Tugas Staff Administrasi Apa saja tugas staff administrasi?

Ketika mulai memasuki dunia kerja, banyak pencari kerja berlomba-lomba berebut lapangan kerja yang sangat terbatas jumlahnya. Bahkan, ada yang akhirnya menerima pekerjaan di luar bidang yang selama ini dipelajarinya di bangku sekolah atau bangku kuliah. Begitupun yang terjadi pada saya. Sedikitnya, buku-buku referensi yang mampu menjelaskan apa sebenarnya yang menjadi tugas seorang staff administrasi akhirnya membuat saya bertekad untuk mencari tahu sendiri. Dengan bermodal nekat dan bertekad untuk belajar tugas staff administrasi, saya bisa menyimpulkan seperti berikut ini. 1. Staff administrasi bertanggung jawab pada para senior atau supervisor atau manajer yang berada di atas mereka. 2. Staff administrasi bertugas mengawasi pelaksanaan kebersihan dan kenyamanan setiap ruangan yang ada di perusahaan itu. Untuk itu, seorang staff administrasi bertugas mengontrol hasil kerja para petugas kebersihan. 3. Mengawasi keluar masuknya surat di dalam perusahaan, baik surat utang, surat piutang, surat pemberitahuan maupun semua surat yang berhubungan dengan perusahaan. Tugas staff administrasi juga termasuk membuat surat keluar untuk membalas surat-surat yang perlu di balas. 4. Memperhatikan dan menyiapkan segala kebutuhan dan pengadaan alat-alat tulis kantor bagi setiap departemen yang ada di perusahaan itu serta pengadaan alat-alat kebersihan beserta kelengkapannya bagi petugas kebersihan. 5. Membuat laporan persedian barang. 6. Membuat layanan administrasi yang dilaporkan pada seniornya atau supervisor atau manajernya. 7. Membuat perkiraan biaya tahunan yang berkaitan dengan kegiatan administrasi perusahaan untuk menjadi bahan acuan bagi pimpinan perusahaan dalam mengambil suatu keputusan keuangan perusahaan dan membuat anggaran departemen umum. 8. Membuat daftar rapat, mencatat seluruh janji temu pimpinan perusahaan serta mempersiapkan bahan-bahan rapat. 9. Memeriksa absensi seluruh karyawan yang ada di perusahaan tersebut yang setiap akhir bulan akan diserahkan ke bagian keuangan untuk penentuan besarnya gaji yang harus dibagi. 10. Menjaga dan melakukan pembaharuan informasi administrasi sehingga saat diperlukan oleh pimpinan perusahaan, laporan administrasi terbarulah yang akan diinformasikan kepada pimpinan. Nah, setelah menjalani dan mengetahui tugas staff administrasi, ternyata menjadi petugas administrasi tidaklah sesulit yang kita bayangkan. Intinya, bagaimana kita mengatur waktu dan prioritas pekerjaan saja agar semua pekerjaan yang ditugaskan kepada kita dapat kita selesaikan dengan baik. Saya sudah tidak terlalu takut dan cemas lagi untuk mengambil tugas seorang staff administrasi. Anda juga tidak, kan? Selamat bekerja! Administrasi Gudang sebagai Bumper Bisnis Persoalan administrasi gudang bukanlah suatu hal yang bisa diremehkan begitu saja. Gudang merupakan bumper bisnis yang sangat vital. Kesalahan administrasi gudang dapat menimbulkan kerugian yang sangat fatal terhadap kehidupan perusahaan. Jenis Administrasi Gudang 1. Daftar Stok Barang Informasi ini akan sangat bermanfaat bagi para agen marketing perusahaan. Mereka bisa ekspansi pasar yang lebih luas jika ternyata stok barang masih banyak. Pengiriman barang yang sudah dipesan terlalu lama membuat konsumen kecewa dan bisa saja memutuskan kontrak atau tidak akan memesan pada perusahaan itu lagi. 2. Daftar Input Barang Daftar ini sangat penting untuk mengetahui apakah masih ada tempat bagi barang-barang berikutnya. 3. Daftar Keluar Barang Barang yang keluar akan mempengaruhi pemesanan barang. 4. Jadwal Pengiriman Barang Jadwal ini akan mempermudah peletakan barang. Menunjukkan mana barang yang harus diambil terlebih dahulu sehingga tidak ada barang yang tertinggal dan menjadi kadaluarsa. 5. Prediksi Pemesanan Pemesanan barang sesuai dengan data barang yang keluar. 6. Daftar Stok Opnam Daftar stok opnam dilakukan setahun sekali. Hal ini sama seperti cuci gudang. 