Anlisis del Talento Humano

Auditora de Gestin
08/01/2013 Mariela Mayorga Gloria Paredes Octavo 2 Maribel Ramos Bayron Quispillo Inty Salto

Organigrama Estructural

DIRECTOR FINANCIERO

Contabilidad

Tesorera

Adquisiciones

Cobranzas

Manual de Funciones Director financiero Funciones a.- Planificar, organizar, coordinar y controlar la gestin econmico - financiera, y los programas de inventarios y avalos de los bienes de la Empresa. b.- Coordinar la ejecucin de los planes y programas a corto, mediano y, largo plazo de acuerdo a las polticas establecidas y a los recursos disponibles. c.- Procurar la obtencin de los recursos financieros y materiales requeridos para la obtencin de las obras y programas operativos. d.- Velar por la correcta, eficiente, econmica y oportuna utilizacin de los recursos financieros y materiales. e.- Preparar la coordinacin con las diferentes reas, la pro forma presupuestaria anual y sus reformas y ejecutar el control, liquidacin y evaluacin presupuestaria. f.- Fuentes de financiamiento y administrar y controlar los crditos contratados. g.- Llevar la contabilidad, de acuerdo a los principios generalmente aceptados y de Conformidad con el sistema uniforme de cuentas expedido para el sector Elctrico. h.- Establecer en coordinacin con las dems reas de la Empresa, el plan anual de adquisiciones y administrar su ejecucin. i.- Elaborar y mantener actualizado el flujo de caja. j.- Realizar anlisis econmico- financieros y presupuestarios. k.- Administrar y controlar el manejo de: efectivo, valores, bienes materiales, etc.

l.- Asesorar a la Gerencia y dems unidades administrativas sobre aspectos econmicos y financieros. m.- Intervenir en la elaboracin de bases y especificaciones tcnicas para los concursos para la adquisicin de bienes y contratacin de servicios y el anlisis de las ofertas. n.- Presentar a la Gerencia informes analticos de la gestin econmica y financiera de la Empresa. o.- Cumplir con los reglamentos y manuales vigentes para el sector elctrico. p.- Coordinar sus actividades con las dems reas de la Empresa. Contabilidad Funciones a.- Llevar y mantener actualizada la contabilidad de la Empresa con sus respectivos registros de acuerdo con el sistema uniforme de cuentas, polticas, normas, tcnicas y principios de contabilidad generalmente aceptados. b.- Elaborar y presentar los Balances de: Comprobacin, General, estado de la Cuenta de prdidas y Ganancias y anexos, en la forma y plazos previstos por la ley. c.- Efectuar el control previo al compromiso, al gasto y al desembolso de todas las transacciones y operaciones de la Empresa, determinando la propiedad, legalidad y veracidad de las mismas. d.- Organizar, custodiar y mantener actualizado el archivo de la documentacin sustentatoria de los registros contables. e.- Liquidar oportunamente, en coordinacin con las reas pertinentes, las importaciones y las obras ejecutadas por la Empresa, ya sea por administracin directa o por contrato. f.- Suministrar la informacin contable requerida por las diferentes reas. g.- Coordinar sus actividades con las dems unidades de la Direccin de Finanzas. h.- Informar al Director de Finanzas, sobre el cumplimiento de las funciones asignadas. Tesorera Funciones a.- Manejar correctamente los recursos financieros de la Empresa.

