15 Diplomado PMP Ms Project 2012

HERRAMIENTAS COMPUTARIZADAS
Ing. SILVIO RAFAEL CUELLO DE AVILA. Esp.

INGENIERO ELECTRNICO Especialista en telecomunicaciones Especialista en Direccin de Empresas Magister en Ciencias de la Informacin Datos de Contacto Email: scuellod@unab.edu.co MSN: scuellod Skype: scuellod
OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL Capacitar al estudiante en el uso de la herramienta informtica MS Project Versin 2010 alineada con los estndares de buenas prcticas para la planeacin propuestos en la Gua de Planeacin de Proyectos (PMBOK)
Ing. Silvio Rafael Cuello De vila
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Son propsitos del estudiante los siguientes:
1. Aprender a configurar un documento de MS Project 2. Configurar el calendario de trabajo del un proyecto. 3. Identificar las herramientas que ofrece MS Project para los procesos de planificacin, ejecucin, control y seguimiento y cerrar del proyecto . 4. Usar diferentes barras de herramientas, comandos, vistas, informes y tablas. 5. Utilizar el mtodo tiempo-costos para analizar las opciones para recortar el tiempo. 6. Calcular el estado del proyecto con la tcnica de Valor Ganado.
Ing. Silvio Rafael Cuello De vila 3
Bibliografa
Bibliografa: [1]Gua del PMBOK - Gua de los fundamentos de proyectos. Cuarta Edicin [2]Gestin de Proyectos con MS Project. Bonnie Biafore. Ediciones ANAYA MULTIMEDIA. 2007. ISBN:84-415-2096-8 [3]Administracin Exitosa de Proyectos. Jack Gido. Ed. Cenange Learning. ISBN: 0-324-22428-1. [4] Proyectos Planeacin y Control. Project Excel. [5] PMP Exam Prep. 6ta Edition. Rita Mulcahy. RMC Publications.
Limitacin del curso

Por efecto del tiempo este curso se concentra en abordar nicamente los aspectos bsicos de la aplicacin, no incluye los aspectos relacionados con MS Project Server, Macros , ni procesos de instalacin.
Por limitacin del alcance, no se incluyen otros sistemas de Informacin para proyectos como: sistemas de comunicacin, ordenes de Trabajo, gestin del recurso humano, inventarios, entre otros.
Temtica del Curso

1. 2. 3. 4. Crear un proyecto en MS Project: 4h Gestin del tiempo y de los recursos: 2h Estimacin de los costos: 2h Evaluacin y Control de Proyecto: 2h
Productos
1. Plan de Trabajo 2. Clculo de recursos 3. Plan de costos, flujo de caja y compras 4. Informe de Estado del proyecto.
Metodologa
1. Introduccin terica: Se presentan los conceptos , su importancia e interrelacin en los procesos de planeacin y los resultados esperados. Ejemplo: Se muestra en MS Project como se implementan los conceptos estudiados. Taller: Espacio para practicar, trabajar en equipo, utilizar las herramientas y recibir retroalimentacin en un caso inters.
2.
3.
Introduccin terica
Ejemplo
Taller
Prerrequisitos
Tener elaborador el Acta de Inicio (Project Charter) de un proyecto.
Tener elaborado el alcance preliminar del proyecto. Objetivos Metodologa Productos Requisitos y especificaciones. WBS
Crear un proyecto en MS Project
El objetivo de este capitulo es dar las indicaciones para configurar el archivo de MS Project
Objetivos del Capitulo

Elementos de la interface grfica. Procesos de la direccin de proyectos que se pueden hacer con ayuda de MS Project. Configurar el documento de MS Project. Configurar el calendario de trabajo. Crear plantillas de trabajo. Registrar las actividades de cada paquete de trabajo de la WBS
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MS Project en las Gestin de Proyectos

MS Project es una poderosa herramienta de software para planeacin de proyectos y dentro de sus principales ayudas tenemos: Fcil planificacin de tiempos y recursos Gran ayuda en el desarrollo del presupuesto del proyecto. Permite la generacin de indicadores de gestin del proyecto. Mltiples enfoque o vistas del proyecto Manejo de varios calendarios laborales. Registro de avances del proyecto y medicin del estado en cualquier momento del tiempo.
Necesid / Idea
Iniciacin
Planificacin
Ejecucin
Seguimiento y control
Cierre
Producto Entregab
Procesos de la direccin de proyectos que pueden ser realizados en MS Project

