Primeras Jornadas en Archivos y Bibliotecas en La Rioja

El rol de los archivlogos y Biblioteclogos en la Sociedad de la Informacin

Tema: La Importancia de la Archivologa en la Sociedad Actual Su Origen y El Rol de los Profesionales Archivlogos.

Autor. Prof. Lic. Daniel L. Di Mari

La Rioja - Argentina Viernes 12 y sbado13 de Noviembre de 2010.

SUMARIO

Resumen Introduccin

............................................................................................................3 ............................................................................................................3

1. El Origen del Estudio de la Archivologa ..................................................................4 1.1. IPGH Instituto Panamericano de Geografa e Historia ......................................4 1.2. Comit de Archivos ..................................................................................................4 2. Creacin de la Escuela de Archivologa en Argentina ...........................................4 3. Instituciones Internacionales .....................................................................................6 3.1. CIA Consejo Internacional de Archivos ..............................................................6 3.2. ALA Asociacin Latinoamericana de Archivos .................................................6 4. La Archivologa ...........................................................................................................7 4.1. Definicin de Archivo .............................................................................................7 4.2.. Documento - Concepto ...........................................................................................7 4.3. Concepto de Patrimonio ..........................................................................................7 4.4. Patrimonio Histrico ................................................................................................8 5. El Derecho a la Informacin en la Sociedad Actual ................................................8 5.1. La Informacin ..........................................................................................................8 6. El Rol del Profesional Archivero ...............................................................................8 7. De la Informacin Bruta a la Informacin Elaborada ..............................................9 8. Cdigo de Deontologa para Archiveros ................................................................10 9. La Importancia de Marketing en los Archivos........................................................11 9.1. Cmo Debemos Promocionar el Servicio? .......................................................11 10. Los Archivos Como Factores Fundamentales de la Sociedad ..........................13 11. Experiencia Personal ..............................................................................................13 11.1. Archivo del Tribunal de Cuentas de la Provincia de Crdoba ........................13 11.2. La Institucin ........................................................................................................13 11.3. La Historia de la Divisin Archivo ......................................................................14 11.4. Documentacin Recibida en el Archivo .............................................................15 11.5. Distribucin de los Espacios .............................................................................15 12. Apreciacin Final ....................................................................................................16 13. Agradecimientos .....................................................................................................16 14. Fuentes y Bibliografa .............................................................................................17 14.1. Fuentes ..........................................................................................................17

14.2. Bibliografa ..........................................................................................................17 15. Anexo Glosario .....................................................................................................18

Resumen
La ciencia de la Archivologa conjuntamente con La tecnologa, introduce importantes aportes para que las Empresas y las Instituciones, ya sean pblicas o privadas, puedan trabajar con mayor eficiencia, permitiendo acortar los plazos burocrticos en la tramitacin, conservando debidamente la documentacin para su consulta. Hoy en da la informacin es de tal importancia que hace al poder, ya que una decisin tomada a tiempo puede producir logros importantes para la Empresa o la sociedad. Teniendo en cuenta que el patrimonio cultural incluye al patrimonio documental, es deber del Estado proteger y asegurar polticas tendientes a la correcta conservacin de los documentos. Este trabajo comienza haciendo una breve resea de cmo va surgiendo la Ciencia de la Archivologa, su importancia en la sociedad moderna, el rol que tienen los profesionales Archivlogos siendo ellos los responsables de describir y ordenar los documentos y brindar la informacin en forma eficiente y eficaz. Se destaca tambin la importancia de la tica profesional que debe tener toda aquella persona que trabaje en Archivos. La importancia de implementar polticas tendientes a la utilizacin del marketing en los archivos, que redunda en beneficios tanto para la Institucin como para los usuarios de la informacin. Por ltimo se presenta la experiencia personal profesional en el Tribunal de Cuentas de la Provincia de Crdoba, con la finalidad de que los estudiantes de Archivologa puedan tomar conocimiento de las tareas reales que se presentan a diario en la profesin. Palabras Claves: Ciencia Rol Profesin Patrimonio

Introduccin
Hace un tiempo atrs, cuando cursaba la carrera de Archivologa en la ciudad de Crdoba, muchos docentes explicaban a sus alumnos, cuando an no era frecuente los relojes digitales, mucho menos la digitalizacin de documentos, que al Archivo se lo puede comparar con un engranaje que forma parte de todos los componentes de reloj, una pieza dentro de ese aparato que muchas veces pasa desapercibido, pero que cuando sta parte no funciona, todo el resto trabaja defectuosamente, y el tiempo ya no se mide correctamente. No hace falta mucho entendimiento para darnos cuenta la enseanza que nos deja este escrito, representando el reloj a una Institucin o Empresa, y dentro de las mismas, ese valioso engranaje, el Archivo. Debido a la importancia que posee el patrimonio documental, es que los Archivos de nuestra Nacin, deben estar preparados para lograr que la informacin que en ellos se depositan, sea dada a conocer en forma eficiente, y que la conservacin de esos documentos, responda a polticas apropiadas para el correcto resguardo. Es en este momento donde aparece la importancia del rol que debe cumplir el Archivlogo, para que el Archivo brinde los servicios pertinentes. Es el profesional archivero el que llevar a cabo las polticas
3

necesarias para el correcto resguardo documental y la difusin de la informacin contenida en los documentos para que todos los usuarios puedan realizar sus investigaciones y consultas. Hoy en da hablamos de la sociedad de la Informacin, puesto que la inmediatez ayuda a tener un mayor control para la toma de decisiones, ya que para una gestin es de suma importancia, poder contar con la informacin justa y pertinente, el archivlogo es el que brinda esa seguridad a los funcionarios y empresarios.

