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ADERNOS eletrnicos
Como usar e gerenciar seus e-mails

CADERNOS ELETRNICOS 1

COMO USAR E GERENCIAR SEUS E-MAILS

Programa Acessa So Paulo

O Programa Acessa SP uma iniciativa do Governo do Estado de So Paulo e tem como objetivo combater a excluso digital, levando os recursos da Internet populao de baixa renda, estimulando o desenvolvimento das comunidades. Para isso o Governo do Estado criou os Infocentros, espaos com acesso gratuito Internet. Existem trs tipos de Infocentros: os Infocentros Comunitrios, criados em parceria com entidades comunitrias (associaes de moradores, amigos de bairro etc.); os Infocentros Municipais, criados em parceria com prefeituras paulistas; e os Postos Pblicos de Acesso Internet, criados em parceria com rgos do prprio Governo do Estado onde h grande fluxo de populao. Para facilitar o uso dos equipamentos, os usurios contam com monitores treinados e comprometidos com o projeto para auxililos. Esses monitores so capacitados para atender s necessidades especficas de cada usurio. Tambm so responsveis pela gesto dos Infocentros. Outra preocupao do Acessa a oferta de contedo relevante para o pblico alvo assim como o estmulo criao de contedo por parte da comunidade. Assim os Infocentros tambm funcionam como centros de informao e servios voltados para o desenvolvimento comunitrio, possibilitando acesso s informaes nas reas de sade, educao, negcios e servios governamentais disponveis na Internet etc. Para isso desenvolvemos produtos como os MiniCursos Acessa So Paulo, a parceria Acessa/WebAula, Dicionrios de LIBRAS e a Rede de Projetos. As comunidades providas de um Infocentro so estimuladas a desenvolverem projetos e atividades que utilizem os recursos da tecnologia de forma criativa e educativa. Para isso foi criado o portal na Internet, para que os usurios dos Infocentros possam disponibilizar contedos elaborados pela comunidade e assim produzir conhecimentos prprios.

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Expediente
Cadernos Eletrnicos Reitor: Adolpho Jos Melfi Vice-Reitor: Hlio Nogueira da Cruz Pr-Reitor de Pesquisa: Luiz Nunes de Oliveira Superviso Cientfica: Fredric M. Litto Coordenao Editorial e Pedaggica: Carlos Seabra Coordenao de Produo: Drica Guzzi e Akira Shigemori Roteiro, Pesquisa e Redao: Maria da Conceio C. Oliveira Projeto Grfico/DTP: Ronald Chira e Ludimyla Russo Web Designer: Daniela Matielo Ilustrao da Capa: Francisco S Godinho (Kiko) Reviso: Bete Abreu Colaboradores: Vernica Costa, Nilson G. S. Jnior Cadernos Eletrnicos: www.cidec.futuro.usp.br/cadernos
Escola do Futuro - USP Tel.: (11) 3091-6366/3091-9107 e-mail: acessasp@futuro.usp.br Av. Prof. Lucio Martins Rodrigues, Trav. 4 - Bloco 18 CEP 05508-900 So Paulo/SP

Programa Acessa So Paulo Governador: Geraldo Alckmin Secretaria de Estado da Casa Civil: Arnaldo Madeira Diretor-Presidente da Imprensa Oficial: Hubert Alqures Coordenador do Ncleo de Projetos Institucionais: merson Bento Pereira Coordenador do Programa Acessa So Paulo: Fernando Guarnieri Equipe do Programa Acessa So Paulo: Alan Nicoliche da Silva, Alexandre Geraldi, Felipe Borgognoni, Flvia Brando, Glson Bevilacqua, Gisele Fabris dos Reis, Key Farias, Leandro Benetti, Michele Karine Damasco Silva, Neide Novaes, Ricardo Mallet, Silvana Maiski Portal do Acessa So Paulo: www.acessasaopaulo.sp.gov.br
Programa Acessa So Paulo Tel.: (11) 6099-9579/6099-9641 e-mail: acessa@sp.gov.br Rua da Mooca, 1921, Mooca CEP 03103-902 So Paulo/SP

Os Cadernos Eletrnicos foram desenvolvidos pelo Centro de Incluso Digital e Educao Comunitria da Escola do Futuro da USP (CIDEC) para o Programa Acessa So Paulo do Governo do Estado de So Paulo, por meio de sua Secretaria da Casa Civil. A reproduo parcial ou integral deste caderno permitida e estimulada somente para fins no comerciais e mediante citao da fonte. Maio/2003

COMO USAR E GERENCIAR SEUS E-MAILS

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Introduo
Este caderno foi redigido para auxiliar voc a usar e gerenciar seus e-mails. Nas prximas pginas voc saber como cadastrar uma conta de e-mail em um webmail gratuito na rede; como configurar contas de correio eletrnico em seu computador; como criar, enviar e receber uma mensagem; como organiz-las em pastas. Aprender como enviar mensagens para mais de uma pessoa com endereos ocultos ou aparentes (cpias cco e cc); como anexar arquivos em suas mensagens; como salvar, imprimir, mover ou repassar uma mensagem importante; como excluir aquelas sem importncia ou como recuperar aquelas que foram excludas indevidamente. Saber como bloquear endereos indesejveis; aprender sobre a importncia de no repassar mensagens falsas; aprender como organizar um catlogo de endereos; como fundamental manter o sigilo de nossas senhas e tambm o quanto importante sermos polidos, claros e objetivos ao redigirmos nossas mensagens. Ao final voc encontrar um glossrio com os principais termos da informtica e da Internet utilizados neste caderno e uma seo onde encontrar alguns links para fazer downloads de programas freeware ou de cursos oferecidos online sobre o tema.