7. Daftar Pengelompokan Barang Daftar ini akan mempermudah pengambilan barang. 8. Daftar Jumlah Barang Daftar jumlah tiap-tiap barang dilengkapi spesifikasi dan tanggal masuk sampai tanggal kadaluarsa. Syarat Petugas Administrasi Gudang Petugas administrasi gudang yang baik memiliki beberapa persyaratan. Pertama, mempunyai pengetahuan tentang administrasi gudang. Kedua, hafal semua data barang yang ada di gudang. Ketiga, teliti dan rajin memeriksa sistem penempatan barang. Keempat, hapal dan tahu jumlah barang. Jika petugas kurang teliti, akan banyak orang yang direpotkan. Untuk mengantisipasi masalah ini, petugas gudang harus diberi training atau pengetahuannya selalu di-update, terutama mengenai nama-nama barang dan bentuknya. Bila perlu, petugas gudang dibekali gambar setiap barang dengan ukuran yang mudah dilihat. Hal ini dimaksudkan agar petugas gudang dapat mengetahui barang-barang mana saja yang sudah hampir habis sehingga bisa menentukan kapan akan memesan barang lagi dan barang-barang mana saja yang sudah hampir atau memasuki masa kadaluarsa. Prediksi pemesanan bertujuan untuk membuat perusahaan selalu mempunyai stok barang yang akan dijual. Ada yang berprinsip bahwa zero stock itu baik. Namun, kenyataannya, tidak semua perusahaan bisa menerapkan sistem zero stock dan menerapkan sistem indent atau tunggu pada konsumennya. Ada beberapa konsumen yang tidak bisa menunggu karena keterdesakan kebutuhan mereka. Jadi, data dari administrasi gudanglah yang dipakai apakah akan memesan barang atau tidak. Administrasi gudang perlu dibuat

seefisien dan seefektif mungkin. Sistem komputerisasi sudah menjadi keharusan untuk diterapkan pada administrasi gudang. Sistem komputerisasi ini akan mempermudah pengecekan, pengerjaan, dan mempunyai tingkat akurasi tinggi. Bila administrasi gudang tidak baik, akan mengganggu alur produktivitas perusahaan. 4.2.11. LOGISTIK. Tinjauan umum jabatan : Terselenggaranya kebutuhan bahan dan peralatan secara tepat jumlah, waktu dan mutu. 4.2.11.1. Hubungan dalam organisasi Bertanggung jawab : Kepala Pelaksana. Atasan langsung : Kepala Pelaksana. Membawahi : 4.2.11.2. Tanggung Jawab. 4.2.11.2.1. Tersdianya bahan dan peralatan sesuai jadual pelaksanaan yang telah ditetapkan. 4.2.11.3. Tugas tugas. 4.2.11.3.1. Merinci secara detail kebutuhan bahan dan peralatan sebagaimana yang telah direncanakan. 4.2.11.3.2. Menyusun permintaan bahan dan peralatan sesuai kebutuhan kebutuhan pelaksanaan pekerjaan. 4.2.11.3.3. Mengontrol perincian bahan dan peralatan sesuai yang direncanakan baik terhadap jumlah maupun mutunya. 4.2.11.3.4. Menyimpan serta mengamankan dengan benar terhadap bahan dan peralatan yang ada di proyek. 4.2.11.3.5. Memonitor dan melaporkan penggunaan sisa bahan dan peralatan yang ada di proyek. 4.2.11.4. Ukuran Keberhasilan 4.2.11.4.1. Terselenggaranya permintaan kebutuhan bahan dan peralatan sesuai jadual pelaksanaan. 4.2.11.4.2. Tersedianya data monitoring dan evaluasi penggunaan bahan dan peralatan. 4.2.11.4.3. Tersedianya daftar sisa material di lapangan secara tepat dan periodik. 4.2.11.5. Wewenang 4.2.11.5.1. Melakukan pendataan secara rinci atas kebutuhan bahan dan peralatan. 4.2.11.5.2. Membuat daftar permintaan bahan dan alat sesuai kebutuhan lapangan. 4.2.11.5.3. Mengontrol atas jumlah maupun mutu bahan dan peralatan yang dimasukkan ke proyek. 4.2.11.5.4. Mengontrol atas jumlah bahan dan peralatan yang keluar dari gudang untuk dipakai pelaksanaan. 4.2.11.6. Hubungan dalam struktur organisasi No. Dengan Tujuan I Dalam Perusahaan. 1. Kepala Proyek / Site Manager. 2. SOE 3. Administrasi & Keu. 4. Para Pelaksana. II Diluar Perusahaan. 1. Pemasok. Dalam kaitan pengadaan bahan. Dalam kaitannya permintaan pengadaan bahan dan opname sisa bahan Dalam kaitannya pengadaan bahan sehubungan dengan mutu dan waktu serta harga. Dalam kaitannya penyediaan dana pengadaan bahan bahan. Dalam kaitan permintaan bahan dan monitoring penggunaannya.

