A p os tle l s

confrence de la haye de droit international priv

Manuel Apostille
Manuel sur le fonctionnement pratique de la Convention Apostille

Manuel Apostille
Manuel sur le fonctionnement pratique de la Convention Apostille

Publi par La Confrence de La Haye de droit international priv Bureau Permanent 6, Scheveningseweg 2517 KT La Haye Pays-Bas Tlphone : +31 70 363 3303 Tlcopieur : +31 70 360 4867 Courriel : secretariat@hcch.net Site internet : www.hcch.net Confrence de La Haye de droit international priv 2013 La reproduction de cette publication est autorise, sauf des fins commerciales, condition den mentionner dment la source. ISBN 978-94-90265-09-0 Imprim La Haye, Pays-Bas

Avant-propos
Ce Manuel est le dernier ouvrage dune srie de trois publications, labores par le Bureau Permanent de la Confrence de La Haye de droit international priv concernant la Convention Apostille suite une recommandation de la runion de la Commission spciale de 2009 sur le fonctionnement pratique de la Convention Apostille.
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LABC de l Apostille Garantir la reconnaissance de vos actes publics ltranger

La premire de ces publications est une brochure intitule LABC de lApostille, qui sadresse principalement aux utilisateurs du dispositif de lApostille ( savoir les particuliers et entreprises exerant des activits transfrontires) en apportant des rponses concises leurs questions les plus frquentes.
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Ap os t il
1

La deuxime est un guide succinct intitul Comment devenir partie la Convention Apostille et comment la mettre en uvre, qui sadresse aux autorits charges dvaluer la possibilit pour leur tat dadhrer la Convention Apostille, ou charges de sa mise en uvre. Ces publications sont toutes les deux disponibles sur lEspace Apostille du site de la Confrence de LaHaye.
About the Hague Conference on Private International Law
The Hague Conference on Private International Law was established in 1893 and became a permanent intergovernmental organisation in 1955. Today, the Hague Conference is the pre-eminent World Organisation dealing with cross-border legal issues in civil and commercial matters. Its mission is to work towards a world in which individuals and companies can enjoy a high degree of legal certainty in crossborder situations. Responding to the needs of a globalising international community, the Hague Conference develops multilateral Conventions (45 since 1893) and assists with their implementation and practical operation. These Hague Conventions deal with such diverse fields as Apostilles; service of process abroad; taking of evidence abroad; shares, bonds and other securities; child abduction, intercountry adoption, maintenance obligations, etc. These Conventions serve to build bridges between various legal systems while respecting their diversity. The Secretariat of the Hague Conference is called the Permanent Bureau. hague conference on private international law permanent bureau 6, Scheveningseweg 2517 KT The Hague The Netherlands Tel: +31 (70) 363 3303 Fax: +31 (70) 360 4867 E-mail: secretariat@hcch.net Website: www.hcch.net

Comment devenir partie la Convention Apostille et comment la mettre en uvre

Guide succinct
lintention des pays intresss devenir partie la Convention de La Haye du 5 octobre 1961 supprimant lexigence de la lgalisation des actes publics trangers

Table of contents
3 3 3 6 7 7 7 7 9 10 11 12 13 13 14 15 16 17 18 19 19 Introduction About this Guide About the Apostille Convention About the Apostille Section Part I | Matters to consider before acceding to the Apostille Convention How will the Apostille Convention be implemented from a legislative point of view? What about inconsistent internal law and international obligations, as well as other implementing measures? Who should be informed of the accession and why? What are public documents? Which authority(ies) should be designated as Competent Authorities? Are other certifications required before issuing an Apostille? What is the function of a Competent Authority? Part II | How are Apostilles issued? Verifying the authenticity of public documents Form of the Apostille Additional text outside the box Completing the Apostille Attaching the Apostille Fees Registering the Apostille

Ce Manuel complte le triptyque. Il est principalement destin aux centaines dAutorits comptentes qui ont t dsignes par les tats contractants la Convention Apostille pour mettre des Apostilles, certificat dauthentification simple dutilisation qui garantit la reconnaissance de lorigine de lacte public sous-jacent dans les autres tats contractants (actuellement plus de cent, leur nombre ne cesse daugmenter).

Il a t prpar par M.Christophe Bernasconi, Secrtaire gnral adjoint de la Confrence de LaHaye, et par M.William Fritzlen, avocat-conseil au Dpartement dtat des tatsUnis dAmrique (dtach temps partiel auprs du Bureau Permanent), avec le concours de MmeMayela Celis, Collaboratrice juridique senior, et de M.Alexander Kunzelmann, Collaborateur juridique. Divers Membres de la Confrence de LaHaye ont dsign un groupe dexperts qui a galement apport sa contribution la ralisation de cet ouvrage1. Je souhaite remercier toutes les personnes qui ont particip la prparation de cette importante publication. Hans van Loon | Secrtaire gnral

Ce groupe tait compos de MmeThanisa Naidu (Afrique du Sud), M.Fernando Andrs Marani (Argentine), M.Javier L. Parra Garca (Espagne), M.William Fritzlen (tats-Unis dAmrique), M.Toni Ruotsalainen (Finlande), MmeMariam Tsereteli (Gorgie), M.A. Sudhakara Reddy (Inde), M.Jorge Antonio Mndez Madarasz-Garolla (Suisse), M.Tom Kukal (Union europenne), M.Marcelo Esteban Gerona Morales (Uruguay) et MM.Peter M. Beaton et Peter Zablud en qualit dobservateurs. Torres-Llosa (Prou), M.ukasz Knurowski (Pologne), MmePavla Belloov (Rpublique tchque), MmeSilvia

Ap os tl le s

Part III | How to join the Apostille Convention: the accession procedure 19 Depositing the instrument of accession 20 Objections to accession and how to avoid them 21 The entry into force of the Convention 22 23 Annex I | Checklist of matters to consider before acceding to the Apostille Convention Annex II | Flowchart on the accession procedure

Sommaire
Table des matires vii Introduction xiii Glossaire xv Avis au lecteur xxiv 1 propos de la Convention Apostille 1 1 Origines et dveloppement de la Convention 1 2 Objectif de la Convention 3 3 Effets (limits) dune Apostille 9 4 Amener la Convention lre du numrique: le-APP 10 5 Prenniser le succs de la Convention 12 2 Autorits comptentes 14 1 Rle essentiel des Autorits comptentes 14 2 Fonctionnement des Autorits comptentes 14 3 Changements concernant les Autorits comptentes 18 3 Applicabilit de la Convention Apostille 20 1 O la Convention sapplique-t-elle? 20 2 partir de quelle date la Convention sapplique-t-elle? 26 3 quels documents la Convention sapplique-t-elle? 29 4 La procdure dapostille dans ltat dorigine: demande vrification mission enregistrement 48 1 Demande dApostille 48 2 Vrification de lorigine de lacte public 51 3 mission dune Apostille 55 4 Enregistrement de lApostille 66 5 Acceptation et rejet des Apostilles dans un tat de destination 70 1 Obligation daccepter les Apostilles mises conformment la Convention Apostille 70 2 Motifs permettant de rejeter des Apostilles 70 3 Motifs ne permettant pas de rejeter des Apostilles 72 6 Le-APP 76 1 Introduction 76 2 Avantages de le-APP 77 3 Comment mettre en uvre le-APP 80 Annexe I Texte de la Convention Apostille 87 Annexe II Procdure dadhsion: schma rcapitulatif 93 AnnexeIII Modle de formulaire de demande dApostille 97 AnnexeIV Demande, mission et enregistrement dApostilles: schma rcapitulatif 101 AnnexeV Note lattention des nouveaux tats adhrents qui souhaitent informer les autorits concernes et le grand public de lentre en vigueur prochaine de la Convention 105 Index 109

vii

Table des matires

Introduction xiii Glossaire xv Avis au lecteur xxiv 1 propos de la convention apostille 1 1 Origines et dveloppement de la Convention 1

2 Objectif de la Convention 3 A Suppression de lexigence de lgalisation 3 B Facilitation de lutilisation des actes publics ltranger 5 a Procdure simplifie en vertu de la Convention Apostille 5 b Lidal de la procdure en une tape 5 c Obligation de prvenir la lgalisation lorsque la Convention sapplique 6 d Relations avec le droit interne et les autres traits en matire dauthentification dactes publics 6 3 Effets (limits) dune Apostille 9 A Une Apostille authentifie uniquement lorigine de lacte public sous-jacent 9 B Une Apostille ne certifie pas le contenu de lacte public sous-jacent 9 C Une Apostille ne certifie pas que toutes les exigences du droit interne relatives lexcution en bonne et due forme de lacte public sous-jacent sont satisfaites 10 D Une Apostille ninflue pas sur lacceptation, ladmissibilit ni la valeur probante de lacte public sous-jacent 10 E Les effets dune Apostille ne sont pas limits dans le temps (pas dexpiration) 10 4 Amener la Convention lre du numrique: le-APP 10

5 Prenniser le succs de la Convention 12 A LEspace Apostille du site de la Confrence de LaHaye: une prcieuse source dinformations 12 B Suivi du fonctionnement pratique de la Convention 12 a Rle du Bureau Permanent 12 b Rle de la Commission spciale 13 2 Autorits comptentes 14 1 Rle essentiel des Autorits comptentes 14 Fonctionnement des Autorits comptentes 14 A Ressources et statistiques 14 B Instructions 15 C Formation 15 D Prestation des services dApostille 15 E Information du public 16 F Lutte contre la fraude 17

3 Changements concernant les Autorits comptentes 18

viii

Applicabilit de la Convention Apostille 20

1 O la Convention sapplique-t-elle? 20 A La Convention sapplique uniquement entre tats parties quels sont ces tats? 20 B Territoires doutre-mer 22 C Questions de souverainet 23 D Rserv aux Membres du club 23 a Les tats non parties ne sont pas habilits mettre des Apostilles 23 b En principe, les Apostilles ne peuvent pas tre destines des tats non parties 23 c Utilisation du certificat dApostille dans le cadre de la procdure de lgalisation 24 d Un tat adhrent ne peut pas mettre dApostilles destines un tat qui sest oppos son adhsion et vice versa 25 E LApostille na pas vocation tre utilise en interne 25 2 partir de quelle date la Convention sapplique-t-elle? 26 A Les Apostilles ne peuvent tre utilises que dans les tats pour lesquels la Convention est entre en vigueur. Quand se produit cette entre en vigueur? 26 B Apostilles mises avant lentre en vigueur de la Convention dans ltat de destination 26 C Actes publics tablis avant lentre en vigueur de la Convention dans ltat dorigine 27 D Actes publics lgaliss avant lentre en vigueur de la Convention dans ltat de destination 27 E Apostilles mises dans des tats successeurs (y compris les tats nouvellement indpendants) 28 3 quels documents la Convention sapplique-t-elle? 29 A La Convention ne sapplique quaux actes publics. Quels sont ces actes? 29 B Le droit de ltat dorigine dtermine la nature publique de lacte 30 C Documents qui ne sont pas considrs comme des actes publics en vertu du droit de ltat dorigine mais sont considrs comme tels en vertu du droit de ltat de destination 31 D Les quatre catgories dactes publics numres larticle 1(2) 31 a Nature non exhaustive de la liste dactes publics figurant larticle1(2) 31 b Article1(2)(a): Documents qui manent dune autorit ou dun fonctionnaire relevant des juridictions de ltat 32 c Article1(2)(b): Documents administratifs 32 d Article1(2)(c): Actes notaris 33 e Article1(2)(d): Certifications officielles 33 E Documents exclus par larticle1(3) 34 a Nature des exclusions: interprter de manire restrictive 34 b Article1(3)(a): Documents tablis par des agents diplomatiques ou consulaires 35 1 Introduction 35 2 Actes dtat civil tablis par des ambassades et consulats 36 c Article1(3)(b): Documents administratifs ayant trait directement une opration commerciale ou douanire 36 F Cas particuliers 38 a Actes dtat civil 38 b Copies 38 1 Copies certifies conformes dactes publics originaux 38 2 Simples copies 38 3 Copies numrises 39

ix

c Matires pnales et extradition 39 d Documents scolaires (diplmes compris) 40 1 Introduction 40 2 Acte original ou copie certifie conforme 40 3 Effets dune Apostille mise pour un document scolaire 40 4 Diplmes notaris (y compris ceux tablis par des usines diplmes) 41 e Documents lectroniques 41 f Actes arrivs expiration 42 g Actes trangers 42 h Actes en langue trangre 43 i Organisations internationales 43 j Documents mdicaux 44 k Actes multiples 44 l Actes injurieux 44 m Documents anciens 44 n Passeports et autres documents didentit 45 o Brevets et autres documents relatifs des droits de proprit intellectuelle 45 p Actes sous seing priv 46 q Documents religieux 46 r Traductions 46 s Documents non signs ou sans sceau / timbre 47 4 La procdure dApostille dans ltat dorigine: demande vrification mission enregistrement 48

1 Demande dApostille 48 A Qui peut demander une Apostille? 48 B Refus dmettre une Apostille 49 a Motifs de refus 49 b Possible assistance aux demandeurs en labsence dmission dune Apostille 50 c Acte public dj lgalis 51 2 Vrification de lorigine de lacte public 51 A Importance de vrifier lorigine 51 B Base de donnes de spcimens de signatures / sceaux / timbres 52 a Tenue dune base de donnes 52 b Mise jour de la base de donnes 53 c Absence de signature / sceau / timbre due lanciennet de lacte 53 d Absence de correspondance 54 e Absence de vrification du contenu 54 3 mission dune Apostille 55 A Habilitation 55 B Apostilles papier et Apostilles lectroniques (e-Apostilles) 55 C Utilisation du modle dApostille 56 a Modle original 56 b Modles multilingues labors par le Bureau Permanent 57 c Exigences de forme 58 1 Taille et forme 58 2 Numrotation 58 3 Prsentation 58 4 Cadre 58 5 Langue des mentions 59 6 Mentions supplmentaires 59

D Complter lApostille 61 a Remplir les dix rubriques requises 61 b Langue des renseignements fournis 62 c Actes multiples 63 d Apposition de la signature 63 e Numrotation 63 E Apposition de lApostille sur lacte public sous-jacent 64 a Apposition directe ou utilisation dune allonge 64 b Mthodes dapposition de lApostille 64 1 Apostilles papier 64 2 e-Apostilles 65 c Placement de lApostille 65 F Facturation de frais pour lmission dune Apostille 65 4 Enregistrement de lApostille 66 A Registre obligatoire 66 B Format du registre 67 a Registres papier et lectroniques 67 b e-Registres 67 C Informations consigner dans le registre 68 D Vrifier quune Apostille a t mise 68 E Dlai de conservation 68 5 Acceptation et rejet des Apostilles dans un tat de destination 70 1 Obligation daccepter les Apostilles mises conformment la Convention Apostille 70

2 Motifs permettant de rejeter des Apostilles 70 A Le document apostill est expressment exclu du champ dapplication de la Convention 70 B Ltat dmission nest pas partie la Convention 71 C Le document apostill nest pas un acte public de ltat dorigine 71 D LApostille na pas t mise par une Autorit comptente 71 E LApostille a t mise par une Autorit comptente qui nest pas habilite apostiller lacte public en question 71 F Les dix rubriques requises sont manquantes 72 G LApostille est dtache de lacte 72 H Apostilles falsifies ou modifies 72 3 Motifs ne permettant pas de rejeter des Apostilles 72 A Le document sous-jacent ne correspond pas la dfinition dun acte public en vertu du droit de ltat de destination 72 B Irrgularits de forme ngligeables 72 C Mentions supplmentaires 73 D LApostille est une e-Apostille 73 E Moyens dapposition sur lacte public sous-jacent 73 F Absence de traduction 74 G Apostilles anciennes 74 H Apostilles non lgalises ou certifies 74 I Lacte public sous-jacent a t apostill et lgalis 75 J Apostilles mises avant lentre en vigueur de la Convention pour ltat de destination 75

xi

Le-APP 76

1 Introduction 76 2 Avantages de le-APP 77 A e-Apostilles 78 B e-Registres 79 3 Comment mettre en uvre le-APP 80 A Mise en uvre de la composante e-Apostille 81 a e-Apostilles destines des actes publics lectroniques et / ou numriss 81 b Certificats numriques 82 B Mise en uvre de la composante e-Registre 82 a Catgories de-Registres 83 b Champs de donnes devant tre remplis par le destinataire pour accder le-Registre 84 1 viter la chasse aux informations 84 2 Copie dun mot et / ou dun numro gnrs alatoirement 85 3 Code de rponse rapide (QR) 85 4 Certificats SSL validation tendue (EV) 85 Annexe I Texte de la Convention Apostille 87 Annexe II Procdure dadhsion: schma rcapitulatif 93 AnnexeIII Modle de formulaire de demande dApostille 97 AnnexeIV Demande, mission et enregistrement dApostilles: schma rcapitulatif 101 AnnexeV Note lattention des nouveaux tats adhrents qui souhaitent informer les autorits concernes et le grand public de lentre en vigueur prochaine de la Convention 105 Index 109

xiii

Introduction
Cinquante ans aprs son adoption, la Convention de LaHaye du 5octobre 1961 supprimant lexigence de la lgalisation des actes publics trangers (la Convention Apostille) est le plus largement accept et appliqu de tous les traits internationaux conclus sous les auspices de la Confrence de La Haye de droit international priv. Ayant pour objectif de faciliter la circulation des actes publics dans le monde, la Convention Apostille connat une deuxime jeunesse une poque o linterconnexion mondiale atteint un niveau sans prcdent, dans le cadre de laquelle le commerce et les investissements internationaux, ainsi que les mouvements transfrontires des individus, sappuient sur la reconnaissance mutuelle quaccordent les tats ces actes. Ce Manuel est conu pour aider les Autorits comptentes dans lexercice de leurs fonctions au titre de la Convention, ce qui est indispensable au bon fonctionnement de celle-ci. Il na pas pour but de fournir un commentaire article par article sur le texte du trait, et ne vise pas remplacer le Rapport explicatif de M.Yvon Loussouarn. Il est galement conu pour rpondre aux questions qui se posent dans le cadre du fonctionnement actuel de la Convention et qui peuvent ne pas avoir t envisages lorsque le Rapport explicatif a t finalis, en 1961. Il cherche galement aborder plus en dtail certaines questions pratiques frquentes. Ce Manuel se prsente comme suit: La Partie 1 fournit une vue densemble de lhistorique et du contexte de la Convention; La Partie 2 donne des informations sur le rle et le fonctionnement des Autorits comptentes; La Partie 3 dcrit le champ dapplication de la Convention, notamment en analysant de manire dtaille son champ dapplication matriel (c--d. les documents auxquels elle sapplique); Les Parties 4 et 5 dcrivent les diffrentes tapes de la procdure dApostille, partir de la demande faite dans un tat contractant jusqu sa production dans un autre tat contractant, et offrent des conseils aux Autorits comptentes en matire de bonnes pratiques; La Partie 6 prsente une introduction au Programme Apostille lectronique (e-APP) et explique ses incidences pour les Autorits comptentes et la circulation internationale des actes publics lre du numrique. Un Glossaire des termes-cls figure au dbut du Manuel et divers documents de rfrence sont reproduits en annexe. Ce Manuel a t prpar en consultation avec des tats membres et des tats contractants non membres. Une version prliminaire de ce Manuel avait t prsente un groupe dexperts spcialement dsign par des Membres de la Confrence de La Haye, runis LaHaye en mai 2012. Un dernier projet de Manuel, intgrant les commentaires et suggestions du groupe dexperts, a ensuite t soumis la Commission spciale sur le fonctionnement pratique de la Convention Apostille, qui sest runie en novembre 2012. Le Manuel a t utilis comme principal document de rfrence lors de la runion et a t approuv par la Commission spciale aprs voir fait lobjet de nouvelles suggestions de modifications. Ce Manuel fait frquemment rfrence aux Conclusions et Recommandations adoptes lors des runions de la Commission spciale sur le fonctionnement pratique de la Convention. Ces Conclusions et Recommandations jouent un rle important et souvent indispensable dans linterprtation de la Convention et sont largement suivies et mises en uvre dans la pratique. Ce Manuel renvoie galement aux Conclusions et Recommandations adoptes par les divers forums internationaux sur le-APP, qui tablissent des modles de bonnes pratiques pour les tats qui ont mis en uvre le-APP ou prvoient de le faire. Christophe Bernasconi | Secrtaire gnral adjoint

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Glossaire
Le glossaire ci-dessous dfinit les termes-cls utiliss dans ce Manuel. Le cas chant, les termes utiliss dans la Convention sont repris dans ce Manuel avec la mme signification. Les termes prcds du symbole font lobjet dune entre distincte.

ABCde lApostille
Brochure intitule LABC de lApostille. Il sagit de la premire des trois publications tablies par le Bureau Permanent concernant la Convention Apostille. Les deux autres publications sont le Guide succinct de mise en uvre et ce Manuel. Cette brochure sadresse principalement aux utilisateurs du dispositif de lApostille ( savoir les particuliers et entreprises exerant des activits transfrontires) en apportant des rponses concises leurs questions les plus frquentes. Cette brochure est disponible sur lEspace Apostille du site de la Confrence de LaHaye.

Acte notari
La question des actes notaris est dveloppe aux paragraphes 126 et s.

Acte public
Notion tendue qui repose au centre de la Convention Apostille. En lessence, un acte public est un document tabli par une autorit ou une personne exerant des fonctions officielles, entrant dans les catgories de documents numres larticle1(2) de la Convention. Cest le droit de ltat dorigine qui dtermine quels documents constituent des actes publics.
Pour de plus amples renseignements sur la nature et la porte des actes publics aux fins de la Convention Apostille, voir para.110 et s.

Acte public sous-jacent

L acte public auquel une Apostille se rapporte, ou pour lequel une Apostille doit tre mise.

Adhsion
Acte international en vertu duquel un tat marque son consentement tre li par un trait, par exemple la Convention Apostille (voir art.2 de la Convention de Vienne du 23mai 1969 sur le droit des traits). Dans le cas de la Convention Apostille, tout tat qui nest pas un tat pour lequel la Convention est ouverte la signature et la ratification peut adhrer la Convention (art. 12(1)), et ainsi se lier en qualit dtat contractant. En pratique, ladhsion est ouverte tout tat non reprsent lors de la Session diplomatique ayant adopt le texte final de la Convention Apostille en 1960. Les tats concerns doivent dposer un instrument dadhsion auprs du Dpositaire de la Convention. Un tat peut adhrer la Convention Apostille mme sil nest pas Membre de la Confrence de La Haye.

www.hcch.net > Espace Apostille

xvi

Pour de plus amples renseignements sur la procdure dadhsion, voir annexeII (voir galement PartieIII, Guide succinct de mise en uvre). Pour de plus amples renseignements sur les effets dune objection ladhsion, voir para.91 et s.

Allonge
Feuille de papier, attache lacte public sous-jacent, sur laquelle est appose une Apostille. Il est possible dutiliser une allonge au lieu dapposer lApostille directement sur lacte public sous-jacent (voir art.4(1) de la Convention Apostille).

Apostille
Certificat mis en vertu de la Convention Apostille authentifiant lorigine dun acte public.
Pour de plus amples renseignements sur lorigine du terme Apostille , voir lencadr bleu, la page suivante. Pour de plus amples renseignements sur les effets des Apostilles, voir para.24 et s.

Apostiller
mettre une Apostille en vertu de la Convention Apostille. Il est dit dun acte pour lequel une Apostille a t mise en vertu de la Convention quil a t apostill. Lmission dune Apostille remplace la procdure souvent contraignante, longue et coteuse de la lgalisation.

Authentifier / Authentification
Terme gnrique qui dsigne communment la procdure de vrification, cest--dire dauthentification, de lorigine dun acte public. Les termes authentification et lgalisation sont parfois employs comme synonymes. Le terme authentification peut galement tre employ pour dsigner la procdure suivant laquelle les actes publics sont apostills.

Autorit comptente
Autorit dsigne par un tat contractant comme ayant comptence pour mettre des Apostilles. Un tat peut dsigner une ou plusieurs Autorits comptentes, et peut dsigner des Autorits comptentes habilites mettre des Apostilles pour certaines catgories dactes publics seulement. La rubrique Autorits comptentes de lEspace Apostille du site de la Confrence de LaHaye prsente des informations sur les Autorits comptentes dsignes par chaque tat.

Pour de plus amples renseignements sur la mise

en place et les fonctions des Autorits comptentes, voir para.43.

xvii

origine du terme apostille

Le terme Apostille [apstij] est dorigine franaise. Il vient du verbe apostiller, driv de lancien franais postille, qui signifie annotation, lui-mme driv du latin postilla, variante de postea, qui signifie ensuite, aprs, suivant (Le Nouveau Petit Robert: Dictionnaire alphabtique et analogique de la langue franaise, Paris, 2004). En France, lusage des termes Apostille et apostiller date de la fin du xvie sicle; ils figuraient dans la premire dition du Dictionnaire de lAcadmie franaise (1694), qui en donnait la dfinition suivante: Apostille, s. f. Addition faite la marge dun escrit, ou au bas dune lettre.
Il y avoit deux lignes en apostille. dun Ambassadeur apostilles de la main dun Ministre. Apostiller, v. act. Mettre des remarques cost dun escrit. Les depesches

Ainsi, une Apostille consistait en une annotation dans la marge dun document ou la fin dune lettre (voir par ex. Napolon, Ordres et apostilles (1799-1815))2 . Au cours des ngociations sur la Convention, le terme Apostille a t prfr en raison de sa nouveaut. Selon le rapporteur: Aprs des discussions de terminologie le terme apostille a t retenu en raison peuttre de la sduction qui sattache sa nouveaut (par 7 voix contre 3 il a t prfr au terme attestation)3. Les significations du terme Apostille susmentionnes sont toujours dactualit4.

2 Napolon, Ordres et apostilles (1799-1815), publi par A. Chuquet, 4 vol., 1911-1912. Au XIXe sicle, le terme apostille tait galement employ dans le contexte des recommandations. Dans ce cas, lobjectif de lannotation tait de recommander le signataire dun document. Cette signification supplmentaire est atteste dans la 6e dition du Dictionnaire de lAcadmie franaise (1832-1835), qui dclare : [] Il se dit, particulirement, des recommandations quon crit la marge ou au bas dun mmoire, dune ptition. Le terme apostille tait frquemment utilis dans ce sens par des crivains renomms tels que Stendhal (Le Rouge et le Noir, 1830) et Alexandre Dumas (Le Matre darmes, 1840). Citons un extrait de louvrage de Dumas : [...] et toi, viens que japostille ta demande. Je suivis le grand-duc, qui me ramena dans le salon, prit une plume et crivit au bas de ma supplique : Je recommande bien humblement le soussign Sa Majest Impriale, le croyant tout fait digne dobtenir la faveur quil sollicite. (disponible ladresse http://www.dumaspere.com/pages/dictionnaire/maitre_armes.html). 3 4 Voir Confrence de La Haye de droit international priv, Actes et documents de la Neuvime session (1960), tome II, Lgalisation, La Haye, Imprimerie Nationale, 1961, p. 27. Daprs ldition 2004 du dictionnaire Le Petit Robert, une apostille est dfinie comme suit : 1. Addition faite en marge dun crit, dune lettre annotation, note, post-scriptum. 2. Mot de recommandation ajout une lettre, une ptition ; apostiller consiste mettre une apostille, des apostilles [...] .

www.hcch.net > Espace Apostille

xviii

Bureau Permanent
Secrtariat de la Confrence de La Haye.

Pour de plus amples renseignements sur le rle du

Bureau Permanent dans le suivi du fonctionnement pratique de la Convention Apostille, voir para.34 et s.

Certificat
Aux fins de ce Manuel, le terme certificat dsigne une Apostille. Il ne doit pas tre confondu avec dclaration officielle ou certification, termes qui dsignent des actes publics viss larticle1(2)(d) de la Convention Apostille.

Commission spciale

Pour de plus amples renseignements sur les

dclarations officielles, voir para.129 et s.

Les Commissions spciales sont organises par la Confrence de La Haye et convoques par le Secrtaire gnral, soit pour laborer et ngocier de nouvelles Conventions de La Haye, soit pour tudier le fonctionnement pratique des Conventions de La Haye existantes. Dans ce Manuel, le terme Commission spciale (ou CS) renvoie la Commission spciale sur le fonctionnement pratique de la Convention Apostille. La Commission spciale est compose dexperts dsigns par les Membres de la Confrence de LaHaye et par les tats contractants la Convention. Des reprsentants dautres tats intresss (particulirement ceux qui ont exprim un intrt auprs du Bureau Permanent pour devenir Partie la Convention) et dorganisations internationales concernes peuvent assister aux Commissions spciales en qualit dobservateurs. Les Conclusions et Recommandations (C&R) adoptes par la Commission spciale jouent un rle important pour lhomognisation de linterprtation et le fonctionnement pratique de la Convention. Les rfrences aux C&R figurant dans ce Manuel sont accompagnes de lanne de la runion correspondante (par ex., la mention C&R de la CS de 2012 renvoie aux Conclusions et Recommandations adoptes par la runion de la Commission spciale de 2012).
de la Commission spciale, voir para.38 et s.

Pour de plus amples renseignements sur les runions

Conclusions et Recommandations (C&R)

Voir Commission spciale.

Confrence de LaHaye de droit international priv (Confrence de LaHaye ou HCCH)

Organisation intergouvernementale permanente dont la mission est duvrer lunification progressive des rgles du droit international priv et sous les auspices de laquelle la Convention Apostille a t ngocie et adopte.

Pour de plus amples renseignements sur la Confrence

de LaHaye, voir le site de la Confrence de LaHaye, ladresse <www.hcch.net>.

xix

Convention Apostille
Trait international labor et adopt par la Confrence de LaHaye. Le titre intgral de cette Convention est Convention de LaHaye du 5octobre 1961 supprimant lexigence de la lgalisation des actes publics trangers. Le texte dfinitif a t adopt par la Confrence de LaHaye lors de sa Neuvime session, le 26octobre 1960, et a reu sa premire signature le 5octobre 1961 (do la date figurant dans son titre intgral). Conformment son article 11(1), la Convention est entre en vigueur le 21janvier 1965, soixante jours aprs le dpt du troisime instrument de ratification. La Confrence de La Haye a adopt de nombreux autres traits internationaux (dnomms Conventions de La Haye). Le texte de la Convention figure lannexeI. Pour de plus amples renseignements sur lentre en vigueur et ltat prsent de la Convention Apostille, voir ltat prsent.

Convention de LaHaye
Trait international labor et adopt par la Confrence de La Haye. Une liste de toutes les Conventions de LaHaye est disponible sur le site de la Confrence de La Haye (<www.hcch.net>) sous la rubrique Conventions. La Convention Apostille est la douzime Convention de LaHaye (Statut de la Confrence de LaHaye compris).

Copie
La question des copies est dveloppe aux paragraphes 154 et s.

Demandeur

Personne sollicitant lmission dune Apostille.

Pour de plus amples renseignements sur la demande

dune Apostille, voir para.199 et s.

Dpositaire
Autorit charge de ladministration dun trait international. Sagissant de la Convention Apostille (mais galement de toutes les autres Conventions de La Haye), le Dpositaire est le Ministre des Affaires trangres du Royaume des Pays-Bas. Les coordonnes du Dpositaire sont les suivantes:

Division des traits, Ministre des Affaires trangres Adresse: DJZ/VE, Bezuidenhoutseweg 67 2594 AC La Haye Pays-Bas Adresse postale: DJZ/VE, PO Box 20061 2500 EB La Haye Pays-Bas Tlphone: +31 70 348 49 22 Courriel: djz-ve@minbuza.nl Site web: www.minbuza.nl/treaties

www.hcch.net > Espace Apostille

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Le site du Ministre des Affaires trangres prsente des informations sur lexercice de ses fonctions de dpositaire en lien avec la Convention Apostille, ainsi que ltat prsent et les notifications rcentes concernant la Convention.

Destinataire
Personne lattention de laquelle un acte public apostill est produit dans ltat de destination.

e-Apostille
Apostille mise sous forme lectronique, comportant une signature lectronique. Lmission de-Apostilles est lune des deux composantes de le-APP (lautre tant la tenue de-Registres). Au titre de le-APP, les e-Apostilles doivent tre signes au moyen dun certificat numrique. Dans ce Manuel, le terme e-Apostille est utilis uniquement dans le contexte de le-APP.

e-APP
Labrviation e-APP dsigne le Programme Apostille lectronique (auparavant dnomm programme pilote dApostilles lectroniques). Lanc en 2006 par la Confrence de LaHaye et la National Notary Association des tats-Unis dAmrique (NNA), le-APP vise promouvoir et faciliter la mise en uvre de technologies informatiques scurises pour lmission de-Apostilles, et pour la tenue de-Registres.

Pour de plus amples renseignements sur le-APP, voir

para.29 et s. et para.321 et s.

mission dune Apostille

Action consistant renseigner une Apostille et lapposer sur lacte public sous-jacent afin dauthentifier son origine.

e-Registre
Registre dApostilles sous forme lectronique, pouvant tre consult en ligne par un destinataire. La tenue de-Registres est lune des composantes de le-APP (lautre tant lmission et lutilisation de-Apostilles). Un e-Registre peut consigner tant des Apostilles
papier que des e-Apostilles.

Espace Apostille
Espace du site de la Confrence de La Haye consacr la Convention Apostille. Un lien figurant sur la page daccueil du site de la Confrence de La Haye (<www.hcch.net>) permet daccder lEspace Apostille.

tat contractant
tat qui est devenu Partie la Convention Apostille, que la Convention soit entre en vigueur pour cet tat ou non (voir art.2(1)(f) de la Convention de Vienne du 23mai 1969 sur le droit des traits). Un tat contractant pour lequel la Convention est de fait entre en vigueur peut galement tre dsign par le terme tat partie. Une liste jour de tous les tats contractants, intitule ltat prsent, est disponible sur lEspace Apostille du site de la Confrence de LaHaye.

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La Convention utilise le terme tat contractant dans diverses dispositions, mais son sens peut varier. Par exemple, aux articles1(1) et 14(5), la Convention emploie le terme tat contractant pour signifier tat partie seulement, alors quaux articles6 et 9, elle emploie le terme tat contractant pour dsigner la fois un tat contractant et un tat partie.

Pour de plus amples renseignements sur des questions

particulires lies lentre en vigueur de la Convention pour des tats prcis, voir para.97 et s.

tat de destination
tat autre que ltat dorigine, dans lequel un acte public (apostill) doit tre produit (parfois galement dnomm tat de production).

tat dorigine
tat do mane lacte public et dont lAutorit comptente reoit une demande dmission dune Apostille (parfois galement dnomm tat dexcution).

tat partie
tat qui a rejoint la Convention Apostille, et pour lequel la Convention est entre en vigueur (voir art.2(1)(g) de la Convention de Vienne du 23mai 1969 sur le droit des traits). Ce terme peut tre distingu du terme tat contractant.

