Pequenos rituais eficientes

Sntese da Matria da revista Voc S/A para o Grupo de Estudos

Daisy Dandara Marschalk Diretoria Administrativa Financeira Smart Consultoria Jnior daisymarschalk@gmail.com daisymarschalk@smartconsultoria.com

Se faltam mquinas, voc pode compr-las; se no h dinheiro, voc toma emprestado; mas homens voc no pode comprar nem pedir emprestado; e homens motivados por uma ideia so a base do xito.
Eggon Joo da Silva Fundador WEG

"A pressa est comprometendo o futuro das empresas e dos profissionais. Elas no conseguem implantar sua estratgia e eles s sabem trabalhar na urgncia"

Foco na organizao!
"Se no houver gerenciamento do tempo, o profissional fica refm das circunstncias Joo Baptista Brando As solues para melhorar a gesto do tempo podem ser simples. Pequenos ajustes na agenda j produzem ganhos de eficincia.

Qual o nosso maior objetivo?

Qual o nosso maior objetivo?

NO ASSIM QUE FUNCIONA! Cada um precisa encontrar um mtodo de organizao se quiser fazer com que os resultados sejam positivos. A adaptao D TRABALHO!

Para quem f dos mtodos

Tcnicas de organizao comearam a fazer a cabea de muita gente. Uma dessas a Pomodoro. Inventada pelo empresrio italiano Francesco Cirillo na dcada de 1990, ela ensina o profissional a se concentrar em uma atividade por 25 minutos seguidos e fazer pausas de 3 a 5 minutos. Seu criador marcava o tempo com um temporizador, espcie de cronmetro, em forma de tomate da o nome pomodoro (tomate, em italiano).

Para quem f dos mtodos

J a tcnica GTD foi criada pelo consultor de produtividade David Allen, autor de A Arte de Fazer Acontecer (Ed. Campus/Elsevier). A ideia escrever tudo o que preciso fazer ao longo do dia para no ter de ficar pensando sobre isso. "Eu divido grandes projetos em pequenas metas. Minha produtividade aumentou muito e consigo mais tempo para fazer outras coisas", diz Alisson Paiva, de 24 anos, engenheiro de software da Ci&T, de So Paulo.

Tecnologia a favor da rotina

Aplicativos de smartphones e tablets so a nova moda para organizar tarefas. Um dos mais famosos o Evernote, disponvel para iOS, Windows e Android, no qual possvel fazer anotaes, armazenar arquivos e compartilhar informaes. "Coloco todas as informaes de trabalho na nuvem e compartilho com minha equipe", diz Srgio Zoccoli, de 45 anos, diretor de marketing da Box-Brazil, servio online de importao de mercadorias. Ele tambm indica o Pulse, que organiza compromissos dirios, e o DropBox, para compartilhar arquivos.

Brechas para emergncias

Deixe perodos livres ao longo do dia para resolver emergncias. "Voc no vai conseguir realizar tudo o que planejou se preencher o dia todo com tarefas", diz Christian Barbosa, da Triad, consultoria de gesto de tempo, de So Paulo. O ideal deixar livre 20% do tempo duas horas para quem trabalha at dez horas por dia.

20 e-mails na caixa de entrada

Terminar o dia com 20 mensagens na caixa de e-mail a estratgia de Yuri Fiaschi, de 32 aos, diretor de novos negcios da Spring Wireless, empresa de software para celulares, de So Paulo. Essas mensagens so as tarefas que ele tratar no dia seguinte. Yuri separa as 20 mnsagens por cores. As vermelhas so as urgentes e devem ser resolvidas na primeira hora; as azuis so as importantes, que podem ser concludas ao longo do dia; as demais podem esperar, dede que ao fim do expediente restem, no mximo, 20. "Isso evita baguna", diz Yuri, que checa a caixa postal quatro vezes ao dia.

Hora do dia
Acompanhar o comportamento da produtividade pessoal ao longo do dia uma forma de identificar momentos em que a disposio para o trabalho est mais alta ou mais baixa. "Entender qual o perodo em que voc rende mais pode ajudar a fazer um planejamento mais adequado", diz Fernando Serra, professor da HSM Educao. A gerente de marketing Renata Midori, de 31 anos, do Ncleo Ser, empresa de treinamento de So Paulo, prefere usar a manh para responder a e-mails e tocar tarefas administrativas. Ela reserva a tarde para conversar com clientes. Planilhas e assuntos financeiros ficam para o fim do dia, perodo em que est s e pode se concentrar. "Assim, aproveito melhor o tempo", diz Renata.

Tudo no calendrio
O calendrio continua sendo a principal ferramenta de organizao. " a melhor maneira de ter acesso rpido a tarefas e compromissos", diz Juliana Vedovato, de 37 anos, gerente executiva para as Amricas da ADP, empresa de servios de RH, que troca informaes com pessoas que esto em cinco fusos horrios diferentes. Dessa forma, ela no deixa tarefas ou encontros para marcar de ltima hora, correndo o risco de esquecer. "Planejo tudo com trs dias de antecedncia", diz.

Estabelea critrios
Dedicar tempo ao que mais importante por meio de critrios ajuda a organizar a agenda. A semana de Victor Bicalho, de 30 anos, gerente de atendimento da Totvs de Minas Gerais, ajustada conforme as atividades que ele considera prioritrias. As vendas e o contato com clientes so a atividade mais importante, que tomam 50% da agenda semanal. Outros 30% do tempo so dedicados a apoiar a equipe. "Entre um compromisso prioritrio e outro nem tanto, fico com o primeiro", diz Victor.

S um esforo incomum leva a um resultado acima da mdia

Referncias
Matria de Camila Mendona (redacao.vocesa@abril.com.br) - 01/11/2012