Introduccin al Proceso Administrativo: planeacin y toma de decisiones

Por Lic. Gregorio Galaviz Martnez

Contenido:

Administracin: Definicin, naturaleza y propsito de la administracin Algunos planteamientos del pensamiento administrativo Funciones de los administradores Planeacin: Tipos de planes Pasos y objetivos de la planeacin Estrategias, polticas y proceso de la planeacin estratgica Toma de decisiones: Importancia y limitaciones del proceso de toma de decisiones Evaluacin de alternativas de decisin

Administracin:
Definicin, naturaleza y propsito de la administracin

Administracin: Definicin

Es el proceso de: planear, organizar, dirigir y controlar los esfuerzos de los miembros de la organizacin, y de aplicar los dems recursos de ella para alcanzar las metas establecidas

El proceso administrativo

El proceso administrativo consiste bsicamente en una serie de actividades relacionadas conducentes a alcanzar los objetivos organizacionales

El proceso administrativo

El proceso administrativo tiene cuatro elementos bsicos: 1. Alcance de objetivos 2. Por medio de personas 3. Mediante tcnicas 4. En una organizacin

Funciones de la administracin
Planeacin Organizacin Integracin de personal Direccin

Control

Funciones de la administracin

Planeacin:
Implica determinar misiones y objetivos Determinar las acciones necesarias para alcanzar los objetivos Requiere la toma de decisiones

Funciones de la administracin

Organizacin:
Supone el establecimiento de una estructura de los papeles que cada persona debe desempear Se asignan las tareas necesarias a las personas idneas para el cumplimiento de los objetivos y metas

Funciones de la administracin

Integracin de personal:
Implica identificar los requerimientos de los puestos de trabajo Reclutar y seleccionar las personas idneas Evaluar, compensar y capacitar al personal

Funciones de la administracin

Direccin:
Se refiere a ejercer influencia sobre los individuos para que colaboren en el logro de las metas organizacionales Implica liderazgo, autoridad, poder, motivacin, comunicacin

Funciones de la administracin

Control:

Consiste en medir y corregir el desempeo individual y organizacional para garantizar que se alcance lo planeado Implica evaluar el desempeo de los individuos y de la empresa Requiere medir productividad, desperdicio, variaciones presupuestarias, etc.

Funciones de la administracin

Alto nivel Nivel intermedio

Mandos inferiores

Control

Habilidades administrativas
Habilidad tcnica Habilidad humana Habilidad de conceptualizacin Habilidad de diseo

Habilidades administrativas
Habilidades de conceptualizacin y diseo

Nivel intermedio

Habilidades tcnicas

Alto nivel

Habilidades humanas

Mandos inferiores

Algunos planteamientos del pensamiento administrativo

Taylor: padre de la administracin cientfica Aplica el mtodo cientfico para mejorar los mtodos de produccin Se basaba en el concepto del hombre econmico

Algunos planteamientos del pensamiento administrativo

Fayol: padre de la teora administrativa moderna Determina funciones administrativas: tcnicas, financieras, comerciales, etc. Propone 14 principios de la administracin: divisin del trabajo, autoridad-responsabilidad, disciplina, unidad de mando, orden, equidad, etc.

Algunos planteamientos del pensamiento administrativo

McGregor: teora X y teora Y Teora X: al empleado ordinario le desagrada el trabajo, es perezoso, tiene poca ambicin y debe ser dirigido, obligado o amenazado con castigos para que d un buen rendimiento Teora Y: la persona puede disfrutar del trabajo, adherirse a los objetivos organizacionales y buscar la responsabilidad

Teora X Las personas no gustan del trabajo y lo evitan Las personas deben ser controladas y amenazadas El ser humano trata de evitar las responsabilidades

Teora Y El trabajo puede ser fuente de satisfaccin Las personas pueden ejercer autocontrol y autodireccin Las personas aceptan y asumen responsabilidades.