Pour de plus amples renseignements sur lentre en

vigueur de la Convention pour des tats parties prcis, voir para.97 et s.

tat prsent
Liste des tats contractants tenue jour par le Bureau Permanent daprs les informations reues du Dpositaire. Ltat prsent comprend galement des informations importantes concernant chaque tat contractant, notamment: la faon dont il a rejoint la Convention; la date dentre en vigueur de la Convention pour cet tat; les ventuelles dclarations quil a faites pour tendre lapplication de la Convention; les autorits quil a dsignes comme tant habilites mettre des Apostilles ( savoir les Autorits comptentes); les ventuelles rserves, notifications ou autres dclarations quil a mises en vertu de la Convention.

Ltat prsent est disponible sur lEspace Apostille de

la Confrence de La Haye, ladresse <www.hcch. net>, accompagn dexplications indiquant Comment lire ltat prsent.

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xxii

Excution dun acte public

Action consistant gnrer un acte public. Cette formalit consiste gnralement rdiger lacte et le faire signer par le fonctionnaire metteur et / ou cacheter ou tamponner par lautorit mettrice. Elle est rgie par le droit applicable au sein du territoire o lacte est tabli (lex loci actus). Dans ce Manuel, le sens du terme excution nest pas celui qui est associ aux demandes traditionnelles dassistance judiciaire internationale, par exemple lexcution de demandes de signification ou de notification dactes ltranger ou lexcution de jugements ltranger.

Forum sur le-APP / Forum

Lun des forums internationaux sur le-APP organiss par le Bureau Permanent (voir para.327). Les Conclusions et Recommandations des divers forums, ainsi que dautres renseignements connexes, sont disponibles sur lEspace Apostille du site de la Confrence de LaHaye.

Guide succinct de mise en uvre

Intitul Comment devenir partie la Convention Apostille et comment la mettre en uvre, ce guide est la deuxime publication dune srie tablie par le Bureau Permanent concernant la Convention Apostille. Les deux autres publications sont LABC de lApostille et ce Manuel. Le Guide succinct de mise en uvre sadresse aux autorits charges dvaluer la possibilit pour leur tat dadhrer la Convention Apostille, ou charges de sa mise en uvre. LABC de lApostille, le Guide succinct de mise en uvre et ce Manuel sont disponibles sur lEspace Apostille du site de la Confrence de LaHaye.

Lgalisation
Procdure dauthentification des actes publics trangers telle que dcrite aux paragraphes 8 et s. Le fait dapostiller un acte public produit les mmes effets que la lgalisation mais est le rsultat de la procdure simplifie tablie par la Convention (telle que dcrite aux para.12ets.).

Membre de la Confrence de LaHaye

Tout tat ou Organisation rgionale dintgration conomique peut demander devenir Membre de la Confrence de LaHaye. Il ne faut pas confondre la qualit de Membre de la Confrence de LaHaye et celle dtat contractant la Convention Apostille (ou toute autre Convention de La Haye dailleurs). Un Membre nest pas oblig dtre (ni de devenir) Partie la Convention Apostille; inversement, un tat contractant la Convention Apostille nest pas oblig dtre (ni de devenir) Membre de la Confrence de La Haye. Les Membres ne sont pas tous devenus Parties la Convention Apostille.

Une liste jour des Membres de la Confrence de

LaHaye est disponible sur le site de la Confrence de LaHaye ladresse <www.hcch.net>, sous la rubrique Membres de la HCCH. Une liste jour des tats contractants figure dans ltat prsent.

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Production dun acte public

Prsentation dun acte public dans ltat de destination. La production dun acte public peut tre requise ou prvue: (i)par le droit de ltat de destination (par ex. dans le cadre dune procdure judiciaire ou dune demande de titre de sjour), ou (ii)par une autre disposition (par ex. en vertu dun contrat commercial ou dune formalit effectue par une institution prive). Dans ce Manuel, le terme produire un acte public ne signifie pas gnrer cet acte (cf. Excution dun acte public).

Qualit
Dans le contexte de la Convention (voir art.2 et 3), la qualit dsigne gnralement le pouvoir lgal dexcuter une fonction prescrite (c--d. la fonction au titre de laquelle une personne a sign lacte public sous-jacent). La qualit est dfinie par le droit de ltat dorigine. Une Apostille certifie, entre autres, la qualit du signataire de lacte public sous-jacent.

Rapport explicatif
Rapport tabli par M.Yvon Loussouarn, dcrivant lhistorique et les travaux prparatoires de la Convention Apostille, et commentant son texte article par article. Le texte intgral du Rapport explicatif, dont la premire publication date de 1961, est disponible sur lEspace Apostille du site de la Confrence de LaHaye.

Ratification
Acte international en vertu duquel un tat marque son consentement tre li par un trait, par exemple la Convention Apostille (voir art.2 de la Convention de Vienne du 23mai 1969 sur le droit des traits). Sagissant de la Convention Apostille, seuls les tats reprsents lors de la Neuvime session de la Confrence de La Haye (c--d. la runion au cours de laquelle le texte dfinitif de linstrument a t adopt, en 1960) pouvaient signer et ratifier la Convention. Il sagissait des tats suivants: lAllemagne, lAutriche, la Belgique, le Danemark, lEspagne, la Finlande, la France, la Grce, lItalie, le Japon, le Luxembourg, la Norvge, les Pays-Bas, le Portugal, la Sude, la Suisse et la Yougoslavie, ainsi que les tats-Unis dAmrique, prsents en qualit dobservateur. En outre, lIrlande, lIslande, le Liechtenstein et la Turquie ont galement eu le droit de signer et ratifier la Convention (art.10(1))5. Les tats susmentionns sont tous devenus Parties la Convention. Tout autre tat souhaitant devenir Partie la Convention Apostille peut le faire en y adhrant.

Registre dApostilles
Registre dans lequel une Autorit comptente enregistre les informations figurant sur chaque Apostille mise. La Convention Apostille impose chaque Autorit comptente de tenir un registre dApostilles (art.7(1)).
Pour de plus amples renseignements sur lenregistrement des Apostilles, voir para.278 et s.
5 Plusieurs raisons ont permis ces quatre tats de signer et ratifier la Convention (voir le Rapport explicatif, B, IX. Clauses finales). LIrlande et la Turquie taient Membres de la Confrence de La Haye la date de la tenue de la Neuvime session mais taient dans limpossibilit dy prendre part. Il tait donc apparu lgitime de permettre ces deux tats de signer et ratifier la Convention. Suite aux demandes formules par le Conseil de lEurope et lAutriche ( la faveur de lIslande et du Liechtenstein, respectivement), il a t dcid douvrir la Convention la signature des deux tats en question.

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Avis au lecteur
Les encadrs bleus sont utiliss dans le Manuel pour mettre en vidence les bonnes pratiques et fournir des exemples et astuces pratiques. Il est galement fait usage, dans quelques cas, dencadrs rouge pour souligner les informations ou conseils revtant une importance particulire dans le cadre du fonctionnement pratique de la Convention Apostille. Une bibliographie consacre la Convention figure sur lEspace Apostille du site de la Confrence de La Haye.

1 propos de la Convention Apostille

1 Origines et dveloppement de la Convention
1 Au dbut des annes cinquante, la procdure de lgalisation (voir para.8 et s.) tait de plus en plus frquemment perue comme la cause de dsagrments pour les particuliers et entreprises ayant besoin dutiliser des actes publics dun tat dans des situations ou oprations intervenant dans dautres tats. Cest la raison pour laquelle la Confrence de LaHaye de droit international priv a dcid, sur la suggestion du Conseil de lEurope, dlaborer une Convention qui faciliterait lauthentification des actes publics destins tre produits ltranger. Suite des discussions sur cette proposition, lors de la Huitime session de la Confrence de La Haye tenue en 19566, une Commission spciale sest runie La Haye en 1959 pour laborer un avant-projet de Convention. Celui-ci a t prcis, suite quoi le texte dfinitif de la Convention a t approuv par la Confrence de La Haye lors de sa Neuvime session, le 26octobre 19607. La Convention a reu sa premire signature le 5octobre 1961, do son titre intgral: Convention de LaHaye du 5octobre 1961 supprimant lexigence de la lgalisation des actes publics trangers, communment appele Convention Apostille8. Conformment son article 11(1), la Convention est entre en vigueur le 21janvier 1965, soixante jours aprs le dpt du troisime instrument de ratification.

le rapport explicatif:
2 Pour de plus amples renseignements sur lhistorique et les travaux prparatoires de la Convention Apostille, voir le Rapport explicatif tabli par M.Yvon Loussouarn. Les Actes et documents de la Neuvime session, tomeII regroupent les actes et procs-verbaux de la Neuvime session. Le dtail de ces publications est disponible sur lEspace Apostille du site de la Confrence de LaHaye.

3 La Convention Apostille est, de toutes les Conventions adoptes sous les auspices de la Confrence de LaHaye (les Conventions de LaHaye), celle qui attire le plus de ratifications et dadhsions. Elle est en vigueur dans plus de cent tats de toutes les grandes rgions, reprsentant tous les grands systmes juridiques du monde, ce qui en fait lun des traits internationaux ayant connu le plus de succs dans le domaine de lentraide judiciaire et administrative internationale.

6 Voir Actes et documents de la Huitime session (1956), p. 356 et s. 7 8 Seuls les tats reprsents lors de la Neuvime session, ainsi que quelques autres tats, pouvaient signer et ratifier la Convention (pour de plus amples explications concernant le terme Ratification , voir le Glossaire). Cinq tats ont sign la Convention le 5 octobre 1961. Il sagit de lAllemagne, lAutriche, la Grce, le Luxembourg et la Suisse.

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4 Bien que la Convention Apostille ait t adopte il y a plus dun demi-sicle, elle continue dattirer un nombre relativement important de nouveaux tats contractants en comparaison avec dautres Conventions datant de la mme poque. En octobre 2011, date laquelle le cinquantime anniversaire de la Convention a t clbr9, les deux tiers de ses tats parties ltaient devenus au cours des vingt-cinq annes prcdentes, ce qui dmontre son dveloppement exponentiel.
120 100 80 60 40 20 0

1970

1980

1990

2000

2011

Croissance exponentielle du nombre dtats contractants la Convention Apostille (1961-2011)

5 Il est tout aussi remarquable que cette croissance nait pas ncessit de modifier le texte original ni dadopter un protocole la Convention. 6 Les Apostilles servent lorsque des actes publics doivent tre produits ltranger, ce qui est le cas dans de nombreuses situations transfrontires: mariages internationaux, dmnagements internationaux, demandes en vue deffectuer des tudes, afin dobtenir un titre de sjour ou demandes de nationalisation dans un tat tranger, procdures dadoption internationales, oprations commerciales internationales et procdures dinvestissement ltranger, mise en uvre de droits de proprit intellectuelle ltranger, procdures judiciaires trangres, etc. Les situations dans lesquelles une Apostille est ncessaire sont innombrables. Ainsi, plusieurs millions dApostilles sont mises dans le monde chaque anne, ce qui fait de la Convention Apostille la plus applique de toutes les Conventions de LaHaye. Au vu de laugmentation des dplacements et activits transfrontires rsultant de la mondialisation, la Convention Apostille devrait encore se dvelopper. Le Programme Apostille lectronique (e-APP) est conu pour veiller ce que la Convention puisse fonctionner de manire ininterrompue malgr une volution constante, notamment en contribuant un fonctionnement plus efficace et scuris dans un environnement lectronique au moyen de lmission de-Apostilles et de la tenue de-Registres.

Pour de plus amples renseignements sur le-APP, voir

para.29 et s. et para.321 et s.

Le cinquantime anniversaire de la Convention Apostille a t commmor lors dune manifestation organise par le Ministre franais de la Justice et des Liberts, Paris, le 5 octobre 2011. Cette manifestation, laquelle une centaine de fonctionnaires, notaires, magistrats, dignitaires et autres experts en la matire de prs de trente tats et organisations internationales taient prsents, a permis de dresser un bilan de la Convention et denvisager ses futures orientations. De plus amples renseignements sur cette manifestation, notamment les Conclusions et Recommandations adoptes par les participants, sont disponibles sur lEspace Apostille du site de la Confrence de La Haye.

2 Objectif de la Convention
7 Lobjectif de la Convention est de supprimer lexigence de lgalisation et de faciliter lutilisation des actes publics ltranger (Rapport explicatif, partieA; C&R No77 de la CS de 2009).

A Suppression de lexigence de lgalisation

8 En rgle gnrale, un acte public peut tre produit dans ltat o il a t tabli sans quil soit ncessaire de vrifier son origine. Ceci repose sur le principe que lorigine de lacte rside dans lacte lui-mme (acta probant sese ipsa), sans quil soit ncessaire de la vrifier plus avant. Cependant, lorsque lacte est produit ltranger, il est possible que son origine doive tre vrifie. En effet, il se peut que le destinataire ne connaisse pas lidentit ou la qualit officielle du signataire de lacte, ou lidentit de lautorit dont il porte le sceau / timbre. Cest la raison pour laquelle les tats ont commenc exiger que lorigine dun acte public tranger soit certifie par un fonctionnaire connaissant lacte en question. Cest dans ce contexte que la procdure connue sous le nom de lgalisation sest dveloppe. 9 Le terme lgalisation dsigne les procdures suivant lesquelles les signature / sceau / timbre dont est revtu un acte public sont certifis authentiques par plusieurs fonctionnaires, suivant une chane, jusquau point o lauthentification finale est aisment reconnue par un fonctionnaire de ltat de destination et peut y produire un effet juridique. Dans la pratique, les ambassades et consulats de ltat de destination situs dans ltat dorigine (ou accrdits par celui-ci) sont idalement placs pour faciliter ces procdures. Toutefois, les ambassades et consulats ne dtiennent pas dchantillons des signatures / sceaux / timbres de chaque autorit ou fonctionnaire de ltat dorigine, faisant quune authentification intermdiaire entre lautorit ou le fonctionnaire qui a tabli lacte public dans cet tat et lambassade ou le consulat est souvent ncessaire. Dans la plupart des cas, cela implique une authentification par le Ministre des Affaires trangres de ltat dorigine. Cependant, en fonction du droit de ltat dorigine, plusieurs authentifications peuvent tre ncessaires avant que lacte puisse tre prsent lambassade ou au consulat des fins dauthentification. Ensuite, en fonction du droit de ltat de destination, le sceau / timbre de lambassade ou du consulat sera reconnu directement par le fonctionnaire de cet tat, ou devra tre prsent au Ministre des Affaires trangres de cet tat pour authentification finale. 10 Malgr les diffrences entre tats, la chane de lgalisation implique en rgle gnrale un certain nombre de maillons qui en font une procdure contraignante, longue et coteuse.

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tat dorigine

Acte public
tabli dans ltat dorigine

1re authentification (par ex. Registre dtat civil dans ltat dorigine)

2me authentification (ministre de la Justice de ltat dorigine)

3me authentification (ministre des Affaires trangres de ltat dorigine) 4me authentification (Consulat de ltat de production situ dans ltat dorigine)

LA CHANE DE LGALISATION
tat de destination

Acte public
prt tre produit dans ltat de destination 5me authentification (ministre des Affaires trangres de ltat de destination) (quelques tats uniquement)

la convention apostille est utile y compris pour les tats qui nexigent pas la lgalisation des actes publics reus de ltranger
11 Les tats nimposent pas tous la lgalisation des actes publics trangers qui doivent tre produits sur leur territoire. Ceci est notamment le cas de nombreux tats de tradition de common law. Toutefois, la Convention reste importante pour tous ces tats, car elle facilite la circulation des actes publics tablis sur leur propre territoire qui doivent tre produits dans un autre tat contractant. Autrement, lacte public pourrait tre soumis la contraignante procdure de lgalisation. Ceci explique pourquoi de nombreux tats qui nimposent pas la lgalisation des actes publics trangers sont devenus Parties la Convention: leurs ressortissants et entreprises bnficient de la Convention lorsquils sont tenus de produire des actes publics dans un tat qui impose une exigence de lgalisation.

B Facilitation de lutilisation des actes publics ltranger

a procdu re simplifie en vert u de la con ven t ion apos t ille
12 Lorsquelle sapplique, la Convention Apostille supprime la procdure de lgalisation et la remplace par une formalit unique, savoir un certificat dauthentification (lApostille) mis par une autorit dsigne par ltat dorigine (lAutorit comptente). Cette procdure simplifie tablie par la Convention peut tre illustre comme suit:

tat dorigine

Acte public
tabli dans ltat dorigine APOSTILLE mise par lAutorit comptente dans ltat dorigine

PROCESSUS SIMPLIFI EN VERTU DE LA CONVENTION APOSTILLE

tat de destination

Acte public
prt tre produit dans ltat de destination

13 Paralllement, la Convention Apostille sert et fait respecter le mme rsultat essentiel que la lgalisation: lauthentification de lorigine dun acte public tabli dans un tat et destin tre utilis dans un autre tat.

b lida l de la procdu re en une tape

14 En introduisant une procdure dauthentification simplifie, la Convention facilite lutilisation des actes publics ltranger. Idalement, cet objectif est poursuivi en permettant tous les actes publics dtre apostills directement sans quil soit ncessaire de les faire authentifier au pralable au sein de ltat dorigine. De fait, cette procdure en une tape est ce que les rdacteurs avaient lesprit lorsque la Convention Apostille a t labore et cest ainsi que les Apostilles sont mises dans la plupart des tats contractants.

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15 Dans dautres tats, certains actes publics, voire tous, doivent tre authentifis par une ou plusieurs autorits (par ex. par des organismes dauthentification professionnels ou rgionaux) avant dtre finalement apostills. Ceci est habituellement le cas lorsque lAutorit comptente na pas la capacit de vrifier lorigine de tous les actes publics quelle est habilite apostiller. Cette procdure en plusieurs tapes est videmment plus lourde que la procdure en une tape et peut conduire lmission dune Apostille soit pour lauthentification (finale) soit pour lacte public primaire (initial). Dans lun ou lautre cas, cela entrane diffrents niveaux dauthentification. Ces procdures sont par essence plus contraignantes et peuvent entraner une confusion quant lacte auquel lApostille se rapporte.

les autorits comptentes doivent sefforcer de mettre en place la procdure en une tape
16 Si la procdure en plusieurs tapes nest pas ncessairement contraire la Convention Apostille, elle fait perdurer certains des aspects de la chane de lgalisation que la Convention Apostille tait cense supprimer. La procdure en une tape est plus courte et moins contraignante pour le demandeur. Il sagit donc du modle privilgi et les tats contractants sont encourags ladopter dans la plus grande mesure du possible (voir C&R No79 de la CS de 2009). Les Autorits comptentes sont invites entrer en contact avec les autorits correspondantes de leur tat en vue de mettre en uvre la procdure en une tape. Un moyen dy parvenir consiste dcentraliser la prestation des services dApostille (voir para. 218). Chaque tat contractant peut dterminer lidentit et le nombre dAutorits comptentes (para. 40).

c obligat ion de prvenir la lga lisat ion lorsque la con ven t ion sapplique
17 Au titre de larticle9, lorsque la Convention sapplique, les tats contractants sont tenus de prendre les mesures ncessaires pour empcher leurs agents diplomatiques et consulaires de procder des lgalisations. Au stade de la mise en uvre, gnralement, entre autres mesures, ltat contractant informe ses ambassades et consulats ltranger de lentre en vigueur prochaine de la Convention (voir annexeV). Comme soulign par la Commission spciale, le respect des dispositions de larticle9 doit faire lobjet dun suivi permanent (voir C&R No69 de la CS de 2009), ce qui peut tre accompli en laborant des directives ou conseils conformment aux pratiques de chaque tat contractant.

d relat ions avec le droi t in t erne e t les au t res t r ai ts en mat ire dau t hen t ificat ion dac t es publics
18 La procdure simplifie prvue par la Convention Apostille est la seule formalit qui peut tre exige pour authentifier des actes publics trangers. Toutefois, la Convention ninterdit pas aux tats contractants de sengager (par ex. dans le cadre dun trait bilatral ou multilatral) supprimer, limiter ou simplifier davantage les exigences dauthentification.

19 La Convention nimpose pas non plus quun acte public tranger soit apostill avant dtre produit dans ltat de destination. Toute exigence de la sorte relve du droit interne de ltat de destination. Celui-ci est galement libre de supprimer, limiter ou simplifier davantage les exigences dauthentification (par ex. la lgalisation ou lapposition dune Apostille) ou de nimposer purement et simplement aucune de ces exigences. Comme indiqu au paragraphe11, certains tats nimposent aucune exigence dauthentification des actes publics trangers. 20 tant donn que la Convention Apostille a pour but de supprimer la lgalisation et de faciliter lutilisation des actes publics ltranger, elle ne cre pas dexigence imposant dapostiller les actes publics trangers, notamment dans les cas o: le droit interne de ltat de destination a supprim, limit ou simplifi davantage lexigence dauthentification; le droit interne de ltat de destination nimpose aucune exigence dauthentification; un trait, une convention, un accord ou autre instrument similaire (notamment un rglement) applicable a supprim, limit ou simplifi davantage cette exigence10.

10

Divers traits multilatraux, rgionaux et bilatraux visent liminer totalement les exigences dauthentification pour certaines catgories de documents. Par exemple: la Commission Internationale de ltat Civil a conclu, le 15septembre 1977 Athnes, la Convention portant dispense de lgalisation pour certains actes et documents, qui dispense certains actes dtat civil de lgalisation ou de toute formalit quivalente (pour de plus amples renseignements sur ce trait, voir <www.ciec1.org>);

le Conseil de lEurope a conclu, le 7juin 1968 Londres, la Convention europenne relative la suppression de la lgalisation des actes tablis par les agents diplomatiques ou consulaires, qui supprime lexigence de lgalisation ou autre formalit similaire pour les actes tablis par les agents diplomatiques ou consulaires;

au sein des tats membres du March commun du Sud (Mercosur), les documents transmis au titre du Protocole de Las Leas du 27juin 1992 sur la coopration et lassistance juridictionnelle en matire civile, commerciale, du travail et administrative sont dispenss dauthentification ou autre formalit similaire;

les tats membres des Communauts europennes ont conclu la Convention de Bruxelles du 25mai 1987 relative la suppression de la lgalisation dactes dans les tats membres des Communauts europennes, qui supprime les exigences de lgalisation pour tous les actes publics (bien que cette Convention ne soit pas encore entre en vigueur, elle est nanmoins applique provisoirement dans sept tats membres: Belgique, Chypre, Danemark, France, Irlande, Italie et Lettonie);

plusieurs instruments adopts par lUnion europenne dans le domaine de la coopration judiciaire suppriment galement lexigence de lgalisation ou autre formalit similaire entre tats membres de lUE pour les documents entrant dans leur champ dapplication. Il sagit notamment du Rglement (CE) No44/2001 du Conseil du 22dcembre 2000 concernant la comptence judiciaire, la reconnaissance et lexcution des dcisions en matire civile et commerciale (Rglement BruxellesI), du Rglement (CE) No2201/2003 du Conseil du 27novembre 2003 relatif la comptence, la reconnaissance et lexcution des dcisions en matire matrimoniale et en matire de responsabilit parentale (Rglement BruxellesIIbis), du Rglement (CE) No1393/2007 du Parlement europen et du Conseil du 13novembre 2007 relatif la signification et la notification dans les tats membres des actes judiciaires et extrajudiciaires en matire civile ou commerciale (Rglement sur la signification et la notification), du Rglement (CE) No1206/2001 du Conseil du 28mai 2001 relatif la coopration entre les juridictions des tats membres dans le domaine de lobtention des preuves en matire civile ou commerciale (Rglement sur lobtention des preuves), et du Rglement (CE) No4/2009 du Conseil du 18dcembre 2008 relatif la comptence, la loi applicable, la reconnaissance et lexcution des dcisions et la coopration en matire dobligations alimentaires (Rglement sur les obligations alimentaires).

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conventions de la haye supprimant entirement les exigences dauthentification

21 Plusieurs Conventions de La Haye tablissant des mcanismes dentraide judiciaire suppriment lexigence de lgalisation ou autre formalit similaire (par ex. lApostille) concernant les actes publics entrant dans leur champ dapplication. Par exemple: la Convention de LaHaye du 15novembre 1965 relative la signification et la notification ltranger des actes judiciaires et extrajudiciaires en matire civile ou commerciale supprime cette exigence pour les demandes formelles de signification ou notification dactes ltranger; la Convention de LaHaye du 18mars 1970 sur lobtention des preuves ltranger en matire civile ou commerciale supprime cette exigence pour les demandes formelles dobtention de preuves ltranger; la Convention de LaHaye du 25octobre 1980 sur les aspects civils de lenlvement international denfants supprime cette exigence dans le contexte de cette Convention; la Convention de LaHaye du 30juin 2005 sur les accords dlection de for supprime cette exigence pour tous les documents transmis ou dlivrs en vertu de la [] Convention, y compris les documents ncessaires pour demander la reconnaissance et lexcution dun jugement tranger.

faciliter les procdures dadoption internationales

22 De nombreux actes publics sont changs entre tats dorigine et tats daccueil dans le cadre des procdures dadoption internationales relevant de la Convention de LaHaye du 29mai 1993 sur la protection des enfants et la coopration en matire dadoption internationale (la Convention Adoption internationale). Il est intressant de noter que cette Convention ne supprime pas lexigence de lgalisation ou autre exigence similaire. Par consquent, la Convention Apostille peut potentiellement allger et faciliter grandement le fonctionnement de la Convention Adoption internationale. cet effet, les tats parties la Convention Adoption internationale sont invits tudier lopportunit de devenir Parties la Convention Apostille (C&R No68 de la CS de 2009; C&R No2 de la CS de 2012). Cette Recommandation a galement t adopte par la runion de la Commission spciale de 2010 sur le fonctionnement pratique de la Convention Adoption internationale.

promouvoir le commerce et les investissements internationaux

23 Il a t dmontr que la Convention Apostille aidait les tats tablir des conditions qui se prtent davantage au commerce et aux investissements internationaux. En 2010, le Groupe Banque mondiale a publi son premier rapport sur les investissements ltranger, Investing Across Borders, qui mesurait les investissements directs trangers en fonction du cadre juridique et rglementaire de chaque tat. Ce rapport concluait quen rduisant la bureaucratie (c--d. en rduisant les formalits administratives), la Convention Apostille favorisait un environnement rglementaire plus propice aux investissements directs trangers11. La Chambre de commerce internationale a galement reconnu le rle de la Convention Apostille dans la facilitation du commerce et des investissements internationaux. Dans un communiqu de presse de 2012, lICC a dclar que le systme Apostille constituait une norme mondiale reconnue et attendue par les parties impliques dans les transactions transfrontires et a exhort les tats qui ne sont pas encore Parties la Convention Apostille le devenir. Elle sest galement rjouie des efforts accomplis par les tats afin dmettre et daccepter les Apostilles lectroniques, et de tenir des registres dApostilles en ligne, dans le cadre de le-APP12.

3 Effets (limits) dune Apostille

A Une Apostille authentifie uniquement lorigine de lacte public sous-jacent
24 Les effets dune Apostille sont limits. Une Apostille authentifie uniquement lorigine de lacte public sous-jacent, en attestant lauthenticit de la signature appose sur lacte, la qualit en laquelle le signataire de lacte a agi et, le cas chant, lidentit du sceau ou timbre dont lacte est revtu (art.5(2)). Les effets limits dune Apostille ont t confirms par la Commission spciale (voir C&R No82 de la CS de 2009; C&R No13 de la CS de 2012).

B Une Apostille ne certifie pas le contenu de lacte public sous-jacent

25 Une Apostille ne se rapporte en aucun cas au contenu de lacte public sous-jacent. Mme si la nature publique de lacte lui-mme peut impliquer la vracit et lexactitude de son contenu, lApostille ne donne aucun poids supplmentaire au contenu de lacte public sous-jacent. cet gard, la Commission spciale recommande que les Autorits comptentes ajoutent une mention sur les effets limits dune Apostille (voir C&R No85 de la CS de 2009).

11 12

Pour de plus amples renseignements sur cette mention

(y compris sur une suggestion de formulation), voir para.253 et s. Pour de plus amples renseignements sur la distinction entre vrification du contenu et vrification de lorigine, voir para.214 et s.

Ce rapport est disponible ladresse < http://iab.worldbank.org >. Voir < http://www.iccwbo.org/News/Articles/2012/ICC-urges-States-to-ratify-Apostille-Convention-forsimplified-authentication-of-public-documents/ >.

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C Une Apostille ne certifie pas que toutes les exigences du droit interne relatives lexcution en bonne et due forme de lacte public sous-jacent sont satisfaites
26 Une Apostille ne certifie pas quun acte public a t excut en conformit avec toutes les exigences du droit interne. Cest au droit interne de dterminer quelles sont les irrgularits qui invalident la nature publique dun acte et dans quelle mesure une Autorit comptente est tenue de vrifier que les actes ne prsentent pas de telles irrgularits (voir para.230). Par exemple, le droit interne peut exiger ou au contraire ne pas exiger quune Autorit comptente vrifie si un notaire est autoris, en vertu du droit interne, excuter lacte notari ou la certification notarie en question. La Convention nimpose manifestement aucune obligation de la sorte une Autorit comptente. tant donn quune Apostille ne produit pas deffet juridique autre que la certification de lorigine de lacte public sous-jacent, lmission dune Apostille pour un acte donn ne remdie pas ces ventuelles irrgularits.

D Une Apostille ninflue pas sur lacceptation, ladmissibilit ni la valeur probante de lacte public sous-jacent
27 La Convention Apostille naffecte pas le droit de ltat de destination de dterminer lacceptation, ladmissibilit et la valeur probante des actes publics trangers (C&R No82 de la CS de 2009; C&R No14 de la CS de 2012). En particulier, les autorits de ltat de destination peuvent dterminer si un acte a t falsifi ou modifi, ou sil a t valablement excut. Elles peuvent galement fixer un dlai applicable lacceptation des actes publics trangers (par ex., lacte doit tre produit dans un certain dlai suivant la date laquelle il a t excut), mme si de tels dlais ne peuvent sappliquer lacceptation de lApostille elle-mme. En outre, cest le droit de la preuve de ltat de destination qui dtermine dans quels cas un acte public tranger peut servir tablir un certain fait.

E Les effets dune Apostille ne sont pas limits dans le temps (pas dexpiration)
28 La Convention ne prvoit pas de limite dans le temps aux effets dune Apostille. Une Apostille valablement mise produit donc ses effets tant quelle est identifiable et reste attache lacte public sous-jacent. Par consquent, une Apostille ne peut tre rejete uniquement en raison de son anciennet. Toutefois, ceci nempche pas les autorits de ltat de destination, en application de leur droit interne, de fixer des dlais pour lacceptation de lacte public sousjacent (par ex., exigeant quun casier judiciaire soit tabli dans un certain dlai avant dtre produit). Pour de plus amples renseignements sur les actes
anciens, voir para.186 et s.

4 Amener la Convention lre du numrique: le-APP

29 Lorsque la Convention a t ngocie, le papier tait le seul support vis (actes publics tablis sur papier, Apostilles mises sur papier et Apostilles consignes dans un registre papier).

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30 Lavnement des nouvelles technologies rvolutionne le mode de fonctionnement des administrations publiques. En de nombreux endroits du monde, des initiatives dadministration lectronique sont mises en place, faisant que les particuliers et entreprises peuvent communiquer en un clic avec les administrations en ligne. Celles-ci ont de plus en plus tendance tablir des actes publics sous forme lectronique, y compris dimportants documents commerciaux et actes dtat civil. Dans certains tats, les actes notaris et autres actes authentiques sont tablis sous forme lectronique. Paralllement, les registres publics sont de plus en plus souvent disponibles en ligne, ce qui permet au public davoir aisment accs toute une srie dinformations indispensables pour exercer des activits prives ou commerciales, notamment concernant laccrditation de professionnels et dtablissements denseignement, limmatriculation de socits, ou encore lexistence et la nature des droits affrents des biens immobiliers et mobiliers. Ils permettent aux utilisateurs davoir accs des extraits des registres en ligne, extraits qui peuvent tre considrs comme des actes publics en vertu du droit de ltat dorigine. 31 Au vu de ces dveloppements, la runion de la Commission spciale de 2003 a convenu que lutilisation des nouvelles technologies pourrait avoir un impact positif sur le fonctionnement de la Convention Apostille. En outre, elle a reconnu que ni lesprit ni la lettre de la Convention Apostille ne constituaient des obstacles lutilisation des technologies modernes, et que le fonctionnement de la Convention pouvait tre encore amlior par le recours ces technologies (voir C&R No4). 32 Ceci a ouvert la voie au dveloppement du Programme pilote dApostilles lectroniques (e-APP), qui a t lanc en 2006 par la Confrence de La Haye de droit international priv et la National Notary Association des tats-Unis dAmrique pour promouvoir lmission dApostilles lectroniques (e-Apostilles) et la tenue de registres dApostilles lectroniques pouvant tre consults en ligne par les destinataires afin de vrifier lorigine des Apostilles quils reoivent (e-Registres). Depuis, de nombreuses Autorits comptentes ont mis en uvre lune de ces composantes, ou les deux, confirmant que la Convention Apostille a trouv sa place lre du numrique. Au vu du succs remport par ce programme, son nom a t modifi en janvier 2012. Il sappelle dsormais le Programme Apostille lectronique. Lors de sa runion de novembre 2012, la Commission spciale a reconnu les remarquables progrs raliss concernant la mise en uvre de le-APP depuis sa runion de 2009, qui renforcent ainsi le fonctionnement efficace et sr de la Convention (voir C&R No3).

Pour de plus amples renseignements sur le-APP en

gnral, voir para.321 et s. Pour de plus amples renseignements sur lmission des e-Apostilles, voir para.333 et s. Pour de plus amples renseignements sur la tenue dun e-Registre, voir para.335 et s.

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5 Prenniser le succs de la Convention

A LEspace Apostille du site de la Confrence de LaHaye: une prcieuse source dinformations
33 Le Bureau Permanent tient jour un espace du site de la Confrence de La Haye consacr la Convention Apostille (lEspace Apostille). LEspace Apostille est une mine de renseignements utiles et jour sur le fonctionnement pratique de la Convention. Il propose notamment: une liste actualise des tats contractants (tat prsent) et des explications sur la faon de la lire; le nom et les coordonnes de toutes les autorits dsignes par les tats contractants pour mettre des Apostilles (les Autorits comptentes);
Pour de plus amples renseignements sur le rle des Autorits comptentes dans la mise jour des informations de lEspace Apostille, voir para.67.

des informations sur le-APP; des documents explicatifs sur la Convention, notamment LABC de lApostille, le Guide succinct de mise en uvre, ce Manuel pratique et le Rapport explicatif; de la documentation sur les runions de la Commission spciale; et des informations reues des tats contractants concernant le fonctionnement pratique de la Convention sur leur territoire.

