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administración de empresas
6 de febrero de 2010
grrodri@gmail.com
ADMINISTRAR
Administrar es dirigir para conseguir el aprovechamiento de los recursos
materiales, financieros y técnicos para, a través de las personas que constituyen la
organización, conseguir unos determinados objetivos (normalmente económicos).
Introducción
El mundo empresarial se encuentra regido por una serie de principios básicos:
– Enfoque al cliente, dado que todo esfuerzo debe ser encaminado a cumplir los
requerimientos de los clientes, tanto internos como externos.
– Liderazgo, ya que es la forma de conseguir que las personas se involucren en el
logro de los objetos de la organización.
– Participación del personal, dado que representa el verdadero valor añadido de la
empresa como parte fundamental de la misma.
– Enfoque basado en procesos, como medio para identificar y simplificar los
procesos y sus relaciones, y de este modo mejorar la eficiencia y eficacia de los
mismos.
– Mejora continua, como objetivo permanente de la organización.
– Enfoque basado en hechos, dado que las decisiones se deben tomar en base al
análisis de datos e información.
– Relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores.
Contenido
1 Teorías clásicas de la administración............................................................................................1
2 Teorías modernas sobre la administración....................................................................................3
3 Las ideas recientes de la administración.......................................................................................5
4 La empresa como realidad............................................................................................................9
5 La empresa familiar.....................................................................................................................11
6 Calidad........................................................................................................................................14
7 Liderazgo.....................................................................................................................................16
8 Gestión del conocimiento............................................................................................................18
9 Percepción...................................................................................................................................20
10 Delegación y coordinación.........................................................................................................22
11 Comunicación............................................................................................................................23
12 Estrategia y competitividad........................................................................................................26
13 Innovación.................................................................................................................................30
Teorías clásicas de la administración
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Teorías clásicas de la administración
– Disciplina: Los miembros de una organización tienen que respetar las reglas y
convenios que la gobiernan. Hoy en día resulta menos rígida para no ahogar la
creatividad.
– Iniciativa: Debe darse a los subalternos libertad para concebir y llevar a cabo sus
planes, aún cuando a veces se cometan errores. Hay que buscar la iniciativa no
sólo de los directivos sino de todo el personal.
– Espíritu de equipo: La unión hace la fuerza, y además, da a la organización un
sentido de unidad.
– Jerarquía: La línea de mando se establece en línea vertical, desde la alta dirección
hasta los niveles más bajos, mientras que la información debe fluir en la horizontal.
Hoy en día la información debe ir en todas las direcciones y sentidos.
– Autoridad: Los gerentes tienen que dar órdenes para que se hagan las cosas. Hoy
en día se ha sustituido por el concepto de “Liderazgo”.
– Centralización de la autoridad: Los gerentes deben conservar la responsabilidad
final. Hoy en día se impone el concepto de “delegar”, según el que es más
conveniente que los subalternos tengan autoridad suficiente para tener margen de
acción.
– Equidad: Los administradores deben ser amistosos y justos con sus subalternos
para conseguir la lealtad y devoción a la empresa.
– Estabilidad del personal: Establece que una alta tasa de rotación del personal no
es conveniente para el eficiente funcionamiento de una organización. Hoy en día,
la tendencia es al revés, buscando aumentar la flexibilidad y reducir el acomodo y
el aburrimiento.
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Teorías modernas sobre la administración
3
Teorías modernas sobre la administración
4
Las ideas recientes de la administración
5
Las ideas recientes de la administración
6
Las ideas recientes de la administración
7
Las ideas recientes de la administración
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La empresa como realidad
1 Aquí, en las empresas que cotizan en bolsa, suele existir como una parte importante del capital lo que se conoce como
FREE FLOAT, dado que está formado por todos aquellos pequeños accionistas que no pertenecen a ningún grupo
importante de la empresa.
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La empresa como realidad
10
La empresa familiar
5 La empresa familiar
La empresa familiar es aquella en la que una familia ejerce un control importante,
lo que hace que a los retos normales de cualquier empresa se añadan los debidos a este
carácter familiar.
