Proyecto Garcia

PROCESO ADMINISTRATIVO
ALMACENES GARCA TUXTEPEC, OAXACA

El trabajo prctico que se presenta a continuacin comprende una serie de conocimientos, principios y herramientas que son indispensables para obtener una mxima eficiencia y calidad en los resultados de la organizacin.
---------------INTEGRANTES---------------MARIA ERNESTINA AGUIRRE SEGURA GLORIA MICHELLE BEJARANO LORENZO MARISOL CRUZ ANAYA MARLA SUGEY DE LA ROSA REGULES NADIA RUTH PEREZ RUIZ
02/06/2013
ALMACENES GARCIA TE VISTE BIEN
NDICE
INTRODUCCIN ............................................................................................................... 4 1. 2. 3. HISTORIA DE ALMACENES GARCIA. ...................................................................... 5 DESCRIPCIN DE ALMACENES GARCIA TUXTEPEC ............................................ 6 PLANEACIN .......................................................................................................... 11 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 3.6. 3.7. 3.8. 4. MISIN DE GARCIA ......................................................................................... 11 VISIN: ............................................................................................................. 11 FILOSOFIA Y VALORES: .................................................................................. 11 OBJETIVOS: ..................................................................................................... 12 POLITICAS: ....................................................................................................... 13 REGLAS ............................................................................................................ 13 ESTRATEGIAS: ................................................................................................ 14 PRESUPUESTOS: ............................................................................................ 16
ORGANIZACIN ...................................................................................................... 18 4.1. 4.2. 4.3. 4.4. 4.5. 4.6. 4.7. 4.8. 4.9. 4.10. 4.11. 4.12. 4.13. ORGANIGRAMA ............................................................................................... 18 FORMATOS DE ANLISIS Y DESCRIPCIN DE PUESTOS. .......................... 19 ANLISIS Y DESCRIPCIN DE PUESTOS ...................................................... 20 ANLISIS DE PUESTO DE GERENTE GENERAL .......................................... 21 DESCRIPCIN DE PUESTO: GERENTE GENERAL. ...................................... 22 ANLISIS DE PUESTO: COORDINADOR ADMINISTRATIVO ......................... 23 DESCRIPCIN DE PUESTO: COORDINADOR ADMINISTRATIVO................. 24 ANLISIS DE PUESTO: COORDINADOR COMERCIAL .................................. 25 DESCRIPCIN DE PUESTO: COORDINADOR COMERCIAL .......................... 26 ANLISIS DE PUESTO: VENDEDORES ....................................................... 27 DESCRIPCIN DE PUESTO: VENDEDORES .............................................. 28 ANLISIS DE PUESTO: CAJERAS ............................................................... 29 DESCRIPCIN DE PUESTO: CAJERA ......................................................... 29 2
4.14. 4.15. 5.
ANLISIS DE PUESTO: PAQUETERA ......................................................... 30 DESCRIPCIN DE PUESTO: PAQUETERA ................................................ 31
DIRECCIN ............................................................................................................. 32 5.1. 5.2. 5.3. 5.4. LIDERAZGO: ..................................................................................................... 33 MOTIVACIN: ................................................................................................... 33 COMUNICACIN .............................................................................................. 34 CALIDAD EN EL SERVICIO: ............................................................................ 34
6.
INTEGRACIN ......................................................................................................... 35 6.1. 6.2. 6.3. 6.4. 6.5. 6.6. PLANEACIN DE RECURSOS......................................................................... 35 RECLUTAMIENTO ............................................................................................ 35 SELECCIN ...................................................................................................... 36 INDUCCIN ...................................................................................................... 36 CAPACITACIN ................................................................................................ 36 EVALUACIN ................................................................................................... 37
7.
CONTROL ................................................................................................................ 37 7.1. 7.2. DESCRIPCIN DE FORMATOS: ...................................................................... 38 FORMATOS DE CONTROL: ............................................................................. 40
8. CONCLUSIONES ........................................................................................................ 48 9. SUGERENCIAS A ALMACENES GARCA ................................................................. 49
INTRODUCCIN
El proceso administrativo tiene como finalidad coordinar y eficientar todos los recursos de la empresa para el logro de los objetivos planteados, este proceso consta de 5 etapas: planeacin, organizacin, direccin, integracin y control. A continuacin se describen brevemente cada una de ellas. La planeacin es la etapa en donde se establece una estrategia global para alcanzarmetas, y el desarrollo de una amplia jerarqua de planes para integrar y coordinar lasactividades. Se preocupa, entonces, con fines (lo que se debe hacer) as como con losmedios (cmo se va hacer).
La organizacin se refiere a la forma en que las actividades de una empresa se dividen, organizan y coordinan.
La direccin es la etapa donde se combinan elementos como la toma de decisiones, la comunicacin, la motivacin y el liderazgo para hacer ms eficiente la ejecucin de los planes.
La integracin es cubrir y mantener cubierto los puestos de la estructura organizacional con el personal idneo para cada puesto y en la etapa de control no es ms que el establecimiento de estndares con los cuales se podrn
verificar la validez de la informacin y as detectar de manera oportuna los errores para corregirlos y proporcionar retroalimentacin.
La finalidad de este trabajo es ilustrar de manera prctica y real como se lleva a cabo este proceso en una tienda comercial denominada Almacenes Garca, dedicada a la venta de ropa y accesorios para toda la familia. A continuacin se presenta el proceso administrativo para el siguiente ejercicio de la empresa Almacenes Garca.
1. HISTORIA DE ALMACENES GARCIA.
Somos una empresa lder en el ramo textil y segmento de mercado con gran posicionamiento. Teniendo reconocimiento por parte de clientes y proveedores. Contamos con ms de 70 aos de experiencia. Se cuenta una extensa cobertura de mercado en el pas con sucursales a lo largo y ancho de la Repblica Mexicana, con un total de 54 sucursales en todo Mxico. Este proyecto nace en el estado de Veracruz en el ao de 1936, dedicado a la venta de mayoreo de telas. En 1946 abre una tienda en Venustiano Carranza # 43, misma tienda que en 1951 se muda a Venustiano Carranza # 91. En 1992 es comprado por los Seores Sierra y finalmente en 1999 lo adquiere el grupo AVANTE TEXTIL. (Transformacin de algodn en hilos, telas y ropa), del cual actualmente formamos parte.
2. DESCRIPCIN DE ALMACENES GARCIA TUXTEPEC

