MINISTERIO DE ECONOMA Y FINANZAS PBLICAS

DIRECCIN GENERAL DE NORMAS DE GESTIN PBLICA DIRECCIN GENERAL DE SISTEMAS DE GESTIN DE INFORMACIN FISCAL

MANUAL DE OPERACIONES DEL SISTEMA DE CONTRATACIONES DEL ESTADO SICOES

ESTADO PLURINACIONAL DE BOLIVIA

Aprobado Mediante Resolucin Ministerial N 274 de 9 de mayo de 2013 Elaborado en base al Decreto Supremo N 0181 de 28 de junio de 2009 de las Normas Bsicas del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios y sus modificaciones

Manual de Operaciones del SICOES

MANUAL DE OPERACIONES DEL SISTEMA DE CONTRATACIONES ESTATALES (SICOES)

1 OBJETO DEL MANUAL

El presente manual tiene por objeto definir las condiciones, procedimientos y plazos para la publicacin de informacin en Sistema de Contrataciones Estatales (SICOES). Conforme lo establecido en el Artculo N 111 de las NB-SABS las entidades pblicas debern utilizar con carcter obligatorio el presente Manual.

SISTEMA DE CONTRATACIONES ESTATALES (SICOES)

El Sistema de Contrataciones Estatales (SICOES), es el nico sistema oficial de publicacin y difusin de informacin de los procesos de contratacin de las entidades pblicas del Estado Plurinacional de Bolivia, establecido y administrado por el rgano Rector. La informacin publicada tiene carcter oficial y pblico, encontrndose disponible en el sitio web del SICOES (www.sicoes.gob.bo).

PUBLICACIN DE INFORMACIN EN EL SICOES

Las entidades pblicas debern publicar obligatoriamente en el SICOES todas las contrataciones mayores a Bs20.000.- (VEINTE MIL 00/100 BOLIVIANOS) independientemente del origen de los recursos, la normativa y la modalidad de contratacin, bajo la cual se efecte el proceso de contratacin. Las contrataciones sealadas en los incisos i) y l) del Artculo N 65 y en el inciso l) del pargrafo I del Artculo N 72 de las NB-SABS no requieren ser registradas en el SICOES. La informacin registrada en el SICOES se constituye en la informacin oficial que regir los procesos de contratacin, siendo responsabilidad de la entidad el disponer los mecanismos administrativos de control interno, para verificar que la informacin que se publique corresponda al contenido de los documentos originales autorizados por el RPC o el RPA. En caso de existir diferencias entre stos ltimos y los documentos publicados en el SICOES, prevalecern como oficiales los documentos publicados en el SICOES. El contenido, la veracidad y oportunidad de la informacin y los documentos registrados en el SICOES, son de completa responsabilidad de la entidad, del RPC/RPA y del funcionario que se consigne como responsable de envo de la informacin. Una vez publicada la informacin en el SICOES la misma no podr ser modificada, salvo lo establecido en el numeral 8 del presente Manual. 3.1 Tipos de informacin Se definen los siguientes tipos de informacin a ser publicada en el SICOES:

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3.1.1

Informacin obligatoria Se entiende por informacin obligatoria a aquella informacin que necesariamente debe ser publicada para todos los procesos de contratacin conforme las condiciones establecidas en el presente Manual (Ej. DBC, Resoluciones de adjudicacin, contrato, recepcin, etc.). Se incluye dentro de este tipo de informacin al Programa Anual de Contrataciones (PAC).

3.1.2

Informacin circunstancial Se entiende por informacin circunstancial a aquella informacin que debe ser publicada en el SICOES dependiendo de los eventos que se produzcan en el proceso de contratacin (Ej. Ampliacin, anulacin, cancelacin, presentacin de recursos administrativos de impugnacin, etc.) La informacin circunstancial debe ser registrada obligatoriamente conforme las condiciones establecidas en el presente Manual, misma que no deber entenderse como informacin opcional.

3.2

Informacin respaldatoria Tanto la informacin obligatoria como la informacin circunstancial deben estar sustentadas por documentacin respaldatoria (conforme lo definido en el presente Manual), misma que deber ser publicada en formato digital.

CDIGO NICO DE CONTRATACIONES ESTATALES (CUCE)

Es el cdigo asignado de forma automtica por el SICOES para cada proceso de contratacin, identificndolo de manera nica. La asignacin del CUCE proceder de la siguiente manera: 4.1 Para procesos efectuados con convocatoria pblica. El CUCE se asignar al inicio del proceso con la publicacin de la convocatoria pblica en las modalidades: a) b) c) d) Apoyo Nacional a la Produccin y Empleo (ANPE); Licitacin Pblica; Contratacin por Excepcin; Otras modalidades definidas por el Organismo Financiador o normativa que requieran publicacin de convocatoria.

