Miguel Castilla

Leonardo
Herrera
Eduardo Llanes
David Sánchez
BIBLIOTECA “GERMÁN BULA
MEYER” Es la dependencia de la
Universidad del
Magdalena, encargada
del ingreso, registro y
préstamo del material
bibliográfico con el que
cuenta la institución, así
como los que adquiere
en un momento dado.
Para cumplir con sus funciones de una manera óptima, la
biblioteca utiliza un sistema de gestión, que se encuentra al
servicio de los empleados de la biblioteca (módulo de ingreso y
préstamo de libros), así como de los estudiantes (módulo de
consulta) que diariamente acceden a él.
ESTUDIO DE RIESGO Y
CONTROL
ESTUDIO DE RIESGO Y
CONTROL
ACCESO GENERAL

Dentro del sistema de información que maneja la

Biblioteca Germán Bula Meyer se tiene especial cuidado
con este nivel de riesgo pues implica el manejo de
información referente a bienes públicos (cualquier tipo de
material), lo cual por ley debe tener un alto grado de
control y seguimiento.  

Para garantizar la protección de contraseñas se está

utilizando un módulo de control de acceso, lo anterior
acompañado del análisis de los registros de acceso que el
Sistema genera. La Directora de la Biblioteca pide estos
informes al Jefe de Sistemas de la dependencia y así
analizan la posible intrusión por parte de un usuario no
autorizado. 
ESTUDIO DE RIESGO Y
CONTROL
ACCESO A FUNCIONES DE PROCESAMIENTO

Los monitores al momento de asumir su responsabilidad

de funcionarios, tienen privilegios sobre la gestión de
multas a los clientes (estudiantes y funcionarios de la
Universidad que hacen uso de los servicios de la
Biblioteca), que incluyen la posibilidad de manipulación de
privilegios para generar beneficios para sí mismo o un
tercero.

Se propone un control detallado de las actividades que se

llevan a cabo en el Sistema (por medio de Logs),
detectando así posibles faltas por parte del monitor que
está realizando un cambio indebido o no autorizado en la
base de datos.
ESTUDIO DE RIESGO Y
CONTROL
INGRESO DE DATOS

Se manejan diferentes formularios con una serie de

validaciones previas que no permiten fallas al momento de
digitar los datos que harán parte del Sistema. Los filtros
que se manejan antes de confirmar el ingreso de algún
dato son:
Tipo de datos correspondientes a los de la BD.
 Datos en NULL y not NULL.
 Datos clave no repetidos.

Es un inconveniente para el sistema que la información

referente a los usuarios se encuentre desactualizada,
posiblemente el método de ingreso de la misma (archivo
plano procedente de la Oficina de Admisiones Registro y
Control Académico), siendo ideal, una conexión entre
estos servidores para garantizar la actualización dinámica
de dicha información.
ESTUDIO DE RIESGO Y
CONTROL
ÍTEMS RECHAZADOS O EN SUSPENSO

Actualmente el Sistema de la Biblioteca Germán Bula

Meyer está presentando un inconveniente, con respecto al
manejo del catálogo en línea, que está siendo estudiado.
Este consiste en que algunos libros o material que figura
como disponible muchas veces no se está encontrando en
los lugares especificados, esto indica que el material en
realidad se encuentra prestado, lo cual genera descontento
por parte de los clientes (estudiantes y funcionarios) al
momento de realizar su consulta.

Se detecta una posible falla al momento de generar la

transacción o el movimiento en el sistema del estado
“disponible” al estado “no disponible” (prestado).

 
ESTUDIO DE RIESGO Y
CONTROL
PROCESAMIENTO

Las transacciones procesadas o generadas por el sistema

de información de la Biblioteca Germán Bula Meyer se
encuentran controladas por una serie de rutinas de control
de secuencia, de este modo se lleva un control detallado de
éstas y además se evitan posibles fallas de procesamiento
o transacciones incompletas.

Además por medio de reportes semanales se informa sobre

posibles fallas de procesamiento o transacciones
inconclusas con el fin de corregirlas.

 
ESTUDIO DE RIESGO Y
CONTROL
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DEL DEPARTAMENTO DE
SISTEMAS

En la Biblioteca Germán Bula Meyer no existe en la

actualidad un departamento de Sistemas establecido como
tal, pero si un encargado de la labor de manejo de la
tecnología y el sistema de información interno. Dicho
encargado tiene un control pormenorizado del Sistema de
Información de la Biblioteca.

Es necesario aclarar una falla en este aspecto, debido a la

no existencia de una persona o asistente que logre suplir
las labores o el rol del encargado de tecnología, lo cual
generaría traumatismos al momento de que exista una falla
y esta persona no esté presente por algún motivo de fuerza
mayor.
ESTUDIO DE RIESGO Y
CONTROL
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DEL DEPARTAMENTO DE
SISTEMAS

Se propone la existencia de un manual de operaciones que

permita llevar un control detallado de las transacciones que
se llevan a cabo, a la vez de monitorear el Sistema. Lo
anterior con el fin de que algún otro funcionario de la
Biblioteca, con la debida autorización de la Directora,
pueda entrar a suplir la ausencia del encargado de
tecnologías de la Biblioteca.