La empresa se encuentra ubicada en Av. Independencia esquina con Morelos col. centro, Tuxtepec Oaxaca, C.P. 68300, con clave de sucursal 901, cuenta con 9 departamentos, entre los que se encuentra, damas, caballeros, bebes, nios,
nias, lencera y corsetera, perfumes, accesorios y blancos. Actualmente existen 19 colaboradores, entre los que se encuentran 5 cajeras, 10 vendedores, 1 empleado en paquetera, 1 coordinador administrativo, 1 coordinador comercial y 1 Gerente General.
En el departamento de Damas se encuentran en exhibicin los siguientes productos:

Abrigos Camiseta Chalecos Chaqueta Faldas Jumper Overoles Pesqueros Ponchos Shorts Suter Trajes de bao Blusas Capri Chamarras Coordinados Falda-short Minifalda Pantalones Playeras Short/bermuda Sudadera Tops Vestidos
En el departamento de Caballeros puedes encontrar un extenso surtido de:
Guayaberas Bermudas Camiseta Chamarras
Abrigos Camisas Chalecos Chazarillas
Conjuntos deportivos Gabardinas Pantalones Sacos Sudaderas Trajes Playeras Shorts Sweaters Trajes de bao
En el departamento de Bebes encontrars:

Chambritas Paaleros Sweaters Vestidos Pantalones Shorts Bermudas Petos Sudaderas Mamelucos Ropones Trajes Chamarras Overoles Abrigos Camisas Playeras Chalecos
Trajes de bao Blusas Faldas Jumper
En el departamento de Nias tenemos:

Playeras Chamarras Capas Sweaters Pantalones Vestidos Overoles Shorts Saco Sudaderas Leotardos Blusas Abrigos Chalecos Tops Faldas Jumper Bermudas Falda/short Pesquero Mallones Trajes de bao
Batas de laboratorio Chazarilla Conjunto deportivo
En el departamento de Nios encontrars:

Camisas Playeras Trajes Sweaters Chamarras Petos Camisetas Sudaderas Pantalones Sacos Camisas Chalecos Overoles Bermudas Conjuntos deportivos Shorts
Trajes de bao Batas de laboratorio
En el departamento de Lencera y Corsetera se cuenta con un extenso surtido:
Bloomer Bxer Camisetas Corpios Corset Fondos Pantaletas Playera
Bodies Brassieres Coordinados Corseletes Fajas Medio fondos Cinturilla Medias
Pantimedias Tobimedias Protecto-pie Calcetines dama Tobitines Camisones Pijamas Batas Babydool Mamelucos
En el departamento de perfumera encontrars:
Capilares
Shampoos
Acondicionadores Tratamientos capilares Brillantinas Jabones Afeitado Talcos Cepillos dentales Fragancias Agua de colonia Cremas dentales Desodorantes Solares Cosmticos
En el departamento de Accesorios puedes encontrar:
Bolsas Cinturones Paraguas Ruanas Mochilas Alcancias Relojes Hieleras
Monederos Mascadas Chalinas Impermeables Porta retrato Diarios Sombreros Figuras resina
Cosmetiqueras Burros planchar Juguetes Carteras
En el departamento de Blancos tenemos:
Colchas Cobertores Mantas Cortinas Almohadas Protector para colchn Edredn Juego de bao Accesorios de bao Fundas Guantes Mandiles
Sabanas Colcha cobertor Colchonetas Tapetes pie de cama Cojines Franela Toallas Cortineros Manteles Secadores Tortilleros
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3. PLANEACIN
3.1.
MISIN DE GARCIA Ofrecer la ropa que hace sentir bien, a precios bajos.
3.2.
VISIN:
Ser en Mxico la mejor opcin de calidad y moda en ropa, a precios bajos. Con el compromiso y trabajo en equipo de colaboradores, accionistas y proveedores, cada centro de negocios ser un ejemplo de pasin, tica, eficiencia, colaboracin, innovacin, servicio y rentabilidad.
3.3.
FILOSOFIA Y VALORES:
Con respecto a los valores de Almacenes Garca son realmente humansticos de modo que los valores concepcionales influyan sobre los objetivos, mtodos, procesos, comportamientos, desempeos y resultados obtenidos. Servicio y Satisfaccin: Dar una excelente calidad de atencin para generar la satisfaccin hacia nuestros clientes internos y externos,ya que son el principal motor para la obtencin de los resultados esperados.
Honestidad e Integridad: Almacenes Garca
se distingue por ser una
empresa leal y honrada ante las decisiones y acciones que toman las personas que las conforman.
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Compromiso: Cada empleado, accionista, proveedores y dueo tiene el compromiso de servir un bien a la comunidad mediante un buen servicio y precio ofrecido.
Profesionalismo:En Almacenes Garca cada colaborador realiza sus actividades de manera tica y de forma responsable y con un gran disciplina y entrega.
Trabajo en equipo: Todos los que formamos parte de Almacenes Garca estamos comprometidos a entregarnos al trabajo mismo que demanda la empresa de modo que entre todos nos ayudamos para lograr los resultados que esperamos.
Pasin y entusiasmo:Cada una de las actividades de la empresa y cada cliente atendido por Almacenes Garca lo hacemos con entrega ya que gracias a ellos ocupamos una gran participacin en el mercado de Almacenes.
3.4.
OBJETIVOS:
Objetivo General:Mantenerse en el mercado de almacenes, siempre como la primera opcin, posicionndonos por precio, calidad y buen servicio. Objetivos Especficos: Incrementar la venta de la sucursal Tuxtepec 15% en relacin al ao anterior. Ampliar la cartera de productos que se ponen a la venta en un nivel mximo de 5 %.
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Incrementar la participacin en el mercado en un nivel de 5% con respecto a la industria.
3.5.
POLITICAS:
Todos los que laboran en Almacenes Garca deben de conocer nuestra misin y visin y el significado de las mismas.
Cumplir con cada uno de nuestros valores establecidos hacia los clientes y colaboradores.
Cada uno de nuestros colaboradores debe de cuidar y mantener nuestras instalaciones, equipo y mercanca de Almacenes Garca ya que gracias a ello subsistimos como organizacin.
Atender al cliente y ayudarlo en todo momento con respecto a las mercancas que tenemos a su disposicin.
3.6.
REGLAS
El personal de Almacenes Garca debe de ser puntual a los horarios de trabajo que establece la organizacin, as como cumplir con cada uno de las actividades que se le encomiende.
El personal est obligado a cuidar las herramientas y equipos de trabajo.
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El trabajador debe de cumplir con todas las indicaciones y obligaciones establecidas por el alto mando.
El personal est obligado a cumplir adecuadamente con los estndares de calidad, servicio y atencin al cliente.
El personal de cada rea debe de cuidar el acomodo de las mercancas correspondientes, establecimiento. mantener la limpieza y el orden dentro del
El personal debe de guardar discrecin con respecto a la informacin confidencial que maneja la empresa ya que de no hacerlo es causa justificada de despido.
3.7.
ESTRATEGIAS:
En el suministro de ropa en general, blancos, accesorios y perfumera,el pblico en general encontrar en Almacenes Garca lo que desean, mediante una excelente atencin por un personal capacitado, gran variedad de productos y buen ahorro en la economa del cliente. Para ello se han creado estrategias enfocadas hacia la satisfaccin del cliente: Sistema de apartado para los clientes, que consiste en comprar e ir pagando en pequeos abonos sin cobro de comisiones, esta estrategia consiste en que la compra del cliente sea con una compra mnima de cien pesos y se abone el 10% del total apartado. El cliente cuenta con sesenta das naturales para efectuar por completo el pago(Nota: en caso de cancelacin se cobra el 10% sobre el monto de la compra, no aplica en mercanca rebajada, artculos con promocin, y en perfumera).
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Las tarjetas de descuento, en la cual el cliente que realiza una compra mnima de cien pesos, tiene derecho a una tarjeta de descuento del 10% la cual tiene una vigencia durante un mes (Nota: no aplica perfumera).
Ampliar la participacin del mercado mediante la publicidad en las estaciones radiofnicas y televisivas de la regin, en un 10% con respecto al ejercicio anterior.
Capacitar a los vendedores de la sucursal con la finalidad de atraer y mantener a los clientes mediante un buen servicio.
Promociones, en Almacenes Garca ofrecemos productos con descuentos entre el 10% y el 15% sobre su valor original, con la finalidad de ayudar a la economa de la regin.
Vender productos de temporada y liquidacin de fin de temporada, de acuerdo a cada una de las estaciones del ao.
Contratar a promotores de venta, de modo que puedan dar a conocer con los productos que cuenta la empresa.
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3.8.
PRESUPUESTOS:
A continuacin se presenta el estado de resultado proforma que servir de base para elaborar el estado de resultados presupuestado para el ejercicio 2014.
ALMACENES GARCIA TUXTEPEC S.A. DE C.V. Estado de Resultados Proforma Periodo Enero-diciembre 2013 CONCEPTO
Ventas
$ 7,085,714 2,834,286 $ 4,251,429
- Costo de ventas = Utilidad bruta - Gastos de Operacin

