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Gestion commerciale

Version 14 Manuel pdagogique

GES10WMA007

Composition du progiciel Votre progiciel est compos d'un botier de rangement comprenant : le cdrom sur lequel est enregistr le programme, la documentation lectronique, prsente sur le cdrom. Proprit & Usage Tout usage, reprsentation ou reproduction intgral ou partiel, fait sans le consentement de Sage est illicite (Loi du 11 Mars 1957 - Loi du 3 Juillet 1985). Ils constitueraient une contrefaon sanctionne par les articles 425 et suivants du Code Pnal. Tous droits rservs dans tous pays. Logiciel original dvelopp par Sage. Documentation Sage. Toute utilisation, quelque titre que ce soit, non autorise dans le cadre de la convention de licence, est strictement interdite sous peine de sanctions pnales (Loi du 3 Juillet 1985, Art. 46). Conformit & Mise en garde Compte tenu des contraintes inhrentes la prsentation sous forme de manuel lectronique, les spcifications vises dans la prsente documentation constituent une illustration aussi proche que possible des spcifications. Il appartient au client, paralllement la documentation, de mettre en uvre le progiciel pour permettre de mesurer exactement l'adquation de ses besoins aux fonctionnalits. Il est important, pour une utilisation sre et oprationnelle du progiciel, de lire pralablement la documentation. Evolution La documentation correspond la version rfrence. Entre deux versions, des mises jour du logiciel peuvent tre opres sans modification de la documentation. Toutefois, un additif peut tre joint la documentation existante pour prsenter les modifications et amliorations apportes ces mises jour. La fiche Suggestion Sage recherche une constante amlioration du progiciel et de sa documentation. Nous invitons notre clientle nous faire parvenir ses suggestions et les ventuels dfauts ou erreurs qu'elle pourrait relever sur la fiche suggestion figurant en dernire page du manuel. Marques Start, Ligne 30, Ligne 100, Intgrale, et Ligne 1000 sont des marques dposes appartenant Sage. Windows 98 SE, Windows 2000, Windows 2003 Server, Windows XP, les logiciels Microsoft Excel, Microsoft Word, Microsoft Outlook, Internet Explorer et gamme Office sont des marques dposes de Microsoft Corporation. Macintosh, MAC/OS est une marque dpose de Apple Computer Inc.

SAGE SAS - Socit par Actions Simplifie au capital social de 500.000 euros Sige social : 10, rue Fructidor 75017 Paris - 313 966 129 R.C.S. Paris La socit Sage est locataire-grante des socits Sage Coala, Adonix, Adonix Applications & Services et Logan SA informatique.

Sage 2006

Sommaire

Sommaire
Chapitre 1 Gnralits et installation_____________________ 11
Introduction____________________________________12 Prsentation du programme Sage Gestion commerciale.12 Installation du programme ................................................13
Informations pralables linstallation du logiciel ...................... 13

Arrt du programme......................................................... 28 Leon 2 Crez votre socit _________________29


Objectif.................................................................................. 29 tapes................................................................................... 29 Versions du programme ....................................................... 29 Astuce................................................................................... 29

La fentre de travail de Sage Gestion commerciale........ 30 Cration des fichiers de travail ........................................ 31
Ouverture du fichier comptable ................................................... 32 Raison sociale de la socit........................................................ 33 Enregistrez lidentification de votre socit ................................. 34 Dfinissez lexercice et la longueur des comptes ....................... 35 Identifiez votre monnaie de tenue comptable ............................. 36 Reprenez des lments comptables existants............................ 37 Crez le fichier comptable........................................................... 37 Crez votre fichier commercial.................................................... 39 La fentre de travail de Sage Gestion commerciale ................... 41 Les principales caractristiques de la fentre de travail ....... 41

Gnralits concernant ce manuel...................................14


Valeurs saisir au clavier .......................................................... 14 Touches du clavier les plus utilises .......................................... 14 Ergonomie du programme.......................................................... 15 Quelques dfinitions................................................................... 15

Comment utiliser ce manuel .............................................17


En cas de blocage...................................................................... 18 Arrt intempestif du programme .......................................... 18 Sauvegardes........................................................................ 19

Chapitre 2 Paramtrage de la socit _________________________ 23


Leon 1 Dmarrage du programme Sage Gestion commerciale ___________________________________24
Objectif ................................................................................. 24 tapes .................................................................................. 24 Informations importantes ..................................................... 24

Renseignez la fentre A propos de.............................. 43


Paramtrage des units de poids affiches par dfaut............... 45 Crez les catgories comptables ................................................ 45 Enregistrez des catgories tarifaires........................................... 47 Codifiez automatiquement les articles ........................................ 49 Crez une condition de livraison ................................................. 51 Paramtrez un conditionnement ................................................. 53 Enregistrez une gamme de prix .................................................. 55 Enregistrez des informations libres ............................................. 58 Information libre simple......................................................... 58 Information libre de type calcul ........................................... 61

Dmarrage du programme Sage Gestion commerciale ...24


Premiers lancements du programme Rfrencement et code daccs ....................................................................................... 25

Crez un mode dexpdition ....................................................... 66 Prcisez les modles dimpression par dfaut............................ 67 Enregistrez les units de vente ................................................... 70

Consultez le manuel de rfrence partir du logiciel.......26


Se dplacer dans le manuel lectronique .................................. 27

3 Sage France

Sommaire
Leon 3 Cration des lments comptables 72
Objectif................................................................................. 72 tapes.................................................................................. 72 Versions du programme....................................................... 72 Informations pralables........................................................ 72 Astuce .................................................................................. 73 Volet Statistiques de la fiche fournisseur .............................. 106

Leon 5 Cration des lments commerciaux 107


Objectif ................................................................................ 107 tapes ................................................................................. 107 Versions du programme ..................................................... 107 Informations pralables ...................................................... 107 Astuce ................................................................................. 108

Relancer le programme ....................................................74 Crez vos comptes comptables .......................................74 Consultez les taux de taxes .............................................77 Crez vos journaux ..........................................................79 Consultation dun modle de rglement ...........................82 Cration dun modle denregistrement............................84 Leon 4 Cration des comptes clients et fournisseurs ___________________________________87
Objectif................................................................................ 87 tapes ................................................................................. 87 Versions du programme....................................................... 87 Astuces ................................................................................ 87 Informations pralables........................................................ 88

Cration des dpts....................................................... 108 Crez vos familles darticles .......................................... 110
Enregistrement des catgories comptables .............................. 112 Enregistrement des Codes taxes........................................ 113 Volet Complment dune famille ........................................... 113 Volet Tarification dune famille .............................................. 115 Famille ZDIVERS................................................................ 116

Crez vos articles .......................................................... 117


Volet Fiche principale de larticle........................................... 118 Enregistrement des catgories tarifaires ............................ 121 Application dune gamme de prix nets ................................ 122 Modification dun prix tarif ................................................... 123 Enregistrement dune fiche rfrence fournisseur .............. 124

Cration dune fiche client ................................................88


Volet Identification dune fiche client ...................................... 89 Volet Contacts dune fiche client ............................................ 90 Volet Complment dune fiche client ...................................... 91 Volet Banques dune fiche client ............................................ 92 Saisie de ladresse de la banque du client........................... 93 Volet Champs libres dune fiche client ................................... 94 Volet Livraisons dune fiche client .......................................... 94 Volet Tarifs dune fiche client ................................................. 95 Volet Statistiques dune fiche client........................................ 97