1. El Origen del Estudio de la Archivologa 1.1. IPGH- Instituto Panamericano de Geografa e Historia:
Se crea en 1928, como una dependencia cultural de la OEA, (entonces Unin Panamericana). Se conforma estructuralmente en Comisiones y stas en Comits. Realizan reuniones peridicas de consultas. En la reunin de consulta de la Comisin de Historia, se crea el Comit de Archivos, porque entre las funciones de esta comisin es la de ayudar a la conservacin, arreglo y conocimiento de los archivos histricos de Amrica, el comit de archivos fue creado en el ao 1947 por resolucin NXXXIV.

1.2. Comit de Archivos: Este comit insta a la formacin de

Consejos Nacionales de Archivos los cuales tendrn actividades tales como la de gestionar la construccin de edificios para archivos y cooperar en el mejoramiento de depsitos documentales existentes, establecer leyes y reglamentos que respondan a las necesidades del pas, estimular el acceso a los archivos y compra de equipos necesarios para la conservacin de la documentacin. Gestionar la incorporacin de ctedras de Archivologa, Paleografa, Diplomtica, Cronologa y otras ciencias afines y recomendar a los gobiernos e instituciones de los pases americanos que hayan de enviar las misiones o becados, para que faciliten o tomen a su cargo la publicacin de catlogos, guas, ndices o estudios, fruto del trabajo de tales investigadores.

2. Creacin de la Escuela de Archivologa en Argentina

La Primera Reunin de consulta del Comit de Archivos del Instituto Panamericano de Geografa e Historia (IPGH), reunido en La Habana en 1950, haba recomendado la creacin de una Escuela Interamericana de Archiveros y escuelas de archiveros en cada pas americano. La Primera Reunin Argentina de Paleografa y Neografa, haba decidido dirigirse a todas las universidades argentinas solicitndoles la implementacin de un curso de Archivstica. En la IV Reunin de Consulta de la Comisin de Historia del IPGH el Dr. Teodoro Schellenberg haba expuesto la idea de crear una escuela de archiveros en algn pas del continente americano. La Universidad Nacional de Crdoba poda ofrecer una estructura ideal porque en aquel entonces era la nica en Amrica que posea una ctedra de Paleografa y Diplomtica. Dos hechos importantes aceleraron el proceso y favorecieron la tramitacin iniciada ante las autoridades universitarias:
4

Se cre la Escuela de Bibliotecarios, anexa a la Facultad de Filosofa y Humanidades Se realizaron las Misiones Universitarias Argentinas, coordinadas por el Dr. Aurelio Tanodi. Estas Misiones concluyeron en que la Argentina necesitaba en forma urgente personal capacitado tcnica y cientficamente para estar frente a los archivos. Finalmente el 6 de mayo de 1959, por Ord. N 10/59, el Consejo Superior de la Universidad Nacional de Crdoba cre la Escuela de Bibliotecarios y Archiveros, como un anexo a la Facultad de Filosofa y Humanidades y encarg su organizacin al Dr. Aurelio Tanodi. El 25 de marzo de 1961 la Escuela fue dividida en dos: Escuela de Bibliotecarios y Escuela de Archiveros. Como consecuencia de la separacin y para planificar un funcionamiento autnomo, se dispuso que en 1961 no hubiese clases y que el personal de la misma se especializara en distintos centros archivsticos del mundo. En 1962 la Escuela reinici su actividad acadmica con diecinueve inscriptos. De la primera promocin de alumnos solamente egresaron seis. Desde la creacin de la Escuela de Archiveros el Profesor Aurelio Tanodi tuvo en mente la ampliacin de su radio de influencia a toda Amrica Latina; prueba de ello fue el hecho de haber incorporado en el Plan de Estudios de 1964 una disposicin que permita el ingreso de alumnos procedentes de otros pases americanos, sin necesidad de revalidar el ttulo secundario. A esto se le sum la recomendacin dada por la Primera Reunin Interamericana de Archivos, realizada en Washington (1961). En ese marco se manifest la necesidad de crear una Escuela de Archiveros que pudiese formar profesionales y tcnicos para toda Amrica Latina. Una nueva oportunidad se present en 1972 en la Reunin Tcnica sobre Desarrollo de Archivos, realizada tambin en la capital de los Estados Unidos de Amrica (1972). All se aprob un documento final denominado Carta de los Archivos Americanos en los que se recomendaba a la Escuela de Archiveros de la Universidad Nacional de Crdoba, como Centro Multinacional de Formacin de Archiveros. En ese mismo ao y basndose en lo dispuesto en la Carta de los Archivos Americanos, el Comit Interamericano de Cultura recomendaba la designacin de la Escuela de Archiveros como Centro Multinacional de Formacin de Archiveros. Con tales antecedentes y el aval de la Organizacin de los Estados Americanos (OEA), el profesor Tanodi solicit a las autoridades de la Facultad el visto bueno para que el Centro comenzara a funcionar. El 13 de Noviembre de 1973 el entonces Rector Dr. Prospero Luperi, dict la resolucin por la cual la Universidad Nacional de Crdoba resolva auspiciar la creacin del Centro solicitado. En la resolucin del Rector se solicitaba que el futuro centro no se denominase Multinacional, sino Centro Interamericano de Formacin de Archiveros (CIFA), sugerencia que fue aceptada por la OEA. Posteriormente, con la finalidad de ampliar sus actividades, pas a denominarse Centro Interamericano de Desarrollo de Archivo (CIDA). En 1974 comenz a funcionar el Centro y durante su existencia (1974 1988) se dictaron 15 cursos de capacitacin a los que concurrieron 221 personas procedentes de prcticamente todos los pases americanos.

