ARQUIVO PERMANENTE: CONSTRUO DE MODELO ARQUIVISTICO PARA

O TRIBUNAL DE 1USTIA














por
ROSANGELA DE 1ESUS GOMES

























RIO DE 1ANEIRO, 2004








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SUMRIO




1. INTRODUO ....................................................................................................................... 3

2. ORIGEM E EVOLUO HISTRICA DA ARQUIVISTICA MODERNA ....................4

3. ARQUIVO PERMANENTE ....................................................................................................6

3.1. PRINCIPIOS TERICOS ...............................................................................................8

3.1.1. PROVENINCIA ...................................................................................................8

3.1.1.1. DA IMPORTANCIA DO PRINCIPIO ....................................................12

3.1.1.2. FUNDOS ABERTOS E FECHADOS ......................................................12

3.1.2. ORDEM ORIGINAL ..............................................................................................13

3.1.3. OUTROS PRINCIPIOS .........................................................................................13

3.2. VARIAO DE COMPETNCIA ................................................................................14

4. INSTITUIES VISITADAS ...............................................................................................24

4.1. ARQUIVO GERAL DA CIDADE DO RIO DE 1ANEIRO ........................................24

4.2. ARQUIVO PUBLICO DO ESTADO DO RIO DE 1ANEIRO ...................................26

4.3. ARQUIVO NACIONAL .................................................................................................28

5. MODELO ARQUIVISTICO PROPOSTO ..........................................................................30

6. CONCLUSO .........................................................................................................................32

7. BIBLIOGRAFIA .....................................................................................................................34

8. ANEXOS ..................................................................................................................................35












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1. INTRODUO


A escolha do tema Arquivo Permanente: Construo de Modelo Arquivistico para o Tribunal
de Justia dentre outros englobados no Plano de Gesto de Documentos e Arquivos, (Anexo I)
em execuo pelo Departamento de Gesto de Acervos Arquivisticos, que visa adequar a
organizao dos acervos administrativos e judiciais as melhores tecnicas da Arquivologia
Moderna, deveu-se a urgncia em deIinir qual o modelo apropriado para organizao dos
inumeros processos que ja se encontram avaliados e deIinidos como de guarda permanente,
conIorme determina a Tabela de Temporalidade (Ato normativo conjunto n 02/2003).

Este tema e tambem reIorado pela recente ReIorma Administrativa, resoluo n 15/2003,
que criou a Diretoria Geral do Conhecimento, onde os acervos arquivisticos Iazem parte do
tripe que sustentaro a conexo, transIerncia e a sistematizao do conhecimento
corporativo.

Ate a presente data o acervo permanente esta organizado de Iorma inadequada a sua
Iinalidade, em espao Iisico destinado a guarda dos documentos em Iase intermediaria onde
os mesmos cumprem prazos prescricionais ou de precauo para apos serem eliminados ou
encaminhados a guarda permanente. Nesta Iase os documentos ainda so relativamente
manipulados colocando em risco os que precisam ser preservados.

A estruturao por meio de modelo proprio do arquivo permanente justiIica-se do ponto de
vista teorico para que se desenvolva o tratamento adequado especiIico aos documentos
permanentes, levando em considerao o principio da provenincia e o da teoria das trs
idades deIinido pela Arquivologia, onde Iixa o ciclo de vida dos documentos, de Iorma a
preservar-se o patrimnio arquivistico do Poder Judiciario Estadual e do ponto de vista
pratico, para permitir a propria Administrao, aos pesquisadores e a sociedade em geral
acesso as inIormaes ali contidas de Iorma ordenada, revelando, assim, por conseguinte, o
valioso acervo documental, impregnado do saber coletivo da instituio parte signiIicativa da
historia do nosso Estado e do Pais.

O trabalho divide-se em quatro capitulos. No primeiro capitulo, relata breve historico sobre a
origem e a evoluo da Arquivistica Moderna como o intuito de situar o tema no tempo. No
capitulo seguinte, partindo da pesquisa bibliograIica e documental na area, levantou-se os
principios teoricos e conceitos capazes de nortearem a construo de modelo proposto. No
terceiro, para conhecer a aplicao dos principios e conceitos identiIicados no capitulo
anterior, sero registradas as pesquisas de campo desenvolvidas em trs instituies
congneres cujo tratamento de suas documentaes seguem rigorosamente as tecnicas
arquivisticas baseadas naquele corpo teorico, Iicando, a partir deste trato, evidenciado a
signiIicativa qualidade do acesso as inIormaes ali custodiadas. O ultimo capitulo se destina
a apresentao do modelo arquivistico objeto da presente monograIia que visa contribuir de
alguma Iorma para a excelncia do acesso as inIormaes arquivisticas produzidas ou
recebidas pelo Tribunal de Justia do Rio de Janeiro.





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2. ORIGEM E EVOLUO HISTRICA DA ARQUIVISTICA MODERNA

A origem do termo arquivo, do grego arkheon, remetendo a Arkh, simultaneamente o
comeo, principio historico ou da natureza, e o comando, a lei. Arkheon, que signiIica
Iundamento, era tambem o lugar no qual, por volta do seculo V.a.C., os magistrados
superiores, os arcontes (do grego archon), viviam e onde guardavam os documentos oIiciais.
Alem de responsaveis pela segurana daqueles documentos, os arcontes tinham o poder de
interpreta-los.

Os arquivos surgiram da mesma Ionte que deu origem a escrita na baixa Mesopotmia, pouco
antes do Iim do IV milnio a.C. Guardar a memoria da movimentao de bens, das operaes
contabeis, de setores da vida econmica e de outros interesses individuais ou de grupo levou a
reunio e ordenamento das tabuletas. Das listas, catalogos e bibliotecas, ate o enciclopedismo,
os arquivos estruturam-se como um produto da escrita, gnese tambem da historia, da
IilosoIia, do direito e de todos os dominios do conhecimento que se constituiram pela escrita,
sem a qual 'no ha datas nem arquivos, no ha listas de observaes, tabelas de numeros, no
ha codigos legislativos, nem sistemas IilosoIicos e muito menos critica destes
sistemas.(LEVY, Pierre. As tecnologias da inteligncia: o Iuturo do pensamento na era da
inIormatica. Rio de Janeiro: Editora 34, 1993, p.96).

A Historia nos revela que o homem da Alta Antiguidade compreendeu a importncia dos
arquivos. As escavaes arqueologicas demonstram a existncia de arquivos reais, religiosos,
econmicos e privados no Oriente Proximo e na Asia. Constituidos para responder as
demandas especiIicas dessa epoca , esses arquivos reIletem, nos dias atuais, as atividades
desenvolvidas por essas sociedades.

Os egipcios, gregos e romanos possuiam arquivos bem estruturados. Milhares de papiros
egipcios descobertos em arquivos religiosos, locais ou privados alcanaram a nossa epoca.
Contudo, os arquivos da Antigidade Ioram melhor organizados sob o Imperio Romano.
Alem de privados, eclesiasticos e econmicos Ioram estabelecidos arquivos de Estado
altamente hierarquizados: centrais, regionais e locais.

Com a queda do Imperio Romano e o 'dominio barbaro, assiste-se a decadncia progressiva
da Iuno do ato escrito. Processos orais e provas testemunhais se impem na maior parte da
Europa, em razo da inIluncia do direito germnico e da queda geral do nivel cultural de uma
populao que perdeu o uso da escrita, neste momento restrita aos clerigos catolicos.

A restaurao progressiva do Direito Romano, no seculo XII, se expressa no resgate da
concepo de arquivos como um reservatorio de provas e um arsenal de armas juridicas
destinados a proteger direitos e privilegios de reis e principes. A medida que se desenvolvem
os poderes da autoridade central, depositos de arquivos so constituidos para Iazer Iace ao
desenvolvimento administrativo dos estados e governos. Progressivamente, cada servio
governamental tomou a iniciativa de criar seus proprios arquivos, ate que os soberanos
sentiram a necessidade de no Iim do seculo XVI, centraliza-los em um unico local, tornando-
os um instrumento de governo para seu uso exclusivo. Esta concepo de arquivo como
instrumento de administrao estara em pleno vigor ate o Iim do seculo XVIII. O primeiro
pais a organizar seu acervo nestes termos Ioi a Espanha, em 1567, mas e a Revoluo
Francesa que vem consolidar o movimento de centralizao ao criar a primeira rede de
arquivos da Era Moderna. Consagra-se a partir dai, o principio de que os arquivos sejam


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consultaveis por todos, retomando a concepo grega, que permitia a todo cidado ter
acesso aos documentos do Estado.

Em meados do seculo XIX, cresce o interesse pelo valor historico dos arquivos, ate ento
conservados em Iuno de seu carater administrativo, legal, ou Iiscal. Essa tendncia reIlete-
se no desenvolvimento da disciplina Arquivistica e no modelo de instituio arquivistica
publica, que se constitui a partir de ento, inclusive no Brasil, onde o Arquivo Nacional e
criado em 1838. A consolidao desse modelo de arquivo historico resulta na ampliao da
arquivistica e na Iormao de arquivistas-historiadores, especializados na administrao dos
documentos como testemunho historico. Negligenciava-se o Iato de que os documentos so
constituidos em razo das necessidades primordiais da administrao.

A reao a essa orientao limitativa do papel dos arquivos emerge em meados deste seculo
quando, apos a Segunda Guerra Mundial, inicia-se uma expanso inedita da produo
documental, cujo eIeito direto e a obstruo da capacidade gerencial das organizaes
governamentais. Neste quadro, desenvolve-se a teoria das trs idades e da gesto de
documentos nos Estados Unidos, Canada e em alguns paises europeus, aIricanos e asiaticos,
levando as instituies arquivisticas a reverem suas Iunes exclusivas de arquivos historicos,
desassociados dos interesses da administrao publica.

A adoo da teoria das trs idades, a partir da segunda metade do seculo XX, revolucionou as
tecnicas arquivisticas e, em conseqncia, o uso dos arquivos e a propria Arquivistica.
Segundo esta teoria, os arquivos passam por trs estagios distintos de arquivamento, de
acordo com o uso que se Iaz dos documentos: corrente, intermediario e permanente.

Cada um desses estagios corresponde a procedimentos tecnicos diIerenciados e , como uma
reao em cadeia, o tratamento dispensado aos documentos na idade corrente condiciona, de
Iorma direta, o desempenho das atividades arquivisticas nas idades intermediaria e
permanente.

