PROTOCOLO

Entende-se por protocolo o conjunto de operaes visando o controle dos documentos que ainda tramitam no rgo, de modo a assegurar a imediata localizao e recuperao dos mesmos, garantindo, assim, o acesso informao.
A atividade de protocolo tpica da fase corrente, pois nesta idade que os documentos tramitam bastante.

PROTOCOLO
O protocolo realiza as seguintes atividades: Recebimento; Classificao; Registro Autuao;

Movimentao: Expedio Distribuio;

Controle da tramitao / movimentao.

PROTOCOLO
Recebimento
Os documentos a serem tramitados pela instituio devem ser apresentados ao protocolo para que este passe a controlar tal atividade. a etapa de recebimento dos documentos, tanto os produzidos internamente quanto os encaminhados instituio por outras empresas.

PROTOCOLO
Classificao Uma vez recebidos os documentos, o protocolo efetuar anlise a fim de identificar os assuntos dos documentos, classificando-os de acordo com os cdigos existentes na Tabela de Temporalidade da instituio. Os documentos que, porventura, forem recebidos em envelopes fechados, devero ser abertos pelo Protocolo, para que seja realizada a classificao dos mesmos, desde que no sejam particulares (documentos no endereados instituio, e sim a um funcionrio em particular) ou sigilosos (ultrassecretos, secretos ou reservados - conforme Lei 12.527/11).

Lei n12.527/2011
Lei de acesso a informaes pblicas - Art. 24. A informao em poder dos rgos e entidades pblicas, observado o seu teor e em razo de sua imprescindibilidade segurana da sociedade ou do Estado, poder ser classificada como ultrassecreta, secreta ou reservada. Classificao Ultrassecreto Secreto Durao do sigilo 25 anos 15 anos Renovvel? Sim. Por mais um perodo de 25 anos. No.

Reservado

5 anos

No.

PROTOCOLO
Classificao

Tais documentos (particulares e sigilosos) devero ser encaminhados diretamente aos respectivos destinatrios, sem a necessidade de serem classificados, pois tm acesso restrito.
Apenas os destinatrios podero abrir estes documentos. Os documentos de natureza ostensiva (nem sigilosos nem particulares) devero ser abertos e analisados, classificando-os de acordo com o assunto tratado, antes de serem encaminhados aos seus destinatrios.

PROTOCOLO
Registro / Autuao
o procedimento no qual o protocolo cadastra o documento em um sistema de controle (informatizado ou manual), atribuindo ao mesmo um nmero de acompanhamento (autuao ou protocolizao).

PROTOCOLO
Expedio / Distribuio
a atividade que consiste em enviar o documento ao seu destinatrio. Chama-se distribuio quando interna, e expedio quando direcionada a outra instituio.

PROTOCOLO
Controle da tramitao / movimentao
a atividade realizada pelo protocolo que consiste em identificar os setores por que passam os documentos, de forma a recuper-lo com rapidez, quando necessrio, bem como identificar possveis atrasos na tramitao destes.

Teste
(FCC - TRE/AL Tcnico Judicirio 2010) Aos servios de protocolo cabe, entre outras atividades, A) acondicionar documentos de valor histrico. B) cuidar da tramitao dos documentos. C) armazenar documentos em fase intermediria. D) estabelecer regras de acesso aos documentos. E) aprovar tabelas de temporalidade de documentos.

Gesto de documentos
Arquivamento o conjunto das operaes destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos. O mtodo de arquivamento corresponder forma em que os documentos sero armazenados, visando sua localizao futura.

O Plano de classificao o esquema elaborado a partir do estudo das estruturas e funes da instituio e anlise do arquivo por ela produzido, pelo qual se distribuem os documentos em classes, de acordo com mtodos de arquivamento especficos.

Mtodos de Arquivamento
Sistema de Busca de Documentos A busca de um documento pode ser feita por dois tipos de sistemas:

Sistema direto: aquele em que a busca do documento feita diretamente no local onde se acha guardado.
Sistema indireto: aquele em que, para se localizar o documento, necessita-se antes consultar um ndice ou um cdigo. o caso da utilizao de fichrios.

Mtodos de Arquivamento
Classes Pode-se dividir os mtodos de arquivamento em duas classes: - Bsico: alfabtico, numrico e ideogrfico (assunto). - Padronizado: variadex, automtico, mnemnico, etc. Obs.: o mtodo alfanumrico combinao de letras e nmeros no se inclui nas classes de mtodos bsicos e padronizados e considerado um sistema semi-indireto.

Mtodos de Arquivamento
Mtodos de arquivamento bsicos mtodo alfabtico simples - organizado a partir de nomes. mtodo geogrfico - organizado pelo local ou procedncia.

Mtodos de Arquivamento
Mtodos de arquivamento bsicos Mtodo numrico, o qual se divide em: numrico simples (organizado por um nmero relativo ao documento),

cronolgico (organizado por data) ou

dgito terminal (os documentos so arquivados conforme uma sequncia numrica de trs pares. A leitura da sequncia se d da direita para a esquerda.)