B Suivi du fonctionnement pratique de la Convention

a rle du bu reau per manen t
34 Le Bureau Permanent mne et coordonne diverses activits visant promouvoir, mettre en uvre et appuyer le fonctionnement pratique de la Convention Apostille, ainsi qu en assurer le suivi. En particulier, le Bureau Permanent labore des documents explicatifs, tels que LABC de lApostille, le Guide succinct de mise en uvre et ce Manuel. Il rpond aux demandes des tats contractants concernant lapplication de la Convention, remplit des missions de conseil sur la mise en uvre et le fonctionnement efficaces de la Convention (souvent en conjonction avec les tats contractants et les organisations internationales concernes), prpare et organise les runions de la Commission spciale.

quand contacter le bureau permanent?

35 Les Autorits comptentes sont invites prsenter au Bureau Permanent (de prfrence par courrier lectronique, ladresse secretariat@hcch.net) leurs questions concernant le fonctionnement de la Convention. En particulier, chaque Autorit comptente est invite contacter le Bureau Permanent si et quand: elle prvoit de mettre en place un nouveau certificat dApostille (voir para.239 et s.); ses Apostilles sont rejetes ltranger; elle a besoin dinformations sur les Apostilles trangres; elle a besoin dinformations sur la mise en uvre et le fonctionnement de le-APP (voir para.321 et s.).

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36 En cas de divergence dopinion entre tats contractants concernant linterprtation ou lapplication de la Convention Apostille (par ex., lorsquun fonctionnaire de ltat de destination rejette une Apostille trangre que lAutorit comptente de ltat dorigine considre valable), le Bureau Permanent peut contacter les autorits ou fonctionnaires concerns de ces tats (y compris avec leur Organe national, dans le cas des tats membres), soit par tlphone, soit par courrier, pour discuter de la question, prsenter les vues du Bureau Permanent et proposer des solutions. Le Bureau Permanent nest susceptible de prter son assistance cet gard que si la question a t aborde dans les Conclusions et Recommandations de la Commission spciale (voir para.38 et s.) ou dans un autre document publi par la Confrence de LaHaye. Autrement, le Bureau Permanent ne dispose ni du mandat ni des pouvoirs ncessaires pour surveiller le fonctionnement de la Convention Apostille (ou de toute autre Convention de LaHaye).

pas dassistance aux demandeurs

37 Le Bureau Permanent ne joue aucun rle dans la procdure dApostille: il ne porte pas directement assistance aux demandeurs, ne leur fournit pas de conseils, nmet pas dApostilles et ne tient pas de registre dApostilles.

b rle de la commission spcia le

38 Les runions de la Commission spciale, qui permettent des discussions approfondies et une tude attentive de nombreuses questions importantes relatives au fonctionnement pratique de la Convention Apostille, sont dune grande utilit cette Convention (tout comme dautres Conventions de LaHaye). Le Bureau Permanent prpare soigneusement ces runions, gnralement en se fondant sur un questionnaire complet envoy aux Membres de la Confrence de La Haye, tats contractants et autres tats intresss. De nombreux experts, dont de nombreux reprsentants des Autorits comptentes, y assistent. La Commission spciale sest runie trois reprises: en 2003, 2009 et 2012 (lors des runions de 2003 et 2009, la Convention Apostille a t examine conjointement avec plusieurs autres Conventions de La Haye en matire dentraide judiciaire). La runion de 2012 a t pour la premire fois exclusivement consacre au fonctionnement pratique de la Convention Apostille. Au vu de cette exprience trs positive, la Commission spciale a recommand que la prochaine runion soit organise sur le mme calque (c--d. ne pas la combiner avec lexamen dune autre Convention de La Haye). 39 Les Conclusions et Recommandations (C&R) adoptes lors de la Commission spciale tablissent et recommandent des bonnes pratiques lattention des Autorits comptentes, et dterminent galement les travaux futurs du Bureau Permanent et des tats contractants. Les C&R savrent trs prcieuses pour rsoudre les problmes de fonctionnement et sont dun grand soutien pour linterprtation et lapplication uniformes de la Convention travers le monde. La Commission spciale elle-mme a fait ce constat lors de sa runion de 2012 (C&R No 6(a)), un constat dautant plus important que le nombre dAutorits comptentes et de fonctionnaires intervenant dans le fonctionnement de la Convention Apostille est trs grand. Les C&R sont donc indispensables la prennit du succs de la Convention. Dans ce Manuel, les rfrences aux C&R sont accompagnes de lanne de la Commission spciale correspondante. Toutes les C&R sont disponibles sur lEspace Apostille.

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2 Autorits comptentes
1 Rle essentiel des Autorits comptentes
40 En vertu de larticle6 de la Convention Apostille, chaque tat contractant est tenu de dsigner une ou plusieurs autorits ayant la comptence dmettre des Apostilles (les Autorits comptentes). Chaque tat est libre de dterminer lidentit et le nombre des Autorits comptentes (C&R No 78 de la CS de 2009).

Pour de plus amples renseignements sur la

dsignation des Autorits comptentes, voir le Guide succinct de mise en uvre, para.24 29.

41 Les Autorits comptentes sont essentielles au bon fonctionnement de la Convention Apostille. Elles remplissent trois fonctions lmentaires conformment la Convention: elles vrifient lauthenticit (c--d. lorigine) des actes publics (voir para.214 et s.); elles mettent des Apostilles (voir para.239 et s.); elles inscrivent chaque Apostille mise dans un registre (voir para.278 et s.) pour pouvoir vrifier, la demande dun destinataire, lorigine dune Apostille qui a prtendument t mise par cette Autorit comptente (voir para.286ets.).

42 Le bon fonctionnement de la Convention dpend de lexcution diligente, efficace et conforme de ces fonctions.

2 Fonctionnement des Autorits comptentes

A Ressources et statistiques
43 Dans lexercice de leurs fonctions en vertu de la Convention Apostille, les Autorits comptentes accomplissent un certain nombre de tches distinctes mais lies, et notamment les suivantes: rception des demandes dApostille (voir para.199 et s.); vrification de lorigine de chaque acte pour lequel une Apostille doit tre mise, en ralisant lventuel suivi ncessaire auprs des fonctionnaires et autorits qui mettent des actes publics (voir para.214 et s.); saisie des renseignements fournis pour remplir les rubriques des Apostilles devant tre mises (voir para.258 et s.); apposition de chaque Apostille complte sur lacte public sous-jacent (voir para.265 et s.); enregistrement des dtails de chaque Apostille mise dans le registre dApostilles (voir para.278 et s.). vrification de lorigine des Apostilles la demande dun destinataire (voir para.286 et s.).

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44 Les Autorits comptentes qui facturent des frais pour lmission dApostilles (voir para.274 et s.) peuvent galement avoir grer les paiements. 45 Les Autorits comptentes devraient tre suffisamment dotes en personnel et disposer de locaux et quipements adquats pour accomplir ces tches. Parmi les quipements ncessaires figurent les traitements de texte (de prfrence informatiques), le papier (ou autres fournitures servant mettre les Apostilles), le matriel servant attacher les Apostilles sur les actes sous-jacents, lquipement informatique permettant dexploiter les logiciels utiliss pour tenir des bases de donnes ou registres lectroniques. Les Autorits comptentes devraient galement avoir accs des moyens de communication efficaces (tlphonie et messagerie lectronique). 46 Pour pouvoir grer plus efficacement leurs ressources, les Autorits comptentes devraient tre capables dvaluer la demande en matire de services dApostille. cet gard, il est utile que les Autorits comptentes puissent comptabiliser et mesurer prcisment le nombre dApostilles mises, et aient facilement accs des donnes globales concernant les dtails des Apostilles mises consigns dans le registre dApostilles (voir para.284 et s.). Les Autorits comptentes devraient galement sassurer que leurs ressources sont adaptes au modle mis en place pour la prestation des services dApostille (voir para.49 et s.).

B Instructions
47 Les Autorits comptentes devraient laborer des instructions exposant des procdures internes et notes en matire de bonnes pratiques afin daider leurs membres du personnel traiter les demandes dApostille. Entre autres, ces instructions devraient comprendre des conseils sur la faon de reconnatre les actes publics pouvant tre apostills par lAutorit comptente et devraient prescrire des pratiques uniformes quant la faon dapposer les Apostilles.

Pour de plus amples renseignements sur la faon de

reconnatre les actes publics, voir para.110 et s. Pour de plus amples renseignements sur lapposition des Apostilles, voir para.265 et s.

C Formation
48 Les Autorits comptentes devraient envisager de dispenser une formation continue aux membres de leur personnel, afin quils laborent et respectent de bonnes pratiques. De fait, les tats contractants organisent parfois des missions (avec ou sans la participation du Bureau Permanent) rassemblant des reprsentants de leurs Autorits comptentes respectives afin de partager des expriences et dchanger des informations, plus particulirement concernant la mise en uvre de le-APP. Il convient dapporter galement un soutien marqu ces missions.

Pour de plus amples renseignements sur le rle du

Bureau Permanent dans les missions de formation, voir para.34 et s.

D Prestation des services dApostille

49 Il appartient chaque Autorit comptente de dterminer le modle de prestation de services dApostille mettre en uvre. En tout tat de cause, il est important que la prestation corresponde la demande de services dApostille.

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50 Dans la plupart des tats contractants, les services dApostille sont assurs au moyen de lune des mthodes suivantes, ou des deux: le demandeur sollicite et / ou reoit une Apostille un guichet situ dans les locaux de lAutorit comptente, sur rendez-vous ou non; le demandeur sollicite et / ou reoit une Apostille par courrier.

51 Certaines Autorits comptentes proposent galement un service rapide permettant dmettre des Apostilles dans des dlais rduits (gnralement moyennant des frais supplmentaires). 52 tant donn lobjectif de la Convention, qui vise faciliter lutilisation des actes publics ltranger, les Autorits comptentes sont encourages mettre en uvre un modle de prestation qui promeut un accs facilit aux services dApostille. Les efforts dploys cette fin ont t reconnus par la Commission spciale (C&R No 18 de la CS de 2012). Pour atteindre cet objectif, les Autorits comptentes pourraient par exemple dcentraliser la prestation des services dApostille. Il sagit l dune approche qui peut accrotre lefficacit de la prestation des services tout en rduisant les inconvnients pour le public, tel que prcis par la Commission spciale.
Pour de plus amples renseignements sur la dcentralisation de la prestation des services dApostille, voir para.218.

53 Les Autorits comptentes sont galement encourages envisager dlaborer un formulaire de demande standard afin de faciliter les dmarches des demandeurs et de sassurer que lAutorit comptente dispose des renseignements ncessaires pour mettre lApostille (sous rserve des lois applicables en matire de protection des donnes). Ces renseignements incluent les suivants: nom et coordonnes du demandeur; nombre et description des actes pour lesquels une Apostille est demande; nom de ltat de destination (sil est connu, tant prcis que lAutorit comptente ne devrait pas refuser dmettre une Apostille si le demandeur ne prcise pas dtat de destination voir para.205); modalits de paiement (dans le cas o lAutorit comptente facture des frais); mthode de prestation privilgie (dans le cas o lAutorit comptente en propose plusieurs).
Le Bureau Permanent a labor un modle de formulaire de demande dApostille, qui figure lannexeIII.

54 En outre, le recours un formulaire standard est un moyen pratique dinformer les demandeurs sur la prestation des services dApostille et sur le dispositif de lApostille en gnral.

E Information du public
55 Des informations sur la prestation des services dApostille devraient tre rendues publiques au bnfice des particuliers et groupes dentreprises qui utiliseront des Apostilles dans le cadre de leurs activits transfrontires, ainsi que des groupes professionnels participant la circulation des actes publics (par ex. les avocats et notaires).

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56 Une manire pratique de procder consiste ce que chaque Autorit comptente dispose de son propre site web ou mettre en place un site centralis couvrant plusieurs Autorits comptentes. Ce site pourrait tre complt par des imprims (par ex. une brochure) mis disposition du public dans les locaux de lAutorit comptente et par lintermdiaire des fonctionnaires et autorits tablissant les actes publics les plus frquemment apostills (par ex. bureaux dtat civil, tribunaux, tudes de notaires). 57 Les informations pertinentes devant figurer sur le site ou dans les imprims incluent les suivantes: coordonnes compltes (adresse physique et postale, tlphone, tlcopie, courriel, personne contacter) et horaires douverture; marche suivre pour demander une Apostille (y compris accs un formulaire de demande tlcharger et une liste rcapitulative des dmarches effectuer avant de soumettre la demande); catgories dactes publics pour lesquels lAutorit comptente est habilite mettre des Apostilles (avec un renvoi aux autres Autorits comptentes de ltat contractant); type de services disponibles (par ex. au guichet et / ou par courrier, possibilit de service rapide) et dlais de traitement prvisibles; renvoi aux prestataires de services utiles (par ex. traducteurs, notaires), ainsi qu lEspace Apostille; informations gnrales sur le fonctionnement de la Convention et les effets dune Apostille; barme (si des frais sont facturs) et modes de rglement accepts; modalits daccs le-Registre (le cas chant).

F Lutte contre la fraude

58 Pour garantir que la Convention Apostille continue de fonctionner correctement, il est important de maintenir la confiance dont bnficie la procdure dApostille. Voici des exemples dactivits susceptibles dentamer cette confiance: se prsenter comme tant une autorit habilite mettre des Apostilles alors que ce nest pas le cas (il est toutefois prcis que les services dassistance pour lobtention dApostilles peuvent tre acceptables voir para.202); mettre un certificat prsent comme tant une Apostille alors que la personne lmettant nest pas (ou plus) une Autorit comptente; utiliser une Apostille titre de preuve du contenu de lacte public sous-jacent ou, dans le cas dune Apostille mise pour une dclaration officielle, de lacte auquel la dclaration se rapporte; dtacher une Apostille de lacte public sous-jacent et la rattacher un autre acte (y compris un acte tabli par la mme autorit ou le mme fonctionnaire que lacte public sous-jacent dorigine); utiliser une Apostille pour prter une lgitimit un document falsifi (par ex. fausses rfrences universitaires dlivres par des usines diplmes).

59 Ces activits sont contraires la Convention. Les Apostilles mises ou utilises ce titre sont invalides. La Convention ne prvoit pas de pnalits ou dautres sanctions applicables ces activits, mais celles-ci peuvent tre couvertes par le droit interne.

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60 La Convention ne prvoit pas de contrle du dispositif de lApostille. En particulier, le Bureau Permanent ne dispose ni du mandat ni des pouvoirs ncessaires pour surveiller le fonctionnement de la Convention Apostille (voir para.36). Toutefois, cela nempche pas les Autorits comptentes de porter lattention du Bureau Permanent (voir para.35) ou des autorits concernes de leur tat les questions relatives au fonctionnement efficace de la Convention, afin quelles soient discutes lors des runions de la Commission spciale. 61 En outre, la Commission spciale a reconnu que les Autorits comptentes pouvaient prendre des mesures afin de traiter, en-dehors de la procdure dmission dApostilles, des cas de fraude, dutilisation inapproprie des Apostilles ou dautres violations du droit interne pertinent (voir C&R Nos80 et 84 de la CS de 2009). Ces mesures pourraient consister renvoyer laffaire devant les organismes de tutelle ou reprsentants des forces de lordre comptents des fins denqute et de poursuites disciplinaires. Elles pourraient galement consister porter les lacunes et vides juridiques lattention des lgislateurs en vue de criminaliser les activits lies lmission ou lutilisation de documents falsifis (y compris dApostilles). 62 LAutorit comptente a galement la possibilit de refuser dmettre une Apostille si elle souponne une fraude (voir para.206) ou si elle estime que lApostille pourrait tre utilise des fins illicites (voir para.207).

3 Changements concernant les Autorits comptentes

63 Les tats contractants doivent notifier au Dpositaire tout changement concernant les Autorits comptentes quils ont dsignes (art.6(2)). Ceci inclut les cas o: une nouvelle Autorit comptente est dsigne; une Autorit comptente cesse dtre dsigne en tant que telle; la comptence dune Autorit comptente est modifie (par ex. la catgorie dactes quelle est habilite apostiller est modifie).

64 Les coordonnes compltes du Dpositaire sont indiques dans le Glossaire sous lintitul Dpositaire. 65 Cette notification doit inclure, selon les cas, le nom et les coordonnes compltes de chaque nouvelle Autorit comptente (y compris le nom et ladresse lectronique de la personne contacter), ainsi que les catgories dactes quelle est habilite apostiller. La nouvelle dsignation prend effet la date de rception de la notification des changements par le Dpositaire.

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changements ne ncessitant pas de notification au dpositaire

66 Les changements mineurs apports au nom ou aux coordonnes dune Autorit comptente dsigne, ou ltablissement de bureaux rgionaux dune Autorit comptente, ne sont pas considrs comme une modification de dsignation et nont donc pas besoin dtre notifis au Dpositaire. Cependant, les tats contractants sont vivement encourags fournir ces informations au Bureau Permanent. Les noms des personnes autorises mettre des Apostilles au sein de lAutorit comptente nont pas besoin dtre notifis au Dpositaire ou au Bureau Permanent.

67 La Commission spciale encourage vivement les tats contractants fournir au Bureau Permanent des mises jour annuelles des renseignements concernant leurs Autorits comptentes, y compris leurs coordonnes et les informations pratiques les concernant, de manire ce que ces dernires puissent tre publies sur lEspace Apostille du site de la Confrence de LaHaye (voir C&R No70 de la CS de 2009; C&R No8 de la CS de 2012). Les renseignements adresss au Bureau Permanent devraient galement comprendre, le cas chant, lURL de tout e-Registre mis en place. Les Autorits comptentes peuvent directement transmettre ces informations au Bureau Permanent.

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3 Applicabilit de la Convention Apostille

68 Avant dmettre une Apostille, une Autorit comptente doit sassurer que la Convention est applicable. cet effet, les trois points suivants doivent tre pris en considration: o sapplique la Convention: cest le champ dapplication territorial de la Convention (voir para.71et s.); partir de quelle date sapplique la Convention: cest le champ dapplication temporel de la Convention (voir para.97et s.); quels documents sapplique la Convention: cest le champ dapplication matriel de la Convention (voir para.110et s.).

69 Pour obtenir une rponse rapide aux deux premires questions ci-dessus, il suffit de se rendre sur lEspace Apostille et de consulter la Liste jour des tats contractants (tat prsent). Pour de plus amples renseignements sur la faon de lire ce tableau, suivre le lien Comment lire ltat prsent (juste au-dessous du lien vers ltat prsent). 70 Les sections suivantes commentent plus en dtail le champ dapplication territorial et temporel de la Convention et procdent une analyse dtaille du champ dapplication matriel de la Convention.

1 O la Convention sapplique-t-elle?
A La Convention sapplique uniquement entre tats parties quels sont ces tats?
71 La Convention Apostille sapplique seulement si ltat sur le territoire duquel lacte public a t tabli (ltat dorigine) et ltat sur le territoire duquel lacte public doit tre produit (ltat de destination) sont tous deux des tats parties (c--d. des tats contractants pour lesquels la Convention est effectivement en vigueur). Pour savoir quels sont les tats contractants, il suffit de vrifier la Liste jour des tats contractants (tat prsent) sur lEspace Apostille.

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consultation de ltat prsent

72 En consultant ltat prsent, il convient de toujours garder lesprit les points suivants: Ltat dorigine et ltat de destination doivent tous deux figurer dans lune ou lautre des parties de ltat prsent (voir ci-dessous, para.81 et s.). Il ne fait aucune diffrence que lun ou lautre tat figure dans la premire ou la seconde partie du tableau: la Convention sapplique de la mme manire aux tats membres et non membres de la Confrence de LaHaye. Il convient de vrifier la date dentre en vigueur de la Convention dans chacun des tats, dans la colonne VIG. Ce nest qu compter de cette date que la Convention sapplique dans ltat concern (voir ci-dessous, para.97 et s.). Un tat qui devient Partie la Convention est inscrit dans ltat prsent environ six mois avant la date dentre en vigueur pour cet tat. Toutefois, la faon dont ltat est devenu Partie la Convention (ratification, adhsion, succession ou continuation) na pas dincidence sur le fonctionnement de la Convention dans cet tat. Si lun des tats a adhr la Convention, il faut vrifier si lautre tat sest oppos son adhsion: en effet, dans laffirmative, la Convention ne sapplique pas entre ces deux tats (voir cidessous, para.91ets.). Si ladhsion dun tat fait lobjet dune objection, cela est indiqu par la mention A** dans la colonne Type, en regard du nom de ltat. La liste des tats qui se sont opposs ladhsion peut tre consulte en cliquant sur A**. Il convient de noter que les tats qui souhaitent devenir Parties la Convention ne peuvent dsormais le faire que par voie dadhsion. La Convention peut stendre aux territoires doutre-mer dun tat (voir para.75ets.). Si un tat a tendu la Convention, cela est indiqu au moyen dun nombre dans la colonne Ext en regard du nom de ltat. Une liste des territoires auxquels la Convention stend peut tre consulte en cliquant sur ce nombre.

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73 Si un acte public a t tabli ou doit tre produit dans un tat qui nest pas Partie la Convention, le demandeur souhaitant faire authentifier lacte doit contacter lambassade ou le consulat de ltat de destination situ dans ltat dorigine (ou accrdit par ce dernier) afin de connatre la marche suivre. Les Autorits comptentes sont pries de noter que le BureauPermanent ne fournit pas daide dans ces cas.

questions concernant certains territoires

74 Les Autorits comptentes qui se demandent si un territoire donn fait partie dun tat contractant devraient en premier lieu consulter ltat prsent, notamment la colonne intitule Ext. Une fois ces vrifications effectues, si lAutorit comptente a toujours des questions, elle devrait contacter le Ministre des Affaires trangres de son tat, ou le Dpositaire (dont les coordonnes figurent dans lentre correspondante du Glossaire).

B Territoires doutre-mer
75 La notion de territoire est importante, car la Convention Apostille ne sapplique quaux actes publics qui ont t tablis sur le territoire dun tat contractant (voir art.1(1)). 76 Par dfaut, la position est que la Convention ne sapplique pas aux territoires doutremer, savoir les territoires que ltat contractant reprsente sur le plan international (art.13). Toutefois, la Convention permet un tat contractant dtendre la Convention ses territoires doutre-mer comme suit: la date de signature, de ratification ou dadhsion, par voie de dclaration; tout moment par la suite, par notification au Dpositaire.

77 La question de savoir si un territoire dun tat contractant est un territoire doutre-mer (et sa dsignation) relve du droit de ltat concern13.

exemples dextension des territoires doutremer et autres territoires

78 Le Royaume-Uni a tendu la Convention certaines dpendances de la Couronne et certains territoires britanniques doutre-mer. La France a tendu la Convention lentier territoire de la Rpublique franaise (y compris ses dpartements et collectivits doutre-mer). LAustralie, le Portugal et le Royaume des Pays-Bas ont fait des dclarations similaires. Sagissant de ce dernier, la Convention sapplique lensemble du Royaume, qui se compose de quatre territoires: les Pays-Bas, Aruba, Curaao et Sint Maarten.

13

A. Aust, Modern Treaty Law and Practice, 2e d. (2007), 5e rimp.(2011) p. 201.

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79 Ltat prsent donne de plus amples renseignements sur ces extensions. Si un tat contractant a tendu la Convention, cela est indiqu au moyen dun nombre dans la colonne Ext en regard du nom de ltat. Une liste des territoires auxquels la Convention stend peut tre consulte en cliquant sur ce nombre.

C Questions de souverainet
80 Les Autorits comptentes qui ont des questions propos de la souverainet sur certains territoires en rapport avec lapplicabilit de la Convention sur ces territoires devraient contacter le Ministre des Affaires trangres de leur tat ou le Dpositaire.

D Rserv aux Membres du club

81 Larticlepremier de la Convention indique clairement que le dispositif de lApostille a t conu pour fonctionner entre membres du club uniquement, cest--dire uniquement entre tats parties la Convention. Les observations suivantes mettent en lumire certains des effets pratiques les plus notables de cette approche.

a les tat s non pa rt ies ne son t pas habili ts me t t re des apos t illes
82 Les certificats prsents comme tant des Apostilles mis par des tats qui ne sont pas Parties la Convention (c--d. des tats qui ne lont pas rejointe et des tats qui lont rejointe mais pour lesquels la Convention nest pas encore entre en vigueur; voir para.97 et s.) ne peuvent en aucun cas authentifier lorigine de lacte public sous-jacent en vertu de la Convention. Les Autorits comptentes peuvent commencer mettre des Apostilles uniquement compter de la date laquelle la Convention est effectivement entre en vigueur dans leur tat.

b en principe, les apos t illes ne peu ven t pas t re des t ines des tat s non pa rt ies
83 La Convention naccorde aucun effet aux Apostilles produites dans: un tat non partie; un tat partie dans le cas o la Convention nest pas en vigueur entre cet tat et ltat dorigine du fait dune objection son adhsion (voir para.91 et s.).

84 En vertu du droit international public, la Convention (et sa procdure dauthentification simplifie) ne peut tre la source dune autorit juridique dans un tat o elle nest pas en vigueur (y compris dans les cas o elle ne sapplique pas entre deux tats du fait dune objection ladhsion). Mme si un tat o la Convention nest pas en vigueur peut donner effet des Apostilles en vertu de son droit interne, le Bureau Permanent ne soutient pas cette pratique et encourage plutt ces tats devenir Parties la Convention. Par consquent, le Bureau Permanent recommande que les Autorits comptentes sinterdisent dmettre des Apostilles ds lors que le demandeur prcise que ltat de destination prvu nest pas Partie la Convention (ou que cest un tat pour lequel la Convention ne sapplique pas du fait dune objection son adhsion). Il peut tre drog cette rgle ds lors que ltat de destination effectue des dmarches pour devenir Partie la Convention et que lAutorit comptente sest assure que lacte ne sera produit dans cet tat quune fois que la Convention y sera entre en vigueur (voir para.205).

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85 La Commission spciale sest prononce sur ce point en rappelant que la Convention sappliqu[ait] aux actes publics qui [avaient] t tablis sur le territoire dun tat contractant et qui [devaient] tre produits sur le territoire dun autre tat contractant (art. 1(1)) (voir C&R No 81 de la CS de 2009). Par ailleurs, afin daider les requrants et dviter des retards et des complications inutiles dans la production de lacte public ltranger, la Commission spciale a not quil [tait] souvent utile pour les Autorits comptentes de demander des informations relatives ltat de destination de lacte apostiller (voir C&R No81 de la CS de 2009). Les Autorits comptentes sont invites suivre cette Recommandation titre de bonne pratique.
Pour de plus amples renseignements sur les informations obtenir auprs du demandeur concernant ltat de destination, voir para.200.

86 La Commission spciale recommande galement vivement aux tats parties de continuer promouvoir la Convention auprs dautres tats (C&R No66 de la CS de 2009).

c u t ilisat ion du cert ificat dapos t ille dans le cadre de la procdu re de lga lisat ion
87 Certains tats parties utilisent leur certificat dApostille habituel pour authentifier lorigine des actes publics destins des tats non parties (ou des tats avec lesquels la Convention nest pas en vigueur du fait dune objection ladhsion, voir para.91ets.). Un avantage de cette pratique rside dans le fait que le mme fonctionnaire ou la mme autorit de ltat dorigine peut authentifier les actes publics en utilisant un seul certificat sans avoir besoin de faire la distinction entre les tats de destination qui sont Parties la Convention Apostille et ceux qui ne le sont pas. Cette pratique peut galement tre applique lauthentification des documents exclus.

Pour de plus amples renseignements sur les

documents exclus, voir para.135 et s.

88 Les certificats dApostille mis dans ces circonstances ne sont pas des Apostilles mises en vertu de la Convention et nont pas deffet aux termes de celle-ci. Par consquent, afin que lacte sous-jacent soit produit ltranger, celui-ci doit toujours tre prsent lambassade ou au consulat de ltat de destination situ dans ltat dorigine (ou accrdit par celui-ci) pour tre authentifi par la suite dans le cadre de la procdure de lgalisation (voir para. 8 et s.). En pratique, cela signifie que le certificat dApostille attach au document sera lui-mme authentifi. 89 Cette pratique nest pas contraire la Convention Apostille tant que le certificat dApostille nest pas utilis pour produire des effets en vertu de la Convention. Le Bureau Permanent reconnat lefficacit de ce systme et soutient sa mise en uvre. 90 Si un tat souhaite utiliser son certificat dApostille habituel dans le cadre de la procdure de lgalisation, le Bureau Permanent recommande quune mention supplmentaire soit porte sur le certificat pour informer lutilisateur que si lacte sous-jacent doit tre produit dans un tat non partie ou dans un tat avec lequel la Convention nest pas en vigueur du fait dune objection ladhsion, le document devrait tre prsent lambassade ou au consulat de ltat de destination le plus proche situ dans ltat dorigine (ou accrdit par celui-ci).

Pour de plus amples renseignements sur les mentions

supplmentaires, voir para.253 et s.

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d un tat adhren t ne peu t pas me t t re dapos t illes des t ines un tat qui sest oppos son adhsion e t v ice versa
91 La Convention permet un tat contractant de sopposer ladhsion dun tat qui souhaite devenir Partie la Convention. Cette objection ne peut tre leve que dans les six mois suivant le dpt de linstrument dadhsion de ltat adhrent auprs du Dpositaire (le dlai dobjection) et doit tre notifie au Dpositaire (voir art.12(2)). 92 Ltat prsent donne de plus amples renseignements sur les adhsions auxquelles des tats se sont opposs. Lexistence dune objection est indique au moyen dun A** dans la colonne Type en regard du nom de ltat adhrent. Une liste de tous les tats contractants ayant lev une objection peut tre consulte en cliquant sur A**. 93 Le fait dlever une objection pendant le dlai imparti a pour consquence dempcher lentre en vigueur de la Convention entre le nouvel tat adhrent et ltat auteur de lobjection (voir art.12(3)). Par consquent, les Autorits comptentes du nouvel tat adhrent devraient sinterdire dmettre des Apostilles ds lors que le demandeur prcise que ltat de destination prvu est auteur dune objection et vice versa. Cependant, la Convention entre en vigueur entre le nouvel tat adhrent et tous les autres tats contractants qui nont pas lev dobjection (art.12(3)), ou qui lont fait en-dehors du dlai. 94 Un tat peut retirer une objection tout moment par notification au Dpositaire. Le retrait dune objection entrane lentre en vigueur de la Convention entre cet tat et ltat adhrent la date laquelle le Dpositaire reoit la notification de retrait.

les objections sont une exception la rgle

95 Les objections lencontre de ladhsion dun tat sont relativement rares, surtout en comparaison avec le nombre total des tats ayant adhr la Convention. En outre, certains des tats ayant lev une objection lont ensuite retire en consultation avec ltat adhrent concern. Cette situation a t reconnue par la Commission spciale lors de sa runion de 2012, qui a de nouveau appel les tats ayant lev une objection continuer de vrifier si les conditions dun retrait sont remplies (C&R No 7; voir galement C&R No 67 de la CS de 2009).

E LApostille na pas vocation tre utilise en interne

96 Une Apostille est uniquement conue pour produire des effets ltranger (C&R No90 de la CS de 2009). Une Apostille ne produit aucun effet dans ltat dorigine, et les tats contractants ne sont pas tenus de donner effet aux Apostilles mises par leurs Autorits comptentes. Ces dernires souhaiteront peut-tre envisager dinclure une mention supplmentaire cet effet.

Pour de plus amples renseignements sur les mentions

supplmentaires, voir para.253et s.

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2 partir de quelle date la Convention sapplique-t-elle?

A Les Apostilles ne peuvent tre utilises que dans les tats pour lesquels la Convention est entre en vigueur. Quand se produit cette entre en vigueur?
97 La Convention nentre pas en vigueur pour un tat ds quil la rejoint. En effet, une priode de latence doit scouler avant que la Convention nentre en vigueur pour cet tat. Sa dure dpend de la faon dont ltat devient Partie la Convention: Pour les tats qui lavaient ratifie, la Convention est entre en vigueur le 60e jour suivant le dpt de linstrument de ratification (art.11(2)). (Tous les tats en droit de ratifier la Convention lont fait; voir les explications donnes pour le terme Ratification dans le Glossaire.) Pour les tats qui y adhrent, la Convention entre en vigueur le 60e jour suivant lexpiration du dlai dobjection de six mois courant aprs le dpt de linstrument dadhsion (art.12(3)). (Tout tat qui souhaite devenir Partie la Convention maintenant ne peut le faire que par voie dadhsion; voir les explications donnes pour le terme Adhsion dans le Glossaire.)
Pour de plus amples renseignements sur le dlai dobjection et les effets dune objection, voir para.91 et s. Pour une prsentation de la procdure dadhsion, voir le schma figurant lannexeII (voir galement la PartieIII du Guide succinct de mise en uvre).

98 Ltat prsent fournit de plus amples renseignements sur lentre en vigueur de la Convention pour chaque tat partie. La date dentre en vigueur est indique dans la colonne VIG en regard du nom de ltat.

B Apostilles mises avant lentre en vigueur de la Convention dans ltat de destination

99 En vertu de la Convention, une Apostille valablement mise dans un tat partie doit se voir donner effet dans un autre tat partie (art.3(1)). Quel que soit ltat de destination, cette obligation sapplique compter de la date dentre en vigueur de la Convention et nonobstant ltat de la Convention pour cet tat la date dmission de lApostille. Par consquent, une Apostille mise dans un tat partie avant lentre en vigueur de la Convention dans ltat de destination doit tre reconnue dans ltat de destination compter de la date dentre en vigueur de la Convention dans cet tat et ne peut tre refuse au motif qu la date dmission, la Convention ntait pas en vigueur pour cet tat. Ceci souligne la notion selon laquelle la validit dune Apostille nest pas limite dans le temps.

Pour de plus amples renseignements sur la validit

illimite des Apostilles, voir para.28.

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C Actes publics tablis avant lentre en vigueur de la Convention dans ltat dorigine
100 La Convention Apostille ne prvoit pas de dlai pour lmission dune Apostille aprs la date laquelle lacte public sous-jacent a t tabli. Par consquent, une Apostille peut tre mise dans un tat partie pour un acte public qui a t mis avant lentre en vigueur de la Convention dans ltat dorigine.
Pour de plus amples renseignements sur lmission dApostilles pour des actes anciens, voir para.186 et s.