ndice
1. Conhecendo algumas diferenas entre e-mails e webmails....................................................... 4 2. Webmails gratuitos: critrios para sua escolha............................................................................. 4 3. Como cadastrar uma conta de webmail......................................................................................... 5 4. Configurando os dados de sua conta de e-mail............................................................................ 5 5. Cadastrando e-mail em programas como Outlook Express........................................................ 6 6. Redigindo, enviando, recebendo e respondendo e-mails............................................................ 7 7. Netiqueta na comunicao dos e-mails.......................................................................................... 8 8. Criando um catlogo de endereos e bloqueando endereos indesejveis............................. 9 9. Como organizar e-mails em pastas................................................................................................ 10 10. Como mover, salvar, imprimir e repassar mensagens.................................................................. 11 11. Gerenciamento da lixeira.................................................................................................................. 11 12. Como enviar e receber mensagens com anexos e salv-las...................................................... 12 Remisso entre cadernos e Links na Internet....................................................................................... 13 Glossrio................................................................................................................................................... 14

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1 Conhecendo algumas
diferenas entre e-mails e webmails
H diversas maneiras de se manusear mensagens eletrnicas. Entre elas podemos destacar como mais comuns a utilizao de um programa de e-mail instalado localmente em seu computador e por meio de endereos de Internet que cumprem funes semelhantes a esses aplicativos, chamados webmails. H vrios programas de e-mails no mercado como: o Outlook Express, o Netscape, o Eudora etc. Existem muitos servidores de webmails na Internet, como o Yahoo!, Hotmail, Bol etc. A diferena bsica entre esses dois modos de manusear emails que ao trabalhar com os webmails voc pode acessar mais facilmente a sua conta de email de qualquer computador conectado rede, basta utilizar um navegador de Internet. Isso ideal quando voc compartilha um computador com vrios usurios. J para acessar sua conta por meio de um programa de e-mail fora de seu computador voc necessita de configuraes especficas, nem sempre ao alcance do usurio. Nos webmails suas mensagens residem no servidor e no em seu computador, aumentado assim a sua privacidade, caso voc compartilhe o computador em casa, no trabalho ou na escola. Entretanto, o espao para armazenar suas mensagens nos servidores de webmails geralmente exguo, o que acaba obrigando que mensagens mais antigas tenham de ser apagadas para que novas mensagens possam ser recebidas. Para solucionar esse problema voc deve salvar as mensagens importantes (como veremos no Tpico 8). Contas de e-mails em webmails tambm so bastante simples de utilizar, basta que voc crie uma conta de e-mail em algum servidor de webmail de sua escolha, preenchendo um cadastro como veremos nos prximos tpicos.

2 Webmails gratuitos:
Critrios para a sua escolha
Qualquer pessoa pode ter um ou mais e-mails para se comunicar. Na Internet existe uma srie de servidores que oferecem servios de webmail gratuitos. Para ter acesso a esse servio necessrio cadastrar-se em algum desses servidores. Para cadastrar uma conta de e-mail voc deve acessar as URLs (endereos) da web (rede) que ofeream servios de webmails gratuitos. Existem vrios deles, para encontr-los faa uma pesquisa em qualquer bom site de busca utilizando as palavras chaves webmail grtis. Ao realizar esta busca, voc provavelmente se surpreender com a quantidade de servidores que prestam esse servio. (Consulte tambm o Caderno 4 - Navegao e Pesquisa na Internet para saber mais). Navegue um pouco por esses sites e avalie os diferentes servios oferecidos para as contas de webmails gratuitos. Escolher bem um webmail para lhe prestar servios de correio eletrnico semelhante a escolher uma escola para voc estudar ou para educar seu filho. Voc no escolheria qualquer uma, escolheria? Provavel-mente consideraria fatores como: a distncia da escola at a casa, a qualidade das instalaes, o tamanho do espao para estudos e lazer, os recursos humanos, a segurana etc. Avaliaes parecidas tambm devem ser feitas em relao aos servios prestados pelo servidor de webmail que voc escolher. Procure saber, por exemplo: qual o espao destinado s mensagens do usurio? Quanto maior for, melhor para receber mensagens com arquivos anexados e para armazenar mensagens importantes. Eles possuem antivrus online que permite examinar automaticamente todos os anexos recebidos antes de abri-los? (Consulte o Caderno 9 - Segurana no computador e na Internet). Podem tambm ser acessados como contas POP? Possuem corretor ortogrfico? Contam com recursos de filtragem para bloquear endereos indesejveis? Tm catlogo de endereos? Permitem definir uma assinatura? Qual o idioma utilizado? Nos prximos tpicos voc ver que vrias dessas ferramentas so bastante teis para gerenciarmos nossas contas de e-mail.

bom saber Uma conta de webmail pode ser acessada de qualquer computador, que esteja ligado internet. Se voc compartilha o uso do computador, ter mais privacidade utilizando um servidor de webmail.

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3 Como cadastrar
uma conta de webmail
Para possuirmos uma conta de e-mail nos servidores que oferecem servios de webmails gratuitos na rede precisamos preencher uma espcie de cadastro. Geralmente existe um termo de compromisso, uso ou adeso estipulando um conjunto de regras para o uso desses servios. Sua leitura aconselhvel para que voc possa conhecer as normas estabelecidas para a utilizao dos mesmos. O cadastro s permitido se voc aceitar esse termo e, geralmente, ser exigido que manifeste explicitamente que voc leu e concorda com as regras e normas apresentadas atravs do clique de um boto ou link na ficha de cadastro que se est preenchendo na tela.