Procesos de Planeacin: Crear el WBS Definir actividades Definir secuencia de actividades Estimar recursos a las actividades Estimar duracin de las actividades. Desarrollar el calendario Estimar los costos Determinar el presupuesto Identificar riesgos
Procesos de la direccin de proyectos que pueden ser realizados en MS Project

Ejecucin del trabajo: Dirigir al equipo del proyecto. Distribuir informacin a los colaboradores Seguimiento y Control Distribuir informacin a los colaboradores Monitorear y controlar el trabajo del proyecto Controlar el calendario Controlar los costos Reporte de rendimiento del proyecto
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Configuracin del Archivo de MS Project

Antes de iniciar la creacin de un documento debemos realizar una serie de pasos para que la herramienta responda segn las nuestras necesidades propias del proyecto. El procedimiento de configuracin es el siguiente:
Configuracin Previa
Crear Archivo
Documentar el archivo
Configurar el tiempo de trabajo
Configurar Opciones
Definir fecha de Inicio
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Configuracin Previa para Windows XP

Configuracin: Smbolo decimal [.] Smbolo de miles: [,] Separador de listas: [;]
Desde el Panel de control seleccin la opcin configuracin regional y de idioma.
Verificar que el panel de control este vista por categoras. Elija la opciones regionales, de idioma y de fecha y hora.
De clic en el botn Configuracin regional y de idiomas
De clic en el botn personalizar

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Crear Archivo
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Crear Archivo
Pantalla Inicial
Accesos Rpidos Pestaas Comandos
Grupos
Cintas Nombre de la vista Barra de estado
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Crear el Archivo
Proyecto en blanco: Requiere configurar todo el documento A partir de un proyecto existente: Permite tomar la configuracin realizada en un proyecto previo y su estructura de tareas
A partir de plantillas: Permite tomar una plantilla previamente elaborada.
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Crear el archivo
Seleccione la carpeta donde quedarn ubicados los documentos de su proyecto Asgnele un nombre claro a su proyecto
De clic en guardar
Documentar el archivo
Borre el nombre del archivo y escriba el titulo del proyecto. Escriba el Programa al que pertenece el proyecto si existe. Grupo de trminos asociados al proyecto. Misin u objetivo general del proyecto. Carpeta o URL donde esta la informacin del proyecto publicada.
Activar visor de vista previa en el explorador de Windows
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Configurar el Tiempo de Trabajo
Excepciones: corresponde a los das que no se va a trabajar como festivos o vacaciones colectivas. Semanas laborables: Corresponde a la forma como se va a trabajar durante el proyecto. Permite por ejemplo en la etapa de iniciacin contemplar una menor intensidad de horas de trabajo y en la ejecucin una dedicacin tiempo completo.
Configurar el Tiempo de Trabajo