4.2

Para procesos que no requieren convocatoria pblica. El CUCE se asignar despus de la suscripcin del Contrato o emisin de la Orden de Compra u Orden de Servicio en las modalidades de: a) b) c) d) Contratacin Menor (mayores a Bs20.000); Contratacin por Excepcin; Contratacin Directa de Bienes y Servicios; Contratacin por Desastres y/o Emergencias;
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e) Otras modalidades definidas por el Organismo Financiador o normativa que no requieran publicacin de convocatoria.

REGISTRO EN EL SICOES

Las entidades pblicas registrarn en el SICOES la informacin detallada en las NB-SABS y en el presente Manual, en lnea mediante los usuarios habilitados para este efecto, utilizando los programas informticos disponibles en el sitio Web del SICOES (www.sicoes.gob.bo). Excepcionalmente, cuando la entidad no cuente con Internet ni con las posibilidades de efectuar el registro de informacin en lnea, la MAE o el Mximo Ejecutivo de la Unidad Administrativa, deber solicitar autorizacin al rgano Rector justificando que la entidad no cuenta con acceso a internet. Los programas de registro permiten almacenar la informacin de manera temporal, como un borrador que podr ser editado y publicado posteriormente. La informacin que se encuentra en estado temporal, no es de conocimiento pblico, por lo tanto no se considera como informacin vlida. La informacin podr permanecer en estado temporal por un plazo mximo de diez (10) das calendario a partir de la ltima fecha de modificacin de la informacin, transcurrido este plazo, si la informacin no hubiese sido publicada en el sistema de manera definitiva, ser eliminada. Se excepta de esta restriccin a las segundas y siguientes convocatorias y al Programa Anual de Contrataciones. Una vez que la informacin es publicada de manera definitiva, el sistema emitir automticamente una Confirmacin de Publicacin, como constancia oficial de que la entidad cumpli con el registro en el SICOES. Esta constancia podr ser impresa e incluida en el expediente del proceso de contratacin. El sistema almacenar el nmero de confirmacin y la fecha de generacin para fines de control. Cuando se detecte que la entidad ha incumplido con el registro de informacin en el SICOES conforme los plazos establecidos en el presente Manual y considerando el cronograma publicado por la entidad, el sistema bloquear automticamente el registro de nuevas convocatorias hasta que la entidad regularice la informacin pendiente. Excepcionalmente, cuando la entidad se vea imposibilitada de efectuar el registro de informacin en el SICOES, la MAE o el Mximo Ejecutivo de la Unidad Administrativa podr solicitar en forma escrita un plazo perentorio para la regularizacin de la informacin pendiente a travs del Formulario de Solicitud de Prrroga (FORM PRG), indicando el nmero de CUCE del proceso con informacin pendiente, justificando el incumplimiento e indicando el plazo en el cual la informacin ser regularizada. La autorizacin de estas solicitudes nicamente permitir la habilitacin del sistema, sin embargo, no exime de la responsabilidad por el cumplimiento de los plazos de registro establecidos.

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6.1

ADMINISTRACIN DE USUARIOS
Tipos de usuario Se definen los siguientes tipos de usuario:

6.1.1

Usuario Administrador Cada entidad deber habilitar en el sistema a un Usuario Administrador, quien deber cumplir con las siguientes funciones: a) b) c) d) Habilitar a Usuario(s) de Registro. Actualizar permanentemente los datos de la entidad. Dar de baja a Usuarios de Registro que hayan sido relevados de esta funcin. Mantener actualizado el registro de los usuarios de la entidad.

6.1.2

Usuarios de Registro Los usuarios de Registro debern efectuar la publicacin en el SICOES dentro de los plazos establecidos. La entidad habilitar la cantidad de Usuarios de Registro que considere pertinente de acuerdo al volumen de procesos, la estructura de la entidad, las unidades que intervienen en la ejecucin del proceso de contratacin u otros criterios.

6.2

Procedimiento para registro de usuarios El procedimiento para efectuar el registro de usuarios en el SICOES es el siguiente: a) La entidad deber remitir el Formulario 001 (Solicitud de habilitacin de Usuarios y actualizacin de datos de la entidad), en forma impresa, va fax o correo regular, debidamente firmado por la Mxima Autoridad Ejecutiva o el Mximo Ejecutivo de la Unidad Administrativa, solicitando la inscripcin de un Usuario Administrador en el SICOES. b) Una vez registrado el Usuario Administrador, ste podr administrar las cuentas de usuarios de la entidad y habilitar Usuarios de Registro a travs del sistema. c) El SICOES asignar un nombre de usuario y contrasea de acceso a cada usuario, datos que le sern remitidos a su correo electrnico.