D Actes publics lgaliss avant lentre en vigueur de la Convention dans ltat de destination
101 Il se peut quun acte public (par ex. un acte de naissance) soit lgalis afin dtre produit dans un tat donn, mais que la Convention Apostille entre en vigueur pour cet tat avant que lacte ne soit produit. compter de la date dentre en vigueur de la Convention dans ltat de destination, lApostille est la seule formalit qui peut tre exige pour certifier lorigine dun acte public tranger (art.3(1)). Au sens strict, la Convention ninterdit pas ltat de destination dexiger que lacte public tranger soit apostill, mme sil a dj t lgalis, ce qui aurait suffi authentifier son origine avant lentre en vigueur de la Convention dans cet tat. 102 Toutefois, tant donn lobjectif de la Convention, qui est de faciliter lutilisation des actes publics ltranger en simplifiant la procdure dauthentification, et dans lintrt des utilisateurs, le Bureau Permanent recommande aux nouveaux tats adhrents de continuer donner effet aux lgalisations effectues avant lentre en vigueur de la Convention dans cet tat, au moins pendant un dlai raisonnable. Paralllement, cette situation souligne la ncessit pour les nouveaux tats adhrents dannoncer leur adhsion la Convention et son entre en vigueur prochaine. Ceci est particulirement important pour les ambassades et consulats ltranger, afin de leur permettre de donner des conseils appropris aux personnes qui souhaitent faire authentifier des documents en vue de les produire ultrieurement dans ltat qui vient dadhrer.
Pour de plus amples renseignements sur lannonce de lentre en vigueur prochaine de la Convention, voir annexeV et para.14ets. du Guide succinct de mise en uvre.

103 Le Bureau Permanent recommande galement que, le cas chant, les Autorits comptentes envisagent de dlivrer des Apostilles aux demandeurs qui souhaitent produire des documents dans un tat qui effectue des dmarches pour devenir Partie la Convention Apostille, sous rserve que le document en question soit destin uniquement tre produit dans cet tat une fois que la Convention y sera entre en vigueur. Les tats qui deviennent Parties la Convention sont inscrits dans ltat prsent environ six mois avant la date dentre en vigueur correspondante (c--d. au moment du dpt de leur instrument dadhsion).

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E Apostilles mises dans des tats successeurs (y compris les tats nouvellement indpendants)
104 Si la Convention est en vigueur dans un tat partie la date o une Apostille est valablement mise par lune de ses Autorits comptentes, lApostille doit se voir donner effet dans tous les autres tats parties. Si un tat (ltat successeur) succde un tat partie ou un territoire dun tat partie (ltat prdcesseur), la Convention reste en vigueur pour ltat successeur si celui-ci effectue une dclaration formelle cet effet auprs du Dpositaire (une dclaration de succession). 105 Dans lintrt de la scurit juridique, les tats successeurs souhaitant que la Convention reste en vigueur sur leur territoire sont invits effectuer une dclaration de succession dans un dlai raisonnable suivant la date de succession.
Pour obtenir une assistance afin deffectuer une dclaration de succession, il convient de contacter le Dpositaire (dont les coordonnes figurent dans le Glossaire).

106 Une dclaration de succession produit un effet rtroactif jusqu la date de succession, qui sera la date dentre en vigueur indique dans ltat prsent pour ltat successeur. En labsence de dclaration de succession, la Convention cesse dtre en vigueur dans ltat successeur. Par consquent, cet tat ne peut mettre dApostilles et les Apostilles mises dans les tats parties ne peuvent se voir donner effet en vertu de la Convention dans ltat successeur. Les tats contractants peuvent lever une objection lencontre de la dclaration de succession dans le dlai prvu par le Dpositaire. Le cas chant, la Convention nentrera pas en vigueur entre ltat ayant lev lobjection et ltat successeur (et ne sappliquera donc pas entre ces tats la date dindpendance pour les tats nouvellement indpendants). La Convention entre toutefois en vigueur entre ltat successeur et les autres tats contractants nayant pas lev dobjection lencontre de la succession. 107 Au lieu deffectuer une dclaration de succession, un tat successeur peut choisir dadhrer la Convention selon les modalits prvues larticle12. Contrairement une dclaration de succession, une adhsion ultrieure la Convention ne produit pas deffet rtroactif. La date dentre en vigueur de la Convention sera dtermine comme pour toute autre adhsion (voir para.97 et s.). Les Apostilles pouvant avoir t mises par ltat entre la date de son indpendance et lentre en vigueur de la Convention dans cet tat nont pas deffet en vertu de la Convention. De la mme manire, une Apostille mise dans un autre tat partie na pas non plus deffet dans ltat adhrent au cours de cette priode. 108 tant donn que la Convention ne prvoit aucune modalit dexpiration des Apostilles, une Apostille valablement mise dans ltat prdcesseur avant la date de succession continue de produire ses effets en vertu de la Convention quoi que fasse ltat successeur (c--d. quil effectue ou non une dclaration de succession ou quil adhre ou non la Convention). Nanmoins, il se peut quil ne soit plus possible de vrifier lorigine de lApostille si la Convention cesse dtre en vigueur pour ltat successeur.

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exemples de succession dtats dans le contexte de la convention apostille

109 La Rpublique fdrative socialiste de Yougoslavie fut lun des premiers tats contractants la Convention Apostille. Cet tat a cess dexister au dbut des annes quatre-vingt-dix, suite quoi ses rpubliques constituantes Bosnie-Herzgovine, Croatie, Rpublique fdrale de Yougoslavie (par la suite Serbie-et-Montngro), Slovnie et Macdoine ont effectu des dclarations de succession distinctes. Le 3juin 2006, le Montngro est devenu indpendant de la Serbie-et-Montngro. Le 30 janvier 2007, il a effectu une dclaration de succession.

illimite des Apostilles, voir para.28. Pour de plus amples renseignements sur les registres dApostilles et la vrification de lorigine des Apostilles, voir para.286 et s.

Pour de plus amples renseignements sur la validit

3 quels documents la Convention sapplique-t-elle?

A La Convention ne sapplique quaux actes publics. Quels sont ces actes?
110 Lobjectif de la Convention est de faciliter lutilisation des actes publics ltranger. Dans cet esprit, le champ dapplication matriel de la Convention et donc la notion dacte public doit tre compris et interprt largement en vue de garantir que le plus possible de documents bnficient de la procdure dauthentification simplifie prvue par la Convention14. 111 Les travaux prparatoires de la Convention indiquent clairement que la notion dacte public a pour vocation dtre interprte largement. Le terme acte public dsigne tous les documents autres que ceux mis par des personnes physiques en leur qualit prive (c--d. tous les documents qui ne sont pas des actes sous seing priv) (voir le Rapport explicatif, partie B,I.article premier). Par consquent, tout document tabli par une autorit ou une personne physique agissant en sa qualit officielle (qualit dun fonctionnaire auquel ltat a dlgu le pouvoir dtablir ce document) est un acte public.

14

Les rdacteurs de la Convention avaient hsit entre les termes acte public (en anglais public document ) et document officiel (en anglais official document ). En vue de mieux servir lobjectif de la Convention, la premire expression a t retenue en raison de son sens plus large.

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large porte du terme acte public

112 La Commission spciale a rappel la dclaration figurant dans le Rapport explicatif, selon laquelle [t]ous les dlgus taient daccord pour admettre que la lgalisation devait tre supprime pour tous les actes autres que les actes sous seing priv et a confirm quil convenait de donner une interprtation large la catgorie des actes publics (C&R No72 de la CS de 2009; C&R No 12 de la CS de 2012). En rgle gnrale, si un acte tait soumis lgalisation avant lentre en vigueur de la Convention (ou sil est toujours soumis lgalisation car il doit tre produit dans un tat non contractant), il est susceptible dentrer dans la catgorie des actes publics. Concernant les documents exclus du champ dapplication de la Convention en vertu de lArticle 1(3), voir para. 135 et s.

B Le droit de ltat dorigine dtermine la nature publique de lacte

113 Comme indiqu au paragraphe prcdent, le terme acte public dsigne tout document tabli par une autorit ou par une personne physique agissant en sa qualit officielle. Cest le droit de ltat dorigine qui dtermine si une personne agit en qualit prive ou officielle. Il sensuit, donc, que la question de savoir si un acte est public aux fins de la Convention est en dfinitive dtermine par le droit de ltat dorigine (voir C&R No72 de la CS de 2009; C&R No 14 de la CS de 2012). Par consquent, une Autorit comptente de ltat dorigine peut mettre une Apostille pour un document qui est considr comme un acte public en vertu du droit de cet tat, en prcisant que lorganisation interne des Autorits comptentes de cet tat peut prvoir quune Autorit comptente est seule habilite mettre des Apostilles se rapportant certaines catgories dactes publics.

ltat dorigine dtermine ce quest un acte public

114 La Commission spciale a confirm que la nature publique dun acte devait tre dtermine selon le droit de ltat dorigine (C&R No72 de la CS de 2009; C&R No 14 de la CS de 2012).

115 Une Apostille ne peut pas tre rejete au motif que lacte sous-jacent nest pas considr comme un acte public selon le droit de ltat de destination, bien que le droit de cet tat puisse dterminer quel effet juridique doit tre donn lacte sous-jacent.

Pour de plus amples renseignements sur la nullit des

motifs de rejet des Apostilles, voir para. 304 et s. Pour de plus amples renseignements sur les effets limits dune Apostille, voir para. 24.

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C Documents qui ne sont pas considrs comme des actes publics en vertu du droit de ltat dorigine mais sont considrs comme tels en vertu du droit de ltat de destination
116 tant donn que cest le droit de ltat dorigine qui dtermine si un document est un acte public aux fins de la Convention, les Autorits comptentes ne peuvent pas, en vertu de la Convention, mettre dApostille pour un document entrant dans une catgorie qui peut tre considre de nature publique en vertu du droit de ltat de destination, mais pas en vertu du droit de ltat dorigine. La Convention ne sapplique pas ces documents. Par consquent, les autorits de ltat de destination nont pas le pouvoir dexiger quune Autorit comptente de ltat dorigine mette une Apostille. Dans le cas o de tels documents doivent tre authentifis, lAutorit comptente peut envisager de conseiller au demandeur de sadresser lambassade ou au consulat de ltat de destination le plus proche situ dans ltat dorigine (ou accrdit auprs de ce dernier) afin de connatre la marche suivre. Autre solution, lAutorit comptente peut souhaiter renvoyer le demandeur vers un notaire qui lui indiquera si le document peut tre notari, auquel cas une Apostille pourra par la suite tre mise pour la certification notarie ventuelle.

Pour de plus amples renseignements sur les

dclarations officielles, voir para.129 et s.

D Les quatre catgories dactes publics numres larticle 1(2)

117 Il est impossible dtablir une liste exhaustive de tous les actes publics pouvant tre tablis dans les tats contractants ou dnumrer tous les fonctionnaires et autorits susceptibles dtablir des actes publics dans ces tats. 118 Afin dapporter un certain degr dorientation et de certitude, la Convention Apostille numre les quatre catgories suivantes dactes rputs constituer des actes publics (voir art.1(2)): a) b) c) d) les documents qui manent dune autorit ou dun fonctionnaire relevant dune juridiction de ltat, y compris ceux qui manent du ministre public, dun greffier ou dun huissier de justice; les documents administratifs; les actes notaris; les dclarations officielles telles que mentions denregistrement, visas pour date certaine et certifications de signature, apposes sur un acte sous seing priv.

a nat u re non e x haus t i ve de la lis t e dac t es publics figu r an t la rt icle1(2)

119 Lobjectif de la liste figurant larticle1(2) est de garantir que ces catgories dactes soient traites comme des actes publics aux fins de la Convention, malgr les diffrences existant entre les droits internes. Cette liste nest pas exhaustive (voir C&R No72 de la CS de 2009). Par consquent, la Convention sapplique tout acte considr comme un acte public selon le droit de ltat dorigine, mme sil nentre pas dans lune des catgories numres larticle1(2). 120 Dans la pratique, la plupart des actes apostills en vertu de la Convention entrent dans lune de ces quatre catgories.

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121 Cest le droit de ltat dorigine qui dtermine quels actes entrent dans chacune des catgories numres. Ainsi, cette classification peut varier selon les tats contractants. Par ailleurs, le fait que lacte entre ou non dans les catgories nonces larticle1(2)(a), (b), (c) ou (d), et la catgorie dans laquelle il entre effectivement ne font aucune diffrence quant lapplicabilit de la Convention. Ce qui importe est le fait que lacte soit un acte public selon le droit de ltat dorigine.

b a rt icle1(2)( a ): d ocumen t s qui manen t dune au t ori t ou dun fonc t ionnaire rele van t des ju ridic t ions de ltat
122 Lexpression juridiction doit tre interprte au sens large et peut sappliquer aux juridictions judiciaires, mais aussi aux juridictions administratives et constitutionnelles, ainsi quaux juridictions religieuses. Les dcisions de justice entrent clairement dans cette catgorie. Cest le droit de ltat dorigine qui dtermine si une personne peut tre considre comme une autorit ou un fonctionnaire rattach une juridiction. Par exemple, dans certains tats, les avocats ( attorneys ) peuvent tre considrs comme des autorits publiques ou des fonctionnaires et ainsi tablir des actes publics pouvant tre apostills; dans dautres tats, par contre, les avocats ( attorneys ) nont pas ncessairement le pouvoir dmettre des actes publics (auquel cas il est fort probable que les actes quils tablissent doivent tre notaris, suite quoi une Apostille sera mise pour la certification notarie).

c a rt icle1(2)( b ): d ocumen t s adminis t r at ifs

123 Un document administratif est un document mis par une autorit administrative. La qualit dautorit administrative dune personne ou dun organe est dtermine selon le droit de ltat dorigine. Il est prcis que dans certains tats, cette expression peut inclure les autorits religieuses.

Pour de plus amples renseignements sur les

documents religieux, voir para.194.

124 Sil existe des diffrences entre tats, les documents suivants entrent gnralement dans la catgorie des documents administratifs: actes de naissance, de dcs et de mariage, ainsi que certificats de non-empchement; extraits des registres officiels (par ex. registres des socits, registres fonciers, registres de la proprit intellectuelle, registres de la population); certificats dattribution de brevets ou dautres droits de proprit intellectuelle; certificats dattribution de licences; certificats mdicaux et sanitaires; casiers judiciaires et dossiers de police; documents scolaires (voir para.153et s.).

125 En vertu de larticle1(3)(b), les documents administratifs ayant trait directement des oprations commerciales ou douanires sont exclus du champ dapplication de la Convention (voir para.146 et s.).

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d a rt icle1(2)( c ): ac t es no ta ris
126 On trouve des notaires dans quasiment tous les pays du monde. Dans presque tous les tats de droit civil ou de droit mixte et gnralement dans tous les tats de common law, les notaires sont des professionnels du droit. Dans certains territoires de common law, les notaires (appels Notaries Public) ne sont en rgle gnrale pas tenus dtre des professionnels du droit: ce sont au contraire des officiers ministriels aux pouvoirs et fonctions limits. 127 Un acte notari est un instrument ou certificat tabli par un notaire qui expose ou parfait une obligation juridique, ou bien qui consigne ou atteste officiellement un fait, une dclaration orale, la ralisation dun acte ou la conclusion dun accord. Une fois authentifi par la signature et le seau officiel du notaire, lacte notari constitue un acte public en vertu de larticle 1(2)(c) de la Convention. 128 Dans les territoires o le terme acte notari ne dsigne pas un instrument ni un certificat tabli par un notaire, mais plutt une fonction que le Notary Public est autoris exercer en vertu du droit interne et qui consiste par exemple recueillir des tmoignages ou faire prter serment, les documents attestant lexercice dune fonction (par ex. dclarations sous serment et tmoignages) ne constituent pas des actes notaris aux fins de larticle 1(2)(c) de la Convention : ils relvent de larticle 1(2)(d).

e a rt icle1(2)( d ): cert ificat ions officielles

129 Un document sign par une personne physique en sa qualit prive (par ex. un contrat, une dclaration sous serment, une cession de marque) nentre pas dans le champ dapplication de la Convention.

Pour de plus amples renseignements sur les actes sous

seing priv, voir para.191 et s.

130 Toutefois, le droit interne peut disposer quun certificat tabli par une personne agissant en qualit officielle, y compris un notaire public des tats-Unis dAmrique, soit plac sur le document, se rapportant certains aspects de celui-ci, tels que lauthenticit de la signature dont il est revtu, ou certifiant que le document en question est une copie conforme un autre document. Cette dclaration officielle constitue un acte public en vertu de larticle1(2)(d) de la Convention.

lapostille ne se rapporte qu la dclaration officielle

131 Dans le cas des dclarations officielles, cest la dclaration officielle et NON lacte sous seing priv sous-jacent qui constitue lacte public aux fins de la Convention. Par consquent, lApostille certifiera lauthenticit de la certification notarie et non celle de lacte sous seing priv sous-jacent.

Pour de plus amples renseignements sur les actes sous

seing priv, voir para.191 et s. Pour de plus amples renseignements sur les effets limits dune Apostille, voir para.24ets.

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132 La Convention ne prcise pas quels sont les fonctionnaires comptents pour apposer des dclarations officielles sur les documents. Elle ne donne que quelques exemples, telles les certifications notaries de signatures. Cette liste ne prtend pas lexhaustivit. Cest le droit de ltat dorigine qui doit dterminer si un fonctionnaire est comptent pour apposer une dclaration officielle sur un document. 133 La Convention ne prcise pas si lacte sous seing priv lui-mme doit tre tabli sur le territoire de ltat de la personne mettant la dclaration officielle ou sur celui de ltat de lAutorit comptente. Par consquent, une dclaration officielle peut tre apostille mme si lacte auquel elle se rapporte est tranger. La possibilit dmettre des dclarations officielles pour des actes trangers doit tre dtermine par le droit de ltat o la dclaration doit tre mise. 134 Dans la pratique, il sagit dune catgorie trs importante dactes publics, car elle tend indirectement les avantages de la Convention aux actes sous seing priv, facilitant ainsi leur circulation ltranger.

E Documents exclus par larticle1(3)

a nat u re des e xclusions: in t er prt er de manire res t ric t i ve
135 La Convention ne sapplique pas aux deux catgories suivantes: documents tablis par des agents diplomatiques ou consulaires; documents administratifs ayant trait directement une opration commerciale ou douanire.

136 Ces catgories dactes publics doivent tre interprtes de manire restrictive (C&R No 15 de la CS de 2012). Elles ont t exclues du champ dapplication de la Convention pour des raisons pratiques et afin dviter des formalits et complications inutiles. Cest dans cet esprit quil convient de lire ces exclusions. Le critre retenir pour dterminer si des actes publics entrant dans une catgorie donne doivent tre apostills consiste savoir si la catgorie en question tait soumise lgalisation avant lentre en vigueur de la Convention dans ltat o le document a t tabli.

rgle de base pour lapplication de larticle1(3)

137 Il est difficile de dfinir clairement la porte des exclusions mentionnes larticle1(3), en particulier celle de lexclusion vise larticle1(3)(b). Le critre suivant pourrait servir dorientation aux tats contractants:
Si une catgorie donne de documents tait soumise lgalisation dans un tat avant lentre en vigueur de la Convention Apostille pour cet tat, elle doit dsormais tre apostille. Si une catgorie donne de documents ne ncessitait pas de lgalisation avant lentre en vigueur de la Convention Apostille, elle ne ncessite pas dApostille maintenant.

138 Ce critre reflte lobjectif dclar de la Convention, qui est de faciliter la circulation internationale des actes publics en supprimant la lgalisation. Cette rgle ne sapplique pas aux documents destins des tats non contractants, pour lesquels des exigences dauthentification restent applicables.

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b a rt icle1(3)( a ): d ocumen t s tablis pa r des agen t s diplomat iques

ou consu laires 1 Introduction 139 Cette exclusion existe pour des raisons de commodit, dans la mesure o les actes tablis par des agents diplomatiques ou consulaires sont gnralement considrs comme des actes trangers dans ltat o ils sont tablis (par ex., un acte tabli par un agent diplomatique lambassade dArgentine aux Pays-Bas est un acte argentin et non nerlandais). Lobtention dune Apostille pour ces actes ncessiterait denvoyer le document une Autorit comptente dans ltat dorigine de lagent diplomatique ou consulaire ( savoir en Argentine dans lexemple ci-dessus)15. Lapplication des rgles de la Convention ces actes ne serait donc pas approprie puisque lobjectif de la Convention est de faciliter la circulation des actes publics ltranger. 140 Par consquent, la Convention Apostille ne supprime pas la lgalisation pour les actes tablis par des agents diplomatiques ou consulaires. Si un tel acte doit tre produit dans ltat o lagent diplomatique ou consulaire exerce ses fonctions, il suffira gnralement de prsenter lacte au Ministre des Affaires trangres dans cet tat pour authentification. Si, toutefois, cet acte doit tre produit dans un autre tat, certains tats ont adopt la pratique consistant dabord prsenter lacte au Ministre des Affaires trangres pour authentification, puis faire apostiller lauthentification par une Autorit comptente dans ltat daccueil. Autre solution, lacte peut tre accompagn dune autre forme de dclaration officielle (par ex. une certification notarie), auquel cas la dclaration officielle peut son tour tre accompagne dune Apostille.
dclarations officielles, voir para.129 et s. Pour de plus amples renseignements sur les dclarations officielles se rapportant des actes trangers, voir para.175 et s.

Pour de plus amples renseignements sur les

141 La prestation de services notariaux est une fonction consulaire traditionnelle reconnue par larticle5(f) de la Convention de Vienne du 24avril 1963 sur les relations consulaires (sous rserve que rien ne sy oppose dans les lois et rglements de ltat daccueil)16. En rgle gnrale, une certification notarie sera accepte sans autre formalit dans ltat dorigine de lagent consulaire qui la tablie. La Convention Apostille naffecte en aucun cas cette fonction. Par consquent, un agent consulaire qui est habilit tablir des actes notaris continue de ltre une fois que la Convention est entre en vigueur dans ltat o il exerce ses fonctions. Une personne qui souhaite produire un acte notari dans un autre tat contractant a donc le choix entre contacter un notaire de ltat dorigine ou contacter le consulat ou lambassade de ltat de destination situ dans ltat dorigine (ou accrdit par ce dernier).
15 On pourrait penser que cet obstacle aurait pu tre surmont en permettant aux tats de dsigner des ambassades ou consulats en qualit dAutorits comptentes en vertu de la Convention, leur donnant ainsi le pouvoir dmettre des Apostilles. Sil nest pas expressment exclu par la Convention, ce systme tend nanmoins le principe lmentaire qui sous-tend la Convention (art. 1(1)), selon lequel les actes publics sont apostills par une Autorit comptente de ltat sur le territoire [duquel] lacte a t tabli. Les actes tablis par une ambassade ou un consulat le sont sur le territoire de ltat daccueil (et non sur le territoire de ltat que reprsente lambassade ou le consulat), mme si les pouvoirs souverains de ltat daccueil ne stendent pas aux locaux et archives des ambassades ou consulats. De ce point de vue galement, par consquent, lexclusion des actes tablis par les agents diplomatiques ou consulaires du champ dapplication de la Convention est parfaitement sense. Il nest donc pas surprenant qu ce jour, seul un tat contractant (Tonga) ait dsign ses missions diplomatiques en tant quAutorits comptentes. 16 Recueil des traits des Nations Unies, vol. 596, p. 261.

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convention de londres
142 Lexclusion des documents tablis par des agents diplomatiques ou consulaires a amen le Conseil de lEurope conclure la Convention de Londres du 7juin 1968 relative la suppression de la lgalisation des actes tablis par les agents diplomatiques ou consulaires. Contrairement la Convention Apostille, la Convention de Londres ne remplace pas la lgalisation par une procdure simplifie: elle limine purement et simplement toute exigence dauthentification. De plus amples renseignements sur la Convention de Londres sont disponibles sur le site du Conseil de lEurope ladresse <www.coe.int>.

2 Actes dtat civil tablis par des ambassades et consulats 143 Les ambassades et consulats exercent diverses fonctions lies aux vnements de la vie des ressortissants de ltat dorigine (par ex. naissances, dcs et mariages). 144 Le lieu de lvnement est le premier lment prendre en considration pour dterminer quelles sont les autorits charges denregistrer initialement lvnement. En rgle gnrale, les autorits locales mettent des actes dtat civil, par exemple des actes de naissance, de mariage et de dcs, quelle que soit la nationalit des intresss (par ex., une autorit suisse mettra un acte de naissance pour un enfant n de parents australiens vivant en Suisse). Outre les autorits locales, les ambassades et consulats situs dans ltat o lvnement sest produit (par ex. lambassade ou le consulat dAustralie en Suisse) peuvent galement tre chargs, en vertu du droit de ltat dorigine, dtablir des documents (par ex. documents didentit et de nationalit) concernant cet vnement sil concerne un ressortissant de ltat dorigine. Au titre de larticle1(3)(a), ces documents sont exclus du champ dapplication de la Convention. 145 Dautre part, dans le cadre des services quils proposent leurs ressortissants dans ltat daccueil, les ambassades et consulats ltranger peuvent les aider se procurer des actes dtat civil auprs de ltat dorigine, par exemple des extraits des registres dtat civil tenus par une autorit de ltat dorigine (par ex., le consulat dEstonie aux tats-Unis dAmrique se procure un acte de naissance pour un ressortissant estonien n en Estonie mais vivant dsormais aux tats-Unis). Ces actes entrent dans le champ dapplication de la Convention car ils ne sont pas rellement tablis par lambassade ou le consulat, mais simplement transmis par leur intermdiaire. Dans ces circonstances, la loi de ltat dorigine dterminera si lacte en question est un acte public aux fins de la Convention Apostille et peut donc tre apostill. cet gard, il est rappel que certains tats nexigent pas dApostilles pour les extraits dactes publics trangers tablis dans les ambassades et consulats trangers situs sur leur territoire.

c a rt icle1(3)( b ): Documen t s adminis t r at ifs ayan t t r ai t direc t emen t une opr at ion commercia le ou d ouanire
146 Cette exclusion doit tre interprte de manire restrictive. Selon la rgle de base, si un document administratif tait soumis lgalisation avant lentre en vigueur de la Convention Apostille pour ltat dans lequel le document a t tabli, celui-ci ncessite dsormais une Apostille en vertu de la Convention Apostille (voir para.137).

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147 Les documents administratifs ayant trait directement des oprations commerciales ou douanires ont t exclus du champ dapplication de la Convention car les tats ngociant la Convention (essentiellement des tats europens, voir para.1) nexigeaient pas la lgalisation de ces documents, ou soumettaient dj leur production des formalits simplifies (par ex., en vertu de lart.VIII(1)(c) de lAccord gnral sur les tarifs douaniers et le commerce (GATT) de 1947, dans lequel les tats parties cet accord reconnaissent la ncessit de rduire au minimum les effets et la complexit des formalits dimportation et dexportation et de rduire et de simplifier les exigences en matire de documents requis limportation et lexportation). Fondamentalement, les tats ayant particip aux ngociations ne souhaitaient pas imposer de formalits additionnelles lorsque ces formalits nexistaient pas (voir le Rapport explicatif, partieB,I.articlepremier)17. Toutefois, beaucoup de choses ont chang depuis la conclusion de la Convention: la grande majorit des tats contractants nont pas particip la ngociation de la Convention et certains exigent que les documents administratifs ayant trait directement une opration commerciale ou douanire soient lgaliss. 148 Dans la pratique, un certain nombre dtats contractants applique la Convention des documents administratifs qui sont indispensables aux oprations du commerce transfrontire, par exemple: licences dimportation ou dexportation, certificats dorigine, certificats de destination, certificats de conformit et certificats de sant et de scurit sanitaire (voir C&R No 15 de la CS de 2012).

application de la convention aux documents commerciaux et douaniers

149 Certains tats appliquent la Convention aux documents administratifs ayant trait directement une opration commerciale ou douanire pour les raisons suivantes: ces documents sont considrs comme tant de nature publique en vertu de leur droit national; ces documents ncessitaient auparavant une lgalisation. 150 Ce faisant, ces tats appliquent la rgle de base expose au paragraphe137, savoir que si une catgorie donne de documents tait soumise lgalisation avant lentre en vigueur de la Convention Apostille, elle devrait dsormais ncessiter une Apostille. Cette rgle ne sapplique pas aux documents destins des tats non contractants, pour lesquels des exigences dauthentification restent applicables.

151 Lapplication de la Convention ces documents est valable car elle soutient lobjectif de la Convention, savoir supprimer la lgalisation et faciliter lutilisation des actes publics ltranger (voir para.7). Cette interprtation a t explicitement rappele par la Commission spciale (C&R No77 de la CS de 2009; C&R No 15 de la CS de 2012).

17

Voir la discussion dans Prise de position sur quelques aspects de la Convention Apostille Document rdig par le Professeur Peter Zablud, RFD, Dist.FANZCN pour le Collge des Notaires dAustralie et de NouvelleZlande , Doc. info. No 5 de novembre 2012 lattention de la Commission spciale de novembre 2012 sur le fonctionnement pratique de la Convention Apostille.

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152 Lorsquun accord de libre-change est applicable, les documents relatifs aux oprations douanires (par ex. les certificats dorigine) sont rarement soumis lgalisation ou autre formalit quivalente en raison de la simplification et de lharmonisation des procdures douanires. Dans la plupart des cas, les administrations douanires vrifient ces documents en contactant les autorits concernes dans le pays exportateur18.

F Cas particuliers
a ac t es dtat ci v il
153 Les actes dtat civil y compris les actes de naissance, les actes de mariage, les jugements de divorce, les actes de dcs entrent dans la catgorie des documents administratifs en vertu de larticle1(2)(b) (voir para.123 et s.) et constituent par consquent des actes publics aux fins de la Convention.

b copies
1 Copies certifies conformes dactes publics originaux 154 Les tats contractants nont pas tous les mmes pratiques concernant lapplication de la Convention aux copies certifies conformes dactes publics: Dans certains cas, le droit interne peut exiger quun acte public (par ex. un acte de naissance ou un jugement) demeure sous le contrle de lautorit mettrice. Celle-ci peut nanmoins tre autorise raliser une copie de loriginal (qui pourra tre dsigne par les termes copie certifie conforme, copie officielle, extrait certifi conforme, etc.). Dans ces cas, une Apostille peut tre mise pour authentifier la copie. Dans dautres cas, un tiers (par ex. un notaire) peut tre autoris certifier une copie dacte public. LApostille sera alors gnralement mise pour authentifier lorigine du certificat tabli par ce tiers (par ex. une certification notarie), bien que certains tats autorisent lmission dune Apostille pour authentifier lorigine du document original.

155 La Commission spciale a not que la varit de ces pratiques ne semblait pas poser de problmes en pratique (C&R No74 de la CS de 2009). 156 Dans certains tats, il est interdit de raliser des copies de certaines catgories dactes publics.

Pour de plus amples renseignements sur les

dclarations officielles, voir para.129 et s.

2 Simples copies 157 La Convention peut sappliquer une simple photocopie dun acte public (c--d. une photocopie non certifie) si le droit de ltat dorigine considre la photocopie en soi comme un acte public aux fins de la Convention (C&R No73 de la CS de 2009, qui note quau moins un tat suit cette pratique). Dans ce cas, une Apostille peut tre mise pour une simple copie. Toutefois, dans la plupart des tats, une simple photocopie nest pas un acte public et devra donc tre certifie en bonne et due forme avant lmission dune Apostille.

18

Pour de plus amples renseignements sur les copies

certifies conformes, voir para.154 ets.

Voir la Convention internationale pour la simplification et lharmonisation des rgimes douaniers (rvise) (Convention de Kyoto) adopte en 1974 et rvise en 1999 (entre en vigueur le 3 fvrier 2006).

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3 Copies numrises 158 La Convention peut sappliquer la copie lectronique dun acte public ralise par numrisation de lacte si le droit de ltat dorigine considre la copie numrise en soi comme un acte public aux fins de la Convention. Le droit de cet tat peut disposer quune copie numrise ne constituera un acte public que si la numrisation est ralise par une autorit (par ex. celle qui a tabli lacte original, ou lAutorit comptente). 159 Cependant, dans la plupart des tats, une copie numrise nest pas considre comme un acte public. La copie numrise peut cependant tre certifie lectroniquement (par ex. au moyen dune e-notarisation ou dune autre forme dauthentification lectronique effectue par un avocat, un fonctionnaire de la poste, un employ de banque, etc.). Le cas chant, cest la certification lectronique qui constitue lacte public aux fins de la Convention, sous rserve que le droit de ltat dans lequel la certification lectronique est tablie la considre comme un acte public aux fins de la Convention.

Pour de plus amples renseignements sur les actes

publics lectroniques, voir para.170ets.

c mat ires pna les e t e x t r adi t ion

160 Aucune disposition de la Convention nempche son application des actes en matire pnale et dextradition. En rgle gnrale, les casiers judiciaires et dossiers de police manent dautorits ou de fonctionnaires rattachs une juridiction de ltat et relvent donc de larticle1(2)(a) (voir para. 122), ou entrent dans la catgorie des documents administratifs en vertu de larticle1(2)(b) (voir para.123 et s.). Par consquent, ils peuvent tre considrs comme des actes publics aux fins de la Convention et peuvent tre apostills. 161 La Commission spciale a reconnu que la Convention pouvait galement sappliquer aux demandes dextradition (C&R No 16 de la CS de 2012). En effet, de telles demandes sont en gnral rendues par les procureurs, les ministres de la justice ou les juges, et relvent donc de larticle 1(2)(a) ou 1(2)(b). Les documents se rapportant une demande dextradition et accompagnant celle-ci sont galement de nature publique et peuvent donc tre apostills. Un trait dextradition entre tats contractants ou les lois dun tat contractant peuvent prvoir une forme particulire dauthentification pour les demandes dextradition et les documents sy rapportant, ou peuvent mme supprimer une telle formalit pour certains documents ou la totalit de ceux-ci. Ces dispositions ne sont pas contraires la Convention, sous rserve quelles nimposent pas de formalits qui seraient plus strictes que celles prvues par le systme de lApostille (cf. art. 3(2) et 8). Un exemple de forme particulire dauthentification dans le cadre des procdures dextradition peut tre trouv aux tats-Unis dAmrique, o la loi prvoit que certains documents prsents titre de preuve sont accompagns dun certificat mis par un agent diplomatique ou consulaire des tats-Unis situ dans ltat requrant, attestant que les documents remplissent les exigences de forme ncessaires pour tre admis par les tribunaux de cet tat. 162 En outre, tant donn que la Convention Apostille naffecte pas le droit de ltat de destination de dterminer ladmissibilit et la valeur probante des actes publics trangers, elle nempche pas cet tat dimposer des exigences supplmentaires pour la production de certains actes publics trangers sur son territoire afin quils soient admis titre de preuve ou quune valeur probante leur soit donne.
Pour de plus amples renseignements sur lacceptation, ladmissibilit et la valeur probante de lacte public sous-jacent, voir para.27.

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d d ocumen t s scolaires (diplmes compris)

1 Introduction 163 Les tablissements denseignement mettent divers documents, notamment des certificats (de prsence et de russite), des diplmes et des extraits de dossiers scolaires (par ex. des relevs de notes). 164 Dans certains tats, un document scolaire peut tre considr comme un acte public aux fins de la Convention Apostille en vertu du statut de ltablissement denseignement metteur, qui est considr soit comme une autorit administrative soit comme un tablissement accrdit19. Dans dautres tats, le document scolaire peut tre considr comme un acte sous seing priv, auquel cas il devra tre certifi avant lmission de lApostille.

Pour de plus amples renseignements sur les

dclarations officielles, voir para.129 et s.

