulario o informe basado en una consulta, los campos del informe o formulario toman las propiedades de los campos que haya establecido en la consulta o tabla base. Si luego cambia la configuracin de propiedades de un control del formulario o informe, el cambio no afecta a la configuracin de dicha propiedad para el campo en la consulta base. De forma parecida, si cambia la configuracin de propiedades de un campo en una consulta tras crear un formulario que utilice ese campo, no se actualiza la configuracin de la propiedad en el control; deber actualizarlamanualmente.

8. Crear una consulta de parmetros

Es posible automatizar el proceso de modificar los criterios de las consultas que se ejecutan con frecuencia creando una consulta de parmetros. Cuando tiene una consulta de parmetros, Access le pide los criterios concretos cuando usted ejecuta la consulta. Esto elimina los pasos adicionales de abrir la consulta en la vista de diseo y cambiar los criterios. Puede especificar varios parmetros para un campo. Por ejemplo, suponga que, a menudo, ejecuta una consulta para encontrar el nmero de recetas por variedades. Podra disear una consulta de parmetros que le solicite el nombre de una variedad cada vez que ejecute

Fig. 4.23 Cuadro de dihlogo para introducir parmetros.

Tambin puede utilizar el operador Entre para especificar un parametro inicial y un parmetro final para el campo Fecha que permita establecer el intervalo de fechas para el que usted desea sean recuperados los datos por la consulta. Puede escribir, entonces, en la celda Criterios del campo, lo siguiente: Entre [Teclee la fecha inicial] y [Teclee la fecha final]. El diseo de la consulta de parmetros sera similar al que se muestra en la figura 4.24. Al ejecutar la consulta, se muestra un cuadro de dilogo para que escriba el primer parmetro, es decir, la fecha de inicio; al presionar el botn Aceptar, aparece otro cuadro de dilogo para que se introduzca la fecha final; as se establece el rango de las fechas en que deben estar contenidas las recetas que se mostrarn en la consulta; al presionar el botn Aceptar de este segundo cuadro de dilogo, se muestra la consulta en la hoja de datos.

Campo: Nombre Tabb: Recetas

1Variedad

1l ) e s c ~ i O

1 echa 1Recetas
Entre [Z

Totd:

a d s n :

cnt*:

Mwbw:
o:
4

--

b
~

Fig. 4.24 Consulta de parmetros empleando el operador Entre.

8.1. Para especificar el tipo de datos de los parmetros

Para asegurar que todo funcione bien en la consulta de parmetros, es preciso establecer el tipo de datos que se admitir como parmetro cuando se escriba en el cuadro de dilogo que los solicita. Para especificar el tipo de datos de los parmetros realice lo siguiente: En la vista de diseo de la consulta, tras crear una consulta de parmetros, haga clic en la opcin Parmetros en el men Consulta, con lo cual se abrir el cuadro de dialogo que se muestra en la figura 4.25. En la primera celda Parmetro, escriba el primer texto de solicitud que introdujo en la cuadrcula de diseo de la consulta. La consulta no tendr xito si este texto no coincide exactamente con el de la fila Criterios. No es necesario incluir los corchetes. En la celda Tipo de datos de la derecha, haga clic en el tipo de datos que desee, Access ofrece 13 tipos de datos de parmetros de consulta; revselos en el cuadro de dilogo de la figura 4.25. Las consultas de parmetros son especialmente tiles para usarlas como base de informes, puesto que pueden hacer que Access solicite los criterios al abrir el formulario o al imprimir el informe. Tambin puede crear su propio formulario para solicitar los criterios antes de imprimir un informe.

.
--

"

-.

Id. de rplica

Fig. 4.25 Cuadro de diblogo para establecer el tipo de datos de los parmetros.

263

9. Consulta de accin
Una consulta de accin realiza cambios a muchos registros en una sola operacin. Existen cuatro tipos de consultas de accin: de eliminacin, de actualizacin, de datos anexados y de creacin de tablas.

9.1. Consultas de actualizacin

Efectuar cambios globales en un grupo de registros de una o ms tablas, por ejemplo, incrementar el precio en 5 % de todos los ccteles dentro de una variedad. Con una consulta de actualizacin, se puede cambiar los datos de las tablas existentes, de acuerdo a los criterios especificados, y hacer uso de expresiones para realizar las modificaciones de los datos. Al ejecutar una consulta, Access actualizar los datos de una o varias tablas para los valores de los campos especificados en ella. Por ejemplo, supongamos que necesitamos disear una consulta de actualizacin para incrementar 5 % el precio de los ccteles, slo para la variedad Revueltos. Para ello realice lo siguiente: Cree una consulta y seleccione las tablas o consultas que incluyen los registros que desea actualizar, y los campos que necesita utilizar para actualizar los datos o para establecer criterios. Como ejemplo, ser necesario que cree la consulta que se muestra en la figura 4.26, donde se actualizar el campo Precio. Una vez efectuado este paso, en la barra de herramientas, haga clic en la lista desplegable de la paleta Tipo de consulta y en la opcin Consulta de Actualizacin, o en el men Consulta elija la opcin Consulta de Actualizacin. Observar que desaparecen las filas Orden y Mostrar de la cuadrcula de diseo, y en su lugar, Access presenta la fila Aadir a. En la celda Criterios, especifique el criterio para los campos que considere necesario; en este ejemplo hay que establecer la variedad Revuelto en el campo Descripcin de la tabla Variedad, puesto que los registros que se desea actualizar son los incluidos en esa categora. En la celda Actualizar a, de los campos que actualizar, escriba la expresin o valor que utilizar para cambiar los campos; en el ejemplo que se sigue necesitar escribir en el campo Precio, la expresin [Precio]* 1,l, para aumentar 10 % el precio total de cada cctel incluido en la variedad Revuelto. La tabla 4.3 muestra otros ejemplos de expresiones que puede utilizar para actualizar campos. En la figura 4.27 se observan las transformaciones que producen las acciones explicadas, comparadas con el inicio de la creacin. Guarde la consulta con un nombre significativo: ConsultaActualizacinPrecio.

TABLA 4.3 Ejemplo de expresiones

Exvresin kRevuelto es~eciar' kV2/49#

Resultado

1
1

Isi
'Cklen"&[NUmcro-Cametldentidad]
[Preciol*rCantidadl I~preciol* 1.5 Der(Fombrc],S)

kambid el vabr a Rewelto esoecial !cambia los wlores de fecha al 9-Febrero-49 l~ambia~los valores No de un c a n p SVNo a S
I

l ~ g e g Cldcn a al comiem de cada nmero de

l ~ a r n ede t Identidad l~alcula el producto de Prccio por una Cantidad l~umento los Precios de cctel en 50 % 1 Trunca los caracteres sihados ms a h izquierda de un campo, dejado los cinco caracteres situados ms a la den

Canp:

Table:

olden:
Mostrar: Criterios:
0:

Fig. 4.26 Ejemplo de consulta a I

Para tener una vista preliminar de los datos que S:ernactualizadm, conmute r,, A , . 1, ..,,,..Ir, r, .: ,*, i a r a , , , I : . a la hoja de da~us uc ia wiisuim. i~a. v pcriminar para los datos de la tabla Recetas se muestra en la figura 4.28. Para actualizar Iw datos, conmute nuevamente a la vista d e disea de la consulta y haga clic en el botn Eiecutar te1 '. aue tiene un sien0 de admiracin de cierre) d e 12L barra de herramientas; guarde y cierre la consulta, y despus haga doble 4:tic sobre el nombre de ella en la pestaaconsulta de la ventana Base de da1os; en ambos casos, Access ofrece el cuadro de menm . . . . - A 9il El::- @: ..-L.-!:-..- la- A-+. , ,....A saje que se muestra G I I 1ia C licura 9 . ~ 7 L;iiIa . J I "ala L I L I U U I I L ~ I IVS U a l U 3 , . uuc para el ejemplo sign ifica ikrementar 1 od% !& precios de los ccteles paira la categora especificada (variedad Revuelto) en el diseo d e la consulta. .AA A- k...l:--..:X , De esta forma pouia ucai ,..-1-..:-, cuaiyuici e:-ripv A, u= ,--,..leLUIISUIU uc a~ tuaii~a~idn que satisfaga los propsitos de actualizacin que requiera.
a
V

--

-uo!3ez!y?npoap rqnsuo3 e[ a ~ n p o ~ anb d soiop so1 ap ~ e u ! w g a ~ eis!A d 8z.b 'S!J

9.2. Consulta de eliminacin

Este tipo de consulta elimina un grupo de registros de una o ms tablas. Por ejemplo, usted puede utilizar una consulta de eliminacin para quitar recetas de ccteles que ya no se elaboran porque los ingredientes no se encuentran en el mercado. Con las consultas de eliminacin siempre se eliminan registros enteros, no slo campos seleccionados dentro de los registros. Suponga que quiere eliminar todos los registros de la variedad Batido (fantasa) mediante una consulta de eliminacin; para ello cree una nueva consulta en la vista de diseo que incluya las tablas Recetas y Variedad; arrastre el asteristico (*) de la tabla Recetas a la cuadrcula de diseo para que vea los datos de las recetas que eliminar y de la tabla Variedad agregue el campo Descripcin para establecer los criterios que se emplearn para eliminar determinado grupo de registros, que en este caso sern los de la variedad Batido (fantasa), y proceda de la forma siguiente: Haga clic en la flecha situada junto a Tipo de consulta, en la barra de herramientas y, a continuacin, haga clic en Consulta de eliminacin. La ventana Consulta cambiar al aspecto que se muestra en la figura 4.30. Aparecer el trmino Desde, en la celda Eliminar situada bajo los campos de la tabla Recetas, y tambin el trmino Dnde, en la celda Eliminar situada bajo el campo Variedad, de la tabla Variedad, para que usted pueda especificar criterios con el fin de eliminar registros. En la celda Criterios del campo Variedad escriba los criterios, como se muestra en la figura 4.30. Para obtener una vista previa de los registros que se van a eliminar, haga clic en el botn Vista de la barra de herramientas. Para regresar a la vista de diseo de la consulta, haga clic de nuevo en este mismo botn. Realice los cambios que desee en la vista de diseo, y haga clic en el botn Ejecutar de la barra de herramientas para eliminar los registros, o guarde la consulta con un nombre para ejecutarla como cualquier otra despus. Usted tambin puede eliminar registros mediante una consulta que incluya slo la tabla "uno" (tabla Variedad) de una relacin uno a varios (tabla Recetas). Al ejecutar una consulta de eliminacin en la tabla "uno" de una relacin uno a varios, y si est activada la eliminacin en cascada para esta relacin, Access tambin elimina los registros relacionados del lado "varios". Para que analice esta variante cree una consulta nueva que contenga la tabla "uno" (tabla Variedad) de la cual desea eliminar los registros y proceda de la forma siguiente: En la vista de diseo de la consulta, haga clic en la flecha que est situada junto a Tipo de consulta, en la barra de herramientas y, a continuacin, en Consulta de eliminacin, y arrastre el asterisco (*) desde la lista de campos de la tabla, hasta la cuadrcula de diseo de la consulta; aparecer el trmino Desde, en la celda Eliminar situada bajo este campo. Para especificar criterios con el fin de eliminar registros, arrastre a la cuadrcula de diseo los campos en los que desea establecer criterios

Descripcin ampli. CaracterKIica Variedad

Fig. 4.30 Consulta de eliminacin.

Variedad.* Variedad Desde

1Descripcin 1 Variedad
1Dnde
"Batido ( ~ a n t a s i a ) y

Fig. 4.3 1 Eliminacibn de registro de la tabla uno de una relacin uno a vanos.

perteneciente a la misma tabla; con ello aparecer el trmino Dnde, en la celda Eliminar situada bajo este campo. Despus de estas acciones, la ventana Consulta tendr el aspecto mostrado en la figura 4.3 1. Para obtener una vista previa de los registros que se van a eliminar, haga clic en el b o t h Vista de la barra de herramientas. Para regresar a

la vista de diseo de la consulta, haga clic de nuevo en este mismo botn. Realice los cambios que desee en la vista de diseo y haga clic en el botn Ejecutar de la barra de herramientas para eliminar los registros, o guarde la consulta con un nombre para ejecutarla como cualquier otra despus.

9.2.7. Consideraciones importantes al utilkar una consulta que elimina registros

Una vez eliminados registros mediante una consulta de eliminacin, no es posible deshacer la operacin. Por tanto, debe observar la vista previa de los datos que la consulta ha seleccionado para eliminarlos, antes de ejecutar la consulta. Debe conservar constantemente copias de seguridad de los datos. De esta forma, si elimina registros incorrectos, podr recuperarlos a partir de las copias de seguridad. En algunos casos, al ejecutar una consulta de eliminacin, pueden eliminarse registros de las tablas relacionadas, aunque no estn incluidas en la consulta. Esto puede suceder cuando la consulta slo contiene la tabla que est en el lado uno de una relacin uno a varios y se ha activado la eliminacin en cascada para esa relacin. Al eliminar registros de la tabla "uno", tambin se eliminarn registros de la tabla "varios". Cuando una consulta de eliminacin contiene ms de una tabla, como por ejemplo, una consulta que elimina registros duplicados de una de las tablas, la propiedad Registros nicos de la consulta debe establecerse como S.

9.3. Consulta de datos anexados

Agrega un grupo de registros de una o mas tablas al final de una o ms tablas. Por ejemplo, suponga que usted consigue nuevos ingredientes y una base de datos que contiene una tabla con informacin acerca de estos ingredientes. Para evitar tener que escribir toda esta informacin, puede anexarla a la tabla Ingredientes. Las consultas de datos anexados tambin son tiles para: Anexar campos basados en criterios. Por ejemplo, es posible que desee anexar slo los nombres de los ingredientes de la firma Havana Club. Anexar registros cuando algunos de los campos de una tabla no existen en la otra tabla. Por ejemplo, en la base de datos ccteles, la tabla Recetas tiene 13 campos, y usted desea anexar registros de otra tabla que tienen campos que coinciden con 5 de los 13 campos de la tabla Recetas. Una consulta de datos anexados anexar los datos de los campos coincidentes e ignorar el resto.

Si necesita crear una consulta para anexar registros de una tabla a otra mediante una consulta de datos anexados, realice las siguientes acciones: Cree una consulta que contenga la tabla cuyos registros desea anexar a otra tabla. En la vista de diseo de la consulta, haga clic en la flecha situada junto al botn Tipo de consulta, de la barra de herramientas y, a continuacin, haga clic en Consulta de datos anexados. Aparecer el cuadro de dilogo Anexar. La figura 4.32 muestra la ventana Consulta con el cuadro de dilogo Anexar. Haga clic en el botn de opcin Base de datos activa, si la tabla de la cual usted quiere anexar los datos se encuentra en la base de datos abierta actualmente y cuyo nombre podr seleccionar de la lista desplegable en el cuadro de seleccin Nombre de la tabla. De lo contrario, haga clic en el botn de opciones Otra base de datos, y escriba el nombre de la base de datos en la que est almacenada la tabla. Escriba la ruta de acceso si es necesario. Tambin puede introducir una ruta de acceso a una base de datos de Microsoft FoxPro, Paradox o dBASE, o bien una cadena de conexin a una base de datos SQL. Despus elija Aceptar. Arrastre, desde la lista de campos hasta la cuadrcula de diseo de la consulta, los campos que desee anexar y cualquier campo que desee utilizar para establecer criterios. Adems, es posible que desee o no agregar el campo de clave principal, si su tipo de datos es Autonumrico. Si todos los campos de ambas tablas tienen los mismos nombres, simplemente arrastre el asterisco (*) a la cuadrcula de diseo de la consulta. No obstante, si est trabajando con una rplica de base de datos, necesitar agregar todos los campos en lugar de arrastrar el asterisco. Si los campos seleccionados tienen el mismo nombre en ambas tablas, Access rellena automticamente el nombre coincidente en la fila Anexar a. Si los campos de las dos tablas no tienen el mismo nombre, en la fila Anexar a, escriba los nombres de los campos de la tabla a la que est anexando. En la celda Criterios de los campos arrastrados a la cuadrcula, escriba el criterio segn el cual deben realizarse las anexiones. Para obtener una vista previa de los registros que se van anexar, haga clic en el botn Vista de la barra de herramientas. Para regresar a la vista de diseo de la consulta, haga clic de nuevo en ese mismo botn. Realice los cambios que desee en la vista de diseo y haga clic en el botn Ejecutar de la barra de herramientas para anexar los registros, o guarde la consulta con un nombre para ejecutarla como cualquier otra posteriormente.

.,

Mmtrar: Criterios: o:
4
.

n
1
.

fl
b
- - - --

..

. .

.--

-- - -.

Fig. 4.32 Consulta de datos anexados.

9.4. Consulta para crear tablas

Este tipo de consulta crea una tabla nueva a partir de los datos de una o ms tablas. Las consultas de creacin de tablas son tiles para: Crcar una tabla para exportar a otras bases de datos de Access. Por ejemplo, es posible que desee crear una tabla que contenga varios campos de la tabla Recetas y, a continuacibn, exportar esa tabla a una base de datos utilizada por el departamento de contabilidad, para que tenga el precio de las recetas y pueda realizar su trabajo. Crear pginas de acceso a datos que muestren datos de determinado momento en el tiempo. Por ejemplo, supongamos que el 26 de julio de 2002 desea mostrar una pgina de acceso a datos que muestre los totales de ventas del primer semestre segn las datos contenidos en las tablas base a las 9:00 a.m. del da 30 de junio de 2002. Una pgina de acceso a datos basada en una consulta o una instruccin SQL extrae los datos ms actualizados de las tablas (los datos correspondientes al 26 dc julio de 2002), en lugar de los registros de una fecha y hora especificas. Para conservar los datos tal como estaban exactamente a las 9:00 a.m. del 30 de junio de 2002, cree una consulta de creacin de tabla en ese momento del tiempo para recuperar los registros necesarios y aImacenarlos en una tabla nueva. A continuacin, utilice esta tabla, en lugar de una consulta, como base de las pginas de acceso a datos. Realizar una copia de seguridad de una tabla. Crear una tabla histrica que contenga registros antiguos. Por ejemplo, puede crear una tabla que almacene todos los ccteles antiguos antes de eliminarlos de la tabla Recetas actual.

Mejorar el rendimiento de las pginas de acceso a datos, formularios e informes basados en consultas de tablas mltiples o en instrucciones SQL. Por ejemplo, supongamos que desea imprimir varios informes basados en una consulta de cinco tablas que incluya totales. Puede acelerar el proceso creando primero una consulta de creacin de tabla que recupere los registros que necesite y los almacene en una tabla. A continuacin puede basar los informes en esta tabla o especificar la tabla en una instruccin SQL como el origen de los registros para un formulario, informe o pgina de acceso a datos, de modo que no tenga que volver a ejecutar la consulta para cada informe. No obstante, los datos de la tabla quedan congelados en el momento en que se ejecuta la consulta de creacin de tabla. Para crear una nueva tabla a partir de los resultados de una consulta mediante una consulta de creacin de tabla, realice las acciones siguientes: Cree una consulta, para lo cual deber seleccionar las tablas o consultas que contienen los registros que desea incluir en la nueva tabla. En la vista de diseo de la consulta, haga clic en la flecha situada junto a Tipo de consulta, en la barra de herramientas y, a continuacin, haga clic en Consulta de creacin de tabla. Aparecer el cuadro de dilogo Crear tabla, tal como se muestra en la figura 4.33. En el cuadro Nombre de tabla, escriba o seleccione el nombre de la tabla que desea crear o reemplazar. Haga clic en Base de datos activa para incluir la tabla nueva en la base de datos abierta actualmente. Tambin puede hacer clic en Otra base de datos y escribir el nombre de otra base de datos en la que desea incluir la tabla nueva. Si es necesario, escriba la ruta de acceso y elija Aceptar. Arrastre desde la lista de campos hasta la cuadrcula de diseo de la consulta, los campos que desea incluir en la tabla nueva. En la celda Criterios de los campos arrastrados a la cuadrcula, escriba los criterios, para seleccionar el conjunto de registro que desea que aparezcan en la nueva tabla. Para obtener una vista previa de los registros que se van a agregar a la nueva tabla, haga clic en el botn Vista de la barra de herramientas; para regresar a la vista de diseo de la consulta, haga clic de nuevo en este mismo botn. Realice los cambios que desee en la vista de diseo y haga clic en el botn Ejecutar de la barra de herramientas para crear la tabla, o guarde la consulta con un nombre para ejecutarla como cualquier otra posteriormente. Los datos de la tabla nueva que acaba de crear no heredan las propiedades de los campos ni la configuracin de clave principal de la tabla original.

Nuevo de la ventana Base de datos en la carpeta Consulta y del cuadro de dilogo que se muestra elija el Asistente para consultas de tablas de referencias cruzadas, con lo cual aparecer el primer cuadro de dilogo del Asistente, que se muestra en la figura 4.34. En este cuadro de dilogo elija la tabla, consulta o ambas. Para el ejemplo que se estudia seleccione la tabla Recetas y presione el botn Siguiente, o haga doble clic sobre el nombre de la tabla Recetas, para pasar al siguiente cuadro de dilogo, el cual se muestra en la figura 4.35. En este cuadro de dilogo puede hacer doble clic hasta en tres campos para utilizarlos como encabezados de filas; para el caso del ejemplo, haga clic en el campo Variedad y utilice los botones de cambio entre los cuadros de seleccin Campos disponibles y Campos seleccionados,o haga doble clic sobre el nombre del campo. Presione el botn Siguiente, con lo cual aparecer el cuadro de dilogo que se muestra en la figura 4.36. En este cuadro de dilogo elija el campo por el cual desea resumir la informacin, es decir las columnas que tendr la consulta. En este ejemplo elija el campo Clasificacin y haga clic en el botn Siguiente, con lo cual se muestra el cuadro de dilogo del Asistente para que elija el campo de la tercera variable, es decir, el que se emplear para contar, sumar, etctera (Fig. 4.37). El asistente selecciona convenientemente un campo por el cual se pueda realizar una operacin de las sealas; en este caso aparece seleccionado el campo Cdigo en el cuadro Campo y Cuenta en el cuadro Funciones. Si esto satisface sus deseos los puede dejar, si no, cmbielos segn requiera. Si observa este cuadro de dilogo ver la casilla de seleccin S, incluir sumas de filas, que agrega una columna de total que totaliza los valores de todas las columnas. Puede desactivar esta casilla si no desea que se realice este total, aunque siempre es conveniente. En este caso esta seleccin satisface nuestro inters, djela establecida y presione el botn Siguiente, con lo cual aparecer el ltimo cuadro de dilogo del Asistente para que usted teclee un nombre para la consulta y elija el botn Terminar. La figura 4.38 muestra este cuadro de dilogo. Al presionar el botn Finalizar y estar seleccionado el botn de opcin Ver la consulta, se muestran los datos de la consulta en la hoja de datos, como se observa en la figura 4.39.

Fig. 4.36 Cuadro de dilogo para elegir el campo de columnas.

Por ejemplo, puede calcular )a m d d

campo Cantidad del pedrdo para cada empleado (columna) pcw pas y rtgion

Precio C , r , tk a

blx Mn

(fd~).

Xwsea resumir cada fila?

amplleda Recmdado Orin Fecha Observwiriner

Primero Promedio Suma

Var

Kimo

w: ..-'.'
.

.- . . -

;
8 .

'
' m

'

Variedad

.,
:*

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9.

+ . . - Y 4. - . A , . [C&sificaci6nll~ks Ci k ~b ~k
~~:uerita(t~cdvol

.+ .

.-

,7..4,!&.& - ~ i

f\:artidadl

Fig. 4.37 Cuadro de dilogo para elegir el campo por el que se contar, sumar, etc.

Fig. 4.34 Primer cuadro de dilogo del Asistente para elegir fa tabla o consulta.

Fig. 4.38 Cuadro de dilogo para poner nombre a la consulta.

Fig. 4.39 Resultados de la consulta.

10.1. Crear una consulta de tabla de referencias cruzadas sin usar un asistente
Antes de que usted se familiarice con las acciones para crear una consulta de tabla de referencias cruzadas sin usar un asistente, debe abrir en la vista de diseio la consulta que cre con el asistente y que guard con el nombre que le asignb. La figura 4.40 muestra la ventana Consulta con tos elementos de esta consulta de tabla de referencias cruzadas. Analice todos los elementos de esta ventana y trate de comprender en la cuadrcula de diseo qu es 10 que se ha realizado.

Fig. 4.40 Aspecto de la consulta de tabla de referencias cruzadas en la vista de diseo.

Para crear la consulta sin el asistente realice lo siguiente: Haga clic en el botn Nuevo de la ventana Base de datos, desde la pestaa Consulta; seleccione del cuadro de dialogo que aparece la opcin Vista Diseo y en el cuadro de dilogo Mostrar tablas, agregue las tablas Recetas y Clasificacin, y cirrelo. En la barra de herramientas, haga clic en Tipo de consulta y despus en Consulta de tabla de referencias cruzadas, con lo cual la cuadrcula de diseo cambia y aparece una nueva fila, Tab ref cruz. Agregue campos a la fila Campos en la cuadrcula de diseo y especifique los criterios. En este caso, agregue el campo Variedad y elija de la lista que despliega ta fila Tab ref cruz Encabezado de fila; tiene que mantener Agrupar por predeterminado en Ia fila Total de esos campos. El campo cuyos valores desee que aparezcan como encabezados de coluinnas, en este caso el campo Trmino de la tabla Clasificacin, agrguelo a la cuadrcula de disea y haga clic en la fila Tab ref cruz y, despus, en Encabezado de columna. Puede elegir Encabezado de columna para un solo campo y debe mantener Agrupar por, en la fila Total de ese campo. De forma predeterminada, los encabezados de columnas se presentan en orden alfabtico o numrico. Si desea que aparezcan en un orden diferente o quiere limitar las columnas que muestren encabezados, establezca la propiedad Encabezados de columna de la consulta. Para utilizar como elemento para contar o sumar puede emplear el campo Cdigo de la tabla; agrguelo a la cuadrcula de diseo, haga clic en la fila Tab ref cruz y, despus, en Valor. S610 un campo puede establecerse a Valor. En la fila Total de este campo, haga clic en el tipo de

funcin agregada que desea para la referencia cruzada (como Suma, Promedio o Cuenta). En el ejemplo elija Cuenta. La consulta en la ventana Consulta debe tener el aspecto que se muestra en la figura 4.41. Para especificar criterios que limiten los encabezados de filas antes de que se realice el clculo, escriba una expresin en la fila Criterios de un campo con Encabezado de fila en la celda Tab ref cruz. Esto permite, por ejemplo, presentar los totales de algunas Variedades en especfico. Para especificar criterios que limiten los registros antes de que se agrupen los encabezados de fila y antes de que se realicen las referencias cruzadas, agregue el campo para el que desee establecer criterios en la cuadrcula de diseo, haga clic en Dnde en la celda Total, deje en blanco la celda Tab ref cruz y escriba una expresin en la fila Criterios (los resultados de la consulta no presentarn campos que contengan Dnde en la fila Total). Para obtener una vista previa de consulta creada, proceda de la forma explicada en epgrafes anteriores. Realice los cambios que desee en la vista de diseo y haga clic en el botn Ejecutar de la barra de herramientas para ver la consulta en la hoja de datos, o gurdela con un nombre para ejecutarla como cualquier otra despus.

C4npo:

TaMa: Totd: Agrupar por Tab rd cruz: Encabezado de f'i4 Ordm crite~: o:
--

1Encabezado de cob 1 Valor

1ncabez&

& fila

11
- -I

I " - -.

p . .

--

Fig. 4.4 1 Aspecto de la consulta que est creando.

Si incluye un campo en la cuadrcula de diseo de la consulta, pero hace clic en la opcin Sin mostrar en la celda Tab ref cruz y establece Agrupar por en la celda Total, Access agrupar segn Encabezado de fila, pero no presentar la fila en los resultados de la consulta. Los valores del campo Encabezado de columna pueden incluir caracteres que no estn permitidos en los nombres de los campos, como decimales. En tal caso, Access los reemplaza por el carcter de subrayado en la hoja de datos.

10.2. Ordenar o limitar los encabezados de columnas presentados en una consulta de tabla de referencias cruzadas
En los encabezados de columna que contienen, por ejemplo, los meses del ao, puede mostrar los meses de forma cronolgica, en lugar de alfabticamente como aparecern, y tambin puede mostrar columnas de Enero a Junio, en lugar de todas hasta Diciembre. Para ello realice lo siguiente: Haga clic en el fondo de la vista de diseo de la consulta, fuera de la cuadrcula de diseo y de la lista de campos. En la barra de herramientas, haga clic en Propiedades para presentar la hoja de propiedades de la consulta. Tambin puede hacer clic con el botn secundario del ratn y del men contextual que aparece elegir la opcin Propiedades. En el cuadro de la propiedad Encabezados de columna, escriba los encabezados de las columnas que desee mostrar, en el orden en que desea que aparezcan. Entre los encabezados de columnas, escriba un punto y coma (;) o el separador de listas de su pas (para determinar cul es el separador de listas de su pas, haga doble clic en Configuracin regional del Panel de control de Windows). Los encabezados de columnas que escriba tienen que coincidir exactamente con los encabezados de columna de la hoja de datos de la consulta. Por ejemplo, si un encabezado de columna en la hoja de datos es "Cubano", debe escribir el encabezado de columna como "Cubano" y no como "Cuba" (despus de presionar la tecla Enter o mover el puntero a otra ubicacin, Access coloca comillas alrededor de cada encabezado).

En el presente captulo hemos explicado los elementos esenciales que le permiten crear y trabajar con los tipos ms importantes de consultas que le posibilita Access para obtener resultados de la informacin contenida en las tablas. Acerca de las consultas todo no est dicho; a partir de los elementos expuestos, debe crear muchas consultas y examinar la ayuda de Access en lo referente a este tema, con el fin de obtener la prctica necesaria para trabajar con este importante elemento de la base de datos.

Filtros y bsqueda de datos

A veces todo lo que se necesita hacer en la base de datos es localizar una entrada en un campo que contenga una informacin concreta, que puede ser texto, un nmero o una fecha. La forma ms sencilla de localizar el elemento consiste en utilizar las opciones Buscar de Access. Cuando usted est revisando los registros de una tabla extensa, puede constituir un verdadero desafio navegar a travs de los registros y encontrar justamente aquellos datos que necesita. Es probable que desee encontrar un registro especfico o visualizar slo algunos registros, o necesite revisar los datos ordenndolos por determinado criterio. Usted dispone de dos mtodos para localizar y visualizar los datos. El primer mtodo se basa en el uso de la opcin Buscar y que, adems, aborda las bsquedas con reemplazo. El segundo mtodo se basa en el uso de los filtros. Lo que aqu estudie ampla lo que ya conoce sobre el manejo de las tablas, consultas, formularios e informes.

1. Buscar, reemplazar y ordenar datos

Para encontrar un registro especfico o determinados valores dentro de los campos, se puede usar la opcin Buscar para ir directamente a ese registro. Tambin es posible utilizar esta opcin para navegar a travs de los registros que cumplen determinada condicin y analizarlos registro a registro. Se puede buscar cualquier cadena, ya sea una frase, una palabra o parte de una palabra. La opcin Buscar est disponible en la Vista Hoja de datos de una tabla, consulta o formulario y en Vista Formulario de un formulario. Cuando usted busca datos, debe mostrar la hoja de datos para la tabla en la que desea buscar. Seleccione el campo (columna) en el que quiere buscar, a menos que necesite buscar en todos los campos. La bsqueda en un solo campo es ms rpida que la bsqueda a travs de toda la tabla. Puede no seleccionar y slo tener el punto de insercin en un registro en ese campo. Haga clic en el botn Buscar de la barra de herramientas (el que tiene el icono de un anteojo) o elija la opcin Buscar en el men Edicin, o presionar la combinacin de teclas Ctrl+B; con ello se presentar el cuadro de dilogo Buscar en campo: "nombre de campo", donde "nombre de campo" coincide con el nombre del campo seleccionado (Fig. 5.1).

Fig. 5.1 Cuadro de dilogo para buscar.

En el cuadro Buscar, escriba el texto que desea buscar. Para hacer ms general la bsqueda, puede utilizar caracteres comodines. Para encontrar cadenas de longitud cero, escriba dos comillas tipogrficas (" ") en el cuadro Buscar. Compruebe tambin que la casilla de verificacin Buscar los campos con formato, no est activada, a menos que un formato de cadenas de longitud cero, como N/A, est activado. Si las cadenas de longitud cero tienen formato (como N/A), busque la cadena con formato, asegurndose de que est seleccionada la casilla de verificacin Buscar los campos con formato. En el cuadro Coincidir, compruebe que Hacer coincidir todo el campo, est seleccionado. Si necesita encontrar campos en blanco sin formato, en el cuadro Buscar escriba Nulo o Es Nulo y asegrese de que no est seleccionada la casilla de verificacin Buscar los campos con formato. En el caso de los campos con formato (como Desconocido), escriba la cadena con formato y asegrese de que est seleccionada la casilla de verificacin Buscar los campos con formato. Cercirese de que est seleccionado Buscar s610 el campo activo. Si es necesario, establezca otras opciones del cuadro de dilogo Buscar, haciendo clic ea la flecha de lista desplegable para ver los lugares de bsqueda y seleccione uno de ellos: Arriba, Abajo o Todos. Cuando selecciona Todos se controla la direccin en la que se lleva a cabo la bsqueda en la base de datos. Cuando tiene asignado este valor se busca coincidencias en todos los registros de la tabla. Abajo busca desde la posicin actual hasta el final de la tabla y Arriba, desde la posicin actual hasta el principio del primer registro de la tabla. En la lista Coincidir se determina la forma de buscar dentro del campo. Las opciones son: Cualquier parte del campo, que permite que el texto sea buscado en cualquier parte del campo y en cualquier lugar dentro de la cadena de texto. Por ejemplo, si busca ao buscar pao, aorar, ao. Hacer coincidir todo el campo exige que el texto se encuentre al principio del campo y sea el nico valor de todo el campo. Por ejemplo, al buscar ao buscar ao, pero no buscar pao, aorar, y la opcin Comienzo del campo exige que el texto buscado coincida con el texto inicial del campo, pero el campo

puede tener ms texto al final. Por ejemplo, al buscar ao buscar ao y aorar, pero no buscar pao. Seleccione la casilla de verificacin Maysculas y minsculas si desea que se busque la cadena de texto exactamente como la escribi en el cuadro Buscar. Por ejemplo, si busca Cubano encontrar Cubano, pero no cubano, ni CUBANO. Si usted est buscando en una tabla adjunta de aplicaciones, como dBase, Paradox, Foxpro, Btrieve o SQL, la opcin Maysculas y minsculas pudiera tener determinado efecto, puesto que estas bases de datos son sensibles a la diferencia entre maysculas y minsculas presentes en un texto y, por lo tanto, usted debe teclear siempre exactamente el texto que desea buscar, incluyendo la especificacin de maysculas y minsculas. En la casilla de verificacin Buscar los campos con formato, tenga en cuenta que cuando usted disea una tabla, puede especificar formatos y mscaras de entrada para mostrar los campos. Cuando un campo est formateado, el texto mostrado en el campo puede ser diferente del valor actual almacenado en la tabla. Si desea buscar los valores a partir de cmo ellos se muestran, en lugar de cmo ellos se almacenan, seleccione esta opcin. Por ejemplo, las fechas se almacenan en la base de datos como nmeros, pero quizs en su pantalla se presenten con el formato "9 feb 0". Para buscar registros de febrero de 2002, podra introducir la cadena de bsqueda como * feb 02 y seleccionar esta opcin. Tenga presente, sin embargo, que la bsqueda suele ser ms lenta cuando se selecciona esta opcin. Para buscar la primera instancia del texto, haga clic en el botn Buscar siguiente. Este botn no estar disponible mientras no especifique lo que desea buscar. Para buscar el siguiente ejemplo del texto y todos los casos siguientes, haga clic en el botn Buscar siguiente, que busca la siguiente aparicin (relativa a la posicin activa del punto de insercin) de la cadena de texto especificada. Cuando termine, haga clic en el botn Cerrar. Las bsquedas ms rpidas son las de valores completos que pertenecen a un campo que constituya la clave principal o perteneciente a ndices de campo nico. Si realiza con frecuencia bsquedas de un campo no indexado, organcelo bajo un ndice. Para que se utilice en toda su potencia este ndice, busque solamente por el campo indexado y seleccione en el cuadro Coincidir el valor Hacer coincidir todo el campo. La configuracin de las diversas opciones del cuadro de dilogo Buscar determina, en cierta medida, la velocidad a la que se puede localizar las coincidencias. Al activar la opcin Buscar los campos con formato, desactivar la opcin Buscar slo en el campo activo o seleccionar Cualquier parte del campo en la lista Coincidir, se dice que se hace ms lento el proceso de bsqueda. En realidad, se busca igual de rpido, pero todas estas opciones hacen que tenga que buscar en una parte mayor de la tabla, por lo que tardar ms tiempo.

1 .l.Utilizar caracteres comodines al buscar valores

Se utilizan los caracteres comodinescomo sustitutosde otros caracteres cuando se especifica un valor que se desea buscar y slo se conoce parte del valor o se buscan valores que empiezan con una cierta letra o que coinciden con un modelo. Se pueden utilizar los caracteres que muestra la tabla 5.1 en los cuadros de dilogo Buscar y Reemplazar, o en consultas, comandos y expresiones para encontrar valores de campos, registros o nombres de archivos. TABLA 5.1 Comodines que puede utilizar

1
!

Compara cua4uier nmero de caracteres. qu* encuentra quin, queso y quieto Puede ser utilizado como el prirriero o el Ultimo carcter de i a cadena de caracteres Compara cuahuier carcter abbebco IB?Uencuentra ba4 boii y bdl individual Compara cuahuier carcter individual B[ao]h encuentra bak y boh, pero situado entre los corchetes no billete Compara cualquier carcter que no se b[!ao]U encuentra b l y b d , pero encuentre entre los corchetes no baii Compara cua4uier carcter de un rango de b[a-c]d encuentra bad, bbd y bcd caracteres. Debe especificar el rango en orden ascendente (A a Z. no Z a A) 1#3 encuentra 103, 113 y 123 Compara cuakpkr carcter numrico indivudial

Los caracteres comodines estn concebidos para ser utilizados con tipos de datos de Texto, aunque a veces pueden emplearse con xito con otros tipos de datos, como Fecha, si no se cambia la propiedad Configuracin regional de estos tipos de datos. Cuando utilice caracteres comodn para buscar un asterisco (*), una interrogacin de cierre (?), un signo de nmero (#), un corchete de apertura ( [ ) o un guin (-), debe escribir dichos caracteres entre corchetes. Por ejemplo, para buscar una interrogacin, escriba [?] en el cuadro de dilogo Buscar. Si busca un guin junto con otros caracteres, escriba el guin antes o despus de todos los dems caracteres entre los corchetes; sin embargo, si hay una exclamacin de cierre (!) despus del corchete de apertura, escriba el guin despus de la exclamacin. Si busca una exclamacin de cierre (!) o un corchete de cierre ( ] ), no es necesario escribirlos entre corchetes. No se pueden buscar, al mismo tiempo, un corchete de apertura y uno de cierre ([ ]), puesto que se interpreta esta combinacin como una cadena de longitud cero.

1.2. Reemplazar datos

Algunas veces se presenta el caso de tener que hacer el mismo cambio a los datos en varias partes. Si usted desea que se busque las ocurrencias de un texto especfico y reemplazarlo con un texto diferente, debe usar el procedimiento de reemplazar los datos. Con este procedimiento usted puede revisar cada una de las apariciones y decidir si la reemplaza o no, o puede ordenar que se haga una sustitucin global de todas y as evitar detenerse en cada una. Dentro de una tabla puede buscar y reemplazar todas o algunas de las instancias de una cadena de texto especificada, incluyendo una frase, una palabra o parte de una palabra. Si lo desea, puede usar caracteres comodines para que la bsqueda sea ms general. Con la combinacin de teclas Mays+F4, despus que usted cierra el cuadro de dilogo Buscar, puede siempre buscar la prxima ocurrencia del valor que usted ms recientemente orden buscar. Para reemplazar los datos de una tabla muestre la hoja de datos que contiene los datos que desea reemplazar. Seleccione el campo (columna) en el que quiere reemplazar los datos, a menos que su intencin sea buscar en todos los campos. En el men Edicin, elija la opcin Reemplazar. Aparece el cuadro de dilogo Reemplazar que se muestra en la figura 5.2. Tambin puede presionar la combinacin de teclas CtrI+L.

Fig. 5.2 Cuadro de dilogo Reemplazar.

En el cuadro Buscar, escriba el texto que desee buscar, tal y como si fuera slo a buscar. Si usa caracteres comodn, quizs desee confirmar los reemplazos de texto para asegurarse de que sean correctos y en el cuadro Reemplazar por, escriba el texto de reemplazo. Todos los dems elementos de este cuadro de dilogo ya fueron explicados para la opcin Buscar. Puede confirmar cada reemplazo o reemplazar todas las instancias sin confirmacin. Para confirmar cada reemplazo, elija el botn Buscar siguiente para buscar la primera instancia del texto que se resalta, pero no la reemplaza. Elija el botn Reemplazar, para reemplazar el texto resaltado con el texto del cuadro Reemplazar por. Si no desea reemplazar esta instancia del texto, elija el botn Buscar siguiente, para buscar la instancia siguiente.

Para reemplazar todas las ocurrencias sin detenerse pedir confirmacin, elija el botn Reemplazar todos. Puede usar como alternativa el presionar repetidamente el botn Reemplazar. Cuando haya concluido de analizar el campo o los campos para los registros de la tabla en la direccin especificada, emitir mensajes solicitndole su respuesta. Responda de forma conveniente. Finalmente, elija el botn Cerrar para concluir el trabajo y cerrar el cuadro de dilogo. Puede agregar el botn Reemplazar a una barra de herramientas desde la categora Edicin, en el cuadro de dilogo Personalizar barras de herramientas. Los datos de campos que contengan datos de tipo Autonumrico o de campos no editables (por ejemplo, bloqueados, calculados) no se pueden reemplazar. Para reemplazar datos por un valor nulo, deje vaco el cuadro Reemplazar con. Para buscar o reemplazar cadenas de longitud cero, escriba en el cuadro dos comillas dobles ('"'). Asegrese de que la sustitucin no viola ninguna propiedad de validacin del campo o de los registros. Si lo hace, se generar un mensaje de error para cada sustitucin no vlida. Para cambiar el comportamiento predeterminado de las operaciones de bsqueda o reemplazo, en el men Herramientas, elija Opciones y despus seleccione la pestaa ModificarIBuscar. En Comportamiento de bsquedalreemplazo,elija la opcin que desea utilizar, las cuales pueden ser: Bsqueda rpida, que busca en el campo activo y compara el campo completo; Bsqueda general, que busca en todos los campos y compara cualquier parte del campo; y Bsqueda en inicio de campo, que busca en el campo activo y compara los caracteres iniciales del campo. Cuando presione el botn Aplicar, los valores se aplican inmediatamente, sin cerrar el cuadro de dilogo; elija Aceptar para aplicar los valores y cerrar el cuadro de dilogo. Los cambios de configuracin no tienen efecto hasta que se inicia de nuevo Access.

1.3. Ordenar registros

Es posible ordenar registros en una tabla en un orden diferente al que en ellos se muestran si se utiliza la opcin Ordenar. Por ejemplo, si usted usualmente analiza las recetas en el orden en que ellas son introducidas en la tabla, puede verlas ordenadas por sus variedades representativas. En la hoja de datos se puede ordenar el contenido de dos o ms columnas adyacentes en una simple operacin. Si selecciona ms de una columna, se clasifican y ordenan los datos comenzando por la columna que se encuentre ms a la izquierda. Los registros se pueden ordenar y mostrar de forma ascendente o descendente, o por cualquier tipo de datos, excepto los de los campos tipo Memo y Objeto OLE. El orden ascendente implica de la A a la Z y del 1 al 10, el descendente implica de la Z a la A y del 10 al 1.