6.3

Inscripcin de entidades de reciente creacin El registro de entidades de reciente creacin que cuenten con cdigo institucional se efectuar utilizando el Formulario 001 (Solicitud de habilitacin de Usuarios y actualizacin de datos de la entidad), mediante el cual proceder la habilitacin de usuarios para dicha entidad. Se deber adjuntar la documentacin que respalde su creacin y la asignacin de cdigo institucional.

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6.4

Inscripcin de Unidades Ejecutoras Desconcentradas, Programas y/o Proyectos para el registro de Contrataciones Cuando la entidad cuente con unidades ejecutoras desconcentradas, programas y/o proyectos que requieran ejecutar sus procesos de contratacin a travs de su propia unidad administrativa, la MAE de la entidad podr solicitar su inscripcin en el SICOES, enviado el Formulario 001 (debidamente firmado), adjuntando la documentacin de respaldo que evidencie que la capacidad administrativa de la unidad desconcentrada, programa o proyecto, de ejecutar sus contrataciones. Efectuada la revisin de la documentacin, el rgano Rector podr o no autorizar la asignacin de cdigo auxiliar y la habilitacin de un Usuario Administrador para el registro independiente de sus procesos de contratacin.

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7.1

PROCEDIMIENTOS, PLAZOS Y CONDICIONES PARA EL REGISTRO EN LNEA

Informacin obligatoria Programa Anual de Contrataciones a) Plazo de registro: Previo al inicio de las contrataciones de cada gestin. b) Condiciones y particularidades: i. ii. iii. En el PAC se incluirn todas las contrataciones mayores a Bs20.000.- (VEINTE MIL 00/100 BOLIVIANOS), independientemente del origen de los recursos; No corresponde el registro en el PAC de las Contrataciones por Desastre y/o Emergencia, ni de las contrataciones sealadas en los incisos c), i), l), p) y q) del Artculo 65 y en los incisos b) y l) del pargrafo I del Artculo 72 de las NB-SABS; Los ajustes al PAC debern ser registradas en el SICOES.

7.1.1

7.1.2

Convocatorias para el Inicio de Proceso de contratacin de bienes, obras, servicios generales y servicios de consultora a) Plazo de registro: Antes de la fecha establecida para el inicio del proceso de contratacin. b) Condiciones y particularidades: i. ii. Esta informacin deber ser registrada para todos los procesos de contratacin mayores a Bs20.000.- (VEINTE MIL 00/100 BOLIVIANOS) que se efecten mediante convocatoria pblica. Los plazos del proceso de contratacin se computarn a partir de la publicacin en el SICOES. Cuando la entidad tenga programado efectuar ferias de contratacin estatal, iniciar simultneamente una gran cantidad de procesos de contratacin u otros casos, podr efectuar una publicacin anticipada en el SICOES estableciendo la fecha de realizacin de la feria o del inicio del proceso, cuyo plazo deber ser mayor o igual a la fecha de publicacin en el SICOES. Cuando se requiera publicar una siguiente convocatoria de un proceso declarado desierto, previamente debe registrarse la Declaratoria Desierta de la convocatoria anterior.

iii.

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iv.

v. vi.

Independientemente de la forma de adjudicacin (total, tems, lotes, tramos o paquetes) cada uno de los bienes y servicios requeridos debern ser identificados de forma desagregada, utilizando el Catlogo de Bienes y Servicios del SICOES, sealando claramente las cantidades y precios unitarios. Cuando se requiera efectuar una siguiente publicacin de un proceso anulado, previamente debe registrarse la Anulacin de la publicacin anterior. En el caso de contrataciones de servicios discontinuos o cuando las cantidades de consumo sean variables, se debern estimar el monto total en base al monto presupuestado para el proceso.

c) Documentacin Respaldatoria: a) Convocatoria. b) DBC aprobado. c) Planos, diagramas, formularios u otros documentos que sean necesarios para la presentacin de propuestas y que no pudieran ser incluidos en el DBC. d) Autorizacin del rgano Rector, cuando el DBC tenga modificaciones al modelo de DBC. e) Aprobacin del DBC elaborado, cuando no exista modelo de DBC. 7.1.3 Resolucin de aprobacin del Documento Base de Contratacin DBC a) Plazo de registro: Mximo dos (2) das hbiles computables a partir de la fecha de emisin de la Resolucin de Aprobacin del DBC. b) Condiciones y particularidades: Esta informacin deber ser publicada para los procesos de contratacin bajo la modalidad de Licitacin Pblica. c) Documentacin Respaldatoria: i. ii. Resolucin de Aprobacin del DBC. Enmiendas al DBC, si existieran, conteniendo nicamente los aspectos que hubiesen sufrido modificaciones respecto al documento inicialmente publicado.