A partir dessas transIormaes de ordem conceitual e pratica, a Arquivistica passa a ser
conceituada como o conjunto de principios e tecnicas adotadas na produo, organizao e
uso dos arquivos.

Em 1974, o Conselho Internacional de Arquivos passou a considerar os arquivos como um
servio de apoio administrao e uma fonte essencial pesquisa e do desenvolvimento
cultural.

No Brasil o esIoro por um estatuto juridico que contemplasse o direito do cidado a
inIormao governamental e o dever da administrao publica de assumir a gesto e garantir o
acesso aos seus documentos culminaram na aprovao de dispositivo constitucional como o
artigo 216 e na lei 8.159 de 08 de janeiro de 1991, que dispe sobre a politica nacional de
arquivos publicos e privados.









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3. ARQUIVO PERMANENTE

'Arquivo e o conjunto de documentos oIicialmente produzidos ou recebidos por um governo,
organizao ou Iirma, no decorrer de seus suas atividades, e arquivados ou conservados para
eIeitos Iuturos. (PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Pratica FGV.RJ, 1997, p. 121).

O destino dos arquivos e passar por uma lenta evoluo que os aIasta cada vez mais de seu
objetivo primeiro. Com o passar do tempo, embora diminua o seu valor administrativo,
aumenta a sua importncia como documentao historica. No se pode dividir o arquivo em
dois compartimentos: velho (ou historico) e administrativo. Na realidade, so pura e
simplesmente arquivos em incessante processo de transIormao.

Os documentos historicos de hoje Ioram os administrativos de ontem e dos documentos
administrativos de hoje sero os documentos historicos de amanh. Mesmo os documentos
historicos de hoje podem tornar-se novamente administrativos amanh, por diversas
circunstncias, devido a sua utilizao.

O valor primario e a propria razo do documento, ja o valor secundario e um valor residual
que os papeis ainda podem conservar, tais como:

1. os que continuam a apresentar um valor administrativo, juridico, Iinanceiro para a
administrao de origem ou para outras administraes depois de ter perdido seu valor
primario para as operaes correntes;

2. os que podem apresentar um valor para a proteo dos direitos civicos, juridicos e do
direito de propriedade de certos cidados ou de toda a populao; trata-se de um valor
ligado aos direitos individuais;

3. os que possuem valor de testemunho ou de 'documentao Iuncional, isto e, reIletem a
evoluo historica da administrao de origem, poderes e Iunes que lhe so atribuidos
por lei e pelos regulamentos, de sua estrutura, de seus programas, de sua politica, de seus
metodos, de suas decises e de suas operaes mais importantes;

4. os que tenham valor de inIormao, isto e, que aportem uma contribuio importante para
a pesquisa e para os estudos no dominio do conhecimento, devendo acusar o valor
potencial que apresentam os papeis para os trabalhos dos historiadores, dos especialistas
em cincias politicas, dos economistas, dos sociologos, dos geograIos, dos estatisticos e
mesmo, eventualmente de especialistas de outras disciplinas.

Apesar de os arquivos serem conservados primariamente para Iins administrativos ou
judiciais, constituem base Iundamental para a historia, no apenas do orgo a que pertencem,
mas tambem do povo e suas relaes sociais e econmicas.

A Iuno primordial de um arquivo permanente e reunir, conservar, arranjar, descrever e
Iacilitar a consulta dos documentos oIiciais, de uso no-corrente, ou seja, concentrar sob sua
custodia, conservar e tornar acessiveis documentos no-correntes, que possam tornar-se uteis
para Iins administrativos, pesquisas historicas e outros Iins.

Essa ideia de concentrao deve ser considerada de maneira ampla. No e simplesmente o
recolhimento do material de que o orgo de origem deseja ver-se livre; esse recolhimento


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reclama inspeo, seleo para transIerncia, inclusive assistncia e orientao ao orgo de
origem na organizao de seus arquivos correntes, visando a Iutura separao do material de
valor permanente daquele que nenhum valor possui.

A expresso de uso no-corrente aplica-se aos documentos no mais necessarios em relao
as atividades rotineiras do orgo criador.

Em paises como os Estados Unidos e a Frana, o indice de preservao de documentos
produzidos pelo governo, em carater permanente, e de 5 a 20, respectivamente. O
principal objetivo de reunio dos arquivos em orgos centralizados e torna-los acessiveis e
colocar a disposio dos usuarios a experincia do passado, tanto quanto ela se reIlita em um
documento. Cada conjunto de documentos e reservatorio da experincia humana, que so
podera ser adequadamente utilizada se estiver racionalmente arranjados e conservada de
Iorma racional.

O arquivo permanente, sendo o resultado da reunio dos arquivos correntes, recebe a
documentao originaria de diIerentes setores e cresce em grande proporo. Sua
administrao e, portanto, bem mais complexa que a do arquivo corrente e intermediario. A
problematica da teoria e pratica dos arquivos corrente e intermediario no esta no escopo
deste trabalho que se volta para a terceira idade dos documentos e a organizao no interior
do arquivo permanente, porem um quadro linear do ciclo documental e as principais
caracteristicas de cada uma das suas trs Iases e imprescindivel.

O ciclo vital dos documentos compreende trs idades, a primeira e a dos arquivos correntes,
nos quais se abrigam os documentos durante o seu uso Iuncional administrativo, juridico, seu
trmite legal, sua utilizao ligada as razes pelas quais Ioram criados.

A segunda Iase, a do arquivo intermediario, e aquele em que os papeis ja ultrapassaram seu
prazo de validade juridico-administrativo, mas ainda podem ser utilizados pelo produtor.
Permanecero em um arquivo que ja centralizara papeis de varios orgos, porem sem mistura-
los ou conIundi-los. Em regra, nesta Iase e que os documentos sero submetidos as tabelas de
temporalidade, que determinaram os prazos de vigncia e de vida dos papeis, segundo sua
tipologia Iuno. Os documentos que restarem so de valor permanente, so os documentos
historicos.

Abre-se, ento, a terceira idade. A operao denominada 'recolhimento conduz os papeis a
um local de preservao deIinitiva, os arquivos permanentes. A custodia no se restringe a
'velarpelo patrimnio documental ultrapassado totalmente o uso primario, inicia-se o uso
cientiIico, social e cultural.

A cada uma dessas Iases que so complementares corresponde uma maneira diIerente de
conservar e tratar os documentos e, conseqentemente, uma organizao adequada. Em se
tratando de documentos de terceira idade ou permanente sua Iorma de organizao dar-se-a
por meio de arranjos. O arranjo e o 'processo de agrupamento dos documentos singulares em
unidades signiIicativas e o agrupamento, em relao signiIicativa, de tais unidades entre si.
A 'relao signiIicativa a que alude Schellenberg nada mais e que o principio da
organicidade que prevalece na produo e, conseqentemente, na organizao de papeis de
arquivo. Esta organizao se desdobra em duas atividades distintas: as intelectuais, escopo
desta pesquisa, ou Iisicas e a descrio documental por seus instrumentos de pesquisa.
Segue quadro demonstrativo das Iases:


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3.1. PRINCIPIOS TERICOS

Ha na arquivistica, dentre outros, dois principios basicos de arranjo, que se Iirmaram ao Iim
de anos de experincia. O primeiro, conhecido como de provenincia ou respeito aos Iundos,
e o de que os documentos devem ser guardados de acordo com a sua origem; o segundo, o de
que urge preserva-los na ordem original que lhes Ioi imposta na Ionte.

3.1.1. PROVENINCIA

A teoria de Iundos, como embasamento metodologico da ordenao dos conjuntos
documentais nos arquivos permanentes e que esta universalmente consagrada, teve seu inicio
na Frana em meados do seculo XIX. Uma circular do Conde de Duchatel, ento ministro do
Interior, datada de 24 de abril de 1841 e intitulada Instructions pour la mise em ordre et
leclassement ds archives departamentales et communales, que estabeleceu pela primeira vez
que ' os documentos deviam ser agrupados por Iundos, isto e, todos os documentos
originarios de uma determinada instituio, tal como uma entidade administrativa, uma
corporao ou uma Iamilia, seriam agrupados e considerados como o Ionds daquela
determinada instituio. (T.R. Schellenberg, Arquivos Modernos: principios e tecnicas. 2
a
.
ed. FGV. Rio de Janeiro, 2002. p. 222).

A autoria da teoria de Iundos e atribuida a Natalis de Wailly, historiador e paleograIo,
chamado a organizar a seo administrativa do arquivo do Ministerio do Interior da Frana
dentro dos novos moldes. Foi ele quem viabilizou o disposto na mencionada circular, em
exposio Ieita a 8 de junho do mesmo ano, demonstrando que a classiIicao geral por
Iundos era a 'unica maneira adequada de se assegurar a realizao de uma ordem regular e
uniIorme.

E indispensavel que a ordenao de arquivos permanentes se Iaa por Iundos. Hoje em dia
ja e inadmissivel, mesmo nos paises cujo emprego de tratamento arquivistico adequado a seus
acervos documentais seja recente, que os documentos estejam arranjados por assunto, por
ordem cronologica unica, por Iormatos ou suportes materiais da documentao que lhe
CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS
(TEORIA DAS 3 IDADES)
INTERMEDIRIO
PERMANENTE
CORRENTE


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compete recolher, tratar, custodiar, preservar e divulgar. De ha muito esta estabelecido que a
questo do levantamento dos assuntos e de outras inIormaes contidas nos documentos
resolve-se pelos indices dos instrumentos de pesquisa, cuja elaborao e tareIa da descrio e
no dos arranjo dos arquivos.

O tratamento de arquivo Iinal da Administrao Publica no pode dispensar a Iixao dos
Iundos. Esta nem sempre deve ser Ieita a priori, porem sempre antes de qualquer outro
processamento tecnico. Ja existindo um vasto material a ser arranjado, e a partir do seu
estudo como conjunto documental que se vai impor um quadro de arranjos, porem se se pode
dispor de organogramas e conhecimento seguro dos varios orgos que se ligam os
documentos, tera sido possivel estabelecer-se antes um quadro de Iundos, em cada um dos
quais a documentao recolhida vira a ser integrada. Alias, a agregao em Iundos e
perIeitamente compreensivel em arquivos permanentes, onde o documento sozinho no tem
sentido, valendo, isto sim, o conjunto.

