Planeamiento de Proyectos con MS Project 2007

Sesin 01
Ing. Csar Aguilera Serpa
PMP, MCITP, MCTS Mail: cesar.aguilera@pucp.edu.pe

Conceptos Bsicos del PMBOK

PROYECTO: esfuerzo temporal emprendido para crear un producto o servicio nico.
Los proyectos se subdividen en Fases para permitir un mejor control. La suma de las fases determina el Ciclo de Vida del proyecto. Una fase es una sucesin de Actividades que finalizan al completar un/ unos entregable/s. Un Entregable es un elemento fsico documentable o un documento.

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La Gua de los fundamentos para la Direccin de Proyectos (Gua del PMBOK) es una norma reconocida en la profesin de la direccin de proyectos. El PMBOK proporciona pautas para la direccin de proyectos tomados de forma individual. Define la direccin de proyectos y otros conceptos relacionados. Tiene como propsito: Identificar buenas practicas Promover un lenguaje comn

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DIRECCIN DE PROYECTOS: aplicacin del conocimiento, habilidades, herramientas y tcnicas a las actividades de un proyecto con el objetivo de cumplir los requisitos del mismo.

Balancear:
Alcance, Tiempo, Coste, Calidad, Riesgos Las necesidades: requerimientos identificados Los diferentes stakeholders intereses y expectativas de los

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CICLO DE VIDA DEL PROYECTO
Fase Inicial Fase Final
Coste/ Recursos Probabilidad xito Coste de Errores Capacidad de Cambio Incertidumbre y Riesgo

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PROCESOS DE GESTIN: se enfocan a la mejora de la gestin del proyecto, al desarrollo del producto/ servicio y/ o al desarrollo del negocio.

Iniciacin: definicin de los objetivos del proyecto, fase o actividad. Planificacin: diseo de un plan para cumplir con esos objetivos. Ejecucin: coordinar los recursos para llevar a cabo el plan. Control: monitorizacin del estado para tomar decisiones y/ o acciones. Cierre: formalizacin de la aceptacin del producto o servicio.

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Procesos de Gestin: relacin entre ellos Procesos Iniciacin

Procesos Planificacin

Procesos Control Comienzo Procesos Cierre

Procesos Ejecucin

Fin

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PROCESOS DE INICIACIN
Definir objetivo, restricciones y supuestos
Objetivos de un Proyecto, debe estar bien definido y claramente establecido. Se puede jerarquizar de la siguiente manera:

Objetivo General Objetivos Especficos Indicadores Meta Actividades Principales o Fases Tareas
Indicador A Indicador B Fases o Actividades principales Tareas

Objetivo General Objetivo Especifico 1

Restricciones o delimitaciones Supuestos, cuando hay incertidumbre generamos suposiciones importantes.

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PROCESOS DE PLANEAMIENTO
Definir tareas (hito, tarea, fase) Esquematizar la programacin Determinar o calcular duraciones
Juicio de expertos. Estimacin anloga. Experiencias anteriores Paramtrica. Anlisis de data histrica Estimacin por tres valores. Anlisis PERT

Establecer la relacin de dependencia (vinculaciones) Asignacin de recursos Distribuir la programacin (dar a conocer el proyecto)

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PROCESOS DE PLANEAMIENTO

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PROCESOS DE EJECUCIN
Preparar un esquema para su seguimiento
Preparar un patrn de comparacin (Lnea Base) Preparar documentacin para obtener los datos

Informar peridicamente el avance.

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PROCESOS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL
Analizar y reprogramar las Tareas o fases Balance de cargas de trabajo de recursos Anticipar los probables problemas (indicadores grficos)

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PROCESOS DE CIERRE
Formaliza la aceptacin del producto o servicio. Termina ordenadamente el proyecto o fase

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REAS DE CONOCIMIENTO

Gestin de Integracin
Incluye los procesos requeridos para asegurar la adecuada coordinacin entre los diversos elementos del proyecto. Lo anterior implica lograr un balance entre objetivos y alternativas dispares, a fin de cumplir o exceder las necesidades y expectativas de las diversas partes con inters en el proyecto.

Gestin de Alcance
Incluye los procesos requeridos para asegurar que el proyecto incluye todo el trabajo requerido, y slo el trabajo requerido para completarlo exitosamente. Su principal preocupacin estriba en definir y controlar lo que est o no incluido en el proyecto, marcando una clara distincin entre el alcance del proyecto y el alcance del producto del proyecto.