Para ordenar los registros en una tabla en la vista de la hoja de datos seleccione la columna o las columnas adyacentes por las cuales desea ordenar. En un formulario, elija el campo por el cual usted desea ordenar. Haga clic en la opcin Ordenar en el men Registros y decida entonces si ordena ascendente o descendentemente. Tambin puede hacer clic en los botones Ordenar ascendente u Ordenar Descendente de la barra de herramientas. Aunque la opcin Ordenar es la va ms conveniente para ordenar, usted tambin puede hacerlo a travs de un filtro. De hecho, la opcin Ordenar automticamenteaplica un filtro a su tabla o formulario que incluye el orden por usted especificado. Puede ver y editar el orden actual de clasificacin para una tabla o formulario en la ventana Filtros. Por ejemplo, para ordenar por los campos Nombre y Variedad de la tabla Recetas, primero mueva las columnas en la tabla, de forma tal que la columna Variedad est inmediatamente a la izquierda de la columna Nombre. Seleccione despus ambas columnas y haga clic en el botn Ordenar ascendente de la barra de herramientas; con ello se ordena primero por nombre y despus por variedad. Para deshacer una ordenacin rpida, haga clic en el botn Quitar filtrolordenar de la barra de herramientas o elija la opcin de igual nombre en el men Registros. Cuando cierre una tabla o un formulario, se mostrar un mensaje preguntando qu desea hacer con los registros ordenados. Si guarda el diseo de la hoja de datos, la prxima vez que abra la tabla, los registros aparecern ordenados, si no lo guarda, los registros aparecern en la posicin que tenan antes de la ordenacin. Para ordenar los registros en correspondencia con el idioma seleccionado en el cuadro de seleccin Nuevo tipo de orden en la base de datos, puesto que cada idioma tiene sus caractersticas de ordenacin, utilice Opciones, del men Herramientas y elija la pestaa General para tener acceso a la opcin Nuevo orden de la base de datos. Para cambiar un valor, escriba un nuevo valor o seleccione uno en la lista y despus elija Aceptar. La figura 5.3 muestra este cuadro de dilogo. Tenga en cuenta la informacin que se seala en la tabla 5.2. TABLA 5.2 Elegir idioma para el ordenamiento
Opcin
Valores Resultado

Nuevo tipo de orden General, Espaol de k base de datos tradicional, Holands, Sueco/Finlands, NowgoDans, Iriands, Checo, Hngaro, Pokco, Ruso, Tiirco, Ambe, Hebreo y Griego

Establece el orden de cksicacin alfibtico que usa el idioma elegido cuando usted crea una nueva base de datos. Para restablecer el orden de una base de datos exktente, cambie el vabr de Nuevo tipo de orden de k base de datos y despus compacte k bast de datos. El vabr predenido es General, que es el utjizado para ingis, alemn, italiano, portugus y espaol m d m

Fig. 5.3 Cuadro de dilogo para cambiar el tipo de orden.

2. Filtrar registros
Filtrar registros es otra va para obtener un subconjunto de registros de la tabla que satisfaga determinadas condiciones. La opcin Buscar, explicada antes, es muy poderosa cuando se trata de realizar una bsqueda simple, pero si usted desea ver solamente cierto subconjunto de registros, o determinados registros ordenados de manera especfica, mientras visualiza los registros en una tabla o formulario, puede hacerlo mediante la creacin de un filtro.

2.1. Usar un filtro

Un filtro, por definicin, es una restriccin que se hace sobre los registros de
la hoja de datos o del formulario abierto para decantar temporalmente un

grupo de registros. Antes de aplicar un filtro es probable que los datos que usted buscaba estuvieran dispersos en la tabla. Despus de aplicar el filtro, la hoja de datos, o el formulario, slo muestra los que contienen los vaiores buscados o los que cumplen los criterios especificados. Puede utilizar un filtro cuando desee: Exceptuar temporalmente del anlisis, registros que nada tienen que ver con la tarea que usted est realizando. Por ejemplo, suponga que est visualizando la tabla Recetas y desea ver slo las recetas de los ccteles que son de la variedad Revuelto. El filtro excluir a las recetas que son de otra variedad.

Concentrar su atencin en slo unos pocos registros al mismo tiempo. Por ejemplo, suponga que usted est interesado nada ms en los precios de determinadas recetas. Puede usar un filtro para limitar temporalmente los registros a este precio. Luego, tras la edicin de esos registros, puede cambiar el criterio del filtro para mostrar otro subconjunto de registros pertenecientes a otro precio. Buscar registros que satisfagan un criterio complejo. Por ejemplo, puede necesitar visualizar registros que compensen un criterio compuesto por definiciones para ms de un campo. Tal anlisis no lo podra realizar con la opcin Buscar. Ordenar los registros sobre la base del contenido de varios campos, cuando desea ordenar unos de forma ascendente y otros de manera descendente. Para un ordenamiento simple puede utilizar la opcin Ordenar rpidamente.

2.2. Mtodos para aplicar filtros

Se dispone de tres mtodos para filtrar registros: Filtro por seleccin, Filtro por formulario y Filtrolorden avanzado (Tabla 5.3). El mtodo a elegir depende de los criterios que se desea satisfagan los registros para ser incluidos en los resultados del filtro y de cmo se quiere ordenarlos, si es necesario. TABLA 5.3 Mtodo que puede utilizar para palicar filtros
Qu desea que haga el ftro? Buscar mtodos que satisfagan un criterio y otros criterios Buscar mtodos que satisfagan un criterio u otros criterios Permitirle introducir expresiones c o m criterios Ordenar registros en orden ascendente o descendente Filtro por seleccin S (pero debe especificar los criterios uno por uno) No Filtro por formulario Filtrolorden avanzado S (y puede especi6car todos b s criterios de una vez) S S (y puede especificar todos b s criterios de una vez) S

No

No (Sm embargo, despus de a p k a r el &o, puede ordenar todos b s registros haciendo clic sobre los botones 'Orden ascendente" u 'Orden descendente en ia barra de herramientas)

No (Sm embargo, S (Puede ordenar despus de aplicar el todos b s registros en fiitro, puede ordenar orden ascendnete o descendente, o todos los registros haciendo clic sobre los algunos campos en botones "Orden orden ascendente y ascendente" u "Orden otros en orden descendente en ia descendente) barra de herramientas)

Los mtodos Filtro por seleccin y Filtro por formulario son las formas ms sencillas de ordenar registros. Si usted puede encontrar y seleccionar con facilidad en el formulario, el subformulario o la hoja de datos, un registro con el valor que desea, utilice Filtro por seleccin; de lo contrario, utilice Filtro por formulario. Tambin puede utilizar estos mtodos de filtrado como un modo fcil y conveniente de crear consultas, simplemente guardando el filtro como una consulta. Para los filtros complejos, utilice Filtrolordenavanzado. En un informe no se puede crear un filtro mediante estos mtodos. Sin embargo, un informe (al igual que un formulario) puede heredar un filtro si est basado en una tabla o consulta guardada con ste, o si el informe (o formulario) se basa directamente en datos filtrados mientras son presentados.

2.3. Crear y aplicar un filtro

Para crear un filtro usted debe especificar cules registros desea ver y en qu orden. Tal informacin se suministra mediante la especificacin del criterio y del orden de clasificacin en la ventana Filtro. Luego se aplicar el filtro para ver el subconjunto de registros en la tabla o en el formulario. Un filtro puede dirigir su enfoque hacia un conjunto de registros determinado cuando utiliza los criterios que suministra. Por ejemplo, supongamos que usted tiene visible un formulario basado en una consulta de todas las recetas que son de la variedad Revuelto. Puede aplicar un filtro para mostrar slo los registros de las recetas cuyo precio sea inferior a $5.00.

2 . 3 . 7 .Filtro por seleccin

La forma ms sencilla de filtrar un conjunto de registros consiste en localizar un registro que contenga la informacin que se desea e indicarle a Access que presente slo el resto de los registros que contengan la misma entrada. Es lgico pensar, entonces, que al utilizar un filtro por seleccin lo primero que usted debe hacer es localizar un registro que contenga la informacin que se va a utilizar para seleccionar los registros. Por ejemplo, si de la tabla Recetas deseamos conocer cules de las recetas que son de la variedad Batido estn probadas, lo primero que debemos hacer es localizar, al menos, un registro que tenga en su campo Variedad, Batido y en el campo Probado, una verificacin. Despus seguir los pasos para establecerlos. Para filtrar registros por seleccin usted debe realizar las acciones siguientes: En una hoja de datos, o en el campo de un formulario, o subformulario, localice un registro con el valor que desea para incluirlo en el resultado de los filtros y seleccinelo. Haga clic sobre el botn Filtro por seleccin, de la barra de herrarnientas o en el men Registros, seale la opcin Filtro; seguidamente elija la opcin Filtro por seleccin. Tambin puede abrir el men contextual al

hacer clic en el registro seleccionado y elegir la opcin Filtro por seleccin. Usted puede seleccionar todo el valor de un campo o parte de l. La forma de hacerlo determina qu registros son devueltos por el filtro; por ejemplo: Si selecciona el contenido completo de un campo (o sita el punto de insercin sobre un campo sin seleccionar nada), encuentra los registros en los que el contenido completo de ese campo coincide con la seleccin. Si selecciona parte de un valor de manera que empiece por el primer carcter de un campo, encuentra los registros en los que el valor de ese campo comienza con los mismos caracteres seleccionados. Si selecciona parte de un valor de manera que empiece despus del primer carcter de un campo, encuentra los registros en los que todo o parte del valor de ese campo contiene los mismos caracteres seleccionados. Para filtrar registros utilizando las entradas de distintos campos de un registro, asegrese que los campos que desea emplear son adyacentes (estn uno a continuacin del otro); si no es as, cambie la posicin de las columnas en la hoja de datos. Seleccione despus todas las entradas para incluir todos los datos que quiera utilizar para la coincidencia y siga los pasos del procedimiento anterior. Para filtrar registros utilizando las distintas entradas de un mismo campo, asegrese que los registros cuyos valores desea emplear son adyacentes (estn uno a continuacin del otro). Seleccione despus todas las entradas para incluir todos los datos que quiera utilizar para la coincidencia y siga los pasos del procedimiento explicado. Es posible filtrar registros que no contengan valores seleccionados. En este caso, despus de seleccionar un valor, haga clic con el botn derecho del ratn para abrir el men contextual y elija Filtro excluyendo la seleccin. Para que usted observe en la prctica lo explicado, abra el formulario Recetas2 y seleccione el contenido del campo Variedad, presione el botn Filtro por seleccin de la barra de herramientas y ver que en el formulario slo se muestran los registros que corresponden a la variedad seleccionada; ahora emplee las formas descritas. Para limitar ms el conjunto de registros, seleccione otro valor y despus haga clic de nuevo sobre el botn Filtro por seleccin. De esta forma puede repetir estas operaciones hasta obtener el conjunto de registros deseado. Una vez que haya analizado los datos filtrados, puede quitar el filtro para que el formulario muestre todos los registros; para quitar el filtro puede utilizar el botn Quitar filtro, de la barra de herramientas (aparece atenuado, hundido, cuando el filtro est aplicado) o la opcin Quitar filtrolordenar, del men Registros, o la opcin Quitar filtrolordenar, del men contextual. Tenga en cuenta que al guardar el formulario sin antes quitar los filtros, se guardar con ellos y cuando lo abra nuevamente mostrar los registros segn el filtro aplicado. Si un formulario fue guardado con un filtro y usted desea que otra vez muestre todos los registros como originalmente lo haca, abra el

formulario en la vista de diseo y en la pgina de propiedades, en la propiedad Filtro, borre lo que en ella aparezca y muestre el formulario en la vista del formulario. Similar procedimiento puede utilizar para las tablas.

2-32 Filtro por formulario

Aunque filtrar un valor o varios valores adyacentes con Filtro por seleccin resulta relativamente sencillo y rpido, se vuelve tedioso a la hora de filtrar los datos cuando se utilizan valores no contiguos. Una solucin mejor la aporta el Filtro por formulario. Para filtrar registros por formulario usted debe realizar las acciones siguientes: En la vista de la hoja de datos o del formulario, haga clic sobre el botn Filtro por Formulario, de la barra de herramientas para cambiar a la ventana Filtro por formulario; tambin, en el men Registros puede elegir la opcin Filtro y seguidamente la opcin Filtro por formulario; con ello se muestra la ventana Filtro por formulario, que contiene una sola fila en blanco con el mismo formato que uno de los registros si est en la vista de la hoja de datos del formulario, o un formulario en blanco si est en la vista del formulario. La figura 5.4 muestra estas dos vistas.

Fig. 5.4 Vistas que produce la opcin Filtro por formulario.

En la hoja de datos, las filas aparecen en blanco si usted no ha utilizado el filtro por formulario con anterioridad; en caso de haberlo hecho, aparecern los criterios especificados. En la parte inferior de la pantalla se muestra la pestaa Buscar seleccionada. Al conjunto que forman la fila con los nombres de los campos y la nica fila en blanco, lo llamaremos Cuadrcula de la ventana Filtro por formulario. En el caso de la vista del formulario, este se observa tal como es, con los campos en blanco para que usted seleccione o escriba un valor por el cual filtrar la informacin. Si en cualquiera de las dos vistas usted hace clic en un campo por el que desea especificar los criterios que deben satisfacer los registros para ser incluidos en el conjunto de registros filtrados, aparecer un botn con una flecha que despliega una lista de los datos contenidos en el campo para que elija uno de ellos. Introduzca sus criterios y seleccione el valor que busca en la lista del campo (si la lista incluye valores de campo) o escriba el valor en el campo. Para buscar registros en los que haya una casilla de verificacin, un botn de alternar o un botn de opcin que estn activados o desactivados, haga clic sobre la casilla de verificacin o el botn hasta que est en el estado que desea. Para devolverlo a su estado original de forma que no sea utilizado como criterio para filtrar registros, siga haciendo clic sobre la casilla de verificacin o el botn hasta que aparezca atenuado. Para buscar registros que contengan un campo especfico vaco o no, seleccione Es nulo o Negado es nulo, de la lista del campo o escrbalo en el campo. Para buscar registros mediante una expresin de criterios, escriba la expresin en el campo apropiado o introduzca una con el Generador de expresiones, que ser estudiado en detalle al abordar los filtros avanzados. Puede usar expresiones que utilicen los operadores de comparacin estndar: Mayor que (>), Menor que(<), Igual a (=), Menor o igual que (<=), Mayor o igual Por ejemplo: > 1 0 0 , 0 2 5 , >12/12/98. que (>=) y Distinto a (o). Si especifica valores en ms de un campo, el filtro devuelve registros slo si coinciden exactamente, es decir, contienen los mismos valores que especific en cada uno de esos campos. Para especificar valores alternativos que los registros deban tener para ser incluidos en los resultados de un filtro, elija la pestaa O situada en la parte inferior de la ventana Filtro por formulario. El filtro devuelve registros si tienen todos los valores especificados en la pestaa Buscar o todos los valores especificados en la primera pestaa O, o bien, todos los valores especificados en la segunda pestaa 0 , y as sucesivamente. Despus de haber seleccionado todos los filtros que desee, haga clic sobre el botn Aplicar filtro de la barra de herramientas o elija la opcin Aplicar filtrolorden del men Filtro (este men aparece cuando se est trabajando en la ventana de Filtro por formulario). Tenga en cuenta que al guardar la tabla o formulario se guarda el filtro.

Para eliminar una entrada, el criterio de una pestaa o todo el filtro, es preciso que usted realice las acciones siguientes: Para eliminar una entrada en una celda de la cuadrcula, seleccinela y presione la tecla Del (Supr). Para eliminar una pestaa creada, seleccinela y elija la opcin Eliminar pestaa, del men Edicin. El orden de las pestaas no es relevante. Para eliminar todas las entradas del filtro, elija la opcin Borrar el filtro, en el men Edicin o elija el botn Borrar la cuadrcula, de la barra de herramientas. Si cuando los registros filtrados se estn mostrando usted desea eliminar un filtro y volver a presentar los registros que se encontraban previamente en la tabla, haga clic sobre el botn Quitar filtro, de la barra de herramientas (El botn Quitar filtro, por su imagen, es el mismo que Aplicar filtro, slo que cuando el filtro est aplicado toma este nombre y esta funcin). Para eliminar un filtro y presentar todos los registros de la tabla, incluyendo los que fueron agregados, eliminados o cambiados desde que se abri la tabla, elija Quitar filtrolordenar,del men Registros, en Vista Hoja de datos. Eliminar un filtro no lo borra. Puede volver a aplicar el filtro si hace clic sobre el botn Aplicar filtro, de la barra de herramientas.

2 . 3 . 3 .Filtro avanzado
Si desea evitar el proceso de aplicar un filtro y despus ordenar los datos en una tabla, o necesita trabajar con criterios ms complejos que no son permitidos por los filtros por seleccin o formulario, puede utilizar el filtro avanzado. Este tipo de filtro es ms trabajoso que los anteriores, pero a la vez permite mayores posibilidades para imponer los criterios a los datos, aunque slo pueden utilizarse los campos de la tabla activa al seleccionar la opcin que controla este tipo de filtros. En algunos libros se hace referencia al filtro avanzado como a una consulta de seleccin simple, pero con limitaciones. Para filtrar registros mediante la ventana Filtrolorden avanzado en una tabla, consulta o formulario, realice lo siguiente: En la vista de la hoja de datos o del formulario, en el men Registros, site el puntero sobre Filtro y despus elija Filtrolorden avanzado. Tambin puede hacer clic sobre el botn Filtrolorden avanzado si ha personalizado la barra de herramientas, aadiendo este botn desde la categora Registros del cuadro de dilogo Personalizar barras de herramientas. Con ello se presenta la ventana de trabajo del filtro avanzado, similar a la que muestra la figura 5.5 y en la que se pueden distinguir dos elementos muy importantes en el funcionamiento y construccin de un filtro de este tipo: la Lista de campos de la tabla que contiene los datos a filtrar y la Cuadrcula del filtro avanzado , en la cual se especifican los criterios que decantan los datos a obtener.

Agrguele a la cuadrcula de diseo el campo o campos que necesite para especificar los valores u otros criterios que el filtro utilizar para encontrar los registros. Aqu se agregan los campos a la cuadrcula de la misma forma que se agregan a una consulta. Para especificar un criterio para ordenar, haga clic sobre la celda Orden de un campo, haga clic sobre la flecha y seleccione un criterio: Ascendente, Descendente o Sin ordenar. Escriba el valor que busca o introduzca una expresin en la celda Criterios para los campos que haya incluido. Los criterios son instrucciones que se utilizan para determinar con qu registros se desea trabajar; puede introducir criterios para uno o ms campos de la ventana Filtrolorden avanzado; se les considera, tambin, como restricciones o condiciones de limitacin utilizadas en la creacin del filtro para mostrar un conjunto especifico de registros. Haga clic en la primera celda del campo para el que quiere establecer los criterios. Introduzca la expresin de los criterios escribindola o utilizando el Generador de expresiones. Para presentar el Generador de expresiones, utilice el botn secundario del ratn para hacer clic en la celda Criterios y, a continuacin, hacer clic en la opcin Generar del men contextual que aparece. Para introducir otra expresin en el mismo campo o en otro diferente, muvase a la celda Criterios e introdzcala (sobre las expresiones trataremos ms adelante). Aplique el filtro haciendo clic sobre e1 botn Aplicar fittro, de la barra de herramientas o elija la opcin Aplicar filtrdorden, del men Filtro.

1 Cuadricula del filtro avanzado 1

-I

Fig. 5.5 Cuadro dc dialogo para establecer filtro avanzado.

Al guardar una tabla o un formulario, se guardan los filtros. Puede volver a aplicar los filtros cuando los necesite, la prxima vez que abm la tabla o el formulario. Al guardar una consulta se guardan los filtros creados, pero no agrega los criterios de filtro a la cuadrcula de diseo de la consulta. Puede

volver a aplicar los filtros despus de ejecutar la consulta, la prxima vez que la abra. Si se cre un filtro en una hoja secundaria o subformulario, este filtro tambin estar disponible al abrir la tabla o formulario de la hoja secundaria de datos o subformulario de forma independiente. Puede ordenar registros a peticin en la vista del formulario o en la de la hoja de datos de una tabla, consulta, o subformulario, aunque ya se haya aplicado un filtro. Para ordenar automticamente datos filtrados, puede especificar un orden para ordenar en la ventana Filtrolorden avanzado. Para ordenar de forma automtica los resultados de una consulta, puede especificar un orden para ordenar en la vista de diseo de la consulta. Al ordenar registros a peticin, puede llevar a cabo ordenaciones simples, lo que significa que puede ordenar todos los registros en orden ascendente o descendente (no ambos). Cuando ordena registros especificando un orden para ordenar en la vista de diseo de la consulta o en la ventana Filtrolorden avanzado, puede efectuar ordenaciones complejas. Esto significa que puede ordenar registros en orden ascendente segn algunos campos y en orden descendente segn otros. Al margen del mtodo que utilice para ordenar los registros, Access guarda el orden para ordenar cuando se guarda la hoja de datos. Antes de especificar un criterio de ordenacin hay ciertas cosas que debe considerar: Los criterios de ordenacin se guardan con la tabla, consulta o formulario. Si basa un nuevo formulario o informe en una tabla o consulta que tiene un criterio de ordenacin guardado, el nuevo formulario o impreso hereda el criterio de ordenacin. Puede ordenar hasta un mximo de 10 campos. Los criterios de ordenacin dependen de los valores del idioma que especifique en el cuadro de dilogo Opciones en el momento de crear la base de datos. Para verificar o cambiar estos valores, haga clic en Opciones, del men Herramientas y, luego, haga clic en la pestaa General para ver los valores establecidos bajo Nuevo tipo de orden de la base de datos. Si la cuadrcula de diseo contiene los asteriscos de la lista de campos, no podr ordenar registros, a menos que aada esos campos que acompaan a los asteriscos a la cuadrcula de diseo. Utilice el orden ascendente para ordenar las fechas y horas de ms temprano a ms tarde. Utilice el orden descendente para ordenar de ms tarde a ms temprano. Para ordenar correctamente los datos numricos de los campos de Texto, todas las cadenas de texto deben ser de la misma longitud, con los nmeros ms cortos rellenos con ceros en el frente. Por ejemplo, el resultado de una ordenacin ascendente de las cadenas de texto "l", 2 , 11", y "22" ser "1", "11", "2", "22". Debe completar los nmeros de un nico dgito con un cero en el frente para que las cadenas sean ordenadas correctamente: "Ol", "02", "1 l", "22". Otra solucin
bb
9,

bb

sera ordenar por el valor numrico de las cadenas utilizando la funcin Val. Por ejemplo, si el nombre de la columna con los valores numricos en los campos Texto fuera [Edad], la ordenacin por Val([Edad]) pondra los registros en el orden correcto. Cuando ordena un campo en orden ascendente, cualquier registro en el que ese campo est vaco (contiene un valor nulo) es listado primero. Si un campo contiene tanto valores nulos como cadenas de longitud cero, los campos con los valores nulos aparecen primero en el criterio de ordenacin, seguidos inmediatamente por las cadenas de longitud cero. Para ordenar registros con la utilizacin de un criterio de ordenacin en la cuadrcula de una consulta o un filtro avanzado realice lo siguiente: Abra una consulta en la vista de diseo o presente la ventana de FiltrolOrden avanzado de una tabla, consulta o formulario. Para ordenar por ms de un campo, primero coloque los campos de la cuadrcula de diseo en el orden en el que desee que se lleve a cabo la ordenacin. Access ordena primero por el campo de ordenacin situado ms a la izquierda, luego por el siguiente campo a la derecha, y as sucesivamente. Por ejemplo, para ordenar primero por el campo Apellido y luego por el campo Nombre, el campo Apellido debe estar a la izquierda de Nombre en la cuadrcula. Haga clic en la celda Orden de la cuadrcula de diseo del campo por el que quiere que se efecte la ordenacin, haga clic en la flecha, y luego haga clic en una opcin. Para ordenar por campos adicionales, repita los pasos anteriores. Para eliminar un criterio de ordenacin de una tabla, consulta o formulario, en la vista de la hoja de datos o del formulario elija Quitar filtrolordenar, en el men Registros. Si especific el orden para ordenar en la ventana Filtrolorden avanzado, en la que especific tambin los criterios para un filtro, puede eliminar el orden para ordenar en la celda de Ordenacin de la cuadrcula de diseno dejando, sin embargo, los criterios del filtro intactos. Para quitar un campo de la cuadrcula del filtro seleccione el campo haciendo clic en su selector de columna y presione la tecla Supr (Del), o bien, en el men Edicin, elija la opcin Eliminar columna. Para borrar la cuadrcula completa, en el men Edicin elija la opcin Eliminar la cuadrcula o en la barra de herramientas, haga clic sobre el botn Borrar la cuadrcula.

2.4. Modificar un filtro en una tabla, una consulta o un formulario

Si un filtro no est dando los resultados deseados, puede modificarlo. Los filtros se modifican en la misma ventana que utiliz para crearlos o en la

ventana de filtros que sea ms conveniente para las modificaciones que desea hacer. Si desea solamente limitar ms el conjunto de registros devueltos por Filtro por seleccin, contine seleccionando un valor y despus haga clic sobre el botn Filtro por seleccin en la barra de herramientas, hasta que obtenga los registros que desea. Para otro tipo de modificaciones de ese filtro es mejor utilizar Filtro por formulario o la ventana FiltrolOrden avanzado.

2.4.7. Modificar un fi/iro de una tablayuna consulta o un formulario en la ventana Fi/to por formulario
Puede modificar el filtro si le agrega a los campos vacos otros valores que desea que los registros filtrados contengan, si borra o cambia los valores de un campo, o lleva a cabo cualquiera de las modificaciones siguientes: Para borrar todos los campos de la ventana Filtro por formulario, haga clic en el botn Borrar la cuadncula, de la barra de herramientas. Para eliminar una pestaa O de la parte inferior de la ventana Filtro por formulario, elija la pestaa O que desea eliminar y en el men Edicin, elija opcin Eliminar ficha.

2.4.2. Modificar un filtro en la ventana Fi/tro/orden avanzado de una tablay una consultao un formulario
Mientras trabaja en la ventana FiltrolOrden avanzado, puede modificar el diseo del filtro y la cuadrcula de diseo. Es posible realizar las operaciones de edicin; algunas de ellas ya han sido explicadas como parte del procedimiento de creacin del filtro avanzado y por eso no las repetiremos aqu; las restantes s sern explicadas. Agregar un campo. Insertar un campo entre otros campos. Mover un campo. Agregar una columna. Eliminar un campo o una columna. Cambiar la anchura de unas columnas. Insertar o eliminar una fila de criterios. Introducir criterios. Especificar un orden para ordenar para los registros filtrados. Borrar la cuadrcula de diseo. Para insertar un campo entre otros campos de la cuadrcula de diseo de una consulta o filtro avanzado, en la vista de diseo de la consulta o en la ventana FiltrolOrden avanzado, arrastre el campo desde la lista de campos

hasta la columna de la cuadrcula de diseo donde desee insertarlo. El campo existente se desplaza para hacer sitio al nuevo campo. Si el campo ya est en la cuadrcula, seleccione su columna y arrstrelo hacia la posicin donde desea insertarlo. Haga clic en el campo delante del cual desea insertar otro campo, tambin puede elegir el selector de columna, y en el men Insertar, elija Columna; se insertar la columna en blanco o el campo seleccionado a la izquierda de la columna seleccionada. Para mover un campo de la cuadrcula de diseo de una consulta o filtro avanzado, en la vista de diseo de la consulta o en la ventana FiltrolOrden avanzado, seleccione la columna que desee mover. Para seleccionar una columna, haga clic en el selector de su columna. Para seleccionar ms de una columna adyacente, arrastre a travs de los selectores de sus columnas. Haga clic de nuevo en el selector de cualquiera de las columnas seleccionadas y luego arrastre el campo o campos a su nueva localizacin. El campo desplazado y todos los campos a su derecha se mueven a la derecha. Para borrar un campo de la cuadrcula de diseo de una consulta o filtro avanzado, en la vista de diseo de la consulta o en la ventana FiltrolOrden avanzado, seleccione el campo haciendo clic en su selector de columna, y luego presione la tecla Supr. Tambin puede seleccionar la columna haciendo clic en su selector y en el men Edicin elegir Eliminar columna. Cuando borra un campo de la cuadrcula de diseo, slo lo est borrando de la consulta o del diseo del filtro. No est borrando el campo y sus datos de la tabla subyacente. Para cambiar la anchura de una columna en la cuadrcula de diseo de una consulta o filtro avanzado, en la vista de diseo de la consulta o en la ventana FiltrolOrden avanzado, mueva el puntero hasta el borde derecho del selector de columna, de la columna que desea cambiar, hasta que el puntero se convierta en una flecha de dos sentidos. Arrastre el borde hacia la izquierda para hacer la columna ms estrecha o hacia la derecha para hacerla ms ancha. Se puede ajustar de forma automtica el ancho de la columna al ancho de la entrada visible ms larga de la cuadrcula de diseo. Mueva el puntero al borde derecho del selector de una columna hasta que el puntero se convierta en una flecha de dos sentidos, y luego haga doble clic. Si ajusta el ancho de la columna utilizando este mtodo y luego aade un valor que es ms largo que el ancho de la columna, debe ajustar la columna de nuevo para ver el valor completo. Para ajustar el ancho de varias columnas a la vez, seleccione las columna arrastrando a travs de los selectores de sus columnas y luego utilice el procedimiento anterior. El ajuste del ancho de las columnas en la vista de diseo o en la ventana FiltrolOrden avanzado no tiene ningn efecto en el ancho de la columna de la consulta o la hoja de datos filtrada. Sin embargo, puede utilizar las mismas tcnicas en la vista de la hoja de datos para ajustar el ancho de las columnas. El ancho de las columnas que establece en la vista de diseo o en la ventana de FiltrolOrden avanzado no se guarda cuando se cierra la consulta,

pero el ancho de las columnas que establece en la vista de la hoja de datos se guarda cuando guarda la hoja de datos. Para insertar o borrar una fila de criterios en la cuadrcula de diseo de una consulta o filtro avanzado, realice lo siguiente: Para insertar una fila de criterios, en la vista de diseo de la consulta o en la ventana Filtrolorden avanzado, haga clic en la fila que est debajo de donde quiere que aparezca la nueva fila, y luego haga clic en la opcin Fila, del men Insertar. Se inserta una nueva fila encima de la fila en la que hizo clic. Para borrar una fila de criterios, haga clic en cualquier parte de la fila, y luego en la opcin Eliminar fila, del men Edicin.

2.5. Otras operaciones con filtros

Con los filtros se pueden realizar otras operaciones, como alternar entre ventanas de filtros en una tabla, una consulta o un formulario, guardarlos como una consulta, y utilizar la consulta como un filtro.

2.5.7. Alternar entre ventanas de filtros en una tabla, una consulta o un formulario
Puede alternar entre ventanas para crear o modificar un filtro con el mtodo que responda mejor a sus necesidades de filtrado o para visualizar un modo de ver diferente de un filtro existente. Filtro por formulario y FiltrolOrden avanzado tienen sus propias ventanas. Sin embargo, Filtro por seleccin se utiliza directamente en las vistas del formulario o de la hoia de datos. La tabla 5.4 muestra las acciones que es posible realizar. TABLA 5.4 Formas de cambiar de una ventana a otra
Para cambiar a esta ventana Filtro por fomnibrio Desde esta ventana

Haga esto
Haga clic sobre el botn Filtro por Fomnikrio en la barra de herramientas En el men Filtro, elija Filtro por fomnibrio En el men Registros, site el puntero sobre Filtro y despus elija Filtrolorden avanzado En el men Filtro, elija Filtrolorden avanzado

V i t a Hoja de datos o Fomnikrio

Filtrolorden avanzado

Filtrolorden ~vanzado

V k t a Hoja de datos o Fomnikrio

F h por fomnikrio

Para aplicar un filtro desde la ventana Filtro por formulario o Filtro/Orden avanzado y visualizar los resultados en las vistas de la hoja de datos o del formulario, haga clic sobre el botn Aplicar filtro1Quitar Filtro, de la barra de herramientas. Para cerrar cualquiera de las dos ventanas de filtros y volver a las vistas de la hoja de datos o del formulario sin aplicar el filtro, haga clic sobre el botn Cerrar, de la barra de herramientas. Despus de especificar los valores que busca mediante Filtro por seleccin o Filtro por formulario, puede cambiar a la ventana Filtrolorden avanzado para ver cmo los valores que ha especificado son traducidos a una expresin de criterios en la cuadrcula de diseo.

2 . 5 . 2 .Crear una consulta a partir de un fi/troen una tabla,

una consulta o un formulario
En lugar de disear una consulta a partir de cero en la vista de diseo de la consulta, puede crearla automticamente si guarda un filtro existente en una tabla, una consulta o un formulario, como una consulta. Una consulta ofrece ms flexibilidad que un filtro, para ello realice lo siguiente: Con el filtro presente en la ventana Filtro por formulario o FiltrolOrden avanzado, haga clic sobre el botn Guardar, de la barra de herramientas, con lo cual aparecer el cuadro de dilogo que se muestra en la figura 5.6. Escriba un nombre para la consulta y elija el botn Aceptar.

Fig. 5.6 Cuadro para guardar un filtro como consulta.

La nueva consulta aparece en la ventana de la base de datos. Al igual que en las dems consultas, se puede agregar campos 0 cambiar el diseo de la consulta y visualizar los resultados. Tambin puede utilizar la consulta como un filtro. Esto es posible hacerlo si ya ha guardado un filtro con el formulario o la hoja de datos y desea utilizar la consulta como un segundo filtro.

2.5.3. Aplicar una consulta existente como Wfro en un formu/mio, un subformufario o una hoja de datos
Aunque slo puede guardar un filtro con una tabla, una consulta o un formulario, puede utilizar consultas ya creadas como filtros adicionales. Una consulta debe reunir ciertos requisitos si desea utilizarla como filtro:

Debe estar basada en la misma tabla o consulta subyacente que la hoja de datos o el formulario al que desea aplicarla. No puede incluir otras tablas o consultas. Debe ser una consulta de seleccin (no una consulta de referencias cruzadas o una consulta de accin). No puede incluir campos que sumen, cuenten o calculen otro tipo de totales para los valores de un campo. Para aplicar una consulta existente y que rena los requisitos como filtro, cambie a la ventana Filtro por formulario o a la ventana Filtrolorden avanzado. En la barra de herramientas, haga clic en Cargar, desde la consulta, con lo cual aparece el cuadro de dilogo que se muestra en la figura 5.7.

Fig. 5.7 Cuadro de dilogo para elegir consulta como filtro.

En el cuadro Filtro, seleccione una consulta y, a contiiiuacin, elija el botn Aceptar y despus haga clic en el botn Aplicar filtro, de la barra de herramientas.

2.5.4. Cmo afecta un

f i i f o para una tabla o consulta a 10s nuevos formu/arioso informes?

Cuando se guarda una tabla, una consulta o un formulario, Access guarda cualquier filtro definido actualmente en el objeto, est o no aplicndose ese filtro. Tambin guarda cualquier criterio de orden especificado para los registros de ese objeto. Si crea un formulario o informe basado en una tabla cerrada, o una m filtro o un orden para clasificar, el consulta con la que se ha guardado u formulario o informe utiliza la tabla o la consulta como su registro de origen, heredando el filtro y el orden para clasificar de ese objeto. El filtro no le ser aplicado al nuevo formulario o informe; se aplicar cuando lo necesite. El orden para clasificar se aplica automticamente; sin embargo,

puede eliminarlo o cambiarlo cuando sea necesario sin afectar a la tabla o consulta subyacente. Si crea un formulario o informe basado en datos filtrados, mientras los datos son presentados, el formulario o informe utiliza la tabla o consulta como su registro de origen, y hereda el filtro y el orden para clasificar de ese objeto, como en la situacin anterior. Tambin se le aplica el orden para clasificar de forma automtica al nuevo formulario o informe. Sin embargo, en este caso, el filtro se aplica automticamente cada vez que se visualiza el informe, pero slo se aplica la primera vez que se visualiza el formulario despus de crearlo (al abrir de nuevo el formulario usted tendr que aplicarle el filtro). En un formulario se puede trabajar con un filtro heredado si se utiliza Filtro por seleccin, Filtro por formulario, o la ventana Filtrolorden avanzado. Se aplica el orden para clasificar por medio de los botones Orden ascendente u Orden descendente, de la barra de herramientas, o la celda Orden de la ventana Filtrolorden avanzado. Se elimina el criterio de ordenacin mediante la opcin Quitar filtrolordenar, del men Registros o la celda Orden, de la ventana FiltrolOrden avanzado. En un informe, las caractersticas de filtrado y ordenacin del formulario no estn disponibles. Por lo tanto, para aplicar o suprimir el filtro y el orden para clasificar heredados por un informe o para cambiar un filtro, es necesario cambiar los valores de las propiedades del informe listadas en la tabla 5.5. TABLA 5.5 Propiedades a cambiar para modificar filtros en un informe

Esta propiedad

Hace lo siguiente

I~ctivar~i~tro Ordenarpor

Ahrracena k clusula WHERE de k cadena SQL que d e h e qu registros son presentados por el W o (WHERE no aparece en el valor de k vroviedad) l ~ ~ l io c suprime a el 6 b o defmido en k propiedad Fiitro

1
1

Identifca el campo o campos utilizados para ordenar y el orden para clasificar (ascendente o descendente) ActivaiOrden Aplica o suprime el orden para cksiicar defmido en k propiedad OrdenarPor l ~ r i g e n ~ e l ~ e ~ i s t1~hnacena ro el nombre de k tabla o consulta subyacente

Si especifica un orden para clasificar en un asistente para informes o en el cuadro de dilogo Ordenar y Agrupar de la vista de diseo del informe, ese orden se impone sobre cualquier orden para clasificar del informe heredado del objeto subyacente. Puede hacer que Access aplique automticamente un filtro al abrir un formulario especificando una macro mediante la accin AplicarFiltro o un procedimiento de evento mediante el mtodo AplicarFiltro del objeto Ejecutarcomando, como el valor de la propiedad AlAbrir del formulario.

Tambin puede aplicar un filtro mediante las acciones AbrirFormulario o AbrirInforme o sus mtodos correspondientes.

3. Utilizar expresiones en consultas y filtros

Las expresiones son una parte fundamental de muchas de las operaciones de Access. Por definicin, una expresin es cualquier combinacin de operadores, constantes, valores literales, funciones y nombres de campos, controles y propiedades que se evalan como un solo valor. Puede usar expresiones como valores para muchas propiedades y argumentos de accin, para establecer criterios o definir campos calculados en filtros y consultas, y para establecer condiciones en macros. Al crear una expresin, se combinan identificadores, valores y operadores en una unidad que produce un resultado. Las expresiones pueden ser tan sencillas como una expresin aritmtica, como (1 + l), que produce un resultado numrico igual a 2; tambin pueden realizar operaciones complejas en los datos, como la expresin de validacin siguiente, que genera un error si el valor del campo Variedad es Batido o Revuelto, y el campo Precio contiene menos o ms de cinco caracteres:
= [Variedad]

En ( "Batido "," Revuelto") Y Longitud(([Precio])<>5).

Puede crear una expresin mediante el Generador de expresiones o combinando los elementos de la expresin para que haga lo que desea. Por ejemplo, la expresin siguiente se podra utilizar en un control de un formulario o informe para mostrar la suma de los valores del campo Precio, ms un impuesto de 0,20 centavos a cada cctel: =[Precio]+ 0,20. Cuando usted especifica un criterio para un campo en un filtro, utiliza una expresin. Una expresin es una combinacin de operadores(tales como < >) y valores (textos o nmeros) que Access evala. Cuando se utilizan expresiones para especificar el criterio en un filtro, ellas determinan qu subconjunto de registros usted desea mostrar.

3.1. Lugares donde se utilizan las expresiones

Puede utilizar expresiones en la cuadrcula de diseo de una consulta o en la ventana Filtrolorden avanzado, en una instruccin SQL de la vista SQL de una consulta o en la ventana Filtro por formulario, para especificar criterios que identifiquen los registros con los que desea trabajar. En las consultas, tambin puede utilizar expresiones para actualizar los valores de un grupo de registros o para crear campos calculados. En la cuadrcula de diseo, la expresin debe introducirse en lugares diferentes, en dependencia de la operacin que se desee realizar. La tabla 5.6 muestra dnde pueden introducirse expresiones. Despus de introducir una

expresin en la cuadrcula de diseo y de presionar la tecla Enter, Access muestra la expresin utilizando la sintaxis que comprende este programa. Si no incluye un operador con la expresin, se asume que debe utilizarse el operador =. Por ejemplo, si escribe Revuelto como criterio en el campo Variedad, Access muestra Revuelto e interpreta la expresin como Variedad = Revuelto. Si incluye referencias a nombres de campos en la expresin, los campos deben estar incluidos en una de las tablas agregadas a la consulta (a no ser que est utilizando la funcin DBsq o una subconsulta). No obstante, no es posible arrastrar los campos a la expresin de la cuadrcula de diseo. TABLA 5.6 Lugares donde se puede introducir expresiones
Para hacer esto Escriba la expresin en

Especkar criterios para una consulta de Una cekia Criterios de k cuadrcula de diseo seleccin, de tabk de referencias cruzadas o de una consulta o iitro avanzado de accin. o bien vara un iitro avanzado l ~ r e a un r campo calculado Una cekia Campo de k cuadrcula de diseo de una consulta o iitro avanzado l~ctualizar reeistros sekm 1 " " los resultados de k luna cekia Actualizar a de k cuadrcula de expresin (slo consuitas de actualizacin) ldiseo de una consulta de actualizacin Especkar los registros con los que desea Una instniccin SQL en k vista SQL trabajar, c m se agrupan, los criterios para las agrupaciones o c m se ordenan los registros Especikar los criterios cuando se u t i l i z a Filtro Un campo de k ventana Filtro por Formulario de una expresin personalizada. Tambin por Formulario puede seleccionar una expresin de k iista del campo

-- -

1
1

Usted puede ver cmo se evalan las expresiones de las consultas si cambia a la vista SQL de una consulta para mostrar sus instrucciones SQL base. Para mostrar una consulta en la vista SQL, haga clic en la flecha situada junto al botn Vista de la barra de herramientas y, a continuacin, haga clic en Vista SQL. Si su consulta incluye tablas vinculadas, los valores que especifique en el criterio de los campos de las tablas vinculadas pueden distinguir maysculas de minsculas (los valores deben coincidir con los de la tabla base). Es posible especificar el criterio en un filtro de la misma manera en que se hara para definir el criterio de una consulta; por eso, no debe extraarle si en los anteriores o siguientes procedimientos se habla de consultas y no de forma explcita de los filtros. Adems, debe tener en cuenta que las expresiones no son exclusivas de los filtros, por eso en las pginas siguientes encontrar informacin que si ahora no le es de mucho valor, despus, a medida que avance en el estudio, s lo ser y retornar a estas pginas inevitablemente.

He aqu unos cuantos ejemplos habituales de operaciones en las que se usan expresiones: Establecer una propiedad que defina un control calculado, una regla de validacin o el valor predeterminado de un campo. Introducir una expresin de criterios, crear un campo calculado o actualizar registros de una consulta o filtro. Establecer una condicin para llevar a cabo una accin o una serie de acciones en una macro o especificar argumentos para muchas acciones. Editar una consulta SQL en el modo de ver SQL de la ventana Consulta o utilizar una instruccin SQL en el valor de una propiedad o argumento.

3.2. Elementos de una expresin

Una expresin puede incluir una combinacin de operadores, identificadores, funciones, valores literales y constantes. La tabla 5.7 muestra estos elementos. El ejemplo que presenta la figura 5.8 contiene una expresin y sus partes. TABLA 5.7 Elementos de una expresin
Desciipcin Indica una operacin que se debe ejecutar en uno o varios elementos Ildent6cador For~nuhrbs![Recetas]![Cd~, Se r e k e al vabr de un campo, control o IInFoms!lRecetas1.Vsac loroi>iedad Funcin Devuelve un vabr que se basa en b s I~echao, Suma() y DBiaqO Iresultados de un clculo u otra operacin 100, #20-Oct-02#, 'Camagey" Representa un valor, tal cona, un nmero, Literal cadena o fecha que se evaha exactanientq c o m est escrito. L a s ~ k c hs s e ikhry& entre signos de riinriero (#) y las cadenas entxe comiiias dobles ('7 Constante Verdadero (Tiue), Falso (False), Representa un vabr que m cambia S, No, Nulo (NuQ C Ejemplos
=, <, &, Y, O, Cona,

Elemento Operador

Fig. 5.8 Partes de una expresin.