7.1.4

Adjudicacin o Declaratoria Desierta a) Plazo de registro: Mximo dos (2) das hbiles computables a partir de la fecha de emisin de la Resolucin o Documento de Adjudicacin o Declaratoria de Desierta. b) Condiciones y particularidades: Esta informacin deber ser registrada para todos los procesos de contratacin efectuados mediante convocatoria pblica. c) Documentacin Respaldatoria: Documento o Resolucin de Adjudicacin o Declaratoria Desierta.

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7.1.5

Informacin del Contrato, Orden de Compra u Orden de Servicio a) Plazo de registro: Mximo diez (10) das hbiles computables a partir de la fecha de formalizacin de la contratacin. En caso de suscripcin de mltiples Contratos, rdenes de Compra u rdenes de Servicio el plazo se computar a partir de la fecha de suscripcin del ltimo contrato o de aceptacin de la ltima Orden de Compra u Orden de Servicio por parte del adjudicado. b) Condiciones y particularidades: i. ii. iii. iv. Esta informacin deber ser registrada para todos los procesos de contratacin efectuados mediante convocatoria pblica. La entidad deber registrar el nmero de Certificado del RUPE de los proponentes contratados. Los contratos registrados debern asociarse a los bienes y servicios detallados en la convocatoria, especificando los precios individuales determinados en el contrato. En el caso de contrataciones de servicios discontinuos o cuando las cantidades de consumo sean variables, se debe especificar el precio unitario determinado en el Contrato, Orden de Compra u Orden de Servicio y estimar el monto total en base al monto presupuestado para el proceso, mismo que ser actualizado una vez que se informe acerca de la recepcin definitiva con las cantidades efectivamente consumidas. Cuando se proceda a la contratacin de consultores individuales de lnea por tem, con ms de treinta (30) proponentes, se podr registrar nicamente a aquellos adjudicados, no siendo necesario el registro del total de proponentes.

v.

c) Documentacin Respaldatoria: Contrato, Orden de Compra u Orden de Servicio. 7.1.6 Informes peridicos de avance a) Plazo de registro: Semestralmente a partir de la fecha de suscripcin del contrato. Cada informe deber ser publicado en el plazo mximo de diez (10) das hbiles computables a partir del semestre concluido. En caso de contratos cuya vigencia fuese menor a los seis meses, no ser necesaria la publicacin del informe peridico de avance, informndose nicamente la recepcin definitiva. b) Condiciones y particularidades: i. ii. iii. Esta informacin deber ser registrada para los contratos producto de procesos de contratacin mayores a Bs20.000.- (VEINTE MIL 00/100 BOLIVIANOS). Los informes peridicos de avance debern ser registrados para los contratos de bienes con entregas parciales, obras, supervisin tcnica y servicios de consultora para estudios a diseo final. El informe de avance deber incluir informacin sobre el destino de los bienes, estado de la ejecucin de la obra o avance de las consultoras.

c) Documentacin Respaldatoria: i. ii. Acta (s) o informe (s) de recepcin parcial para bienes. Informes de avance.
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7.1.7

Recepcin Definitiva o Disconformidad a) Plazo de registro: Mximo diez (10) das hbiles, computables a partir de la fecha de emisin del acta de conformidad, acta de recepcin definitiva o la aceptacin al informe final de consultora. En caso de suscripcin de mltiples Contratos, rdenes de Compra u rdenes de Servicio, el plazo se computar a partir de la fecha de recepcin definitiva del ltimo Contrato, Orden de Compra u Orden de Servicio. En caso de que se emita informe de disconformidad y no se proceda a la Recepcin Definitiva, el plazo se computar a partir de la aprobacin de dicho informe. b) Condiciones y particularidades: i. ii. Esta informacin deber ser registrada para todos los procesos de contratacin mayores a Bs20.000.- (VEINTE MIL 00/100 BOLIVIANOS). Esta informacin deber ser registrada cuando exista recepcin definitiva parcial o total; sin embargo, ante disconformidad de la totalidad de los bienes y servicios estipulados en el Contrato, Orden de Compra u Orden de Servicio, no procede el registro de esta informacin, debiendo la entidad registrar la Resolucin del Contrato o el incumplimiento de la Orden de Compra u Orden de Servicio.

c) Documentacin Respaldatoria: i. ii. 7.2 Acta o informe de recepcin definitiva. Informe de disconformidad, cuando corresponda.