Crear Calendario: Permite crear diferentes calendarios para el proyecto. Es posible a diferentes recursos asignarles calendarios distintos. Calendario: Muestra para el mes seleccionado: Das laborables, no laborables, laborables modificados, excepciones y semana laborable no predeterminada.
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Ejercicio
1. La empresa ABC LTDA esta planeando iniciar un proyecto y se determina lo siguiente: A partir del prximo lunes tendr una descarga de 8 horas semanales durante dos semanas para elaborar el acta de iniciacin. Luego, debe dedicar medio tiempo durante un mes para planear el proyecto. finalmente queda asignado tiempo completo en la etapa de ejecucin. Su jornada de trabajo es de 48 por semana, de lunes a viernes de 7AM a 12PM y de 2PM a 6PM y el sbado de 9AM a 12PM y no se trabajan los festivos ni domingos. Construya un calendario en Project que permita realizar estas asignaciones. Explique la forma mas conveniente de manejar la carga de trabajo para su proyecto.
2.
3.
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Solucin:
1. Se crean las excepciones.
2. Seleccione el da (o los das) de la excepcin 1. Desplcese al mes de la excepcin desplazamiento entre meses
3. Escriba el nombre de la excepcin, por ejemplo el mes y el da. Presione ENTER para registrar la excepcin.
Para ver calendarios Ing. Silvio Rafael Cuello De vila http://www.cuandoenelmundo.com/calendario/colombia/2011
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Solucin
Registrar las diferentes Fases y programarlas de acuerdo a la intensidad horaria.
2. Adicione las fases de trabajo segn lo planeado
2. De clic en detalles para ajustar la jornada de trabajo de la fase seleccionada.
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Solucin
Escriba la jornada
Seleccione todos los das
Active la opcin Establecer das como periodo no laborable para borrar los horarios preconfigurados
Seleccione los das con igual comporamiento
Active la opcin Establecer da(s) en estos periodos laborales especificos
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Solucin
Configurar las equivalencias: Hora Inicio: mnima Hora fin: mxima Da= X Horas Semana = Y Horas Mes = Z Das Para este caso se utiliza la jornada mas larga. Hora Inicio: 7:00 Hora fin: 18:00 Da= 9 Horas Semana = 48 Das Mes = 24 Das
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Solucin
Hora Inicio: 7:00 Hora fin: 18:00 Da= 9 Horas Semana = 48 Das Mes = 24 Das
Hay que tener el siguiente cuidado: si estamos trabajando la fase de iniciacin y le escribimos a una tarea que dura 1 da estamos diciendo que dura 9 horas por lo tanto la tarea empezara el martes a las 8 y terminara el siguiente martes a las 9AM.
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Registrar fecha de inicio o fin del proyecto
Luego seleccione la fecha respectiva
Primero seleccione como desea administrar el tiempo, por fecha de comienzo o por fecha de fin del proyecto
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Configuracin de las opciones de operacin de MS Project

Nombre de usuario, sigla, formato de fecha. Moneda y dgitos decimales. Programacin automtico, Despliegue de la duracin y trabajo y otras funciones. Calculo de recursos y Costos reales. Opciones da autoguardado Formatos de tiempo
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Ejercicio
Para el proyecto que va a iniciar en la empresa ABC, configure su proyecto para: Nombre de usuario Despliegue de la fecha en formato: dd/mm/aa Moneda pesos colombianos sin decimales Calculo automtico de la programacin. Despliegue del tiempo: Semanas. Visualizacin del la duracin (d: das) Ver informacin de los paquetes de trabajo (tareas resumen)
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Nombre de usuario, sigla, formato de fecha.
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Moneda y dgitos decimales
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Programacin de varias funciones
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Opciones de Autoguardado
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Formato de tiempo
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Gestin del Tiempo y Recursos
Este capitulo busca identificar actividades y su duracin, secuencia y recursos y el cronograma de trabajo.

Definir las actividades del proyecto Estimar la duracin de las tareas. Utilizar los enlaces de predecesora para organizar el proyecto en el tiempo. Analizar el uso de retardos o adelantos Realizar la asignacin de recursos. Realizar el balanceo de recursos Construir diagramas de RED
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Definicin de Actividades
Es evidente que antes de iniciar un proyecto se debe: haber definido, las actividades Garantizar que cada quien tenga lo que necesita para hacer su trabajo. Por esta razn es importante definir las actividades asegurndose que estas sean: Administrables Realizables Verificables
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Herramientas
Descomposicin: Esta herramienta consiste en dividir los paquetes de la WBS en actividades o tareas sencillas que permitan identificar que se requiere realizar para desarrollarlas. Plantillas: Planes de otros proyectos similares que pueden ayudar a identificar las actividades del proyecto actual. Juicio Experto: Entrevistas, Grupos Focales, Workshoops.
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Como estimar la duracin

Estimaciones anlogas: Para este tipo de estimacin es necesario conocer y revisar proyectos similares para conocer cuanto duraron las actividades. Por ejemplo, los tres ltimos proyectos similares duraron cinco meses. Este tipo de estimacin utiliza el Juicio de Expertos y la Informacin histrica para predecir el futuro. Estimacin Paramtrica: Estima la duracin del proyecto basado en registros histricos de proyectos anteriores e informacin adicional. Anlisis de regresin lineal: es un mtodo matemtico que permite modelar la relacin entre una variable dependiente, unas variables independientes y un trmino aleatorio Curva de aprendizaje: describe el grado de xito obtenido durante el aprendizaje en el transcurso del tiempo
Regresin
Curva de aprendizaje
Como estimar la duracin

