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NTC 4114
SEGURIDAD INDUSTRIAL. REALIZACIN DE INSPECCIONES PLANEADAS 0. INTRODUCCIN Dentro de los requisitos establecidos por la legislacin colombiana en lo que se refiere a ias actividades del Programa de Salud Ocupacional se encuentra la realizacin de inspecciones planeadas en las reas de trabajo, con el objeto primordial de identificar riesgos que puedan afectar la salud de los trabajadores (Artculo 11, Resolucin 1016 de 1989 del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social), a las cuales se hace mencin en la norma como Inspecciones Planeadas1* Debido al gran nmero de actividades .econmicas con que se cuenta, tanto en e! sector industrial como en el de servicios, no se ha establecido an un modelo exacto para a realizacin de ias inspecciones planeadas a los sitios de trabajo. Por tanto, en esta norma se presentan los parmetros especficos para establecer un Sistema de Inspecciones Planeadas dentro de cualquier empresa, independientemente de su actividad econmica. 1. OBJETIVO La presente norma establece los pasos por seguir y los requisitos de un programa de inspecciones de reas, equipos e instalaciones. La metodologa presentada es aplicable a todo tipo de empresa, siempre y cuando se tenga en cuenta para su implementacin la actividad econmica correspondiente. De acuerdo con lo anterior, los formatos presentados y la forma en que se realice cada uno de los pasos mencionados en esta norma deben ajustarse de acuerdo con las necesidades de la empresa.
2. DEFINICIONES 2.1 reas y partes crticas: reas de la empresa y componentes de las mquinas, equipos, materiales, o estructuras que tienen la probabilidad de ocasionar prdidas, si se deterioran, fallan o se usan en forma inadecuada. 2.2 Condiciones subestndar: toda circunstancia fsica que presente una desviacin de lo estndar o establecido y que facilite la ocurrencia de un accidente. 2.3 Historial de prdida: gravedad, magnitud y frecuencia de las prdidas ocasionadas por accidentes que hayan ocurrido anteriormente. 2.4 Inspecciones planeadas informales: inspecciones planeadas realizadas en forma no sistemtica. En ellas se incluyen los reportes de condiciones subestndar, emitidos por los trabajadores hacia sus jefes inmediatos o por los supervisores durante su trabajo diario. 2.5 Inspeccin planeada: recorrido sistemtico por un rea, esto es con una periodicidad, instrumentos y responsables determinados previamente a su realizacin, durante el cual se pretende identificar condiciones subestndar. 2.6 Prdidas: toda lesin personal o dao ocasionado a la propiedad, al ambiente o al proceso. 2.7 Potencial de prdida: gravedad, magnitud y frecuencia de las prdidas que pueden ocasionar un accidente. 3. CLASIFICACIN Para efectos de la presente norma se considera que las inspecciones planeadas se pueden clasificar teniendo en cuenta el objetivo que se persigue en ella: 3.1 INSPECCIONES PLANEADAS GENERALES Inspecciones que se realizan a travs de un rea completa de la empresa, con un enfoque amplio, tratando de identificar el mayor nmero de condiciones subestndar.
3.2
Inspecciones planeadas en las cuales se pretende verificar que todas las cosas se encuentren en el lugar en el que realmente deben estar y en correcto estado de limpieza, tanto de los sitios de trabajo como de los objetos. 3.3 INSPECCIONES DE REAS Y PARTES CRTICAS Inspecciones planeadas realizadas en determinadas reas o partes consideradas como crticas, de acuerdo con una clasificacin previa realizada teniendo en cuenta su potencial e historial de prdidas.
4. REQUISITOS 4.1 REQUISITOS DE UN PROGRAMA DE INSPECCIONES PLANEADAS Un programa de inspecciones planeadas debe tener los siguientes elementos: Objetivos Respaldo gerencial Listado de reas por inspeccionar Responsables de efectuar las inspecciones Sistema de clasificacin de las condiciones subestndar identificadas Frecuencia de realizacin Listas de verificacin Gua para realizar la inspeccin Desarrollo de acciones correctivas Informes Seguimiento de las acciones correctivas Medicin de la efectividad de las inspecciones planeadas Capacitacin y entrenamiento En la Figura 1 se presenta la secuencia de pasos por tener en cuenta para establecer el programa de inspecciones planeadas de la empresa, de acuerdo con los elementos mencionados.