Informacin circunstancial

Esta informacin debe ser registrada de acuerdo con los acontecimientos que se susciten en el proceso de contratacin1: 7.2.1 Ampliacin de fecha de Presentacin de Propuestas a) Plazo de registro: Antes de la fecha y hora inicialmente registradas en el SICOES para la presentacin de propuestas. b) Condiciones y particularidades: i. ii. Esta informacin deber ser registrada para todos los procesos de contratacin bajo la modalidad de Licitacin Pblica y aquellos cuya normativa establezca la posibilidad de efectuar ampliacin del plazo de presentacin de propuestas. El plazo ampliado se computar a partir de su publicacin en el SICOES, debiendo la entidad publicar el nuevo cronograma de actividades del proceso.

c) Documentacin Respaldatoria: i. ii. Resolucin para Licitacin Pblica Nota u Otro Documento que autorice la ampliacin, para aquellos cuya normativa establezca la posibilidad de efectuar ampliacin del plazo de presentacin de propuestas.

La informacin circunstancial debe ser registrada obligatoriamente de acuerdo con los eventos que tengan lugar en el proceso de contratacin. No debe entenderse como informacin opcional. 9

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7.2.2

Ampliacin de fecha para la formalizacin de la contratacin a) Plazo de registro: Antes de la fecha fijada para la formalizacin de la contratacin. b) Condiciones y particularidades: i. Esta informacin deber ser registrada para todos los procesos de contratacin bajo la modalidad ANPE, Licitacin Pblica y aquellos cuya normativa establezca la posibilidad de efectuar ampliacin del plazo para la formalizacin de la contratacin. El plazo ampliado se computar a partir de su publicacin en el SICOES, debiendo la entidad publicar el nuevo cronograma de actividades del proceso.

ii.

c) Documentacin Respaldatoria: Documento que autorice la ampliacin. 7.2.3 Suspensin a) Plazo de registro: Mximo dos (2) das hbiles computables a partir de la fecha de emisin de la Resolucin de suspensin. b) Condiciones y particularidades: Esta informacin deber ser registrada para todos los procesos de contratacin, efectuados mediante convocatoria pblica. c) Documentacin Respaldatoria: Resolucin de suspensin o documento equivalente para otras normativas. 7.2.4 Reanudacin Plazo de registro: Mximo dos (2) das hbiles computables a partir de la fecha de emisin de la Resolucin de reanudacin del proceso. a) Condiciones y particularidades: i. ii. Esta informacin deber ser registrada para todos los procesos de contratacin efectuados mediante convocatoria pblica. Los plazos para la reanudacin del proceso se computarn a partir de la fecha de publicacin de la Resolucin de reanudacin en el SICOES, debiendo efectuarse la reprogramacin del cronograma de actividades del proceso.

b) Documentacin Respaldatoria: Resolucin de reanudacin o documento equivalente para otras normativas. 7.2.5 Anulacin a) Plazo de registro: Mximo cinco (5) das hbiles computables a partir de la fecha de emisin de la Resolucin de anulacin.

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b) Condiciones y particularidades: i. ii. iii. Esta informacin deber ser registrada para todos los procesos de contratacin, efectuados mediante convocatoria pblica. La anulacin deber publicarse en caso de incumplimiento o inobservancia a la normativa de contrataciones vigente o cuando se presente error en el DBC publicado. La entidad deber publicar la reprogramacin del cronograma de actividades del proceso. Si el proceso se anula hasta la convocatoria, la entidad deber proceder a registrar la siguiente publicacin de la convocatoria en el SICOES.

c) Documentacin Respaldatoria: Resolucin de anulacin (total o parcial) o documento equivalente para otras normativas. 7.2.6 Cancelacin a) Plazo de registro: Mximo de cinco (5) das hbiles computables a partir de la fecha de emisin de la Resolucin de Cancelacin. b) Condiciones y particularidades: i. ii. Esta informacin deber ser registrada para todos los procesos de contratacin, efectuados mediante convocatoria pblica. Las cancelaciones parciales debern publicarse especificando las causales de cancelacin.

c) Documentacin Respaldatoria: Resolucin de cancelacin (total o parcial) o documento equivalente para otras normativas. 7.2.7 Convocatoria para aclaracin de propuestas a) Plazo de registro: Mnimo un (1) da hbil antes de la fecha fijada para la Aclaracin de Propuestas. b) Condiciones y particularidades: i. ii. Esta informacin deber ser registrada para todos los procesos de contratacin, efectuados mediante convocatoria pblica Esta informacin deber ser publicada cuando se requiera la aclaracin sobre el contenido de una o ms propuestas. Todos los proponentes pueden asistir a dicho acto.

c) Documentacin Respaldatoria: Convocatoria a aclaracin de propuestas.

