Gestin de Riesgos Avanzada usando Base de Datos de Conocimiento

Felipe Melndez, Ing., PMP, MBA, Scrum Master PM&B Consulting Group

Gestin de riesgos avanzadas usando base de datos de conocimiento

En un mundo de muchas turbulencias lidiar con la incertidumbre es un factor critico para el xito de todo proyecto y/o negocio.

Lo invitamos a vivir la experiencia de navegar en aguas turbulentas en forma efectiva.

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Reflexiones
Como esta el mundo, hay mas incertidumbre?, las probabilidades se incrementan o los impactos se hacen mayores?. Hay poca cultura de gestin de riesgos en el mundo ? Que ha pasado con la Tolerancia al riesgo de las personas?. En especifico que ha pasado con su nivel de tolerancia ha crecido o ha bajado?.

Es fcil identificar riesgos?. Que inconvenientes hay para hacerlo?.

Hay riesgos que afectan a un proyecto, y estos a su vez afectan a un programa, y finalmente a un portafolio. Que tantos riesgos desconocidos existen en sus proyectos ?. Son realmente desconocidos?.

Agenda
1. Contexto de la Gerencia de Riesgos en los Proyectos.
2. Categoras de Riesgos (Tipos de Riesgos - RBS). 3. Gerencia de Riesgos durante el Ciclo de Vida de los Proyectos. 4. Procesos de la Gerencia de Riesgos segn el PMI. 5. Aplicacin Avanzada de las Herramientas de Riesgos. 6. Gerencia de Riesgos de los Contratos. 7. Gerencia de Riesgos en los Programas y Portafolios.

8. Lecciones aprendidas Gerenciando Riesgos en las industrias de TI, Construccin y Minera

9. Riesgos en entorno Minero

Gestin de riesgos avanzadas usando base de datos de conocimiento Objetivo de la Gestin de Riesgos
Los objetivos de la Gestin de riesgos son incrementar la probabilidad e impacto de los eventos positivos y disminuir la probabilidad e impacto de los eventos negativos en el proyecto. Apunta a identificar y priorizar los riesgos con anticipacin a su ocurrencia y proveer informacin de accin al project manager. La Gestin de Riesgos no es opcional es esencial para el xito de todo proyecto.
Incrementar los Riesgos Positivos VALOR

Disminuir los Riesgos Negativos

TIEMPO

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Como nos afectan los riesgos ?
Margen Costos Satisfaccin del cliente Cronogramas

Incertidumbre

Estimaciones

Supuestos

Performance
Calidad

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Factores crticos de xito para la Gestin de Riesgos del Proyecto

Reconocer el valor de la gestin de riesgos

Integrar con la direccin de proyectos

Responsabilidad y Compromiso Individual

xito en la Gestin de Riesgos

Esfuerzo de riesgo a escala del proyecto Comunicacin abierta y honesta

Compromiso Organizacional

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Direccin de Proyectos

Procura
Cliente

Ingeniera

Comercial

Cliente

Construccin

Comisionado

Gestin de Calidad (QA/QC) Base de Datos de Conocimientos (KM)

Procesos de Apoyo

Seguridad

Medio Ambiente

Relaciones Comunitarias

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Entorno de la industria

Rol del Risk Manager

Factibilidad

Ingeniera

Construccin

Base de datos de Conocimiento

Identificacin Evaluacin Respuesta Plan de Contingenci a

1. Contexto de la Gerencia de Riesgos en los proyectos

Problemas en la Gerencia de Riesgos

Hay una falta de cultura en gestin de riesgos. Costumbre de convivir con los problemas.

No hay suficiente entrenamiento en gestin de riesgos a los gerentes quienes ejecutan los proyectos.

1. Contexto de la Gerencia de Riesgos en los proyectos

Falta de una metodologa y herramientas para optimizar el impacto de los riesgos durante el ciclo de vida del proyecto.
Enfoque de riesgos principalmente esta orientado a la seguridad perdiendo la oportunidad de ver la gestin de riesgos con un enfoque integral.