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REAS DE CONOCIMIENTO

Gestin de Tiempo
Incluye los procesos requeridos para asegurar la terminacin del proyecto en el tiempo previsto. Esta consiste en la definicin de actividades, la secuencia de ellas, los tiempos estimados de duracin, el desarrollo y control de las mismas.

Gestin de Costos
Incluye los procesos requeridos para asegurar que el proyecto se termine dentro del presupuesto autorizado. Esta consiste de la planeacin de recursos, los costos estimados, los costos presupuestados y los controles del costo.

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REAS DE CONOCIMIENTO

Gestin de Calidad
Incluye los procesos requeridos para asegurar que el proyecto cubrir las necesidades para las que fue creado. Incluye todas las actividades de la funcin de administracin general que determinan las polticas, los objetivos y responsabilidades relativas a la calidad, implementndolos mediante la planeacin de la calidad, el control de la calidad, el aseguramiento de la calidad y la mejora en la calidad, dentro del sistema de calidad.

Gestin de Recursos Humanos

Incluye los procesos requeridos para hacer el uso ms eficiente de las personas involucradas en el proyecto. Incluye a todas las partes con inters en el proyecto: patrocinadores, clientes, participantes individuales, proveedores y otros.

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REAS DE CONOCIMIENTO

Gestin de Comunicaciones
Incluye los procesos requeridos para asegurar la apropiada y oportuna generacin, conjuncin, distribucin, almacenamiento y deshecho final de la informacin del proyecto. Proporciona los vnculos crticos entre las personas, las ideas y la informacin, que son necesarios para lograr el xito.

Gestin de Riesgos
Incluye los procesos relativos a la identificacin, la cuantificacin y la respuesta a los riesgos del proyecto. Incluye el mximo aprovechamiento de los eventos positivos y el minimizar las consecuencias de los eventos negativos. Debe de ser una preparacin previa a solventar futuros eventos adversos, ms que a responder al evento.

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REAS DE CONOCIMIENTO

Gestin de Adquisiciones
Incluye los procesos requeridos para la adquisicin de bienes y servicios externos a la organizacin ejecutora del proyecto. Por simplicidad, los bienes y servicios, ya sean uno o varios, son generalmente referidos como producto.

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Areas de Conocimiento
Gestin de la Integracin del Proyecto

Grupos de Procesos de la Direccin de Proyectos

Iniciacin
Desarrollar el Acta de Constitucin del Proyecto

Planificacin
Desarrollar el Plan de Gestin del Proyecto:

Ejecucin
Dirigir y gestionar la ejecucin del proyecto

Seguimiento y Control
Supervisar y controlar el trabajo del proyecto

Cierre
Cerrar el Proyecto o Fase

Realizar Control Integrado de Cambios

Gestin del Alcance del Proyecto

Gestin del Tiempo del Proyecto

Recolectar Requerimientos
Definir el Alcance Crear EDT Definir las actividades Establecer la secuencia de las actividades

Verificar el alcance
Controlar el alcance

Controlar el cronograma

Estimar los recursos de las actividades

Estimar la duracin de las actividades Desarrollar el cronograma

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Areas de Conocimiento
Gestin de Costo del Proyecto

Grupos de Procesos de la Direccin de Proyectos

Iniciacin Planificacin
Estimar los costos Preparar el presupuesto de costos Planificar la calidad

Ejecucin

Seguimiento y Control
Controlar los costos

Cierre

Gestin de la Calidad del Proyecto Gestin de los Recursos Humanos del Proyecto

Realizar Aseguramiento de calidad Adquirir el equipo de proyecto Desarrollar el equipo de proyecto Gestionar el equipo de proyecto Distribuir la informacin Gestionar las expectativas de los interesados

Realizar Control de calidad

Planificar los recursos humanos

Gestin de las Comunicaciones del Proyecto

Identificar los interesados

Planificar las comunicaciones

Informar el rendimiento

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Areas de Conocimiento
Gestin de los Riesgos del Proyecto

Grupos de Procesos de la Direccin de Proyectos

Iniciacin Planificacin
Planificar la gestin de riesgos. Identificar los riesgos Realizar anlisis cualitativo de riesgos Realizar anlisis cuantitativo de riesgos Planificar la respuesta a los riesgos