Heurstica: Es una regla que genera la observacin. Por ejemplo en calidad existe la regla de Pareto (80/20) que dice que el 80 de los problemas se deben al 20% de la causas. Desde este punto de vista, una regle heurstica para el calendario podra ser: El diseo dura el 15% del tiempo total del proyecto. Estimacin de Tres-Puntos (PERT analysis, Programa Evaluation and Review Technique): Estadsticamente es muy poco probable terminar un proyecto en una fecha exacta. Es importante identificar medidas de desviacin de tiempo para completar el plan en un tiempo mas probable (M), optimista (O) y pesimista (P).
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Secuencia de actividades
Una Vez el Gerente de proyecto ha definido las actividades que son necesarias para la completitud del trabajo, el siguiente paso es verificar y definir el orden en el que estas son definidas; esto ayuda al gerente de proyecto para: Identificar y documentar la dependencia lgica de las actividades. Define un cronograma realista y realizable Planea los recursos apropiados, en el apropiado contexto del proyecto.
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Secuencia de Actividades
PDM (Mtodo de Diagramacin de precedencias) introducido en 1962 - 1964 en la Universidad de Stanford (Dr. Stuckenbrusk) (F= Fin; C=Comienzo) Incluye las relaciones FC , FF, CC, CF FC: Termine tarea A antes de tarea B comience FF: Termine tarea A al tiempo que la tarea B termine CC: Inicie tarea A al tiempo que la tarea B inicie CF: Inicie tarea al tiempo que la tarea B finalice
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WBS- Bicicleta
Visin del producto final
Ciclo de vida del proyecto
Ramas descompuestas en diferentes niveles de profundidad por diferentes necesidades de control.
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WBS- Bicicleta
Cdigos de Esquema Jerrquicos
Tangibles especficos
Suficiente nivel de descomposicin
Entregables Intermedios
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Planeacin de Tiempos con MS Project

Registrar la WBS
Descomponer las actividades de cada paquete de trabajo.
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Registro de la WBS
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Detallar actividades
Detalle la WBS con tareas especificas insertando filas
Tambin puede utilizar la tecla insert para agregar lneas en filas en blanco
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Agregar la duracin de las tareas
Nota 1: Las tareas resumen la duracin es calculada.
Nota 2: Para facilitar la programacin no digite fechas