4.1.1 Objetivos Antes de iniciar el programa de inspecciones planeadas se deben fijar unos objetivos muy claros con respecto a su realizacin. Algunos de estos objetivos pueden ser: Identificar condiciones subestndar. Verificar la eficiencia de las acciones correctivas. Tomar medidas correctivas que disminuyan la exposicin a prdidas. Identificar riesgos ocasionados por la instalacin de nuevos equipos o modificaciones en las instalaciones.
Fijacin de objetivos Establecimiento de polticas gerenciales Seleccin de las reas, equipos e instalaciones por inspeccionar Asignacin de responsabilidades Definicin de sistema de cuantificacin de condiciones subestndar y frecuencia de realizacin Elaboracin de una gua de inspecciones Entrenamiento y capacitacin
Ejecucin
Acciones correctivas Elaboracin de informes Seguimiento Evaluacin de la efectividad
Figura 1. Diagrama de operaciones para realizar inspecciones planeadas
4.1.2 Respaldo gerencia! El programa de inspecciones planeadas debe recibir el apoyo de la gerencia y mandos medios, con el objeto de darle la importancia que requiere tanto su ejecucin como el cumplimiento de las acciones que de ellas surjan. Para hacer manifiesto a los trabajadores este apoyo, la gerencia debe: Divulgar en toda la empresa el programa de inspecciones. Proporcionar los recursos humanos, tcnicos y econmicos necesarios. Participar en las inspecciones de acuerdo con los objetivos que se hayan fijado. Proporcionar el entrenamiento adecuado a los responsables de realizar las inspecciones planeadas. Revisar los informes sobre las condiciones subestndar encontradas despus de las inspecciones y dar respuesta a los mismos. 4.1.3 Listado de reas, instalaciones y equipos por inspeccionar Todas las reas de la empresa deben ser inspeccionadas peridicamente. Cuando se trate de empresas pequeas, tales como empresas de servicio que constan de un nmero pequeo de oficinas, pueden ser inspeccionadas todas las reas en un solo recorrido. Para empresas grandes, sobretodo aqullas que tienen procesos de manufactura o almacenamiento, no es posible realizar la inspeccin de todas las reas de la empresa a partir de la cual se establezca su clasificacin, los responsables y la periodicidad de la inspeccin. El inventario de reas debe ser respaldado por planos, mapas o diagramas de la planta y el listado de todos los equipos, estableciendo a la vez las rutas para la realizacin de la inspeccin, con el fin de obtener la dedicacin y la cobertura apropiadas para cada rea. 4.1.4 Responsables de las inspecciones planeadas Una vez seleccionado lo que se va a inspeccionar, deben designarse los responsables de llevar a cabo las inspecciones, teniendo en cuenta los siguientes criterios: Quien realice la inspeccin debe tener unos conocimientos bsicos en Salud Ocupacional, as como capacitacin y entrenamiento especficos que le permitan enfocar la inspeccin hacia los objetivos previamente establecidos. Deben elegirse personas de diferentes reas para realizar inspecciones planeadas cruzadas, es decir, quien realiza la inspeccin debe ser alguien ajeno al rea inspeccionada. De esta manera, se garantiza que la inspeccin tenga un carcter imparcial. El Jefe de Salud Ocupacional no debe ser el encargado de realizar todas las inspecciones, pero s de asesorar su realizacin y de ejecutar el seguimiento correspondiente.
El Comit Paritario de Salud Ocupacional debe participar en las inspecciones planeadas, cumpliendo as con su funcin de organismo de promocin y vigilancia de las normas y reglamentos de Salud Ocupacional en la empresa (Resolucin 2013/1986 del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social).
requiere la accin correctiva que debe tomarse (inmediata, pronta o posterior), como se puede ver en la Tabla 1.
Pronta
Podra ocasionar lesiones menores incapacitantes, enfermedad leve o Posterior daos menores.