Ejecucin

Seguimiento y Control
Seguir y control los riesgos

Cierre

Gestin de las Adquisiciones del Proyecto

Planificar las compras y adquisiciones

Conducir compras y adquisiciones

Administrar compras y adquisiciones

Cerrar el Contrato o Fase

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Alcance, WBS, OBS, RAM Alcance: compendio de todas las tareas a realizar para lograr completar con xito el proyecto. WBS (Work Breakdown Structure) o EDT: descomposicin lgica del trabajo a realizar. OBS (Organization Breakdown Structure): estructura lgica del equipo de proyecto. RAM (Responsibility Assignment Matrix): relacin entre WBS y OBS

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WBS Tcnica fundamental de la administracin de proyectos. Permite definir y organizar el alcance total del proyecto usando un rbol de estructura jerrquico. La WBS subdivide el trabajo del proyecto en porciones de trabajo ms pequeas y fciles de manejar, donde cada nivel descendente representa una definicin cada vez ms detallada del trabajo del proyecto. La WBS se utiliza principalmente en la fase inicial de un proyecto La WBS tiene dos objetivos:
Asegurar que el proyecto incluya todo el trabajo necesario Asegurar que el proyecto excluya el trabajo innecesario.

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WBS
Proyecto

Fase 1 Producto Entregable 2.1 Producto Entregable 2.2

Fase 2 Producto Entregable 2.3

Fase 3 Producto Entregable 2.4

Fase 4

Producto Entregable 2.2.1 Work Packages 2.2.1.1

Work Packages 2.2.1.2

Producto Entregable 2.2.2 Producto Entregable 2.2.3

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WBS

La WBS proporciona una gran ayuda para:

Estimacin de costos:
Para asegurar que todos los entregables del proyecto se han estimado. Para incorporar el costo de los elementos individuales en el costo total del proyecto. Para asegurar que cada actividad necesaria del proyecto corresponde a un Work Package del WBS.

Contabilidad de costos:
Asignar trabajo y cargar este a los centros de costo apropiados basado en los elementos especializados en la WBS. Determinar el costo actual de cada elemento.

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WBS

La WBS proporciona una gran ayuda para:

Ejecucin del calendario:
Monitorear que actividades son completadas. Medir el progreso del proyecto.

En una forma sucinta se puede decir que ayuda en la preparacin de:

El presupuesto (recursos, tiempo, costos) El establecimiento de una lnea base para la ejecucin La revisin del avance del proyecto (control)

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Ejemplo de WBS
WBS (Work Breakdown Structure)

PROYECTO ALFA
1.

CONCEPTOS GENERALES 1.1

Definicin de Conceptos Generales 1.1.1 Revisin de Conceptos 1.1.2

DEFINICIN PROCESOS 1.2

DEFINICIN PROCESOS FASE 1 1.2.1 DEFINICIN PROCESOS FASE 2 1.2.2 DEFINICIN PROCESOS FASE 3 1.2.3 GESTIN DE PROYECTO 1.2.4 Planificacin 1.2.4.01 Control Integral de Proyecto 1.2.4.02 Control de Cambios 1.2.4.03 Control de Documentacin 1.2.4.04 Control de Recursos 1.2.4.05 Control de Riesgos 1.2.4.06

CLASIFICACIN P.I. 1.3

Clasificacin de Proyectos Internos 1.3.1 Generacin Plantillas Documentacin 1.3.2

Generacin de Documento de Conceptos Bsicos 1.1.3

GESTIN DE PROYECTO 1.1.4 Planificacin 1.1.4.01 Control Integral de Proyecto 1.1.4.02 Control de Cambios 1.1.4.03 Control de Documentacin 1.1.4.04

Generacin Tabla P.I. vs Plantillas 13.3

GESTIN DE PROYECTO 1.3.4 Planificacin 1.3.4.01 Control Integral de Proyecto 1.3.4.02 Control de Cambios 1.3.4.03 Control de Documentacin 1.3.4.04

Control de Recursos 1.1.4.05

Control de Riesgos 1.1.4.06

Control de Recursos 1.3.4.05

Control de Riesgos 1.3.4.06

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Relaciones con otras herramientas

Otras estructuras comnmente usadas en algunas reas de aplicacin y que estn relacionadas con el WBS son:
La estructura de descomposicin de la organizacin (Organizational Breakdown Structures - OBS) se usa para mostrar que componentes de trabajo han sido asignados a que unidades de la organizacin La estructura de descomposicin de recursos (Resource Breakdown Structure - RBS), que es una variacin del OBS y es tpicamente usado cuando los componentes de trabajo estn asignados a individuos. Se puede decir que la RBS representa la organizacin de recursos humanos y materiales del proyecto