Los elementos de una expresin sobre los que acta un operador se denominan "operandos" y los elementos que intervienen en una funcin se llaman "argumentos". En la figura 5.8 se puede observar un ejemplo de esto: Fecha( ) y 30 son operandos del operador - (signo menos); [Fecha del cctel] y Fecha( )-30 son operandos del operador <.

3.3. Tipos de operadores

Los operadores de una expresin describen el tipo de accin que debe realizarse o cmo deben compararse los valores. Existen varias categoras de operadores: aritmticos, de comparacin, de concatenacin, lgicos y otros operadores. Los operadores aritmticos se muestran en la tabla 5.8 y no requieren explicacin, pues desde muy temprano usted comenz a trabajar con ellos. Los operadores de comparacin se utilizan para comparar valores o expresiones. Por ejemplo, la expresin >#1/2/02#, utilizada en la celda Criterios de la cuadrcula del filtro seleccionara los registros cuya fecha sea posterior al 1 de febrero de 2002. La tabla 5.9 muestra los operadores de comparacin. El operador de concatenacin se utiliza para concatenar cadenas de texto. El smbolo que se utiliza es &. Por ejemplo, la expresin "Estimado "&[Nombre del Barman]&":", podra utilizarse al principio de una carta, a partir de que [Nombre del Barman] es el nombre de campo de una tabla o consulta. Los operadores lgicos comparan expresiones y dan por resultado un valor verdadero o falso, que a su vez, es fruto de la comparacin. Se utilizan, generalmente, para expresar condiciones en una columna de macro, en la parte de criterios de una funcin agregada o en las celdas de la cuadrcula de una consulta o un filtro. La tabla 5.10 muestra los operadores lgicos. Otros operadores que se pueden utilizar en las expresiones son los que se observan en la tabla 5.11. TABLA 5.8 Operadores aritmticos
Operador

Operacin I~ulhukacin

Divisin entera (parte entera de k divisin de dos &ros) Mdulo aritdtico (resto de k divisin entre dos nnieros)

TABLA 5.9 Operadores de comparacin

Ooerador <
<=
>

Sinificado

>=
-

Menor que Menor o igual a ~ a ~que o r 1 Mayor o igual a Igual a

Distinto a Entre...Y Determina si el valor de una expresin se encuentra dentro del Entre rango de valores especificado Como (Like) Comparacin de cadenas. Se usa con los caracteres comodn de las expresiones ? y *, entre otros Es Se utiliza con la palabra reservada Nulo (Es Nulo) para determinar si una expresin da como resultado Nulo Es (1s) Se utiliza para comparar dos variables de referencia de objeto. Determina si el valor de una expresin es igual a uno o varios valores de una lista emecificada

<>

TABLA 5.10 Operadores lgicos

Opersdor Operscin Y Coniuncin

Negado O OEx

I~egacin ~~iswnci (O n inclusivo1 I~xclusin (O exclusivo)

TABLA 5.11 Otros operadores

Opersdor
!

.@unto)

Descripci6n Se diiza para separar bs distintas partes de un identificador; indica expkitamente que el nombre de objeto que va a contsiuacin se rekre a un obieto de6nido Dor el usuario Se utiiiza para separar b s distinas partes de un identikador; precede al nombre del objeto o propiedad, d e w o por Access

3.4. Prioridades de los operadores

Cuando en una misma expresin hay varias operaciones, cada parte de ella se evala y se resuelve en un orden predeterminado, segn la prioridad de los operadores. No obstante, las operaciones encerradas entre parntesis se calculan antes que las que no lo estn.

El orden de precedencia o prioridad en la evaluacin de las expresiones que contienen varios tipos de operadores es el siguiente: Primero se evalan los operadores aritmticos, despus los operadores de comparacin y, por ltimo, los operadores lgicos. Los operadores que pertenecen a un mismo tipo siguen el orden de precedencia siguiente: Aritmticos. En el orden siguiente se realizan las operaciones: exponenciacin, negacin, multiplicacin y divisin, divisin entera, mdulo aritmtico, suma y resta, concatenacin de cadenas. Comparacin. Igualdad, distinto a, menor que, mayor que, menor o igual que, mayor o igual que, como, es. Lgicos. Negado, Y, O, Oexcl, Eqv, Imp. El operador de concatenacin de cadenas de caracteres (&) realmente no es un operador aritmtico, pero se evala despus de todos los operadores aritmticos y antes de los operadores de comparacin. Cuando dos operadores tienen el mismo nivel de prioridad, tal como multiplicacin y divisin, la operacin se evala de izquierda a derecha. Los parntesis permiten alterar el orden de prioridad y obligan a que algunas partes de la expresin se evalen y realicen antes que otras. Dentro de los parntesis la precedencia de los operadores se mantiene.

3.5. Las funciones

Usted puede utilizar innumerables funciones que por razones de espacio y de los objetivos de este libro no es posible describir detalladamente. Adems, tenga en cuenta que desempean un papel muy importante, porque permiten realizar muchas operaciones o acciones sin tener que programarlas. Una funcin realiza algn clculo sobre los datos, introducidos como argumentos y devuelve el resultado de ese clculo. En Access existen ms de 100 funciones, agrupadas en categonas: Base de Datos, Flujo de programas, Conversin, Dominio agregado, Entrada y salida, Fechamora, Financieras, Inspeccin, Control de errores, Matemticas, Matrices, SQL agregado, Generales, Mensajes, Texto, DDE-OLE. Las funciones Financieras calculan algunos valores tratados en el mundo de las finanzas, tales como depreciaciones, tasas internas de retorno, pagos de un prstamo, etc. Las funciones Matemticas realizan operaciones aritmticas, logartmicas o trigonomtricas de nmeros o expresiones. Las funciones Fecha y Hora operan sobre fechas y calculan penodos de tiempo transcurridos, la fecha y hora actual, o dan formato a las fechas. Las funciones de Cadenas de caracteres realizan alguna operacin con cadenas de texto, como convertirlas en maysculas, extraer parte de los datos de una cadena, etc. Las funciones Lgicas permiten tomar decisiones o asignar valores en dependencia del resultado de su primer argumento.

Las funciones Agregadas, tambin llamadas funciones de totales, realizan clculos estadsticos sobre los datos contenidos en una tabla o consulta. Las funciones de Dominio agregado son similares a las funciones Agregadas, pero pueden basar sus clculos en cualquier tabla de la base de datos actual, incluyendo tablas que no estn abiertas, e incluir en el clculo todos los registros o un grupo de ellos. Son frecuentemente usadas en los controles calculados de formularios o informes, pero no en macros ni en mdulos. Proporcionan informacin estadstica sobre un conjunto de registros que en su sintaxis se denomina "dominio". Las funciones de Conversin de tipo de datos convierten explcitamente las expresiones de un tipo de datos a otro. El argumento de estas funciones puede ser cualquier expresin de cadena o una expresin de cadena o una expresin numrica vlida. Para obtener ms informacin sobre cada una de las funciones, su sintaxis, etc., consulte la ayuda de Access y busque el tpico Referencia de funciones.

3.6. Literales
Un literal es un valor numrico, una cadena, o una fecha, que Access evala tal y como se indica en la expresin. En algunas situaciones, Access encierra automticamente los literales entre delimitadores, por ejemplo, al introducir datos en una celda de Criterios del filtro o consulta. En otras, por ejemplo, como es el caso de escribir una expresin en una regla de validacin, somos nosotros los que tenemos que colocar esos delimitadores. Los delimitadores que se utilizan son los siguientes: Los nmeros carecen de delimitadores. Ejemplo: [Precio] >=100. Las cadenas de texto deben ir entre comillas. Ejemplo: [Variedad]= "Batido". Las fechas y horas deben ir encerradas entre signos #. Ejemplo: Entre #1/2/02# Y #1/8/02#.

3.7. Introducir una expresin en una hoja de propiedades, una cuadrcula de diseo o un argumento de accin
Si va a introducir una expresin que es mayor que el rea de introduccin estndar de una hoja de propiedades, una cuadrcula de diseo o el argumento de una accin, puede escribir la expresin en el cuadro Ampliar. Para abrir el cuadro Ampliar, presione Mays+F2 cuando el cursor est en el lugar donde desea introducir la expresin.

Al introducir una expresin en una hoja de propiedades, una cuadrcula de diseo o un argumento de una accin, Access: Reconoce los nombres de funciones, nombres de propiedades y separadores de lista especficos en las versiones internacionales. Inserta automticamente ciertos caracteres cuando cambia el enfoque. En dependencia de dnde introduzca la expresin, se inserta: Corchetes ([ 1) para encerrar nombres de formularios, informes, campos o controles. Caracteres (#) para encerrar fechas. Comillas (" ") para encerrar texto. A veces, cuando se escriben expresiones que contienen nombres de objetos en algunas propiedades o celdas, por ejemplo, en la propiedad Regla de validacin o en la celda Criterios, no encierra los nombres entre corchetes automticamente. En estos casos tenemos que escribirlos nosotros, pues Access podra estar suponiendo que constituyen cadenas de caracteres y encerrarlos entre comillas. Las expresiones de los controles calculados siempre van precedidas por un signo igual (=).

3 . 7 . 7 . Utilizar funciones y propiedades de las versiones

internacionales de Access
Cuando se introduce una funcin o una propiedad en una expresin, en la mayora de las versiones internacionales de Access: Se puede escribir el nombre de la funcin o propiedad traducido en una hoja de propiedades, una cuadrcula de diseo.0 un argumento de una accin. Es posible utilizar el separador de lista de su pas cuando especifique ms de un argumento para una funcin. Se puede especificarel separador de lista en la ficha Nmero en el cuadro de dilogo Propiedades de Configuracin regional del Panel de control de Windows. En la mayora de las versiones internacionales, el separador de lista predeterminado es un punto y coma (;). Sin embargo, en el cdigo de Visual Basic para aplicaciones, hay que escribir el nombre de la funcin o propiedad en idioma ingls y utilizar una coma (,) como separador de lista.

3.8. Introducir nombres de objetos

Los identificadores se utilizan en una expresin para hacer referencia al valor de un campo, un control o una propiedad. Ellos permiten identificar

controles de formularios e informes, identificar objetos en las expresiones de una macro o evitar referencias ambiguas a campos con el mismo nombre en tablas diferentes. Los identificadores suelen incluir los smbolos siguientes: El tipo de objeto: formularios, informes. El operador ! para indicar que el siguiente nombre es un objeto tal como un formulario, un informe, un control o un campo. El operador . (punto) para indicar que la descripcin siguiente es una propiedad de un formulario, un informe o un control de Access. El nombre del formulario, el informe, el campo, el control o la propiedad encerrados entre corchetes, aunque pueden omitirse si el nombre no contienen espacios en blanco. Cuando un elemento de identificador est encerrado entre corchetes ([ 1) significa que el elemento es el nombre de una tabla, consulta, formulario, informe, campo o control. Cuando usted escriba el nombre de un objeto en un identificador, debe introducirlo entre corchetes en caso de que contenga un espacio o caracteres especiales, como un carcter de subrayado. Si el nombre no contiene un espacio o un carcter especial, puede escribir el nombre sin corchetes y Access a menudo los inserta automticamente (con las dos excepciones que se indican a continuacin). Por ejemplo, podra escribir la expresin siguiente como un valor para la propiedad Origen del control para calcular la suma de los campos Precio e Impuesto: = Precio + Impuesto; Access muestra la expresin como sigue: = [Precio] + [Impuesto]. En una configuracin de la propiedad Regla de Validacin o en una celda Criterios de una cuadrcula de diseo de una consulta, Access no encierra un nombre automticamente entre corchetes. Si est introduciendo un nombre de objeto, asegrese de encerrarlo entre corchetes. De lo contrario, es posible que Access suponga que est introduciendo texto y podra insertar comillas.

3.9. Introducir valores de fecha y hora

Cuando un elemento de una expresin est encerrado entre el smbolo #, significa que el elemento es un valor de fechahora. Access automticamente evala un valor encerrado entre smbolos #, como un valor de fechahora y le permite escribir el valor en cualquier formato comn de fecha u hora. No es necesario encerrar una valor de fechahora entre smbolos # en una expresin de validacin o Criterios para un campo cuyo tipo de datos es FechaBora. Access le permite escribir el valor en cualquier formato comn de fecha u hora e inserta automticamente un smbolo # a cada lado del valor.

Access muestra el valor de acuerdo a la configuracin de la seccin Internacional del Panel de control de Windows. El formato de salida se puede cambiar usando la propiedad Formato (Format).

3.10. Introducir texto

Cuando un elemento de una expresin est encerrado entre comillas (" "), significa que el elemento es texto. Cuando usted escribe texto en una expresin de validacin o de criterios, el texto deber encerrarse entre comillas si contiene un espacio o puntuacin. Si el texto no contiene un espacio o puntuacin, puede escribir el texto sin las comillas y Access las insertar automticamente. Por ejemplo, si escribe Batido, se muestra la expresin "Batido".

4. Generador de expresiones
Se puede crear una expresin mediante el Generador de expresiones o sin l, combinando los elementos de la expresin para que haga lo que se desea. Ya hemos visto que si la creamos manualmente debemos tener en cuenta todo un conjunto de elementos y requisitos. Para crear una expresin sin utilizar el Generador de expresiones ser necesario teclear una combinacin de identificadores, operadores y valores para que produzcan el valor que se desea. Por ejemplo, la expresin = [Precio] * 1.1 genera el valor de un campo calculado incrementando 10 % el valor del campo Precio. En esta expresin: [Precio] es un identificador que hace referencia al campo Precio de la tabla Recetas; * es el operador de multiplicacin; 1.1. es el valor por el que se multiplica el valor del campo Precio. Segn el resultado que usted desee, puede combinar de muchas formas identificadores, operadores y valores. Utilice expresiones para combinar cadenas de texto, sumar o multiplicar valores numricos, llamar a funciones, hacer referencia a objetos y sus valores, y realizar otras muchas operaciones. Algunas expresiones producen un resultado verdadero o falso. Por ejemplo, si introduce una expresin en la columna Condiciones de una macro, se lleva a cabo la accin indicada slo cuando la expresin sea verdadera. La expresin siguiente slo es verdadera si "Batido" es el valor que aparece en el control Variedad del formulario Recetas: Formularios![Recetas]![Variedad] = "Batido".

4.1. Uso del Generador de expresiones

Si le resulta dificil recordar todos los elementos que hay que tener en cuenta para construir correctamente las expresiones, utilice el Generador de expresiones. Es posible iniciar el Generador de expresiones desde la mayora de las ubicaciones en las que se escriben expresiones, como en una hoja de propiedades, una celda Criterios en la cuadrcula, en la ventana Macro o en la ventana Mdulo. Siempre que el Generador de Expresiones est disponible, usted podr darse cuenta de ello, si aparece el botn Generar o si en el men contextual se dispone de la opcin Generar. Para iniciar el Generador de expresiones en un campo o una celda Criterios del filtro o de la ventana Consulta, la columna Condiciones de la ventana Macro o la ventana Mdulo, debe realizar las acciones siguientes: Si ha personalizado una barra de herramientas con el botn Generar o este aparece al trabajar con el elemento actual, haga clic sobre l. Con el botn derecho del ratn, haga clic donde desee insertar la expresin. Elija la opcin Generar en el men contextual. Access muestra la ventana del Generador de expresiones (consulte el Apndice 4). Si el cuadro de propiedades, el cuadro de argumentos, la celda de criterio o de consulta, o la columna Condiciones donde inicia el Generador de expresiones ya contiene un valor, ese valor se copia automticamente en el cuadro Expresin. Para utilizar el Generador de expresiones en el cuadro de Expresiones, escriba o pegue los elementos de la expresin. Para deshacer la accin ms reciente, elija el botn Deshacer. Cuando la expresin est completa, elija el botn Aceptar. Cuando elija Aceptar, se copiar la expresin en la ubicacin desde la que ha iniciado el Generador de expresiones. Si esa ubicacin ya contiene un valor, la nueva expresin sustituir al valor. Para pegar un elemento desde la parte inferior del Generador de expresiones, en el cuadro Expresin realice lo siguiente: En el cuadro de la izquierda, haga doble clic sobre la carpeta que contiene el tipo de objeto o elemento deseado. Haga clic sobre la carpeta del objeto deseado. Utilice los cuadros del centro y la derecha para seleccionar el elemento que desea pegar y, a continuacin, haga doble clic sobre el elemento (o elija el botn Pegar). Por ejemplo, para pegar un identificador que haga referencia a un campo de una tabla, haga doble clic en la carpeta Tablas, elija la carpeta que contenga el campo y haga doble clic en el campo. Si un objeto o una funcin no se muestran en la parte inferior del Generador de expresiones, entonces no son vlidos en el contexto desde donde se

ha iniciado el generador. Por ejemplo, no es posible hacer referencia a otros campos y controles de la regla de validacin para un campo de una tabla, por lo que no estarn disponibles las carpetas Tablas, Consultas, Formularios e Informes si se ha iniciado el Generador de expresiones desde una propiedad Regla de Validacin de un campo de tabla. Si se pega un elemento que requiera otro elemento que no aparece en la expresin, el Generador de expresiones insertar "Expr))en lugar del elemento. Para insertarlo, seleccione "Expr)) y, a continuacin, escriba el elemento o pguelo de la parte inferior del Generador de expresiones. Cuando se pega un identificador en la expresin, el Generador de expresiones pega slo la parte del identificador que se requiera en el contexto. Por ejemplo, si se inicia el Generador de expresiones desde la hoja de propiedades del formulario Recetas2 y se pega en la expresin un identificador para la propiedad Visible del formulario, el Generador de expresiones slo pega el nombre de la propiedad: Visible. Si se utiliza esta expresin fuera del contexto del formulario, se ha de incluir el identificador completo: Formularios![Recetas].Visible. Para pegar un identificador que hace referencia a un campo de tabla o consulta, en el cuadro de la izquierda, haga clic sobre la carpeta Tablas, si no estuviera abierta. Elija la tabla que contiene el campo, cuyo identificador usted desea utilizar. El Generador de expresiones muestra todos los campos guardados de la tabla en el cuadro del centro. Para seleccionar un campo que an no se ha guardado en una tabla o una consulta abierta, guarde la tabla en primer lugar. Siga uno de los pasos siguientes: Haga doble clic sobre el campo deseado en el cuadro del centro, con lo cual el identificador aparece en el cuadro de expresiones. Haga clic sobre el campo deseado en el cuadro del centro y elija el botn Pegar. Para pegar una funcin incorporada o una funcin definida por el usuario, en el cuadro de la izquierda, abra la carpeta Funciones, si no est abierta, y haga clic sobre la carpeta de funciones incorporadas o de funciones definidas por el usuario en una base de datos. En el cuadro del centro, seleccione la categora de funciones y, a continuacin, en el cuadro de la derecha, haga doble clic sobre la funcin o elija la funcin y utilice el botn Pegar. Observe que debajo de los cuadros, cuando se elige una funcin aparece su sintaxis. Una funcin pegada en el cuadro Expresin incluye marcadores de posicin para los argumentos de la funcin. Para rellenar un argumento, seleccione el marcador de posicin y, a continuacin, escriba el argumento deseado, o pegue un elemento desde la parte inferior del Generador de expresiones en el argumento. Para pegar constantes u operadores en el cuadro de la izquierda, haga clic sobre la carpeta Constantes u Operadores. En el cuadro central, seleccione la categora y, a continuacin, en el cuadro de la derecha, haga doble clic sobre la constante o el operador deseado.

Tambin puede utilizar los botones de operador que se encuentran debajo del cuadro Expresiones para pegar los operadores ms comunes en la expresin. Para pegar expresiones comunes, en el cuadro de la izquierda, haga clic sobre la carpeta de expresiones comunes y, a continuacin, en el cuadro de la derecha, haga doble clic sobre la expresin deseada. Por ejemplo, una expresin comn es la fecha actual, por lo que podr pegar la funcin Fecha() por esta va.

En este captulo usted aprendi a buscar, reemplazar y filtrar informacin desde la forma ms simple hasta la ms compleja. Con lo estudiado usted ampla el entorno de trabajo con las tablas, consultas y formularios, pues este elemento le permite ejecutar estas operaciones en estos objetos de la base de datos. El trabajo con las expresiones resulta fundamental no slo cuando se filtran datos sino tambin en otras muchas operaciones, como establecer determinadas propiedades. El Generador de expresiones y los elementos que componen las expresiones debe dominarlos ampliamente, pues es un recurso que siempre utilizar.

Informes
Un informe es un conjunto de informacin que se organiza segn determinados criterios y al que se le aplica un formato de acuerdo con las especificaciones del usuario. Un informe constituye una forma de recuperar y presentar los datos, como informacin significativa que se puede usar y distribuir. Los informes tambin se pueden definir como una copia impresa, que refleja un estado del sistema en un momento determinado. Los informes recuperan la informacin de las tablas o consultas previamente creadas en el sistema y le aplican funciones tales como: sumas, promedios, etc. La informacin que pueden representar va desde grficos hasta campos memo. Algunos ejemplos de informes son las etiquetas postales, las facturas, los resmenes de ventas y los listines telefnicos. De forma independiente al informe que se necesite, Access es totalmente flexible e incluye innumerables ayudas. Con lo que usted ha aprendido en captulos anteriores podr abordar la creacin de informes sin mucha dificultad. Los controles y propiedades estudiados son los mismos y los procedimientos son muy similares a los de crear formularios.

1. Crear un informe
La creacin de informes y la de formularios (Captulo 3), tienen muchos puntos en comn: los datos se extraen de las tablas o consultas y se ha de disear la hoja de presentacin en la que sern desplegados. Para crear un informe los pasos a seguir son: En la ventana de la base de datos, se selecciona la carpeta Informes. Se pulsa el botn Nuevo y aparece el cuadro de dilogo que se muestra en la figura 6.1, donde se debe seleccionar el tipo de informe que se va a crear y la tabla o consulta de donde se extraen los datos, y se presiona el botn Aceptar.

I
1

Crewrnhlormsmdn
utiliza el ssistaits.

4?J

Elija la tabla o c o d a de dwide

pracdm bs datos del objeto:

lRecetas

Fig. 6.1 Cuadro de dilogo para seleccionar el tipo de informe.

1.l.Opciones para crear informes

En el cuadro de dilogo que se observa en la figura 6. L aparece un grupo de opciones que usted puede elegir para la creacin de los informes. Existen seis opciones en los tipos de informes, las cuales son: Vista Diseo. Permite al usuario construir su propio informe, paso a paso, empleando los controles y propiedades que se estudiaron para la creacin de los fonnularios. Asistente para informes. Es una ayuda que brinda Access para la creacin de informes estndar, los cuales despus se pueden personalizar. Autoinforme: en columnas. Con slo indicar la tabla o consulta de la cual parten los datos, se crea automticamente un informe constituido por columnas, en las que se colocan las descripciones de los campos y a continuacin los datos. La descripcin de los campos aparece en cada registro desplegado en el informe. La figura 6.2 ejemplifica el funcionamiento de Autoinforme: en columnas. Autoinforme: en tablas. Con slo indicar la tabla o consulta de la cual parten los datos, crea automhticamente un informe de tipo tabular, entendiendo como tal la colocaci6n en un rengln de todas las descripciones de los campos y en los renglonesconsecutivos los datos. Ladescripci6n de los campos s610 aparece en la parte superior de cada informe. En la figura 6.3 se muestra un ejemplo de Autoinfoime: tabular. Asistente para grficos. Ayuda a la creacin de informes en los cuales se requiere la presencia de grficos para clarificar el contenido de ellos. Se selecciona la tabla o consulta de la cual se obtienen los datos, y se indican los campos que aparecern representados en el grhfico. En

este tipo de informes, se puede aplicar una amplia variedad de estilos de grficos. La figura 6.4 muestra un informe creado con el Asistente para grficos. Asistente para etiquetas. Permite la creacin automtica de informes tipo etiqueta (este tipo de informe se ved con ms detalle en el transcurso de este captulo). La figura 6.5 muestra un informe para crear etiquetas. Una vez creado el informe, es posible modificarlo, para lo cual, se abre el informe en la opcin Vista Diseo y se hace doble clic sobre el cuerpo de ste.

Recetas

Fig. 6.2 Aspecto de un informe tipo columna.

rJ

Recetas

Fig. 6.3 Aspecto de un informe tipo tabla.

lnforme de Grfico

Ihtermamd-

Tropicalizado

Fig. 6.4 Informe creado con el Asistente para grficos.

Babal 9,7 ReFrescantes Ba tido (fantasa) Pmem el nombre de una diedad africana Babal Aye, que su similar cristiano w San Lazaro w y o Santuario esta m e l p d a d o de Rinm en Santiago de lo,V e g a s Municipio Bpoyaw m Ciudad de La Habana

Bdlo Monte 7,85 Alimcntiam Frapeodo (fantasa) En la plata de Guanabo hsoy un mi Bar llamado Bdlo Monte fue alli do esfe coctel

B ~ j Blanca a 8,7 Apaitrm Fantasa Es!e coctd aparccio m m o respuesla al nombm de una flor a? Campo Florido
-

P&a

&J~I'P,;T~

I 3-

Bulerias 5,2 A p e r i t i v e s Revuelto En la Calle L frante al Hoid Habanc encuentra d fammo Restauran Las Bar de este lugar fue dmds naci e v

Fig. 6.5 Aspecto de un informe para crear etiquetas.

1.2. Crear informes utilizando el Asistente

Para la creacin de un informe estandar se seleccionar la opcin Asistente para informes, con 10 que aparece el cuadro de dilogo que se observa en la figura 6.1. Seleccione Asistente para formulario y en el cuadro de seleccin

TablalConsulta, elija la tabla Recetas. Al presionar el botdn Siguiente aparecer el cuadro de dilogo que se muestra en la figura 6.6, donde se seleccionan los campos que van a formar parte del informe.

Fue& riegir de & & rna c o d a o tabla.

disponibles:

Fig. 6.6 Cuadro de dilogo para sekionar Tablas/Consuhas y Campos.

Como puede apreciar, en el cuadro Campos disponibles aparecen todos los campos de la tabla Recetas. Pase los campos Nombre, Precio, Clasificacin y Fecha que aparecern en e! informe, para el cuadro Campos seleccionados utilizando el botn >. A continuacin, en el cuadro de seleccin Tablas/Consultas seleccione la tabla Variedad y de ella pase el campo Descripcin, del cuadro Campos seleccionados. Si se han seleccionado campos de varias tablas o consultas, o alguna consulta en la cual hay ms de una tabla relacionada, al presionar el botn Siguiente aparecerel cuadro de dilogo que se muestra en la figura 6.7; de no ser as[, apareced e! cuadro de dilogo que permite agregar algn nivel de agrupamiento (Fig. 6.8) De forma predeterminada aparece seleccionada la primera tabla o consulta elegida en el paso anterior (Recetas). Seleccione por Variedad; esto significa que el informe mostrar un listado de todos los registros de la tabla Recetas que coincidan con la primera variedad de la tabla Variedad, despus todos los registros que coincidan con la segunda variedad, y as sucesivamente con el resto de las Variedades. Cuando haya teminado la seleccibn, haga clic en el botn Siguiente, con lo que se mostrar el cuadro de dialogo de la figura 6.8, que permite agregar aIgh otro nivel de agrupamiento.

Fig. 6.7 Cuadro de dilogo para seleccionar c6mo ver los datos.

-~---

Fig. 6.8 Cuadro de dilogo para elegir niveles de agrupamiento.

Este cuadro de dilogo siempre aparecer, se haya o no seleccionado ms de una tabla o consulta en el primer cuadro. En l puede definir o no el agrupamiento de registros en el informe, seleccionando uno o ms campos concretos a utilizar para agrupar los registros. Para agregar un campo de agrupamiento al modelo del informe (de los que aparecen a la derecha en la figura 6 . Q seleccione el campo y haga clic en el botn >. Slo es posible tener cuatro niveles de agrupamiento con el asistente. Por ejemplo, afiada el campo Clasificacin y obtendr un nivel de agrupamiento como el que se muestra en la figura 6.8. Para quitar un campo del modelo del informe seleccione el campo y haga clic en el botn <. Para cambiar el nivel de prioridad de un campo de agrupamiento en el modefo, seleccione el campo y haga clic en los botones de flecha (Prioridad) para aumentar o disminuir el nivel de prioridad. Para modificar los intervalos de agrupamiento (forma en que se agrupan los datos en cada campo), haga clic en el botn Opciones de agrupamiento, el cual muestra el cuadro de dilogo de la figura 6.9.

Kv.4 n t w hde wuDarnientn desea aplicar a los carnoos de cruw?

Campos de grupo:
I8:lasificacin Intervalos

de sgnipamento:

Fig. 6.9 Cuadro de dilogo para elegir intervalosde agrupamiento.

En este cuadro, Intervalos de agrupamiento, puede seleccionar la forma en que se agrupar el campo deseado, mediante la lista desplegable Intervalos de agrupamiento. Deje el valor Normal que es la forma predeterminada y significa que se agrupen todos los registros que tengan el mismo valor. Et contenidode esta lista depende del tipo de campo que se est agmpando (texto, numrico, Fechaora). Despus de elegido algn intervaIo, pulse el botn Acep tar y haga clic en el bot6n Siguiente del cuadro de dilogo de la figura 6.8, con lo cual aparecer el cuadro de dialogo que se muestra en la figura 6.10. Este cuadro de dilogo le permite elegir el orden de clasificacin de la seccin de detalles del informe, o sea, puede elegir hasta cuatro campos que se utilizarn para ordenar las lneas de detalle. Para seleccionar el tipo de dasificacin (ascendente o descendente), escoja el campo en la lista que se despliega; er1 este caso elija Nombre. H aga clic en el botn que aparece a la derecha de t:Sta lista conmutar ei2tre ascendente y descendente. As: . . A cendente es ia r roma preaaerminam, djela establecida.
1-

-.~..J-*

Para resumir informacin numrica para cada grupo, en este mismo cuadro de dilogo haga clic en el botn Opciones de resumen, con lo que aparece el cuadro de dilogo Opciones de resumen, que se muestra en la figura 6.11.

iQu6 tpo & ordenaah e KSwmaon de resumen &sea &a para b s registros & detds?

Puede ordenar br rsgkbos hasta por cuabo canpor, en orden ascendente o desceodsnts.
1 ,No*.

Fig. 6.10 Cuadro de dilogo para ordenar los registros que aparecern en el informe.

Quevalores de resumen desea calcular?

k&a

Fig. 6.1 1 Opciones del resumen.

3 24

Este cuadro de dilogo muestra todos los campos numricos o de moneda incluidos en la seccin de detalle del informe, y le permite especificar la forma en que Access debe resumir la informacin numrica para cada grupo. Para obtener un resumen de los valores de estos campos en el informe, active las casillas de las funciones de valor del resumen para el campo a resumir. Access puede determinar u obtener el valor de Suma, Promedio, o los valores Mnimo o Mximo; en el caso del ejemplo que se desarrolla elija la casilla Suma del campo Precio, tal como se muestra en la figura 6.11. Para mostrar o no los registros de detalle junto con la informacin de resumen, seleccione la opci6n deseada en e! cuadro de opci6n Mostrar, Para calcular el porcentaje sobre el total general que representa el total del grupo, active la casilla Calcular el porcentaje del total por sumas. Deje los valores que tiene por omisih cada casilla y pulse el botn Siguiente, con lo cual aparecer el cuadro de dilogo que se observa en la figura 6.12.

IXXX WYXW XIXX IXRX R I W

xxxm

Fig. 6.12 Cuadro de dilogo para la seleccin de la distribucin del informe.

Este cuadro de dilogo le permite seleccionar la distribucin y orientacin que se le dar al informe. En dependencia de si se defini o no algn agrupamiento, as ser el cuadro que se mostrar. Cuando seleccione una opcin, el modelo situado a la izquierda del cuadro le dar una idea del aspecto que tendr su informe; haga d i c en cada botn de opcin para que observe la apariencia que le da cada uno al informe; finalmente seleccione Alinear a la izquierda 1. Cuando no hay agrupamiento, el cuadro de dilogo que se muestra es otro, pero con los mismos fines.

Al presionar el botn Siguiente aparecer el cuadro de dilogo que se muestra en la figura 6.13. Este cuadro permite elegir el estilo de formato para el informe. Estos estilos de formato se aplican de forma automtica a fuentes, bordes y espacios del diseo del informe. En general, mientras ms sencillo sea el diseo, tanto mejor ser el rendimiento del sistema al generar el informe. Los diseos complejos que incluyen un montn de grficos o sombras pueden tardar bastante ms en crearse y, por consiguiente, en imprimirse.

Negrita

Ttulo
Etiqueta
Control de Detalle

. . --

--

- ..

p p

--

. -.

Fig. 6.13 Cuadro de dilogo para elegir el estilo de formato para el informe.

Cuando seleccione un estilo de los seis posibles, en d rea da muestra podr observar la apariencia de cada uno de ellos. Haga clic en cada estilo para que observe el efecto que produce y finalmente elija Compacto y presione el botn Siguiente, con lo cual pasar al ltimo paso del Asistente. Este ltimo paso, el cual muestra un cuadro de dilogo igual al que aparece en la figura 6.14, Ie permite escribir un titulo para su informe, el cual aparecer en la seccin Encabezado del informe y ser el mismo nombre que tendr como objeto en la base de datos. Escriba como nombre del informe Recetas. Adems, podr elegir entre ver una presentacin preliminar del informe o abrirlo en Vista Diseo para modificarlo, eligiendo uno de los botones de opcin previstos. Como resultado de los distintos pasos del asistente se generd e1 informe que se muestra en la figura 6.15. Revselo completo.

2. Diseo de un informe
El informe creado por e! Asistente para informes puede modificarse si se aaden o eliminan controles, o simplemente si se cambia la ubicacin y el aspecto de ellos dentro del informe. Tambin es posible crear un informe desde el principio de forma manual, sin la ayuda del asistente. En este apartado se estudiar la manera de crear un informe de forma manual sin el empleo de los asistentes y a partir de ello usted ya sabr modificar los informes que generan los asistentes.

2.1. Secciones de uninforme

La Vista Diseo de un informe presenta la estructura interna de un informe, y est compuesta por varias partes denominadas "secciones". Estas secciones se muestran en la figura 6.16 y ellas son: Encabezado del informe, Encabezado de pgina, Detalle, Pie de pgina y Pie del informe.

tncubezudo d e p6ginq

S i h que un W r d aparezca al
principio de cada pbgha, cdbqueloaqui. EJa e a la s x c i a i mis imporianie del idama S dem qur d c m t r d uwrezaa una vez p o codo ~ rpgidro de l a toblo m carailla, &-do
aqui

0:

. .

S d e o que un conird aparezca d o a l final del inlcrmq colbquelo aqui

Fig. 6.16 Elementos de las secciones del informe en Vista Diseo.

En Vista Diseo, las secciones se representan como bandas, y cada seccin contenida en el informe se representa una vez. En el informe impreso, puede que se repitan varias veces algunas secciones. Para determinar dbnde aparecer la informacin en cada secci~n, se colocan controles, como etiquetas y cuadros de texto, La figura 6.17 muestra las secciones de un informe en Vista Diseo, las cuales son las mismas que las sealadas. En la Seccin Detalle, que contiene el cuerpo principal del informe, usted puede ubicar cuadros de texto y otros controles que muestren registros de la tabla o consulta. No es posible eliminar la Seccin Detalle, pero puede dejarla en blanco u ocultarla usando la propiedad Visible. Para agregar oeliminar las secciones de encabezado/pie del informe (como una unidad encabezadolpie) que contienen informacin del tipo ttulo, fecha o resumen de informe, que se desea aparezca slo una vez en la parte

superior o inferior de un informe, en el men Ver elija la opcin Encabezadopie del informe. Para agregar o eliminar las secciones de encabezadolpie de pgina (como una unidad encabezaddpie) que contienen informacin del tipo encabezados de columnas o nmero de pgina, que se desea aparezca en la parte superior o inferior de cada pgina de un informe, en el men Ver elija la opcin Encabezadopie de pgina.

i l a s t R c a e m I C
+incab*
--

- Descripcin
-

1 \Descripcin
--.
-

1
~reeiej

cjast~dn

- -L.

I C I ~ ~ I ~ L ~ ~ ~ O ~ ~ L . .. -. -- -- --

Ihrnb~e

- p D

Fig. 6.17 Secciones de un informe en Vista Diseo.

Si observa bien la figura 6.17 notar que aparecen dos secciones a las cuales no se ha hecho referencia: Encabezado de Cdigo y Encabezado Clasificacin; stas se agregan cuando usted elige los niveles de agrupamiento en los cuadros de dilogos del Asistente. Tambin puede definir de forma manual encabezados o pies de grupos que se presentan en torno a grupos de registros que tienen algo en comn, empleando el cuadro de dilogo Ordenar y agrupar. Estas secciones contienen informacin, como por ejemplo, un nombre de grupo o totales de grupo que se desea que aparezcan al comienzo o final de un grupo de registros. Las acciones para agregar encabezados y pies de pginas y de informes, as como para eliminarlos, son las mismas que las empleadas en los formularios. En algn diseo de un informe desear ocultar las lneas de divisin (cuadrcula) que presenta la vista de diseo del informe; para ello se utiliza el mismo procedimiento que el explicado para los formularios.

2.2. Modos de ver un informe

Use la ventana Informe para crear y ver una presentacin preliminar de los informes. La ventana Informe se puede abrir en cualquiera de las tres presentaciones siguientes: Vista Diseo. Para crear un informe o cambiar la estructura de uno existente de forma manual. Presentacin preliminar. Muestra un informe tal como aparecer cuando se imprima. Vista previa del diseo. Visualiza la distribucin del informe, que consta de una pequea muestra de los datos de ste (la ventana Muestra preliminar slo est disponible para los informes abiertos en Vista Diseo). Cuando observa una Presentacin preliminar de un informe para ver la apariencia que tendr una vez impreso, puede elegir entre dos presentaciones: Utilice Presentacin preliminar para comprobar los datos o para ver todo el informe tal y como se va a imprimir. Utilice Vista previa del diseo para examinar rpidamente el informe y verificar la fuente, el tamao de la fuente y el diseo general de ste. Para ver la presentacin preliminar de una muestra de un informe desde Vista Diseo, en el men Ver, elija la opcin Vista previa del diseo o haga clic en el botn Modo de ver informe, y elija Vista previa del diseo. Aqu se muestran todas las secciones de un informe y algunos registros de detalle. Ordena y agrupa los datos que muestra, pero ignora los criterios o las combinaciones de la consulta subyacente. Por ejemplo, los registros de detalle que aparecen en un grupo pueden no ser los registros que realmente pertenecen a dicho grupo. Cuando un informe est basado en una consulta de parmetros, se ignoran los parmetros; por tanto, no es necesario introducir ningn valor, sino slo hacer clic en el botn Aceptar. Para ver la presentacin preliminar de un informe completo desde Vista Diseo, haga clic en el botn Presentacin preliminar de la barra de herramientas estndar (el botn que tiene la hoja con una lupa) o en el men Ver, elija la opcin Presentacin preliminar. Tambin puede hacer clic en el botn Modo de ver informe, y luego sobre Presentacin preliminar o en el men Archivo, elegir Presentacin preliminar. Puede usar los botones de desplazamiento situados en la parte inferior de la ventana Presentacin preliminar para pasar las pginas y la barra de desplazamiento para desplazarse dentro de la pgina. Para ver la presentacin preliminar de un informe en la ventana de la base de datos, haga clic en la carpeta Informe. Seleccione el informe que desee ver en presentacin preliminar y elija el botn Presentacin preliminar de la barra de herramientas, o en el men Archivo, elija la opcin Presentacin preliminar.

Para alternar entre ver la pgina completa de un informe o una parte de ella, en Presentacin preliminar o Vista previa del diseo, coloque el puntero sobre el informe, y cuando se convierta en una lupa, haga clic en la parte de la pgina donde desee hacer zoom. Vuelva a hacer clic para devolver el informe a su tamao original. En la barra de herramientasPresentacin preliminar, haga clic en el botn Zoom para alternar entre pgina completa y zoom. La opcin Pginas, del men Ver, le permite ver hasta 12 pginas a la vez. Los nuevos botones de la barra de herramientas Presentacin preliminar aumentan las opciones para presentar objetos: el botn una pgina presenta una pgina completa; el botn dos pginas presenta dos pginas completas. El cuadro Control de zoom contiene los porcentajes de aumento a los que puede ver el objeto.

2.3. Crear informes sin el asistente

En el cuadro de dilogo que se muestra en la figura 6.1, la Vista Diseo es la opcin que corresponde seleccionar para disear un informe sin la ayuda de un asistente. Para continuar este procedimiento, en el cuadro de seleccin Elija la tabla o consulta de donde proceden los datos del objeto - q u e se observa en esta misma figura- se elige la tabla o consulta de donde se extraern los datos, y se pulsa el botn Aceptar, con lo cual aparecer el informe que se muestra en la figura 6.18. Los primeros elementos que se distinguen en la figura 6.18 son: el cuadro con todos los campos que posee la tabla o consulta y el cuadro de herramientas. Note que en la barra de herramientas estndar, los botones correspondientes a cada uno de estos elementos se encuentran activados. Adems, se puede apreciar que en el fondo del informe se muestra una cuadrcula y en las partes superior e izquierda, se encuentran las reglas. En la parte inferior y en la derecha se observan barras de desplazamiento. Los elementos que hemos sealado tienen el mismo comportamiento que los estudiados en el Captulo 3 para los formularios, por lo que insertarlos, moverlos, cambiarles el tamao, establecer su formato y sus propiedades es similar a lo ya estudiado. Slo se trata de ubicar los controles de acuerdo con la informacin que usted desea mostrar en el informe y con el aspecto que quiere lograr. Para crear un informe de tabla de referencias cruzadas, que muestra los encabezados de fila en vertical, en la parte izquierda del informe, y los encabezados de columna en horizontal, a lo largo de la parte superior, adems de mostrar un valor calculado en la interseccin de cada fila y columna, se procede igual que para cualquier otro informe, slo que se debe utilizar como fuente para su creacin una consulta de referencia cruzada que previamente usted debe crear.

Informe

Fig. 6.18 Aspecto de un informe en Vista Diseo para comenzar a trabajarlo.

3. Crear informes con datos filtrados

En muchas ocasiones usted tendrd necesidad de crear informes que slo muestren determinado rango de la informacin que poseen las tablas o consultas; para ello debe utilizar los filtros. Cuando se guarda una tabla o consulta, con ella se almacena cualquier filtro definido, est o no aplicndose ese filtro. Tambin se guarda cualquier criterio de orden especificado para los registros de ese objeto. Si usted crea un informe basada en una tabla cerrada o una consulta con la que se ha guardado un filtro o un orden para clasificar, ste utiliza la tabla o la consulta como su registro de origen, y hereda el filtro y el orden para clasificar, El filtro no le ser aplicado al nuevo informe; se aplicar cuando lo necesite. El orden para clasificar se aplica de forma automAtica; sin embargo, puede eliminarlo o cambiarlo cuando sea necesario sin afectar a la tabla o consulta subyacente. Si se crea un informe basado directamente en datos filtrados, mientras los datos son presentados, ste utiliza la tabla o consulta como su registro de origen, y hereda el filtro y el orden para clasificar de ese objeto, como en la situacibn anterior. Tambin se aplica, de forma automtica, el orden para clasificar al nuevo informe. Sin embargo, en este caso el filtro se aplica automticamente cada vez que se visualiza el informe.

En un informe, las caractersticas de filtrado y ordenacin del formulario no estn disponibles. Por lo tanto, para aplicar o suprimir el filtro y el orden para clasificar, heredados por el informe, o para cambiar un filtro, es necesario remplazar los valores de las propiedades que se relacionan a continuacin: Filtro. Almacena la clusula WHERE de la cadena SQL que define qu registros son presentados por el filtro (WHERE no aparece en el valor de la propiedad). Activar Filtro. Aplica o suprime el filtro definido en la propiedad Filtro. Ordenar Por. Identifica el campo o campos utilizados para ordenar y el orden para clasificar (ascendente o descendente). Activar Orden. Aplica o suprime el orden para clasificar, definido en la propiedad Ordenar Por. Si especifica un orden para clasificar en un asistente para informes o en el cuadro de dilogo Ordenar y Agrupar en Vista Diseo del informe, ese orden se impone sobre cualquier orden para clasificar, del informe heredado del objeto subyacente.

