CENTRO DE CAPACITACION GERENCIAL

DIPLOMADO EN GESTIN ESTRATGICA DE LAS CONTRATACIONES CON EL ESTADO

MODULO 2 ACTOS PREPARATORIOS DE LA CONTRATACION ESTATAL PLAN ANUAL

Avenida Manco Capac 716 Oficina 204 Telfono 233292 administracion@monteagudoabogados.com www.monteagudoabogados.com

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OBJETIVOS DE APRENDIZAJE Actualizar los conocimientos de los participantes para la correcta elaboracin del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones, de acuerdo con el Presupuesto Institucional de Apertura (PIA), la Ley y el Reglamento de Adquisiciones y Contrataciones del Estado, teniendo en cuenta las entidades y la poblacin objetivo del proyecto. Dar a conocer a los participantes el procedimiento utilizado para la formulacin del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones y su remisin al Sistema de Adquisiciones y Contrataciones del Estado (SEACE). Conocer las disposiciones legales de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y dems normas relacionadas con el Plan Anual de Adquisiciones.

Para lograr estos objetivos Ud. Deber leer con detenimiento el presente documento e ir respondiendo las siguientes preguntas: 1. Qu es el Plan Anual? 2. Por qu el Plan Anual es formal y obligatorio? 3. Cul es la finalidad del Plan Anual? 4. Quines norman el Plan Anual? 5. Por qu debe elaborarse el plan Anual? 6. Qu debe tener en cuenta para formular el Plan Anual? 7. Qu no debe incluirse en el Plan Anual? 8. Quines son los encargados de aprobar el Plan Anual? 9. Cul es el procedimiento para aprobar el Plan Anual? 10. Quin se encarga de supervisar el Plan Anual? 11. Quines ejecutan el Plan Anual? 12. Cundo se modifica el Plan Anual? 13. Mencione los artculos de la Ley de Contrataciones con el Estado referentes al Plan Anual

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PLAN ANUAL El Plan Anual de Adquisiciones y contrataciones (PAAC), constituye el instrumento de gestin obligatorio para todas las entidades que se encuentran bajo el mbito de la norma de contrataciones pblicas, el cual contendr las diversas contrataciones cuyos procesos de seleccin (licitaciones pblicas, concursos pblicos, adjudicaciones directas pblicas y selectivas, as como las adjudicaciones de menor cuanta cuya realizacin sea programable) que se realizarn en un determinado perodo presupuestal.

Las entidades del Estado con el objeto de planificar sus adquisiciones de bienes, contratacin de servicios, consultoras y obras, estn obligadas a formular cada ao el denominado Plan Anual de Adquisiciones y

Contrataciones, tal como lo dispone el artculo 8 de la Ley de Contrataciones con el Estado aprobada por el D.L. 1017 (concordancia: R. 169-2009-OSCEPRE- Aprueban Directiva sobre PAAC).

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1. CONCEPTO DE PLAN ANUAL

El Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones del Estado es un instrumento de gestin, a travs del cual se programarn las contrataciones y adquisiciones que se realizarn en un ejercicio presupuestal a corto plazo (ao fiscal), a fin de satisfacer las necesidades de la Entidad, de acuerdo con los objetivos estratgicos Sectoriales de cada Pliego, a fin de cumplir con sus metas institucionales. Busca el cumplimiento de las metas y objetivos previstos en el PIA, POI y PEI.

2. CARACTERISTICAS PUBLICO
La norma de contrataciones pblicas exige que el PAAC se encuentre a disposicin y conocimiento del pblico en general, a travs de la pgina web de OSCE, la pgina web de la Entidad, si la tuviese, as como en el local de la Entidad al valor de su reproduccin. Su aprobacin y modificacin requiere de documento formal, aprobado por autoridad competente.

FORMAL

OBLIGATORIO

Todas las Entidades bajo el mbito de la Ley de Contrataciones del Estado se encuentran obligadas a formular su PAAC.

INTEGRAL

El PAAC agrupa todas las adquisiciones y contrataciones que la Entidad realizar.

3. FINALIDAD DEL PLAN ANUAL Programar, Difundir y Evaluar las Adquisiciones de bienes, servicios, consultoras y obras de las entidades del Estado.

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4. CONTENIDO DEL PLAN ANUAL En cumplimiento del artculo 7 del Reglamento de la Ley de

Contrataciones, aprobado por Decreto Supremo N 184-2011-EF (en adelante el Reglamento) debe contener bsicamente la siguiente

informacin: El objeto de la contratacin o adquisicin La descripcin de los bienes, servicios u obras a adquirir o contratar y el cdigo asignado en el catalogo El valor estimado de la adquisicin o contratacin. El tipo de Proceso de Seleccin que corresponde al valor estimado y al objeto. La fuente de financiamiento. Tipo de moneda. Los niveles de centralizacin o desconcentracin. La fecha prevista de la convocatoria.