4.1.7 Listas de verificacin (listas de chequeo o formatos de inspeccin) Las listas de verificacin son formatos que contienen los aspectos que se deben inspeccionar en las diferentes reas para facilitar la recopilacin, codificacin y anlisis de la informacin. No se puede dar un formato general para aplicar en todas las variantes, ya que se depende de las caractersticas particulares de la misma. Sin embargo, se deben elaborar cumpliendo los siguientes requisitos: Los datos mnimos que debe contener son: rea Fecha de realizacin Responsable de efectuarla Condiciones por inspeccionar, para las cuales se deben tener en cuenta los equipos utilizados, principales factores de riesgo, materias primas, etc. ( En el Anexo A se
presenta como sugerencia, un listado de las aspectos mnimos que deben inspeccionarse en una empresa). Observaciones La extensin de las listas de verificacin se debe ajustar de forma tal, que no se invierta ms del tiempo necesario y se obtenga la mayor eficiencia en su utilizacin. Deben ser sencillas, dinmicas, aplicables a la actividad de la empresa y especficas para lo que se desea revisar. Las listas deben actualizarse al menos una vez al ao, agregando o retirando partes de la misma, a medida que cambien las situaciones por inspeccionar y los resultados de su aplicacin. 4.1.8 Gua para la inspeccin Cada empresa debe disear su propio manual de inspecciones, con el fin de estandarizar la metodologa, la presentacin de informes y el seguimiento. El manual debe contener los siguientes captulos: Objetivos Respaldo gerencia! Personas responsables Sistema de clasificacin de las condiciones subestndar Frecuencia de realizacin
Listas de verificacin Informes Seguimiento Medicin de la efectividad de las inspecciones planeadas Desarrollo de acciones correctivas 4.1.9 Desarrollo de acciones correctivas De toda condicin subestndar detectada se debe generar una accin correctiva, para la cual pueden existir varias opciones en cuanto a costo, aplicabilidad y efectividad. Los factores por tener en cuenta para seleccionar una accin correctiva entre varias alternativas, son los siguientes: El potencial de prdidas: grave, seria o leve. La probabilidad de ocurrencia de las prdidas: alta, moderada, baja El costo del control: alto, medio o bajo El grado probable de control: Importante 67 %-100 % de control Moderado 34 % - 66 % de control Bajo 1 % - 33 % de control. Justificacin de la medida de control De acuerdo con lo anterior, para cada criterio se debe establecer un puntaje, y al final se selecciona la opcin con mayor puntaje. Esta metodologa debe ser incluida dentro de la gua de inspecciones planeadas de la empresa, para agilizar la elaboracin y trmite de las recomendaciones ,fruto de la inspeccin. 4.1.10 Informes Despus de realizar la inspeccin se debe elaborar un informe por escrito, en papelera de la empresa, en letra legible y firmado por quien lo elabora. Se sugiere utilizar un formato como el presentado en el Anexo B. El informe de la inspeccin se debe dar a los niveles superiores y medios, los cuales deben retornarlo con su observacin respectiva.
Se deben mantener en un archivo organizado copias de estos informes, para la revisin respectiva por parte de la Administradora de Riesgos Profesionales y cualquier otra entidad de control que as lo requiera.
Es el 3 conveniente realizar en cada inspeccin una revisin del informe de la inspeccin anterior, con objeto de verificar las conclusiones obtenidas en la misma.
Planificar la inspeccin. Revisar la gua del Programa de Inspecciones Planeadas y destinar el tiempo que sea necesario. Saber qu se va a buscar: aspectos tales como el tamao especfico, el tipo de material, color, ubicacin ,etc. Revisar los informes de las inspecciones planeadas interiores. Proveerse de los elementos necesarios:
Ropa y elementos de proteccin persona! apropiados al rea y para acciones tales como gatear, inclinarse, etc. Papelera para tomar apuntes Instrumentos de medicin (metro, sonmetro, etc) apropiados Linterna, cmara fotogrfica, y otros elementos que sean necesarios. 4.2.2 Durante la inspeccin Utilizar la lista de verificacin adecuada para el rea, equipo o instalacin a inspeccionar. Utilizar un mapa, plano o diagrama, si es necesario. Anotar toda condicin subestndar identificada, en forma breve, utilizando expresiones tales como doblado, descompuesto, desgastado, corrodo, suelto, con filtraciones, sobresaliente, filoso! resbaloso, etc. Cuando se puedan hacer mediciones, deben consignarse los resultados de acuerdo con las normas vigentes en Salud Ocupacional y Proteccin Ambiental. Buscar las cosas que no sea posible identificar a primera vista. Examinar compartimientos cerrados, pedir a los operadores que pongan en funcionamiento la mquina que no est en uso (pero en condiciones operables), etc.
