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Manuel pdagogique

Version 14

CPT10WMA007

Composition du progiciel Votre progiciel est compos d'un botier de rangement comprenant : le cdrom sur lequel est enregistr le programme, la documentation lectronique, prsente sur le cdrom. Proprit & Usage Tout usage, reprsentation ou reproduction intgral ou partiel, fait sans le consentement de Sage France est illicite (Loi du 11 Mars 1957 - Loi du 3 Juillet 1985). Ils constitueraient une contrefaon sanctionne par les articles 425 et suivants du Code Pnal. Tous droits rservs dans tous pays. Logiciel original dvelopp par Sage France. Documentation Sage France. Toute utilisation, quelque titre que ce soit, non autorise dans le cadre de la convention de licence, est strictement interdite sous peine de sanctions pnales (Loi du 3 Juillet 1985, Art. 46). Conformit & Mise en garde Compte tenu des contraintes inhrentes la prsentation sous forme de manuel lectronique, les spcifications vises dans la prsente documentation constituent une illustration aussi proche que possible des spcifications. Il appartient au client, paralllement la documentation, de mettre en uvre le progiciel pour permettre de mesurer exactement l'adquation de ses besoins aux fonctionnalits. Il est important, pour une utilisation sre et oprationnelle du progiciel, de lire pralablement la documentation. Evolution La documentation correspond la version rfrence. Entre deux versions, des mises jour du logiciel peuvent tre opres sans modification de la documentation. Toutefois, un additif peut tre joint la documentation existante pour prsenter les modifications et amliorations apportes ces mises jour. La fiche Suggestion Sage France recherche une constante amlioration du progiciel et de sa documentation. Nous invitons notre clientle nous faire parvenir ses suggestions et les ventuels dfauts ou erreurs qu'elle pourrait relever sur la fiche suggestion figurant en dernire page du manuel. Marques Ligne 30, Ligne 100, Intgrale, et Ligne 1000 sont des marques dposes appartenant Sage France. Windows 98 SE, Windows ME, Windows 2000, Windows XP, MS-DOS sont des marques dposes de Microsoft Corporation. Macintosh, MAC/OS est une marque dpose de Apple Computer Inc. Sage France

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Sommaire
Cration des comptes comptables .................................. 37 Consultation de la liste des taux de taxes ....................... 42 Cration des journaux...................................................... 44 Paramtrage des banques .............................................. 51

Chapitre 1 Gnralits et installation______________________ 7


Prsentation du programme Sage Comptabilit.................7 Installation du programme ..................................................7 Gnralits concernant ce manuel.....................................8 Comment utiliser ce manuel .............................................14

Leon 4 Cration des comptes clients et fournisseurs____________________________________55 Cration dune fiche client ............................................... 56 Suppression dlments comptables indsirables........... 65

Chapitre 3 Gestion courante _69


Leon 1 Saisie dune facture ________________70 Saisie classique dune criture (facture de vente) ........... 71 Saisie laide dun modle de saisie............................... 78 Leon 2 Saisie par pice_____________________85 Utilisation de la fonction Saisie par pice ........................ 86 Leon 3 Saisie du rglement des factures __90 Rglement de la facture fournisseur Saisie sur un journal de trsorerie contrepartie ligne ligne .............................. 90 Rglement de la facture client Saisie sur un journal de trsorerie contrepartie globale en fin de mois............... 94 Leon 4 Interrogation et lettrage des comptes 98 Interrogez le compte dun fournisseur ............................. 99 Leon 5 Personnalisez vos documents
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Chapitre 2 Paramtrage de la socit _________________________ 17


Leon 1 Dmarrage du programme Comptabilit 18 Dmarrage du programme Sage Comptabilit.................18 Consultation du manuel de rfrence partir du logiciel .20 Arrt du programme .........................................................22 Leon 2 Cration de votre socit __________23 Cration des fichiers de travail .........................................23 La fentre de travail Sage Comptabilit ...........................31 Renseignez la fentre A propos de ..............................34 Leon 3 Cration des lments comptables 36 Relance du programme ....................................................37

comptables __________________________________ 114 Lancez le programme de mise en page .........................115 Leon 6 Relance client ____________________ 124 Imprimez une lettre de relance .......................................124 Leon 7 Etats comptables standards _____ 128 Imprimez un brouillard de saisie.....................................129 Imprimez un journal ........................................................130 Imprimez une balance ....................................................133 Imprimez un grand-livre..................................................134 Leon 8 Etats tiers_________________________ 135 Balance ge .................................................................135 Echancier .....................................................................137 Balance des tiers ............................................................138

Chapitre 5 Fonctions avances 173


Introduction__________________________________ 174 Leon 1 Saisie analytique _________________ 175 Paramtrages pralables............................................... 176 Cration de sections analytiques................................... 179 Effectuez une saisie analytique ..................................... 184 Imprimer les tats analytiques ....................................... 187 Leon 2 Crez un modle de saisie _______ 189 Crer et paramtrer un modle de saisie ...................... 189 Utilisation du modle de saisie ...................................... 200 Leon 3 Gestion des devises ______________ 207 Paramtrages pralables............................................... 208 Saisie en devise............................................................. 217

Chapitre 4 Traitements priodiques ___________________ 141


Leon 1 Communication client-expert ____ 142 Vrification du paramtrage ...........................................143 Leon 2 Rapprochement bancaire manuel 148 Ouvrez la fentre de rapprochement bancaire ...............149 Leon 3 Dclaration de taxe ______________ 156 Paramtrages pralables ...............................................156 Leon 4 Oprations de fin dexercice _____ 161 Impression des tats de fin dexercice ...........................162

Saisie des rglements en devise ................................... 222 Lettrage du compte client .............................................. 225 Ecarts de change........................................................... 227 Rvaluation des dettes et crances en devises .......... 229 Leon 4 TVA sur les encaissements ______ 237 Gestion de la TVA sur les encaissements ..................... 238 Paramtrage initiaux...................................................... 238 Saisie dune pice comportant de la TVA sur encaissement 240 Registres de taxes ......................................................... 244 Saisie dune pice comportant de la TVA sur encaissement (registres de taxes) ........................................................ 245 Enregistrement dun rglement partiel........................... 248 Leon 5 Saisie par lot______________________ 251 Cration du fichier de saisie par lot ............................... 252

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Transfert des saisies dcentralises ..............................256 Leon 6 Rglement tiers___________________ 259 Slection des rglements ...............................................260 Leon 7 Rapprochement bancaire automatique 266 Saisie manuelle d'un extrait bancaire.............................267 Rapprochement bancaire automatique ..........................271 Leon 8 Budgets ___________________________ 275 Cration dun poste budgtaire ......................................276 Impression des Etats budgtaires ..................................278

En conclusion_________________ 281

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Chapitre 1 Gnralits et installation

Chapitre 1 Gnralits et installation


Ce manuel pdagogique du programme Sage Comptabilit pour Windows vous permettra de dcouvrir par vous-mme les principales fonctions de ce logiciel, ses avantages, sa facilit demploi. Ce manuel pdagogique peut tre utilis pour crer votre propre dossier comptable en suivant pas pas les conseils et les indications donns, mais en remplaant les informations fictives par des valeurs bien relles, celles de votre propre gestion.

Le millsime des dates indiqu dans les illustrations et les exercices de ce manuel peut tre diffrent de celui du fichier comptable utilis. Cela ne nuit en aucune manire la dcouverte du programme mais sachez interprter les dates donnes tout au long de ce manuel en utilisant toujours le millsime du fichier utilis et de lexercice en cours. De mme, en ce qui concerne les modles de documents livrs en standard avec le logiciel, vous pouvez les trouver, soit en nom court (exemple : LET_CHQ.BMA), soit en nom long (exemple : LETTRE CHEQUE.BMA) selon les versions. Slectionnez le modle adquat, correspondant la fonction en cours d'tude.

Prsentation du programme Sage Comptabilit


Le programme Sage Comptabilit 100 pour Windows existe en trois versions : une version de base, une version Pack et une version Pack Plus. Ce manuel est labor autour de larborescence de la version Pack Plus. Si vous tes utilisateur de la version de base ou de la version Pack et que vous ralisiez les exercices qui suivent partir de votre version du programme, ne vous tonnez pas si les fonctionnalits de la version Pack Plus napparaissent pas dans votre programme.

Installation du programme
Nous renvoyons le lecteur au manuel Installation sous Windows fourni avec le programme. Il y trouvera toutes les informations concernant : la premire installation du programme sur votre disque dur, la mise jour dune installation existante,
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Chapitre 1 Gnralits et installation


linstallation des manuels lectroniques, et en particulier du Manuel de rfrence , ainsi que du programme permettant de consulter les fichiers de ces manuels, les oprations de rfrencement du programme auprs de Sage France, lemplacement de stockage des fichiers crs ou utiliss par le programme en fonction du systme dexploitation utilis.

Informations pralables linstallation du logiciel


Avant dentamer linstallation du programme, il est vivement conseill de vous munir des informations suivantes concernant votre propre socit : coordonnes du sige social ou de ltablissement dans lequel le programme sera install, nom et coordonnes de votre expert-comptable sil y a lieu, nom et coordonnes de ltablissement bancaire qui aurait pu vous conseiller lacquisition de ce programme Sage ou avec lequel vous transfrez des ordres de rglement (chques, virements, etc.), SIRET et code APE, ou NAF, noms et informations des principaux collaborateurs de votre entreprise impliqus dans la gestion comptable, et si vous dsirez raliser les exercices partir de donnes relles concernant votre entreprise : du plan comptable utilis par vous-mme ou par votre comptable, de quelques fiches tiers, clients, fournisseurs, salaris ou autres.

Gnralits concernant ce manuel


Touches du clavier les plus utilises
TABULATION : touche permettant de passer dune zone la suivante ; MAJUSCULE + TABULATION : combinaison de touches permettant de passer dune zone la prcdente ;
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Chapitre 1 Gnralits et installation


ENTREE : valide la saisie de donnes dans une fentre ou le lancement dune fonction ; ECHAP : permet de fermer une fentre, de quitter une fonction sans enregistrer les modifications (dans la plupart des cas) ; CTRL + F4 : permet de fermer une fentre et denregistrer les donnes saisies (le signe + indique quil faut taper les deux touches simultanment) ; CTRL + F5 : permet de fermer toutes les fentres dune mme fonction et denregistrer les donnes saisies (le signe + indique quil faut taper les deux touches simultanment) ; F1 : permet daccder laide sur la commande en cours dutilisation.

Ergonomie du programme
En ce qui concerne les fonctionnalits proprement Windows, nous renvoyons le lecteur la fonction daide fournie avec ce systme dexploitation ou labondante documentation que lon peut trouver son sujet. Lutilisation des programmes Sage des Lignes 100 et 30 est dtaille dans le Manuel de la gamme qui vous est fourni sous forme lectronique et que vous pourrez consulter laide de lutilitaire Adobe Acrobat Reader. Pour plus dinformations sur linstallation de cet utilitaire et des fichiers de la documentation lectronique, reportez-vous au Manuel dinstallation pour son installation, au Manuel de la gamme pour son ergonomie ainsi quau titre Consultez le manuel de rfrence partir du logiciel de la Leon 1 Dmarrage du programme Comptabilit du Chapitre 2 Paramtrage de la socit.

Quelques dfinitions comptables


Balance Tableau reprsentant, dune manire ordonne, tous les comptes figurant au Grand Livre avec les totaux des dbits et des crdits ainsi que les soldes dbiteurs ou crditeurs. Il sagit dun instrument de contrle et dinformation. Bilan Etat des ressources dont dispose lentreprise et des moyens quelle met en uvre. Elabor en fin dexercice. Des situations intermdiaires peuvent galement tre tablies tous les mois.

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Chapitre 1 Gnralits et installation


Brouillard Cest un tat provisoire, modifiable, qui permet davoir une premire vision de ltat des comptes de lentreprise. Clture de lexercice La clture de lexercice seffectue au terme des 12 mois dactivit. Le compte de rsultat et le bilan sont associs cette opration de fin danne comptable. Comptabilit analytique Dcrit les vnements lintrieur de lentreprise. Non rglemente et non obligatoire, elle permet de connatre et de dtailler les cots de lentreprise, dexpliquer les rsultats, dtablir des prvisions, de constater des carts entre prvisions et ralisations Cest une aide la prise de dcision qui se sert des chiffres de la comptabilit gnrale. Comptabilit auxiliaire Elle enregistre les crances et les dettes nes au cours de lexercice. Les tiers sont principalement : les clients, les fournisseurs, les salaris, les organismes sociaux, lEtat et les banques. Comptabilit gnrale Tenir une comptabilit gnrale est une obligation lgale pour toutes les entreprises. Il sagit de rpertorier lensemble des oprations de lentreprise avec les tiers (cest dire les autres entreprises, le personnel, les organismes sociaux, lEtat, les banques). Des comptes sont utiliss afin de suivre dans le dtail les mouvements de chaque lment du patrimoine. Compte de rsultat Document labor la fin dun exercice. Il retrace les produits et les charges lis lactivit de lentreprise. Il traduit, gnralement sous forme de tableau, lenrichissement ou lappauvrissement de lentreprise. Il en rsulte un bnfice ou une perte. Comptes collectifs Comptes regroupant certaines catgories comptables dans un mme groupe (comptes collectifs clients, fournisseurs). Exemple Le compte collectif client centralise lensemble des comptes clients. Comptes gnraux Ce sont les comptes de base (6010000, 4010000, 5120000).

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Chapitre 1 Gnralits et installation


Crdit de TVA Une entreprise a un crdit de TVA lorsque la TVA dductible est suprieure la TVA collecte. Dclaration de TVA La TVA (Taxe sur la Valeur Ajoute) est un impt indirect collect par lentreprise qui le facture aux clients en multipliant le montant HT par le taux de TVA correspondant. Cette TVA collecte est ensuite reverse aux services fiscaux priodiquement, dduction faite de la TVA que lentreprise a elle-mme d supporter sur ses achats (TVA dductible). TVA dcaisser = TVA collecte TVA dductible. Ecritures dA-nouveaux A la cration dun nouvel exercice, les dettes et crances non lettres (cest dire non rgles) sont reportes en dtail sur le nouvel exercice. Les autres comptes de bilan sont reports en solde. Grand livre Document regroupant lensemble des comptes de lentreprise avec leurs soldes respectifs. Journal Dans le systme classique, toutes les critures sont enregistres sur un journal unique. Ces critures sont ensuite reportes sur le grand livre. Toutefois, pour faciliter les traitements, il est commun de crer plusieurs types de journaux selon la nature des oprations (banque, achat, vente). Lensemble de ces journaux regroupe la totalit des critures comptables que lentreprise a enregistres au cours de lexercice. Lettrage des comptes Permet dassocier les factures et les rglements les concernant. Une lettre est associe chaque montant quivalent. Un montant qui naurait pas eu de lettre affecte serait considr comme litigieux. Plan comptable gnral Cest la nomenclature qui rpertorie lensemble des comptes. Plan tiers Voir Comptabilit auxiliaire. Rapprochement bancaire Lentreprise ralise avec sa banque des oprations qui sont enregistres dans la comptabilit des deux tablissements pour un montant identique. En pratique, les deux partenaires (banque et entreprise) nenregistrent pas chacune les oprations au mme moment, si bien qu une date donne, les soldes sont gnralement diffrents. Un contrle savre alors ncessaire, en tablissant un tat de rapprochement bancaire dans lequel on complte les critures compta11 Sage France

Chapitre 1 Gnralits et installation


bles avec les oprations non enregistres, qui figurent dans lautre compte, de manire obtenir deux soldes gaux et opposs. Tableau des SIG (Soldes Intermdiaires de Gestion) La connaissance du seul rsultat net de lexercice est insuffisante pour porter une apprciation sur la manire dont le rsultat est obtenu. En distinguant diffrents niveaux dans les produits et les charges, on peut calculer, pour chaque niveau, une fraction du rsultat global, appele SIG. Il sagit dune analyse financire portant sur plusieurs indicateurs complmentaires. Travaux dinventaire Au terme de la priode comptable de lentreprise (fin dexercice), celle-ci doit procder aux travaux dinventaire afin de mesurer les performances (dans le compte de rsultat) et dvaluer la richesse accumule (dans le bilan). TVA sur les dbits Le montant de TVA est exigible la date de la facturation. TVA sur les encaissements Ce terme signifie que le montant de TVA est exigible la date laquelle le commerant aura encaiss le montant de la facture.

Conventions dcriture
Les conventions dcriture de ce manuel sont les suivantes : Les mots et caractres que vous devez taper sur le clavier sont indiqus en caractres de machine crire Courrier. Les touches utiliser sont mentionnes en majuscules : ECHAP. Lorsquil faut presser simultanment deux touches, elles sont indiques de la faon suivante : MAJUSCULE + TABULATION. Veuillez noter que la touche MAJUSCULE dont il est question ici nest pas la touche VERROUILLAGE MAJUSCULE, mais lune des touches permettant dobtenir des majuscules temporairement (elles sont graves dune large flche vers le haut). Lorsquil faut presser successivement des touches, elles seront mentionnes comme cela : ALT, F, N.

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Chapitre 1 Gnralits et installation


Valider signifie presser la touche ENTRE car cette dernire sert valider une fonction, cest-dire la lancer. La touche effacement ou retour arrire est reprsente par RET. ARR. sur Windows. La touche ECHAP sert essentiellement refermer les fentres sans valider, en gnral, les ventuelles modifications apportes et correspond au bouton Annuler. Dans le texte, les noms des menus, des menus hirarchiques, des commandes, des fentres, des onglets, des volets et des boutons sont inscrits en caractres gras, exemple : Fiche principale. Les dsignations des zones des fentres sont prcises en caractres gras et italiques. Exemple : la zone liste droulante Priodicit. Les choix que lon peut faire dans les listes sont mentionns en caractres gras. Exemple : slectionnez Tous. La hirarchie des menus, commandes, volets, sous volets, encadrs et zones sera marque par des sparateurs ayant la forme de barres obliques. Ainsi, quand le texte du manuel fera rfrence une fonction particulire ou une de ses subdivisions, nous la mentionnerons en indiquant le chemin pour y parvenir. Exemple Il nous parat plus concis de dire le code journal slectionn ici sera report dans la zone Traitement / Mise jour de la comptabilit / Code journal au lieu de le code journal slectionn ici sera report dans la zone Code Journal de la commande Mise jour de la comptabilit du menu Traitement . Chaque titre concernant la description dune commande est suivi du chemin pour parvenir cette commande : Menu / Menu hirarchique (sil y a lieu) / Commande. Les dates doivent toujours tre saisies (sauf instruction contraire spcifique un programme) sous la forme numrique JJMMAA sans sparateur. Les zones de dates saccompagnent dun calendrier dont le Manuel de la gamme vous montre le fonctionnement. Les fichiers et les dossiers (ou rpertoires) sont mentionns en lettres majuscules. Exemple : le fichier COMPTA BIJOU.MAE dans le dossier MAESTRIA. Si vous recherchez des explications sur une fonction particulire, nous vous conseillons de consulter le sommaire au dbut du manuel.

Les remarques sont indiques avec, dans la marge, une petite main pointant du doigt. Ce sont des informations annexes la fonction actuellement dcrite. Ces remarques sont souvent de grande importance, ne les ngligez pas.

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Chapitre 1 Gnralits et installation

Les points importants sur lesquels nous attirons tout spcialement votre attention sont prsents comme ceci.

Exemple Chaque fois que cela nous semblait ncessaire la comprhension du rle ou du maniement dune commande, nous avons complt sa description avec des exemples. Ces exemples sont prsents prcds du titre exemple. Cette prsentation indique quelle fonction, quelle autre partie du programme ou dun manuel particulier (rfrence, installation, gamme...) vous devez vous rfrer pour un complment dinformation. Dans le cas o des disparits existeraient entre les versions du programme, cette mention dans la marge le rappelle. Le titre Version est remplac par : Windows : quand il sagit dune particularit propre ce systme ; le numro de la ligne de produit sil existe des fonctionnalits qui ne sont pas disponibles.

Comment utiliser ce manuel


Ce manuel pdagogique est divis en chapitres qui donnent accs des leons numrotes. Les leons permettent de dcouvrir les fonctions de base du programme en suivant un ordre logique de son utilisation. Vous pouvez raliser ces leons : soit partir de votre propre fichier comptable aprs lavoir cr et en vous munissant dinformations relles (plan comptable, plan tiers, etc.) qui vous serviront de matriau de base pour lexcution des exercices ; dans ce cas, les manipulations proposes ne correspondront peut-tre pas toujours aux lments qui vous sont propres ; sachez adapter, en vous aidant au besoin du Manuel de rfrence , les exemples vos propres besoins ; soit partir dune socit fictive Diamant vert que vous pourrez crer et complter avec les exemples dcrits dans ce manuel : dans ce cas, les leons senchanent et il est ncessaire de les raliser dans lordre propos afin de disposer dun minimum dlments pour raliser les manipulations proposes ;

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Chapitre 1 Gnralits et installation


soit partir des fichiers dessai de la socit fictive Bijou fournis avec le programme : dans ce cas, le choix des lments proposs est beaucoup plus vaste et vous permet de dcouvrir un nombre de fonctions beaucoup plus important. Dans le chapitre Paramtrage de la socit, nous vous montrerons comment consulter le Manuel de rfrence du programme afin de parfaire vos connaissances sur les fonctions et commandes utilises.

Pour viter les rptitions, nous ne dcrirons quune fois les manuvres effectuer pour raliser une opration. Si cette mme opration se rpte plus dune fois, nous renverrons le lecteur au titre ou la leon dans laquelle il pourra retrouver les descriptions de cette opration.

Nous rappelons lexistence dun sommaire au dbut du manuel et dun index la fin dans lesquels le lecteur trouvera les titres des paragraphes et les mots cls qui pourront lui servir retrouver une information donne.

En cas de blocage
Si vous avez lanc une commande par inadvertance et que vous ne sachiez pas comment en sortir, pressez la touche ECHAP. Ce moyen est dans la majorit des cas efficace pour refermer une fonction.
Arrt intempestif du programme

Il est indispensable darrter le programme en utilisant la fonction Quitter du menu Fichier ou en utilisant les raccourcis clavier quivalents prsents plus loin dans le manuel. Si la tentative douverture des fichiers de travail se traduit pas un message davertissement du genre : Ce fichier est dj ouvert. Veuillez utiliser le programme de maintenance. cela est le signe quun fichier na pas t referm selon les rgles. Pour le dbloquer : 1. 2. 3. 4. refermez lapplication Sage Comptabilit ; lancez lutilitaire Adobe Acrobat Reader ; ouvrez le fichier lectronique du Manuel de la gamme ; recherchez les explications donnes sur les blocages dans la partie traitant du programme Sage Maintenance ;
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Chapitre 1 Gnralits et installation


5. lancez le programme Maintenance disponible dans le menu Dmarrer / Programmes (ou Tous les programmes) / Sage de Windows et excutez les oprations dcrites dans le Manuel de la gamme .

Sauvegardes
Noubliez pas, surtout si vous vous servez du Manuel pdagogique pour crer vos propres fichiers, de raliser priodiquement des sauvegardes de vos donnes. Un programme se remplace aisment. Des centaines dheures de travail beaucoup plus difficilement !

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit

Chapitre 2 Paramtrage de la socit


Ce chapitre donne accs aux leons suivantes : Leon 1 Dmarrage du programme Comptabilit, page 18, Leon 2 Cration de votre socit, page 23, Leon 3 Cration des lments comptables, page 36, Leon 4 Cration des comptes clients et fournisseurs, page 55.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit

Leon 1 Dmarrage du programme Comptabilit

Objectif

Lobjectif de cette leon est de vous montrer comment lancer le programme puis larrter lorsque vos travaux seront termins.

tapes

Les tapes de cette leon sont organises de la manire suivante : 1. 2. 3. 4. Lancement du programme. Enregistrement du code daccs, sil sagit dun des premiers lancements du programme. Arrt du programme. Consultation du manuel de rfrence lectronique partir du programme.

Astuces

Ne tardez pas faire votre rfrencement auprs des services de Sage France, car le nombre daccs libres au programme est limit. Vous pouvez vous rfrencer : par Internet, par courrier, par tlcopie.

Dmarrage du programme Sage Comptabilit


Cliquez sur le bouton Dmarrer du bureau Windows, puis slectionnez les commandes dtailles ci-dessous. Les menus successifs apparaissent en amenant simplement le pointeur au dessus de litem prcis (un nouveau menu dit menu hirarchique ou menu en cascade souvre alors) : Programmes (ou Tous les programmes sur certaines versions de Windows), ce qui ouvre un nouveau menu dans lequel vous slectionnez :
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Chapitre 2 Paramtrage de la socit


Sage, ce qui ouvre un nouveau menu dans lequel vous choisissez : Comptabilit 100, ce qui ouvre nouveau un sous-menu dans lequel vous avez le choix entre : Bijou SA : ce choix ouvre le programme Sage Comptabilit ainsi que le fichier de dcouverte du programme livr avec ce dernier ; Comptabilit 100 : ce choix lance le programme et vous laisse le choix de slectionner le fichier de travail que vous comptez utiliser. Manuels lectroniques : ce choix permet de consulter les manuels lectroniques enregistrs au moment de linstallation. Reportez-vous au manuel dinstallation. Maintenance : ce choix permet de lancer le programme Sage Maintenance qui offre les fonctions de dblocage des programmes, dagrandissement des fichiers ou de vrification des donnes. Pour plus dinformations sur ce dernier programme, reportez-vous au Manuel de la gamme .

La leon qui suit propose la cration dun fichier comptable, il est donc prfrable de lancer le programme en slectionnant Comptabilit 100.

Premiers lancements du programme Rfrencement et code daccs


Au premier lancement de Sage Comptabilit, une fentre Bienvenue chez Sage apparat.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit


Cette fentre indique que le nombre daccs au programme est limit, tant que le code daccs nest pas renseign. Le nombre daccs est limit 30. Il est possible de procder au rfrencement : Immdiatement, en cliquant sur le bouton Rfrencement, Ultrieurement, par courrier, en remplissant la fiche de rfrencement accessible dans la fonction Aide (?) / A propos de Comptabilit 100, Ultrieurement, via Internet, dans la rubrique [Rfrencement] propose sur le site http:// www.sage.fr. Aprs rfrencement, un code daccs est envoy par Sage France sous quelques jours. Ce code doit tre enregistr aprs avoir cliqu sur le bouton Code daccs. Laccs est alors libre et cette fentre napparat plus. Dans lattente de ce code, cliquez sur le bouton Continuer. A chaque lancement du progiciel, le nombre daccs diminue de une unit.

Consultation du manuel de rfrence partir du logiciel


Le manuel de rfrence du programme est fourni sous forme lectronique : le fichier peut tre ouvert lcran, consult ou imprim laide du programme Adobe Acrobat Reader. Pour plus dinformations sur linstallation de ce programme et du manuel lectronique, reportez-vous au manuel dinstallation. Pour ouvrir ce manuel lcran, ouvrez le menu Aide (?) et slectionnez la fonction Consulter le manuel. Le programme Acrobat Reader est automatiquement lanc et le sommaire du manuel souvre lcran. Il comprend : Le manuel de rfrence qui dcrit les fonctions de la Comptabilit dans lordre des menus.

Il est possible daccder la documentation seule, en cliquant sur le bouton Dmarrer de la barre des tches de Windows et en slectionnant successivement : Programmes (ou Tous les programmes) / Sage / Manuels lectroniques.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit

Se dplacer dans le manuel lectronique


Pour consulter le manuel, ses chapitres et ses pages, consultez laide en ligne dAcrobat : 1. 2. 3. Ouvrez le menu Aide (?) dAcrobat Reader. Lancez la fonction Aide en ligne dAcrobat ou Aide de Reader selon la version dAcrobat utilise. Consultez plus particulirement le contenu du signet Prsentation de la zone de travail ou Navigation dans un document PDF.

Vous y trouverez toutes les explications sur les possibilits de dplacement dans les pages du manuel lcran.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit

Arrt du programme
Pour refermer le programme, slectionnez la commande Fichier / Quitter. Vous pouvez aussi taper : CTRL + Q ou ALT + F4. Il nest pas ncessaire de refermer toutes les fentres avant de quitter le programme, si vous souhaitez les retrouver telles quelles lors de la prochaine session.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit

Leon 2 Cration de votre socit

Objectif

Lobjectif de cette leon est de vous permettre de crer le fichier comptable de votre socit, laide dun assistant.

tapes

Les tapes de cette leon sont organises de la manire suivante : 1. 2. Cration du fichier comptable. Paramtrage de la fiche de lentreprise et des options qui regroupent les donnes indispensables la gestion comptable de votre entreprise : exercice, longueur des comptes, dfinition de la monnaie de tenue comptable, etc.

Astuces

Beaucoup de fonctions disposent dun Assistant qui dtaille, en les expliquant, les paramtrages raliser. Pour bnficier de cet avantage, ayez soin de cocher ( ) la commande Mode assistant, dans le menu Fentre. Lors des saisies, utilisez la touche TABULATION pour passer dune zone une autre.

Avant-propos

Lancez le programme Sage Comptabilit partir du menu Dmarrer de Windows, comme indiqu dans la leon prcdente.

Cration des fichiers de travail


Pour crer votre socit, Sage Comptabilit vous guide au travers dun assistant.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit


Lancez la cration de votre socit en cliquant sur le bouton Nouveau fichier de la barre doutils Standard ou en slectionnant la commande Fichier / Nouveau.

LAssistant est actif si la commande Fentre / Mode assistant est slectionne, cest--dire prcde dune coche ( ) dans son menu.

Raison sociale de la socit

Les zones modifier dans cette fentre sont les suivantes : Raison sociale de la socit Indiquez le nom de votre socit. Dans notre exemple, il sagit de Diamant vert. Reprise des informations de la fiche identification Laissez loption Oui coche, si les informations sur la nouvelle socit sont les mmes que celles que vous avez enregistres lors de linstallation du programme. Cliquez sur le bouton Suivant.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit Identification de la socit


La fentre qui saffiche ensuite est complte des informations enregistres lors de linstallation du programme. Vous pouvez les modifier.

Confirmez les informations en cliquant sur le bouton Suivant.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit Dfinition de lexercice et de la longueur des comptes

Les zones modifier dans cette fentre sont les suivantes : Dates de lexercice comptable Dfinissez les dates de dbut et de fin de votre exercice comptable. Longueur des comptes Nous vous conseillons de laisser la valeur 0, qui permet de saisir des comptes de longueur variable . Vous pourrez alors fixer cette longueur lors de leur cration.

Un exercice comptable peut tre positionn sur deux annes civiles. Il ne peut excder 36 mois. La longueur des comptes est comprise entre 3 et 13 caractres.

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Monnaie de tenue comptable


Cette fentre permet de paramtrer la monnaie dans laquelle la comptabilit est tenue.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit

Les zones modifier dans cette fentre sont les suivantes : Monnaie de tenue de compte Par dfaut leuro est propos. Laissez cette valeur coche si votre comptabilit est tenue en euros. Si vous nutilisez pas leuro, cliquez sur la case Autre et enregistrez la dsignation de cette monnaie.

Il existe deux types de devises : la devise dquivalence qui permet de tenir sa comptabilit en faisant rfrence une autre devise (par exemple, le Dollar) et la devise de tenue comptable. Les deux devises sont obligatoires. Elles peuvent tre diffrentes, sauf si votre entreprise appartient la zone Euro. Dans ce cas, elles doivent tre toutes deux gales leuro.

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Dfinition de la monnaie de tenue comptable


Si leuro nest pas la monnaie de tenue de compte, une fentre souvre pour saisir les caractristiques de la monnaie.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit

Les zones modifier dans cette fentre sont les suivantes : Caractristiques de la monnaie de tenue de compte Compltez ces zones de cette fentre avec les caractristiques de la monnaie.

Reprise des lments comptables existants

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit


Souhaitez-vous crer votre fichier partir du modle standard ? Cette fentre vous permet de choisir entre les options suivantes : Oui, le fichier sera prt lemploi : le fichier est cr par copie du fichier modle livr en standard. La mise jour dfinitive des informations sera faite ensuite dans la fonction A propos de. La nature des comptes est paramtre par dfaut dans le programme, avec les valeurs classiques de la comptabilit. Exemple Les comptes fournisseurs utilisent le radical 401. Les comptes clients utilisent le radical 411. Les comptes de banque utilisent le radical 512, etc. Oui, avec slection partielle : vous pouvez reprendre les lments comptables existants, tels que les comptes, les taux de TVA, les codes journaux ou les modles de saisie du fichier modle fourni avec le programme. Non, le paramtrage sera dfini manuellement : le fichier est cr vide de tout lment de structure. Cliquez sur le bouton Suivant.