Gastos de ventas Sueldos rea de ventas Servicios pblicos (agua, luz,) Propaganda y Publicidad Total gasto de ventas
$ 576,000 96,000 141,714 $
813,714
- Gastos de administracin
Sueldo Administrativos Papelera y tiles Total Gastos de Administracin $ 168,000 8,400 $
$
176,400
3,261,314 913,168
= Utilidad de Operacin - Impuestos = Utilidad neta del periodo $
2,348,146
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El siguiente estado de resultados presupuestado, derivado del objetivo del aumento de ventas en un 15%, que a su vez trae consigo un aumento del 4% en los gastos de operacin por aumento de sueldos y salarios, propaganda y publicidad , aumento del costo de los servicios pblicos y papelera.
ALMACENES GARCIA TUXTEPEC S.A. DE C.V. Estado de Resultados Proforma Periodo Enero-diciembre 2014
CONCEPTO
Ventas (aumento de 15%)
$ 8,148,571 3,259,429 $ 4,889,143
- Costo de ventas = Utilidad bruta - Gastos de Operacin

Gastos de ventas (aumento 4%) Sueldos rea de ventas Servicios pblicos (agua, luz,..) Propaganda y Publicidad Total gasto de ventas
$ 599,040 99,840 147,383 $
846,263
- Gastos de administracin (aumento 4%)