4 Configurando os
dados de sua conta de e-mail
Todo e-mail composto por: um nome de usurio (login), pelo smbolo @ (arroba) que significa em (at em ingls), pelo nome do servidor e por uma ou mais extenses que servem para identificar a categoria e o tipo de organizao a que ele pertence. Assim, a extenso com significa que o e-mail um endereo comercial; org identifica e-mails de organizaes no-governamentais; gov utilizada para endereos de instituies governamentais. Excetuando-se servidores registrados por entidades norte-americanas, todos os outros endereos de e-mails tm ainda a extenso com a sigla do pas de origem como, por exemplo, br para indicar Brasil, pt para indicar Portugal, fr para indicar Frana etc. Voc precisa tomar alguns cuidados ao preencher os Dados de sua conta: em primeiro lugar, escolha um login representativo, que seja adequado para as funes que voc deseja utiliz-lo. Por exemplo: se esse e-mail for para fins profissionais, escolha um login adequado, de preferncia formado pelo seu nome e/ou iniciais de seu nome; no entanto, se for um email para mandar piadas aos amigos, pode ter um apelido inusitado, sem maiores compromissos. Lembre-se de que no possvel haver dois endereos de e-mail iguais dentro do mesmo servidor e de que a Internet e os e-mails j existem h algumas dcadas. Assim, bem possvel que grandes servidores j tenham em seus cadastros nomes de usurio que voc tenha pensado em adotar. Neste caso, voc pode usar nmeros associados a seu nome para escolher um outro login. No momento em que voc cadastra uma conta de e-mail nos webmails gratuitos da rede, necessrio criar uma senha e confirm-la campo indicado. Em geral tambm pedido que voc preencha um campo de Dica de Senha. Trata-se de uma frase ou pergunta que tem o objetivo de fazer voc lembrar da senha escolhida. Boas senhas em geral so combinaes de iniciais de informaes junto a seqncias de nmeros que lhe sejam significativos, sem necessariamente apresentar alguma informao. Exemplificando: se voc mora em Parelheiros, trabalha em Santo Amaro e vai e vem para o trabalho no mesmo nibus da linha 3885, uma boa senha seria PSA3885.

Todos os cadastros solicitaro que voc fornea seus dados pessoais como: nome, sobrenome, sexo, data de nascimento, endereo, profisso, etc.

Dica Procure descobrir se o webmail de sua escolha oferece: um bom espao para armazenar mensagens; antivrus;corretor ortogrfico, filtros para bloquear SPAMs, catlogo de endereos e se apresentado em Lngua Portuguesa.

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Todas as vezes que voc acessar o seu e-mail, sua senha ser requisitada. Mas, caso voc venha esquec-la no se preocupe. Muitos webmails oferecem uma maneira de voc recuper-la: basta clicar em Esqueceu a senha? e voc ter acesso pgina com a Dica de senha que foi registrada no momento do cadastro no servio do webmail. Durante o preenchimento de seu cadastro, na maioria dos webmails gratuitos aparecer uma janela com questes sobre seus interesses com o intuito de enviar-lhe correspondncia de produtos relacionados a seus interesses. Entretanto, voc pode desabilitar a funo que permite o recebimento desses e-mails promocionais, caso contrrio sua caixa de correio viver cheia de SPAMs.

5 Cadastrando e-mail em
programas como Outlook Express

A imagem a seguir reproduz a tela principal do programa de e-mail Outlook Express.

Softwares de gerenciamento de e-mails, como o Outlook, so recomendados para pessoas que enviam e recebem uma quantidade muito grande de mensagens.

Neste cadastro do BOL, o item em destaque a autorizao, ou no, do recebimento de mensagens publicitrias (algumas delas SPAMs).

Cuidado! Sua senha como a chave de sua casa. Somente por meio dela voc pode ter acesso s suas mensagens. Evite senhas que contenham nomes de parentes ou conhecidos, mesmo que sejam escritos de formas invertida; evite datas de aniversrio, placa de carro, enfim, qualquer coisa previsvel que algum mal-intencionado possa descobrir facilmente.

Se voc escolher outro programa de e-mail, no se preocupe, a imensa maioria funciona de forma bastante parecida. Verifique no menu da tela principal do programa o cone Ferramentas (Tools) e Contas (Accounts). Na janela que se abrir, selecione Correio (Mail), depois clique em Adicionar E-mail. Em seguida uma nova janela ir se abrir. Voc precisa preencher os campos com as informaes solicitadas pelo Assistente (Wizard), iniciando pelo preenchimento do campo de Seu Nome (Your Name) ou apelido (Login). Clique em Avanar e preencha o prximo campo com o endereo completo de e-mail: login, @, o nome do provedor e as extenses que houver. Em seguida clique em Avanar. Na janela que se abrir ser solicitado que voc preencha o endereo de POP3 (servidor de entrada de e-mails) e SMTP (servidor de sada de e-mails). Esses dados so fornecidos pelo provedor. Em seguida clique em Avanar. Na prxima janela, aparecer o endereo de sua conta de correio e lhe ser solicitada uma senha. Lembre-se: escolha uma senha que seja fcil de memorizar, mas que no seja bvia para ser descoberta pelas demais pessoas. Finalmente, clique em Avanar, Concluir e Fechar. Pronto, voc ter criado com sucesso uma nova conta em seu programa de e-mail em seu computador. Se precisar criar outras contas s repetir os procedimentos anteriores.

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6 Redigindo, enviando,
recebendo e respondendo e-mails
Para redigir uma mensagem basta clicar em Escrever e uma nova janela se abrir. Em outros webmails essa possibilidade de escrever uma nova mensagem pode ser indicada com um desenho de papel e lpis ou ser nomeada de Nova Mensagem, Compor, Create Message etc.
Estes so os campos para redigir uma mensagem: Para, Assunto, Cc (cpia), CCo (cpia oculta) e Mensagem.

Apesar de variar a disposio grfica, os elementos que compem o menu da tela representada acima esto presentes na maioria dos servidores de webmails.