3.1. Aplicar o suprimir un filtro heredado

Si usted crea un informe basado en una tabla o una consulta con la que se ha guardado un filtro, el informe utiliza la tabla o la consulta como su registro de origen y hereda el filtro. Puede aplicar o suprimir el filtro si modifica el valor de la propiedad Activar Filtro en la hoja de propiedades. Para ello, en Vista Diseo del informe, muestre la hoja de propiedades de ste y elija: S, para aplicar el filtro heredado, y No, para suprimirlo. Es posible aplicar automticamente un filtro al abrir un informe, adjuntndole una macro mediante la accin Aplicar Filtro al evento Abrir del informe. Tambin se puede aplicar un filtro a un informe, de forma automtica, por medio de la accin Abrir Informe. De esta misma manera se puede suprimir un filtro por la accin Mostrar todos los registros.

3.2. Modificar un filtro u orden heredado

Para editar un filtro heredado en un informe, modifique la clusula de SQL WHERE de la propiedad Filtro del informe. Si no conoce el lenguaje SQL, haga lo siguiente: En la vista de diseo de la tabla o consulta que utiliz como base para el informe, presente la hoja de propiedades y copie la clusula WHERE revisada desde la propiedad Filtro hasta la propiedad Filtro del informe. Si lo que desea es crear un nuevo filtro a partir de esta sentencia copiada, modifiquela segn sus necesidades.

Para modificar el orden para clasificar o crear uno nuevo, utilice el cuadro Ordenar y Agrupar de la vista de diseo del informe, el cual aparece al hacer clic en el botn del mismo nombre o elegir en el men esta opcin. El cuadro de dilogo se muestra en la figura 6.19. Lo que usted establezca en este cuadra de dilogo se impone sobre el valor de la propiedad Ordenar Por. En este cuadro de dilogo elija en la columna CampoIExpresin, el que desee agrupar. Si hace clic en el botOn de flecha de la derecha de este cuadro de seleccin se despliega una lista con el nombre de todos los campos de la tabla o consulta que se utiliza para crear el informe. En la columna Orden elija el tipo de orden que quiera establecer.

Fig. 6.19 Cuadro de dialogo para ordenar y agrupar.

3.3. Agrupar datos en un informe

Para muchos informes, ordenar los registros no es suficiente, usted tambin puede querer resaltar o resumir cierta informacin, para lo cual puede dividir los datos en grupos independientes y ordenar los registros dentro de ellos. Un grupo es un conjunto de registros similares. En un informe agrupado, no slo se visualizan los registros similares juntos, sino que tambin se muestra informacin de resumen y una introduccin para cada grupo. Un grupo consiste de un encabezamiento de grupo, grupos anidados (si los hay), registros de detalle, y un pie de grupo. As se organiza y se hace ms claro su informe. Por ejemplo, en el informe que se muestra en la figura 6.20 se enumeran todas las recetas de las distintas variedades. Este informe est ordenado sobre la base de los valores del campo Variedad, as que todas las recetas de la Variedad Batido aparecen juntas, seguidas por todas las de la Variedad Fantasa; pero el informe no usa ningn encabezado ni pie de grupo, as que toda la informacin se repite para cada receta.

Ahora bien, si en este informe se emplea un encabezado de grupo para el campo Variedad, ser mucho ms fcil de leerlo. Usted puede hojearlo y buscar rpidamente los registros de cada Variedad. Est organizado de una manera ms eficiente. La etiqueta Variedad slo necesita aparecer una vez encima de las columnas de datos. La figura - 6.2 1 muestra el aspecto de este informe agrupado por campos.

Nombre: Ron DEisy Nombre: BaW Nombre: vmallcs Nombre: Cuba Bella Nombre: B n j a B h a Nombre: Beno Monte Nombre: Cuba Libre Nombre: Ron Coctel Nombre: T m ard Jmy Nombre: Flota del Golfo Nombre: E scctpion Nombre: D eauville Nombre: Daiqli ri F&
Nombre: Ddcirlri de PIBmo-

Vanedd: Batido (artasia) Variedd: Batido (artasa) Variedercl; Bcitido (farlasia) Vanedd: Batido (iartasa) Vatled& F a i d a

Variedal: Revvelto

Variedal: R-to %rledal: Renwlto

VaiIdarl: Revuelto

Yarieded: Renielto
Variedscl: R-to Variedad: Revvelto

hiledsJ: Revuelto
b

I BI~

Varfedact -RPnielto

1---

Fig. 6.20 Aspecto del informe ordenado por el campo Variedad.

Nanbre: Ccba Bella

VaMdd
Nanbre: Wuja B l m

Fantasa
Revuelto

Varfedad
Ncmbre: W M w l e

N a n h : Ton emlJeny Ncmbn: Fldadel W d o

Fig. 6.21Aspecto de un informe con encabezado de grupo.

El agrupamiento de registros los organiza en conjuntos que comparten valores comunes, y presenta encabezados y pies para dichos conjuntos. Estos se usan para mostrar informacin que no se necesita repetir para cada registro, como por ejemplo: Valores que los registros tienen en comn, como la variedad, el orden alfabtico, etc. Totales o promedios al final de columnas de nmeros. Cualquier combinacin de texto, datos, lneas, rectngulos, y espacios en blanco para lograr el efecto que usted desee. Para agregar o eliminar un encabezado o pie de grupo realice las acciones siguientes: En la vista de diseo, haga clic en el botn Ordenar y agrupar, de la barra de herramientas o en el men Ver, elija la opcin Ordenar y agrupar. En el cuadro Ordenar y agrupar (mostrado en la figura 6.19), haga clic en la columna CampoExpresin y elija el nombre de campo o escriba la expresin para la que est creando un encabezado o pie de pgina. Haga clic en la propiedad Encabezado del grupo en la parte Propiedades del grupo y elija S para establecerla. De igual forma proceda con la propiedad Pie del grupo, si desea establecerla. Para no poner alguna de estas propiedades elija No. Despus le siguen un grupo de propiedades que usted tendr que establecer en correspondencia con lo que desee hacer en el grupo creado. Estas propiedades son: Agrupar en. Para especificar cmo desea agrupar los valores. Las opciones disponibles dependern del tipo de datos del campo por el que est agrupando, el cual debe seleccionar en la lista desplegable que aparece al hacer clic en el botn de flecha del cuadro de la propiedad. Intervalo del grupo. Para especificar un intervalo que sea vlido para los valores del campo o expresin sobre la base del que se est agrupando. Mantener juntos. Para establecer la impresin del grupo, o sea, determinar si se debe imprimir todo o solamente parte de un grupo en una pgina o columna. La propiedad Mantener juntos, permite las opciones siguientes: No (Predeterminada). Imprime el grupo sin intentar mantener el encabezado del grupo, la seccin Detalle y el pie del grupo en la misma pgina o columna. Grupo completo. Imprime el encabezado del grupo, la seccin Detalle y el pie del grupo en la misma pgina o columna, es decir, imprime todo el grupo en la misma pgina o en la misma columna. Por ejemplo, si caben, puede imprimir todos los registros de cada Variedad en una pgina

distinta. Si un grupo es demasiado grande para una pgina, se ignorar la configuracin de la propiedad de ese grupo. Con detalle inicial. Se imprime el encabezado del grupo en una pgina o en una columna slo si tambin es posible imprimir en ella el primer registro de la seccin Detalle, en caso de no poder imprimir dicho titulo en la pgina siguiente. Si el encabezado o el primer registro son demasiado grandes para caber en una pgina, se ignorar la configuracin de la propiedad de ese grupo. Para que usted se familiarice con lo explicado crear un informe que muestre alfabticamente la lista de recetas, basada en la tabla Recetas, y que imprima la primera letra de los nombres de las recetas al comienzo del grupo. Para ello realice lo siguiente: Cree un nuevo informe; en el cuadro de dilogo que se muestra elija la vista de diseo y en el cuadro de seleccin de la tabla o consulta elija la tabla Recetas; pulse el botn Aceptar y en el entorno de trabajo del informe agregue un Encabezado y pie de informe, y despus abra el cuadro de dilogo Ordenar y agrupar, utilizando el botn correspondiente de la barra de herramientas. En el cuadro de dilogo CampoIExpresin del cuadro de dilogo Ordenar y agrupar, seleccione el campo Nombre y en la parte de abajo, en Propiedades del grupo, escoja los valores de los cuadros de la lista que despliega cada propiedad como sigue: S, en Encabezado del grupo; Primeros caracteres, en Agrupar en; 1, en Intervalo del gmpo; y Gmpo completo, en Mantener juntos. Esto agrupa los registros por la primera letra de los nombres de las recetas. En el mismo cuadro de dilogo Ordenar y agrupar, sitese en la segunda fila de la columna CampoIExpresiny elija el campo Nombre, y deje predeterminados el resto de los valores de las Propiedades del grupo. Esto ordena los registros en orden alfabtico por el nombre de la receta, bajo cada letra. Para imprimir la primera letra de cada grupo en el encabezado del grupo, utilice la funcin Izq (Left), en un cuadro de texto calculado, el cual debe insertar en el Encabezado del grupo. Abra su hoja de propiedades y en la pestaa Datos, en la propiedad Origen del control, escriba la expresin: =Izq([Nombre];l), que indica que tome el primer carcter comenzando por la izquierda del Nombre. Agregue los controles corresponlientes a la informacin que desea mostrar bajo los agmpamientos realizados, arrastrando los campos correspondientes (elimine las etiquetas que insertan esos campos), de forma que su informe en Vista Diseo tenga la apariencia que se muestra en la figura 6.22. Despus pase a Vista preliminar del informe para que aprecie el resultado, el cual se muestra en la figura 6.23.

dl

Encabezado del l d m

4 Detab
Nombre --1

Preca
T

1
I

kaiiid'rd
-

1 - 1

1 i

'A
I

11.
II"

4 Pie de pgiha 1 I
Pie del mfwmc

Fig. 6.22 Aspecto de la vista de diseo del informe alfabetico.

B&ahi
B ~

BnJa Blanca
Menas

Cmrm
-

$9.70
unte O
$7.8~

Nmkre

Precto

brledsd

Betldo (lanta'a)

Reweno Fariada

$8 70 $520

Rswelo

Nombe

Prec~

Variedad

S3 85

Rewnito

~ - y ~

~ -b

Fig. 6.23 Aspecto del informe en la vista preliminar.

3.4. Agrupar por valores de fechas u horas

Cuando se agrupan registros en un campo que almacena valores de fechas u horas, se establece la propiedad Agrupar en, a uno de los intervalos que se enumeran a continuacin: La opcin Cada valor para agrupar los registros con el mismo valor en el campo o expresin. La opcin Ao para agrupar los registros con fechas en el mismo ao natural. La opcin Trimestre para agrupar los registros con Fechas en el mismo trimestre natural. La opcin Mes para agrupar los registros con Fechas en el mismo mes. La opcin Semana para agrupar los registros con fechas en la misma semana. La opcin Da para agrupar los registros con Fechas en el mismo da. La opcin Hora para agrupar los registros con horas en la misma hora. La opcin Minuto para agrupar los registros con horas en el mismo minuto. Para todos los intervalos, excepto Cada valor, se puede establecer la propiedad Intervalo del grupo a cualquier nmero que sea vlido para los valores del campo o expresin por la que se est agrupando. Si se establece a Cada valor la propiedad Agrupar en, el valor de Intervalo del grupo ser 1. Para que entienda mejor y practique, cree un informe similar al que emple para organizar las recetas de forma alfabtica, modificando los aspectos siguientes: En el cuadro de dilogo Agrupar y ordenar elija para Encabezado de grupo, el campo Fecha y en la propiedad Agrupar en, el parmetro de fecha por el que desea agrupar, en este caso puede elegir ao. En la propiedad Mantener juntos, escoja Grupo completo. Debajo, en la siguiente fila del cuadro de dilogo, seleccione el campo Fecha y deje los datos prestablecidos. En la vista de diseo el informe deber tener el aspecto que muestra la figura 6.24. Pase a la vista previa del informe y vea su aspecto. Observar que se utiliz la funcin =ParcFecha("aaaa",[Fecha]) para imprimir en el encabezado el ao por lo cual se organiza. Tambin pudo haberse organizado por meses, das u otro parmetro, por lo que las "aaaa" se sustituyen por: q, para trimestres; m, para meses; y, para da del ao; d, para das; w, para da de la semana; ww, para la semana; h, para hora; n, para minuto; S, para segundos. En los cuadros de texto que use como controles calculados podr incluir una gran cantidad de funciones para lograr el resultado deseado. Estas funciones las puede consultar en la Ayuda en el apartado Referencias al lenguaje Visual Basic en Funciones.

Fig. 6.24 Aspecto del informe en la vista de diseno.

3.5. Agrupar segn un campo Autonumrico, Moneda o Numrico

Cuando se agrupa sobre la base de un campo Autonumrico, Moneda o Numrico, la propiedad Agrupar en, muestra las opciones siguientes: Cada valor. El mismo valor en el campo o expresin. Intervalo. Valores comprendidos en el intervalo que se especifique en la propiedad Intervalo del grupo. Si usted establece la propiedad Agrupar en intervalo, la propiedad Intervalo del grupo tiene que tener un valor valido para el campo que usted est agrupando. Se comienza los grupos Autonumriw, Moneda y Numrico con O. Por ejemplo, si establece la propiedad Agrupar en, con Intervalo, y establece la propiedad Intervalo del grupo a 5, Access agrupa los registros de la forma siguiente: 0-4,5-9,lO-14, y as sucesivamente. Puede agrupar valores de monedas, en intervalos que tengan un significado para usted. Por ejemplo, el informe de la figura 6.25, basado en la tabla Recetas agrupa las recetas en intervalos de $1.00. Como no hay datos de introduccin o de resumen, se utiliza una lnea en el pie de grupo Precio para separar los grupos visualmente. La tabla 6.1 muestra la informacin a introducir en el cuadro de dilogo Ordenar y agrupar.

TABLA 6.1 Informacin a introducir en el cuadro de dilogo Ordenar y agrupar

CampolExpresin Orden Encabezado Pie del Agrupar en Intervalo Mantener del l!FPO F .W P del grupo juntos Asc 1 Precio No Si Intervalo 0 entero Cada valor No Asc No I Precio No

El primer precio en la tabla 6.1, agrupa los registros en intervalos de 1, y adems que se imprima el grupo entero en la misma pgina. El segundo precio, ordena los registros ascendentes por las cantidades dentro de cada intervalo de $1 .OO. La figura 6.25 le muestra el diseo del informe y dnde se colocan los controles que visualizan los datos iniciales y de resumen en los encabezados y pies de grupos.

Fig. 6.25 Aspecto del informe en la vista de disefio.

Con los elementos expuestos hasta el momento usted estar en condiciones de experimentar y crear informes con cualquier nivel de agrupamiento y ordenamiento, que responda a sus necesidades; no se detenga, trate de hacer informes ms complejos, que de seguro ser6 un buen entrenamiento.

3.6. Repetir un encabezado de grupo en otra pgina o columna

La propiedad Repetir secciirn, se puede utilizar para especificar si el encabezado de un grupo debe repetirse en la pgina o columna siguiente cuando

el grupo ocupa ms de una pgina o columna. Cuando se imprime un informe que contenga un subinforme, la propiedad Repetir seccin del subinfome determinar si los encabezados de grupo de los subinformes deben ser repetidos a lo largo de las pginas o las columnas. Para repetir el encabezado de un grupo en otra pgina o columna, en la vista de diseo del informe muestre la hoja de propiedades del encabezado del grupo que desea repetir y establezca la propiedad Repetir seccin a S.

3.7. Mantener los datos de un grupo juntos en una pgina o columna en un informe
La propiedad Mantener juntos se puede utilizar para especificar si los grupos de un informe que tengan esta propiedad establecida a Todo el grupo o Con el primer detalle, se mantendrn juntos por pginas o por columnas. Para mantener los datos de un grupo juntos en una pgina o columna, realice lo siguiente: En Vista Diseo del informe, muestre el cuadro Ordenar y agrupar. Establezca la propiedad Nivel de grupos para el informe. Haga clic en el campo o expresin para el nivel de grupo que desee mantener junto. En la seccin Propiedades del grupo del cuadro Ordenar y agrupar, establezca la propiedad Mantener juntos con el valor deseado. Muestre la hoja de propiedades del informe y establezca la propiedad Mantener juntos a uno de los valores siguientes: Por pgina, para mantenerlos en la misma pgina; Por columna, para la misma columna.

4. Subinformes
Un subinforme es un informe que se inserta en otro informe. Al combinar informes, uno de ellos debe servir como informe principal. Un informe principal puede ser dependiente cuando se basa en una tabla, una consulta o una instruccin SQL, con elementos relacionados para mostrar informacin en un subinforme. Un informe independiente sirve como un contenedor para informes no relacionados. Usted usa tales informes cuando quiere imprimir dos o ms subinformes no relacionados. Vincule el informe principal a una tabla, una consulta o una instruccin SQL subyacente, cuando usted quiera insertar subinformes que contengan informacin relacionada con los datos del informe principal. Por ejemplo, puede usar un informe principal para mostrar informacin general de las recetas, como el nombre, el precio, la variedad, la clasificacin y otros datos, y entonces usar un subinforme para mostrar la informacin de los ingredientes que se utilizan para su preparacino los utensilios, o ambos, empleando dos subinformes (Fig. 6.26).

Sepwdr~aenliarhccgw.EnlampaseedrarIsGr~admylaCrsnnideCaca,yse a M r n m b radala cle limn. E n el wso 8 la Midora se echar el swjcar yel Ihnbn. [iaridok modmiardosc~rcuisrespara dsohrer el azcar. Se aadir el~anes&ino, el Ron Cartti B l a w y el tielo kalpe.Se tapara y &a a h 9 r 30 sguxloo Se wder eidaiwirl en Ls copa, se sdornw con ia gurda y la hierba buena. Se rmiar c m la aems 8 merla y se sernf6 El codel seammpearacon las palas.
Subnotme Irgredienlesck b a recetas

ClesujpGn
Crema da Cacao
Ron Ceda Blanca

wd
5

E ' =
5
45 0

O -

45
0
5

~~
uralnK%ne
J w QLkmh

5
8

o o
O

8
1

Rockija dc Limn Ginrta

1 1
1

O O

-,a: I 4 J T J T

R m l o8 k m i e m

O
-

Fig. 6.26 Aspecto de un informe con un subinforme.

Un informe principal puede admitir subformularios y subinformes. tantos como usted d&ee adms, contener hasta dos niveles de cada uno de ellos. Por ejemplo, es posible que un infonne incluya un subinforme, y ste, a su vez, un subformulario o un subinforme.

4.1. Crear un subinforme

El modo de crear un subinforme depende de si se desea crearlo en un informe existente o agregar un informe existente a otro informe existente para crear un informe y un subinforme. Los informes que usted cree para ser usados como subinformes no deben tener infonnacibn en el encabezado ni en el pie de pgina, puesto que no se imprimen; si coloca etiquetas de encabezado de columna en el encabezado de pgina del subinforme, no se mostrarn cuando se imprima el informe. Para lograr que se muestren las etiquetas de encabezados de columna en el subinforme debe de hacer lo siguiente:
Si un subinforme siempre cabe en una pgina impresa, puede poner las etiquetas de los encabezados de columna en el encabezado del informe.

Si un subinforme puede ocupar varias pginas impresas, ponga las etiquetas de los encabezados de columna en el encabezado de grupo del subinforme y establezca la propiedad Repetir seccin del encabezado de grupo, a S. Cuando usted inserta un subinforme que contiene informacin relacionada con datos del informe principal, el control del subinforme deber vincularse al informe principal. El vnculo garantiza que los registros impresos en el subinforme correspondan correctamente con los registros impresos en el informe principal. Cuando crea un subinforme usando un asistente o arrastrando un informe o una hoja de datos desde la ventana de la base de datos hasta otro informe, se sincroniza automticamente el informe principal y el subinforme, cuando se cumple una de las condiciones siguientes: Los informes se basan en tablas para las que se han definido relaciones. Si los informes se basan en una o varias consultas, se sincronizar de manera automtica el informe y el subinforme, si las tablas subyacentes de la consulta, cumplen la misma condicin. Siempre que la tabla subyacente de la consulta est relacionada de forma correcta con otra tabla o consulta subyacente, tambin se sincronizar automticamente el informe y el subinforme. El informe principal se basa en una tabla con una clave principal y el subinforme se basa en una tabla o consulta que contiene un campo con el mismo nombre que la clave principal de la tabla del informe principal y con el mismo tipo de datos o uno compatible. Si selecciona una o varias consultas, las tablas subyacentes de la consulta o consultas debern cumplir las mismas condiciones. Access emplea la clave principal de la tabla del informe principal y el campo de igual nombre de la tabla o consulta del subinforme como campos vinculados; para ello, las propiedades Vincular campos principales y Vincular campos secundarios del control del subinforme para vincular el informe principal y el subinforme, deben estar establecidas.

4.7.7. Crear un subinforme en un informe existente

Para que usted comprenda cmo crear informes y subinformes vinculados utilizar el ejemplo que se muestra en la figura 6.26, es decir, crear un informe que contenga el nombre de la receta, el precio, la variedad y el modo de preparacin, y un subinforme con los ingredientes necesarios para la receta. Usted debe recordar -cuando creamos los subformularios- que la tabla Recetas tiene las relaciones establecidas con otras tablas que posibilitaban mostrar informacin correspondiente a un registro. As, cuando en el informe se muestren los datos de una receta en particular, estas relaciones

permitirn mostrar en el subinforme la informacin de los ingredientes que corresponden a esa receta. Para crear este tipo de informe con el subinforme realice las acciones siguientes: Cree un informe - q u e utilizar como informe principal-empleando la tabla Recetas. En Vista Diseo, pngale las etiquetas correspondientes al ttulo del informe en la seccin Encabezado del informe; en la seccin Encabezado de pgina inserte un cuadro de texto, el cual se convertir en un control calculado que mostrar la fecha del informe; para ello escriba dentro de l: =Fecha(). En la seccin Detalle inserte los controles correspondientes a los campos Nombre, Precio, Variedad y Modo de preparacin, arrastrndolos de la Lista de campo. Compruebe que el botn Asistente para controles, del cuadro de herramientas est presionado. Haga clic en el botn Subformulario/subinforme, del cuadro de herramientas. En el informe, haga clic donde desee situar el subinforme. Siga las instrucciones de los cuadros de dilogo del asistente. En el primer cuadro de dilogo usted puede elegir entre informes y formularios existentes para crear su subinforme, como tambin puede elegir el botn de opcin Usar tablas y consultas, si lo que desea es crear su subinforme basado en tablas o consultas. Para el ejemplo que se desarrolla, elija esta ltima opcin y presione el botn Siguiente. En el cuadro de dilogo que aparece seguidamente puede elegir la tabla que desee; en este caso, elija la tabla Ingredientes de las recetas y del cuadro Campos disponibles pase para el cuadro Campos seleccionados los l ,grs y onzas. Ahora, en el cuadro Campos campos Cdigo de receta, m seleccionados, haga clic sobre el campo Cdigo de receta, para que el prximo campo que vamos a insertar quede debajo de ste. Elija una nueva tabla -la de Ingredientes en el cuadro de seleccin Tablas/Consultasy pase el campo Descripcin, del cuadro Campos disponibles, al cuadro Campos seleccionados. La figura 6.27 muestra todo lo explicado. Al presionar el botn Siguiente aparece el cuadro de dilogo para definir qu campos se vinculan; deje la informacin que aparece preestablecida y presione el botn Siguiente. En el otro cuadro de dilogo que aparece, usted puede asignarle un nombre al subinforme o dejar el que se establece como predeterminado. Cuando haga clic en el botn Terminar de este cuadro de dilogo, se agregar un control de subinforme a su informe. Tambin crear otro informe que se mostrar como subinforme. Pase a la vista preliminar del informe y observe el resultado. Si regresa a la vista de diseo podr hacer las modificaciones que desee (agregar o quitar etiquetas, darle efecto, formato, etc.). De esta forma usted podr crear un informe con dos subinformes. Pruebe agregarle a este informe un subinforme que muestre los utensilios de las recetas; para ello proceda de la misma forma a la explicada.

Fig. 6.27 Aspecto de la selecci6n de campos para el subinforme.

4.2. Agregar un informe existente a otro para crear un subinforme

Abra el informe que desea utilizar como informe principal en la vista de diseo. Compruebe que la herramienta Asistentes para controles, del cuadro de herramientas est presionada. Presione la tecla F11 para cambiar a la ventana Base de datos. Arrastre un informe o una hoja de datos desde la ventana Base de datos hasta la seccin del informe principal donde desea que aparezca el subinforme. Se agregar un control de subinforme al informe. Mueva el control del subinforme hasta la posicin deseada y ajuste el tamao de la seccin, si es necesario. Si los datos del subinforme estn relacionados con los del informe principal, asegrese de que el subinforme imprime los registros correctos para cada grupo; para ello, vincule el control del subinforme al informe principal. Para vincular el subinforme al informe principal, muestre la hoja de propiedades del control del subinforme y, a continuacin, establezca las propiedades Vincular campos secundarios y Vincular campos principales.Si es posible, se establecern estas propiedades automticamente, cuando se cumpla una de las condiciones siguientes: El informe principal y el subformulario o subinforme estn basados en tablas para las que se ha definido una relacin.

El informe principal est basado en una tabla con una clave principal. El subformulario o subinforme, est basado en una tabla o consulta que contiene un campo con el mismo nombre que la clave principal de la tabla del informe principal y el mismo tipo de datos, o uno compatible.

4.3. Cambiar el diseo de un subinforme

Para facilitar la realizacin de cambios al diseo de un subinforme, puede abrirlo desde el informe principal en que fue insertado; para ello realice las acciones siguientes: En la vista de diseo del informe principal, asegrese de que el control del subinforme no est seleccionado. Para cancelar la seleccin, haga clic en cualquier parte del informe principal, fuera del control subinforme. Haga doble clic en el control subinforme; con ello se abrir el subinforme en la vista de diseo. Realice los cambios en el diseo. Si cambia el ancho de un subinforme, tambin deber ajustar el ancho del control subinforme en el informe principal. Adems, se puede cambiar el diseo del subinforme si se abre el subinforme directamente desde la ventana de la base de datos. Guarde y cierre el subinforme.

5. Otros elementos en los informes

En la creacin de informes usted desear introducir expresiones en cuadros de textos, agregarle la fecha y hora, numerar las pginas, combinar varios campos, etctera.

5.1. Para introducir expresiones

Para calcular valores, usualmente se usa un cuadro de texto, pero usted tambin puede usar cualquier control que tenga una propiedad Origen del control para tal fin. Un control que tenga una expresin en esta propiedad, es llamado "control calculado". Si el control es un cuadro de texto, usted puede introducir una expresin directamente en el cuadro de texto; en cualquier caso, puede introducir una expresin de forma directa en una hoja de propiedades, o establecer la propiedad Origen del control con el Generador de expresiones. Para introducir una expresin de manera directa en un cuadro de texto realice lo siguiente: Abra el informe en la vista de diseo; seleccione el cuadro de texto en el informe y teclee el signo igual seguido de la expresin. Para efectuar un clculo en otro control distinto de un cuadro de texto o crear una expresin con el Generador de expresiones, usted debe introducir

la expresin en la propiedad Origen del control. Para introducir una expresin en una hoja de propiedades realice lo siguiente: Abra el informe en la vista de diseo; seleccione el cuadro de texto en el informe y muestre la hoja de propiedades. Escriba la expresin directamente en la propiedad Origen del control; para ello teclee el signo igual seguido de la expresin. Si su expresin tiene una longitud mayor que la zona de entrada estndar, puede escribir la expresin en el cuadro Zoom, presionando las teclas Mays+F2. Cuando se introduce una expresin en una hoja de propiedades,con frecuencia se inserta ciertos caracteres de forma automtica cuando el enfoque cambia. En ependencia del lugar donde introduzca la expresin,se inserta: corchetes ([ 1) para encerrar los nombres de formularios, informes, campos o controles; smbolos (#) para encerrar fechas; y comillas (" ") para encerrar texto.

5.2. Agregar la fecha y la hora a un informe

En un informe puede agregarse la fecha y la hora que almacenadas en el reloj del sistema. Para ello, en la vista de diseo del informe haga clic en Fecha y hora, del men Insertar. En el cuadro que se muestra elija las opciones correspondientes al formato y pulse el botn Aceptar; de esta forma se insertar un cuadro de texto en el informe y se establecer automticamente la propiedad Origen del control a una expresin de fecha y hora. Si hay un encabezado de informe, se agrega el cuadro de texto a esa seccin. En caso contrario, se agrega el cuadro de texto a la seccin de detalles.

5.3. Agregar nmeros de pginas a un informe

Es posible mostrar los nmeros de las pgina y el nmero total de pginas de un informe utilizando la opcin Nmeros de pgina del men Insertar. Para ello, en la vista de diseo del informe, haga clic en Nmeros de pgina del men Insertar. En el cuadro de dilogo Nmeros de pgina que aparece, seleccione el formato, posicin y alineacin del nmero de pgina. Para la alineacin, estn disponibles las opciones siguientes: Izquierdo. Agrega un cuadro de texto en el margen izquierdo. Centrar. Agrega un cuadro de texto centrado entre los mrgenes izquierdo y derecho. Derecho. Agrega un cuadro de texto en el margen derecho. Interior. Agrega los cuadros de texto en los mrgenes izquierdo y derecho. Los nmeros de pginas impares se imprimen a la izquierda y los nmeros de pginas pares se imprimen a la derecha. Exterior. Agrega los cuadros de texto en los mrgenes izquierdo y derecho. Los nmeros de pginas impares se imprimen a la izquierda y los nmeros de pginas pares se imprimen a la derecha.

5.4. Combinar valores de texto de mltiples campos

Cuando usted desee que los valores de varios campos de texto aparezcan como una unidad, puede combinarlos usando una expresin. Para combinar valores de texto realice lo siguiente: En la vista de diseo del informe, agregue un cuadro de texto para los campos que desee combinar. Muestre la hoja de propiedades para el cuadro de texto y en la propiedad Origen del control, escriba una expresin que combine los campos apropiados. Por ejemplo, para devolver una direccin como: Ave. 105, Edificio 18, Apto. 5, Boyeros, Ciudad de La Habana, 76543, escriba esta expresin: =[Direccin] & "," & [Ciudad] & " " & [Provincia] & " " & [Cd.postal]. Si algunos registros contienen campos vacos, la salida podra ser diferente de lo esperado (por ejemplo, podra incluir espacios adicionales). Puede usar la funcin SiInm (110 para compensar los registros que no tienen valores en determinados campos. La funcin SiInm (110 se usa cuando se desea que el valor (o ausencia del valor) de un campo determine cul de dos resultados posibles se necesita que sea devuelto. Por ejemplo, si sabe que no todos los registros tienen un valor en el campo Provincia, debe usar la expresin siguiente en lugar de la indicada antes: =[Direccin] & ", " & [Ciudad] & Silnm(IsNull[Provincia]," "," " & [Provincia]) & " " & [Cd postal]. Si el campo Provincia est vaco, entonces no se devuelve ningn valor, como lo especifica el argumento " ". Si el campo Provincia contiene un valor, se devuelve un espacio y la regin, de acuerdo con lo que especifica el argumento " " & [Provincia].

5.5. Mostrar clculos en informes

Referente a las operaciones de clculo que usted puede realizar en un informe, no tendr limitaciones en tal sentido; todo lo que desee calcular lo podr hacer utilizando la amplia gama de funciones que tiene a su disposicin; a manera de ejemplo slo trataremos algunas, entre las que estarn: poner un nmero de orden a cada registro en el informe, calcular sumas continuas, calcular totales y calcular porcentajes.

55.1. Poner un nmero de orden a cada registro

Se puede mostrar el nmero de registros en un informe junto a cada registro, en un pie de grupo o en el encabezado o el pie del informe. Para numerar cada registro en un informe, en la vista de diseo de ste agregue

un cuadro de texto en la seccin Detalle, donde desea que aparezca el nmero de orden para cada registro. Muestre la hoja de propiedades para el cuadro de texto y establezca la propiedad Origen del control como =1, y la propiedad Suma continua, como Sobre todo. Cuando imprima el informe o lo vea en Presentacin preliminar, el nmero de cada registro se mostrar.

5.5.2. Mostrar el nmero total de registros en el conjunto del informe

Cuando desee mostrar el nmero total de registros en el conjunto del informe en la vista de diseo de ste agregue un cuadro de texto en el encabezado o pie de pgina del informe. Establezca la propiedad Origen del control del cuadro de texto como =Cuenta(*). La funcin Cuenta cuando utiliza el argumento asterisco (*), contabiliza todos los registros aunque tengan valores nulos en algunos campos de algunos registros; si se utiliza un campo, pudiera ser que no lo contara si en l hay algunos valores nulos. Para calcular el nmero de registros en cada pgina de un informe, use una macro para restablecer el conteo de registros a cero al inicio de cada pgina. Para mostrar el nmero de registros de cada grupo de un informe, en la vista de diseo de ste, agregue un cuadro de texto calculado a la seccin detalle. Establezca los valores que se sealan en las propiedades siguientes: Nombre, ContadorRegistro; Origen del control, = l ; Suma continua, Sobre grupo; Visible, No. A continuacin agregue un cuadro de texto calculado al pie de la pgina del grupo y establezca la propiedad Origen del control, al nombre del control de la seccin detalle, que est controlando la suma total; por ejemplo, =[ContadorRegistro].

5.5.3. Calcular sumas continuas

Se puede calcular el total continuo para un cuadro de texto dependiente, como por ejemplo, Importe de las recetas o Salario. Tambin puede calcular una suma continua para un cuadro de texto calculado, como por ejemplo, =Cuenta([PrecioD, o =Suma([Salario]). El total continuo se puede calcular para los registros de cada grupo o para todos los registros de un informe. Para calcular sumas continuas realice lo siguiente: En la vista de diseo del informe, agregue un cuadro de texto dependiente o un cuadro de texto calculado. Para calcular un total de registro por registro, coloque el cuadro en la seccin Detalle; para calcular grupo por grupo, site el cuadro en un encabezado de grupo o pie de grupo. Muestre la hoja de propiedades del cuadro de texto. Establezca su propiedad Suma continua de acuerdo con el tipo de total continuo que

desee. La opcin Sobre grupo crea un total continuo que se inicializa a O al principio de cada nivel de grupo ms alto. La opcin Sobre todo acumula hasta el final del informe. Cuando se establece la propiedad Suma continua en Sobre todo, se puede repetir el total final en el pie del informe. Cree un cuadro de texto en el pie del informe y establezca su propiedad Origen del control segn el nombre del control cuadro de texto que calcula la suma continua.

5.5.4. Calcular totales en informes

Puede calcular el total de un registro, de un grupo de registros y de todos los registros de un informe. El total se calcula vinculando un control a una expresin que identifique los valores que desea utilizar para calcular el total. La manera en que se calcula el total depende de la ubicacin del control. Para calcular el total de un registro realice lo siguiente: En la vista de diseo del informe, agregue un cuadro de texto a la seccin Detalle. Muestre la hoja de propiedades para el control. En el cuadro de la propiedad Origen del control, para crear la expresin escriba =[Cantidad]*[Precio] que calcula el importe de cantidad por precio. Para calcular el total de un grupo de registros o de todos los registros de un informe, en la vista de diseo del informe, agregue un cuadro de texto al encabezado o al pie del grupo. Para calcular el total de todos los registros del informe agregue un cuadro de texto al encabezado o al pie del informe. Muestre la hoja de propiedades para el control, y en el cuadro de la propiedad Origen del control, para crear la expresin escriba (por ejemplo, en un informe de recetas agrupado por variedad): =Suma([Cantidad]*[Precio]), que calcula el total del valor de la cantidad de recetas por el precio. Cuando calcule un total con una funcin agregada como Suma o una funcin de dominio agregado como Dsuma, no puede utilizar el nombre de un control calculado en la funcin Suma. Deber repetir la expresin del control calculado. Por ejemplo: =Suma([Cantidad]*[Precio]); sin embargo, si hay algn campo calculado en una consulta base, por ejemplo: Precio total: [Cantidad] * [Precio], podr usar el nombre de ese campo en la funcin Suma: =Suma([Precio total]).

5.5.5. Calcular porcentajes

Cuando calcula totales en un informe, quizs tambin desee saber a qu porcentaje de la suma total corresponde cada elemento o grupo de elementos. Un porcentaje se calcula usando una expresin que divide el total de un elemento o grupo de elementos por la suma total.

Para calcular un porcentaje de un total, en la vista de diseo de un informe, agregue los cuadros de texto que calculan el total de elementos o grupos y la suma total, atendiendo a lo siguiente: Para calcular a qu porcentaje de la suma total corresponde un grupo de elementos, coloque el cuadro de texto en el encabezado o pie del grupo. Si su informe incluye mltiples niveles de grupos, coloque el cuadro de texto en el encabezado o pie de grupo del nivel para el que desea que se calcule un porcentaje. Para calcular a qu porcentaje del total de grupo o de la suma total corresponde cada elemento, coloque el control en la seccin Detalle. Muestre la hoja de propiedades del cuadro de texto y en la propiedad Origen del control, escriba una expresin que divida el total ms pequeo por el total ms grande del que forma parte el total ms pequeo. Establezca la propiedad Formato del cuadro de texto al valor Porcentaje. Por ejemplo, en la expresin =[Total por variedad]/[Suma total], del informe Recetas se muestra el porcentaje que representa el Total por variedad, respecto a la suma total de las recetas en existencia.

6. Impresin de informes
La impresin de los informes constituye su etapa final, pues el objetivo, en muchos casos, es el presentarlos en una copia dura (en papel) que pueda ser examinada por las personas a las que estn dirigidos. En la accin de imprimir un informe es preciso atender a varios aspectos de suma importancia, los cuales comentaremos brevemente.

6.1. Prevenir las pginas en blanco

En ocasiones, un informe puede incluir pginas en blanco que usted no esperaba. Tpicamente, esto ocurre cuando las dimensiones del informe no coinciden con el tamao del papel en el que se va a imprimir. Para prevenir que pginas en blanco aparezcan en un informe, asegrese que el ancho total de su informe, ms los anchos de los mrgenes, no exceden el tamao del papel especificado en el cuadro de dilogo Configuracin de la pgina, como se muestra en la frmula siguiente: Ancho del informe + margen izquierdo + margen derecho I Tamao del papel.

6.2. Reducir el espacio en blanco de los informes

Si un informe contiene demasiado espacio en blanco, puede reducirlo especificando una distancia menor entre las secciones y los controles, y

reduciendo, tambin, el espacio dentro de los propios controles. Para reducir el espacio entre las secciones y los controles realice lo siguiente: Reduzca el ancho del informe. Reduzca la altura de las secciones. Desplace los controles de modo que queden ms cerca unos de otros. Para reducir el espacio dentro de los controles, en la vista de diseo, seleccione los controles adecuados y muestre la hoja de propiedades. Establezca S en la propiedad Autocomprimible. Al establecerse esta propiedad del control, si los datos que contiene no lo llenan completamente, se reducir su tamao, ajustndolo al de los datos. Esta propiedad slo afecta a la altura del control, no a su anchura, tampoco afecta al espacio entre los controles, sino slo al ocupado por ellos. Si establece S en la propiedad Autocomprimible de todos los controles de una seccin, considere establecer S en la propiedad Autocompnmiblede la propia seccin, permitiendo as que sta se reduzca al reducirse sus controles. Sin embargo, no lo haga si se trata de un formulario preimpreso, puesto que entonces los datos podran no ajustarse a la parte preimpresa del formulario. Cuando el valor de un cuadro de texto es nulo, o una cadena de longitud cero, se deja espacio automticamente para el cuadro de texto en la pgina, a no ser que el valor de su propiedad Autocomprimible sea S. Los controles que ocupan varias lneas pueden evitar que los controles situados junto a ellos se reduzcan. Por ejemplo, si varios controles pequeos se encuentran a la izquierda de la seccin Detalle de un informe, y un control mayor, como puede ser un marco de objeto, se encuentra a la derecha, los controles de la izquierda no podrn ser reducidos a no ser que la imagen est en blanco y su propiedad Autocomprimible tenga el valor S.

6.3. Imprimir un informe

Antes de imprimir un informe por primera vez, es recomendable que compruebe los mrgenes, la orientacin de la pgina y otras opciones de configuracin de la pgina. Puede imprimir un informe desde la ventana de la base de datos y desde la vista de diseo o Presentacinpreliminar del informe. Access y los asistentes para informes utilizan los valores predeterminados para configurar la pgina. Cambie los valores si desea que el informe tenga una orientacin de pgina diferente u otras opciones. Cuando imprima un informe desde una de las ventanas de Presentacin preliminar, la salida debe ser igual que lo que se ve en la pantalla. No obstante, si no utiliza fuentes de escala variable, los caracteres de la salida impresa quizs no sean exactamente iguales que los de la pantalla. Para garantizar que la salida en pantalla representa lo mejor posible la salida impresa, ajuste la propiedad Diseo a imprimir, en la hoja de propiedades del informe.

Para establecer mrgenes, orientacin de pgina y otras opciones de impresin, abra el informe en la vista de diseo, en Presentacin preliminar, o seleccione el informe en la ventana de la base de datos y en el men Archivo, elija la opcin Configurar pgina. En el cuadro de dilogo que se muestra, en las distintas pestaas elija o cambie las opciones que desee para configurar la pgina, en dependencia del efecto que quiere obtener. Si usted lo desea, puede establecer que los mrgenes de impresin se mantengan de forma predeterminada y que siempre estn a su disposicin con las medidas establecidas; para ello, en el men Herramientas, elija Opciones y despus, la pestaa General. En Mrgenes de impresin, especifique los mrgenes que desea utilizar por defecto y presione el botn Aplicar, para aplicar los valores inmediatamente sin cerrar el cuadro de dilogo; si presiona el botn Aceptar se aplican los valores y se cierra el cuadro de dilogo. Cambiar estas opciones no afecta la configuracin de los mrgenes en los formularios e informes existentes. Despus de configurada la pgina donde ser impreso el informe, debe realizar lo siguiente: Seleccionar el informe en la ventana de la base de datos o abrir el informe en la vista diseo o en Presentacin preliminar; elegir la opcin Imprimir en el men Archivo, o en Presentacin preliminar hacer clic en el botn Imprimir de la barra de herramientas; con ello se abre el cuadro de dilogo Imprimir, el cual posee las mismas opciones que cualquier cuadro de dilogo Imprimir de cualquier programa y que usted de seguro domina.

6.4. Visualizar e imprimir las propiedades, permisos e informacin de diseo del informe
Visualizar e imprimir las caractersticas de diseo (la definicin) de un informe le ayuda a documentar el diseo de una base de datos o de una aplicacin creada por usted. Puede visualizar e imprimir la definicin del informe seleccionado o de mltiples informes. Para imprimir la definicin de un informe realice lo siguiente: Haga clic en la flecha junto al botn Analizar de la barra de herramientas base de datos, y elija la opcin Documentador, o en el men Herramientas, elija la opcin Analizar y haga clic en Documentador, con lo cual aparece al cuadro de dilogo que se observa en la figura 6.28. En el cuadro Tipo de objeto seleccione el tipo de objeto que desea ver o imprimir. Tambin puede hacer clic en la pestaa Todos los tipos de objetos para mostrar la lista completa de los objetos de la base de datos.

En el cuadro Objetos, haga clic en los objetos cuyas definiciones desea ver o imprimir. Para seleccionar todos los objetos de la base de datos, haga clic en el botn Seleccionar todos. Haga clic en el botn de Opciones para especificar qu caractersticas del objeto seleccionado desea imprimir y luego haga clic en el botn Aceptar, con lo cual se presentar en una ventana la informacin referente al objeto seleccionado, la cual puede imprimir.

I r P IriForme Alfabetico

r g Informeclasificada por fecha r Informe con subinforme r 31 Informe por moneda r a Informe Tabla referencia cruzada r a Recetas r a SubinformeIngredientes de las recetas r Subinfame Inqrdbrkes de las recetas1
r
SubinformeUtensilios para las recetas-

- -- - -

Fig. 6.28 Aspecto del documentador.