3. Instituciones Internacionales 3.1. CIA- Consejo Internacional de Archivos:

La necesidad de cooperacin e intercambios internacionales en materia de archivos ha sido siempre una necesidad latente, antes del fin de la segunda guerra mundial los esfuerzos no pudieron concretar la creacin de estructuras permanentes para la cooperacin. Despus de 1945, la organizacin del sistema de las Naciones Unidas y en particular la creacin de la UNESCO cambiaron radicalmente las condiciones de la cooperacin cultural internacional. El Consejo Internacional de Archivos se crea en el ao 1950, como una dependencia dentro de la UNESCO, para establecer, mantener y estrechar relaciones entre los archiveros de todos los pases y entre las instituciones y organismos profesionales, coordinando a escala internacional todas las actividades relacionadas con la conservacin, administracin y organizacin de archivos. Dentro de ste, el Comit para Desarrollo de Archivos (CDA), en el ao 1970. Reunir peridicamente un Congreso Internacional de Archivos (dichos congresos se realizan cada cuatro aos, salvo los primeros que se hacan cada 3 aos 1950-1956). El CIA tiene relaciones de asociacin y consulta con la UNESCO (categora A de organizaciones internacionales no gubernamentales que colaboran con la UNESCO); el consejo recibe de la UNESCO una subvencin destinada a impresiones de revistas y contribuir a gastos ocasionados por reuniones y los congresos. El CIA es considerado en todo el mundo como la organizacin representativa de la profesin.

3.2. ALA- Asociacin Latinoamericana de Archivos:

Los representantes de Archivos Generales y Nacionales presentes en el Seminario Multinacional de Planificacin y Reorganizacin de Archivos Nacionales, celebrado en la ciudad de Lima, bajo los auspicios de la Organizacin de los Estados Americanos (OEA) en el ao 1973, se reunieron para unificar criterios, promover la colaboracin y el intercambio de experiencias para el desarrollo integral de la labor archivstica en Latinoamrica y resolvieron en el Art.1 Agruparse en un Organismo Regional de carcter cultural y profesional que se denominar Asociacin Latinoamericana de Archivos. El ALA es una Entidad de derecho privado, de carcter cultural y profesional, sin nimo de lucro. Entre los objetivos generales de la Asociacin Latinoamericana de Archivos podemos mencionar concientizar sobre el papel que deben desempear los archivos en el desarrollo de los pueblos, recomendar a los gobiernos de los pases miembros la preparacin y aplicacin de programas tendientes a dotar a los archivos de los recursos humanos y econmicos necesarios para su correcto desempeo. Instar a la creacin de la carrera de Archivologa en las universidades, promover la defensa del patrimonio documental recomendando la utilizacin ms frecuente de los archivos haciendo conocer su contenido. Colaborar estrechamente con las organizaciones archivsticas internacionales y regionales.

4. La Archivologa
Para su mejor estudio de esta ciencia emergente, diversos autores realizaron divisiones, entre ellos citaremos a Eugenio Casanova (Italia) por ser muy claro en los conceptos vertidos: Archiveconoma: Es la administracin general externa de los archivos y la archivala (construccin de edificios, instalaciones de los locales, depsitos, oficinas, higiene y restauracin. Archivstica pura: u ordenamiento interno de la archivala (registracin, archivado, ordenamiento de archivos histricos y procedimientos de inventarios). Servicios y naturaleza jurdica del archivo: Es la legislacin, reglamentacin, comunicacin de archivala. Como as tambin la historia de los archivos y la archivologa.

4.1. Definicin de Archivo

Las secciones de entidades, y las instituciones que renen, conservan, ordenan, describen, administran y utilizan la archivara (documentacin existente) y, eventualmente los documentos histricos que no son archivara (colecciones de documentos).

4.2. Documento- Concepto

El profesor Aurelio Tanodi, expresa que el ms amplio significado se da en la documentologa, en la cual abarca todo el material de bibliotecas, hemerotecas, archivos, colecciones documentales, de cualquier clase de soportes1. Tambin es factible concebir el documento como un objeto material, elaborado o fabricado por el hombre que sirve como soporte para recibir y conservar un texto que registra algo. Por lo tanto no slo son documentos los que llevan signos de escritura, sino tambin todos aquellos objetos que como los hitos, planos, marcas, contraseas, mapas, fotografas, pelculas cinematogrficas, cintas magnetofnicas, videos, etc., poseen la misma aptitud representativa. Hay consenso de los autores, repitiendo lo sealado anteriormente, en aceptar que documento en el sentido amplio es toda representacin material destinada e idnea para reproducir una cierta manifestacin del pensamiento capaz de representar un hecho que debe ser apto para producir efectos jurdicos.