 
ESTUDIO DE RIESGO Y
CONTROL
CAMBIOS NO AUTORIZADOS

Este tipo de riesgo, en lo relacionado con cambios de línea

de código por parte de personas no autorizadas, no se
presenta comúnmente en el Sistema de Información de la
Biblioteca Germán Bula Meyer teniendo en cuenta que,
como ya mencionábamos, el manejo de este está a cargo
de una sola persona.

Esta persona sin embargo, lleva la documentación

respectiva de todo cambio que realice al sistema con el fin
de informar a los usuarios (monitores o bibliotecarios)
acerca de estos y no generar posibles inconvenientes en
cuanto al manejo o gestión de éste.
ESTUDIO DE PROTECCIÓN DE
DATOS
ESTUDIO DE PROTECCIÓN DE
DATOS
FINALIDAD

Encontramos que, aunque en el momento en que somos

admitidos en la Universidad del Magdalena le damos a esta
el consentimiento para la manipulación de nuestros datos,
cuando un archivo de datos que es creado en la Biblioteca
Germán Bula Meyer no se le da a conocer explícitamente al
usuario los datos que contiene dicho archivo ni la finalidad
con la cual este es creado.

 
ESTUDIO DE PROTECCIÓN DE
DATOS
PERTINENCIA

La recolección de datos en la biblioteca cumple con el

principio de pertinencia, ya que los datos que son
recolectados en ella son usados para llevar control de los
préstamos de material y las multas, realizar estadísticas de
uso del servicio y llevar a los usuarios información
relacionada con este servicio. Y para ello los datos que se
manejan son: código, nombre completo, documento de
identidad, e-mail, carrera o cargo, préstamos y multas.

 
ESTUDIO DE PROTECCIÓN DE
DATOS
UTILIZACIÓN ABUSIVA

Luego de cumplir con el principio de pertinencia, la

utilización de los datos no se da de forma abusiva ya que
cumple con las finalidades de llevar control de los
préstamos de material y las multas, la realización periódica
de estadísticas de uso del servicio por carrera y el envió de
correos informativos a los usuarios.

 
ESTUDIO DE PROTECCIÓN DE
DATOS
EXACTITUD

El sistema cuenta con los medios necesarios para

comprobar la exactitud de los datos registrados, y esto se
logra obteniéndolos de los registros del departamento de
Admisiones, Registro y Control Académico, así como
dándole al usuario la oportunidad de revisar sus datos para
verificar su exactitud. Pero a pesar de que el sistema
cuenta con medios para comprobar la exactitud de los
datos, la actualización de estos no es permanente ya que
esta se realiza solo al inicio del semestre académico y no
todos los datos son actualizados.
ESTUDIO DE PROTECCIÓN DE
DATOS
DERECHO AL OLVIDO

De todos los datos que son recolectados en la Biblioteca

Germán Bula Meyer, es necesario que la mayoría de estos
se mantengan vigentes debido a que son importantes para
las los distintos movimientos que se realizan con ellos en el
sistema. Pero otros datos, como las multas de un usuario,
son datos que solo son necesarios para el control de
préstamos por el tiempo que dure la multa y para la
realización de estadísticas semestrales; y contrario a esto,
la información sobre las multas es mantenida de forma
indefinida.
ESTUDIO DE PROTECCIÓN DE
DATOS
CONSENTIMIENTO

La recolección de los datos realizada por parte de la

biblioteca Germán Bula Meyer no es puesta en
consentimiento por parte del usuario explícitamente, pero
al momento de ingresar a la Universidad del Magdalena los
estudiantes dan el consentimiento de utilizar estos datos, y
por lo tanto son suministrados a las dependencias que
necesiten esta información, pero en todo caso el usuario no
tiene conocimientos que datos están siendo utilizados en
esta dependencia.
ESTUDIO DE PROTECCIÓN DE
DATOS
PROTECCIÓN ESPECIAL

En la biblioteca Germán Bula Meyer, no se administran

datos personales que especifiquen el origen racial,
ideología política, afiliación sindical, creencias, salud, vida
sexual, infracciones penales y administrativas. Ya que la
universidad al ser de carácter público y al ingresar
personas de distintas culturas se debe mantener protegida
dicha información y no dejarla abierta a dependencias que
no necesitan estos datos. Por lo tanto la biblioteca no
infringe en este punto.
ESTUDIO DE PROTECCIÓN DE
DATOS
SEGURIDAD

En cuanto a la seguridad relacionada con lo físico, los

servidores donde se maneja la información están
protegidos y además existen cámaras de vigilancia para
verificar que una persona externa a la dependencia realice
labores que no le concierne. En cuanto a lo organizativo y
lógico, los privilegios de los empleados no están bien
definidos y todos los que tengan acceso al sistema de
información puede ver los datos de los usuarios, incluso los
monitores que son estudiantes que no deberían tener la
posibilidad de ver la información de otros estudiantes.
ESTUDIO DE PROTECCIÓN DE
DATOS
ACCESSO INDIVIDUAL

Actualmente en la biblioteca a través de su catalogo en

línea el usuario puede consultar sus datos, verificar la
exactitud de estos y si fueron recolectados de forma ilegal.
Dado el caso que los datos tengan algún tipo de
inconvenientes el usuario puede pedir la destrucción o
corrección de estos.
ESTUDIO DE PROTECCIÓN DE
DATOS
PUBLICIDAD

Actualmente en la Biblioteca no son publicados los diseños

de los archivos de datos de los usuarios y de tal modo no
se sabe como son manipulados estos.

 
GRACIAS