7. Operaciones con los informes

Puede realizar distintas operaciones con los informes, al igual que con las tablas y formularios, como son: Guardar, Abrir, Renombrar el informe, etc. Ya usted sabe cmo realizar estas operaciones, puesto que son similares a las explicadas para otros objetos de la base de datos; no obstante, comentaremos algunos elementos sobre como guardar los informes.

7.1. Guardar un informe

Cuando usted guarda el diseo, salva solamente su diseo o estructura, no los datos que contiene. Slo se guarda el diseo en la base de datos. Cuando guarda el contenido del informe, salva el informe completo, sus datos y su diseo, para un archivo que usted puede usar en otras aplicaciones Windows, tales como Excel. Para guardar el diseo de un informe, cuando ste se encuentra en la ventana Vista Diseo o Presentacin preliminar, en el men Archivo elija la opcin Guardar. Si est guardando un informe por primera vez, se muestra

el cuadro de dilogo Guardar como. Escriba un nombre para el informe siguiendo las convenciones estndar de nombres y despus elija el botn Aceptar. Tambin puede utilizar el botn cerrar de la ventana Informe, con lo cual abrir el mismo cuadro de dilogo para guardar el informe. Para guardar el resultado de un informe para ser utilizado por otra aplicacin Windows realice lo siguiente: Abra el informe o eljalo en la pestaa de la ventana de la base de datos. En el men Archivo elija la opcin Exportar, con lo cual se abre un cuadro de dilogo para que usted haga la exportacin y lo guarde en una carpeta del disco con el nombre y formato de archivo elegido. En el cuadro de seleccin Guardar como tipo, elija el formato de archivo con el cual lo guardar, y pulse el botn Aceptar. Para los informes, la salida con los formatos .TXT o .RTF incluye el contenido de los cuadros de texto y las etiquetas de estos cuadros; sin embargo, la salida en formato .XLS slo incluye los cuadros de texto, no sus etiquetas. Si guarda la salida de un informe en formato .XLS y dicha salida incluye una expresin Suma en un cuadro de texto del pie de grupo, la expresin se incluir en la salida como una frmula. Al guardar la salida en los formatos .XLS o .RTF, se incluyen en ella las fuentes, el diseo y otros elementos de formato. Al guardar un informe con el formato .XLS, la hoja de clculo resultante contendr informacin de esquema que puede ayudarle a analizar y presentar los datos. Por ejemplo, si guarda la salida en una hoja de clculo, Excel podr situar los totales en un nivel de esquema aparte. Ahora podr abrir su informe con la aplicacin que maneje el formato de archivo con el cual se guard. Sobre la exportacin de objeto de la base de datos, ms adelante, en otro captulo, se ampliar este aspecto.

En este captulo usted ha podido estudiar y practicar todos los elementos referentes a la creacin de informes y subinformes, lo cual le completa el conocimiento que cierra el proceso de manejo de objetos de la base de datos. Los informes le muestran la informacin almacenada en la base de datos con la forma y rango que usted necesita; de esta forma puede dar respuesta impresa o por pantalla a las solicitudes que le presenten. Su dominio resulta imprescindible al igual que cualquier objeto que compone la base de datos, aunque este es el paso ms fcil de dominar, slo requiere que usted practique creando muchos informes hasta dominar sus particularidades.

Captulo 7

Macros
Una macro es un objeto que forma parte de la base de datos, al igual que cualquier otro (tablas, consultas, etc.). Aparece en la ventana de la base de datos en la carpeta Macros y tiene la particularidad de ejecutar determinados pasos en una secuencia definida con antelacin por el usuario, por ejemplo, abrir un formulario, abrir una consulta, abrir un informe, enviar un informe directamente a la impresora, etc. Se puede decir que una macro automatiza una serie de actividades. Se incluyen, sobre todo, en los formularios y en los informes. Se ejecutan mediante botones de comando y de esta forma se pueden llamar desde varios informes o formularios, segn la ubicacin de dichos botones.

1. Creacin de una macro

Para la creacin de una macro se necesita realizar un conjunto de acciones. Antes de proceder a crear prcticamente una macro, usted estudiar los distintos elementos que necesita conocer para poder crearla.

1 .l.Abrir el cuadro de dilogo Macros

Para crear una macro en la ventana de la base de datos seleccione la carpeta Macros, y pulse el botn Nuevo, con lo cual se abre inmediatamente el cuadro de dilogo para la definicin de la macro. La figura 7.1 muestra el cuadro de dilogo para crear una macro. Al aparecer este cuadro de dilogo, la barra de herramientas de la ventana de Access se modifica para mostrar botones relacionados con la macro, los cuales permiten ampliar el cuadro de dilogo con nuevos elementos para crearla, tal como se muestra en la figura 7.2, y realizar acciones como: Insertar y eliminar filas, Ejecutar la macro, Ejecutarla paso a paso. Los botones que se agregan a la barra de herramientas estndar cuando se abre el cuadro de dilogo macro se muestran en la figura 7.3. Algunos botones relacionados con la macro se insertan en la barra de men.

,
-

Iritroduxa una accion M esta

CO~JM~B.

Fig. 7.1 Cuadro de dilogo para crear una Macro.

Fig. 7.2 Cuadrode diAIogocon nuevos elementos para crear la macro.

Fig. 7.3 Botones que se agregan a la barra de herramientas.

1.2. Elementos que componen el cuadro de dilogo Macros

Como se observa en la figura 7.2, el cuadro de dilogo para crear macros est compuesto por varios elementos: Columna Nombres de macros. Esta columna usted debe mostrarla en los casos en que vaya a crear ms de una mamo dentro de una macro (grupo de macros). Para mostrar u ocultar esta columna, en la barra de herramientas, haga clic en el 'botn Nombres de macros o en el men Ver, elija la opcin Nombres de macros. Columna Condiciones. Muestre esta columna si desea escribir una expresin que establezca condiciones para una accin. Para mostrar u ocultar esta columna, en la barra de herramientas, haga clic en el botn Condiciones o en el men Ver, elija la opcin Condiciones. Columna de acciones. En esta columna usted puede elegir acciones en el cuadro de la lista que se despliega, en el orden de ocurrencia deseado. Esta columna siempre aparece cuando se abre el cuadro de dilogo. Columna de comentarios. Se emplea para agregar comentarios a la macro con el fin de esclarecer la funcionalidad de ella no influye en nada, es meramente informativa y tiene cadtcter opcional. Argumentos de acciones. Esta parte del cuadro de dilogo se sita debajo de la cuadrcula y se emplea para seleccionar o escribir informacin adicional sobre la accin. Los argumentos disponibles dependen de la accin seleccionada en la columna de acciones, es &ir, no existe el mismo nmero de argumentos para las diferentes opciones. En el caso de AbrirFormulario existen seis argumentos, para la accin AbrirInforme solamente cuatro y para la accin Bip, ninguno. El nmero de argumentos y sus valores dependen de la accin. Por ejemplo, el argumento Vista aparece tanto en AbrirFormulario como en Abrirlnforme, pero en cada uno de ellos los valores que puede tomar son diferentes, Para AbrirFomulario se puede escoger entre los valores siguientes: Presentacin preliminar, Diseo, Hoja de datos y Formulario. Para Abrirlnforme los valores son: Imprimir, Diseo y Vista preliminar. Para moverse rpidamente entre las partes inferior y superior de la ventana Macro, haga clic en la parte apropiada de la ventana o presione la tecla F6. En la parte inferior derecha de Ia ventana, se muestra una breve descripcin de la columna, acci6n o argumento seleccionado en cualquier parte del cuadro de dilogo.

1.3. Agregar una accin a una macro

Usted puede crear una macro nueva agregando una accin en la columna Accin, lo cual no requiere que tenga presente las columnas Nombre y Condicin, salvo que desee agregar nuevas acciones a una Macro existente. En cualquiera de los dos casos, las acciones que debe realizar para agregar una accin a la Macro son las siguientes: En la ventana Macro, haga clic en la primera celda vaca al final de la columna Accin. Si esta macro pertenece a un grupo de macros, es posible que tenga que insertar una nueva fila Accin al final de esta macro, en cuyo caso debe hacer clic en el selector de la fila Accin, justo debajo de la cual desea insertar la nueva accin. Presione la tecla INS o en el men Insertar elija la opcin Fila; ello insertar una fila en blanco encima de la fila seleccionada. Haga clic en la flecha debajo de la celda Accin o presione las teclas Alt+Flecha abajo para mostrar la lista de acciones. Seleccione o escriba el nombre de la accin que desea agregar. En la columna Comentario, si lo desea, puede escribir un comentario para la accin, lo cual es recomendable desde el punto de vista informativo. En la parte inferior de la ventana, especifique los argumentos para la accin (si es que se requiere alguno). Para crear una accin mediante el mtodo de arrastrar y colocar, arrastre el objeto hasta la fila de la macro donde desee colocarla. Se crear una accin de macro con argumentos de accin predeterminados para el objeto. Por ejemplo, crear una accin AbrirFormulario que abre el formulario en Vista Formulario y en el modo de datos Editar. Tambin abrir el formulario en el modo de ventana Normal usando los valores especificados en las propiedades del formulario (por ejemplo, moda1 o emergente). Arrastre una tabla, consulta, formulario, informe para abrir alguno de estos objetos; tambin puede arrastrar una macro para crear la accin de EjecutarMacro o un mdulo para abrirlo. Si arrastra un objeto hasta una fila de la ventana Macro que ya contiene una accin, se insertar una nueva fila encima de la accin existente e introducir la accin para el objeto arrastrado en la nueva fila. Por ejemplo, suponga que usted quiere crear una macro que abra automticamente la tabla Recetas de la base de datos Ccteles. Para lograrlo realice lo siguiente: Cree una macro y arrastre la tabla Recetas desde la ventana de la base de datos para la primera fila de accin en la ventana de la macro; automticamente se agrega la accin AbrirTabla en su macro y se establece los argumentos para abrir la tabla Recetas, lo cual puede apreciar en la figura 7.4

Si mueve y ajusta el tamao de la ventana de la base de datos y de la ventana Macro, de forma que ambas sean visibles, por ejemplo, una al lado de la otra, podr encontrar y colocar fcilmente los objetos. Puede utilizar la opcin Mosaico Vertical del men Ventana para ver una al lado de la otra todas la ventanas abiertas.

Fig. 7.4 Cuadro de dilogo con los argumentos de la accin.

1.4. Organizar y eliminar una accin

Usted puede insertar una accin en una macro, moverla o eliminarla; para ello realice lo siguiente: Para mover una accin, haga clic en el selector de fila de la accin que desea mover. Vuelva a hacer clic en el selector y mantenga presionado el botn del ratn, Arrastre la fila hacia arriba o hacia abajo, hasta donde la desee colocar, y despus suelte el botn del ratn. Para eliminar una accin de una macro, haga clic en el selector de fila de la accin que desea eliminar y presione la tecla Supr, o en el men Edicin, elija la opcin Eliminar fila; con ello se eliminara de la macro la acciiin, su comentario y sus argumentos. Tambin eliminar cualquier nombre de macro y expresin condicional adjunta a la accin, aunque no estn visibles en la pantalla. Cuando copic o corte y despuCs pegue acciones, los argumentos de accin permanecern adjuntos a las acciones. El nombre de macro y la exprssin condicional en una fila Accin (aunque no estn visibles) tambin permanecen adjuntos a esa accin.

1.5. Establecer argumentos

Muchas acciones tienen argumentos que condicionan cmo realizar la accin, tales como, cules objetos o datos usar. Por ejemplo, la accin AbrirTabla tiene un argumento Nombre de la tabla que indica la tabla a abrir en la base de datos. A continuacin mostramos algunas sugerencias para el establecimiento de los argumentos de la accin: Se puede introducir un valor en un cuadro de argumento o, en muchos de los casos, seleccionar un valor establecido de una lista que se despliega. En general, es una buena idea establecer los argumentos de la accin en el orden en el que estn listados, porque las opciones de un elemento pueden determinar las opciones de las que le sigan. Si aade una accin a su macro arrastrando un objeto desde la ventana de la base de datos, se establece de forma automtica los argumentos apropiados para esa accin. Si una accin tiene un argumento que requiere el nombre de un objeto de la base de datos, puede establecer de forma automtica el argumento y el tipo de objeto correspondiente arrastrando el objeto desde la ventana de la base de datos hasta el cuadro del argumento. Puede utilizar una expresin precedida de un signo de igual para establecer los argumentos de cualquier accin, excepto de aquellas listadas ms adelante. Para establecer un argumento de accin mediante el mtodo arrastrar y colocar, arrastre el objeto de la base de datos desde la ventana de la base de datos hasta el argumento de accin que desee establecer (si arrastra el objeto a cualquiera de los argumentos de accin, Access establecer el argumento o los argumentos de accin apropiados). Por ejemplo, si arrastra un formulario Recetas2 hasta el argumento Tipo de objeto de la accin Cerrar, se establecer el argumento Tipo de objeto como Formulario y el argumento Nombre del objeto como Recetas2. La tabla 7.1 muestra los argumentos de accin que puede establecer cuando arrastra los objetos de la base de datos. Adems, puede utilizar una expresin precedida de un signo igual (=) para establecer el valor de cualquier argumento, excepto los que se muestran en la tabla 7.2. Por ejemplo, la expresin =[Variedad] establece el argumento Buscar de la accin BuscarRegistro al valor del control [Variedad]. Para imprimir o ver las acciones y argumentos establecidos para una macro, haga clic en la carpeta Macros en la ventana de la base de datos, y elija la opcin Documentador del submen Analizar del men Herramientas; en el cuadro de dilogo Docurnentador de la base de datos, seleccione las macros que desee.

TABLA 7.1 Objetos que se pueden arrastrar para establecer los argumentos de la accin

Para esta accin

Arrastre este objeto

Formulario Informe

Para establecer este argumento

l~bnr~onsulta AbrirFormulario AbnrInforme IAbnrMdulo AbnrTabla AgregarMen AplicarFiltro CambiarNombre Cerrar CopiarObjeto EjecutarMacro EliminarObjeto Enviarobjeto Guardar IrARegistro I~e~intarObjeto SalidaHacia SeleccionarObjeto

l~onsulta

1 6 m b e de la consulta Nombre del formulario Nombre del informe l ~ o m b r del e mdulo Nombre de la tabla Nombre de macro de men Nombre de filtro Tipo de objetoNombre anterior Tipo de objetoNombre del objeto Tipo del objeto origenNombre del objeto Nombre de macro Tipo de objetoNombre del objeto Tipo de objetoNombre del objeto Tipo de objetoNombre del objeto l ~ i de ~ objetoNombre o del objeto
-

1 1
1

1~ d u l o
Tabla Macro Consulta Cualquier objeto Cualquier objeto Cualquier objeto Macro Cualquier objeto Cualquier objeto excepto una macro Cualquier objeto l ~ u a l ~ u iobjeto er

Tabla, Consulta, Formulano Tipo de obietoNombre del obieto

1
-- --

Cualquier objeto, excepto una Tipo de objetoNombre del objeto macro Cualquier objeto Tipo de objetoNombre del objeto

TABLA 7.2 Argumento en los que no se pueden utilizar una expresin precedida de un signo igual

&Y=h TFO de objeto

Accin

T o del obieto origen

CambiarNombre, Cerrar, El[minarObjeto, Enviaiobjeto, IrARegktro, Repintarobjeto, SalidaHacia, SeleccionarObjeto, TranskrirBaseDatos CopiarObieto I~ranskrir~ase~atos 1~ransferir~oia~kulo I~ransfer9Texto MostrarBamDeHemmientas EnviarObjeto, SalidaHacia EjecutarECmentoMen

ITDO de base de datos DO de hoia de clculo

Nombre de especifcacin Nombre barra herramientas F o m t o de salida Todos b s argumntos

1 1

1.6. Guardar una macro (objeto de base de datos)

Usted debe guardar una macro antes que pueda ejecutarla. Cuando usted guarda una macro, sta se convierte en un objeto de la base de datos que puede abrir o ejecutar desde la ventana Base de datos. Para guardar una macro, en el men Archivo, elija la opcin Guardar. Al guardar una macro por primera vez, Access muestra el cuadro de dilogo Guardar como. Escriba un nombre para la macro siguiendo las convenciones estndar de nombres y despus elija el botn Aceptar.

1.7. Ejecutar una macro

Cuando ejecuta una macro, se comienza desde el principio de la macro y se lleva a cabo todas las acciones establecidas en la macro hasta que alcanza otra macro (si la macro se encuentra en una macro de grupo) o el fin de la macro. Una macro puede ser ejecutada directamente desde la ventana Macro, desde la ventana Base de datos o desde cualquier lugar, como por ejemplo, desde otra macro o un procedimiento de evento, o como respuesta a un evento que se produce en un formulario, informe, o control. As, se puede agregar una macro a un botn de comando, de forma que la macro se ejecute cuando el usuario pulse el botn.

1.8. Ejecutar una macro directamente

Para ejecutar una macro directamente, usted puede realizar las acciones siguientes: Desde la ventana Macro haga clic en el botn Ejecutar (el que tiene el signo !) de la barra de herramientas. Desde la ventana Base de datos haga clic en la carpeta Macros y despus en el nombre de la Macro. Desde cualquier lugar de Access, en el men herramientas, elija la opcin Macro, seleccione la Macro que quiere abrir en el cuadro de dilogo Nombre de la Macro y presione el botn Aceptar. Por lo general, se ejecuta una macro directamente cuando slo desea probarla. Puede entonces agregar la macro a un formulario, informe o control, de forma que se ejecute como respuesta a un evento, o puede crear un comando de men personalizado que ejecute la macro.

1.9. Ejecutar una macro desde otra macro

Es posible ejecutar una macro desde otra macro. Por ejemplo, si dispone de varias macros independientes (una para seleccionar e imprimir el registro

activo en un formulario, otra para abrir una tabla, etc.), y despus en cualquier otro lugar usted tiene que ejecutar las acciones que realicen una o ms macros de las que tiene creadas; no tiene que repetirlas, en su lugar puede crear una macro que contenga slo las acciones que no realizan las macros que tiene creadas y despus desde ella llamar a otras macros. Para ejecutar una macro desde otra macro, abra la macro desde la que se llamar a la otra macro e introduzca las acciones que desee; despus, en el lugar de la macro original donde desea que se ejecute la macro llamada, seleccione la accin EjecutarMacro de la lista de acciones y escriba una expresin condicional en la columna Condicin, si desea que la macro llamada slo se ejecute bajo cierta condicin; nada ms se llamar a la macro si se cumple la condicin (es decir, si la expresin condicional se evala como verdadera). Escriba los valores para los argumentos de la accin EjecutarMacro, en correspondencia con lo indicado en la tabla 7.3. TABLA 7.3 Valores de los argumentos en la accin Ejecutar Macro

~i.eumento Nombre de macro

Nmero de repeticiones

Expresin de repeticin

Valor El nombre de la macro que desea que se ejecute. Si esta macro pertenece a un grupo de macros, seleccione o escriba nombreGrupoMacros.nombreMacro El nmero de veces que se ejecuar la macro Ihmada. Si deja este arguna:nto de accin en bhnco, y el arguna:nto de accin Expresin de repeticin tambin est en bhnco, la macro Ihmada se eiecuhr una sola vez Una expresin que se evala como verdadera o hlsa. Cuando se evahia como hka, se detiene la ejecucin de la macro limada y el programa le deweive a su macro original Si introduce vabres para b s argumentos de accin Nmero de repeticiones y Expresin de repeticin, la m c r o se ejecuar hasta que la expresin se evale como hlsa o el nmero de veces especilkadc en el arguna:nto de accin Nmero de repeticiones (lo que ocurra phro)

Cuando ejecute la macro original y esta llegue a la accin EjecutarMacro, se ejecutar la macro llamada. Al terminar la ejecucin de una macro llamada, se vuelve a la macro original y se realiza la accin que sigue. Puede llamar a una macro situada en el mismo grupo de macros o en otro grupo de macros distinto. Es posible anidar macros, es decir, puede ejecutar la macro A, que a su vez llama a la macro B y as sucesivamente. En cada caso, cuando ha terminado la ejecucin de la macro llamada, se vuelve a la macro que la llam y ejecuta las dems acciones de esa macro.

2. Crear una macro en un grupo de macros

Usted puede crear un grupo de macros que contenga macros con nombres individuales.Cada una de estas macros se ejecuta independientemente, pero a menudo estn relacionadas. Por ejemplo, podra incluir en el mismo grupo de macros todas las macros adjuntas a un formulario determinado. Para crear un grupo de macros, cree una macro y haga clic en el botn Nombres de macros de la barra de herramientas, con lo cual se mostrar la columna Nombre de macro en el cuadro de dilogo para crear la macro. Realice las acciones siguientes: En una celda de la columna Nombre de macro, escriba el nombre de la macro, agregue las acciones que desea que la macro ejecute. Repita el paso anterior para cualquier otra macro que desee agregar al grupo de macros. Guarde el grupo de macros. El nombre que especifique ser el nombre del grupo de macros. Este nombre aparecer en la lista de macros y grupos de macros en la ventana Base de datos. Con los grupos de macros usted puede: Especificar conjuntos de acciones para objetos determinados, como por ejemplo, un procedimiento de validacin distinto para cada control de un formulario. Crear una biblioteca de macros. Crear mens personalizados. Una macro comienza en la fila que contiene el nombre de macro y termina en la fila que contiene el nombre de la siguiente macro o al final del grupo de macros. El formulario Panel de control, que hemos improvisado sin objetivos especficos y ordenado dentro de la base de datos Ccteles, es un ejemplo de lo que se puede hacer y que se muestra en la figura 7.5. En este formulario puede apreciar cuatro botones comandos, de los cuales cada uno realiza una accin diferente. Si quiere agrupar las macros para todos los botones de comandos de este formularios en un grupo de macros, cree una macro y desde la ventana de macro, elija el botn Nombres de macros para visualizar la columna Nombre de macro. En la columna Nombre de macro escriba un nombre de macro para cada botn en el formulario y en la columna Accin, seleccione la accin o acciones que usted quiere que cada macro realice, tal como se muestra en la figura 7.6. Salve el grupo de macros y nombre la macro como Grupo Panel de control. Para ejecutar una macro especfica de un grupo de macros, en el men Herramientas, elija la opcin Macro, con lo cual se mostrar el cuadro de dilogo Ejecutar macro que aparece en la figura 7.7.

Panel de control

1 ' '

h t r a k i r datos de Recetas

1 Alxir la tabla Variedad

1 Imprlmlr el las recetas & la base de datos

Fig. 7.5 Panel de control.

Fig. 7.6 Elementos a definir dentro del grupo de macros para el formulario Panel de control.

Fig. 7.7 Cuadro de dihlogo para ejecutar macro.

En el cuadro Nombre de la macro, seleccione una macro. Las macros ii~cluidas en gruposde macros se muestran debajo del nombre del grupo, por ejcmplo, no~nbreGrupoMacros.nombreMacro. Para ejecutar la macro Im-

primir, incluida en el Grupo Panel de control, seleccione Grupo Panel de control.Imprimir y presione el botn Aceptar. La sintaxis nombreGrupoMacros.nombreMacrose usa siempre que desee especificar una macro en un grupo de macros. Por ejemplo, use esta sintaxis cuando especifique la macro como valor de una propiedad de evento de un formulario o informe, o cuando haga referencia a la macro en el argumento Nombre de macro, de la accin EjecutarMacro. Adems de los mtodos directos indicados, hay otras formas de ejecutar una macro. Para ejecutar indirectamente una macro, puede: Adjuntar una macro a un formulario o informe. Especifique la macro como valor de una propiedad de evento del formulario o informe. Cuando se produzca un determinado evento, la macro se ejecutar automticamente. Por ejemplo, puede ejecutar una macro de forma automtica cuando cambie datos en un control de un formulario. Adjuntar una macro a un botn de un formulario. Cuando haga clic en el botn se ejecutar la macro. Adjuntar una macro a un comando de men personalizado. Puede crear una barra de mens personalizada y ejecutar una macro desde una opcin de esa barra de mens. Asignar una macro a una combinacin de teclas. La macro se ejecuta cuando se presiona la combinacin de teclas. Ejecutar una macro automticamente al abrir la base de datos. Puede crear una macro especial que se ejecute cada vez que abra la base de datos. Si usa alguno de los mtodos indirectos para ejecutar una macro de un grupo de macros, Access nada ms ejecutar la primera macro de este grupo y slo si dicha macro comienza en la primera lnea del grupo de macros. Si la primera lnea contiene un comentario o est en blanco, no se ejecutar ninguna de las macros del grupo. Cuando intente ejecutar una macro nueva o modificada directamente (usando el botn Ejecutar de la ventana Macro o de la ventana Base de datos, la opcin Inicio del men Ejecutar o la opcin Macro del men Herramientas), primero deber guardar la macro. Si se ejecuta de manera indirecta una macro modificada (por ejemplo, una macro especificada como propiedad de evento de un formulario o informe), el cuadro de dilogo que le pide que guarde la macro contendr un botn No. Puede hacer clic en este botn y se ejecutar la ltima versin guardada de la macro. Si intenta ejecutar indirectamente una macro nueva (una que nunca se ha guardado), mostrar un mensaje de error: No se encontr la macro...

3. Usar condiciones en una macro

Las expresiones se usan en macros para establecer condiciones a fin de ejecutar una accin o serie de acciones o como argumentos para ciertas

acciones. Al establecer condiciones puede crear macros con las caractersticas de bifurcacin de un programa, sin necesidad de usar un lenguaje de programacin, es decir, puede usar expresiones condicionales (expresiones lgicas) para controlar el flujo de una macro. La macro seguir una de dos rutas, en dependencia de que una condicin sea verdadera o falsa. Por ejemplo, si usted est usando una macro para validar datos en un formulario, usted podra querer visualizar un mensaje en respuesta a un conjunto de valores introducidos en un registro y otro mensaje en respuesta a otro conjunto de valores diferentes. En casos como estos, usted puede usar condiciones para controlar el flujo de la macro.

3.1. Introducir una expresin condicional en una macro

Cuando usted necesite hacer uso de una expresin condicional en una macro para realizar una accin condicionada a algo, realice las acciones siguientes: En la ventana Macro, haga clic en el botn Condiciones, de la barra de herramientas, con lo cual se mostrar la columna Condicin. En esta columna, escriba una expresin condicional en la fila donde desee establecer la condicin, y en la columna Accin, seleccione la accin que desee que se realice cuando la condicin sea verdadera y establezca los argumentos de accin apropiados para la accin. Cuando usted ejecute la macro, se evaluar cada condicin. Si la condicin es verdadera, se ejecutar la accin de esa fila y todas las acciones siguientes que contengan puntos suspensivos (...) en la columna Condicin. Despus continuar con la ejecucin de cualquier accin adicional de la macro cuya columna Condicin est en blanco, hasta llegar a otra expresin, a un nombre de macro o al final de la macro. Si la condicin es falsa, se ignorar la accin y cualquiera de las acciones siguientes que tengan puntos suspensivos en la columna Condicin y pasar a la siguiente fila Accin que contenga una expresin o una columna Condicin en blanco. Al escribir las condiciones puede forzar que se realice una accin dejando la columna Condicinen blanco o escribiendo Verdadero en la columna Condicin de esta accin. Use la sintaxis que muestra la tabla 7.4 para hacer referencia a los controles de formularios e informes. En una expresin condicional puede utilizar funcionesde dominio agregado, pero no funciones de agrupamiento SQL.

TABLA 7.4 Sintaxis para referirse a los controles formaularios e informes

Se refiere a Un control del fornnitario o Hiforme que lknri a i am r o Fomailarios![ nombreFo~]![nombrecontroi]Forms! Un control de cualquier otro Fomnibriol!rnombreControl abkrto mbreControI]Reports![m Un control de cualquier otro niforme abierto Sintaxis

I 1

4. Localizar problemas en una macro

Usted dispone de dos caractersticas que le ayudan a localizar problemas en sus macros: seguimiento paso a paso y el cuadro de dilogo Fall la accin. Estas dos caractersticas le ayudan a encontrar las acciones especficas que causan errores en su macro o producen resultados no deseados. Despus puede ir a la ventana Macro y corregir las acciones.

4.1. Seguimientopaso a paso

El seguimiento paso a paso le permite ejecutar las acciones de una macro un paso a la vez. Puede observar el flujo de la macro y los resultados de cada accin y aislar cualquier accin que causa un error o produce resultados no deseados. Para recorrer una macro paso a paso, abra la macro en la vista de diseo y haga clic en el botn Paso a paso de la barra de herramientas, o en el men Ejecutar elija la opcin Paso a paso; con ello se activar el seguimiento paso a paso. Despus realice lo siguiente: Haga clic en el botn Ejecutar de la barra de herramientas, o en el men Ejecutar, elija la opcin Inicio. Como usualmente usted ejecuta la macro. Por ejemplo, si usted ejecuta la macro mediante un clic en un botn del formulario, conmute para el formulario y haga clic en el botn. En cualquiera de los dos mtodos empleados para ejecutar la macro paso a paso aparecer el cuadro de dilogo Macro paso a paso que se muestra en la figura 7.8. Este cuadro de dilogo muestra el nombre de la macro, el nombre de la primera accin de ella macro y los argumentos correspondientes a esta accin (separados por signos de coma o por otro separador de listas especificado en el icono Configuracin regional del Panel de control de Windows).

--. . .. .

--

Fig. 7.8 Cuadro de dilogo para examinar una macro paso a paso.

Si hay alguna condicin para esta acci6n, el cuadro Condicin mostrar esa condicin y si se evala como Verdadero o como Falso. Si la accin no tiene asociada ninguna condicin, el cuadro Condicin mostrar Verdadero (sin el signo de coma que hay a continuacin de Verdadero cuando se muestra una condicin). Si se introduce una expresin en un argumento, el cuadro Argumentos mostrar el resultado de evaluar dicha expresin. Hay dos excepciones: Una expresin se muestra sin evaluar si hay alguna condicin para la accin que se evala como Falso. Una expresin en el argumento Condicin WHERE para la accin AbrirFormulario, AbrirInforme o AplicarFiltro siempre se muestra sin evaluar. Elija los botones de este cuadro de dilogo para moverse a travs de la macro, como se indica a continuacin: Paso a Paso. Ejecutar la accin mostrada en el cuadro de dilogo. Despus, en el cuadro de dilogo se muestra la siguiente accin (a menos que la primera accin cause un error). Si la accin tiene una condicin que se evala como Falso, no se ejecutar dicha accin. El botn Paso a paso va a la siguiente accin de la macro que no tenga puntos suspensivos (...) en la columna Condicin. Detenerse. Detiene la ejecucin de la macro y cierra el cuadro de dilogo Macro paso a paso. Continuar. Ejecutar el resto de la rnacm. Esto desactiva el recorrido paso a paso. (Si usted est ejecutando una macro en un grupo de macro, se ejecuta el resto de las macros y detiene la ejecucin cuando encuentra un nuevo nombre de macro.)

Activar el recorrido paso ra paso tiene efecto en todas las macros, independientemente del lugar desde donde se ejecuten. Haga clic en el botn Paso a paso para desactivar el recorrido paso a paso. Tambin puede activar el recomdo paso a paso presionando las teclas Ctrl+Intemmpir (Pausa) mientras se ejecuta una macro. Esto har que aparezca el cuadro de dilogo Macro paso a paso que mostrar la prxima accin que se ejecutar en la macro. Haga clic en el botn Paso a paso para seguir recorriendo la macro paso a paso o en el botn Continuar para reanudar la ejecucin normal de la macro.

4.2. Cuadro de dilogo Fall la accin

Si se produce un error mientras se ejecuta una macro, se mostrar un cuadro de dilogo de mensaje de error. Si elige el botn Aceptar, aparecer el cuadro de dilogo Fall la accin (Fig. 7.9), que muestra la accin que caus el error. Este cuadro de dilogo es similar al cuadro de dilogo Macro paso a paso, excepto que slo est disponible el botn Detenerse. Elija este botn para detener la macro.

5. Usar macros con formularlos o informes

Cuando usted usa un formulario o imprime un informe, se reconocen ciertas cosas que suceden en el formulario o informe como eventos. Por ejemplo, moverse de un registro a otro en un formulario es un evento, as como hacer doble clic en un control, Abrir o cerrar un informe son otros eventos. Cuando se dispone o da formato a los datos en una seccin del informe esto es un evento tambin. Usted puede usar una macro para responder a un evento. Cada evento de formulario y control tienen su propiedad de evento correspondiente, asi como un informe y las secciones de ste tienen propiedades

para cada evento. Usted especifica cmo un formulario o un control o un informe responden a un evento mediante el uso de una macro. Usted puede adjuntar una macro a un formulario o un informe. Entonces se ejecutar la macro cuando se produzca un determinado evento. Pueden producirse eventos para formularios, controles, registros y secciones de formularios, informes y secciones de informes. Puede usar macros que se ejecutan al producirse un evento para automatizar una serie de tareas. Por ejemplo, puede usar una macro para validar datos en un formulario cuando un usuario introduce nuevos datos en un control o un registro, o para imprimir un informe cuando el usuario hace clic en un botn de comando de un formulario, o bien para aplicar un filtro a un informe cuando un usuario abra dicho informe Para ejecutar una macro cuando se produce un error, establezca la propiedad asociada a ese evento como el nombre de la macro.

5.1. Adjuntar una macro a un formulario o informe

Usted puede adjuntar una macro a un formulario o informe realizando un conjunto de acciones, entre las cuales estn: Abra el formulario o informe en la vista de diseo. Si desea ejecutar la macro cuando se produzca un evento para un control de un formulario, una seccin de un formulario o una seccin de un informe, seleccione dicho control o seccin. En la hoja de propiedades para el formulario, seccin de formulario, control de formulario, informe o seccin de informe, escriba o seleccione el nombre de la macro en el cuadro de la propiedad de evento apropiada. Las propiedades de evento se comentan brevemente a continuacin: AlAbrir. Esta propiedad de evento est disponible para el formulario e informe. La macro se ejecuta cuando un formulario es abierto, antes que el primer registro sea visualizado o cuando un informe es abierto, pero antes de imprimirse. Por ejemplo, podra usar una macro para preguntar cul registro desea imprimir. Alcerrar. Esta propiedad de evento est disponible para los formularios e informes. La macro se ejecuta cuando un formulario es cerrado y es removido de la pantalla. Igual para los informes. Por ejemplo, podra usar una macro para visualizar un cuadro de dilogo solicitando al usuario su nombre, para llevar un diario de quin us el informe, o para cerrar un cuadro de dilogo que usted use para recoger informacin para el informe. Alcargar. Esta propiedad de evento est disponible para los formularios. La macro se ejecuta cuando se abre el formulario y se muestran sus registros. AlCambiarTamao. Esta propiedad de evento est disponible para los formularios. La macro se ejecuta la primera vez que se muestra el formulario. Este evento tambin ocurre siempre que se cambia el tamao del formulario.

AlDescargar. Esta propiedad de evento est disponible para los formularios. La macro se ejecuta cuando se cierra el formulario y se descargan sus registros, pero antes de quitar el formulario de la pantalla. AlActivarRegistro. Esta propiedad de evento est disponible para los formularios. La macro se ejecuta cuando el enfoque se mueve para un registro, haciendo de ste el registro activo, o cuando usted solicita al formulario una fuente de datos; este evento ocurre cuando un formulario es abierto la primera vez, y siempre que el enfoque abandone un registro y se mueva para otro. AlCambiar. Esta propiedad de evento est disponible para los controles. La macro se ejecuta cuando el contenido de un cuadro de texto o la porcin del cuadro de texto de un cuadro combinado cambia, por ejemplo, cuando usted introduce un carcter en el control o cambia la propiedad Texto del control usando una macro. AlEliminar. Esta propiedad de evento est disponible para los formularios. La macro se ejecuta cuando un registro es borrado, pero antes que el borrado sea confumado y efectuado. AntesDeActualizar. Esta propiedad de evento est disponible para los formularios y controles. La macro se ejecuta antes que un control o registro sea actualizado con los datos cambiados. Este evento ocurre cuando el control o registro pierde el enfoque, o usted elige la opcin Guardar registro del men Archivo. Este evento ocurre para los registros existentes y nuevos. DespusDeActualizar. Esta propiedad de evento est disponible para los formularios y controles. La macro se ejecuta despus que un control o registro es actualizado con los datos cambiados. Este evento ocurre cuando el control o registro pierde el enfoque, o usted elige la opcin Guardar registro del men Archivo. Este evento ocurre para los registros existentes y nuevos. AlActualizar. Esta propiedad de evento est disponible para los controles. La macro se ejecuta cuando se han modificado los datos de un objeto OLE. Esta actualizacin puede proceder de la aplicacin del objeto o de una de las copias vinculadas de este objeto. AlNoEnLaLista. Esta propiedad de evento est disponible para los controles. La macro se ejecuta despus de introducir un valor en un cuadro combinado que no est en la lista del cuadro combinado y al intentar ir a otro control o registro. AntesDeConfirmarEliminacin.Esta propiedad de evento est disponible para los formularios. La macro se ejecuta despus del evento Eliminar (es decir, una vez eliminados todos los registros), pero antes de que aparezca el cuadro de dilogo para confirmar la eliminacin. AntesDeInsertar. Esta propiedad de evento est disponible para los formularios. La macro se ejecuta cuando usted crea el nuevo registro escribiendo el primer carcter del registro, pero antes de crear realmente el registro. DespusDeConfumarEliminacin.Esta propiedad de evento est disponible para los formularios. La macro se ejecuta despus de eliminar realmente el registro o los registros, o despus de cancelar las eliminaciones.

DespusDeInsertar. Esta propiedad de evento est disponible para los formularios. La macro se ejecuta despus de guardar el nuevo registro. AiActivar. Esta propiedad de evento est disponible para los formularios. La macro se ejecuta cuando un formulario se convierte en la ventana activa. AlDesactivar. Esta propiedad de evento est disponible para los formularios. La macro se ejecuta cuando una ventana de Access diferente se convierte en la ventana activa, pero antes que la ventana se convierta en activa. AlPerderEnfoque. Esta propiedad de evento est disponible para los formularios y controles. La macro se ejecuta cuando un formulario o control pierde el enfoque. Un formulario puede tener el enfoque solamente si todos los controles visibles en el formulario estn desactivados, o no hay controles en el formulario. AlRecibirEnfoque. Esta propiedad de evento est disponible para los formularios y controles. La macro se ejecuta cuando un control o un formulario con controles no activos reciben el enfoque. Un formulario puede recibir el enfoque solamente si los controles visibles en el formulario estn desactivados o no hay controles en el formulario. AlEntrar. Esta propiedad de evento est disponible para los controles. La macro se ejecuta cuando usted va al primer control del nuevo registro, pero antes de que ste reciba el enfoque. Alsalir. Esta propiedad de evento est disponible para los controles. La macro se ejecuta cuando ocurre justamente antes que un control pierda el enfoque para otro control en el mismo formulario. Este evento ocurre antes del evento PerderEnfoque. AlBajarTecla. Esta propiedad de evento est disponible para los formularios y controles. La macro se ejecuta al presionar o enviar el valor de la tecla. AlPresionarTecla.Esta propiedad de evento est disponible para los formularios y controles. La macro se ejecuta al presionar o enviar el valor de la tecla o una combinacin de teclas ANSI. Este evento no se realiza si la tecla o la combinacin de teclas no produce uno de los caracteres incluidos en el juego de caracteres ANSI. AlSubirTecla. Esta propiedad de evento est disponible para los formularios y controles. La macro se ejecuta al soltar la tecla o despus de enviar su valor. AlHacerClic. Esta propiedad de evento est disponible para los formularios y controles. La macro se ejecuta cuando usted oprime y libera el botn izquierdo del ratn en un control, o cuando el valor de un control es cambiado. AlHacerDobleClic. Esta propiedad de evento est disponible para los formularios y controles. La macro se ejecuta al hacer doble clic en un control, pero antes de que ocurra el resultado de la accin de hacer doble clic (por ejemplo, antes de que Access seleccione la palabra donde est situado el punto de insercin en un cuadro de texto). AlBajarMouse. Esta propiedad de evento est disponible para los formularios y controles. La macro se ejecuta al presionar el botn del ratn.

AlMoverMouse. Esta propiedad de evento est disponible para los formularios y controles. La macro se ejecuta siempre que se mueve el puntero del ratn por el control. Este evento es independiente de los dems eventos de ratn. AlSubirMouse. Esta propiedad de evento est disponible para los formularios y controles. La macro se ejecuta al soltar el botn del ratn. AlDarFormato. Esta propiedad de evento est disponible para los informes. La macro se ejecuta cuando Access ha seleccionado los datos de dicha seccin, pero antes de dar formato a los datos para su impresin o presentacin preliminar. Su macro puede usar datos del registro en curso para hacer cambios en el diseo de la pgina. Por ejemplo, usted puede visualizar u ocultar un control, o seccin basada en el valor contenido en otro control. AlNoHaberDatos. Esta propiedad de evento est disponible para los informes. La macro se ejecuta despus que Access da formato a un informe que no tiene datos para que se imprima, pero antes de que se imprima el informe. Este evento se puede utilizar para cancelar la impresin de un informe en blanco. Alpaginar. Esta propiedad de evento est disponible para los informes. La macro se ejecuta despus que Access da formato a una pgina para que se imprima, pero antes de que se imprima. Se puede utilizar este evento para dibujar un borde alrededor de la pgina o agregar otros elementos grficos a la pgina. AlImprimir. Esta propiedad de evento est disponible para los informes. La macro se ejecuta despus de que Access ha dado formato a los datos de la seccin para su impresin o presentacin preliminar, pero antes de que se imprima o muestre la presentacin preliminar de la seccin. Por ejemplo, despus que Access le da formato a los datos para una pgina, usted podra actualizar una suma de control por pgina en el pie de la pgina. AlRetirarse. Esta propiedad de evento est disponible para los informes. La macro se ejecuta cuando Access vuelve a una seccin anterior durante el proceso de dar formato al informe, para determinar en qu lugar del informe van ciertos controles y secciones, y si caben en un determinado espacio. Por ejemplo: Niveles de grupo (excepto encabezados de pgina y pies de pgina) cuya propiedad MantenerJuntos tiene el valor Grupo entero o Con el primer detalle. Subinformes o subformularios cuyas propiedades AutoExtensible o AutoComprimible tienen el valor S. Secciones de la ltima pgina de un informe. AlCronmetro. Esta propiedad de evento est disponible para los formularios. La macro se ejecuta cada vez que transcurre un intervalo de tiempo, especificado segn el valor de la propiedad IntervaloDeCronmetro (TimerInterval)del formulario.

AlOcurrirError. Esta propiedad de evento est disponible para los formularios. La macro se ejecuta cuando ocurre un error en tiempo de ejecucin en Access o en el motor de la base de datos Microsoft Jet, mientras el formulario tiene el enfoque. Cuando se produzca el evento asociado a la propiedad de evento, se ejecutar la macro. El orden en que se ejecutan los eventos es muy importante para lograr los efectos deseados, es decir, no se puede obviar el orden en que se ejecutan las macros especificadas en las propiedades de evento. Por ejemplo, si se hace doble clic en un botn de un formulario, primero se efectuar la macro especificada en la propiedad de evento ALHacerClic y despus en la especificada en la propiedad AlHacerDobleClic.

5.2. Adjuntar una macro a un botn de un formulario

Es posible adjuntar una macro a un botn de un formulario usando la tcnica de arrastrar y colocar. Al arrastrar una macro desde la ventana Base de datos hasta la vista de diseo del formulario se crea un botn de comando en el formulario para ejecutar la macro. Para adjuntar una macro a un botn de un formulario, abra el formulario en la vista de diseo. En la ventana Base de datos, haga clic en la carpeta Macros para mostrar la lista de macros existentes y seleccione la macro deseada. Arrastre la macro desde la ventana de la base de datos hasta el lugar deseado del formulario; con ello se crear un botn de comando en el formulario. Cuando haga clic en este botn en Vista Formulario, se ejecutar la macro. El nombre de la macro es el ttulo del botn de comando. El nombre de la macro aparece en el cuadro de la propiedad AlHacerClic del botn de comando. Tambin puede crear un botn de comando en un formulario y despus realizar uno de los procedimientos siguientes: En la vista de diseo, introducir un nombre de macro en el cuadro de la propiedad AlHacerClic del botn de comando. Hacer clic en el botn Generador situado a la derecha del cuadro de la propiedad AlHacerClic y utilizar el Generador de macros para crear y adjuntar una macro al botn de comando. Este botn ejecutar la macro. Para cambiar el ttulo de un botn de comando, edite la configuracin de la propiedad Ttulo del botn.