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Ejemplo de OBS
PROYECTO XXXX
Gestor de la Cuenta
Nombre

Gestor de Proyecto
Nombre

Oficina Tcnica
Nommbre

Oficina de Proyecto
Nombre

Coordinador Despliegue
Nombre

Gestor Logstica
Nombre

Calidad Diseo de Red

Nombre Nombre

Formacin Ingeniera Supervisor Obra Civil

Nombre Nombre

Supervisor Instalacin BS
Nombre

Supervisor Instalacin CPE

Nombre

Nombre

Soporte Tcnico
Nombre

Supervisor rea

Supervisor rea

Supervisor rea

Gestor de Subcontratacin
Nombre

Gestor de Documentacin
Nombre

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Matriz de Responsabilidades Es una matriz que ilustra grficamente cuando y en qu grado los individuos y grupos se involucran en cada actividad de un proyecto.

En la matriz de responsabilidades, las diferentes personas, roles u organizaciones, aparecen como columnas, con los productos de las actividades enumerados en las filas, donde las intersecciones describen la responsabilidad de cada persona en cada uno de los productos.
El propsito de la Matriz de Responsabilidad es proporcionar claridad e indicar los acuerdos sobre quin hace qu.

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Matriz de Asignacin y Responsabilidades (RAM)

NAVEGANDO EN LA HERRAMIENTA MS PROJECT 2007

 Pantalla Inicial de Trabajo de Microsoft Project 2007

Para abrir una ventana de Microsoft Project <Inicio/Programas/Microsoft Office Project 2007> 2007 debemos dar clic al men
BARRA DE MEN
BARRA DE HERRAMIENTAS

Generalidades

BARRA DE VISTAS

GUA DE PROYECTOS

HOJA O TABLA DE DATOS DEL PROYECTO

DIAGRAMA DE BARRAS

Barra de Men

Men Archivo

Men Edicin

 Men Edicin

Barra de Men

Comando Deshacer: En MS Project 2007 se puede deshacer ms de una vez, permitiendo

configurar el nmero de niveles a deshacer, considerando hasta un mximo de 99 niveles. RUTA: <Herramienta/Opciones/General/Deshacer niveles>

Barra de Herramientas
Barra Estndar

Nombre de la Agrupacin
Archivo Edicin(Cortar,Copiar,Pegar)

conos de los Comandos

Hipervnculo
Vinculacin de Tareas Propiedades del proyecto Agrupamiento de Tares(Equivalente a ordenar de Excel) Zoom

Barra de Herramientas
Barra de Formato

Nombre de la Agrupacin
Sangra Vista de Niveles Texto y Datos Filtros

conos de los Comandos

 Crear un Proyecto usando Plantillas

Plantillas de Proyectos

Las plantillas MS Project son muy ltiles para la gestin de proyectos ya que muchas veces los proyectos que creamos son muy parecidos entre s o tal vez sea la continuacin de otro proyecto. Para ver las plantillas que trae MS Project se debe realizar lo siguiente:

Primer Paso:
Ir men <Archivo/Nuevo> En el panel de Nuevo proyecto, seleccionamos En PC..

Segundo Paso:
En la pantalla de Plantillas en la pestaa Plantillas de proyecto seleccionamos una plantilla del tema del cual se trata nuestro proyecto.

 Abriendo el MS Project 2007

Creando el proyecto

Ruta: <Inicio/Programas/Microsoft Office Project 2007>

 Pantalla de Inicio de Microsoft Project 2007

Creando el proyecto

 Ingresando Informacin Bsica del Proyecto

Ir al Men <Proyecto/Informacin del proyecto>

Creando el proyecto
Ingresar la informacin bsica del proyecto

COLUMNA Fecha de comienzo Fecha de fin Programar a partir de

DESCRIPCIN Fecha de comienzo actual del proyecto. Fecha de fin real del proyecto. Especifica si Project debe programar el proyecto a partir de una fecha de comienzo o a partir de una fecha de fin especificadas.

COLUMNA Fecha de estado Calendario Prioridad

DESCRIPCIN Fecha que sirve para efectuar clculos de valor ganado y ubicar lneas de progreso. Especifica el calendario base a usar para el proyecto. Indica el modo en que las tareas del proyecto actual se pueden fcilmente retrasar en caso de que los recursos se redistribuyan a lo largo de varios proyectos.