b.- Revisar y controlar la legalidad, veracidad, propiedad y conformidad de la documentacin de respaldo, previo al pago. c.- Efectuar los pagos autorizados y realizar retenciones legales correspondientes. d.- Recibir y mantener en custodia los valores, papeles fiduciarios, garantas, plizas, etc., de propiedad de la Empresa. e.- Remitir diariamente a Contabilidad, la documentacin referente a ingresos y egresos. f.- Solicitar y realizar transferencias bancarias previa autorizacin. g.- Informar oportunamente, sobre el vencimiento de los documentos que mantiene en custodia. h.- Llevar el registro, control y liquidacin de las retenciones en la fuente de acuerdo a la Ley de Control Tributario. i.- Mantener actualizados los registros de caja, bancos y documentos a su cargo. j.- Consolidar los informes diarios de recaudacin. k.- Efectuar el clculo del impuesto a la renta del personal de la Empresa. l.- Presentar el informe diario de disponibilidades al Director de Finanzas. m.- Informar sobre las rdenes de pago no canceladas. n.- Cumplir con los reglamentos de normas vigentes para el sector elctrico. Adquisiciones Funciones a.- Efectuar todas las adquisiciones autorizadas por la Empresa. b.- Mantener actualizados los registros de proveedores. c.- Solicitar cotizaciones y efectuar el anlisis de las mismas. d.- Elaborar las rdenes de compra, en base a las cotizaciones aprobadas y hacerlas legalizar. e.- Coordinar las adquisiciones con las unidades solicitantes, cuando el caso lo requiere. f.- Realizar los trmites de importacin y pedidos directos autorizados y participar en su liquidacin. g.- Llevar expedientes por cada permiso de importacin y / o pedido directo e informar sobre el trmite de los mismos. h.- Participar la recepcin de los artculos importados y realizar los trmites de reclamo ante las compaas aseguradoras y / o proveedoras, cuando sea el caso.

i.- Asegurar que todos los bienes, materiales y suministros adquiridos sean entregados en Bodega o en los proyectos, en la cantidad y oportunidad solicitada. j.- Mantener un archivo actualizado de la documentacin de la unidad. k.- Colaborar en la elaboracin del plan anual de adquisiciones. l.- Informar al Director de Finanzas, sobre el cumplimiento de las funciones asignadas. m.- Cumplir con los reglamentos y manuales vigentes para el sector elctrico Control y recuperacin de cartera Funcin a.- Gestionar el control de valores por venta de energa. b.- Recaudar el valor de las facturas de consumo de energa y ms conceptos establecidos por la Empresa. c.- Depositar diariamente los valores recaudados en las cuentas bancarias establecidas. d.- Elaborar el informe diario de recaudacin y remitirlo diariamente a Tesorera, acompaada de la correspondiente documentacin de soporte. e.- Efectuar el anlisis de las posibles cuentas incobrables para su liquidacin. f.- Elaborar los contratos para la ejecucin de obras, convenios de pago de consumo de energa, determinar su financiamiento y llevar el control de los valores a recaudarse. g.- Efectuar programas y acciones para la eliminacin de la cartera vencida. h.- Administrar contratos con terceros para la recuperacin de la cartera vencida. i.- Mantener estadsticas de recaudacin y de cartera vencida. j.- Reportar diariamente la morosidad de los clientes para el corte de servicio y realizar el respectivo control. k.- Atender al pblico en actividades de su competencia. Perfiles Profesionales CARGO: TESORERO RELACIN SUPERIOR : Depende del Director/a Administrativo Financiero RELACION LABORAL: Es nombrado por el gerente y Orgnicamente depende del Director/a Administrativo Financiero, a quin deber rendir cuentas de su actuacin.

