UN ENFOQUE MULTICRITERIO A LA TOMA DE DECISIONES EN LA GESTIN DE INVENTARIOS

Gerson Arredondo, Mauricio Carvajal & Kelly Ocampo. Resumen Un sistema de control de inventario eficiente no trata por igual a todos lo tems, sino que aplica mtodos de control y anlisis en relacin a la importancia de cada tem con el fin de optimizar costos. De ah surge una pregunta: cmo clasificar los productos en inventario con un impacto efectivo y eficiente en la administracin empresarial? Se ha generalizado, en la prctica, diferenciar la gestin de inventario con dependencia de las caractersticas de los artculos que lo componen y, en la literatura revisada, recomiendan el mtodo de clasificacin ABC, a partir de una variable o parmetro base cuantitativa y cualitativa. Este artculo presenta y aplica en el almacn del Hospital Gonzalo Contreras dos enfoques alternativos (Clasificacin ABC Multicriterio bajo dos criterios; rotacin y nivel de criticidad), para clasificar los productos en existencia y servir de soporte a una gestin de aprovisionamiento eficiente y orientado al cliente. El estudio revela la pertinencia terica y la factibilidad prctica de los mtodos empleados para la toma de decisiones en la gestin de los inventarios. Palabras clave: Clasificacin del inventario, mtodo ABC, gestin de inventarios. ABSTRACT An inventory control system is not equally efficient for all the items, but applies control methods and analysis in relation to the importance of each item in order to optimize costs. Hence, a question arises: how to classify the products in inventory with effective and efficient impact in business administration? There has been widespread in practice, differentiate inventory management depending on the characteristics of the component articles and in the literature reviewed, recommended the ABC classification method, based on a variable or parameter quantitative and qualitative basis. This article presents and applies in store Gonzalo Contreras Hospital two alternative approaches (ABC Multicriteria Classification Two criteria rotation and criticality level), to classify the products in stock and provide support for efficient supply management and customeroriented . The study reveals the theoretical relevance and practical feasibility of the methods used for decision-making in the management of inventories. Keywords Inventory classification, ABC methods, inventory management.

Introduccin

En todas las empresas existen procesos de toma de decisiones que involucran una gran cantidad de productos o servicios. Este tipo de decisiones, segn proceso de planeacin que se lleve a cabo, debe realizarse para familias de productos o productos individuales que afectarn la planeacin de produccin, el abastecimiento, la distribucin, el almacenamiento o la programacin, reas fundamentales dentro de cualquier organizacin. Uno de los procesos ms importantes y ms complejos que existe es el control y la gestin de los inventarios, debido a que de este depender en gran medida el correcto funcionamiento de los procesos anteriormente mencionados, ya que independiente del tamao de la empresa existen cientos o miles de tems que deben ser controlados con el propsito de conocer sus existencias, ubicaciones, estado y dems informacin que es esencial para lograr realizar almacenamientos eficientes, planes de produccin factibles, programas de produccin reales, abastecimientos oportunos y distribuciones efectivas. Todo lo anterior finalmente va encaminado a lograr de manera superior las metas que una empresa tiene en relacin con los niveles de servicio y los costos. Dada la gran cantidad de referencias (entre materias primas, repuestos, producto en proceso y producto terminado) que tienen que administrar en un sistema de control y gestin de inventarios dentro de una empresa, sera demasiado costoso y poco prctico establecer esquemas de monitoreo y control de forma individual. En su lugar, la prctica ms comn a nivel industrial es la de agregar referencias por grupos de familias y aplicar polticas de control iguales a todo el grupo. La forma comnmente utilizada para realizar este tipo de clasificaciones es la denominada clasificacin ABC, la cual se realiza de forma independiente para materias primas y para productos terminados. El enfoque tradicional de la clasificacin ABC consiste en organizar todos los tems de manera descendente segn el criterio de consumo o utilizacin anual o de demanda o ventas anuales, ambas medidas en pesos al ao. De esta manera se espera que una cantidad reducida de tems que se encuentran en la parte superior de la clasificacin sern parte del grupo A, y requerirn la mayor atencin por parte de la gerencia; la mayor cantidad de tems que se encuentran en la parte inferior de la clasificacin son asignados al grupo C y requerirn una mnima atencin de la gerencia y la cantidad restante de tems har parte del grupo B y requieren mediana atencin.