5.3. Aplicar un filtro usando una macro

Es posible usar una macro para limitar los registros que aparecen en un formulario o informe. Puede hacerlo aplicando un filtro guardado o escribiendo directamente en la macro los criterios que limitan los registros, o activando el filtro heredado en un formulario o informe.

Para aplicar un filtro guardado a un formulario o informe, cree una macro que contenga la accin AplicarFiltro. En el argumento Nombre de filtro de la accin AplicarFiltro, escriba el nombre de una consulta o de un filtro guardado como una consulta. Las acciones AbrirFormulario y AbrirInforme tambin tienen un argumento Nombre de filtro. Los criterios del filtro o consulta deben limitar los registros en el formulario o informe deseado. Por ejemplo, quiz haya guardado un filtro que limite los registros en el formulario Recetas nicamente a aquellos cuya Variedad sea Batido. Adjunte la macro al formulario o informe. La macro, en general, se especifica como valor de la propiedad AlAbrir del formulario o informe, puesto que desea filtrar los registros al abrirse inicialmente el formulario o informe. Sin embargo, si lo desea, puede especificar la macro como valor de otras propiedades de un formulario. Por ejemplo, quiz desee adjuntar la macro a un botn del formulario, de manera que pueda filtrar los registros haciendo clic en este botn. En el caso de los informes, una macro que contiene la accin AplicarFiltro slo se puede especificar como valor de la propiedad AlAbrir. La accin AplicarFiltro tambin tiene un argumento Condicin WHERE que puede usar para introducir criterios de forma directa. Cuando la macro ejecuta la accin AplicarFiltro, aplica estos criterios al formulario o informe. Para introducir criterios directamente en el argumento Condicin WHERE, cree una macro que contenga la accin AbrirFormulario, AbrirInforme o AplicarFiltro. En el argumento Condicin WHERE de esta accin, introduzca los criterios que desee usar para limitar los registros. Cuando ejecute la macro, esta abrir el formulario o informe y aplicar los criterios de la Condicin WHERE. La expresin en una Condicin WHERE, por lo general, limita el valor de un control del formularioo informe a un determinadorango o establece el control como igual al valor de un control de otro formulario. Por ejemplo: [Cdigo] < 25; [Variedad] = Formularios![Recetas21 ![Nombre de variedad]; [Fecha] Entre Formularios![Imprimir informe]![Desde fecha]; Y Formularios![Imprimir informe]![Hasta fecha]. Para restringir los registros del formulario o informe a los especificados por el valor de un control de otro formulario, utilice la sintaxis: [nombreCampo]= Formularios![nombreFormulario] ! [nombrecontrol de otro formulario]. El argumento nombrecampo es el nombre de un campo de la tabla o consulta subyacente del formulario o informe al que va a aplicar el filtro. El

argumento nombrecontrol de otro formulario, es el nombre del control del otro formulario que contiene el valor con el que desea que coincidan los registros del primer formulario o informe. Puede crear un cuadro de dilogo personalizado y usarlo para pedir informacin al usuario. Los valores introducidos por el usuario en el cuadro de dilogo personalizado se pueden usar como criterios para el argumento Condicin WHERE. Los controles Desde fecha y Hasta fecha del ejemplo anterior podran encontrarse en dicho cuadro de dilogo. Si introduce un argumento Nombre de filtro y Condicin WHERE en la accin AplicarFiltro, AbrirFormulario o AbrirInforme, se aplicar la Condicin WHERE al filtro. La longitud mxima del argumento Condicin WHERE es de 256 caracteres. Para las acciones AbrirFormulario y AbrirInforme, si en el argumento Nombre de filtro utiliza el nombre de una consulta en lugar de un filtro guardado, la consulta deber incluir todos los campos del formularioo informeque vaya a abrir o deber tener el valor S en su propiedad SalidaTodosLosCampos. Usted puede encontrar los nombres de las recetas con rapidez en el formulario Recetas, si filtra los registros en orden alfabtico, por ejemplo, puede ver todos los registros cuyos nombres de recetas comiencen con la letra B y entonces u directamente a todas las recetas cuyos nombres comiencen con T. Para lograr esto siga los pasos siguientes: Cree un grupo de opciones llamado Filtros en el pie del formulario Recetas. Coloque un botn de alternar por cada letra del alfabeto (26), y otro botn con la etiqueta Todas, dentro del marco grupo de opciones. Establezca la propiedad Estilo de los bordes para el marco del grupo de opciones a invisible, para que no se visualicen los bordes. Establezca la propiedad Valor de la opcin de los botones alternar desde 1 (para la letra A) hasta 26 (para el botn Z) y el valor 27 para el botn Todos. Establezca la propiedad Valor predeterminado del marco grupo de opcin a 27 (el botn Todos ser el botn predeterminado). La figura 7.10 muestra el resultado de haber realizado lo anterior. A continuacin seleccione el control Grupo de opcin y haga clic en la propiedad de evento Despus de actualizar y entonces haga clic en el botn Generar para crear y adjuntar una macro que se ejecute cuando elija uno de los botones alternar en este grupo de opcin. Nombre la macro como Seleccin Alfabtica. En la ventana de macro muestre la columna condicin y en ella escriba Filtro = 1; de forma automtica aparecer el trmino filtro entre corchete. Esto permite hacer referencia al botn de alternar 1, y as sucesivamente. Entre la accin AplicarFiltro para cada botn en el grupo de opcin, excepto para el botn Todo, para restringir los registros que se quieren mostrar. Para este ltimo botn entre la accin MostrarTodosRegistros.

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Fig. 7.10 Botones de alternar en un control Grupo de opciones.

Las tablas 7.5 y 7.6 muestran lo que debe escribir en cada columna de la macro Seleccin alfabtica. Este grupo de rnacroc contiene un conjunto de macros, cada una de las cuales filtra los registros del formulario Recetas. El grupo demuestra el uso de las acciones AplicarFiltro y MostrarTodosRegistros. Tambin ilustra el uso de condiciones para determinarqu botn de alternar de un grupo de opciones ha sido seleccionadoen el formulario. Cada fila de accin est asociada con un botn de alternar que, a su vez, selecciona el conjunto de registros que comienza por A, B, C, etc.; o bien Todos los registros. Por ltimo, abra la pgina de propiedades del formulario Recetas y en la propiedad filtro verifique que tenga escr,tp la condicin de filtrado de la forma siguiente: mombre] Como "[AAAAM]*". Ejecute la macro para que compruebe su funcionamiento.

5.4. Sincronizar formularios mediante macros

Se puede usar rnacros para sincronizar dos o ms formularios, es decir, mostrar los registros en un formulario y los registros relacionados en otro formulario, o en varios. Por ejemplo, cuando exponga el formulario Recetas, tambin puede presentar un formulario Ingredientes que contenga los ingredientes de la receta activa en el formulario Recetas. Antes de escribir las macro, usted debe decidir cal formulario controla la sincronizacin. En nuestro ejemplo, es el formulario Recetas, porque el registro de la receta en curso determina qu ingredientes estn asociados a ella.

TABLA 7.5 Elementos que debe contener cada columna del Grupo de macro

Condicin

Accin

Comentario :Adjunta a los botones "A-Z" y "Todos" ;en el formulario Proveedores

[Filtro]= 1

1AplicarFiltro

I[~iltro] = 27

;MostrarTodosRegistros

i ~ o s t r atodos r los registros

-

TABLA 7.6 Elementos que deben contener los argumentos de cada lnea del grupo de macros

m&

~onguracin

Nombre de iiitro Condicin WHERE mombre de receta ] Como 'rAAAAA]*"

Para sincronizar dos formularios cree una macro que contenga una accin AbrirFormulario. Use esta accin para abrir el formulario que desea relacionar con el primer formulario (el que controla la sincronizacin). Quiz tambin desee usar la accin DesplazarTamao en la macro para colocar este segundo formulario. Para el argumento de accin Condicin WHERE de la accin AbrirFormulario, establezca el valor de un campo de la tabla o consulta subyacente al segundo formulario, de forma que sea igual que el valor del control equivalente del primer formulario. Por ejemplo: [Cdigo de receta] = Formularios![Recetas]![Cdigo]. Esta Condicin WHERE sincroniza los formularios. En el ejemplo anterior, el campo subyacente Cdigo de receta del segundo formulario se ha establecido como el valor del control Cdigo del formulario [Recetas]. Los dos formularios mostrarn el registro correspondiente a la misma receta. Puede ocultar el control del primer formulario. Adems, puede incluir en el segundo formulario un control que dependa del campo subyacente, pero no tiene por qu ser ese mismo control. Adjunte la macro al primer formulario que controla la sincronizacin.Puede adjuntar la macro a un botn de comando del primer formulario usando la propiedad AlHacerClic. Cuando haga clic en el botn de comando, el se: gundo formulario aparecer con el registro apropiado visible. Para que analice un ejemplo prcticamente con los pasos comentados, cree una consulta que llamar Ingredientes de las recetas Consulta, que mostrar los campos en el segundo formulario. La figura 7.11 presenta los elementos de esta consulta.

Fig. 7.1 1 Elementos de la consulta a crear para mostrar el segundo formulario.

Cree un formulario con esta consulta y llmelo Ingredientes de las recetas. En este ejemplo trataremos de sincronizar los formularios Recetas e Ingredientes de las recetas. Este ltimo es el formulario que se abre con el botn comando que se le agregar al formulario Recetas y al cual se le adjuntar la macro que se llamar Sincronizar. Esta macro abre el formulario Ingredientes de las recetas en la esquina inferior derecha del formulario Recetas, y muestra los ingredientes de la receta actual. La macro demuestra el uso de las acciones Eco, CuadroMsj, DetenerMacm, AbrirFomulario y DesplazarTamao, as como el empleo de una expresin condicional con las acciones CuadroMsj y DetenerMacro. Para sincronizar los dos formularios se establece el argumento de accin Condicin WHERE para la accin AbrirFormulario de la forma siguiente:

[Cbdigo de receta] = Formularios![Recetas]![Cdigo].

La parte izquierda de la expresin identifica el campo Cdigo de recetas en la consulta Ingredientes de las recetas Consulta, que es la consulta subyacente al formulario Ingredientes de las recetas. La parte derecha identifica el Cdigo en curso o actual del formulario Recetas, o sea, el que controla la sincronizacin. La accin AbrirFomulario muestra el registro o los registros en el fonnulario Ingredientes de las recetas con el mismo nmero de Cdigo, La macro que debe crear tiene el contenido que se muestra en Ia figura 7.12. Despus de creada esta macro agregue al formulario Recetas un botn de comando y en su etiqueta escriba Mostrar ingredientes. Abra la pgina de propiedades del botn de comando y en la propiedad A1 hacer clic, seleccione el nombre de la macro que cre. Pase a Vista Formulario y pruebe haciendo clic en el botn Mostrar ingredientes.

Fig. 7.12 Contenido de la macm Simronizarformulario.

Cuando usted se desplaza para un registro de receta diferente, puede hacer clic en el botn Mostrar ingredientes nuevamente para ver los ingredientes de la nueva receta. Si el formulario Ingredientes de las recetas ya est abierto, la accin AbrirFormulario en la macro hace que la ventana se active y visualice los registros apropiados relacionados para dicha receta. Tambin puede especificar la macro come valor de la propiedad AlActivarRegistrodel primer formulario (el que controla la sincronizacih). Cada vez que se seleccione un registra en el formulario que controla la sincronizacin, el segundo formulario se actualizar para mostrar los datos relacionados correspondientes a ese registro.

5.5. Crear macro AutoExec

Es posible crear una macro especial que se ejecutar automticamentesiempre que usted abra una base de datos de Access. Por ejemplo, quiz desee abrir ciertas tablas y formularios cada vez que abra una base de datos. Puede usar esta macro para definir un rea de trabajo personalizada, importar datos desde otra base de datos o imprimir un informe diario (cualquier tarea que desee realizar cada vez que abra la base de datos).

Para impedir que se ejecute la macm AutoExec, mantenga presionada la tecla Mavs mientras abre la base de datos. ~arnbih puedeejecutar una macroal iniciar ~ccess usando 1aopcinK<macro> en la lnea de comando. Por ejemplo, cree una macro nombrada AUTOEXEC que se ejecute automticamente cuando abra la base de datos Ccteles. La macro abrir el formulario Panel de control principal, que cuenta con botones que puede utilizar para mostrar e imprimir los formularios, informes y otros objetos de la base de datos, y para salir de Access. En ella se demuestra el uso de las acciones Eco, RelojDeArena y AbrirFormulario. Analice la figura 7.13 donde estn establecidas estas acciones con una descripci~n de lo que realiza cada accin.

Fig. 7.13 Acciones a establecer en la macro AUTOEXE.

Los argumentos a establecer en cada opcin son: En la a c c i h Eco, en d argumento Eco activo, establezca No, y en Texto de la barra de estado, escriba Estableciendo su configuracin personalizada... En la accin RelojDeArena, en el argumento establezca S. En la accin AbrirFormularioestablezca los argumentos que muestra la figura 7.13. Cuando usted abra la base de datos, automticamente se ejecutar esta macro; sblo tiene que nombrarla de forma correcta, es decir: AutoExec. A partir de lo anterior, usted puede establecer que cuando se abra su base de datos se muestre un formulario de presentacin con los cnkiitos de la base de datos y a partir de aqu mostrar el formulario Panel de control u otros.

6. Otros aspectos
A su disposicin existe una gran variedad de acciones preestablecidas para que usted pueda utilizar en la creacin de macros; si no sabe cmo emplear cada una de estas acciones, en la ventana de Macro sitese en la macro correspondiente y presione la tecla F1, con lo cual se abrir la ayuda con la informacin sobre cmo emplear la accin seleccionada.

En este captulo usted aprendi lo necesario para crear macros y automatizar tareas repetitivas en las bases de datos que cree, dando con ello una serie de facilidades a los usuarios de esas bases de datos. Se ha tratado lo elemental que usted necesita, ahora debe profundizar y adquirir la experiencia necesaria, lo cual podr lograr creando muchas macros.

Pgina de acceso a datos

Una pgina de acceso a datos es un tipo especial de pgina Web diseada para ver datos y trabajar con ellos desde Intemet o desde una Intranet; los datos estn almacenados en una base de datos de Access o en una base de datos de Microsoft SQL Server. La pgina de acceso a datos tambin puede incluir datos de otros orgenes, como por ejemplo, Microsoft Excel.

1. Disear diferentes tipos de pginas de acceso a datos

Usted puede disear pginas de acceso a datos en la vista de diseo de la pgina. La pgina es un archivo independiente que se almacena fuera de Microsoft Access; sin embargo, cuando se crea el archivo, se agrega automticamente un acceso directo al archivo en la ventana Base de datos. El diseo de pginas de acceso a datos es similar al diseo de formularios e informes; se pueden utilizar elementos tales como: una lista de campos, el cuadro de herramientas, controles, el cuadro de dilogo Ordenar y agrupar, etc. Sin embargo, hay algunas diferencias importantes en el modo de disear e interactuar con pginas de acceso a datos en contraposicin con formularios e informes. El modo de disear la pgina depender de su utilizacin: Informe interactivo. Este tipo de pgina de acceso a datos se utiliza, con frecuencia, para consolidar y agrupar informacin almacenada en la base de datos, y para publicar posteriormente resmenes de los datos. Por ejemplo, una pgina puede publicar la evolucin de las ventas de ccteles para cada uno de los bares donde se realicen actividades comerciales. La utilizacin de indicadores de expansin, permite pasar de un resumen general de la informacin de una lista de todos los bares y sus totales de ventas combinados, a los detalles especficos de ventas individuales en cada bar. Aunque la pgina de acceso a datos tambin puede proporcionar botones de barra de herramientas para ordenar y filtrar los datos, no se pueden modificar datos en ella. Entrada de datos. Este tipo de pgina de acceso a datos se utiliza para ver, agregar y modificar registros.

Anlisis de datos. Este tipo de pgina de acceso a datos puede incluir listas de tabla dinmica, que son similares a los formularios de tabla dinmica o a los informes de tabla dinmica de Excel; esto permite reorganizar los datos para analizarlos de diferentes maneras. Adems, la pgina puede contener un grfico para analizar tendencias, detectar modelos y comparar datos en la base de datos en uso, y tambin una hoja de clculo donde es posible especificar y modificar datos, y utilizar frmulas para realizar clculos al igual que en Excel.

1.l.Utilizar pginas de acceso a datos en lnternet Explorer

Una pgina de acceso a datos est conectada directamente a una base de datos. Cuando los usuarios muestran la pgina de acceso a datos en Internet Explorer, estn viendo su propia copia de la pgina. Esto significa que las operaciones de filtrar y ordenar, as como los cambios que se efecten en la forma de presentar los datos, incluidos los cambios que se realicen en una lista de tabla dinmica o en una hoja de clculo, slo afectarn a las respectivas copias de la pgina de acceso a datos. Sin embargo, los cambios que se efecten en los datos de la base de datos, como por ejemplo, modificar valores, y agregar o eliminar datos, se almacenarn en la base de datos principal y, por lo tanto, estarn disponibles para todos los usuarios que estn viendo la pgina de acceso a datos. La figura 8.1 muestra el aspecto de una pgina de acceso a datos vista en Internet Explorer. Los usuarios pueden obtener ayuda sobre cmo trabajar con la pgina en Internet Explorer haciendo clic en el botn de ayuda situado en la barra de herramientas de exploracin de registros. El archivo de ayuda que se muestra se incluye automticamente con cualquier pgina de acceso a datos publicada con una barra de herramientas de exploracin de registros. Si se elimina la barra de herramientas de exploracin de registros o deshabilita el botn de ayuda incluido en ella, se debe proporcionar instrucciones para los usuarios. Para ver y trabajar con la pgina de acceso a datos en Internet o en una Intranet, los usuarios necesitan tener Internet Explorer 5 o superior, y una licencia para utilizar Microsoft Office.

1.2. Utilizar pginas de acceso a datos en Access

Tambin se puede trabajar con una pgina de acceso a datos en Vista Pgina de Access. Las pginas de acceso a datos pueden ser un complemento de los formularios e informes que se utilizan en la aplicacin de base de datos en uso. A la hora de decidir si se disea una pgina de acceso a datos, un formulario o un informe, conviene tener en cuenta las tareas que se desean ejecutar.

Pgina de acceso a datos Recetas

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Fig. 8.1 Aspecto de una phgina de acceso a datos.

Como ya usted conoce, cada obieto de base de datos est diseado para una finalidad especifica, por ejempio:
Si desea especificar, modificar e interactuar con datos en una base de datos debe utilizar los formularios y las pginas de acceso a datos. Si desea especificar, modificar e interactuar con datos activos a travs de Internet o de una Intranet fuera de una base de datos debe utilizar las pginas de acceso a datos. Si desea que se impriman datos para la distribucin puede utilizar los informes y las pginas de acceso a datos. Si desea distribuir datos por correo electrnico puede emplear p4gina-s
-aAd~a.

Con estos mnocimientos usted podr decidir qu le conviene emplear para las tareas que realizar.

2. Crear pginas de acceso a datos

Para crear una pgina de acceso a datos, o para abrir una pgina en la vista de diseo, de pgina o en Internet Explorer, debe instalar Internet Explorer 5, o posterior, si no est instalado. Las pginas de acceso a datos las puede crear mediante: El empleo de Autopgina, donde se puede seleccionar un origen de registro, crea una pgina que utiliza todos los campos de dicho origen de registros. El asistente, que le solicita datos por medio de preguntas que realizan las distintas ventanas de l. La incorporacin de una pgina Web existente a una pgina de acceso a datos. Una pgina de acceso a datos sin un asistente.

2.1. Crear una pgina de acceso a datos mediante Autopgina

Autopgina crea una pgina de acceso a datos que contiene todos los campos (excepto los campos que almacenan imgenes) y registros de la tabla, consulta o vista base. Para ello usted debe realizar lo siguiente: En la ventana Base de datos, bajo la carpeta Objetos, haga clic en Pginas, y haga clic en el botn Nuevo, en la barra de herramientas de la ventana Base de datos. En el cuadro de dilogo Nueva pgina de acceso a datos que se muestra en la figura 8.2, haga clic en Autopgina: en columnas. En el cuadro de seleccin Elija la tabla o consulta de donde proceden los datos del objeto, seleccione la tabla o consulta de donde se tomarn los datos para su pgina de acceso a datos. En la pgina terminada, cada campo aparecer en una lnea diferente con una etiqueta a su izquierda. Haga clic en el botn Aceptar, con lo cual se crea la pgina con el aspecto que muestra la figura 8.3. Si desde la Vista Pgina en la cual se crea la pgina por Autopgina, usted pasa a Vista Diseo pulsando el botn correspondiente en la barra de herramientas o eligiendo la opcin en el men Ver, podr realizar modificaciones a la pgina, como insertarle un ttulo, aplicarle un tema, darle formato a los campos, etc., de la misma forma que lo realiza con los formularios e informes. Cuando se crea una pgina de acceso a datos por medio de este mtodo, se aplica el tema predeterminado a la pgina. Si no se ha establecido un tema predeterminado, se utiliza el tema Contorno recto y se guarda automticamente la pgina como un archivo HTML en la carpeta actual, y agrega un acceso directo a la pgina en la ventana Base de datos. Site el

puntero sobre el acceso directo en la ventana Base de datos para mostrar la ruta de acceso al archivo. Si hace cambios en ella o quiere guardarla en otra carpeta y con otro nombre, elija la opcin ~ u a r d adel i men Archivo.

IPgina Web existente Asistente para pginas Autopgina: en columnas

Fig. 8.2 Cuadro de didlogo para crear pginas de acceso a datos.

Fig. 8.3 Pgina de acceso a datos creada con el Asistente.

2.2. Crear una pgina de acceso a datos mediante un asistente

Para crear una pgina de acceso a datos con el asistente, las acciones a realizar son similares a las que se hacen para crear un formulario o informe con el asistente; no obstante, comentaremos algunas particularidades. En la ventana Base de datos, bajo la carpeta Objetos, haga clic en Pginas y despus en el botn Nuevo, de la barra de herramientas de la ventana Base de datos. En el cuadro de dilogo Nueva pgina de acceso a datos (Fig. 8.2) haga clic en Asistente para pginas. Haga clic en el nombre de la tabla, consulta o vista que incluye los datos en los que desea basar la pgina de acceso a datos. No es necesario que realice ahora este paso. Puede especificar los orgenes de registros para la pgina en el asistente, en el siguiente paso donde podr elegir campos de varias tablas, consultas o ambas. Haga clic en el botn Aceptar y siga las instrucciones de los cuadros de dilogo del asistente. Si la pgina obtenida no tiene el aspecto deseado, puede modificar la pgina en la vista de diseo. Cuando se crea una pgina mediante un asistente, se guarda automticamente la pgina como un archivo HTML en la carpeta actual, y agrega un acceso directo a la pgina en la ventana Base de datos. Site el puntero del ratn sobre el acceso directo en la ventana Base de datos para mostrar la ruta de acceso al archivo.

2.3. Incorporar una pgina Web existente a una pgina de acceso a datos
En ocasiones usted necesitar incorporar determinadas pginas Web existentes para utilizarlas dentro de la base de datos como pginas de acceso a datos; esto lo puede lograr realizando lo siguiente: En la ventana Base de datos, bajo la carpeta Objetos, haga clic en Pginas y despus en el botn Nuevo, de la barra de herramientas de la ventana Base de datos, con lo cual aparece el cuadro de dilogo que se muestra en la figura 8.2; seleccione la opcin Pgina Web existente y despus pulse el botn Aceptar, con lo que aparece el cuadro de dilogo Buscar pgina Web. En el cuadro de dilogo Buscar pgina Web, busque la pgina Web o archivo HTML que desea abrir y presione el botn Abrir, con lo cual se muestra la pgina en la vista de diseo, donde puede modificarla de la misma forma en que realiza la modificacin de cualquier objeto de la base de datos. Cuando guarda una pgina Web se crea un acceso directo al archivo HTML en la ventana Base de datos. Puede buscar una pgina Web me-

diante el botn Buscar en el Web en el cuadro de di6logo Buscar pgina Web. Guarde una copia de la pgina mediante la opcin Guardar como del men Archivo en Internet Explorer y despus empiece de nuevo este procedimiento para abrir la pgina en la vista de diseo.

2.4. Crear una pgina de acceso a datos sin un asistente

Para crear una pgina de acceso a datos sin un asistente, el proceso es similar al utilizado para la creacin de los formuIarios e informes; se emplea el Cuadro de herramientas y la Lista de campos para insertar los elementos que se desean. Con relacin a la Lista de campos y el Cuadro de herramientas existen algunas particularidades, las cuales se describirn mbs adelante. Cuando usted se sita en la carpeta Paginas y elige el botn Nuevo, aparece el cuadro de dilogo de la figura 8.2; seleccione la opci6n Vista Diseo y presione el botn Aceptar; con ello aparece el entorno de trabajo que se muestra en la figura 8.4, que contiene la pgina en Vista Diseo, el Cuadro de herramientas y la Lista de campos.

Fig. 8.4 Aspecto de la pgina de acceso a datos en la vista de diseo.

Observe que el rea de la pgina donde se insertarn los controles consta slo de la seccin independiente. Lo que se encuentra por encima de esta seccin es el encabezado de la pgina, donde aparece el mensaje: Haga clic aqu y escriba el texto del ttulo. La parte que se encuentra debajo de la seccin independiente es el pie de pgina. Tanto en el encabezado como en el pie de la pgina se pueden insertar controles.

2.4.7. Agregar datos a una pgina de acceso a datos utitilizando la lista de campos
Cuando se utiliza la lista de campos para agregar datos a la pgina de acceso a datos en uso, Access crea automticamente controles que son dependientes de los campos que se agregan, al igual que ocurre con la lista de campos de informes y formularios. Sin embargo, la lista de campos de informes y formularios, y la lista de campos de pginas de acceso a datos no son iguales. Antes de agregar controles dependientes a un formulario o informe, se ha de enlazar primero el formulario o informe a un origen de registros especfico. Una vez realizado esto, slo los campos de dicho origen de registros se muestran en la lista de campos. Por otro lado, una pgina de acceso a datos no es dependiente hasta que se le agregan controles y, a partir de ese momento, se puede enlazar a ms de un origen de registros de una vez. Por lo tanto, la lista de campos correspondiente a una pgina de acceso a datos muestra todos los campos de las tablas y consultas contenidas en la base de datos para ser agregados a la pgina. Analice la figura 8.5, donde se muestra la lista de campos y observar que est compuesta por dos pestaas: una, Base de datos y la otra, Pgina. En la pestaa Base de datos se agrupan, en carpetas bajo el nombre de la base de datos, las tablas y las consultas que forman la base de datos; al hacer clic en el indicador de expansin (signo +) situado junto a una consulta o tabla especfica, se ver la lista de campos para dicho origen de registros. Si el origen de registros es una tabla, se ver una carpeta de tablas relacionadas encima de la lista de campos. La carpeta contiene una lista de las tablas y campos relacionados con la tabla que se expandi en la lista de campos. Si se mantiene el puntero del ratn sobre una tabla de la carpeta de tablas relacionadas, se ver el campo mediante el cual se relacionan las tablas. Si se agregan directamente campos procedentes de tablas relacionadas, o si se agregan campos procedentes de consultas que utilizan tablas relacionadas, se utilizar de forma automtica las relaciones existentes cuando se disee la pgina de acceso a datos. Si se agregan campos a la pgina de acceso a datos procedentes de tablas no relacionadas o de tablas con varias relaciones o tablas ya utilizadas en la pgina, se solicitar cada vez que se defina una nueva relacin. Las relaciones definidas de este modo slo se utilizan para la pgina de acceso a datos actual; no se agregan a la base de datos.

3 Tablas
8

-@3 CI

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Barman

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m-uTatkrddianadas

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1-

m Desaipcibri
-

m-m Clasificacin
8-0 Ingredientes

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Fig. 8.5 Lista de campos de la pgina de acceso a datos.

Desde la lista de campos se pueden arrastrar campos de uno en uno hasta la pgina de acceso a datos, para crear un control que sea dependiente de dicho campo. Tambin se puede arrastrar una tabla completa u otro origen de registros desde la lista de campos, para agregar todos los campos de una vez. Si se selecciona la herramienta Asistentes para controles del cuadro de herramientas, cuando se arrastre una tabla completa hasta una seccin, se mostrar el Asistente para formato que se observa en la figura 8.6, que preguntar qu diseo desea para esta seccin, el cual debe seleccionar haciendo clic en uno de los botones de opciones que aparecen del lado derecho del cuadro de dihlogo.

Fig. 8.6 Asistente para elegir como se mostraran 10s aatos.

Si desea que los usuarios puedan modificar los datos de los campos, u organizar los controles en un diseo personalizado con forma libre, ha de utilizar controles individuales.Con algunas excepciones,se crea automticamente el tipo apropiado de control individual a partir del tipo de datos almacenado en el campo. Tambin puede elegir el tipo de control individual que desee crear antes de arrastrar el campo hasta la pgina de acceso a datos. Si arrastra campos de la lista de campos, podr construir su pgina de acceso a datos. Para que se familiarice con la realizacin de pginas de acceso a datos, crear una que recoja el nombre de las recetas, el precio, la variedad y las caractersticas, y despus la mostrar en Intemet; para ello sitese en la carpeta Pgina, pulse el botn Nuevo y a continuacin haga clic en el botn Aceptar; observe que no hemos elegido tabla o consulta alguna; ello no es necesario si se est dentro del contexto de la base de datos. En la parte del encabezado de la pgina, donde aparece el mensaje Haga clic...,escriba el ttulo que tendr su pgina; en este caso puede ponerle Relacin de ccteles cubanos; seleccione este texto y pngalo en color rojo, negrita y cursiva; para ello utilice la barra de herramientas de Access. Debajo de este ttulo site el puntero del ratn y escriba la nota siguiente: "A continuacin mostramos una lista de los ccteles cubanos; si usted est interesado enve mensaje solicitando ms informacin; aplique el formato de fuente, color, etc., que desee". A continuacin, de la lista de campo abra la tabla Recetas; de ella elija el campo Nombre y arrstrelo hasta la seccin independiente; realice el proceso con los campos Precio, Variedad y Clasificacin; pase a la %sta Pgina y observar que su pgina de acceso a datos tiene el aspecto mostrado en la figura 8.7. Si observa los campos Clasificacin y Variedad ver que no reflejan la informacin correctamente; pese a estar relacionada la tabla, como usted conoce, de ejercicios anteriores, muestra los cdigos. Lo que hay que hacer con los campos que estn relacionados es tomarlos de la tabla con la cual se ha establecido la relacin. Repita el proceso desde el inicio para que adquiera prctica y arrastre el campo Trmino de la tabla Clasificacin y el campo Descripcin de la tabla Variedad. Pase a la vista de la pgina y ver que ahora aparece el nombre de la variedad y de la clasificacin. Regrese a la vista de diseo y seleccione cada etiqueta y cuadro de texto correspondientes a los campos y aplqueles el formato de letra, color, tamao, negrita, cursiva, centrado, etc. empleando los botones de la barra de herramientas de Access. En el men Formato elija la opcin Tema y del cuadro de dilogo que se despliega elija la correspondiente a Da luminoso. Pase a la vista de la pgina y observe el efecto creado. Regrese nuevamente a la vista de diseo. Site el puntero del ratn donde desea insertar una imagen para adornar su pgina de acceso a datos y en el men Insertar elija la opcin Imagen; en el cuadro de dilogo que aparece busque la imagen en la carpeta que la tenga. Tambin puede utilizar el control Imagen, del cuadro de herramientas y arrastrarlo hasta la pgina y luego seleccionar el archivo de imagen del cuadro de dilogo que aparece. Utilizando las mismas vas puede insertarle pelculas (videos).

cubanos
A continuacin mostrcirnos una liaa de los cocieles cubanos, si usted est Interesado envie mensaje solidtando ms informacin

Nombre Precia

1
Variedad

$7.85

27

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1
Fig. 8.7 Aspecto de la pgina de acceso a datos.

Para agregar una imagen de fondo a una pigim de acceso a datos, abra esta pgina en la vista de diseiio. En el men Formato, seleccione Fondo y, a continuacin, haga clic en Imagen. En el cuadro de dilogo Insertar h a gen, asegrese de que est seleccionado Archivos de imagen en la lista Tipo de archivo y despuQclocalice el archivo que desea utilizar como fondo. Haga clic en el botn Aceptar. Para ajustar la forma en que aparecer la imagen de fondo en la hoja de propiedades, establezca:

Para agregar un sonido de fondo a una pgina de acceso a datos, abra esta pgina en la vista de diseo. En el men Formato, seleccione Fondo y, a continuacin, haga clic en Sonido. En el cuadro de dilogo Insertar sonido, asegrese de seleccionar Todos los sonidos (*.wav;*.au) en la lista Tipo de archivo y despuCs localice el archivo que desea utilizar como sonido de fondo. Haga clic en Insertar para almacenar el archivo de sonido en la carpeta donde estn almacenados los archivos auxiliares de la pgina de acceso a datos o en Vincular al archivo, para almacenar una referencia al archivo de sonido. El sonido se emitir cuando abra la pgina en Vista Pgina o en Intemet Explorer.

Con las opciones de men y los controles del cuadro de herramientas usted puede insertar diferentes elementos a su pgina. Del cuadro de herramientas puede utilizar, al igual que en los formularios e informes, las opciones siguientes: Etiqueta, Cuadro de texto, Grupo de opciones, Botn de opcin, Casilla de verificacin, Lista desplegable, Cuadro de lista, Botn de comando, Lnea, Rectngulo, Imagen, Ms controles (controles ActiveX) y el botn Asistente para controles. En el cuadro de herramientas hay controles nuevos que slo son utilizables en las pginas de acceso a datos, entre ellos se encuentran los siguientes: Hipervnculo de imagen (imagen de zona activa). Utilice este control para agregar una imagen a una pgina de acceso a datos, de modo que al hacer clic sobre ella, muestre otra pgina Web de la unidad de disco duro, del Web o de otra ubicacin. Cuando se crea un control de imagen de zona activa, se selecciona la imagen que se ha de mostrar en la pgina y la direccin del archivo al que se ha de saltar. En Vista Pgina, cuando el puntero del ratn pasa sobre la imagen se convierte en una mano que indica que la imagen es un vnculo en el que se puede hacer clic para ir a otra pgina. Tambin se pueden definir sugerencias y texto alternativo para la imagen, en el cuadro de dilogo donde se establece el vnculo. El control de imagen de zona activa es til para proporcionar vnculos a la informacin que tiene relacin con los datos de la pgina de acceso a datos en uso. Cuando usted arrastra el control hasta la pgina, lo primero que aparece es un cuadro de dilogo para insertar la imagen; en este cuadro debe seleccionar la carpeta y el archivo de imagen; los formatos permitidos son: .BMP, .WMF, .EMF, .GIF y .JPEG. Seguidamente aparece el cuadro de dilogo Insertar hipervnculo, con el cual usted est familiarizado y en l puede establecer el vnculo que desee. En el ejemplo que est desarrollando inserte este control y establezca la imagen y el vnculo. Desplazar texto (marquesina). Este control produce un efecto de marquesina en la pgina de acceso a datos; usted lo puede utilizar para mostrar un texto que se desplace a travs de la pgina, que puede escribir directamente en el control o utilizar uno de los campos de una tabla o consulta. En la pgina que est creando inserte este control en un lugar adecuado y escriba dentro de l cualquier texto; pase a la vista de la pgina y vea el efecto; regrese a la vista de diseo y abra la pgina de propiedades de este control haciendo clic con el botn secundario del ratn sobre l; elija Propiedades, en la propiedad Origen del control; seleccione un campo de la lista despleglabe que aparece al hacer clic en el botn de flecha de esta propiedad. La lista de los campos depende del lugar donde usted haya situado el control. Pruebe situndolo en distintos lugares y despus pase a la vista de la pgina y observe el efecto. Para que el texto se desplace de manera continua en el control como un indicador de cotizaciones de bolsa, en el cuadro de la propiedad Behavior, haga clic en Scroll. Para que el texto se deslice desde el punto inicial hasta el extremo opuesto del control y despus permanezca en la pantalla, en el

cuadro de la propiedad Behavior, haga clic en Slide. Para que el texto se desplace desde el punto inicial hasta el extremo opuesto del control, y de nuevo al punto inicial, y permanezca en la pantalla en todo momento, en el cuadro de la propiedad Behavior, haga clic en Altemate. Hipervnculoenlazado. Este control permite enlazar en una pgina de acceso a datos una direccin de Intemet; cuando lo inserta en una pgina de acceso a datos, su forma es la de un campo de texto. Cuando usted desee una direccin de hipervnculo diferente para cada registro de una tabla, debe utilizar un hipervnculo enlazado. Al desplazarse de un registro a otro es posible hacer clic en el hipervnculo e ir a una pgina Web diferente para cada registro. Hipervnculo. Este control le permite insertar en la pgina de acceso a datos, un enlace a un archivo, una pgina Web, una pgina de la base de datos o una direccin de correo electrnico. La direccin se inserta en la pgina de acceso a datos como vnculo en un cuadro de texto. En la pgina que est creando emplee estos dos ltimos controles e inserte hipervnculos a otra pgina y a una direccin de correo electrnico.

2.5. Otros controles

En el cuadro de herramientas correspondiente a la creacin de pginas de acceso a datos aparecen los controles de Tabla dinmica de Office, Grfico de Office, Hoja de clculo, etc.; ellos pertenecen a Microsoft Office Web Components, el cual est formado por dos archivos .CAB (MSOWCINCAB y MSOWC.CAB) que contienen una serie de archivos en tiempo de ejecucin que, en su conjunto, reciben el nombre de Componentes Web de Microsoft Office. Entre los componentes Web de Office se incluyen el Proveedor OLE DB de Microsoft Jet 4.0, el Proveedor OLE DB de Microsoft para SQL Server, el Control de origen de datos de Microsoft Office (MSODSC), algunos otros controles ActiveX con sus archivos de ayuda, y otros archivos relacionados. Una vez instalado Office Web Components en su equipo, estos controles se pueden utilizar en una pgina de acceso a datos; tambin es posible emplear de forma interactiva una hoja de clculo, una lista de tabla dinmica y un grficoen Intemet Explora 5 o posterior. Ofice Web Components se instala con Microsoft Office en sus distintas ediciones. Es posible insertar un control Hoja de clculo en una pgina de acceso a datos para proporcionar una caracterstica similar a una hoja de clculo de Excel, la cual se puede utilizar para introducir y calcular datos. Una hoja de clculo est formada por columnas y filas de celdas. Los datos se introducen directamente en las celdas de la hoja de clculo y se usan frmulas para realizar los clculos sobre la base de los datos. Al crear una hoja de clculo interactiva utilizando uno de los programas de diseo de Microsoft Office y al publicar esa hoja de clculo en una pgina Web, se brinda a los usuarios del Web la oportunidad de interactuar con los datos y realizar clculos directamente en el explorador. Los usuarios pueden cambiar los datos y ver los

resultados de los clculos de forma automtica. Una hoja de clculo incluye su propia barra de herramientas, as como ayuda integrada. Para utilizar este control en una pgina de acceso, insrtelo en el lugar donde desea que aparezca la tabla de Excel, seleccione el control y haga clic con el botn secundario del ratn sobre la hoja insertada y elija del men contextual que aparece, la opcin Comandos y opciones, con lo cual se abre el cuadro de dilogo que se muestra en la figura 8.8, el cual se utiliza para establecer todos los atributos y fncionalidad de la hoja de clculo.

Fig. 8.8 Cuadro de dialogo de comandos y opciones de la hoja de c~lculo.

En cada una de las pestaas de este cuadro de dilogo, usted puede elegir las opciones de configuracin de su hoja de clculo. A partir de aqu, de f o m a investigativa, podri comenzar a trabajar y establecer lo que desea en esta hoja. Si no puede lograr lo que se ha propuesto y requiere ayuda, en la vista de diseo presione el botn de ayuda de la barra de herramientas de la hoja de clculo insertada en la pgina de acceso a datos, que le suministrart toda la informacin requerida y ejemplos que le permitirn realizar la tarea. De manera similar a un informe de tabla dinimica de Excel, una lista de tabla dinmica muestra datos en un formato de filas y columnas. Una lista de tabla dinmica proporciona capacidades interactivas en Internet Explorer y permite reorganizar los datos si se intercambian filas con columnas y columnas con filas; asimismo, muestra totales en la interseccin de filas y columnas, y, adems, reorganiza y resume los datos para analizarlos de diferentes maneras. Una lista de tabla dinmica incluye su propia barra de herramientas, as como ayuda integrada. En la pgina de acceso a datos introduzca el control Tabla dinmica de Ofice para proporcionar esta funcionalidad.

Al insertar el control de tabla dinmica en la pgina de acceso a datos usted debe seleccionar un origen de datos para la lista de tabla dinmica; para ello es necesario seguir uno de los procedimientos siguientes: Para utilizar la pgina como el origen de datos muestre la lista de campos de la pgina de acceso a datos, si es que no est visible en el panel de tareas Lista de campos (Fig. 8.9) y, despus, arrastre hasta la Lista de tablas dinmicas, la tabla o consulta que desee utilizar para la Lista de tablas dinmicas. Tambin puede arrastrar uno a uno campos individuales de estos orgenes de registros. Cuando se crea una Lista de tablas dinmicas arrastrando campos de la lista de campos, Access establece automticamente en MSODSC la opcin Control de origen de datos, en la pestaa Origen de datos del cuadro de dilogo Comandos y opciones de la Lista de tablas dinmicas, lo que significa que Access utiliza el mismo control de origen de datos para la Lista de tablas dinmicas que para la propia pgina. Tambin establece la opcin Elemento de datos, tabla, vista o nombre de cubo en el nombre de la tabla o consulta en la que haya basado la Lista de tabla dinmica. Para utilizar otros controles de origen de datos disponibles en la pgina, haga clic dentro de la Lista de tablas dinmicas para activarla. Haga clic con el botn secundario del ratn en la Lista de tablas dinmicas y, a continuacin, en Comandos y opciones, con lo cual aparece el cuadro de dilogo que muestra la figura 8.10. En la pestaa Origen de datos, seleccione Control de origen de datos y, a continuacin, el control que desee de la lista. En el marco Usar datos de, haga clic en Elementos de datos, tabla, vista o nombre de cubo y, despus, seleccione el elemento que desee de la lista. Para utilizar un origen de datos externo, haga clic dentro de la Lista de tablas dinmicas para activarla y con el botn secundario del ratn haga clic en la Lista de tablas dinmicas y, a continuacin, en la opcin Comandos y opciones del men contextualque aparece. En el cuadro de dilogo que se muestra en la figura 8.10, en la pestaa Origen de datos, seleccione el botn de opcin Conexin y, a continuacin, haga clic en el botn Modificar. Ello hace que se muestre el cuadro de dilogo Seleccionar archivos de origen de datos, donde usted debe localizar la base de datos que utilizar. Al presionar el botn Abrir se muestra un cuadro de dilogo para seleccionar una tabla o consulta; seleccione la que desee y presione el botn Aceptar, con lo cual se regresa al cuadro de dilogo mostrado en la figura 8.10, pero con los datos del enlace al origen de datos escogidos. Si el origen de datos que desea utilizar no est disponible, haga clic en Nuevo origen y siga las instrucciones del Asistente para conexin de datos, a fin de crear un nuevo archivo de conexin para los datos. En el marco Usar datos de, realice una de estas acciones: 1. Para utilizar los datos de un origen de registros especfico en la base de datos, haga clic en Elementos de datos, tabla, vista o nombre de cubo y, a continuacin, seleccione el elemento que desee de la lista.

2. Para utilizar una consuItao un comando, como una instruccin SQL, para seleccionar los datos, haga clic en Texto del comando o SQL y, a continuaci0n, escriba la consulta o el comando en el cuadro. Para obtener informacin sobre la sintaxis de la consulta, vea la documentacin referente al origen de datos externo.