4.2.11.7. Persyaratan Jabatan Pendidikan minimal : SMA / STM / SMEA : 4 Tahun atau, Sarjana Muda / D-3 Teknik : 2 Tahun atau, Sarjana S1 Teknik : 6 Bulan. Bidang Pengalaman minimal : Sebagai Staff Logistik Proyek. Sebagai Staff Seksi lain sesuai persyaratan teknis. 4.2.9. PELAKSANA.

Tinjauan umum jabatan : Memimpin dan mengkoordinir pelaksanaan kegiatan pekerjaan agar dapat berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan baik terhadap segi waktu, biaya dan mutu. 4.2.9.1. Hubungan dalam organisasi Bertanggung jawab : Kepala Pelaksana. Atasan langsung : Kepala Pelaksana. Membawahi : Mandor / pekerja. 4.2.9.2. Tanggung Jawab. 4.2.9.2.1. Terlaksananya kegiatan suatu pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. 4.2.9.2.2. Mengajukan permintaan kebutuhan, alat dan tenaga dalam rangka menyelesaikan pekerjaannya. 4.2.9.2.3. Melakukan perhitungan kemajuan pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya dengan benar dan secara periodik. 4.2.9.3. Tugas tugas. 4.2.9.3.1. Terlaksananya kegiatan pelaksanaan pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya sesuai dengan rencana yang ditetapkan. Merinci serta menjelaskan maksud maksud dan tujuan suatu jenis pekerjaan kepada para mandor/pekerja/Subkontraktor sebagaimana tercantum dalam rencana kerja. Memimpin dan mengarahkan pada mandor/pekerja agar menghasilkan pekerjaan sebagaimana yang telah direncanakan baik kualitas dan kuantitas maupun waktunya. Menilai dan mengevaluasi hasil kerja para mandor/pekerja/Subkontraktor apakah telah sesuai dengan rencana. Mengatur dan menjaga keselamatan serta kenyamanan kerja bagi para mandor/pekerja/Subkontraktor. Mengatur dan menjaga keselamatan dan keamanan hasil pekerjaan baik dari gangguan alam maupun dari pihak luar. 4.2.9.3.2. Mengajukan permintaan kebutuhan bahan, alat dan tenaga dalam rangka menyelesaikan pekerjaannya. Menghitung dan mengevaluasi persediaan bahan, alat, dan tenaga guna memenuhi kebutuhan pelaksanaan pekerjaan. Mengatur pendistribusian penggunaan alat, bahan, dan tenaga agar mencapai tingkat optimalisasi. Menghitung serta mengajukan permintaan kebutuhan bahan, alat dan tenaga sesuai keperluan. Memonitor pengiriman serta mengatur penempatan bahan, alat dan tenaga yang diperlukan. Membuat laporan penggunaan bahan, alat dan tenaga secara periodik. 4.2.9.3.3. Melakukan perhitungan kemajuan pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya dengan benar secara periodik. Mencatat hasil kemajuan pekerjaan secara periodik baik kemajuan kingguan maupun komulatif. Mengevaluasi hasil kemajuan pekerjaan terhadap rencana secara periodik. Membuat saran saran dan usulan usulan cara perbaikan pekerjaan. Membuat laporan lengkap hasil pekerjaan yang telah dikerjakan serta catatan kondisi tingkat penyelesaian. 4.2.9.4. Ukuran Keberhasilan 4.2.9.4.1. Terlaksananya pekerjaan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan baik terhadap mutu, jumlah dan waktu. 4.2.9.4.2. Tersedianya permintaan bahan, alat dan tenaga serta biaya yang tepat waktu secara priodik. 4.2.9.4.3. Tersedianya laporan kemajuan pekerjaan serta penggunaan bahan, alat dan tenaga secara periodik. 4.2.9.4.4. Tidak terjadi gangguan dan kerusuhan dalam lingkungan pekerjaan. 4.2.9.5. Wewenang 42.9.5.1. Mangatur dan mengkoordinir penggunaan dan penempatan bahan, alat dan tenaga. 42.9.5.2. Mengatur dan mengkoordinir keamanan dan keselamatan para pekerja. 42.9.5.3. Menilai dan mengevaluasi kemajuan hasil kerja yang dicapai oleh pekerja.