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7.2.8

Desistimiento a la formalizacin de la contratacin, mediante Contrato, Orden de Compra u Orden de Servicio a) Plazo de registro: Mximo cinco (5) das hbiles computables a partir de la fecha del desistimiento expreso del proponente o de la fecha de recepcin de la Carta Notariada enviada al proponente adjudicado, ante desistimiento tcito. b) Condiciones y particularidades: i. Esta informacin deber ser registrada para todos los procesos de contratacin efectuados mediante convocatoria pblica. Se deber registrar el desistimiento expreso para la formalizacin de la contratacin o desistimiento tcito por incumplimiento en la presentacin de documentos. En caso que el desistimiento sea por causas de fuerza mayor, caso fortuito u otras causas debidamente justificadas y aceptadas por la entidad, el proponente no estar impedido para participar en procesos de contratacin y se registrar la aceptacin de la entidad. Si producto de la revisin efectuada para la formalizacin de la contratacin los documentos presentados por el adjudicado no cumplieran con las condiciones requeridas, no se considerar como desistimiento, por lo que no corresponde su registro en el SICOES. Si la notificacin de adjudicacin excediera la validez de la propuesta presentada, y por lo tanto el desistimiento se produjera de forma posterior, no corresponde su registro en el SICOES. ii. El registro del desistimiento es de entera responsabilidad del Mximo Ejecutivo de la Unidad Administrativa de la entidad convocante y del funcionario que se consigne como responsable del registro de la informacin publicada. En el caso que la informacin registrada sea errnea, conllevar a Responsabilidad por la Funcin Pblica, sin perjuicio de las acciones que el proponente afectado pueda iniciar contra la entidad que efectu el registro errneo. En caso de que en forma posterior al registro, se inicien acciones judiciales o administrativas, en contra del registro efectuado por la entidad convocante, stas no sern causal suficiente para dejar sin efecto el registro efectuado, siendo de entera responsabilidad de la entidad convocante el responder por el mismo.

iii.

c) Documentacin Respaldatoria: i. ii. Carta de desistimiento del proponente remitida a la entidad convocante. Carta Notariada enviada al proponente adjudicado, en la que se le comunica que ante el incumplimiento en la presentacin de documentos para la formalizacin de la contratacin, ser registrado en el SICOES por considerarse este hecho como desistimiento tcito.

7.2.9

Recursos Administrativos Interpuestos y Resueltos a) Plazo de registro: Los Recursos Administrativos Interpuestos y Resueltos debern ser registrados en el plazo mximo dos (2) das hbiles computables a partir de la fecha de emisin de la Resolucin que resuelve el recurso administrativo de impugnacin.

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b) Condiciones y particularidades: i. Esta informacin deber ser registrada para los procesos de contratacin bajo la modalidad de Licitacin Pblica y Apoyo Nacional a la Produccin y Empleo para montos mayores a Bs200.000.- (DOSCIENTOS MIL 00/100 BOLIVIANOS) u otras modalidades definidas por el organismo financiador o normativa que acepten la interposicin de recursos administrativos. Los proponentes que interpongan Recursos Administrativos de Impugnacin, podrn remitir al SICOES para su difusin, una copia del mismo con sello de recepcin de la entidad.

ii.

c) Documentacin Respaldatoria: i. ii. Recurso de impugnacin interpuesto. Resolucin que resuelve el recurso de impugnacin.

7.2.10 Resolucin de Contratos o incumplimiento a la Orden de Compra u Orden de Servicio a) Plazo de registro: Mximo cinco (5) das hbiles computables a partir de la fecha de resolucin de Contrato o incumplimiento a la Orden de Compra u Orden de Servicio. b) Condiciones y particularidades: i. ii. Esta informacin deber ser registrada para procesos de contratacin mayores a Bs20.000.- (VEINTE MIL 00/100 BOLIVIANOS). La informacin deber ser registrada consignando: las causales, a quien es atribuible, la fecha y dems informacin relevante, de la resolucin o incumplimiento, informacin que deber ser respaldada. En caso que la resolucin o el incumplimiento sea por causales atribuibles a la entidad contratante, acuerdo entre partes, por causas de fuerza mayor o caso fortuito, el proponente no estar impedido para participar en los procesos de contratacin. Cuando la resolucin de contrato sea parcial, la entidad deber registrar la recepcin definitiva de los bienes o servicios entregados a conformidad del contratante. El registro de resolucin o incumplimiento ser de entera responsabilidad del Mximo Ejecutivo de la Unidad Administrativa del funcionario que se consigne como responsable del registro de la informacin publicada. En el caso que la informacin registrada sea errnea, conllevar a Responsabilidad por la Funcin Pblica, sin perjuicio de las acciones que el proponente afectado pueda iniciar contra la entidad que efectu el registro errneo. En caso de que en forma posterior al registro, se inicien acciones judiciales o administrativas, en contra del registro efectuado por la entidad contratante, estas no sern causal suficiente para dejar sin efecto el registro efectuado, siendo de entera responsabilidad de la entidad el responder por el mismo.

