AKTIVITI PENULISAN BERFORMAT

S U R AT R A S M I &

S U R AT T I D A K R A S M I

SURAT RASMI
Alat komunikasi bertulis yang ditulis oleh jabatan-

jabatan kerajaan, badan-badan berkanun, swasta dan individu untuk berhubung secara rasmi di antara satu sama lain.
Ditulis dalam urusan-urusan rasmi
Dikirim oleh orang ramai / firma kepada Kerajaan &

sebaliknya

Tujuan Surat Rasmi

ALAT KOMUNIKASI BERTULIS Membuat permohonan Membuat aduan / bantahan / cadangan / pemberitahuan / arahan / notis Membuat rayuan Membuat jemputan rasmi Menempah barangan Meminta kebenaran Atau apa-apa yang melibatkan urusan rasmi

Struktur Dan Format Surat Rasmi

A.

PENGENALAN - Pengirim - Penerima - Kata sapaan

B. ISI SURAT

- Perkara
- Pengenalan isi - Isi utama/ isi sokongan

C. PENUTUP
- Harapan - Akhir kata - Slogan - Ungkapan kesetiaan/ Pengakuan - Tandatangan/ Jawatan

MAKLUMAT PENGIRIM

Kepala Surat Rasmi (Letterhead)

Maklumat yang terdapat pada kepala surat rasmi ialah :

Logo / lambang persatuan / kelab / jawatankuasa kolej Nama jabatan / kelab / jawatankuasa kolej Alamat lengkap Nombor telefon dan fax

Rujukan Surat

Terdapat 2 jenis rujukan : 1) Rujukan kami 2) Rujukan tuan

Rujukan surat biasanya terletak di bahagian bawah

kepala surat rasmi.

Contoh: Ruj. Kami : PPD. KK/ 02/04/037 R/ ( 30 )

Tarikh Surat

Tarikh yang ditulis pada surat rasmi adalah tarikh surat tersebut ditaip / ditandatangani.

Tarikh biasanya ditulis di bawah no. rujukan surat atau di sebelah kanan selari dengan nama negeri alamat

pengirim.

Cara yang biasa digunakan untuk menulis tarikh ialah:

10 Disember 2004 10 hb Disember 2004

MAKLUMAT PENERIMA

Di dalam surat rasmi, maklumat penerima mesti mengandungi :

Nama penerima / jawatan penerima Alamat lengkap penerima

Jika penerima surat bukan ahli persatuan / kelab / jawatankuasa

kolej, pastikan surat rasmi berkenaan mestilah melalui dan

salinan individu-individu yang tertentu seperti berikut :

Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar); atau

Timbalan Pendaftar HEP; atau

Penolong Pendaftar HEP; atau Pengetua; atau

Presiden Persatuan / Kelab / Jawatankuasa Kolej

KATA SAPAAN

Kebiasaannya surat rasmi dimulakan dengan kata sapaan seperti berikut :

Yg. Bhg. Dato/Prof. Dr. / Tuan / Puan / Saudara / Saudari

Kata sapaan lazimnya ditulis di bahagian bawah baris akhir alamat penerima (setelah dilangkaukan 2 baris)

KANDUNGAN SURAT Tajuk Surat

Surat rasmi perlu mempunyai tajuk surat yang perlu

ditulis sebelum kandungan surat dimulakan.

Tajuk surat mesti mencerminkan isi kandungan surat (ringkas dan padat).

Isi / Kandungan Surat Rasmi

Kandungan surat rasmi adalah terdiri daripada

maklumat, isi atau hal yang berkaitan dengan tajuk

surat yang ingin disampaikan kepada penerima surat.

Kandungan surat perlu disusun dalam beberapa perenggan mengikut kesesuaian dan dinomborkan mengikut turutan kecuali perenggan pertama dan

perenggan terakhir (penutup).

Di dalam surat rasmi, lazimnya dihadkan kepada satu perkara sahaja. Tindakan mencampurkan beberapa perkara di dalam satu surat boleh menimbulkan beberapa masalah seperti :

Beberapa perkara mungkin tertinggal dari tindakan Keutamaan perkara tidak diketahui.

PENUTUP SURAT

Surat rasmi biasanya ditutup dengan maklumat yang

berkaitan dengan arahan, syarat, harapan dan sebagainya.

Selain dari itu, surat rasmi biasanya diakhiri dengan: - ungkapan sekian, terima kasih atau sekian,

dimaklumkan
- motto (organisasi / persatuan / kelab/ jawatankuasa kolej ). Seperti Berkhidmat Untuk Negara (huruf besar dan dihitamkan)

HUJUNG SURAT

Bahagian ini memuatkan maklumat tentang pengirim

surat iaitu tandatangan, nama, jawatan rasmi, nombor

telefon serta email (jika ada).

Di bawah ungkapan rasmi / motto, terdapat ungkapan

hormat atau rujukan dari pengirim seperti Yang benar, Salam hormat, Saya yang menurut perintah, dan sebagainya.

CONTOH SURAT RASMI

KESILAPAN SURAT RASMI

 Maklumat penerima surat tidak lengkap atau salah.

Tidak mempunyai tarikh dan nombor rujukan Persatuan /

Kelab / JKM.
Kesilapan status jawatan penerima surat

Tajuk dan isi surat tidak berkaitan antara satu sama lain.

Salinan surat kepada yang berkenaan tidak diberikan.

Tiada tandatangan pengirim.

Jenis-jenis Surat Rasmi

- SURAT ARAHAN - SURAT UCAPAN TAHNIAH/TAKZIAH/ - PENGHARGAAN - SURAT PERAKUAN - SURAT JEMPUTAN - SURAT CADANGAN - SURAT PEKELILING - SURAT IRINGAN - SURAT-SURAT PERSENDIRIAN - SURAT-SURAT FORMAL/RASMI - SURAT-SURAT PERNIAGAAN - SURAT PERMOHONAN - SURAT RAYUAN - SURAT BANTAHAN - SURAT MAKLUMAN

Surat Kiriman Tidak Rasmi

Surat tidak rasmi ialah surat yang biasanya ditulis kepada

ahli keluarga atau sahabat handai.

Tujuan Surat Tidak Rasmi

Surat ucap tahniah

Surat ucap takziah

bertanya khabar berita menceritakan empat-tempat menarik di Malaysia kepada

sahabat
Pengalaman di tempat baru seperti di sekolah baru Surat minta kebenaran ibu bapa / penjaga membalas surat yang dihantar oleh orang lain

Format surat kiriman tidak rasmi

Alamat pengirim

Tarikh surat
Kata mengadap surat (menemui ) Panggilan hormat Penutup surat (Akhir kata) Tandatangan (Guna bahasa surat)

TERIMA KASIH