4.3. Concepto de Patrimonio

El patrimonio contiene diversas definiciones que no siempre son bien entendidas. Patrimonio referido a entidades concretas, se encuentra relacionado con la propiedad, capital, acervo, posesin e implica un conjunto de pertenencias fsicas vinculadas al concepto de herencia. Patrimonio como heredad deviene en legado y sucesin, idea no lejana a la de transferencia de identidad. Patrimonio como bien cultural se encuentra relacionado con propiedades como conjunto de principios y valores sustancias. He aqu la
1

TANODI, Aurelio: Temas Archivsticos Reedicin de Algunos Trabajos, ed. Centro Interamericano de Desarrollo de Archivos, Crdoba. 7

importancia de identificar la cultura con una permanente reinterpretacin y recuperacin reveladores de la naturaleza, de las esencias y de las del pasado y de los momentos esplendorosos del desarrollo cultural de cada sociedad.

4.4.

Patrimonio Histrico

El patrimonio histrico es la necesidad de expresar una supuesta identidad, de poder mostrar la diferencia, es quizs una de las causas ms graves del desorden humano cuando el mismo es destruido. Es aqu donde el concepto de patrimonio debera ser objeto de reflexin. En trminos muy generales podemos expresar que, patrimonio es todo aquello que heredamos; y por lo tanto, todo documento de singular importancia generado por el Estado forma parte del patrimonio que legaremos a las generaciones que nos siguen. Los Estados Nacionales se encuentran obligados a implementar polticas que aseguren el respeto a las libertades y garantas de los ciudadanos. Solo conservando correctamente el patrimonio cultural y documental, las venideras generaciones podrn tener la identidad del pueblo que los vio nacer.

5. El Derecho a la Informacin en la Sociedad Actual 5.1. La Informacin:

Actualmente cuando hablamos de informacin, se menciona el volumen de la explosin de la misma debido al avance de las tecnologas relacionadas con su tratamiento y transmisin, se han multiplicado los soportes que la contienen y los medios para su difusin. Hasta hace no muchos aos la informacin transmitida por los documentos estaba dosificada a travs de los libros y de los documentos escritos contenidos en los archivos. Actualmente hay otros soportes (audiovisuales, fotografa, filmes, CD, etc.) que la contienen. Se reconoce la revolucin de la informacin con una produccin masiva y una disponibilidad desproporcionada que hay que equilibrar. Hoy la informacin est relacionada con el dominio de la sociedad. Se ha dicho de ella que es un nuevo factor en la produccin de un pas, de tal manera que a medida que se consigue ms informacin e informacin ms estructurada se obtienen mejores condiciones de competitividad en el proceso de produccin, existe una estrecha relacin entre informacin y poder. En ese sentido la informacin es un bien social.

6. El Rol del Profesional Archivero

El aumento de la informacin contenida en los documentos tiene que ser controlado, para posibilitar su uso y utilizacin. Si la informacin no se sabe tratar, se desconoce, no se utiliza y por lo tanto es intil, el archivero tiene la responsabilidad de: a) facilitar los documentos b) brindar la informacin en forma eficaz c) orientar al usuario sobre los fondos que custodia a travs de los instrumentos de descripcin que ha de elaborar y tener al da d) arbitrar los medios necesarios para la correcta conservacin del patrimonio documental.

7. De la Informacin Bruta a la Informacin Elaborada:

La amplitud del trmino informacin es equivalente al del trmino documento. Su acotacin primera vendr determinada y condicionado por los documentos de archivo, los libros o los documentos cientficos. En los tres campos habr que difundirla y esto no podr venir sino del anlisis documental por cuanto la informacin est en bruto en estos soportes y habr que transformarla en un producto elaborado fcilmente accesible. Esa transformacin habrn de hacerla los archiveros, los bibliotecarios o los documentalistas. La informacin bruta contenida en los documentos puede ser: 1) Intensiva: Cuando ofrece muchos datos sobre algo o pocas personas, (expedientes personales, las relaciones de mritos y servicios). 2) Extensiva: Cuando existen pocos datos sobre una gran cantidad de personas o cosas, (padrones, electorales). 3) Diversificada: Cuando la informacin contiene variados datos sobre temas diversos, (correspondencia, documentos legislativos). La cantidad y calidad de la informacin elaborada dependern de la formacin profesional del archivero y de los medios a su alcance, logrando una buena calidad cuando sta responde a las necesidades concretas del que acude en su bsqueda satisfacindolo con rapidez. La informacin que tengamos en el archivo, estar en relacin con la programacin descriptiva del fondo y ser siempre acorde con el modelo de planificacin descriptiva, en cambio la informacin solicitada por el usuario variar en razn de sus necesidades, pero siempre habr de ser satisfecha a partir de la base del archivo.