Guardando el proyecto
Primer Paso Ir al Men <Archivo/Guardar como> Segundo Paso Guardando el archivo de proyecto

Cdigos EDT
Los cdigos EDT son alfanumricos e identifican la ubicacin exclusiva de cada tarea en la estructura de esquema del proyecto. Se pueden usar para generar informes de la programacin y llevar un seguimiento de los costos. MS Project 2007 trabaja con dos tipos de cdigos EDT: nmero de esquema y cdigos personalizados de esquema. 1. NMEROS DE ESQUEMA: Es el tipo ms simple de cdigo EDT. Project calcula los nmeros de esquema de cada tarea basndose en la estructura de esquema de la lista de tareas. Ruta: <Herramientas/Opciones/Vista/Mostrar nmeros de esquema>

Cdigos EDT
2. CDIGOS PERSONALIZADOS DE ESQUEMA: Permite definir una serie de cdigos EDT personalizados como una combinacin de nmeros y letras para ser mostrados en el campo EDT. Para crear un cdigo personalizado de EDT se debe realizar lo siguiente: Primer Paso: Ruta: <Proyecto/EDT/Definir cdigo>

Segundo Paso: Ingresar cdigo EDT personalizado

Cdigos EDT
2. CDIGOS PERSONALIZADOS DE ESQUEMA: Tercer Paso: Agregar la columna EDT en la tabla de datos del proyecto. Para esto seleccionamos el campo Nombre de tarea, hacemos clic derecho sobre ste y seleccionamos la opcin Insertar columna.

Ingresando las tareas

Para ingresar las actividades o tareas debemos ubicarnos en la celda inferior inmediata del entregable o subentregable, y luego existen varias opciones para insertar nuevas tareas: Presionando la tecla Insert del teclado. Marcando toda la fila inferior del entregable desde la primera columna izquierda (columna Id), luego clic derecho del mouse sobre la fila marcada y seleccionar Nueva tarea. Seleccionando la opcin <Insertar/Nueva tarea>

Duracin de las tareas

Perodo total de tiempo de trabajo activo que es necesario para completar una tarea.

Abreviatura m h d s ms

Significa Minuto Hora Da Semana Mes

Establecer la duracin en das

Crear Esquema de Programacin

El uso de esquemas (aplicacin de sangra) ayuda a organizar las tareas en bloques ms manejables. Se pueden aplicar sangras a las tareas relacionadas para situarlas bajo una tarea ms general creando una jerarqua. Las tareas generales se denominan Tareas de resumen; y las tareas con sangra que aparecen debajo de la tarea de resumen son sub-tareas.
TAREA RESUMEN SUBTAREA

APLICAR SANGRA
Seleccionar las tareas que pertenecen a un entregable y hacer clic en

QUITAR SANGRA
Seleccionar las tareas que desea quitar de la tarea resumen y hacer clic en

Ingresando Tareas Repetitivas

Una tarea o actividad repetitiva es aquella que sucede con cierta frecuencia en el tiempo, y se programa con la misma duracin, asignacin de recursos, y cantidad de trabajo. Ejemplos: Reuniones de coordinacin semanal de los proyectos Reuniones de monitoreo de riesgos Elaboracin del informe de performance del proyecto Para crear una tarea repetitiva se debe realizar los siguientes pasos. Primer Paso Ir al men <Insertar/Tarea Repetitva> Segundo Paso Ingresar los datos de la tarea repetitva

Ingresando Tareas Repetitivas

Ejemplo: Ingresar la tarea repetitiva denominada Reunin de Avance que forme parte del Entregable Informes de avances y riesgos, de acuerdo a la figura adjunta, que tenga una duracin de 2 horas, patrn de repeticin todas las semanas los das viernes y con intervalo de repeticin de 3 veces.

Ingresando Hitos
Un hito es un punto de referencia que marca un evento importante en un proyecto y se utiliza para verificar el progreso del proyecto comparndolo contra el evento programado o requerido. Un hito tiene duracin cero. Ejemplos: Fecha contractual requerida de entrega de obra Fecha de inauguracin programada Fecha de inicio de un proyecto relacionado Para establecer un hito se debe ingresar la duracin de una tarea con el valor de cero. ESTABLECIENDO UN HITO

ANTES DE ESTABLECER UN HITO

Calendario General
El Calendario General se establece al instalar el software MS Project en la PC. Por defecto se establece una jornada laboral de 8 horas de trabajo diario en una semana de 5 das laborales por 20 das laborables al mes. Ruta: <Herramientas/Opciones/Calendario>

NOTA: Se recomienda mantener esta configuracin de calendario general aunque el proyecto tenga otros calendarios.