iii. iv.

v.

c) Documentacin Respaldatoria: i. ii. Documento que extingue la relacin contractual. Documento que deje sin efecto la Orden de Compra u Orden de Servicio sealando las causas del incumplimiento y el responsable (entidad, adjudicado, fuerza mayor).

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7.2.11 Contrataciones por Excepcin, Desastres y/o Emergencias, Contrataciones Directas, Contrataciones Menores u otras modalidades que no requieran publicacin de convocatoria a) Plazo de registro: Mximo cinco (5) das hbiles computables a partir de la fecha de formalizacin de la contratacin mediante Contrato, Orden de Compra u Orden de Servicio por la entidad y el adjudicado. b) Condiciones y particularidades: i. ii. iii. Esta informacin deber ser registrada para procesos de contratacin mayores a Bs20.000.- (VEINTE MIL 00/100 BOLIVIANOS) que no requieran efectuarse a travs de convocatoria pblica segn la normativa que los rige. La entidad deber registrar el nmero de Certificado del RUPE de los proponentes contratados. Aplica tambin en el caso de contrataciones bajo normas del financiador u otras normas especficas que no requieran convocatoria o que se efecten por invitaciones directas.

c) Documentacin Respaldatoria: Contrato, Orden de Compra u Orden de Servicio. 7.3 Otra informacin no relativa a procesos de contratacin

Esta informacin no corresponde a procesos de contratacin. Para este efecto se han definido los siguientes procedimientos para la remisin de informacin: 7.3.1 Convocatorias para el Subsistema de Disposicin de Bienes a) Plazo de registro: Antes de la fecha establecida para el inicio del proceso de disposicin. b) Condiciones y particularidades: i. ii. La entidad pblica deber registrar las convocatorias de Remate, Arrendamiento y Permuta. Se debern publicar las segundas y siguientes convocatorias de Remates declarados desiertos.

c) Documentacin Respaldatoria: i. ii. 7.3.2 Convocatoria. Documento de condiciones del Remate, Arrendamiento o Permuta.

Convocatorias para Requerimiento de Personal a) Plazo de registro: Antes de la fecha establecida para el inicio de la convocatoria para requerimiento de personal. b) Condiciones y particularidades: La publicacin en el SICOES se constituye en un medio alternativo de publicacin para estas convocatorias; sin embargo, no sustituye
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los requisitos establecidos en las Normas Bsicas del Sistema de Administracin de Personal. c) Documentacin Respaldatoria: i. ii. Convocatoria. Programacin Operativa Anual Individual (POAI).

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8.1

PROCEDIMIENTO EN CASO DE ERRORES EN LA INFORMACIN PUBLICADA

Procedimiento en caso de errores en la informacin publicada En caso de que la entidad pblica advirtiese errores en la informacin publicada en el SICOES, la MAE, el RPC, el RPA o el Mximo Ejecutivo de la Unidad Administrativa, podr solicitar la publicacin de informacin aclaratoria y/o rectificatoria conforme las siguientes condiciones:

8.1.1

Publicacin de informacin aclaratoria Proceder nicamente sobre aspectos de forma, que no incidan sobre las condiciones del proceso de contratacin. No son susceptibles de aclaracin las fechas, horas y direcciones fijadas en el cronograma de plazos del proceso de contratacin, el contenido de las especificaciones tcnicas o trminos de referencia, la forma de adjudicacin (total, tems, lotes, tramos, etc.), el mtodo de seleccin y adjudicacin, el precio referencial, el objeto de la contratacin ni ningn otro aspecto que afecte las condiciones inicialmente publicadas para la contratacin. La solicitud de publicacin de informacin aclaratoria deber ser remitida en el Formulario de Aclaraciones (FORM ACL) debidamente firmado por la MAE, el RPC, el RPA o el Mximo Ejecutivo de la Unidad Administrativa justificando la solicitud y cuando corresponda adjuntando documentacin que permita evidenciar el aspecto que se requiere aclarar. Revisada la solicitud y la documentacin de respaldo, se dar lugar o no a la aclaracin.