Muchos textos suelen considerar que la zona "A" de la clasificacin corresponde estrictamente al 80% de la valorizacin del inventario, y que el 20% restante debe dividirse entre las zonas "B" y "C", tomando porcentajes muy cercanos al 15% y el 5% del valor del stock para cada zona respectivamente. Otros textos suelen asociar las zonas "A", "B" y "C" con porcentajes respectivos del valor de los inventarios del 60%, 30% y el 10%, sin embargo el primer caso es mucho ms comn, por el hecho de la conservacin del principio "80-20". Vale la pena recordar que si bien los valores anteriores son una gua aplicada en muchas organizaciones, cada organizacin y sistema de inventarios tiene sus particularidades, y que quin aplique cada principio de ponderacin debe estar sumamente consciente de la realidad de su empresa. El objetivo de este artculo es desarrollar dos mtodos que a partir de un enfoque multicriterio permitan clasificar los productos en inventario, para establecer estrategias diferenciadas que posibiliten una gestin de aprovisionamiento eficiente y orientada a los clientes. En su desarrollo, el artculo muestra la importancia de la gestin de inventarios dentro de la logstica empresarial y la necesidad del control selectivo a partir de la clasificacin de los productos disponibles en el almacn. Del mismo modo, expone el fundamento metodolgico de los mtodos propuestos y los resultados de su aplicacin. Criterios para la Clasificacin ABC Despus de analizar literatura relacionada con el tema en cuestin, se consideraron los criterios mostrados en la siguiente tabla, en donde se eligieron los criterios ms pertinentes de acuerdo a las necesidades de la administracin del almacn del Hospital Gonzalo Contreras. Criterio Demanda/Ventas Anuales Consumo/Utilizacin Anual Inventario Promedio Costo Unitario Volumen Criticidad Costo Anual del Inventario Costo Anual Demanda/Ventas Costo Anual Consumo/Utilizacin Tiempo de Entrega Tiempo de Produccin por Unidad de Medida Unidades/ao Unidades/ao Unidades/ao $/Unidad m/Unidad 0,1,2,3,4,5 $/Ao $/Ao $/Ao Unidades de Tiempo Unidades de

Lote Escasez Durabilidad Sustentabilidad Reparabilidad Numero Proveedores Almacenibilidad Tamao de Lote

Tiempo 1,2,3,4,5 1,2,3,4,5 1,2,3,4,5 1,2,3,4,5 Cantidad 1,2,3,4,5 Unidades

Tabla 1 Criterios Clasificacin ABC.

Las caractersticas de sistema de produccin por estar de por medio la vida de los usuarios es indispensable tener disponibilidad de los tems que son ms demandados y de aquellos que aunque no tengan un alto nivel de rotacin son indispensables y necesarios para ofrecer un servicio con altos estndares de calidad y sobretodo que se garantice el bienestar de los clientes; por esta razn los criterios elegidos fueron consumo/Utilizacin Anual y nivel de criticidad. El consumo/utilizacin anual se basa en el total de unidades que fueron solicitadas desde el sistema productivo hacia el almacn, por lo cual este criterio slo es tenido en cuenta para clasificar materias primas y repuestos. Por su parte La criticidad se encuentra estrechamente relacionada con el costo de faltantes del tem y se representa en una escala de 1 a 5, donde 5 implica un alto costo de faltantes y una alta importancia del tem para el correcto desempeo del sistema productivo, por ello este criterio slo es tenido en cuenta para clasificar materias primas y repuestos. En este orden de ideas se sobreentiende que los tems manejados en el almacn son considerados como la materia prima del sistema. La clasificacin ABC se explica en las siguientes tablas: Nivel de Criticidad 1 2 3 4 5 Nulo Bajo Moderado Alto Muy Alto A Clase C B Consumo/Utilizacin Anual 80% Del total Demandado 15% Del total Demandado 5% Del total Demandado Clase A B C

Tabla 2 Criterio Consumo/Utilizacin.

Tabla 3 Criterio Nivel de Criticidad.

