Captulo I Plan de Evaluacin Integral Empresa: EL MILAGRO DE LAS PLANTAS Xibalbay, Chaquijy, Solol 1.

Equipo de Evaluadores Coordinadora del Proyecto: Evaluador A: Evaluador B: Evaluador C:

Sindy Sucely Camey Ramrez. Alejandro Popa Cosigua Leandro Israel Hernndez B. Marlon Domingo Chumil C.

2. Objetivo General: Determinar si la empresa aplica el proceso Administrativo en cada uno de sus departamentos y/o actividades que realiza. Identificar las debilidades y fortalezas que posee la empresa con el objetivo de aportar mejoras a travs de la Evaluacin Integral. 3. Objetivos Especficos: Mejorar o implementar el proceso administrativo en la empresa Identificar cada uno de los departamentos que existen en la empresa. Establecer los procedimientos que realiza cada departamento para el alcance de las metas. Establecer controles de cada proceso de produccin. Identificar la existencia de polticas y procedimientos. Identificar normas de control de calidad. Definir con claridad las funciones y responsabilidad de cada rea. Detectar fallas en procedimientos. Incentivar una cultura de mejoramiento continuo. Conocer el estatus estructural de la empresa y ajustarlo si es necesario. Mejorar la comunicacin de la empresa vertical y horizontalmente.

4. Alcance de los estudios Se abarcaran todas las reas de la Empresa El Milagro de las Plantas iniciando con la familiarizacin y culminando con la implementacin de nuevas alternativas administrativas, estar comprendida del 29 de julio al 27 de septiembre de 2013. 5. Listado de estudios tentativos a realizar Diagrama de Paretto Arboles de decisiones Diagrama de Causa y Efecto Estudio de Merchandising Estudio de Impacto Ambiental

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6. Fases preliminares y fechas tentativas del estudio

Fase 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Descripcin F amiliarizacin con la empresa, primera entrevista con Gerente General. Observacin en reas y departamentos de la empresa. F ormulacin de Cuestionarios. Citas con Gerente General de Departamentos. E ncuestas a Colaboradores. Analisis de informacin recopilada. Comienzo de auditoria administrativa. Anlisis de hallazgos y emisin de informe. I mplementacin de nuevas alternativas administrativas. Fechas Del Al

29/07/2013 02/08/2013 05/08/2013 09/08/2013 12/08/2013 16/08/2013 19/08/2013 26/08/2013 02/09/2013 09/09/2013 16/09/2013 23/08/2013 30/08/2013 06/09/2013 13/09/2013 20/09/2013

23/09/2013 27/09/2013

7. Informacin preliminar requerida para el inicio del estudio Antecedentes Histricos Listado de Archivos Misin, Visin, Valores y Metas Organigrama, Planificacin Administrativa Plantilla del personal (puesto, antigedad, confianza) Planes, objetivos. Reglamente Interno, Manual de Funcionamiento Sistemas de control - realimentacin. Manuales de emergencias Plan de contingencia. Reporte de quejas y denuncias Preguntas de juntas de superiores y mandos medios. Manual de organizacin 8. Tcnicas y mtodos de apoyo a utilizar durante el estudio. Entrevistas Observacin directa Cuestionarios Investigacin documental

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PLANEACION. Para poder llevar a cabo una adecuada planeacin de la auditoria administrativa, la primera accin que se llev a cabo fue tener una entrevista con el Sr. Luis Sicajau Cumes, quien es el Gerente general de la empresa, quien aprob nuestra solicitud y quien nos apoy y facilit el acceso a la informacin que se pudiera requerir para efecto de realizar eficientemente la auditoria. OBJETIVO Evaluar el proceso administrativo y su aplicacin en la empresa, por medio de la deteccin de irregularidades o anomalas que afecten el funcionamiento del mismo. FACTORES Planeacin Misin. Visin. Objetivos. Metas. Estrategias. Polticas. Procedimientos. Programas. Enfoques. Niveles. Organizacin. Estructura organizacional. Divisin y distribucin de funciones. Cultura organizacional. Recursos humanos. Cambio organizacional. Direccin. Liderazgo. Comunicacin. Motivacin. Control. Para efectos de obtener la informacin requerida, utilizaremos fuentes tanto internas como externas, incluyendo en las primeras los niveles de organizacin y los sistemas de informacin y en las segundas las redes de informacin electrnica.