En España representan a la mayoría de las empresas,
Holding: Agrupación de lo que supone un gran problema debido a que casi ninguna
compañías que controla una
supera la 3ª generación, siendo su esperanza de vida de
misma una empresa al
aproximadamente la mitad que la de una empresa no
poseer la mayoría de las
acciones, o sea, es un grupo familiar.
de empresas que pertenecen Los problemas particulares de las empresas
a un mismo propietario. familiares son debidos a los conflictos que aparecen al
confluir familia, propiedad y empresa. Y para ilustrar las
posiciones que ocupan los diferentes grupos de personas en el negocio se emplea el
diagrama de los tres círculos de la empresa familiar.
Así, por medio del empleo de tres
círculos que se superponen mientras
representan los subsistemas: empresa,
Familia
propiedad y familia; este modelo identifica
cada una de las siete situaciones en las que
puede ser colocada una persona en este tipo
de empresa.
Las intersecciones entre los diferentes
círculos representan aquellas situaciones en
las que la persona desempeña un doble o
triple rol, con lo cual resulta más fácil caer en
alguno de los errores típico o verse
involucrado en conflictos interpersonales, que
Ilustración 2: Diagrama de los tres círculos de
aparecen cuando se toman decisiones sobre el al empresa familiar
negocio (sucesión, trabajo, dividendos etc.).
Cada individuo, dependiendo de la posición
que ocupa en cada círculo, tendrá unos intereses diferentes, caracterizando a cada grupo,
según una determinad problemática.
– Familiares:
– Propietarios:
– Empleados:
5.1.1 Evolución de la empresa familiar
Con el tiempo, la empresa evoluciona y los conflictos cambian, por tanto hay que
tener presente la etapa en la que se encuentra.
1ª generación: El único propietario es el fundador, que lidera y manda, haciendo
girar toda la organización en torno a el.
11
La empresa familiar
2ª generación: La propiedad se divide entre los hijos del fundador, con lo que
aunque la administración ya se encuentra constituida por un consejo, los valores aún son
los legados por el fundador.
3ª generación: La propiedad se encuentra más disgregada y los valores son
distintos, dado que ya se trata de primos, y por tanto de distintas familias con distintos
valores, lo que lleva a un consejo de administración ideológicamente fragmentado.
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La empresa familiar
ÓRGANOS DE GOBIERNO
– Consejo de familia: es la reunión formal de la familia que se realiza 2,3 o 4 veces al
año para tratar los temas de la empresa, regular el funcionamiento de la misma y
establecer criterios comunes de toda la familia frente a la empresa.
En ellas se tratan las estrategias de la empresa, el listón que se les pone a los hijos
para que puedan trabajar. Se articula las expectativas, valores, intereses, código
ético, código de conducta. Se planifica el futuro de la familia. Se asegura el
seguimiento de la cultura de la familia dentro de la empresa. Se defienden los
intereses de los familiares que no trabajan en la empresa.
– Junta de familia: se establece en las familias con muchos miembros para procurar
la cohesión familiar, y es el equivalente a la junta de accionistas.
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Calidad
6 Calidad
La calidad es la facultad de un conjunto de características inherentes de un
producto, sistema o proceso para cumplir los requisitos de los clientes y de otras partes
interesadas.
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Calidad
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Liderazgo
7 Liderazgo
El liderazgo como medio para reforzar los valores de la organización es algo que se
antoja evidente aunque no trivial, con lo que la dirección debe buscar un líder creíble, con
pasión por lo que hace, y con capacidad para transmitir y comunicar.
Ese líder con capacidad emocional para crear buenas relaciones, y empatía para
preocuparse e identificarse con su gente siendo a la vez visible y accesible, debe transmitir
valores compartidos, pero sobre todo, debe ser capaz de implicar, motivar y desarrollar
las actitudes de sus empleados para lograr los objetivos de la empresa.
Así, con constancia y una ardua labor, se destacan como una serie de prácticas
necesarias para ser un directivo eficaz:
– Preguntar que se necesita hacer.
– Preguntar que es correcto para la empresa.
– Desarrollar planes de acción.
– Nombrar responsables para ejecutar decisiones.
– Responsabilizarse de la comunicación.
– Enfocarse más en las oportunidades que en los problemas.
– Dirigir reuniones productivas.
– Pensar y hablar en “nosotros” en vez de en “yo”.