2 Acte original ou copie certifie conforme 165 tant donn que lapposition dune Apostille sur les originaux des diplmes nest habituellement pas pratique ni souhaitable, les tats utilisent diverses mthodes pour raliser des copies de diplmes destines tre apostilles, notamment des copies certifies conformes. Les mthodes et la valeur juridique de la ralisation des copies peuvent varier en fonction du droit de ltat dans lequel la copie est ralise. Dans certains tats, les certifications des copies prpares (et non les diplmes eux-mmes) sont apostilles.

Pour de plus amples renseignements sur les copies,

voir para.154 et s.

3 Effets dune Apostille mise pour un document scolaire 166 Comme pour tout autre acte public, les effets dune Apostille mise pour un document scolaire se limitent authentifier lorigine de lacte et non son contenu. Par consquent, si une Apostille est mise directement pour un document scolaire, lApostille authentifie la signature du fonctionnaire ayant sign le diplme et / ou le sceau de ltablissement denseignement qui la mis. Toutefois, si lApostille concerne une certification mise pour le document scolaire (et non le document scolaire lui-mme), elle nauthentifie que lorigine de la certification et non celle du document scolaire.

Pour de plus amples renseignements sur les effets

limits dune Apostille, voir para.24ets.

19

Voir la discussion figurant dans Lapplication de la Convention Apostille aux diplmes notamment dlivrs par les usines diplmes , Doc. prl. No 5 de dcembre 2008 lintention de la Commission spciale de fvrier 2009 sur le fonctionnement pratique des Conventions de La Haye Apostille, Notification, Obtention des preuves et Accs la Justice, disponible sur lEspace Apostille du site de la Confrence de La Haye, sous la rubrique Apostilles & diplmes ).

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4 Diplmes notaris (y compris ceux tablis par des usines diplmes) 167 Il est parfois demand aux Autorits comptentes dapostiller des certifications notaries attestant lauthenticit dun document scolaire sous-jacent. Puisque leffet dune Apostille est limit lorigine du document auquel il se rapporte, ceci est possible condition que la certification notarie soit considre comme un acte public en vertu du droit de ltat dorigine aux fins de la Convention Apostille. 168 De nombreux tats ont exprim des proccupations quant aux faux titres universitaires dlivrs par des usines diplmes qui peuvent bnficier de la procdure dApostille par le biais dune notarisation. condition quune certification notarie mise pour un faux document scolaire soit valable, la Convention nempche pas une Apostille dtre mise pour la certification notarie, bien que le droit interne puisse permettre une Autorit comptente de refuser dmettre une Apostille ds lors quune fraude est souponne, ou mme le lui imposer (voir para.206). 169 La Commission spciale sest dite trs proccupe par la pratique consistant utiliser des Apostilles pour essayer de prter une lgitimit de faux documents. Tout en rappelant quune Apostille ne certifiait pas le contenu des actes publics sous-jacents et donc ne pouvait pas prter la moindre lgitimit de fausses rfrences, la Commission spciale a not que les Autorits comptentes pouvaient prendre des mesures en dehors de la procdure dmission dApostilles afin de traiter des cas de fraude ou dautres utilisations inappropries (C&R No84 de la CS de 2009). Ces mesures pourraient consister renvoyer laffaire devant les Autorits comptentes de ltat des fins denqute et de poursuites ventuelles.

Pour de plus amples renseignements sur le rle des

Autorits comptentes dans la lutte contre la fraude, voir para.58 et s.

e d ocumen t s lec t roniques

170 Dans de nombreux tats contractants, le droit prvoit que les actes publics peuvent tre tablis sous forme lectronique, en utilisant une signature lectronique. Les actes publics sont de plus en plus souvent tablis sous cette forme, notamment les actes notaris, les documents judiciaires, fiscaux, dtat civil, dadoption et autres documents administratifs, ainsi que les extraits gnrs lectroniquement partir des registres officiels en ligne.

avantages de l e -app pour les actes publics lectroniques

171 En mettant en uvre la composante e-Apostille de le-APP, les Autorits comptentes peuvent mettre des Apostilles lectroniques (e-Apostilles) pour des actes publics lectroniques dans leur format original, ce qui permet lutilisateur de conserver les avantages des documents lectroniques en termes de scurit et de transmissibilit accrues.

Pour de plus amples renseignements sur lmission

dApostilles pour des actes publics lectroniques, voir para.234 et s.

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172 Le droit de ltat dorigine peut galement considrer quune simple copie papier dun acte public lectronique (ralise en imprimant lacte) est un acte public aux fins de la Convention. Sinon, une copie certifie conforme peut tre exige.

Pour de plus amples renseignements sur les copies

certifies, voir para.154 et s.

173 Dans certains tats, une copie lectronique dun acte public (ralise en numrisant loriginal) peut galement tre elle-mme considre comme un acte public aux fins de la Convention.

Pour de plus amples renseignements sur les copies

numrises, voir para.158 et s.

f ac t es a r ri vs e x pir at ion
174 Certains actes publics ont une dure de validit limite (par ex. les extraits de casiers judiciaires, documents didentit, documents de voyage, dcisions judiciaires provisoires). Lexpiration dune priode de validit, bien quelle puisse mettre fin leffet de lacte public correspondant dans ltat dorigine, ne le prive habituellement pas de sa nature publique, sauf si le droit de ltat dorigine en dispose autrement. Tant que le document arriv expiration reste un acte public, il peut tre apostill. Cela souligne la notion selon laquelle une Apostille certifie uniquement lorigine, et non le contenu, de lacte public sous-jacent, et quelle ne produit aucun effet sur lacceptation, ladmissibilit ou la valeur probante de lacte public sousjacent dans ltat de destination.

Pour de plus amples renseignements sur les effets

limits dune Apostille, voir para.24ets.

g ac t es t r angers
175 Les Autorits comptentes ne peuvent mettre des Apostilles que pour les actes publics manant de leur tat (art.3(1)). Une Autorit comptente ne peut pas apostiller dactes publics trangers. 176 Cette situation est distinguer de celle o un tat contractant dsigne une Autorit comptente qui est physiquement situe sur le territoire dun autre tat (quil sagisse ou non dun tat contractant). Par exemple, un tat contractant peut dsigner une mission consulaire ou commerciale situe dans un autre tat afin quelle mette des Apostilles pour certaines catgories dactes publics communment produits dans cet autre tat. Cette pratique nest pas contraire la Convention, sous rserve que: lAutorit comptente nmette des Apostilles que pour les catgories dactes publics quelle est habilite apostiller; lAutorit comptente soit capable de vrifier lorigine de chaque acte public pour lequel une Apostille est mise.

177 Il convient galement de noter que les actes tablis dans un tat contractant peuvent tre certifis dans un autre tat. Ces certifications peuvent ensuite tre apostilles en bonne et due forme dans cet autre tat, sous rserve que la Convention soit en vigueur pour cet tat, et que la certification soit considre comme un acte public en vertu du droit de cet tat.

Pour de plus amples renseignements sur les

dclarations officielles, voir para.129 et s.

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h ac t es en langue t r angre
178 Le droit de ltat dorigine dtermine si un acte tabli dans une langue autre que la langue officielle de cet tat peut tre considr comme un acte public. Certains tats peuvent limiter les actes publics aux actes tablis dans leur (lune de leurs) langue(s) officielle(s). Dans dautres tats, le droit ne prcise pas de langue officielle. Les Apostilles peuvent tre tablies dans la langue officielle de ltat dorigine et ne peuvent tre rejetes pour ce motif. Toutefois, cest le droit de ltat de destination qui dtermine leffet donner un acte public sous-jacent tabli dans une langue trangre.

Pour de plus amples renseignements sur les exigences

linguistiques des Apostilles, voir para.251 et 259.

179 Par exemple, si un acte notari a t tabli dans une langue autre que la (lune des) langue(s) officielle(s) de ltat dorigine, une Apostille peut nanmoins tre mise pour cet acte notari. Pour lAutorit comptente, il nest pas ncessaire de savoir et de comprendre ce que dit lacte notari afin de lapostiller: limportant est que lAutorit comptente soit capable dvaluer lorigine de lacte notari (et non son contenu) avant de lapostiller. Comme indiqu ci-dessus, la lgislation interne peut interdire dapostiller des actes qui ne sont pas tablis dans la (lune des) langue(s) officielle(s) de ltat dorigine.

i organisat ions in t ernat iona les

180 La Convention Apostille ne traite pas directement des actes tablis par des organisations internationales (telles que les organisations intergouvernementales et supranationales). Certaines de ces organisations tablissent rgulirement des actes dont la nature permet de les assimiler des actes publics, tels que des brevets, actes judiciaires, documents scolaires et autres documents administratifs. Ces actes peuvent devoir tre produits dans ltat o est situe lorganisation (tat daccueil) ou dans un autre tat. Dans les deux cas, leur origine peut devoir tre authentifie. Le Bureau Permanent tudie actuellement le traitement des actes tablis par des organisations internationales, dans le but denvisager la possibilit de faire appliquer la Convention Apostille ces actes (voir C&R No17 de la CS de 2012). Tant que les organisations internationales ne sont pas directement introduites dans le dispositif de lApostille, les mthodes suivantes pourraient tre appliques par les tats contractants en vue de faire entrer indirectement les actes que ces organisations tablissent dans le dispositif de lApostille: le droit de ltat daccueil considre lacte en soi comme un acte public (en se fondant ventuellement sur un accord conclu entre ltat et lorganisation), auquel cas lacte peut tre apostill par lAutorit comptente de ltat daccueil, ce qui suppose que ltat daccueil dispose de spcimens des signatures et sceaux des personnes qui mettent les actes assimilables des actes publics pour lorganisation; la signature figurant sur lacte peut tre authentifie par un notaire, auquel cas la certification notarie peut tre apostille par lAutorit comptente de ltat daccueil.

181 Autre solution, certaines organisations internationales ont tent de faire entrer leurs documents dans le dispositif de lgalisation en dposant des spcimens de signatures / sceaux de certains membres de leur personnel auprs dambassades et de consulats dtats de destination potentiels situs dans ltat daccueil. Par consquent, si un acte tabli par lune de ces personnes doit tre produit dans lun de ces tats, lambassade ou le consulat concern authentifie lacte en question. Sagissant des organisations de plus grande taille, il peut tre difficile de dposer des spcimens de signatures / sceau de tous leurs reprsentants auprs des ambassades et consulats concerns. Dans ce cas, un acte tabli par lune de ces personnes peut dabord devoir tre authentifi par un intermdiaire dont la signature ou le sceau a t dpos.

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Pour de plus amples renseignements sur les

dclarations officielles et les certifications notaries, voir para.129 et s.

j d ocumen t s mdicau x
182 Les documents tablis par un mdecin peuvent constituer des actes publics aux fins de la Convention condition quil soit considr que le mdecin agit en qualit officielle en vertu du droit de ltat dorigine (voir C&R No77 de la CS de 2009).

k ac t es mu lt iples
183 Une Apostille nauthentifie que la signature ou le sceau dun fonctionnaire ou dune autorit unique. Dans le cas o des actes publics multiples mis par diffrents fonctionnaires ou autorits sont prsents pour tre apostills, une Apostille distincte doit tre mise pour chaque signature et / ou sceau ncessitant une authentification. Concernant ces situations, la Commission spciale suggre que les Autorits comptentes qui facturent des frais pour lmission dApostilles proposent un forfait rduit pour apostiller des actes multiples, au lieu dun tarif unique pour chaque acte apostill (voir C&R No20 de la CS de 2003).

Pour de plus amples renseignements sur les frais

facturs pour des actes multiples, voir para.277.

184 En principe, une Apostille authentifie lorigine dun acte public unique (comme le suggre lart. 5 et la formulation du modle dApostille). Dans la pratique, certaines Autorits comptentes mettent une Apostille unique pour une liasse dactes tablis par le mme fonctionnaire ou autorit afin de proposer des services dApostille moindre cot pour le demandeur. Une autre solution consiste, pour le demandeur, faire certifier la liasse dactes par un notaire, auquel cas une Apostille unique peut ensuite tre mise pour la certification notarie.

Pour de plus amples renseignements sur les

certifications notaries, voir para.129 et s.

l ac t es inju rieu x
185 La nature dun acte public tant dtermine par la qualit en laquelle il a t tabli, la nature injurieuse de son contenu ne le prive pas de sa nature publique, sauf si le droit de ltat dorigine en dispose autrement. Nanmoins, pour des raisons de procdure interne, une Autorit comptente peut refuser dmettre une Apostille pour un acte public dont le contenu est injurieux.

Pour de plus amples renseignements sur le refus

dmettre une Apostille, voir para.204 et s.

m d ocumen t s anciens
186 Lanciennet dun acte ne le prive pas de sa nature publique, sauf si le droit de ltat dorigine en dispose autrement (voir galement Actes arrivs expiration, au para.174).

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187 Dans la pratique, lAutorit comptente peut avoir des difficults vrifier lorigine dun acte ancien. Pour surmonter cette difficult, lautorit mettrice (ou son successeur) peut tre en mesure de certifier lauthenticit de lacte, auquel cas sa dclaration officielle constituera lacte public aux fins de la Convention Apostille.

Pour de plus amples renseignements sur les

dclarations officielles, voir para.129 et s. Pour de plus amples renseignements sur la vrification de lorigine des actes publics, voir para.214 et s.

n passeport s e t au t res d ocumen t s diden t i t

188 Les passeports et autres documents identifiant leur porteur peuvent constituer des actes publics aux fins de la Convention si le droit de ltat dorigine les considre comme tels. Toutefois, tant donn que lapposition dune Apostille sur des documents didentit originaux peut savrer incommode (ou tre interdite), les tats peuvent avoir recours diverses mthodes pour raliser des copies de ces documents des fins dauthentification. La mthode de ralisation des copies et leur valeur juridique varient en fonction du droit de ltat dorigine. 189 La Commission spciale a not que les tats pouvaient refuser dmettre des Apostilles pour des copies certifies conformes dactes publics pour des motifs dordre public (C&R No11 de la CS de 2003).

Pour de plus amples renseignements sur les copies,

voir para.154 et s. Pour de plus amples renseignements sur le refus dmettre une Apostille pour des motifs dordre public, voir para.207. Pour de plus amples renseignements sur lapposition dune Apostille sur lacte public sous-jacent, voir para.265 et s.

o bre ve t s e t au t res d ocumen t s relat ifs des droi t s de proprit in t ellec t uelle
190 Les documents attribuant des brevets ou dautres droits de proprit intellectuelle entrent dans la catgorie des documents administratifs au sens de larticle1(2)(b) de la Convention et constituent par consquent des actes publics aux fins de la Convention. Mme si ces documents peuvent tre indispensables au commerce international, ils ne sont pas pour autant des documents ayant trait directement une opration commerciale ou douanire et ne relvent donc pas de lexception vise larticle1(3)(b) (voir le Rapport explicatif, partie B,I.articlepremier).

Pour de plus amples renseignements sur les

documents administratifs, voir para.123 et s. Pour de plus amples renseignements sur lexception de larticle1(3)(b), voir para.146 et s.

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p ac t es sous seing pri v

191 La Convention ne sapplique quaux actes publics, savoir des actes tablis par une autorit ou personne agissant en sa qualit officielle. Elle ne sapplique donc pas aux actes tablis par une personne en sa qualit prive (c--d. aux actes sous seing priv). Le droit de ltat dorigine dtermine si une personne agit en qualit officielle et, partant si elle agit en qualit prive. En rgle gnrale, une personne nagit pas en qualit officielle si elle agit en son nom propre ou en qualit de reprsentant dune entit prive (par ex. en qualit dadministrateur de socit ou de trustee). 192 Dans certains tats, les documents suivants ne sont pas considrs en soi comme des actes publics aux fins de la Convention: testaments et autres dispositions testamentaires, contrats, procurations, lettres de recommandation, curriculums vitae et documents de socits. Dans certains tats, un notaire peut participer lexcution de ces documents, auquel cas lacte notari ou la certification notarie est un acte public aux fins de la Convention en vertu de son article1(2)(c) et (d).

Pour de plus amples renseignements sur les actes

notaris, voir para.126 et s. Pour de plus amples renseignements sur les certifications notaries et autres dclarations officielles, voir para.129 et s.

193 tant donn que la nature publique dun acte est dtermine par la qualit de la personne qui la tabli, un acte ne sera pas public uniquement parce que le droit de ltat dorigine prescrit certaines exigences de forme et de contenu pour que lacte soit lgalement valide.

q d ocumen t s religieu x
194 Le droit de ltat dorigine peut considrer que les documents religieux, tels que les certificats de baptme et de mariage, ainsi que les documents tablis par des tribunaux religieux, sont de nature publique et constituent donc des actes publics aux fins de la Convention.

r t r aduc t ions
195 La nature confre aux traductions varie en fonction des tats. 196 Dans certains tats, une traduction peut tre de nature publique ds lors quelle est ralise par un traducteur officiel (voir C&R No75 de la CS de 2009). Cette dsignation peut inclure les traducteurs asserments et accrdits. Le droit de ltat dorigine dtermine qui est traducteur officiel, les exigences formelles de la traduction et la nature publique du document.

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197 Si la traduction elle-mme nest pas considre comme un acte public, elle peut nanmoins bnficier de la procdure dApostille: le traducteur peut effectuer une dclaration sous serment (ou autre formalit similaire) attestant lexactitude de la traduction par-devant un notaire, auquel cas lacte notari ou la certification notarie constitue lacte public aux fins de la Convention Apostille et la traduction est produite ltranger accompagne de lacte notari ou de la certification notarie apostill(e); la traduction peut tre certifie par une autorit officielle, auquel cas cette certification officielle constitue lacte public aux fins de la Convention Apostille et la traduction est produite ltranger accompagne de la certification apostille.

Pour de plus amples renseignements sur les actes

notaris, voir para.126 et s. Pour de plus amples renseignements sur les certifications notaries et autres dclarations officielles, voir para.129 et s.

s d ocumen t s non signs ou sans sceau / t imbre

198 Un document non sign ou qui ne porte pas de sceau ou timbre peut nanmoins tre un acte public aux fins de la Convention, si le droit de ltat dorigine considre quil est de nature publique. Certains tats prvoient que les actes publics sont tablis sans signature ou sceau, mais cela nest pas le cas partout.

Pour de plus amples renseignements sur la vrification

de lorigine des actes sans sceau ou signature, voir para.214 et s. Pour de plus amples renseignements sur la faon de complter des Apostilles se rapportant des actes sans sceau ou signature, voir para.258 et s.

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4 La procdure dApostille dans ltat dorigine: demande vrification mission enregistrement

1 Demande dApostille
A Qui peut demander une Apostille?
199 Une Apostille peut tre demande soit par le porteur de lacte public (par ex. la personne qui prvoit de le produire ltranger), soit par la personne qui la tabli (par ex. le reprsentant dune autorit ou un notaire). 200 La Convention ne fait pas de distinction entre les personnes physiques et morales (par ex. une socit) et ne prescrit aucun critre dadmissibilit concernant le demandeur (par ex. nationalit ou statut personnel). En outre, la Convention nimpose pas au demandeur de dclarer les raisons de sa demande. 201 La Convention nimpose pas que le demandeur soit la personne qui prvoit de produire lacte public ltranger. Par consquent, une Apostille peut tre mise la demande dun mandataire ou fond de pouvoir de la personne qui prvoit de lutiliser. Toutefois, pour des raisons de procdure interne, lAutorit comptente peut exiger que le mandataire ou fond de pouvoir prouve quil est mandat par la personne qui prvoit dutiliser lApostille. 202 Dans certains tats, des entits commerciales tierces proposent des services dassistance pour lobtention dApostilles et dautres documents ncessaires (par ex. des certifications notaries). La Convention ne se prononce pas sur ces pratiques, qui sont acceptables condition dtre permises par la loi applicable et de se conformer celle-ci, et sous rserve que lApostille soit mise uniquement par une Autorit comptente conformment la Convention.

se renseigner auprs du demandeur concernant ltat de destination

203 Les Autorits comptentes sont encourages inciter les demandeurs prciser dans quel tat lacte doit tre produit, afin dtablir sil sagit dun tat contractant. Ainsi, lAutorit comptente peut sassurer que lApostille aura leffet souhait. Cest la raison pour laquelle il peut tre utile que lAutorit comptente labore un modle de formulaire de demande dApostille invitant le demandeur prciser cette information (voir para.53). Toutefois, le fait de ne pas indiquer dtat de destination ne constitue pas un motif valable pour refuser dmettre une Apostille, car les Autorits comptentes nont aucun moyen de contrler lutilisation qui est faite de leurs Apostilles (voir para. 205).

Pour de plus amples renseignements sur la prestation

de services dApostille, voir para.49 et s.

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B Refus dmettre une Apostille

a mo t ifs de refus
204 La Convention ne prvoit aucun motif pour lequel une Autorit comptente peut refuser dmettre une Apostille pour un acte public valide devant tre produit dans un autre tat contractant. 205 Dans ce contexte, en sappuyant sur la Convention elle-mme, une Autorit comptente ne peut refuser dmettre une Apostille que dans les cas suivants: lacte public nest pas destin tre produit dans un tat partie la Convention ou qui suit la procdure pour y devenir Partie (tant prcis que lAutorit comptente ne devrait pas refuser dmettre une Apostille si le demandeur nindique pas dtat de destination);

Pour de plus amples renseignements sur lmission

dApostilles pour des tats qui suivent la procdure pour devenir Partie la Convention, voir para.103.

lacte public est un document exclu (c--d. un document expressment exclu du champ dapplication de la Convention en vertu de lart.1(3));

Pour de plus amples renseignements sur les

documents exclus, voir para.135 et s.

le document ne correspond pas la dfinition dun acte public en vertu du droit de ltat dorigine;

Pour de plus amples renseignements sur lapplicabilit

de la Convention en gnral, voir para.68.

lAutorit comptente est uniquement habilite mettre des Apostilles pour des catgories prcises dactes publics et lacte public pour lequel lApostille est demande nentre pas dans ces catgories; lAutorit comptente est uniquement habilite mettre des Apostilles pour des actes publics tablis dans une certaine unit territoriale dun tat et lacte public pour lequel lApostille est demande na pas t tabli dans cette unit territoriale; lAutorit comptente est incapable de vrifier lorigine de lacte public pour lequel lApostille est demande.

Pour de plus amples renseignements sur la vrification

de lorigine des actes, voir para.214 et s.

206 Dans certains tats, le droit interne peut permettre ou imposer une Autorit comptente de refuser dmettre une Apostille pour dautres motifs. Par exemple, lmission dune Apostille peut tre refuse dans les cas suivants: le demandeur est un mandataire ou fond de pouvoir de la personne qui prvoit dutiliser lApostille mais il ne prouve pas quil est mandat par cette personne; le demandeur ne paie pas les frais prescrits (le cas chant);

Pour de plus amples renseignements sur la facturation

de frais pour lmission dune Apostille, voir para.274 et s.

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le contenu de lacte public sous-jacent (ou mme, dans le cas dune certification notarie, le contenu de lacte auquel celle-ci se rapporte) est injurieux;

Pour de plus amples renseignements sur labsence de Pour de plus amples renseignements sur le rle des

vrification du contenu des documents, voir para.229.

lAutorit comptente souponne que lacte public sous-jacent est faux.

Autorits comptentes dans la lutte contre la fraude, voir para.58 et s.

207 En outre, la Commission spciale a not que les tats pouvaient refuser dmettre une Apostille pour des copies certifies conformes dactes publics pour des motifs dordre public (C&R No11 de la CS de 2003). Ainsi, une Autorit comptente peut refuser dmettre une Apostille afin de prvenir lutilisation frauduleuse ou autrement illgale du document copi (par ex. lorsque le document copi est un passeport ou autre document didentit et que le droit de ltat de lAutorit comptente interdit de raliser des copies de tels documents).

b possible assis tance au x demandeu rs en labsence dmission dune apos t ille

208 Si une Apostille nest pas mise parce que ltat de destination nest pas Partie la Convention ou ne suit pas la procdure pour y devenir Partie, ou parce que le document est un document exclu (voir para.135), lAutorit comptente est encourage renvoyer le demandeur vers lambassade ou le consulat de ltat de destination le plus proche situ dans ltat dorigine (ou accrdit par ce dernier) afin de connatre la marche suivre.

le bureau permanent ne fournit pas dassistance

209 Le Bureau Permanent nest pas en mesure de fournir des conseils ou une assistance aux demandeurs concernant lauthentification de documents. Cela relve de ltat dorigine et de ltat de destination.

210 Si une Apostille nest pas mise parce que le document nest pas un acte public ou parce que cest un document exclu (voir para.135), lAutorit comptente peut souhaiter renvoyer le demandeur vers un notaire qui lui indiquera si le document peut tre notari, auquel cas une Apostille pourra par la suite tre mise pour la certification notarie. 211 Si une Apostille nest pas mise parce que lAutorit comptente nest pas habilite mettre une Apostille pour lacte prcis pour lequel la demande est faite (par ex. en raison de la catgorie dans laquelle entre le document, ou de lunit territoriale dans laquelle il a t tabli), lAutorit comptente doit renvoyer le demandeur vers lAutorit comptente habilite cet effet.

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212 Si une Apostille nest pas mise parce que lAutorit comptente est incapable de vrifier lorigine du document, lAutorit comptente peut souhaiter renvoyer le demandeur vers une autorit qui pourra certifier lauthenticit du document (par ex. vers le fonctionnaire ou lautorit qui a tabli le document, ou vers une agence responsable), auquel cas une Apostille pourra par la suite tre mise pour la dclaration officielle.

c ac t e public dj lga lis

213 Il se peut quun acte public (par ex. un acte de naissance) doive tre produit dans plusieurs tats et soit donc soumis la fois la lgalisation et lApostille. La Convention nempche pas une Autorit comptente dmettre une Apostille pour un acte public qui a dj t lgalis, sous rserve que lApostille se rapporte lacte public et non aux autres authentifications pouvant avoir t apposes sur lacte dans le cadre de la procdure de lgalisation. Comme indiqu au paragraphe87, certains tats parties utilisent galement leur certificat dApostille habituel dans le cadre de la procdure de lgalisation.

2 Vrification de lorigine de lacte public

A Importance de vrifier lorigine
214 En mettant une Apostille, lAutorit comptente certifie les trois points suivants: lauthenticit de la signature figurant sur lacte public sous-jacent (le cas chant); la qualit du signataire de lacte; lidentit du sceau ou timbre dont est revtu lacte (le cas chant).

215 Il est donc indispensable que lAutorit comptente sassure de lorigine de lacte pour lequel elle met une Apostille. Cest la raison pour laquelle chaque Autorit comptente doit tablir des procdures claires qui sont suivies systmatiquement lors de lmission dune Apostille pour vrifier lorigine de lacte public sous-jacent.

lorigine de TOUS les actes publics doit tre vrifie

216 Lors de sa runion de 2009, la Commission spciale a rappel aux tats contractants limportance de dterminer le caractre authentique de tout document prsent comme acte public lAutorit comptente pour lmission dune Apostille (C&R No83).

217 Dans certaines situations, une Autorit comptente peut savrer incapable de vrifier lorigine de tous les actes publics quelle est habilite apostiller. Ce cas peut se prsenter lorsquune Autorit comptente unique a t dsigne pour mettre des Apostilles pour tous les actes publics tablis dans un tat contractant. Dans ces situations, lAutorit comptente peut estimer opportun de prendre des dispositions pour quune autorit intermdiaire vrifie et certifie lorigine de certains actes publics, avant dmettre elle-mme une Apostille pour la certification de cette autorit intermdiaire.

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Pour de plus amples renseignements sur cette procdure en plusieurs tapes, voir para.14 et s. Pour de plus amples renseignements sur les dclarations officielles, voir para.129 et s.

dcentralisation des services dapostille afin de faciliter la procdure de vrification

218 Rappelant que lobjectif de la Convention est la simplification de la procdure dauthentification, la Commission spciale a invit les tats parties envisager la suppression des obstacles superflus lmission dApostilles tout en assurant lintgrit des authentifications (C&R No 79 de la CS de 2009). La Commission spciale a en particulier salu et encourag les efforts visant dcentraliser la prestation des services dApostille (C&R No 78 de la CS de 2012). Ceci peut tre fait soit en dsignant des Autorits comptentes supplmentaires habilites apostiller des catgories prcises dactes publics ou des actes publics tablis dans une unit territoriale prcise, soit en ouvrant des bureaux rgionaux dune Autorit comptente existante. En consquence, le nombre dactes publics dont lorigine doit tre vrifie est rduit, ce qui restreint le besoin de sappuyer sur des autorits certificatrices intermdiaires dans le cadre dune procdure en plusieurs tapes (voir para. 14 et s.).

B Base de donnes de spcimens de signatures / sceaux / timbres

a t enue dune base de d onnes
219 Dans loptique de vrifier lorigine des actes, chaque Autorit comptente devrait tenir ou avoir accs une base de donnes de spcimens de signatures / sceaux / timbres des fonctionnaires et autorits qui tablissent les actes publics quelle est habilite apostiller. De cette faon, lorigine de lacte peut tre vrifie par simple comparaison visuelle de la signature / sceau / timbre dont lacte est revtu avec lchantillon de la base de donnes20. 220 Cette base de donnes peut tre tenue sous forme papier ou lectronique. De nombreuses Autorits comptentes ont dsormais mis en place une base de donnes lectronique dchantillons de signatures, sceaux et timbres. Cette tendance doit tre favorablement accueillie. Les Autorits comptentes qui ne disposent pas encore dune base de donnes lectronique sont vivement encourages en constituer une. Les bases de donnes lectroniques sont plus faciles utiliser, particulirement lorsque lAutorit comptente emploie plusieurs personnes ou, de manire gnrale, lorsque le nombre dApostilles mises est lev. Par ailleurs, il est plus ais de mettre jour les bases de donnes lectroniques. Celles-ci contribuent donc considrablement au fonctionnement efficace et scuris de la Convention Apostille.

20

Il convient de noter quune telle base de donnes est tout fait diffrente du registre dApostilles que chaque Autorit comptente doit mettre en place en vertu de lart. 7 de la Convention (voir para. 278 et s.).

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221 Dans les tats qui ont dsign plusieurs Autorits comptentes, il est de bonne pratique de mettre en place une base de donnes lectronique centralise laquelle ces Autorits comptentes peuvent toutes avoir accs. L encore, il est plus ais de mettre jour ces bases de donnes centralises. En outre, elles permettent une Autorit comptente situe dans un endroit du pays de vrifier lorigine dun acte public tabli dans un autre endroit du pays, condition quelle soit habilite le faire. Les bases de donnes centralises amliorent lefficacit du fonctionnement de la Convention. 222 Sagissant des actes publics qui ont t tablis sous forme lectronique (ou convertis sous cette forme) et qui portent une signature lectronique, lorigine de lacte peut tre vrifie par voie lectronique au moyen dun certificat numrique.

b mise jou r de la base de d onnes

223 Les Autorits comptentes doivent sassurer que la base de donnes de spcimens de signatures / sceaux / timbres tient compte des changements concernant lidentit des fonctionnaires et autorits. Ceci est particulirement utile dans les situations o une Autorit comptente se voit prsenter un acte public tabli par une personne qui vient de recevoir le pouvoir dmettre des actes publics (par ex. un notaire qui vient dtre mandat ou admis exercer). Dans ces circonstances, lAutorit comptente peut ne pas disposer de spcimen de la signature (ou du sceau / timbre) de la personne concerne dans sa base de donnes. Il est de bonne pratique que les Autorits comptentes mettent en place une procdure standard sappliquant ces situations. Plus important, aucune Apostille ne doit tre mise tant que lAutorit comptente na pas eu la possibilit de vrifier la signature (le sceau / timbre). 224 Pour que lAutorit comptente soit en position de vrifier la signature (le sceau / timbre), elle doit contacter la personne ou autorit concerne directement et lui demander un spcimen de signature (sceau / timbre). Pour faciliter cette dmarche, les Autorits comptentes devraient utiliser un modle de formulaire complter par cette personne ou autorit. LAutorit comptente devrait galement vrifier la qualit en laquelle cette nouvelle personne a agi (par ex., pour un notaire qui vient dtre mandat ou admis exercer, en contactant son association professionnelle ou lorganisme de tutelle correspondant). 225 Ces problmes ne se posent pas avec les actes publics qui ont t tablis sous forme lectronique (ou convertis sous cette forme) et qui portent une signature lectronique: en effet, lorigine de ces actes peut toujours tre vrifie aisment et de manire fiable au moyen du certificat numrique.

c absence de signat u re / sceau / t imbre due lancienne t de lac t e

226 Lorsquelle se voit prsenter un acte public tabli il y a longtemps, une Autorit comptente peut ne pas disposer dun spcimen de la signature / sceau / timbre dans sa base de donnes (ou bien le spcimen peut en avoir t supprim). Cela peut notamment se produire lorsquun demandeur sollicite une Apostille pour son acte de naissance qui a t mis il y a cinquante ans et qui porte la signature dun fonctionnaire qui nexerce plus ses fonctions. Dans ces situations, lAutorit comptente devrait sefforcer, dans les limites du raisonnable, de vrifier la signature / sceau / timbre en contactant lautorit ou son successeur pour lui demander si la signature de la personne peut tre vrifie avec son assistance (par ex. partir de documents que cette autorit possderait dans ses archives). Si malgr cela lAutorit comptente ne peut toujours pas vrifier lorigine du document, elle devrait refuser dmettre lApostille. Le demandeur souhaitera peut-tre ensuite essayer de se procurer une version rcente de cet acte public.

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Pour de plus amples renseignements sur le refus

dmettre une Apostille, voir para.204.

d absence de cor respondance

227 Si la signature / sceau / timbre figurant sur lacte ne correspond pas au spcimen de la base de donnes, lAutorit comptente ne devrait pas mettre dApostille. LAutorit comptente pourra informer le fonctionnaire ou lautorit en question de ses soupons de fraude. 228 En cas de doute quant la correspondance (par ex. si le nom de la personne prsente comme ayant sign lacte est pel ou formul diffremment dans la base de donnes, ou si sa signature est diffrente), lAutorit comptente devrait contacter le fonctionnaire ou lautorit prsente comme ayant tabli lacte pour vrifier son origine et, le cas chant, mettre jour la base de donnes (voir para.223).

e absence de vrificat ion du con t enu

229 Au titre de la Convention, une Autorit comptente na pas pour obligation ni pour fonction de vrifier le contenu ou la validit dun acte public. En outre, dans le cas des dclarations officielles vises larticle1(2)(d) de la Convention, lAutorit comptente nest pas tenue de vrifier le contenu de lacte sous seing priv auquel la dclaration se rapporte. 230 Dans la pratique, la plupart des Autorits comptentes ne vrifient pas le contenu ni la validit des actes publics. Pourtant, certaines le font, conformment au droit interne, pour sassurer que lacte est de fait un acte public (c--d. que le signataire de lacte disposait effectivement du pouvoir de le signer et que lacte est conforme aux exigences en matire de fond et de forme prvues par le droit interne). En vertu du droit interne, certaines Autorits comptentes ont le pouvoir dimposer des sanctions aux personnes qui tablissent illicitement un acte public (par ex. un notaire qui met une certification notarie non conforme aux dispositions lgales) ou peuvent soumettre laffaire lorganisme rglementaire comptent. De la mme manire, lAutorit comptente peut se renseigner auprs dautres sources pour dterminer si un acte est un faux ou sil a t modifi, ce qui le prive de sa nature publique.

en vertu de la convention, les autorits comptentes ne sont pas tenues de vrifier le contenu de lacte public sous-jacent
231 Lors de sa runion de 2009, la Commission spciale a rappel que dans le cadre de la Convention il nappartient pas aux Autorits comptentes dexaminer le contenu des actes publics pour lesquels une Apostille est demande . Elle a galement not que lorsquil leur est demand dmettre une Apostille pour un certificat notari, les Autorits comptentes ne devraient ni prendre en considration ni examiner le contenu de lacte sur lequel porte ce certificat. Toutefois, elle a reconnu que les Autorits comptentes peuvent prendre des mesures afin de traiter, en dehors de la procdure dmission dApostilles, des cas de fraude ou dautres violations du droit national pertinent (voir C&R No80). La Commission spciale a galement rappel leffet limit dune Apostille, qui vise authentifier lorigine de lacte public sous-jacent et non son contenu (voir C&R No 82 de la CS de 2009; la C&R No 13 de la CS de 2012).