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Describir y ubicar cada aspecto claramente, utilizando diagramas, fotografas o videograbadora, si es posible. Tomar medidas correctivas inmediatas e informar de ellas al jefe del rea. Tener en cuenta las situaciones que se han presentado durante inspecciones planeadas anteriores. Clasificar el riesgo asociado con la condicin identificada. Elaborar los informes a la mayor brevedad posible. 4.2.3 Despus de la inspeccin Estimar la gravedad potencial de la prdida. Evaluar la probabilidad de ocurrencia de prdida.
Ponderar las alternativas de control Priorizar las acciones correctivas Asignar los responsables de ejecutar los controles 4.2.4 Hacer los informes de la inspeccin Escribir con claridad Enumerar los elementos en orden consecutivo Cuantificar los riesgos Usar cdigos para los elementos considerados en los informes anteriores, para las acciones intermedias y las acciones que se han completado. Emitir rdenes de trabajo Garantizar acciones oportunas Evaluar el progreso de la accin correctiva, a travs de inspecciones de seguimiento Verificar la efectividad de los controles aplicados
CAPTULO III AFILIACIN Y COTIZACIONES AL SISTEMA GENERAL DE RIESGOS PROFESIONALES AFILIACIN Artculo 13. Afiliados. Son afiliados al Sistema General de Riesgos Profesionales: a) En forma obligatoria: 1. Los trabajadores dependientes nacionales o extranjeros, vinculados mediante contrato de trabajo o como servidores pblicos; 2. Los jubilados o pensionados, excepto los de invalidez, que se reincorporen a la fuerza laboral como trabajadores dependientes, vinculados mediante contrato de trabajo o como servidores pblicos, y 3. Los estudiantes que deban ejecutar trabajos que signifiquen fuente de ingreso para la respectiva institucin, cuyo entrenamiento o actividad formativa es requisito para la culminacin de sus estudios, e involucra un riesgo ocupacional, de conformidad con la reglamentacin que para el efecto se expida. b) En forma voluntaria: Los trabajadores independientes, de conformidad con la reglamentacin que para tal efecto expida el gobierno nacional. Pargrafo. La afiliacin por parte de los empleadores se realiza mediante el diligenciamieno del formulario de afiliacin y la aceptacin por la entidad administradora, en los trminos que determine el reglamento. Artculo 14. Proteccin a estudiantes. El seguro contra riesgos profesionales protege tambin a los estudiantes de los establecimientos educativos pblicos o privados, por los accidentes que sufran con ocasin de sus estudios. El gobierno nacional, previo concepto del Consejo Nacional de Riesgos Profesionales, decidir la oportunidad, financiamiento y condiciones de la incorporacin de los estudiantes a este seguro, la naturaleza y contenido de las prestaciones que debern prever las plizas que emitan las entidades aseguradoras de vida que obtengan autorizacin de la Superintendencia Bancaria para la explotacin del ramo de seguro de riesgos profesionales, o las condiciones para la cobertura por parte del Instituto de Seguros Sociales.
Artculo 15. Determinacin de la cotizacin. (Derogado por la Ley 776 de 2002, Artculo 19.} Las tarifas fijadas para cada empresa no son definitivas, y se determinan de acuerdo con: a) La actividad econmica; b) ndice de lesiones incapacitantes de cada empresa; y, c) El cumplimiento de las polticas y la ejecucin de los programas sobre salud ocupacional, determinados por la entidad administradora de riesgos profesionales correspondiente, de conformidad con los reglamentos expedidos para tal fin por el Gobierno Nacional. Artculo 16. Obligatoriedad de las cotizaciones. Durante la vigencia de la relacin laboral, los empleadores debern efectuar las cotizaciones obligatorias al Sistema General de Riesgos Profesionales.