Tipos de Calendario
Calendario Base
Calendarios que vienen precargados en el Project. Se utilizan como plantillas para la definicin del Calendario del Proyecto, los Calendarios de los Recursos, o los Calendarios de tareas. MS Project proporciona tres calendarios base: 1. Estndar (9:00 a.m. a 7:00 p.m., entre semana con dos horas de descanso para el almuerzo) 2. 24 horas 3. Turno de noche (11:p.m. a 8:00 a.m. del da siguiente, con una hora descanso de 3:00 a.m. a 04:00 a.m.) Calendario

Calendario Estndar
Calendario 24 horas Calendario turno noche
Se usan como plantillas para definir

del Proyecto Calendario de Recurso

Calendario de Tarea

Crear Nuevo Calendario

MS Project permite crear nuevos calendarios o tambin tomar como base otro calendario existente para luego modificarlo. Para realizar esto se debe seguir los siguientes pasos: Primer Paso: Ir a la Ruta: <Herramientas/Cambiar calendario laboral> Segundo Paso: En la ventana Cambiar calendario laboral seleccionar la opcin Crear calendario.

Tercer Paso: En la ventana Crear nuevo calendario base ingresar un nombre para el calendario nuevo e indicar si desea copiar a partir de otro calendario existente.

Crear Nuevo Calendario

MS Project permite crear nuevos calendarios o tambin tomar como base otro calendario existente para luego modificarlo. Para realizar esto se debe seguir los siguientes pasos:

Primer Paso: Ir a la Ruta: <Herramientas/Cambiar calendario laboral> Segundo Paso: En la ventana Cambiar calendario laboral seleccionar la opcin Crear
calendario.

Tercer Paso: En la ventana Crear nuevo calendario base ingresar un nombre para el calendario
nuevo e indicar si desea copiar a partir de otro calendario existente.

Crear Nuevo Calendario

Cuarto Paso: Cambiar el horario de trabajo. Por ejemplo para que la jornada laboral sea de 9:00
a.m. a 6:00 p.m. con una hora de refrigerio de 1:00 p.m. a 2:00 p.m. Para esto se debe ir a la pestaa Semana Laboral y seleccionar la opcin Detalles e ingresar la nueva configuracin de a jornada laboral.

 Quinto Paso: Configurar las fechas no laborables del proyecto. Para esto ir a la pestaa
Excepciones e ingresar las fechas no laborables del proyecto.

Crear Nuevo Calendario

Establecer Calendario Predeterminado del Proyecto

Una vez creado nuestro calendario del proyecto, debemos establecerlo como predeterminado para la planificacin de nuestro cronograma. Para esto debemos realizar lo siguiente: Primer Paso: Ir a la Ruta: <Proyecto/Informacin del proyecto>

Segundo Paso: En la ventana Informacin del proyecto seleccionar en el campo Calendario el calendario base que hemos creado.

Calcular la duracin de una tarea

Tenemos dos escenarios: Que el valor de la duracin de la tarea sea conocido (valor determinstico) Que se tenga incertidumbre y no se cuenta con un valor nico de la duracin de una tarea (valor probabilstico)

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Clculo de la duracin estimada por Project

El Anlisis PERT es un proceso mediante el cual se evala un resultado probable tomando como base tres casos:
El mejor (optimista, o) El esperado (m) El peor (pesimista, p)

Se utiliza este mtodo cuando hay incertidumbre. Se calcula media ponderada de las tres duraciones

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Dependencias

Tipo de Tarea

Existen 3 tipos de tareas:

Unidades fijas Duracin fija Trabajo fijo

Dependencias

Escala de Tiempo

Indicador de perodo de tiempo que aparece en la parte superior de las diversas vistas de Gantt
La vista de grfico de Recursos La vista de Uso de tareas La vista de Uso de Recursos

Dependencias

Relaciones de Dependencia

La vinculacin es el proceso mediante el cual se establece una relacin de dependencia entre las tareas. Existen 4 tipos de relaciones Fin a Comienzo <FC>: la tarea Sucesora no puede comenzar antes que la tarea Predecesora finalice

Dependencias

Relaciones de Dependencia

Comienzo a Comienzo <CC>: las tareas Predecesora y

Sucesora deben comenzar al mismo tiempo

Fin a Fin <FF>: las tareas Predecesora y Sucesora deben

finalizar al mismo tiempo

Dependencias

Relaciones de Dependencia

Comienzo a Fin <CF>: Es un vnculo poco comn, pero ocurre

cuando la tarea posterior (diseo terminado) no puede finalizar hasta que no comience la tarea actual (Elctricos).