'Se, em lugar desse metodo, Iundamentado, por assim dizer, na natureza das coisas, se prope
uma ordenao teorica..., os arquivos cairo em desordem diIicil de remediar... Em qualquer
outro tipo de classiIicao que no seja por Iundos corre-se o grande risco de no se saber
onde encontrar um documento. (DUCHEIN, Michel. O respeito aos Iundos em arquivistica:
principios teoricos e problemas praticos. Arquivo & Administrao. RJ. abr 82/ago 86 p.16).

Ento, o principio a ser observado e que os arquivos devem ser classiIicados de modo que
reIlitam, claramente, a organizao e as Iunes que os produziram. 'Organicidade, isto e, a
relao entre a individualidade do documento e o conjunto no qual ele se situa geneticamente
e precisamente a base de noo de Iundos de arquivos. ( apud BELLOTTO, Heloisa
Liberalli. arquivos permanentes: tratamento documental. T.A.Queiroz, 1991. p.96). Esta e a
essncia do Iamoso principio do respect des Ionds.

Ao tratar a documentao de uso no-corrente, deve-se obedecer a provenincia dos arquivos,
principio basico da Arquivologia, segundo o qual devem ser mantidos reunidos, num mesmo
Iundo, todos os documentos provenientes de uma mesma Ionte geradora de arquivo. O
principio da provenincia corresponde a expresso inglesa provenance e a Irancesa respect
des Ionds, tambem muito usada no Brasil em virtude da Iorte inIluncia Irancesa na Iormao
proIissional dos arquivistas brasileiros. Esse principio e o seu resultado, o Iundo de arquivo,
impem-se a arquivistica, uma vez que esta tem por objetivo gerir o conjunto das inIormaes
geradas por um organismo ou por uma pessoa no mbito das atividades ligadas a misso, ao
mandato e ao Iuncionamento do dito organismo ou ao Iuncionamento e a vida da reIerida
pessoa.

Quando o Iundo e constituido de documentos de gneros diversos como Iilmes, IotograIias,
Iitas magneticas, videotapes, desenhos, material bibliograIico e outros, estes podem ser
Iisicamente armazenados em local diverso, desde que sejam Ieitas as reIerncias
correspondentes no Iundo ao qual pertencem.

Admite-se como Iundo o conjunto de documentos produzidos e/ou acumulados por
determinada entidade publica ou privada, pessoa ou Iamilia no exercicio de suas Iunes e
atividades, guardando entre si relaes orgnicas e que so preservados como prova ou
testemunho legal e/ou cultural, no devendo ser mesclados a documentos de outro conjunto
gerado por outra instituio, mesmo que este, por quaisquer razes, lhe seja aIim.



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Outras deIinies de Iundo:

1) No Lexico de Terminologia Arquivistica:

Fundo de arquivo e um conjunto de documentos cujo crescimento se eIetua no exercicio das
atividades de uma pessoa Iisica ou juridica. (BELLOTTO, Heloisa Liberalli, arquivos
permanentes: tratamento documental. T.A. Queiroz, 1991. p. 84).

2) Manual holands da Associao dos Arquivistas:

'Arquivo (Iundo) e o conjunto de documentos escritos, desenhos e material impresso
recebidos ou produzidos oIicialmente por determinado orgo ou por um de seus Iuncionarios,
na medida em que tais documentos se destinavam a permanecer na custodia desse orgo ou
Iuncionario. (Associao dos Arquivistas Holandeses, Manual de arranjo e descrio, trad.
de Manoel Adolpho Wanderley. Rio de Janeiro. Arquivo Nacional. 1960. p. 9).

3) Manual ingls de Hilary Jenkinson:

'Grupo de arquivo(Iundo) so todos os documentos resultantes do trabalho de determinada
administrao que constituiu um todo orgnico, completo em si mesmo, capaz de tratar
independentemente, e sem autoridade alguma ou externa, de todos os aspectos de qualquer
negocio que lhe pudesse ser apresentado de modo normal. (apud T.R. Schellenberg.
Documentos publicos e privados: arranjos e descrio. 2a. ed. Trad. de Manoel A.
Wanderley. FGV. Rio de Janeiro, 1980. p.126).

4) Adendo de Schellenberg a deIinio de Jenkinson:

'A repartio, em suma, deve oIerecer um carater tal que os papeis por ela produzidos se
separem claramente dos demais. O grupo de arquivo vem a ser, destarte, uma unidade distinta,
suscetivel de tratar-se separadamente. (T.R. Schellenberg. op. cit. p.126).

ConIrontando estas conceituaes internacionalmente aceitas e que de nenhuma Iorma se
contradizem, pelo contrario, harmonizam-se e reIoram-se umas as outras, e possivel
depreender alguns pontos Iundamentais:

- que o Iundo abarca papeis gerados/recebidos por entidades Iisicas ou juridicas, necessarios a
sua criao, ao seu Iuncionamento e ao exercicio das atividades que justiIiquem a sua
existncia mesma, descartando-se, assim, a caracterizao de coleo (papeis reunidos por
razes cientiIicas, artisticas, de entretenimento ou quaisquer outras que no as
administrativas);

- que os documentos pertencentes a um mesmo Iundo guardam relao orgnica entre si,
constituindo uma unidade distinta, como Irisa Schellenberg, no podendo seus componentes
serem separados, vindo a constituir outros agrupamentos aleatoriamente;

- que a noo de Iundo esta estritamente ligada ao proprio orgo gerador dos documentos; esta
noo preside a Iixao dos Iundos, muito embora a produo dos documentos represente a
sua primeira idade e o estabelecimento de Iundos seja uma operao tipica do arquivo
permanente, portanto aplicada a documentos de terceira idade;



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- que para que seus documentos venham a possibilitar a constituio de um Iundo, e preciso
que a entidade produtora seja administrativa e juridicamente consolidada;

- que o Iator norteador da constituio do Iundo e a origem do documento, o que ele
representa no momento de sua criao. A razo pela qual Ioi criado, sua Iuno e a entidade
que o gerou so Iatores que o marcaro deIinitivamente, mesmo que a sua utilizao pelos
historiadores seja muito mais ampla, e ate mesmo muito mais diversiIicada do que se poderia
supor quando da produo da inIormao.

Uma das diIiculdades encontradas na aplicao do principio da provenincia reIere-se a
determinao das unidades administrativas que iro se constituir em Iundos de arquivo. Para
identiIica-las devem apresentar as seguintes caracteristicas:

- possuir nome, ter sua existncia juridica resultante de lei, decreto, resoluo etc;
- ter atribuies precisas, tambem Iirmadas por lei;
- ter um cheIe com poder de deciso, dentro de sua area legal;
- ter uma organizao interna Iixa.

A constituio desses Iundos devera ser estabelecida de acordo com as circunstncias e
convenincias, obedecendo a dois criterios:

1 - estrutural - constituido dos documentos provenientes de uma mesma Ionte geradora de
arquivo.

Exemplo: Ministerio da Agricultura, Companhia de Alimentos, Empresa Brasileira de
Pesquisa Agropecuaria, Empresa Brasileira de Assistncia Tecnica e Extenso Rural,
Companhia de Financiamento da Produo, Companhia Brasileira de Armazenamento; cada
uma dessas instituies se constituira num Iundo.

2 - Iuncional - constituido dos documentos provenientes de mais uma Ionte geradora de
arquivo, reunidos pela semelhana de suas atividades, mantido, porem, o principio de
provenincia.

Exemplo: Agricultura, incluindo a documentao do Ministerio de Agricultura, Companhia
Brasileira de Alimentos, Empresa Brasileira de Pesquisa Agropecuaria, Empresa Brasileira de
Assistncia Tecnica e Extenso Rural, Companhia de Financiamento de Produo,
Companhia Brasileira de Armazenamento; este caso, o Iundo sera Agricultura, atividade
comum a todas as instituies mencionadas.

Os Iundos podem ser subdivididos em series e subseries, que reIletem a natureza de sua
composio, seja ela estrutural, Iuncional, ou ate mesmo por especie documental.

Ainda, utilizando-se os mesmos exemplos, as series de cada Iundo, no criterio estrutural,
correspondero aos setores que integram a estrutura das instituies. Exemplo: cada
Secretaria do Ministerio da Agricultura, cada orgo da Companhia Brasileira de Alimentos
etc. No criterio Iuncional, as series seriam as proprias instituies, uma vez que o Iundo e
Agricultura, Iuno principal dessas instituies.

A escolha das series e subseries obedecera, portanto, a mesma orientao adotada para os
Iundos, uma vez que estes se constituem em partes dos Iundos.


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3.1.1.1. DA IMPORTANCIA DO PRINCIPIO

1 porque protege a integridade dos conjuntos documentais enquanto inIormao, reIletindo-
se no arranjo as origens e os processos que os criaram. Faculta que se mantenham os valores
de prova inerentes a todos os papeis que so o produto de atividade orgnica (...) O conteudo
da prova ministrada pelos papeis, a que se pode atribuir o valor de testemunho, reporta-se a
inIormao que os documentos oIerecem sobre os atos que resultaram na sua produo. Com
Ireqncia, o modo como so arranjados mostra as operaes em relao as quais se
originaram. Possuem (...) estrutura, articulao e relaes materiais entre as partes, essenciais
para o seu signiIicado (...) A sua qualidade de arquivo so permanece intacta enquanto se lhe
mantm a Iorma e relaes naturais.

2 porque serve para que se conheam a natureza e o signiIicado dos documentos no seu
contexto e circunstncias (a inIra-estrutura e o momento). O conteudo das peas individuais,
produto de determinada atividade, apenas sera plenamente inteligivel quando no contexto dos
demais documentos que se reIerem a ela. Se os papeis atinentes a atividade Iorem
arbitrariamente extraidos de seu encadeamento no conjunto, e reordenados segundo um
sistema de arranjo artiIicial, eles se obscurecero e perdero todo o sentido e acepo reais.

3 porque serve para que haja criterio mais ou menos universal no arranjo e uniIormidade na
descrio. 'ConIere ao arquivista orientao pratica e econmica para o arranjo, descrio e
consulta dos documentos em sua custodia. Antes de Iormulado o principio, os arquivistas
reordenavam, em relao aos assuntos, documentos originariamente reunidos quanto aos
atos. Tal reajustamento era muito complicado, por pequenos que Iosse o acervo. To moroso
se revelava que absorvia, em geral, todo o tempo do arquivista. Importava tambem em
grandes diIiculdades esse gnero de trabalho, pois variavam, de repartio para repartio, os
assuntos com respeito aos quais cumpria se reorganizassem os papeis de um orgo. Alem do
mais, os assuntos no podiam ser, de Iato, escolhidos com propriedade antes de Ieita uma
analise, de certo modo cabal, de todos os itens (unidade de arquivamento) a ordenar de novo.