Volet Complment de la fiche article..................................... 127 Volet Descriptif de la fiche article .......................................... 128 Volet Champs libres de la fiche article .................................. 129 Volet Stock de la fiche article ................................................ 130 Volet Statistiques de la fiche article ...................................... 132 Cration dun article par duplication.......................................... 133 Modifications de la fiche article BAR0002 .......................... 134 Modification de la fiche de larticle BAR0003...................... 138 Cration de larticle BAR0003 par duplication........................... 137 Paramtrage de larticle li........................................................ 140 Article ZDV0001 Escompte ....................................................... 142 Article ZDV0002 Frais de transport........................................... 144 Affectation de larticle ZDV0002 au mode de transport ...... 145

Cration dune fiche fournisseur.......................................98


Volet Identification de la fiche fournisseur............................ 100 Volet Contacts dune fiche fournisseur................................. 101 Volet Complment de la fiche fournisseur............................ 102 Volet Banques dune fiche fournisseur................................. 103 Saisie de ladresse de la banque du fournisseur ............... 103 Volet Information libre dune fiche fournisseur ..................... 103 Volet Tarifs de la fiche fournisseur ....................................... 105 4 Sage France

Sommaire

Chapitre 3 Gestion courante147


Leon 6 - Saisissez votre stock initial ______ 148
Objectif............................................................................... 148 tapes................................................................................ 148 Versions du programme..................................................... 148 Informations pralables...................................................... 148 Astuces .............................................................................. 148

Enregistrez un article li ................................................ 179 Crez un article conditionnement ............................... 180


Sous volet Fournisseurs........................................................ 181 Sous volet Conditionnement ................................................. 181 Volet Stock de larticle conditionnement ............................ 182 Suite de la saisie du bon de commande n 2............................ 183 Valorisation de la commande n2 ............................................. 185

Enregistrez les quantits (tat prparatoire) ..................149


Saisie de len-tte de pice ...................................................... 151 Saisie des lignes de la pice .................................................... 151

Leon 8 Saisie des documents dachat ___ 187


Objectif................................................................................ 187 tapes................................................................................. 187 Versions du programme ..................................................... 187 Informations pralables ...................................................... 187 Astuces ............................................................................... 187

Imprimez votre livre dinventaire.....................................152 Leon 7 Traitez une commande client ____ 154
Objectif............................................................................... 154 tapes................................................................................ 154 Versions du programme..................................................... 154 Informations pralables...................................................... 154 Astuces .............................................................................. 155

Saisissez une commande fournisseur ........................... 187


Transformez une prparation de commande en commande dfinitive 188 Crez un article en saisie de pice..................................... 189 Imprimez le document............................................................... 193

Enregistrez la livraison des articles ............................... 194 Leon 9 Saisie des rglements ____________ 196
Objectif................................................................................ 196 tapes................................................................................. 196 Versions du programme ..................................................... 196 Informations pralables ...................................................... 196 Astuce................................................................................. 196

Saisie dun bon de commande client..............................155 Identifiez votre client.......................................................157


Votre client a dj t cr....................................................... 158 Votre client nest pas cr ........................................................ 158

Saisissez la commande..................................................160
Affichage de la colonne Tare.................................................... 163 Saisie des articles .................................................................... 163 Indisponibilit de larticle .................................................... 164 Interrogation du stock prvisionnel .................................... 165 Substitution dun article...................................................... 166 Poursuite de la saisie......................................................... 166 Indisponibilit partielle du stock ......................................... 166 Interrogation du stock de larticle ....................................... 168

Lancer la fonction de saisie des rglements clients ...... 197


Saisie dun rglement reu dun client ...................................... 198 Gestion des carts de rglement .............................................. 199 Impression du reu de paiement............................................... 201

Gestion des bons dachat .............................................. 203


Enregistrement dun mode de rglement Bon dachat .............. 203 Enregistrement dune facture de retour..................................... 204 Enregistrement du rglement de la facture de retour et gnration du bon dachat................................................................................ 207 Utilisation du bon dachat comme acompte de rglement ........ 208

Imprimez le bon de commande ................................................ 171 Transformez le bon de commande en bon de livraison ........... 172 Indisponibilit en stock....................................................... 173 Transformez le bon de livraison en facture .............................. 175 Valorisation de la facture.......................................................... 176 Echances de rglement ................................................... 177

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Sommaire
Leon 10 Personnalisez vos documents commerciaux ________________________________ 209
Objectif............................................................................... 209 tapes................................................................................ 209 Versions du programme..................................................... 209 Informations pralables...................................................... 209 Astuce ................................................................................ 209 Objectif................................................................................ 230 Versions du programme ..................................................... 230 Informations pralables ...................................................... 230 Astuces ............................................................................... 230

Rapprovisionnement.................................................... 231
Etat du rapprovisionnement .................................................... 231

Lancez le programme de mise en page .........................210


Slectionnez plusieurs champs pour les dplacer ................... 211 Insrez votre logo..................................................................... 212 Modifiez la police de caractre de len-tte .............................. 215 Insrez une zone variable dans len-tte.................................. 216

Leon 14 Abonnements ____________________ 234


Objectif................................................................................ 234 tapes................................................................................. 234 Versions du programme ..................................................... 234 Informations pralables ...................................................... 234 Astuces ............................................................................... 235

Leon 11 Editez vos tats commerciaux__ 220


Objectif............................................................................... 220 tapes................................................................................ 220 Versions du programme..................................................... 220 Informations pralables...................................................... 220 Astuce ................................................................................ 220

Cration dun code affaires............................................ 235


Cration dun plan analytique affaires....................................... 235 Cration dun code affaire ......................................................... 237

Cration dun article de prestation ................................. 238


Volet Fiche principale............................................................ 239 Volet Complment................................................................. 240 Volet Stock ............................................................................ 241

Imprimez les statistiques articles....................................221


Imprimez le palmars des clients ............................................. 222

Cration dun modle dabonnement client ................... 241


Enregistrement de la pice modle dabonnement................... 243

Cration dune proposition dabonnement client............ 244

Chapitre 4 Traitements priodiques ___________________ 225


Leon 12 Facturation priodique __________ 226
Objectif............................................................................... 226 tapes................................................................................ 226 Versions du programme..................................................... 226 Informations pralables...................................................... 226 Astuces .............................................................................. 226

Consultation de la pice type dabonnement client................... 247 Impression de la proposition dabonnement ............................. 247

Enregistrement de labonnement client ......................... 248 Gnration dune facture dabonnement ....................... 249
Vrification de la gnration...................................................... 250

Imputation dun bon dachat sur la facture gnre....... 250 Affectation des codes affaires la ligne de document .. 253
Rendre une colonne disponible laffichage ............................ 254

Interrogation du code affaire.......................................... 258 Impression du tableau de bord ...................................... 259 Leon 15 Gestion des documents internes 261
Objectif................................................................................ 261 tapes................................................................................. 261

Facturation priodique....................................................227
Aperu avant impression.......................................................... 228

Leon 13 Rapprovisionnement ___________ 230

6 Sage France

Sommaire
Versions du programme..................................................... 261 Informations pralables...................................................... 261 Astuce ................................................................................ 262 Vrification des fiches articles ................................................... 291 Application des nouveaux tarifs ................................................ 292

Cration dun document interne .....................................262 Effets des documents internes .......................................265 Transformation dun document interne...........................267