8.1.2

Publicacin de informacin rectificatoria Proceder nicamente cuando se susciten errores en la informacin de tipo histrico publicada en el SICOES, entendindose por informacin histrica a aquella de debe ser registrada una vez concluido el acto administrativo que la produce y/o que no tiene efecto en la continuidad del proceso. La informacin errnea inicialmente publicada permanecer publicada en el sistema. La solicitud de rectificacin de informacin deber ser remitida en el Formulario de Rectificacin (FORM RCT) debidamente firmado por la MAE, el RPC, el RPA o el Mximo Ejecutivo de la Unidad Administrativa adjuntando documentacin de respaldo que permita evidenciar el error de registro. Para rectificar informacin errneamente registrada en el SICOES la entidad deber remitir la siguiente informacin para respaldar el Formulario de Rectificacin:

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Informacin Registrada en el SICOES Informacin del Contrato, Orden de Compra u Orden de Servicio Recepcin Definitiva/Disconformidad Ampliacin de fecha de presentacin de propuestas Ampliacin de fecha para la formalizacin de la contratacin Suspensin Reanudacin Anulacin Cancelacin Desistimiento a la formalizacin de la contratacin

Documento requerido para rectificacin Copia del Contrato y/o contrato modificatorio Copia de la Orden de Compra u Orden de Servicio Copia del acta o informe de recepcin definitiva Copia del informe de disconformidad, cuando exista recepcin parcial Copia de la Resolucin/Nota/Otro Documento que autorice la ampliacin Copia de la Resolucin/Nota/Otro Documento que autorice la ampliacin Copia de la Resolucin/documento de suspensin Copia de la Resolucin/documento de reanudacin Copia de la Resolucin/documento de anulacin Copia de la Resolucin/documento de cancelacin Copia de la carta de desistimiento del proponente remitida a la entidad convocante. Copia de la Carta Notariada enviada al proponente adjudicado, en la que se le comunica que ante la no presentacin de documentos para la formalizacin de la contratacin, ser registrado en el SICOES por considerarse este hecho como desistimiento tcito. Copia de la Resolucin que resuelve el recurso administrativo de impugnacin. Copia de la carta notariada de resolucin de contrato o del documento que extingue la relacin contractual. Copia del documento que deje sin efecto la Orden de Compra u Orden de Servicio sealando las causas del incumplimiento y el responsable (entidad, adjudicado, fuerza mayor) Copia de la orden de compra u orden de servicio

Recursos Administrativos Interpuestos y Resolucin de Contratos o incumplimiento a la Orden de Compra u Orden de Servicio Contrataciones por Excepcin, Emergencias, Contrataciones Directas, Contrataciones Menores u otras modalidades que no requieran publicacin de convocatoria

El rgano Rector podr solicitar documentacin adicional o complementaria para el anlisis de la rectificacin solicitada. Revisada la documentacin de respaldo, se dar lugar o no a la rectificacin. Si la solicitud hubiese sido autorizada, sta ser comunicada al correo electrnico especificado en el Formulario de Rectificacin, a partir de la cual se otorgar un plazo perentorio para que la entidad proceda con la rectificacin; caso contrario, concluido este plazo, la informacin originalmente registrada volver a ser publicada automticamente. No es susceptible de rectificacin la informacin de la convocatoria e inicio del proceso, ampliacin de plazo de presentacin de propuestas, ni otra informacin que determine efectos para el proponente en el proceso de contratacin, a partir de su publicacin en el SICOES.

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Los procedimientos antes citados no aplican a errores en los documentos ni resoluciones emitidos por la entidad. Una vez publicados los documentos emitidos por la entidad en el SICOES no se permitir su reemplazo, ni modificacin, mismos que nicamente pueden ser rectificados por otro documento de la misma jerarqua normativa, debiendo la entidad proceder a su publicacin en el SICOES. Quedan exceptuados de cualquier rectificacin los Documentos Base de Contratacin publicados por la entidad. Si producto de la emisin de un nuevo documento que rectifique el original, la informacin publicada en el SICOES deba ser rectificada, la entidad deber remitir, adems del Formulario de Rectificacin, copia del documento original y del documento rectificatorio emitido. En el caso de rectificacin de Resoluciones o Documentos de adjudicacin, publicados en el SICOES, los plazos se computarn a partir de la ltima publicacin de la Resolucin o Documento de adjudicacin que la rectifica. En el caso de rectificacin de Resoluciones susceptibles de impugnacin, publicadas en el SICOES, los plazos para interposicin de recursos se computarn a partir de la publicacin de la Resolucin que la rectifica. No es susceptible de aclaracin o rectificacin el Programa Anual de Contrataciones una vez concluida la gestin. Todos los efectos producidos por informacin o documentacin errnea registrada en el SICOES, son de completa responsabilidad de la entidad y del usuario que se consigne como responsable del registro de la informacin.

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