Agregar la duracin de las tareas
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Secuencia de Tareas
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Secuencia de Tareas
Para realizar el vinculo de otro tipo o mas complejos 1. De doble clic sobre la tarea. 2. Seleccione las tareas vinculadas 3. Seleccione el tipo de vinculo entre tareas 4. Si lo requiere postergue Un valor positivo atrasa Un valor negativo adelante.
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Definicin de Recursos
Definir recursos incluye: Equipos Materiales Personas Los recursos deben ser planeados para evitar: Falta de recursos para las actividades Sobrecarga de recursos
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Tipo: Trabajo : Cuando se factura por unidad de tiempo Material: Cuando se factura por cantidad Costo: Un valor asociado al proyecto que no es trabajo ni materiales. Etiqueta de material: las unidades en las cuales se mede. Por ejemplo: m, kg, lb, m2, etc. Inciales: Permite ahorra espacio en las vista Grupo: Permite hacer filtros por equipos de trabajo o tipos de materiales Capacidad mxima: Numero de personas o maquinas disponibles (solo para recursos tipo trabajo) 100% equivale a 1 unidad. Tasa estndar: El valor que se va a utilizar para calcular los costos Tasa horas extras: Tasa que se va a utilizar para el calculo de las horas extras Acumular: Tipo de acumulacin en el tiempo de los costos Prorrateo: Distribuido por semana Al inicio: Se carga todo cuando inicia la tarea Al Final: Se carga todo cuando termina la tarea Calendario base: Tipo de calendario a utilizar por el recurso.
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Conocer la tcnica es fundamental para identificar los recursos del producto.
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Asigancin de Recursos
Se da clic en el campo NOMBRE DE LOS RECURSOS y se seleccionan los recursos requeridos.
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Para configurar la cantidad de recursos requerido por la tarea: 1. De doble clic sobre la tarea 2. Seleccione se la pestaa recursos
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Asignacin de Recursos
Una vez se realiza la asignacin de recursos se debe verificar si hay recursos con sobrecarga y realizar los ajustes requeridos.
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Balanceo de Recursos
Verificar que no existan errores de programacin por falta en enlaces lgicos. En las tareas que se realizan de forma simultanea identificar: Verificar los recursos sobrecargados Aumentar la cantidad del Recurso Disminuir la cantidad de tiempo de asignacin. Aumentar la duracin de la ejecucin del proyecto.
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Puede aumentar la cantidad de trabajadores disponibles para el proyecto y de esta forma hacer varias tareas de manera simultanea.
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Puede disminuir la cantidad de tiempo que un recurso necesita para elaborar la tarea y distribuirlo entre varias tareas. Por ejemplo: 50% en una y 50% en la otra.
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Finalmente debe redistribuir el proyecto para que el recursos se balance. Puede hacer lo forma automtica utilizando los botones de redistribucin de la pestaa recursos
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Balanceo de recursos
Si Project no es capaz de realizar la distribucin de recursos completa es necesario hacerla de forma manual.
Balanceo de recursos
Se analiza como redistribuir las tareas y se mueven utilizando la columna RETRAZO POR REDISTRIBUCION
RBS-Estructura de divisin de recursos

Agregue la informacin del grupo y filtre por equipo.
La tabla muestra la asignacin de responsabilidades del proyecto.
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Diagrama de RED
Deshabilitar las tareas resumen Men Formato
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Diagrama de RED
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Diagrama de RED
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Estimacin de Costos
Identificar los costos del proyecto es importante para disponer de informacin clave para la toma de decisiones.
Objetivos
Identificar las tcnicas de estimacin de costos Asignar los costos al proyecto en MS Project Generar reportes de costos: Anlisis de flujo de caja Informes e Informes Visuales.
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Estimacin de costos
Estimaciones anlogas: Igual que el caso de la estimacin de los costos se basa en datos histricos o juicio de expertos. Sus beneficios son: Costos reducidos. Corto tiempo de calculo No requiere detalles del proyecto Desventajas No es exacto Es subjetivo Depende de los recursos Para utilizar correctamente esta herramienta, debe utilizar la WBS de proyectos anteriores y revisar sus requerimientos de recurso y duracin.
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Estimacin de Costos
Buttom UP: Busca involucrar a todos los participantes del proyecto y realiza la estimacin de costos basado en los costos individuales de los paquetes de trabajo. Beneficios: Muy exacto Desventajas: Requieren mltiples detalles, mucho trabajo y la exactitud depende de las habilidades del equipo.
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Estimacin de Costos
Modelo Paramtrico: El uso de un modelo matemtico que permita calcular el costo del proyecto, usualmente son modelos computacionales. Ventajas: Es muy exacto Barato Rpido (realizado por software) Puede ser realizado por cualquier miembro del STAFF. Desventajas: Los parmetros deben ser cuantificables El modelo debe ser escalable Existe la posibilidad de errores de las entradas Inversin inicial alta.
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Presupuesto
El presupuesto es la suma de las estimaciones de los costos del proyecto y las reservas para planes de contingencia y reservas para imprevistos. El mtodo del Valor Ganado es una herramienta til medir el avance del proyecto de forma objetiva.
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Registros de costos en MS Project
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Registro de costos
Costo Fijo: Es un espacio para registra directamente los costos de un proyecto. Acumulacin de los Costo Total: Es el clculo costos fijos: Es la forma de los costos fijos mas los como afecta el flujo de costos de los recursos. caja los costos fijos. Previsto: Es el valor registrado en lnea base del proyecto si existe
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Registros de costos
Restante: Es la diferencia Variacin: Es la diferencia Real: Son los costos entre el costo previsto y reales registrados en las entre los costos total y actividades de real el costo total. seguimiento. Previsto: Es el valor registrado en lnea base del proyecto si existe
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Costos de los Recursos