Para compor uma nova mensagem voc deve preencher o primeiro campo com o endereo eletrnico do destinatrio. Os dois campos seguintes, cc (cpia de cortesia) e cco (cpia de cortesia oculta), podem ser utilizados caso voc deseje enviar cpias da mensagem para outras pessoas. No campo cc os endereos dos destinatrios sero visveis a todos que receberem a mensagem. Mas se voc no deseja divulgar os endereos dos destinatrios deve usar o campo cco. Essa ltima forma mais indicada pois evita que os endereos dos destinatrios sejam divulgados indevidamente. O prximo campo o da linha do assunto (subject). Na atualidade, todo usurio de e-mail recebe uma grande quantidade de mensagens dirias. fundamental que voc preencha esse campo com bastante clareza e objetividade, pois isso facilitar a vida do leitor do seu e-mail e provavelmente aumentar a probabilidade de que ele selecione sua mensagem para leitura, antes de apag-la sumariamente. A linha de assunto deve funcionar como ttulo de sua mensagem, como se fosse a manchete de um jornal, ou seja, no campo assunto voc deve sintetizar a principal idia do contedo de seu e-mail e de preferncia de forma atrativa para que chame a ateno do destinatrio.

Para utilizar a formatao disponvel em seu programa de e-mail ou webmail veja a tela de composio da mensagem do nosso exemplo: voc tem opo de selecionar o tipo de letra (fonte); o tamanho da letra; pode colocar palavras em negrito clicando na letra (N); pode coloc-las em itlico clicando em (I); pode sublinh-las, clicando em (S). Voc pode ainda escolher diferentes cores para redigir as palavras ou pintar linhas clicando nos smbolos indicados. Mas certifique-se de que o destinatrio de sua mensagem consegue ler mensagens com formatao. Evite redigir suas mensagens com letras maisculas, pois, de acordo com a etiqueta utilizada na Internet (netiqueta), elas significam que o redator est gritando. Portanto, s utilize letras maisculas se for absolutamente necessrio.

drica@futuro.usp.br

RES: Cadernos Eletrnicos

Oi Drica: Sobre a pgina, as alteraes j foram feitas. Original Message From: Drica Guzzi To: dani ; Carlos Cc: akira Sent: Tuesday, April 15, 2003 10:43 PM Subject: RES: Cadernos Eletrnicos Oi Dani, a pgina ficou bonitinha! Mas falta o logo do Acessa....acho at que o texto poderia incluir

Quando responder um e-mail deixe um trecho da mensagem do remetente para que ele possa recordar mais rapidamente o assunto.

Se desejar guardar uma cpia de sua mensagem, deixe habilitada a funo Salvar Cpia na Pasta Enviadas ou Salvar Rascunho. Sua mensagem j pode ser encaminhada, basta clicar em Enviar.

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Ao redigir uma mensagem muito longa, que demande muito tempo, aconselhvel escrev-la em um editor de texto ou bloco de notas, preferencialmente desconectado da rede. Essa prtica saudvel para suas finanas, caso voc use uma conexo de linha discada, pois voc economiza na conta de telefone. Mas ela necessria se voc usa webmails. Muitos webmails tm um tempo de segurana que expira automaticamente a conexo, caso voc efetue o login e deixe a conta sem atividade (sem clicar nas mensagens para l-las, por exemplo). Vencido esse tempo de segurana comum que os servidores encerrem a conexo, finalizando automaticamente.

7 Netiqueta na
comunicao dos e-mails
Privacidade um atributo muito caro s pessoas. O simples fato de mandarmos e recebermos e-mails nos expe a um meio freqentado por milhes de usurios e, sem que desejemos, centenas de mensagens de propaganda de produtos e servios invadem nossa caixa postal. Para reduzirmos um pouco essa invaso desagradvel de nossas caixas de correio podemos utilizar algumas ferramentas e adotar algumas normas de conduta em nossas trocas de correspondncias. Como vimos no Tpico 6, possvel encaminharmos, ao mesmo tempo, a mesma mensagem de correio eletrnico para inmeros destinatrios, basta utilizarmos os campos cc ou cco. Em correspondncias trocadas no ambiente de trabalho, por exemplo, cujo assunto seja de interesse geral e deva ser discutido por todos, utilize o campo cc para que todos os interessados saibam com quem esto dialogando e possam replicar a mensagem para os demais envolvidos. Quando voc no resistir ao impulso de enviar uma mensagem informal como uma piada, um protesto ou para divulgar uma informao para um grupo heterogneo, cujos membros no se relacionam entre si, aconselhvel no expor o endereo dos destinatrios, pois alm de indiscrio, voc estar favorecendo a proliferao de SPAMs. Neste caso, use o campo cco. Nos webmails a funo cco/ bcc costuma estar habilitada. Se voc receber uma mensagem agressiva, irritante, ou que o deixe exaltado, nunca responda no calor da hora,

Dica! Procure escrever de modo simples e direto. Se deseja retorno imediato, indique tambm um nmero de telefone para contato. Muitas pessoas preferem tratar de assuntos urgentes por telefone.
Para receber suas mensagens o procedimento ainda mais simples: se voc usa uma conta de webmail, basta acessar a sua conta, efetuar seu login e clique em Receber Mensagens ou em funes semelhantes como: Enviar e receber, Checar Email etc., que suas mensagens automaticamente sero baixadas do servidor e estaro disponveis para a sua leitura. Para responder uma mensagem clique em Responder e uma nova janela se abrir com o campo do destinatrio preenchido e com a mensagem original reproduzida. Para redigir sua resposta voc pode utilizar os procedimentos indicados anteriormente. Deve-se apenas tomar o cuidado de apagar parte da mensagem anterior para que o arquivo no fique grande demais.

As novas mensagens, geralmente vem identifcadas com um envelope fechado no lado esquerdo do assunto.