1. Contexto de la Gerencia de Riesgos en los proyectos

Hay una dbil visin corporativa de la Gestin de Riesgos en los Proyectos.

Falta de capitalizacin de la experiencia (lecciones aprendidas).

La complejidad de los proyectos se ha ido incrementando elevando los niveles de riesgo. Dificultad para lidiar con las diversas actitudes de los stakeholders hacia los riesgos.

1. Contexto de la Gerencia de Riesgos en los proyectos

Entorno del Proyecto: Influencias externas e interfaces

Ambiente Natural

Organizacin

Economa y Finanzas

Administracin de conocimiento Clientes Poltica

Tecnolgica/ Industrial

Seguridad y Salud Legal Social

1. Contexto de la Gerencia de Riesgos en los proyectos

Actitudes de los Stakeholders hacia el logro
Buscador de riesgos.

Neutral.

Adverso al riesgo.

1. Contexto de la Gerencia de Riesgos en los proyectos

Beneficios de la gestin de riesgos

100% 80% 80% 60% 60% 40% 20% 0% 47% 47% 43% 35%

6%

Anticipar/evitar problemas

Compromiso en reuniones con clientes

*Kulik, Peter and Catherine Weber, Software Risk Management Practices 2001, KLCI Research Group (August 2001)

Mejorar la habilidad para negociar

Reducir sobre costos

Reducir retrasos en la planificacin

Prevenir sorpresas

Ninguno

1. Contexto de la Gerencia de Riesgos en los proyectos

Madurez de la gestin de proyectos

1 = Bajo nivel de madurez
rea de conocimiento Alcance Tiempo Costos Calidad Recursos humanos Comunicaciones Ingeniera / Construccin 3.52 3.55 3.74 2.91 3.18 3.53 Telecomunicaciones 3.45 3.41 3.22 3.22 3.20 3.53

5 = alto nivel de madurez

Sistemas de informacin 3.25 3.03 3.20 2.88 2.93 3.21 Manufactura de alta tecnologa 3.37 3.50 3.97 3.26 3.18 3.48

Riesgo
Obtencin

2.93
3.33

2.87
3.01

2.75
2.91

2.76
3.33

*Ibbs, C. William and Young Hoon Kwak. Assessing Project Management Maturity, Project Management Journal (March 2000).

2. Categoras de Riesgos
Es una agrupacin de riesgos por causas o impactos comunes.

Proyecto: Perforacin de Pozos

RBS: Estructura de Desglose de Riesgos para un proyecto.

Tcnico Materiales Transporte Diseos

Externo Gobierno central Comunidades Proveedores

Direccin de proyectos Presupuesto

Muestra las fuentes potenciales de riesgo

Calidad
Cambios

Fluidos

Naturales

Comunicacin

Municipalidades

3. Gerencia de Riesgos durante el Ciclo de Vida de los Proyectos

Ideas Seleccion Inicio Planificacin Ejecucin Seguimiento Y Control Cierre

Alto

Incertidumbre (probabilidad)

Grado
Impacto Bajo
Poca Informacin

Tiempo

4. Procesos de la Gerencia de Riesgos segn PMI

Mapa de Evaluacin de riesgos

Impacto Alto Curso de accin requerido
Se requiere gestin considerable Se debe administrar y monitorear riesgos Esencial un alto esfuerzo de administracin Esfuerzo de administracin requerido Administrar y monitorear riesgos