Cration du fichier comptable


La cration du fichier comptable partir du modle standard permet une dfinition automatique des comptes gnraux, codes journaux, taux de taxes, modles.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit

Enregistrez le nom et lemplacement de stockage du fichier comptable crer, en cliquant sur le bouton Parcourir. La fentre de dialogue Crer le fichier comptable souvre.

Slectionnez le dossier (ou rpertoire) de stockage, puis tapez le nom que vous souhaitez donner votre fichier (dans notre exemple : Diamant vert).

Les dossiers (ou rpertoires) de stockage des fichiers dpendent du systme dexploitation utilis. Reportez-vous au manuel de rfrence ou au manuel dinstallation du programme pour en connatre lemplacement.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit

La zone Capacit en Ko vous permet de spcifier la taille souhaite pour le fichier comptable crer. Veillez ne pas saisir une taille trop importante. Le fichier occuperait inutilement de la place sur votre disque dur. Nous vous conseillons de laisser la valeur propose, le fichier sagrandira automatiquement, mesure des besoins.

Cliquez sur le bouton Enregistrer. Vous tes de retour sur lcran Cration du fichier comptable. Cliquez sur le bouton Fin. Le fichier comptable est cr.

La fentre de travail Sage Comptabilit


Les fonctions jusqualors grises de la fentre de travail Sage Comptabilit deviennent actives et disponibles.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit

Les diffrentes parties de cette fentre sont les suivantes : 1. 2. 3. Barre de titre rappelant le nom du programme ainsi que le fichier de travail ouvert. Barre des menus donnant accs toutes les fonctions du programme. Barre doutils Standard (en haut) permettant de lancer toutes les fonctions communes aux applications Sage.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit


4. 5. Barre doutils Navigation (en bas) permettant de lancer toutes les fonctions de base : cration, consultation, modification et suppression dlments, recherche, etc. Barres verticales dont les boutons permettent de lancer les principales fonctions de lapplication en cours. Un clic sur les titres des barres donne accs aux fonctions regroupes par centres dintrt. Ces barres peuvent tre masques pour agrandir la zone de travail. Espace de travail dans lequel apparaissent toutes les fentres ouvertes par les fonctions du programme. Fentre de travail ouverte. Barre dtat, en bas de lcran, informant sur certaines oprations en cours et en particulier sur la monnaie courante.

6. 7. 8.

La barre doutils Navigation saffiche, par dfaut, en haut de lcran et propose les principaux boutons suivants :
Ajouter Consulter Voir / Modifier Supprimer Rechercher Atteindre

Lutilisation de ces boutons sera dtaille ultrieurement. La barre doutils Standard est adjacente la barre doutils Navigation : elle est prsente dans tous les programmes Sage des Lignes 100 et 30. Pour lafficher ouvrez le menu Fentre / Personnaliser linterface.
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Chapitre 2 Paramtrage de la socit


Les diffrentes fonctions auxquelles elle donne accs seront dtailles dans les leons qui suivent.

Renseignez la fentre A propos de


La fentre de la fonction A propos de votre socit permet de saisir les informations relatives votre socit (identification, paramtres comptables, paramtres fiscaux, options de travail). Il est impratif denregistrer ces valeurs, avant toute autre saisie. Pour y accder, vous pouvez : Slectionner la commande Fichier / A propos de votre socit, Cliquer sur le bouton A propos du fichier de la barre doutils Standard.

Les diffrents onglets sont partiellement complts, laide des informations renseignes en cration de fichiers ou du paramtrage par dfaut. Ils doivent tre complts avec soin, pour adapter le progiciel vos besoins.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit


Longlet Initialisation rappelle la monnaie de tenue comptable, la devise dquivalence, les exercices, la longueur des comptes et vous permet de prciser si vous appliquez les normes IFRS. Longlet Contacts permet denregistrer les noms des divers contacts au sein de votre socit. Longlet Paramtres permet de paramtrer les registres de taxe ainsi que la gnration des -nouveaux et des rapprochements bancaires. Longlet Prfrences permet de renseigner les paramtres de saisie et dimportation de donnes. Longlet Fiscal regroupe les donnes concernant les taxes (dclaration, mise jour des critures, adresse du centre des impts). Longlet Ajustement lettrage renseigne les paramtres ncessaires aux ajustements divers concernant les carts de rglement, de conversion ou de change. Longlet Communication permet denregistrer les diffrents paramtres ncessaires aux communications Internet, notamment dans le cadre des changes de donnes avec votre expert comptable. Longlet Options.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit

Leon 3 Cration des lments comptables

Objectif

Lobjectif de cette leon est de crer les lments comptables ncessaires votre gestion.

tapes

Les tapes de la leon sont les suivantes : 1. 2. 3. 4. 5. Cration des comptes comptables gnraux. Cration des taux pour automatiser lenregistrement des montants des taxes. Cration des codes journaux pour la passation des mouvements de vente. Cration des banques auprs desquelles des comptes bancaires sont ouverts. Cration de comptes de tiers.

Informations pralables

Pour raliser cette leon, il est prfrable que le Mode assistant soit activ. Pour cela : 1. 2. Ouvrez le menu Fentre. Vrifiez que la commande Mode assistant est bien prcde dune coche ( ) : dans le cas contraire, slectionnez-la.

Astuce

Dans cette leon, vous pouvez utiliser la barre doutils Comptabilit gnrale.

Pour afficher cette barre doutils : 1. 2.


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Lancez la commande Fentre / Personnaliser linterface. Slectionnez longlet Barres doutils et positionnez le curseur sur Comptabilit gnrale.

Chapitre 2 Paramtrage de la socit


3. 4. Cliquez sur le bouton Afficher : Comptabilit gnrale est alors prcd dune coche. Cliquez sur le bouton OK.

Vous pouvez dplacer la barre doutils en cliquant sur la barre de titre et en la faisant glisser.

Astuces concernant la cration des lments comptables

Il est possible de crer les lments comptables par la reprise dlments existants (via la fonction Structure / Fusion). A cet effet, Sage livre le fichier C_MODEL.MAE, contenant les comptes du plan comptable 1999 ainsi quune socit de dmonstration, COMPTA BIJOU.MAE, avec de nombreux lments comptables dj renseigns (comptes, taux de TVA, codes journaux). Il est possible de reprendre ces informations intgralement ou partiellement.

Relance du programme
Lancez la commande Fichier / Ouvrir et slectionnez le fichier que vous avez cr ou le fichier DIAMANT VERT.MAE, pour un apprentissage avec une socit fictive.

Si vous avez des difficults retrouver le dossier de stockage des fichiers, reportez-vous au Manuel

dinstallation qui dtaille ce point en fonction du systme dexploitation utilis.

Cration des comptes comptables


Ouvrez la liste des comptes gnraux. Pour cela, plusieurs possibilits sont offertes :
Barre de menus Commande Structure / Plan comptable

Barre doutils Comptabilit gnrale Bouton Plan comptable Barre verticale Saisie des critures Bouton Plan comptable

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit

La liste des comptes nest pas vide, puisquune reprise des lments comptables de base a t demande lors de la cration du fichier. Cette liste prsente les comptes utiliss dans une gestion comptable courante : vous pouvez les conserver, les adapter votre gestion ou les supprimer (sils nont pas t mouvements auparavant). Pour afficher la fentre de cration dun compte gnral, plusieurs possibilits sont offertes (ces possibilits sont proposes pour toute cration dlment) :
Barre de menus Barre verticale Barre doutils Navigation Commande Edition / Ajouter Bouton Crer un compte gnral Bouton Ajouter

Barre doutils Comptabilit Bouton Crer un compte gnral (ne ncessite pas que la gnrale liste des comptes soit ouverte) Raccourci clavier Menu contextuel CTRL + J Commande Ajouter un nouvel lment

Le menu contextuel saffiche par un clic droit de la souris dans la fentre : il permet, comme la barre de navigation, de crer, modifier, supprimer, rechercher ou trier des enregistrements. Il est disponible lorsque la fentre prsente une liste ou un masque de saisie.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit

Assistant de cration de comptes gnraux

Les zones complter dans cette fentre sont les suivantes. : Numro Saisissez 512300 dans cette zone. Intitul Saisissez Socit Gnrale dans cette zone.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit


Validation Laissez coche loption Valider ce compte pour en crer un nouveau.

Ces propositions ne sont destines qu illustrer notre propos : elles doivent tre adaptes au contexte de votre socit.

Le bouton Suivant enregistre la saisie et propose la cration dun nouveau compte. Indiquez cette fois-ci commes valeurs : Numro : 512310, Intitul : Banque Nationale de Paris Et cochez loption Valider ce compte et quitter lAssistant, avant de cliquer sur le bouton Fin.

Les informations relatives au compte peuvent tre visualises par un double-clic sur la ligne correspondante dans la liste.

Modification dun compte gnral


Nous raliserons ultrieurement la saisie dune facture de vente. Il faut donc renseigner le code taxe permettant le calcul automatique du montant des taxes correspondant cette vente. Pour cela, il faut ouvrir le compte 70101900 Ventes produits finis 19,6 %. Deux mthodes sont proposes.
Premire mthode

La liste des comptes tant la fentre active, tapez 701. La slection se positionne sur le premier compte commenant par ce radical. Aprs avoir positionner le curseur sur le compte voulu dans la liste, vous pouvez : Faire un double-clic sur la ligne, Cliquer sur la ligne pour la slectionner et taper CTRL + M, Cliquer sur le bouton Voir/Modifier de la barre doutils Navigation.

La fentre active est au premier plan. Sa barre de titre est en surbrillance, tandis que celles des autres fentres sont grises. Pour rendre active une fentre, il suffit de cliquer sur sa barre de titre.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit


Deuxime mthode

Cliquez sur le bouton Atteindre de la barre doutils Navigation ou tapez CTRL + T.

La fentre Atteindre souvre, pr-remplie pour les zones Fichier, Champ et Critre :

Il faut alors complter la zone Elment par la valeur 701019, comme indiqu ci-dessus, et cliquer sur le bouton OK. La fiche du compte souvre.

Sous longlet Fiche principale : Dcochez la case doption Saisie analytique, Slectionnez le code taxe V19 TVA coll. Ventes 19,6% dans la zone liste droulante Code taxe. Refermez ensuite toutes les fentres simultanment, en pressant la combinaison de touches CTRL + F5. Cette opration enregistre les modifications effectues.

Les zones liste droulante permettent de faire un choix parmi plusieurs propositions. Elles prsentent, leur extrmit droite, le bouton. Pour enregistrer une valeur dans ces zones, vous pouvez :

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit


Tapez-la manuellement (il est ncessaire que la valeur tape corresponde exactement celle enregistre dans les fichiers) ; Cliquez sur le bouton et slectionnez la valeur attendue dans la liste qui souvre ; Tapez le radical de la valeur attendue et cliquez sur le bouton. La liste est rduite aux valeurs correspondantes au radical saisi et est donc plus maniable.

Si vous slectionnez une valeur errone, effacez-la avec la touche RET.ARR. et recommencez la slection.

Consultation de la liste des taux de taxes


Ouvrez la liste des taux de taxe. Pour cela, plusieurs possibilits sont offertes :
Barre de menus Commande Structure / Taux de taxes

Barre doutils Comptabilit gnrale Bouton Taux de taxes

Si les paramtres comptables proposs par dfaut ont t repris lors de la cration du fichier, la liste nest pas vide. Dans le cas contraire, il faut crer vos propres codes taxes, en vous rfrant aux indications portes dans le Manuel de rfrence . Ouvrez le code taxe numro V19 afin de le consulter, en faisant un double-clic sur sa ligne dans la liste.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit

Il est possible de paramtrer le rsultat dun double-clic sur une ligne : soit pour une consultation simple sans modification possible, soit pour une consultation assortie ventuellement dune modification. Ce paramtrage seffectue dans la commande Fentre / Prfrences. Pour consulter un lment sans le modifier, vous pouvez, aprs slection de la ligne : cliquer sur le bouton Consulter de la barre doutils Navigation ; taper CTRL + L ; utiliser la commande Consulter llment slectionn du menu contextuel ; lancer la commande Edition / Consulter.

Pour consulter un lment et le modifier ventuellement vous pouvez, aprs slection de la ligne : cliquer sur le bouton Voir/Modifier de la barre doutils Navigation ; taper CTRL + M ; slectionner la commande Voir/Modifier llment slectionn du menu contextuel ; lancer la commande Edition / Voir/Modifier.

Nous ne dtaillerons plus ces possibilits par la suite.

Comme vous pouvez le constater : les taux de taxes sont reprs par un code permettant de les slectionner plus rapidement ; un sens leur est attribu, collect ou dductible ; un compte comptable leur est affect, celui sur lequel les montants de taxe seront ports lors des oprations ; dans le cas prsent il sagit du 44571190 ;
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Chapitre 2 Paramtrage de la socit


des comptes gnraux leurs sont associs, ceux dont le montant servira au calcul de la taxe. Le compte 70101900 sy trouve dj.

Cette liste est mise jour en fonction des instructions de ladministration fiscale. A chaque nouvelle version du programme, le jeu dessai Compta Bijou comporte les dernires modifications qui ont pu tre apportes par les pouvoirs publics.

Lors des saisies, chaque fois que le programme constatera la prsence dans la mme pice des deux comptes 44571190 et 70101900, il portera sur lun la TVA calcule sur lautre. Pressez CTRL + F4 pour refermer le code taxe ainsi que la liste.

Cration des journaux


La cration des journaux est un pralable toute saisie. Nous vous proposons de crer un journal correspondant aux comptes de banque crs un peu plus haut. Ouvrez la liste des journaux. Pour cela, plusieurs possibilits sont offertes :
Barre de menus Commande Structure / Codes journaux

Barre doutils Comptabilit gnrale Bouton Codes journaux Barre verticale Saisie des critures Bouton Codes journaux

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit

Le journal Banque monnaie locale 1 est propos dans les paramtres de base de la comptabilit. Nous vous proposons de le supprimer, pour en crer un nouveau avec un code explicite. Aprs cration, le code ne peut en effet pas tre modifi. Slectionnez la ligne du journal BQ1, Banque monnaie locale 1 et cliquez sur le bouton Supprimer de la barre doutils Navigation.

Vous pouvez aussi, aprs slection de la ligne : presser la combinaison de touches CTRL + U ; slectionner la commande Supprimer les lments slectionns du menu contextuel ; ou lancer la commande Edition / Supprimer.

Un code journal ne peut tre supprim sil comporte des critures sur une priode, mme clture, du fichier comptable ouvert.

Si un message demande confirmation, rpondez par laffirmative. Faites de mme pour le code journal Banque monnaie locale 2.

Cration du journal de la Socit Gnrale


Cliquez ensuite sur le bouton Cration dun lment (ou Ajouter) de la barre doutils Navigation, et compltez les crans de lAssistant de cration dun code journal.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit

Les zones modifier dans cette fentre sont les suivantes. Type de journal Slectionnez le type Trsorerie. Code Saisissez le code SG.. Intitul Saisissez lintitul Socit Gnrale. Ventilation analytique Laissez loption Non coche pour ne pas ventiler analytiquement ce journal. Cliquez ensuite sur le bouton Suivant. Une autre fentre propre aux journaux de trsorerie souvre.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit

Les zones modifier dans cette fentre sont les suivantes. Compte de trsorerie Enregistrez le compte 51230000 dans cette zone liste droulante. Type de compte Cochez la case doption En contrepartie des rglements enregistrs afin quune ligne de rglement soit gnre pour chaque criture enregistre dans le journal. Type de rapprochement Cochez loption Sur le compte de contrepartie. Pour plus dinformations sur les zones liste droulante, reportez-vous au titre Modifiez un compte gnral. Cliquez sur le bouton Suivant. La fentre qui souvre permet le paramtrage de la numrotation des pices enregistres dans le journal.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit

Les zones modifier dans cette fentre sont les suivantes. Numrotation du journal Conservez loption propose par dfaut afin que ce journal ait sa numrotation propre automatiquement gnre. Validation Cochez loption Valider ce code journal pour en crer un nouveau. Cliquez sur le bouton Suivant pour crer le journal de la BNP.

Cration du journal de la Banque Nationale de Paris


La premire fentre de lassistant est rapparue pour vous permettre de crer le deuxime journal de banque.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit

Les zones modifier dans cette fentre sont les suivantes. Type de journal Slectionnez le type Trsorerie. Code Saisissez le code BNP. Intitul Saisissez lintitul Banque Nationale de Paris. Ventilation analytique Laissez loption Non coche pour ne pas ventiler analytiquement ce journal. Cliquez ensuite sur le bouton Suivant. Une autre fentre propre aux journaux de trsorerie souvre.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit

Les zones modifier dans cette fentre sont les suivantes. Compte de trsorerie Enregistrez le compte 51231000 dans cette zone liste droulante. Type de compte Laissez coche la case doption En centralisation en fin de mois afin quune ligne de rglement globale soit gnre pour toutes les critures du mois. Type de rapprochement Cochez loption Sur le compte de contrepartie. Pour plus dinformations sur les zones liste droulante, reportez-vous au titre Modifiez un compte gnral. Cliquez sur le bouton Suivant. La fentre qui souvre permet le paramtrage de la numrotation des pices enregistres dans le journal.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit

Les zones modifier dans cette fentre sont les suivantes. Numrotation du journal Conservez loption propose par dfaut afin que ce journal ait sa numrotation propre automatiquement gnre. Validation Cochez loption Valider ce code journal et quitter lAssistant moins que vous ne vouliez crer dautres journaux. Cliquez sur le bouton Fin pour crer le journal. Tapez CTRL + F5 pour fermer toutes les fentres.

Paramtrage des banques


Afin de permettre certaines fonctions de fournir automatiquement les paramtres associs aux banques, il est ncessaire de complter les informations les concernant. Lancez cette fonction : soit en slectionnant la commande Structure / Banques,
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Chapitre 2 Paramtrage de la socit


soit en cliquant sur le bouton Banques de la barre doutils Comptabilit gnrale.

Les deux banques que vous avez ajoutes dans lexercice prcdent apparaissent bien dans cette liste, en plus des banques existantes issues de la cration du fichier comptable. Ouvrez la banque Socit gnrale : soit en faisant un double-clic sur sa ligne, soir en slectionnant sa ligne dun clic puis en pressant les touches CTRL + M, soit en cliquant sur le bouton Voir/modifier de la barre doutils Navigation.

La fiche de la banque souvre.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit


Le volet Identification saffiche : compltez ce volet avec une adresse relle ou fictive. Le volet Contacts est destin lenregistrement des contacts au sein de cette banque et des coordonnes associes. Cliquez sur longlet R.I.B. pour ouvrir le volet correspondant.

Lors de la cration du R.I.B., labrg doit tre obligatoirement renseign.

Pour complter le numro de compte fictif affect lors de la cration du compte de banque, il suffit de cliquer sur sa ligne dans la liste en haut de la fentre et de complter les zones Abrg, Code banque, Code guichet, N de compte et Cl avec les valeurs suivantes : Abrg : SG001, Code banque : 30003, Code guichet : 00010, N de compte : 0123456789 Cl : 70

Si vous navez pas de compte bancaire dans cette banque, laissez les valeurs proposes mais enregistrez le code journal, qui sera utilis dans une prochaine leon.

Reprez la zone Journal en bas et gauche et slectionnez, dans cette zone liste droulante, le code du journal que vous avez cr : SG Socit gnrale.
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Chapitre 2 Paramtrage de la socit

Si vous slectionnez un code journal incorrect, oprez de la faon suivante pour modifier votre erreur : slectionnez le contenu erron de la zone ; effacez-le en pressant la touche RET.ARR. ; recommencez la slection.

Validez (pressez la touche ENTRE) pour enregistrer les modifications. Vous pouvez enregistrer dautres comptes dans cette mme banque, en tapant les informations dans les zones cites ci-dessus puis en validant. Refermez la fentre en tapant les touches CTRL + F4. Faites des oprations similaires pour la Banque Nationale de Paris que vous avez galement cre et affectez-lui le journal : BNP Banque Nationale de Paris. Si vous navez pas de compte dans cette banque, vous pouvez paramtrer le compte fictif suivant : Abrg : BNP01, Code banque : 30004, Code guichet : 00743, N de compte : 00000000100 Cl : 55 Refermez les fentres des banques en pressant la combinaison de touches CTRL + F5.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit

Leon 4 Cration des comptes clients et fournisseurs

Objectif

Lobjectif de cette leon est de vous montrer comment crer les comptes de tiers clients et fournisseurs. La cration des autres tiers, salaris par exemple, seffectue de la mme manire.

tapes

Les tapes de la leon sont les suivantes : 1. 2. Cration et paramtrage des fiches clients, dans le cas o votre fichier comptable ne contiendrait aucun compte de ce type. Suppression des lments indsirables parmi tous ceux enregistrs par dfaut dans votre fichier.
Astuces

La cration dune fiche fournisseur, qui est similaire celle des clients, sera faite dans une leon ultrieure.

Ouvrez la barre doutils Gestion des tiers comme indiqu au dbut de la Leon 3 Cration des lments comptables de ce chapitre.

Vous pouvez la disposer ct de la barre doutils Comptabilit gnrale : les deux seront utilises dans les leons qui suivent.

Avant-propos

Lors des prcdentes leons, vous avez cr une partie de votre base comptable. Vous allez maintenant procder la cration de vos comptes auxiliaires (clients, fournisseurs, salaris ou autres). Une fiche client va tre cre. Il en est exactement de mme pour les autres tiers. Si vous avez quitt le programme la fin de la leon prcdente, relancez-le comme il est indiqu au dbut de la Leon 3 Cration des lments comptables.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit

Cration dune fiche client


Ouvrez la liste des clients. Pour cela, plusieurs possibilits sont offertes :
Barre de menus Barre doutils Gestion des tiers Commande Structure / Plan tiers Bouton Plan tiers

Barre verticale Gestion et suivi des tiers Bouton Plan tiers

La liste qui souvre est thoriquement vide. Pour crer une fiche client lorsque la liste des clients est ouverte, choisissez une des possibilits suivantes : Cliquez sur le bouton Cration dun lment (ou Ajouter) de la barre doutils Navigation ;

Tapez CTRL + J ; Slectionnez la commande Ajouter un nouvel lment du menu contextuel ; Lancez la commande Edition / Ajouter ; Cliquez sur le bouton Crer un client de la barre doutils Gestion des tiers. Cette solution noblige pas ouvrir la liste des clients ;

Cliquez sur le bouton Crer un client de la barre verticale Gestion et suivi des Tiers. Cette solution noblige pas ouvrir la liste des clients.

Volet Identification dune fiche client


Enregistrez votre premier client en vous inspirant de lexemple ci-dessous. Pressez la touche TABULATION pour passer dune zone la suivante. Pressez la combinaison de touches MAJUSCULE + TABULATION pour revenir dune zone la prcdente.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit


Nous ne dtaillerons que les volets qui ont une utilit immdiate pour les saisies de ce manuel pdagogique. Les autres pourront tre complts en sinspirant des informations donnes dans le Manuel de rfrence . Le premier volet, Identification, permet denregistrer les informations didentification du tiers. Ci-aprs un exemple de fiche client.

Enregistrez les valeurs de lun de vos comptes clients dans les zones : N compte : cest le numro ou la rfrence que vous allez attribuer votre client. Par dfaut, le programme propose une numrotation manuelle (option Fichier / A propos de / Options / Type tiers). Cette zone nest plus modifiable ds que le compte est enregistr : si vous avez fait une erreur, il faut supprimer le compte ( condition quil nait pas t mouvement) et le ressaisir. Ce numro de compte est unique. Type : zone liste droulante permettant de slectionner le type de tiers en cours de saisie (client, fournisseur, salari ou autre). Cette zone sestompe et nest plus modifiable ds que le compte est enregistr. Intitul : nom de votre tiers. Classement : zone servant au classement de la liste des tiers et reprenant par dfaut les 17 premiers caractres de lintitul (modifiable).

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit


Compte collectif rattach : zone liste droulante dans laquelle il faut choisir le compte collectif correspondant au type de tiers en cours de saisie. Il est possible de crer un nouveau compte en saisissant son numro dans cette zone : un message de confirmation vous demandera de valider cette cration. Qualit : renseignez ici la qualit du tiers (Monsieur, Madame) ou la forme de la socit Entreprise (SARL, EURL). Contact : nom de votre principal contact dans lentreprise tiers. Adresse, Complment, C.P. (code postal), Ville, Rgion, Pays : zones destines lenregistrement des coordonnes du tiers. N Siret, NAF (ou Code APE), N identifiant : lintitul de ces zones est reprsentatif des donnes quelles doivent contenir. Le programme contrle la validit du numro de Siret (vous pouvez passer outre le message dalerte). Tlcommunication : ensemble de zones permettant la saisie des informations permettant de joindre le sige du tiers. Cliquez ensuite sur chaque onglet, afin de saisir les informations complmentaires qui vous seront utiles dans vos futurs traitements.

Volet Contacts dune fiche client


Cette fentre permet denregistrer les diffrents contacts auprs du client.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit

Remplissez toutes les zones concernant un contact en passant de lune lautre laide de la touche TABULATION. A la fin de vos saisies, enregistrez le contact en pressant la touche ENTREE. Le tableau rcapitulatif se met jour et intgre le nouvel enregistrement.

Volet Complment dune fiche tiers


Ce volet est essentiel pour la comptabilisation des mouvements passs sur le compte en cours de saisie. Cest en particulier le cas des conditions de rglement.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit

Les zones prsentant des particularits sont les suivantes : Devise Cette zone sert mentionner la devise du tiers, sil sagit dun client lexportation. Si le tiers utilise la mme devise que vous, laissez la valeur Aucune. Conditions de rglement Cet ensemble de zones permet de paramtrer les conditions de rglement autorises au client. Saisissez les valeurs suivantes dans les zones successives : Equilibre : laissez la valeur propose par dfaut. Nombre de jours : saisissez 30. Conditions de rglement : slectionnez Fin mois. Jour de tombe : (zone Le) laissez vide. Mode de rglement : slectionnez Chque. Validez les valeurs saisies par la touche ENTRE. Ce paramtrage indiquera au programme que le client doit payer ses chances par chque 30 jours fin de mois de facturation et quil rgle chaque facture par un seul rglement.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit Volet Banques dune fiche client


Ce volet permet de saisir les diffrentes banques du client.

Coordonnes bancaires Saisissez les coordonnes bancaires relatives votre client puis pressez la touche ENTREE. Locale Loption Locale indique au programme dadopter la structure de code bancaire des banques franaises. Si vous faites une erreur dans la saisie du RIB, le programme lindiquera dans un message.

Volet Solvabilit dune fiche client


Le volet Solvabilit donne accs deux sous-volets : Le sous-volet Solvabilit permet de paramtrer la gestion de lencours de chaque client, en lui affectant entre autres un code risque et un encours maximum, ainsi que de consulter les donnes comptables instantanes du tiers. Le sous-volet Surveillance rsume la situation financire de la socit, ainsi que ses habitudes de paiement.
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Chapitre 2 Paramtrage de la socit


Ce dernier sous-volet est li la fonction de surveillance que lon peut obtenir par Internet. Reportez-vous au Manuel de la gamme pour plus de prcisions sur les possibilits offertes par cette fonction. Ces sous-volets sont renseigns, pour lun lorsque des saisies ont t faites sur ce compte, pour lautre aprs souscription labonnement permettant la surveillance financire des socits partenaires. Les exemples illustrs ci-dessous sont tirs du jeu dessai Bijou.
Sous-volet Solvabilit de la fiche client

Zones de la fentre prsentant des particularits : Encours maximum autoris Enregistrez ici les consignes de surveillance du client. Zones dinformations de droite Ces zones sont renseignes automatiquement par le programme, en fonction des saisies faites sur le compte.

3
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Les illustrations ci-dessus et ci-dessous sont des exemples de ce que vous obtiendrez aprs saisie de mouvements sur le compte ou interrogation de lorganisme de surveillance.

Chapitre 2 Paramtrage de la socit


Sous-volet Surveillance de la fiche tiers

Ces zones sont automatiquement renseignes lorsque vous interrogez le site Internet de surveillance des entreprises.

La mise jour de ces informations seffectue en cliquant sur le bouton Mise jour de la surveillance financire. Il est, bien entendu, ncessaire davoir souscrit au pralable un abonnement au service qui dispense ces informations, afin de pouvoir en disposer. Ce bouton deviendra alors actif.

Volet Champs libres dune fiche client


Ce volet se subdivise en trois sous-volets. Ils servent lenregistrement dinformations diverses, telles des fichiers contenant des informations sur le client, des donnes pouvant tre utilises dans les calculs ou bien des documents relatifs au client (contrats, images, etc.).

Lapparition de lun de ces sous-volets est subordonne lenregistrement d Informations libres dans les options de lentreprise.

Pour plus dinformations sur ces volets, reportez-vous au Manuel de la gamme .


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Chapitre 2 Paramtrage de la socit


Lillustration ci-dessous est tire du jeu dessai Bijou.

Les champs statistiques tiers sont enregistrs dans les options de lentreprise. La zone de saisie permet de leur affecter des valeurs. Pour plus dinformations sur les autres sous-volets, reportez-vous au Manuel de la gamme .

Volet Cumuls de la fiche client


Les informations prsentes dans ce volet ne sont pas saisissables mais rsultent des mouvements enregistrs sur le compte. Les illustrations qui suivent sont tires du jeu dessai Bijou.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit

Mouvements dans la devise Slectionnez la devise daffichage, si le compte possde des critures mentionnant diffrentes devises. Par dfaut, les montants affichs sont toujours convertis dans la monnaie de tenue comptable. Cliquez sur la case de fermeture pour refermer la fentre et enregistrer les modifications ventuellement apportes dans lensemble de la fiche client. Faites de mme pour la liste des tiers. Vous pouvez maintenant enregistrer dautres clients, fournisseurs, salaris ou autres si vous le dsirez, le principe est le mme.

Suppression dlments comptables indsirables


Lors de la reprise des lments comptables, vous avez rapatri lensemble des comptes, des codes journaux et des taux de taxes du fichier C_MODEL.MAE. Toutefois, certains de ces lments peuvent ntre daucune utilit pour vous. Cest pourquoi, vous allez peut tre devoir supprimer quelques lments comptables, tels que certains taux de taxes, des codes journaux concernant des banques avec lesquelles vous ne traitez pas ou des comptes non utiliss dans votre comptabilit.
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Chapitre 2 Paramtrage de la socit

Il est impossible de supprimer tout lment qui aurait t mouvement par une saisie.

Ouvrez une liste dans laquelle vous allez supprimer des lments. Prenons lexemple des codes journaux. Ouvrez la liste comme cela vous a t montr plus haut. Pour plus dinformations, reportez-vous au titre Cration des journaux.

Slectionnez le journal Banque Monnaie locale - 3 en cliquant sur sa ligne. Pour supprimer cet lment : Pressez la combinaison de touches CTRL + U ou Cliquez sur le bouton Supprimer de la barre doutils Navigation ou

Ouvrez le menu contextuel (clic droit sur la liste) et slectionnez la commande Supprimer les lments slectionns ou Lancez la commande Edition / Supprimer. Si un message de confirmation saffiche, rpondez par laffirmative. Aprs toutes les suppressions ncessaires, refermez la liste des journaux en pressant la touche ECHAP.

La touche ECHAP doit tre utilise avec prcaution : elle referme la fentre en cours, avec ou sans enregistrement des modifications, selon la fonction utilise.

Procdez de mme pour toutes les donnes dont vous navez pas lutilit, afin dviter un encombrement inutile de votre fichier comptable.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit


Cette leon est maintenant termine. Refermez toutes les fentres qui pourraient tre encore ouvertes lcran.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit

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Chapitre 3 Gestion courante

Chapitre 3 Gestion courante


Ce chapitre donne accs aux leons suivantes : Leon 1 Saisie dune facture, page 70, Leon 2 Saisie par pice, page 85, Leon 3 Saisie du rglement des factures, page 90, Leon 4 Interrogation et lettrage des comptes, page 98, Leon 5 Personnalisez vos documents comptables, page 114, Leon 6 Relance client, page 124, Leon 7 Etats comptables standards, page 128, Leon 8 Etats tiers, page 135.

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Chapitre 3 Gestion courante

Leon 1 Saisie dune facture

Objectif

Lobjectif de cette leon est de vous montrer les diffrents modes de saisie des factures : classique ou avec laide dun modle.

Cette leon est consacre la saisie classique des critures : affichage de la liste des journaux, ouverture dun journal et saisies, assistes ou non par un modle de saisie. Vous verrez dans la leon suivante une autre possibilit de saisie :accs direct la saisie des pices. Vous pourrez ainsi choisir la mthode qui vous convient le mieux.

tapes

Les tapes de cette leon sont les suivantes : 1. 2. Saisie classique dune facture par enregistrement des lignes les unes aprs les autres. Saisie automatise dune facture laide dun modle de saisie.