Mtodos de Arquivamento
Mtodos de arquivamento bsicos

Mtodo ideogrfico - organizado pelo assunto do documento e podendo ser: - Alfabtico (Dicionrio ou Enciclopdico);
- Numrico (Duplex, Decimal ou Unitermo).

Teste
(FCC - ALESP Ag. Legislativo de Servios 2010) Os mtodos de arquivamento de documentos dividem-se em duas classes. So elas: A) numrica e mnemnica. B) direta e indireta. C) bsica e padronizada. D) alfabtica e numrica. E) dicionrio e indexao coordenada.

Mtodo Alfabtico Simples

o mtodo que utiliza um nome existente no documento para organiz-lo de forma alfabtica. Em geral, o mtodo alfabtico mais simples e barato, se comparado aos demais, alm de dificilmente gerar erros de arquivamento, mesmo quando o volume de documentos for grande. O arquivamento de nomes obedece a algumas regras chamadas de regras de alfabetao.

Regras de Alfabetao
1. Nos nomes de pessoas fsicas, considera-se o ltimo sobrenome e depois o prenome. Arquivam-se: Menezes, Frank Maia Santos, Edson Pereira dos Silva, Marcos Roberto Arajo da

Regras de Alfabetao
Obs.: Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabtica do prenome. Arquivam-se: Miranda, Carmem Miranda, Fbio Miranda, Luciano

Regras de Alfabetao
2. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hfen no se separam, quando transpostos para o incio. Arquivam-se: Barra Mansa, Joaquim de Souza Castelo Branco, Camilo Villa-Lobos, Heitor

Regras de Alfabetao
3. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou So seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo, ou seja, quando transpostos, devem ser acompanhados dos nomes que os sucedem.

Arquivam-se: Santa Rita, Ricardo Santo Cristo, Joo do So Paulo, Jos Carlos

Regras de Alfabetao
4. As iniciais abreviativas de prenomes tm precedncia na classificao de sobrenomes iguais. Arquivam-se: Silva, E. Silva, Estevo Silva, Everaldo

Regras de Alfabetao
5. Os artigos e preposies considerados. Arquivam-se: Almeida, Pedro de Andrade, Ricardo d Couto, Arnaldo do Silva, Jos Ferreira Silva, Jos dos Santos no so

Regras de Alfabetao
6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco so considerados parte integrante do ltimo sobrenome, mas no so considerados na ordenao alfabtica. Arquivam-se: Cerqueira Sobrinho, Mrcio Miranda Jnior, Edison Tavares Neto, Osrio

Regras de Alfabetao
7. Os ttulos no so considerados na alfabetao. So colocados aps o nome completo, entre parnteses. Arquivam-se: Cardoso, Jorge (Ministro) Fernandes, Carlos (Professor) Pontes, Emerson (Coronel)

Regras de Alfabetao
8. Os nomes estrangeiros so considerados pelo ltimo sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhis e orientais. Arquivam-se: Bush, George Bush, George Walker Chaplin, Charles Smith, John Taylor

Regras de Alfabetao
9. Os nomes espanhis ou hispnicos so registrados pelo penltimo sobrenome, que, tradicionalmente, corresponde ao sobrenome de famlia do pai. Arquivam-se: Gutierrez Salazar, Enrico Pereira de la Fuente, Maria Puentes Hernandez, Pablo

Regras de Alfabetao
10. Os nomes orientais japoneses, chineses e rabes - so registrados como se apresentam. Arquivam-se: Li Yutang Osama Bin Laden Sasazaki Yonoyama

Regras de Alfabetao
11. Os nomes de firmas, empresas, instituies e rgos governamentais devem ser transcritos como se apresentam no se considerando, porm, para fins de ordenao, os artigos e preposies que os constituem. Admite-se, para facilitar a ordenao, que os artigos iniciais sejam colocados entre parnteses aps o nome.

Arquivam-se: Antonio Silva & Cia. Associao Educacional do DF Associao dos Jornalistas do DF Companhia Petrolfera Nacional Embratel S/A Tentao Mveis Ltda (A)

Regras de Alfabetao
12. Nos ttulos de congressos, conferncias, reunies, assembleias e assemelhados os nmeros arbicos, romanos ou escritos por extenso devero aparecer no fim, entre parnteses.
Arquivam-se: Congresso de Biblioteconomia (Quinto) Curso de Cincias Contbeis (3) Encontro Nacional de Arquivistas (II) Simpsio de Histria Natural (Nono)

Teste
(FCC - TRE/PE - Tcnico Judicirio 2012) No Departamento de Recursos Humanos de uma instituio, h pastas correspondentes aos seguintes funcionrios: a. Joo Manuel de Souza b. Luiz Alberto de Sousa c. Maria Regina da Silva d. Jos Dias Silva e. Doroti Silveira f. Srgio Sampaio g. Carlos Souza Silva

Teste
(FCC - TRE/PE - Tcnico Judicirio 2012) (...). Se tais pastas forem submetidas a ordenao alfabtica, sua disposio correta ser A) f, g, d, c, e, b, a. B) f, c, b, d, a, c, g. C) b, d, a, c, f, e, g. D) g, e, f, c, a, d, b. E) g, b, a, d, c, e, f.