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3 mission dune Apostille

A Habilitation
232 Seule une Autorit comptente est habilite mettre une Apostille (art.3(1)). La dsignation et lorganisation interne des Autorits comptentes incombent chaque tat contractant (voir le Rapport explicatif, partieB,V. article6).

Pour de plus amples renseignements sur le

fonctionnement des Autorits comptentes, voir para.43 et s. Pour de plus amples renseignements sur la dsignation des Autorits comptentes, voir para.24 et s. du Guide succinct de mise en uvre.

233 Le pouvoir dmettre des Apostilles relve de lorganisation interne de chaque Autorit comptente (voir PartieV du Rapport explicatif). Certaines Autorits comptentes sont des personnes morales, dautres sont des fonctionnaires, identifis par le titre correspondant leur fonction. Dans les deux cas, le pouvoir dmettre des Apostilles peut tre dlgu une personne physique donne (un fonctionnaire dlgu) au titre dun rglement intrieur. La lgalit de cette dlgation sera dtermine en rfrence au droit interne applicable lAutorit comptente.

B Apostilles papier et Apostilles lectroniques (e-Apostilles)

234 La majorit des actes publics est encore tablie sous forme papier. Dans la plupart des cas, une Apostille est galement mise sous forme papier pour ces actes publics. 235 Certains tats ont commenc convertir les actes publics papier sous forme lectronique en les numrisant, suite quoi une Apostille est mise sous forme lectronique (e-Apostille), condition que la copie numrise soit considre en soi comme un acte public en vertu du droit de ltat dorigine. Dans certains tats, une copie numrise ne constituera un acte public que si elle est ralise par lAutorit comptente.

Pour de plus amples renseignements sur les copies

numrises, voir para.158 et s.

236 Les actes publics sont de plus en plus souvent tablis sous forme lectronique dans de nombreux tats, grce aux lois qui reconnaissent que les signatures lectroniques sont lquivalent fonctionnel des signatures manuscrites. Pour apposer une Apostille papier sur ces actes, il faut reproduire lacte sous forme papier, puis, en fonction de la loi applicable, faire certifier la version papier comme tant une copie conforme de lacte public lectronique original. Non seulement cette procdure est contraignante, mais elle signifie galement que les avantages que prsente lacte original en termes de scurit et de transmissibilit accrues sont perdus. 237 En consquence, certaines Autorits comptentes mettent des Apostilles lectroniques pour les actes publics lectroniques et / ou les actes originellement tablis sous forme papier qui ont ensuite t reproduits sous forme lectronique par numrisation (sous rserve que la reproduction numrise soit elle-mme considre comme un acte public en vertu du droit de ltat dorigine aux fins de la Convention). Une e-Apostille peut tre mise au moyen de divers formats de fichiers, le format le plus frquent tant le Portable Document Format (PDF).

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238 Cette section sapplique lmission dApostilles papier et de-Apostilles. Sauf mention contraire expresse ou implicite, le terme Apostille dsigne la fois les Apostilles papier et les e-Apostilles.

Pour de plus amples renseignements sur les actes

publics lectroniques, voir para.170ets. Pour de plus amples renseignements sur les copies, voir para.154 et s.

C Utilisation du modle dApostille

a modle origina l
239 Lannexe la Convention Apostille propose le modle dApostille suivant:

Titre

APOSTILLE (Convention de La Haye du 5 octobre 1961) 1. Pays : ..................................................

Dix rubriques requises numrotes

Le prsent acte public

Rubriques1 4: acte public sous-jacent

2. a t sign par ........................................................................ 3. agissant en qualit de ........................................................... 4. est revtu du sceau/timbre de .............................................. ................................................................................................ Attest 5. ....................................... 6. le ......................................... 7. par .......................................................................................... ................................................................................................. 8. sous No ..................................... 9. Sceau/timbre : 10. Signature : ........................................... ..................................................
Rubriques5 10: Autorit comptente mettant lApostille

240 Le but du modle dApostille est de garantir que les Apostilles mises par les divers tats contractants sont clairement identifiables dans tous les autres tats contractants, facilitant ainsi la circulation des actes publics ltranger. Cest la raison pour laquelle les Apostilles mises par les Autorits comptentes devraient tre conformes, autant que possible, au modle dApostille (C&R No13 de la CS de 2003). En particulier, une Apostille doit: porter le titre franais Apostille (Convention de LaHaye du 5octobre 1961); comprendre les intituls des dixrubriques requises.

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b modles mu lt ilingues labors pa r le bu reau per manen t

241 Conformment lune des Recommandations de la Commission spciale (C&R No 89 de la CS de 2009), le Bureau Permanent a labor un modle dApostille bilingue, dont les dix rubriques requises figurent en anglais et en franais. Il a galement labor un modle dApostille trilingue, en anglais, franais et une autre langue (par ex. lespagnol). Ces modles bilingues et trilingues sont disponibles sur lEspace Apostille du site de la Confrence de LaHaye. APOSTILLE
APOSTILLE (Convention de La Haye du 5 octobre 1961) 1. Pays :
Country:

(Convention de La Haye du 5 octobre 1961) 1. Pays :

Country / Pas:

Le prsent acte public

This public document / El presente documento pblico

Le prsent acte public

This public document

2. a t sign par
has been signed by ha sido firmado por

2. a t sign par
has been signed by

3. agissant en qualit de
acting in the capacity of quien acta en calidad de

3. agissant en qualit de
acting in the capacity of

4. est revtu du sceau / timbre de

bears the seal / stamp of

4. est revtu du sceau / timbre de

bears the seal / stamp of y est revestido del sello / timbre de

Attest
Certified

Attest
Certified / Certificado

5.
at

6. le
the

5.
at / en

6. le
the / el da

7. par
by

7. par
by / por

8. sous no
No

8. sous no
No bajo el nmero

9. Sceau / timbre :
Seal / stamp:

10. Signature :
Signature:

9. Sceau / timbre :
Seal / stamp: Sello / timbre:

10. Signature :
Signature: Firma:

Modle dApostille bilingue

Modle dApostille trilingue

utilisation recommande des modles dapostille bilingues

242 En vue de faciliter la production des actes publics ltranger, le Bureau Permanent encourage les Autorits comptentes adopter soit le modle dApostille bilingue soit, si leur langue nest ni langlais ni le franais, le modle dApostille trilingue pour les Apostilles quelles mettent. Lutilisation des modles dApostille multilingues labors par le Bureau Permanent garantira une plus grande uniformit des Apostilles mises par les Autorits comptentes des divers tats contractants. Par consquent, les tats peuvent rduire le risque de rejet des Apostilles et ainsi contribuer un meilleur fonctionnement de la Convention. Dans la pratique, de nombreuses Autorits comptentes ont adopt soit le modle bilingue, soit le modle trilingue.

243 Lutilisation dun modle dApostille multilingue permet lAutorit comptente de sadapter dautres langues, notamment la langue de ltat de destination. Cette tche est facilite par lutilisation des logiciels de traitement de texte pour gnrer les Apostilles.

Pour de plus amples renseignements sur les exigences

linguistiques respecter pour complter les Apostilles, voir para.259.

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c e x igences de for me
1 Taille et forme 244 La Convention dcrit le modle dApostille comme un carr dau moins 9cm de ct. 245 Dans la pratique, la taille et la forme des Apostilles varient en fonction des Autorits comptentes. Dans de nombreux cas, lApostille est de forme rectangulaire. Ceci est d divers facteurs, dont le nombre de langues utilises pour les dix rubriques requises (voir para.251), la prise en compte de certains aspects de prsentation ou les diffrents papiers utiliss. Cette pratique est acceptable car elle reflte lintention des rdacteurs, qui souhaitaient que les dimensions de lApostille soient flexibles. De fait, les rdacteurs de la Convention ont expressment rejet une proposition visant prvoir des dimensions uniformes. 246 Cependant, il ne faut pas oublier que si la taille et la forme dune Apostille prsentent des diffrences telles, par rapport au modle dApostille, que lApostille nest manifestement plus identifiable en tant quApostille mise en vertu de la Convention, elle risque dtre rejete dans ltat de destination.

Pour de plus amples renseignements sur les motifs de

rejet dune Apostille, voir para.291et s.

2 Numrotation 247 Pour faciliter les rfrences, chacune des dix rubriques requises doit tre numrote (de 1 10), comme indiqu dans le modle dApostille. 3 Prsentation 248 Dans la pratique, lapparence des Apostilles varie en fonction des Autorits comptentes en raison de lutilisation de diffrentes polices de caractres ou couleurs et de lintgration de lemblme de lAutorit comptente ou de ltat. La Convention ne prvoit aucune exigence formelle en matire de prsentation, notamment concernant lutilisation de papier en-tte, de filigranes ou dautres dispositifs de scurit pour lApostille elle-mme. 249 Les Autorits comptentes devraient sassurer que les Apostilles quelles mettent sont dapparence uniforme. En particulier, la prsentation des Apostilles ne devrait pas changer en fonction de la catgorie de lacte public sous-jacent ou des prfrences du demandeur. Les diffrences de prsentation des Apostilles mises par une Autorit comptente peuvent entraner une confusion dans les tats de destination. Dans les tats o il existe plusieurs Autorits comptentes, celles-ci devraient sefforcer dutiliser une prsentation uniforme. 4 Cadre 250 Le modle dApostille comporte un cadre qui entoure le titre et les dix rubriques requises. De nombreuses Autorits comptentes mettent des Apostilles sans cadre. Dans certains cas, le cadre entoure non seulement le titre et la zone comportant les dix rubriques, mais galement les mentions et emblmes supplmentaires. Ces deux pratiques sont acceptables condition que lApostille soit clairement identifiable comme tant une Apostille mise en vertu de la Convention.

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5 Langue des mentions 251 Le titre de lApostille doit tre en franais, cest--dire Apostille (Convention de LaHaye du 5octobre 1961). Les dix rubriques requises peuvent tre intitules en anglais, en franais ou dans la langue de lAutorit comptente (si elle est diffrente). Elles peuvent galement figurer dans une autre langue (par ex. la langue de ltat de destination) (art.4(2)).

utilisation recommande des modles dapostille multilingues

252 En vue de faciliter la production des actes publics ltranger, le Bureau Permanent encourage les Autorits comptentes adopter soit le modle dApostille bilingue soit, si leur langue nest ni langlais ni le franais, le modle dApostille trilingue pour les Apostilles quelles mettent. Lutilisation dun modle dApostille multilingue est particulirement pertinente au vu des diffrences de langue, dalphabet et dcriture que prsentent les tats contractants.

Pour de plus amples renseignements sur lutilisation des Apostilles multilingues, voir para.241 et s. Pour de plus amples renseignements sur la langue utiliser pour complter lApostille, voir para.259 et s.

6 Mentions supplmentaires 253 Outre le titre et les intituls des dix rubriques requises, lApostille peut contenir des mentions supplmentaires. Pour que lApostille reste clairement identifiable comme tant une Apostille mise en vertu de la Convention, toute mention supplmentaire devrait tre place hors de la zone contenant les dix rubriques et de faon ne pas affecter lintgrit de ces rubriques. Ainsi, si les dix rubriques requises sont contenues dans un cadre, les mentions supplmentaires ne devraient pas figurer lintrieur de celui-ci (C&R No 23 de la CS de 2012). 254 Lajout de mentions supplmentaires peut faciliter la production des actes publics ltranger en apportant des prcisions additionnelles concernant les Apostilles aux porteurs ou destinataires. Ces mentions peuvent galement aider les Autorits comptentes lutter contre les tentatives de prsentation trompeuse des effets de lApostille. Des mentions supplmentaires recommandes sont proposes au paragraphe 257 ci-dessous. 255 Les Autorits comptentes souhaiteront peut-tre envisager dinclure les mentions supplmentaires suivantes: une mention sur les effets limits dune Apostille (C&R No 85 de la CS de 2009);

Pour de plus amples renseignements sur les effets

limits dune Apostille, voir para.24ets.

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dans le cas o lAutorit comptente tient un e-Registre, ladresse web (URL) permettant de vrifier lorigine de lApostille (C&R No 86 de la CS de 2009);

Pour de plus amples renseignements sur la vrification

de lorigine des Apostilles, voir para.286 et s.

une mention indiquant que lApostille ne produit aucun effet dans ltat dorigine; pour les Apostilles apposes sur des copies certifies, une mention indiquant si lApostille a trait la signature figurant sur le certificat ou sur lacte sous-jacent; pour les Apostilles servant authentifier des actes destins des tats non parties, ou des tats avec lesquels la Convention nest pas en vigueur du fait dune objection ladhsion (voir para.87ets.), une mention indiquant que lacte devrait tre prsent lambassade ou au consulat de ltat de destination le plus proche situ dans ltat dorigine (ou accrdit par celui-ci).

256 Lajout de mentions supplmentaires nest pas obligatoire et les Autorits comptentes sont libres den faire usage sils le jugent opportun. Les Autorits comptentes sont encourages communiquer au Bureau Permanent toute mention supplmentaire quils souhaiteraient utiliser.

mentions supplmentaires recommandes pour les apostilles

257 Le Bureau Permanent a prpar une mention quil suggre aux Autorits comptentes dajouter aux Apostilles quelles mettent sous la zone contenant les dix rubriques requises. Cette mention, qui figure sur les modles dApostille bilingues et trilingues disponibles sur lEspace Apostille du site de la Confrence de La Haye, est la suivante:
Cette Apostille atteste uniquement la vracit de la signature, la qualit en laquelle le signataire de lacte a agi et, le cas chant, lidentit du sceau ou timbre dont cet acte public est revtu. Cette Apostille ne certifie pas le contenu du document pour lequel elle a t mise. [Lutilisation de cette Apostille nest pas valable en / au [insrez le nom de ltat dmission et, lorsque cela savre appropri, des territoires o la Convention Apostille stend].] [Cette Apostille peut tre vrifie ladresse suivante: [insrez ladresse URL de le-Registre].]

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D Complter lApostille
a remplir les di x rubriques requises
258 Ds lors que lAutorit comptente sest assure de lorigine de lacte pour lequel une Apostille est demande, elle complte lApostille en remplissant les dix rubriques requises. Chaque rubrique devrait tre remplie dans la mesure o les renseignements correspondants sont disponibles. Aucune rubrique ne devrait tre laisse en blanc. Lorsquune rubrique est sans objet, cela devrait tre prcis (par ex. en indiquant nant, sans objet, etc.) (voir C&R No 21 de la CS de 2012). Le tableau ci-dessous vise aider les Autorits comptentes remplir les dix rubriques.

Rubrique
No1 Pays No2 - a t sign par

Renseignements indiquer
Insrer le nom de ltat dorigine. Insrer le nom du signataire de lacte public sous-jacent. Si lacte nest pas sign, indiquer sans objet ou nant ou autre mention du mme effet. Une Apostille nauthentifie que la signature ou le sceau dun fonctionnaire ou dune autorit unique. Insrer la qualit en laquelle le signataire de lacte public sous-jacent a agi (par ex. le titre du poste occup par le fonctionnaire). Si lacte nest pas sign, indiquer sans objet ou nant ou autre mention du mme effet. Insrer le nom de lautorit qui a appos le sceau / timbre sur lacte public sous-jacent. Les critres dfinissant un sceau dpendent du droit de ltat dorigine, et certaines Autorits comptentes considrent lemblme de lautorit mettrice comme un sceau. Si lacte nest pas revtu dun sceau ou timbre, indiquer sans objet ou nant ou autre mention du mme effet. Une Apostille nauthentifie que la signature ou le sceau dun fonctionnaire ou dune autorit unique. Insrer le nom du lieu o lApostille est mise (par ex. la ville o est situe lAutorit comptente). Insrer la date laquelle lApostille est mise.

No3 agissant en qualit de

No4 est revtu du sceau / timbre de

No5

No6 le

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Rubrique
No7 par

Renseignements indiquer
Les Autorits comptentes suivent diffrentes pratiques lorsquelles remplissent cette rubrique. Certaines Autorits comptentes insrent le titre / nom de lAutorit comptente (il est prcis que certaines Autorits comptentes sont des fonctionnaires identifis par le titre de leur poste tandis que dautres sont des personnes morales identifies par leur nom) et le nom du fonctionnaire dlgu mettant lApostille. Dautres Autorits comptentes insrent soit le titre / nom de lAutorit comptente, soit le nom du fonctionnaire dlgu. La Convention nimpose pas que le fonctionnaire dlgu soit nomm; cependant, pour viter les complications, le nom du fonctionnaire metteur devrait tre inclus la rubrique7 ou 10.

No8 sous n

Insrer le numro de lApostille. pour de plus amples renseignements sur la numrotation des Apostilles, voir para.262 ets. Apposer le sceau / timbre de lAutorit comptente. Les Autorits comptentes suivent diffrentes pratiques lorsquelles remplissent cette rubrique. Pour la plupart dentre elles, le fonctionnaire dlgu mettant lApostille appose sa propre signature. Dans ce cas, le nom du fonctionnaire est souvent ajout dans lespace rserv la signature. La Convention nimpose pas que le signataire de lApostille soit nomm; cependant, pour viter les complications, le nom du fonctionnaire metteur devrait tre inclus la rubrique 7 ou 10 afin de permettre au destinataire dassocier la signature au signataire de lApostille. Pour de plus amples renseignements sur la signature des Apostilles, voir para.262.

No9 Sceau / timbre No10 Signature

b langue des renseignemen t s fou rnis

259 LAutorit comptente peut remplir les dix rubriques requises en anglais, en franais ou dans la langue de lAutorit comptente (si elle est diffrente). Elle peut galement les remplir dans une autre langue (art.4(2)). Si la langue de lAutorit comptente nest ni langlais ni le franais, lAutorit comptente est encourage complter lApostille dans lune de ces deux langues afin que lApostille puisse aisment produire son plein effet ltranger (voir C&R No90 de la CS de 2009).

Pour de plus amples renseignements sur la langue

utiliser pour remplir les dix rubriques requises, voir para.251 et s.

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c ac t es mu lt iples
260 Une Apostille nauthentifie que la signature ou le sceau dun fonctionnaire ou dune autorit unique. Par consquent, une seule et mme Apostille ne peut tre mise pour des actes multiples tablis par diffrents fonctionnaires. Dans un souci de clrit, certaines Autorits comptentes mettent pourtant une Apostille unique pour des actes multiples qui ont t rassembls en liasse, dans le cas o chacun de ces actes a t tabli par le mme fonctionnaire ou la mme autorit.

Pour de plus amples renseignements sur lapplication

de la Convention des actes multiples, voir para.183 et s.

d apposi t ion de la signat u re

261 La Convention ne prcise pas comment les Apostilles doivent tre signes. Dans la pratique, les Apostilles papier sont signes la main (signature manuscrite), laide dun timbre, ou par un moyen mcanique (facsimil de signature). Les e-Apostilles sont signes au moyen dune signature lectronique faisant appel un certificat numrique (ce qui nest pas la mme chose quun facsimil de signature). En dfinitive, cest le droit applicable lAutorit comptente qui dtermine la faon dont lApostille peut tre signe et la validit de la signature (C&R No 22 de la CS de 2012). cet gard, il convient de noter que de nombreux tats ont adopt des lois qui reconnaissent que les signatures lectroniques sont lquivalent fonctionnel des signatures manuscrites.

Pour de plus amples renseignements sur la signature

des e-Apostilles laide dun certificat numrique, voir para.348 et s.

e numro tat ion

262 La Convention ne prcise pas comment les Apostilles doivent tre numrotes. En dfinitive, il appartient chaque Autorit comptente de choisir un systme de numrotation. 263 Le numro figurant sur lApostille est crucial pour permettre au destinataire de vrifier son origine (comme le prvoit lart.7(2) de la Convention). Par consquent, chaque Apostille mise par une Autorit comptente donne devrait comporter un numro unique. Dans la pratique, certaines Autorits comptentes emploient un systme alphanumrique pour numroter les Apostilles. 264 Au vu de lutilisation croissante des e-Registres, il est en outre recommand que les Apostilles soient numrotes de manire non conscutive (ou alatoirement) pour empcher la chasse aux informations, cest--dire des tentatives des utilisateurs visant recueillir des informations concernant une Apostille quils nont pas reue (voir les C&R du Sixime Forum (Madrid), disponibles sur lEspace Apostille du site de la Confrence de LaHaye, sous la rubrique e-APP).
Pour de plus amples renseignements sur les moyens dviter la chasse aux informations, en particulier pour les Apostilles numrotes conscutivement, voir para. 359 et s.

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E Apposition de lApostille sur lacte public sous-jacent

a apposi t ion direc t e ou u t ilisat ion dune a llonge
265 Les Apostilles doivent tre apposes sur lacte public sous-jacent soit directement soit sur une feuille de papier spare (une allonge) qui est ensuite fixe sur lacte (art.4(1)).

b mt hodes dapposi t ion de lapos t ille

266 La Convention ne prcise pas comment lApostille doit tre appose sur lacte public sous-jacent ni comment lallonge doit y tre fixe. En dfinitive, il appartient chaque Autorit comptente de choisir un moyen dapposition. En tout tat de cause, lApostille devrait tre fixe solidement lacte.

moyens permettant de dtecter les altrations

267 Les Autorits comptentes devraient apposer les Apostilles par des moyens permettant de dceler toute tentative daltration (voir C&R No91 de la CS de 2009; C&R No 24 de la CS de 2012). cet effet, la faon la plus sre et la plus facile consiste mettre des e-Apostilles (voir para.333 et s.).

1 Apostilles papier 268 Dans la pratique, les Autorits comptentes emploient divers moyens pour apposer une Apostille papier sur lacte public sous-jacent. Les mthodes dapposition de lApostille sur lacte public sous-jacent ou sur lallonge consistent notamment utiliser des timbres, de la colle, des rubans, des cachets de cire, des empreintes de sceau ou des autocollants. Les mthodes employes pour attacher lallonge lacte public sous-jacent consistent notamment utiliser de la colle, des illets ou des agrafes.

difficults lies lagrafage des apostilles

269 Bien que lagrafage soit un moyen acceptable dapposition de lApostille sur lacte public sous-jacent, plusieurs tats ont mis des proccupations quant la potentielle utilisation illicite des Apostilles agrafes, en particulier quant la facilit avec laquelle lApostille peut tre dtache de lacte public sous-jacent puis rattache un autre acte pour lui prter une lgitimit. Conformment la position de la Commission spciale sagissant de lutilisation de moyens permettant de dtecter les altrations (voir para.267), le Bureau Permanent recommande que lAutorit comptente emploie un moyen supplmentaire pour fixer lallonge lacte public sous-jacent si elle y est agrafe (par ex. en repliant lallonge et la page concerne de lacte avant de les agrafer, ou en apposant un sceau).

Pour de plus amples renseignements sur les copies,

voir para.154 et s.

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2 e-Apostilles 270 Les Autorits comptentes peuvent employer divers moyens pour apposer une e-Apostille en lassociant logiquement lacte public sous-jacent. Dans le cas des e-Apostilles mises laide de la technologie PDF, le-Apostille et lacte public lectronique peuvent tre intgrs dans un document PDF unique. Autrement, le-Apostille peut tre jointe au fichier de lacte public lectronique sous forme de fichier distinct (bien que dans la pratique ce soit en ralit lacte public lectronique qui est joint le-Apostille).

c placemen t de lapos t ille

271 Dans le cas dun acte comportant plusieurs pages, lApostille devrait tre place sur la page de signature de lacte. Si une allonge est utilise, celle-ci peut tre fixe sur le devant ou larrire de lacte (voir C&R No17 de la CS de 2003). Pour des raisons dordre pratique, lApostille devrait tre place sur lacte public sous-jacent dune manire qui ne masque ni les lments qui font lobjet de la certification (par ex. la signature) ni le contenu de lacte. 272 Sil nest pas commode dapposer lApostille sur un acte donn (ou si le droit de ltat dorigine linterdit), lAutorit comptente peut envisager dinviter le demandeur se procurer une copie certifie de lacte qui sera apostille la place de lacte lui-mme.

les apostilles ne devraient pas tre dtaches de lacte public sous-jacent

273 Les Autorits comptentes devraient informer les demandeurs que lApostille doit rester attache lacte public sous-jacent. En particulier, elles devraient informer les demandeurs souhaitant photocopier des actes apostills que lApostille sera invalide sils la dtachent de lacte public sous-jacent.

F Facturation de frais pour lmission dune Apostille

274 La Convention naborde pas la question des frais que peuvent rclamer les Autorits comptentes pour lmission des Apostilles. Rares sont les Autorits comptentes qui mettent les Apostilles gratuitement. Il appartient chaque tat contractant de dterminer sil convient de facturer des frais et, le cas chant, den fixer le montant conformment aux lois applicables. 275 Dans le cas o les Autorits comptentes facturent des frais, leur montant varie, ainsi que leur barme. Certaines Autorits comptentes facturent un forfait. Dans dautres cas, les frais varient en fonction dun ou de plusieurs facteurs, dont les suivants: la catgorie du demandeur (par ex. entreprise ou particulier); la taille ou la valeur transactionnelle de lacte apostill; le nombre dactes que le demandeur souhaite faire apostiller; la catgorie de lacte.

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276 En tout tat de cause, les frais facturs pour lmission dune Apostille devraient tre raisonnables (C&R No20 de la CS de 2003). Des informations fournies par les tats concernant les frais que facturent leurs Autorits comptentes sont disponibles sur lEspace Apostille.

frais en cas dactes multiples

277 La Commission spciale a suggr que les Autorits comptentes qui facturent des frais pour lmission dApostilles proposent un forfait rduit pour apostiller des actes multiples, au lieu dun tarif unique pour chaque acte apostill (voir C&R No20 de la CS de 2003). Certaines Autorits comptentes facturent un forfait rduit ou plafonn pour les actes destins tre produits ltranger pour des raisons prcises, notamment dans le cadre dune procdure dadoption internationale.

4 Enregistrement de lApostille
A Registre obligatoire
278 La Convention exige que chaque Autorit comptente tienne un registre dans lequel elle consigne les dtails de chaque Apostille mise (art.7(1)). LAutorit comptente peut galement utiliser le mme registre pour consigner les dtails des lgalisations effectues, y compris des certificats dApostille mis dans le cadre de la procdure de lgalisation (voir para.87 et s.). Ce registre est un outil essentiel pour combattre la fraude et permettre aux destinataires de vrifier lorigine dune Apostille donne (voir para.286 et s.). Le registre parachve la procdure dApostille, comme reprsent dans le schma suivant:

tat dorigine

Acte public
tabli dans ltat dorigine

1 mission de lApostille par lAutorit comptente

2 enregistrement de lApostille par lAutorit comptente

mission, enregistrement et vrication de lapostille

tat de destination

3 VRIFICATION de lorigine de lAPOSTILLE par le destinataire

Acte public
prt tre produit dans ltat de destination

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B Format du registre
a regist res papier e t lec t roniques
279 Le registre dApostilles peut tre tenu sous forme papier (fichier) ou sous forme lectronique. De nombreuses Autorits comptentes tiennent un registre sous forme lectronique (cependant, ces registres ne sont pas encore forcment disponibles en ligne). Par rapport un registre papier, un registre lectronique offre les avantages suivants aux Autorits comptentes dans lexercice de leurs fonctions en vertu de la Convention: facilit denregistrement des dtails de chaque Apostille mise (voir para.284 et s.); facilit de vrification de lorigine dune Apostille (voir para286 et s.); gnration automatique de statistiques sur les services dApostille assurs par les Autorits comptentes (par ex. nombre dApostilles mises sur une priode donne); rduction des contraintes despace.

280 En outre, plusieurs Autorits comptentes (situes des endroits diffrents) peuvent avoir accs aux registres lectroniques par lintermdiaire dun rseau scuris.

b e -regis t res
281 Un e-Registre est un registre lectronique auquel les destinataires dApostilles peuvent avoir accs en ligne. Cest un outil efficace et pratique qui permet aux destinataires de vrifier facilement lorigine des Apostilles quils ont reues (C&R No 25 de la CS de 2012). Un e-Registre est donc un moyen simple mais efficace de dissuader toute personne dutiliser une Apostille des fins frauduleuses. 282 Un e-Registre peut servir consigner lmission dApostilles papier et de-Apostilles. Un e-Registre peut galement consigner les dtails des lgalisations effectues (par ex. le-Registre tenu par le Secrtaire dtat du Colorado, aux tats-Unis).

Pour de plus amples renseignements sur les avantages

des e-Registres, voir para.335 et s. Pour de plus amples renseignements sur la mise en uvre des e-Registres, voir para.351 et s.

registre dapostilles base de donnes de signatures et sceaux

283 Il ne faut pas confondre le registre dApostilles et la base de donnes de spcimens de signatures et de sceaux. La base de donnes de spcimens de signatures et de sceaux (voque aux para.219 et s.) permet lAutorit comptente de vrifier lorigine de lacte public sous-jacent avant dmettre lApostille. Le registre dApostilles permet lAutorit comptente de consigner les dtails de lApostille aprs son mission.

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C Informations consigner dans le registre

284 Que son registre soit tenu sous forme papier, sous forme lectronique (non accessible au destinataire) ou sous forme de-Registre en vertu de le-APP (c--d. un registre lectronique accessible en ligne par le destinataire), toute Autorit comptente doit y consigner les informations suivantes pour chaque Apostille mise: le numro de lApostille (rubrique8); la date de lApostille (rubrique6); le nom du signataire de lacte public sous-jacent (rubrique2); la qualit en laquelle le signataire de lacte public sous-jacent a agi (rubrique3); pour les actes non signs, le nom de lautorit qui a appos le sceau ou timbre (rubrique4).

285 LAutorit comptente peut consigner dautres informations dans le registre, par exemple la nature de lacte public sous-jacent, le nom du demandeur de lApostille ou encore le nom de ltat de destination.

D Vrifier quune Apostille a t mise

286 la demande du destinataire, une Autorit comptente doit vrifier si les dtails dune Apostille quelle a prtendument mise correspondent ceux consigns dans le registre. La communication des ventuelles informations supplmentaires figurant dans le registre la personne faisant cette demande est soumise au droit applicable, notamment aux lois relatives la divulgation dinformations et la protection des donnes. 287 Dans le cas o lAutorit comptente tient un registre papier ou lectronique (c--d. un registre qui nest pas accessible en ligne par le destinataire), la procdure de vrification est dclenche par une demande du destinataire adresse lAutorit comptente par tlphone, tlcopie, courrier lectronique ou courrier postal. Un fonctionnaire de lAutorit comptente doit ensuite vrifier dans le registre de lAutorit comptente sil existe un enregistrement correspondant aux informations fournies par le destinataire. Cette procdure peut tre longue. Si lAutorit comptente tient un e-Registre au titre de le-APP (c--d. un registre qui est accessible en ligne par le destinataire), la procdure de vrification est grandement facilite et largement automatise, car le destinataire recevra une rponse instantane de le-Registre. Cette dmarche peut tre accomplie en quelques minutes mme distance sans intervention dun fonctionnaire de lAutorit comptente figurant sur lApostille (papier ou lectronique). 288 Le demandeur nest pas tenu de prouver la lgitimit de sa requte.

E Dlai de conservation
289 La Convention ne prcise aucun dlai de conservation des dtails et autres informations consignes dans le registre. La Commission spciale a indiqu quil appartenait chaque tat partie dtablir des critres objectifs cet gard (C&R No21 de la CS de 2003).

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290 Dun point de vue pratique, ce dlai de conservation devrait tre raisonnable, surtout compte tenu du fait que la validit des Apostilles est illimite. La Commission spciale a convenu que la conservation dinformations sous forme lectronique facilitait le stockage et la consultation des archives (C&R No 21 de la CS de 2003). De fait, les avances technologiques peuvent permettre aux Autorits comptentes de conserver des archives presque indfiniment sans que cela nait de consquences ngatives sur leurs ressources. Par consquent, lorsquun registre est tenu sous forme lectronique (quil soit ou non accessible en ligne), les donnes quil contient devraient tre conserves aussi longtemps que possible.

Pour de plus amples renseignements sur la validit

illimite des Apostilles, voir para.28.

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5 Acceptation et rejet des Apostilles dans un tat de destination

1 Obligation daccepter les Apostilles mises conformment la Convention Apostille
291 Chaque tat contractant est oblig de donner effet aux Apostilles mises par les autres tats contractants (art.3(1)) conformment la Convention Apostille. Cette obligation ne sapplique pas lorsque la Convention nest pas en vigueur entre les deux tats en question, du fait dune objection leve ladhsion.

Pour de plus amples renseignements sur les objections

aux adhsions, voir para.91 et s.

292 Le destinataire dune Apostille peut vrifier son origine en contactant lAutorit comptente figurant sur lApostille ou, le cas chant, en utilisant le-Registre tenu par lAutorit comptente (dont lURL devrait tre indique sur lApostille papier ou sur leApostille).

Pour de plus amples renseignements sur la vrification

de lorigine dune Apostille, voir para.286.

2 Motifs permettant de rejeter des Apostilles

293 La Convention ne prcise aucun motif permettant un tat contractant de rejeter une Apostille (au sens o il peut refuser de lui donner plein effet). 294 Au vu de lobjectif de la Convention, cest--dire faciliter lutilisation des actes publics ltranger, les Apostilles devraient tre systmatiquement acceptes, sauf si lApostille en question (ou son mission) prsente de graves irrgularits. La section suivante expose des motifs possibles de refus.

A Le document apostill est expressment exclu du champ dapplication de la Convention

295 Une Apostille peut tre rejete si elle se rapporte un document qui est expressment exclu du champ dapplication de la Convention en vertu de larticle1(3).