Como Fazer Se a opo cco no estiver aparecendo em seu programa de email, faa o seguinte: abra o seu programa de e-mail e clique em Nova Mensagem, depois clique em Exibir e selecione a opo Todos os Cabealhos. Esses termos so usuais no programa do Outlook Express, mas se voc usa outro aplicativo procure os comandos equivalentes.

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pois pode arrepender-se depois e no haver como corrigir. Acalme-se, esboce uma resposta procurando se explicar ou buscar explicaes e salve-a na pasta Rascunho ou em um bloco de notas. Depois releia sua resposta e avalie se vale a pena mand-la.

8 Criando um catlogo
de endereos e bloqueando endereos indesejveis
Um catlogo de endereos uma ferramenta bastante til que lhe poupa tempo ao enviar mensagens, evita que voc cometa erros ao digitar endereos e alguns programas de e-mails e webmails permitem que voc organize seus contatos por grupos, possibilitando a incluso de dados como telefones, endereos residenciais e comerciais, datas de aniversrios etc. A imensa maioria dos webmails fornece essa ferramenta para que voc organize seus contatos. Para criar seu catlogo de endereos em seu webmail, clique em Lista de Endereos ou comando similar e uma janela ser aberta com as opes para se criar um grupo ou adicionar um novo contato. No Yahoo, como na imagem abaixo, a opo Adicionar contato.

Depois de organizar seu catlogo de endereos, todas as vezes que redigir uma nova mensagem, bastar selecionar dele o endereo dos destinatrios inclusos. Para diminuir o fluxo de SPAMs voc pode fazer uso de filtros que servem para bloquear estes e outros tipos de endereos indesejveis. Com a utilizao dos filtros voc pode bloquear tambm os usurios que vivem mandando boatos ( hoax) sem nunca verificar se a mensagem verdadeira ou falsa e lotam as caixas de correios com lixo eletrnico. Para bloquear endereos indesejveis, procure nas opes de seu webmail um comando semelhante a Filtro ou Bloquear Mensagem. Veja o exemplo abaixo:

No Bol, v em Bloquear Mensagens e escreva o endereo de e-mail que se deseja bloquer. Repita essa operao quantas vezes for necessrio.

H webmails e programas de e-mail que possuem filtros no apenas de bloqueio, mas que permitem a transferncia automtica das mensagens recebidas para as pastas que voc determinar. Essa funo propicia a organizao das mensagens, facilitando a leitura e uma melhor organizao da caixa de entrada.

Ao clicar na opo Adicionar contato uma janela ser aberta permitindo que voc insira os dados e salve-os.

Como Fazer Alguns programas de e-mail como o Outlook Express e alguns webmails como o do Yahoo! permitem que voc importe e exporte sua lista de endereos de um programa para o outro. Para isso basta clicar no Outlook Express na opo Arquivo depois Importar ou Exportar e depois Catlogos de Endereos. Clique em Importar Contatos e uma nova janela se abrir com as instrues, voc poder importar e exportar catlogos de endereos. Verifique se este o caso de seu webmail.

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9 Como organizar
e-mails em pastas
No Windows, os dados e informaes esto organizados em pastas e subpastas. Nos programas de e-mails e nos webmails isso tambm ocorre. As pastas nos auxiliam na organizao de nossas mensagens por temas, grupos, interesses etc., e facilitam nossa tarefa de encontrar com maior rapidez uma correspondncia de que necessitamos.

Para excluir uma pasta criada por voc no Outlook Express, basta clicar nela e acionar no teclado a tecla Del e essa pasta ir para a lixeira. Para renomear uma pasta no programa de e-mail Outlook Express, basta clicar com o boto direito do mouse, escolher a opo Renomear e uma janela se abrir. Digite o novo nome da pasta e clique OK. Para excluir siga o mesmo procedimento, selecionando a opo Excluir.

Dica! Organizar nossas mensagens eletrnicas em pastas especficas torna nossa leitura muito mais fcil, gil e o trabalho mais produtivo. Comece classificando as mensagens que deseja armazenar de acordo com os temas, por exemplo: crie uma pasta para todas as suas mensagens relativas a um determinado projeto e outra para armazenar piadas recebidas, caso deseje guardar algumas.
Trabalhar com pastas muito simples. Nos programas de e-mail, h sempre uma opo para criar novas pastas, seja no menu Arquivo ou no menu Ferramentas. No caso do Outlook Express, a opo fica no menu Arquivo, opo Novo, sub-opo Pasta. Ao acionar esta opo, uma nova janela abrir e voc deve escolher onde a nova pasta ou subpasta deve ser criada e que nome dar a ela. Esta operao tambm pode ser efetuada clicando-se com o boto direito sobre o item Pastas Locais, normalmente posicionado esquerda da tela, como na imagem abaixo.

No Yahoo! possvel adicionar novas pastas de mensagens, renomear e apagar as j existentes.

Nos webmails, as operaes com pastas normalmente so acessveis por meio de um link prprio para isso. Acompanhe os passos no exemplo a seguir para o Yahoo!: 1. Clique em Pasta - adicionar e uma pequena janela (prompt do script) ser aberta. Voc deve digitar um nome para a nova pasta no campo especfico e clicar em Ok. Para renomear uma de suas pastas pessoais, clique no link Pastas esquerda. Selecione a pasta a ser renomeada a partir da lista apresentada (como na imagem acima), clique no boto Renomear e, na janela que se abre, digite o novo nome da pasta e clique no boto Ok. O nome aparecer na lista de pastas esquerda. 3. Para excluir uma pasta, basta seguir os mesmos procedimentos at a operao e clicar no boto Apagar e o nome da pasta desaparecer da lista esquerda. Ateno, em alguns webmails como o do Yahoo, uma pasta s pode ser excluda se estiver vazia.

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Como mover, salvar, imprimir e repassar mensagens

Para guardar uma cpia eletrnica das mensagens recebidas ou enviadas que considera importantes, voc deve salv-las em uma pasta no computador, em um disquete ou imprimi-las.