Astuces

Lors des saisies dans les diffrentes fentres du programme, il est prfrable de dplacer le curseur dune zone une autre de la faon suivante : pour aller dune zone la suivante, utilisez la touche TABULATION, pour revenir dune zone la prcdente, utilisez la combinaison de touches MAJUSCULE + TABULATION. Cette manire doprer garantit lexcution des automatismes qui pourraient tre lis aux zones de saisie. Si, dans une zone liste droulante, vous faites un choix incorrect, effacez simplement la valeur errone en pressant la touche RET.ARR. puis recommencez la slection. Cette mthode ne modifie que la slection et ne supprime nullement la valeur corrige.

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Chapitre 3 Gestion courante


Il est possible de crer un compte de tiers lors des saisies de pice, en tapant un point dinterrogation (?) dans la zone de saisie du code du tiers puis en pressant la touche TABULATION. Au lieu de la fentre de slection, cest une nouvelle fiche tiers qui souvre et quil vous reste remplir.

Avant-propos

Cette nouvelle leon sur le programme Sage Comptabilit va vous permettre dexprimenter la saisie des pices, factures en loccurrence, de plusieurs faons diffrentes. Si vous avez quitt le programme la fin de la leon prcdente, relancez-le comme il est indiqu au dbut de la Leon 3 du Chapitre 2 - Paramtrage de la socit.

Saisie classique dune criture (facture de vente)


La saisie des critures seffectue dans la fonction Journaux de saisie du menu Traitement.

Ouvrez la liste des journaux


Louverture peut seffectuer de diffrentes faons :
Barre de menus Barre doutils Comptabilit gnrale Barre verticale Saisie des critures Commande Traitement / Journaux de saisie Bouton Journaux de saisie Bouton Journaux de saisie

Vous constatez, dans la fentre qui souvre, que le programme a gnr mensuellement, sur lexercice en cours, autant de journaux que de codes journaux crs.

Il est donc judicieux de supprimer les codes journaux non utiliss. Toute cration de codes journaux, mme en cours dexercice, se traduira par la cration, dans cette liste, dautant de journaux quil y a de mois.

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Chapitre 3 Gestion courante

La colonne Position est vide lorsquaucune saisie na encore t faite. En cas doprations sur les journaux, elle affiche, sous la forme dicnes, des informations qui seront dcrites plus loin.

Ouvrez la fentre de saisie des critures


Ouvrez le journal Ventes marchandises de mars06 : soit par un double-clic sur sa ligne, soit en slectionnant sa ligne puis en tapant CTRL + M, soit en slectionnant sa ligne puis en cliquant sur le bouton Voir/Modifier de la barre doutils Navigation.

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Chapitre 3 Gestion courante

La saisie des critures seffectue dans le bandeau de saisie, au dessus des titres des colonnes. Il est possible dajuster les dimensions de la fentre, pour cela consultez le Manuel de la gamme .
Personnalisation de la fentre de saisie du journal

Si les colonnes Code taxe et N Facture napparaissent pas dans lcran de saisie, il est ncessaire de les afficher. Pour cela, utilisez lune des mthodes suivantes : lancez la commande Fentre / Personnaliser la liste, ouvrez le menu contextuel et slectionnez la commande Personnaliser la liste. Une fentre de paramtrage souvre.

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Chapitre 3 Gestion courante

Procdez comme suit pour ajouter ces deux nouvelles colonnes : 1. 2. 3. 4. Dans la liste de gauche, cliquez sur lintitul de la colonne N Facture. Cliquez sur le bouton Ajouter. Faites de mme pour la colonne Code taxe. Cliquez sur le bouton OK.

Les deux colonnes apparaissent maintenant dans la fentre de saisie du journal. Pour plus d'informations sur la personnalisation des listes, voir le Manuel de la gamme .

Enregistrez la facture de vente


Enregistrez la facture suivante : votre client COURA vous achte, pour un montant de 252 HT, une marchandise taxe 19,6 %. Les conditions de rglement habituelles sont appliques. La saisie se droule en 3 tapes : 1. 2. 3. Saisie de la ligne HT, Saisie de la ligne TVA, Saisie de la ligne TTC.

Pour dplacer le curseur de zone en zone, consultez lAstuce mentionne au dbut de cette leon.

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Chapitre 3 Gestion courante

Saisissez la ligne HT

Saisissez d'abord la ligne HT, en renseignant les zones suivantes du bandeau de saisie : Jour : indiquez la date de facture, par exemple : 1. N pice : le dernier numro utilis est automatiquement propos, augment de 1. Laissez la valeur propose. N Facture : indiquez la rfrence de votre fournisseur, par exemple, VT404. N compte gnral : choisissez le compte de ventes marchandises 19,6 % (compte 70101900). Vous pouvez appeler la liste des comptes existants de diffrentes manires : en tapant le numro de compte, en pressant la touche F4 ou en saisissant la racine du compte 701 et en pressant la touche TABULATION puis en slectionnant le compte dans la fentre de slection qui sest affiche avant de valider ou de cliquer sur le bouton OK. La zone liste droulante Liste trie par sert prciser lordre de classement sur le numro ou sur le contenu de la zone Classement de la fiche du compte (en fait lintitul dans la plupart des cas).

N compte tiers : inutilis. Code Taxe : tapez C19 sil nest pas indiqu. Libell : tapez-le, par exemple Fact. FCA0156. Echance et Position journal : inutilises.

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Chapitre 3 Gestion courante


Montant HT : remarquez que le curseur sest positionn dans la colonne Crdit. Saisissez le montant HT, par exemple 252. Validez la saisie par la touche ENTREE.

Ligne de TVA

Constatez que la ligne de TVA correspondant au taux 19,6 % a t automatiquement gnre. Cet automatisme est le rsultat de la combinaison des facteurs suivants : Le code taxe C19 renvoie un compte gnral (44571190) et un taux (19,6 %). Ce code taxe comporte un code regroupement (C19), qui permet la gnration d'une ou plusieurs lignes de TVA en cascade sur une mme ligne HT.

Saisissez la ligne TTC

Saisissez ensuite la ligne TTC en renseignant les zones suivantes : Jour : conservez la date propose. N pice : conservez le numro mentionn. N Facture : conservez la rfrence indique. N compte gnral : ne mentionnez rien dans cette zone mais pressez la touche TABULATION pour amener le curseur dans la zone suivante. Ce compte sera automatiquement repris aprs slection du compte tiers. N compte tiers : slectionnez le client Courage & Fils. Vous pouvez appeler la liste des comptes tiers existants de diffrentes manires : en tapant le code du tiers : COURA, en pressant la touche F4 ou en saisissant les premiers caractres du code : C ou CO par exemple et en pressant la touche TABULATION, puis en slectionnant le compte dans la fentre de slection qui sest affiche avant de valider ou de cliquer sur le bouton OK.

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Chapitre 3 Gestion courante

Vous pouvez affiner la slection au moyen des zones liste droulante disposes sur le bord infrieur de la fentre. Code TVA : inutilis. Libell : conservez le mme libell. Echance : la date d'chance est automatiquement calcule en fonction des conditions de rglement dfinies pour le tiers. Position journal : inutilis. Montant TTC : le solde de la pice est automatiquement report sur la zone Dbit. Validez la ligne de saisie par la touche ENTREE. Vous obtenez alors une fentre similaire celle prsente ci-dessous.

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Chapitre 3 Gestion courante

Cliquez sur la case Fermer pour refermer la fentre du journal de vente. Remarquez que deux icnes apparaissent dans la colonne Position de la liste des journaux en regard du journal de vente de mars 06 : Le journal est ouvert, c'est--dire qu'il comporte des critures. Il nest pas cltur. Le journal na pas t imprim.

Laissez la liste des journaux ouverte.

Saisie laide dun modle de saisie


Lensemble des modles de saisie ont t repris lors de la cration de la socit. Nous allons maintenant ajouter un nouveau mouvement comptable laide dun modle de saisie. Ouvrez le journal des achats ACH de mars 06.

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Chapitre 3 Gestion courante

Dployez la zone liste droulante Modle de saisie. La liste des modles de type Achat saffiche. En effet, nous verrons plus loin que, comme pour les codes journaux, un type est associ chaque modle de saisie cr. De cette faon, partir dun journal, seuls les modles de saisie du mme type sont proposs (facture dachat de matires dans le journal dachats, facture de vente de produits dans le journal de ventes). Cliquez sur la ligne du modle de saisie Facture Achats matires pour la slectionner. Validez par la touche ENTREE. La fentre du journal a chang dapparence.

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Chapitre 3 Gestion courante

La zone de saisie au dessus du titre des colonnes sest transforme. Ces lignes de saisie sont celles enregistres dans le modle de saisie.

Nous vous rappelons que les indications donnes ci-aprs correspondent lexemple servant de base votre dcouverte et que, si vous avez cr votre fichier comptable dfinitif, il est conseill denregistrer une facture dachat relle en suivant les conseils donns. Il est vivement recommand lorsque vous utilisez les modles de saisie, de ne pas dplacer le curseur laide de la souris mais en utilisant la touche TABULATION pour aller dune zone la suivante ou la combinaison de touches MAJUSCULE + TABULATION pour revenir dune zone la prcdente. Lutilisation de la souris ne permet pas aux automatismes prprogramms de sexcuter. Vous perdez donc tout le bnfice quils peuvent vous apporter.

Le programme positionne automatiquement le curseur dans les zones successives suivantes : Jour : il nest pas ncessaire de taper le mois et lanne puisque la priode du journal en fait office. Saisissez simplement le jour : 3. Pressez ensuite la touche TABULATION. Le curseur passe automatiquement dans la zone de saisie suivante (la colonne suivante est ignore). N de pice : cette zone est automatiquement renseigne en fonction du paramtrage du code journal et des indications portes dans le modle de saisie. Laissez la valeur propose. N compte gnral : le curseur ne se positionne pas sur la zone de saisie du compte gnral car celui-ci a dj t paramtr dans le modle de saisie.

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Chapitre 3 Gestion courante


Libell : le modle de saisie prvoit le dbut du libell Facture n ; il ne vous reste qu le complter. Le libell se rpercutera alors sur les lignes suivantes. Saisissez 4040 la suite de la mention dj prsente dans la zone. Dbit/Crdit : le curseur se dplace selon les paramtres du modle de saisie, soit dans la colonne dbit, soit dans la colonne crdit. Saisissez la valeur 222 dans la colonne Dbit qui correspond la ligne de charge. Pressez la touche TABULATION. Le taux de TVA est calcul automatiquement. Le curseur se trouve maintenant dans la zone de saisie du compte gnral de transport 624 : cette facture, dans notre exemple, ne comportant pas de frais de transport, ne saisissez rien dans la zone de saisie du compte ni dans la colonne Dbit et pressez la touche TABULATION deux fois pour aboutir la zone suivante. N compte tiers : pour appeler les comptes de tiers fournisseurs, le processus est strictement le mme que pour les clients. Voyez les explications donnes pour la facture de vente ci-dessus. La liste des comptes tiers souvre lcran.

Cette liste est vide car aucun fournisseur na t cr. Vous allez donc procder la cration dun fournisseur (par exemple : JASER).

Cration dun fournisseur en saisie de pice


Pour cela, cliquez sur le bouton Nouveau. La fentre de cration vue sous le titre Cration des comptes tiers apparat. La seule diffrence est, quici, le type de tiers propos est Fournisseur. Enregistrez le numro de compte du fournisseur. Inspirez-vous de lillustration ci-dessous pour vos saisies.

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Chapitre 3 Gestion courante

Aprs avoir saisi ces informations, compltez les autres volets concernant le tiers, notamment les conditions de rglement du volet Complment.

Le programme contrle la validit du numro de Siret. Un message derreur non bloquant apparat sil est erron.

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Chapitre 3 Gestion courante

Saisissez ou slectionnez les conditions de rglement dans les zones du bas de lcran puis pressez la touche ENTRE. Cliquez ensuite sur la case Fermer de la fiche tiers.

Poursuite de la saisie de la pice dachat


Vous revenez la saisie de pice et le compte fournisseur est automatiquement enregistr dans la zone N compte tiers. Pressez la touche TABULATION. Le compte gnral associ au compte de tiers saffiche automatiquement et la dsignation du compte tiers apparat en haut de la fentre. Dbit/Crdit (ligne du compte de tiers) : il nest pas ncessaire denregistrer le montant TTC de la pice car le modle de saisie a automatiquement enregistr la contrepartie des saisies ou des calculs faits dans les lignes prcdentes. La saisie de toutes les valeurs tant maintenant termine, vous pouvez valider la pice en pressant la touche ENTRE.

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Chapitre 3 Gestion courante

Constatez que le programme transfre les lignes de la pice dans le journal. La ligne qui na pas t renseigne (celle du compte de port) na pas t reporte dans le journal. Refermez toutes les fentres ouvertes en pressant la touche ECHAP pour refermer le modle de saisie puis en tapant CTRL + F4 plusieurs fois si ncessaire.

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Chapitre 3 Gestion courante

Leon 2 Saisie par pice

Objectif

Lobjectif de cette leon est denregistrer une facture fournisseur en utilisant une fonctionnalit particulire de la Comptabilit, la saisie par pice.

tapes

Les tapes de la leon sont les suivantes : Saisie dune pice dachat au moyen de la fonction Saisie par pice.

Astuce

Les dates peuvent tre tapes au clavier dans les zones destines cet effet. Sauf avis contraire, il est ncessaire de les saisir sous la forme numrique JJMMAA sans aucun sparateur. Les zones de dates sont toujours accompagnes dun bouton qui ouvre un calendrier.

Le Manuel de la gamme vous indique comment utiliser ce calendrier pour slectionner une date.

Avant-propos

Dans cette nouvelle leon, vous allez aborder le traitement dune facture fournisseur laide des lments enregistrs dans la leon prcdente. Si vous avez quitt le programme la fin de la leon prcdente, relancez-le comme il est indiqu au dbut de la Leon 3 du Chapitre 2 - Paramtrage de la socit.

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Chapitre 3 Gestion courante

Utilisation de la fonction Saisie par pice


Pour lancer cette fonction vous pouvez :
Barre de menus Commande Traitement / Saisie par pice / Ajout dune pice

Barre verticale, volet Saisie des cri- Bouton Ajout dune pice tures Barre doutils Comptabilit gnrale Bouton Ajout dune pice

Une fentre permettant la saisie directe souvre.

Cette fentre sert la fois pour la saisie de pice ou pour leur consultation ou modification. Vous allez lutiliser pour saisir une nouvelle facture dachat concernant le fournisseur JASER. La saisie seffectue en deux temps, dabord les informations gnrales puis les comptes et montants.

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Chapitre 3 Gestion courante Saisie des informations gnrales


Devise de saisie Laissez la devise EURO propose par dfaut. Journal Cette liste ne propose que les codes journaux sans prcision de mois. Choisissez le journal dachats ACH. Date Enregistrez la date du 180306.

Contrairement ce qui se passe dans les modes de saisie vus dans la leon prcdente, il est ncessaire de slectionner la date complte.

Pour saisir cette date, vous pouvez la taper au clavier ou la slectionner en vous aidant du calendrier ouvert par le bouton associ cette zone. Pour plus dinformations sur le calendrier, reportez-vous au Manuel de la gamme . N pice Laissez la valeur propose par dfaut. Rf. pice Enregistrez un numro de votre choix comme par exemple : FA0312. Libell Enregistrez le numro de la facture fournisseur en vous aidant des libells pr-enregistrs. Pour cela, cliquez sur le bouton Appeler un libell en haut de la fentre. Une fentre souvre pour slectionner le libell qui convient.

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Chapitre 3 Gestion courante

Cliquez sur le libell Facture puis sur le bouton OK.

Cette fonction est galement disponible en saisie classique de pice. Les libells sont enregistrs dans la fonction du mme nom du menu Structure. Vous pouvez en crer autant que vous voulez et leur associer une combinaison de touches permettant de les appeler directement partir du clavier.

Le libell Facture a t insr dans la zone du mme nom. Vous pouvez le complter par le numro de la facture, tel 4054. A ce niveau, il est ncessaire de valider (presser la touche ENTRE) pour enregistrer les informations gnrales de la pice et permettre la saisie des valeurs.

Saisie des lignes de la pice


La validation des informations gnrales a donc rendues actives les zones de saisie des comptes et montants. Certaines de ces valeurs restent encore modifiables, lexception du code journal.

Lorsque vous choisissez Devise au lieu dEuro, deux colonnes supplmentaires apparaissent, pour permettre la saisie des montants en devise.

La saisie des lignes seffectue comme celle des pices classiques. Enregistrez les valeurs suivantes. Rappelez-vous de presser la touche TABULATION pour passer dune zone la suivante. Les colonnes non mentionnes doivent tre laisses vides. Premire ligne : N compte gnral : taper 607 puis presser F4 et slectionner le compte 60701900.
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Chapitre 3 Gestion courante


Dbit : taper 250 puis valider. Deuxime ligne : N compte gnral : taper 445 puis presser F4 et slectionner le compte 44566190. Dbit : le montant de la TVA saffiche automatiquement, ds que vous pressez la touche TABULATION aprs saisie du compte gnral. Pressez la touche ENTRE. Troisime ligne : Presser la touche TABULATION pour amener le curseur dans la zone suivante. N compte tiers : taper J, presser F4 et slectionner le compte fournisseur JASER. Echance : elle est automatiquement dtermine en fonction des conditions de rglement du fournisseur, ds que vous pressez la touche TABULATION, aprs saisie du compte de tiers. Crdit : le montant TTC saffiche automatiquement, en mme temps que la date dchance. Validez cette dernire ligne. Un message saffiche alors.

Cliquez sur le bouton Oui pour enregistrer la pice. Celle-ci disparat alors de lcran de saisie. Vous pouvez ouvrir le journal des achats de mars, pour vous assurer quelle a bien t enregistre. Si vous voulez consultez la pice dans lcran de saisie : 1. 2. 3. 4. Actionnez le bouton Visualisation / Modification dune pice de la barre doutils Comptabilit gnrale : lcran de saisie apparat. Supprimez la date qui saffiche par dfaut (la date systme). Tapez le numro de la pice, par exemple 3, dans la zone correspondante. Validez. La pice rapparat et vous pouvez ventuellement la modifier.

Refermez la fentre en tapant CTRL + F4.

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Chapitre 3 Gestion courante

Leon 3 Saisie du rglement des factures

Objectif

Lobjectif de cette leon est denregistrer le rglement de la facture fournisseur et le rglement partiel de la facture client saisies dans la leon prcdente.

tapes

Les tapes de la leon sont les suivantes : 1. 2. 3. Ouverture dun journal sans passer par la liste. Saisie dcritures sur un journal de trsorerie contrepartie ligne ligne. Saisie dcritures sur un journal de trsorerie contrepartie globale en fin de mois.

Astuces

Les journaux de trsorerie peuvent tre paramtrs pour une contrepartie automatique ligne ligne, cest ce que vous allez voir dans cette leon, ou pour une contrepartie globale sur la priode. Chaque mthode a ses avantages. Vous dciderez par vous-mme en testant chaque procd et en conservant celui qui correspond le mieux vos attentes et vos habitudes de travail.

Avant-propos

Dans cette nouvelle leon, vous allez aborder le traitement dune commande client. Nous allons nous servir, pour illustrer nos propos, des donnes saisies dans les leons prcdentes. Si vous avez quitt le programme la fin de la leon prcdente, relancez-le comme il est indiqu au dbut de la Leon 3 du Chapitre 2 - Paramtrage de la socit.

Rglement de la facture fournisseur Saisie sur un journal de trsorerie contrepartie ligne ligne
Considrons que vous avez avanc de 45 jours dans le temps.
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Chapitre 3 Gestion courante


Pour les besoins de lexemple qui suit, vous utiliserez un des journaux de banque que vous avez cr plus haut. Pour plus dinformations, reportez-vous la Leon 3 Cration des lments comptables du Chapitre 2 Paramtrage de la socit.

Ouvrez un journal de trsorerie


Vous pouvez ouvrir le journal SG Socit Gnrale davril 2006 comme cela vous a t montr dans la Leon 1 du prsent chapitre. Vous pouvez aussi utiliser une mthode plus directe ne ncessitant pas louverture pralable de la liste des journaux :
Barre doutils Comptabilit gnrale Bouton Saisie des critures Barre verticale Saisie des critures Bouton Saisie des critures

Une fentre apparat, pour vous permettre de slectionner le journal dsir.

Slectionnez le code journal SG et la priode avr.06.

Pour slectionner le code journal, il est ncessaire deffacer celui propos en pressant la touche RET.ARR. et en slectionnant le code dsir grce au bouton de liste droulante. Par contre, la slection de la priode seffectue sans quil soit besoin deffacer la valeur propose. Cette diffrence est due au fait que la premire zone est une zone liste droulante ditable et la seconde non ditable. Le Manuel de la gamme dtaille ces points.

Cliquez ensuite sur le bouton OK ou validez. Le journal de saisie souvre lcran.

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Chapitre 3 Gestion courante

La fentre de saisie des journaux de trsorerie est identique celle des journaux de vente ou dachat.

Saisie des critures de rglement

Si vous utilisez votre propre fichier comptable, enregistrez un rglement rel en vous inspirant de lexemple prsent ci-dessous.

Saisissez le rglement de la premire facture du fournisseur sur les zones suivantes. Rappelez-vous dutiliser la touche TABULATION pour passer dune zone la suivante. Jour : indiquez la date du rglement : 20. N pice : saisissez le numro de pice 2 qui correspond celui de lcriture dachat du fournisseur JASER. N compte gnral : sautez cette colonne pour enregistrer directement le numro de compte tiers. N compte tiers : tapez la premire lettre du nom de votre fournisseur, J dans notre exemple, et pressez la touche TABULATION. La fentre de slection des tiers apparat.

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Chapitre 3 Gestion courante

Dans la colonne Type, le symbole est associ un type de tiers : identifie un client,

identifie un fournisseur. Slectionnez la ligne du fournisseur JASER en cliquant dessus puis cliquez sur le bouton OK ou validez. Le code du fournisseur apparat dans la colonne, ainsi que le numro du compte gnral associ. Libell criture : saisissez, par exemple, Rglement Facture 4040. Echance : sautez cette colonne. Position journal : cette colonne est inaccessible. Dbit : inscrivez le montant du rglement, par exemple 265,51. Validez la ligne saisie en pressant la touche ENTRE.
Enregistrement de la ligne de contrepartie

Le programme attend la saisie de la ligne de contrepartie afin que le journal soit quilibr. Cette ligne de contrepartie est galement appele ligne de trsorerie, puisquil sagit daffecter le rglement un compte de trsorerie. Pour cela le logiciel propose une criture sur le compte associ au journal de trsorerie, le compte 51230000. Ce comportement rsulte du paramtrage fait lors de la cration du journal. Pour plus dinformations, reportez-vous la Leon 3 Cration des lments comptables du Chapitre 2 Paramtrage de la socit.
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Chapitre 3 Gestion courante


Pour faire apparatre le montant de la contrepartie, tapez la touche TABULATION jusqu ce que la slection atteigne la zone Libell criture. Vous voyez alors ce montant apparatre dans la colonne Crdit. Vous pouvez alors valider la ligne en tapant la touche ENTRE. Le journal est quilibr.

Cliquez sur la case Fermer pour refermer ce journal.

Rglement de la facture client Saisie sur un journal de trsorerie contrepartie globale en fin de mois
Ouvrez le journal de la BNP de mars 06 comme cela vous a t montr lors de lexercice prcdent.

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Chapitre 3 Gestion courante

Saisie des critures de rglement

Si vous utilisez votre propre fichier comptable, enregistrez un rglement rel en vous inspirant de lexemple prsent ci-dessous.

Saisissez le rglement de la facture sur les zones suivantes. Rappelez-vous dutiliser la touche TABULATION pour passer dune zone la suivante. Jour : indiquez la date du rglement : 30. N pice : laissez le numro 1 qui vous est propos car cest celui de la facture. N compte gnral : sautez cette colonne pour enregistrer directement le numro de compte tiers. N compte tiers : tapez la premire lettre du nom de votre client, C dans notre exemple, et pressez la touche TABULATION. La fentre de slection des tiers apparat.

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Chapitre 3 Gestion courante

Slectionnez la ligne du client COURA en cliquant dessus puis cliquez sur le bouton OK ou validez. Le code du client apparat dans la colonne ainsi que le numro du compte gnral associ. Libell criture : saisissez, par exemple, Rgl. Client Fact. FCA0156. Echance : sautez cette colonne. Position journal : cette colonne est inaccessible. Crdit : remarquez que le programme place automatiquement le curseur dans cette zone puisquil sagit dun client. Inscrivez le montant du rglement, par exemple 150,00.

Nous vous proposons denregistrer un montant infrieur celui de la facture pour vous montrer comment imprimer une relance dans une prochaine leon.

Validez la ligne saisie en pressant la touche ENTRE.


Gnration de la ligne de contrepartie

Contrairement ce qui sest produit pour le journal contrepartie ligne ligne, le programme nattend pas la saisie de la ligne de contrepartie afin que le journal soit quilibr mais il inscrit automatiquement une ligne de contrepartie au dernier jour du mois, intitule Centralisation mois de mars06 dans le cas prsent. Cette ligne unique cumulera sur le compte associ au journal de trsorerie, le compte 51231000, la contrepartie de toutes les critures enregistres sur le journal. Ce comportement rsulte du paramtrage fait lors de la cration du journal. Pour plus dinformations, reportez-vous la Leon 3 Cration des lments comptables du Chapitre 2 Paramtrage de la socit.
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Chapitre 3 Gestion courante

Cliquez sur la case Fermer pour refermer ce journal et la liste des journaux si elle est ouverte.

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Chapitre 3 Gestion courante

Leon 4 Interrogation et lettrage des comptes

Objectif

Lobjectif de cette leon est triple : Obtenir la situation dun compte tiers. Associer une facture et son rglement, autrement dit, effectuer un lettrage. Imprimer des documents et des tats relatifs aux tiers.

tapes

Les tapes de la leon sont les suivantes : 1. 2. 3. 4. 5. 6. Interrogation dun compte fournisseur partir de la fonction de saisie des journaux. Lettrage manuel des critures dun compte fournisseur partir de la fonction dinterrogation tiers. Dlettrage du compte collectif fournisseur. Lettrage automatique sur les montants. Impression dun extrait de compte. Pr-lettrage dun compte client sur un rglement partiel de facture.

Astuces

Pour rapprocher des critures, vous avez votre disposition : Le lettrage sur les montants dans lequel le programme recherche, pour un mme tiers, les critures dont les montants, cumuls au besoin, squilibrent. Le lettrage sur les numros de pice dans lequel le programme recherche les critures portant le mme numro et qui squilibrent. Le lettrage sur les rfrences de pice dans lequel le programme recherche les critures portant la mme rfrence et qui squilibrent. Le pr-lettrage qui permet de regrouper des critures sur un mme tiers dont les montants ne squilibrent pas forcment.

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Chapitre 3 Gestion courante


Le pointage qui est une opration manuelle et vous permet daffecter un mme code deux ou plusieurs critures ayant un rapport particulier entre elles, afin de vous faire souvenir plus tard de ce lien.

Avant-propos

Lenregistrement des critures dachat et de vente est une chose. Celui des rglements correspondants en est une autre. Les fonctions que vous allez voir dans cette leon permettent de rapprocher ces deux types de mouvements afin de sassurer de leur correspondance. Ce rapprochement se fait par le lettrage des critures, qui lui-mme seffectue en interrogeant les comptes. Si vous avez quitt le programme la fin de la leon prcdente, relancez-le comme il est indiqu au dbut de la Leon 3 du Chapitre 2 - Paramtrage de la socit.

Interrogez le compte dun fournisseur


Ouvrez le journal des achats ACH de mars 06. Pour cela, plusieurs mthodes vous ont t montres au dbut des Leons 1 et 2 du prsent chapitre. Reportez-vous ces leons si ncessaire. Vous retrouvez les critures suivantes :

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Chapitre 3 Gestion courante


Dans cette fentre : faites un double-clic sur la troisime ligne, celle comportant le compte de tiers JASER et dun montant crditeur de 265,51,

ou cliquez sur cette ligne pour la slectionner puis sur le bouton Interrogation tiers.

Vous voyez apparatre la fentre Interrogations tiers.

Si aucune criture napparat, vrifiez que la zone liste droulante Slection des critures dispose sur le bord infrieur de la fentre naffiche pas Ecritures lettres. Si tel est le cas, modifiez cet intitul en slectionnant Toutes les critures ou Ecritures non lettres.

La consultation dun compte tiers peut tre effectue galement partir de la fonction Traitement / Interrogation tiers.

Lettrage manuel
Bien que le programme vous propose de multiples fonctions vous permettant de lettrer automatiquement les critures, il se peut que vous ayez, de temps autre, lettrer manuellement certaines lignes de saisie. Lexercice qui suit va vous montrer la marche suivre. Constatez que le programme propose une lettre majuscule comme repre de lettrage. La premire ligne doit dj tre slectionne. Laissez-la ainsi. Pressez une touche CTRL et cliquez sur la troisime ligne (celle possdant le mme numro de pice : 2). Les deux lignes doivent maintenant tre slectionnes. Pour plus dinformations sur les slections dans les listes, reportez-vous au Manuel de la gamme .
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Chapitre 3 Gestion courante

Cliquez ensuite sur le bouton Lettrer/pointer. Vous voyez alors la lettre sinscrire en face de chacune des lignes slectionnes dans la colonne Lettrage montant. Si les critures ont disparu de la fentre, modifiez la zone de slection sur le bord infrieur de la fentre et choisissez Toutes les critures ou Ecritures lettres.

Un compte est toujours lettrable manuellement. Refermez toutes les fentres en cliquant sur leur case Fermer.

Dlettrer un compte
Si vous souhaitez dlettrer un compte afin dannuler une manipulation de lettrage ou pour un motif quelconque, cette opration est toujours possible. Dlettrez le compte collectif fournisseur rattach au compte fournisseur JASER. La fentre permettant cette opration peut tre ouverte :
Barre de menus Commande Traitement / Interrogation et lettrage

Barre doutils Comptabilit gnrale Bouton Interrogation et lettrage

Agrandissez la fentre au besoin. Pour plus dinformations sur le maniement des fentres, reportez-vous au Manuel de la gamme .
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Chapitre 3 Gestion courante


Dans la zone en dessous de Compte, saisissez ou slectionnez 4010000 puis validez par la touche ENTRE.

Pour que les critures apparaissent, il est ncessaire de faire le choix Toutes les critures ou Ecritures lettres dans la zone liste droulante dispose sur le bord infrieur de la fentre.

Remplacez la lettre B propose comme prochaine marque de lettrage par A dans la zone en haut de la fentre. Cliquez sur le bouton Supprimer de la barre doutils Navigation. Un message de confirmation apparat.

Cliquez sur le bouton Oui.

3
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Il existe galement un bouton Annuler un lettrage/pointage qui permet de faire cette opration sur plusieurs codes lettrage.

Chapitre 3 Gestion courante


Pour plus dinformations, reportez-vous au Manuel de rfrence .

Lettrage automatique sur les montants


Ouvrez la liste des journaux

Ouvrez la liste des journaux comme cela vous a t montr prcdemment. Pour plus dinformations, reportez-vous la Leon 1 du prsent chapitre. Ouvrez le journal dachats ACH de mars 06 et reprez la ligne du fournisseur JASER comportant le numro de pice 2. Faites un clic sur la ligne trouve pour la slectionner.

Ouvrez la fentre dinterrogation du tiers

Ouvrez la fentre dinterrogation du tiers comme cela vous a t montr prcdemment. Pour plus dinformations sur louverture de cette fentre, reportez-vous au titre Interrogez le compte fournisseur plus haut dans cette leon.
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Chapitre 3 Gestion courante


La fentre Interrogation tiers souvre alors. Les critures passes sur le compte tiers saffichent.

Avant dexcuter le lettrage, ajustez, si besoin est, la largeur des colonnes de cette fentre laide de la souris. Pour plus dinformations sur le maniement des fentres, reportez-vous au Manuel de la gamme .
Lancez le lettrage automatique

Le programme offre trois possibilits de lettrage automatique, soit sur les montants, soit sur les numros de pices, soit sur le numro de facture. Dans un premier temps, nous vous proposons dexcuter un lettrage sur les montants. Pour effectuer un lettrage automatique, il faut que cette action soit autorise pour le compte concern. Ce paramtrage seffectue en Structure / Plan comptable. Vrifiez que le lettrage automatique est autoris pour le compte tiers JASER. Lancez la fonction atteindre : soit en cliquant sur le bouton Atteindre de la barre doutils Navigation,

soit en slectionnant la commande Edition / Atteindre, soit en tapant CTRL + T. Une fentre souvre. Paramtrez-la comme indiqu ci-dessous.