Asimismo, el Reglamento establece que debern incluirse en el Plan Anual las Adjudicaciones de Menor Cuanta programables, as como toda contratacin y adquisicin que efecten las Entidades con independencia del rgimen que las regule.

5. IMPORTANCIA DEL PLAN ANUAL El Plan Anual constituye un documento importante en los siguientes aspectos: Para el rea de abastecimiento o logstica, ya que a travs de dicho instrumento se programan las y Contrataciones de bienes, servicios, consultoras y obras que han sido debidamente planificadas para todo el ejercicio presupuestal, realizando el inicio del expediente del proceso de seleccin, debidamente aprobado (Art. 8 de la Ley). Para los Comits Especiales y Permanentes, porque son los responsables directos de su ejecucin, es decir, desarrollan los

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procesos de seleccin desde la etapa de formulacin de las bases hasta que la buena pro quede consentida (Art. 45 del Reglamento). Para las unidades usuarias cuyas necesidades deben ser satisfechas en tiempo oportuno, para lo cual los procesos deben ser realizados con la anticipacin suficiente. Para los proveedores nacionales e internacionales, toda vez que estos tienen acceso a los planes anuales a travs de las pginas Web de las entidades y del SEACE. Asimismo, tambin la facultad de adquirirlo de las propias entidades al costo de su reproduccin (Art. 26 del Reglamento). Para el rgano o funcionario encargado de la aprobacin y/o modificacin del PAAC, as como la dependencia encargada de las adquisiciones y contrataciones de la Entidad, como responsable de la supervisin de la elaboracin, aprobacin, publicacin, difusin y ejecucin del PACC. Para los rganos de control interno, para efectuar sus acciones de control respectivos (Numeral 9 de la Directiva N. 005-

2003/CONSUCODE/PRE). Toda entidad del Estado tiene un plan operativo y/o de gestin del cual forman parte el: PIA y el PAAC PIA = Presupuesto Institucional de Apertura PAAC = Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones El PIA es normado por el MEF, DNPP y FONAFE. El PAAC es normado por el OSCE El Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones del Estado, refleja todas las Adquisiciones y Contrataciones cuyos procesos de seleccin toda entidad del Estado debe formular cada ao (Art. 8 de La Ley de Contrataciones con el Estado), orientado al cumplimiento de sus metas y objetivos, el mismo que debe reflejar el presupuesto destinado para ello.

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6. FORMALIDAD DE AUTORIDADES Los funcionarios y dependencias responsables de la entidad en la elaboracin y cumplimiento del Plan Anual de Adquisiciones son: a. El titular de la entidad, o del pliego presupuestario b. La mxima autoridad administrativa, c. El Comit Especial (licitaciones y concursos pblicos) d. El Comit Especial permanente (adjudicaciones directas y

adjudicaciones de menor cuanta). e. La Dependencias responsables de efectuar la planificacin y ejecucin de los procesos de seleccin (abastecimiento o logstica)

7. MARCO LEGAL DEL PLAN ANUAL 8.1 Procedimiento de formulacin a. La programacin constituye el proceso mediante el cual se prev, en forma racional y sistemtica la satisfaccin de necesidades de bienes, servicios y obras requeridos por las reas usuarias de la entidad, para el cumplimiento de las metas y objetivos, cuyos detalles se encuentran plasmados en los Planes Estratgicos y por ende, en el Plan Operativo Anual de la entidad. Aplica criterios de austeridad y prioridad, pudindose emplear instrumentos tcnicos tales como: cuadro de necesidades, el presupuesto valorado y el plan de obtencin, los cuales se encuentran contemplados en la Resolucin Jefatural N 055-89-INAP/DNA del 13 de marzo de 1989, mediante la cual se aprob la Directiva N 001-89INAP/DNA "Normas para programar el abastecimiento de bienes y servicios no personales". Al respecto, cabe sealar que esta norma fue derogada por la primera disposicin final del Decreto Supremo N 039-98-PCM,; sin embargo, en la prctica, al no existir otra metodologa normada por el Estado, resulta pertinente que las entidades puedan continuar aplicando dichos criterios tcnicos, en lo que sea aplicable.

