1

Communicatieplan
Inleiding.
In een veranderende organisatie is het van belang dat het bestuur een beleidskader vaststelt waarbinnen de interne en
externe communicatie verloopt.
Duidelijke afspraken over wie met wie communiceert, waarom, wat, hoe en op welk moment zijn organisatiebreed
van groot belang voor een professionele handelswijze. Het voorkomt bovendien dat ieder zijn eigen weg zoekt op
het brede terrein van communicatie, waardoor eenheid en structuur in werkwijze al snel zoek zijn.
In dit communicatieplan is het verenigingsbrede communicatiebeleid van VV IJmuiden vastgelegd. In die
hoedanigheid kan het worden beschouwd als een instrument waarmee alle bewust gehanteerde vormen van in- en
externe communicatie effectief op elkaar zijn afgestemd, zodat een positieve uitgangspositie ontstaat.
Het uitdragen van onze gezamenlijke missie en visie vraagt om duidelijke beleidsafspraken voor bestuur en
vrijwilligers op het vlak van communicatie. Aan de inhoud van dit communicatieplan wordt daarom
organisatiebreed bekendheid gegeven.

De uitgangspunten.
• De interne communicatie tussen de verschillende onderdelen van de vereniging moet zo optimaal mogelijk
zijn en een open karakter hebben
• Een ieder die namens VV IJmuiden communiceert, is zich bewust van de gevolgen die zijn handelen heeft
• Van de betrokkenheid van de leden van VV IJmuiden moet zoveel mogelijk gebruik worden gemaakt
• Informatieverstrekking is een essentieel onderdeel van communicatie. Deze informatie moet echter juist,
tijdig, duidelijk, volledig en op maat zijn en voor de betreffende doelgroepen “bereikbaar”
• De vereniging communiceert via één functionaris naar buiten

De doelgroepen.
Zoals elke vereniging kent ook VV IJmuiden meerdere doelgroepen waarmee wordt gecommuniceerd.
Hierbij wordt er onderscheid gemaakt tussen interne en externe doelgroepen.

1 Intern:
• Bestuur • Commissies
• Leden • Vrijwilligers
• Werknemers

2 Extern:
• KNVB • Ouders van jeugdleden
• Potentiële nieuwe leden • (Voetbal)verenigingen
• Gemeente • Sportraad
• Sponsors • Pers
• Supportersvereniging • Club van Honderd

De doelstellingen van de communicatie

Na een algemene communicatiedoelstelling worden de doelstellingen per doelgroep ieder apart benoemd, met
andere woorden, wat wil VV IJmuiden bij ieder van deze groepen bereiken.

Algemene communicatiedoelstelling.
Als algemene communicatiedoelstelling van VV IJmuiden geldt dat te allen tijde op een eerlijke openhartige wijze,
tijdig, duidelijk, volledig met de juiste doelgroep of persoon wordt gecommuniceerd. Wat niet beperkt blijft tot
uitsluitend de informatieve kant van communicatie. Er wordt in voorkomende gevallen ten volle rekening gehouden
met privacyreglementen.

1 Interne communicatiedoelstelling en doelgroepen.

Interne communicatie (IC) is een interactief proces waarbij bestuur en doelgroepen steeds van rol als “zender” en
“ontvanger” (kunnen) wisselen. In dit proces bouwen boodschappen vaak voort op voorgaande boodschappen. Zo is
interne communicatie een spiraal van doorlopende pogingen om elkaar te beïnvloeden en draagt zo bij aan wat we
samen willen bereiken. IC is een gezamenlijke verantwoordelijkheid voor bestuur en doelgroepen.

2
1.1. Bestuur.
Het bestuur bepaalt de wijze van communiceren met de verschillende doelgroepen en is, direct of indirect,
eindverantwoordelijk voor de wijze van communiceren. Het is belangrijk dat een ieder zich hiervan bewust is.
Niet alleen de bestuursleden, maar iedereen die namens of over de vereniging communiceert. Een negatieve houding
heeft gevolgen voor de vereniging c.q. voor bepaalde doelgroepen.
Het bestuur vergroot de betrokkenheid door de doelgroepen op de hoogte te stellen van wat er binnen de vereniging
speelt dan wel gaat spelen. Dit kan een informeel karakter hebben; het brengen van algemeen nieuws. Maar het kan
ook een formele boodschap zijn: het naleven van afspraken en regels.
Het is van cruciaal belang dat er op een éénduidige wijze wordt gecommuniceerd. Het bestuur spreekt met één
mond!
Op welke wijze er gecommuniceerd wordt, de keuze van het communicatiemiddel, hangt af van de boodschap. Dit
onderdeel komt later aan de orde.