Mitigar/ evitar

Medio

Riesgo aceptable con monitoreo

Administrable

Bajo Riesgo

Riesgo aceptable

Aceptar pero monitorear riesgos

Transferir

Bajo

Medio

Alto

Probabilidad

Aceptar

4. Procesos de la Gerencia de Riesgos segn PMI

Factores crticos de xito para la Identificacin de Riesgos

Identificacin Temprana

Objetividad

Identificacin Iterativa

Posesin y nivel de detalle

Identificacin de Riesgos
Identificacin Emergente
Declaracin completa de riesgos

Identificacin Comprensiva

Riesgos vinculados a los objetivos del proyecto

Identificacin Explicita de Oportunidades

Perspectivas Mltiples

4. Procesos de la Gerencia de Riesgos segn PMI

Factores crticos de xito para Realizar Anlisis cualitativo de Riesgos

Iterativo

Informacin de Alta Calidad Acuerdos sobre las definiciones

Acuerdos sobre el enfoque

Construccin de la credibilidad del anlisis de riesgos

4. Procesos de la Gerencia de Riesgos segn PMI

Factores crticos de xito para el Anlisis Cuantitativo de Riesgos

Previamente Identifique y Analice cualitativamente los riesgos

Contar con data objetiva (no parcializada)

Use un modelo apropiado

Realizar anlisis cuantitativo de Datos

Riesgo Total del Proyecto debe ser obtenida de los riesgos individuales

Comprometase a colectar data de alta calidad para los riesgos

Vea las interrelaciones entre riesgos en el anlisis cuantitativo de riesgos

4. Procesos de la Gerencia de Riesgos segn PMI

Factores crticos de xito para el control de los riesgos

Integre el Monitoreo y Control de los Riesgos con el del Monitoreo y Control del Proyecto

Proceso de Monitoreo y Control de Riesgos

Continuamente monitoree las condiciones de los disparadores de los riesgos (triggers)

Desarrollo conciencia o preocupacin por los riesgos (sistema de alerta)

5. Aplicacin avanzada de las Herramientas de Riesgos

La realizacin de un anlisis de riesgos es muy laboriosa y su mantenimiento.
Herramientas de software de gran alcance y sofisticadas estn disponibles para apoyar a la programacin compleja, rango de estimacin y clculo de costos, anlisis de probabilidad e impacto.

La herramienta @RISK: realiza un anlisis de riesgo utilizando simulacin de Monte Carlo para mostrar una gran cantidad de escenarios posibles

5. Aplicacin avanzada de las Herramientas de Riesgos

Pertmaster: es una solucin analtica de riesgos del ciclo de vida completo,
integrando costo y manejo de riesgos de cronograma. Provee una amplia gama de medios para determinar los niveles de confianza para el xito del proyecto, junto con tcnicas rpidas y fciles para determinar planes de contingencia y respuesta a los

riesgos.

El mtodo HAZOP: es un mtodo probado y bien estructurado, basado en el trabajo en equipo para identificar los peligros existentes en el diseo de procesos o en las modificaciones que se pretendan incorporar en las plantas y su posterior seguimiento para la solucin y/o mitigacin de los mismos.

5. Aplicacin avanzada de las Herramientas de Riesgos

Aplicacin del @RISK

Simulacin Monte Carlo

5. Aplicacin avanzada de las Herramientas de Riesgos

Aplicacin del @RISK
Definicin de Funciones de Probabilidad

6. Gerencia de Riesgos de los Contratos

La seleccin de una estrategia de adquisicin adecuado depender del tipo de proyecto, su nfasis particular en
trminos de alcance, calidad, tiempo y costo, y el grado de incertidumbre asociado con cada uno.

Una cuidadosa consideracin de estos aspectos debe conducir a la eleccin correcta de la estructura organizativa, la asignacin de responsabilidad, y la adjudicacin de contratos (tipo de contrato).

ALCANCE DE LA INFORMACION DEL TRABAJO INCERTIDUMBRE GRADO DE L RIESGO SUGIERE LA ASIGNACION DE RECURSOS

muy baja

parcial

completa

alta alta
100%

moderada media

baja baja
0%

AGENCIA (COMPRADOR)

0%

VENDEDOR (CONTRATANTE)

100%

TIPOS DE CONTRATO

CPPF

CPIF

CPFF

FPPI

FFP

CPPF - Cost Plus Percentage Fee CPIF - Cost Plus lncentive Fee CPFF - Cost Plus Fixed Fee