42.9.5.4. Membuat dan melaporkan kemajuan hasil kerjanya. 42.9.5.5. Mengeluarkan dana sebatas wewenang yang telah ditentukan. 4.2.9.6. Hubungan dalam struktur organisasi No. Dengan Tujuan 1. Kepala Proyek / Site Dalam kaitan pelaksanaan metode pelaksanaan, Manager. pengadaan bahan dan alat. Pendistribusian serta keamanan pekerjaan dan pelaksanaan pekerjaan. 2. Pekerja Dalam kaitannya mengatur pekerjaan. 4.2.9.7. Persyaratan Jabatan Pendidikan minimal : SMA / STM : 5 Tahun atau, Sarjana Muda / D-3 Teknik : 2 Tahun atau, Sarjana S1 Teknik : 1 Tahun. Bidang Pengalaman minimal : Sebagai Assistent Pelaksana ME atau, Sebagai Staff Seksi lain sesuai persyaratan teknis. 4.2.6. ADMINISTRASI TEKNIK. Tinjauan umum jabatan : Terselenggaranya administrasi teknik proyek dengan baik. 4.2.6.1. Hubungan dalam organisasi Bertanggung jawab : Rekayasa Teknik / SOE. Atasan langsung : Rekayasa Teknik / SOE. Membawahi : 4.2.6.2. Tanggung Jawab. 4.2.6.2.1. Terselenggaranya Administrasi proyek. 4.2.6.2.2. Terselenggaranya pengendalian mutu dan kualitas pekerjaan. 4.2.6.3. Tugas tugas. 4.2.6.3.1. Terselenggaranya Adminsitrasi Teknik pelaksanaan proyek. Mengkoordinir dan mengarahkan kegiatan admistrasi surat menyurat dengan pihak pemberi tugas maupun Konsultan. Mengkoordinir dan mengarahkan surat surat permintaan pelaksanaan pekerjaan pada Konsultan / Pemberi Tugas. Mendata tiap tiap kemajuan pekerjaan untuk dijadikan laporan kemajuan proyek. Mempersiapkan Berita Acara kemajuan pekerjaan untuk dapat dijadikan tagihan. Mengurus amandemen kontrak beserta negosiasinya. 4.2.6.3.2. Terselenggaranya pengendalian mutu dan kualitas pekerjaan. Memonitor dan menghitung tiap tiap kemajuan volume pekerjaan. Menyelenggarakan dan menyusun laporan baik volume maupun gambar gambar kemajuan pekerjaan. Mengikuti pelaksanaan mutu pekerjaan. 4.2.6.4. Ukuran Keberhasilan 4.2.6.4.1. Tersedianya laporan dan mmonitoring hasil pelaksanaan pekerjaan. 4.2.6.4.2. Terlaksananya Berita Acara Kemajuan Pekerjaan pada waktunya. 4.2.6.5. Wewenang 4.2.6.5.1. Mengajukan Berita Acara Kemajuan Pekerjaan ke Konsultan / Owner. 4.2.6.5.2. Mengajukan surat menyurat, take of quantity ke Konsultan / OWner 4.2.6.6. Hubungan dalam struktur organisasi No Dengan Tujuan 1. Rekayasa Teknik. Dalam kaitannya proses pengajuan Berita Acara Kemajuan Pekerjaan. 4.2.6.7. Persyaratan Jabatan Pendidikan minimal : SMEA / SMA / STM : 2 Tahun atau, Sarjana Muda / D-3 Teknik : 6 Bulan. Bidang Pengalaman minimal : Sebagai Staff lain yang sesuai persyaratan teknis.