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coopration administrative ayant trait aux documents potentiellement exclus

296 Au vu du caractre restreint et de la nature volutive de ces exclusions, en particulier lexclusion vise larticle1(3)(b) concernant les documents ayant trait directement une opration commerciale ou douanire, les autorits de ltat de destination sont encourages sen remettre lavis de lAutorit comptente qui a mis lApostille pour savoir si le document sous-jacent est un acte public auquel la Convention sapplique. Ainsi, la Commission spciale encourage les tats accepter, autant que possible, les Apostilles mises pour des documents tels que des licences dimport / export, des certificats mdicaux et des certificats dorigine, mme quand ils nauraient pas mis dApostilles pour ce type de document (C&R No 15 de la CS de 2012).

Pour de plus amples renseignements sur les

documents exclus, voir para.135 et s.

B Ltat dmission nest pas Partie la Convention

297 Les certifications mises par des tats qui ne sont pas Parties la Convention et prsentes comme tant des Apostilles ne peuvent se voir donner aucun effet juridique en vertu de la Convention.

C Le document apostill nest pas un acte public de ltat dorigine

298 Une Autorit comptente ne peut pas apostiller dactes publics trangers (voir para.175). Une Apostille peut tre rejete si elle se rapporte un acte public dun tat autre que ltat dorigine.

D LApostille na pas t mise par une Autorit comptente

299 Une Apostille peut tre rejete si elle na pas t mise par une autorit habilite lmettre sa date dmission. Des informations sur la comptence dune autorit une date donne peuvent tre facilement obtenues sur lEspace Apostille.

E LApostille a t mise par une Autorit comptente qui nest pas habilite apostiller lacte public en question
300 Une Apostille peut tre rejete si elle a t mise par une autorit qui ntait pas habilite apostiller lacte public en question la date dmission de lApostille. Ces informations peuvent tre facilement obtenues sur lEspace Apostille. En cas de doute, le destinataire doit contacter lAutorit comptente.

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F Les dix rubriques requises sont manquantes

301 Une Apostille peut tre rejete si elle ne comprend pas une zone avec les intituls des dix rubriques requises. Toutefois, la prsence de mentions supplmentaires hors de la zone comportant ces dix rubriques nest pas un motif valable de rejet dune Apostille mise valablement tous autres points de vue (voir para.307). De fait, les mentions supplmentaires indiquant les effets limits dune Apostille et lURL de le-Registre sont mme recommandes afin de permettre au destinataire de vrifier son origine (voir para.253 et s.).

G LApostille est dtache de lacte

302 Une Apostille qui nest pas attache un acte ou qui sen est dtache peut tre rejete. Les Autorits comptentes devraient informer les utilisateurs souhaitant photocopier des documents apostills quils ne doivent pas dtacher lApostille de lacte public sous-jacent.

H Apostilles falsifies ou modifies

303 Une Apostille qui a t falsifie ou modifie peut tre rejete. Le destinataire dune Apostille ayant des doutes quant son authenticit ou son intgrit peut contacter lAutorit comptente figurant sur lApostille pour vrifier lorigine de cette dernire en sassurant que les informations qui figurent sur lApostille correspondent celles consignes dans le registre tenu par lAutorit comptente.

3 Motifs ne permettant pas de rejeter des Apostilles

A Le document sous-jacent ne correspond pas la dfinition dun acte public en vertu du droit de ltat de destination
304 Cest le droit de ltat dorigine qui dtermine la nature publique du document sousjacent. Une Apostille ne peut donc pas tre rejete uniquement au motif que le document sous-jacent nest pas un acte public en vertu du droit de ltat de destination (C&R No 14 de la CS de 2012). LApostille naffecte en aucun cas lacceptation, ladmissibilit ni la valeur probante du document sous-jacent en vertu du droit de ltat de destination.
Pour de plus amples renseignements sur lacceptation, ladmissibilit et la valeur probante du document sous-jacent, voir para.27.

B Irrgularits de forme ngligeables

305 Une Apostille ne peut pas tre rejete en fonction de sa taille, de sa forme ou de sa prsentation ds lors quelle est clairement identifiable comme tant une Apostille mise en vertu de la Convention (C&R No13 de la CS de 2003; C&R No92 de la CS de 2009). En particulier, une Apostille ne peut pas tre rejete uniquement pour lun des motifs suivants: elle nest pas de forme carre; ses cts sont infrieurs ou suprieurs 9 cm; le titre et les dix rubriques requises ne sont pas entours dun cadre.

306 Ces irrgularits de forme peuvent nanmoins tre signales lAutorit comptente qui a mis lApostille.

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C Mentions supplmentaires
307 Une Apostille ne peut pas tre rejete uniquement au motif quelle contient des mentions supplmentaires hors de la zone contenant les dix rubriques requises (C&R No13 de la CS de 2003; C&R No92 de la CS de 2009).

Pour de plus amples renseignements sur les mentions

supplmentaires, voir para.253 et s.

D LApostille est une e-Apostille

308 Une Apostille ne doit pas tre rejete uniquement au motif quelle a t mise sous forme lectronique (e-Apostille). Cette position est confirme par la dclaration suivante, adopte par le Sixime Forum (Madrid) (C&R No6) et raffirme par le Septime Forum (Izmir) (C&R No9):
[L]es participants au Forum ont une fois de plus mis laccent sur le principe fondamental de la Convention selon lequel une Apostille valablement mise dans un tat partie doit tre accepte dans les autres tats parties. Ils ont soulign que ce principe sapplique aussi aux e-Apostilles mises conformment au droit interne de ltat qui a mis lApostille. Le fait de ne pas tendre ce principe fondamental aux e-Apostilles donnerait aux tats destinataires davantage de pouvoir dans lenvironnement lectronique quils nen ont dans lenvironnement papier. Un tel double standard serait trs peu satisfaisant puisque lutilisation des e-Apostilles offre une norme de scurit bien plus fiable que les Apostilles sur support papier. La reconnaissance de-Apostilles trangres est en outre soutenue par le fait que la majorit des tats ont adopt des lois ayant pour effet que les signatures lectroniques constituent lquivalent fonctionnel des signatures manuscrites (holographiques). Finalement, les participants au Forum ont mis laccent sur le grand intrt que revt lutilisation en parallle dun e-Registre en cas dmission de-Apostilles; la possibilit de pouvoir aussi vrifier lorigine dune e-Apostille dans le-Registre correspondant devrait fournir aux destinataires de le-Apostille toutes les garanties ncessaires.

309 Pour faciliter lacceptation des e-Apostilles ltranger, les tats contractants sont encourags informer les autres tats contractants quand ils commencent mettre des e-Apostilles. Il est recommand que cela soit fait en notifiant le Dpositaire et en informant le Bureau Permanent (voir C&R No8 du Septime Forum (Izmir)). 310 Cela nempche pas les autorits de ltat de destination de rejeter lacte public lectronique sous-jacent en vertu de son droit interne parce que lacte doit tre produit sous forme papier, ou parce que ltat de destination ne reconnat pas les signatures lectroniques comme lquivalent fonctionnel des signatures manuscrites.

E Moyens dapposition sur lacte public sous-jacent

311 Une Apostille ne peut pas tre rejete uniquement au motif quelle a t appose sur lacte public sous-jacent par un moyen diffrent de celui quutilisent les Autorits comptentes de ltat de destination (C&R No92 de la CS de 2009).

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F Absence de traduction
312 Une Apostille ne peut pas tre rejete uniquement au motif quelle a t rdige dans une langue autre que celle de ltat de destination. La Convention dispose quune Apostille peut tre rdige dans la langue officielle de lAutorit comptente qui lmet (art.4(2)). La Convention dispose galement que lApostille doit produire ses effets dans tous les autres tats contractants sans autre formalit, traduction comprise (art.3(1)). 313 Cela nempche pas les autorits de ltat de destination de rejeter lacte public sousjacent en vertu de son droit interne parce que lacte est dans une langue autre que la langue de ltat de destination, ou parce quil nest pas accompagn dune traduction. 314 En gardant lesprit quune Apostille est conue pour produire ses effets ltranger, les Autorits comptentes devraient rdiger les Apostilles en anglais ou en franais en plus de leur langue officielle (si elle est diffrente) (C&R No90 de la CS de 2009).
Pour de plus amples renseignements sur la langue des Apostilles, voir para.251 et 259.

G Apostilles anciennes
315 Leffet dune Apostille ntant pas limit dans le temps, une Apostille ne peut tre rejete uniquement sur la base de son anciennet. Toutefois, ceci nempche pas les autorits de ltat de destination, en vertu de leur droit interne, de rejeter un acte public sous-jacent en raison de son anciennet (par ex., une autorit peut exiger quun extrait de casier judiciaire soit tabli dans un certain dlai avant dtre produit).

H Apostilles non lgalises ou certifies

316 La Convention dispose que la signature, le sceau ou le timbre qui figurent sur lApostille sont dispenss de toute attestation (art.5(3)). Elle dispose galement quune Apostille est la seule formalit qui peut tre exige pour authentifier lorigine dun acte public entre tats contractants (art.3(1)). Par consquent, une certification supplmentaire place sur une Apostille ne peut produire deffet juridique supplmentaire au titre de la Convention et les Autorits comptentes devraient sabstenir de lgaliser ou de certifier lmission dune Apostille. Cette rgle ne sapplique pas aux certificats dApostille mis dans le cadre de la procdure de lgalisation (voir para.87 et s.).

pas de lgalisation des apostilles

317 La Commission spciale rejette fermement comme tant contraires la Convention les pratiques isoles de certains tats parties qui exigent la lgalisation des Apostilles (C&R No93 de la CS de 2009). Elle rappelle galement que larticle9 interdit aux agents diplomatiques et consulaires de procder des lgalisations lorsque la Convention Apostille sapplique et a rappel aux tats parties leur obligation de prendre les mesures ncessaires afin de sassurer du respect des dispositions de cet article (C&R No69 de la CS de 2009). Ainsi, une Apostille ne doit pas tre rejete au simple motif quelle na pas t lgalise ni soumise une autre formalit supplmentaire.

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318 En particulier, les autorits de ltat de destination ne peuvent pas soumettre lacceptation dune Apostille une confirmation de lAutorit comptente mettrice prsentant ses procdures dmission dApostilles (par ex. en demandant lutilisateur de se procurer une lettre auprs de lAutorit comptente). La Commission spciale recommande vivement aux Autorits comptentes de refuser daccder ces demandes de confirmation et de les signaler au Bureau Permanent (C&R No 27 de la CS de 2012). Pour dissiper tout doute quant lorigine dune Apostille, les autorits de ltat de destination peuvent vrifier le registre de lAutorit comptente (voir para.286 et s.). Pour dissiper tout doute quant lhabilitation de lAutorit comptente, les autorits de ltat de destination peuvent vrifier les informations figurant sur lEspace Apostille (sous la rubrique Autorits comptentes). Le Bureau Permanent a labor des formules types dont les Autorits comptentes peuvent sinspirer pour rpondre aux autorits requrantes.
Pour de plus amples renseignements sur la non-mission de lettres de confirmation, voir la note dinformation figurant sur lEspace Apostille, intitule mettre et accepter des Apostilles.

I Lacte public sous-jacent a t apostill et lgalis

319 Il est possible quun acte public soit lgalis et apostill. Comme indiqu ci-dessus (para.213), une personne peut devoir produire un acte public (par ex. un acte de naissance) dans plusieurs tats, et donc faire lgaliser ( des fins de production dans un tat non contractant) et apostiller ( des fins de production dans un tat contractant) lacte. Aucune disposition de la Convention ninvalide les effets dune Apostille au seul motif que dautres authentifications peuvent devoir tre places sur un acte dans le cadre de la procdure requise pour le produire dans un tat contractant et dans un tat non contractant, sous rserve que ces authentifications ne se rapportent pas lApostille elle-mme (tel quexpliqu au para.316).

J Apostilles mises avant lentre en vigueur de la Convention pour ltat de destination

320 Une Apostille produite dans un tat aprs lentre en vigueur de la Convention pour cet tat ne peut tre rejete au seul motif quelle a t mise avant la date dentre en vigueur de la Convention dans ltat de destination (voir para. 99).

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6 Le-APP
1 Introduction
321 Les rdacteurs de la Convention Apostille avaient seulement lenvironnement papier lesprit. Depuis, lenvironnement dans lequel fonctionne la Convention a considrablement chang, en raison du dveloppement des technologies de linformation et de la communication, notamment lutilisation des ordinateurs et dinternet.

pourquoi l e -APP?
322 La Convention Apostille doit suivre le rythme des initiatives et dveloppements en matire dadministration lectronique afin de rester pertinente pour les gouvernements et les utilisateurs (particuliers et entreprises devant produire des actes publics ltranger). cet gard, il convient de noter que de plus en plus dactes publics sont tablis sous forme lectronique (y compris des actes notaris lectroniques). Paralllement, les registres publics sont de plus en plus souvent disponibles en ligne, ce qui permet au public davoir aisment accs toute une gamme dinformations indispensables pour exercer des activits prives ou commerciales.

323 Lors de sa runion de 2003, la Commission spciale a reconnu que les technologies modernes faisaient partie intgrante de la socit contemporaine, mme si leur utilisation ne pouvait pas tre prdite lpoque o la Convention a t adopte. Elle a convenu que lutilisation de ces technologies pourrait avoir un impact positif sur le fonctionnement de la Convention. En outre, elle a reconnu que ni lesprit ni la lettre de la Convention ne constituaient un obstacle lutilisation des technologies modernes, et que le fonctionnement de la Convention pouvait tre encore amlior par le recours ces technologies (voir C&R No4). 324 En 2005, ces conclusions ont t approuves par les experts runis lors du Premier Forum (Las Vegas), conjointement organis par la Confrence de LaHaye et lUnion internationale du notariat latin, sous les auspices de la National Notary Association (NNA) des tats-Unis dAmrique. Ce Forum a galement permis aux experts dtablir des lignes directrices pour la mise en place de-Registres et lmission de-Apostilles. 325 Grce ce soutien, en 2006, la Confrence de La Haye et la NNA ont lanc le Programme pilote dApostilles lectroniques (tel quil sappelait alors). Le-APP a pour objectif de promouvoir et de faciliter la mise en uvre dune technologie informatique scurise, oprationnelle et bon march pour: lmission dApostilles lectroniques (la composante e-Apostille); la tenue de registres lectroniques dApostilles auxquels les destinataires peuvent avoir accs en ligne pour vrifier lorigine des Apostilles papier ou des e-Apostilles quils ont reues (la composante e-Registre).

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326 Les Autorits comptentes de plusieurs tats contractants ont mis en uvre une composante de le-APP ou les deux. Lors de sa runion de 2012, la Commission spciale a salu les efforts des tats activement engags dans la mise en uvre de lune au moins des composantes, et a vivement encourag les autres tats contractants envisager activement de suivre cette voie (C&R No 28). Un tat jour de la mise en uvre de le-APP (y compris une liste spare des e-Registres oprationnels) est disponible sur lEspace Apostille du site de la Confrence de LaHaye. Au vu du succs remport par ce programme, la mention pilote a t supprime de son intitul en janvier 2012. Il sappelle dsormais simplement le Programme Apostille lectronique. 327 En vue de promouvoir les bonnes pratiques, la Confrence de LaHaye organise rgulirement des forums internationaux sur le-APP. Les prcdents forums se sont drouls dans plusieurs tats, notamment aux tats-Unis dAmrique, au Royaume-Uni, en Espagne et en Turquie. Les forums internationaux sur le-APP attirent des experts du monde entier et permettent lchange dinformations et dexpriences pertinentes concernant le-APP et le fonctionnement pratique de ses composantes. Ces forums sont aussi loccasion de discuter de questions connexes, telles que la notarisation lectronique, les preuves numriques et lauthentification numrique.

importance des conclusions et recommandations des forums internationaux sur l e -APP

328 Les Conclusions et Recommandations des forums internationaux sur le-APP sont une source importante dinformations, car elles refltent les expriences et pratiques relatives la mise en uvre de le-APP et au fonctionnement pratique de ses deux composantes (e-Apostilles et e-Registres). Elles tablissent galement des modles de bonnes pratiques lattention des tats intresss. Toutes les Conclusions et Recommandations des prcdents forums, ainsi que dautres informations pertinentes, sont disponibles sur lEspace Apostille du site de la Confrence de LaHaye.

2 Avantages de le-APP
329 Le-APP promeut lutilisation des nouvelles technologies pour amliorer davantage le fonctionnement scuris et efficace de la Convention Apostille. Ce faisant, il optimise galement les procdures de travail des Autorits comptentes et rapproche les services dApostille des utilisateurs ( savoir les demandeurs et destinataires dApostilles). En mettant en uvre le-APP, les utilisateurs et destinataires dApostilles peuvent facilement transmettre les e-Apostilles par courrier lectronique et vrifier en ligne lauthenticit des Apostilles papier et lectroniques. Ainsi, le-APP introduit une procdure sans papier rapide et scurise pour lmission, lenregistrement et la vrification des Apostilles. 330 En mme temps, le-APP savre un outil puissant pour combattre la fraude et lutilisation illicite des Apostilles en offrant un degr de scurit qui dpasse largement les normes actuelles de lenvironnement papier. tant donn quil promeut le fonctionnement sans papier de la Convention Apostille, le-APP est galement plus cologique.

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l e -APP, un outil efficace

331 Le-APP est un outil efficace pour amliorer davantage le fonctionnement scuris et efficace de la Convention Apostille (C&R No3 du Septime Forum (Izmir); C&R No 28 de la CS de 2009). Le-APP est flexible, convivial et cologique.

332 Certains des avantages prcis que les deux composantes de le-APP offrent aux Autorits comptentes ainsi quaux demandeurs et destinataires dApostilles sont prsents ci-dessous.

A e-Apostilles
333 Au vu de lexplosion du nombre de documents lectroniques mis dans le monde, la composante e-Apostille est aujourdhui plus pertinente que jamais. Les Autorits comptentes qui nont pas encore mis en uvre la composante e-Apostille ne sont pas en mesure de dlivrer des Apostilles pour ces documents dans leur format originel. En pratique, les e-Apostilles sont lunique moyen dapostiller des actes publics lectroniques en conservant les avantages que ces documents prsentent en termes de scurit, defficacit et de facilit de transmission (voir C&R No5 du Septime Forum (Izmir)). Par consquent, les tats qui mettent des actes publics lectroniques ou qui prvoient de le faire devraient envisager de mettre en uvre cette composante, sils ne lont pas dj fait. 334 En outre, la composante e-Apostille vise : rendre lmission et lutilisation des Apostilles plus rapide et plus efficace, puisque les dlais de traitement sont rduits; amliorer la scurit en apportant la garantie que le fichier compos de le-Apostille et de lacte public sous-jacent na pas t modifi, en faisant apparatre les tentatives daltration de lApostille et/ou de lacte public sous-jacent (le-Apostille devient automatiquement invalide) (intgrit); garantir lorigine de le-Apostille au moyen de lutilisation approprie dun certificat numrique (authentification); garantir que le-Apostille a t signe par lAutorit comptente identifie dans leApostille, ce qui permet ainsi dviter les rejets possibles reposant sur des doutes quant lorigine de lApostille (non-rejet); apporter une mthode scurise pour attacher les Apostilles lacte public; faciliter laccs aux services dApostille, puisque les demandes peuvent tre envoyes lAutorit comptente en ligne et les Apostilles peuvent tre dlivres au demandeur de la mme manire (par ex. par courrier lectronique ou sur un site scuris); faciliter la vrification de lacte public sous-jacent, puisque le systme dmission des e-Apostilles peut tre intgr dans une base de donnes lectronique de signatures et de sceaux pour que lorigine dun acte public sous-jacent puisse tre vrifie en un clic; rduire le cot dmission des Apostilles, puisquil nest plus ncessaire dutiliser du papier scuris onreux ou des mthodes compliques pour attacher les Apostilles sur les actes publics papier; rduire la charge de travail des Autorits comptentes, puisque la majeure partie du travail sera effectue lectroniquement sans quil soit ncessaire de procder manuellement pour attacher les Apostilles, y appliquer des sceaux et les signer;

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faciliter la circulation des actes publics dans le monde et ainsi conomiser les frais dexpdition en liminant le besoin denvoyer les actes dans ltat de destination; rduire le risque de perte des actes grce au stockage et la transmission des documents par voie lectronique.

B e-Registres
335 Les registres lectroniques accessibles en ligne (c--d. les e-Registres) permettent aux destinataires de vrifier aisment lorigine dune Apostille quils ont reue (que celle-ci ait t mise sous forme papier ou sous forme lectronique). Ainsi, les e-Registres accroissent la fiabilit des Apostilles dans le monde entier. Ils peuvent galement aider prvenir les rejets en cas dirrgularits formelles mineures dune Apostille ou a fortiori en cas de doute, car son origine peut tre vrifie rapidement et facilement sans intervention dun reprsentant de lAutorit comptente qui a (prtendument) mis lApostille. 336 En outre, la composante e-Registre vise : faciliter et encourager des vrifications plus frquentes de lorigine des Apostilles (Apostilles papier et e-Apostilles), ce qui est confirm par des statistiques auxquelles le Bureau Permanent a eu accs; faciliter la mise en place dun e-Registre centralis pour toutes les Autorits comptentes dsignes par un tat contractant (ou pour tous les bureaux rgionaux dune Autorit comptente), ce qui est particulirement utile lorsque les Autorits comptentes (ou les bureaux rgionaux dune Autorit comptente) sont disperses travers le pays. Un e-Registre centralis facilite laccs aux statistiques sur lmission dApostilles; conomiser les ressources des Autorits comptentes puisquelles nont pas besoin demployer du personnel pour rpondre aux demandes concernant lorigine des Apostilles quelles ont (prtendument) mises; librer de la place dans les bureaux des Autorits comptentes puisquil nest plus ncessaire de conserver des archives papier.

337 Les Autorits comptentes qui utilisent dj un registre lectronique mais non accessible en ligne (c--d. un registre auquel seule lAutorit comptente a accs) sont encourages mettre leur registre en ligne. Il ne serait pas pour autant accessible au grand public: au titre de le-APP, seuls les destinataires dApostilles peuvent avoir accs le-Registre correspondant. Si lURL de le-Registre est publique, seul le destinataire dune Apostille a accs aux informations ncessaires pour utiliser le-Registre (par ex. la date et le numro de lApostille). condition dtre correctement configurs, les e-Registres ne permettent pas la chasse aux informations (voir para.359). Mme sil existe des diffrences entre le fonctionnement dun e-Registre et celui dun registre lectronique, la tendance gnrale va vers la mise disposition des registres (publics) en ligne (par ex. pour enregistrer les habilitations davocats et dtablissements denseignement, ou des droits affrents des biens mobiliers et immobiliers).

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3 Comment mettre en uvre le-APP

338 Les tats contractants sont libres de dcider de mettre en uvre lune ou lautre des composantes de le-APP ou les deux (e-Apostilles et e-Registres). Chaque composante peut tre mise en uvre indpendamment de lautre (c--d. quil nest pas ncessaire de mettre en uvre la composante e-Apostille en mme temps que la composante e-Registre). Dans la pratique, la plupart des tats qui ont ce jour mis en uvre une seule composante de le-APP ont choisi le-Registre. Bien entendu, un tat contractant peut dcider de mettre en uvre les deux composantes en mme temps. 339 Les Autorits comptentes qui souhaitent mettre en uvre lune ou lautre des composantes de le-APP sont invites contacter des Autorits comptentes qui utilisent dj la composante concerne et leur demander de leur communiquer des informations pertinentes susceptibles de faciliter la mise en uvre et le fonctionnement futur de cette composante ou de partager leur exprience cet gard (voir C&R No3 du Septime Forum (Izmir)). Un tat jour de la mise en uvre de le-APP (y compris une liste spare des e-Registres oprationnels) est disponible sur lEspace Apostille du site de la Confrence de LaHaye. Sur demande, le Bureau Permanent aidera les Autorits comptentes intresses contacter les Autorits comptentes disposant dune expertise pertinente dans le domaine requis.

exprience de lespagne concernant la mise en uvre de l e -APP

340 Le Ministre espagnol de la Justice a publi un rapport complet trs utile aprs la mise en uvre dun modle de-APP tout fait remarquable. Outre quil optimise lmission des Apostilles papier, ce modle permet toutes les Autorits comptentes du pays dmettre des e-Apostilles et dutiliser un e-Registre centralis, accessible en ligne, pour toutes les Apostilles mises. Ce rapport est disponible (en espagnol seulement) sur lEspace Apostille du site de la Confrence de LaHaye. Ce mme Ministre a galement publi un rapport technique trs instructif, intitul Rapport au sujet du caractre exportable du systme espagnol de-APP (mai 2011), qui est galement disponible sur lEspace Apostille (en anglais, franais, allemand et espagnol).

341 Il est recommand de faire rapidement intervenir des experts informatiques afin dvaluer les implications gnrales de la mise en uvre de lune ou lautre des composantes de le-APP. 342 La participation le-APP ne ncessite pas de consentement formel ni dengagement obligatoire. Les Autorits comptentes sont vivement encourages informer le Bureau Permanent de leurs projets de mise en uvre de lune ou lautre des composantes de le-APP et des progrs raliss ce titre. Les Autorits comptentes qui ont commenc mettre des e-Apostilles devraient en informer les autres tats contractants (voir C&R No8 du Sixime Forum (Madrid)). Pour ce faire, il leur est recommand de notifier le Dpositaire et dinformer le Bureau Permanent (voir C&R No8 du Septime Forum (Izmir)). Les Autorits comptentes tenant un e-Registre sont galement invites en informer le Bureau Permanent.

Les coordonnes duDpositaire sont indiques dans

le Glossaire.

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343 Il nest pas ncessaire que le Bureau Permanent approuve ou entrine la mise en uvre de lune ou lautre des composantes de le-APP avant sa mise en service. Cependant, dans ltat jour de la mise en uvre de le-APP (y compris la liste spare des e-Registres oprationnels) disponible sur lEspace Apostille du site de la Confrence de LaHaye, le Bureau Permanent signale par un astrisque les e-Registres qui ne sont pas encore totalement compatibles avec le-APP (principalement lorsquils ne sont pas protgs contre la chasse aux informations (voir para.359)). 344 Le-APP est technologiquement neutre et ne privilgie pas lutilisation dune technologie particulire par rapport une autre. Il appartient chaque tat de dcider quel logiciel utiliser et de demander conseil des experts en la matire. Il convient de noter que le Bureau Permanent ne dveloppe pas de logiciel pour lmission de-Apostilles ou pour lexploitation de-Registres dans les tats contractants (un modle original de-Registre a t dvelopp uniquement des fins de dmonstration). 345 Le-APP naffecte pas lapplication des lois internes relatives lexcution des actes lectroniques (y compris des actes notaris).

A Mise en uvre de la composante e-Apostille

346 La mise en uvre de la composante e-Apostille ncessite: (i) lquipement informatique adapt (matriel et logiciel) pour remplir une Apostille lectroniquement dans un format de fichier compatible avec les signatures numriques (par ex. PDF Adobe ou autre technologie quivalente); et (ii) la possibilit de transmettre le fichier de-Apostille par voie lectronique, par exemple par courrier lectronique, ou de le mettre autrement disposition pour tlchargement partir dun site web21.

a e -apost illes dest ines des ac t es publics lec t roniques e t / ou numriss

347 Certains tats mettent des e-Apostilles uniquement pour les actes publics gnrs lectroniquement, et continuent dmettre des Apostilles papier pour les actes publics papier, tandis que dautres mettent des e-Apostilles pour les actes publics lectroniques et les actes publics tablis sur papier puis numriss. Il convient de noter que lmission de-Apostilles pour des actes publics qui nont pas t tablis lectroniquement peut tre soumise des conditions particulires dans ltat dmission (par ex. les actes publics tablis sur papier doivent tre numriss exclusivement par lAutorit comptente) (voir C&R No7 du Sixime Forum (Madrid)).

21

Pour des prcisions techniques concernant la mise en uvre de la composante e-Apostille, voir Programme pilote dApostilles lectroniques (e-APP) Mmoire sur certains aspects techniques fondant le modle propos pour lmission dApostilles lectroniques (e-Apostilles) , Doc. prl. No 18 de mars 2007 lintention du Conseil davril 2007 sur les affaires gnrales et la politique de la Confrence, tabli par C. Bernasconi (Bureau Permanent) et R. Hansberger (National Notary Association) (ce document est disponible sur lEspace Apostille du site de la Confrence de La Haye) ; quelques points de ce document sont lgrement obsoltes (en particulier les rfrences des versions prcises de logiciels), mais la description gnrale de certains des aspects prendre en considration lors de la mise en uvre de la composante e-Apostille reste dactualit.

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b cert ificat s numriques

348 Pour pouvoir appliquer une signature numrique une Apostille, une Autorit comptente doit avoir reu un certificat numrique dune Autorit de certification commerciale de confiance ou dune Autorit de certification publique. Lacceptation des e-Apostilles est grandement amliore si lmission et la gestion des identifiants numriques (certificats) respectent des normes strictes. Ceci implique de choisir une autorit de certification reconnue pour fournir des certificats lectroniques compatibles avec les principaux navigateurs et adapts au format de document choisi par lAutorit comptente (voir C&R No7 du Septime Forum (Izmir)). 349 En fonction du logiciel utilis, une Autorit comptente na pas besoin dacheter plus dun certificat numrique, et celui-ci peut ensuite tre partag par les diffrents reprsentants de lAutorit comptente. 350 tant donn que les Apostilles nont pas de date dexpiration, les e-Apostilles restent valables, mme aprs expiration du certificat numrique du signataire de le-Apostille, condition que ce certificat numrique soit valable au moment de lmission de le-Apostille. cet gard, il est important que les Autorits comptentes en tiennent compte lorsquelles choisissent et utilisent des certificats numriques pour mettre des e-Apostilles, soulignant la possibilit davoir recours aux signatures long terme, qui restent valables aprs expiration du justificatif didentit numrique, telles que les signatures lectroniques avances pour PDF (PAdES) et HML (XAdES-T) (voir C&R No6 du Septime Forum (Izmir)).

B Mise en uvre de la composante e-Registre

351 Pour dvelopper un e-Registre, les Autorits comptentes peuvent souhaiter utiliser un logiciel open source22 (par ex. PHP23 ou MySQL24) ou sappuyer sur des logiciels propritaires (par ex. Oracle). 352 Lorsquun tat contractant a dsign plusieurs Autorits comptentes (ou lorsquune Autorit comptente a plusieurs bureaux dans le pays), il est recommand de mettre en uvre un e-Registre centralis pour toutes les Autorits comptentes (ou pour tous les bureaux rgionaux de lAutorit comptente), sous rserve des limitations dcoulant du droit interne (voir C&R No5d) du Sixime Forum (Madrid)). 353 En outre, il est suggr que les e-Registres soient disponibles en anglais et / ou en franais, en sus de la (des) langue(s) utilise(s) par lAutorit comptente (voir C&R No5e) du Sixime Forum (Madrid)).

22

Le terme logiciel open source dsigne dans son acception gnrale un logiciel dont il est permis dtudier, damliorer et de modifier le code source. Bien que les logiciels open source puissent tre intgrs dans des produits logiciels commercialisables, leur code source fait gnralement lobjet dune licence libre. Les dfenseurs de lopen source affirment que les logiciels faisant appel ce modle favorisent linnovation, amliorent la scurit et encouragent le dveloppement de solutions logicielles plus rentables, entre autres avantages potentiels.

23

Le PHP est un langage de programmation utilis pour produire des pages web. Le PHP (sigle de PHP: Hypertext Preprocessor ) est un langage de programmation rflexif utilis principalement pour dvelopper des applications ct serveur et des pages web dynamiques et, plus rcemment, une gamme plus tendue dapplications logicielles. Le PHP permet dinteragir avec un grand nombre de systmes de gestion de bases de donnes relationnelles, tels que MySQL (pour ne citer quun exemple).

24

MySQL est un systme de gestion de bases de donnes relationnelles (SGBDR) trs rpandu, qui fonctionne comme un serveur de bases de donnes multi-utilisateur. Le sigle SQL signifie Structured Query Language (langage dinterrogation structur).

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a catgories d e -regis t res

354 Actuellement, les e-Registres sont rpartis en trois principales catgories en fonction des informations qui saffichent en rponse la demande dun destinataire qui souhaite vrifier lorigine dune Apostille, cest--dire savoir si lAutorit comptente dont le nom apparat sur lApostille la effectivement mise. En fonction du degr de complexit de le-Registre, celuici affichera des donnes de base, complmentaires ou avances concernant lApostille et / ou lacte public sous-jacent. Les catgories de-Registres sont les suivantes: Catgorie 1 (informations basiques): Le-Registre naffiche que des informations de base confirmant quune Apostille portant le numro et la date correspondants a bien t mise (en gnral, il sagit dune rponse de type oui ou non ou autre rponse similaire). Catgorie 2 (informations complmentaires): Le-Registre ne se contente pas de confirmer quune Apostille portant le numro et la date correspondants a bien t mise. Il fournit galement des informations sur lApostille et / ou sur lacte public sous-jacent (et permet ventuellement den visualiser un aperu). Catgorie 3 (informations avances): Le-Registre ne se contente pas de fournir des informations sur lApostille et / ou sur lacte public sous-jacent (et ventuellement den visualiser un aperu). Il permet galement de vrifier numriquement lApostille et / ou lacte public sous-jacent (c--d. la signature numrique de lApostille et / ou lintgrit de lacte public sous-jacent).

355 Le tableau ci-dessous reprsente les catgories de-Registres: Fonctionnalits

Basiques Complmentaires

Catgorie

Informations proposes
Oui / Non Oui / Non + informations sur lApostille et / ou lacte public sousjacent (visualisation ventuelle dun aperu) Oui / Non + informations sur lApostille et / ou lacte public sousjacent (visualisation ventuelle dun aperu) + vrification numrique de lApostille et/ou de lacte public sous-jacent

Avances

356 Si tant est que les e-Registres basiques facilitent la vrification de lorigine des Apostilles, ils ne permettent pas lAutorit comptente concerne de remplir ses obligations en vertu de larticle 7 de la Convention Apostille. En effet, les e-Registres ne permettent pas aux destinataires de vrifier le nom du signataire de lacte public et la qualit en laquelle il a agi, ou, pour les actes non signs, lindication de lautorit qui a appos le sceau ou timbre. En outre, les e-Registres de catgorie1 ne garantissent pas que la bonne Apostille est utilise avec lacte public sous-jacent pour lequel elle avait lorigine t mise. Par exemple, un destinataire qui se voit prsenter une Apostille papier qui a de fait t dlivre une date donne sous un numro donn, mais qui a ensuite t dtache de lacte public sous-jacent original puis rattache un autre acte public des fins frauduleuses recevrait tout de mme une rponse positive (une correspondance) de le-Registre. Rien nindiquerait que lApostille, bien qumise en bonne et due forme, est dsormais utilise frauduleusement en association avec un acte autre que celui pour lequel elle avait t mise.

