Resumen de Access.

Access es una base de datos con todas las herramientas necesarias para poder manipular la informacin almacenada. Se puede definir una base de datos como un conjunto de herramientas necesarias para gestionar informacin relacionada con un tema determinado: libros, expedientes acadmicos, etc. Las herramientas imprescindibles de una base de datos son: Tablas. Permiten almacenar los datos de forma organizada. Consultas. Permite seleccionar un conjunto de registros y campos. Formularios .Facilitan visualizar los datos en pantalla de un modo que resulte agradable y eficiente. Informes. Son los objetos que permitirn obtener los datos impresos. 1. Crear una base de datos. Archivo Nuevo Base de datos. Plantilla predefinida

Tablas
Sirven para visualizar y modificar los datos almacenados. Las tablas estn organizadas en filas y columnas. ; Fila, se denomina registro y representa la informacin de un mismo elemento. ; Columna, se denomina campo, y constituye cada uno de los apartados de un registro. ; Celda, almacena un dato. Ventanas de una tabla.

1. Hoja de datos. Sirve para: a. Visualizar los datos. TAB o FLECHA DERECHA MAYS+TAB o FLECHA IZQUIERDA FLECHA ABAJO Para moverse al campo siguiente Para moverse al campo anterior Para moverse al campo actual del registro siguiente Para moverse al campo actual del registro anterior

FLECHA ARRIBA b. Introducir nuevos datos.

Registro entrada de datos. c. Borrar registros. Seleccionar el registro. . Registro Borrar. d. Modificar un dato. ; Activar la celda en la que est almacenado. ; Para sustituir el dato por otro basta con escribirlo y pulsar intro. ; Para activar el modo edicin basta con pulsar F2. e. Ordenar los registros. Situar el cursor en la columna que se quiere utilizar como clave. Registro ordenar. f. Modificar el aspecto de una tabla. Men Formato.

g. Buscar datos en una tabla. Edicin Buscar h. Filtrar los registros. ; Seleccionar el registro con el dato que debe contener e ir a RegistroFiltroFiltro por seleccin. 2. Diseo de tabla. Donde se visualiza su estructura , los campos y las propiedades de los campos. Tipo de datos Texto Utilizacin Texto o combinaciones de texto y nmeros como, por ejemplo, direcciones. Asimismo, nmeros que no requieren clculos como, por ejemplo, nmeros de telfono, nmeros de pieza o cdigos postales. Texto y nmeros de gran longitud como, por ejemplo, notas o descripciones. Datos numricos que se han de utilizar para clculos matemticos, exceptuando los clculos relacionados con dinero (utilice en este caso el tipo Moneda). Fechas y horas. Valores de moneda. Utilice el tipo de datos Moneda para evitar el redondeo durante los clculos

Memo Numrico

Fecha/Hora Moneda

Autonumrico Nmeros secuenciales exclusivos (con incremento de una unidad) o nmeros aleatorios que se insertan automticamente cuando se agrega un registro. S/No Campos que van a contener slo uno de dos valores posibles, como S/No, Verdadero/Falso,

Crear tablas 1. Vista de diseo. Debemos especificar nombre, tipo de datos, tamao. 2. Utilizar el asistente. Elegimos una de las tablas ofrecidas por el asistente. 3. Introduciendo datos. Escribimos los datos que se quieren almacenar, y el programa se encarga de definir alguna de las propiedades.

CONSULTAS
Sirve para seleccionar una serie de registros y campos. Como en las tablas en una consulta podemos trabajar con 2 ventas

1) Hoja de datos. Sirve para. a. Ver una consulta. 1. Seleccionar la ficha consulta. 2. Resaltar el nombre de la consulta. 3. Hacer clic sobre el botn abrir. 2) Diseo de una consulta. a. Seleccionar la tabla o consulta sobre la que actuar la consulta. b. Seleccionar los campos necesarios en las consultas c. Desactivar la casilla de verificacin Mostrar de aquellos campos que no se quieren mostrar los datos. d. Escribir en cada campo el criterio que deben cumplir los registros seleccionados. = < <= > >= <> Igual a Este operador se puede omitir Menor que Menor o igual que Mayor que Mayor o igual que Distinto de Caracteres en modelo ?o_ *o% # [listaCaracteres] Coincide con expresin

Cualquier carcter Cero o ms caracteres Cualquier nmero (0 9) Cualquier carcter que est en listaCaracteres [!listaCaracteres] Cualquier carcter que no est en listaCaracteres

Consultas con criterios multiples Deben cumplirse todos los criterios a la vez Debe cumplirse al menos uno de los criterios.

Separados por el En la regilla de la ventana de diseo operador Y (AND) Deben estar en una misma fila O (OR) Deben estar en filas separadas aunque pertenezcan a distintos campos

b. Seleccionar la ordenacin de los registros. Seleccionar el tipo de ordenacin del campo que se quiera utilizar. c. Guardar la consulta.

FORMULARIOS.
Sirven para presentar los datos de las tablas o consultas de forma mucho ms vistosa, con un diseo creado por el usuario. Pero tambin se pueden utilizar para realizar todas las operaciones de mantenimiento de datos.: aadir nuevos registros, modificar datos, etc. Como cualquier objeto de la base de datos dispone de 2 ventanas, de visualizacin y de diseo. Crear un formulario. ; Seleccionar la tabla o informe. Ir la men insertar y seleccionar la opcin autoformulario.. ; Utilizar el asistente. Indicar la tabla o consulta que contiene los campos a incluir. Agregar los campos que se quieran incluir. Seleccionar el tipo de formulario a crear. En columna. y justificado mostraran los datos de un solo registro. Tabular. Y hoja de datos mostrara un grupo de registros uno por fila. Elegir el estilo sobre el formulario.

INFORMES
Mediante los informes es posible definir un modelo para imprimir los datos Crear un informe ; Seleccionar la tabla o informe. Ir la men insertar y seleccionar la opcin auto informe. ; Utilizar el asistente.

VNCULOS CON OFFICE

Partiendo de los datos de una tabla o una consulta podemos: ; Analizarlos con Microsoft Excel. ; Editar los datos con un procesador de textos. Publicar, aparecen los datos en Word. Combinar permite crear documentos personalizados, donde insertamos el nombre del campo y despus de combinar en cada documento nos aparece el dato de cada registro

Insertando campo de Word podemos escribir diferentes textos dependiendo del dato de una consulta.

Modificar el diseo de formularios e informes.

En los formularios e informes existen diferentes elementos, ttulo del formulario, etiqueta de cada campo, etc a todos estos elementos se le denomina controles. Mediante la insercin y modificacin de controles se modifica el aspecto de formularios y controles. La ventana de diseo presenta 3 zonas bien diferenciadas. Estas son. Zona de encabezamiento Zona de detalle. Zona de pie de frmula. Operaciones con controles. Seleccionar un control. Hacer clic sobre l, si pulsamos la tecla mayus se puede seleccionar varios controles. Modificar el tamao de un control. Mover un control. Modificar el aspecto de un control. Propiedades de un control. Haciendo doble clic obtenemos el cuadro de dialogo Aadir controles. Se debe seleccionar el tipo de control y situarlo en el lugar deseado .del formulario.

Agrega controles con ayuda del asistente. Agrega textos que no cambian. Informacin proveniente de una tabla, cambia en cada registro. Agrega varias opciones para que el usuario elija slo una.

Ofrece las