Caracterizacin del Sistema del Hospital Gonzalo Contreras El rea de almacn es el encargado de proveer a todas las dems reas del hospital (urgencias, laboratorio clnico, administracin, hospitalizacin, programas de prevencin, consulta externa, odontologa, fisioterapia, facturacin y ambulancias) los insumos para su correcto funcionamiento. En cada rea los insumos varan de acuerdo a las necesidades de la misma, de igual manera, dichas necesidades son verificadas a travs del sistema de informacin (software C.N.T). Cada una de estas reas debe hacer la requisicin de insumos mnimo una vez al mes. rea Urgencias Laboratorio Administracin Hospitalizacin Facturacin Odontologa Servicios Generales P&P Consulta Externa Ambulancias Frecuencia de Pedido Diario Mensual Diario Diario Diario Mensual Mensual Mensual Mensual Mensual

Tabla 4 reas Internas del Hospital.

El hospital maneja los mismos proveedores y el lead time1 esperado es de 48 horas. Los proveedores de insumos mdicos y material mdico-quirrgico son evaluados a travs de un formato llamado Calificacin de proveedores. El cual considera criterios como; Tiempo de entrega, especificaciones del producto, cantidades, condiciones de pecio, devoluciones, calidad del producto y requerimientos adicionales, los cuales tienen una ponderacin asignada. De acuerdo a la calificacin asignada se decide si se realiza el contrato. Actualmente el proceso presenta restricciones de presupuesto nicamente, ya que se ha implementado de forma emprica la metodologa conocida como empowerment2, es decir, los encargados de cada rea son autnomos en la toma de decisiones, esto ha permitido que tengan un mayor nivel de pertenencia y presenten los mejores resultados.

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Tiempo que demora en llegar una orden de compra al Hospital. Delegacin de autoridad. Una estrategia que permite a los empleados asumir mayores responsabilidades por las tareas que realizan y a los gerentes adoptar un rol de respaldo.

Aplicacin del mtodo ABC con enfoque multicriterio Como se mencion con anterioridad se aplic la clasificacin ABC multicriterio en el almacn del hospital Gonzalo Contreras con el fin de tener una aproximacin al posible sistema de gestin de inventarios que se garantizara el ptimo funcionamiento del mismo. En primera instancia se realiz una clasificacin ABC considerando como primer criterio Consumo/Utilizacin con el fin de identificar cuales tems que actualmente son ms demandados por cada una de las reas internas (Ver Hospital.txt); de aqu considerando los tems clase A resultantes de esta primera clasificacin se realiza otra clasificacin bajo el criterio rotacin y con esta ltima fue considerado el criterio Nivel de Criticidad para conocer el costo de un faltante de un tem determinado en el almacn (Ver Hospital.txt). Los resultados obtenidos se muestran en la siguiente tabla 4. Se logr identificar que los tems que ms rotan son los menos crticos para el hospital, es decir, los que un faltante no compromete la vida de un usuario. Cada color identifica un rea interna del hospital que resultan ser los clientes para el almacn; Rojo ambulancias, verde emergencias, naranja urgencias, azul odontologa, gris hospitalizacin, negro P&P, morado partos, caf almacn, amarillo farmacia, rosado fisioterapia y verde laboratorio. Si observamos la tabla 5, nos damos cuenta que el rea ms crtica del hospital que es urgencias es la que est menos presente en la clasificacin, esto puede ser debido a que se eligi de forma errnea el primer criterio que fue el de consumo/Utilizacin debido a que aunque los tems utilizados en esta rea no rotan en igual magnitud a las otras reas son indispensables a la hora de salvar la vida de un usuario. Es evidente cmo al tener tems con valores extremos en alguno de los criterios hace que la clasificacin se altere significativamente. As, por ejemplo, el nmero de artculos tipo A pas de 18 a 3, es decir, una reduccin del 83.3%; los tems tipo B pasaron de 9 a 23, o sea un incremento del 156%, mientras que los tems tipo C se incrementaron en un 40%. Esto demuestra que la magnitud de los valores asignados a los diferentes criterios tiene un alto impacto en las clasificacin de los artculos bajo un enfoque mulcriterio, por lo que es un factor que debe considerarse en este tipo de anlisis. Finalmente, este tipo de efectos y contradicciones se presentan con algunas enfoques y propuestas, al asignar pesos o ponderaciones a los diferentes criterios, lo que hace que los dems criterios incluidos en el anlisis pierdan validez, al establecer valores muy bajos en unos criterios y un valor muy alto en uno solo, para dar resultados casi idnticos a clasificaciones ABC de un solo criterio.