Sueldo Administrativos Papelera y tiles Total Gastos de Administracin $ 174,720 8,736 $
$
183,456
3,859,424 1,080,639
= Utilidad de Operacin - Impuestos = Utilidad neta del periodo $
2,778,785
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4. ORGANIZACIN 4.1. ORGANIGRAMA
En esta etapa se identifica la estructura organizacional de Almacenes Garca, as como la descripcin de cada uno de los puestos para eficientar la relacin laboral existente entre los puestos. Cabe destacar que la empresa maneja una jerarquizacin vertical simple.
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4.2.
FORMATOS DE ANLISIS Y DESCRIPCIN DE PUESTOS.
El siguiente formato es lo que se conoce como formato para el anlisis de puestos: Formato para el anlisis de puestos de Almacenes Garca Nombre del puesto: Jefe inmediato: Departamento:
Jefe de Departamento: Contactos permanentes Internos Externos 1.- Descripcin General del puesto:
Fecha de anlisis:
2.- Descripcin especfica del puesto:
3. Especificacin del puesto: a) Materiales o productos que se manejan b) Equipos que utiliza c) Lugar donde se encuentra localizado especficamente el puesto
4. Habilidad fsica
5.- Habilidad mental
Otras observaciones
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4.3.
ANLISIS Y DESCRIPCIN DE PUESTOS
Una vez realizado el anlisis de puestos se puede llegar a una descripcin de cada uno de ellos, determinando as el nivel de estudios requerido y las habilidades fsicas, tcnicas y mentales. Formato para la descripcin de puesto.
Descripcin de puesto:_____________________ 1. Habilidades. a) Escolaridad: primaria__; secundaria__; carrera tcnica o comercial (especificar)__; profesional__; (especificar postgrado (especificar) __. b). Conocimientos especiales necesarios (especificar):
c) Idiomas: d) Experiencia (referencias): e) Capacitacin requerida: 2. Esfuerzo. a) Mental y/o visual (marque con una x) Atencin normal__; mucha atencin__; atencin intensa en periodos regulares __; atencin intensa y sostenida __. b) Fsico: Muy poco esfuerzo fsico __; esfuerzo fsico intenso pero no constante __; esfuerzo fsico intenso muy constante __. 3. responsabilidad: 4. caractersticas fsicas: necesaria necesaria deseable deseable
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4.4.
ANLISIS DE PUESTO DE GERENTE GENERAL
Nombre del puesto: Jefe Inmediato: Gerente Gerente General de la Corporativo Sucursal Contactos Permanentes Contactos externos: Internos: Gerente Clientes, proveedores, Corporativo, Coordinador autoridad, Instituciones Administrativo, Coordinador bancarias. Comercial, Cajeras, Vendedores y Paquetera Descripcin General del Puesto
Fecha de anlisis:
Saber dirigir a los empleados, saber delegar responsabilidades, tener iniciativa y disponibilidad del tiempo para atender quejas y sugerencias del cliente y de los empleados, mantener una relacin comercial con los proveedores, buscar nuevos mercados para los productos que ofrece Almacenes Garca, trato con instituciones bancarias.
Descripcin especifica del puesto:
Mantener el orden dentro del establecimiento. Atencin de quejas y sugerencias de los clientes y empleados. Delegar responsabilidades. Proporcionar informacin necesaria a la Matriz de Almacenes Garca. Trato con las Autoridades para el pago de los impuestos. Realizar depsitos bancarios. Mediar el trato entre los empleados en caso de ser necesario.
Funciones Elaboracin y pago de nmina a los empleados. Efectuar pagos (CFE, IMSS, TELMEX, IMPUESTOS, INFONAVIT). Hacer negociaciones con los proveedores. Ambiente de trabajo Oficina ubicada dentro del mismo establecimiento con herramientas necesarias para que el gerente pueda llevar a cabo sus actividades diarias de acuerdo a sus funciones (Computadora de escritorio con acceso a internet e intranet, sistema de radio, impresora, telfono).
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4.5.
DESCRIPCIN DE PUESTO: GERENTE GENERAL.
Descripcin de puesto: GERENCIA GENERAL 1. Habilidades: Se requiere agudeza visual y auditiva, rapidez de decisin, facilidad de palabra, iniciativa, creatividad, aptitud investigativa, capacidad de juicio, atencin, comprensin de lectura, clculo aritmtico, liderazgo, sociabilidad, orden y organizacin, dominio de tecnologas informticas, a) Escolaridad: Licenciatura en Administracin o en rea Comercial. b) Conocimientos especiales necesarios (especificar): Manejo de equipo de cmputo, conocimientos en rea comercial, conocimientos de Administracin y Contabilidad en general. c) Idiomas: Dominio o nivel bsico-intermedio del idioma ingls, capaz de establecer conversaciones de negocio. d) Experiencia (referencias): Experiencia mnima de tres aos en el ramo. e) Capacitacin requerida: En caso de ser necesaria. 2. Esfuerzo:Esfuerzo mental para realizar anlisis sobre distintas reas y fsico para soportar la necesidad de estar sentado frente a un ordenador. 3. Responsabilidad: Mucha responsabilidades en el manejo de dinero, custodia y resguardo de informacin confidencial.
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4.6.
ANLISIS DE PUESTO: COORDINADOR ADMINISTRATIVO
Nombre del puesto: Jefe Inmediato: Gerente Fecha de anlisis: Coordinador Administrativo General de la Sucursal Contactos Permanentes Contactos externos: Internos: Gerente General, Clientes, proveedores, Cajeras, Vendedores, Instituciones pblicas. Paquetera, Coordinador comercial. Descripcin General del Puesto Elaborar documentos que competen a la nmina y las actividades de venta Funciones
Ordenar, verificar, administrar y archivar documentos de la sucursal, participar en la elaboracin de inventarios. Enfocado (a) a cubrir objetivos de venta, calidad en el servicio, control de bodega, devoluciones, rotacin de producto, supervisar rea de cajas, manejo de personal. Control del rea administrativa de la sucursal: Elaboracin de nminas, Contratacin de personal, Control de Vacaciones, Fondo de caja chica, Control de gastos y reembolsos, Entrega de valores, realizacin de horarios. Servicio al cliente Ejecucin diaria de la pliza de ventas. Responsable del rea de cajas, arqueos de cajas y fondo de morralla. Supervisar la atencin a clientes en piso de venta. Supervisar el control de Bodega (recibo, Transferencias, devoluciones, Rotacin del producto).
Ambiente de trabajo Puesto que tiene su oficina ubicada dentro de Almacenes Garca, con un ordenador con acceso a internet e intranet y un telfono.
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4.7.
DESCRIPCIN DE PUESTO: COORDINADOR ADMINISTRATIVO
Descripcin de puesto:COORDINADOR ADMINISTRATIVO 1. Habilidades: Se requiere facilidad de palabra, iniciativa, creatividad, capacidad de juicio, atencin, comprensin de lectura, clculo aritmtico, sociabilidad, orden y organizacin, dominio de tecnologas informticas, a) Escolaridad: Licenciatura en Administracin o carrera a fin. b) Conocimientos especiales necesarios (especificar): Manejo de equipo de cmputo, conocimientos bsicos de Administracin y Contabilidad. c) Idiomas: Solo el idioma Espaol d) Experiencia (referencias):Mnimo 1 ao de experiencia reciente en puesto similar Coordinar rea Administrativa y de Ventas. e) Capacitacin requerida:En el puesto. 2. Esfuerzo: El esfuerzo fsico se combina con el esfuerzo mental, porque al desempear algunas funciones requiere de aplicar cierto esfuerzo fsico como al archivar documentos, y mentales en el caso de realizar clculos aritmticos. 3. Responsabilidad: La responsabilidad es sobre el manejo de informacin confidencial y la
supervisin de trabajo hacia los bajos mandos, manejo de efectivo.
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4.8.
ANLISIS DE PUESTO: COORDINADOR COMERCIAL Jefe Inmediato: Gerente General de la Sucursal Fecha de anlisis:
Nombre del puesto: Coordinador Administrativo Contactos Permanentes Internos: Gerente General, Cajeras, Vendedores, Paquetera, Coordinador administrativo.
Contactos externos: Clientes y proveedores
Descripcin General del Puesto Verificar la distribucin (Lay Out) de las mercancas y de la publicidad. Funciones Realizar la publicidad de la sucursal para los diferentes medios, checar la distribucin de la mercanca dentro del establecimiento para su exhibicin hacia el pblico en general. Ambiente de trabajo Dentro de Almacenes Garca.
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4.9.
DESCRIPCIN DE PUESTO: COORDINADOR COMERCIAL
Descripcin de puesto:COORDINADOR COMERCIAL 1. Habilidades: Se requiere iniciativa, creatividad, capacidad de juicio y atencin hacia el entorno. a) Escolaridad: Licenciatura en Mercadotecnia o Publicidad b) Conocimientos especiales necesarios (especificar): Manejo de equipo de cmputo. c) Idiomas: Solo el idioma Espaol d) Experiencia (referencias): Experiencia mnima de tres meses en un puesto similar. e) Capacitacin requerida:En el puesto. 2. Esfuerzo:Se requiere esfuerzo mental para la percepcin y juicio del Lay Out. 3. Responsabilidad: La responsabilidad gira en torno a la buena presentacin del
establecimiento y en la exhibicin de la mercanca.
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4.10. ANLISIS DE PUESTO: VENDEDORES