FPPI - Fixed Price Plus Incentive FFP - Firm Fixed Price

6. Gerencia de Riesgos de los Contratos

Proyecto A Define bien el alcance y el contenido del trabajo. Alta probabilidad de lograr estimacin de costos realistas al 100 % Proyecto B Bastante bien definido el alcance y el contenido del trabajo. Mucha probabilidad de alcanzar el 100 % de los costos estimados

ALTO

PROBABILIDAD

MEDIO

BAJO

Proyecto C Mal definidos el alcance y el contenido. Baja probabilidad de estimacin de costos 100%

Tipos de contratos

VALOR ESTIMADO DE COSTO

+/- 15%: FFP +/- 25%: CPFF +/- 50%: CPIF > 50%: CPPF

Definicin de Alcance Riesgos Seleccin de contratos

6. Gerencia de Riesgos de los Contratos

Riesgos Comunes en los contratos
Riesgo Cliente o Contratista se demora en la aprobacion de los entregables Contratistas enfocados al termino de todo el proyecto en fecha pero no al del termino de sus fases en fecha. Cambios constantes del alcance durante el desarrollo del servicio Prob Imp Exp Responsable Respuesta al Riesgo Definir en el contrato tiempos de aprobacion de entregables Definir penalidades por incumplimiento de hitos por fases Realizar una planificacion conjunta de todo el proyecto tan pronto se gana la licitacion Disparador No aprobacion en fecha Fase no cumplida en fecha Contingencia

Baja nivel de competencias del personal del contratista Alta rotacion del personal del Contratista
Debil Direccion de

6. Gerencia de Riesgos de los Contratos

Riesgos Comunes en los contratos
Riesgo Falta de recursos financieros de parte del contratista Prob Imp Exp Responsable Respuesta al Riesgo Disparador Contingencia

Interferencias del Contratista con otros Contratistas de otros servicios

Descuido del Contratista de algunos materiales o condiciones de trabajo puede generar futuros reclamos. Contratista o Cliente no cumple con entregar a tiempo sus materiales y/o equipamiento adquirido. Accidentes de trabajo e impactos medio ambientales Debiilidad de los procesos constructivos

7. Gerencia de Riesgos de los Programas y Portafolios

Estrategia de Negocios
1

Ejecucin del Portafolio

Programa 1
Proy 1

Satisfaccin del Cliente

Reduccin de Costos

Satisfaccin del Cliente

Proy 2

Crecimiento del Mercado

Proy 3

Proyecto

Beneficios de Negocio

Actual Q1

2010 Q2
4 1.4 8

Q3
3 1 9

Q4
2 0.5

Mejoramiento de la calidad de los productos Creacion de lealtad al cliente Rediseo de los envases de los productos

Reduce numero de reclamos (%reclamos/100 clientes) % de clientes dejando nuestra compaa (trimestral) Mejoramiento de la satisfaccin del cliente con el diseo de nuestros productos (1-10)

7 2 7

5 1.7 7

8. Lecciones aprendidas Gerencia Riesgos en TI, Construccin y Minera.

Generales :
Ayudar a la gestin del riesgos durante todo el ciclo de vida del proyecto Reconocer el Risk Management como profesin Cuantificar los beneficios de la gestin de riesgos Aplicar la gestin de riesgos en la Ingeniera y la Construccin

Ingeniera

Construccin

Gran parte de los problemas que ocurren en los proyectos corresponden a riesgos conocidos.
Usar la metodologa de gestin de riesgos alineada al PMI para mejorar las funciones y responsabilidades de los miembros del equipo de proyecto. Crear conciencia de gestin de riesgos entre los interesados (estado de alerta) Integre las lecciones aprendidas con la mejora continua de los procesos de gestin de riesgos.