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Chapitre 3 Gestion courante

Cliquez sur le bouton OK ou validez. La fiche du tiers apparat. Cliquez sur longlet Complment.

Vrifiez que la case Lettrage automatique est bien coche sinon cochez-la.

Il tait galement possible de cliquer sur le bouton Retour au compte pour ouvrir la fiche du tiers.

Refermez la fentre du tiers en cliquant sur sa case Fermer.

Revenu dans la fentre Interrogation tiers, cliquez sur le bouton Lettrage automatique. La fentre Lettrage automatique saffiche.

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Chapitre 3 Gestion courante

Ne modifiez pas les valeurs proposes par dfaut car ce sont celles que nous allons utiliser pour le lettrage, en particulier le type Montant. Le compte propos est bien celui que vous tiez en train dinterroger. Il est possible, si ncessaire, de le modifier. Ce nest pas votre cas. La fourchette de dates des mouvements lettrer couvre par dfaut lexercice actuellement ouvert. Conservez ces dates de manire lettrer les critures enregistres lors de cet exercice comptable. Quant la puissance du lettrage, elle dtermine le nombre maximal de lignes que le programme cherchera associer et lettrer ensemble. La valeur propose est Un : le programme recherchera un maximum de trois critures de contrepartie chaque mouvement. Utilisez la zone liste droulante pour slectionner la puissance Trois si un des comptes tiers possde plus de 3 critures rapprocher. Cette puissance permet de lettrer jusqu neuf lignes dcritures entre elles. La case cocher Lettrage rapide des comptes solds permet de demander le lettrage du compte par la mme lettre lorsquil est sold. Ne modifiez pas la proposition par dfaut. Ne modifiez pas non plus la dernire option Activer lajustement du lettrage. Dans le cas dune diffrence dans le rapprochement des factures, avoirs, acomptes et rglements, cette fonction permet de gnrer des critures dquilibre en fonction des paramtrages faits dans la commande Fichier / A propos de. Validez ensuite ou cliquez sur le bouton OK pour lancer lopration. Lorsquil y a beaucoup dcritures, le programme affiche un cran dinformation vous indiquant ltat davancement de ses travaux, puis la fentre dinterrogation rapparat.

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Chapitre 3 Gestion courante


Les critures prsentes dans la fentre ont disparu. Il faut demander laffichage des critures lettres pour les voir nouveau. Pour cela, slectionnez Toutes les critures ou Ecritures lettres dans la zone liste droulante Slection des critures dispose sur le bord infrieur de la fentre.

Le lettrage seffectue toujours en lettres majuscules. Constatez que les montants squilibrent.

Imprimez lextrait de compte tiers


Imprimez lextrait de compte du fournisseur JASER.

Cliquez sur le bouton Imprimer lextrait. Une fentre de paramtrage souvre.

Ayez soin de modifier le contenu de la zone Lettrage en Toutes les critures.

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Chapitre 3 Gestion courante


Limpression des extraits de compte seffectue partir dun modle de document. Plusieurs types de modles sont proposs. Vous pouvez les adapter vos propres besoins. Cliquez sur le bouton OK ou validez. Une fentre souvre o vous pouvez slectionner le modle dimpression.

Les modles dextraits se trouvent dans le dossier (ou rpertoire) EXTRAITS qui se trouve dans le dossier DOCUMENTS STANDARDS. Le Manuel dinstallation vous prcise o se trouvent ces dossiers sur votre disque dur, en fonction de la version du systme dexploitation que vous utilisez.

Slectionnez le modle portant le nom EXTRAIT TIERS BASE.BMA puis cliquez sur le bouton Ouvrir ou validez. La fentre dimpression souvre.

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Chapitre 3 Gestion courante

Lapparence de cette fentre dpend de limprimante que vous utilisez. Consultez un aperu avant impression

Toutes les fonctions dimpression des programmes Sage permettent de consulter le document imprim lcran avant ou la place de limpression sur papier. Cliquez sur loption Aperu avant impression pour la cocher. Dcochez loption Impression page de garde si la case est coche.

Cette dernire option imprime une page dans laquelle les critres de slection sont rappels.

Cliquez sur le bouton OK.

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Chapitre 3 Gestion courante

Pour agrandir la page, cliquez dessus. Le pointeur prend la forme dune loupe. Naviguez avec les barres de dfilement. Pour revenir la vue rduite, cliquez nouveau sur la page. Pour imprimer sur papier le document en cours de visualisation, cliquez sur le bouton Imprimer dispos sur le bord infrieur de la fentre.

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Chapitre 3 Gestion courante


Refermez la fentre de laperu avant impression en pressant la touche ECHAP ou en cliquant sur la case Fermer. Vous pouvez effectuer les mmes oprations et slectionner le modle EXTRAIT TIERS DVELOPP.BMA, qui imprime un document comportant plus de renseignements sur les mouvements (en particulier sur les devises utilises).

Pr-lettrage
Le pr-lettrage permet de prparer un futur lettrage par l'affectation de lettres minuscules, sur des lignes de pice dont les montants ne squilibrent pas. Faites cette opration sur le compte du client ayant partiellement rgl sa facture. La fentre Interrogation tiers doit toujours tre ouverte lcran. Faites un double-clic sur le nom du tiers JASER et effacez-le en pressant la touche RET. ARR.. Tapez ou slectionnez sa place le code COURA et validez.

Si la fentre est vide, slectionnez Toutes les critures dans la zone de slection sur le bord infrieur de la fentre.

Toutes les critures enregistres sur le compte du tiers apparaissent. Les deux critures ont le mme numro de pice sans que leurs montants squilibrent, vous devez raliser un lettrage automatique sur le numro de pice. Il vous faut auparavant prciser le traitement que vous envisagez de faire.

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Chapitre 3 Gestion courante

Cliquez sur le bouton Choisir le traitement. Une fentre de paramtrage souvre.

Slectionnez Pr-lettrage montant dans la zone liste droulante Type puis cliquez sur le bouton OK ou validez. Cliquez maintenant sur le bouton Lettrage automatique. La fentre Lettrage automatique souvre alors.

Cliquez sur la zone liste droulante Type pour y slectionner N Pice. Validez ou cliquez sur le bouton OK pour lancer le lettrage.

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Chapitre 3 Gestion courante


Constatez que les critures comportant le mme numro de pice sont maintenant lettres mais avec une lettre minuscule, puisque leurs montants ne sont pas quilibrs. Cliquez sur la case Fermer de toutes les fentres encore ouvertes lcran.

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Chapitre 3 Gestion courante

Leon 5 Personnalisez vos documents comptables

Objectif

Cette leon vous montre comment personnaliser les modles dimpression de vos documents. Elle utilise les fonctions de la mise en page.

tapes

Les tapes de la leon sont les suivantes : 1. 2. 3. 4. 5. Reprise dun modle de lettre de rappel existant pour adaptation de ce modle vos particularits. Insertion dune zone variable. Modification du positionnement dun champ et des polices de caractres. Cration dun format de type date. Insertion dune zone de texte et son positionnement.

Astuce

Personnalisez tous vos documents : extraits de comptes, lettres de rappel, tats comptables (brouillard, grand-livre des comptes et des tiers, balance,). Le nombre de modles de mise en page nest pas limit. Si vous utilisez du papier en-tte, la fonction de mise en page vous permettra dadapter vos documents sa prsentation.

Avant-propos

Si vous avez quitt le programme la fin de la leon prcdente, relancez-le comme il est indiqu au dbut de la Leon 3 du chapitre Paramtrage de la socit.

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Chapitre 3 Gestion courante

Lancez le programme de mise en page


Si les modles des tats fournis en standard dans le programme Sage Comptabilit ne vous conviennent pas intgralement, vous avez la possibilit de les personnaliser selon votre choix. Par exemple, nous allons vous montrer comment personnaliser len-tte de votre entreprise dans un modle de lettre de rappel. Pour ce faire, lancez la commande Fichier / Mise en page.

Vous pouvez aussi lancer cette fonction en cliquant sur le bouton Mise en page de la barre doutils Standard.

La fentre du programme de mise en page apparat. Dans cette nouvelle fentre, activez la commande Fichier / Ouvrir.

Slectionnez le modle RAPPEL.BMA puis cliquez sur le bouton Ouvrir. Ce modle se trouve dans le dossier (ou rpertoire) RGLEMENTS RAPPELS qui se trouve dans le dossier DOCUMENTS STANDARDS.

Rappelons que le Manuel de la gamme vous indique o se trouvent les documents en fonction du systme dexploitation que vous utilisez.

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Chapitre 3 Gestion courante

2 2

Afin de conserver votre modle standard, nous vous invitons faire immdiatement une sauvegarde de ce modle sous un autre nom.

Pour ce faire, utilisez la commande Fichier / Enregistrer sous puis indiquez un nouveau nom de votre choix tel que le suivant : Rappel2.bma.
Nous vous recommandons de ne travailler que sur des copies des modles originaux fournis qui serviront doriginaux toutes vos adaptations.

Agrandissez la fentre au maximum et utilisez les barres de dfilement pour consulter ce document. Vous voyez quil est constitu de textes, de cadres et de zones particulires, formes dun rectangle dont le contenu est soulign. Ces rectangles sont des champs ou zones variables, cest--dire des zones o, lors de limpression, le programme insrera des valeurs tires des fichiers de la comptabilit. Choisissez un de ces champs au hasard et cliquez deux fois dessus.

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Chapitre 3 Gestion courante

Faites attention, en excutant cette manuvre, de ne pas dplacer le champ en question car la mise en page du document en serait fausse. Si cela vous arrivait, refermez le document en tapant CTRL + F4 et en rpondant Non la proposition denregistrement puis ouvrez-le nouveau.

Cette fentre permet le paramtrage des zones variables. Les zones Fichier et Champ permettent la slection du fichier et du champ dont le contenu doit tre imprim. La liste Format permet de slectionner un format dimpression. Refermez cette fentre en cliquant sur le bouton Annuler ou en pressant la touche ECHAP.

En ce qui concerne la police de caractres, la taille ou la forme des lettres, ceci se fait simplement en slectionnant la zone puis en choisissant dans le menu Caractres.

Palette doutils
Cette palette est ouverte par dfaut. On peut la masquer ou la faire rapparatre en slectionnant la commande Vue / Masquer les outils ou Vue / Afficher les outils. Toutes les commandes auxquelles elle donne accs sont galement disponibles dans le menu Outils. La palette doutils peut tre dplace, en cliquant sur sa barre de titre :

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Chapitre 3 Gestion courante

Crez un nouveau champ


Ajoutez la date dimpression lheure laquelle le tirage est ralis. Tout dabord, reprez le champ dispos droite de la mention date de tirage, champ qui fera simprimer la date dimpression. Ensuite cliquez sur le bouton Zone variable de la palette doutils ou activez la commande Outils / Zone variable. Le pointeur de la souris se transforme en rticule (croix) lorsquil passe au-dessus du document. Tracez, au moyen du pointeur, un petit rectangle en dessous de la zone droite des mots date de tirage. Pour cela, placez le pointeur un des coins, appuyez sur le bouton de la souris et tirez jusquau coin diagonalement oppos. Peu importe si le rectangle est trop grand ou trop petit, vous pourrez modifier sa taille et sa position par la suite. Ds que vous relchez le bouton de la souris, la fentre de paramtrage que vous connaissez saffiche.

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Chapitre 3 Gestion courante


Slectionnez le fichier Objet tat dans la zone liste droulante Fichier. Il est normalement propos par dfaut. Ce fichier permet linsertion dinformations sur le document lui-mme (nom de lapplication, date et heure dimpression, etc.). Choisissez ensuite le champ Heure de tirage dans la zone liste droulante Champ. Validez ensuite en cliquant sur le bouton OK.

Modifiez le positionnement dun champ


Terminez cet exercice en positionnant la zone au bon endroit et en enregistrant les caractres dimpression. Constatez que la zone variable que vous venez de crer est maintenant affiche lcran lendroit o vous lavez trace. Remarquez aussi que des petits carrs sont disposs aux quatre coins. Ce sont des poignes qui indiquent que le champ est slectionn (donc toutes les modifications que vous ferez sappliqueront ce champ) et qui permettent son dimensionnement. Slectionnez loutil Slection (flche) dans la palette des Outils. Il permet le dplacement et le dimensionnement des objets de mise en page.

Si la zone que vous avez insre est entirement noire, affichez la palette des Motifs en slectionnant la commande Vue / Afficher les motifs et cliquez sur la case blanche en haut et droite de la fentre qui sest affiche.

Le champ prend alors un aspect identique aux autres. Le champ peut tre rempli avec le motif souhait. Le champ Heure de tirage tant toujours slectionn, ouvrez maintenant le menu Caractres et slectionnez la commande Polices. Choisissez Arial qui est la police utilise par les documents du programme, le style de police Normal (ou Standard selon la version du systme dexploitation utilis), puis la taille 9 si ces valeurs ne sont pas dj proposes.
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Chapitre 3 Gestion courante

Validez en cliquant sur le bouton OK. Si cette zone nest pas correctement aligne avec celle de la date, cliquez en son centre et faites glisser pour aligner son bord gauche du cadre avec celui de la zone qui la surmonte. Pour modifier ses dimensions, cliquez sur une poigne et faites glisser. Il nest pas ncessaire que la lgende du champ soit entirement visible. Il importe seulement que, compte tenu des caractres utiliss, la taille du champ soit suffisante pour que les informations quil devra afficher ne soient pas tronques.

Crez un format
Crez maintenant un nouveau format daffichage pour la date qui se trouve juste au-dessus. Vous voulez que celle-ci imprime le jour, le mois en toutes lettres et lanne en entier. Ce format nexiste pas et vous allez le crer. Cliquez deux fois sur la zone situe droite de Date de tirage, juste au-dessus de celle que vous venez dinsrer. La fentre de paramtrage de la zone souvre. Pour crer un format, il faut dabord en slectionner un qui existe. Recherchez dans la liste des formats celui qui reprsente mmmaaa. Dans le langage du programme, ce format implique laffichage du mois en lettres et de lanne avec quatre chiffres mais pas du jour que vous allez ajouter.

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Chapitre 3 Gestion courante


Cliquez sur ce format et constatez quil se recopie dans une zone du bas de lcran. Compltez ce format de faon ce quil apparaisse sous la forme jjmmmaaa. Cliquez sur le bouton Ajouter pour intercaler ce nouveau format dans la liste puis sur le bouton OK pour enregistrer ce nouveau format.

Ajoutez un texte
La dernire opration que vous pouvez raliser est dajouter la gauche de la zone donnant lheure de tirage. Slectionnez dabord loutil Texte dans la palette des Outils. Cliquez gauche de la mention Objet Etat Heure de tirage avec le pointeur pour insrer le curseur de saisie de texte et tapez la prposition .

Le fait de cliquer avec loutil Texte ne fait apparatre aucun curseur. Cependant, les caractres taps au clavier safficheront bien lendroit o vous avez cliqu.

Il vous faudra peut-tre, par la suite, dplacer le bloc de texte que vous venez de saisir afin de lajuster au champ Heure de tirage. Il suffit pour cela de slectionner loutil Flche dans la palette des Outils et de procder exactement comme nous avons dcrit plus haut le positionnement du champ Heure de tirage.

Il ny a aucun inconvnient ce que les champs et Heure de tirage se superposent.

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Chapitre 3 Gestion courante

Vous pourrez, de la mme faon, modifier le nom du signataire.

Les outils de mise en page proposent un type de rubrique Objets calculs. Ces objets permettent la saisie dun mode de calcul pour grer des champs supplmentaires dans la mise en page. Ces champs supplmentaires sont calculs puis imprims.

Enregistrez le document que vous venez de transformer en lanant la commande Fichier / Enregistrer. Refermez ensuite le document en cliquant sur le bouton Fermer droite de la barre de titre ou en tapant CTRL + F4. Notre exemple de mise en page est maintenant achev. Vous pouvez, si vous le dsirez, adapter bien dautres documents. Refermez la fonction de mise en page en slectionnant la commande Fichier / Quitter ou en tapant CTRL + Q.
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Chapitre 3 Gestion courante


La fentre de lapplication Sage Comptabilit revient sur le devant de lcran. Refermez toutes les fentres qui pourraient tre ouvertes lcran.

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Chapitre 3 Gestion courante

Leon 6 Relance client

Objectif

Lobjectif de cette leon est de vous montrer comment imprimer une lettre de rappel client.

tapes

Les tapes de la leon sont les suivantes : 1. 2. Lancement de la commande permettant cette dition. Slection dun modle dimpression fourni avec le programme ou paramtr par vos soins dans la leon prcdente.

Astuce

Les modles de documents sont stocks dans des dossiers (ou rpertoires) du disque dur qui dpendent de la version du systme dexploitation Windows utilis. Vous trouverez dans le manuel dinstallation fourni avec toute version du programme le chemin pour parvenir ces dossiers.

Avant-propos

Dans cette leon vous allez relancer un client en retard de rglement. Si vous avez quitt le programme la fin de la leon prcdente, relancez-le comme il est indiqu au dbut de la Leon 3 du chapitre Paramtrage de la socit.

Imprimez une lettre de relance


Avancez de quelques semaines dans le temps. Supposez que vous tes au mois de mai et que votre client COURA ne vous a pas encore rgl le solde de la facture arrive chance.

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Chapitre 3 Gestion courante


Lancez la commande permettant dimprimer ce courrier de relance :
Barre de menus Commande Traitement / Rappel/relev

Barre doutils Gestion des tiers Bouton Rappels/relevs

Cette commande permet de slectionner et dditer les rappels et relevs clients. Elle permet galement dditer les relevs des fournisseurs et autres types de tiers.

La zone liste droulante Type permet de choisir le type dtat imprimer : Rappel (proposition par dfaut) : ce choix permet dimprimer les lettres de rappel sur lensemble des critures non lettres en retard de paiement. Relev : cette option imprime un relev de toutes les critures du ou des comptes slectionns. Laissez les valeurs proposes par dfaut dans la fentre de slection et cliquez sur le bouton OK ou validez.

Visualisation des rappels


Une fentre Visualisation des rappels souvre.

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Chapitre 3 Gestion courante

Cette fentre affiche la liste des mouvements relancer. Saffiche ainsi la facture du client COURA et son rglement partiel. Laissez les deux lignes coches ( ) dans la colonne Position rappel afin que le rglement partiel soit pris en compte dans la lettre de relance et vienne en dduction du total d.

Cliquez sur le bouton Imprimer les rappels/relevs.

Slectionnez le modle de document


La fentre de slection des modles souvre.

Slectionnez le modle de mise en page que vous avez paramtr dans la leon prcdente.

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Chapitre 3 Gestion courante


Il se nomme RAPPEL2.BMA et se trouve dans le dossier (ou rpertoire) RGLEMENTS RAPPELS, qui lui-mme se trouve dans le dossier DOCUMENTS STANDARDS. La fentre de paramtrage des impressions souvre.

Vous pouvez demander un aperu avant impression en cochant la case correspondante ou lancer une impression sur papier. Refermez toutes les fentres qui pourraient tre encore ouvertes.

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Chapitre 3 Gestion courante

Leon 7 Etats comptables standards

Objectif

Cette leon vous prsente limpression des principaux documents comptables priodiques.

tapes

Les tapes de cette leon sont organises de la manire suivante : 1. 2. 3. 4. Impression du brouillard de saisie, Impression du journal, Impression de la balance, Impression du grand-livre.

Astuce

Les tats sont, pour leur grande majorit, regroups dans le menu Etat. Certains tats spcifiques des commandes du menu Traitement doivent tre lancs directement de la fonction qui les gnre. Cest le cas des relances que nous avons vues dans la leon prcdente. Certains tats peuvent tre lancs soit du menu Etat soit dune fonction du menu Traitement. Cest le cas du brouillard que nous allons imprimer dans cette leon.

Avant-propos

Les tats de base imprims dans la comptabilit sont les brouillards, les journaux, le grand-livre et la balance. Cette leon va vous montrer comment les obtenir. Si vous avez quitt le programme la fin de la leon prcdente, relancez-le comme il est indiqu au dbut de la Leon 3 du chapitre Paramtrage de la socit.

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Chapitre 3 Gestion courante

Imprimez un brouillard de saisie


Le brouillard de saisie est un document qui permet de conserver une trace crite des saisies faites sur une priode et dans un journal donns. Pour lancer limpression du brouillard :
Barre de menus Fentre de saisie du journal Commande Etat / Brouillard Bouton Imprimer le brouillard

Barre verticale Etats comptables et fiscaux Bouton Brouillard

Les brouillards peuvent tre imprims selon un modle standard livr avec l'application ou partir dun modle entirement paramtrable partir de l'outil de mise en page. Pour plus dinformations, reportez-vous au Manuel de la gamme . Une fentre de slection apparat.

Les dates proposes par dfaut couvrent tout lexercice. Le programme imprimera autant de pages que de journaux contenant des critures. Si vous ne voulez imprimer que certains journaux, faites les slections qui conviennent dans ces zones.

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Chapitre 3 Gestion courante


Pour valider les paramtres proposs par dfaut, cliquez sur le bouton OK. La fentre de paramtrage des impressions souvre.

Vous pouvez cliquer sur loption Aperu avant impression pour visualiser lcran le rsultat imprimer. Si vous voulez imprimer le brouillard sur papier, ne slectionnez pas cette option et cliquez sur le bouton OK ou bien validez avec la touche ENTRE.

Si vous choisissez laperu avant impression, le dfilement des diffrents brouillards seffectue partir de la bande de dfilement verticale.

Imprimez un journal
Les journaux peuvent tre imprims partir dune fonction rserve cette fin dans le menu Etat. Slectionnez la commande Etat / Journal. Un menu hirarchique souvre.

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Chapitre 3 Gestion courante


Slectionnez Journal.

Vous pouvez aussi cliquer sur le bouton Journal de la barre verticale Etats complmentaires et fiscaux. Les journaux peuvent tre imprims selon un modle standard livr avec l'application ou partir dun modle entirement paramtrable partir de l'outil de mise en page. Pour plus dinformations, reportez-vous au Manuel de la gamme . La fentre de paramtrage des slections apparat.

Les dates proposes par dfaut couvrent tout lexercice. Le programme imprimera autant de pages que de journaux contenant des critures. Si vous ne voulez imprimer que certains journaux, faites les slections qui conviennent dans ces zones. Laissez les valeurs proposes et cliquez sur le bouton OK ou validez. La fentre de paramtrage des impressions souvre.

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Chapitre 3 Gestion courante

Dcochez loption Aperu avant impression car une impression relle sur papier est ncessaire pour constater limpact de limpression dans laffichage des journaux. Cliquez sur le bouton OK. Quatre pages vont tre imprimes. Lorsque les impressions seront termines, ouvrez la liste des journaux et constatez que les quatre journaux comportent maintenant une nouvelle icne sur leur ligne. Pour savoir comment ouvrir la liste des journaux, reportez-vous au titre Ouvrez la liste des journaux dans la Leon 1 du prsent chapitre. Cette icne indique que limpression du journal a t faite.

Si vous navez demand quun aperu avant impression, cette icne napparat pas car le journal nest pas considr comme imprim.

Tapez CTRL + F4 pour refermer la liste des journaux.

132 Sage France

Chapitre 3 Gestion courante

Imprimez une balance


La balance, avec le grand-livre qui sera vu plus loin, est lun des tats classiques de la comptabilit. Pour limprimer les options suivantes sont proposes :
Barre de menus Commande Etat / Balance des comptes

Barre verticale Etats comp- Bouton Balance tables et fiscaux

Laissez les paramtres proposs par dfaut et cliquez sur le bouton OK ou validez. Pour plus dinformations, reportez-vous au Manuel de rfrence . La fentre de paramtrage des impressions souvre. Pour plus dinformations sur cette fentre, reportez-vous aux impressions prcdentes. Vous pouvez, au choix, demander un aperu avant impression ou raliser limpression sur papier. Limpression ne prend quune seule page A4.

133 Sage France

Chapitre 3 Gestion courante

Imprimez un grand-livre
Avec les journaux et la balance, le document classique de la comptabilit est le grand-livre. Pour imprimer ce document vous pouvez utiliser une des options suivantes :
Barre de menus Commande Etat / Grand livre des comptes

Barre verticale Bouton Grand livre Etats complmentaires et fiscaux

L aussi, conservez les propositions faites par dfaut par le programme. Cliquez sur le bouton OK ou validez. La fentre de paramtrage des impressions souvre. Vous pouvez demander soit un aperu lcran soit une impression sur papier. Limpression sur papier nutilise quun feuillet A4. Refermez toutes les fentres qui pourraient tre encore ouvertes.

134 Sage France

Chapitre 3 Gestion courante

Leon 8 Etats tiers

Objectif

Cette leon vous prsente limpression des principaux tats concernant les tiers.

tapes

Les tapes de cette leon sont organises de la manire suivante : 1. 2. 3. Impression de la balance ge. Impression de lchancier. Impression de la balance tiers.

Astuce

Tous les tats vus dans cette leon doivent tre lancs partir du menu Etat. Les tats concernant les tiers sont regroups dans un menu hirarchique qui permet de les retrouver facilement.

Avant-propos

Tout comme vous pouvez imprimer le Grand-livre ou la balance des comptes gnraux, il est possible dditer ces documents pour les tiers eux-mmes. Ceci sera dautant plus utile si vous utilisez les comptes collectifs et un plan comptable auxiliaire pour les tiers et non pas des comptes gnraux pour chacun deux. Cest, notamment, le paramtrage qui vous est propos dans le fichier de dcouverte Bijou. Si vous avez quitt le programme la fin de la leon prcdente, relancez-le comme il est indiqu au dbut de la Leon 3 du chapitre Paramtrage de la socit.

Balance ge
La balance ge vous permet dimprimer un tat prvisionnel des chances clients et fournisseurs venir, ventiles par tranches de dates paramtrables.

135 Sage France

Chapitre 3 Gestion courante


Lancez la commande Etat / Balance ge. Une fentre de slection simplifie souvre.

Supposez que la date du jour est le 31 mars 2006 et que vous voulez vrifier quelles sont les factures clients dont le rglement nest pas encore sold. Enregistrez les valeurs rsumes dans le tableau ci-aprs.
Zone Date de situation Date criture de Date criture N compte gnral de / Nature de compte Autres zones 310306 010306 310306 Laissez vide Client Laissez les valeurs proposes Valeur

Les intituls des zones remplir doivent tre suffisamment explicites pour vous permettre de les identifier ultrieurement. Remarquez que la zone Daprs la date d permet de trier les pices selon leur date dcriture ou leur date dchance. Les zones Dlai au bas de la fentre sont des priodes exprimes en nombre de jours. Par dfaut elles proposent les pices chues depuis 30, 60 et 90 jours. Lorsque ces paramtrages sont effectus, cliquez sur le bouton OK ou validez.
136 Sage France

Chapitre 3 Gestion courante


La fentre de paramtrage des impressions va alors souvrir. Vous pouvez demander un aperu avant impression comme vous avez appris le faire plusieurs reprises dj. Quand limpression est termine ou la fentre de visualisation referme, lcran est prt pour une autre opration.

Echancier
La balance ge est plus particulirement destine constater les clients en retard de rglement. Lchancier, lui, permet de prvoir les rglements fournisseurs assurer dans les prochains jours. Lancez la commande Etat / Echancier. Une fentre de slection simplifie souvre. En fait, dans pratiquement toutes les commandes du menu Etat la slection vous est propose dabord dans un cran simplifi puis, si vous souhaitez affiner les slections, dans un format de slection qui propose plus de critres de slection. Pour plus dinformations sur les formats de slection, reportez-vous au Manuel de la gamme .

Comme prcdemment, supposez que la date du jour est le 31 mars 2006 et que vous voulez vrifier quelles sont les factures fournisseurs dont il va falloir assurer le rglement prochainement.

137 Sage France

Chapitre 3 Gestion courante


Enregistrez les valeurs rsumes dans le tableau ci-dessous.
Zone Date criture de Date criture Autres zones 010106 310306 Laissez les valeurs proposes Valeur

L aussi les intituls des zones remplir doivent tre suffisamment explicites pour vous permettre de les identifier ultrieurement. Lorsque ces paramtrages seront termins, cliquez sur le bouton OK ou validez. La fentre de paramtrage des impressions va alors souvrir. Vous pouvez demander un aperu avant impression comme vous avez appris le faire plusieurs reprises dj. Constatez que la prsentation du document est nettement diffrente de celle du prcdent. Si vous prfrez un tableau synoptique priodique (mensuel dans le cas du paramtrage fait par dfaut), utilisez la commande Balance ge et paramtrez Fournisseurs pour obtenir un chancier sous forme de tableau. Quand limpression est termine ou la fentre de visualisation referme, lcran est prt pour une autre opration.

Balance des tiers


Slectionnez la commande Etat / Etats tiers. Un menu hirarchique souvre.

Dans ce menu, slectionnez la commande Balance des tiers. Un format de slection simplifi souvre.

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Chapitre 3 Gestion courante

Laissez les dates proposes pour obtenir un tat sur la totalit de lexercice mais, dans la zone Type tiers, choisissez Client pour vrifier le solde des comptes clients. Laissez les autres zones la valeur propose par dfaut. Cliquez sur le bouton OK ou validez et ralisez une impression relle ou une visualisation lcran. Vous constatez ainsi immdiatement les rglements en attente.

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Chapitre 3 Gestion courante

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Chapitre 4 Traitements priodiques

Chapitre 4 Traitements priodiques


Ce chapitre donne accs aux leons suivantes : Leon 1 Communication client-expert, page 142, Leon 2 Rapprochement bancaire manuel, page 148, Leon 3 Dclaration de taxe, page 156, Leon 4 Oprations de fin dexercice, page 161.

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Chapitre 4 Traitements priodiques

Leon 1 Communication client-expert

Objectif

Lobjectif de cette leon est de vous montrer comment changer des donnes avec votre expert-comptable.

tapes

Les tapes de cette leon sont les suivantes : 1. 2. Vrification du paramtrage ncessaire cette communication. Gnration dun fichier magntique contenant des donnes.

Astuces

Vous pourrez utiliser, dans cette leon, la barre doutils Fonctions avances.

Pour afficher une barre doutils, reportez-vous la Leon 3 du Chapitre 2 Paramtrage de la socit. Pour supprimer de lcran une barre doutils dont vous nauriez plus lusage, cliquez simplement sur sa case Fermer.

Avant-propos

Si vous avez quitt le programme la fin de la leon prcdente, relancez-le comme il est indiqu au dbut de la Leon 1 du chapitre Paramtrage de la socit. Cette fonction vous permet dchanger des donnes ou informations entre deux programmes. Ainsi, vous pouvez transmettre ou recevoir des lments comptables provenant de logiciels tels que Sage Comptabilit (30 ou 100) ou Ciel Comptabilit. Ainsi, vous pouvez transmettre votre expert-comptable des informations dans des dlais raisonnables. De son ct, votre expert-comptable pourra exploiter vos donnes en les intgrant dans ses fichiers, grer votre

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Chapitre 4 Traitements priodiques


dossier plus facilement et exercer son rle de conseiller plus aisment, sans attendre la fin de la priode fiscale pour analyser votre situation financire.

Vrification du paramtrage
Pour utiliser cette fonction, deux moyens sont envisageables : Le transfert par messagerie lectronique : vous devez tre munis, votre comptable et vousmme, dun modem ainsi que dune adresse e-mail. Les messages seront envoys automatiquement grce la technologie Internet. Le transfert laide de fichiers magntiques : ceux-ci sont gnrs mais lenvoi doit tre assur par lutilisateur lui-mme selon les techniques sa disposition (programme de transfert de fichiers par modem ou simple disquette envoye par courrier postal).

Pour vous montrer comment oprer, nous ne lancerons pas de communication Internet mais seulement la cration dun fichier magntique que vous pourrez aisment supprimer par la suite.

Avant ces oprations, vous avez d, lors de linstallation du programme, accepter le dossier (ou rpertoire) propos par dfaut dans lequel les fichiers de donnes mis ou reus seront stocks (ou prciser un autre dossier de votre choix). Si cela na pas t fait, vous ne pourrez pas accder ce service. Vous devrez recommencer linstallation du logiciel. Lors de linstallation, vous avez aussi renseign la fentre sur votre expert comptable. Dans le cas contraire, saisissez les informations dans le volet Communication de la fiche socit (commande Fichier / A propos de). Pour ouvrir la fiche socit, reportez-vous au titre Renseignez la fentre A propos de de la Leon 2 du Chapitre 2 Paramtrage de la socit.

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Chapitre 4 Traitements priodiques

Les modifications apporter sont les suivantes : Sens du transfert Choisissez le sens Client vers Expert-comptable. Type Slectionnez Communication. Moyen de communication Choisissez loption Fichier magntique. Logiciel destinataire Slectionnez Sage 30 & 100. N dossier Saisissez par exemple SAGE8890. Vous pouvez prsent fermer la fentre.

Gnration du fichier magntique


Une fois le volet Communication renseign, vous pouvez accder la fonction Communication.
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Chapitre 4 Traitements priodiques


Lancez cette fonction, selon lune des mthodes suivantes :
Barre de menus Commande Fichier / Communication

Barre doutils Fonctions avances Bouton Communication Barre verticale Traitements priodiques Bouton Communication client

Si vous navez pas paramtr le volet dcrit ci-dessus, et notamment le numro de dossier, un message derreur saffichera.

Un Assistant est disponible pour la mise en place du paramtrage de votre change.

La modification apporter dans cette fentre est la suivante. Traitement Choisissez le traitement que vous dsirez raliser (mettre ou recevoir des donnes). Slectionnez Emettre dans le cadre de cette leon. Cliquez sur le bouton Suivant pour accder la fentre suivante de lAssistant.

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Chapitre 4 Traitements priodiques

Les modifications apporter dans cette fentre sont les suivantes. Type dcriture Choisissez Nouvelles dans le cadre de cet exercice. Date dcriture Laissez les dates de lexercice proposes. Clture des critures transmises Il est conseill de rpondre Oui. Les critures saisies en 2006 seront donc cltures. Seuls les journaux comportant des critures seront clturs. Elments de structure exporter Ne cochez ces cases que si vous voulez transmettre des lments tels des nouveaux comptes clients ou fournisseurs que votre interlocuteur ne possderait pas dans ses fichiers.

Le transfert des comptes gnraux, des comptes de tiers ou des codes journaux ne seffectue que si cela est expressment demand en cochant les cases cet effet. Le paramtrage peut tre fait dans la zone Mise jour en import du volet Fichier / A propos de / Prfrences. Il na pas dinfluence sur le transfert. Seuls les lments nouveaux sont crs.

Cliquez sur le bouton Fin pour lancer la gnration.

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Chapitre 4 Traitements priodiques


Le programme ne vous demande pas le nom attribuer au fichier ni son emplacement de stockage car toutes ces oprations sont faites automatiquement. Le fichier gnr est stock dans le dossier : C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\SAGE \ Communication\ Emis. Pour plus dinformations, reportez-vous au Manuel dinstallation pour savoir o se trouve ces dossiers en fonction de la version de Windows que vous utilisez et au Manuel de rfrence pour le nom donn au fichier. Refermez toutes les fentres qui pourraient tre ouvertes en tapant CTRL + F4.

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Chapitre 4 Traitements priodiques

Leon 2 Rapprochement bancaire manuel

Objectif

Lobjectif de cette leon est de vous montrer comment rapprocher les critures mentionnes sur le relev bancaire reu priodiquement de votre banque avec celles enregistres dans votre fichier comptable.

tapes

Les tapes de cette leon sont les suivantes : 1. 2. 3. Ralisation dun rapprochement bancaire manuel. Vrification des soldes des relevs de banque. Impression de ltat de rapprochement.

Astuces

En Ligne 100 il existe une fonction automatisant les rapprochements bancaires. La Leon 7 du Chapitre 5 Fonctions avances prsente le rapprochement bancaire automatique.

Avant-propos

Priodiquement, vous recevez de vos tablissements bancaires des relevs de compte dont vous comparez les mouvements avec les critures saisies sur votre comptabilit. Le programme possde une commande vous permettant de raliser cette opration trs facilement. Si vous avez quitt le programme la fin de la leon prcdente, relancez-le comme il est indiqu au dbut de la Leon 1 du chapitre Paramtrage de la socit.

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Chapitre 4 Traitements priodiques

Ouvrez la fentre de rapprochement bancaire


Pour raliser cette opration de rapprochement, lancer la fonction selon une des mthodes proposes :.
Barre de menus Barre doutils Comptabilit gnrale Barre verticale Traitements priodiques Commande Traitement / Rapprochement bancaire manuel Bouton Rapprochement bancaire manuel Bouton Rapprochement bancaire manuel

Les colonnes illustres ci-dessus peuvent ne pas tre visibles sur votre cran ou, au contraire, certaines peuvent y apparatre qui ne sont pas illustres ici. La prsentation, pour la majorit des fentres de liste, peut tre paramtre.

Pour plus dinformations, reportez-vous au Manuel de rfrence du programme. La fentre qui saffiche vous permet tout dabord de slectionner un journal dans la zone intitule Code journal. Il ne peut sagir que dun journal de trsorerie. La liste qui souvre en cliquant sur le bouton de la zone liste droulante vous le prouve en tant rduite aux journaux de banque et de caisse. Slectionnez le journal de la banque SG. Validez ensuite pour faire apparatre les critures.

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Chapitre 4 Traitements priodiques

Les critures proposes par dfaut sont celles qui nont pas encore fait lobjet dun rapprochement. Il sagit donc de mouvements bancaires auxquels aucune pice de trsorerie nest rattache.

Effectuez un premier rapprochement


Il vous faut maintenant enregistrer les rfrences de lextrait de compte. Tapez la touche TABULATION pour faire passer le curseur dans la zone Pice. Tapez le numro de la pice bancaire concerne : Extrait 300406 puis validez.

La validation de cette saisie est trs importante. Le manuel de rfrence vous apprendra quelle permet au programme de vrifier si vous navez pas dj commenc le rapprochement des critures sur lextrait en question et, le cas chant, dinscrire les montants dj rapprochs et ceux restant rapprocher.

Dans notre exemple, nous supposerons que le relev que vous avez reu ne mentionne que lcriture de rglement du fournisseur qui a t porte sur cette banque.
Date Solde antrieur 220406 Totaux Solde Chque 25987 Nature de lopration Dbit 0,00 265,51 265,51 265,51 Crdit

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Chapitre 4 Traitements priodiques

Dans notre exemple, le journal est en contrepartie chaque ligne et le rapprochement est effectu sur le compte de contrepartie. Dans ce cas, ce sont les lignes des comptes de trsorerie contrepartie tiers (respectivement 41100000 et 40100000) qui sont affiches.

Recherchez dans la liste les lignes comportant les mmes montants que les oprations rfrences sur lextrait de compte reu de ltablissement bancaire.

Les colonnes sont inverses par rapport celles de lextrait.

Le journal SG (qui nous sert dexemple dans le prsent exercice) a en effet t paramtr pour que le rapprochement seffectue sur le compte de contrepartie. Il faut donc vous rappeler que les critures portes dans votre journal comptable et affiches dans la prsente fentre sont inverses par rapport aux documents reus de votre banque. Ce paramtrage seffectue lors de la cration du journal de trsorerie, dans la zone Rapprochement du Code journal, et nest plus modifiable une fois que des critures ont t saisies. Pour plus dinformations, reportez-vous au titre Cration des journaux de la Leon 3 du Chapitre 2 Paramtrage de la socit. Quand vous avez trouv une ligne dont le montant correspond, vous cliquez dessus avec la souris. Dans notre exemple, slectionnez la seule ligne enregistre et cliquez sur licne Pointer. Constatez que la colonne Pice trsorerie se complte alors avec la rfrence de la pice bancaire.

Pour annuler le rapprochement dune ligne, il suffit de slectionner loption Supprimer les lments slectionns du menu contextuel.

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Chapitre 4 Traitements priodiques


Ce rapprochement peut poser un problme : vous ne trouvez pas de relation entre deux critures quivalentes. Dans ce cas, vrifiez dans le journal de la banque si ces deux critures nauraient pas t cumules.
Vrifiez le journal de banque

Lancez la commande Journaux de saisie du menu Traitement puis slectionnez le journal SG de avril 06 par un double-clic sur sa ligne. Le journal apparat.

Vous constatez quune icne cltur est prsente dans la colonne Position journal. Sa prsence ne rsulte pas du rapprochement qui vient dtre fait mais de la gnration du fichier magntique ralise dans la leon prcdente. Il est possible de demander laffichage dune colonne mentionnant les rfrences de lextrait bancaire dans les colonnes mmes du journal. Pour cela : 1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur les colonnes du journal. Un menu contextuel souvre.

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Chapitre 4 Traitements priodiques

2.

Cliquez sur la commande Personnaliser la liste. La fentre de personnalisation apparat.

3. 4. 5.

Dans la colonne de gauche, Colonnes disponibles, cliquez sur Pice trsorerie. Cliquez sur le bouton Ajouter. Cliquez sur le bouton OK. Le journal mentionne maintenant une nouvelle colonne prcisant lintitul de lextrait dans lequel le mouvement de banque apparat.

Refermez le journal ainsi que la liste des journaux en tapant CTRL + F4.
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Chapitre 4 Traitements priodiques


Vrifiez les soldes de vos relevs

Vous tes revenu sur la fentre Rapprochement bancaire. Remarquez que la zone situe juste en dessous de la dsignation de la pice de trsorerie prsente quelques indications importantes : la ligne Solde pice bq. affiche le solde des critures dont la colonne Pice trsorerie correspond celle saisie dans la zone Pice de lcran de rapprochement bancaire. la ligne Rapprochement mentionne les cumuls dbiteurs et crditeurs des critures non rapproches (si vous avez suivi notre exemple depuis le dbut, cette ligne devrait tre vide) ; la ligne Solde relev reprsente le solde de votre compte, celui qui est imprim au bas du relev lorsque tous les rapprochements ont t raliss.
Imprimez ltat de rapprochement

Le bouton Imprimer le rapprochement permet de lancer ldition de ltat de rapprochement. Cet tat donne la liste des critures restant rapprocher et de celles que vous venez de rapprocher. Son utilisation ouvre une fentre de paramtrage.

Les zones Date de saisie de / permettent de slectionner le contenu de ltat daprs les dates de saisie des critures. Nindiquez aucune date afin que le programme prenne en compte toutes les critures non rapproches. La zone liste droulante Type dcriture permet de slectionner les critures rapproches ou les critures non rapproches. Modifiez la slection et choisissez Ecritures rapproches. Les zones Pice de / permettent de slectionner les pices diter daprs leur numro : ne rien indiquer. Cliquez sur le bouton OK pour valider les slections et lancer limpression. Vous pouvez demander un aperu avant impression.
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Chapitre 4 Traitements priodiques


Vous pouvez maintenant refermer la commande en cliquant sur le bouton Fermer droite de la barre de titre ou en tapant CTRL + F4.

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Chapitre 4 Traitements priodiques

Leon 3 Dclaration de taxe

Objectif

Lobjectif de cette leon est de vous montrer comment paramtrer puis diter la dclaration de taxe que vous devez mettre priodiquement.

tapes

Les tapes de cette leon sont les suivantes : 1. 2. 3. 4. Paramtrages pralables. Saisie des constantes. Impression de ltat prparatoire. Mise jour des critures de taxe.

Astuces

Le paramtrage des rubriques de la dclaration de TVA est stock dans le fichier PARAM.BCR accessible partir de la fonction Etat / Dclaration de taxe par lintermdiaire du bouton Paramtrage BCR. Le logiciel permet de pr-enregistrer le type de Cerfa et les comptes comptables utiliss dans lenregistrement comptable des critures de TVA partir des zones du volet Fichier / A propos de / Fiscal.

Avant-propos

Si vous avez quitt le programme la fin de la leon prcdente, relancez-le comme il est indiqu au dbut de la Leon 1 du chapitre Paramtrage de la socit.

Paramtrages pralables
Au pralable, il est ncessaire de renseigner le volet Fiscal de la fiche de lentreprise. Lancez la commande Fichier / A propos de.

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Chapitre 4 Traitements priodiques


Pour plus dinformations sur le lancement de cette fonction, reportez-vous au titre Renseignez la fonction A propos de de la Leon 2 du Chapitre 2 Paramtrage de la socit. Ouvrez le volet Fiscal en cliquant sur longlet correspondant.

Le compte gnral 44583000 TVA rembourse doit tre cr avant denregistrer cette fentre. Le paramtrage propos ci-dessus correspond une demande de remboursement de TVA par formulaire, diffrente du crdit de TVA. Le montant de la TVA rembourser sera mentionn dans la constante REMB.

Pour plus dinformations sur le crdit de TVA, reportez-vous au Manuel de rfrence . Aprs enregistrement des informations demandes, refermez cette fentre en tapant CTRL + F4 puis lancez la commande qui permet de paramtrer et dditer ce document :
Barre de menus Commande Etat / Dclaration de taxes

Barre verticale Etats comp- Bouton Dclaration de taxes tables et fiscaux

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Chapitre 4 Traitements priodiques

Cette fentre est un format simplifi de slection. Si vous ouvrez la zone Type dtat, vous constaterez que le programme permet dimprimer soit un tat prparatoire, soit un tat officiel CERFA. Ils ncessitent un paramtrage pralable, afin que soient mentionnes sur ltat imprim les informations relatives votre centre des impts. Dans cette dcouverte, restez sur Etat prparatoire.

Saisie des constantes


Avant de lancer limpression sur papier de cette dclaration, enregistrez une constante. Imaginons lexistence dun crdit de TVA sur la priode prcdente. Enregistrez le en cliquant sur le bouton Saisie des constantes ou en tapant MAJUSCULE + F4. Une fentre de saisie apparat.

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Chapitre 4 Traitements priodiques


Saisissez un crdit de TVA dune valeur de 50 par exemple sur la rubrique REMB. Pour cela : 1. 2. 3. 4. Cliquez sur la ligne REMB pour la slectionner. Tapez 50 dans la zone de saisie en bas de la fentre. Validez par la touche ENTRE. Cliquez sur le bouton OK pour enregistrer cette valeur qui se retrouvera inscrite dans la dclaration.

Impression de ltat prparatoire


Avant de lancer limpression, prcisez la priode de lanne, par exemple 010306 au 310306, en saisissant ou en slectionnant par le calendrier les valeurs voulues dans les zones Date criture de / . Pour plus dinformations sur le calendrier attach aux zones de saisie de dates, reportez-vous au Manuel de la gamme . Demandez de prfrence le dtail des critures en cliquant sur la case cocher correspondante. Cliquez sur le bouton OK ou validez. Demandez une impression papier plutt quun aperu avant impression pour pouvoir raliser lopration de mise jour qui suit.

Mise jour des critures de taxes


Un message apparat la suite de limpression.

Ce message demande si vous dsirez mettre jour en comptabilit les critures de rglement de TVA ou de report de crdit de TVA. Cliquez sur Oui.

Si vous navez pas complt les indications demandes par le volet Fichier / A propos de / Fiscal, un message vous avertira de limpossibilit de cette mise jour. Il faut alors recommencer toutes les oprations de cette leon aprs mise jour des informations demandes.
159 Sage France

Chapitre 4 Traitements priodiques


Si vous souhaitez vrifier la passation de lcriture, ouvrez le journal dOD Oprations diverses de mars 06.

Constatez la prsence de toutes les lignes de rgularisation de TVA enregistres. Refermez toutes les fentres encore ouvertes en tapant CTRL + F4.

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Chapitre 4 Traitements priodiques

Leon 4 Oprations de fin dexercice

Objectif

Lobjectif de cette leon est de vous montrer quelles sont les oprations raliser lorsque lon veut crer un nouvel exercice et clturer le prcdent.

tapes

Les tapes de cette leon sont les suivantes : 1. 2. 3. Impression des tats de fin dexercice. Cration dun nouvel exercice. Clture de lexercice prcdent assortie de la clture des journaux.

Astuces

Il nest pas ncessaire de clturer lexercice prcdent pour ouvrir un nouvel exercice. Cette cration peut se faire tout moment sans interfrence aucune sur les travaux concernant lexercice qui prcde ni ceux de ce nouvel exercice. Seules les critures d-nouveaux sont disponibles lorsque vous les avez gnres. Avant toute opration de clture, il est trs vivement conseill de faire une sauvegarde des fichiers pour pallier tout incident qui pourrait survenir lors de cette manuvre.

Avant-propos

Les oprations de clture dexercice sont simples mais nombreuses. Il est ncessaire de les raliser dans un ordre qui vous est prsent ci-dessous. Si vous avez quitt le programme la fin de la leon prcdente, relancez-le comme il est indiqu au dbut de la Leon 1 du chapitre Paramtrage de la socit.

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Chapitre 4 Traitements priodiques

Impression des tats de fin dexercice


Les tats de fin dexercice sobtiennent de la faon suivante :
Barre de menus Barre verticale Etats comptables et fiscaux Commande Etat / Bilan / Compte de rsultat Bouton Bilan, compte de rsultat et S.I.G.

Une fentre de slection apparat.

Cliquez maintenant sur le bouton OK pour obtenir ldition du document. Paramtrez la fentre de dialogue de limpression comme vous avez appris le faire. Refermez la liste des critres en cliquant sur le bouton Fermer, droite de la barre de titre ou en tapant CTRL + F4.

Cration dun nouvel exercice

Cette opration doit tre effectue avant la clture de lancien exercice.

La cration dun nouvel exercice peut tre ralise soit manuellement soit en se faisant aider dun assistant qui vous conseille chaque tape de la fonction. Nous vous proposons dutiliser lassistant de cration dun nouvel exercice. Vrifiez que la fonction Mode assistant du menu Fentre est bien coche ( ).

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Chapitre 4 Traitements priodiques


La cration dun nouvel exercice seffectue de plusieurs faons :
Barre de menus Barre doutils Fonctions avances Barre verticale Fin dexercice Commande Traitement / Fin dexercice / Nouvel exercice Bouton Nouvel exercice / report des AN

Bouton Nouvel exercice / report des AN

La premire fentre de lassistant souvre alors.


Slection du type de traitement

Slectionnez loption Crer un nouvel exercice et gnrer les reports. Le programme renseigne automatiquement la date de fin du nouvel exercice. La date de fin propose correspond un exercice de 12 mois ; ne la modifiez pas. Cliquez sur le bouton Suivant pour poursuivre la procdure et faire apparatre la fentre suivante de lassistant.
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Chapitre 4 Traitements priodiques


Gnration des reports -nouveaux

Une zone liste droulante permet de choisir le code journal sur lequel seront portes les critures d-nouveaux. Cliquez dessus et choisissez le journal RAN Report nouveaux sil nest pas propos par dfaut. Les deux zones suivantes permettent de slectionner les comptes reporter. Ne procdez aucune slection particulire. Cliquez sur le bouton Suivant.

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Chapitre 4 Traitements priodiques

Validez les options proposes par dfaut en cliquant sur le bouton Suivant.
Options de slection du mode de report

Acceptez les options proposes par dfaut en cliquant sur le bouton Suivant.

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Chapitre 4 Traitements priodiques


Options de gnration des -nouveaux

Validez les options proposes par dfaut en cliquant sur le bouton Suivant.
Paramtrage du numro de pice des critures d-nouveaux

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Chapitre 4 Traitements priodiques


La zone N de pice permet de saisir le premier numro de pice des critures qui vont tre automatiquement gnres. Tapez : 000001. Cliquez sur le bouton Suivant.
Paramtrage du libell des critures d-nouveaux

Si le libell de lcriture automatiquement gnre, pour chaque compte report, vous convient, ne le modifiez pas. Cliquez sur le bouton Fin pour lancer le traitement. Pour plus dinformations sur les crations dexercice, reportez-vous au Manuel de rfrence du programme. Le programme effectue les reports. Lorsque cette tche est est termine, ouvrez le menu Fentre et constatez la prsence du nouvel exercice 2006 que vous pouvez consulter. Si le programme constate un dsquilibre, il imputera automatiquement le montant de ce dsquilibre sur un compte de contrepartie (890000 Report nouveaux) mentionn dans le journal des -nouveaux. Il nest pas ncessaire de crer un nouveau fichier pour gnrer ce nouvel exercice car le programme conserve jusqu cinq exercices dans le mme fichier comptable.

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Chapitre 4 Traitements priodiques Clture de lexercice


Pour clturer un exercice, il est ncessaire que celui-ci soit actif. Ouvrez le menu Fentre et slectionnez lexercice 2006. La clture est une opration qui permet de clturer un exercice et darchiver les informations quil contient.

Vous devez clturer les journaux avant de clturer lexercice.

Les fichiers archivs peuvent toujours tre consults en les ouvrant partir du programme Sage Comptabilit. La suppression dun exercice antrieur ne devra tre faite que si : il ne vous est plus ncessaire de consulter les critures quil contient (cela est cependant possible en ouvrant le fichier darchive) ; vous navez plus besoin dditer les tats faisant rfrence lexercice prcdent (bilan de fin danne, etc.) ; vous navez plus assez de place dans votre fichier pour crer un nouvel exercice. Il est toujours possible de supprimer un exercice ultrieurement.
Ralisez la clture pralable des journaux

Avant de clturer les journaux, vous devez obligatoirement lancer limpression des journaux.

Pour effectuer la clture des journaux avec laide de lassistant, vous devez activer le mode assistant dans le menu Fentre. Pour plus dinformations sur lactivation du mode assistant, reportez-vous au dbut de cette leon. La clture des journaux est la premire tape de la clture dun exercice. Le premier objectif de la clture des journaux est la validation dfinitive des critures existantes.

168 Sage France

Chapitre 4 Traitements priodiques


Pour lancer cette fonction, plusieurs possibilits sont proposes :
Barre de menus Barre doutils Comptabilit gnrale Barre verticale Fin dexercice Commande Traitement / Clture des journaux Bouton Clture des journaux Bouton Clture des journaux

Choix du type de clture

Il existe deux types de clture de journaux : Partielle : les lments comptables des critures dj valides ne seront plus modifiables mais de nouvelles critures pourront tre passes dans les journaux. Le lettrage et la ventilation analytique par exemple pourront tout de mme tre effectus. Totale : les journaux ne seront plus modifiables.

Dans le cadre de notre exercice, cochez Totale.

169 Sage France

Chapitre 4 Traitements priodiques


Seule la clture totale est envisageable pour pouvoir ensuite procder une clture dexercice. Faites ce choix et cliquez sur le bouton Suivant.

Slection des journaux

Cette fentre de lassistant permet de slectionner les journaux concerns.

Cliquez sur le bouton Tout slectionner pour que tous les journaux soient clturs. Slectionnez dc.06 pour slectionner tous les journaux jusqu la fin de lexercice. Cliquez sur le bouton Suivant.

Impression des journaux

Cochez lune ou lautre des options.

170 Sage France

Chapitre 4 Traitements priodiques

Quel que soit votre choix : Les journaux nayant pas fait lobjet dune impression antrieure sont systmatiquement imprims ; Les journaux modifis aprs impression sont imprims nouveau. Cliquez ensuite sur le bouton Fin. Un message vous rappelle quaprs cette opration aucune saisie ne sera autorise sur les journaux traits. Rpondez Oui pour pouvoir terminer les exercices proposs dans les leons suivantes.
Effectuez la clture de lexercice

Pour raliser cette opration, plusieurs possibilits sont proposes :


Barre de menus Commande Traitement / Fin dexercice / Clture de lexercice

Barre doutils Fonctions avances Bouton Clture de lexercice (Groupe Fin dexercice)

La fentre Clture de l'exercice souvre.

171 Sage France

Chapitre 4 Traitements priodiques

Comme l'indique le commentaire de cette fentre, les lments d'un exercice cltur ne sont plus modifiables. Cependant vous pouvez consulter et imprimer l'ensemble des donnes de cet exercice.

Ne clturez pas lexercice car vous ne pourriez plus faire les exercices des leons qui suivent.

Cliquez sur le bouton Annuler pour interrompre cette procdure.

172 Sage France

Chapitre 5 Fonctions avances

Chapitre 5 Fonctions avances


Ce chapitre donne accs aux leons suivantes : Leon 1 Saisie analytique, page 175, Leon 2 Crez un modle de saisie, page 189, Leon 3 Gestion des devises, page 207, Leon 4 TVA sur les encaissements, page 237, Leon 5 Saisie par lot, page 251, Leon 6 Rglement tiers, page 259, Leon 7 Rapprochement bancaire automatique, page 266, Leon 8 Budgets, page 275.

173 Sage France

Chapitre 5 Fonctions avances

Introduction

Les premiers chapitres de ce manuel pdagogique vous ont prsent les principales fonctionnalits du programme, tout du moins celles dont vous vous servirez le plus souvent. Ce chapitre vous prsente lutilisation des fonctions avances de la Comptabilit. Elles vous permettront doptimiser lutilisation de votre logiciel. En complment des explications donnes ici, vous avez la possibilit de consulter le Manuel de rfrence livr avec le logiciel sous la forme dun manuel lectronique consultable partir de la commande Aide(?) / Consulter le manuel. Il vous explique, de manire exhaustive, le rle de chaque commande et de chaque zone du programme.

174 Sage France

Chapitre 5 Fonctions avances

Leon 1 Saisie analytique

Objectif

Lobjectif de cette leon est de vous montrer comment raliser les paramtrages pralables lutilisation dune comptabilit analytique puis comment faire des saisies sur des journaux avec ventilation analytique.

tapes

Les tapes de la leon sont organises de la manire suivante : 1. 2. 3. 4. 5. Cration dun plan analytique. Cration de sections analytiques. Divers paramtrages pralables ncessaires la ventilation analytique des comptes gnraux. Saisie dune pice dachat avec ventilation du compte de charge. Impression dun tat analytique.

Astuces

Il peut tre utile de faire apparatre la barre doutils Comptabilit analytique et budgtaire.

En saisie de pice, pour insrer dans la zone Libell criture la dsignation du compte mentionn sur la ligne, il suffit de presser la combinaison de touches CTRL + MAJUSCULE + <. Automatiquement cette dsignation est transfre et peut tre complte par un texte tap au clavier. Reventilation analytique : la fonction de recherche des critures permet de modifier globalement la ventilation analytique de certaines critures slectionnes.

Avant-propos

La comptabilit analytique permet danalyser trs finement les charges et les revenus correspondant aux critures comptables enregistres en les ventilant totalement ou partiellement sur des sections analytiques.
175 Sage France

Chapitre 5 Fonctions avances


Si vous avez quitt le programme la fin de la leon prcdente, relancez-le comme il est indiqu au dbut de la Leon 1 du chapitre Paramtrage de la socit.

Paramtrages pralables
Cration dun plan analytique
La Comptabilit Ligne 100 permet dutiliser 11 plans analytiques. Il est ncessaire de crer ces plans au pralable. Cette cration des intituls des plans analytiques se fait dans la fiche de lentreprise. Pour louvrir : lancez la commande Fichier / A propos de ou cliquez sur le bouton A propos du fichier de la barre doutils Standard.

Quand la fiche de la socit sest ouverte, cliquez sur longlet Options.

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Chapitre 5 Fonctions avances


Les options sont des informations ncessaires au bon fonctionnement du programme et quil est recommand denregistrer ds la cration de son propre fichier. Ouvrez loption Plan analytique : soit en faisant un double-clic sur sa ligne, soit en slectionnant sa ligne puis : en cliquant sur le bouton Voir/Modifier de la barre doutils Navigation ou en slectionnant la commande Edition / Voir/modifier ou en tapant CTRL + M. Intitul Tapez Activit dans cette zone. Section analytique dattente Laissez vide la section analytique dattente, puisquaucune section na encore t cre. Validez avec la touche ENTRE lorsque vous aurez saisi la dsignation du plan analytique. Cette dsignation apparat dans la liste de gauche et elle comporte une coche ( ) pour indiquer que ce plan sera le principal, cest--dire celui utilis par dfaut par le programme. Vous pouvez crer un maximum de 11 plans analytiques. Cliquez sur le bouton de la zone liste droulante qui se trouve en haut de la liste des plans analytiques. Elle affiche Plan analytique pour linstant. Dans la liste qui apparat, slectionnez Options. Vous revenez alors la liste des options.

Cration de niveaux danalyse


Les niveaux danalyse sont des informations qui permettent daffiner les slections lors de limpression des tats analytiques. Slectionnez Niveau danalyse de la mme faon que vous venez douvrir la liste des plans analytiques.

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Chapitre 5 Fonctions avances

Intitul Tapez Cots administratifs puis validez. Le niveau danalyse que vous venez de crer sinsre dans la liste. Enregistrez un deuxime niveau danalyse : Cots production et validez.

Paramtrage de la ventilation automatique des critures


Vous pouvez paramtrer que le programme vous demande votre accord pralable avant de gnrer la ventilation analytique dune criture. Pour cela, cliquez sur longlet Prfrences pour faire souvrir le volet correspondant.

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Chapitre 5 Fonctions avances

Reprez la zone liste droulante Affectation analytique et modifiez son contenu en Aprs confirmation. De cette faon, le programme vous demandera confirmation avant denregistrer la ventilation analytique sur un compte. Refermez la fentre en cliquant sur sa case Fermer.

Cration de sections analytiques


Les sections ou comptes analytiques servent lenregistrement des critures analytiques. Ouvrez la fonction permettant cette cration : soit en slectionnant la commande Structure / Plan analytique, soit en cliquant sur le bouton Plan analytique de la barre doutils Comptabilit analytique et budgtaire.

La liste, pour linstant vide, du plan analytique souvre.

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Chapitre 5 Fonctions avances

La zone liste droulante Plan analytique dispose sur le bord infrieur de la fentre permet de slectionner le plan analytique dsir. Cliquez sur le bouton Ajouter de la barre doutils Navigation ou tapez CTRL + J. Une fentre de saisie apparat.

Le curseur se trouve dans la zone N de section. Saisissez une section analytique (en vous inspirant de lexemple donn dans lillustration suivante). Passez de zone en zone avec la touche TABULATION.

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Chapitre 5 Fonctions avances

Classement Cette zone sert au classement des sections dans les listes lorsque lon demande un classement sur les intituls. Elle reprend par dfaut les 17 premiers caractres de lintitul. Niveau danalyse Dans notre exemple, slectionnez le niveau danalyse Cots administratifs dans cette zone. Plan analytique Le plan analytique sestompe et nest plus modifiable ds que la section est enregistre. Pour changer de plan, il est ncessaire de supprimer la section et de recommencer sa saisie. Une fois la section analytique cre, vous pouvez valider votre saisie et refermer toutes les fentres en pressant CTRL + F5.

Le volet Cumuls ne permet pas lenregistrement de donnes. Il ne sert qu laffichage des cumuls mensuels des valeurs enregistres sur la section.

Paramtrage analytique dun compte


Pour ouvrir rapidement un compte, le compte 60640000 dans notre exemple, utilisez la fonction Atteindre :
Barre de menus Barre doutils Navigation Raccourci clavier Commande Edition / Atteindre Bouton Atteindre CTRL + T

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Chapitre 5 Fonctions avances


Une fentre de slection souvre. Renseignez la comme suit :

Cliquez sur le bouton OK. La fiche du compte que vous avez choisi apparat.

Vrifiez tout dabord que le compte est autoris la ventilation analytique : la case Saisie analytique de son volet Fiche principale doit tre coche ( ). Si ce nest pas le cas, cochez-la en cliquant dessus.
Volet Analytique/IFRS dun compte gnral

Cliquez sur longlet Analytique/IFRS.

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Chapitre 5 Fonctions avances

Effectuez les paramtrages suivants. Numro Enregistrez dans cette zone le numro de la section analytique cre prcdemment. Rpartition Remplacez Pourcentage par Equilibre dans cette zone puis validez. Les valeurs saisies saffichent dans la zone de liste. Licne Equilibre marque que la totalit de la valeur saisie sur le compte sera ventile sur la section. Il est possible de ventiler un compte sur plusieurs sections en leur affectant chacune un pourcentage ou un montant. Refermez ensuite la fentre du compte gnral en tapant CTRL + F4.

Paramtrage analytique dun journal


Ouvrez le code journal des achats ACH. Pour plus dinformations sur la manire douvrir la liste des journaux, reportez-vous au titre Cration des journaux de la Leon 3 du Chapitre 2 Paramtrage de la socit.

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Chapitre 5 Fonctions avances


Lorsque la liste est ouverte, faites un double-clic sur la ligne du journal recherch.

Saisie analytique Cochez la zone Saisie analytique. Refermez ensuite la fentre du code journal en tapant CTRL + F4.

Effectuez une saisie analytique


Pour que la ventilation analytique des comptes puisse seffectuer, il est ncessaire : que des sections analytiques aient t cres, que les journaux et les comptes soient autoriss la saisie analytique. Pour plus dinformations sur ces points, reportez-vous au titre Paramtrages pralables dans cette mme leon. Ouvrez le journal dachat (ACH) de fvrier 2006. Pour plus dinformations sur louverture des journaux, reportez-vous la Leon 1 du Chapitre 3 Gestion courante.

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Chapitre 5 Fonctions avances

Saisie avec ventilation analytique automatique

Enregistrez une facture fournisseur comme vous lavez fait pour un client dans une prcdente leon. Le processus est exactement le mme. Pour plus dinformations, reportez-vous la Leon 1 Saisie dune facture dans le Chapitre 3 Gestion courante. Inspirez-vous de lillustration ci-dessous pour les valeurs saisir.

185 Sage France

Chapitre 5 Fonctions avances


Rappelez-vous dutiliser la touche TABULATION pour passer dune zone de saisie la suivante et de valider chaque ligne par la touche ENTREE. Lorsque vous validez la premire ligne de la pice, celle comportant le compte de charge ventil analytiquement, vous verrez souvrir une fentre de confirmation.

Si vous tes daccord avec la rpartition propose, refermez cette fentre en cliquant sur sa case Fermer. Vous pouvez aussi presser la touche ECHAP si vous navez fait aucune modification la ventilation propose. Validez ensuite la ligne. Continuez la saisie des deux autres lignes qui ne prsentent pas de particularits notables. Constatez simplement que le compte de charge apparat en caractres gras, cest le signe quil a t ventil analytiquement.
Confirmation de la ventilation analytique

Vous pouvez avoir confirmation de la ventilation dun compte (dont les caractres apparaissent en gras) en cliquant sur la ligne de ce compte pour la slectionner. Cliquez ensuite sur le bouton Saisie analytique qui se trouve sur le bord infrieur de la fentre. La fentre Saisie analytique vue lors de la saisie de la ligne apparat nouveau.

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Chapitre 5 Fonctions avances

Vous pouvez modifier ventuellement la ventilation en ajoutant dautres sections analytiques ou en modifiant la rpartition.

Le Manuel de rfrence du programme vous prcisera que sur les sections appartenant aux cinq premiers plans analytiques, la ventilation doit tre de 100 %.

Refermez toutes les fentres en pressant la touche ECHAP.

Imprimer les tats analytiques


Vous pouvez obtenir le dtail des ventilations sur un compte en imprimant un des tats analytiques partir du menu Etat. Ouvrez ce menu et slectionnez la commande Etats analytiques. Elle vous permet notamment ldition dun Grand-livre ou dune balance analytique.

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Chapitre 5 Fonctions avances

Section de / Utilisez ces zones pour prciser une section analytique ou une fourchette de sections. Aprs paramtrage, cliquez sur le bouton OK. Vous pouvez demander un aperu avant impression.

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Chapitre 5 Fonctions avances

Leon 2 Crez un modle de saisie

Objectif

Lobjectif de cette leon est de vous montrer comment paramtrer un modle de saisie.

tapes

Les tapes de la leon sont organises de la manire suivante : 1. 2. Paramtrage dun modle de saisie. Utilisation du modle de saisie cr.

Astuces

Les boutons apparaissant dans les fentres peuvent tre actionns partir du clavier. Pour simuler un clic sur un bouton, pressez la combinaison de touches MAJUSCULE + F1 pour le premier bouton en haut et gauche, MAJUSCULE + F2 pour le deuxime et ainsi de suite. Cette possibilit est limite aux neuf premiers boutons. La combinaison MAJUSCULE + F10 fait souvrir le menu contextuel de la zone dans laquelle se trouve le curseur.

Avant-propos

Si vous avez quitt le programme la fin de la leon prcdente, relancez-le comme il est indiqu au dbut de la Leon 1 du chapitre Paramtrage de la socit.

Crer et paramtrer un modle de saisie


Dans la Leon 1 Saisie dune facture du Chapitre 3 Gestion courante, la saisie manuelle des pices dans les journaux a t dcrite : nous avons pu constater que les modles de saisie apportaient un gain de temps apprciable dans la saisie des pices.

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Chapitre 5 Fonctions avances


Ces modles ne ncessitent quun minimum de paramtrage et procurent un gain de temps important, en saisie rptitive des factures et autres critures comptables, enregistres rgulirement. Un certain nombre de modles est propos par dfaut : ils sont proposs en recopie des donnes. Pour plus dinformations, reportez-vous la Leon 2 Crez votre socit du Chapitre 2 Paramtrage de la socit. Le modle que nous vous proposons de crer va vous permettre denregistrer les factures que vous recevez priodiquement des cabinets immobiliers qui vous louent les locaux de vos tablissements. Pour lancer la commande permettant le paramtrage des modles de saisie : lancez la commande Structure / Modles / Modles de saisie ou cliquez sur le bouton Liste des modles de saisie de la barre doutils Comptabilit gnrale .

Vous dcouvrez la liste des modles dj enregistrs.

Pour enregistrer un nouveau modle, effectuez lun des actions suivantes : cliquez sur le bouton Ajouter de la barre doutils Navigation ,

slectionnez la commande Edition / Ajouter, utilisez la commande Ajouter un nouvel lment du menu contextuel ou tapez CTRL + J.
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Chapitre 5 Fonctions avances


Vous voyez alors apparatre un cran de paramtrage vide. Comme vous pouvez le constater, cet cran ressemble beaucoup celui des journaux que vous venez dutiliser.

Les colonnes de cette fentre peuvent tre modifies comme dans un journal classique. Si vous souhaitez utiliser systmatiquement des colonnes non prvues par dfaut, il est ncessaire de les ajouter avant de commencer le paramtrage.

Saisie des informations gnrales


Intitul Donnez un titre explicite. Tapez, par exemple, Facture location. Raccourci (Racc.) Cette zone permet dassocier un raccourci clavier au modle afin de lappeler directement lors de la saisie dcritures. Saisissez FL. Type Vous devez spcifier le type de journal dans lequel ce modle de saisie sera propos. Il est bien vident quun modle destin la saisie des factures de vente ne sera pas utilisable dans un journal de trsorerie. Ainsi en cours de saisie dcritures dans un journal, lorsque vous ferez appel la liste des modles de saisie, seuls ceux du mme type que le journal ouvert apparatront. Le programme propose Achats. Conservez ce choix. Pressez ensuite la touche TABULATION pour amener le curseur dans la premire zone de saisie des lignes du modle.
191 Sage France

Chapitre 5 Fonctions avances


Le paramtrage de cette pice va se faire dans lordre suivant : 1. 2. 3. 4. ligne TTC (compte de tiers), ligne du compte HT, ligne de la TVA dductible, ligne de charge pour les frais divers que vous impute votre bailleur. Ces frais reprsentant toujours 10 % du montant du bail, vous enregistrerez une formule de calcul pour les dterminer automatiquement.

Vous verrez lutilisation quil ny a aucun inconvnient disposer les lignes dans cet ordre car le programme ne positionnera le curseur que dans les zones de saisie.

Premire ligne du modle


Jour La date dune facture tant rarement celle du jour o on la saisit et le programme nenregistrant aucune date automatiquement, il est ncessaire de laisser lutilisateur le soin de saisir cette information. Pour ce faire, vous allez insrer une instruction de saisie manuelle sous la forme dune icne. Cliquez sur le bouton Saisie manuelle qui se trouve en haut et gauche de la fentre.

Vous pouvez aussi taper MAJUSCULE + F1 comme cela vous a t montr dans les Astuces.

Vous voyez apparatre dans la zone l'icne Saisie manuelle. Passez la zone suivante avec la touche TABULATION. N pice Constatez que les boutons disponibles (non griss) ne sont plus les mmes. Une facture de location est destine tre passe sur un journal dachats. Normalement, les journaux dachats que nous avons crs ensemble permettent la numrotation continue et automatique des pices. Vous allez donc demander au programme de numroter la pice pour vous, la suite de la dernire qui a t saisie. Pour cela, cliquez sur le bouton Rptition qui va raliser cette opration. Licne Rptition apparat dans la zone.
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Chapitre 5 Fonctions avances

Si laction choisie est incorrecte, il suffit deffacer licne insre par erreur en utilisant la touche Ret.Arr. et de recommencer.

N facture Cliquez de nouveau sur le bouton Saisie manuelle. Vous voyez apparatre dans la zone l'icne Saisie manuelle. Passez la zone suivante avec la touche TABULATION. N compte gnral La premire ligne de la pice que vous crez actuellement est destine tre utilise pour lenregistrement de l'criture TTC. Cliquez sur le bouton Calcul. Le programme reprendra ainsi automatiquement le compte gnral principal rattach au compte de tiers mouvement.

Licne Calcul apparat dans la zone. N Compte tiers Cette zone est destine recevoir le compte des agences de location. Comme il peut y en avoir plusieurs, nous allons insrer licne Saisie manuelle pour que le choix du tiers soit effectu lors de la saisie des mouvements. Libell criture Les quittances que vous recevez ne comportent en gnral pas de numro mais concernent un mois. Vous allez donc taper le texte suivant :
Quittance de

que vous ferez suivre dun espace et de licne Saisie manuelle pour permettre lutilisateur de complter ce libell avec le mois concern. Echance La date d'chance sera automatiquement calcule en fonction des conditions de rglement du tiers saisi prcdemment. En consquence vous allez y insrer l'icne Calcul. Comme il sagit dune pice dachat et que la premire ligne concerne le fournisseur, pressez la touche TABULATION pour positionner le curseur dans la colonne Crdit.
193 Sage France

Chapitre 5 Fonctions avances


Crdit Il serait tentant dinsrer cet endroit une icne Saisie manuelle afin que lutilisateur puisse enregistrer le montant de la location. Mais vous allez enregistrer une TVA la ligne suivante. Cette taxe est calcule par le programme daprs la valeur HT. Cest donc cette dernire qui sera saisie manuellement lors de lutilisation de ce modle de saisie. Donc, dans cette zone Crdit du compte fournisseur, demandez au programme den calculer le contenu comme tant la contrepartie des autres lignes saisies (HT, TVA et frais). Cliquez sur le bouton Equilibre. Licne Equilibre sinsre sur cette ligne. La premire ligne de pice est maintenant termine. Le tableau suivant rappelle son contenu.
Zone Jour N pice N facture N compte Compte tiers Libell criture Quittance de Echance Dbit Crdit Vide Contenu

Validez (pressez la touche ENTRE) pour enregistrer cette premire ligne : les lments saisis sinscrivent dans les colonnes en dessous des titres.

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Chapitre 5 Fonctions avances Deuxime ligne du modle


Mises part les colonnes Dbit et Crdit, le programme conserve, dans les zones de saisie, les valeurs enregistres prcdemment pour vous viter de les ressaisir si elles ne doivent pas changer par rapport la ligne prcdente, ce qui est frquemment le cas. La deuxime ligne de la pice est celle dans laquelle apparat le compte denregistrement du loyer. Les valeurs y insrer sont les suivantes. Jour Pour que le programme rpte la date saisie la ligne prcdente, insrez licne Rptition. N pice Ne modifier pas le contenu de cette zone (icne Rptition). N facture Pour que le programme rpte la rfrence de pice de la ligne prcdente, insrez licne Rptition. N compte gnral La colonne N compte doit mentionner le numro de charge concernant les locations, cest--dire le compte 61300000. Vous remplacerez donc son contenu par cette valeur. N compte tiers Aucun compte de tiers ne doit apparatre sur cette ligne. Pour que le programme ne sy arrte pas systmatiquement, insrez licne Calcul. Libell criture Insrez une icne Rptition. Echance La date d'chance na aucune utilit sur cette ligne. Pour que le curseur ne sy arrte pas, laissez l'icne Calcul. Dbit La colonne Dbit va servir lenregistrement du montant HT de la location. Il ny a aucun problme ce quune zone de saisie se trouve tout fait en fin de pice. Vous allez donc enregistrer une icne Saisie manuelle cet endroit. Crdit Laissez cette zone vide.

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Chapitre 5 Fonctions avances


La ligne est maintenant termine. Le tableau qui suit rsume son contenu.
Zone Jour N pice N facture N compte Compte tiers Libell criture Echance Dbit Crdit Vide 61300000 Contenu

Validez (pressez la touche ENTRE) pour enregistrer cette ligne : les lments saisis sinscrivent dans les colonnes en dessous des titres.

Troisime ligne du modle


La troisime ligne va raliser le calcul du montant de la TVA. Ne modifiez le contenu que des zones suivantes. N compte gnral Cette colonne va, sur cette deuxime ligne, servir lenregistrement du compte de TVA. Tapez le numro de compte 44566190. Dbit Nous vous avons dit, un peu plus haut, que le programme disposait dune commande automatisant le calcul de la TVA. Nous allons donc lutiliser ici en insrant une icne Calcul dans cette colonne.

196 Sage France

Chapitre 5 Fonctions avances


La troisime ligne est maintenant termine. Le tableau suivant prsente son contenu.
Zone Jour N pice N facture N compte Compte tiers Libell criture Echance Dbit Crdit Vide 44566190 Contenu

Validez (pressez la touche ENTRE) pour enregistrer cette ligne : les lments saisis sinscrivent dans les colonnes en dessous des titres.

Quatrime ligne du modle


La quatrime et dernire ligne de la pice est celle dans laquelle sont enregistrs les frais fixes du loyer. Elle sera identique la prcdente lexception des colonnes dcrites ci-aprs. N compte gnral La colonne N compte devra mentionner le numro de charge concernant les frais de gestion, cest--dire le 61400000. Vous remplacerez donc son contenu par cette valeur. Dbit La colonne Dbit va servir lenregistrement du calcul du montant HT des frais attachs la location. Rappelons que le montant de ces frais est fixe et reprsente 10 % du montant HT du loyer. Vous allez donc enregistrer une formule de calcul cet endroit.

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Chapitre 5 Fonctions avances

Cette formule sobtiendra en cliquant sur le bouton Saisie paramtrage.

Il est galement possible dutiliser le bouton Saisie fonction pour paramtrer ce calcul. Voir le Manuel de rfrence .

Une fentre Paramtrage de la zone va souvrir. Elle donne la liste des fonctions utilisables.

Pour enregistrer la formule : 1. 2. 3.


4 .

Cliquez, dans la colonne de gauche Catgorie, sur Fonctions. Recherchez dans la liste de droite, Nom de la fonction, la fonction Debit. Faites un double-clic dessus pour la slectionner et la faire apparatre dans la zone Valeur de la fentre. Elle sinsre dans la zone de saisie sous la forme :
=Debit()

5. 6. 7. 8.
9 .
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Le curseur clignote entre les parenthses car il attend que vous lui indiquiez le numro de la ligne du modle sur lequel doit porter le calcul. Dans notre cas, il sagit de la deuxime ligne. Tapez 2. Pressez ensuite la touche DROITE pour amener le curseur aprs la parenthse fermante. Tapez le reste de la formule :
*10/100

Chapitre 5 Fonctions avances


10 . 12 . 14 . ou bien La formule dfinitive doit tre la suivante : Cliquez sur le bouton OK. La formule doit apparatre dans la colonne Dbit.

11 . *0,1

13 . =Debit(2)*10/100

Remarquez que les formules ne reconnaissent pas les lettres accentues. En cas derreur, il suffit de tout effacer en pressant RET.ARR. et de recommencer slections et saisies. Le paramtrage du modle comptable est maintenant termin. Le tableau qui suit rsume le contenu de cette dernire ligne.
Zone Jour N pice N facture N compte Compte tiers Libell criture Echance Dbit Crdit =Debit(2)*10/100 Vide 61400000 Contenu

Validez (pressez la touche ENTRE) pour enregistrer cette ligne : les lments saisis sinscrivent dans les colonnes en dessous des titres. Vous obtenez alors la fentre ci-dessous.

199 Sage France

Chapitre 5 Fonctions avances

Tapez CTRL + F5 pour enregistrer la pice et refermer toutes les fentres des modles de saisie. Aprs avoir cr ce modle, nous vous proposons de lutiliser pour la saisie dun mouvement.

Utilisation du modle de saisie


Vrifiez les paramtrages comptables
Nous vous rappelons que la ventilation analytique des saisies sur les comptes ncessite deux conditions : le journal doit tre autoris la saisie analytique ; le compte doit tre autoris lui aussi la saisie analytique et, dans ce cas, une section analytique doit lui tre associe. Si un journal et un compte utilis dans ce journal sont tous deux autoriss la saisie analytique, cette ventilation devient obligatoire sous peine de voir un message derreur safficher et les saisies bloques.
Associez une section analytique aux comptes mentionns dans le modle

Vrifiez, dune part, que les comptes 61300000 et 61400000 sont autoriss la ventilation analytique et, dautre part, associez la section analytique 921SI1 saisie prcdemment ces comptes (quilibre de la ventilation).

200 Sage France

Chapitre 5 Fonctions avances


Pour plus dinformations, reportez-vous au titre Paramtrage analytique dun compte plus haut dans ce chapitre. Les conditions sont ainsi runies pour saisir une criture avec ventilation analytique, en utilisant un modle.

Saisie dans un journal en utilisant un modle


Affichez le journal des achats ACH davril 06 : soit en ouvrant la liste des journaux puis ; en ralisant un double-clic sur sa ligne ou en slectionnant sa ligne puis en tapant CTRL + M ou en slectionnant sa ligne puis en cliquant sur le bouton Voir/Modifier de la barre doutils Navigation.

soit en atteignant directement le journal : ou en cliquant sur le bouton Saisie des critures de la barre doutils Comptabilit gnrale

critures puis

en cliquant sur le bouton Saisie des critures de la barre verticale Saisie des

en compltant la fentre de dialogue avec les rfrences du journal.

201 Sage France

Chapitre 5 Fonctions avances

Le curseur doit se trouver dans la zone de saisie de la colonne Jour. Appelez un modle de saisie dans la zone liste droulante Modles de saisie. Utilisez la bande verticale de dfilement pour faire apparatre le nom du modle de saisie que vous venez de crer, Facture location, et cliquez sur le bouton OK. Vous pouviez galement taper directement CTRL + MAJUSCULE + FL sans ouvrir la liste des modles. Rappelez-vous que FL est le raccourci que vous avez affect au modle. Comme nous lavons vu prcdemment, les lignes du modle vont sinsrer dans la zone de saisie du journal.

202 Sage France

Chapitre 5 Fonctions avances

Le curseur tant positionn dans la premire zone Jour, tapez


27

et pressez la touche TABULATION. Cette date va se rpercuter sur les autres lignes (consquence de la saisie dune icne Rptition). Le curseur se trouve dans la colonne N compte tiers. Tapez sur la touche F4 pour faire apparatre la liste des tiers.

Supposons que le cabinet assurant la grance de vos locaux vienne de changer et que vous receviez sa premire facture. Il vous faut donc crer son compte. Cliquez sur le bouton Nouveau. Une fiche tiers vierge souvre. Remplissez-la comme dans les illustrations suivantes.

203 Sage France

Chapitre 5 Fonctions avances

Utilisez la touche TABULATION pour passer de zone en zone. Une fois la saisie du volet Identification termine, cliquez sur longlet Complment pour enregistrer des informations essentielles la poursuite de lexercice.

204 Sage France

Chapitre 5 Fonctions avances


Utilisez la touche TABULATION pour passer de zone en zone et la touche ENTREE pour enregistrer la saisie. Une fois lenregistrement du volet Complment effectu, cliquez sur longlet Banques pour saisir dautres informations importantes.

Fermez la fiche du compte en cliquant sur sa case Fermer. Le numro de compte du tiers apparat dans la pice. Tapez la touche TABULATION. Compltez le libell de lcriture en tapant
avril 06

la suite de Quittance de puis pressez la touche TABULATION. Constatez au passage que la date dchance du compte de tiers correspond bien celle que vous avez paramtre dans son compte. Le curseur se retrouve dans la zone Dbit de la deuxime ligne. Tapez le montant HT du loyer
1524

puis pressez la touche TABULATION. Constatez que la zone Dbit de la dernire ligne affiche bien le montant des frais qui slvent 10 % du montant du loyer. Validez par la touche ENTRE pour enregistrer la pice.
205 Sage France

Chapitre 5 Fonctions avances

Si un message saffiche ce moment pour vous dire que les comptes doivent tre ventils analytiquement, cest que vous avez omis de raliser les oprations pralables que nous vous avons conseilles. Dans ce cas, il est ncessaire de presser la touche ECHAP pour annuler la saisie de pice, de faire les paramtrages dcrits plus haut et de recommencer la saisie assiste laide du modle.

Constatez que les comptes 61300000 et 61400000 apparaissent en caractres gras, signe quune ventilation analytique leur est attache.

Refermez ensuite toutes les fentres qui peuvent encore tre ouvertes lcran.

206 Sage France

Chapitre 5 Fonctions avances

Leon 3 Gestion des devises

Objectif

Lobjectif de cette leon est de vous montrer comment grer des pices en devises.

tapes

Les tapes de la leon sont organises de la manire suivante : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Paramtrages pralables pour la saisie des critures en devises. Cration dune devise. Saisie de pices dans cette devise. Saisie de rglements en devise. Lettrage en devise des comptes clients. Ecarts de change. Rvaluation des dettes et crances en devises.

Astuces

Pour atteindre rapidement un compte dans la liste des comptes, tapez les premiers chiffres de son numro si la liste est classe sur le numro, ou les premires lettres de sa dsignation si la liste est classe sur cette information. Le curseur se place alors sur le premier compte commenant par les valeurs indiques. Cette leon utilisera un Assistant pour lexcution dune fonction. Assurez-vous que la commande Mode assistant est bien coche ( ) dans le menu Fentre. Si vous avez paramtr une devise dquivalence (dans la fonction Fichier / A propos de, voir plus haut), lInverseur, dont la commande apparat dans la barre doutils Navigation (ou dans le menu Edition) vous permet de visualiser les montants apparaissant dans toutes les fentres soit dans la monnaie de tenue de la comptabilit, soit dans la devise dquivalence. Les tats pourront galement tre imprims dans une monnaie ou dans lautre. La monnaie active est mentionne sur la barre dtat en bas de lcran.

207 Sage France

Chapitre 5 Fonctions avances

Avant-propos

Si vous avez quitt le programme la fin de la leon prcdente, relancez-le comme il est indiqu au dbut de la Leon 1 du chapitre Paramtrage de la socit. La version 100 Pack Plus permet la gestion de 32 devises diffrentes. Les versions 100 et 100 Pack ne permettent la gestion que de quatre devises. Le programme vous permet de saisir les critures en devise. Il enregistre automatiquement les critures rgularisant les diffrences de change. Dans cette partie nous vous proposons d'enregistrer des critures comptables en devise.

Paramtrages pralables
Traitement des carts de change
Ouvrez le volet Fichier / A propos de / Ajustement lettrage. Pour plus dinformations sur le lancement de cette fonction, reportez-vous au titre Paramtrages pralables de la premire leon de ce chapitre.

208 Sage France

Chapitre 5 Fonctions avances

Trois zones concernent les carts de change et sont renseignes par dfaut par le programme (mais restent modifiables) : le code du journal sur lequel seront portes les critures dcart ventuel ; les intituls des modles de saisie utiliss par le programme quand il doit traiter un cart de change dbiteur ou crditeur. Constatez que des valeurs diffrentes peuvent tre paramtres pour les clients, les fournisseurs et autres tiers. Vrifiez que dans le cadre Ecart de change, les valeurs suivantes sont bien paramtres dans les zones.
Zone Code journal Modle dbit Modle crdit OD Perte sur cart de change Produit sur cart de change Contenu

Si tel nest pas le cas, modifiez les valeurs pour quelles deviennent celles affiches. Ce paramtrage doit tre le mme la fois dans le sous-volet Client et dans le sous-volet Fournisseur.

209 Sage France

Chapitre 5 Fonctions avances


Conservez la fentre de la fonction A propos de ouverte.

Cration dune devise


Activez le volet Options en cliquant sur son onglet. Ouvrez loption Devise.

Cette option permet denregistrer les donnes relatives aux devises utilises lors des transactions avec vos clients et fournisseurs. Pour vous permettre de mieux apprhender le paramtrage des devises, vous allez en saisir une, ce qui vous permettra de constater le rle de chaque zone de saisie.

210 Sage France

Chapitre 5 Fonctions avances


Slectionnez, en cliquant dessus, la premire ligne vide en dessous de la liste des devises dj saisies. Pressez la touche TABULATION pour amener le curseur dans la premire zone de saisie et tapez les informations regroupes dans le tableau suivant. Les zones marques dun astrisque (*) sont commentes plus loin.
Zone Intitul Unit Sous unit Format Sigle Code ISO (*) Code DEI Zones Cotation (*) Cours Mode de cotation (*) Devise cotation (*) Expression de la cotation Cours priode (*) Cours clture (*) Zone Euro (*) 0,6177 Certain Euro Inaccessible 0,684 Laissez vide Ne pas cocher Contenu Livre sterling Livre Penny Laissez la valeur propose GBP Laissez vide

Zone Euro Cette bote cocher permet de prciser au programme quelles sont les monnaies appartenant la zone Euro. Vous verrez plus loin que cette zone nest pas seulement informative mais quelle joue un rle lors des carts de conversion. Code ISO Le renseignement de cette zone est indispensable sil vous arrive dimporter ou dexporter des critures en devise ou bien si vous transfrez des donnes en devises vos tablissements bancaires. Cest sur ce code que les devises seront diffrencies.

211 Sage France

Chapitre 5 Fonctions avances


Cotation / Ancienne cotation Cette zone liste droulante permet de basculer entre deux sries de donnes : celles qui correspondent Cotation sont les valeurs actuellement en vigueur et qui seront utilises par le programme lors des saisies en devises ou des conversions ; celles qui correspondent Ancienne cotation ne seront utilises que par les monnaies de la zone Euro. Les informations qui seront mentionnes dans ces zones permettront de consulter les valeurs en devise antrieures au passage leuro, lorsque les devises trangres taient encore cotes par rapport la monnaie locale et non par rapport leuro. Mode de cotation Le mode de cotation dpend de la devise en cours de paramtrage et de la devise de cotation utilise. Dans notre cas, la cotation de la Livre sterling seffectue au certain par rapport leuro. Devise cotation Pour plus dinformations, reportez-vous aux explications donnes plus haut dans la zone Cotation / Ancienne cotation. Expression de la cotation Le programme affiche un exemple de conversion une fois le cours, le mode de cotation et la devise de cotation choisis. Il vous permet de vrifier la validit de vos paramtrages. Cours priode Lenregistrement dune valeur dans cette zone (cours une date de rfrence) permettra deffectuer des rvaluations priodiques des dettes et crances en devise. Nous supposerons ici que la valeur saisie est celle du 26/02/06. Cours clture Comme dans la zone prcdente, lenregistrement dune valeur dans cette zone permettra deffectuer des rvaluations des dettes et crances en devise lors de la clture de lexercice.

212 Sage France

Chapitre 5 Fonctions avances

Validez pour enregistrer les valeurs saisies.

Paramtrage des colonnes des journaux


Journaux de vente

Il est ncessaire de paramtrer les colonnes des journaux de vente et de trsorerie ainsi que de l'interrogation des tiers pour y faire apparatre les colonnes concernant les devises. Slectionnez Options dans la zone liste droulante qui sert de titre la liste des devises puis faites un double-clic sur Organisation et ensuite sur Journal vente.

213 Sage France

Chapitre 5 Fonctions avances

Vrifiez que la colonne Devise, dans la liste, pourra tre affiche dans les journaux de vente. Pour cela deux possibilits : soit elle est prcde de licne Obligatoire pour le fichier,

soit vous cliquez sur sa ligne et vous regardez si cette option est slectionne dans la zone droite de la liste. Si tel nest pas le cas, il faut cliquer sur lintitul de la colonne puis sur loption Obligatoire pour le fichier et valider. Effectuez les mmes manipulations pour les colonnes Mode de rglement, Date chance, Parit, Montant devise et N facture. Validez chaque fois.
Journaux de trsorerie

Slectionnez Organisation dans la zone liste droulante qui sert de titre la liste, puis, dans la liste, Journal trsorerie comme vous lavez fait plus haut. Dans la liste des colonnes du journal, vous devez rendre obligatoire pour le fichier les colonnes suivantes : Mode rglement, Devise, Parit,
214 Sage France

Chapitre 5 Fonctions avances


Montant devise, N facture.

Faites galement en sorte que la colonne Contrepartie gnrale soit Disponible pour le fichier en cliquant sur cette option aprs slection de la dsignation de la colonne puis validation.
Interrogation tiers

Remontez au niveau Organisation, puis slectionnez Interrogation tiers. Dans la liste des colonnes de cette fonction, vous devez rendre obligatoire pour le fichier les lments suivants : Devise, Parit, Montant devise, Lettrage devise. Validez les modifications apportes la fiche de lentreprise en cliquant sur la case Fermer.
215 Sage France

Chapitre 5 Fonctions avances Autorisation de la saisie en devise


Pour saisir les montants en devise sur les comptes de tiers, il faut que le compte gnral auquel ils sont rattachs autorise la saisie en devise. Les comptes clients sont rattachs au compte gnral 41100000 Clients. Autorisez la saisie en devise sur ce compte. Ouvrez la liste du plan comptable ou utilisez la fonction Atteindre pour faire apparatre ce compte. Pour plus dinformations, reportez-vous au titre Crez vos comptes comptables la Leon 3 Cration des lments comptables du Chapitre 2 Paramtrage de la socit pour louverture de la liste des comptes ou au titre Modifiez un compte gnral de cette mme leon pour la fonction Atteindre.

Vrifiez que la case Saisie devise est bien coche et quil ny ait pas de devise privilgie (intitul de la devise sur Aucune) puis refermez la fentre. Si ce nest pas le cas, faites les paramtrages demands. Refermez les fentres de comptes en pressant CTRL + F4.

Il nest pas ncessaire de paramtrer la saisie en devise du compte tiers moins quil ne soit systmatiquement factur dans une devise particulire. Il est en effet possible, comme vous le verrez dans les saisies qui suivent, de slectionner la devise appliquer au tiers dans la pice elle-mme (rsultat du paramtrage du compte collectif).

216 Sage France

Chapitre 5 Fonctions avances

Saisie en devise
Enregistrez deux factures adresses au client COURA. Ce client sera factur en Livres sterling. La premire facture a t adresse le 12/04/06, la deuxime le 14/05/06. Elles seront considres comme des oprations dexport exonres de TVA.

Premire pice comptable


Ouvrez la liste des journaux, en utilisant une des options suivantes :
Barre de menus Barre doutils Comptabilit gnrale Barre verticale Saisie des critures Commande Traitement / Journaux de saisie Bouton Journaux de saisie Bouton Journaux de saisie

Ouvrez le journal VTE Ventes marchandises davril 06 : soit par un double-clic sur sa ligne, soit en slectionnant sa ligne puis en tapant CTRL + M, soit en slectionnant sa ligne puis en cliquant sur le bouton Voir/Modifier de la barre doutils Navigation.

217 Sage France

Chapitre 5 Fonctions avances

Renseignez cette fentre comme suit. Pressez la touche TABULATION entre chaque zone ; validez par la touche ENTRE aprs saisie de chaque ligne.
Premire ligne de saisie : saisie de la ligne TTC

Enregistrez les valeurs rsumes dans le tableau suivant.


Zone Jour N pice N facture N compte gnral N compte tiers Code taxe Libell criture Mode rglement Echance Devise Parit 12 Le programme renseigne automatiquement cette zone F234 Saisir dabord le compte de tiers COURA Laissez vide Facture COURA 1 Chque Renseigne automatiquement Livre sterling Laissez la valeur propose Contenu

218 Sage France

Chapitre 5 Fonctions avances


Zone Montant devise Position journal Dbit Crdit 345 Inaccessible. Renseigne automatiquement Vide Contenu

Le montant apparaissant dans la zone Dbit est bien videmment gal au montant en devise multipli par la parit. Validez la ligne.
Deuxime ligne de la pice : ligne HT

Saisissez les valeurs rsumes dans le tableau suivant.


Zone Jour N pice N facture N compte gnral N compte tiers Code taxe Libell criture Mode rglement Echance Devise Parit Montant devise Position journal Dbit Crdit Contenu Laissez la valeur propose Laissez la valeur propose Laissez la valeur propose 70109000 Laissez vide Laissez vide Laissez la valeur propose Inaccessible Inaccessible Inaccessible Inaccessible Inaccessible Inaccessible. Vide Renseign automatiquement

219 Sage France

Chapitre 5 Fonctions avances


Validez cette dernire ligne et refermez la fentre du journal mais pas celle de la liste des journaux.

Deuxime pice comptable


Slectionnez le journal VTE Ventes marchandises de mai 06. La fentre de saisie s'ouvre, renseignez-la comme suit. Nous nindiquons que les colonnes saisir. Les autres doivent tre laisses vides ou avec la valeur mentionne par dfaut. Nous commencerons par la saisie de la ligne du tiers et nous modifierons le montant de la parit.

220 Sage France

Chapitre 5 Fonctions avances


Premire ligne de saisie
Zone Jour N compte gnral N compte tiers Libell criture Devise Parit Montant devise Dbit 14 Saisissez dabord le compte de tiers COURA Facture COURA 2 Livre sterling 0,6177 365 Renseigne automatiquement Contenu

Deuxime ligne de saisie


Zone N compte gnral N compte tiers Code TVA Crdit 70109000 Vide Laissez vide Renseigne automatiquement Contenu

Troisime pice comptable


Cette troisime pice ne servira pas immdiatement mais dans un prochain exercice, portant sur la rvaluation des pertes et gains de change. Plutt que de vous faire ouvrir plusieurs fois la mme commande, il nous a paru plus simple de vous faire enregistrer ici la pice ncessaire cet exercice. Restez dans le journal VTE Ventes marchandises de mai 06. Comme prcdemment, nous nindiquons que les colonnes saisir. Les autres doivent tre laisses vides ou avec la valeur mentionne par dfaut.

221 Sage France

Chapitre 5 Fonctions avances


Premire ligne de saisie

Jour N compte gnral N compte tiers Libell criture Devise Parit Montant devise Dbit

18 Saisissez dabord le compte de tiers COURA Facture COURA 3 Livre sterling 0,75 345 Renseigne automatiquement

Deuxime ligne de saisie


Zone N compte gnral N compte tiers Code taxe Crdit 70109000 Vide Laissez vide Renseigne automatiquement Contenu

Aprs avoir enregistr ces trois factures, nous allons enregistrer les rglements reus du client COURA. Refermez la fentre du journal mais pas la liste des journaux.

Saisie des rglements en devise


Lors des rglements effectus par le client COURA, le cours le la Livre sterling a subi une diffrence de change par rapport la facturation. Nous verrons dans le paragraphe suivant la rpercussion de ces carts de change. Ouvrez le journal SG Socit Gnrale de mai 06.
222 Sage France

Chapitre 5 Fonctions avances

Pour l'enregistrement des rglements, pressez la touche TABULATION entre chaque zone afin qu'elles puissent tre renseignes. Validez par la touche ENTRE chaque ligne saisie. Pour chaque criture les valeurs saisir sont indiques dans le tableau ci-dessous.
Zone Jour N de Pice N compte gnral N compte tiers Libell criture Mode rglement Devise Parit Montant devise Crdit 12 Saisir le numro de la pice de vente correspondante (7) Renseignez dabord le compte tiers COURA Rglement facture COURA 1 Chque Livre Sterling 0,684 345 Le programme renseigne automatiquement cette zone Contenu

Validez puis tapez la touche TABULATION autant de fois que ncessaire pour quun montant apparaisse dans la zone Dbit de la ligne de contrepartie puis validez.

223 Sage France

Chapitre 5 Fonctions avances

Rappelons que le journal SG est contrepartie ligne ligne comme vous lavez vu plus haut.

Fermez la fentre du journal en pressant CTRL + F4. Slectionnez le journal SG Socit Gnrale de juin 06 pour enregistrer le deuxime rglement. La fentre de saisie s'ouvre, renseignez-la comme suit.
Zone Jour N de Pice N compte gnral N compte tiers Libell criture Mode rglement Devise Parit Montant devise Crdit 24 Saisir le numro de la pice de vente correspondante (8) Renseignez dabord le compte tiers COURA Rglement facture COURA 2 Chque Livre Sterling 0,691 365 Le programme renseigne automatiquement cette zone Contenu

Comme pour la pice prcdente, enregistrez lcriture de contrepartie en pressant la touche TABULATION plusieurs fois puis en validant le montant apparu dans la zone Dbit. Fermez la fentre de saisie et la liste des journaux par CTRL + F4. Aprs avoir saisi les rglements, nous vous proposons de lettrer le compte du client Courage.

224 Sage France

Chapitre 5 Fonctions avances

Lettrage du compte client


Lancez cette commande, selon lune des options suivantes :
Barre de menus Barre doutils Gestion des tiers Commande Traitement / Interrogation tiers Bouton Interrogation tiers

Barre verticale Gestion et suivi des tiers Bouton Interrogation tiers

La fentre qui s'ouvre vous permet de lettrer les enregistrements en monnaie courante et en devise.

Slectionnez le client COURA dans la zone liste droulante puis validez par la touche ENTRE. Toutes les critures non lettres enregistres sur ce compte s'affichent.

225 Sage France

Chapitre 5 Fonctions avances

Activez le lettrage en cliquant sur le bouton Lettrage automatique ou tapez MAJUSCULE + F1. La fentre Lettrage automatique s'ouvre.

Dans la zone liste droulante Lettrage en, slectionnez Monnaie courante et devise. Le Type slectionner est N de pice. Les autres paramtrages de la fentre ne doivent pas tre modifis. Validez en cliquant sur le bouton OK. Aprs lettrage vous obtenez l'cran suivant.

Constatez que le lettrage sest ralis avec des lettres minuscules dans la colonne Lettrage montant et majuscules dans la colonne Lettrage devise. Les montants en devise sont quivalents mais pas ceux en euros. Il y a donc un simple pr-lettrage des critures en monnaie courante mais pas de lettrage dfinitif.

226 Sage France

Chapitre 5 Fonctions avances


Or la comptabilit tant tenue en monnaie courante, cest--dire ici en euros, il est indispensable que le rapprochement soit fait sur cette monnaie courante pour que les critures soient considres comme soldes. Il vous faut constater cet cart d des diffrences de change.

Ecarts de change
Lors du lettrage dun compte client, le programme permet son ajustement en cas dcarts de change. Nous utiliserons pour cela des modles de saisie d'critures d'ajustement en cas de perte et de gain de change qui ont t recopis dans votre fichier comptable (si toutefois vous avez choisi la solution du fichier prt lemploi lors de la cration du fichier). Les comptes qui permettront d'enregistrer les diffrences de change sont galement crs dans la base.

Paramtrage des carts de change


La vrification du bon paramtrage des informations utilises par le programme pour le traitement des carts de change a t faite plus haut dans ce chapitre. Pour plus dinformations, reportez-vous au titre Traitement des carts de change au dbut de cette leon. Si vous ne lavez pas ralis, veuillez vous y reporter avant de poursuivre.

Calcul de la diffrence de change


La fentre de la commande Traitement / Interrogation tiers doit toujours tre ouverte lcran. Elle va vous permettre de gnrer automatiquement les critures de gain ou de perte de change et de lettrer le compte sur le montant. Activez le calcul de la diffrence de change en cliquant sur le bouton Calcul diffrence de change ou tapez MAJUSCULE + F5. La fentre Calcul de la diffrence de change s'ouvre.

227 Sage France

Chapitre 5 Fonctions avances

Enregistrez les valeurs rsumes dans le tableau suivant.


Zone Devise Compte de / Date de Date Date opration Livre Sterling COURA 010106 300606 300606 Contenu

Constatez que les modles de saisie ainsi que le journal sur lequel seront passes les critures de rgularisation ne sont pas demands, puisque dj paramtrs dans la fiche de lentreprise comme vous lavez vu plus haut. Validez en cliquant sur le bouton OK. Aprs lancement de la fonction vous obtenez l'cran suivant si vous slectionnez Toutes les critures dans la zone de slection dispose sur le bord infrieur de la fentre.

228 Sage France

Chapitre 5 Fonctions avances


Vous pouvez constater que les codes lettrages en minuscules de la colonne Lettrage montant ont t transforms en majuscules. En effet, de nouvelles lignes ont t gnres et permettent ainsi d'quilibrer les factures avec les rglements en monnaie courante. Refermez la fentre en tapant CTRL + F4.

Rvaluation des dettes et crances en devises


Au dbut de cette partie, nous vous avons fait saisir une facture au nom du client COURA dont nous vous avons dit quelle servirait plus tard. Cette pice va effectivement tre utilise dans le cadre de cette fonction. Lancez-la, selon une des options suivantes :
Barre de menus Commande Traitement / Rvaluation des dettes et crances en devises

Barre doutils Fonctions avances Bouton Rvaluation en devise

La fentre de lAssistant Rvaluation souvre. Les programmes Sage Ligne 100 proposent, pour de nombreuses fonctions, des assistants qui vous aident pas pas dans la ralisation de tches un peu complexes et vous vitent davoir manipuler de nombreuses fonctions successives et leurs crans de paramtrage. Tel est le cas ici.

229 Sage France

Chapitre 5 Fonctions avances


Slection du traitement

Le cours de la Livre Sterling ayant subi un changement tout rcemment, vous dsirez connatre linfluence que cette modification du cours aura sur les factures clients ou fournisseurs tablies dans cette devise et non encore rgles. Cette fonction va vous permettre de le dterminer. Prenez quelques instants pour lire les instructions puis cliquez sur la case doption Priode et enregistrez les dates limites 010106 au 310506, dans les zones de saisie droite de cette case. Vous pouvez saisir les dates manuellement ou utiliser le calendrier. Laissez les autres valeurs proposes et cliquez sur le bouton Suivant.

230 Sage France

Chapitre 5 Fonctions avances


Slection des natures de comptes

Lopration de rvaluation en cours de paramtrage ne portant que sur un client, vous pouvez dcocher les lignes Fournisseur et Salari en cliquant dessus, pour enlever la coche ( ) qui les prcde. Cliquez ensuite sur le bouton Suivant.
Slection des codes journaux

231 Sage France

Chapitre 5 Fonctions avances


Comme prcdemment, vous pouvez enlever la coche en face de tous les journaux, sauf celui de vente (VTE Vente marchandises), puisque vous ne vous occupez que dun client. Les autres journaux ne comportant pas dcritures rvaluer, ceci ne gne en rien quils restent slectionns. Cliquez ensuite sur le bouton Suivant.
Slection des devises

Dans cette fentre aussi, une seule devise nous intresse, la Livre sterling. Vous pouvez dcocher les autres devises mais, cette fois ci, en slectionnant leur ligne et en cliquant sur le bouton Slectionner. Il est possible de faire une rvaluation sur plusieurs devises simultanment. Quant la Livre Sterling, vous allez modifier son cours afin, justement, de permettre la rvaluation, objet de cette fonction : 1. 2. 3. cliquez sur sa ligne, le cours apparat dans la fentre de saisie en dessous de la liste ; modifiez la valeur du cours en tapant 0,692 ; validez par la touche ENTRE.

Cliquez ensuite sur le bouton Suivant.

232 Sage France

Chapitre 5 Fonctions avances


Gnration des critures de perte ou de gain

Cette fentre sert lenregistrement du journal et des comptes sur lesquels seront enregistres les critures constatant les pertes ou les gains. Enregistrez les valeurs runies dans le tableau ci-dessous.
Zone Journal de rvaluation Compte de pertes de change Compte de gains de change 1er numro N facture Libell Contenu OD Oprations diverses 66600000 76600000 Laissez vide REEV3105 Rvaluation au 31/05

Il nest pas ncessaire, dans notre cas, denregistrer un premier numro dcriture car le journal dOD tant numrotation automatique, le programme utilisera de lui-mme les premiers numros disponibles. Cliquez sur le bouton Suivant.

233 Sage France

Chapitre 5 Fonctions avances


Extourne automatique

Cette fentre sert lenregistrement du journal sur lequel seront comptabilises les critures dextournes. Enregistrez les valeurs runies dans le tableau ci-dessous.
Zone Souhaitez-vous effectuer ce traitement Journal 1er numro N facture Libell Oui OD Laissez vide EXT0106 Laissez vide Contenu

Le programme enregistrera automatiquement un libell pour les critures ainsi gnres. Cliquez sur le bouton Suivant.

234 Sage France

Chapitre 5 Fonctions avances


Edition de ltat des pertes probables et des gains latents

Laissez la valeur propose dans cette fentre et cliquez sur le bouton Suivant.
Rcapitulatif

235 Sage France

Chapitre 5 Fonctions avances


Cette dernire fentre rcapitule les paramtrages effectus. Si vous constatez une erreur, vous pouvez cliquer sur le bouton Annuler pour interrompre compltement le processus ou bien sur le bouton Prcdent pour revenir en arrire et modifier les paramtrages. Cliquez sur le bouton Fin pour lancer la rvaluation. La fentre de paramtrage des impressions va souvrir pour vous permettre dditer ltat demand. Vous pouvez slectionner une impression papier ou un aperu lcran. Si vous ouvrez les journaux dOD de mai puis de juin, vous constaterez que des critures y ont t portes et quelles correspondent bien au gain latent que ltat imprim vous a annonc.

236 Sage France

Chapitre 5 Fonctions avances

Leon 4 TVA sur les encaissements

Objectif

Lobjectif de cette leon est de vous montrer comment traiter la TVA sur les encaissements et imprimer les dclarations fiscales correspondantes.

tapes

Les tapes de la leon sont organises de la manire suivante : 1. 2. 3. 4. 5. 6. Paramtrages pralables la gestion de la TVA sur les encaissements. Saisie dune pice comportant de la TVA sur encaissement. Registres de taxes. Saisie dune pice comportant de la TVA sur encaissement avec utilisation des registres. Enregistrement dun rglement partiel. Lettrage en saisie.

Astuces

Pour insrer la dsignation du compte comme libell de la ligne du journal sur laquelle il apparat, pressez la combinaison de touche CTRL + MAJUSCULE + < quand le curseur se trouve dans la zone Libell criture. Nous navons pas encore parl des Libells qui sont des textes tout faits que vous enregistrez vous-mme et que vous appelez dans la zone Libell criture des lignes de journaux : soit en tapant le raccourci que vous leur avez affect (en mme temps que vous pressez les touches CTRL et MAJUSCULE),

soit en les choisissant dans leur liste ouverte par un clic sur le bouton Appeler un libell (ou en pressant MAJUSCULE + F3) prsent en haut de chaque journal.

237 Sage France

Chapitre 5 Fonctions avances

Avant-propos

Si vous avez quitt le programme la fin de la leon prcdente, relancez-le comme il est indiqu au dbut de la Leon 1 du chapitre Paramtrage de la socit. Vous avez pu voir dans les nombreux exercices prcdents la gestion de la TVA sur les dbits. Sage Comptabilit permet de grer galement la TVA sur les encaissements.

Gestion de la TVA sur les encaissements


Deux mthodes peuvent tre adoptes pour grer la TVA sur les encaissements : soit dfinir le compte de TVA sur encaissement dans la zone Compte de contrepartie gnrale de la ligne de banque au niveau du journal de trsorerie : cette mthode est applicable dans le cas de rglements comportant un seul taux ; soit utiliser les registres taxes, notamment dans le cas de factures multi-taux et multi-rgimes. Cette dernire possibilit nest offerte que dans la version 100 Pack Plus du programme. Pour plus dinformations, reportez-vous au Manuel de rfrence .

Paramtrage initiaux
Dans un premier temps vous allez voir quels sont les paramtrages de base quil faut raliser pour pouvoir grer la TVA sur les encaissements.

Compte de contrepartie
Afin de vous montrer la gestion de la TVA sur encaissement lors dun rglement, veillez tout dabord ce que la colonne Contrepartie gnrale soit affiche dans le journal de trsorerie qui va servir lenregistrement du rglement. Pour cela, ralisez les oprations que nous vous avons montres dans une prcdente leon : 1.
238 Sage France

Lancez la fonction Fichier / A propos de.

Chapitre 5 Fonctions avances


2. 3. 4. 5. 6. 7. Cliquez sur longlet Options pour ouvrir ce volet. Faites un double-clic sur loption Organisation pour ouvrir sa fentre. Faites un double-clic sur la ligne Journal trsorerie pour ouvrir sa fentre. Cliquez sur la ligne Contrepartie gnrale puis sur la case doption Obligatoire pour le fichier. Validez. Refermez les fentres de la fonction A propos de... La colonne apparatra delle-mme dans les journaux de trsorerie.

Taux de taxes
Vous avez eu dj loccasion de consulter cette fonction. Pour que le programme puisse savoir quels sont les montants concerns par la TVA sur encaissement, il faut le lui indiquer lors des saisies de pices. Cette information se fera en fonction des comptes de taxes utiliss et des comptes gnraux associs. Lancez cette fonction, selon une des options suivantes :
Barre de menus Commande Structure / Taux de taxes

Barre doutils Comptabilit gnrale Bouton Taux de taxes

La liste des taux de taxes souvre.

239 Sage France

Chapitre 5 Fonctions avances


Nous pourrions vous faire crer un nouveau taux de taxes avec un compte de taxe rserv la TVA collecte sur encaissement (ou dcaissement) et des comptes gnraux de produits ou de charge spcialement affects ces saisies. Nous vous proposons une manipulation plus simple qui consiste transformer un taux existant. Faites un double-clic sur la ligne du taux V05 TVA coll. Ventes 5,50%. La fentre du taux considr souvre.

Pour transformer ce taux en TVA sur les encaissements, il suffit de cliquer sur la zone liste droulante Type de taxe et de slectionner TVA/encaissement dans la liste. Si vous souhaitez faire dautres exercices ultrieurement avec des pices de vente comportant de la TVA sur les dbits 5,50 %, il faudra nouveau modifier le contenu de cette zone, ce qui ne prsente aucun inconvnient sur les pices dj saisies, et peut-tre crer un taux de taxes consacr exclusivement la TVA sur encaissement. Refermez la fentre du taux de taxe ainsi que la liste en tapant CTRL + F4. Les paramtrages se terminent ici, vous allez maintenant passer aux saisies proprement dites.

Saisie dune pice comportant de la TVA sur encaissement


Ouvrez le journal de ventes VTE davril 2006. Pour plus dinformations sur louverture des journaux, reportez-vous la leon prcdente.

240 Sage France

Chapitre 5 Fonctions avances

Ouvrez la zone liste droulante Modle de saisie puis slectionnez le modle Facture vente produits finis 5,5%. La zone de saisie sagrandit comme vous avez dj pu le constater dans la Leon 2 de ce chapitre. Enregistrez les valeurs indiques dans les copies dcran ci-dessous.

Ne saisissez de valeurs que dans les zones o sarrte le curseur en utilisant la touche TABULATION pour le dplacer. Seul le code taxe de la ligne du tiers ne doit pas tre saisi car il est inutile. Certaines valeurs sont dtermines par le programme sans que le curseur se positionne dans ces zones.

241 Sage France

Chapitre 5 Fonctions avances


Validez aprs la saisie de la dernire valeur. La pice est enregistre et le taux de taxe sest calcul. Fermez le journal mais pas la liste des journaux en tapant CTRL + F4. Ouvrez ensuite le journal de la Socit Gnrale SG de mai 06. Faites en sorte que la colonne Contrepartie gnrale soit affiche dans le journal. Pour plus dinformations sur cette manipulation, reportez-vous la Leon 2 Rapprochement bancaire manuel du Chapitre 4 Traitements priodiques.

Saisissez les valeurs de rglement de la vente 5,5%. Vous nutiliserez pas de modle de saisie et utiliserez la touche TABULATION entre chaque zone.
Zone Jour N pice N compte gnral N compte tiers Contrepartie gnrale Libell criture 5 13 Saisir dabord le compte de tiers COURA 44571050 Rglement facture CO02 Contenu

242 Sage France

Chapitre 5 Fonctions avances


Zone Mode rglement Echance Devise Parit Montant devise Position journal Crdit Chque Laissez vide Aucune Inaccessible Inaccessible Inaccessible 78.58 Contenu

Le compte de contrepartie gnrale propos doit tre remplac par celui de la TVA sur encaissement pour que la gnration de cette TVA sexcute.

Validez aprs la saisie de la dernire valeur. Pour que le programme inscrive automatiquement la contrepartie sur la ligne de centralisation, il est ncessaire de presser la touche TABULATION autant de fois que ncessaire pour que la contrepartie sur le compte de banque sinscrive. Validez ensuite lorsquelle est complte. Fermez toutes les fentres sauf la liste des journaux en tapant CTRL + F4, plusieurs fois si ncessaire.

Constater lenregistrement de la TVA sur encaissement


Lancez limpression de ltat prparatoire de la dclaration de TVA (ou demandez un aperu avant impression) sur la priode 010506 au 310506 et en prcisant TVA/encaissement dans la zone Type de taxe. Cochez aussi loption Dtail des critures pour mieux vous rendre compte des valeurs enregistres. Pour plus dinformations sur cette opration, reportez-vous la Leon 3 Dclaration de taxes du Chapitre 4 Traitements priodiques.

Aucun des paramtrages pralables proposs dans la leon sur la dclaration de taxes nest raliser puisquils ont dj t enregistrs dans les fichiers.

243 Sage France

Chapitre 5 Fonctions avances

Registres de taxes
Cette fonction nest disponible que sur la version 100 Pack Plus du programme. Les registres Taxe sont utiliss pour grer les cas particuliers de taxes. Ils constituent llment de base pour la gestion de la TVA sur les encaissements. Ils permettent dobtenir pour chaque ligne de saisie la rpartition par taux de TVA de la base taxable et du montant de la taxe. Pour activer ces registres dont lutilisation nest pas propose par dfaut, il faut lancer la commande Fichier / A propos de puis cliquer sur longlet Paramtres.

Les zones qui nous intressent sont regroupes dans lencadr Registre. Cochez la case Gestion registres taxe afin que le programme cre les registres la premire saisie de pice. La zone liste droulante Registres taxe devient active. Slectionnez-y Mise jour automatique. Cochez loption Utilisation des registres TVA /encaissements afin que le programme reporte sur ce fichier les diffrents montants de TVA qui seront gnrs. La zone Mode daffectation devient active. Laissez la valeur Prorata montant HT propose par dfaut. Lors de rglements partiels, le programme fera la rpartition entre TVA sur dbits et TVA sur encaissements en fonction des montants HT respectifs ayant gnr ces taxes.

244 Sage France

Chapitre 5 Fonctions avances


Ce paramtrage est maintenant termin, refermez la fentre en tapant CTRL + F4.

Saisie dune pice comportant de la TVA sur encaissement (registres de taxes)


Ouvrez le journal VTE Ventes marchandises de mai 06. Ajoutez dans lcran de saisie du journal la colonne Position registre. Lancez la commande permettant cette opration : soit en lanant la commande Fentre / Personnaliser la liste, soit en ouvrant le menu contextuel des colonnes du journal par un clic droit puis en slectionnant la commande Personnaliser la liste.

1. 2. 3.

Cliquez sur lintitul de la colonne Position registre dans la liste de gauche (Colonnes disponibles). Cliquez sur le bouton Ajouter. Cliquez sur le bouton OK.

La colonne est maintenant prsente dans le journal. Droulez la zone Modle de saisie puis slectionnez le modle Facture ventes prod. finis 19,6%. La zone de saisie sagrandit comme vous avez dj pu le constater plusieurs reprises.

245 Sage France

Chapitre 5 Fonctions avances


Enregistrez les valeurs regroupes dans le tableau ci-dessous. Nous nindiquons que les zones dans lesquelles se positionne le curseur en tapant la touche TABULATION.

Zone Jour N pice Code taxe ligne du compte 70101900 N compte gnral Libell criture Crdit du compte 70101900 Code taxe ligne du compte 44571190 N compte gnral Code taxe ligne du compte 70800000 Crdit du compte 70800000 N compte tiers 17

Contenu

Laisser la valeur propose V19 Laissez la valeur propose (Facture n) 146 2783 V19 70800000 V19 1795 COURA

Tabulez jusqu la fin de la dernire ligne ...

246 Sage France

Chapitre 5 Fonctions avances


... puis validez la saisie.

Vous verrez alors apparatre cette icne dans la colonne Position registre. La rpartition base taxable et montant taxe pour la pice saisie est alors effectue dans le registre taxe. Vous pouvez vous en assurer en cliquant sur la ligne comportant licne mentionne plus haut puis sur le bouton Registres, dispos sur le bord infrieur de la fentre et qui est devenu actif la slection de la ligne. La fentre qui souvre montre la ventilation des taxes (un seul taux dans notre exemple).

Cliquez sur le bouton Annuler pour refermer la fentre.

247 Sage France

Chapitre 5 Fonctions avances

Enregistrement dun rglement partiel


Afin de vous montrer la gestion de la rpartition au prorata des montants de taxe, faites la saisie dun rglement partiel de cette facture. Refermez le journal en tapant CTRL + F4 puis ouvrez le journal SG Socit Gnrale de juin 06.

Saisissez les valeurs suivantes :


Zone Jour N pice N compte gnral N compte tiers Contrepartie gnrale Libell criture Mode rglement Echance Devise Crdit 16 Reprendre la valeur de la pice saisie prcdemment (14) Enregistrez dabord le compte tiers COURA Renseigne automatiquement CTRL + MAJUSCULE + R, n 146 Chque Laissez vide Aucune 2744 Contenu

Validez aprs cette dernire valeur.

248 Sage France

Chapitre 5 Fonctions avances


Pressez la touche TABULATION autant de fois que ncessaire pour que le montant de la contrepartie apparaisse sur la ligne suivante.

Lettrage en saisie
Vous allez maintenant rapprocher la facture et le rglement partiel. Slectionnez la ligne que vous venez de saisir (celle du compte COURA saisie prcdemment) en cliquant dessus. Le bouton Lettrage dispos sur le bord infrieur de la fentre de saisie du journal devient actif. Cliquez dessus. Une fentre souvre.

249 Sage France

Chapitre 5 Fonctions avances


Elle prsente la liste de toutes les critures non lettres portes sur le compte du tiers slectionn. Reprez lcriture de vente (elle-ci comporte le numro 14) que vous avez saisie et cliquez dessus. Cliquez ensuite sur le bouton Associer pour quune coche ( ) apparaisse sur cette ligne (dans la colonne Position rglement). Les deux critures tant associes (celle que vous venez de cocher dans la fentre de visualisation et celle qui tait slectionne dans le journal de trsorerie), cliquez maintenant sur le bouton OK pour les lettrer ensemble. La fentre du journal de trsorerie rapparat et la ligne du rglement est toujours slectionne.

Ce lettrage sera fait en minuscules puisque nous sommes en prsence dun rglement partiel. Vous pouvez le constater en faisant un double-clic sur la ligne du compte COURA dans le journal, ce qui ouvre la fentre dinterrogation et de lettrage dans laquelle vous pourrez constater cette association.

Refermez toutes les fentres encore ouvertes lcran.

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Chapitre 5 Fonctions avances

Leon 5 Saisie par lot

Objectif

Lobjectif de cette leon est de vous montrer comment raliser des saisies par lots (ou dcentralises), sur un fichier indpendant : elles seront intgres dans les journaux dfinitifs quand vous en donnerez lordre.

tapes

Les tapes de la leon sont organises de la manire suivante : 1. 2. 3. Cration du fichier de saisie par lot. Saisie dcentralise dune facture. Transfert des saisies dcentralises.

Astuces

Si vous avez lintention dutiliser rgulirement la saisie par lot, cochez loption Gestion transparente des lots de la fonction Fentre / Prfrences. De cette manire, le lancement de la fonction Saisie par lot entranera louverture automatique du dernier lot de saisie ouvert sur le poste. Si vous voulez vous rserver la possibilit de slectionner le fichier lot de votre choix, ne cochez pas cette option.

Avant-propos

Si vous avez quitt le programme la fin de la leon prcdente, relancez-le comme il est indiqu au dbut de la Leon 1 du chapitre Paramtrage de la socit. La saisie dcentralise ou par lot est la possibilit offerte aux gestionnaires denregistrer les saisies comptables sur un fichier spar avant de les incorporer dfinitivement, totalement ou partiellement, dans leur fichier comptable. Les services comptables, disposant de plusieurs oprateurs ou opratrices de saisie travaillant en rseau, peuvent ainsi constituer plusieurs fichiers de saisie par lot dont, priodiquement, le gestionnaire transfre le contenu dans les fichiers dfinitifs. Toutes les facilits proposes en saisie directe sont offertes lors de telles saisies.

251 Sage France

Chapitre 5 Fonctions avances


Ralisez quelques saisies simples limage de celles que vous avez dj enregistres, en utilisant des modles de saisie afin de vous constituer un fichier qui sera ensuite incorpor dans la comptabilit.

Cration du fichier de saisie par lot


Afin quil ny ait aucun mlange ni aucune ambigut dans la saisie des mouvements, les saisies dcentralises sont enregistres sur des fichiers indpendants. Lancez la fonction permettant ces saisies :
Barre de menus Commande Traitement / Saisie par lot

Barre doutils Comptabilit gnrale Bouton Saisie par lot

Une fentre de paramtrage souvre. Cette fentre permet douvrir un fichier de saisie par lot lorsquil existe (il peut y en avoir autant que ncessaire) ou den crer un nouveau. Cest ce que vous allez faire. Cliquez sur le bouton Nouveau. Une nouvelle fentre presque identique la prcdente souvre.

Vrifiez tout dabord que le dossier de stockage est bien COMPTABILIT sinon recherchez-le.

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Chapitre 5 Fonctions avances

Rfrez-vous au manuel de Windows pour savoir comment naviguer dans les dossiers partir dune telle fentre. Consultez le manuel dinstallation pour savoir o se trouvent les dossiers du programme en fonction de la version du systme dexploitation Windows dont vous disposez.

Dans la zone Nom, tapez Saisies. Si lextension .LOT est efface, ne vous en souciez pas, le programme lajoutera lors de la validation. Laissez la Capacit en Ko la valeur propose par dfaut. Si le fichier savre trop petit, le programme lagrandira automatiquement. Cliquez sur le bouton Enregistrer ou validez. Le fichier est cr et une liste apparat lcran.

Cette fentre est, quelques dtails prs, identique la liste des journaux. Son mode de classement ainsi que les commandes pour ouvrir, consulter, modifier ou fermer des journaux sont les mmes. Certaines colonnes napparaissent pas dans cette fentre alors que vous pouviez les voir dans le journal. Il sagit simplement dune diffrence de paramtrage des colonnes. Rfrez-vous aux explications donnes dans le Manuel de rfrence du programme sur ce point si vous voulez afficher certaines colonnes. Recherchez le journal ACH de mai 06 dans la liste et ouvrez-le par un double-clic sur sa ligne ou en tapant CTRL + M. La fentre qui souvre ressemble celle de saisie des journaux classiques mais certaines fonctions en sont absentes. Vous le voyez au nombre de boutons disponibles en haut et sur le bord infrieur de la fentre. Quoi quil en soit, les fonctions de bases de la saisie sont prsentes comme vous allez le constater.

253 Sage France

Chapitre 5 Fonctions avances

Saisie dcentralise dune facture au moyen dun modle


Slectionnez un modle de saisie dans la zone Modle de saisie. Slectionnez le modle Facture Achats matires 19,6% et cliquez sur le bouton OK ou validez. La zone de saisie sagrandit pour afficher les lignes du modle. Tapez ou slectionnez les valeurs ci-dessous. Si vous avez des doutes, rfrez-vous aux explications donnes plus haut. Rappelez-vous de presser la touche TABULATION entre chaque zone de saisie. Jour : 27. N pice : laissez la valeur propose (qui est cependant modifiable). Libell : (Facture n) 225. Dbit : 500. Un message saffiche, vous informant que la rpartition analytique du montant est incorrecte. Validez par OK pour ouvrir la fentre de saisie analytique.

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Chapitre 5 Fonctions avances

Ceci est le signe que, mme dans les saisies par lot, les automatismes enregistrs dans les journaux et les comptes sexcutent. En effet, le journal est paramtr pour enregistrer la ventilation analytique des comptes et le compte que vous venez de saisir ne comporte pas de sections analytiques associes. Il va vous falloir saisir cette section manuellement. Tapez 921SI1 dans la zone Section o se trouve le curseur. Pressez la touche TABULATION. Le curseur se trouve dans la zone de saisie de la colonne Montant.

Cliquez sur la bouton Equilibre. Le montant saisi sur le compte 60101900 apparat. Validez puis refermez la fentre en cliquant sur sa case de fermeture. Terminez la saisie en slectionnant le tiers JASER. La facture ne comportant ni article taux de taxe rduit, ni port, ne compltez pas les zones correspondant ces comptes. Vous pouvez taper la touche ENTRE aprs enregistrement du tiers. Nous ne reviendrons pas sur toutes les explications donnes sur les zones et colonnes de saisie. Nous ne dtaillerons ici que les particularits propres la saisie par lot. N pice Constatez que le programme nutilise pas la numrotation du journal dachat normal. Il utilise sa propre numrotation par dfaut (que vous pouvez dailleurs modifier). Par contre le type de numrotation reste celui du journal de base, dans notre cas Continue par journal.

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Chapitre 5 Fonctions avances


N compte gnral Le compte 60101900 apparat en caractres gras, signe quune ventilation analytique lui est attache. Echance Constatez que la date dchance sinscrit en fonction des indications portes sur le compte de tiers. Les automatismes sont exactement les mmes en saisie par lot quen saisie classique. La validation de la saisie a fait senregistrer les lignes renseignes et disparatre celles qui ne comportaient aucune valeur.

Refermez le journal en tapant CTRL + F4.

Transfert des saisies dcentralises


Aprs que les saisies par lot aient t ralises, il faut les transfrer dans les journaux dfinitifs. Ce transfert peut se faire globalement partir de la liste des journaux (on peut slectionner les journaux transfrer) ou bien partir dun journal (on peut alors slectionner les lignes transfrer). Dans votre cas, vous allez transfrer les critures du journal partir de leur liste qui doit tre ouverte lcran.

256 Sage France

Chapitre 5 Fonctions avances


Le journal ACH de mai 06 doit tre slectionn. Si tel nest pas le cas, cliquez une fois sur sa ligne. Il est facilement reprable car il est marqu dune icne symbolisant que des saisies y ont t faites. Cliquez sur le bouton Mise jour comptable qui se trouve sur le bord infrieur de la fentre. Une fentre souvre.

Numrotation Laissez la valeur Journal pour que, lors de leur transfert dans les journaux dfinitifs, les pices soient renumrotes avec le principe de numrotation dfini dans le journal destinataire : aucune rupture de continuit ne sera observe. Pour plus dinformations, reportez-vous au Manuel de rfrence ou laide en ligne (F1). Assurez-vous que votre imprimante est allume pour imprimer le rapport de numrotation qui justement vous prcisera cette modification ou bien dcochez loption Impression du rapport de numrotation. Cliquez sur le bouton OK pour lancer la mise jour qui sera suivie de la suppression des pices dans le journal de saisie par lot. Une fentre vous indique ltat davancement du processus. Si vous avez laiss coche limpression du rapport, la fentre de paramtrage des impressions va souvrir. Paramtrez-la selon vos habitudes. Le programme imprime autant de documents que de journaux transfrs. Lorsque transfert et impression sont termins, vous constatez que plus aucun symbole napparat au droit des journaux sur lesquels vous aviez fait des saisies car les critures ont t supprimes (sauf si vous avez dcoch loption Suppression des critures mises jour). Refermez la liste des journaux de saisie par lot.
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Chapitre 5 Fonctions avances


Vous pouvez maintenant ouvrir le journal ACH de mai 06 et constater la prsence des critures que vous aviez saisies, avec les numros de pice mentionns sur le rapport de numrotation. Refermez toutes les fentres encore ouvertes lcran.

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Chapitre 5 Fonctions avances

Leon 6 Rglement tiers

Objectif

Lobjectif de cette leon est de vous montrer les diffrents moyens denregistrer les rglements tiers et les fonctions permettant dautomatiser ces oprations.

tapes

Les tapes de la leon sont organises de la manire suivante : 1. 2. 3. 4. Slection des rglements. Visualisation et slection des critures rgler. Gnration des rglements. Interrogation du compte tiers.

Astuces

Le lettrage des critures et de leurs rglements peut seffectuer de multiples faons : lors de linterrogation du compte tiers, lors de linterrogation du compte gnral associ aux comptes de tiers, en saisie de pice, en saisie dans un journal de trsorerie.

Avant-propos

Si vous avez quitt le programme la fin de la leon prcdente, relancez-le comme il est indiqu au dbut de la Leon 1 du chapitre Paramtrage de la socit. Vous allez maintenant apprcier une autre facette de lapplication, les rglements tiers. Cette commande vous permet dautomatiser les diffrents rglements des factures de vos tiers (clients, fournisseurs).

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Chapitre 5 Fonctions avances

Slection des rglements


Lancez la fonction permettant cette opration :
Barre de menus Commande Traitement / Rglement tiers

Barre doutils Gestion des tiers Bouton Rglement des tiers

Une fentre de paramtrage souvre.

Elle permet la slection des pices rgler. Les dates denregistrement des critures proposes couvrent tout lexercice. Ne modifiez pas cette slection et tapez deux fois la touche TABULATION. Vous allez successivement : slectionner le Type de tiers Fournisseur, enregistrer la date du 290406 dans la zone Limite chance en utilisant soit la saisie directe soit le calendrier. Validez ou cliquez sur le bouton OK pour faire apparatre la liste des factures correspondantes.

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Chapitre 5 Fonctions avances Visualisation et slection des critures rgler

Constatez que la premire facture prsente une date dchance dpasse ; ceci se traduit par lapparition en caractres gras de la date dchance. Remarquez que le programme rappelle la Limite dchance saisie. Par ailleurs, la zone Budget, que nous avions ignore dans la fentre de slection prcdente, est galement accessible. Enregistrez le budget maximal que vous comptez affecter aux rglements les plus urgents : amenez le curseur dans la zone Budget, tapez
1500

puis validez ; ce montant influe sur la ligne Solde budget (il est dduit du montant total des factures affiches). Cliquez sur la premire et la deuxime ligne de facture (utilisez la touche CTRL pour les slections multiples) puis sur le bouton Pointer (ou tapez MAJUSCULE + F1). Confirmez la rassociation des critures dans le message qui saffiche. Dans la colonne Position rglement, le programme propose les regroupements de factures possibles par laffichage dun mme chiffre. Lorsque la fentre prsente des rglements effectuer pour des tiers diffrents, ce chiffre est incrment automatiquement chaque changement de tiers. Cliquez ventuellement sur le bouton Imprimer la proposition pour lancer limpression dun tat donnant la liste des factures proposes ; demandez ensuite une impression papier ou un aperu avant impression. Le bouton Gnrer limpression sur la messagerie vous permettrait, en utilisation relle, de gnrer un fichier donnant la liste des factures proposes, et de le transmettre un correspondant par Internet.
261 Sage France

Chapitre 5 Fonctions avances Gnration des rglements


Cliquez sur le bouton Gnrer les rglements pour lancer les oprations de rglement. Toutes les critures affiches et pointes dans la colonne Position rglement seront rgles. Une fentre apparat.

Vous constatez que cette fentre offre de trs nombreux paramtres. Slectionnez, laide de la zone liste droulante, la Banque de lentreprise sur laquelle vont tre enregistrs les rglements : Socit gnrale SG SG001/0123456789. Le Code journal SG qui vous est propos, et sur lequel vont tre gnres les critures de rglement, est celui qui est associ la banque. Pour plus dinformations, reportez-vous au titre Paramtrage des banques de la Leon 3 du Chapitre 2 Paramtrage de la socit. Enregistrez galement la Date de rglement : 300506 soit en tapant cette date, soit en utilisant le calendrier. La zone Premier numro permet denregistrer le premier numro de pice correspondant au premier numro de chque utilis. Tapez 63286. Nenregistrez rien dans la zone Compte de TVA car nous supposerons que les factures rgler ne comportent pas de TVA sur dcaissement. Laissez coches les options Impression de ltat de paiement pour demander limpression dun tat des paiements et Impression du dtail des critures afin que les chques qui seront imprims comportent le d262 Sage France

Chapitre 5 Fonctions avances


tail des mouvements. Ceci suppose que vous utilisez les lettres-chques. Un modle de mise en page vous est fourni avec le programme. Vous pourrez ladapter vos propres besoins. Laissez les autres options la valeur propose par dfaut. Lorsque vous cliquez sur le bouton OK, la fentre de slection du modle dimpression apparat.

Cette fentre vous permet de choisir le document dimpression des rglements. Le programme propose le document appel LETTRE CHQUE.BMA. Il se trouve dans le dossier (ou rpertoire) DOCUMENTS STANDARDS / RGLEMENTS RAPPELS.

Lemplacement des dossiers est variable en fonction de la version de Windows utilise. Consultez le Manuel dinstallation pour le connatre.

Validez limpression en cliquant sur le bouton Ouvrir, aprs avoir slectionn le modle de mise en page. Cette commande : lance limpression des lettres chques ladresse des fournisseurs (il est ncessaire de faire cette impression sur papier), gnre les critures de rglement sur le journal slectionn, et enfin effectue, dans les comptes concerns, le lettrage des critures ainsi gnres. Vous navez donc aucune saisie manuelle faire. La fentre de paramtrage des impressions va souvrir. Si vous demandez un aperu avant impression, les oprations voques ci-dessus ne saccomplissent pas car le programme rclame une impression sur papier. Une lettre-chque doit thoriquement tre imprime.
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Chapitre 5 Fonctions avances


Refermez ensuite la fentre des rglements qui ne comporte maintenant plus que deux lignes dcritures non rgles.

Interrogation du compte tiers


Vous pouvez vrifier lenregistrement des rglements en interrogeant le compte du fournisseur JASER comme nous lavons vu pour linterrogation gnrale. Pour cela, plusieurs options sont proposes :
Barre de menus Barre doutils Gestion des tiers Commande Traitement / Interrogation tiers Bouton Interrogation tiers

Barre verticale Gestion et suivi des tiers Bouton Interrogation tiers

Rappelez-vous de valider aprs slection du compte de tiers.

Le programme montrant par dfaut les critures non lettres, il faut slectionner Ecritures lettres dans la zone dispose sur le bord infrieur de cette fentre.

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Chapitre 5 Fonctions avances


Constatez que le programme a bien enregistr des rglements en regroupant les critures et les a lettrs automatiquement. Refermez toutes les fentres qui peuvent tre encore ouvertes.

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Chapitre 5 Fonctions avances

Leon 7 Rapprochement bancaire automatique

Objectif

Lobjectif de cette leon est de vous montrer comment raliser des rapprochements bancaires automatiques.

3
tapes

La Leon 2 du Chapitre 4 Traitements priodiques prsente le rapprochement bancaire manuel.

Les tapes de la leon sont organises de la manire suivante : 1. 2. Saisie manuelle dun extrait bancaire. Rapprochement bancaire automatique.

Astuces

Le rapprochement bancaire automatique permet de rapprocher les extraits de compte saisis manuellement mais galement ceux tlchargs par modem via une application de tltransmission. Les fichiers ainsi reus sont stocks dans un rpertoire dont les Manuel de rfrence et Manuel dinstallation vous donneront le nom et lemplacement.

Avant-propos

Si vous avez quitt le programme la fin de la leon prcdente, relancez-le comme il est indiqu au dbut de la Leon 1 du chapitre Paramtrage de la socit. Seule la version 100 Pack Plus permet le rapprochement automatique. Cette commande nest donc pas accessible dans les versions 100 et 100 Pack. Le rapprochement bancaire automatique offre la possibilit de vrifier la concordance entre le compte banque tenu dans votre comptabilit et les relevs bancaires adresss par votre banque. Il sera prcd de la saisie dun extrait. Vous allez raliser un rapprochement automatique, ce rapprochement va dbuter par une opration qui pourrait vous sembler fastidieuse quand elle est ralise la main mais qui prsente beaucoup davantages quand elle vous est transmise par votre banquier par lintermdiaire dun modem.

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Chapitre 5 Fonctions avances

Saisie manuelle d'un extrait bancaire


La saisie manuelle d'un extrait de comptes vous permettra d'effectuer un rapprochement mme si vous n'tes pas quip dun modem ou si un incident a empch la rcupration de l'extrait.

Il est ncessaire que des codes journaux aient t associs aux comptes bancaires.

Pour plus dinformations, reportez-vous la Leon 3 du Chapitre 2 Paramtrage de la socit. Lancez la fonction qui vous permettra cette saisie, selon une des options suivantes :
Barre de menus Commande Traitement / Gestion des extraits

Barre doutils Comptabilit gnrale Bouton Gestion des extraits

Vous voyez alors s'ouvrir la fentre Comptes bancaires.

Slectionnez le compte Socit Gnrale SG001 en faisant un double-clic sur sa ligne. La liste des extraits saisis sur ce compte bancaire s'ouvre.

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Chapitre 5 Fonctions avances


Cette liste est vide pour linstant car vous navez enregistr ni reu aucun extrait. Pour plus dinformations sur les colonnes de cette liste, reportez-vous au Manuel de rfrence du programme. Pour ouvrir la fentre de saisie de lextrait de compte bancaire, utilisez lune des mthodes suivantes : cliquez sur le bouton Ajouter de la barre doutils Navigation , tapez CTRL + J ou, actionnez la commande Ajouter un nouvel lment du menu contextuel

Dans l'en-tte de la fentre, le programme mentionne la date et le montant du solde prcdent (sil y en a), puis au fur et mesure de la saisie, il indique le cumul des mouvements de l'extrait ainsi que le nouveau solde. Le contenu de l'extrait est saisi sur les zones situes en haut des colonnes comme dans le cas de la saisie sur le journal de trsorerie.

Saisie de len-tte de lextrait


Ancien solde au Le programme indique la date du nouveau solde du prcdent extrait de compte. Dans notre cas il ny en a pas.

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Chapitre 5 Fonctions avances


Solde crdit (Ancien solde) Enregistrez
6225,38

dans cette zone, montant que nous considrerons comme tant lavoir prcdent mentionn sur lextrait. Nouveau solde au Le nouveau solde correspond lancien solde auquel sont ajouts les totaux rapprochs et non rapprochs crditeurs et duquel sont soustraits les totaux rapprochs et non rapprochs dbiteurs. Saisissez ou slectionnez
300606

au moyen du calendrier. Solde crdit (Nouveau solde) Enregistrez ici le montant


8314.07

qui est le nouvel avoir mentionn au bas de lextrait reu.

Ce montant pourrait tre dtermin par le programme mais sa saisie permet de vrifier que les lignes enregistres ne comportent pas danomalie.

Rfrence extrait Le programme renseigne automatiquement cette zone par "Ext." suivi de la date que vous venez de saisir dans la zone Date nouveau solde.

Saisie des lignes de lextrait


L'extrait est saisi dans les zones disposes en haut des colonnes (comme pour la saisie des journaux).
Saisie de la premire ligne

Date opration Elle correspond la date du mouvement et doit tre saisie sous la forme JJMMAA. Saisissez 080506. Rappelez-vous quil est prfrable dutiliser la touche TABULATION pour passer dune zone de saisie la suivante. Date valeur Elle indique la date laquelle l'opration est rellement enregistre la banque, elle doit tre saisie aussi sous la forme JJMMAA. Saisissez 070506.
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Chapitre 5 Fonctions avances


Libell Saisissez Remise de chque. N pice Saisissez 6891145. Etat Dans cette colonne le programme indique si le mouvement a t rapproch ou non. Dbit / Crdit Les montants doivent tre saisis dans la colonne qui leur correspond. Saisissez 78,58 dans la colonne Crdit. Laissez les autres zones vides et validez cette ligne.
Saisie des autres lignes

Les autres valeurs saisir sont rsumes dans le tableau ci-dessous. Validez aprs chaque saisie de ligne.
Zone Deuxime ligne Date opration Date valeur Libell N de pice Crdit 150506 140506 Remise de chque 6891272 504,39 Troisime ligne Date opration Date valeur Libell N de pice Dbit 190506 180506 Chque 63286 1238,28 Contenu

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Chapitre 5 Fonctions avances


Zone Quatrime ligne Date opration Date valeur Libell N de pice Crdit 190606 170606 Remise de chque 6900231 2744,00 Contenu

Aprs avoir saisi l'extrait de compte, fermez les fentres en pressant CTRL + F4 plusieurs fois. Si un message saffiche, cest que vous avez fait une erreur dans les saisies. Cliquez sur la ligne errone pour la modifier.

Rapprochement bancaire automatique


Le rapprochement bancaire automatique permet de pointer les extraits de comptes avec les critures enregistres en comptabilit. Vous devez pralablement vrifier que le code journal est correctement associ la banque. Slectionnez Structure / Banque puis double-cliquez sur la ligne de la Socit gnrale.
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Chapitre 5 Fonctions avances

Le code Journal SG doit tre associ la banque dans longlet R.I.B. Pour lancer la fonction de Rapprochement bancaire :
Barre de menus Commande Traitement / Rapprochement bancaire automatique

Barre doutils Comptabilit gnrale Bouton Rapprochement bancaire automatique

La fentre Rapprochement bancaire s'ouvre. Elle est compose de deux parties : l'en-tte qui, aprs slection du compte bancaire, prsente les mouvements non encore rapprochs dans lextrait de compte ; le corps de la fentre o saffichent les critures comptables enregistres sur ce compte. Slectionnez le code journal de la banque SG Socit Gnrale puis pressez la touche ENTRE pour faire apparatre les critures portes sur ce journal et non encore rapproches. Dans la zone liste droulante Extrait, apparat automatiquement le dernier extrait non totalement rapproch. Vrifiez que la zone liste droulante Slection des critures (disposs sur le bord infrieur de la fentre) affiche Ecritures non rapproches.

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Chapitre 5 Fonctions avances

Cliquez sur le bouton Rapprocher automatiquement. La fentre qui s'ouvre vous permet de saisir les paramtres de pointage.

Slectionnez Montant seul dans la zone Type. Les autres zones de cette fentre deviennent inactives. La Puissance dtermine le nombre maximal de pices comptables pouvant tre rapproches. Si on slectionne 5, cela signifie qu'une ligne de mouvement peut tre rapproche avec un maximum de cinq lignes d'critures comptables et vice-versa. La zone Mouvements est similaire la prcdente mais il sagit ici du nombre de mouvements sur le compte de banque qui doivent tre rapprochs avec les critures gnrales.

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Chapitre 5 Fonctions avances


Quant la zone Ecart date +/-, elle permet de prciser lcart de dates (entre le mouvement de lextrait et lcriture comptable) au-del duquel le rapprochement ne sera pas effectu. Ceci vite un rapprochement de deux mouvements nayant aucun lien conomique (leurs montants sont identiques alors quils sont enregistrs des dates loignes). Lancez le rapprochement automatique en cliquant sur le bouton OK. Vous constatez que les critures qui ont pu tre rapproches disparaissent des deux listes. Pour le vrifier, slectionnez Toutes les critures ou Ecritures rapproches dans la zone liste droulante dispose sur le bord infrieur de la fentre.

Constatez galement que la dsignation de lextrait bancaire sur lequel vous avez travaill est maintenant prcde dune icne indiquant que le rapprochement a t ralis totalement sur les critures. Si vous ouvrez lextrait bancaire saisi, vous constaterez que cette mme icne se retrouve sur chaque ligne rapproche de lextrait. Refermez les fentres en pressant Ctrl + F4.

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Chapitre 5 Fonctions avances

Leon 8 Budgets

Objectif

Lobjectif de cette leon est de vous montrer comment tablir vos budgets.

tapes

Les tapes de la leon sont organises de la manire suivante : 1. 2. Cration dun poste budgtaire. Impression des tats budgtaires.

Astuces

Trois types de gestion budgtaire sont disponibles : une ventilation sur les postes budgtaires, une ventilation budgtaire sur les comptes gnraux, une ventilation sur les sections analytiques. La fonction de gestion budgtaire du programme Sage Comptabilit 100 permet la saisie de prvisions budgtaires sur 3 exercices de 36 mois avec une notion de prvision faible ou forte en fonction de lapprciation de la conjoncture conomique.

Avant-propos

Si vous avez quitt le programme la fin de la leon prcdente, relancez-le comme il est indiqu au dbut de la Leon 1 du chapitre Paramtrage de la socit. Seules les versions 100 Pack et 100 Pack Plus permettent la gestion des budgets. Cette commande nest donc pas accessible dans la version 100 de base du programme. Nous vous proposons dtablir un tat prvisionnel chiffr sur l'anne 2006 en vue de contrler et de planifier lexploitation future. Dans un premier temps nous vous proposons de crer un poste budgtaire.

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Chapitre 5 Fonctions avances


Les postes budgtaires, qui appartiennent au menu Structure, vous permettent denregistrer des prvisions de recettes ou de dpenses et de vrifier, par ltat que vous allez imprimer par la suite, la justesse de vos prvisions et le niveau de vos ralisations.

Cration dun poste budgtaire


Lancez la fonction permettant la saisie des postes budgtaires : Structure / Postes budgtaires. Pour crer un nouveau poste budgtaire, effectuez ensuite lune des actions suivantes : cliquez sur le bouton Ajouter de la barre doutils Navigation tapez CTRL + J ou actionnez la fonction Ajouter un nouvel lment du menu contextuel La fentre Poste budgtaire souvre. Le volet Fiche principale permet didentifier chaque poste budgtaire. Tapez les informations regroupes dans le tableau suivant.
Zone Numro Type (*) Intitul Budget Sens Centralisateur 9670 Dtail Crdit bail Gnral Charge Laissez vide Contenu

276 Sage France

Chapitre 5 Fonctions avances

La forme du poste budgtaire est fige aprs validation. La zone Type sestompe aprs saisie. Si vous voulez modifier le type dun poste dj enregistr, il est ncessaire de le supprimer et de le recrer. Cliquez ensuite sur longlet Dotations afin de saisir les quantits et les montants budgts. Tapez les informations regroupes dans le tableau suivant.
Zone Dotation Montant Contenu Dot. faible exercice 2006 96000

Validez par la touche ENTRE. La rpartition du montant sur les priodes seffectue immdiatement.

Cliquez ensuite sur longlet Comptes afin de slectionner les comptes concerns par le poste budgtaire.

277 Sage France

Chapitre 5 Fonctions avances

La slection des comptes seffectue par la zone liste droulante situe en bas de la fentre. Elle peut galement tre ralise par le glisser / dposer dont nous vous prcisons le processus : 1. 2. 3. 4. 5. affichez cte cte la fentre du poste budgtaire et celle du plan comptable ; slectionnez, dans cette dernire fentre, les comptes gnraux associer (utilisez une touche CTRL pour les slections discontinues) ; pressez la touche ALT et maintenez-la enfonce ; cliquez (bouton de gauche) sur un des comptes slectionns et faites-le glisser dans la zone Comptes gnraux du poste budgtaire ; relchez le bouton de la souris puis la touche ALT.

Slectionnez le compte suivant : 61300000 Locations.

Si un compte a dj t affect un poste budgtaire, un message derreur saffiche. Aprs avoir cr le poste budgtaire, fermez les fentres en pressant les touches CTRL + F5. Nous vous proposons d'imprimer le budget de 2006.

Impression des Etats budgtaires


Sachez que vous devez dfinir un type Charge ou Produit pour chaque poste budgtaire en fonction des comptes hors taxes que vous leur affectez. Vous pouvez utiliser 4 niveaux de budgets qui permettent dobtenir des dotations faibles ou fortes sur 3 exercices (N, N-1 et N-2).

278 Sage France

Chapitre 5 Fonctions avances


Slectionnez la commande Etat / Etats budgtaires. La fentre de slection simplifie, qui s'ouvre, vous permet de paramtrer l'impression.

Renseignez-la comme indiqu dans le tableau qui suit.


Zone Etat sur Date criture de Date criture Numro budget de / Prvision Affectation Dtail des comptes et des sous-budgets Contenu Postes budgtaires 010106 300406 Aucune slection Faible 2006 Gnrale Coch

Vous pouvez remarquer que les tats budgtaires peuvent porter sur : les postes budgtaires, les comptes gnraux ou comptes inverss, les sections analytiques ou sections inverses. Cliquez sur le bouton OK pour valider. Dans la fentre qui s'ouvre, vous pouvez slectionner un Aperu avant impression. Le document obtenu vous prsente en valeur les diffrences entre le ralis et le budgt.
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Chapitre 5 Fonctions avances


Refermez les fentres ventuellement restes ouvertes en cliquant sur la case Fermer.

280 Sage France

En conclusion

En conclusion
Le manuel pdagogique de Sage Comptabilit se termine ici. Nous vous avons prsent les principales fonctionnalits du programme, tout du moins celles dont vous vous servirez le plus souvent. Bien dautres restent dcouvrir. Pour parfaire votre connaissance du programme, vous pouvez installer et consulter le Manuel de rfrence lectronique de la Comptabilit accessible dans le menu ? (Aide). Il vous explique, de manire exhaustive, lutilisation de chacune des zones du programme.

281 Sage France

En conclusion

282 Sage France

Index
A
A propos de Diamant vert.mae .................................. 34 Acrobat Reader ............................................................... 20 Ajout d'une pice ........................................................... 86 A-nouveaux
Dfinition ............................................................................. 11

B
Balance
Dfinition ................................................................................9 Impression .........................................................................133

Balance ge ..................................................................136 Balance des tiers ..........................................................138 Banques


Dtail de la fiche .................................................................53 Liste .....................................................................................52

Aperu avant impression .......................................... 109 Arrt du programme ...................................................... 22 Arrt intempestif du programme ............................... 15 Assistant de clture des journaux .......................... 169 Assistant de communication .................................... 145 Assistant de cration dun code journal ................. 46 Assistant de cration de fichier comptable .....24, 26
Cration du fichier comptable ........................................... 29 Identification de votre monnaie de tenue de compte ...... 26 Paramtrage de la monnaie de tenue de compte ........... 27 Reprise des lments comptables ................................... 29 Saisie des coordonnes de lentreprise ........................... 25

Barre dtat .......................................................................33 Barre doutils


Comptabilit analytique ....................................................175 Comptabilit analytique et budgtaire ............................175 Comptabilit gnrale ........................................................36 Fonctions avances .........................................................142 Gestion des tiers .................................................................55 Navigation ...........................................................................33 Standard ..............................................................................32

Barre des menus .............................................................32 Barres verticales .............................................................33 Bienvenue chez Sage ....................................................19 Bilan
Dfinition ................................................................................9

Assistant nouvel exercice ......................................... 163 Assistant Rvaluation des comptes en devise . 230 Atteindre ........................................................................... 41

283 Sage France

Blocage du programme ............................................... 15 Brouillard ........................................................................ 129


Dfinition ............................................................................. 10 Impression ........................................................................ 129

Comptabilit gnrale ...................................................10 Compte analytique


Paramtrage .....................................................................181

Compte de rsultat
Dfinition ..............................................................................10

C
Calcul de la diffrence de change ........................... 227 Calendrier ......................................................................... 85 Client
Dtail de la fiche ................................................................ 57 Volet Banques .......................................................................... 61 Champs libres ................................................................ 63 Complment ................................................................... 59 Contacts .......................................................................... 58 Cumuls ............................................................................ 64 Identification ................................................................... 57 Solvabilit ....................................................................... 61 Surveillance .................................................................... 63

Compte gnral ...............................................................41


Cration et paramtrage ............................................. 37, 42

Comptes
Collectifs ..............................................................................10 Gnraux .............................................................................10

Comptes bancaires ......................................................267 Comptes gnraux


Liste .....................................................................................38

Consultation d'un lment d'une liste ......................43 Contrepartie .....................................................................96 Conventions d'criture ..................................................12 Cration
Clients ..................................................................................56 Comptes gnraux ...................................................... 37, 42 Journaux ....................................................................... 44, 56

Clients
Cration et paramtrage ................................................... 56

Clture
Dfinition ............................................................................. 10 Procdure ......................................................................... 168

Cration dun plan analytique ...................................176 Cration du fichier comptable


Assistant de cration de fichier comptable .......................29

Clture de l'exercice ................................................... 171 Code daccs ................................................................... 19 Codes journaux


Liste ..................................................................................... 45

Cration section analytique .......................................179 Crer le fichier comptable ..................................... 30, 31

Comptabilit analytique ............................................... 10


Cration ............................................................................ 175
284 Sage France

D
Dclarations de taxes ................................................. 158 Dfinition de lexercice et de la longueur des comptes
.............................................................................................. 26

F
Facture
Cration ...............................................................................71

Facture fournisseur
Rglement ...........................................................................90

Assistant de cration de fichier comptable ...................... 26

Dmarrage du programme
Comptabilit ....................................................................... 18

Fentre active ..................................................................40 Fentre de l'application ................................................34

Description .................................................................... 117 Fournisseur

E
Echancier ..................................................................... 137 Edition des tats .......................................................... 128 En cas de blocage ......................................................... 15 Ergonomie du programme ............................................ 9 Etats analytiques ......................................................... 187 Etats budgtaires ......................................................... 279 Etats imprims .............................................................. 128 Exercice
Clture .............................................................................. 168 Nouveau ........................................................................... 162

Cration ...............................................................................81 Dtail de la fiche .................................................................82

G
Gnration des rglements en Euro .......................262 Grand livre
Dfinition ..............................................................................11 Impression .........................................................................134

I
Identification de votre monnaie de tenue de compte
Assistant de cration de fichier comptable .......................26

Impression ......................................................................108 Impression bilan/compte de rsultat ......................162 Impression compte tiers .............................................107 Impression de lextrait de compte ...........................107

Extraits ............................................................................ 267

285 Sage France

Impression de la lettre de relance ........................... 126 Impression du rapprochement ................................ 154 Informations pralables ................................................. 8 Installation du programme ............................................ 7 Interrogation des comptes .......................................... 99 Interrogation gnrale ................................................ 102 Interrogation tiers ........................................................ 100 Inventaire
Dfinition ............................................................................. 12

Lettrage/pointage ..........................................................112 Lettrage/Pr-lettrage ....................................................112 Longueur des comptes .................................................26 Lot de saisie ...................................................................253

M
Manuel de rfrence
Acrobat Reader ...................................................................20

Manuel lectronique ......................................................21 Mise jour comptable du lot .....................................257 Modle de saisie

J
Journal
Dfinition ............................................................................. 11 Ecran de saisie ................................................................... 72 Impression ........................................................................ 131

Paramtrage .....................................................................191

Modles de saisie
Liste ...................................................................................190 Utilisation .............................................................................78

Journaux
Cration et paramtrage .............................................44, 56

Modification d'un lment d'une liste .......................43 Monnaie de tenue comptable


Enregistrament ....................................................................26

L
Lancer le programme .................................................... 18 Lettrage automatique ..........................................105, 112 Lettrage des critures
Automatique sur les montants ........................................ 103 Dfinition ............................................................................. 11 Manuel .............................................................................. 100

Motifs ................................................................................119

N
Niveau danalyse ...........................................................177 Nouvel exercice
Cration .............................................................................162

286 Sage France

O
Outils ............................................................................... 117 Ouverture directe d'un journal ................................... 91 Ouvrir le fichier lot ....................................................... 252 Ouvrir le modle
Mise en page .................................................................... 115

Principe du manuel pdagogique ................................7 Programme


Arrter ..................................................................................22 Dmarrer .............................................................................18 Lancer ..................................................................................18 Quitter ..................................................................................22

R
Rapprochement automatique ....................................273 Rapprochement bancaire
Automatique ......................................................................272 Dfinition ..............................................................................11

Ouvrir un journal/priode ............................................ 91

P
Paramtrage de la monnaie de tenue comptable . 27 Paramtrage de la monnaie de tenue de compte
Assistant de cration de fichier comptable ...................... 27

Manuel ...............................................................................149

Registre taxe de la pice ............................................247 Rglement dune facture fournisseur .......................90

Paramtrage de la zone ............................................. 198 Rglement tiers .............................................................260 Personnalisation de la liste


Journal ................................................................................ 73

Reprise des lments comptables


Assistant de cration de fichier comptable .......................29

Personnaliser les documents .................................. 115 Plan analytique


Liste ................................................................................... 179

S
S.I.G. ...................................................................................12 Saisie analytique .................................................. 184, 186 Saisie des coordonnes de lentreprise
Assistant de cration de fichier comptable .......................25

Plan comptable ............................................................... 11


Liste ..................................................................................... 38

Police ............................................................................... 120 Poste budgtaire .......................................................... 276 Principales commandes du clavier ............................ 8

Saisie des journaux ........................................................71

287 Sage France

Saisie par pice .............................................................. 86 Sauvegardes ................................................................... 16 Section analytique


Dtail de la fiche .............................................................. 180

TVA
Crdit (dfinition) ................................................................11 Dclaration ........................................................................238 Dfinition) ........................................................................11 sur les dbits Dfinition ..........................................................................12

Slection d'un compte .................................................. 75 Slection d'un compte de tiers .................................. 76 Slection d'un modle de saisie ........................79, 202 Slection du modle de document ......................... 126 Slectionner le modle ............................................... 108 Suppression d'un lment dans une liste .............. 45

TVA sur encaissements


Dfinition ..............................................................................12

U
Utilisation du manuel .....................................................14

V
Valider ................................................................................13

T
Taux de taxe
Dtail de la fiche ................................................................ 43 Liste ..................................................................................... 42

Visualisation des critures rgler .........................249 Visualisation des rappels ...........................................125 Visualisation des rglements en Euros .................261 Vos ....................................................................................289

Tiers
Cration .............................................................................. 55 Dtail de la fiche ................................................................ 57 Volet Banques .......................................................................... 61 Champs libres ................................................................ 63 Complment ................................................................... 59 Contacts .......................................................................... 58 Cumuls ............................................................................ 64 Identification ................................................................... 57 Solvabilit ....................................................................... 61 Surveillance .................................................................... 63

Z
Zones liste droulante
Utilisation .............................................................................42

Touches du clavier les plus utilises ......................... 9

288 Sage France

Vos suggestions
Vos commentaires et suggestions nous intressent pour amliorer la qualit et la facilit d'utilisation de nos manuels. Nous vous serions reconnaissants de bien vouloir remplir cette fiche d'apprciation et de nous la retourner. Nous vous en remercions par avance.

Vos coordonnes
Socit Adresse ................................................................................................................. .................................................................................................................

Code postal / Ville ................................................................................................................ Tlphone Tlcopie Utilisateur Fonction E-Mail ................................................................................................................. ................................................................................................................. ................................................................................................................. ................................................................................................................. .................................................................................................................

Votre apprciation
Mettez une note de 0 10 pour chacune des caractristiques suivantes : Format : Organisation : Prcision : Prsentation : Explication : Clart : ................... ................... ................... ................... ................... ...................

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Erreurs
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Suggestions
Toutes vos remarques nous aideront amliorer la qualit de nos manuels. .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. ..............................................................................................................................................

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