Leon 18 Paramtrez une devise __________ 295


Objectif................................................................................ 295 tapes................................................................................. 295 Versions du programme ..................................................... 295 Informations pralables ...................................................... 295 Astuce................................................................................. 295

Chapitre 5 Fonctions avances 269


Leon 16 Faites la mise jour comptable 270
Objectif............................................................................... 270 tapes................................................................................ 270 Versions du programme..................................................... 270 Informations pralables...................................................... 270 Astuce ................................................................................ 270

Paramtrez les options de la fiche entreprise................ 296 Enregistrement dune devise dquivalence .................. 297 Leon 19 Ralisez votre inventaire________ 299
Objectif................................................................................ 299 tapes................................................................................. 299 Versions du programme ..................................................... 299 Informations pralables ...................................................... 299

Lancement de la fonction saisie dinventaire ................. 299


Saisie dinventaire ..................................................................... 301 Impression de la rgularisation dinventaire ....................... 302

Paramtrages pralables ...............................................271 Lancement de la fonction de mise jour comptable ......274


Mise jour des critures des ventes........................................ 275

Comptabilisation des engagements ...............................276


Cration dun journal de situation pour les ventes ................... 276 Affectation des journaux de situation ....................................... 277 Comptabilisation des engagements ......................................... 280

Chapitre 6 Articles particuliers et fabrications _______________ 305


Leon 20 Nomenclatures commerciales __ 306
Objectif................................................................................ 306 tapes................................................................................. 306 Versions du programme ..................................................... 306 Informations pralables ...................................................... 306 Astuces ............................................................................... 307

Leon 17 Faites la mise jour de vos tarifs281


Objectif............................................................................... 281 tapes................................................................................ 281 Versions du programme..................................................... 281 Informations pralables...................................................... 281 Astuce ................................................................................ 281

Lancement de la fonction de mise jour des tarifs ........282 Utilisation des nouveaux tarifs........................................285
Paramtrage des nouveaux tarifs et impression de ltat de contrle 286 dition dun barme lintention des clients ............................ 290

Cration dun article nomenclature commerciale / compos 307


Volet Fiche principale ..................................................... 307 Volet Complment................................................................. 308 Volet Stock ............................................................................ 309 Dtail de la nomenclature ......................................................... 310 7 Sage France

Sommaire
Cration dun article nomenclature variable ................313
Cration dun article annexe..................................................... 313 Cration de larticle nomenclature variable ........................... 315

Cration dun article nomenclature de fabrication ...... 340


Cration des articles de base.................................................... 340 Cration de larticle nomenclature de fabrication ................... 342 Saisie de la fiche nomenclature ................................................ 343 Volet Compostions.......................................................... 343 Volet Gamme opratoire ....................................................... 343 Volet Prvisions .................................................................... 346

Enregistrement dune pice de vente avec nomenclatures.. 317


Enregistrement dun article nomenclature commerciale/compos 318 Enregistrement dun article nomenclature variable commerciale/ composant................................................................................ 318 Composition de larticle nomenclature variable .............. 319 Bon de commande termin ...................................................... 320 Impression du bon de commande avec dtail des lignes composantes ............................................................................ 320

Saisie dune commande client ....................................... 347


Confirmation de la quantit livre.............................................. 349

Calcul des besoins......................................................... 351 Simulation de fabrication ............................................... 353 Rception des articles et dclenchement de la fabrication.. 355
Enregistrement du numro de srie.......................................... 356 Gnration de lordre de fabrication.......................................... 357 Gnration de lordre de fabrication ................................... 358 Impression de la fiche suiveuse ................................................ 359 mission du bon de fabrication ................................................. 360 Affectation des ressources et gammes opratoires .................. 361 Influence sur le prix de revient de larticle nomenclatur .......... 362

Leon 21 Gestion des livraisons __________ 322


Objectif............................................................................... 322 tapes................................................................................ 322 Versions du programme..................................................... 322 Informations pralables...................................................... 322 Astuces .............................................................................. 322

Paramtrage pralable ...................................................323 Traitement des prparations de commandes clients......323


Modification de lordre de priorit des livraisons ...................... 326 Gnration des prparations de livraison................................. 327

Livraison de la commande client ................................... 363 Leon 23 Articles grs par lots et srialiss 366
Objectif................................................................................ 366 tapes................................................................................. 366 Versions du programme ..................................................... 366 Informations pralables ...................................................... 366 Astuce................................................................................. 366

Validation des prparations de livraison.........................328


Impression des tiquettes de colisage ..................................... 329

Gnration des bons de livraison ...................................330 Leon 22 Gestion des fabrications ________ 332
Objectif............................................................................... 332 tapes................................................................................ 332 Versions du programme..................................................... 332 Informations pralables...................................................... 332 Astuces .............................................................................. 333

Cration dun article suivi par numro de lot ................. 367 Commande de larticle au fournisseur et livraison ......... 368 Suivi dun article numro de srie ou de lot................ 371 Leon 24 Circuit de validation des pices 374
Objectif................................................................................ 374 tapes................................................................................. 374 Versions du programme ..................................................... 374 Informations pralables ...................................................... 374

Cration des ressources ................................................333


Paramtrage pralable des ressources ................................... 333 Cration des ressources .......................................................... 335

Cration dun centre de charges ....................................338


8 Sage France

Sommaire
Astuce ................................................................................ 374

Paramtrages pralables ...............................................375


Paramtrage du circuit administratif des pices....................... 375 Paramtrage dune souche de numrotation..................... 375 Paramtrage du circuit des pices..................................... 377 Enregistrez un mot de passe pour ladministrateur............ 380 Crez un deuxime utilisateur ........................................... 381 Affectation des droits daccs ............................................ 381

Paramtrage des autorisations daccs ................................... 379

Mise en application du circuit de validation ....................382

En conclusion_________________ 385

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Sommaire

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Chapitre 1 Gnralits et installation

Chapitre 1 Gnralits et installation


Ce chapitre donne accs aux principaux sujets suivants : Introduction, page 12, Prsentation du programme Sage Gestion commerciale, page 12, Installation du programme, page 13, Gnralits concernant ce manuel, page 14, Comment utiliser ce manuel, page 17.

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Chapitre 1 Gnralits et installation

Introduction
Ce manuel pdagogique du programme Sage Gestion commerciale pour Windows vous permettra de dcouvrir par vous-mme les principales fonctions de ce logiciel, ses avantages, sa facilit demploi. Ce manuel pdagogique peut tre utilis pour crer votre propre dossier de gestion, cest--dire dune part le fichier comptable et, dautre part, le fichier commercial en suivant pas pas les conseils et les indications donns, mais en remplaant les informations fictives par des valeurs bien relles, celles de votre propre gestion.

Le millsime des dates indiqu dans les illustrations et les exercices de ce manuel peut tre diffrent de celui des fichiers de gestion et comptable utiliss. Cela ne nuit en aucune manire la dcouverte du programme mais sachez interprter les dates donnes tout au long de ce manuel en utilisant toujours le millsime des fichiers utiliss et de lexercice en cours.

Les diffrentes versions dans lesquelles le programme Sage Gestion commerciale 100 est propos, versions qui sont prcises sous le titre suivant, sont rappeles tout au long de ce manuel et les oprations qui concernent plus particulirement une version ou, au contraire, ne sont pas ralisables par telle autre sont indiques par un titre en marge.

