Antes de hacer una inversin o un gasto, se deben seguir los siguientes pasos:

1. Verificar que el gasto o inversin este contemplado en el Plan de Inversin, Operativo, Desarrollo, Plan de Compras, PAC, Plan de necesidades y Presupuesto, pues de lo contrario se tendra que hacer ajustes a estos documentos e informar al Consejo Directivo y al SICE cada que un gasto o inversin no est en estos soportes. 2. Tener el formato de solicitud del bien y servicio por parte del funcionario que lo est solicitando totalmente diligenciado y firmado. 3. Tener el valor del artculo, garantas, caractersticas tcnicas o el valor de la obra, si es a todo costo, que materiales se van a utilizar, el valor de los materiales, tiempo de entrega de la misma, garantas, especificaciones tcnicas, plan y cronograma de actividades. 4. Cotizar en el SICE (Sistema Integral de Contratacin Estatal). 5. Realizar la Disponibilidad y firmarla. 6. Publicar la invitacin (antes de publicarlas deben estar revisadas y aprobadas). 7. Recibir las propuestas con la totalidad de documentacin que se solicite (la tesorera no debe hacer las cuentas cobro, cotizaciones o sacar las certificaciones de contralora y procuradura, esto es un requisito que debe llevar el proveedor). 8. Hacer el estudio tcnico por parte del Rector, pues como ordenador del gasto le corresponde determinar cul es la mejor propuesta y por qu de su escogencia. 9. Realizar el Contrato u Orden y firmarlas por las partes. 10. El rector debe tener una reunin al iniciar la obra o la compra para la firma del acta de inicio y otra reunin al terminar para la firma del acta final, como tambin hacer el registro fotogrfico del antes, durante y despus. 11. Realizar el pago solamente los das viernes, despus que la contadora haga las respectivas revisiones y ajustes contables. 12. Solamente entregar el cheque al representante legal autorizacin autenticada. o con carta de