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ClasificaCKKi Ingredientes Ingredientes de las recetas

, + j .
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@ c,jdQ,

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variedad

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Finalice la Lista de tablas dintimicas y personalice el formato. Utilice la barra de herramientas, el cuadro de dilogo Comandos y las opciones de la Lista de tablas dinmicas para agregar totales y establecer propiedades, entre otras cosas, hasta que el control tenga el aspecto y se comporte tal como desee. Para obtener ms Ayuda sobre cmo disear y utilizar una Lista de tablas dinmicas, haga clic en Ayuda, en la barra de herramientas de la Lista de tablas dinmicas. Si no se muestra la barra de herramientas, active la casilla de verificacin Barra de herramientas en la ficha Comportamiento del cuadro de dilogo Comandos y opciones. Para que desarrolle un ejemplo en concreto, en una phgina de acceso a datos inserte un conh.01 de Tabla dinmica y establezca Ia conexin como se

Fig. 8.10 Cuadro de dilogo de comandos y opciones de la tabla dinhmica.

explic, con la base de datos Ccteles que usted utiliza para practicar. De la lista de campos arrastre: el campo Variedad hasta el lugar donde aparece el mensaje Coloque campos de filtro aqu; el campo Clasificacin hasta donde dice Coloque campos de columnas aqui; el campo Caractersticas hasta el sitio que dice Campos de fila aqu; y, finalmente, el campo Nombre hasta donde se lee el mensaje Coloque campos de totales o campos detallados. Pase a Vista de Pgina y tendr un resultado similar al que se muestra en la figura 8.1 1. Pulse todos los botones para que explore la funcionalidad de esta tabla dinmica y piense cmo podr emplearla en las bases de datos que cree. Si necesita informacin adicional, en la vista de diseo presione el botn de Ayuda de la barra de herramientas de esta tabla dinmica. En el caso del control Grfico de Ofice, al insertarlo en la pagina de acceso a datos y hacer clic con el botn secundario del ratn sobre tl, puede elegir del men contextual que aparece, la opcin Lista de campos, con lo cual se mostrar el cuadro de dilogo que se observa en la figura 8.12. En este cuadro de dilogo es fcil e intuitivo seguir los pasos para establecer los datos a mostrar en el grfico. Hasta aqu usted ha estudiado los elementos ms generafes de la creacin de paginas de acceso a datos sin emplear un asistente, pero le alerto que slo ha comenzado; empleando la ayuda debe profundizar en los elementos expuestos y en otros nuevos para que adquiera el dominio necesario en la creacin y manipulacin de este objeto de la base de datos, que por cierto es muy actual con e1 desarrollo de Intemet y de las Intranets en las instituciones. Adems, debe tener en cuenta que en dependencia de la versin de Access que tenga instalada, pueden diferir en algo los cuadros de dilogo que se muestran, pero en principio la filosofia de trabajo es similar para todos.

Ejemplo de empleo de Tabla dinmica

I '
I

Bello monte

Fig. 8.1 1 Ejemplo de empleo de la tabla dinmica.

Fig. 8.12 Origen de datos para el control Grfico de Ofice.

3. Agrupar registros en una pgina de acceso a datos

La agrupacin de registros en una pgina de acceso a datos es similar a la agrupacin de registros en un informe: se puede crear una jerarqua que agrupe registros desde categoras generales hasta detalles especficos. Los datos incluidos en pginas con registros agrupados se pueden ver, pero no es posible agregar, modificar o eliminar datos. Para agrupar registros por cada valor de un campo de agrupamiento en una pgina de acceso a datos, abra la pgina de acceso a datos en la vista de diseo. Si los campos que desea mostrar no estn en la seccin, agregue los campos a la pgina como controles HTML dependientes o como cuadros de texto dependientes. La pgina se cargar ms rpidamente en la vista de la pgina y en Microsoft Intemet Explorer si utiliza controles HTML dependientes. Si no hay una seccin en la pgina, puede agregar una seccin independiente. Asegrese de que el control que desea utilizar para agrupar est seleccionado y realice una de las acciones siguientes: Para agrupar en un campo de una tabla o consulta, haga clic en Aumentar nivel, en la barra de herramientas. Para agrupar en una tabla o consulta, haga clic en Agrupar por tabla, en la barra de herramientas. Con ello se agrega un encabezado de grupo que contiene un control de expansin, y una seccin de exploracin de registros que contiene un control de exploracin de registros. Si ha agrupado en un campo, se mueve el control en que ha agrupado, al encabezado de grupo. Si ha agrupado en una tabla o consulta, se mueven todos los controles-incluidos los controles dependientes de campos que estn en esa tabla o consulta y los controles dependientes de los campos de bsqueda- hacia el encabezado de grupo. Repita los pasos anteriores hasta que tenga los niveles de grupo que necesite. Utilice el botn Aumentar nivel cuando desee realizar un agrupamiento en un control que contenga valores compartidos por muchos registros. Por ejemplo, en la tabla Recetas, realice un agrupamiento por variedades. Si agrega otros controles al encabezado de grupo, se realiza el agrupamiento en cada control del encabezado de grupo. Por ejemplo, si agrega un control dependiente del campo Precio, se utilizarn los valores de los controles variedad y precio para realizar el agrupamiento de registros. Utilice el botn Agrupar por tabla, cuando la pgina contenga campos de dos tablas o consultas que tengan una relacin uno a varios y desee realizar el agrupamiento en la tabla o consulta del lado 1 de la relacin. Cuando se realiza un agrupamiento en un control, se crea un alias para el control, agregando el prefijo GrupoDe al nombre del control en la propiedad OrigenDelControl; por ejemplo, GrupoDePrecio. Cuando se haga referencia a este control en una expresin o en una propiedad, se deber utilizar el alias.

Cuando se tengan dos o ms niveles de grupo en una pgina, slo se podrn ver datos en la vista de la pgina o en Intemet Explorer. Los datos no se podrn agregar, modificar o eliminar. Puede especificar un orden predeterminado diferente para cada nivel de grupo; para ello haga clic en el botn Ordenar y agrupar, de la barra de herramientas, para mostrar el cuadro de dilogo Ordenar y agrupar, donde debe seleccionar el origen de registros de grupo para el que desea especificar el orden, y en el cuadro de la propiedad Orden predeterminado, escriba el nombre del campo o campos que desea ordenar. Separe los nombres con una coma. A continuacin de cada nombre se puede escribir un espacio y la palabra clave ASC o DESC. Por ejemplo, escriba Precio DESC, Nombre ASC. Si no se especifica el orden, se ordena ascendentemente. Si el control que desea ordenar depende de una expresin, escriba el alias del control, tal como aparece en su propiedad Origen del control. Por ejemplo, si la propiedad Origen del control, del control que desea ordenar est establecida en GrupoDePrecio:Precio, escriba GrupoDePrecio en la propiedad Orden predeterminado. Para que usted se familiarice en la prctica con lo explicado, en la pgina de acceso a datos donde est trabajando, seleccione el control que representa al campo Variedad y en la barra de herramientas presione el botn Subir nivel; repita la accin para el campo Precio y pase a la vista la pgina y vea el efecto que se logra; de igual forma establezca el orden en el cuadro Ordenar y agrupar. La figura 8.13 muestra el aspecto de la pgina de acceso a datos en la vista de la pgina despus de haber realizado lo sealado. Realice las operaciones inversas, es decir, seleccione el control en el nivel que lo agrupe y presione el botn Disminuir nivel, de la barra de herramientas; con ello regresar a la situacin inicial.

4. Operaciones con pginas de acceso a datos

Al igual que cualquier objeto de la base, con las pginas de acceso a datos se pueden realizar determinadas operaciones, como abrirlas, guardarlas, renombrarlas, etc. Estas operaciones son similares a los procedimientos que usted domina; no obstante, comentaremos algunas particularidadesal respecto.

4.1. Abrir una pgina de acceso a datos

Para crear una pgina de acceso a datos, o para abrir una pgina en la vista de diseo, en la vista de la pgina o en Microsofi Intemet Explorer, debe instalar Intemet Explorer 5 o posterior, si no est instalado. Para abrir una pgina en la vista de diseo o en la vista de la pgina, en la ventana Base de datos, debajo de la carpeta Objetos, haga clic en Pginas y en el nombre de la pgina que desea abrir haga doble clic. Tambin puede

Fig. 8.13 Aspecto de la pgina de acceso a datos agrupada.

emplear la barra de herramientas de la ventana Base de datos y hacer clic en el b o t h correspondiente a la vista en fa cual desea abrir la p6gin.a de acceso a datos. Adems, puede abrir una pagina en Vista Pgina y hacer clic en la opcin Abrir del men Archivo; con ello se abre la pgina sin abrir la base de datos a que est conectada, por lo que los asistentes, generadores y complementos no estarn disponibles. Para abrir una pgina en Intemet Explorer, primero abra la pgina en Access en la vista de diseo o de la pdgina y, a continuacin, haga clic en la opcin Vista previa de pginas Web del men Archivo. Si el explorador Web predeterminado es lntemet Explorer, en dicha aplicacin, haga doble clic en el archivo HTML para abrir la pagina en Intemet Explorer sin abrir antes Access.

4.2. Guardar una copia de una pgina de acceso a datos en un servidor WebdesdeelExplorador de Windows
En el Explorador de Windows, haga clic con el botn secundario del ratn en el archivo que desea copiar o mover a un servidor Web. En el rnenii contextual, haga clic en Copiar. Haga doble clic en Carpetas Web. En la

lista de sitios de carpetas Web, haga doble clic en la carpeta que desee y despus haga clic con el botn secundario en la carpeta de destino en la que desee guardar la pgina de acceso a datos y en el men contextual, haga clic en Pegar. Si no aparece el servidor Web en el que desea guardar la pgina de acceso a datos, haga doble clic en Agregar carpeta Web en el directorio raz de Carpetas Web para agregar una nueva carpeta Web. Crear una carpeta Web. Al guardar una pgina de acceso a datos, todos los archivos auxiliares- c o m o vietas, fondos, texturas y grficos-se organizan de forma predeterminada en una carpeta de archivos auxiliares. Si mueve o copia la pgina a otra ubicacin, tambin debe mover la carpeta de archivos auxiliares a fin de mantener todos los vnculos con la pgina Web. Obtenga informacin adicional sobre administrar archivos y vnculos de Web consultando la ayuda.

4.3. Guardar una copia de una pgina de acceso a datos en un servidor Web desde Access
Puede guardar una copia de una pgina de acceso a datos en un servidor Web desde Access; para ello, en la ventana Base de datos, haga clic en Pginas y despus doble clic en el nombre de la pgina de acceso a datos que desee abrir. En el men Archivo, haga clic en Guardar como, con lo cual aparecer un cuadro de dilogo donde usted debe especificar un nombre para la pgina; escrbalo y despus presione el botn Aceptar. Seguidamente aparece el cuadro de dilogo Guardar Pgina de acceso a datos; en el cuadro Nombre de archivo, escriba el nombre para la nueva pgina de acceso a datos y en el cuadro de dilogo Guardar en, haga clic en Carpetas Web. En la lista de sitios de carpetas Web, haga doble clic en la carpeta que desee y despus haga doble clic en la ubicacin en que desee guardar la pgina de acceso a datos y haga clic en el botn Guardar. Para crear rpidamente una carpeta Web en Access para una ubicacin existente de un servidor Web, escriba la direccin Web en el cuadro Nombre de archivo del cuadro de dilogo Guardar como pgina de acceso a datos (men Archivo de pgina). Por ejemplo, escriba http://miservidor para crear una carpeta Web en ese destino.

4.4. Otras operaciones

Si usted hace clic con el botn secundario del ratn sobre el nombre de una pgina de acceso a datos en la ventana de Base de datos podr elegir cualquiera de las opciones que se despliegan en el men contextual.

5. Sugerencias para optimizar el rendimiento

Para que el proceso de cargar las pginas de acceso a datos en la vista de la pgina o en Microsoft Internet Explorer 5, o posterior, sea ms rpido, puede realizar las acciones siguientes: Evite los controles superpuestos y utilice los mapas de bits y otros elementos grficos con moderacin. Emplee mapas de bits en blanco y negro. Asegrese de que se ha establecido como No la propiedad ExpandedByDefault en el cuadro Ordenar y agrupar para el nivel de grupo ms alto. Si esta propiedad se establece como No para niveles de grupo inferiores, se acelerarn otras interacciones una vez abierta la pgina. Asegrese de que la propiedad DataPageSize en el cuadro Ordenar y agrupar, que determina el nmero de registros que se muestran en un grupo en una pgina, se establece como un nmero bajo, en lugar de un nmero alto, o como Al1 (todo). Cuanto ms bajo sea el nmero, mayor ser la velocidad de presentacin de los registros. Utilice controles HTML dependientes en lugar de cuadros de texto para mostrar los datos que no sean actualizables; por ejemplo, para mostrar valores de tipo Autonumrico, valores derivados de expresiones e hipervnculos. En pginas agrupadas, utilice controles HTML dependientes en lugar de cuadros de texto para mostrar datos. Cuando utilice una pgina de acceso a datos en Access, cierre todos los objetos de base de datos que no se estn utilizando. Cuando utilice una pgina de acceso a datos en Internet Explorer, cierre todas las ventanas que no se estn utilizando. En pginas de acceso a datos que se utilicen para entrada de datos, establezca la propiedad EntradaDeDatos de la pgina como S para que la pgina se abra con un registro en blanco. Establezca ndices para los campos que ordene, agrupe o filtre. En pginas de acceso a datos agrupadas que contengan registros con una relacin uno a varios, agrupe registros por tablas en lugar de por un campo o una expresin. En pginas de acceso a datos agrupadas que estn basadas en tablas con una relacin uno a varios, enlace cada seccin con una tabla en lugar de con una consulta. Microsoft Access recupera los registros de una tabla slo cuando necesita mostrarlos en la pgina. En una consulta, Access recupera todos los registros antes de mostrar registros en la pgina. Utilice una consulta nada ms cuando desee limitar los datos utilizados en la pgina, calcular valores agregados o realizar una tarea que slo es posible en una consulta.

En este captulo lo hemos introducido en la creacin de pginas de acceso a datos; con lo explicado usted tendr una idea de cmo crear, utilizar y manipular estas pginas dentro de una base de datos. Lo que se ha expuesto no abarca todos los elementos correspondientes a las pginas de acceso a datos, por lo que deber estudiar los elementos que expone la ayuda de Access referente a este aspecto y, fundamentalmente, crear muchas pginas de acceso a datos y experimentar con los distintos controles.

Cap~lulo 9
Elementos funcionales
Bajo este ttulo usted va a estudiar una serie de elementos importantes relacionados con las bases de datos, entre los que estarn: convertir la base de datos, repararla, exportar, importar y vincular datos y hacer rplicas. Si importante es saber crear y manipular las tablas, consultas, formularios, informes y pginas de acceso a datos, tambin lo es saber realizar todas las tareas sealadas; en tal sentido explicaremos los elementos fundamentales de ellas.

1. Convertir una de base de datos a otra versin

Al intentar abrir una base de datos creada en una versin anterior de Access (95 y 97) desde Access 2000 o XP, se muestra un cuadro de dilogo que le pregunta si desea convertirla o abrirla. Si la abre, podr utilizarla para introducir los datos, pero no para modificar el diseo o crear un objeto nuevo. Para realizar esto ltimo deber convertirla a la versin 2000 o XP. Es preciso que usted conozca que si est trabajando con Access XP no necesita convertir una base de datos creada en Access 2000, puesto que ambas son compatibles. Una vez convertida una base de datos de Access en cualquier versin, al formato de archivo de Access 2000 o XP, no podr abrirla en la versin original. Se puede convertir una base de datos de Access 2000 a Access 97. Sin embargo, no se puede convertir una base de datos de Access 2000 a Access versin 2.0 o 95. Para convertir una base de datos debe realizar lo siguiente: Cierre cualquier base de datos que tenga abierta; haga clic en el botn Abrir base de datos de la barra de herramientas. En el cuadro de dilogo Abrir, elija la ubicacin y nombre del archivo que contiene la versin anterior y seleccione el botn Abrir; con ello aparece el cuadro de dilogo que se muestra en la figura 9.1.

Fig. 9.1 Cuadro de dihlogo para convertir la base de datos.

En este cuadro de dilogo, si elige el bot6n de opci6n Abrir la base de datos, podr abrir la base de datos, agregar y actualizar registros, pero no podr modificar la estructura de ningn objeto, ni crearlo. Si utiliza esta opcin es probable que Access no muestre el cuadro de dilogo de la figura 9.1 cuando abra nuevamente la base de datos. Si ello sucede, cierre cualquier base de datos y seleccione en el men Herramientas, la opcin Utilidades de la base de datos y dentro de ella, haga clic en Convertir base de datos y seleccione la opcin que contiene la versin a la que desea convertir. Si hace clic en el botn de opcin Convertir la base de datos y presiona el botn Aceptar, comenzar el proceso de conversin, para lo cual se muestra el cuadro de dilogo Convertir, en el cual usted debe seleccionar la carpeta donde guardar la base convertida, as como el nombre que le asignar; despus de ello presione el botn Guardar. El proceso de conversin se realizar. Si durante el proceso Access detect algn problema emitir un mensaje como el que se muestra en la figura 9.2. La base de datos se convirtib, como explica el mensaje, pero tsta no estaba compactada. Pulse el botn Aceptar del cuadro de mensaje y se abrir la base de datos convertida en la ventana de Base de datos. Para solucionar el problema, que es el que pasa siempre, en el men Herramientas, seleccione en la opcin Utilidades de la base de datos, la de Compactar y reparar base de datos, con lo cual se realizar el proceso de compactacin y reparacin, lo qiie dar&solucin al problema. Una base de datos creada en Access 2000 o XP puede convertirse a una versi6n anterior; para ello, con la base de datos abierta, seleccione en el

men Herramientas, la opcin Utilidades de la base de datos y dentro de ella, la opcin Convertir la base de datos; elija Convertir a una versin anterior. De inmediato aparece el cuadro de dilogo Guardar para que elija una carpeta donde guardar la versin de la base de datos y el nombre que le asignar; despus presione el botn Guardar. Al comenzar el proceso se emitir un mensaje de error, que se muestra en la figura 9.3, a causa de que seguramente usted no tiene instalado Access 97. Analice lo expuesto en el mensaje.

Fig. 9.2 Mensaje de error emitido.

Fig. 9.3 Cuadro de mensaje informando sobre un problema en la conversin.

Pulse el botn Aceptar, con lo cual quedar realizada la convers6n. Usted se preguntar para qu necesita convertir a una versibn anterior una base de datos. La respuesta estii en que es posible que otros usuarios potenciales de su base de datos m, tengan instalado Access 2000 o XP, pero s versiones anteriores.

2. Reparar la base de datos

Puede suceder que cuando intente abrir una base de datos, Access le informe que antes de abrirla Csta necesita reparacin. Es posible que la base de

datos se encuentre daada, a causa de una interrupcin de la energa elctrica mientras trabajaba con ella. Para reparar una base de datos cerrada proceda de la forma siguiente: Cierre la base de datos en la que est trabajando. Seleccione en el men Herramientas, la opcin Utilidades de la base de datos y dentro de ella la opcin Compactar y reparar base de datos, con lo cual se abre un cuadro de dilogo para que usted seleccione en la carpeta, la base de datos que quiere reparar; despus presione el botn Compactar. Esto provoca que se abra un nuevo cuadro de dilogo para que usted seleccione la carpeta y asigne un nombre para la base de datos que se reparar; realizado esto presione el botn Guardar, con lo que empieza el proceso. Despus de terminado el proceso de reparacin debe borrar la base de datos original y renombrar la nueva base de datos reparada con el nombre de la original. Access no siempre es capaz de reparar archivos de bases de datos con daos extensos. Siempre debe mantener un sistema activo para el respaldo de la base de datos, de modo que pueda utilizar el ltimo respaldo en caso de que el archivo se vuelva no utilizable. Puede ser que usted tenga una base de datos abierta que comience a comportarse de manera errtica, quizs las tablas no se ordenan de manera correcta o la elaboracin de un informe tarda un tiempo inusual; es probable que desee iniciar de manera manual el procedimiento de reparacin de la base de datos, antes que aparezca un mensaje de error; para ello realice lo siguiente: Cierre la base de datos y haga clic en el botn Abrir de la barra de herramientas. En el cuadro de dilogo Abrir busque la base de datos y seleccinela; pulse en el botn de flecha que tiene el botn Abrir, y de la lista que se despliega elija Abrir la base de datos en modo exclusivo. Despus, en el men Herramientas, seleccione en la opcin Utilidades de la base de datos, la correspondiente a Compactar y reparar, con lo cual el proceso se realizar.

3. Exportar datos
La exportacin es una forma de enviar datos y objetos de una base de datos a otra, o hacia una hoja de clculo o formato de archivo para que otra base de datos, aplicacin o programa puedan utilizar esos datos y objetos. La exportacin es un proceso similar al de copiar y pegar en lo relativo a funciones. En general, se utiliza la opcin Exportar del men Archivo para exportar datos u objetos de base de datos. Se pueden exportar datos a una diversidad de bases de datos, programas y formatos de archivo compatibles.

3.1. Exportar datos de Access a Access

Si necesita exportar cualquier objeto de una base de datos de Access a otra base de datos tambin de Access, entonces puede emplear la opcin de men Guardar como o la de Exportar. Otra opcin es Importar datos de una base de datos de Access. Para exportar datos de una base de datos de Access a otra, realice las acciones siguientes: En la ventana Base de datos, seleccione el nombre del objeto que desee exportar y, en el men Archivo, elija la opcin Exportar. En el cuadro de dilogo que aparece, haga clic en la flecha que est a la derecha del cuadro Guardar en, y seleccione la unidad o carpeta en la que se encuentra la base de datos de Access a la que desea exportar. Haga doble clic en el icono de la base de datos a la que desea exportar, con lo cual aparecer el cuadro de dilogo que se muestra en la figura 9.4. En el cuadro de dilogo Exportar, escriba el nombre del objeto nuevo (o acepte el nombre actual). Si est exportando una tabla, en el marco de opciones Exportar tablas, seleccione si desea exportar la definicibn y los datos de la tabla, o slo la definicin de la tabla. Haga clic en Aceptar para exportar el objeto. Slo puede exportar tablas a versiones anteriores de Access.

Fig. 9.4 Cuadro de dilogo Exportar.

Cuando exporta una tabla en una base de datos de Access, se exporta nicamente los datos de la tabla y las definiciones de los datos, no sus propiedades (incluidos fndices, restricciones y relaciones). A causa de que Access 2000 y XP codifican datos en formato Unicode, los datos se pueden convertir y modificar al exportar una tabla a una versin anterior. Slo puede exportar un objeto cada vez. Si desea exportar vanos objetos a la vez, tendr que abrir la base de datos a la que desea exportar e importar los objetos.

Al exportar un objeto a otra base de datos, tambin conviene exportar los objetos relacionados. Por ejemplo, un informe puede tener una consulta como origen de registros, y dicha consulta puede basarse en una relacin entre dos tablas. Al exportar una pgina de acceso a datos, se exporta nicamente el vnculo al archivo HTML correspondiente. El archivo HTML permanece en la misma ubicacin, lo que significa que se dispone de dos pginas de acceso a datos apuntando al mismo archivo HTML correspondiente. Si no desea que ocurra esto, guarde una de las pginas de acceso a datos con un nombre diferente (mediante la opcin Guardar como del men Archivo), especifique una ubicacin distinta para el archivo HTML correspondiente en el cuadro de dilogo Guardar como pgina de acceso a datos y, a continuacin, elimine la pgina de acceso a datos anterior.

3.2. Exportar datos de Access a otro tipo de archivo

Access puede exportar a diferentes tipos de archivos de bases de datos, o a otros formatos de archivos de datos. Los registros nicos o mltiples, las tablas, consultas y formularios pueden exportarse en dependencia del tipo de archivo. Access crea un archivo con el formato que el usuario especifique. Si el archivo no soporta nombres de tablas largos, como es el caso de FoxPro, se truncan los nombres de los campos de manera apropiada, durante la conversin. En algunos casos es posible que se necesite instalar el controlador de archivo apropiado para el programa externo; ms adelante se comenta este aspecto. Los pasos a seguir para exportar datos de Access a otro tipo de archivo son los siguientes: En la ventana Base de datos, haga clic en la tabla o consulta que desee exportar. Seleccione en el men Archivo la opcin Exportar, y en el cuadro de dilogo que aparece, en el cuadro de seleccin Guardar como, localice la base de datos a la cual exportar y despus, en el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre nuevo o deje el que tiene la tabla o consulta que exportar. En el cuadro de seleccin Guardar como tipo, seleccione el formato en el que desea exportar la tabla o consulta. Cuando se exporta una tabla o consulta, Access ofrece los formatos de archivos siguientes como tipos: Archivos de texto (.M) ya sea en formato delimitado o de ancho fijo; Microsoft Excel 3, 4, 5-7, 97-2002; archivos HTML; &ase 111, IV y 5; Lotus 1-2-3 WKl, WK3 y WJ2; Paradox 3,4,5, 7-8; Pgina Microsoft Active Serve; Microsoft IIS 1-2 (Servidor de informacin de Internet); Formato RTF; Combinacin Microsoft Word y ODBS Database. Cuando se eligen archivos de texto como tipo de exportacin, se abre el Asistenteparaexportacinde texto (Fig. 9.5), el cual permite establecer el formato

del texto para Windows (ANSI), DOS, OS12 (PC-8); el formato de fecha, hora y nmero; y los campos que sern exportados. Este asistente tambin permite elegir entre crear un archivo de texto delimitado o con ancho fijo.

E)smgb&formato&ex&mtdm
" C w : "controladores": "Software encargado de rnanipular]d ~ : w P 1 p ; i r p i r a informticoW:"Ln ta el dmbito de los p r o g r d A 3 9;wCw:wcrackersw;wT~rmino que se emplea en el lado osc 41 0 : "Pn: "phreakersW: TCrmino que se emplea en el lado o; S llr*lCmiwcacdingw;wTCrmino que sc emplea en el lado osc 6 12:"Vf':wviriiin;nTCrmin~ que ee emplea en el lado oscu -

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Fig. 9.5 Asistente para la exportacin de texto.

3.3. Exportar datos de Access hada archivos de texto

La exportacin hacia archivos de texto es c o m h , a causa de que la mayor parte de los programas de bases de datos, hoja de cAlculo y procesamiento de texto aceptan este formato cuando no existe otro disponible. En realidad existen dos formatos para archivos de texto: de ancho fijo y delimitado. El ancho fijo es el menos comn de los dos. A cada campo en un registro se le asigna un ancho (por ejemplo, el nombre ocupa las posiciones 1-8, el apellido, las posiciones 9-15 y as sucesivamente). Cuando se emplea esta opcibn, el Asistente para exportacin de texto permite modificar el ancho de las columnas. El texto delimitado es el mbs comn de los formatos para archivos de texto y se describe en los pasos siguientes: El trmino delimitado significa que existe un carcter (lo ms comn, una coma) que separa los campos. Tambin lo usual es que el texto se indique con comillas. Para comenzar este procedimiento siga los pasos expuestos en el apartado anterior. Cuando aparezca la primera ventana del Asistente, seleccione el botn opcin Delimitado y presione el botn Siguiente. En el cuadro de dilogo que aparece elija el delimitador que desea entre los campos (Tabulador,

Punto y coma, Espacio, Otro), indique si desea incluir nombres de campos en la primera fila y defina el Texto calificador (el texto predeterminado son las comillas); presione el botn Siguiente, con lo cual se muestra la ltima ventana que le permite modificar el nombre del archivo y la ruta de acceso; para finalizar haga clic en el botn Terminar.

3.4. Exportar datos de Access a Word

Es posible convertir las tablas, consultas, formularios e informes de Access en documentos de Word utilizando para ello la funcin Vnculos con Office. Tal vez desee utilizar Word por las caractersticas que ofrece para dar formato y para agregar texto para describir los datos. Access tambin le permite crear una combinacin de correspondencia en Word, lo cual se comentar ms adelante. Los pasos para convertir un objeto de Access en un documento de Word son los siguientes: Seleccione el objeto en la ventana Base de datos. En el botn Vnculos con Office de la barra de herramientas, seleccione la opcin Publicar con MS Word. Este proceso abre Word, convierte el objeto y guarda su nombre con una extensin RTF (formato de texto enriquecido). Si el objeto es una tabla, consulta o formulario, Word crea una tabla, e ignora cualquier informacin contenida en un subformulario. Si el objeto es un informe, Word crea entradas con tabulaciones.

3.5. Exportar datos de Access a Excel

Se puede convertir las tablas, consultas, formularios e informes de Access en hojas de trabajo de Excel, empleando para ello la funcin Vnculos con Office. En este caso, el punto fuerte de Excel es la capacidad para analizar datos. Los pasos para convertir un objeto de Access en una hoja de clculo de Excel son los siguientes: Seleccione el objeto en la ventana Base de datos. En el botn Vnculos con Office de la barra de herramientas, seleccione la opcin Analizar con MS Excel. Este proceso abre Excel, convierte el objeto seleccionado y guarda su nombre con una extensin XLS. Si el objeto es un formulario, Excel crea una fila por cada registro, con los nombres de los campos en la primera fila. Excel ignora cualquier informacin contenida en un subformulario. Si el objeto es un informe agrupado, la hoja de clculo de Excel tiene el formato de esquema, que permite ocultar o mostrar detalles.

3.6. Instalar controladores adicionales para realizar la exportacin de Access a otros formatos de bases de datos
Si el formato de archivo con el cual quiere exportar el objeto de la base de datos de Access no aparece en el cuadro de seleccin Tipo de archivo del cuadro Exportar datos, entonces es probable que necesite instalar ms controladores de datos. Access tiene dos fuentes para estos controladores: el programa de instalacin y la carpeta ValuPack. Para instalar los controladores del propio programa de Access, realice lo siguiente: Cierre primero todas las aplicaciones que tenga abiertas y ponga en la unidad de CD-ROM el disco de Access o de Office; haga doble clic en el icono Instalar. En la pantalla que aparece elija la opcin Agregar o quitar programas, y despus escoja la opcin Acceso a datos en la lista de Opciones; haga clic en el botn Modificar opcin. En la lista de opciones escoja Controladores de base de datos y haga clic en el botn Aceptar. Siga respondiendo en los sucesivos cuadros de dilogos hasta terminar la instalacin. Para instalar controladores adicionales mediante ValuPack, si no puede obtener los controladores con el programa Instalar, realice lo siguiente: Cierre primero todas las aplicaciones que tenga abiertas y ponga en la unidad de CD-ROM el disco de Access o de Office; con el Explorador o Mi PC de Windows explore el CD y busque la carpeta ValuPack y dentro de ella la carpeta Dataacc. Dentro de la carpeta Dataacc, haga doble clic en el icono del programa y escoja S para instalar el Microsoft Access Pack. Despus de la instalacin de Microsoft Data Access Pack, haga clic en el botn Agregar y quitar, seleccione Controladores de acceso a datos y a continuacin elija el botn de opcin Modificar. Seleccione los controladores en la lista de opciones y despus escoja los botones Aceptar, Continuar y S, hasta que termine la instalacin.

4. Importar datos
Cuando se importan datos, estos se guardan en una tabla de Access. Si se importa un archivo de texto o una hoja de clculo se puede agregar los datos directamente en una tabla. Cuando se importa una tabla de una base de datos, los datos se colocan en una tabla nueva. A continuacin es posible utilizar una consulta de datos agregados para aadirlos a otra tabla de la base de datos. Sin tener en cuenta el tipo de datos, el proceso de importacin comienza de la misma manera. Si el tipo de datos no est en la lista Tipo de archivo, tal

vez necesite instalar los controladores correspondientes, como se coment en el apartado anterior. Para importar datos se realizan los pasos siguientes: Seleccione en el men Archivo la opcin Obtener datos externos y en ella la opcin Importar, con lo cual se muestra el cuadro de dilogo para importar datos. En el cuadro de dilogo Importar datos, seleccione la carpeta en el cuadro de la lista desplegable Buscar en, y el tipo de datos en la lista desplegable Tipo de archivos. De aqu seleccione el nombre del archivo y presione el botn Importar. Si el archivo es uno del tipo de bases de datos generado por otra aplicacin (dBase, FoxPro o Paradox) estos pasos son suficientes para importar la base de datos y crear una tabla de Access.

4.1. Importar datos con formato de texto

Los datos con formato de texto pueden provenir de muchas fuentes, incluyendo los grandes sistemas de cmputo (mainframes). Si los datos no tienen el formato de otras fuentes, entonces esta puede ser la nica opcin que permita moverlos hacia Access. A menudo el texto est identificado con comillas, y los campos estn separados con comas. Un archivo que tiene estas caractersticas se conoce como "archivo de texto delimitado". Existe otra opcin en la que cada campo tiene un nmero determinado de caracteres. Los archivos con este formato se conocen como "archivos de texto de ancho fijo". Para importar un archivo de texto es necesario seguir los pasos descritos con anterioridad y despus escoger el archivo de texto; Access pone en marcha al Asistente para importacin de texto. Indique si el archivo es delimitado o de campo fijo; haga clic en el botn Siguiente para pasar a la segunda ventana del Asistente; en l indique dnde deben separarse las columnas; si la primera fila contiene los nombres de los campos, elija los caracteres que delimitan los campos e identifique el texto; haga clic en el botn Siguiente; en la ventana que aparece escoja entre guardar los datos en una tabla nueva o en la lista de flecha descendente, en una tabla existente; haga clic en el botn Siguiente. En el cuadro de dilogo que aparece, haga clic en cada campo, escriba el Nombre del campo, el tipo de datos, si el campo ser Indexado, u Omitido, al presionar el botn Siguiente en el cuadro de dilogo que aparece debe decidir si desea que Access aada una clave principal o si la seleccin de sta la har usted; presione el botn siguiente y en el ltimo cuadro de dilogo para la importacin de texto, asigne un nombre a la tabla y haga clic en el botn Terminar. El botn Avanzada que aparece en todos los pasos del Asistente para importacin de texto permite ver o modificar las opciones, as como la identificacin de los delimitadores y smbolos para fechas, horas y nmeros, adems de guardar estas especificaciones o recuperar otras.

4.2. Importacin de datos de Excel

Cuando se importa una hoja de clculo (archivos de datos de Excel o Lotus 1-2-2), se tiene la opcin de importar slo un rango o toda la hoja. Para ello, primero es necesario seguir los pasos delineados anteriormente para escoger entre un archivo de Excel o de Lotus. La hoja de datos debe tener el formato de base de datos estndar, donde cada fila representa a un registro y cada columna a un campo diferente. Despus de escoger el archivo de hoja de clculo, Access pone en marcha al Asistente para vinculacin de hoja de clculo; en las ventanas que muestra el Asistente realice lo siguiente: En la primera ventana debe seleccionar la casilla de verificacin Primera fila contiene ttulos de columnas y presionar el botn Siguiente, con lo cual se pasa a otra ventana que se emplea para establecer donde se almacenarn los datos: si en una tabla nueva o en una tabla existente dentro de la base de datos; usted debe elegir la opcin que corresponda a lo que desee realizar. Al presionar el botn Siguiente se muestra otra ventana que posibilita escribir un nuevo nombre para cada campo, y en el cuadro Opciones del campo establecer el tipo de datos y si debe estar indexado o no. Despus de elegir las opciones requeridas, haga clic en el botn Siguiente, con lo cual aparece otra ventana. En esta nueva ventana debe elegir si Access establece una clave principal o si usted escoger una; elija lo que desee realizar y pulse el botn Siguiente, con lo cual se mostrar la ltima ventana del Asistente, donde debe asignarle un nombre a la tabla y presionar el botn Finalizar.

4.3. Importacin de datos HTML

La importacin de este tipo de datos se realiza igual que todas las dems; un Asistente lo gua en los pasos que usted debe ir seleccionando para realizar la importacin a una tabla de Access. Los datos importados pueden modificarse, puesto que son una copia independiente de los datos originales.

5. Vinculacin
El proceso de vinculacin de tablas en Access es similar al de importacin. Con la vinculacin, la tabla original sirve de origen de datos, y la base de datos de Access slo contiene una referencia a sta. Cuando se vincula una tabla se puede ver, y a menudo modificar, los datos contenidos en ella. Access se encarga de los detalles relacionados con la apertura de la tabla y el guardado de sta con el formato apropiado para los datos. Es posible establecer una diferenciacin entre vinculacin e importacin. Cuando se importa una tabla nueva, lo que se crea es una copia de la tabla

con el formato de Access. La tabla de origen queda intacta. Cuando se vincula, lo que Access guarda es una referencia al objeto vinculado. Para vincular, el procedimiento es el mismo que para Importar, slo que debe elegir la opcin Vincular tablas de la opcin Obtener datos externos, del men Archivo. Si ya no es necesario ver los datos de un archivo vinculado, entonces puede eliminar el vnculo. La eliminacin de ste no borra los datos, nicamente el acceso al archivo; para ello realice:

La seleccin de la tabla vinculada en la ventana Base de datos y presione la tecla Supr (Del). Cuando se muestre el cuadro de dilogo que solicita la confirmacin para la eliminacin, haga clic en S para confirmar la eliminacin del vnculo. Si los archivos de origen de los vnculos se mueven de lugar, entonces no ser posible ver o editar la informacin contenida en ellos, a menos que se actualicen las posiciones de los vnculos; para ello realice lo siguiente:
Seleccione en el men Herramientas, la opcin Utilidades de la base de datos y dentro de ella, Administrador de tablas vinculadas. En el cuadro de dilogo Administrador de tablas vinculadas, escoja todos los archivos que desea actualizar. Haga clic en el botn Seleccionar todo para elegir todos los archivos. Por cada archivo escogido, Access solicitar una ubicacin. Seleccione la carpeta y haga doble clic en el nombre del archivo. Cuando termine, haga clic en el botn Aceptar. Si desea que Access solicite las ubicaciones de los archivos cada vez que abra una base de datos, active en el cuadro de dilogo Administrador de tablas vinculadas, la opcin Preguntar siempre por la nueva ubicacin.

6. Rplicas
Existen varios escenarios en los que tal vez quiera crear una rplica de la base de datos. Si trabaja en una computadora porttil, entonces es probable que desee copiar la base de datos de su institucin. Si crea y utiliza una rplica, los cambios que realice en la computadora porttil se duplicarn en la base de datos principal cuando sincronice la rplica. Por otra parte, tal vez quiera utilizar la replicacin para distribuir actualizaciones de software o para respaldo de la base de datos. Cuando se hace una rplica se tiene dos archivos: la base de datos principal y la rplica. Puede cambiar el diseo de la base de datos principal, pero no el de la rplica. Por otra parte, es posible modificar los datos en cualquiera de los dos archivos. Para crear una rplica realice lo siguiente: En el men Herramientas, elija la opcin Rplica y dentro de ella Crear rplica. Access le preguntar, mediante el cuadro de dilogo que muestra la figura 9.6, si desea cerrar la base de datos para la rplica. Haga clic en S.

En el cuadro de dilogo Ubicacin de la nueva rplica, seleccione la carpeta y el nombre del archivo que contendr la rplica y presione el botn Aceptar.

Fig. 9.6 Cuadro de mensaje que pregunta si desea cerrar la base de datos.

Cuando el proceso termine se abrir fa base de datos principal. Cuando abra el archivo de la base de datos principal o la rplica, se pondr en la barra de ttulos de la ventana de la base de datos la leyenda Diseiio principal o Rplica, segiin sea el caso. Uno de los beneficios al usar la replicaci6n es que si se daa la base de datos principal, entonces la rdplica puede emplearse como respaldo y para actualizar la principal. Usted debe tener en cuenta que si ha hecho cambios en la base de datos principal desde la ltima vez que h t a se sincroniz, entonces estos cambios no aparecern en la rplica. Por esta razn, no recupere la base de datos principal hasta despus de haber intentado la reparacih de ella. Para recuperar la base de datos principal, abra la rplica de la base de datos y en el men Herramientas, en la opcin Rplica, elija Recuperar Diseo principal.

6.1. Resolver conflictos

Puede suceder que usted realice un cambio al mismo registro en la base de datos principal y en la Rplica; entonces existir un conflicto. Cul es el cambio que deber conservarse? Es necesario solucionar los conflictos que provienen de una rplica. Ello se puede realizar directamente desde el men, como se indica a continuacin, o tal vez se prefiera emplear otro procedimiento. Si se encuentra al final de un proceso de replicacin y Access le pide resolver un conflicto, entonces realice lo sealado en el paso 3. Cuando abra la rplica es probable que tambin se le pida resolver los conflictos (paso 3). Para la solucin de los conflictos realice lo siguiente:

1. Si es necesario, abra la rplica de la base de datos. 2. Seleccioneen el men Herramientas la opcin Rplica y dentro de ella, la opcin Resolver conflictos.

3. Si existen conflictos, se abrir el cuadro de dilogo Resolver conflictos. En este cuadro de dilogo aparece cada tabla donde existe un conflicto. Haga clic en la tabla y despus en el botn Resolver conflictos. 4. En la pantalla se abre otro cuadro de dilogo con dos columnas. La primera muestra la base de datos que est en la pantalla. La segunda muestra el conflicto con la Rplica o la base de datos principal. Para mantener los datos de la base de datos abierta, seleccione Mantener el registro existente. Para usar los datos contenidos en la otra base de datos, elija Sobrescribir con el registro conflictivo. 5. Cuando haya resuelto los conflictos, haga clic en Cerrar. Debe resolver los conflictos en todas las tablas, pero puede cerrar el cuadro de dilogo y repetir esta tarea en otro momento.
No es posible hacer cambios en diferentes campos del mismo registro y mantener la informacin que proviene de las dos bases de datos. En el paso 4 usted puede copiar (Ctrl+C) y pegar (Ctrl+V) elementos entre registros, y tambin escribir en el registro que desea mantener.

6.2. Sincronizacin
Cuando se desea buscar conflictos, o que las dos bases de datos (la base de datos principal y la rplica) sean exactamente iguales, es posible sincronizar dos archivos de bases de datos. Para ello realice lo siguiente: Abra una de las dos bases de datos y seleccione en el men Herramientas, la opcin Rplica y dentro de ella, Sincronizar ahora; con ello aparecer el cuadro de dilogo Sincronizar la base de datos; en ste aparecer la base de datos principal o la rplica y usted tendr la posibilidad de elegir varias opciones; analcelas. Si tiene ms de una rplica, utilice el cuadro de seleccin para escoger otra y haga clic en el botn Aceptar. Seguidamente se muestra un mensaje donde se le pregunta si desea que Access cierre las bases de datos y las sincronice; haga clic en el botn S; con ello se realizar el proceso de sincronizacin, que al concluir mostrar un mensaje donde dir si termin satisfactoriamente, o no.

6.3. Uso del maletn

Con el replicador Mi Maletn puede reproducir una base de datos y transferir dicho archivo a otra computadora. La conversin de la base de datos se hace de acuerdo con la base de datos principal, con lo cual se crea una rplica. Este mtodo se emplea para trabajar en una computadora porttil con la rplica de una base de datos. Cuando la computadora porttil se conecta con la rplica a una red o a otra computadora que contiene la copia,

puede sincronizar los cambios realizados en las dos copias, de modo que las bases de datos queden actualizadas. Para ello realice lo siguiente: Arrastre la base de datos principal desde el Explorador de Windows hacia el archivo Mi Maletn que est en el escritorio; con esto se crea una rplica adicional en la carpeta Mi Maletn. No es posible distinguir entre la rplica y la base de datos principal mirando slo el nombre del archivo. Sin embargo, cuando lo abra, la barra de ttulo de la ventana Base de datos incluir la leyenda de diseo principal o Rplica. Una vez conectados los equipos, abra Mi Maletn en el equipo porttil y copie los archivos necesarios desde el equipo principal. Trabaje con los archivos de bases de datos en el microcomputador porttil y cuando termine de trabajar con los archivos, conecte de nuevo ambos equipos y abra Mi Maletn en el equipo porttil haciendo doble clic sobre su icono y a continuacin realice lo siguiente:
1. Para actualizar todos los archivos, haga clic en el men Maletn y despus Actualizar todo. 2. Para actualizar slo algunos de los archivos, seleccione los archivos que desee actualizar y, en el men Maletn haga clic en Actualizar seleccin.

Si utiliza Mi Maletn para copiar archivos desde el equipo principal al equipo porttil, los dos equipos deben estar conectados a travs de una red o mediante una conexin directa por cable. No es necesario que los dos equipos estn conectados mientras se trabaja con los archivos.