3.1.1.2. FUNDOS ABERTOS E FECHADOS

O Iundo de arquivos pode ser aberto ou Iechado. O Iundo aberto e um conjunto de arquivos
ao qual vo continuar a juntar-se documentos. Por exemplo, os arquivos de um ministerio que
continua a existir Iazem parte de um Iundo aberto. O Iechado quando um organismo e extinto,
o Iundo de arquivos por ele gerado Iica, automaticamente, encerrado ou Iechado. Isto e
evidente quando se trata de organismos, estabelecimentos e administraes que remontam a
Idade Media ou a epoca anterior as revolues do seculo XIX: e o caso da Europa, no que se
reIere as diversas instituies da era Ieudal, ou da America, relativamente ao periodo colonial.

Evidencia-se tambem, no caso de instituies que mudaram de nome e de atribuies numa
data determinada (por exemplo, por ocasio de uma reIorma administrativa ou judiciaria). As
coisas, porem se tornam bem mais indistintas quando se entra no dominio Ilutuante da
administrao moderna, no qual, com Ireqncia, e diIicil dizer-se exatamente quando um
organismo deixa de existir ou quando simplesmente muda de nome ou de posio dentro do
sistema administrativo. Compreende-se que o encerramento de um Iundo remete para as
atividades que ja no geram documentos e no para os proprios documentos. Assim, ao
arquivo de uma personagem Ialecida pode -se juntar excepcionalmente ao Iundo Iechado ,
documentos gerados quando o Iundo ainda era aberto. Por outro lado, e evidente que um
Iundo no esta completo seno quando encerrado.


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3.1.2. ORDEM ORIGINAL

O segundo principio de arranjo e o de que se mantenham os documentos na ordem que lhes
Ioi imposta durante a sua Iase corrente . O respect des Iunds desdobraria -se em dois, que
para alguns teoricos, chegam a conIundir-se; outros, no entanto, acham que diIere
concretamente o Provenienzorinzip do Registraturprinzip. O primeiro e o principio do
respeito aos Iundos, signiIicando que o arranjo dos papeis no pode desvincular-se do lugar
de onde vieram, devendo ser agrupados de acordo com sua origem. Mas ai que entra novo
Iator: a ordem que tinham os papeis em seus arranjos de primeira e segunda idades. Neste
sentido o segundo principio, Registraturprinzip seria o da 'santidade da ordem original.
Assim, ademais de no mesclar papeis de uma repartio com os de outra, deveria ser
respeitado o arranjo interno que estes papeis vieram do orgo de origem.

E importante, ento, levar em considerao esses dois aspectos:

1 - respeitar-se o orgo de origem, no deixando que seus documentos se misturem aos de
outro orgo;

2 - respeitar-se a ordem estrita em que os documentos vieram do orgo de origem. Na
seqncia original de series, mesmo que deturpada pelas baixas decorrentes da execuo de
tabelas de temporalidade.

3.1.3. OUTROS PRINCIPIOS

Alem dos principios da provenincia e da ordem original ambos derivados da concepo de
organicidade dos arquivos, ainda Iazem parte da arquivistica os principios abaixo descritos:

- universalidade - considera-se primeiro as unidades de trabalho maiores, e em seguida as
mais pequenas.

- territorialidade reside no Iato para que os arquivos permaneam vivos e sejam utilizados
e melhor entendidos, eles devem o mais possivel, ser conservados nos meios donde emanam
ou que inIluenciaram a sua produo.

- custodia intacta - os documentos devem ser mantidos sob a custodia de quem os tenha
criado ou de seus legitimos sucessores.

- individualidade - os documentos de um arquivo lanam luz uns sobre os outros; os
desmembramento de um arquivo torna impossivel o estudo completo e a analise de conjunto.

- unicidade - este principio diz respeito a inIormao; segundo ele, uma inIormao contida
em mais de uma especie de documento deve ser considerada de Iorma unitaria, isto e, se um
documento e produzido em mais de uma via, preserva-se apenas uma delas, eliminando-se as
demais; por outro lado, se mais de uma especie de documento contem a mesma a inIormao,
preserva-se aquela que tenha de Iorma mais completa.

Estes principios se originam das caracteristicas dos documentos de arquivo, quais sejam,
exclusividade de criao e recepo por uma repartio oIicial, um orgo, uma instituio,


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uma empresa ou um individuo no exercicio de uma atividade organizada; o carater orgnico e
o seu valor.

A necessidade de reunir, em instituies arquivisticas publicas, os documentos produzidos por
diversos orgos, entidades ou agentes e servidores publicos conduziu a Iixao de principios
que possibilitam a individualizao dos conjuntos ali depositados.

3.2. VARIAO DE COMPETNCIA

Estabelecidos quais os Iundos de uma administrao e preciso discernir-lhes as variaes de
competncia dos organismos produtores de arquivos e suas repercusses no plano
arquivistico.

a) Caso de supresso de competncias. Todo organismo produtor de arquivos pode, no curso
de sua existncia, ter suprimida uma de suas atribuies, por no mais corresponder a uma
necessidade (por exemplo, as atribuies relativas a aplicao de uma legislao abolida).

b) Caso de criao de competncias. De modo inverso, novas competncias podem ser
atribuidas a um organismo (correspondendo a novas necessidades, especialmente para a
aplicao de uma nova legislao).

c) Caso misto: TransIerncia de competncias. Pode dar-se o caso de atribuies serem
transIeridas de um organismo a outro; tais transIerncias equivalem a supresso de
competncia de um organismo e a criao de uma competncia para outro. As transIerncias
podem, ainda, ser internas, isto e: a atribuio passa de uma diviso para outra no interior do
proprio organismo (este caso e particularmente Ireqente). Nesses casos as competncias
podem, alem de modiIicadas, ser diminuidas ou ampliadas.

d) Caso de competncias temporarias. Certas atribuies que correspondem a necessidades
temporarias em tempo de guerra, por exemplo podem ser atribuidas, as vezes, a
organismos ja existentes, em acrescimo as suas atribuies regulares; as novas atribuies no
entanto, so suprimidas uma vez desaparecidas as necessidades que lhes deram origem.

Pode dar-se o caso de um orgo so mudar de nome, mas se todas as suas atribuies Iorem as
mesmas, o Iundo continuara o mesmo, assinalando-se a troca do nome, nada mais.

Ha tambem situao de Iundos que podem estar custodiados por um arquivo sem ter sido
produzido pela administrao a qual o mesmo arquivo esta ligado. Considerados Iundos
custodiados, podem perIeitamente receber todos os cuidados de processamento tecnico e de
divulgao que devem ser dados a um acervo, desde que ressalvada a sua situao anmala.

Essas diversas Iormas de variaes de competncia, que, por sua vez se combinam entre si,
com uma multiplicidade de variantes especiIicas, traduzem-se, geralmente, na organizao
dos servios, em toda a sorte de modiIicaes de estruturas: criao ou supresso de sees
ou divises, criao de novos organismos, vinculados ou subordinados a organismos ja
existentes, transIerncias de um organismo para outro, etc.

Tendo presente que um Iundo e constituido pelo conjunto de documentos produzidos pela
atividade desenvolvida por um organismo qualquer, o Iundo de um organismo que
experimentou, sucessivamente, adies, supresses ou transIerncias de competncia,


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constituir-se-a de documentos que reIlitam todas essas variaes, tornando diIicil a
reconstituio da continuidade administrativa ou mesmo, simplesmente a seqncia
cronologica e logica dos assuntos, por parte dos pesquisadores.

Solues, via de regra, propostos pela arquivistica para questo das variaes de competncia.

a) Documentos transIeridos de um organismo em atividade para outro tambem ativo e que
tenham sido ali integrados, devero ser considerados como pertencentes ao Iundo do
organismo que os recolheu. Assim, se uma competncia Ioi transIerida em 1960 do organismo
A ao organismo B, e o organismo B, recolheu, nessa oportunidade, documentos do organismo
A correspondentes a competncia que remonta a 1950, esses documentos sero considerados
como parte integrante do Iundo do organismo B, ainda que a transIerncia de competncia
tenha se dado 10 anos apos a data dos documentos mais antigos;

b) Quando se transIere para um organismo em atividade as competncias de um organismo
extinto, os documentos pertencentes a este ultimo devem ser considerados como Iormadores
de um Iundo distinto. Assim uma competncia Ioi exercida ate 1965 pelo organismo C. Em
decorrncia de sua extino, a reIerida competncia e transIerida ao organismo D: os
documentos anteriores a 1965 Iormam o Iundo do organismo C, distinto daquele do
organismo D; em compensao, os documentos concernentes a competncia transIerida Iazem
parte, a partir de 1965, do Iundo do organismo D;

c) Entretanto, no caso de os documentos provenientes do organismo C terem sido, total e
irremediavelmente misturados aos do organismo D, dever-se, por Iora das circunstncias,
renunciar a considerar o Iundo do organismo C como um Iundo distinto. Neste caso,
assinalar-se-a, na introduo do instrumento de pesquisa reIerente ao organismo D que o
Iundo do organismo C esta ai incluido.

Essas regras se aplicam, de modo geral, a todos os casos em que arquivos de organismos
extintos tenham sido recolhidos por outros organismos. O Iundo do organismo extinto deve,
sempre, ser considerado como Iundo distinto daquele do organismo que o recolheu, salvo se a
mistura dos dois Iundos Ior de tal maneira intrincada que sua identiIicao, um em relao ao
outro, seja impossivel.

Quando um Iundo conserva sua identidade e sua individualidade, deve-se considera-lo como
proveniente do organismo que o produziu, ainda que antes de ser recolhido ao deposito de
arquivos tenha sido reunido por um ou varios organismos intermediarios: neste caso a noo
de provenincia esta ligada a de produo e no a de recolhimento.

Ao contrario, quando um Iundo Ioi; no curso de sua historia, desmembrado ou integrado ao
Iundo de um organismo distinto daquele que o produziu, a ponto de ter perdido sua identidade
e sua individualidade, deve ser considerado como proveniente do organismo que o reuniu e
integrado ao Iundo desse organismo: neste caso a noo de provenincia esta ligada a de
recolhimento e no a de produo.