1.2. Commissies.
Veel aspecten die hiervoor zijn genoemd zijn ook voor de commissies van belang.
Echter, de communicatie vanuit de diverse commissies heeft in vrijwel alle gevallen alleen een interne werking.
Terwijl dit voor het bestuur ook externe werking heeft. De commissies dragen zelf ook verantwoordelijkheid voor
het goed verlopen van de interne communicatie.
Er zijn binnen de vereniging ook commissies werkzaam die bevoegd zijn namens het bestuur naar buiten te treden
(vb. sponsorcommissie en kantinecommissie).

1.3. Leden.
Aan haar leden ontleent VV IJmuiden haar bestaansrecht. Een uitermate belangrijke doelgroep der halve. De rechten
en plichten van de leden zijn vastgelegd in de statuten van de vereniging.
Van elk lid mag worden verwacht die hij/zij zich op een positief (kritische) wijze uit, zowel binnen de vereniging als
er buiten. Men vertegenwoordigt de vereniging als zodanig!
Het bestuur en de commissies zijn de enige juiste doelgroepen waar men opmerkingen en eventuele klachten en
problemen kan neerleggen. Het bestuur zal hiertoe de leden ook uitnodigen en aanmoedigen.

1.4. Vrijwilligers.
Hiermee worden in dit verband alle mensen bedoeld die binnen de vereniging een bepaalde functie vervullen.
Dit kan zowel met als zonder een vrijwillige vergoeding.
Van elke vrijwilliger mag worden verwacht die hij/zij zich op een positief (kritische) wijze uit, zowel binnen de
vereniging als er buiten. Men vertegenwoordigt de vereniging als zodanig!
Het bestuur en de commissies zijn de enige juiste doelgroepen waar men opmerkingen en eventuele klachten en
problemen kan neerleggen. Het bestuur zal hiertoe de vrijwilligers ook uitnodigen en aanmoedigen.

1.5. Werknemers.
VV IJmuiden heeft diverse werknemers, zoals trainers en interieurverzorgsters, in dienst. Met deze werknemers zijn
arbeidscontracten afgesloten. Wat hiervoor over vrijwilligers is gezegd geldt, zeker voor de werknemers. Van hen
mag zeker worden verwacht dat ze zich positief uitlaten over de werkgever.
Mochten zij kritiek hebben dan is de zaak deze te uiten bij het bestuur.
Voor trainers, die gezien hun functie, wellicht meer in de publiciteit zullen treden dan anderen, gelden geen
uitzonderingen.

2. Externe communicatiedoelstelling en doelgroepen.

Externe communicatie bestaat uit alle communicatie die plaatsvindt tussen VV IJmuiden en de buitenwereld.
Externe communicatie is een verantwoordelijkheid van het bestuur.

2.1. KNVB.
De KNVB is de overkoepelende bond waarbij VV IJmuiden is aangesloten. Directe communicatie met de KNVB
vindt plaats tijdens de regionale en districtsvergaderingen in het voor- en het najaar. VV IJmuiden heeft als
uitgangspunt hierbij altijd aanwezig te zijn. Zijn we verhinderd dan zullen we ons hiervoor tijdig afmelden.
Met de KNVB wordt gecommuniceerd over indelingen, competitieprogramma’s en andere zaken betreffende de
competitie. Daarnaast is er, indien de behoefte er binnen de vereniging is, overleg mogelijk over clubondersteuning.