Artculo ALGODON EN ROLLITO VASOS PLASTICOS DESECHABLES DE 7 ONZ PUNTAS AMARILLAS IHR GUANTES LATEX XS AGUJAS VACUTAINER APLICADORES BAJA LENGUAS EYECTORES DE SALIVA ALGODON EN ROLLITO TUBOS TAPA ROJA 4 ML BAJA LENGUAS TIRAS REACTIVAS DE ORINA BIOSISTEN CURITAS VENDITAS REDONDAS AGUJA DESECHABLE 23 RECIPIENTE PARA ORINA CAPSULAS DE AMALGAMA GUANTES LATEX S AGUJA DESECHABLE 25 BOLSAS ROJAS X 12 LITROS TUBOS TAPA LILA 4 ML APLICADORES AGUJA DESECHABLE 18 BOLSAS ROJAS X 20 LITROS AGUJA DESECHABLE 18 VOLANTES RESPIRAR Y NO RESPIRAR PUNTA DESECHABLES AZULES

Unidades 33000 17676 17000 15350 12600 11315 11020 10200 9700 8540 7460 7000 6620 6600 6275 5600 5600 5520 4976 4832 4700 4235 4024 3635 3500 3000

Ponderacin 0,134 0,072 0,069 0,062 0,051 0,046 0,045 0,041 0,039 0,035 0,030 0,028 0,027 0,027 0,025 0,023 0,023 0,022 0,020 0,020 0,019 0,017 0,016 0,015 0,014 0,012

Ponderacin Acumulada 0,1336 0,2052 0,2741 0,3362 0,3873 0,4331 0,4777 0,5190 0,5583 0,5929 0,6231 0,6514 0,6783 0,7050 0,7304 0,7531 0,7758 0,7981 0,8183 0,8378 0,8569 0,8740 0,8903 0,9050 0,9192 0,9314

Clase

Nivel de Criticidad 2 2 4 2 3 3 2 2 2 2 2 2 3 3 2 4 2 3 1 1 3 3 1 3 1 3

Clase B B A B B B B B B B B B B B B A B B C C B B C B C B

AGUJA DESECHABLE 23 EQUIPO ANGIOKT 20 CARPETAS ARCHIVO DOCUMENTAL GUANTES LATEX S TUBOS TAPA LILA 2 ML CEPILLOS PARA PROFILAXIS APLICADORES

2900 2661 2615 2300 2300 2160 2015

0,012 0,011 0,011 0,009 0,009 0,009 0,008

0,9431 0,9539 0,9645 0,9738 0,9831 0,9918 1,0000 C

3 4 1 2 1 1 3

B A C B C C B

Tabla 2 Clasificacin ABC_N3.

Conclusiones.

De acuerdo al anlisis realizado y a los resultados obtenidos se recomienda al hospital disear y adaptarse a un sistema de gestin de inventarios continuo y manejando existencias para aquellos tems crticos para el mismo, para esto se necesita entonces realizar un estudio ms detallado en donde identifiquen los criterios adecuados para calcular o identificar los tems, ya que estos criterios se deben elegir de acuerdo a las caractersticas del sistema. A dems del clculo de pronsticos para tener ms control en la administracin del almacn. Es importante mencionar que se debe tener mucho cuidado a la hora de elegir la forma de cmo se van a medir los criterios; pues de esto depender la forma de cmo se otorga la clasificacin a cada tem. Se identific que en una clasificacin ABC pueden existir escenarios criterios en los que es necesario hacer un anlisis cuidadoso de la informacin para realizar la clasificacin de manera adecuada, eficiente y correcta, ya que es posible que un tem llegue a tener valores demasiado altos o demasiado bajos en los diferentes criterios utilizados o ponderaciones tales que absorban toda la importancia del mismo y ocasione una degeneracin en la clasificacin de una parte de los productos, sin importar los valores que estos tomen en otros criterios. Cuando esto suceda, el encargado de la toma de decisiones debe reconsiderar los criterios que deben incluirse en la clasificacin del inventario, los lmites de clasificacin que utilice y los pesos que asigne a cada uno de dichos criterios. Bibliografa. E. Silver, D. F. Pyke, and R. Peterson, Inventory Management and Production Planning and Scheduling, Third Edit. New York: Wiley, 1998. B. Flores and C. Whybark, Multi Criteria ABC Analysis, International Journal of Operations and Production Management, vol. 6, no. 3, pp. 38-46, 1986. R. Ramanathan, ABC inventory classification with multiple-criteria using weighted linear optimization, Computers & Operations Research, vol. 33, no. 3, pp. 695-700, Mar. 2006.