Para encaminhar uma mensagem como anexo, basta seguir os mesmos procedimentos at a opo Encaminhar como Anexo. As mensagens recebidas que voc deseja repassar para outro destinatrio tambm podem ser enviadas no corpo do e-mail. Para isso basta clicar no menu acima da mensagem. Nos webmails, os procedimentos para encaminhar mensagens como anexo ou pass-las adiante (forward) no prprio corpo da mensagem so os mesmos. Para imprimir uma mensagem no Outlook Express, basta clicar no menu Arquivo e selecionar a opo Imprimir. Uma janela abrir e, se as configuraes da impressora estiverem corretas, basta clicar Ok. (Consulte tambm o Caderno 7: Uso da Impressora e tratamento de imagens para mais esclarecimentos sobre o tema). Para imprimir uma mensagem em um webmail, abra a mensagem e no menu do navegador (browser) clique em Arquivo e selecione a opo Imprimir. A mesma janela de impresso do exemplo anterior aparecer, basta clicar Ok.

No Hotmail, para mover uma mensagem de uma pasta a outra basta selecion-la e indicar para onde deseja movla, clicando em Colocar na Pasta.

11 Gerenciamento
da Lixeira

Nos programas de e-mails como o Outlook Express para mover uma mensagem para uma pasta diferente, basta clicar na mensagem e arrastar o mouse at a pasta escolhida.Tambm no Outlook Express voc pode salvar suas correspondncias em seu computador ou em um disquete, ou seja, fora das pastas do correio eletrnico, podendo apagar as mensagens j salvas, economizando espao em seu disco rgido e otimizando o desempenho do computador. Para isso, crie uma pasta em algum de seus diretrios, depois abra seu correio eletrnico e selecione todas as mensagens que deseja salvar (utilize as teclas Shift e as setas para cima ou para baixo direita do teclado para marc-las). Em seguida clique no espao das mensagens selecionadas com o boto direito do mouse e uma janela se abrir. Selecione a opo Encaminhar como Anexo e clique nela. Uma nova mensagem de e-mail ser criada com todas as mensagens selecionadas na forma de anexo. Clique em Arquivos, depois em Salvar Como, uma nova janela ir se abrir. Selecione a pasta que voc criou para armazenar essas mensagens, nomeie esse arquivo preenchendo o campo em branco e clique em Salvar.

Voc recebeu uma mensagem comunicando sobre um evento. Se esse evento lhe interessar aconselhvel imprimir a mensagem e agendar-se para no perdlo. Passado o evento, aconselhvel apagar a mensagem. Apagar os e-mails j lidos e que no sero mais teis um hbito saudvel, pois economiza espao em nossa caixa postal e no disco rgido. Nos programas de e-mail como o Outlook Express, se voc tem certeza de que no precisar mais de determinada mensagem, d um clique nela, marcando-a, e depois aperte as teclas Shift e Delete e a mensagem ser excluda definitivamente. Se voc no tem certeza, clique no cone Excluir, no menu no alto da tela. A mensagem ser tranferida para a pasta Itens excludos. Alguns webmails so configurados para apagar automaticamente algumas mensagens depois de determinado tempo. Outros esvaziam a lixeira quando h pouco espao para mensagens. Para saber como o servidor de seu webmail se comporta em relao ao armazenamento de mensagens, consulte o termo de adeso ou a ferramenta de Ajuda ou Help do seu webmail para verificar qual a poltica adotada para com a lixeira.

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Dica! Tanto os webmails como os programas de e-mails desenvolveram lixeiras semelhantes lixeira do Windows. Quando exclumos um email, ele no necessariamente apagado. Ele movido para a lixeira e, se precisarmos dele, podemos ir at ela e recuper-lo. Para recuperar essas mensagens, nos programas de e-mail basta arrast-la de volta para outra pasta que no seja a lixeira. Para no ter problemas de perder mensagens importantes, imprima ou salve em um disquete as que devem ser guardadas

boto ou link Anexo, Inserir Anexo, Anexar Arquivos, Attachments ou algo similar e uma nova janela se abrir com um campo aberto e um boto intitulado Procurar ou Browser. Clique nele e outra janela ir se abrir, permitindo que voc localize em seu computador o arquivo que deseja anexar mensagem. Quando voc encontr-lo, clique em Incluir, Inserir, Anexar Arquivos ou Upload. Dependendo do tamanho do arquivo, o processo da incluso pode levar alguns segundos ou minutos. Se quiser anexar mais de um arquivo, repita o processo. Aps inserir todos os arquivos desejados, clique na opo Concludo. Voc retornar para a janela inicial, onde estava editando o e-mail. A partir de ento, poder continuar a edio da mensagem normalmente, anexar outros arquivos, remover arquivos anexados etc. Clique em Enviar ou Send para finalizar o processo e encaminhar sua mensagem.

12 Como enviar e receber

mensagens com anexos e salv-las

bom saber Quanto maior o arquivo, mais dados. Conseqentemente, mais tempo se gasta para envi-lo e receb-lo por e-mail. CUIDADO! Nunca abra um anexo de uma mensagem sem antes passar o antivrus.
Para enviar arquivos anexados utilizando programas de e-mails como o Outlook Express, clique no menu Inserir e em seguida na opo Anexos. Aparecer a mesma janela de seleo de arquivos mencionada anteriormente. Basta escolher um ou mais arquivos e clicar em Ok. Pronto! Seus arquivos j estaro anexados sua mensagem. Voc pode identificar uma mensagem recebida com anexos se ela possuir o desenho de um clipe como os que utilizamos para prender papel. Geralmente esse clipe aparece ao lado do assunto ou do endereo do remetente da mensagem. Nos webmails, os anexos tambm podem vir como links basta clicar nos links correspondentes. Mas ateno: nunca abra um arquivo anexo, especialmente os .doc e .exe, sem antes examin-lo com um programa de antivrus. (Consulte o Caderno 9: Segurana no Computador e na Internet.) Com os navegadores de Internet mais recentes, como o Internet Explorer, j podemos visualizar determinados tipos de arquivos sem abrir os programas que normalmente usaramos para acesslos. Por exemplo: se voc recebe um documento