8. Cdigo de Deontologa para Archiveros

El cdigo que se presenta a continuacin ha sido aprobado por la Asamblea General del CIA (Consejo Internacional de Archivos) en la 13 sesin, celebrada en Pekn (China), el 6 de septiembre del ao 1996.

CDIGO DE DEONTOLOGA PARA ARCHIVEROS

1. Los archiveros mantienen la integridad de los archivos, garantizando as que estos continen siendo un testimonio fidedigno del pasado. 2. Los archiveros valoran, seleccionan y mantienen los archivos en su contexto histrico, jurdico y administrativo, respetando as la procedencia, conservando y revelando las relaciones originales de los documentos. 3. Los archiveros mantienen la autenticidad de los documentos en las operaciones de tratamiento, conservacin y uso. 4. Los archiveros aseguran de forma permanente la accesibilidad y la comprensin de los documentos 5. Los archiveros gestionan los documentos y fundamentan sus intervenciones 6. Los archiveros favorecen al acceso del mayor nmero posible de usuarios a los archivos y les ofrecen sus servicios con imparcialidad. 7. Los archiveros respetan de igual forma el derecho a la informacin y a la privacidad y actan en el marco de la legislacin vigente. 8. Los archiveros sirven a los intereses colectivos y evitan beneficiarse con su posicin, de forma injusta, para si mismos o para otros. 9. Los archiveros intentan conseguir el mejor nivel profesional renovando sistemtica y continuamente sus conocimientos y compartiendo los resultados de sus experiencias e investigaciones. 10. Los archiveros fomentan la conservacin y uso del patrimonio documental mundial colaborando con sus compaeros y con otros profesionales afines

10

9. La Importancia del Marketing en los Archivos La finalidad de toda operacin de marketing archivstico, consiste en proyectar una buena imagen del servicio, tanto a quienes lo utilizan como a quienes lo desconocen, suscitando su inters. Hay que cambiar la percepcin negativa que la sociedad ha percibido tradicionalmente, para lo cual deberemos identificar a los destinatarios, conocer sus gustos, sus necesidades y suscitar otras nuevas. Para un archivo no es lo mismo servir a una entidad, a los investigadores cientficos, a los aficionados, a los escolares. Es necesario establecer categoras de usuarios, reales y potenciales, y dirigirse a ellos de manera diferenciada. En este sentido podemos establecer dos grandes grupos: Los usuarios internos: Entendiendo por tales los miembros de la entidad que posee el archivo, sea una administracin pblica, una empresa, etc. La forma de crear una imagen positiva depende de los servicios que prestemos para satisfacer sus necesidades que se resumen en la recuperacin de la informacin de forma precisa y en tiempo razonable. Los usuarios externos: Son los ciudadanos, entre los cuales podemos distinguir diferentes grupos: Los investigadores cientficos: Este pblico es habitual desde hace muchos aos y con capacidad suficiente para moverse entre la informacin, necesitan unas instalaciones adecuadas e instrumentos de descripcin claros y precisos para realizar sus bsquedas. Los aficionados: Requieren mayor atencin para orientarse en los fondos y, muchas veces, para precisar los objetos de su inters. Tanto en este caso, como en el anterior, la mejor ayuda que se les puede proporcionar son sistemas de recuperacin de la informacin, como los ndices, que les permitan acceder a los datos concretos. Los estudiantes: De todos los niveles ( primaria, secundaria y superior), estos usuarios entran en contacto en diferentes grados con las fuentes de la historia. Es deber del archivo estar preparado para recibir a los estudiantes. Los ciudadanos en general: Ya sea los que llegan a la consulta enviados por alguna institucin o los que simplemente hacen su consulta para acrecentar su cultura general.

9.1. Cmo Debemos Promocionar El Servicio?

En realidad no todos los archivos disponen de medios necesarios para organizar campaas de marketing completas, sin embargo ello no impide que utilicen medios de promocin ms modestos pero tambin efectivos tales como: El folleto publicitario: Este debe contar con informacin general sobre el archivo, sus fondos y servicios. Debe ser breve, de fcil lectura, en lo posible ilustrado y dirigido al mayor numero posible de lectores. Hay que destacar que el producto debe ser merecedor de una noticia, es decir que lo que se menciona debe ser de verdadero inters para los lectores o los espectadores. El boletn informativo: Es una publicacin peridica que recoge noticias sobre las actividades del archivo, destaca lo ms importante sobre los fondos de nuevo ingreso, temas de investigacin, etc. Debe ofrecer una imagen atractiva
11