2.2. Ouders van jeugdleden.

De ouders van jeugdleden zijn voor de vereniging belangrijk. Zij treden vaak op als vrijwilliger in welke vorm dan
ook. Deze vrijwilligers worden over verschillende zaken geïnformeerd. Andere ouders worden van het wel en wee
van de vereniging op de hoogte gehouden via het verenigingsorgaan De Spil.
3
2.3. Potentiële leden.
Deze worden geïnformeerd over de vereniging door middel van alle beschikbare informatie. Bij aanmelding
ontvangen nieuwe leden een welkomstpakket.

2.4. (Voetbal)verenigingen.
In dit geval worden bedoeld de overlegsituaties met verenigingen of groepen van verenigingen die zijn aangesloten
bij de KNVB.

2.5. Gemeente.
De voetbalvereniging maakt gebruik van de accommodatie van de gemeente. Daarom wordt periodiek, formeel en
informeel, overleg gevoerd over de accommodatie. De vereniging dient zich te houden aan de richtlijnen die de
gemeente voor het gebruik opstelt.

2.6. Pers.
De pers is voor het uitdragen van nieuwsberichten van de vereniging een belangrijke partner.
De pers kan op eigen initiatief naar het sportpark om verslag te doen van wedstrijden van m.n. het 1 elftal. Indien dit
e

niet het geval is zullen vooraankondigingen en wedstrijdverslagen door de vereniging zelf moeten worden
aangeleverd.
De pers is zelf natuurlijk ook actief om informatie over de vereniging te achterhalen.
Belangrijk uitgangspunt hierbij is dat van een ieder die actief is binnen de vereniging wordt verwacht die hij/zij zich
op een positieve manier uitlaat over VV IJmuiden.
Het bestuur bepaalt wie de contacten met de pers onderhoudt. Veelal zal dit via de voorzitter of de
PR/Communicatie functionaris gebeuren.

2.7. Sponsors.
Binnen een vereniging zijn sponsors niet meer weg te denken. Voor de diverse vormen van sponsoring zijn
verschillende afspraken vastgelegd. Verder wordt een brochure verstrekt aan potentiële sponsors. Met daarin onder
meer de verschillende vormen van sponsoring.
Met sponsors wordt, bij voorkeur, per brief en per e-mail gecorrespondeerd over uitnodigingen en activiteiten.
Daarnaast ontvangt de sponsor elk jaar een presentatiegids.

2.8. Club van Honderd.

De status van de Club van 100 is minder formeel dan die van de supportersvereniging. Dat wil niet zeggen dat de
functie en daarmee de communicatie met de Club van 100 minder belangrijk is. Ook met het bestuur van deze club
vindt minimaal eens per jaar een formeel overleg plaats.

De boodschap.
Het is belangrijk dat wat gecommuniceerd wordt, de boodschap (of de inhoud c.q. het onderwerp), bij de juiste
doelgroep(en) belandt. Hieronder volgt in het kort een opsomming van de diverse ‘boodschappen’ met daarbij
aangegeven de ‘ontvanger’ van de boodschap:
• Bestuursnotulen: de voorzitters van de commissies;
• Commissieverslagen: bestuur en daar waar nodig overige commissies;
• (Bestuurs)mededelingen: commissies, vrijwilligers en (ouders van jeugd)leden;
• Verslag ledenvergadering: leden (op aanvraag);
• Algemene voetbalzaken: publicatiebord.

De communicatiemiddelen.
In dit hoofdstuk worden de verschillende middelen besproken die tot het bereiken van de doelstellingen leiden. Er
moet continu worden nagedacht welk(e) middel(en) het best ingezet kan c.q. kunnen worden om de boodschap te
communiceren. Hierbij wordt een onderscheid gemaakt in interne(I) en externe(E) middelen.
1 Interpersoonlijke communicatie.
De krachtigste vorm van communicatie, die het sterkst beïnvloedt en daardoor het grootste effect sorteert, is de
interpersoonlijke communicatie. Daarom geeft het bestuur daaraan een hoge prioriteit. Hier wordt o.a. bedoeld:
• Bijwonen van commissievergaderingen door bestuursleden;
• Persoonlijke gesprekken;
• Persoonlijke brieven;
• Presentaties.

4
2 Parallelle communicatie.
De interpersoonlijke communicatie wordt ondersteund door de zogenaamde parallelle communicatiemiddelen.