Para revisar los costos de los recursos por tarea: Debe ingresar a la informacin de la tarea y el men Recursos aparece la columna costos. Donde esta el costo individual de cada recurso.
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Presupuesto por recursos

Adicione la columna costo
Cierre las vietas para ver la informacin del recurso consolidad.
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Flujo de caja por recursos
En la hoja de recursos: Ajustar la escala temporal a meses.
Configure el detalle en costos: De clic izquierdo sobre el rea gris.

Active el campo costos y desactive el campo trabajo
Seleccione el rea de inters del flujo de caja, copie y pegue en un archivo de Excel.
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Presupuesto por tarea
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Flujo de Caja por Tarea

Hoja Uso de Tareas: La configuracin se realiza igual que en el flujo de caja por recurso.
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Informes Visuales
Seleccionar informe de inters
Seleccionar la unidad de tiempo del informe
NOTA: Los informes visuales en Excel requieren conocimiento s en tablas dinmicas.

Informe de Flujo de caja
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Detalle del flujo de caja por tarea
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Mtodo de Tiempo Costo para control del proyecto

TN: Tiempo Normal TO Tiempo Optimo TL Tiempo Lmite CN: Costo normal CTLT Costo Total limite Total CTL Costo Total limite CT min Costo Total Mnimo
Los costos de un proyecto estn asociados a los costos directos: materiales, honorarios, viticos, maquinaria y equipo y a los costos indirectos que sufraga la organizacin como impuestos, arriendos, personal administrativo, software y equipo administrativo, publicidad, etc.
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Descripcin de la grafica
TN(Tiempo Normal ): Tiempo definido para realizar el proyecto. TL (Tiempo Lmite): El tiempo mas corto permisible por el proyecto. TO(Tiempo Optimo): Tiempo de menor precio CN(Costo normal): Costo del proyecto para realizarlo en el tiempo normal. CT min(Costo Total Mnimo): Costo mnimo del proyecto CTL(Costo Total limite): Costo del proyecto cuando se realiza en el tiempo limite. CTLT(Costo Total limite Total): Costo del total realizando todos los recortes de tiempo posible.
Aplicacin del mtodo: 1. Optimizar la duracin del proyecto. 2. Encontrar la mejor alternativa para disminuir el tiempo del proyecto
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Reduccin de tiempo a menor costo

Es factible reducir el tiempo de un proyecto realizando alguna de las siguientes actividades: Aplicar ms recursos para apresurar una actividad Asignar una persona con mayores conocimientos o ms experiencia Disminuir el alcance o los requisitos para una actividad Eliminar por completo una tarea Aumentar la productividad mediante mejores mtodos o tecnologa
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Ejemplo: Reduccin del tiempo

1. 2. 3. 4. 5. Para cada actividad identificar la duracin limite y Normal y los costos Limite y Normal Calcular los costos indirectos Identificar la ruta critica Calcular las posibles soluciones. Seleccionar la mejor opcin Ejemplo: Un proyecto se desarrolla con las actividades A, B, C y D de acuerdo a los tiempos y costos de las siguiente grafica y tabla respectivamente. Calcule la duracin y el costo lmite. A C B D
Act A B C D Duracin TN TL 8 6 6 4 7 5 5 3 Costos CN CTL 600 1000 400 600 500 700 300 400
Se asumen que la relacin Tiempo costo es lineal
CT
CN
TL
TN
90
1. Condicin Planeada
Reducir B es la opcin mas econmica.

2. Se disminuye el tiempo en la tarea A Se requiere reducir el tiempo de A La tarea B no se puede comprimir mas
Ahora hay dos rutas criticas.
Se escoge D por su costo unitario.