Nombre
del
puesto: Jefe
Inmediato: Fecha de anlisis:
Vendedores de tienda
Coordinador Comercial y Coordinador Administrativo
Contactos Permanentes Contactos Internos:, Cajeras, Otros Clientes Vendedores, Paquetera, Coordinador administrativo Coordinador comercial Descripcin General del Puesto Atender a los clientes y
externos:
Funciones Realizar la venta diaria, mantener el orden y la limpieza del establecimiento, atender las quejas y sugerencias de los clientes, encargarse de los probadores de ropa, ayudar a los clientes con los productos ofrecidos.
Ambiente de trabajo Dentro de Almacenes Garca siempre en atencin al cliente.
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4.11. DESCRIPCIN DE PUESTO: VENDEDORES
Descripcin de puesto:VENDEDORES 1. Habilidades:Sociabilidad, Excelente Comunicacin, con Capacidad de Juicio, Amabilidad. a) Escolaridad:Carrera comercial terminada o trunca. b) Conocimientos especiales necesarios (especificar): Buen Manejo de la Computadora. c) Idiomas: Solo el idioma Espaol d) Experiencia (referencias):Con o sin experiencia en el rea. e) Capacitacin requerida:En el puesto. 2. Esfuerzo:Se requiere esfuerzo mental para realizar clculos y esfuerzo fsico para el acomodo de las mercancas. 3. Responsabilidad: Buen manejo y resguardo de la mercanca.
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4.12. ANLISIS DE PUESTO: CAJERAS Nombre Cajera puesto: Jefe Inmediato: Fecha de anlisis: Coordinador Comercial y Coordinador Administrativo Contactos Permanentes Contactos externos: Internos:, otras Cajeras, Clientes Vendedores, Coordinador administrativo y Coordinador comercial Descripcin General del Puesto Cobrar los productos a los clientes Funciones Realizar el cobro de los productos que se venden, el arqueo de cajas y el resguardo del efectivo en cajas. Ambiente de trabajo Dentro de Almacenes Garca siempre en el rea de cajas del
4.13. DESCRIPCIN DE PUESTO: CAJERA
Descripcin de puesto:Cajera 1. Habilidades: Sociabilidad, Excelente Comunicacin, Buen trato hacia los clientes. a) Escolaridad:Carrera comercial terminada o trunca. b) Conocimientos especiales necesarios (especificar): Buen Manejo de la Computadora. c) Idiomas: Solo el idioma Espaol d) Experiencia (referencias):Con o sin experiencia en el rea de cajas. e) Capacitacin requerida:En el puesto. 2. Esfuerzo:Se requiere esfuerzo mental para realizar clculos monetarios. 3. Responsabilidad: Buen manejo y resguardo del efectivo.
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4.14. ANLISIS DE PUESTO: PAQUETERA Nombre del Paquetera puesto: Jefe Inmediato: Fecha de anlisis: Coordinador Comercial y Coordinador Administrativo Contactos Permanentes Contactos externos: Internos:, Vendedores, Clientes Coordinador administrativo y Coordinador comercial Descripcin General del Puesto Resguardar la pertenencia de un posible cliente de Almacenes Garca. Funciones Resguardar las pertenencias de las personas mediante una tarjeta con nmero de casillero y cuando el cliente se retira realizar la entrega de las mismas. Ambiente de trabajo Dentro de Almacenes Garca siempre en el rea de paquetera.
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4.15. DESCRIPCIN DE PUESTO: PAQUETERA
Descripcin de puesto:Paquetera
1. Habilidades: Sociabilidad, Buen trato hacia las personas, con una habilidad mental. a) Escolaridad:Secundaria terminada. b) Conocimientos especiales necesarios (especificar):No necesario. c) Idiomas: Solo el idioma Espaol d) Experiencia (referencias):No necesaria. e) Capacitacin requerida:Ninguna. 2. Esfuerzo:Se requiere esfuerzo fsico para acomodar las pertenencias en los casilleros. 3. Responsabilidad: Reguardo de pertenencias ajenas.
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5. DIRECCIN
En esta etapa Almacenes Garca como organizacin apoyada por sus directivos influirn en sus dems colaboradores para lograr las metas de la empresa.El pilar de esta direccin es el Gerente General que con su gua, motivacin, liderazgo, entusiasmo y comunicacin ayudar transmitir las metas de la empresa a jefes de departamento y estos a su vez, a sus subordinados, ya que la finalidad de la direccin es el logro de lo establecido en la etapa de planeacin.
Para que la direccin de Almacenes Garca sea eficiente debemos tener en cuenta como empresa que lo ms importante es el cliente, para ello los colaboradores tienen que hacer el mayor esfuerzo para lograr superarse profesionalmente y as la direccin de Almacenes Garca estar en todo momento al tanto delliderazgo, motivacin, comunicacin y calidad en el servicio que ofrecemos como organizacin.
La personalidad de nuestros colaboradores es un factor de suma importancia para eldesarrollo de la direccin por lo que se buscar mantener un equilibrio dentro de laorganizacin.
Para el bienestar y desarrollo de nuestros colaboradores Almacenes Garca ofrece diversos servicios y prestaciones cubriendo sus necesidades fisiolgicas (alimentacin), estabilidad (cuenta con seguro mdicos, prestaciones de ley), aceptacin (pertenecer a una organizacin lder en el ramo), estima (tiene el estimulo y motivacin constante por parte de la empresa remunerado o por reconocimiento) y de autorrealizacin (superarse y lograr sus expectativas profesionalmente).
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5.1.
LIDERAZGO:
Almacenes Garca busca personas que se esfuercen voluntaria y entusiastamente por desarrollarsu trabajo y puedan estimular a sus compaeros, inculcando en todo momento los valores yla preocupacin por la empresa y por el cliente.
Nuestro personal deber tener la capacidad de ser eficaz, responsable, fomentar unambiente armnico y atender a nuestro cliente de la mejor manera.La organizacin busca personas que desarrollen sus aptitudes de direccin de personal,transformndose en verdaderos lderes laborales que motiven a sus compaeros por laproductividad y eficiencia de la empresa. 5.2. MOTIVACIN:
Almacenes Garca cree en la motivacin por lo que a sus colaboradores les inyecta energa da con da para que se esfuercen en todo momento en dar lo mejor de ellos, para que el cliente se contagie de esta actitud y se vuelva parte de la organizacin.
Para que el personal labore y rinda, Almacenes Garca junto con sus colaboradores se preocuparn por la higiene de las instalaciones y mantenimiento del equipo generando el cumplimiento de las metas propuestas y un ambiente de trabajo adecuado.
Almacenes Garca busca integrar a sus clientes internos y externos y que pasen a formar parte de esta gran organizacin, siguiendo y cumpliendo con la misin, visin, metas, objetivos, polticas y reglas.
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5.3.
COMUNICACIN
Dentro de nuestra organizacin la comunicacin es el pilar ms importante, ya que sin est no actuaramos como tal. Todos los colaboradores debern poner en prctica el organigrama de la empresa para aspectos laborales, donde nos muestra la forma de comunicacin de Almacenes Garca.
Para un alto rendimiento del personal, la comunicacin deber ser clara y precisa. Gracias a esta accin evitaremos problemas de duplicidad de funciones, malos entendidos, disminucin en las utilidades y rendimiento del personal.
5.4.
CALIDAD EN EL SERVICIO:
La calidad en el servicio al cliente es lo que distingue a Almacenes Garca, su buen trato y atencin oportuna es lo que nuestros clientes prefieren.
En todo momento nuestros colaboradores estn dispuestos a ayudar a cualquier cliente sea cual sea su problema. Nuestro compromiso es atender al cliente en el menor tiempoposible buscando su satisfaccin.
Entender que ayudar al cliente es nuestro deseo y una oportunidad de crecimiento personal profesional y empresarial, ya que un cliente satisfecho es un cliente para toda la vida.
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6. INTEGRACIN
La integracin es el proceso de reunir los recursos humanos, tecnolgicos y financieros para el correcto funcionamiento, y as llevar a cabo la planeacin y organizacin de acuerdoa lo estipulado, ya que nuestro objetivo ser "contar con los recursos adecuados en elmomento adecuado" siempre para lograr la superacin de todos los colaboradores y denuestra organizacin.
Almacenes Garca para ofrecer un adecuado servicio a nuestros colaboradores ha implementadoun sistema de integracin de recursos que consta de: planeacin, reclutamiento, seleccin,induccin, capacitacin, y evaluacin.
6.1.
PLANEACIN DE RECURSOS
Cada departamento identificar sus necesidades de acuerdo a su actividades para cubrir lasvacantes, ampliaciones y reducciones del departamento; de esta manera se cumplir con la satisfaccin de los clientes.
En la planeacin de recursos humanos debern coincidir las necesidades del departamento y del negocio en general para que permitan lograr las metas establecidas en la organizacin. Laplaneacin la llevar a cabo el coordinador administrativo y el coordinador comercial y autorizada por el Gerente General.
6.2.
RECLUTAMIENTO