Como voc j sabe, entre as facilidades do uso do e-mail como forma de comunicao est a possibilidade de se enviar e receber arquivos anexados a um e-mail. Por exemplo, podemos enviar em formato digital um documento, uma foto, uma cano, um vdeo e qualquer coisa que a imaginao quiser e a informtica permitir, o que j bastante significativo. Entretanto, o tamanho do arquivo pode se tornar um empecilho a seu envio. Os servidores costumam limitar o tamanho das mensagens de emails, da a necessidade de compactar os arquivos para poder garantir seu envio e recebimento. (Consulte o Caderno 6: Gerenciamento e manuseio de arquivos para saber um pouco mais sobre compactao e descompactao de arquivos.) Para anexar arquivos s mensagens eletrnicas de webmails ou de programas de e-mail necessrio comear compondo a mensagem. Reveja o Tpico 5 deste caderno eletrnico. Nos webmails, aps redigir sua mensagem, clique no

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do MS Word como anexo e clica no arquivo, ao invs de salv-lo em alguma pasta, o Internet Explorer vai exibi-lo diretamente no navegador. Assim tambm funciona com o MS Excel, o PowerPoint e outros programas do conjunto MS Office. Neste caso tambm imprescindvel que seu antivrus esteja atualizado e que as configuraes de seu MS Office estejam habilitadas para verificar a presena de vrus antes de carregar o arquivo. Para salvar esses arquivos anexados nas mensagens dos webmails, necessrio clicar nos clipes ou nos links com o boto direito e escolher a opo Salvar Destino Como ou Save Target As. Uma janela abrir perguntando onde se quer salvar o anexo; basta escolher uma pasta ou criar uma nova e clicar Ok. No Outlook Express, os arquivos podem estar inseridos no prprio corpo da mensagem, como um arquivo de uma foto ou de um som. Tambm podem vir anexados mensagem. Como nos webmails, nos programas de e-mail como o Outlook Express voc visualizar um clip indicando que a mensagem tem arquivos anexados. Clicando neste clipe, se desenrolar uma opo com a lista dos arquivos anexados mais a opo Salvar Anexos. Clicando nesta opo, aparecer novamente a janela para a escolha da pasta de destino. Basta navegar at onde se deseja guardar os anexos e clicar Ok. Pronto, seus anexos estaro salvos.

Remisso entre os Cadernos Eletrnicos

Caderno 2: Editorao e processamento de textos para conhecer um pouco mais sobre recursos para usar um corretor ortogrfico e formatar as suas mensagens. Caderno 6: Gerenciamento e organizao de arquivos para saber como compactar e descompactar arquivos e mais sobre a estrutura de organizao deles em diretrios e subdiretrios. Caderno 4: Navegao e pesquisa na Internet fornece dicas de pesquisa e de sites de busca. Caderno 7: Uso da impressora e tratamento de imagens voc encontrar dicas de impresso para suas mensagens. Caderno 9: Segurana no computador e na Internet para saber como proteger o seu micro de invaso de vrus via e-mails.

Links na Internet
Webmails gratuitos:
www.yahoo.com.br www.hotmail.com www.ig.com.br www.bol.com.br www.ieg.com.br www.globomail.com.br www.zipmail.com.br www.mailbr.com.br www.tutopia.com.br www.mail.com www.catar.com.br www.portugalmail.pt

bom saber Alguns webmails oferecem a seus usurios discos virtuais (tratase de um espao extra no servidor onde voc pode armazenar arquivos recebidos). Voc pode acessar esses arquivos de qualquer computador conectado Internet e ainda poupar memria no disco rgido de seu computador.
Mos obra! Agora que voc j sabe como abrir uma conta de e-mail, enviar uma mensagem e muitas outras funes desse fabuloso recurso da Internet, que tal se cadastrar em um webmail, criar uma conta de correio eletrnico e enviar uma mensagem para um amigo, um rgo pblico do qual voc deseja obter alguma informao, fazer alguma reclamao etc.? Bom trabalho!

Sites de busca:
www.google.com www.altavista.com www.cade.com.br www.yahoo.com.br www.miner.com.br www.todobr.com.br www.achei.com.br www.sapo.pt

Cursos online:
www.acessasaopaulo.sp.gov.br/webaula/
(para aprender mais sobre o programa de e-mail Outlook)

http://cidec.futuro.usp.br/minicurso
(para aprender mais sobre netiqueta)

Softwares de e-mail:
(para baixar o Outlook Express)

www.microsoft.com/downloads/

http://wp.netscape.com/pt/download/
(para baixar o Netscape Communicator) (para baixar o Eudora)