En este ámbito, destaca la obra “Los siete hábitos del directivo eficaz” de Stephen
Covey, que se resume en siete pasos que llevarían a la formación de un directivo
altamente eficaz:
1. Ser proactivo, o sea protagonista y no víctima del propio destino.
2. Empezar con el objetivo final en la mente.
3. Anteponer lo importante a lo urgente.
4. Ganar y hacer ganar.
5. Entender antes de exponer.
6. Crear sinergia (2+2>4).
7. Afilar la sierra todos los días, además de mantenerse en forma (física,
mental, emocional y espiritualmente)
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Liderazgo
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Gestión del conocimiento
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Gestión del conocimiento
del valor percibido por el cliente, dado que será parte del auténtico capital de la empresa.
b) Capital estructural: se refiere a los procedimientos, procesos, bases de datos,
patentes..., en general toda información y conocimiento documentado.
c) Capital relacional: se vincula con el beneficio que aportan las buenas relaciones
con clientes y proveedores, así como la propia satisfacción del cliente.
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Percepción
9 Percepción
La percepción responde a una interpretación de la información condicionada por la
experiencia de cada uno y que por tanto conduce a distintas conclusiones según el
momento y el individuo. Esto genera que las personas respondan de forma diferente ante
unos mismo hechos al tener una percepción distinta de la realidad.
La existencia de opiniones diferentes en un grupo de personas es una experiencia
enriquecedora que nace en la interpretación de la información, o sea, en la percepción.
Cuando se accede a una determinada información, debido a su amplitud, en
primer lugar se hace una selección y a continuación, se interpreta conforme al
conocimiento y experiencia de cada uno. Para finalmente dar lugar a una serie de
conclusiones que responden al condicionamiento externo de cada individuo.
YO
conocido desconocido
conocido
desconocido
– Área abierta: representa todo aquello que conocemos de nosotros y que también
conocen los demás. Este área aumenta en la medida que lo hacen la comunicación
y las relaciones.
– Área ciega: representa la parte de nosotros que ignoramos, de la que no somos
conscientes, pero que sin embargo conocen o creen conocer los demás. Por tanto,
podrá reducirse mediante el establecimiento de relaciones de confianza.
– Área oculta: representa lo que ocultamos a los demás, nuestros secretos. Según
aumenta la confianza se facilita la auto apertura.
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Percepción
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Delegación y coordinación
10 Delegación y coordinación
10.1 Delegación
Debido a que cada vez todo resulta más complicado y global se hace
imprescindible delegar. Pero delegar no resulta ser una acción automática dado que debe
estar fundamentada en la confianza.
Requiere detallar la responsabilidad y la autoridad a delegar, y establecer los
controles necesarios para comprobar que la delegación se está haciendo correctamente,
ver si se cumplen los objetivos y tareas asignadas, y corregir las desviaciones que se
presenten, así como motivar adecuadamente al subordinado.
La responsabilidad busca el compromiso con lo que se está haciendo, mientras que
la autoridad proporciona los poderes para realizarlo, y así dirigir la actividad.
Se debe tener presente que al delegar hay que asumir los posibles errores como
propios (nadie es perfecto) y pedir que se rindan cuentas, entendiendo las posibles formas
de actuar del subordinado.
10.2 Coordinación
La coordinación es una faceta importante de la dirección. Si cada departamento
trabaja de forma independiente buscando alcanzar su óptimo local, no se alcanzará el
óptimo global de la empresa, con lo que hay que llevar a todos los departamentos en la
misma dirección.
La clave de la coordinación es la comunicación, dado que sólo a través de ella se
pueden adecuar las acciones propias a las del resto, y así lograr los objetivos.
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Comunicación
11 Comunicación
La comunicación es un proceso mediante el cual las personas transmiten
información entre sí e interpretan su significado.
La posibilidad de comunicación implica la existencia de dos agentes, emisor y
receptor, y de un medio de transmisión.
Se dice posibilidad porque existen una serie de barreras que dificultan la
comunicación. Así:
– Por parte del emisor: falta de claridad o coherencia en lo que se dice, mensajes no
intencionados, mala expresión escrita o caligrafía, falta de corrección al hablar o
mala pronunciación...
– Por parte del receptor: falta de atención, precipitación al evaluar las ideas,
preparación de la respuesta sin pensar lo que están diciendo...
– En la transmisión: distorsión del mensaje por parte de los emisarios, saturación de
los canales de comunicación...
11.1 Principios
Para el establecimiento de una buena comunicación se pueden resaltar una serie de
principios básicos:
– Precisar y concretar lo que se quiere transmitir.
– Seleccionar el mejor momento y método teniendo en cuenta los factores humanos
y materiales.
– Escuchar y comprender a los demás.