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b. De acuerdo a las disposiciones contenidas en la Ley, su Reglamento y la Directiva relacionadas con el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones, se desprende que debe ser formulado por el rgano Encargado de las Contrataciones OEC en coordinacin con la oficina de presupuesto y planificacin, y en base a los requerimientos efectuados por las reas usuarias de cada unidad administrativa y operativa, los que debern consolidarse en el cuadro de necesidades de la Entidad. Cabe resaltar que las reas usuarias debern tener conocimiento de los Planes Estratgicos y del Plan Operativo de Gestin de la Entidad, toda vez que los requerimientos formulados por las Entidades debern corresponder a las metas y objetivos que tiene que cumplir la entidad para el largo, mediano y corto plazo, respectivamente, por lo que sealarn la programacin de sus contrataciones y adquisiciones de acuerdo a sus prioridades. c. De igual manera, deber tenerse en cuenta para la formulacin del Plan Anual de Adquisiciones los criterios de clasificacin segn el tipo de bienes, servicios y obras y/o por asignaciones especficas del clasificador de gastos, con indicacin de su fecha de programacin de contratacin y adquisicin e indicacin de cada proceso de seleccin en funcin del valor estimado d. Finalmente, es importante que se reconozca en el Plan Anual los procesos de seleccin concurso (licitacin pblica, licitacin directa pblica pblica,

internacional,

pblico,

adjudicacin

adjudicacin directa selectiva y adjudicacin de menor cuanta programables), los cuales se determinarn a travs del objeto de la contratacin, as como de los montos de los valores estimados para cada uno de ellos, los que figuran en la Ley Anual del Presupuesto del Sector Pblico y en las directivas emitidas por la Direccin Nacional de Presupuesto Pblico y del FONAFE (para el caso de las entidades sujetas bajo su mbito), segn correspondan.

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FORMULACION DEL PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES La formulacin del PAC se hace de acuerdo al Sistema de Abastecimiento.

7.2 PROGRAMACION DEL PLAN ANUAL

a. Identificacin de las reas usuarias (ROF, MOF) b. Metas y Objetivos (PEI, POI, PIA) c. Catalogacin de bienes, servicios y obras d. Requerimiento de Necesidades e. Consolidacin del cuadro de necesidades f. Evaluacin y Valorizacin de Necesidades g. Identificacin de los gastos que no van al PAC h. Determinacin de los Procesos de Seleccin i. Indicacin de Fuentes de Financiamiento RESULTADO FINAL: PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES

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a. Identificacin de cada una de las reas usuarias de la entidad, sobre la base de la organizacin contenida en su ROF, a las cuales se les asignarn un cdigo de identificacin Identificacin de los centros de costos dentro de cada rea usuaria, los cuales podrn ser determinados sobre la base de la organizacin interna la contenida en el manual de organizacin y funciones de la entidad MOF. A cada centro de costos deber asignrsele un cdigo de identificacin b. Identificacin de las metas especficas por cada centro de costos, determinadas en base a las metas y objetivos institucionales contenidas en el plan operativo de gestin de la entidad. Dichas metas significan los propsitos que tienen que alcanzar en trminos medibles, cada centro de costos para un perodo determinado de tiempo. En el caso del Plan Anual, dicho tiempo comprende un ejercicio presupuestario que empieza el 02 de enero y termina el 31 de diciembre de cada ao. c. Asignacin de los bienes, servicios y obras por cada una de las metas determinadas en los centros de costos, identificando sus

caractersticas, para lo cual se utilizar el catlogo nico de bienes, servicios y obras que administra OSCE (Art. 6 de la Ley de Contrataciones con el Estado) d. Determinacin de los procesos de seleccin, de acuerdo al monto y objeto de contratacin.

7.3 CRITERIOS A CONSIDERAR EN LA FORMULACION DEL PLAN ANUAL a. Elaborar el estudio de mercado para fijar y definir las caractersticas de los bienes, servicios, consultoras y obras requeridos; as como, para determinar y sustentar sus valores estimados, las condiciones y fechas probables en las que se realizar el proceso de seleccin, de acuerdo a la oportunidad en que sern utilizadas por la unidad usuaria.