Prsentation du programme Sage Gestion commerciale


Le programme Sage Gestion commerciale pour Windows existe en plusieurs versions : une version 100 de base qui permet de raliser toutes les oprations de base dune gestion commerciale (ventes, achats, stocks, clients, fournisseurs, gestion des rglements, interrogation des comptes, communication avec dautres programmes Sage), une version 100 Pack Service qui, en plus des fonctions de la version 100 de base permet la gestion des documents internes et des abonnements clients et fournisseurs, une version 100 Pack qui, par rapport la version de base, offre les articles nomenclature et gamme de produits, la gestion des livraisons et la gestion de la contremarque fournisseurs, une version 100 Pack Industrie qui, en plus des fonctions de base, propose les articles nomenclature et gamme de produits, la gestion des livraisons, des fabrications et de la contremarque fournisseurs et fabrication, et enfin une version 100 Pack Plus qui comporte toutes les fonctionnalits ci-dessus.

12 Sage France

Chapitre 1 Gnralits et installation

Nous navons prsent ci-dessus que les principales fonctionnalits prsentes dans chaque version. Il en existe bien dautres.

Voir la partie Introduction du manuel de rfrence qui prsente toutes les fonctions disponibles par version. Ce manuel est labor autour de larborescence de la version 100 Pack Plus. Si vous tes possesseur dune autre version et que vous ralisiez les exercices qui suivent partir de votre version du programme, ne vous tonnez pas si certaines fonctionnalits prsentes napparaissent pas dans votre programme. Les pages dintroduction chaque leon prciseront, quand cela sera ncessaire, les versions du programme avec lesquelles certaines manipulations peuvent tre faites. Les dtenteurs de la version 100 Pack Plus peuvent raliser tous les exercices.

Installation du programme
Nous renvoyons le lecteur au manuel Installation sous Windows fourni avec le programme. Il y trouvera toutes les informations concernant : la premire installation du programme sur votre disque dur, la mise jour dune installation existante, linstallation des manuels lectroniques, et en particulier du Manuel de rfrence, ainsi que du programme permettant de consulter les fichiers de ces manuels, les oprations de rfrencement du programme auprs de Sage France, lemplacement de stockage des fichiers crs ou utiliss par le programme en fonction du systme dexploitation utilis.

Informations pralables linstallation du logiciel


Avant dentamer linstallation du programme, il est vivement conseill de vous munir des informations suivantes concernant votre propre socit : coordonnes du sige social ou de ltablissement dans lequel le programme sera install,

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Chapitre 1 Gnralits et installation


nom et coordonnes de votre expert-comptable sil y a lieu, nom et coordonnes de ltablissement bancaire qui aurait pu vous conseiller lacquisition de ce programme Sage, SIRET et code APE, ou NAF, noms et informations des principaux collaborateurs de votre entreprise impliqus dans la gestion commerciale, et si vous dsirez raliser les exercices partir de donnes relles concernant votre entreprise : du plan comptable utilis par vous-mme ou par votre comptable, de ladresse de vos dpts de stockage ainsi que des responsables y contacter, de quelques fiches articles avec leur tat des stocks, de quelques fiches clients et fournisseurs avec leurs barmes de remise sil y a lieu, une commande client si possible accompagne de son rglement, une commande fournisseur.

Gnralits concernant ce manuel


Valeurs saisir au clavier
Les valeurs que nous vous proposons de saisir sont mentionnes en caractres de machine crire. Exemple Tapez Diamant vert.

Touches du clavier les plus utilises


TABULATION : touche permettant de passer dune zone la suivante ; CTRL + TABULATION : combinaison de touches permettant de passer dune zone la prcdente ;
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Chapitre 1 Gnralits et installation


ENTRE : valide la saisie de donnes dans une fentre ou le lancement dune fonction ; CHAP : permet de fermer une fentre, de quitter une fonction sans enregistrer les modifications (dans la plupart des cas) ; CTRL + F4 : permet de fermer une fentre et denregistrer les donnes saisies (le signe + indique quil faut taper les deux touches simultanment) ; CTRL + F5 : permet de fermer toutes les fentres dune mme fonction et denregistrer les donnes saisies (le signe + indique quil faut taper les deux touches simultanment) ; F1 : permet daccder laide sur la commande en cours dutilisation.

Ergonomie du programme
En ce qui concerne les fonctionnalits proprement Windows, nous renvoyons le lecteur la fonction daide fournie avec ce systme dexploitation ou labondante documentation que lon peut trouver son sujet. Lutilisation des programmes Sage des Lignes 100 et 30 est dtaille dans le Manuel de la gamme qui vous est fourni sous forme lectronique et que vous pourrez consulter laide de lutilitaire Adobe Reader (ou Adobe Acrobat Reader). Pour plus dinformations sur linstallation de cet utilitaire et des fichiers de la documentation lectronique, reportez-vous au Manuel de la gamme.

Quelques dfinitions
Acompte Cest le versement partiel dune somme dargent, avant ou pendant lexcution de la prestation achete, valoir sur le prix de vente total. Avoir Permet daccorder un client un crdit valoir sur une prochaine facture ou sur la facture laquelle il se rapporte si elle nest pas encore rgle. Lavoir peut tre mis la suite dun retour de marchandises effectu par le client ou pour rectifier une erreur commise sur la facture. CMUP Mthode de valorisation des stocks qui consiste calculer un cot moyen entre les prix dachat et les quantits entres en stock.
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Chapitre 1 Gnralits et installation


Coefficient Multiplicateur appliqu un prix dachat pour dtermin un prix de vente. Echance Cest la date laquelle le rglement doit intervenir au plus tard. En-cours Len-cours exploit dans le logiciel est un encours commercial. Il reprsente le montant total livr, en diminution duquel viennent les rglements et les avoirs. Escompte Bonification accorde sur une crance terme rgle avant son chance normale (escompte de rglement). Inventaire Linventaire est une opration de recensement exhaustive de tous les lments composant la valeur de lentreprise. Le plus souvent, il sagit de rpertorier la valeur des marchandises prsentes ainsi que leur quantit. Marge commerciale La marge commerciale est gale au montant des ventes diminu du cot dachat des marchandises vendues. Prix de revient Egalement appel cot de revient. Le prix de revient dun article intgre lensemble des dpenses qui ont permis sa construction et sa distribution. Compar avec le prix de vente, il permet de calculer un bnfice ou une perte. Reliquat Diffrence entre la quantit commande et la quantit livre (reliquat de livraison) ou entre la quantit commande et la quantit facture (reliquat de facturation). Stock initial / Stock final Le stock initial reprsente lensemble des marchandises prsentes dans lentreprise au dbut dune priode. Le stock final reprsente lensemble de ces mmes marchandises en fin de priode. La diffrence entre ces deux stocks correspond la variation de stock. Taux de marge commerciale Cest un ratio calcul en divisant la marge hors taxes au prix de vente hors taxes. En multipliant ce pourcentage au prix dachat, on obtient le prix de vente.
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Chapitre 1 Gnralits et installation


Traite Une traite est un document lgal par lequel une socit (le tir) sengage payer une autre socit (le tireur) une somme donne une chance fixe. La traite est mise par le tireur pour tre envoye au tir, qui peut alors accepter de la signer pour la rendre irrvocable.