– Establecer un feedback durante la comunicación que permita realizar aclaraciones,
y asegurar haber sido comprendidos.
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Comunicación
– Comunicación interna:
– Comunicación vertical: se establece entre el personal y la dirección; siendo
descendente si parte del jefe, lo que aumenta la autoestima y el rendimiento de
los empleados al sentirse integrados, y disminuye la conflictividad; o siendo
ascendente si parte de los empleados, lo que evita sorpresas a los jefes y mejora
el clima interno y la productividad.
– Comunicación horizontal: es la que se establece entre los departamentos
mediante el uso de espacios comunes. De este modo se aumenta la cohesión y
se fomenta la innovación al compartir información.
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Comunicación
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Estrategia y competitividad
12 Estrategia y competitividad
12.1 Estrategia
Toda empresa existe para la obtención de la máxima rentabilidad, o sea, para que
la relación entre el beneficio y el capital invertido sea lo mas grande posible.
Para aumentar la rentabilidad existirán dos alternativas, aumentar el margen
sobre las ventas (aumentar el beneficio) o aumentar la rotación del capital2 (disminuir la
inversión).
Dado que, normalmente, el precio vendrá marcado por el mercado, el aumento de
beneficios estará ligado a la reducción de costes (trabajo duro), mientras que el aumento
de la rotación del capital estará ligado a la capacidad de sincronización entre producción y
ventas (trabajo inteligente).
Toda decisión empresarial empieza en la planificación estratégica, que da lugar a
los diferentes planes de acción, y que en primera instancia determinará los resultados de
la compañía.
Habitualmente se han considerado tres estrategias básicas de mercado: bajar los
costes, diferenciar el producto, o ocupar un nicho de mercado. Pero debido a la
globalización de la economía, la reducción de costes, el aumento de la calidad y la
satisfacción del cliente se han convertido en una necesidad, de modo que la estrategia
para obtener una ventaja competitiva sostenible pasa por la diferenciación, diferenciación
en términos de innovación, o por la especialización en determinados nichos de mercado,
dado que la baja competencia permitirá un amplio margen.
Así, la estrategia se define en base al atractivo de la actividad (rentabilidad del
sector) y la situación competitiva (ventaja competitiva sostenible), dado que son los
motores de la rentabilidad universales en el tiempo, en las tecnologías y en los conceptos.
El establecimiento de una estrategia empieza en el análisis estratégico/competitivo
de la situación actual de la empresa o sector por medio del DAFO.
12.2 DAFO
El DAFO (Debilidades, Amenazas, Fortalezas, Oportunidades) es un tipo análisis
cualitativo que nos ofrece una visión global que permite realizar el diagnóstico de la
situación en la que se encuentra una empresa para poder tomar cualquier decisión
estratégica.
Para ello se realiza un análisis interno en el que se estudian las fortalezas y las
debilidades de la organización, y un análisis externo en el que se evalúan las oportunidades
y amenazas que representa el entorno o mercado.
Mientras que para el análisis interno se hace el estudio de los diferentes
departamentos de la organización: producción, marketing, organización, personal,
finanzas e I+D; para el análisis externo se lleva a cabo el estudio de las cinco fuerzas
2 La rotación es la relación entre las ventas y el capital, mientras que el margen es la relación entre el beneficio y las
ventas.
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Estrategia y competitividad
12.3 Competitividad
La competitividad se puede definir como la capacidad de una empresa para crear y
mantener una ventaja competitiva de forma sostenida; o como la capacidad de participar
en un mercado enfrentándose con otras empresas y vendiendo sus productos.
Existen dos factores clave dentro de la estrategia competitiva, que son: la posición
competitiva (aventajada, desaventajada) y los atractivos del sector (bajo, alto).
12.3.1 El diamante de Porter
El modelo del diamante de Porter establece los cuatro factores clave que
interrelacionados determinan la ventaja competitiva de una nación.
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Estrategia y competitividad
Estrategia, estructura
CASUALIDAD
y rivalidad entre empresas
Condiciones de Condiciones de
los factores la demanda
Sectores conexos
GOBIERNO
y de apoyo
3 Cluster: empresas relacionadas de tal modo que unas se alimentan de las otras formando un grupo industrial.
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Estrategia y competitividad
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Innovación
13 Innovación
Dado que el entorno cambia cada vez con más rapidez, la organización también
debe cambiar, pero ahora, para ser competitiva, ya no es suficiente con que sea eficiente
en la administración de los recursos y eficaz en el logro de objetivos, sino que además
debe ser innovadora.