A identiIicao de Iundos e um trabalho complexo, que requer conhecimento proIundo da
estrutura e das competncias (e suas mutaes) que cabem aos seus orgos constitutivos, nos
respectivos niveis da Administrao Publica. Deste conhecimento vai depender todo o arranjo
de um arquivo permanente, arranjo sem o qual todo o trabalho posterior de descrio, de
levantamento de conteudo dos documentos componentes sera altamente prejudicado. Este


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prejuizo Iatalmente atingira toda a otimizao da inIormao administrativa e da pesquisa
historica, cuja eIicincia e, aIinal, a propria razo de ser do arquivo permanente.

A propria origem do material condiciona o tratamento a lhe ser dispensado. No arquivo
corrente a documentao e recente e provem de setores proximos, que a utilizam com
Ireqncia. No arquivo permanente os documentos, procedentes dos arquivos correntes, ja
vm ordenados segundo um metodo (alIabetico, geograIico, numerico, cronologico ou por
assunto).

O arquivo permanente, no se interessa apenas pelo arranjo dos papeis de determinado setor,
mas se ocupa da ordenao de todos os documentos sob sua guarda e que provm de
multiplos orgos, onde Ioram manipulados por inumeros Iuncionarios.

O arranjo e uma das Iunes mais importantes em um arquivo e, por isso, deve ser Ieito por
pessoa qualiIicada e especializada. Suas atividades dividem-se em dois tipos: intelectuais e
Iisicas. As intelectuais consistem, em boa parte, na analise do tipo, provenincia, origens
Iuncionais, e conteudo dos documentos. O trabalho de ordenao maniIesta-se tanto mais
diIicil, e de carater tanto mais intelectual, quanto mais remota Ior a origem, complexa a
composio ou intricada a condio dos documentos em questo.

As Iisicas consistem, em larga escala, em depositar os papeis nas galerias, inclusive acumula-
los (ou inseri-los) em caixas e involucros ou empacota-los, etiquetando as caixas ou pacotes, e
colocando umas e outras nas estantes.

Ha consideravel diIerena entre o arranjo do arquivo corrente e o do arquivo permanente. Tais
diIerenas decorrem das atribuies especiIicas de cada um e, por isso, suscitam situaes
proprias e solues adequadas.

Quanto aos arquivos intermediarios no existem metodos ou principios especiIicos de arranjo
no sentido tecnico da palavra aqui empregado. Nesses arquivos, de guarda transitoria,
aplicam-se apenas criterios racionais de disposio dos documentos em estantes ou armarios.

Em Arquivologia a operao de arranjo compreende a ordenao dos conjuntos documentais
e manuscritos de acordo com principios arquivisticos consagrados, particularmente o da
provenincia, respeitando os seguintes niveis: arquivo, Iundo, seo, serie, conjunto logico
dentro da serie de documento. Estes documentos so declarados permanentes na origem ou
remanescentes das eliminaes (ditadas pelas tabelas de temporalidade e executadas nos
arquivos correntes e intermediarios), e obedecem a criterios que respeitem o carater orgnico
dos conjuntos. Merece ser lembrado que se trata de ordenao a nivel de arquivos
permanentes, quando realmente os conjuntos de documentos produzidos/recolhidos por
unidades administrativas, judiciais e/ou pessoas Iisicas passam a 'conviver uns com outros:
so ai sero Iundos.

A Associao dos Arquivistas Holandeses (1973), em seu livro Manual de arranjo e descrio
de arquivos, cita varias regras para o arranjo dos documentos, das quais destacam-se as
seguintes:
- todo conjunto deve ser metodicamente arranjado, em ordem de: procedncia, data, numero,
assunto e nome;
- o metodo de arranjo deve ser sempre baseado na organizao primitiva, que corresponde a
organizao da entidade que produziu o arquivo;


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- no arranjo de um conjunto deve, portanto, ser estabelecida, tanto quanto possivel, a ordem
originaria. So depois de um levantamento poder-se-a julgar se e possivel Iazer-se qualquer
alterao;
- o arranjo original pode ser modiIicado de Iorma a corrigir desvios de estrutura geral do
conjunto, se esses desvios Ioram atribuidos a enganos dos administradores ou se so o
resultado de uma modiIicao temporaria de conservao dos documentos;
- no arranjo do conjunto, os interesses das pesquisas historicas so considerados secundarios;
- deve-se ter em mente que os documentos que contm as normas da organizao a que
pertenceram constituem o arcabouo do conjunto;
- nenhum conjunto, encadernado ou no, deve ser desmembrado sem que se tenha investigado
o motivo de sua constituio;
- o desmembramento de conjuntos ou amarrados de documentos isolados e permissivel;
porem, caso sejam muito consultados, e preIerivel conserva-los reunidos;
- os documentos esparsos que apresentem indicaes, externas ou internas, de terem
previamente Iormado parte de uma serie ou dossi devem, se possivel, ser novamente
incluidos nos reIeridos conjuntos;
- documentos que no estavam, originalmente, juntos, so devem ser combinados se Iorem
absolutamente da mesma natureza;
- instrumentos Iormais, originais, no importa quanto estragados estejam, ou quo pequenos
sejam os seus Iragmentos, nunca devem ser destruidos, mesmo que existam duplicatas,
conIirmaes ou copias autnticas;
- se o documento original esta em boas condies, copias esparsas (que no pertenam a
dossi ou serie alguma e sem valor paleograIico) podem ser destruidos;
- A Iim de se completar um conjunto, deve-se preparar uma lista dos documentos que lhe
Ialtam, para Iacilitar a sua procura. Se eles no mais existirem, procurar transcries dos
originais ou copias depositadas em outros conjuntos;
- Documentos que depois de terem desaparecido de um conjunto a ele voltarem, por dadiva
ou compra, podem reassumir o seu lugar, se Iicar bem clara a sua origem.

A sistematica do arranjo inicia-se , materialmente, com o recolhimento. Se a transIerncia e a
passagem dos arquivos correntes aos intermediarios, o recolhimento, por sua vez, e o envio
dos documentos remanescentes da aplicao dos prazos determinados pela avaliao/tabelas
de temporalidade para a custodia deIinitiva pelos arquivos Iinais.

No ha uniIormidade quanto aos modos de recolhimento. As mais Ireqentes so:

1. o recolhimento sistematico, regular, organizado, quer quanto as datas, quer quanto a
apresentao do material vindo do arquivo intermediario;

2. o recolhimento que e revestido de certa regularidade, mas Ieito diretamente dos
arquivos correntes aos arquivos Iinais, quando ultrapassados os limites do uso primario;

3. o recolhimento 'selvagem isto e, quando grandes massas aleatorias so literalmente
'descarregadas nos arquivos permanentes, sem obedincia a criterios tecnicos que
corresponda aquela operao, muito mais numa 'limpezados locais para obteno de
espao do que na preocupao de possibilitar acesso a novas Iontes de pesquisa.

Porem, certo e que, o recolhimento tem que ser uma operao planejada e criteriosa. Neste
momento da-se o que os Iranceses chamam de 'segundo nascimento e que, como no


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primeiro, comporta riscos. As possibilidades de anacronias, de disperso, juno errnea de
elementos e de desintegrao de Iundos so grandes.

Tanto quando nos arquivos em Iormao e nos intermediarios, impe-se uma estreita
colaborao entre os responsaveis pela documentao, para que o Iluxo dos mesmos se d de
Iorma correta e proveitosa em ambos os polos: onde se inicia e onde termina.

O Manuel d` archivistique sugere para um bom recolhimento, que:

1. ele se Iaa segundo procedimentos simples, sem operaes diIicultosas e complexas;

2. assegure Iacil localizao e recuperao das inIormaes;

3. salvaguarde todas as possibilidades de compreenso, conservando-se sua situao
primitiva, dentro dos conjuntos orgnicos.

Porem, cabe relembrar que, antes de iniciar o processo de arranjo dos documentos recolhidos,
algumas providncias preliminares devem ser vencidas.

A cada Iundo que inicia sua acumulao no arquivo devem corresponder preliminarmente trs
atividades:

1 - Levantamento da evoluo institucional do orgo produtor dos documentos. Isto supe
toda a legislao que a cria e regulamenta; os procedimentos administrativos; as Iunes que
exerce para que se cumpra o objetivo pelo qual Ioi criada; os documentos produzidos, cuja
tipologia e adequada as operaes, atividades e Iunes que eles testemunham.

2 - 'Prospeco arqueologica na documentao a arranjar. Esta identiIicao preliminar,
ainda que superIicial, e obrigatoria. Isto porque, alem de permitir uma alienao de papeis
que realmente no pertenam ao Iundo, permitira a percepo dos 'vaziosem relao as
Iunes institucionais apontadas pela caracterizao geral do orgo Ieita anteriormente. A
desejada justaposio entre as Iunes (que se desdobram em atividades) desempenhadas e as
respectivas series documentais que se comprovam muitas vezes se realiza. As razes residem
nas lacunas causadas pelas baixas permitidas (expurgos criteriosos) ou pelos desIalques
(perdas causadas por incuria, ma Ie ou ignorncia).

3 - Estudo institucional dos orgos produtores do material detectado. Para estes sera elaborado
um quadro mais detalhado, no se deixando de assinalar dados sobre os orgos ausentes, ja
que podero vir a serem preenchidos pelo achado de documentos desaparecidos, como e
comum acontecer.

Conhecendo a origem que dita o Iundo, a evoluo institucional que permite detectar as
alteraes, acrescimos e supresses dos orgos internos, das Iunes que ditam a propria
tipologia e possivel organizar adequadamente o material.

O quadro de arranjo justape-se a um quadro dos orgos administrativos e judiciais e suas
subdivises a epoca da produo dos documentos a serem arranjados nunca podera ser Iixado
sem um anterior, levantamento das estruturas das varias epocas atraves de legislao.



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Portanto, para a sistematica do arranjo e preciso ter em conta, sempre, a estrutura orgnica da
instituio; 'as aes que os documentos demonstram em cumprimento as operaes geradas
pelas atividades; estas, por sua vez, oriundas das Iunes e estas geradas pela competncia
que justiIica a criao e o Iuncionamento do orgo produtor.

Realizadas as etapas preliminares poder-se-a partir para a organizao seqencial dos
documentos e estrutural das series, sees e Iundos, seguindo o exemplo abaixo de uma
arquivalia:











Em que A, B e D so documentos gerados/recolhidos de um orgo produtor e C e um Iundo
Iechado (orgo e Iunes suprimidas).











em que E, F, G,H,I,O e P so setores de um orgo: J.L.M. e N so series , como se explica
adiante.

Suponhamos que apenas o F do Fundo A e o O do Fundo D e que sejam complexos em sua
estrutura e que deles tenha restado tanta documentao que comportem subsees dentro das
sees que, no arquivo, abrigam seus papeis. Neste caso teremos subsees F1 e F2 da seo
F do Fundo A (o que no ocorre, por exemplo, com a seo E e a seo G, que no
comportam a existncia de subsees , subdividindo-se diretamente em series). A seo O do
Iundo D tambem apresenta a complexidade que justiIica as subsees 01, 02 e 03, assim como
as de seo P.

Nesta orientao, veriIica-se que as series surgiro como subdivises tanto subsees como
das sees ou ate mesmo do Iundo. Esta ultima variante e a que ocorre quando o Iundo
Iechado.

No quadro a seguir, o Iundo A possui sees, subsees, series e unidades de arquivamento
e/ou unidades documentais; o Iundo C divide-se diretamente em series; o Iundo D nas sees
O e P, cada uma dividida em subsees, series, subseries e unidades documentais.
ARQUIVO PERMANENTE
FUNDO A FUNDO C FUNDO B FUNDO D
FUNDO A FUNDO D FUNDO C FUNDO B
E F G H J L M O N P


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GRFICO



































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Se para a Iixao do Iundo, da seo e da subseo o Iundamental e o orgo produtor (o
autor), para a serie e subserie o que vigora so a Iuno e o tipo documental com estes
elementos, relativamente aos documentos, se reconstroem o organograma e as atividades que
os originam, o que permite entender o arquivo como um todo em que cada pea esta
relacionada em virtude da procedncia e do trmite.

So documentos resultantes de diIerentes ramos das Iunes e da competncia de um orgo
publico. So seqncias de documentos que no teriam sentido Iora desta sucesso, tanto
quanto no poderiam estar relacionados a outro tipo de competncia.

Tanto o Iundo como suas primeiras divises sees ou grupos e subsees ou subgrupos
so, na verdade, nomes, correspondendo ao orgo maior e suas subordinaes, designando, no
arquivo, aglutinaes de documentos.

Outra questo a ser observada quando do recolhimento ordenado e que as series, mesmo
estando identiIicadas, caracterizadas e ordenadas, Ireqentemente apresentam lacunas tais
(decorrncia da temporalidade) que no sera de utilidade, no arquivo permanente, mant-las
da mesma Iorma. Os estudos devero ser no sentido das possibilidades de aglutinao, o que
tambem vale para as sees e subsees. ExempliIiquemos com trs series relativas a pessoal
que, no arquivo corrente, assim ocorriam dentro de uma seo ou grupo concernente a um
departamento de pessoal:














documentos em ordem alfabtica onomstica












documentos em ordem alfabtica onomstica

SRIE NOMEAO
SUBSRIE
INTERINA
SUBSRIE
EFETIVA
SUBSRIE
COMISSO
SRIE PROMOO
SUBSRIE
ANTIGIDADE
SUBSRIE
MERECIMENTO


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documentos em ordem alfabtica onomstica

Considerando, por hipotese, que as tabelas de temporalidade, na serie 'nomeao,
contemplaram com a guarda permanente somente a totalidade dos processos constantes da
subserie eIetiva; e que as series 'promoo e 'transIerncia tiveram seus processos
eliminados, por estar a mesma inIormao contida em outro documento, uma Iicha Iuncional,
por exemplo. Entretanto, suponhamos ter sido deixada uma amostragem concernente a estas
duas mesmas series.

O quadro, no arquivo permanente, passaria a ser:









documentos em ordem alfabtica onomstica










Processos em ordem dos critrios da amostragem:
categorias funcionais, perodo cronolgico, onomstico etc.

Se obedecidos estes preceitos gerais e se entendidas todas as possibilidades de trato
documental e de armazenamento, temos o arranjo concretizado. Ele nunca e estatico, no
SRIE TRANSFERNCIA
SRIE
PROMOO E TRANSFERNCIA
SRIE
NOMEAO EFETIVA
SUBSRIE
EX-OFCIO
SUBSRIE
PERMUTA
SUBSRIE
A PEDIDO


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sentido de no permitir Ilexibilidade, de no ser um sistema 'hospedeiro. Se a sua dinmica
parece, a primeira vista, ser puramente cumulativa, e Iacil entender que ela pode se dar
tambem no sentido de um alargamento ou de um estreitamento interno. O primeiro caso
ocorre se Ior acrescida uma Iuno nova ao orgo produtor, Iuno cujas atividades geraro
novas series (podendo ate produzir novas sees ou grupos se as novas competncias tiverem
um setor especiIico para cumpri-las). O estreitamento pode dar-se no caso da supresso da
atividade, de Iuno completa, ou mesmo de um setor inteiro. Dai a mutabilidade dos quadros
de arranjo.

Nenhum quadro de ordenao pode ser Iixo em relao a propria mutabilidade da
administrao a qual serve o arquivo. A teoria arquivistica apenas dita os principios gerais,
eles so Iacilmente adaptaveis a extensa gama de tipos de arquivos da administrao publica.








































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4. INSTITUIES VISITADAS:

Objetivando conhecer arquivos permanentes organizados conIorme modernos metodos e
tecnicas arquivisticas, desenvolveu-se pesquisa de campo por meio de visitas a 03
instituies publicas, cujo os acervos ja estivessem arranjados por Iundos documentais,
servindo para nos de subsidios e paradigmas, que somados a pesquisa bibliograIica e
documental desenvolvidas na area norteassem a construo do modelo que sera proposto
mais adiante.

As instituies escolhidas Ioram as seguintes: Arquivo Geral da Cidade do Rio de Janeiro, o
Arquivo Publico do Estado do Rio de Janeiro e o Arquivo Nacional.

Abaixo Iar-se-a um breve relato das instituies visitadas.

4.1. ARQUIVO GERAL DA CIDADE DO RIO DE 1ANEIRO

E orgo da Secretaria Municipal das Culturas, sua origem remonta a epoca da Iundao da
cidade no seculo XVI, quando, logo apos a nova inaugurao da cidade pelo governador Mem
de Sa, no Morro do Castelo, Ioi constituido o Arquivo da Cmara Municipal, custodiando e
preservando, desde ento, varias especies documentais manuscritas, impressas, iconograIicas
etc., de relevante valor para a reconstituio da historia e da memoria do Rio de Janeiro, pois
registram as transIormaes e as permanncias que caracterizam a trajetoria da cidade e de
seus habitantes no tempo e no espao.

Tem a Iuno social de gerir, organizar e democratizar o acesso publico aos documentos de
valor permanente, desde 1892, isto e, os documentos que tenham valor historico e
probatorio, produzidos na esIera do poder executivo municipal ou depositados sob a sua
guarda, como ocorre com os documentos das colees particulares doadas.

Outra Iuno do AGCRJ e registrar e documentar, de diversas Iormas, as multiplas
maniIestaes da historia oIicial e no-oIicial da cidade, contribuindo para divulga-las e
preserva-las.

Atualmente, para desenvolver estas Iunes as aes do Arquivo apoiam-se em trs grandes
unidades orgnicas: a Diviso de Documentao Escrita e Especial, a Diviso de Apoio
Tecnico e a Diviso de Pesquisa.

A documentao sob a gesto do Servio de Documentao Escrita compreende dois tipos:
os documentos manuscritos e os impressos. As datas-limites deste acervo so os anos de 1565
e 1999 e a sua quantidade ultrapassa a ciIra de quatro milhes de unidades.

A origem da maior parte da documentao escrita provem da Cmara Municipal e do
Conselho de Intendncia da Cidade, sendo constituida predominantemente por documentos
oIiciais, isto e, provenientes da administrao municipal. Esta documentao, composta por
atas de sesses da Cmara, relatorios, posturas municipais, alvaras, autos de almotaaria,
correies de ouvidores, termos de posse e de juramento de posse de autoridades, cartas de
doao de sesmarias, cartas de alIoria, registros de escravos, registros de doao de sesmarias,
recibos de impostos e taxas, licenas para comercio, obras e ediIicaes, correspondncia
recebida e expedida, provises de cargos e registros diversos, trata da montagem e do
Iuncionamento dos varios orgos de governo da municipalidade, da Iixao dos habitantes da


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cidade, das lutas pela posse da terra, da posse de autoridade em cargos publicos, da deIinio
de suas competncias e atribuies, do relevo, da hidrograIia, do clima, das atividades
econmicas, como o comercio e a construo civil.

A documentao esta sob a gesto do Servio de Documentao Especial e composta de
documentos iconograIicos, cartograIicos e audiovisuais.

No acervo iconograIico destacam-se as IotograIias, cujas datas-limites so 1865-1987,
compondo um acervo de mais de 45 mil unidades originais em positivo ou negativo, em vidro
ou celulose. Este acervo e integrado pelas IotograIias realizadas por Augusto Malta, IotograIo
oIicial da PreIeitura da Cidade entre 1903 e 1936. As IotograIias registram diversos assuntos,
como obras e servios publicos, atividades econmicas, ediIicaes publicas e particulares,
monumentos, Iestas e tipos populares, esportes, atividades de lazer e eventos oIiciais,
possibilitando um olhar de amplo espectro sobre a vida da urbe. Parte do acervo, cerca de
duas mil e duzentas e cinqenta fotografias da srie negativos em vidro, j se encontra
disponvel para consulta em um banco de dados digitalizado. Ha tambem varios albuns
IotograIicos que tratam de diversos assuntos.

O acervo iconograIico tambem e Iormado por mais de quatro mil e quinhentas unidades de
cartes-postais, gravuras, desenhos, aquarelas, estereocopias, Iotogravuras, cartazes, catalogos
e programas de cinema e teatro, projetos e esboos arquitetnicos e estudos de logradouros e
ediIicaes, tendo como datas-limites os anos de 1816-1965.