Establecer relacin de dependencia

Establecer relacin de dependencia

Para establecer el tipo de vnculo, existen varios mtodos:

Mtodo 1: Utilizando el botn Vincular

El vnculo predeterminado es: Fin a Comienzo <FC>

Establecer relacin de dependencia

Mtodo 2: Utilizando el mouse

Establecer relacin de dependencia

Mtodo 3: Utilizando la columna denominada Predecesoras

Establecer relacin de dependencia

Establecer relacin de dependencia

Mtodo 4: Utilizando la caja de dilogo Informacin de la Tarea

Establecer adelanto o posposicin

Adelanto y Posposicin

Adelanto: cuando se desea adelantar la fecha de comienzo o fin

de la tarea sucesora.

Posposicin: si se desea retrasar el comienzo o fin de la tarea

sucesora.

El tipo de unidades del vnculo:

Como unidades de duracin Como un porcentaje de la duracin de la tarea predecesora

Adelanto

Posposicin

Delimitaciones

Delimitaciones

Las Delimitaciones son restricciones o limitaciones que se imponen a las fechas de comienzo o fin de una tarea del proyecto. Puede especificar que una tarea comience o que no finalice despus de una fecha determinada. Las delimitaciones pueden ser flexibles (no ligadas a una fecha concreta) o inflexibles (ligadas a una fecha concreta) en la tarea para que afecte a las fechas de programacin. El MS Project viene configurado con las delimitaciones Lo antes posible y Lo ms tarde posible segn se programe el inicio del Proyecto, cada vez que se ingresa una tarea nueva.

Delimitaciones
Delimitacin Impacto en programacin Flexible Descripcin Con esta delimitacin, Microsoft Project programa la tarea para que comience en la fecha ms temprana posible, teniendo en cuenta los dems parmetros de programacin. Con esta delimitacin, Microsoft Project programa la tarea para que comience en la fecha ms tarda posible, teniendo en cuenta los dems parmetros de programacin. Esta delimitacin indica la fecha ms tarda posible en que puede completarse la tarea. Puede finalizar en una fecha igual o anterior a la fecha especificada. Esta delimitacin indica la fecha ms tarda posible en que puede empezar la tarea. Puede empezar en una fecha igual o anterior a la fecha especificada. Esta delimitacin indica la fecha ms temprana posible en que puede completarse la tarea. No puede finalizar antes de la fecha especificada. Esta delimitacin indica la fecha ms temprana posible en que puede empezar la tarea. No puede empezar antes de la fecha especificada. Esta delimitacin indica la fecha exacta en que debe empezar una tarea.

As Soon as possible As late as possible Finish No Later Than

Lo antes posible (LAP) Lo mas tarde posible (LMTP) No finalizar despus del (NFDD) No comenzar despus del (NCDD) No finalizar antes del (NFAD) No comenzar antes del (NCAD) Debe comenzar el (DCE)

Flexible

Moderada

Start No Later Than

Finish No Earlier Than Start No Earlier Than Must Start On Must Finish On

Moderada

Moderada

Moderada

Inflexible Inflexible

Debe finalizar el (DFE)

Esta delimitacin indica la fecha exacta en que se debe completar una tarea.

Delimitaciones
Definir Fecha Lmite de una tarea
Significa insertar en el MS Project una fecha de control para una tarea que se desea termine antes o en esa fecha lmite, pero esta fecha no interviene en la programacin Seleccionar una tarea Informacin de la tarea / Avanzado / Fecha Lmite En el Diagrama Gantt la fecha lmite aparece fijada como una fecha

DEFINICIONES
Tarea Crtica Es una tarea que debe ser completada de

acuerdo a la programacin para no causar retraso en la fecha de finalizacin del proyecto

Ruta Crtica

Es la serie de tareas que deben ser completadas de acuerdo a la programacin para que el proyecto finalice en la fecha programada. Un proyecto puede tener varias Rutas Crticas
73

Determinacin de las Tareas Crticas y la Ruta Crtica

Ruta Crtica: Conjunto de actividades que determina el tiempo ms rpido en el que puede terminarse un proyecto.
En el MS Project Professional se puede ejecutar mediante el siguiente paso. Hacer clic en Asistente para Diagrama de Gantt. Seguir las instrucciones.