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Innovación
Mientras que antes el valor estaba en la funcionalidad de algo, hoy por hoy,
además de funcionar debe seducir, primando los aspectos estéticos y de
experiencia de uso, como auténtico valor percibido por el cliente.
– Finalmente, dado que el objetivo último de la innovación es generar resultados de
forma sostenible, el éxito en un proceso de innovación radica fundamentalmente
en la gestión de la curva del payback, o sea en como se maneja la tensión entre
inversión y resultados a través de la información del cash flow acumulado durante
todo el proceso. Para lo cual se debe saber gestionar el tiempo que se está
invirtiendo en la innovación y cuanto necesitas para recuperarte de dicha
inversión (cuanto tiempo para el lanzamiento del producto, cuánto tiempo para
llegar al volumen de mercado necesario para que la inversión haya valido la pena).
Retorno
de la inversión
Flujo de caja
Comercialización
Tiempo
Generación Explotación
de la idea
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Innovación
Para poder controlar mejor los tres riesgos de la curva de la innovación se debe
recurrir al trabajo en equipo de grupos multidisciplinares que trabajen de forma
coordinada. Dado que al estar formados por profesionales de los tres ámbitos
fundamentales de la empresa: los de diseño estarán al día de lo que los competidores
hacen, los de operaciones lo estarán de lo que permiten hacer las más recientes
tecnologías, y los de relación con el cliente de lo que este quiere.
El paradigma en la gestión de la curva del payback lo representa Apple con su
iPod, dado que mantuvo bajos los costos de ingeniería y eliminó el riesgo de desarrollo al
realizar un producto que ya existía en el mercado, subcontrató la producción, lo que le
permitió acelerar la producción cuando el producto se agotó y así responder a la
necesidad del mercado. Pero sobre todo, creó un producto que sedujo, conquistó y
convenció a la gente.
Por contra, la antítesis la representa Motorola con un proyecto de telefonía por
satélite, con el que cometió todos los errores posibles, al embarcarse en un proyecto
tecnológicamente sin precedentes, y extremadamente largo y caro, lo que resultó un total
y completo fiasco que supuso un enorme agujero negro para la compañía.
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Innovación
creativos y satisfacer las necesidades de aprendizaje. Aunque claro, sólo será efectivo si
existe compromiso, pasión e inquietud.
13.5 La creatividad
Existen dos tipos de pensamiento, el analítico o racional con el que se asocia la
parte izquierda del cerebro y el creativo o imaginativo asociado al lado derecho del
cerebro.
13.5.1 El estofado de la creatividad
Según Teresa Amable, ser creativo es parecido a hacer un estofado, hay 3
ingredientes básicos:
– Pericia en el área específica (esencial como la carne o los vegetales): saber del
tema, cuanto más mejor.
– Habilidades de pensamiento creativo (especias y hiervas para dar sabor):
herramientas, técnicas y práctica.
– Pasión y motivación intrínseca (el fuego que cuece el estofado): echarle pasión y
ganas por ser creativo.
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Innovación
HECHOS Y CIFRAS
PENSAMIENTO CREATIVO
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Innovación
Evaluar lo
Amarillo: posición optimista,
3 positivo de las
basada en una lógica positiva.
ideas.
OPTIMISMO
Evaluar lo
Negro: posición crítica, basada en
4 negativo de las
una lógica negativa.
ideas.
NEGATIVISMO
Presentar las
sensaciones de
Rojo: posición propia, basada en
5 cada uno sobre
emociones y sensaciones.
las alternativas
generadas. EMOCIONES Y
SENTIMIENTOS
Resumir y
Azul: posición organizadora,
6 concluir la
basada en el control del proceso.
reunión.
CONTROL DEL
PENSAMIENTO
Así, se dirige el pensamiento de todas las personas, forzando a adoptar todas las
posturas para de este modo proceder a un análisis objetivo que permita la adopción de la
decisión más adecuada.
Como ventajas ofrece el control de los pensamientos de modo que exista espacio
para todos, el análisis conjunto y cooperación frente a la discusión, y la apertura del
campo de visión de todos los implicados al verse forzados a contemplar y expresar las
opiniones bajo cada una de las perspectivas de los sombreros, independientemente de la
actitud de cada uno.
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Innovación
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