O acervo cartograIico e composto por mais de trs mil e seiscentas unidades documentais
constituidas sobretudo por plantas, mapas e cartas da cidade, entre os seculos XVIII e XX,
tendo como datas-limites os anos de 1790-1977. Este acervo abrange principalmente a
abertura e as alteraes em logradouros publicos e as obras e reIormas neles realizadas.

O acervo audiovisual e constituido tambem por mais de mil e duzentas unidades de Iitas
magneticas, videos, slides, discos, CDs e CD Roms, cujas datas limites so 1950-2000. Esta
documentao abrange uma vasta gama de assuntos, como eventos oIiciais, programas de
radio, palestras, cursos e seminarios promovidos pelo orgo, solenidades e Iestas de
inaugurao de escolas publicas municipais, conIerncias, congressos, composies
populares, recitais de corais e de conjuntos regionais, leitura de poemas e crnicas de varios
escritores brasileiros e pronunciamentos e discursos oIiciais.

Ao lado deste acervo, o orgo possui uma rica biblioteca especializada em obras sobre a
cidade, constituida, entre outras publicaes, por livros raros, jornais, revistas, boletins,
catalogos e anuarios.

Toda esta documentao devidamente identificada, tratada e preservada pela equipe
tcnica do AGCR1, Iornece inIormaes aos cidados, tanto para comprovao de direitos,
quanto para a realizao de estudos cientiIicos, servindo ainda para subsidiar a tomada de
decises das autoridades competentes no mbito do poder publico.

Localizao: Rua Amoroso Lima, 15 Cidade Nova Rio de Janeiro
Homepage: http/www.rio.rj.gov.Br/arquivo
E-mail: arquivog.iplanperj.rj.gov.br




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4.2. ARQUIVO PUBLICO DO ESTADO DO RIO DE 1ANEIRO

Criado em 25 de agosto de 1931. Atualmente tem sob sua guarda cerca de trs mil metros
lineares de documentos textuais e audiovisuais, alem de uma biblioteca com seis mil titulos.
De 1931 a 1995 teve sua sede localizada em Niteroi, Ioi quando transIerido para a cidade do
Rio de Janeiro. Em 2001 conquistou espao permanente no antigo predio da Policia Central
(DOPS), passando a integrar o principal polo de instituies arquivisticas do pais.

O APERJ tem como Iunes o recolhimento, a organizao, a gesto, a preservao e o
acesso a documentao produzida e acumulada pela administrao estadual. Para realiza-las,
se estrutura nas seguintes coordenadorias: Documentao Permanente, Gesto de
Documentos, Conservao, Pesquisa e InIormao. Todas essas atividades tm como
Iinalidade ultima disseminar a inIormao governamental, servindo ao cidado para
comprovao de direitos, ao pesquisador para ampliao do conhecimento historico e a
administrao para Iormulao de politicas publicas. E condio indispensavel para a
consolidao da democracia em nosso pais o uso e o acesso as inIormaes arquivisticas.

Seu acervo arquivstico compreende:

Documentao textual

Presidncia da Provincia do Rio de Janeiro (1795 1889) dossis sobre escravido, indios,
obras publicas, tributos, instruo , justia, policia, registros de terras, Guarda Nacional;

Presidncia do Estado do Rio de Janeiro (1889-1951) documentos sobre agricultura,
imigrao, tributos, eleies, saude e transportes;

Casa de Deteno do Rio de Janeiro (1860 1963) - livros de matricula de livres, escravos,
homens, mulheres, menores e presos politicos;

Policias Politicas do Rio de Janeiro ( 1922-1983) documentos sobre militares e dirigentes de
organizaes politicas e de entidades civis, destacando-se a documentao de comunistas e
da esquerda revolucionaria;

Delegacia Especial de Segurana Politica e Social (1905-1944) documentos sobre militares,
integralistas, espionagem alem, destacando-se os reIerentes a Aliana Nacional Libertadora e
a Revolta Comunista de 1935;

Diviso de Policia Politica e Social (1944 1962) documentos apreendidos do Partido
Comunista, quando da cassao de seu registro;

Tribunal de Contas;

Arquivos Particulares de lideranas politicas, entre outros.

Encontra-se em Iase de identiIicao outros Iundos de policia politica de 1962 a 1983,
Instituto Medico Legal (1907 1960), e estatisticas da Secretaria de Educao do Estado
(1930 1950).



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27
Abaixo, a titulo de exemplo, segue a estrutura do QUADRO DE ARRANJOS dos seguintes
Iundos:

Presidncia da Provncia do Rio de 1aneiro















Delegacia Especial de Segurana Poltica e Social (DESPS)














Documentao Audiovisual

Mapas e plantas do Iundo Presidncia da Provincia; IotograIias de obras publicas no estado do
Rio de Janeiro; IotograIias, cartazes, desenhos, cartes postais, Iitas audiomagneticas e
videomagneticas dos Iundos das Policias Politicas, destacando-se IotograIias do integralismo
e do movimento comunista.

Instrumentos de pesquisa ja elaborados:

Inventario da Presidncia da Provincia; Inventario dos registros de terras; Arquivos das
policias politicas do Rio de Janeiro; Catalogos de Iolhetos e panIletos das policias politicas;
Catalogo de IotograIias do integralismo, Inventario da Delegacia Especial de Segurana
Politica; Inventario da Casa de Deteno; Guia de Fontes para a historia das Anistias
Politicas; Catalogo Castro Almeida da documentao do Arquivo Ultramarino (Lisboa).

FUNDO
SEO
SRIE
PROCESSO/
DOSSI
FUNDO
SRIE
PROCESSO/
DOSSI


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Servios arquivsticos oIerecidos:

Consulta e reIerncia, pesquisa probatoria e acadmica, certides, assessoria tecnica em
gesto e organizao documental.

Possui tambem acervo bibliogrfico compreendendo:

Legislao estadual e Iederal, publicaes oIiciais, obras de reIerncia, panIletos, Iolhetos,
periodicos e livros das Policias Politicas.

Tem tambem uma politica editorial voltada para a edio de obras raras da historia
Iluminense, publicao de trabalhos acadmicos realizados com documentos do proprio
acervo e divulgao dos fundos documentais sob a nossa guarda. Anualmente e editada a
revista Arquivo e Historia e ha concurso de monograIias.

Localizao: Praia de BotaIogo, 480 Rio de Janeiro RJ
Site: www.aperj.rj.gov.br
e-mail: aperjaperj.rj.gov.br

4.3. ARQUIVO NACIONAL

Criado em 1838, e orgo integrante da estrutura basica da Casa Civil da Presidncia da
Republica, e tem por Iinalidade implementar a politica nacional de arquivos, por meio da
gesto, do tratamento tecnico, da preservao e da divulgao do patrimnio documental do
Poder Executivo Federal, garantindo o acesso a inIormao com o objetivo de subsidiar as
decises governamentais de carater politico-administrativo, o cidado na deIesa de seus
direitos e a produo do conhecimento cientiIico e cultural. Sua misso esta Iundamentada na
Constituio Federal e na Lei especial no. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que estabelecem
como dever do Poder Publico a gesto documental e a proteo especial aos documentos de
arquivo, conIerindo ao orgo singularidade na estrutura do Estado brasileiro.

DeIinido seu campo de atuao, o Arquivo Nacional vem vivenciando uma Iase de
modernizao institucional, com a transIormao de entidade estatica, de guarda de acervo,
para a dinmica de disseminar a inIormao documental. Essa nova Iase ganhou Ilego, a
partir da segunda metade do ano 2000, com a subordinao do Arquivo Nacional a Casa Civil
da Presidncia da Republica e a progressiva ampliao dos servios aos usuarios e aos orgos
e entidades da Administrao Publica Federal. Desde o lanamento de sua primeira pagina na
WEB, em 1996, e suas sucessivas atualizaes em 1998 e 2000, o Arquivo vem sentindo,
cada vez mais, o aumento de suas responsabilidades, continuando a exigir pronta resposta as
demandas dos seus usuarios, tanto presencial quanto a distncia.
Assim, usando as mais modernas tecnologias da inIormao, o Arquivo Nacional vem se
preparando, por meio de sistemas inIormatizados de gesto de usuarios e de padronizao da
descrio da inIormao* , da digitalizao de mapas e Iotos e da
microIilmagem/digitalizao de documentos textuais, para disponibilizar aos seus usuarios e
pesquisadores, via Internet, o maximo de dados e servios.

*Descrio da InIormao desenvolvida pelo Arquivo Nacional segue o ISAD(G) norma geral internacional de descrio arquivistica
(adotada pelo Comit de Normas de Descrio Estocolmo, Suecia, 19-22 de setembro de 1999). A presente norma esta sendo testada e
assim que aprovada sera cedida copia para o Departamento de Gesto dos Acervos Arquivisticos do Tribunal de Justia.



29
29
Como estrategia de divulgao e aproximao com um publico mais amplo, a Instituio tem
promovido exposies, e editado livros e catalogos do seu rico acervo de mais de 55 km de
documentos textuais, 1.150.000 IotograIias, 55.000 mapas e plantas, 13.000 discos e Iitas
audiomagneticas, 30.000 Iilmes e Iitas de video, provenientes de orgos e entidades do Poder
Publico, inclusive do Poder Judiciario do Rio de Janeiro, bem como de instituies privadas e
de particulares, do seculo XVI aos dias atuais. Possui, tambem, uma biblioteca especializada
nas areas de historia, arquivologia, cincia da inIormao, direito administrativo e
administrao publica, estimada em mais de 28.000 volumes, entre livros e periodicos, alem
de um importante acervo com cerca de 5.000 obras raras.

A restaurao, no Rio de Janeiro, de um dos mais importantes monumentos da arquitetura
neoclassica do Pais, ediIicao do seculo XIX, antes ocupado pela Casa da Moeda do Brasil,
dotou a Instituio de inIra-estrutura e equipamentos que o nivelou com os seus congneres
em paises de grande tradio arquivistica. A inaugurao de sua nova sede em 2002 e o
lanamento de um Portal em 2003, marcou o inicio de uma nova Iase institucional, com mais
servios ao publico e ao Estado, transIormando-o em provedor de inIormao e em polo
diIusor de conhecimento.