Comment utiliser ce manuel


Ce manuel pdagogique est divis en chapitres qui donnent accs des leons numrotes. Les leons permettent de dcouvrir les fonctions de base du programme en suivant un ordre logique de son utilisation. Vous pouvez raliser ces leons : soit partir de vos propres fichiers commercial et comptable aprs les avoir crs et en vous munissant dinformations relles (plan comptable, fiches clients ou fournisseurs, commandes clients ou fournisseurs, etc.) qui vous serviront de matriau de base pour lexcution des exercices ; dans ce cas, les manipulations proposes ne correspondront peut-tre pas toujours aux lments dont nous vous montrons la cration ou lutilisation ; sachez adapter, en vous aidant au besoin du Manuel de rfrence, les exemples vos propres besoins ; soit partir dune socit fictive Diamant vert que vous pourrez crer et complter avec les exemples dcrits dans ce manuel : dans ce cas, les leons senchanent et il est ncessaire de les raliser dans lordre propos afin de disposer dun minimum dlments pour raliser les manipulations proposes ; soit partir des fichiers dessai de la socit fictive Bijou fournis avec le programme : dans ce cas, le choix des lments proposs est beaucoup plus vaste et vous permet de dcouvrir un nombre de fonctions beaucoup plus important. Dans le chapitre Paramtrage de la socit, nous vous montrerons comment consulter le Manuel de rfrence du programme afin de parfaire vos connaissances sur les fonctions et commandes utilises. Quant toutes les autres fonctions disponibles et non dcrites ici, nous vous conseillons de ne pas les laisser de ct et den raliser ltude par vous-mme car nous sommes certains que beaucoup vous seront dune grande utilit dans vos travaux quotidiens.

Nous vous invitons bien raliser toutes les manipulations et saisies dans lordre de leurs descriptions. Toutes les saisies ont leur utilit. Si cette dernire ne vous parat pas immdiate, elles sont
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Chapitre 1 Gnralits et installation


parfois ralises pralablement lexcution dune ou plusieurs autres leons et vous vitent de vous disperser en relanant plusieurs fois les mmes fonctions pour des saisies et des oprations similaires. Lordre dexcution des leons est important. Si vous ne respectez pas la gradation propose, vous risquez de ne pas obtenir le rsultat escompt faute dlments pralables adapts ou existants ou, au contraire, de gner lexcution des oprations suivantes pour les mmes raisons.

En cas de blocage
Si vous avez lanc une commande par inadvertance et que vous ne sachiez pas comment en sortir, pressez la touche ECHAP. Ce moyen est dans la majorit des cas efficace pour refermer une fonction.
Arrt intempestif du programme

Il est indispensable darrter le programme en utilisant la fonction Quitter du menu Fichier ou en utilisant les raccourcis clavier quivalents prsents plus loin dans le manuel. Si la tentative douverture des fichiers de travail se traduit pas un message davertissement du genre : Ce fichier est dj ouvert. Veuillez utiliser le programme de maintenance. cela est le signe quun fichier na pas t referm selon les rgles. Pour le dbloquer : 1. 2. 3. 4. 5. refermez lapplication Sage Gestion commerciale ; lancez lutilitaire Adobe Reader ; ouvrez le fichier lectronique du Manuel de la gamme ; recherchez les explications donnes sur les blocages dans la partie traitant du programme Sage Maintenance ; lancez le programme Maintenance disponible dans le menu Dmarrer / Programmes (ou Tous les programmes) / Sage de Windows et excutez les oprations dcrites dans le Manuel de la gamme.

Vous pourrez ainsi rutiliser vos prcieux fichiers.

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Noubliez pas que le programme Sage Gestion commerciale utilise deux fichiers, un commercial et un comptable, et que cette opration de dblocage doit tre ralise sur les deux.

Chapitre 1 Gnralits et installation


Sauvegardes

Noubliez pas, surtout si vous vous servez du Manuel pdagogique pour crer vos propres fichiers, de raliser priodiquement des sauvegardes de vos donnes. Un programme se remplace aisment. Des centaines dheures de travail beaucoup plus difficilement !

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Chapitre 1 Gnralits et installation

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Conventions typographiques
Le tableau ci-dessous prsente les diverses conventions typographiques destines faciliter la recherche et lidentification de certaines informations.
Convention Signification Ce symbole prcde les textes sur lesquels nous souhaitons attirer votre attention. Ces derniers apparaissent en caractres gras et italiques. Chaque fois que cela nous semblait ncessaire la comprhension du rle ou du maniement dune commande, nous avons complt sa description avec des exemple en italiques. Ces exemples sont prsents prcds du titre exemple. Les remarques sont indiques en italiques avec, dans la marge, une petite coche. Ce sont des informations annexes la fonction actuellement dcrite. Ces remarques sont souvent de grande importance, ne les ngligez pas. Cette barre horizontale, suivie dun texte en caractres griss et italiques indique quelle fonction, quelle autre partie du programme ou de la documentation vous pouvez vous rfrer pour un complment dinformation. Ces caractres verts et italiques indiquent une zone active dans le document pdf. Cliquer sur cette zone fera apparatre le paragraphe dont il est fait mention dans un renvoi. Les fichiers et les dossiers (ou rpertoires) sont mentionns en lettres majuscules. Chaque titre concernant la description dune fonction est suivi du chemin pour y parvenir : Menu / Sous-menu (sil y a lieu) / Fonction. Les choix que lon peut faire dans les listes sont mentionns en caractres gras. Les dsignations des zones des fentres sont prcises en caractres gras et italiques. Dans le texte, le nom des menus et des fonctions est not en caractres italiques. Le nom des onglets, des volets et des fentres est inscrit entre guillemets.

2
Exemple

3
Voir

Liens

le fichier SETUP.EXE Ouvrir Fichier / Ouvrir Slectionnez Tous Libell Menu Fichier / Ouvrir longlet Commentaires

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Convention le bouton Annuler la touche ECHAP les touches CTRL+C

Signification Le nom des boutons ainsi que celui des barres doutils est remarqu par une majuscule sur la premire lettre. Les touches utiliser sont mentionnes en MAJUSCULES. Lorsquil faut presser simultanment deux touches, elles sont indiques avec le caractre +.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit

Chapitre 2 Paramtrage de la socit


Ce chapitre donne accs aux leons suivantes : Leon 1 Dmarrage du programme Sage Gestion commerciale, page 24, Leon 2 Crez votre socit, page 29, Leon 3 Cration des lments comptables, page 72, Leon 4 Cration des comptes clients et fournisseurs, page 87, Leon 5 Cration des lments commerciaux, page 107.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit

Leon 1 Dmarrage du programme Sage Gestion commerciale


Objectif

Lobjectif de cette leon est de vous montrer comment lancer le programme puis larrter lorsque vos travaux sont termins.
tapes

Les tapes de cette leon sont organises de la manire suivante : 1. 2. 3. 4. Lancement du programme. Enregistrement du code daccs sil sagit dun des premiers lancements du programme. Consultation du manuel de rfrence lectronique partir du programme. Arrt du programme.

Informations importantes

Ne tardez pas faire votre rfrencement auprs des services de Sage France, car le nombre daccs libres au programme est limit. Vous pouvez vous rfrencer : par Internet, par courrier, par tlcopie.