El reclutamiento de personal ser llevado a cabo por el CoordinadorAdministrativo mediantelos diferentes medios de acuerdo con la vacante a cubrir, (carteles, escuelas, radio, peridico, servicio nacional de empleo, bolsas de trabajo en lnea). El aspirante a la vacantedeber cubrir con el perfil requerido por el anlisis y descripcin de puesto.
35
6.3.
SELECCIN
La seleccin se har mediante la recepcin de una solicitud de empleo, entrevista, pruebas de habilidades, y por la firma del contrato. Todo este proceso se realiza para conocer sus aptitudes, experiencia y antecedentes para que as elCoordinador Administrativo seleccione al aspirante idneo en el puesto
operativo (Cajera, vendedores, encargado de paquetera)y en el directivo (Coordinador comercial, coordinador administrativo, Gerente General) el Gerente General realizar la entrevista adems de una serie de pruebaspara comprobar si el aspirante est preparado para ejercer el puesto en cuestin.
6.4.
INDUCCIN
En la induccin al personal previamente seleccionado, se le dar a conocer la misin,visin, valores, objetivos, polticas y reglas de la empresa establecidos en el proceso de planeacin de Almacenes Garca sucursal Tuxtepec, adems de sus obligaciones, responsabilidades, derechos ycomunicacin interdepartamental establecido en el proceso de organizacin.
6.5.
CAPACITACIN
La capacitacin se dar al inicio de su trabajo y peridicamente para el desempeo de suslabores eficientemente. En el momento que ingrese se capacitar mediante un manual de laempresa donde se encontrar la induccin a la organizacin (misin, visin, objetivos, polticas, reglas, organigrama) y descripcin genrica de trabajo,formatos de informacin utilizados en su trabajo se dar a conocer posteriormente junto conla explicacin de cada uno de ellos.
36
6.6.
EVALUACIN
La evaluacin se realizar en el puestode trabajo y se evaluarn aspectos relacionados con el trato y la atencin al cliente mediante la observacin dirigida. Nuestros colaboradores tambin se evaluarn por medio de exmenes peridicosde acuerdo a su puesto para verificar su desarrollo profesional y que la capacitacinproporcionada sea aprovechada.
El Jefe administrativo y comercial sernlos encargados de realizar esta ardua labor, adems de realizar un Check-list sobre la presentacin e imagen de todos nuestros colaboradores.
7. CONTROL
El control ayuda a cuantificar el desempeo de la organizacin mediante estndares y dado el caso, tomar medidas correctivas y retroalimentar para lograr un ptimo funcionamiento de todos losrecursos.
El control no comienza cuando hayamos concluido todo nuestro proceso, el control estvigente en cada una de las etapas y progresivamente se va aplicando de acuerdo a lassituaciones novedosas.
Los recursos humanos, tecnolgicos y financieros tienen un control continuo para nogenerar situaciones que desemboquen en problemas irreversibles. De esta forma evitaremosgastos, prdida de tiempo y problemas, generando eficiencia, optimizacin y desarrollo de los recursos.
Mediante el control lograremos cumplir con lo previamente planeado por nuestra empresa.
37
Para evaluar de mejor manera Almacenes Garca contar con formatos de control depresupuestos, preventivos, gastos y otras actividades diversas que apoyarn a la toma dedecisiones y creacin de nuevos planes.
7.1.
DESCRIPCIN DE FORMATOS:
REQUISICIN DE COMPRA Este formato es de uso interno y sirve para solicitar papelera, mercanca, equipo y otros suministros por los diferentes departamentos para surtir sus faltantes.Con la misma requisicin de compras el departamento ser encargado de cotizar con diferentes proveedores.
ORDEN DE COMPRA Este formato es de uso interno y sirve para realizar la compra debidamente requerida con el proveedor seleccionado y tener la fecha de surtido y fecha de pago para eficientar el pago a proveedores. VALE DE CAJA Este formato sirve para controlar el flujo de caja, cubrir el pago en efectivo de gastos, elcual ser autorizado por el coordinador comercial.
CORTE DE CAJA Este formato sirve para controlar el flujo de caja y as contar con el efectivo indispensable,y tener un control diario de ventas.
REPORTE DE VENTAS DIARIO En este formato se concentra la informacin de todos y cada uno de los cortes de caja,diariamente.
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REPORTE DE VENTAS MENSUAL
En este formato se concentrar la informacin de las ventas diarias durante el transcurso deun mes, lo cual sirve para una adecuada toma de decisiones para la inversin y/ocompromisos financieros.
ESTADO DE CUENTA DE CLIENTES DE SERVICIO DE APARTADO
Este formato sirve para tener un control de los clientes del sistema de apartado. Ser utilizado por el departamento de ventas y sirve tambin como respaldo del sistema electrnico.
REPORTE DE COSTOS POR DEPARTAMENTO Este formato es de uso interno y sirve para tener control en los gastos y suministros de cada uno de los departamentos y as tomar decisiones para aumentar o disminuir el presupuesto en cada una de las reas.
CARTERA DE PROVEEDORES
Este formato es utilizado por el departamento de compras para contar con un control deproveedores as como establecer una comunicacin de
retroalimentacin constante con dicho proveedor.
LISTA DE ASISTENCIA
Este formato es de uso interno exclusivo del coordinador administrativo para controlar lasasistencias, incapacidades, permisos con goce de sueldo, permisos sin goce de sueldo, dasfestivos y descansos as como para poder determinar la nmina.
39
7.2.
FORMATOS DE CONTROL:
ALMACENES GARCA S.A DE C.V. REQUISICION DE COMPRA PROVEEDOR SUGERIDO DESCRIPCIN 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 DESCUENTO IVA TOTAL PROVEEDOR 1( ) SELECCIONADO SOLICITADO POR 2( ) 3( ) APROBADO POR FECHA CANTIDAD REQUISICION NM. UNIDAD COTIZACIONES
PARTIDA
PROVEEDOR
2 3
OBSERVACIONES
40
ALMACENES GARCA ORDEN DE COMPRA FECHA: PROVEEDOR: FECHA DE PAGO
FECHA DE SURTIDO
CANTIDAD UNIDAD DESCRIPCION PRECIO DE COMPRA
IMPORTE
COMPRAS
ALMACN
ALMACENES GARCA VALE DE CAJA FECHA CAJERO (A) IMPORTE RECIBIDO PO CONCEPTO AUTORIZA
CAJERO (A)
RECIBE
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ALMACENES GARCA CORTE DE CAJA NOMBRE CAJERO (A) HORA NOMBRE CAJERO (A) SUCURSAL EFECTIVO VALE CHEQUE PAGAR TOTAL AUTORIZA
FIRMA CAJERO (A)
$ VENTAS
ALMACENES GARCA REPORTE DE VENTA DIARIA FECHA CAJERO(A) SUCURSAL HORA
VALE DE CAJA
EFECTIVO
CHEQUE
CRDITO
TOTAL
TOTAL OBSERVACIONES JEFE DE VENTAS
CAJERO (A)
ALMACN
42
ALMACENES GARCA REPORTE DE VENTA MENSUAL FECHA CAJERO (A) SUCURSAL 1 EFECTIVO 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 TOTAL OBSERVACIONES
CHEQUES
CREDITO
TOTAL
43
NMERO DE CLIENTE
ALMACENES GARCA ESTADO DE CUENTA DE SERVICIOS DE APARTADO NOMBRE DE NMERO DE SALDO TOTAL FINAL ABONO SALDO ACTUAL CLIENTE FACTURA
44
ALMACENES GARCIA S.A. DE C.V. REPORTES DE COSTO POR DEPARTAMENTO FECHA: DEPARTAMENTO DE: PAPELERA TELFONO A: CAPACITACIN PUBLICIDAD TOTAL
TOTAL
45
ALMACENES GARCIA S.A. DE C.V. CARTERA DE PROVEEDORES
EMPRESA
VENDEDOR
PRODUCTOS
TELEFONO
DIRECCION
CORREO ELECTRONICO
46
FECHA: Nm. Nombre 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19
ALMACENES GARCIA S.A. DE C.V. LISTA DE ASISTENCIA DE a Departamento L M M J V S D OBSERVACIONES
CLAVES ASISTENCIA ( X ) INCAPACIDAD (I) PERMISO CON GOCE DE SUELDO ( P/C ) PERMISO SIN GOCE DE SUELDO (P/S) DA FESTIVO (D/F) DESCANSO(D)
NOMBRE
FIRMA DE COORDINADOR ADMINISTRATIVO
47
8. CONCLUSIONES
A manera de conclusin, se determina que el proceso administrativo es una prctica fundamental en cualquier organismo social, en todas las reas y en todos los niveles, de modo que se lleve a cabo un manejo eficiente y eficaz de los recursos ( recursos humanos, tecnolgicos y financieros) de dicha entidad socialpara tener un resultado productivo y de calidad, ya que los recursos al conjuntarlos laboran con una buena organizacin y control, y que al mismo tiempo son proyectados a un mejor futuro. En la actualidad muchas empresas estn despertando y conociendo los beneficios al contar con una administracin eficaz y aplicada, porque no es suficiente con plantear metas, objetivos, una filosofa, si no llevarlas a cabo, haciendo participe a todos los colaboradores, cabe mencionar que hay que ser constantes y progresivos. Cabe sealar que la pieza fundamental de toda la organizacin es el rea de Recursos Humanos ya que los colaboradores sin una planeacin, organizacin, direccin, integracin y control trabajaran sin una meta fijada, mismo que conllevara a un trabajo ineficiente y con una mala calidad. En este trabajo prctico se abarcaron temas de gran importancia y beneficio para Almacenes Garca, para sus clientes internos y externos, que apoyados en una administracin completa, cubre puntos clave de la empresa para lograr un xito continuo y progresista, sin dejar de lado la atencin y satisfaccin del cliente, que como siempre se ha dicho el cliente es lo ms importante para nosotros. Se recalca una administracin en completo orden y en todo momento para esta empresa aunque parezca un poco burocrtico por el papeleo indispensable para tener un control rgido pero es necesario e
de los recursos humanos, tecnolgicos y
financieros para proporcionar servicios de calidad a la sociedad en general.
48
9. SUGERENCIAS A ALMACENES GARCA