74

Determinacin de una Tarea y Ruta crtica

CA = Comienzo adelantado

FA= Fin adelantado

CA UNIDAD BSICA: EL NODO DE ACTIVIDAD Id de Tarea

FA

Duracin

CT

FT FT= Fin tardo

75

CT= Comienzo tardo

Ejercicio Dirigido: Proyecto de Investigacin

Id Tarea Duracin Predecesoras

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Revisin Bibliogrfica Formular Objetivos Elegir Asesor Proposicin formal del trabajo de investigacin Contacto con organismos Hacer informe de avance Investigar aspectos tericos Solucin propuesta Implementacin Conclusin Borradores Copia Final

4d 7d 2d 2d 4d 1d 5d 4d 5d 2d 3d 2d

1 2 3,4 3,4 5,6 7 8 4 9,10 11

76

Primer Paso:
I n i c i o

4 7 5 8 4 9 5

11 3
10 2

12 2

F I n

Comenzar con un nodo de inicio y terminar con una final Secuencia de Izquierda a Derecha Todos los nodos deben tener por lo menos una tarea predecesora y una sucesora. Ninguna tarea sin conexin.
77

Segundo Paso:
Mtodo hacia adelante
1
Carece de Predecesora CA = 0

El Tiempo de CA es el Tiempo del FA de su predecesora

El FA es el tiempo de CA ms la duracin

I n i c i o

4 7 5 8 4 9 5 11 3 12 2

F I n

10 2
Cuando el CA tiene varias predecesoras se toma el MAYOR 78

Segundo Paso:
Mtodo hacia adelante
9 5 13 4 13 18 7 5 9 6 0 2 7 7 7 4 9 2 10 1 9 11 10 2 18 22 8 4 22 27 9 5

I n i c i o

0 1

4 4

4 3

6 2

27 30 11 3

30 32 12 2

F I n

79

Tercer Paso:
Mtodo hacia atrs
4
Cuando el FT tiene varias predecesoras se toma el MENOR

30
11 30

32
2 32

I n i c i o

0 1

4 4

4 3

6 2

9 5

13 4 13 18 7 5 18 22 8 4

El CT es el tiempo de FT menos la duracin

22 27 9 5

9 6 0 2 7 7 7 4 9 2

10 1 9 11 10 2

27 30 11 3

30 32 12 2

F I n

1
El FT de la ltima tarea es igual al FA de la ltima tarea = 32

El Tiempo de FT es el Tiempo del CT de su sucesora

80

Ruta Crtica
Margen de la Diferencia entre CT CA o FT FA es igual a CERO (0)
I n i c i o
0 1 3 4 4 7 4 3 7 6 2 9 9 5 9 13 4 13 13 18 7 5 13 18 9 10 6 1 12 13 7 4 7 9 2 9 9 11 10 2 26 27 18 22 8 4 18 22 22 27 9 5 22 27 27 30 11 3 27 30 30 32 12 2 30 32

0 2 0

7 7 7

F I n

Las Tareas de la Ruta Crtica son: 2, 4, 5, 7, 8, 9, 11, 12

81

Margen de Demora
Margen de Demora Total : es la cantidad de tiempo que puede
retrasarse una tarea antes de que se retrase la fecha de fin del proyecto

Demora Permisible : es la cantidad de tiempo que puede

retrasarse una tarea antes de que se retrase su tarea sucesora
Id Nombre de tarea Margen de demora total 3 das 01 da 0 das 3 das 01 da 0 das 3 das Demora permisible 0 das 0 das 3 das 01 da 0 das 0 das 3 das Duracin 22 abr '07 29 abr '07 06 may may'07 '07 L M X J V S D L M X J V S D L L M M X X J J V V 4 6 das 7 7 das 2 das 2 das 4 das 1 da

1 2 3 4 5 6

Revisin Bibliogrfica Formular Objetivos Elegir Asesor Contacto con organismos Hacer informe de avance

Proposicin formal del trabajo de investigacin 0 das

82

Mostrar la EDT predefinida

Los nmeros de la Estructura de Descomposicin del Trabajo (EDT) multinivel, son calculados automticamente por Microsoft Project Herramientas, Opciones, separador Vista

83

Definir cdigos EDT Personalizados

Para crear una EDT personalizada, efectuar la siguiente accin:

Men: Proyecto, EDT, Definir cdigo...

Permite definir un prefijo

El tipo de carcter de la mscara

Indica el nivel del esquema que se esta definiendo

84