SISTEM INFORMASI

MANAJEMEN DOKUMEN ELEKTRONIK (SIMDE) BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH

Apakah SIMDE ?
Sistem Manajemen Dokumen Elektronik (SIMDE) merupakan sistem aplikasi pengelolaan dokumen HARDCOPY (kertas, microfilm, dll) yang sudah dialihmediakan ke dalam format digital maupun SOFTCOPY berupa file tipe pdf yang sudah di upload ke server oleh sebuah sistem informasi. Dokumen yang sudah di upload tersebut kemudian dapat diakses, dicari, ditampilkan, maupun didistribusikan oleh pengguna dokumen melalui sistem manajemen dokumen elektronik ini. Dengan menggunakan metode pencarian terpadu yang sesuai dengan jenis dokumen, pengguna dapat secara mudah menampilkan dokumen yang dituju walaupun secara fisik dokumen atau arsip tersebut berada pada tempat lain.

Mengapa harus menggunakan SIMDE ?

Mengelola DATA PNS Bukan Berarti Harus BERKAS-BERKAS Menggunungnya

Mengelola data PNS adalah merupakan sebuah keharusan. Termasuk mengelola dokumen fisiknya. Untuk itu dibutuhkan ruang khusus untuk menyimpan berkas-berkas tersebut. Ketika berkas dokumen dibutuhkan sewaktu-waktu, diperlukan upaya ekstra untuk mencari dan menemukan berkas yang dibutuhkan KINI saatnya berkas-berkas tersebut disimpan dalam bentuk ELEKTRONIK

Apa Manfaat Menggunakan SIMDE ?

Pengumpulan informasi yang lebih baik, konsisten dan mudah dicari kembali; Memudahkan penggunaan dokumen secara bersama antar unit organisasi dalam lembaga pemerintah; Memudahkan penyusunan informasi organisasi secara terstruktur; Memudahkan pengambilan keputusan yang lebih cepat dan akurat; Meningkatkan kualitas layanan publik; Mengelola informasi sebagai suatu aset yang tumbuh dan berkembang; Lebih responsif pada perubahan.

Apa yang SIMDE berikan ?

Terciptanya pengelolaan dokumen berkas PNS yang lebih baik. Adanya penyimpanan salinan fisik dokumen ke dalam media elektronik. Menjaga keamanan dari informasi yang terkandung dalam dokumen dari bahaya yang tidak diinginkan seperti kebakaran, banjir, kehilangan dokumen dan lain sebagainya. Sebagai sarana untuk mempercepat proses pencarian dokumen yang dilakukan secara elektronik. Dokumen fisik akan terjaga kelestariannya karena penggunaannya semakin jarang digunakan. Terkoneksi langsung dengan riwayat hidup dan historikal PNS. Mengetahui rekam jejak petugas yang mengakses dokumen elektronik tertentu.

Bagaimana Dengan Landasan Hukum ?

UU No. 11 Tahun 2008 Tentang Informasi dan Transaksi Elektronik UU No. 14 Tahun 2008 Tentang Keterbukaan Informasi Publik UU No. 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan INPRES No. 03 Tahun 2003 Tentang Kebijakan Dan Strategi Nasional Pengembangan E-Goverment KEPMENKOMINFO No. 56 Tahun 2003 Tentang Panduan Manajemen Ssistem Dokumen Elektronik

Efisiensi Pengelolaan Dokumen Elektronik

1. Penghematan Investasi Berupa Ruang Kearsipan Semakin berkembangnya sebuah arsip, maka semakin besar pula ruang penyimpanan yang dibutuhkan. Hal ini dapat diefisienkan dengan cara sistem penyimpanan arsip dengan pengalihan media arsip konvensional kedalam media arsip elektronik. 2. Penghematan Investasi Berupa Kertas, Tinta Cetak (printer & fotocopy) Keunggulan utama dari sistem berbasis elektronik adalah penyebarannya yang bersifat elektronik, tidak lagi memerlukan kertas dan tinta, dan cukup dengan mengkopi pada disk atau media lainnya, walaupun pada saat tertentu kertas tetap masih dibutuhkan.

Efisiensi Pengelolaan Dokumen Elektronik

3. Efisiensi Waktu Akses Metode pengarsipan konvesional akan sangat sulit menemukan sebuah arsip yang terdapat dalam ruang kearsipan, hal ini diperngaruhi oleh sistem penempatan yang berpindah-pindah, arsip sering dipinjam, dan biasanya tidak dikembalikan pada tempatnya, serta penyimpanan yang tidak terstruktur. Berbeda dengan arsip elektronik, sistem penyimpanan yang terstruktur memudahkan temu kembali arsip semudah menginput kode arsip. 4. Pengematan SDM Dalam sistem arsip konvensional tentunya banyak melibatkan petugas kearsipan untuk mengelola dan melayani kebutuhan arsip, dan hal ini belum menjamin kecepatan dan ketepatan dalam sistem pencarian arsip. Berbeda dengan arsip elektronik, dapat dilakukan penekanan kebutuhan SDM, selain itu sistem temu kembali informasi tidak harus melibatkan SDM yang banyak, namun akses informasi dapat dilakukan dengan cepat.

Efisiensi Pengelolaan Dokumen Elektronik

5. Memperkecil Kemungkinan Kehancuran Data Dengan arsip elektronik kita akan mudah melakukan Back-Up data. Sehingga kita akan mempunyai cadangan terhadap arsip-arsip penting yang dimiliki. Hal ini untuk mencegah kehancuran arsip yang disebabkan oleh bencana seperti banjir dan kebakaran. 6. Dokumen Elektronik Dapat Diakses Bersama Arsip elektronik yang tersimpan pada Server, dapat diakses bersama-sama oleh setiap unit organisasi yang membutuhkan. 7. Dapat Diakses Dari Jarak Jauh Dan Dari Berbagai Media Arsip elektronik yang tersimpan pada Server, dapat diakses dari jarak jauh melalui program aplikasi, anjungan, web, dan media lainnya yang terintegrasi.

Menghubungi Kami
CV. Alamraya Sebar Barokah
Rungkut Mejoyo Utara Blok AF-01 Surabaya Telp: 031-7100.0080 Website: www.alamraya.co.id Email: info@alamraya.co.id

Contatc Person
Salim Suharis Telp: 0878 5300 0080 / 0812 8400 0080 Email: salim@alamraya.co.id