Dmarrage du programme Sage Gestion commerciale


Cliquez sur le bouton Dmarrer du bureau Windows, puis slectionnez dans les menus successifs qui vont apparatre en amenant simplement le pointeur au dessus de litem prcis ci-dessous, ce qui fait souvrir un nouveau menu dit menu hirarchique ou menu en cascade :

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit


Programmes (ou Tous les programmes sur certaines versions de Windows), ce qui ouvre un nouveau menu dans lequel vous slectionnez : Sage, ce qui ouvre un nouveau menu dans lequel vous choisissez : Gestion commerciale 100, ce qui ouvre nouveau un petit menu dans lequel vous avez le choix entre : Bijou SA : ce choix fait souvrir le programme Sage Gestion commerciale tout en ouvrant les fichiers de dcouverte du programme livrs avec ce dernier ; Gestion commerciale 100 : ce choix lance le programme et vous laisse le choix de slectionner le fichier de travail que vous comptez utiliser.

La leon qui suit vous propose de crer un fichier commercial, nous vous conseillons donc de lancer le programme en slectionnant Gestion commerciale.

Premiers lancements du programme Rfrencement et code daccs


Aussitt aprs le premier lancement du programme Sage Gestion commerciale, une fentre Bienvenue chez Sage apparat.

Cette fentre vous prvient que le nombre daccs au programme est limit tant que vous navez pas enregistr le code daccs qui librera compltement le programme. Le nombre total daccs est limit 30. Vous pouvez procder votre rfrencement via Internet ou par simple courrier en remplissant la fiche de rfrencement situe dans la fonction Aide (?) / A propos de Gestion commerciale 100.
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Chapitre 2 Paramtrage de la socit

La mention Aide (?) / A propos de Gestion commerciale 100 signifie que vous trouverez la commande A propos de Gestion commerciale 100 dans le menu Aide qui apparat dans la barre des menus reprsent par un point dinterrogation (?).

Rfrencez-vous comme utilisateur de produits Sage en cliquant sur le bouton Rfrencement. Il vous sera alors indiqu comment raliser cette opration. Au bout de quelques jours, vous recevrez un code daccs de la part de Sage France qui librera compltement votre version du programme. Ce code devra tre enregistr aprs avoir cliqu sur le bouton Code daccs. En attendant, tant que vous ne connatrez pas votre code daccs, cliquez sur le bouton Continuer. A chaque accs au produit, et avant lenregistrement du code daccs, le nombre daccs diminue de une unit. Lorsque vous aurez enregistr le code daccs qui vous aura t fourni par Sage France, cette fentre napparatra plus.

Consultez le manuel de rfrence partir du logiciel


Le manuel de rfrence du programme nest fourni que sous forme lectronique, cest--dire sous forme de fichiers que lon peut ouvrir lcran, consulter ou imprimer laide du programme Adobe Reader. Pour plus dinformations sur linstallation de ce programme et du manuel lectronique, reportez-vous au titre Installation du programme, page 13. Pour ouvrir ce manuel lcran, ouvrez le menu Aide (?) et slectionnez la fonction Consulter le manuel. Le programme Acrobat Reader est automatiquement lanc et le sommaire du manuel souvre lcran.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit

Lillustration ci-dessus peut diffrer en fonction de la version du programme Reader que vous utilisez.

Se dplacer dans le manuel lectronique


Pour consulter le manuel lectronique, ses chapitres et ses pages, consultez laide en ligne dAdobe Reader : 1. 2. 3. Ouvrez le menu Aide (?) dAdobe Reader. Lancez la fonction Aide en ligne dAdobe Reader ou Aide de Reader selon la version utilise. Consultez plus particulirement le contenu du signet Prsentation de la zone de travail ou Navigation dans un document PDF.

Vous y trouverez toutes les explications sur les possibilits de dplacement dans les pages du manuel lcran.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit

Arrt du programme
Pour refermer le programme, slectionnez la commande Fichier / Quitter. Vous pouvez aussi taper les combinaisons de touches : CTRL + Q ou ALT + F4. Il nest pas ncessaire de refermer toutes les fentres avant de quitter le programme si vous souhaitez les retrouver telles quelles lors de la prochaine session.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit

Leon 2 Crez votre socit


Objectif

Lobjectif de cette leon est de vous permettre de crer le fichier commercial de votre socit et, paralllement, le fichier comptable qui doit lui tre systmatiquement associ.
tapes

Les tapes de cette leon sont organises de la manire suivante : 1. 2. Cration du fichier commercial laide dun assistant. Paramtrage de la fiche de lentreprise et des options qui regroupent les donnes indispensables la gestion commerciale de votre entreprise : exercice, longueur des comptes, dfinition de la monnaie de tenue commerciale, etc. Eventuellement, rattachement dun fichier comptable existant ou Paramtrage et cration du fichier comptable ainsi que de la monnaie de tenue comptable. Les paramtres comptables seront vus dans une leon suivante.

3. 4.

Versions du programme

Cette leon peut tre ralise avec toutes les versions du programme.
Astuce

Beaucoup de fonctions disposent dun Assistant qui vous dirige et dtaille, en les expliquant, les paramtrages raliser. Pour bnficier de cet avantage, ayez soin de cocher ( ) la commande Mode assistant dans le menu Fentre.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit

La fentre de travail de Sage Gestion commerciale


Lancez le programme Sage Gestion commerciale partir du menu Dmarrer de Windows comme nous vous lavons montr dans la leon prcdente. La fentre affiche lcran doit avoir laspect suivant.

Dcrivons trs rapidement les principales zones. Nous dtaillerons cette fentre plus loin dans cette leon.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit


Le titre de la fentre rappelle le programme en cours dexcution. Il se compltera du nom du fichier commercial ouvert. En dessous, la barre des menus donne accs aux fonctions du programme. Encore en dessous, la barre doutils Standard et la barre doutils Navigation comportent des boutons qui, pour le moment, sont presque tous griss car inutilisables en ltat actuel : aucun fichier ni aucune fentre ne sont ouverts. Vous verrez que dautres barres doutils peuvent tre affiches et utilises. A gauche de la zone de travail, des barres verticales, elles aussi grises pour les mmes raisons, donnent accs au principales fonctions du programme. Ces barres peuvent tre masques si vous voulez pouvoir disposer de la totalit de lcran pour travailler. En bas, une barre dtat affichera des informations en fonction des fentres ouvertes et des slections faites dans les listes.

Cration des fichiers de travail


Pour crer votre socit, le programme Sage Gestion commerciale vous guide grce un assistant. Lancez la cration de votre socit par lAssistant en cliquant sur le bouton Nouveau fichier de la barre doutils Standard ou en slectionnant la commande Fichier / Nouveau.

LAssistant ne souvrira que si la commande Fentre / Mode assistant est coche, cest--dire prcde dune coche ( ) dans son menu. Si ce nest pas le cas, nous vous invitons cocher cette fonction au pralable simplement en la slectionnant car toutes les explications qui suivent sont bases sur son utilisation.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit

Vous pouvez soit reprendre un fichier comptable existant, soit en crer un. Cest cette deuxime opration que nous vous proposons de faire. Cochez loption Crer un nouveau fichier comptable.

Si vous possdez dj un programme Sage Comptabilit de la Ligne 100 ou de la Ligne 30 et que vous dsiriez associer votre fichier comptable au fichier commercial qui va tre cr, laissez coche loption Ouvrir un fichier comptable.

Cliquez sur le bouton Suivant.

Ouverture du fichier comptable

Cette fentre napparatra que si vous avez choisi dassocier votre nouveau fichier commercial un fichier comptable de Sage Comptabilit existant.