al tiempo que carente de ostentacin, e ir dirigido a los especialistas as como al pblico interesado, por lo que ha de poseer un estilo claro y resuelto, conviene mantener las normas convencionales de presentacin de su escrito. Use papel blanco, tipos de letra, textos dactilografiados o procesados por computadoras. En el membrete deben figurar los datos de la entidad y un telfono para obtener mayor informacin. El uso de los medios de comunicacin: Se pueden utilizar estos medios cuando se produzca algn acontecimiento relevante entre las actividades del archivo tales como conferencias, mesas redondas, Jornadas, como as tambin publicaciones de fechas memorables y aspectos llamativos de la historia que puedan despertar el inters del gran pblico. Si no se dispone de mucho dinero seguramente la radio sea el medio ms econmico, no obstante no olvidemos que un anuncio impreso puede ser tan beneficioso como los medios de comunicacin. Las visitas concertadas y guiadas: Sirven para acercar los archivos a los ciudadanos y darles a conocer sus fondos y los servicios que prestan. El toque personal del archivero: Tiene una incidencia fundamental en la imagen que se proyecta. Las relaciones con los usuarios y la apertura hacia el exterior en forma de colaboracin con asociaciones culturales, cientficas, ofreciendo las instalaciones para la presentacin de libros, la colaboracin con las oficinas de turismo, la convocatoria de premios de investigacin, etc. Las exposiciones: Las exposiciones de documentos histricos estn dirigidas a todo tipo de pblico y su efecto ms positivo consiste en atraer a esa gran parte de la poblacin que, de otro modo, no se acercara al archivo. A pesar de las posibilidades que ofrecen, no es un recurso muy habitual, nuestra tarea consiste en presentar una categora particular de fondos y en la medida posible, buscar patrocinantes que financien estas exposiciones, que en definitiva son una ventana al exterior para cualquier entidad. Para exponer tenemos los ricos acontecimientos y procesos memorables de nuestra historia, tales como guerras, epidemias, revoluciones, personajes.... Depender de nosotros el tratamiento de los medios de comunicacin y la eleccin de los temas imperecederos que despierten la memoria de los visitantes. Las exposiciones pueden ser: Permanentes: Ubicadas en una sala reservada a tal efecto, compartir instalaciones multiusos como pueden ser las destinadas a conferencias. Temporales: Estn dedicadas a temas monogrficos que revistan inters para la sociedad, de acuerdo a los criterios explicados anteriormente. Itinerantes: Son una modalidad de las anteriores, caracterizadas por el desplazamiento a otros puntos geogrficos, para acercarse a un pblico que de otra forma no se habra trasladado al archivo y lograr una difusin ms amplia.

12

10. Los Archivos como Factores Fundamentales de la Sociedad

Cuando hablamos de documentos, independientemente del soporte que contiene la informacin, no podemos dejar de destacar la importancia que tienen los archivos en la sociedad, desde la antigedad se han depositado en ellos los documentos que fueron los testimonios de los derechos y garantas de las personas La funcin primordial e ineludible de los archivos, es la conservacin de la archivala, sin embargo la misma no tiene ningn valor, si no es, en funcin de su aprovechamiento. El automvil, no se construye para que quede estacionado en la fbrica, sirve para facilitar el transporte, lo mismo ocurre en nuestro campo con la documentacin, si esta no estuviese con el fin de ser consultada, lo ms prctico sera destruirla. La conservacin tiene por objeto el uso potencial y real en todas las pocas y real en aquellos casos concretos como el usuario comn. Cuatro son los servicios que puede prestar un archivo: 1) Servicio Administrativo: al servicio de la Entidad productora 2) Servicio Jurdico: al servicio de la Entidad productora y de los particulares, (estos dos fines son netamente prcticos). 3) Servicio Cultural Cientfico: es decir el Archivo al servicio de la investigacin 4) Servicio Pedaggico: al servicio de la educacin. Para que el Archivo pueda ser utilizado desde el punto de vista Administrativo, Jurdico, Cientfico y pedaggico, es que se dispone su ordenamiento interno, los medios de descripcin, la atencin al pblico, oficial y particular, los elementos de reproduccin, las exposiciones, conferencias y otros medios de divulgacin mediante los que se lograr constituir un buen servicio. 11. Experiencia Personal 11.1. Archivo del Tribunal de Cuentas de la Provincia de Crdoba 11.2. LA INSTITUCION El Tribunal de Cuentas de la Provincia de Crdoba fue creado por la Constitucin Provincial del ao 1923. En el ao 1957 el Tribunal de Cuentas dicta su Reglamento en el cual se establece, "Preparar la planilla de asistencia diaria y atender los trmites referentes a licencias del personal, inasistencias, sanciones disciplinarias, etc."; y en el Captulo III, Punto XXV se reglamentan las normas generales que debern ser cumplidas por el personal. Es importante rescatar del mencionado captulo lo siguiente "Por Secretara Administrativa con intervencin de Habilitacin, se llevar el legajo personal de cada empleado, asentndose en el mismo los ascensos, las resoluciones del Tribunal que destaquen su cumplimiento y dedicacin al trabajo, faltas, suspensiones, sanciones y todo lo que se refiera al mismo". (5).
13

En el ao 1972 se dicta la Ley Orgnica N6138 que expresa "El Presidente del Tribunal tiene entre otras la atribucin, de ejercer la Superintendencia Administrativa del Tribunal y relacionarse institucionalmente con los Poderes del Estado". En el ao 1987 se modifica la Constitucin de la Provincia de Crdoba, donde en su primera seccin captulo octavo se expresa sobre el Tribunal de Cuentas, mientras que en el art.126 hace referencia a la conservacin de los miembros con la diferencia que stos sern elegidos por voto popular y durarn cuatro aos en sus funciones. Se destacan tambin sus atribuciones, dentro de las cuales rescatamos: "Elaborar y proponer su propio presupuesto al Poder Ejecutivo, designar y renovar su personal". En el mismo ao se sanciona la nueva Ley Orgnica N7630 que es la que rige en la actualidad. En el captulo III se especifican las facultades del Tribunal entre las que se destaca: "Designar, promover y remover al personal de su dependencia y efectuar contrataciones de conformidad con las normas vigentes". En la actualidad el Tribunal cuenta con la cantidad aproximada de doscientos sesenta empleados y estn afectados al Archivo seis personas, un Jefe de Divisin y cinco Empleados Administrativos. Segn organigrama vigente, el Archivo del Tribunal de Cuentas de la Provincia de Crdoba tiene rango de Divisin y depende de la Direccin de Despacho. Son sus funciones principales la clasificacin y la ordenacin de toda la documentacin que se recibe, en la actualidad no hay documentacin que se encuentre en el archivo que no encuentre correctamente inventariada. 11.3.