En este captulo usted aprendi a realizar operaciones importantes para trabajar con bases de datos, entre las que estn: convertir la base de datos y repararla; exportar, importar y vincular datos y hacer rplicas. Estas operaciones le complementan el mbito de trabajo y su profesionalidad al manejar Access en el trabajo diario.

Proyecto de Access
Cuando se crea un proyecto de Micmsoft Access presenta una extensin .ADP, y es un nuevo tipo de archivo que proporciona un acceso eficaz en modo nativo a una base de datos de Microsoft SQL Server mediante la arquitectura de componentes OLE DB. Con un proyecto de Access se puede crear una aplicacin cliente/servidor con la misma facilidad que una aplicacin servidor de archivos. Esta aplicacin cliente/servidor puede ser una solucin tradicional basada en formularios e informes, una solucin basada en Web mediante el uso de pginas de acceso a datos o una combinacin de ambas. La figura Al.1 muestra grficamente la que es un proyecto de Access.
Conecta el proyecto de Access con la

Base de dato5 de Miroson SQL Server

J %

pginas

Macros

i-Objetos de base de datos almacenados en el pmecto de Access

Fig. A l . l Proyecto de Access.

Un proyecto de Access recibe el nombre de proyecto porque contiene nicamente objetos de base de datos basados en cdigos o en HTML:formularios, informes, pginas de acceso a datos, macros y mdulos. &tos son los objetos de base de datos que se utilizan para crear una aplicacin. A diferen-

cia de una base de datos de Microsoft Access, un proyecto de Access no contiene datos ni objetos basados en definicin de datos: tablas, vistas, diagramas de base de datos o procedimientos almacenados (que tambin pueden contener cdigo de aplicacin). En su lugar, estos objetos se almacenan en la base de datos de SQL Server. Para crear la aplicacin y tener acceso a los datos, es necesario conectar el proyecto de Access a la base de datos de SQL Server utilizando la opcin Nueva del men Archivo para ver el cuadro de dilogo Propiedades del vnculo de datos o el Asistente para bases de datos. Es posible la conexin a una de las bases de datos de SQL Server siguientes: Microsofi SQL Server 2000 en Microsoft Windows 2000 y Microsoft Windows 98 o posterior. Microsoft SQL Server 2000 Desktop Engine en Windows 2000 y Microsofi Windows 98 o posterior. Microsoft SQL Server 7.0 en Microsofi Windows NT 4.0 o posterior (con Microsoft Windows NT Service Pack 4 o posterior y Microsoft Windows 95 o posterior). Microsoft Data Engine (MSDE) en Windows NT 4.0 o posterior y Windows 95 o posterior. Microsoft SQL Server 6.5 en Windows NT 4.0 o posterior (con SQL Server Service Pack 5 o posterior). Si se est conectando a una instancia con nombre de un servidor SQL Server 2000, el equipo del cliente del proyecto de Access deber tener Microsofi Data Access Components (MDAC) versin 2.6 instalado. Puede instalar MDAC 2.6 al instalar Microsofi SQL Server 2000 Personal Desktop Edition desde la carpeta WSDE2000 del CD-ROM de Microsoft Office XP. El trabajo con un proyecto de Access es muy parecido al trabajo con una base de datos de Access. El proceso de crear formularios, informes, pginas de acceso a datos, macros y mdulos es prcticamente igual al que se utiliza para crear una base de datos de Access. Despus de conectarse a una base de datos de SQL Server, se pueden ver, crear, modificar y eliminar tablas, vistas, procedimientos almacenados y diagramas de base de datos mediante la utilizacin de las Herramientas de diseo de Microsoft SQL Server, que son las mismas que se utilizan en Microsoft Visual InterDev y Microsoft Visual Basic. La interfaz de usuario para trabajar con objetos de estas bases de datos es diferente de la de los objetos equivalentes en una base de datos de Access; no obstante, es igual de sencilla para el usuario. Un proyecto de Access tambin contiene muchos de los asistentes que se utilizan en una base de datos de Access como, por ejemplo, el Asistente para formularios, el Asistente para informes y el Asistente para pginas, que se pueden utilizar para crear de forma rpida un prototipo o una aplicacin sencilla y, tambin, crear ms fcilmente una aplicacin avanzada.

Apndice 2

Archivos de grupos de trabajos

Un grupo de trabajo de Access es un conjunto de usuarios que comparten datos en un entorno multiusuario (una red). Si la seguridad est definida en el mbito de usuario, los miembros de un grupo de trabajo se asignan en cuentas de usuario y grupos que se almacenan en un archivo de informacin del grupo de trabajo de Access. Las contraseas de los usuarios tambin son almacenadas en el archivo de informacin del grupo de trabajo. A estas cuentas de seguridad se les pueden establecer permisos para las bases de datos y sus tablas, consultas, formularios, informes y macros. Los propios permisos se almacenan en la base de datos protegida. En Access 2000 y XP, las preferencias del usuario se almacenan en la clave Wkey~Cu~ent~User\Software\Microsoft\Offi~e\9.O\A~~e~~\Settin del Registro de Windows. En versiones anteriores a Access 97, las preferencias del usuario se definen en el cuadro de dilogo Opciones y se registran en el archivo de informacin del grupo de trabajo. Su grupo de trabajo predeterminado es definido por el archivo de informacin de grupo de trabajo que crea el programa Instalar automticamente en la carpeta de idioma. A menos que especifique otro archivo de informacin del grupo de trabajo usando la Utilidad del Administrador para grupos de trabajo, Access usa el archivo de informacin del grupo de trabajo predeterminado cada vez que se inicie. Tambin se puede emplear el Administrador para grupos de trabajo para crear un nuevo archivo de informacin del grupo de trabajo. Antes de crear cuentas de seguridad es necesario eligir un archivo de informacin del grupo de trabajo donde se almacenarn esas cuentas. Se puede utilizar el archivo de informacin del grupo de trabajo predeterminado, especificar un archivo existente o crear uno nuevo. Si necesita que su grupo de trabajo y sus permisos no se puedan duplicar, no utilice el archivo de informacin del grupo de trabajo predeterminado; debe asegurarse de que el archivo de informacin del grupo de trabajo elegido est creado con un Id de grupo de trabajo (WID) nico. Si tal archivo de informacin del grupo de trabajo no existe, debe crear uno usando el Administrador para grupos de trabajo.

1. Seguridad por usuarios

Cuando se utiliza la seguridad por usuarios en una base de datos de Microsoft Access, un administrador de la base de datos o el propietario de un objeto puede conceder permisos especficos a usuarios individuales y a grupos de usuarios para los siguientes objetos: tablas, consultas, formularios, informes y macros. Las pginas de acceso a datos y los mdulos no estn protegidos mediante seguridad por usuarios.

2. Cuenta de usuario
Cuenta identificada por un nombre de usuario y una Id personal (PID) que se crea para administrar el acceso a los objetos de la base de datos en un grupo de trabajo de Microsoft Access.

3. Cuenta de grupo
Conjunto de cuentas de usuarios en un grupo de trabajo identificadas por un nombre de grupo y un Id personal (PID). Los permisos asignados a un grupo se aplican a todos los usuarios del grupo.

4. Id. de grupo de trabajo (WID)

Cadena alfanumrica que distingue entre maysculas y minsculas, con una longitud de 4 a 20 caracteres que se especifica cuando se crea un nuevo archivo de informacin del grupo de trabajo utilizando el Administrador de grupos de trabajo. ste identifica de forma exclusiva el grupo Administradores para este archivo de grupo de trabajo.

Apndice 3
Datos numricos
Los distintos tipos de datos que admiten los campos definidos como nurnricos se muestran en la tabla A3.1.

TABLA A3.1 Datos que admite un campo numrico

Valor Byte

Descripcin
Almacena nmeros entre O y 255 (no admite hcciones)

Precisin decimal
NHiguna

Tamao almacen
lbyte 12 bytes

DecHrral Almacenaniniierosentre -10A38-1 y 10A38-1 (.ADP)Utmcena nmros e - - 10A28- 1 y 10A28- 1 (.MW Entero Entero largo Almacena Ninieros entre-32.768 y 32.767 (no admite hcciones) (Predeterminado) Almacena b r o s entre2.147.483.648 y 2.147.483.647 (no admite hcciones) entre -3,402823E38 yAlmacena &ros 1,401298545 para \.abres negativos, y entre 1,401298545 y 3,402823E38 para \.abres positivos Doble h c e n a niniieros entre - 1,79769313486231E308 y4,940656458412475324 para \.abres negativos, y entre 1,79769313486231E308 y 4,940656458412475324 para \.abres positivos

28

Ninguna Ninguna

2 bytes 4bytes

Id. de rpiica

Identkador global mko (GUID)

Generador de expresiones
Las expresiones son un componente fundamental de numerosas operaciones en Access. Una expresin es una combinacin de smbolos (identificadores, operadores y valores) que produce un resultado. Son ejemplos de expresiones las que se muestran en la tabla A4.1, que pueden utilizarse en la propiedad regla de validacin de un campo de una tabla o en otro lugar. TABLA A4.1 Ejemplos de expresiones
O0 Introduzca un vabr distinto de cero

1 1

O O >lo0

1 1

El w b r debe ser O o myor que 100 El w b r debe constar de cuatro caracteres y comnzar por la letra K

I I

C o m 'X???" <#1/1/96# >=#111197# Y <#111198#

L a fecha debe ser anterior a 1996

La fecha debe pertenecer al ao 1997

StiConp(LJCase([Apellidos]),[Ape- Los datos del campo Apellidos deben escribirse en Mos],O) = O myUscula

Cuando usted trabaja con Access, en muchas ocasiones tendr que utilizar expresiones; entre estos casos se encuentran: Establecer una propiedad que define un control calculado, una regla de validacin o un valor predeterminado de un campo. Introducir una expresin de criterio, crear un campo calculado o actualizar los registros de una consulta o filtro. Establecer una condicin para realizar una accin o serie de acciones de una macro, o especificar argumentos para varias acciones. Especificar argumentos para funciones, instrucciones y mtodos de procedimientos de Visual Basic para aplicaciones.

Editar una consulta SQL en la vista SQL de la ventana Consulta o utilizar una instruccin SQL como valor de una propiedad o como argumento. Las expresiones se pueden escribir directamente en el lugar que se necesite, pero para crearlas, los programas contenidos en el paquete de Office disponen del Generador de expresiones, los cuales ayudan significativamente en esta tarea.

1. Iniciar el Generador de expresiones

h e d e iniciar el Generador de expresiones desde la mayoria de l o s higares en los que es posible escribir expresiones, como por ejemplo, una hoja de propiedades, la celda Criterio de una cuadrcula de diseo de una consulta o la ventana Macro. Para iniciar el Generador de expresiones en una Roja de propiedades o en la ventana Macro, realice las acciones siguientes: Haga clic en el cuadro de la propiedad o del argumento que vaya a contener la expresibn. Haga clic en el botn Generar situado junto al cuadro de la propiedad o argumento. Este botn se muestra en la figura A4.1.

P P

Fig. A4.1 Botn para abrir el Generador de expresiones.

Si una propiedad tiene asociado m& de un generador, A S mostrar el cuadro de dilogo Elegir generador. Haga clic en Generador de expresiones y luego en Aceptar. Si el cuadro de la propiedad o argumento en el que se inicia el Generador de expresiones ya contiene un valor, ste se copiar automticamente en el cuadro de expresin.

Tambin puede iniciar el Generador de expresiones en una celda, campo o criterios de la vista de diseo de la consulta o en la columna Condicin de la ventana Macro. Las acciones sern las siguientes: Haga clic con el botn secundario del ratn en el lugar donde desee insertar la expresin. En el men contextual que aparece, haga clic en Generar. Si la celda o la columna Condicin donde se inicia el Generador de expresiones ya contiene un valor, ste se copiar automticamente en el cuadro de la expresin.

2. Acerca del Generador de expresiones

El Generador de expresiones consta de tres secciones, las cuales se muestran en la figura ~ 4 2 .

Cuadro de expresiones ~ ~ o n de= operadores

Da (*nmero,)

f
cr*o CvFedm
DifFecha

EsFecha Fecha Fechat

Objetos, hnciones, constantes, operadores y expresiones comunes de la base de datos

I i E l e m w i t ~ s ~ ~ d e g o r l s ~ dValurcspmriws~nianu;r e elsmenlos especficos aekccionadossnd para la capda seteccbnaba cuadro de la izquierda endcwctodekizqsrda yenelwadrodelcdro
b i u
& A

/ ----

F i g A4.2 Elementos del Generador de expresiones.

En la seccin superior del generador se encuentra un cuadro donde se genera la expresin. Utilice la seccin inferior para seleccionar los elementos de la expresin, y luego insrtelos en el cuadro para formarla. Tambin puede escribir componentes de la expresin directamente en este cuadro. En la seccin intermedia del generador hay botones que corresponden a los operadores ms comunes. Al hacer clic en uno de ellos, el Generador de

expresiones insertar el operador en el lugar del cuadro de expresiones donde se encuentre el punto de insercin. Si desea consultar una lista completa de los operadores que se pueden emplear en expresiones, haga clic en la carpeta Operadores situada en el cuadro inferior izquierdo, y en la categora de operadores que corresponda en el cuadro intermedio. En el cuadro de la derecha aparecern todos los operadores de la categora seleccionada. En la seccin inferior del generador hay tres cuadros: El cuadro situado a la izquierda contiene carpetas que muestran los objetos: tabla, consulta, formulario e informe de la base de datos, las funciones incorporadas y las definidas por el usuario, las constantes, los operadores y las expresiones comunes. El cuadro intermedio muestra los elementos especficos o las categoras de elementos que corresponden a la carpeta seleccionada en el cuadro de la izquierda. Por ejemplo, al hacer clic en Funciones incorporadas en el cuadro de la izquierda, en el cuadro intermedio aparecern las categoras de funciones de Access. En el cuadro de la derecha aparecen los valores que corresponden a los elementos seleccionados en los cuadros izquierdo e intermedio. Por ejemplo, al hacer clic en Funciones incorporadas en el cuadro de la izquierda y una categora de funciones en el cuadro intermedio, en el cuadro de la derecha aparecern todas las funciones incorporadas de la categora seleccionada. Para ver los nombres de los campos nuevos en el Generador de expresiones, primero es necesario guardar la tabla o consulta que contiene tales campos. Si un objeto o una funcin no aparecen en la seccin inferior del Generador de expresiones, no es vlido en el contexto donde se ha iniciado el generador. Por ejemplo, no es posible hacer referencia a otros campos y controles en la regla de validacin de un campo en la vista de diseo de la tabla, por lo que las carpetas Tablas, Consultas, Formularios e Informes no estarn disponibles cuando se inicie el Generador de expresiones desde la propiedad Regla de validacin de un campo en la vista de diseo de la tabla. Al insertar un identificador en la expresin, el Generador de expresiones slo pegar los componentes de ste que sean necesarios en el contexto actual. Por ejemplo, si inicia el Generador de expresiones desde la hoja de propiedades del formulario Recetas, se inserta en la expresin el identificador de la propiedad Visible del formulario; el Generador de expresiones slo insertar el nombre de la propiedad Visible. Si utiliza esta expresin fuera del contexto del formulario, deber especificar el identificador completo: Forms! [Recetas].Visible.

Ejercicios
Ejercicio 1
En el directorio raz de su microcomputadora cree una carpeta que llamar Ejercicios del libro. Abra Access como aprendi y cree una base de datos en blanco que debe nombrar Ccteles y guardarla en la carpeta creada.

Ejercicio 2
Abra Access y en el panel de tareas seleccione en el bloque Nuevo a partir de una plantilla, la opcin Plantillas generales; ello har que aparezca el cuadro Plantillas. Si al abrir Access no aparece el panel de tareas, elija en la barra de herramientas el icono Nuevo o similar opcin en la barra de men. Tambin puede abrir el panel de tarea directamente en el men Ver. En el cuadro Plantillas aparecen los distintos tipos de bases de datos que se pueden crear con los asistentes. Haga clic en la pestaa Bases de datos y de los distintos tipos de bases de datos que aparecen seleccione, haciendo clic en el icono, la que corresponde al Asistente para la base de datos Adrninistracin de contactos y presione el botn Aceptar. Aparece el cuadro de dilogo Archivo nueva base de datos; localice el disco y la carpeta Ejercicios del libro y deje el nombre por omisin que Access le pone a la base de datos; presione el botn Aceptar. En el primer cuadro de dilogo del Asistente lea lo que dice y pulse el botn Siguiente. El cuadro de dilogo que aparece le informa que se crearn tres tablas, cuyos nombres puede leer en el cuadro Tablas de la base de datos. Si hace clic en un nombre de tabla observar en el cuadro de la derecha Campos de la tabla, el nombre de todos los campos que estn disponibles para la tabla que se crear. Revise en cada tabla los campos que contendr; si usted quiere puede quitar algunos desmarcando la casilla de verificacin que aparece en cada uno de ellos. Djelos todos como estn establecidos y presione el botn Siguiente, con lo que se muestra el prximo paso del Asistente. En este paso usted debe elegir el estilo que desea, revselos todos, y finalmente elija Piedra y presione el botn Siguiente, con lo que aparece una ventana para que elija el estilo que tendrn los informes de la base de datos; examnelos todos y elija Negrita y presione el botn Siguiente.

En el prximo cuadro de dilogo puede escribir un ttulo para su base de datos o dejar el que por omisin propone Access; escriba Ejercicio 2, seleccione la casilla S, incluir una imagen y presione el botn Imagen, y en su disco duro busque cualquier imagen y asgnela a la base de datos que est creando. Al presionar el botn Siguiente se pasa al ltimo paso del Asistente, donde usted debe leer la informacin que muestra y pulsar el botn Finalizar. Access comienza el proceso de generacin; cuando finaliza presenta de forma automtica un formulario tipo Panel de control con el ttulo que usted le asign. En la ventana Base de datos examine todos los elementos que cre el Asistente; para ello sitese en la carpeta Tablas y bralas; haga lo mismo en todas las carpetas. De esta actividad saque sus propias conclusiones.

Ejercicio 3
Abra Access y la base de datos que tiene creada llamada Ccteles; elija la carpeta Tablas y presione el botn Nuevo, con lo cual aparece el cuadro de dilogo para elegir la forma de crear las tablas (Fig. 2.4, Captulo 2); elija Asistente para tablas. En el primer cuadro de dilogo que aparece, seleccione en el cuadro Tabla de ejemplo, la Tabla empleados, en el cuadro Campos de ejemplo elija los campos siguientes y pselos al cuadro Campo en la nueva tabla: IdEmpleado, Nombre, Apellidos y Cargo. Seleccione el campo IdEmpleado y presione el botn Cambiar el nombre del campo y en el cuadro de dilogo que aparece cambie el nombre por el de CI (Carn de Identidad) y pulse el botn Aceptar. Despus presione el botn Siguiente y en el cuadro de dilogo que aparece cambie el nombre de la tabla al de Barman y haga clic en el botn de opcin No, yo asignar la clave principal, y pase al paso que le sigue presionando el botn Siguiente. En el cuadro de dilogo que aparece elija el botn Modificar el diseo de la tabla y presione el botn Finalizar. En la vista de diseo aparece la tabla creada. En esta vista seleccione el campo Cargo y cmbiele el nombre a Categora; seleccione el campo CI, y haga clic en el botn Clave principal de la barra de herramientas (el que tiene un icono con la figura de una llave); en la columna tipo de datos cambie el valor Autonumrico por el Numrico. En la parte de abajo, en Propiedades del campo, establezca las siguientes a los valores mostrados: Tamao del campo al tipo Doble, Lugares decimales a O y Mscara de entrada a M###### y haga clic en el botn Cerrar de la ventana Vista Diseo y en los cuadros de dilogos que aparecen ejecute las acciones para guardar los cambios realizados.

Abra la tabla en Vista Hoja de datos y si desea llene los datos de acuerdo con la lista siguiente: CI Nombre Jos Alberto Pedro Toms Apellidos Rivera Rojas Naveira Len Jimnez de la Rosa Hemndez Valds Categora Especialista A Especialista A Especialista A Especialista A

35687650987 56765434566 67654323456 78765438976

Ejercicio 4
Abra Access y la base de datos que tiene creada llamada Ccteles; elija la Carpeta Tablas y presione el botn Nuevo, con lo cual aparece el cuadro de dilogo para elegir la forma de crear las tablas (Fig. 2.4, Captulo 2); en ella elija Vista Hoja de datos. Cuando aparezca la hoja de datos, haga doble clic en el Campo 1 y escriba el nombre: Cdigo; a continuacin, en el Campo 2 y Campo 3 repita la accin antes detallada y escriba Descripcin y Descripcin ampliada, respectivamente. Haga clic en botn Cerrar de la hoja de datos y responda S en el cuadro de dilogo Guardar los cambios...; en el cuadro de dilogo Guardar como, asgnele el nombre Variedad a la tabla y pulse el botn Aceptar. En el siguiente cuadro de dilogo que le pide si desea agregar una clave principal responda que No. El nombre de la tabla aparecer en la ventana Base de datos, seleccinela y haga clic en el botn Diseo. En Vista Diseo de la tabla seleccione el campo Cdigo y asgnelo como clave principal y en la columna tipo de datos cambie el tipo de dato Texto por el de Autonumrico. Abra la tabla en Vista Hoja de datos y si desea llene los datos de acuerdo con la lista siguiente: Cdigo
1 2 3 4 5 6 7

Descripcin Revuelto En su propio recipiente rapeado Fantasa Frapeado (fantasa) Batido (fantasa) En su recipiente (fantasa)

Descripcin ampliada Se emplea aligadores para revolver Se liga en el propio recipiente Se bate en la coctelera Se bate en la coctelera ritualmente Se bate en la coctelera ritualmente Se bate en batidora Se liga ritualmente en el recipiente

Ejercicio 5
En este ejercicio usted crear un grupo de tablas que completarn la base de datos Ccteles. Abra Access y la base de datos que tiene creada llamada Ccteles; elija la Carpeta Tablas y presione el botn Nuevo, con lo cual aparece el cuadro de dilogo para elegir la forma de crear las tablas (Fig. 2.4, Captulo 2); en ella elija Vista Diseo. En la ventana que aparece defina los campos tecleando sus nombres, y asgneles el tipo de datos y los comentarios, segn estudi en el Captulo 2. Los datos que ms abajo se suministran para cada tabla sern los que tendr que utilizar para crear las tablas que completarn la base de datos. Nombre de tabla: Caractersticas Nombre del campo Tipo de dato Autonumrico Cdigo Descripcin Texto Declare el campo Cdigo como clave principal. Los datos a incluir en la tabla son: Descripcin Cdigo 1 Aperitivos Alimenticios 2 Refrescantes 3 Aperitivos 4 Estomacales 5 Digestivos 6 Nombre de tabla: Clasificacin Nombre del campo Cdigo Trmino Tipo de dato Autonumrico Texto

Declare el campo Cdigo como clave principal. Los datos a incluir en la tabla son: Cdigo 1 2 3 Trmino Cubano Internacional Internacional-Tropicalizado Nombre de la tabla: Variedad Nombre del campo Cdigo Descripcin Tipo de dato Autonumrico Texto

Declare el campo Cdigo como clave principal. Los datos a incluir en la tabla son:

Cdigo 1

Descripcin Revuelto En su propio recipiente Frapeado Fantasa Frapeado (fantasa) Batido (fantasa) En su recipiente (fantasa) Nombre de tabla: Ingredientes Tipo de dato Autonumrico Numrico

Nombre del campo Cdigo Ingredientes

Declare el campo Cdigo como clave principal. Los datos a incluir en la tabla se muestran en las tabla E. 1. Nombre de tabla: Recomendado Nombre del campo Tipo de dato Cdigo Autonumrico Recomendado Texto Declare el campo Cdigo como clave principal. Los datos a incluir en la tabla son: Cdigo 1 Recomendado Muy bueno Bueno Para alegrarse Si est triste

Nombre de tabla: Utensilios Nombre del campo Tipo de dato Autonumrico Cdigo Descripcin Texto Declare el campo Cdigo como clave principal. Los datos a incluir en la tabla se muestran en las tablas E.2. Nombre de tabla: Utensilios para las recetas Nombre del campo Tipo de dato Cdigo de receta Numrico Cdigo de utensilio Numrico Declare ambos campos como clave principal. Esta es una tabla de unin para romper las relaciones de varios a varios. Despus sitese en el campo Cdigo de utensilio en la columna Tipo de datos y elija Asistente para bsqueda; en las pantallas que muestra el Asistente elija la tabla Utensilios; despus seleccione el campo Descripcin y pselo al cuadro Campos seleccionados utilizando el botn >, y responda todas las preguntas del resto de las pantallas; al final le aparecer el cuadro de dilogo que muestra la figura E.1.

CONTINUACIN DE LA TABLA E.l

t26Cdigo

41 42

Rodaja de Limn Ron Aejo l ~ o Carta n Blanca Ron Carta Oro Ron Extra Seco l ~ o Jamaica n

1
1

43 44 45

1
1

46

49 50 51 52

Tajada de Pia Tripie Sec. Vemuth Anraro Vemuth Bknco Dulce l ~ e m u t Bknco h Seco

53 55

~Whiskv Boubon

TABLA E.2
Cdigo 1 2 3 4 5 6

Descripcin
Coctelera Cokdor de concha Coiador de espiral Coiador de mala Copa para agua (10 o m s ) Copa para agua (8 onzas) Copa aita para Coctel Copa baja para Coctel

k
I I 1
1

l
I

11 12 13 14 15 16

lcopa para V i (6 onzas) I ~ o v vara a viB ~ O Cuchara de espiral Cuchara para consom Cucharilla Cuchillo a& para adornar

19 20 22 24 25

!Palita para hielo J P para ~ hitas l~evolvedor de paleta l ~ a s de o 14 onzas l~aso de 12 onzas Vaso de 8 onzas Vaso de 6 onzas

1
1 1 1 1

Vaso grueso antjgclo Vaso para niezckr

Fig. E. 1 Mensaje al establecer un campo al tipo de dato Asistente para bsqueda.

Elija el botn Aceptar, con lo cual el campo que antes estaba rubricado con el nombre Cdigo de utensilio ahora aparece seleccionado con el nombre Cdigo; vuelva a escribir el trmino que tena antes: Cdigo de utensilio. Nombre de tabla: Ingredientes de las recetas Nombre del campo Cdigo de receta Cdigo de ingrediente m 1 grS onzas Tipo de dato Numrico Numrico Numrico Numrico Numrico

Los dos primeros campos se declaran como clave principal. Esta es una tabla de unin para romper las relaciones de varios a varios. El campo Cdigo de ingrediente declrelo como campo Asistente para bsqueda, en los cuadros de dilogo que muestra el Asistente seleccione la tabla Ingredientes y el campo Descripcin. En estas dos tablas no introduzca datos, puesto que ellas se llenarn en la medida que usted despus llene los datos en la tabla Recetas. Nombre de tabla: Recetas Nombre del campo Cdigo Nombre Precio Clasificacin Caracterstica Variedad Recomendado Origen Fecha Modo de preparacin Probado Observaciones Foto Tipo de dato Autonumrico Texto Moneda Numrico Numrico Numrico Numrico Texto Fechahora Memo Si/No Texto Objeto Ole

Declare el campo Cdigo como clave principal. Despus sitese en el campo Clasificacin en la columna Tipo de datos y elija Asistente para bsqueda; en las pantallas que muestra el Asistente elija la tabla Clasificacin, despus seleccione el campo Trmino y pselo al cuadro Campos seleccionados utilizando el botn >, y responda todas las preguntas del resto de las pantallas. Al final proceda a restablecer los nombres de los campos como se indic anteriormente. Proceda de la misma forma con los campos Caractersticas, Variedad y Recomendado. Si abre la tabla Recetas en Vista Hoja de datos y hace clic en cualquiera de los campos antes mencionados, ver que se despliega una lista que se corresponde con los trminos incluidos en las respectivas tablas, donde usted podr elegir el valor que desee asignar a la receta que introduce. En la tabla Recetas no llene ningn dato, puesto que esto se realizar despus, cuando se creen los formularios.

Ejercicio 6
Con las tablas creadas, le corresponde hacer las relaciones; para ello sitese en la ventana Base de datos y en ta barra de herramientas haga clic en el botn Relaciones (tiene tres cuadritos). En la ventana Relaciones que se abre agregue las tablas de su base de datos y despus arrastre los campos Cdigos, de las tablas Clasificacin, Caractersticas, Variedad y Retornendado a los campos de igual nombre de la tabla Recetas. En el cuadro de dilogo que aparece cuando usted arrastra un campo y lo sita sobre otro, seleccione las tres casillas de verificacin (Exigir integridad referencial, Actualizar en cascada ..., Eliminar en cascada ...) que aparecen y - -pulse el botn Crear, tal como se muestra en la figura E.2.

Bbla o consulta:

Tabla o consulta -lacionada:

r YP.W

Fig. E.2 Cuadro para establecer la integridad referencial.

444

En cada relacin que instaure realice la operacin de establecer la integridad referencial. Despus arrastre el campo Cdigo de la tabla Recetas hasta el campo Cdigo de las recetas de las tablas Ingredientes para las recetas y Utensilios para las recetas; a continuacin, arrastre el campo Cdigo de la tabla Utensilios hasta el campo Cdigo de utensilios de la tabla Utensilios para las recetas; finalmente arrastre el campo Cdigo de la tabla Ingredientes hasta el campo Cdigo de ingredientes de la tabla Ingredientes para las recetas. Las relaciones antes mencionadas debern quedar de la forma en que se muestra en la figura E.3. Haga clic en el botn de Cerrar de la ventana Relaciones y elija S en el cuadro de dilogo que se muestra para guardar las relaciones establecidas.

Fig. E.3 Relaciones a crear entre las distintas tablas.

Ejercicio 7
En la tabla Caractersticas elimine el registro que tiene el cdigo 4; en la tabla Clasificacin incluya el trmino Latinoamericano despus del trmino Cubano. En la tabla Variedad modifique el registro 27 sustituyendo en el campo Descripcin ampliada, el trmino aligadores por el de cuchara. A la tabla de Ingredientes agregue al final los siguientes: Aceituna, Aceituna deshuesada, Limn francs y Fruta Bomba. Elimine el registro 20 de esta tabla. En la tabla Recomendado arregle el registro 3, al cual le falta una letra. A la tabla Barman agregue los registros siguientes: 45843878901 Jorge Luis Joa Herrera Especialista A 4938389938 1 Erick Rodrguez Naveira Especialista B 56747883730 Pilar Naveira Len Especialista A.

Cree una nueva tabla llamada Barmanly copie los datos de la tabla Barman a Barmanl. Agregue a la tabla Barmanl un nuevo campo llamado Foto y establzcalo al tipo de datos adecuado; inserte fotos en este campo que usted pueda tener en su disco duro; revise la ortografa en esta tabla. Imprima los datos de la tabla Variedad y la estructura de la tabla Recetas.

Ejercicio 8
Sitese en la carpeta Formularios de la ventana Base de datos y presione el botn Nuevo. En el cuadro de dilogo Nuevo formulario, elija la opcin Asistente para formulario y en el cuadro de seleccin elija la tabla Recetas y presione el botn Aceptar. En el primer cuadro de dilogo del Asistente, pase todos los campos del cuadro Campos disponibles, para el cuadro Campos seleccionados y responda todas las preguntas que le formula el Asistente y los restantes cuadros de dilogo. Analice el resultado; observar un formulario funcional aunque no muy esttico, aspecto que resolver ms adelante.

Ejercicio 9
Emplee el formulario que cre con dos subformularios para introducir los datos de las recetas que se muestran en el Apndice 6. Segn llene los datos en este formulario se irn llenando las tablas Ingredientes para las recetas y Utensilios para las recetas. Para llenar los datos en el subformulario de Ingredientes haga clic en la columna Cdigo de ingredientes y de la lista que se despliega elija el ingrediente; pase a las otras columnas y llene los datos; despus pase a otra fila y contine llenando los datos, hasta completar todos los ingredientes que necesita la receta activa. Realice lo mismo en el subformulario de los Utensilios. La base de datos Ccteles completa con todos sus elementos, incluyendo los datos reales, podr solicitarla al autor del libro a la direccin:

ndice analtico

Smbolos

Abrir base de datos 22 con acceso compartido 23 de slo lectura 23 en modo exclusivo 23 las ltimas 24 un entorno multiusuario 23 Abrir una consulta 224 Acerca del Generador de expresiones 432 Activacin y desactivacin de cuadrcula 121 Administracin de bases de datos 26 Agregar control calculado 146 controles dependientes 145 controles independientes 145 tablas o consultas 225 Agrupar datos en un informe 334 por valores 339 Anlisis de tablas 126 Aplicacin clientelservidor 425 Aplicar o suprimir un filtro 333 Archivo de informacin de grupo 427 Asistente bsqueda de duplicados 2 17 bsqueda de no coincidentes 2 17 para bsquedas 67 para consultas de referencias cruzadas 21 7 para consultas sencillas 217 para informes 318 Autocorreccin 1 13 Autoinforme 318 Autonumrico 103

Barra de estado 22 Barra de herramientas 19 Barra de mens 18 Base de datos 3 abrir 22 administracin 26 atributos 36 cambiar el nombre 27 claves principales de varios campos 45 cerrar 24 c i h 31 clave principal de autonumrico 45 clave principal de un solo campo 45 cmo funcionan las relaciones 47 cmo se almacena 9 compactar 29 compactar automticamente 3 1 compartir en red 25 contenedor de objetos 12 copia de seguridad 28 copiar o mover 26 crear 12 crear con el Asistente 15 del punto de vista informtico 3 desfragmentar 29 descifrar 31 elementos componentes 4 eliminar 27 integridad referencia1 49 interfaz de software 3 mantenimiento 26 pasos del diseo determinar las tablas que se necesitan 40 determinar los campos que se necesitan 41 identificar los campos con valores nicos en cada 44 propiedades 37 relacionales 4 tabla de unin 48 tipo de clave 45 tipo de relacin uno a uno 47 uno a varios 47 varios a varios 48 Botones de alternar 168 Botones de comando 175 Botones de opcin 168 Buscar utilizar caracteres comodn 284

datos 281 Buscar y Reemplazar 284

C
Calcular totales 243 Clculos personalizados 242 predefinidos 242 Campo 4, 39 bloqueados 104 cambiar nombre 236 calculados 104 campo de lista de valores 72 definir 60 que muestre datos de otra tabla 68 Casillas de verificacin 168 Cerrar una consulta 224 Cifrar base de datos 3 1 Combinacin 229 crear de forma manual 230 Comodines 238 Compactar base de datos 29 Configuracin de la pgina 204, 354 Consulta 212 abrir 224 acciones para crearla 227 actualizar, eliminar o aadir 213 agregar campos 232 calcular totales 244 cerrar 224 criterios para filtrar 6 crear en Vista Diseo 225 crear un campo calculado 242 datos de los parmetros 264 de accin 264 de actualizacin 215, 265 de creacin de tabla 214, 272 de datos anexados 270 de datos aadidos 214 de definicin de datos 215 de eliminacin 215, 267 de parmetros 262 de paso a travs 215 de seleccin 218 de tabla de referencia cruzadas 2 14,274 de unin 215 elegir tablas o consultas 212 eliminar una tabla o consulta 226 establecer los criterios 238 establecer propiedades 246

guardar 240 lenguajes de creacin 6 modos de presentacin 223 mostrar u ocultar campos 235 nombres de las tablas o consultas 235 ordenar registros 2 13, 237 realizar clculos 212, 241 renombrar un campo 236 seleccionar campos 212 seleccionar registros 212 uso de las funciones agregadas 246 ver resultados 241 Contraseas 427 Controles 9 alinear 150 botones de alternar 168 botones de comando 175 botones de opcin 168 calculado 144 cambiar de un tipo a otro 151 cambiar el tamao 149 casilla de verificacin 168 cuadro combinado 164 cuadro de lista 165 dependiente 144 eliminar 149 etiqueta 160 formato a datos 186 grupo de opciones 168 independiente 144 imagen 167 marco de objeto 165 mover 148 seleccionar 147 Copia de seguridad 28 Copiar de Access para otra aplicacin 109 Copiar formato 188 Copiar o mover desde otra aplicacin para Access 110 Crear Consulta con el Asistente 218 Crear Ayuda 188 Crear combinaciones 228 Crear tabla formas 52 Crear un campo calculado 242 Crear un hipervnculo 210 Criterios

expresines 238 Cuadrcula QBE 227 Cuadro de herramientas 142 Cuadro de lista 165 Cuadro lista de campos 141 Cuenta de grupo 428 Cuenta de usuario 428 Cuentas de seguridad 427

D
Descifrar base de datos 32 Deshacer cambios 105 Desplazamiento usando el teclado 211 Desplazar texto 397 Direccin de hipervnculo 211

E
Editar registro 102 copiar de Access para otra aplicacin 109 copiar o mover desde otra aplicacin para Access 110 deshacer 105 eliminar 105 reemplazar el valor en un campo 102 Elementos de la ventana Consulta 227 Eliminacin de un ndice 90 Eliminar datos 105 Encabezado de Clasificacin 329 Encabezado de Cdigo 329 Encabezado o pie de grupo 336 Entorno de trabajo 18 barra de estado 22 barra de herramientas 1 9 barra de men 18 Ventana de la base de datos 21 Establecer propiedades 247 Exprersiones elementos 306 Expresiones 304, 430

F
Filtro avanzado 294 expresiones 304 modificar 297 por formulario 292 por seleccin 290 Formas de ver un formulario 138 Formato a datos 186 de tipos texto y memo 92

de datos SUNo 92 Fechahora 92 Formatos numricos 92 Formulario agregar un control 144 asistente 129 controles 143 crear 128 crear de forma manual 136 cuadrcula 143 cuadro de herramientas 142 cuadro de lista de campos 141 defincin 128 en columnas 129 encabezado o Pie 136 encabezado o Pie de pgina 136 hoja de datos 129 imagen de fondo 185 imprimir 201 iniciar la creacin 140 para grficos 129 para tablas dinmicas 131 personalizar 182 presentacin Preliminar 203 propiedades 152 secciones 136 tabular 129 vista Diseo 128 vistas de presentacin 138 Funciones agregadas 246 de conversin 3 10 dominio agregado 310 Generador de expresiones 84, 313 Grupo de opciones 168 Grupo de trabajo 427 Guardar un informe 3 55 Hipervnculo 398 Hipervnculo enlazado 398 Hoja de datos 224, 241

I
Id de rplicas 66 Id. de grupo de trabajo 428 Imagen 167 Imagen de zona activa 397 Imprimir un formulario 201, 204 Imprimir un informe 353

Imprirnjr una tabla 115 ndice de mltiples campos 87 Informes 317 agregar nmeros de pgina 348 agrupar datos 334 aplicar o suprimir un filtro 333 asistente para etiquetas 3 19 asistente para grficos 318 calcular porcentajes 351 calcular sumas continuas 350 calcular totales 351 combinar valores de texto 349 configurada la pgina 354 crear 317 diseo 328 Encabezado de Cdigo 329 encabezado o pie de grupo 336 impresin 352 iniciar la creacin 331 modificar un filtro 333 modos de ver 330 mostrar clculos 349 poner un numero de orden 349 secciones 328 Detalle 328 Encabezado Clasificacin 329 Encabezadolpie de pgina 329 Encabezadolpie informe 328 subinforme 342 utilizar los filtros 332 vista diseo 318, 330 vista previa del diseo 330 Inmovilizar columnas 120 Insertar una imagen en un registro 1 10 Introducir criterios 238 Introducir texto 313 Introducir valores de fecha y hora 313

L
La Cuadrcula 143 Lenguaje SQL 6, 227 Literales 310

M
Macro 357 a un botn de un formulario 377 agregar una accin 360 como guardar 3 64 crear 357

crear grupo de macros 366 ejecutar desde otra macro 364 ejecutarla 364 establecer argumentos 362 establecer condiciones 369 introducir una expresin condicional 369 localizar problemas 370 organizar y eliminar una accin 361 para aplicar un filtro 378 para sincronizar formularios 380 seguimiento paso a paso 370 Marco de objeto 1 65 Mtodos para aplicar filtros 289 Modificar la fuente 12 1 Modificar un filtro 333 Mdulos 8 Mostrar nombres de las tablas 235 Mostrar tabla 225 Mostrar u ocultar campos 235 Mover un control 188

Normalizacin 126 Nmeros secuenciales 65

O
Ocultamientode columnas 120 OLE 110 OLE DB 425 Operaciones en la ventana 98 Operadores aritmticos 307 de comparacin 307 lgicos 307 prioridades 308 Orden de tabulacin 196 cambiar 199 cambiar el comportamiento 200 eliminar 200 Ordenar registros 237, 286

P
Pgina de acceso a datos abrir 406 agrupacin de registros 404 control Grfico de OEce 402 control Hoja de clculo 398 crear 389 definicin 386

desplazar texto 397 guardar 407 hipervnculo 398 hipervinculo enlazado 398 imagen de zona activa 397 lista de campos 393 operaciones 405 optimizar rendimiento 408 Pgina de propiedades 152 abrir 153 Personalizar entorno de trabajo 20 Presentacin Preliminar 203, 330 Propiedades 62,76 altura 205 anchura 205 autocomprimible 207 autoextensible 207 base de datos de origen 252 bloqueos del registro 253 cadena de conexin del origen 252 dar salida a todos los campos 248 de evento 373 de la consulta 248 descripcin 248 direccin de hipervinculo 211 diseo a imprimir 211 entrada de datos 160 establecer 76,154 filtro 254 formato 91,186 forzar nueva pgina 207 indexado 86 intervalo ODBC 254 lugares decimales 80 mantener juntos 206 mscara de entrada 92,159 mostrar cuando 206 nuevos valores 81 ordenar por 255 origen del registro 156 pgina de propiedades 152 permitir agregar 159 permitir ediciones 159 permitir eliminacin 159 permitir longitud cero 78 permisos de ejecucin 251 presentacin predeterminada 157 registros nicos 251 regla de validacin 81, 159

requerido 78 tamao del campo 80 texto de ayuda 189 texto de la barra de estado 189 texto de validacin 83, 159 ttulo 77 tipo de imagen 185 valor predeterminado 77 valores superiores 250 valores nicos 25 1 Propiedades de la lista de campos 256 alias 257 origen 258 Propiedades de los campos 258 descripcin 259 formato 259 presentar el control 260 ttulo 260 Propiedades de un ndice 88 ignorar nulos 89 principal 88 nica 89 Proyecto de Access 425

Q
QBE 6 Query Based Example 227

R
Realizar clculos 241 Reemplazar datos 285 Registro 4, 39 Relaciones Uno a Uno 98 Uno a Vanos 98 Varios a Varios 98 Restaurar base de datos 29 Revisar la ortografa 111

S
Seccin Detalle 328 Secciones de Encabezado/pie de pgina 329 Secciones de Encabezado/pie del informe 328 Secciones de un formulario 136 Seguridad por usuarios 428 SEQIXL 6 SGBD 4 Sistema de Gestin de Bases de Datos 4

SQL Server 426 Subformulario 189 Subinforme crear 342 Tabla activacin y desactivacin de cuadrcula 121 ancho de columna 120 ancho de filas 120 atributos 50 autocorreccin 113 cambiar el ancho 120 campos 4 clave principal 93 copiar de Access para otra aplicacin 109 copiar o mover datos 107 copiar o mover desde otra aplicacin para Access 110 creacin 50 crear con Asistente 52 crear tabla nueva 52 definicin 39 desplazamientos por los registros 101 eliminar datos 105 establecer hipe~nculos125 establecer las relaciones 92 ;nprimir 115 inmovilizar columnas 120 insertar una imagen 110 introduccin de datos 101 modificar la fuente 12 1 normalizacin 126 ocultamiento de columnas 120 operaciones 101 registro 5 restricciones 101 revisar la ortografia 111 tipo de relacin 98 ver datos ms recientes 106 Tamao de la imagen 185 Tecla de acceso 201 Tipos de datos 62 Asistente para Bsquedas 67 Autonumrico 65 establecer 63 Fecha/Hora 65 Memo 63 Moneda 65 Numrico 64

Texto 63 Tipos de operadores 307

U
Usar un filtro 288 Utilizar caracteres comodn 284

v
Valores duplicados 87 Ventana de la base de datos 21 Vista diseo 60 VistaDiseo 139, 224, 330 %sta Formulario 139 Vista Hoja de datos 139 Vista hoja de datos 58 Vista previa del diseo 330 VistaSQL 224