A Constituio Federal de 1988 e a lei 8.159/91 delegaram ao Poder Publico a gesto da
documentao governamental e a proteo especial aos documentos de arquivos publicos e
privados considerados de interesse publico e social. Para cumprimento dessa politica Ioram
criados o Conselho Nacional de Arquivos Conarq e o Sistema Nacional de Arquivos
Sinar. O Conarq e uma entidade colegiada vinculada ao Arquivo Nacional que, na qualidade
de orgo central do Sinar, congrega representantes dos arquivos publicos dos poderes
Executivo, Legislativo e Judiciario, no mbito Iederal, estadual e municipal, bem como
pessoas Iisicas e juridicas que a ele se Iiliem, para que juntos possam implementar politica
nacional de arquivos que, desde 1994, ja Ioram propuseram e expediram decretos, resolues
e outros documentos relativos a materia. O Conarq aprovou, entre outras resolues a de no.
3 de 26/12/95, que dispe sobre Programa de Assistncia Tecnica , que visa ao
desenvolvimento de uma serie de atividades relacionadas a diIerentes campos da
Arquivologia, dentre tantas a do tratamento tecnico de arquivos permanentes por meio das
seguintes modalidades: consultora tecnica para a elaborao e/ou administrao de projetos
na area da Arquivologia; superviso e/ou assessoramento tecnico para a execuo de
atividades relacionadas a area; produo e diIuso de manuais e instrumentos de trabalho;
realizao de cursos de capacitao e treinamento de recursos humanos; estagios; visitas
tecnicas; promoo de encontros, seminarios, mesas-redondas e outros eventos.

Localizao: Praa da Repblica, 173 Centro
Site: www.arquivonacional.gov.br./conarq

A pesquisa de campo visou alem de contato direito com o acervo, onde pode-se constatar a
organizao da documentao em Iundos e a Iorma que a mesma Iacilita o acesso as
inIormaes arquivisticas, o registro das descries dos acervos e dos suportes encontrados,
objetivando evidenciar os resultados Iinais obtidos e colocados a disposio do cidado em
geral e do pesquisador em particular. Todas as instituies visitadas tratam e preservam as
documentaes sob suas custodias, dentro dos principios, normas e tecnicas deIinidas pela
Arquivologia, dentre elas a utilizao do principio da provenincia para deIinio dos Iundos
e dos quadros de arranjos.





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5. MODELO ARQUIVISTICO PROPOSTO

O modelo arquivistico para organizao do acervo permanente do Tribunal de Justia
obedecera ao arcabouo teorico traado no capitulo 3, cujo o principio da provenincia e
determinante para a deIinio dos Iundos de arquivo e posterior estruturao dos arranjos
documentais. O Departamento Geral de Arquivo, atualmente, denominado Departamento de
Gesto de Acervos Arquivisticos, resoluo 15/2004, desde 2002, com a implantao do
Plano de Gesto de Documentos e Arquivos, vem desenvolvendo, na parte reIerente a
organizao do arquivo permanente, pesquisa sobre a estrutura do Tribunal de Justia desde
sua origem em 1751 ate a presente data (exemplos no anexo II), que permita estabelecer o
organograma necessario a Iixao dos Iundos.


PROVENINCIA DO PODER 1UDICIRIO

PROVENINCIA


PERODO

CRIAO

INSTALAO
ReIao do Rio de Janeiro 1751-1808 13/10/1751 15/07/1752
Casa de SupIicao do BrasiI 1808-1833 10/05/1808 15/05/1808
ReIao da Corte 1833-1891 03/01/1833 03/01/1833
TribunaI da ReIao (RJ) 1891-1934 29/06/1891 15/07/1891
Corte de ApeIao (DF)
. EngIoba:
TribunaI CveI e CriminaI - extinto
em 09/01/1905
1891-1937


14/11/1890

14/11/1890
09/03/1891

09/03/1891
Corte de ApeIao (RJ) 1934-1937 16/07/1934 24/07/1934
TribunaI de ApeIao (RJ) 1937-1946 10/11/1937 21/11/1937
TribunaI de ApeIao (DF) 1937-1946 10/11/1937 18/11/1937
TribunaI de Justia (DF) 1946-1960 18/09/1946 20/09/1946
TribunaI de Justia (antigo RJ)
. EngIoba:
TribunaI de AIada (RJ) - at 1975
1946-1975


18/09/1946

29/06/1971
26/09/1946

03/11/1971
TribunaI de Justia (GB)
. EngIoba:
TribunaI de AIada (GB) - at 1975
1960-1975


21/04/1960

08/01/1964
23/04/1960

26/11/1964
TribunaI de Justia
. EngIoba:
- TribunaI de AIada (antiga GB) -
at 1979,
1 TribunaI de AIada (cveI) -
at 1985,
TribunaI de AIada CveI -
extinto em 02/03/1998;

- TribunaI de AIada (antigo RJ) -
at 1979,
2 TribunaI de AIada (criminaI) -
at 1985,
TribunaI de AIada CriminaI -
extinto em 02/03/1998.
1975- 15/03/1975


11/04/1975

07/11/1979

14/05/1985


11/04/1975

07/11/1979

14/05/1985
17/03/1975


11/04/1975

22/11/1979

24/05/1985


11/04/1975

22/11/1979

24/05/1985


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Dentre os Iundos acima discriminados, escolheu-se o da CORTE DE APELAO (DF),
cujo levantamento da sua estrutura ja esta mais avanado, para servir como exemplo do
modelo que devera ser implantado para organizao do acervo permanente do TJRJ.

















































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CONCLUSO


Apesar da Iormulao do Principio da Provenincia ter surgido em 1841 e o Arquivo Geral da
Cidade do Rio de Janeiro, o Arquivo Publico do Estado do Rio de Janeiro e o Arquivo
Nacional ja o adotarem, o Tribunal de Justia do Rio de Janeiro cronologicamente um dos
mais antigo, sua origem data de 1751, no tem seus documentos sob a chancela de
permanentes organizados dentro das normas tecnicas adequadas. So recentemente, por
ocasio da criao do Plano de Gesto de Documentos e Arquivos, esta preocupao se Iez
presente por meio de um dos seus subprojetos.

A desvalorizao as regras arquivisticas Iundamentais e a no compreenso do valor real do
acervo permitiram o recolhimento de varios processos judiciais do Tribunal de Justia (Anexo
III) ao Arquivo Nacional (Decreto n 16.036 de 14.5.1923), ate que houvesse a solicitao
desse orgo, conIorme o processo de n. 2.891/54 (Anexo IV), para a suspenso dos envios
por Ialta de espao Iisico. A partir de ento os processos voltaram a Iicar nas serventias em
locais geralmente inadequados ou transIeridos, muitas vezes desorganizados, ao Arquivo
Central, sob alegao de urgncia na otimizao de espao. A questo do espao Iisico para
guarda do acervo em Iase intermediaria e permanente esta sendo solucionada com a
construo do Arquivo Central em So Cristovo, com inaugurao provavel em outubro de
2004, onde abrigara o acervo do Forum Central e as Varas Regionais e de 10 (dez) Unidades
Regionais cada uma atendendo 1(um) NURC`s (Anexo V). A Unidade Itaipava recentemente
inaugurada dentro das tecnicas arquivisticas e considerada o plano piloto do Plano de Gesto
seja no que se reIere aos arranjos Iisicos ou intelectuais da documentao. A Unidade de Rio
Bonito que ja Iuncionava, atualmente, soIre reIorma para adaptao ao modelo padro.

O subprojeto, acima mencionado, relativo aos documentos permanentes abrange as seguintes
etapas:
levantamento da provenincia dos acervos criados desde 1751 ate a presente data;
separao dos processos a serem preservados dos de guarda intermediaria;
acondicionamento dos mesmos as provenincias correspondentes;
criao e validao do modelo arquivistico adequado a guarda do reIerido acervo;
descrio documental de acordo com a norma internacional ISAD(G) e a
implantao de um banco de dados conectado a Intranet e Internet.

O levantamento da provenincia, a separao e acondicionamento dos processos, atualmente,
em torno de 18.790, vm sendo desenvolvido dentro do DEGEA, por uma valorosa e
qualiIicada equipe de 02 servidores e 04 estagiarios do convnio CIEE, com Iormao na area
de arquivologia e historia. A monograIia ora apresentada busca contribuir com uma das etapas
deste subprojeto, qual seja a elaborao do modelo arquivistico pertinente. Porem com 94
Km lineares de acervo sugere-se ao Tribunal de Justia a viabilizao de parcerias por meio
de convnios ou outras Iormas de ajustes com instituies do porte do Arquivo Nacional, da
FAPERJ (Fundao Carlos Chagas Filho de Amparo a Pesquisa do Estado do Rio de Janeiro)
ou do IPHAN (Instituto do Patrimnio Historico e Artistico Nacional) estabelecendo
cooperao tecnica para auxiliar na execuo do tratamento total deste acervo de Iorma a
coloca-lo, o mais breve possivel na metodologia pertinente e sem mais perda de tempo, a
disposio da propria Administrao como tambem a pesquisadores e a populao em geral.

Vivemos hoje na Era da inIormao. Na Era do conhecimento. Na Era da inIormao em
tempo real do conhecimento. ReIorando os argumentos para deIesa da organizao dos


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acervos arquivisticos, que a principio se sustentam pela necessidade de cumprir as
determinaes constitucionais e legais que garantem o acesso as inIormaes a quem delas
precisem e pelo suporte agil as decises administrativas e judiciais, necessario seria agregar,
agora, devido as mudanas constantes trazidas pelo sistematico avano tecnologico e do alto
nivel de complexidade no ambiente de trabalho ocasionado pela globalizao, a importncia
dos reIeridos acervos como Iontes e registros das inIormaes e do conhecimento corporativo.
Estes devidamente organizados e acessiveis, so partes integrantes de uma rede de dados
capaz de congregar o saber institucional, possibilitando o compartilhamento concatenado de
ideias entre seus membros de Iorma a consolidar a cultura organizacional e/ou a construo de
um novo saber a partir da integrao das inIormaes e dos diversos saberes em constantes
contatos e interaes.









































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34
7. BIBLIOGRAFIA


BELLOTTO, Heloisa Liberalli. Arquivos permanentes, tratamento documental. So Paulo: T.
A. Queiroz, Editor, 1991.

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Boletim do Arquivo. Diviso de Arquivo do Estado. V.1, n.1, dez, dez. 1992 So Paulo:
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VIEIRA, Sebastiana Batista. Tecnicas de arquivo e controle de documentos. Rio de Janeiro.
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35














A
ANEXO I




36
36










ANEXO II




37
37











ANEXO III




38
38










ANEXO IV














39
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ANEXO V