Cette fentre propose de slectionner le fichier comptable existant afin que le programme tablisse des liens entre celui-ci et le fichier commercial qui sera cr plus loin.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit

Cliquez sur le bouton Parcourir pour slectionner votre fichier comptable.

Slectionnez le fichier comptable dans le dossier o il est stock puis cliquez sur le bouton Ouvrir.

Vous revenez alors la fentre Ouverture du fichier comptable. Cliquez sur le bouton Suivant.

Raison sociale de la socit


Dans la fentre suivante, vous allez devoir enregistrer le nom que vous dsirez donner au fichier commercial et au fichier comptable qui vont tre crs.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit

Si vous avez choisi, dans les tapes prcdentes, de lier un fichier comptable existant votre nouveau fichier commercial, cette fentre napparatra pas.

Saisissez ici le nom de votre socit. Dans le cadre de cet apprentissage, si vous ne voulez pas encore crer votre fichier commercial, vous pouvez taper Diamant Vert. Laissez loption Oui coche pour rcuprer les donnes enregistres lors de linstallation du programme sur votre disque dur.

Cliquez sur le bouton Suivant.

Enregistrez lidentification de votre socit


Normalement la fentre qui va apparatre doit tre complte des informations enregistres lors de linstallation du programme. Vous pouvez les modifier.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit

Confirmez les informations en cliquant sur le bouton Suivant.

Dfinissez lexercice et la longueur des comptes

Si vous avez choisi dassocier votre propre fichier comptable au fichier commercial, les fentres qui suivent napparatront pas lexception de la dernire vous proposant la cration du fichier commercial.

Dfinissez les dates de dbut et de fin de votre exercice comptable. Les dates de lanne en cours sont proposes par dfaut. Nous vous conseillons de laisser la valeur 0 qui permet de saisir des comptes de longueur variable cest dire dont vous pouvez fixer la longueur lors de leur cration.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit

Un exercice comptable peut tre cheval sur deux annes civiles. Il ne peut excder 36 mois. La longueur des comptes peut tre paramtre entre 3 et 13 caractres.

Cliquez sur le bouton Suivant.

Identifiez votre monnaie de tenue comptable


La monnaie de tenue comptable peut tre diffrente de celle de tenue commerciale.

Choisissez votre monnaie de tenue commerciale. Ce sera lEuro si votre entreprise est situe dans un pays de la zone Euro.

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Il existe trois types de devises : la devise dquivalence qui permet de tenir sa gestion en faisant rfrence une autre devise (par exemple, le Dollar), la monnaie de tenue commerciale et la monnaie de tenue comptable (toutes deux obligatoires et pouvant tre diffrentes lune de lautre sauf si votre entreprise appartient la zone Euro car dans ce cas elles doivent tre toutes deux gales leuro). Si vous devez choisir une autre devise que leuro, rfrez-vous au manuel de rfrence pour le mode opratoire.

Cliquez sur le bouton Suivant.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit Reprenez des lments comptables existants

Trois possibilits de reprise vous sont offertes. Cliquez sur la case Oui, le fichier sera prt lemploi (option recommande).

Cliquez sur le bouton Suivant.

Crez le fichier comptable


En dcidant de crer votre fichier comptable partir du modle standard, vous allez pouvoir bnficier des comptes gnraux, codes journaux, taux de taxes, modles sans avoir les dfinir manuellement.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit

Cliquez sur le bouton Parcourir pour crer votre fichier comptable.

Slectionnez le dossier (ou rpertoire) de stockage, puis tapez le nom que vous souhaitez donner votre fichier (exemple : Diamant Vert).

Les dossiers (ou rpertoires) de stockage des fichiers dpendent du systme dexploitation utilis. Reportez-vous au manuel dinstallation du programme pour en connatre lemplacement. La zone Capacit en Ko vous permet de spcifier la taille souhaite pour le fichier comptable crer. Veillez ne pas saisir une taille trop importante. Le fichier occuperait inutilement de la place sur votre disque dur. Nous vous conseillons de laisser la valeur propose, le fichier sagrandira tout seul mesure des besoins.

Cliquez sur le bouton Enregistrer. Vous revenez ensuite lcran Cration du fichier comptable.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit

Cliquez sur le bouton Suivant.

Crez votre fichier commercial

Cliquez sur le bouton Parcourir afin de nommer votre fichier commercial.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit

Saisissez le nom de votre fichier dans cette zone (exemple : Diamant vert) puis cliquez sur le bouton Enregistrer.

Comme pour le fichier comptable, les dossiers (ou rpertoires) de stockage des fichiers dpendent du systme dexploitation utilis. Reportez-vous au manuel de rfrence du programme pour en connatre lemplacement.

La fentre Cration du fichier commercial rapparat.

Cliquez sur le bouton Fin. Les fichiers comptable et commercial sont crs.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit La fentre de travail de Sage Gestion commerciale


Les parties encore grises de la fentre de travail du programme Sage Gestion commerciale deviennent actives et disponibles. La fentre A propos de qui vous permet de saisir les informations indispensables au paramtrage de votre socit (identification, paramtres comptables, paramtres commerciaux, options de travail) souvre automatiquement. Le nom de cette fentre se complte automatiquement de celui du fichier commercial ouvert.
Les principales caractristiques de la fentre de travail

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit


Les diffrentes parties de cette fentre sont les suivantes : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Barre de titre rappelant le nom du programme ainsi que le fichier de travail ouvert. Barre doutils Navigation permettant de lancer toutes les fonctions de base : cration, consultation, modification et suppression dlments, recherche, etc. Barre doutils Standard permettant de lancer toutes les fonctions communes aux applications Sage. Barre des menus donnant accs toutes les fonctions du programme. Espace de travail dans lequel apparaissent toutes les fentres ouvertes par les fonctions du programme. Fentre de travail ouverte. Barres verticales dont les boutons permettent de lancer les principales fonctions de lapplication en cours. Un clic sur les titres des barres donne accs aux fonctions regroupes par centres dintrt. Ces barres peuvent tre masques pour agrandir la zone de travail. Barre dtat informant sur certaines oprations en cours et en particulier sur la monnaie courante.

8.

La barre doutils Navigation saffiche par dfaut en haut de lcran et vous permet, tout au long de lutilisation de votre logiciel, de : crer, consulter, modifier, supprimer, rechercher

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit

ou atteindre des lments du programme.

Nous dtaillerons lutilisation de ces boutons tout au long de ce manuel, chaque fois que le besoin sen fera sentir. A ct de la barre doutils Navigation se trouve la barre doutils Standard prsente dans tous les programmes Sage des Lignes 100 et 30. Vous aurez loccasion de dcouvrir, dans les leons qui suivent, les fonctions lances par les boutons quelle comporte.

Renseignez la fentre A propos de


Avant dentamer toute manipulation sur le programme Sage Gestion commerciale, vous devez renseigner les informations les plus importantes pour assurer le bon traitement de vos oprations commerciales. Ces paramtrages se font dans la fentre A propos de. Son nom est automatiquement complt par celui du fichier commercial ouvert.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit

Pour lancer cette fonction, si elle nest pas ouverte lcran, slectionnez la commande Fichier / A propos de votre socit. Vous pouvez aussi cliquer sur le bouton A propos du fichier de la barre doutils Standard.