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b. Determinar el tipo de proceso de seleccin por efectuar en base a los montos anuales por toda fuente de financiamiento y por cada tipo de bienes, servicios, consultoras y obras. c. Indicar el cdigo CIIU por cada tipo de proceso de seleccin, as como el catlogo nico de bienes, servicios y obras, tipo de moneda, valor estimado, unidad de medida, cantidad, fecha probable de convocatoria, fuente de financiamiento, compra corporativa o por encargo, de ser el caso. d. El resultado de stas acciones debe dar origen a la formulacin del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones como un "proyecto", el que sirve de sustento de la propuesta presupuestal del ao siguiente, que de ser el caso, podr ser ajustado en base a la cifra definitiva del presupuesto aprobado en la ley anual del presupuesto, el cual es asignado a la entidad, a travs de su oficina de presupuesto y planificacin, dando como resultado al Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones. e. La presentacin de dicho Plan Anual deber sujetarse a los formatos establecidos y a los plazos respectivos, debiendo el

sustento (cuadros de necesidades, cotizaciones de valores estimados, etc.) quedar en poder de la entidad (OEC). f. Considerar tambin las adquisiciones y contrataciones que tengan financiamiento externo que se encuentren comprendidas en el artculo 49 de la Ley de Gestin Presupuestaria del Estado. g. Asimismo, se considerarn los procesos de seleccin que deriven de una declaratoria de desierto, de acuerdo al artculo 32 de la Ley, siempre que la convocatoria se realice en el ejercicio presupuestario posterior al del proceso original. h. De igual manera, se programarn en el plan anual las contrataciones a realizarse, a travs de la figura de exoneracin del proceso de seleccin, incluyndolas como el tipo de proceso que correspondera llevar a cabo. i. Tener especial cuidado con aquellas contrataciones que estn consideradas en el Presupuesto Institucional de Apertura (PIA) de las 11
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entidades, pero que por su naturaleza del gasto no deben incluirse en el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones por no requerir efectuarse un proceso de seleccin, tales como: Viticos al personal por comisin de servicio y cambio de colocacin. Servicios bsicos, sujetos a tarifas nicas de luz, agua y telfono fijo, (excepto que se trate de una nueva contratacin en el caso de servicios de telfono fijo). Fondos para pagos en efectivo y/o caja chica. Gastos de ejercicios anteriores. Compras directas del 25% por prestaciones adicionales de bienes y servicios, de acuerdo al Art. 41 de la Ley de Contrataciones del Estado, modificado por la Ley 29873. Contrataciones adicionales por el 15%, de acuerdo al artculo Art. 41.2 de la Ley y el Art. 174 de su Reglamento. Gastos de mantenimiento en cuentas bancarias. Otros similares. Las contrataciones y/o adquisiciones que sean igual o menores a una (1) Unidad Impositiva Tributaria vigente al momento de la transaccin. En consecuencia el presupuesto aprobado para cada entidad, debe conciliarse del siguiente modo: PIA = PAAC + ACSPS + OGSPS ACAS Donde:
PIA PAAC ACSPS Presupuesto Institucional de Apertura de la Entidad Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones

Adquisiciones y Contrataciones sin Proceso de Seleccin

ACAS

Adquisiciones y Contrataciones ao siguiente

OGSPS

Otros Gastos sin Proceso de Seleccin (viticos y gastos de ejercicios anteriores

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7.4 ELABORACION DEL PAC

7.5 APROBACION DEL PLAN ANUAL De conformidad con lo dispuesto en el Art. 8 de la Ley, la aprobacin del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones se dar mediante instrumento emitido por Titular del Pliego de la entidad o la mxima autoridad administrativa, segn corresponda, antes del inicio del nuevo ejercicio presupuestario. Asimismo, el importe total considerado debe corresponder a las asignaciones presupuestales aprobadas y sustentar la programacin mensual del gasto remitida a la Direccin Nacional de Presupuesto Pblico del MEF.

7.6 PLAZO Dentro de los 15 das hbiles siguientes, de la aprobacin del PIA; y ser publicado por cada entidad en el SEACE, en un plazo no mayor de 5 das hbiles de aprobado (Art. 8 del Reglamento)

7.7 MODIFICACION Podr ser modificado en cualquier momento, de conformidad con la asignacin presupuestal o en caso de reprogramaciones de las metas institucionales.

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7.8 CAUSAS DE MODIFICACION DEL PAC Incluir o excluir procesos de seleccin; o Modificar la cantidad prevista de bienes, servicios u obras en ms de 25% del costo estimado y ello pueda variar el tipo de proceso de seleccin.

7.9 APROBACION DE MODIFICACION DEL PAC Se sigue el mismo procedimiento que para la aprobacin

7.10 SUPERVISIN Y EVALUACIN La supervisin es responsabilidad de: El Titular de la Entidad. La evaluacin mnima es semestral Dicha supervisin es sin perjuicio de la que corresponde a la Oficina de Auditora o Control Interno de cada Entidad.

8. EJECUCION A cargo del rgano Encargado de las Contrataciones De los comits especiales y permanentes

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