4.2.4. PENGENDALI DOKUMEN. Tinjauan umum jabatan : Mengkoordinasikan dan melaksanakan kegiatan administratif atas penerimaan, pencatatan, penyimpanan dan pendistribusian dokumen sistem manajemen mutu serta membina kemampuan dan mengarahkan tugas tugas para pengendali dokumen di tingkat proyek / kawasan / plant. 4.2.4.1. Hubungan dalam organisasi Bertanggung jawab : Pengawas Mutu. Atasan langsung : Pengawas Mutu. Membawahi : 4.2.4.2. Tanggung Jawab. 4.2.4.2.1. Terselenggaranya kegiatan penerimaan, pencatatan, penyimpanan, pencarian kembali serta pendistribusian Dokumen Sistem Manajemen Mutu. 4.2.4.2.2. Terjaminnya kelancaran kegiatan pengendalian dokumen di tingkat proyek / kawasan / plant. 4.2.4.2.3. Tersedianya persiapan penyelenggaraan Rapat Tinjauan manajemen, Notulen dan penyebarannya. 4.2.4.3. Tugas tugas. 4.2.4.3.1. Tersedianya kegiatan penerimaan, pencatatan, penyimpanan, pencarian kembali serta pendistribusian dokumen sistem manajemen mutu. Mencatat, menerima, dokumen yang masuk baik dari Divisi, dll. Melakukan penyimpanan dokumen. Menyediakan kembali dokumen yang diperlukan oleh berbagai pihak dengan mengikuti ketentuan ketentuan yang ada. Menjaga sistem / daftar induk dari arsip arsip dari dokumen dokumen yang berada dalam tanggung jawabnya. Melakukan pendistribusian dokumen kepada pihak pihak yang memerlukan. 4.2.4.3.2. Terjaminnya kelancaran kegiatan pengendalian dokumen di tingkat proyek / kawasan / plant. Mengidentifikasi adanya kebutuhan pelatihan bagi pengendali dokumen. Melakukan pembinaan kemampuan para pengendali dokumen dengan berbagai cara secara berkala. 4.2.4.3.3. Tersedianya persiapan penyelenggaraan Rapat Tinjauan Manajemen, notulen dan penyebarannya. Mengumpulkan bahan bahan bagi penyelenggaraan tinjauan manajemen sesuai jadual. Mendistribusikan undangan MRM. Menyusun dan menyebarkan notulen rapat sesuai petunjuk Pengawas Mutu. 4.2.4.4. Ukuran Keberhasilan 4.2.4.4.1. Terlaksananya distribusi dokumen sesuai dengan rencana yang telah dibuat oleh Pengawas Mutu. 4.2.4.4.2. Terlaksananya kemudahan disetiap saat menemukan dokumen / WI / Prosedur yang diinginkan oleh personil proyek / staff proyek / auditor. 4.2.4.4.3. Terlaksananya rekord rekord dan kerapihan penyusunan dokumen sesuai dengan prosedur yang terbaru. 4.2.4.5. Wewenang 4.2.4.5.1. Menarik dokumen yang sudah tidak terpakai (untuk obsolette, habis masa berlakunya). 4.2.4.5.2. Bersama dengan Pengawas Mutu mengingatkan kepada personil yang ditemukan tidak tertib terhadap dokumen yang menjadi tanggung jawabnya. 4.2.4.6. Hubungan dalam struktur organisasi No. Dengan Tujuan 1. Pengawas Mutu Dalam kaitannya rencana distribusi dokumen, palaksanaan distribusi & penarikan dokumen. Dalam rangka pelaksanaan prosedur yang menjadi tanggung jawab Pengawas Mutu sbg Auditor Internal 2. Semua jabatan / Dalam rangka pelaksanaan dist. dan penarikan dokumen personil prosedur / WI dalam rangka pembuatan WI level III. 4.2.4.7. Persyaratan Jabatan Pendidikan minimal : SMEA / SMA / STM : 2 Tahun atau,

 Sarjana Muda / D-3 Teknik : 6 Bulan atau, Bidang Pengalaman minimal : Sebagai Staff Estimating atau, Sebagai Staff lain yang sesuai persyaratan teknis.