www.eudora.com/products/eudora/download/

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Glossrio
Aplicativos: programas de computador; softwares. At: uma preposio de lugar; foi por isso que em 1971, nos Estados Unidos, os criadores do correio eletrnico, ao estipular que era necessrio separar o nome da caixa postal do local que a hospeda, escolheram o smbolo @. Attach: palavra originria do francs attacher que significa anexar. Browser: programa para abrir e exibir as pginas da web (como o Explorer, da Microsoft; o Navigator, da Netscape etc.). Cc: na Lngua Portuguesa a sigla da expresso cpia de cortesia. Indica que a mensagem segue com cpia para algum. A sigla se originou da abreviatura da expresso imglesa carbon copy, herana da era das mquinas de datilografia quando se produziam cpias usando papel carbono. Cco: em portugus a sigla de cpia de cortesia oculta, originria da expresso inglesa blind courtesy copy. Conexo de banda-larga: a conexo da Internet por cabos que permite uma maior, mais intensa e mais rpida transmisso de dados. Download: em ingls, load significa carga e down para baixo; fazer um download significa baixar um arquivo de um servidor, ou seja, descarregar um arquivo para o nosso computador. E-mail ou Eletronic-mail: correio eletrnico. Forward: passar adiante, quando encaminhamos uma mensagem para algum. Freeware: qualquer software (programa) oferecido gratuitamente na rede ou nas publicaes especializadas em suportes como CD-ROM. A palavra inglesa free, significa livre. Hoax: boato, mensagem falsa que circula na net. Http: acrossemia de Hyper Text Transfer Protocol ou Protocolo de Transferncia de Hipertexto. o protocolo que permite o funcionamento da interface grfica da Internet, esta que mais conhecida e que permite a transmisso de textos, fotos e grficos de uma maneira simples e rpida. Internet: rede mundial de computadores. Trata-se de uma rede planetria de computadores que cooperam entre si. Esta cooperao baseia-se em protocolos de comunicao, ou seja, convenes de cdigos de conversao entre computadores interligados. Link: ligao, elo, conexo. Na Internet um endereo que aparece sublinhado, ou em uma cor diferente da cor do restante do texto, que permite a conexo com um novo site, com um simples toque do mouse. Login: reconhecimento. Esse termo usado para identificar o seu nome ou nick no endereo de e-mail e ao mesmo tempo a operao pela qual o usurio identificado pelo site, ou seja, reconhecido. Online: ligado, conectado rede. POP: em ingls, a sigla significa Post Office Protocol, (Protocolo de correio), ou seja, um conjunto de regras que define o que o servidor se obriga ou se permite fazer desde que as requisies feitas a ele estejam de acordo com essas regras. Simplificando: por meio desse protocolo que possvel receber as mensagens no programa de e-mail instalado em seu computador, enviadas pelo seu servidor. Servidores: empresas que possibilitam o acesso para a comunicao e transmisso de dados na rede. Shareware: software que funciona para teste. Se o usurio gostar, adquire o programa pagando uma taxa. Site: palavra inglesa que significa lugar. O site o lugar onde as pginas da web podem ser encontradas. SMTP: Send Mail Transfer Protocol ou (Protocolo de Envio de Transferncia de Correio), o sistema utilizado para controlar a sada de e-mails do programa de e-mail e a chegada dessas mensagens no servidor. Software: aplicativos, programas de computador. SPAMs: so e-mails indesejveis de propagandas, correntes, alertas falsos de vrus, esquema de vendas piramidais etc. Esses e-mails congestionam o trfego da Internet e lotam nossa caixa de correio. O termo teve origem em um programa de uma srie inglesa de comdia Monty Pyton, no qual, em um bar, um bando de vikings pedia repetidamente por SPAM, uma marca de um presunto enlatado americano. Upload: o inverso de download, ou seja, significa carregar um arquivo de nosso computador para enviar para algum descarregar em outro computador. URL: sigla de Uniform Resource Locator, Localizao Universal de Recursos. o endereo na Internet. As URLs so usadas por navegadores da web para localizar recursos na Internet. Uma URL especifica o protocolo a ser usado para acessar o recurso, como http para uma pgina da World Wide Web, ou ftp para um site de FTP e o nome do servidor no qual o recurso reside. Webmail: correspondncias eletrnicas na rede. As mensagens podem ser lidas numa tela do browser, sem a necessidade de um programa especfico. WWW: abreviatura de World Wide Web, a expresso da interface grfica da Internet. Uma traduo possvel seria teia de alcance mundial (world wide significa grande como o mundo e web significa teia, rede). A www foi o mecanismo que permitiu a exploso da Internet porque possibilitou a construo das pginas grficas, bonitas, coloridas, compostas com as fotos e animaes que podemos ver hoje. Alm disso, sua maior caracterstica a possibilidade de navegao por meio de links.

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Como usar e gerenciar seus e-mails

Gerenciamento e organizao de arquivos

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Editorao e processamento de textos

Uso da impressora e tratamento de imagens

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Planilha eletrnica e e banco de dados

Comunidades virtuais listas, chats e outros

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Navegao e pesquisa na Internet

Segurana no computador e na Internet

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Criao e publicao de pginas na Internet

Multimdia: vdeo e udio no computador

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Comunicar Preciso
Dizemos que um cmodo da casa se comunica com outro. Mas comunicar-se para partilhar informaes, trocar mensagens e idias uma qualidade essencialmente humana. Poderamos mesmo dizer que quanto mais nos comunicarmos, mais nos humanizamos. Pessoalmente podemos falar com nossas mos, com nossos olhos, com o nosso corpo todo, mandando mensagens de afeto, de raiva, de dor, de felicidade. Mas quando distantes temos de utilizar outros meios para nos comunicar: telefone, correspondncias impressas, eletrnicas etc. Nos dias de hoje as cartas e outros tipos de correspondncias impressas ainda so bastante utilizados, entretanto uma nova modalidade de correspondncia vem se impondo com muita fora no cotidiano das pessoas do mundo todo: as correspondncias eletrnicas ou e-mails. O e-mail uma forma muito eficiente e barata para se enviar e receber mensagens simples ou com arquivos digitalizados de textos, imagens, udio ou vdeo de qualquer lugar do mundo, a qualquer hora. Entre todos os recursos da Internet, o correio eletrnico o mais empregado. Neste caderno voc aprender um pouco como criar, configurar e gerenciar seus e-mails e, por meio desta poderosa ferramenta, passar a fazer parte do mundo eletrnico da rede mundial de computadores.

www.acessa.sp.gov.br

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