La historia de la Divisin Archivo

El Archivo de esta Institucin fue puesto en funcionamiento en el ao 1924 por la ley provincial N3363, art.227. En el ao 1957 se dicta su reglamento en el cual el captulo XV (art.46) establece las pautas para su funcionamiento: 1. Ordenar, clasificar y encuadernar toda la documentacin que le corresponda. 2. Llevar un registro de entradas y salidas de la documentacin que ingrese al mismo, llenar una ficha por cada legajo y posteriormente clasificarla; dividir los anaqueles por Ministerios y Reparticiones descentralizadas; practicar toda medida que sea necesaria para la conservacin y fcil manejo de los legajos y organizar su compaginacin interna. 3. Informar anualmente del movimiento de la seccin sobre legajos ingresados, clasificados y archivados. 4. Vigilar el control y retiro de los legajos por los empleados revisores del Tribunal, a cuyo efecto dispondr la autorizacin que corresponda y exigir recibo de las piezas que se entreguen. 5. Conservar la documentacin archivada. Recin en el ao 1990 se construye un depsito de archivo que ser destinado para el resguardo de la documentacin. Este archivo era sectorial recibiendo documentacin de una sola rea de la Institucin. Fue recin en el ao 2003 cuando encontrndome a cargo del Archivo, se comienza a trabajar en un proyecto que comprenda la ampliacin del
14

archivo para que, de esta forma poder cumplir con los servicios requeridos, y transformar su categora de archivo sectorial a archivo central de la Institucin, es decir que este archivo dejara de recibir documentacin de una sola rea para ser receptor de toda la documentacin existente en la Institucin, ms el habitual resguardo de las rendiciones de Cuentas que envan los ministerios para el control de las mismas.

11.4. Documentacin Recibida en el Archivo

El archivo del Tribunal de Cuentas de la Provincia de Crdoba recepta: a) Las Rendiciones de Cuentas que los diferentes Ministerios derivan al Tribunal de Cuentas para su control, los que una vez terminado el trmite en la institucin, se lo conserva durante un perodo de tres aos (Plazo Precaucional) durante el cual se podr consultar la documentacin en caso de dudas o reclamos. Una vez concluido el plazo estipulado la documentacin es enviada a las reparticiones de origen para que se los conserve hasta cumplir el plazo legal de diez (10) aos. b) Las Rendiciones de Cuentas del propio Tribunal de Cuentas, conservados durante 10 aos. c) Expedientes donde el Tribunal intervino sobre la percepcin de subsidios, (10 aos). d) Actas emanadas de la Institucin, (conservacin permanente). e) Copias de Decretos y Resoluciones emanadas de las diferentes Reparticiones Pblicas donde el Tribunal ha intervenido en su visacin, (10 aos). f) Copias de Resoluciones del Tribunal de Cuentas, (10 aos) g) Documentaciones varias emanadas de la de la Direccin de Auditora y de la Secretara de Fiscalizacin Presupuestaria, (de 2 a 10 aos segn el tipo documental).

11.5. Distribucin de los Espacios

La construccin de un local especfico para Archivo, data del ao 1990 y en el ao 2004 se procedi a su ampliacin a fin de lograr los espacios necesarios para la correcta conservacin del patrimonio documental existente. Para el correcto resguardo de los documentos se cuenta con estanteras metlicas, cuyos estantes fueron ajustados segn el tipo documental que se conservara. Las estanteras fijas son cuerpos de 0,90m de ancho por 2,00 y 2,40 m de altura segn el caso. Tambin posee estanteras mviles que se deslizan sobre rieles, cada cuerpo posee seis estantes, cuyas medidas son de 2,00 m por 2,40 m de altura. La ampliacin del Archivo del Tribunal de cuentas, no slo signific un mayor espacio para los documentos, sino que permiti delimitar reas que son exigidas para un correcto funcionamiento de las actividades de Archivo. La vieja construccin tena los siguientes metros cuadrados: 100 m2 destinado al Depsito de Archivo 15 m2 destinado a la Administracin Hoy en da con la ampliacin edilicia efectuada el archivo posee:
15

158,52 m2 destinado a los Depsitos de Archivo 19,44 m2 para la Oficina Administrativa 16,00 m2 para la Sala de Ordenacin y Clasificacin 7,00 m2 para el Hall de Ingreso del Pblico Estamos en condiciones de asegurar que la ampliacin ha llevado al edificio de Archivo de 115 m2 a 200,96 m2, es decir que se gano un espacio total de 85,96 m2. Los que fueron distribuidos segn las normas de archivos vigentes.