Structureel zetten we de volgende middelen in:

2.1. Informatiegids(I).
Deze gids wordt eens per jaar opgesteld door het bestuur en verspreid onder alle leden. In de informatiegids staat
zoveel mogelijk informatie over de vereniging. Hierbij valt o.a. te denken aan samenstelling van bestuur en
commissies, indeling teams met adresgegevens, contributie en overige prijzen, gedragsregels evenals een
opsomming van de jaarkalender met de activiteiten.
Het doel van de gids is om alle leden, ouders van jeugdleden en trainers te informeren.

2.2. De Spil(I).
Het verenigingsorgaan is onlosmakelijk verbonden aan het lidmaatschap.
De Spil verschijnt veelal 9 keer per jaar en wordt samengesteld door “De Digispil Redactie”. In dit clubblad worden
diverse (vaste) rubrieken opgenomen, zoals onderwerpen vanuit het bestuur, wedstrijdverslagen,
wetenswaardigheden. Tevens zijn er regelmatig artikelen te lezen van een aantal vaste schrijvers.

2.3. Supporter(I).
De Supporter verschijnt bij elke thuiswedstrijd van het eerste elftal in competitieverband en wordt gratis uitgereikt.
Hierin zijn opgenomen een voorwoord van het bestuur, de selecties van beide elftallen evenals de stand van de
competitie en het wedstrijdprogramma.

2.4. Publicatiebord(I).
Het doel van het publicatiebord in de kantine is om de leden te informeren over lopende zaken.
Dit kan zijn: het vermelden van rangen en standen in de verschillende competities, wedstrijdprogramma en
uitslagen, wijzigingen voor De Informatiegids met betrekking tot de leden, standen en programma’s met betrekking
tot speciale competities, en de jaarplanning van activiteiten binnen de vereniging, enz.

2.5. Wegwijzer(I).
Ten behoeve van, vooral bestuurs- en kaderleden, is de “Wegwijzer” ontwikkeld, waar ondermeer de belangrijkste
afspraken en andere wetenswaardigheden in vermeld staan.

2.6. Verenigingsplan(I).
Ten behoeve, van vooral bestuurs- en kaderleden, is er een verenigingsplan, waarin korte- en
langetermijnplanningen zijn opgenomen. Daarnaast geeft dit plan de ambities en de visie van VV IJmuiden weer op
allerlei terreinen

2.7. E-mail(I en E).

Een geschikt communicatiemiddel om mensen snel te bereiken en een boodschap efficiënt over te brengen, is het
gebruik van e-mail. Dit communicatiemiddel is zeer gebruikersvriendelijk. Het voordeel is dat er door een paar
simpele handelingen een groot deel van de doelgroep bereikt kan worden.

2.8. Internet(E).
Internet is een uitstekend middel om met de leden van de vereniging te communiceren. Op de site van VV IJmuiden
staat alle informatie gerubriceerd gerangschikt, wat de toegankelijkheid ten goede komt.
De site wordt regelmatig bijgewerkt en informatie, zoals uitslagen van wedstrijden, zijn meteen beschikbaar. Ook
hierbij geldt: slechts aanvullend te gebruiken.

2.9. Presentatiegids(E).
Deze gids wordt één keer per jaar samengesteld en is vooral bedoeld om (het eerste elftal van) VV IJmuiden te
presenteren. De gids wordt verspreid onder sponsoren van de vereniging en besturen van tegenstanders van het 1e
elftal. Bij thuiswedstrijden van het 1e elftal liggen er altijd een aantal op de bestuurstafel en in de kantine. Bij
uitwedstrijden worden er ook altijd een aantal exemplaren meegenomen t.b.v. het bestuur van de tegenstander. Het
is een soort van visitekaartje van de vereniging.
Voor de realisatie van De Presentatiegids is een commissie actief, die zorgt voor:
• Het bepalen van de advertentie prijs, samen met het bestuur;
• Het werven van advertenties;
• Het verzorgen van de inhoud en de tekst;
• Het vragen van een offerte en het laten drukken van een proefdruk;
• Het controleren van deze druk;
5
• Het bestellen en het tijdig leveren van de bestelde hoeveelheid;
• Zorgen voor de verspreiding.