El ser humano medio tiene El ser humano tiene imaginacin, creatividad e poca ambicin. ingenio Las personas se preocupan Se puede conseguir una principalmente de su propia mayor utilizacin del seguridad. potencial humano

Algunos planteamientos del pensamiento administrativo

Likert: Sistemas de direccin Sistema 1: Sistema autoritario y fuerte: La cima de la organizacin centraliza la toma de decisiones Sistema 2: Sistema autoritario benvolo: Existe ms de confianza y comunicacin, pero aun la interaccin humana es poca y las decisiones centralizadas

Algunos planteamientos del pensamiento administrativo

Likert: Sistemas de direccin Sistema 3: Sistema participativo consultivo: mayor interaccin a nivel personal y mayor apertura en la toma de decisiones, Sistema 4: Sistema participativo de grupo: confianza completa, las personas sienten responsabilidades en todos los niveles de la organizaciones

Enfoque sistmico de proceso administrativo

Un sistema es: un conjunto de elementos dinmicamente relacionados que desarrollan una actividad para alcanzar un objetivo operando sobre insumos tomados del medio externo

Enfoque sistmico de proceso administrativo

La empresa se ve como un sistema:

Un sistema abierto Un sistema complejo (implica subsistemas) Un sistema dinmico

Planeacin, estrategias y polticas

Planeacin

Implica determinar misiones y objetivos Determinar las acciones necesarias para alcanzar los objetivos Requiere la toma de decisiones Tiende el puente entre el punto donde se est y el punto hacia donde se desea ir Planeacin y control son inseparables

Planeacin

Implementacin de los planes

Control

Acciones correctivas

Desviacin con respecto a lo planeado

Tipos de planes
Misin Objetivos y metas Estrategia Polticas Procedimientos y reglas Programas Presupuestos

Misin

En la misin se identifica la funcin o tarea bsica de una empresa o una parte de ella En todo sistema social, las empresas tienen una funcin o tarea esencial que la sociedad les asigna

Misin

Algunas veces la misin se sustenta en valores corporativos Los valores constituyen la forma en que la empresa se percibe a s misma y a quienes la integran y rodean Los valores dan forma a su filosofa

Objetivos y metas

Los objetivos son los fines que se persiguen por medio de una u otra actividad Representan el fin que se persigue mediante la organizacin, la integracin de personal, la direccin y el control Las metas se diferencian porque son medibles o verificables objetivamente: responden a preguntas como: qu, cunto, cundo.

Estrategias

Se relacionan con la determinacin de objetivos bsicos a largo plazo de una empresa y la adopcin de cursos de accin y la asignacin de los recursos necesarios para su cumplimiento Es un programa general para definir y alcanzar los objetivos y poner en prctica la misin Es el patrn de las respuestas de la organizacin a su ambiente a travs del tiempo

Polticas

Consisten en enunciados o criterios generales que orientan o encauzan el pensamiento en la toma de decisiones Ayudan a decidir asuntos antes de que se conviertan en problemas Vuelven innecesario el anlisis de la misma situacin cada vez que se presenta Permiten delegar autoridad sin perder control

Procedimientos

Permiten establecer un mtodo para el manejo de actividades futuras Consisten en secuencias cronolgicas de las acciones requeridas Son guas de accin, no de pensamiento, en las que se detalla la manera exacta en que debe realizarse algo

Reglas

Exponen acciones u omisiones especficas, no sujetas a la discrecionalidad de las personas Implican una decisin administrativa en cuanto a la obligada realizacin u omisin de una accin La diferencia entre las polticas y las reglas es que las polticas orientan decisiones en las que se puede actuar a discrecin, pero en las reglas no se permite la discrecionalidad

Programas

Son un conjunto de metas, polticas, procedimientos, reglas, asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos por emplear y otros elementos necesario para llevar a cabo un curso de accin dado Generalmente se apoyan en presupuestos

Presupuestos

Es una formulacin de resultados expresados en trminos numricos Puede expresarse en trminos monetarios o de unidades fsicas (tiempo, unidades de producto, etc.) Es el instrumento de planeacin fundamental de muchas empresas