El no pago de dos o ms cotizaciones peridicas, implica, adems de las sanciones legales, la desafiliacin automtica del Sistema General de Riesgos Profesionales,
quedando a cargo del respectivo empleador la responsabilidad del cubrimiento de los riesgos profesionales. Para la afiliacin a una entidad administradora se requerir copia de los recibos de pago respectivos del trimestre inmediatamente anterior, cuando sea el caso.
Pargrafo. En aquellos casos en los cuales el afiliado perciba salario de dos o ms empleadores, las cotizaciones correspondientes sern efectuadas en forma proporcional al salario base de cotizacin a cargo de cada uno de ellos.
Artculo 17. Base de Cotizacin. La base para calcular las cotizaciones del Sistema General de Riesgos Profesionales, es la misma determinada para el Sistema General de Pensiones, establecida en los artculos 18 y 19 de la ley 100 de 1993 y sus decretos reglamentarios.
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Artculo 18. Monto de las cotizaciones. El monto de las cotizaciones no podr ser inferior al 0.348 %, ni superior al 8.7 %, de la base de cotizacin de los trabajadores a cargo del respectivo empleador. Artculo 19. Distribucin de las cotizaciones. La cotizacin para el Sistema General de Riesgos Profesionales se distribuir de la siguiente manera:
a) El 94 % para la cobertura de las contingencias derivadas de los riesgos profesionales, o para atender las prestaciones econmicas y de salud previstas en este decreto, para el desarrollo de programas regulares de prevencin y control de riesgos profesionales, de rehabilitacin integral, y para la administracin del sistema; b) El 5 % administrados en forma autnoma por la entidad administradora de riesgos profesionales, para el desarrollo de programas, campaas y acciones de educacin, prevencin e investigacin de los accidentes de trabajo y enfermedades profesionales de los
DECRETO NMERO 1295 DE 1994 afiliados, que deben desarrollar, directamente o a travs de contrato, las entidades administradoras de riesgos profesionales, y c) El 1 % para el Fondo de Riesgos Profesionales de que trata el artculo 94 de este Decreto. Artculo 20. Ingreso Base de Liquidacin. Se entiende por ingreso base para liquidar las prestaciones econmicas previstas en este decreto: a) Para accidentes de trabajo. El promedio de los seis meses anteriores, o fraccin de meses, si el tiempo laborado en esa empresa fuese inferior a la base de cotizacin declarada e inscrita en la entidad administradora de riesgos profesionales a la que se encuentre afiliado. b) Para enfermedad profesional. El promedio del ltimo ao, o fraccin de ao, de la base de cotizacin obtenida en la empresa donde se diagnostic la enfermedad, declarada e inscrita en la entidad administradora de riesgos profesionales a la que se encuentre afiliado. Artculo 21. Obligaciones del Empleador. El empleador ser responsable: a) Del pago de la totalidad de la cotizacin de los trabajadores a su servicio; b) Trasladar el monto de las cotizaciones a la entidad administradora de riesgos profesionales correspondiente, dentro de los plazos que para el efecto seale el reglamento; c) Procurar el cuidado integral de la salud de los trabajadores y de los ambientes de trabajo;
d) Programar, ejecutar y controlar el cumplimiento del programa de salud ocupacional de la empresa, y procurar su financiacin; e) Notificar a la entidad administradora a la que se encuentre afiliado, los accidentes de trabajo y las enfermedades profesionales; f) Registrar ante el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social el comit paritario de salud ocupacional o el viga ocupacional correspondiente; g) Facilitar la capacitacin de los trabajadores a su cargo en materia de salud ocupacional, y h) Informar a la entidad administradora de riesgos profesionales a la que esta afiliado, las novedades laborales de sus trabajadores, incluido el nivel de ingreso y sus cambios, las vinculaciones y retiros. Pargrafo. Son adems obligaciones del empleador las contenidas en las normas de salud ocupacional y que no sean contrarias a este Decreto. Artculo 22. Obligaciones de los trabajadores. Son deberes de los trabajadores: