Iskoristite na najbolji nain vae dragoceno vreme zahvaljujui sistemu za upravljanje vremenom koji zaista funkcionie.

Ispuniti vae poslovne obaveze u nekom razumnom vremenskom roku je zapravo sutina upravljanja vremenom. Mi dobro znamo da to nije ni malo lako i zato smo pitali eksperta za time management, Jamesa Clarka, jednog od osnivaa kompanije Room 214 iz Bouldera u dravi Kolorado, koja se bavi marketingom i komunikacijom, da nam da neke savete kako da ugurate svoje poslovne obaveze, velike i male, u jedan jedinstven raspored. 1. NAITE SISTEM. Svako radi na drugi nain, kae Clark. Bilo da koristite Franklin planer, Outlook calendar, Palm Pilot ili neto drugo, budite sigurni da imate sistem po kome organizujete svoje obaveze. Najtei deo posla je da naterate sebe da se pridravate nekog sistema, kae Clark. Clark preporuuje za upotrebu sistem Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity od autora David Allen-a, kao jedan upotrebljiv sistem za organizovanje vaih obaveza. 2. ISPLANIRAJTE VREME U KOME VAS NEE NIKO UZNEMIRAVATI. Da bi bilo koji sistem bio uspean, morate da odvojite dosta vremena da bi organizovali svoje emailove ili pretoili svoj inbox u listu zadataka. Ovi zadaci zahtevaju vau punu koncentraciju kae Clark. On predlae da odvojite neki odreeni vremenski period na poetku vaeg radnog dana (recimo od 9.15 do 10.00h) da bi ste organizovali isplanirali vae radno vreme. Postarajte se da svi u vaoj kancelariji znaju da u tom vremenskom periodu niste nikome na raspolaganju. Nakon nekog vremena, kada ljudi shvate koliko ste efikasni, poee da potuju ovo vae vreme. 3. PREDUZMITE AKCIJE. Organizujte vae liste obaveza prema prioritetu akcija koje treba poduzeti i prema vremenu potrebnom za njihovu realizaciju, kae Clark. Kada pogledajte neki zahtev koji se nalazi u vaem inboxu, zapitajte se: Da li mogu ovo da obavim za dva minuta?. Ako je odgovor potvrdan, odmah to uradite, jer e vam inae trebati vie od dva minuta da ukljuite ovaj posao u svoj raspored rada. Ako je odgovor negativan, onda odvojite potrebno vreme da taj posao ukljuite u svoj kalendar obaveza. 4. NAPRAVITE VREMENSKI PLAN PROJEKTA. Ako neki posao zahteva vie od jednog koraka, planirajte ga kao da je projekat. Podelite ga na manje zadatke i uvrstite ih u svoj kalendar obaveza. Na primer, ako elite da dodate blog na va web sajt, morate da nabavite blog server, odredite zaposlene koji e odravati blog, razgovarate sa njima, testirate blog, izvrite analizu problema, odredite datum kada e blog poeti sa radom itd. Svi ovi manji zadaci mogu biti umetnuti u va kalendar obaveza. Clark takoe preporuuje da se u nekim situacijama planira u nazad, tj. od eljenog rezultata pa da se onda on razgradi na komponente. Zapitajte se, Za godinu dana, ta elim da postignem da bih bio uspean?, kae Clark. Precizno definisanje rezultata e vas voditi ka definisanju aktivnosti koje e taj rezultat omoguiti. 5. NEKA VAM SASTANCI BUDU EFIKASNI. Sastanci su obino veliko gubljenje vremena, kae Clark. Kao lider, morate biti u stanju da ih vodite efikasno poevi od toga da vi definiete o emu e se raspravljati. Takoe, morate precizno definisati vreme poetka i zavretka sastanka i striktno ih se pridravati. Isplanirajte unapred o emu elite da razgovarate, neka vam sastanak bude dinamian i neka svima bude jasno ta se mora postii do kraja sastanka. Na kraju, kae Clark, Najgora stvar u vezi sa nekim sastancima je to kada se oni

zavre niko ne zna ta je sledee to treba uiniti. Budite sigurni da na kraju svakog sastanka imate definisanu listu aktivnosti koju treba da realizujete vi i vai zaposleni.