Metas Planes estratgicos Planes operacionales

Para actividades no recurrentes

Para actividades recurrentes

Planes de un solo uso

Programas y Proyectos Presupuestos

Planes permanentes
Polticas Procedimientos Reglas

Pasos de la planeacin

1. Anlisis situacional: Ambiente interno: Fortalezas Debilidades Ambiente externo: Oportunidades Amenazas

Pasos de la planeacin

2. Establecimiento de objetivos y metas: Responder a preguntas como: Dnde se quiere estar? Qu se desea hacer y cundo? Etc. Jerarquizar objetivos: plantear objetivos clave Objetivos por jerarqua organizacional: estratgicos, operacionales, generales, individuales, etc.

Pasos de la planeacin

3. Desarrollo de premisas: Pronosticar condiciones internas y externas en que se operar: Volumen de ventas? Precios? Productos? Adelantos tcnicos? Costos? Salarios? Polticas fiscales? Condiciones sociales? Etc.

Pasos de la planeacin

4. Identificacin de cursos de accin alternativos: Es necesario identificar las mejores alternativas de accin Examinar sus ventajas y desventajas

Pasos de la planeacin

5. Evaluacin de las alternativas: Evaluar los distintos cursos alternativos de accin a la luz de las premisas establecidas (paso 3) y las metas que se desea alcanzar (paso 2) de acuerdo con el entorno que enfrenta la empresa (paso 1)

Pasos de la planeacin

6. Seleccin de un curso de accin: Se toma una decisin Se elige el que se pueda considerar como el mejor curso de accin

Pasos de la planeacin

7. Formulacin de planes de apoyo: Se elaboran planes derivados en apoyo al plan bsico Por ejemplo: plan de compra de equipo, plan de compra de materiales, plan de capacitacin, etc.

Pasos de la planeacin

8. Presupuestacin: Los planes se trasladan a cifras a travs de los presupuestos: Presupuestos de ventas, de gastos de operacin, de efectivo, estados financieros, inversiones de capital, entre otros

Administracin por objetivos

Es un sistema administrativo integral Se combinan en forma sistemtica muchas actividades administrativas bsicas Persigue el cumplimiento eficaz y eficiente de los objetivos organizacionales e individuales

Administracin por objetivos

Hace nfasis en la evaluacin del desempeo Da mucha importancia a los objetivos individuales, la motivacin, los incentivos, la participacin y la autonoma Se concentra mucho en el corto plazo

Estrategias y polticas

Las estrategias se relacionan con los objetivos a largo plazo de una empresa y la adopcin de cursos de accin Constituyen un programa general para definir y alcanzar los objetivos y poner en prctica la misin Forman un patrn de las respuestas de la organizacin a su ambiente a lo largo del tiempo

Caractersticas de las estrategias

Horizonte temporal amplio Impacto final relevante Concentracin del esfuerzo en un nmero reducido de fines Patrn de decisiones uniforme Engloban a toda la organizacin: desde la asignacin de recursos hasta las operaciones diarias en todos los niveles de la organizacin

Principio de la estructura de estrategias y polticas

Cuanto ms claras sean la comprensin de las estrategias y polticas y su implementacin en la prctica, Tanto ms consistente y efectiva ser la estructura de los planes de la empresa

Planeacin estratgica

Es el proceso formal de planeacin a largo plazo Se utiliza para definir y alcanzar las metas de la organizacin Facilita mejoras en el funcionamiento de la empresa Sensibiliza a la empresa ante un ambiente cambiante

Caractersticas de la planeacin estratgica

1. Se ocupa de cuestiones fundamentales: Responde a preguntas como: En qu negocio estamos? En qu negocio deberamos estar? Quines son nuestros clientes?

Caractersticas de la planeacin estratgica

2. Ofrece un marco de referencia para una planeacin ms detallada y para las decisiones ordinarias: Cules opciones sern las ms adecuadas de acuerdo con nuestra estrategia?