Se le recomienda a Almacenes Garca Ampliar su participacin en el mercado mediante la publicidad(en las estaciones radiofnicas y televisivas de la regin) de modo que pueda ampliar una mayor cobertura en el mercado de Almacenes. Contar con promotores de venta, de esta forma se pueden distribuir revistas a la comunidad en general para informar los productos con los que se cuentan y atraer a ms compradores. Cada colaborador debe de tener siempre en la mente el objetivo de la empresa, con la finalidad de que cada actividad desempeada persiga una finalidad clara y evitar el desperdicio de tiempo y dinero. Tener siempre en mente de que el cliente es lo primero, para que cada contacto hacia el cliente sea con calidad y excelente trato y servicio, puesto que esto se refleja en los resultados monetarios y en la permanencia en el mercado. Dar a conocer a los nuevos colaboradores la nueva implantacin de este proceso administrativo, inculcando al mismo tiempo los valores con los que se trabajan en Almacenes Garca. Hacer que se d una comunicacin de retroalimentacin en todos los sentidos de los directivos, colaboradores y clientes para el beneficio reciproco, es decir, que toda la informacin generada sea transmitida de manera oportuna. Es de suma importancia la capacitacin continua para el crecimiento de Almacenes Garca. Modificar la misin de la empresa, se le recomienda a los altos directivos una modificacin de la misin, de tal manera que motive a todos los colaboradores de la empresa.
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PROCESO ADMINISTRATIVO

ALMACENES GARCA TUXTEPEC, OAXACA

ALMACENES GARCIA TE VISTE BIEN

ALMACENES GARCIA TE VISTE BIEN

ANLISIS DE PUESTO: PAQUETERA ......................................................... 30 DESCRIPCIN DE PUESTO: PAQUETERA ................................................ 31

8. CONCLUSIONES ........................................................................................................ 48 9. SUGERENCIAS A ALMACENES GARCA ................................................................. 49

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1. HISTORIA DE ALMACENES GARCIA.

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2. DESCRIPCIN DE ALMACENES GARCIA TUXTEPEC

En el departamento de Damas se encuentran en exhibicin los siguientes productos:

En el departamento de Caballeros puedes encontrar un extenso surtido de:

Guayaberas Bermudas Camiseta Chamarras

Abrigos Camisas Chalecos Chazarillas

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En el departamento de Bebes encontrars:

Trajes de bao Blusas Faldas Jumper

En el departamento de Nias tenemos:

Batas de laboratorio Chazarilla Conjunto deportivo

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En el departamento de Nios encontrars:

Trajes de bao Batas de laboratorio

En el departamento de Lencera y Corsetera se cuenta con un extenso surtido:

Bloomer Bxer Camisetas Corpios Corset Fondos Pantaletas Playera

Bodies Brassieres Coordinados Corseletes Fajas Medio fondos Cinturilla Medias

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En el departamento de perfumera encontrars:

En el departamento de Accesorios puedes encontrar:

Bolsas Cinturones Paraguas Ruanas Mochilas Alcancias Relojes Hieleras

Cosmetiqueras Burros planchar Juguetes Carteras

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En el departamento de Blancos tenemos:

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Honestidad e Integridad: Almacenes Garca

se distingue por ser una

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Incrementar la participacin en el mercado en un nivel de 5% con respecto a la industria.

El personal est obligado a cuidar las herramientas y equipos de trabajo.

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- Costo de ventas = Utilidad bruta - Gastos de Operacin

= Utilidad de Operacin - Impuestos = Utilidad neta del periodo $

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- Costo de ventas = Utilidad bruta - Gastos de Operacin

- Gastos de administracin (aumento 4%)

= Utilidad de Operacin - Impuestos = Utilidad neta del periodo $

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4. ORGANIZACIN 4.1. ORGANIGRAMA

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FORMATOS DE ANLISIS Y DESCRIPCIN DE PUESTOS.

2.- Descripcin especfica del puesto:

5.- Habilidad mental

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ANLISIS Y DESCRIPCIN DE PUESTOS

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ANLISIS DE PUESTO DE GERENTE GENERAL

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DESCRIPCIN DE PUESTO: GERENTE GENERAL.

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ANLISIS DE PUESTO: COORDINADOR ADMINISTRATIVO

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