No se puede reducir mas el tiempo de A, B y D
3. Se disminuye el tiempo en la tarea C
Continan dos dos rutas criticas.
Se aumenta el costo del proyecto. La duracin seguir la misma Aunque se reduzca el tiempo de C
En MS Project
Clic derecho sobre cualquier Columna para crear los siguientes campos Personalizados Los siguientes campos tiene formula tipo numero:
Costo Unitario: IIf([Nmero5]>0;[Nmero4]/[Nmero5];0) Incremento de Costo: -([Costo]-[Nmero2]) Reduccin del tiempo: [Duracin]/2400-[Nmero3]
En MS Project
Se agregan las columnas al diagrama de Gannt
Se configura el diagrama de red con la siguiente estructura.
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En resumen: TL= 10s CT min = $2.500 CTLT = $2700 El proyecto se puede realizar hasta en 10 semanas con un costo de $2.700. Si la tarea C se acorta, se afecta el costo del proyecto sin ningn beneficio en tiempo.
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Evaluacin y Control de Proyecto

El xito de cualquier proyecto es la evaluacin permanente para lograr los objetivos en el tiempo y la calidad adecuada, con los costos presupuestados y cumpliendo las expectativas del cliente.

Identificar el proceso de seguimiento. Utilizar el mtodo del valor ganado para medir el estado del proyecto. Preparar un informe de avance. Preparar un informe de cierre o entrega.
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Proceso de Evaluacin y control
Acciones de Evaluacin Evaluacin de los riesgos
Resultados de la Evaluacin Acciones de mitigacin o eliminacin del riesgo
Entradas al Proceso
Plan de Gestin del Proyecto

Solicitudes de cambios al proyecto
Evaluacin de Cumplimiento del Trabajo Revisin de los costos del proyecto
Resultados del Proceso Plan de Gestin del Proyecto Ajustado
Anlisis del valor ganado
Auditorias de control de calidad
Acciones correctivas, preventivas y reparaciones

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Proceso de Seguimiento
El proceso de seguimiento se desarrolla por cada uno de los elementos del plan de gestin del proyecto y los elementos que siempre se evalan son: Medir el cumplimiento en Tiempo. Medir el Cumplimiento en Costos. Registro de problemas abiertos y cerrados Revisar las solicitudes de cambio realizadas por el equipo de trabajo y el cliente. Revisar el estado de los riesgos.
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Medir el cumplimiento en el tiempo

Medir el cumplimiento en el tiempo: Busca estimar si un proyecto esta atrasado, a tiempo o adelantado y si hay atrasos o sntomas de perdida de rendimiento encontrar los problemas y tomar acciones correctivas. Herramientas: Informe de avances: Cada miembro del equipo informa enviando o no evidencias del estado del proyecto. Auditorias del trabajo en sitio: El director del proyecto revisa en el sitio donde se desarrolla el proyecto como va el desarrollo de cada producto..
Medir el cumplimiento en los costos

La medicin de los costos es sencilla siempre y cuando se disponga de un sistema de contabilidad del proyecto y se pueda identificar los gastos ejecutados para cada paquete de trabajo. Es una medida netamente contable y corresponde al dinero gastado en cualquier momento del tiempo.
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Clculo del Valor Ganado

CPTP: Costos Planeados del trabajo Planeado CPTR: Costos Planeados del trabajo Realizado CRTR: Costos Real del trabajo Realizado
Esta metodologa permite medir el rendimiento del proyecto de forma objetiva en funcin lnea base del proyecto. Para medir el cumplimiento en los costos se utilizan dos variables: Valor Planeado (PV) - CPTP: Son los costos que se debieron haber ejecutado a la fecha si el proyecto se hubiera realizado segn el plan. Valor Ganado(EV) CPTR: Es el costo del trabajo realizado en el momento actual segn el plan. Costo Actual (AC) CRTR: Es el costo real del trabajo realizado hasta el momento. Presupuesto al Completar (BAC): Costo planeado del proyecto
Clculo del Valor Ganado