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INVESTIGACIN PRELIMINAR. Para comenzar la investigacin, consultamos a la gerencia de la cual obtuvimos las principales actividades que debe desempear cada uno de los departamentos que existen (empricamente) dentro de la organizacin. Produccin. Preparacin de la tierra. Siembra de las plantas medicinales. Fumigado de las plantas medicinales. Abonado de las plantas medicinales. Limpieza en tablones para mitigar la maleza. Cortado de plantas para su procesamiento. Secado de plantas para su procesamiento. Almacenamiento de la planta. Transformacin de la materia prima Presentacin del producto final. Finanzas. Encargado de caja. Encargado de contabilidad general. Encargado de realizar las compras. Comercializacin. Encargado de ventas. Encargado de publicidad y expansin. As mismos se nos facilit el acceso al plan de negocios (elaborado con el apoyo de la UVG) donde pudimos obtener informacin relacionada con la Misin y Visin. Y aunque estos existen, tanto el gerente y/o propietario y dems colaboradores no tienen claramente definido el direccionamiento de la empresa, como pudimos observar al llevar a cabo nuestra labor auditora. PROPUESTA TCNICA Naturaleza: Auditoria Externa. Alcance: Todas las reas de la Empresa El Milagro de las Plantas iniciando con la familiarizacin y culminando con la implementacin de nuevas alternativas administrativas, estar comprendida del 29 de julio al 27 de septiembre de 2013. Antecedentes: No ha habido una auditoria anterior a la presente. En todos los departamentos de la empresa. Objetivo: Formular recomendaciones pueda mejorar el desarrollo de la actividad y actualizaciones viables con las que

Estrategia: se revisar la aplicacin del proceso administrativo, para lo cual, la forma de obtener la informacin es a travs de:

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Entrevistas. Observacin directa. Cuestionarios. Investigacin Documental.

Justificacin: se tom la decisin de elegir stas herramientas, ya que son las que nos proporcionaran informacin fiel y relevante del rea, que vamos a auditar. Acciones. a) Solicitud de informacin y presentacin de documentos. b) Recepcin de la informacin. c) Revisin de la informacin. d) Conocimiento e integracin de los procesos. e) Realizar diagnstico preliminar. f) Elaboracin de cuestionarios. g) Revisin tcnica de cuestionarios. h) Aplicacin de cuestionarios. i) Anlisis de la informacin obtenida de los cuestionarios. j) Derivar observaciones y recomendaciones. k) Integracin de datos. l) Presentacin del problema y del proyecto. m) Propuesta de mejora. n) Implementacin de mejora. o) Presentacin de resultados. Recursos: Los recursos a utilizar en la auditoria son: 1. Recurso humano (4 evaluadores) 2. Equipo de cmputo. 3. Materiales (cedulas, cuestionarios, bolgrafos) 4. Tiempo (desde el 29/07/2013 al 27/09/2013) Costos: Los costos son absorbidos por el grupo auditor.

Descripcin Combustibles Fotocopias Impresiones T ota l

Unidades Costo Unitario Costo Total 8 40 320 25 0,25 6,25 150 1 150 1 8 3 4 1 ,2 5 4 7 6 ,2 5

Resultados: Que la empresa el Milagro de las plantas tenga conocimiento de sus puntos dbiles, as como de las oportunidades que tiene de mejorar y fortalecer administrativamente. El equipo auditor, por medio de la informacin ya obtenida, analizada y haciendo las observaciones pertinentes de las actividades realizadas en toda la empresa, considera que los puntos en que se debe enfatizar son:

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Estructura Organizacional. Planeacin. Procedimientos. Divisin del trabajo. Cultura organizacional. Desarrollo de personal. Comunicacin. Toma de decisin. Servicio.

Por lo tanto decidimos aplicar el proceso administrativo (Planeacin, Organizacin, direccin y control) para llevar a cabo la estimacin de cada uno de los factores que influyen en su proceso administrativo. Para recabar cedulas. la informacin sobre la organizacin se utilizaron cuestionarios y

ESCALA DE MEDICION. El grupo auditor determin agrupara los factores que estn relacionados para facilitar la interpretacin de los resultados. PLANEACIN. Factor 1. Componente: Misin y Visin. Indicador Cualitativo: Nivel del logro de aspiraciones comunes. Indicador Cuantitativo: Colaboradores que la conocen/ Total de colaboradores. Factor 2. Componente: Objetivos, Metas y Estrategias. Indicador Cualitativo: Medida en que imprimen direccin a los esfuerzos. Indicador Cuantitativo: nmero de factor alcanzado o implementado/Nmero Total de Factores Establecidos. Factor 3. Componente: Procedimientos y programas. Indicador Cualitativo: de qu manera dan una accin lgica a las acciones. Indicador Cuantitativo: acciones realizadas/acciones programadas. Factor 4. Componente: Enfoques, niveles y Horizonte. Indicador Cualitativo: cmo jerarquizan las acciones de acuerdo al alcance de la organizacin. Indicador Cuantitativo: acciones Realizadas/Total de acciones. estrechamente