2.9. Wedstrijdprogramma(I).
Deze gids wordt één keer per week samengesteld en is vooral bedoeld om een overzicht van de wedstrijden die
zullen gespeeld worden een week later. In het wedstrijdprogramma worden ook zaken zoals kleedkamers,
scheidsrechters en tijden van vertrek (bij uitwedstrijden) vermeld.

6
 Frequentie
Eenm. Week Maand Kwartaal Jaar
Informatiegids X
De Spil X
Wedstrijdprogramma X
De Supporter X
De Wegwijzer X
De Verenigingsplan X
Website X
Intake gesprek / Welkom pakket X
Exit interview X
Ideeënbus X
Publicatiebord/Standenbord
Evenementen
X
Leden

• Familiedag
• Zeeg Vlieland en Jan Smit
X
toernooi
• Wildavond X
• Technische staf overleg X
• Ledenvergadering X
• Opendag(en) X
• Nieuwjaarsborrel X
• Kersttoernooi (zaal) X
• Vrijwilligersavond X
• Wedstrijd
X(?) X
Stormvogels/Telstar(?)
• Etc
Informatiepunt (via website?) X
Sponsordag(avond) X
Presentatiegids X
Niet Leden

Rabodag X
Artikels in de krant X
Folders / Info-uitgaven / Brochures X
Bewaarnummer VV IJmuiden krant X
Sponsorplan X
Informatiepunt (via website?) X

7
 KOSTEN SPONSORING VV IJMUIDEN 2006 / 2007

Advertentie in clubblad
Verschijnt minimaal 9 x per jaar met een oplage van 500 stuks.
1/8 advertentie van A4 formaat € 60,00
1/4 advertentie van A4 formaat € 100,00
1/2 advertentie van A4 formaat € 180,00
1/1 advertentie van A4 formaat € 340,00

Bordsponsoring
Vanaf 3 meter. Contracten met de VV IJmuiden gelden voor minimaal 3 jaar.
1e jaar: € 65,00 per strekkende meter bord (fabricagekosten voor rekening sponsor en de plaatsingskosten van €
65,00 worden in rekening gebracht).
2e jaar: € 80,00 per strekkende meter bord.
3e jaar: € 80,00 per strekkende meter bord.
Betaalt u €1.000,00 direct, dan kunnen wij u het volgende aanbieden: 4 jaar contract, inclusief 3m boord,
door ons geregeld en opgehangen! U heeft er geen omkijken meer naar

Website
Bedrijfslogo inclusief hyperlink naar eigen internetsite € 115,00 per seizoen.
Bedrijfslogo exclusief hyperlink € 80,00 per seizoen.

Wedstrijdsponsors 1e elftal
Wedstrijdbal voor het 1e elftal, alleen bij thuiswedstrijden. Vermelding van bedrijfsnaam in programmablad,
clubblad en op een bord in de kantine. Eenmalige actie € 85,00 per wedstrijd.

Balsponsoring
Wedstrijdbal voor de overige teams van VV IJmuiden. Vermelding van naam in programmablad 1e elftal, clubblad
en op een bord in de kantine. Eenmalige actie € 50,00 per seizoen.

Bedrijfsvlaggen
Ophangen aan het clubgebouw of hoofdveld met wedstrijden van het eerste elftal. €80.00 per seizoen of €250.00 per
4 jaar.

Vrienden van IJmuiden

Vermelding van naam en/of bedrijfslogo op een daarvoor bestemd bord in de kantine. Jaarlijkse contributie € 50,00

Diversen sponsor mogelijkheden (prijzen in overleg)

Logo en/of bedrijfsnaam in kantine, productpresentatie in kantine, kleedkamer sponsoring, commissie sponsoring,
sponsoring in diensten/producten, teamsponsoring, kledingsponsoring, ophangen, etc.
Komend seizoen gaat de VV IJmuiden beginnen met een persoonlijke lidmaatschapskaart. Op vertoon van deze
kaart kan een lid van de VV IJmuiden een korting krijgen bij de Sponsor. De hoogte van de korting laten wij
natuurlijk aan de Sponsor over.