OBJETIVOS: Garantizar la adecuada administracin, custodia y Conservacin de documentos, cheques y otros documentos. FUNCIONES GENERALES: 1. Planificar y programar conjuntamente con el/la Director/a de Administracin y Finanzas, las actividades inherentes al sector a su cargo, anualmente y conforme a las necesidades. 2. Asignar tareas a los funcionarios del sector a su cargo, orientar y supervisar permanentemente todos los trabajos realizados, tomar conocimiento de las dificultades que se presentan y realizar las correcciones que correspondan en cada caso. 3. Establecer sistemas de gestin para las distintas tareas desarrolladas en su sector y controlar su ejecucin y eficacia, en cada caso. 4. Orientar, coordinar, dirigir, controlar y evaluar las actividades del sector a su cargo, implementar mtodos de trabajos tendientes a dar cumplimiento a los objetivos de la Institucin, conforme a las polticas, normas y procedimientos vigentes, diariamente. 5. Analizar, verificar y firmar los trabajos e informes presentados por los funcionarios a su cargo, en cada caso. CARGO: Contador DENOMINACIN: CONTABILIDAD RELACIN INTERNA Se relaciona con el/la Director/a de Administracin y Finanzas y todos los funcionarios de la Municipalidad de Asuncin. RELACION LABORAL Es nombrado por el Presidente de la Junta Municipal y Orgnicamente depende del Director/a de Administracin y Finanzas, a quin deber rendir cuentas de su gestin. OBJETIVOS Garantizar el correcto ejercicio del proceso presupuestario de manera que la formulacin, ejecucin, evaluacin y control presupuestario se realicen en concordancia con las disposiciones legales y normativas vigentes.

FUNCIONES GENERALES: 1. Planificar y programar conjuntamente con el/la Director/a de Administracin y Finanzas, las actividades inherentes al sector a su cargo, anualmente y conforme a las necesidades. 2. Asignar tareas a los funcionarios del sector a su cargo, orientar y supervisar permanentemente todos los trabajos realizados, tomar conocimiento de las dificultades que se presentan y realizar las correcciones que correspondan en cada caso. 3. Establecer sistemas de gestin para las distintas tareas desarrolladas en su sector y controlar su ejecucin y eficacia, en cada caso. 4. Orientar, coordinar, dirigir, controlar y evaluar las actividades del sector a su cargo, implementar mtodos de trabajos tendientes a dar cumplimiento a los objetivos de la Institucin, conforme a las polticas, normas y procedimientos vigentes, diariamente. CARGO: Jefe de adquisiciones DENOMINACIN: Adquisiciones RELACIN INTERNA Se relaciona con el/la Director/a de Administracin y Finanzas RELACION LABORAL Es nombrado por el gerente y orgnicamente depende del Director/a de Administracin y Finanzas, a quin deber rendir cuentas de su gestin. OBJETIVOS : Garantizar el correcto adquisicin de bienes y concordancia con las disposiciones legales y normativas vigentes. FUNCIONES GENERALES: 1. Planificar y programar adquisiciones conjuntamente con el/la Director/a de Administracin y Finanzas, las actividades inherentes al sector a su cargo, anualmente y conforme a las necesidades. 2. Establecer polticas de adquisicin de bienes para la empresa. 3. coordinar, dirigir, controlar y evaluar las actividades de planificacin de adquisicin de bienes que satisfagan las necesidades de la empresa.

CARGO: Jefe de Cobranzas DENOMINACIN: Cobranzas RELACIN INTERNA Se relaciona con el/la Director/a de Administracin y Finanzas RELACION LABORAL Es nombrado por el gerente y orgnicamente depende del Director/a de Administracin y Finanzas, a quin deber rendir cuentas de su gestin. OBJETIVOS: Garantizar la recuperacin de la cartera vencida de la empresa. FUNCIONES GENERALES: 1 Planificar plazos y montos de recuperacin de la cartera vencida 2 Establecer polticas de crdito. 3 Reducir los plazos de cobranza

EVALUACIN DEL REA FINANCIERA - TALENTO HUMANO

______________________________________________________ Programa de Auditora: Desempeo de Funciones_____

OBJETIVO GENERAL: Evaluar si el personal del rea financiera desempea sus funciones de manera eficiente, eficaz; en el desarrollo de cada una de las funciones. OBJETIVOS ESPECIFICOS: Determinar el desempeo del personal del Departamento Financiero. Verificar si el personal est capacitado para desempearse en cada rea.
ELABORADO POR:

1 2 3 4 5 6 7 8 9

PROCEDIMIENTOS Verificar si el personal est capacitado para desarrollar las actividades en las respectivas reas. Revisar el desempeo de las actividades diarias. Verificar si los procesos son acumulados o retrasados en alguno de los Departamentos. Determinar si la atencin prestada a los clientes es adecuada. Revisar si la cantidad de procesos realizados diariamente se realizaron ptimamente. Determinar si el entorno laboral es adecuado para el personal. Ver si la empresa incentiva o gratifica al personal para un mejor desenvolvimiento dentro del campo laboral. Determinar si el cumplimiento del departamento es relevante en relacin a los dems departamentos. Ver si la empresa desarrolla sus funciones de acuerdo a lo establecido por la empresa. (Manual de Funciones).