Caractersticas de la planeacin estratgica

3. Supone un marco temporal ms largo que otros tipos de planeacin: Se diferencia de la planeacin operativa porque se enfoca en el largo plazo

Caractersticas de la planeacin estratgica

4. Ayuda a orientar las energas y recursos de la organizacin hacia las actividades de alta prioridad: Consigue mayor eficiencia al concentrarse en un nmero reducido de fines clave

Caractersticas de la planeacin estratgica

5. Es una actividad de alto nivel: La alta gerencia debe participar activamente Slo la alta gerencia tiene la visin necesaria para considerar todos los aspectos de la organizacin

Proceso de planeacin estratgica

Aunque no existe un proceso universal de planeacin estratgica, si pueden plantearse una serie de pasos bsicos en los que el proceso puede fundamentarse

Insumos: Personas Capital Habilidades etc.

Metas de grupos interesados: Empleados Clientes Proveedores Accionistas etc. Anlisis de la industria

Orientacin ejecutiva Valores Visin

Amenazas y Oportunidades

Perfil empresarial

Desarrollo de estrategias alternativas

Evaluacin y decisin estratgica

Implementacin

Propsito Objetivos Intencin estratgica

Debilidades y fortalezas

Direccin y control

Algunas estrategias: La matriz TOWS

Factores internos Fortalezas Oportunidades Debilidades

Factores externos

Estrategias FO: usar F para aprovechar O Estrategias FA: usar F para enfrentar A

Estrategias DO: superar D para aprovechar O

Estrategias DA: minimizar D y A

Amenazas

Algunas estrategias: Estrategias genricas de Porter

Tres estrategias genricas: Liderazgo de costos Diferenciacin Enfoque Se pueden combinar Se relacionan con ventajas competitivas

Instrumentacin exitosa de estrategias

1. Comunicar las estrategias a todos los responsables de tomar decisiones 2. Desarrollar y comunicar premisas de planeacin 3. Comprobar que los planes de accin contribuyan a lograr los objetivos y que las estrategias sean reflejo de los objetivos

Instrumentacin exitosa de estrategias

4. Revisar regularmente las estrategias 5. Desarrollar estrategias y programas de contingencia 6. Adecuar la estructura organizacional a las necesidades de planeacin 7. Insistir permanentemente en la planeacin y la instrumentacin de estrategias 8. Crear un clima que induzca a la planeacin

Toma de decisiones

Importancia de la toma racional de decisiones

La toma de decisiones es la parte ms importante del proceso de planeacin El proceso dirigido a la toma de una decisin puede concebirse como: 1. Establecimiento de premisas 2. Identificacin de alternativas 3. Evaluacin de las alternativas 4. Eleccin de una alternativa

Limitaciones del proceso de toma racional de decisiones

Alto grado de incertidumbre sobre las condiciones futuras No se pueden considerar todas las posibles alternativas ni sus efectos Es necesario aplicar una racionalidad limitada por la informacin, el tiempo y la incertidumbre

Evaluacin de alternativas de decisin

Es necesario considerar factores cuantitativos y cualitativos Cuantitativos: tiempo, costos, ganancias, etc. Cualitativos: relaciones laborales, cambio tecnolgico, condiciones polticas y sociales, etc.

Tcnicas cuantitativas

Anlisis marginal Anlisis costo beneficio Anlisis de riesgo rboles de decisin Otras tcnicas de investigacin de operaciones

Seleccin de una alternativa

Experimentacin

Experiencia

Cul alternativa seleccionar?

Decisin tomada

Investigacin y anlisis

Certidumbre, incertidumbre y riesgo

Certeza: Cuando se conocen los efectos que generar cierta accin Riesgo: El efecto de la decisin se conoce solo en trminos de probabilidades Incertidumbre: Se desconocen los efectos futuros de las decisiones presentes

Fin Muchas gracias!