VV IJmuiden beschikt over een email bestand van ongeveer 500 leden. Wij zullen aan de sponsors de mogelijkheid
bieden om maximaal vijf keer per seizoen hun acties aan ons door te geven. Wij zullen zorgdragen dat de info wordt
doorgegeven aan de leden.

Iedere vorm van sponsoring bij en voor de VV IJmuiden kan alleen

plaatsvinden na goedkeuring door en/of in overleg met het bestuur en
wordt, indien gewenst, schriftelijk vastgelegd.
8
6. Tot slot

Wij hopen dat u zoveel vertrouwen in onze vereniging heeft dat u besluit sponsor te worden van VV IJmuiden. In
het bevestigende geval verzoeken wij u met een van de onderstaande personen contact op te nemen.

Wij maken graag een afspraak om de sponsor mogelijkheden met u te bespreken. Mocht u besluiten geen gebruik te
maken van dit aanbod, dan danken wij u voor de tijd die u heeft besteed aan dit sponsorplan.

Contactpersonen
E. Jonkman
023-5395207  ericenpatricia@quicknet.nl
G. Zandonà
0621–290355  gianvittorio@yahoo.com

9
 Sponsorcontract

Contractnummer: Vervaldatum: .. - .. - ..
Sponsor
Naam bedrijf: Contactpersoon (CP):
Adres: Functie CP:
Postcode: Adres CP:
Plaats: Postcode CP:
Telefoon: Woonplaats CP:
Fax: E-mail CP:

Bovengenoemde partij enerzijds als zijnde sponsor en VV IJmuiden anderzijds verklaren

onderstaande sponsoring overeen gekomen te zijn voor een periode van 3 jaar (tenzij
anders vermeld) en tevens kennis te hebben genomen van de sponsor voorwaarden zoals
beschreven in het vigerende sponsorplan van VV IJmuiden.

Vorm van sponsoring: Bedrag / jaar Jaren Totaal

1. Hoofdsponsor VV IJmuiden n.o.t.k. … € ……,=

2. Co-sponsor VV IJmuiden n.o.t.k. … € ……,=
3. Teamsponsor jeugd- of senioren elftal n.o.t.k. … € ……,=
4. Trainingspaksponsoring n.o.t.k. … € ……,=
5. Advertentie in clubblad De Spil …
a. 1/8 advertentie van A4 formaat € 60,= … € ……,=
b. 1/4 advertentie van A4 formaat € 100,= … € ……,=
c. 1/2 advertentie van A4 formaat € 140,= … € ……,=
d. 1/1 advertentie van A4 formaat € 340,= … € ……,=
6. Reclamebord langs hoofdspeelveld. Vanaf 3 meter (Contracten met VV IJmuiden gelden voor
minimaal 3 jaar)
a. 1e jaar: fabricagekosten voor rekening sponsor en de € 65,= … € ……,=
plaatsingskosten van € 65,00 worden in rekening gebracht
c. 2e jaar (per strekkende meter bord) € 96,= … € ……,=
c. 3e jaar (per strekkende meter bord) € 96,= … € ……,=
7 Website
a. Bedrijfslogo (inclusief hyperlink naar eigen internetsite) € 115,= … € ……,=
b. Bedrijfslogo exclusief hyperlink €80,00 of bedrijfsvlag € 80,= … € ……,=
per seizoen (of €250 per 4 jaar)
8. Wedstrijdsponsors 1e elftal Wedstrijdbal voor het eerste € 85,= (per … € ……,=
elftal, alleen bij thuiswedstrijden. Vermelding van bedrijfs- wedstrijd)
naam in programmablad, clubblad en bord in de kantine
9. Balsponsoring. Wedstrijdbal voor VV IJmuiden. € 50,= (per … € ……,=
Vermelding van naam in programmablad 1e elftal, seizoen)
clubblad en bord kantine
10. Wedstrijdbal voor de overige teams. Vermelding van € 50,= (per … € ……,=
naam en/of bedrijfslogo op een daarvoor bestemd bord in seizoen)
de kantine
11. Vlag bij kantine en hoofdveld € 100,= (per … € ……,=
seizoen)
12. Overig, te weten: ………………………………… n.o.t.k. … € ……,=
€ ……,=

10
11