Variacin de los costos (CV) SV: : EV-PV Variacin de la programacin (SV) CPI: EV/AC ndice de rendimiento de los costos (CPI) IRC SPI: EV/PV ndice de rendimiento de la programacin (SPI) IRP EAC = AC + (VP - EV) / IRC) Costo estimado al completar (EAC) ETC = EAC - AC Costo estimado para completar(ETC) VAC= BAC - EAC Varianza para completar (VAC)
CV: EV-AC
103
Ejemplo
Un proyecto tiene un valor de 10 millones de pesos y una duracin de un ao y los costos planeados del flujo de caja observan en la tabla. El proyecto acaba de terminar el tercer trimestre y hace una auditoria para determinar el estado del mismo y se encuentran los siguientes hallazgos: 1. El trabajo real se ha completado en un 50% y los costos ejecutados son de $9.000.000. Estime cada una de las variables del Mtodo del valor ganado. Interprete los resultados
Trimestre
Costos (en miles de $)
1.000
2
3 4
2.500
4.500 2.000
104
Solucin
2. Calcular el valor Actual (EV) 1. Calcular el valor planeado (VP) VP= %Realizado * Valor del proyecto = 5.000 VP= 8.000 %Realizado=50% (3er trimestre del proyecto) Costos planeados al tercer (3er) del proyecto) Valor del proyecto: 10.000 Valor del proyecto: 10.000 3. Calcular el Costo Actual (AC) AC=9.000 Informacin contable 3. Calcular Indicadores CV=EV-AC = 5.000-9.000=-4.000 SV=EV-VP = 5.000-8.000= -3.000 CPI= EV/AC = 5.000/9.000 = 0.56 SPI= EV/VP = 5.000/8.000 = 0.62 3. Interpretacin CV (-4.000) Sobre costo, el costo de lo realizado es mayor a lo planeado SV(-3.000) Atraso, se ha realizado menos de lo planeado CPI(0.56) Bajo rendimiento del dinero, con cada peso gastado solo se ha comprado el 56%. SPI(0.62) Bajo rendimiento de tiempo se ha hecho solo el 67% de lo planeado.
El proyecto requiere intervencin

Solucin con MS Project

1. Establecer lnea base: Despus de terminar el trabajo de planeacin del proyecto y antes de iniciar la primera evaluacin se debe actualizar la lnea base. 2. Seleccione la lnea base que desea calcular
3. Defina si es para todo o parte del proyecto.
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1. Seleccin Otras vistas En la pestaa vista seleccione Otras vistas. Mas vistas
2. Seleccin la vista Gantt de Seguimiento.
107
2. En la pestaa Vista seleccione la tabla Seguimiento
108

1. En la pestaa avanzado Verificar que el mtodo de valor acumulado se a % Fsico completado
109

1. Registrar fecha de inicio y fin de cada tarea. 1. Registrar la Fecha de estado: Fecha en que se realiza el seguimiento del proyecto.
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1. Calcular la informacin del proyecto.
111
112
113
Informe de Avance
Los elementos de un informe de gestin son los siguientes: Datos generales del proyecto Cronograma Costos Resumen general del proyecto Entregables Detalle del estado general Problemas Nuevas Estimaciones del proyecto Cambios
Plantilla
114
Gracias por su atencin !

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Procesos de la direccin de proyectos que pueden ser realizados en MS Project

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Configuracin del Archivo de MS Project

Configurar el tiempo de trabajo

Definir fecha de Inicio

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Configuracin Previa para Windows XP

Desde el Panel de control seleccin la opcin configuracin regional y de idioma.

De clic en el botn Configuracin regional y de idiomas

De clic en el botn personalizar

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Accesos Rpidos Pestaas Comandos

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A partir de plantillas: Permite tomar una plantilla previamente elaborada.

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Activar visor de vista previa en el explorador de Windows

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Configurar el Tiempo de Trabajo

Configurar el Tiempo de Trabajo

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Para ver calendarios Ing. Silvio Rafael Cuello De vila http://www.cuandoenelmundo.com/calendario/colombia/2011

2. De clic en detalles para ajustar la jornada de trabajo de la fase seleccionada.

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Seleccione todos los das

Seleccione los das con igual comporamiento

Active la opcin Establecer da(s) en estos periodos laborales especificos

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Registrar fecha de inicio o fin del proyecto

Luego seleccione la fecha respectiva

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Configuracin de las opciones de operacin de MS Project

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Nombre de usuario, sigla, formato de fecha.

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Moneda y dgitos decimales

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Programacin de varias funciones

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Gestin del Tiempo y Recursos

Objetivos del Capitulo

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