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357 Les Autorits comptentes sont par consquent encourages tenir des e-Registres fournissant au moins une description basique et / ou une image de lApostille et / ou de lacte public sous-jacent (e-Registres de catgorie 2) ou ceux permettant galement une vrification numrique de lApostille et / ou de lacte public sous-jacent (e-Registres de catgorie 3) (voir C&R No11 b) et c) du Septime Forum (Izmir)). Ainsi, les Autorits comptentes sont en position de lutter plus efficacement contre la fraude, car les utilisateurs peuvent vrifier que lApostille en question est authentique et toujours attache lacte public sous-jacent pour lequel elle a t mise lorigine et quaucun des documents (ou fichiers, dans le cas des e-Apostilles) na t modifi. 358 Toutefois, il convient de tenir compte des lois ou rgles sur la protection des donnes caractre personnel en vigueur dans ltat dorigine, car elles peuvent interdire la divulgation de certaines des informations figurant dans le-Registre, notamment celles concernant le contenu de lacte public sous-jacent (voir C&R No5 b) du Sixime Forum (Madrid)). Le droit interne peut mme interdire laffichage complet de lApostille signe dans le-Registre. Les Autorits comptentes sont vivement encourages faire tudier cet aspect de leur e-Registre par des experts comptents en la matire.

b champs de d onnes de van t t re remplis pa r le des t inataire pou r accder l e -regis t re

1 viter la chasse aux informations 359 Pour viter la chasse aux informations (c--d. les tentatives des utilisateurs dun e-Registre de recueillir des informations concernant des Apostilles quils nont pas reues), le-Registre devrait demander la saisie dinformations uniques associes lApostille reue. cet effet, la manire la plus efficace de procder est la suivante: les Autorits comptentes doivent numroter les Apostilles de manire non conscutive (ou alatoirement) et le-Registre doit demander au destinataire de saisir cet identifiant unique dans le-Registre, ainsi que la date dmission de lApostille. Si les Apostilles sont numrotes conscutivement, il est recommand de faire figurer un code sur lApostille (idalement alphanumrique et gnr lectroniquement) en-dehors de lespace contenant les dix rubriques requises de lApostille et de demander au destinataire dentrer ce code avec le numro et la date de lApostille afin daccder le-Registre (voir C&R No11d) du Septime Forum (Izmir)). Faute de quoi, leRegistre permettrait un destinataire qui, par exemple, a reu une Apostille parfaitement lgitime mise la date X et portant le numro 2518 daccder le-Registre, de saisir le numro dApostille 2519 et la date X (ou la date du lendemain) et ainsi de pouvoir consulter des informations concernant une Apostille et un acte public quil na jamais eus entre les mains. On imagine aisment la manire dont ces informations pourraient ensuite tre utilises des fins frauduleuses.

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360 Lorsque les Apostilles sont numrotes non pas conscutivement mais alatoirement ou dune autre faon rendant quasiment impossible de deviner ou de dcouvrir des numros dApostille probables et leur date dmission, il nest pas ncessaire dexiger la saisie dun identifiant (code) unique pour vrifier lorigine dune Apostille. Cependant, au vu de la facilit relative avec laquelle ces fonctionnalits supplmentaires peuvent tre mises en uvre (et de la scurit accrue quelles apportent), les Autorits comptentes sont encourages les utiliser dans leur e-Registre mme si leurs Apostilles ne sont pas numrotes conscutivement. 2 Copie dun mot et / ou dun numro gnrs alatoirement 361 De plus en plus de-Registres demandent aux utilisateurs de saisir un mot et / ou un numro gnrs alatoirement afin de garantir quil sagit de personnes et non dordinateurs, afin dviter les messages indsirables. Sil convient dencourager cette pratique, il est not que cette technologie volue et que dautres moyens permettent de parvenir aux mmes rsultats (voir C&R No11e) du Septime Forum (Izmir)).

3 Code de rponse rapide (QR) 362 Il est considr de bonne pratique que les Autorits comptentes accompagnent leurs Apostilles papier dun code de rponse rapide (QR) permettant au destinataire davoir accs le-Registre de lAutorit comptente en numrisant ce code (voir C&R No11 f ) du Septime Forum (Izmir)).

4 Certificats SSL validation tendue (EV) 363 Pour protger lintgrit lectronique des e-Registres, en particulier contre le risque li lusurpation de lidentit dune Autorit comptente par des sites web tiers qui proposent des informations errones sur les Apostilles, les Autorits comptentes sont encourages utiliser des certificats SSL validation tendue (EV), indiqus par une couleur verte dans la barre dadresse du navigateur, ou une technologie apparente afin de garantir aux utilisateurs lidentit de loprateur du site (voir C&R No11 g) du Septime Forum (Izmir)). Ci-dessous figure un exemple du certificat SSL validation tendue (EV) de le-Registre de la Nouvelle-Zlande:

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Annexe 1 Texte de la Convention Apostille

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Convention supprimant lexigence de la lgalisation des actes publics trangers

(Conclue le 5 octobre 1961) Les Etats signataires de la prsente Convention, Dsirant supprimer lexigence de la lgalisation diplomatique ou consulaire des actes publics trangers, Ont rsolu de conclure une Convention cet effet et sont convenus des dispositions suivantes:

Article premier
(1) La prsente Convention sapplique aux actes publics qui ont t tablis sur le territoire dun Etat contractant et qui doivent tre produits sur le territoire dun autre Etat contractant. (2) Sont considrs comme actes publics, au sens de la prsente Convention: a) les documents qui manent dune autorit ou dun fonctionnaire relevant dune juridiction de lEtat, y compris ceux qui manent du ministre public, dun greffier ou dun huissier de justice; b) les documents administratifs; c) les actes notaris; d) les dclarations officielles telles que mentions denregistrement, visas pour date certaine et certifications de signature, apposes sur un acte sous seing priv. (3) Toutefois, la prsente Convention ne sapplique pas: a) aux documents tablis par des agents diplomatiques ou consulaires; b) aux documents administratifs ayant trait directement une opration commerciale ou douanire.

Article 2
Chacun des Etats contractants dispense de lgalisation les actes auxquels sapplique la prsente Convention et qui doivent tre produits sur son territoire. La lgalisation au sens de la prsente Convention ne recouvre que la formalit par laquelle les agents diplomatiques ou consulaires du pays sur le territoire duquel lacte doit tre produit attestent la vracit de la signature, la qualit en laquelle le signataire de lacte a agi et, le cas chant, lidentit du sceau ou timbre dont cet acte est revtu.

Article 3
(1) La seule formalit qui puisse tre exige pour attester la vracit de la signature, la qualit en laquelle le signataire de lacte a agi et, le cas chant, lidentit du sceau ou timbre dont cet acte est revtu, est lapposition de lapostille dfinie larticle4, dlivre par lautorit comptente de lEtat do mane le document. (2) Toutefois la formalit mentionne lalina prcdent ne peut tre exige lorsque soit les lois, rglements ou usages en vigueur dans lEtat o lacte est produit, soit une entente entre deux ou plusieurs Etats contractants lcartent, la simplifient ou dispensent lacte de lgalisation.

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Article 4
(1) Lapostille prvue larticle3, alina premier, est appose sur lacte lui-mme ou sur une allonge; elle doit tre conforme au modle annex la prsente Convention. (2) Toutefois elle peut tre rdige dans la langue officielle de lautorit qui la dlivre. Les mentions qui y figurent peuvent galement tre donnes dans une deuxime langue. Le titre Apostille (Convention de La Haye du 5octobre 1961) devra tre mentionn en langue franaise.

Article 5
(1) Lapostille est dlivre la requte du signataire ou de tout porteur de lacte. (2) Dment remplie, elle atteste la vracit de la signature, la qualit en laquelle le signataire de lacte a agi et, le cas chant, lidentit du sceau ou timbre dont cet acte est revtu. (3) La signature, le sceau ou timbre qui figurent sur lapostille sont dispenss de toute attestation.

Article 6
(1) Chaque Etat contractant dsignera les autorits prises s qualits, auxquelles est attribue comptence pour dlivrer lapostille prvue larticle3, alina premier. (2) Il notifiera cette dsignation au Ministre des Affaires Etrangres des Pays-Bas au moment du dpt de son instrument de ratification ou dadhsion ou de sa dclaration dextension. Il lui notifiera aussi toute modification dans la dsignation de ces autorits.

Article 7
(1) Chacune des autorits dsignes conformment larticle6 doit tenir un registre ou fichier dans lequel elle prend note des apostilles dlivres en indiquant: a) le numro dordre et la date de lapostille, b) le nom du signataire de lacte public et la qualit en laquelle il a agi, ou, pour les actes non signs, lindication de lautorit qui a appos le sceau ou timbre. (2) A la demande de tout intress lautorit qui a dlivr lapostille est tenue de vrifier si les inscriptions portes sur lapostille correspondent celles du registre ou du fichier.

Article 8
Lorsquil existe entre deux ou plusieurs Etats contractants un trait, une convention ou un accord, contenant des dispositions qui soumettent lattestation de la signature, du sceau ou timbre certaines formalits, la prsente Convention ny droge que si lesdites formalits sont plus rigoureuses que celle prvue aux articles3 et 4.

Article 9
Chaque Etat contractant prendra les mesures ncessaires pour viter que ses agents diplomatiques ou consulaires ne procdent des lgalisations dans les cas o la prsente Convention en prescrit la dispense.

Article 10
(1) La prsente Convention est ouverte la signature des Etats reprsents la Neuvime session de la Confrence de LaHaye de droit international priv, ainsi qu celle de lIrlande, de lIslande, du Liechtenstein et de la Turquie. (2) Elle sera ratifie et les instruments de ratification seront dposs auprs du Ministre des Affaires Etrangres des Pays-Bas.

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Article 11
(1) La prsente Convention entrera en vigueur le soixantime jour aprs le dpt du troisime instrument de ratification prvu par larticle10, alina2. (2) La Convention entrera en vigueur, pour chaque Etat signataire ratifiant postrieurement, le soixantime jour aprs le dpt de son instrument de ratification.

Article 12
(1) Tout Etat non vis par larticle10 pourra adhrer la prsente Convention aprs son entre en vigueur en vertu de larticle11, alina premier. Linstrument dadhsion sera dpos auprs du Ministre des Affaires Etrangres des Pays-Bas. (2) Ladhsion naura deffet que dans les rapports entre lEtat adhrant et les Etats contractants qui nauront pas lev dobjection son encontre dans les six mois aprs la rception de la notification prvue larticle15, litt.d). Une telle objection sera notifie au Ministre des Affaires Etrangres des Pays-Bas. (3) La Convention entrera en vigueur, entre lEtat adhrant et les Etats nayant pas lev dobjection contre ladhsion, le soixantime jour aprs lexpiration du dlai de six mois mentionn lalina prcdent.

Article 13
(1) Tout Etat, au moment de la signature, de la ratification ou de ladhsion, pourra dclarer que la prsente Convention stendra lensemble des territoires quil reprsente sur le plan international, ou lun ou plusieurs dentre eux. Cette dclaration aura effet au moment de lentre en vigueur de la Convention pour ledit Etat. (2) Par la suite, toute extension de cette nature sera notifie au Ministre des Affaires Etrangres des Pays-Bas. (3) Lorsque la dclaration dextension sera faite par un Etat ayant sign et ratifi la Convention, celle-ci entrera en vigueur pour les territoires viss conformment aux dispositions de larticle11. Lorsque la dclaration dextension sera faite par un Etat ayant adhr la Convention, celle-ci entrera en vigueur pour les territoires viss conformment aux dispositions de larticle12.

Article 14
(1) La prsente Convention aura une dure de cinq ans partir de la date de son entre en vigueur conformment larticle11, alina premier, mme pour les Etats qui lauront ratifie ou y auront adhr postrieurement. (2) La Convention sera renouvele tacitement de cinq en cinq ans, sauf dnonciation. (3) La dnonciation sera, au moins six mois avant lexpiration du dlai de cinq ans, notifie au Ministre des Affaires Etrangres des Pays-Bas. (4) Elle pourra se limiter certains des territoires auxquels sapplique la Convention. (5) La dnonciation naura deffet qu lgard de lEtat qui laura notifie. La Convention restera en vigueur pour les autres Etats contractants.

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Article 15
Le Ministre des Affaires Etrangres des Pays-Bas notifiera aux Etats viss larticle10, ainsi quaux Etats qui auront adhr conformment aux dispositions de larticle12: a) les notifications vises larticle6, alina2; b) les signatures et ratifications vises larticle10; c) la date laquelle la prsente Convention entrera en vigueur conformment aux dispositions de larticle11, alina premier; d) les adhsions et objections vises larticle12 et la date laquelle les adhsions auront effet; e) les extensions vises larticle13 et la date laquelle elles auront effet; f) les dnonciations vises larticle14, alina3. En foi de quoi, les soussigns, dment autoriss, ont sign la prsente Convention. Fait La Haye, le 5octobre 1961, en franais et en anglais, le texte franais faisant foi en cas de divergence entre les textes, en un seul exemplaire, qui sera dpos dans les archives du Gouvernement des Pays-Bas et dont une copie certifie conforme sera remise, par la voie diplomatique, chacun des Etats reprsents la Neuvime session de la Confrence de LaHaye de droit international priv, ainsi qu lIrlande, lIslande, au Liechtenstein et la Turquie.

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Annexe 11 Procdure dadhsion: schma rcapitulatif

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dbut de la procdure dadhsion

Ltat dpose son instrument dadhsion auprs du Dpositaire (art. 12(1)) et lui notifie la dsignation de chaque Autorit comptente (art. 6(2))

Le Dpositaire notifie aux tats contractants le dpt et la (les) dsignation(s) (art. 15)

dlai dobjection limit

Tout tat contractant peut lever une objection lencontre de ladhsion dans un dlai de six mois, dont les dates prcises sont dtermines par le Dpositaire (art. 12(2))

Le Dpositaire notifie aux tats contractants les objections (ventuelles) aprs lexpiration du dlai dobjection (art. 15 d))

entre en vigueur de la convention

La Convention entre en vigueur entre ltat adhrent et chaque tat contractant qui na pas lev dobjection lencontre de ladhsion le 60e jour aprs lexpiration du dlai dobjection de six mois (art. 12(3))

La Convention nentre pas en vigueur entre ltat adhrent et tout tat contractant ayant lev une objection lencontre de ladhsion (art. 12(3))

La Convention entre en vigueur entre ltat adhrent et ltat contractant le jour o le Dpositaire reoit la notification du retrait de lobjection

Un tat peut retirer son objection tout moment par notification au Dpositaire

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Annexe 111 Modle de formulaire de demande dApostille

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Annexe 1v Demande, mission et enregistrement dApostilles: schma rcapitulatif

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Demande dapostille et vrification de lorigine de lacte public partiesIV(1) et (2) du Manuel

Une Apostille peut tre demande soit par le porteur de lacte public, soit par la personne qui la tabli. Les lois ou rgles de certains tats peuvent permettre ou imposer une Autorit comptente de refuser dmettre une Apostille si la demande nest pas dment prsente (par ex., si elle nest pas introduite au moyen du formulaire obligatoire ou si le demandeur ne sacquitte pas des frais prescrits). para.198 du Manuel

1 La demande est-elle dment prsente?

Oui

Non

PAS DAPOSTILLE POSSIBLE Cest le droit de votre tat qui dtermine la nature publique du document sous-jacent. La Convention contient une liste non exhaustive des documents considrs comme des actes publics. para.116 du Manuel

2 Le document pour lequel lApostille est demande est-il un acte public tabli par votre tat?

Oui

Non

PAS DAPOSTILLE POSSIBLE Pour voir quelles options soffrent au demandeur para. 207 du Manuel

3 Ce document est-il exclu?

Oui

Non

La Convention ne sapplique pas aux deux catgories de documents suivantes: documents tablis par des agents diplomatiques ou consulaires; et documents administratifs ayant trait directement une opration commerciale ou douanire. Ces catgories doivent tre interprtes de manire restrictive. para. 134-137 du Manuel

PAS DAPOSTILLE POSSIBLE

Il est possible que votre tat ait dsign plusieurs Autorits comptentes, chacune tant habilite apostiller une catgorie spcifique dactes publics (par ex., les documents tablis dans une certaine unit territoriale, ou par certaines autorits). Dans lidal, tous les actes publics devraient pouvoir tre apostills directement (procdure en une tape). Toutefois, afin de faciliter la procdure dauthentification, votre tat peut soumettre certaines catgories dactes publics une certification intermdiaire avant que lApostille puisse tre mise. para.14-16 du Manuel

4 Votre Autorit comptente est-elle habilite mettre une Apostille pour ce document?

Oui

Non

PAS DAPOSTILLE POSSIBLE Pour voir quelles options soffrent au demandeur para. 209 du Manuel

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5 Le document doit-il tre produit dans un autre tat contractant?

Une Apostille ne peut tre utilise que dans un tat partie la Convention Apostille. Afin de garantir que lApostille produise ses effets, les Autorits comptentes sont encourages senqurir auprs des demandeurs de son tat de destination. Pour consulter la liste jour des tats contractants, voir ltat prsent sur lEspace Apostille du site web de la Confrence de La Haye. Pour obtenir de laide, cliquez sur le lien intitul Comment lire ltat prsent?, galement accessible depuis lEspace Apostille.

Oui

Non

PAS DAPOSTILLE POSSIBLE Pour voir quelles options soffrent au demandeur para. 207 du Manuel Une Apostille peut tout de mme tre mise si ltat est en passe de devenir partie la Convention, pourvu que le document doive tre produit aprs lentre en vigueur de la Convention. para.83-86 du Manuel Certains tats ont intgr lApostille dans la procdure de lgalisation servant authentifier lorigine de documents qui doivent tre produits dans des tats non contractants. para.87 du Manuel

6 Avez-vous vrifi lorigine de lacte public?

Il est essentiel que lorigine de lacte public soit vrifie avant que lApostille ne soit mise. Cette vrification consiste en gnral comparer la signature/le sceau figurant sur le document lchantillon conserv dans le dossier par lAutorit comptente. Rappelez-vous que lApostille ne certifie que lorigine dun acte public, pas son contenu. para.213 et s. du Manuel

Oui

Non

PAS DAPOSTILLE POSSIBLE

7 Les lois ou rgles de ltat vous permettent ou vous imposent-elles de refuser dmettre lApostille?

Oui

Non

Les lois ou rgles de certains tats peuvent permettre ou imposer une Autorit comptente de refuser dmettre une Apostille dans dautres circonstances (par ex., en cas de suspicion de fraude). Pour obtenir de laide concernant lapplication des ces lois/rgles, contactez les autorits internes concernes. para.205 du Manuel

PAS DAPOSTILLE POSSIBLE

Procdez lMISSION DE LAPOSTILLE

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mission de lapostille partie IV(3) du Manuel

Chaque rubrique devrait tre remplie dans la mesure des renseignements disponibles. Les rubriques2, 3 et4 se rfrent lacte public sous-jacent; les rubriques5, 6, 7, 8, 9 et 10 lApostille en elle-mme. para.257 du Manuel Si une rubrique est sans objet (par ex., lorsque le document nest pas sign ou ne porte ni timbre ni sceau), inscrivez sans objet ou nant. LApostille peut tre remplie dans lune de ces deux langues. Elle peut galement tre complte dans la langue de lAutorit comptente. Bien quil ne soit pas obligatoire de remplir les rubriques en anglais ou en franais (si aucune de ces langues nest celle de lAutorit comptente), le faire facilite lutilisation de lApostille ltranger. para.258 du Manuel LApostille doit tre appose sur lacte public sous-jacent: soit directement, soit sur une feuille de papier spare (une allonge), qui est ensuite fixe sur lacte. Une Apostille peut tre appose au moyen dune association logique avec lacte public lectronique sous-jacent. para.264-272 du Manuel Une Apostille non appose sur lacte ou dtache de celui-ci risque dtre rejete ltranger. Il est donc important de sassurer que lApostille est correctement appose sur lacte public sous-jacent.

8 Avez-vous rempli chacune des 10 rubriques requises?

Oui

Non

9 Avez-vous rempli ces rubriques en anglais ou en franais?

Oui

Non

10 Avez-vous appos lApostille sur lacte public sous-jacent?

Apostille appose directement sur le document

Apostille appose sur une allonge

MISSION DE LAPOSTILLE

enregistrement de lapostille partie IV(4) du Manuel

Chaque Autorit comptente doit tenir un registre dans lequel elle consigne les dtails de chaque Apostille mise: numro de lApostille; date de lApostille; nom du signataire de lacte public sous-jacent; qualit en laquelle le signataire de lacte public sous-jacent a agi; et nom de lautorit qui a appos le sceau ou timbre (le cas chant) LAutorit comptente peut consigner dautres informations dans le registre. para.277 et s. du Manuel

11 Avez-vous enregistr lApostille?

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Annexe v Note lattention des nouveaux tats adhrents qui souhaitent informer les autorits concernes et le grand public de lentre en vigeur prochaine de la Convention
Cette Note a pour objet daider les nouveaux tats adhrents faire savoir aux parties prenantes concernes quils ont adhr la Convention et que celle-ci entrera prochainement en vigueur (voir para. 14 18 du Guide succinct de mise en uvre). Elle met galement en exergue la procdure dauthentification des actes publics internes et trangers en vertu de la Convention. Afin de faciliter linsertion des informations relatives au nouvel tat adhrent, les champs complter ont t griss.

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Le [date dentre en vigueur], la Convention de LaHaye du 5octobre 1961 supprimant lexigence de la lgalisation des actes publics trangers entre en vigueur [dans ltat]. Cette Convention mieux connue sous le nom de Convention Apostille instaure une procdure simplifie permettant: dauthentifier les actes publics tablis par [ltat] et devant tre utiliss ltranger (voirci-aprsI.), et dauthentifier des actes publics trangers devant tre utiliss [dans ltat] (voirci-aprsII.).

Comme son intitul lindique, la Convention Apostille supprime la procdure de lgalisation, longue et coteuse, impliquant plusieurs autorits de diffrents pays. Le fait que la Convention soit en vigueur dans plus de 100pays devrait donc faciliter considrablement la circulation des actes publics.

La liste jour des tats contractants la Convention Apostille est disponible sur le site de la Confrence de LaHaye de droit international priv (lOrganisation sous les auspices de laquelle la Convention Apostille a t adopte) pour la consulter, rendez-vous ladresse www.hcch.net, puis sur lEspace Apostille, o se trouve le lien vers la Liste jour des tats contractants.

I Procdure dauthentification dun acte mis par [ltat]

En vertu de la nouvelle procdure prvue par la Convention Apostille, une unique formalit est requise: prsenter lacte public en question [nom(s)/adresse(s) de lAutorit comptente/des Autorits comptentes]1, qui va vrifier lorigine de lacte et, sous certaines conditions, mettre une Apostille la certifiant. Le certificat ainsi produit sera automatiquement reconnu dans tous les autres tats contractants la Convention. Dans les tats non contractants, les procdures de lgalisation existantes restent applicables.

Acte public de [ltat]

Si ltat o vous envisagez de faire valoir votre acte est contractant la Convention Apostille

demandez [nom de lAC] dapostiller le document

Vous pouvez alors directement produire votre acte apostill [dans ltat] (pas besoin de vous rendre au MAE)

Si ltat o vous envisagez de faire valoir votre acte nest pas contractant la Convention Apostille

lacte doit tre lgalis

Contactez le MAE de [ltat] et lAmbassade ou le Consulat de ltat dans lequel lacte doit tre produit situ (ou accrdit) [dans ltat].

La liste des catgories dactes pour lesquels chaque Autorit comptente est habilite mettre des Apostilles (catgories spcifiques dactes publics, ou actes publics tablis sur un territoire donn, par ex.), lorsque plusieurs Autorits comptentes sont dsignes cette fin, est prsente aux para.24 et s. du Guide succinct de mise en uvre.

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II Procdure dauthentification dun acte public tranger

En vertu de la nouvelle procdure prvue par la Convention Apostille, une unique formalit est requise: prsenter lacte public en question lAutorit comptente de ltat contractant tranger layant tabli et demander lmission dune Apostille. Le certificat est automatiquement reconnu [dans ltat]. Dans les tats non contractants, les procdures de lgalisation existantes restent applicables.

La liste des Autorits comptentes de chaque tat contractant (avec leurs coordonnes) est disponible sur lEspace Apostille du site de la Confrence de LaHaye le lien est intitul Autorits comptentes.

Acte public tranger

Si ltat tranger ayant tabli lacte est contractant la Convention Apostille

demandez lAutorit comptente de ltat en question dapostiller lacte

Vous pouvez alors directement produire votre acte apostill dans un autre tat contractant la Convention Apostille

Si ltat tranger ayant tabli lacte nest pas contractant la Convention Apostille

lacte doit tre lgalis

Contactez le MAE de [ltat] tranger et lAmbassade ou le Consulat de [ltat] situ (ou accrdit) dans cet tat.

Pour plus dinformations sur lobtention et lutilisation des Apostilles, voir la brochure intitule LABC de lApostille, quil est possible de tlcharger sur lEspace Apostille du site de la Confrence de LaHaye.

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Index
Sauf indication contraire, lindex renvoie aux numros de paragraphes du Manuel Apostille. Les termes marqus dun astrisque sont dfinis dans le Glossaire. Adhsion* Consultation de ltat prsent pour vrifier l, 72 Note lattention des nouveaux tats adhrents, voir annexe V Objections l, voir Objections Procdure d, voir annexe II Adoption internationale, faciliter les procdures d, 22 Agrafes utilises comme moyen dapposition, 268-269 Allonge*, 265 et s. arrivs expiration, 174 comportant plusieurs pages Moyens dapposer lApostille, 271 dtat civil, 153 de mariage, voir Actes dtat civil de naissance, voir Actes dtat civil en langue trangre, 178-179 trangers Acceptation, admissibilit et valeur probante des , 27 mission dApostilles pour des , 133, 175-177 injurieux, 185 multiples mission dApostilles pour des , 183-184, 260 notari*, 126-128 publics sous-jacents, voir Acte public sous seing priv, 191-193 Acte public*, 110 et s. Acceptation, admissibilit ou valeur probante dun , 27 apostill et lgalis, 319 sous-jacent* Catgories numres larticle1(2), 117 et s. mission dApostilles pour un , voir mission dune Apostille Excution dun * Notion, 110 et s. Production dun * Apostille* Acceptation, voir Acceptation des Apostilles lectronique (e-Apostille), voir e-Apostilles multilingue, 241-243 papier et lectronique, interactions, 234-238 Apparence, voir Exigences de forme Complter l, 258-264 Demande d, 199-213 Effets dune , 24-28 Exigences linguistiques, voir Langue des Apostilles Forme, voir Exigences de forme Origines du terme , voir Glossaire (Apostille) Prononciation, voir Glossaire (Apostille) Registre, voir Registre dApostilles Taille et forme, voir Exigences de forme Utilisation du certificat d dans le cadre de la procdure de lgalisation, 87-90 Utilisation du modle d, 239 et s. Vrification, voir Vrification (de lApostille) Apostille dtache de lacte, 273, 302 Apostiller* Apposition de lApostille, 265-273 Motif ne permettant pas le rejet dune Apostille, 311 Authentifier/Authentification*

A
ABCde lApostille* Acceptation des Apostilles, 291-292, voir aussi Rejet des Apostilles Actes, voir Acte public*

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Autorit comptente* Changements concernant l, 63-67 Dsignation dune , 24 et s. du Guide succinct de mise en uvre Fonction de l, 43 et s. Formation, 48 Information du public concernant la prestation des services dApostille, 55-57 Instructions, voir Instructions Lutte contre la fraude, voir Fraude Prestation des services dApostille, voir Prestation des services dApostille et Accs aux services dApostille Ressources et statistiques, 43-46 Rle de l, 40-42

Commerce et investissements internationaux, 23 Commission spciale*, 38-39 Complter lApostille, 258 et s. Conclusions et Recommandations, voir Commission spciale Confrence de La Haye de droit international priv (Confrence de La Haye ou HCCH)* Membre de la * Confirmation des procdures dmission, 318 Contrats, voir Actes sous seing priv

B
Banque mondiale, Rapport du Groupe, 23 Base de donnes de spcimens de signatures et de sceaux, 219 et s. Bonnes pratiques lattention des Autorits comptentes, 43 et s. Brevets, 190 Bureau Permanent* Rle du , 34-37, 60, 73, 209 Convention Apostille* Applicabilit de la , 68 et s. Champ dapplication matriel, 110-198 Champ dapplication temporel, 97-109 Champ dapplication territorial, 71-96 Entre en vigueur de la , 97-98 tat prsent de la * Consultation de ltat prsent, 72 Informations quant lentre en vigueur prochaine de la , voir annexe V; voir aussi 14 et s. Guide succinct de mise en uvre Objectif de la , 7 et s. Origines et dveloppement de la , 1-6 Relations avec le droit interne et les autres traits, 18 et s. Texte de la , voir annexe I Conventions de La Haye* Convention Adoption internationale, 22 supprimant les exigences dauthentification, 21 Copies, 154-159 certifies conformes, 154-156 numrises, 158-159 Simples , 157

C
Cadre des Apostilles, 250, 305, voir aussi Mentions supplmentaires Certificat numrique, 348-350 SSL validation tendue (EV), 363 Certification notarie, 129-134 Certifications notaries de signatures, voir Certification notarie non conformes aux dispositions lgales, 229-231, voir aussi Fraude Chasse aux informations, 264, 337, 343, 359-360 Code de rponse rapide (QR), 362

D
Dcentralisation des services dApostille, 52, 218, voir aussi Procdure en une tape Dclaration officielle, 129-134

111

Demande de confirmation des procdures dmission, voir Confirmation des procdures dmission Demandes dextradition, 160-162 Demandeur*, 199-203 Dpositaire*, voir Dpt de linstrument dadhsion et Autorit comptente (changements concernant l) Dpt de linstrument dadhsion, voir annexe II Destinataire* Diplmes, voir Documents scolaires

Effets dune Apostille, 24-28 mission dune Apostille*, 232 et s. Refus dmettre une Apostille, 204-207 Entits commerciales (tierces) proposant une assistance pour lobtention dApostilles, 202 e-Registres* Avantages des , 335-337 Catgories d, 354-358 Mise en oeuvre des , 351 et s. Espace Apostille*, 33

Documents tat administratifs, 123-125 ayant trait directement des oprations commerciales ou douanires, voir Exclusions anciens, 186-187 Vrification de lorigine, 226 didentit, 188-189, 207 de socits, voir Actes sous seing priv diplomatiques et consulaires, voir Exclusions lectroniques, 170-173 manant dune juridiction, 122 mdicaux, 182 non signs ou sans sceau/timbre, 198 relatifs des droits de proprit intellectuelle, 190 religieux, 194 scolaires (dont diplmes), 163 et s. contractant, voir tat contractant de destination* Se renseigner concernant l de destination, 84-85, 203 dexcution* dorigine* de production* non partie, 82-86 partie* successeur (tat nouvellement indpendant), 104-109 tat contractant*, voir aussi tat prsent Diffrence entre et tat partie, voir tat partie Procdure suivre pour devenir , voir annexe II tat prsent* Consultation de l, 72 Exclusions (exceptions) Documents administratifs ayant trait directement une opration commerciale ou douanire, 146-152 Documents tablis par des agents diplomatiques ou consulaires, 139-145 Nature des , 135-138 Exigences de forme, 244 et s. Avantages de l, 329 et s. Forums sur l, voir Forum e-APP Mise en uvre de l, 338 et s. (Absence d)expiration des Apostilles, 28

E
e-Apostilles* (Apostilles lectroniques) Acceptation des , 308-310 Avantages des , 333-334 Mise en uvre de la Composante e-Apostille, 346-350 Motif ne permettant pas le rejet dune Apostille, 308-310 Signature des ( laide dun certificat numrique), 261, 348-350 e-APP (Programme Apostille lectronique)*,
29-32 et 321 et s.

www.hcch.net > Apostille Section

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F
Formulaire de demande (modle), 53-54, voir annexe III Forum e-APP*, 327-328 Frais, 274-277

O
Objections Consultation des existantes, 72 lencontre de ladhsion, 72, 83, 91-95, 291 lencontre de la succession, 106 Ordre public, 189, 207

Fraude Organisations internationales Apostilles falsifies ou modifies, 303 Lutte contre la , 58-62 Utilisation frauduleuse des documents, 169, 207 Actes tablis par des , 180-181 Banque mondiale, voir Banque mondiale, Rapport du Groupe Chambre de commerce internationale, 23

G
Guide succinct de mise en uvre*

P I
Instructions, 47 Passeports, 188-189, 207 Prestation des services dApostille et Accs aux services dApostille, 49-54 Procdure en une tape, 14-16, voir aussi Dcentralisation des services dApostille Procdure en plusieurs tapes, voir Procdure en une tape Procurations, voir Actes sous seing priv

J
Jugements, voir Documents manant dune juridiction

L
Langue (des Apostilles) des renseignements fournis, 259 des 10 rubriques requises, 251-252 du titre de lApostille, 251 Lgalisation*, 8-11 non exige, 11 Obligation de prvenir la , 17

Q
Qualit*

R
Rapport explicatif*, 2 Ratification* Registre dApostilles*

M
Matires pnales, 160-162 Mentions supplmentaires, 253-257 Emplacement des sur lApostille, 253 Motif ne permettant pas le rejet dune Apostille, 307 recommandes, 257 Motifs permettant le rejet dune Apostille, voir Rejet des Apostilles

Informations contenues dans les , 284-285 obligatoire, 278 e-Registres, 281-282, voir aussi e-Registres Registres lectroniques, 279-280 Registres papier, 279 Rejet des Apostilles, 293 et s., voir aussi Acceptation des Apostilles Motifs ne permettant pas le rejet dune Apostille, 304-320 Motifs permettant le rejet dune Apostille, 293-303

N
Nouveaux tats, voir Adhsion et tat (successeur) Numrotation des Apostilles, 262-264

113

Rubriques requises (10), voir aussi Complter lApostille Remplir les , 258 Rubriques sans objet, 258

S
Services dApostille, 14-16, 49-54 Signature lectronique, 261, voir aussi Certificat (numrique) Signer les Apostilles, 236, 261

T
Territoires doutre-mer et autres territoires, 72, 75-79 Testaments et autres dispositions testamentaires, voir Actes sous seing priv Traduction des Apostilles non requise, 312-314 Traductions, 195-197

U
Usines diplmes, 58, 167-169 Utilisation illicite des Apostilles, 269, voir aussi Fraude

V
Valeur probante de lacte public sous-jacent, 27 Validit dune Apostille, priode de, voir (Absence d)expiration des Apostilles Vrification de lacte public, voir Base de donne de spcimens de signatures et de sceaux Absence de correspondance, 227-228 du contenu non requise, 229-231 Documents anciens (sans signature ni sceau), voir Documents anciens de lorigine, 214 et s. dune Apostille, voir Acceptation des Apostilles et Registre dApostilles

Z
Zone contenant les dix rubriques requises, 239 et s.

A p os tle l s