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Captulo III Informacin General Nombre de la Empresa: Grupo de productores de Desarrollo El Milagro de las plantas Tipo de Empresa: Grupo de productores Direccin fsica: Casero Xibalbay, Canton Chaquijy Antecedentes de la Empresa La empresa productora de productos medicinales El milagro de las plantas naci de la iniciativa de un grupo integrado por 15 habitantes de la comunidad de Xibalbay en el ao 2007. La iniciativa nace de la necesidad que los productores encuentran en darle un proceso y una mejor utilizacin a las plantas que ellos ya cosechan. En los aos 2008 y 2009 la Asociacin Ixim Achi realiza un anlisis de negocios rentables en la comunidad, arrojando los resultados satisfactorios para la creacin de productos a travs de plantas medicinales, Ixim Achi capacito por un ao a los miembros del grupo El Milagro de la plantas en la fabricacin de los productos, naciendo as en Mayo de 2009 la Empresa El Milagro de las plantas medicinales. Luego de haber iniciado con 15 integrantes al finalizar el ao de capacitacin nicamente continan con la iniciativa 8 miembros, quienes se proponen en Direccin de Don Luis llevar a cabo su sueo tocando puertas en otras instituciones que estn dispuestas a brindarles algn tipo de ayuda econmica para la creacin del rea de produccin. De la ardua labor realizada por este equipo se logro a travs de Fomento Econmico y de la Fundacin Guillermo Toriello una donacin para la construccin de su rea de produccin como un aporte econmico para compra de equipo. El Milagro de las plantas cuenta con un rea de 2400 metros cuadrados donde siembran las plantas que son utilizadas para la creacin de la diversidad de productos. Actualmente 30 productos son los que forman parte de su lnea de produccin, sin embargo a la fecha nicamente se producen 14. Los primeros productos naturales que la Empresa fabrico fueron: Miladerma y Bronco milagro. Misin Mujeres y hombres procesando plantas naturales en estado deshidratado y formulando medicinas naturales y sus derivados, ofreciendo una alternativa ms a la salud de las personas tanto de nuestras comunidades como a nivel nacional e internacional.

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Visin Mejorar la calidad de vida de las familias de los asociados y no asociados, a travs del esfuerzo competitivo y buscar la expansin de nuestros productos medicinales naturales los cuales conservan la esencia teraputica, a travs de su comercializacin en el mercado nacional e internacional. Valores de la Empresa Libertad de credo Honestidad Enfoque de genero Apoyo mutuo

Organigrama Actual

Junta Directiva

Comisin de Produccin

Comisin de Finanzas

Comisin de comercializacin

Integrantes del grupo

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Anlisis FODA Es una herramienta de gran utilidad para entender y tomar decisiones en toda clase de situaciones en negocios y empresas. FODA es el acrnimo de Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas. Los encabezados de la matriz proveen un buen marco de referencia para revisar la estrategia, posicin y direccin de una empresa, propuesta de negocios, o idea. Fortalezas Comprobada eficacia de los productos elaborados. Se cuenta con instalaciones apropiadas para el proceso de produccin. Alta capacidad de produccin. Conocimientos fisioteraputicos basados en el vademcum (Manual) Nacional de plantas medicinales. Se cuenta con una parcela para siembras de plantas a utilizar. Se cuenta con un 50% de equipamiento. Se cuenta con dos puntos de exposicin y promocin de productos, uno eventualmente en Solol y otro en la zona cuatro de la ciudad capital a cargo de un familiar del presidente del grupo de productores. Debilidades No se cuenta con controles administrativos y financieros. No cuenta con Registro Sanitario. No cuenta con manuales de procedimientos. No cuenta con descriptores de puestos. No cuenta con polticas establecidas. No se encuentra constituida la sociedad. No cuenta con controles estrictos de calidad en la produccin. Poca participacin de los socios. Falta de recursos para invertir en publicidad, promocin y estrategia de ventas. Falta de canales de distribucin y fuerzas de ventas. Se necesitan capacitaciones en diferentes temas de mercadeo y de salud natural. Faltan recursos financieros para mejorar la calidad en la presentacin de envases, empaque, etiquetas y sellos de garantas de los productos. Falta completar el otro 50% de equipamiento. No cuenta con libro de quejas (Diaco) y libro de sugerencias. Amenazas

Oportunidades

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Producto alternativo en el mercado de la salud humana. Contacto con organizaciones a nivel local e internacional. Participacin en Ferias Locales y a nivel nacional. Por las caractersticas de su produccin, no afecta al ambiente natural. Generacin de fuentes de empleo. Beneficios con nuevas polticas del gobierno central entrante.

Cambio climtico afectan los cultivos. La competencia desleal en el mercado tradicional. Suelos no aptos para determinadas plantas.

Organigrama

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