REF. P/T

FECHA

Preparado por: Revisado por:

Fecha: Fecha:

EMPRESA ELECTRICA CUMANDA

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO AL 8 de enero del 2013

N 1 El

PREGUNTAS

personal del Departamento conoce por escrito las funciones que debe cumplir? 2 Existen manual de funciones para el personal que labora en el departamento financiero?

RESPUESTAS SI NO N/A x financiero

OBSERVACIONES

X x x

3 Existen polticas que permiten alcanzar los objetivos del departamento financiero? 4 Existe en la Empresa Elctrica un Modelo de

Gestin Financiera que permita reducir La demora de cobranzas en el Departamento Financiero?. 5 Segn su criterio se deben mejorar las polticas y procedimientos para reducir la demora en cobranzas?
6 El departamento financiero cuenta con un organigrama que permita identificar claramente las personas responsables de las decisiones dentro del mismo? X

Preparado por: G.P Revisado por: P.R

Fecha: 08/01/2013 Fecha:10/01 /2013

AC/41

INDICADORES DE GESTIN Calculo de Indicadores de eficiencia del personal Grado de eficiencia conseguida por el personal de la EERSA en el periodo 2012

Calculo de Indicadores del desempeo del Recurso humano Nmero de personas capacitadas en la EERSA en el periodo 2012

Calculo de Indicadores clientes atendidos Porcentaje de clientes atendidos satisfactoriamente en el periodo 2012 CONTRATACIN DE PERSONAL GERENTE
Inicio

DIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS

CONTADOR

Determina la necesidad de contratar un nuevo auxiliar contable.

Enva una solicitud con el perfil del auxiliar contable al director de recursos humanos para que inicie con el procedimiento de contratacin

Recibe la solicitud del gerente e inicia con la bsqueda mediante anuncios en la prensa de un auxiliar contable.

Recibe las carpetas de los candidatos para el puesto de auxiliar contable.

Entrevista a los candidatos y elige la carpeta de la persona que aspira ganar el sueldo bsico. Realiza el contrato y recibe al auxiliar contable

EMPRESA XYZ S.A. HOJA DE HALLAZGOS AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2012 CONDICION La empresa tiene empleados en el rea de finanzas, que no tienen el perfil adecuado para cubrir el cargo en el que se establecieron. CRITERIO Los empleados de la empresa deben tener un perfil adecuado, acorde a las funciones y cargo de la empresa. Deben cumplir con los requisitos mnimos para establecerse en destinado puesto de trabajo. CAUSA Los empleados del rea de finanzas de la empresa, el 70% no paso por un proceso de seleccin de personal serio, ya que no se especific que perfil profesional debe cumplir el nuevo trabajador para que cumpla sus actividades de manera ideal. EFECTO El rea de finanzas muestra un trabajo de bajo nivel, retrasando las actividades de los dems departamentos. Adems existen quejas de los proveedores por posibles retrasos de pago y una marcada ineptitud a los clientes quienes reclaman un perjuicio en sus cuentas a las cuales no se le ha reducido una cantidad de 20.000,00 USD. RECOMENDACIN Se le recomienda al Director Financiero, solicitar de manera clara el personal necesario para su rea, al Director de Talento Humano que seleccione al personal de acuerdo a las exigencias de la empresa y del cargo, adems redactar un manual de procesos y entregrselo a cada uno de los empleados del rea financiera.