12. Apreciacin Final

La sociedad actual necesita de la informacin, la de debe ser brindada en forma inmediata, esto hace a la eficiencia de la Empresa o Institucin. Es responsabilidad del Estado conservar la documentacin que forma parte del patrimonio cultural del pueblo. Para ello existe el profesional Archivlogo cuyo rol ser el de describir y ordenar la documentacin existente, sin importar el soporte de la misma, para luego poder brindar la informacin en el momento que es solicitada. El archivlogo tiene un rol activo dentro de la institucin, debe ser parte de los programas tendientes a hacer eficiente a la Empresa o Institucin. En todo momento debe proponer mejoras al sistema y ser el primer defensor de la correcta conservacin de los documentos existente en el archivo. El profesional Archivero debe utilizar el Marketing cuyos procesos hacen que los usuarios conozcan el archivo y sepan como consultar la documentacin existente, asimismo se puede trabajar con cada perfil de usuario para lograr polticas tendientes al mejoramiento de los servicios prestados. Lo realizado personalmente en el Tribunal de Cuentas de la Provincia de Crdoba dio buenos resultados, que demandaron un gran esfuerzo profesional, logrando Jerarquizar al archivo pasando de ser Sectorial a un archivo Central, utilizando el marketing de archivos para que por medio del estudio de los usuarios, incentivar a la consulta y el conocimiento de las tareas realizadas en dicha rea. Por ltimo es bueno hacer hincapi en la importancia que tiene para la sociedad la Carrera que estudia la ciencia de la Archivologa, ya que la misma describe y ordena la informacin que poseen las Empresas o Instituciones en sus archivos, que debe ser tratada profesionalmente a fin de que toda la comunidad pueda tener libre acceso a la informacin, lo que sin duda es sumamente necesario para la transparencia de los actos gestin.

13. Agradecimientos
Quiero en este momento, expresar mi gratitud a los Organizadores de las Primeras Jornadas de Archivos y Bibliotecas de la Rioja, por haberme invitado a participar en este importante evento, muy especialmente a Juan Pablo Gorostiaga y a Roberto L. Andrada. Asimismo deseo felicitar a la Universidad Nacional de La Rioja Departamento Humanidades, por los trabajos que se encuentran realizando en esta Provincia de la Rioja, para que tanto los Archivlogos como Biblioteclogos tengan un lugar importante en esta sociedad.

16

14. FUENTES YBIBLIOGRAFA 14.1. FUENTES

Cdigo de Deontologa para Archiveros: Consejo Internacional de Archivos, Pekn 1996. Constitucin Nacional Argentina: ed. La Caada S.R.L., Crdoba, 1994 Constitucin de la Provincia de Crdoba: ed. La Caada S.R.L., Crdoba, 1987 Reglamento Interno del Tribunal de Cuentas de la Provincia de Crdoba, 1957.

14.2. BIBLIOGRAFIA
CRUZ MUNDET, Jos Ramn: Manual de archivstica, Edit. Germn Snchez Ruiprez - Pirmide S.A., Madrid, Espaa, 1994. Fundacin

DUCHEIN, Michael: Los obstculos que se oponen al acceso, a la utilizacin y a la transferencia de la informacin conservada en los archivos, un estudio del RAMP preparado para el Programa General de Informacin y UNISIST, Pars, UNESCO, 1983. EIGLIER, Pierre - LANGEARD, Eric: Servuccion el Marketing de Servicios, Edit. Serie Mcgraw-Hill de Management/ Interamericana de Espaa S.A., Aravaca, Madrid, Espaa, 1996. EMILIANI, Jorge: resumen - informe de la Creacin de la Escuela de Archivologa, Crdoba HEREDIA HERRERA, Antonia: Archivstica General Teora y Prctica, Diputacin Provincial de Sevilla, Grficas del Sur, 5ta. ed., Sevilla, 1991. RICE, Craig S.: Como hacer marketing sin recursos, Edit. Juan Granica S.A. , Barcelona, Espaa, 1989. SANTESMASES MESTRE, Miguel: Marketing Conceptos y Estrategias, 3 edic., Edit. Pirmide S.A., Getafe, Madrid, Espaa, 1998. TANODI, Aurelio: Temas Archivsticos Reedicin de Algunos Trabajos, ed. Centro Interamericano de Desarrollo de Archivos, Crdoba.

17

15. Anexo - Glosario

Digitalizar: Codificar numricamente una informacin. Es decir que la informacin, ya sea texto, audio o sonido se convierte por medio de la digitalizacin, en un mismo lenguaje, que es el lenguaje de las computadoras (el sistema binario ceros y unos).

Plazo Precaucional: Plazos que tienen los documentos (en tiempo) para su correcta conservacin, una vez vencido el plazo legal, pasarn al archivo histrico los originales que tengan valor permanente y el resto se eliminar.

Marketing: modo de concebir y ejecutar la relacin de intercambio, con la finalidad de que sea satisfactoria a las partes que intervienen y a la sociedad, mediante el desarrollo, valoracin, distribucin y promocin, por una de las partes, de los bienes, servicios o ideas que la otra parte necesita.

18