8. Lecciones aprendidas Gerencia Riesgos en TI, Construccin y Minera.

Aplique la Gestin de Riesgos durante todo el ciclo de vida del proyecto desde el inicio del proyecto hasta el cierre. En el inicio haga un anlisis de alto nivel para decidir ir o no con el proyecto, en la planificacin para asegurar el xito del proyecto. Durante el monitoreo y control para evitar que los riesgos ocurran (asegure monitoreos de los riesgos en forma semanal y mensual) dependiendo de la criticidad del proyecto Extienda sus polticas de gestin de riesgos hacia todos los stakeholders especialmente a los contratistas.
Polticas de gestin de riesgos

8. Lecciones aprendidas Gerencia Riesgos en TI, Construccin y Minera.

Incluya sus polticas de gestin de riesgos en los contratos. Toda nueva tecnologa trae asociado un conjunto de riesgos por lo que no la subestime. Siempre establezca un plan de Contingencia y reevalelo al menos cada mes para estar alerta ante cualquier falta de respaldo. Invierta en realizar anlisis cuantitativo de los riesgos, especialmente con la contingencia, la probabilidad de xito en tiempo y costo del proyecto

8. Lecciones aprendidas Gerencia Riesgos en TI, Construccin y Minera.

Los procesos constructivos as como la exigencia de la calidad trae asociado muchos riesgos por lo que invierta en trabajar con organizaciones orientadas a procesos y con un buen sistema de gestin de riesgos incorporado. Aun cuando no es muy percibido el personal tambin es una gran fuente de riesgos especialmente en industrias tan sensibles como TI donde un solo ingeniero muy motivado puede tener una productividad de hasta 20 de ellos.

9. El Entorno Minero

Riesgos del Entorno Minero

La exposicin al riesgo es alta (hay mucha actividad de riesgo voladuras, excavaciones,

transporte de equipo pesado, etc.). Aun no realicemos actividades de riesgo, puede haber actividades de otros contratistas, o de la misma minera que se desarrollan muy cerca de nuestra zona de trabajo, exponindonos a mayores riesgos incluso de muerte. La interferencia es continua (constantemente hay contratistas que hacen trabajos en zonas aledaas o en la misma zona de trabajo de uno, lo cual hace necesario que las actividades sean muy bien coordinadas para no afectar el avance programado del proyecto). Los procesos de seguridad y el medio ambiente son extremos y necesarios, lo cual hace que todas las actividades incluyan todos los permisos y controles necesarios para la realizacin de las mismas, tomando por lo tanto un mayor tiempo.

9. El Entorno Minero
Riesgos del Entorno Minero
La integracin del trabajo es muy compleja, hay que unir nuevos sistemas con los actuales, ejemplo toda la red de comunicaciones que implantemos debe unirse con la red de energa y esto no es inmediato sino tiene que programarse con anticipacin y analizando cualquier riesgo. Hay que entender los procesos mineros relacionados con el alcance de nuestro proyecto para hacer una buena integracin. Los equipos y materiales estn expuestos a robos, daos por el polvo y/o temperatura.

La disponibilidad de alimentos, bebidas, y otros utensilios es limitada, haciendo el trabajo mas agotador y propenso a obtener enfermedades estomacales.
La movilizacin interna esta basadas mas en uso de camionetas (movilizacin a pie es riesgosa) por lo que se puede requerir de mayor numero de estas.

9. El Entorno Minero

Riesgos del Entorno Minero

Hay una competencia de salarios altos por el tipo de trabajo que realizan las personas (lejos de la familia, exposicin al riesgo, horarios de trabajo mas amplios, etc.). Esto hace que la fuga del personal sea continua. El sector es bastante regulado por lo que se exige que el personal este en planilla, con todos los beneficios, incluso seguro de todo riesgo.

Los procesos de procura de las mineras son algo complejos y restrictivos como es para el caso de transporte de combustibles, explosivos, etc.
Es frecuente la conmocin social, huelgas, paros regionales, etc.

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Informacin de Contacto
Nombre: Felipe Melndez, Ing., PMP. MBA, Scrum Master

Email: felipe.melendez@pmbcg.com felipe.melendez@hotmail.com Telfono: (51) 975488853

Empresa: PM&B Consulting Group