Dans la fentre A propos de, des onglets permettent daccder aux diffrents volets dont se compose cette fonction. Vous pouvez les parcourir et constater que des informations y apparaissent par dfaut ou la suite des paramtrages faits lors de la cration des fichiers. Remplissez les informations manquantes dans les principaux volets avec soin de faon paramtrer votre logiciel en fonction de vos besoins.

Au besoin, consultez le Manuel de rfrence du programme en le lanant par la commande Aide (?) / Consulter le manuel.

Le volet Initialisation vous rappelle quelle est votre monnaie de tenue comptable et votre monnaie de tenue commerciale. Le volet Contacts permet denregistrer les noms des divers contacts au sein de votre socit. Le volet Comptable vous permet de dfinir les paramtres qui seront utiliss lors du transfert comptable des factures et des rglements. Le volet Commercial vous permet de renseigner lensemble de vos paramtres commerciaux (unit de gestion des poids, appel des tiers en saisie de pice). Le volet Communication vous permet denregistrer les diffrents paramtres ncessaires aux communications Internet. Le volet Prfrences sert lenregistrement dinformations diverses destines faciliter vos travaux dans le programme. Cest en fait le volet Options qui va nous intresser davantage dans cette partie. Procdez la cration de diffrentes options aprs paramtrage du volet Commercial.

Les propositions qui vous sont faites dans cette partie sont des conseils. Vous pouvez nanmoins saisir dautres informations ; la socit Diamant Vert nest ici que pour illustrer notre propos.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit Paramtrage des units de poids affiches par dfaut
Cliquez sur longlet Commercial pour ouvrir le volet correspondant. Ce volet comporte deux sous volets Paramtres gnraux et Gestion des livraisons. Dans le premier de ces sous volets, reprez la zone liste droulante Unit de poids. Remplacez la valeur affiche par Gramme. De cette faon, tous les poids apparaissant dans les fonctions du programme seront affichs dans cette unit plus adapte la bijouterie que les kilogrammes.

Il nest pas ncessaire de valider aprs cette modification. Le programme enregistre immdiatement les valeurs saisies. Nous vous indiquerons dans quels cas il est ncessaire de valider (presser une touche ENTRE) pour enregistrer une valeur.

Crez les catgories comptables


Cliquez sur longlet Options.

Cliquez sur longlet Options.

Faites un double-clic sur la ligne Catgorie comptable.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit

Faites un double-clic sur la catgorie Vente.

Saisissez Ventes France puis pressez la touche ENTRE.

Lintitul vient se placer dans la colonne de gauche et vous pouvez saisir d autres catgories comptables de vente si vous le souhaitez.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit

Utilisez cette zone liste droulante pour remonter au niveau prcdent : Catgorie comptable ou Options.

Dans le cadre des leons de ce manuel, nous vous conseillons de crer : une catgorie comptable dachat (Achats France par exemple), et une catgorie comptable de stock (Stocks France par exemple). Pour revenir la liste des catgories comptables, cliquez sur la zone liste droulante au dessus de la liste et slectionnez Catgorie comptable. Pour revenir la liste des options, cliquez sur cette mme zone liste droulante au dessus de la liste et slectionnez Options.

Pour utiliser une zone liste droulante sans la souris, pressez la touche F4 lorsque le curseur se trouve dans cette zone. Utilisez les touches BAS ou HAUT pour dplacer la slection. Validez par la touche ENTRE pour enregistrer la slection faite.

Enregistrez des catgories tarifaires


Les catgories tarifaires sont essentielles pour servir de lien tarifaire entre les tiers clients ou fournisseurs et les articles.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit


La liste des Options doit tre affiche.

Faites un double-clic sur la ligne Catgorie tarifaire.

Saisissez Grossiste dans la zone Intitul. Prcisez le type de tarif en slectionnant HT ou TTC dans la liste droulante Type tarif. Validez par la touche ENTRE.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit


Type tarif

Pour ouvrir la liste dune telle zone, cliquez sur le bouton droite de cette zone.

Vous pouvez enregistrer plusieurs catgories telles les grossistes, les dtaillants, les centrales dachat, les particuliers (type de tarif TTC pour ces clients), etc. Pour retrouver la liste complte des options paramtrables, utilisez la zone liste droulante au dessus de la liste des condition de livraison et slectionnez Options.

Codifiez automatiquement les articles


Il est possible de demander au programme de codifier automatiquement les articles lors de leur cration et / ou de leur affecter un code barre automatiquement gnr en fonction de certains critres. Nous vous proposons de codifier automatiquement la cration des articles en prenant comme racine du numro une information enregistre dans la famille darticle laquelle chaque article doit tre rattach.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit

Faites un double clic sur la ligne Codification automatique.

Une fentre souvre. Elle permet de codifier six informations diffrentes. Rfrez-vous au Manuel de rfrence pour plus dexplications sur la codification automatique. Pour codifier les article en utilisant une racine issue de la famille dappartenance, oprez comme suit.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit


Slectionnez Rfrence article en cliquant sur sa ligne. Modifiez la numrotation en Automatique. Enregistrez la longueur totale de la rfrence article qui sera gnre : 7. Slectionnez Racine famille dans la zone Type racine. Cette opration interdit laccs la dernire zone. Validez pour enregistrer les modifications.

Pour retrouver la liste complte des options paramtrables, utilisez la zone liste droulante au dessus de la liste des condition de livraison et slectionnez Options.

Crez une condition de livraison


La liste des options doit tre affiche.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit

Faites un double-clic sur la ligne Condition de livraison.

Saisissez Sans conditions particulires dans la zone Intitul. Laissez vide la zone Code condition de livraison. Validez par la touche ENTRE.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit

Pour retrouver la liste complte des options paramtrables, utilisez la zone liste droulante au dessus de la liste des condition de livraison et slectionnez Options.

Paramtrez un conditionnement
La plupart des articles sont vendus lunit mais certains peuvent bnficier dun conditionnement. Nous vous proposons de paramtrer ds prsent un conditionnement qui sera utilis pour lun des articles que nous vous proposerons de crer dans les leons qui suivent.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit

Faites un double clic sur la ligne de loption Conditionnement.

Une fentre de paramtrage souvre.

Tapez le nom du conditionnement :

Ecrin puis validez.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit


Faites ensuite un double clic sur la ligne du conditionnement que vous venez denregistrer. Une nouvelle fentre souvre.

Tapez lintitul du premier conditionnement :

Ecrin mono dans la premire zone puis la quantit darticles quil doit contenir : 1 dans la deuxime. Validez. Recommencez les mmes saisies pour lnumr Ecrin duo avec une quantit de 2.

Si des messages davertissement souvrent chaque validation dnumr de conditionnement, cliquez sur le bouton Non.

Pour retrouver la liste complte des options paramtrables, utilisez la zone liste droulante au dessus de la liste des condition de livraison et slectionnez Options.

Enregistrez une gamme de prix


La liste des options doit tre affiche. Nous vous proposons denregistrer une gamme de prix net qui sappliquera certains articles et prcisera leur tarification en fonction des quantits vendues.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit

Faites un double-clic sur la ligne Gamme.

Saisissez la dsignation de la gamme : Prix nets. Dans la zone Type, slectionnez Prix net. Validez pour enregistrer cette nouvelle gamme.

Il faut maintenant enregistrer les diffrentes quantits qui donneront lieu des tarifs distincts. Les prix euxmmes seront dfinis pour chaque article.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit

Faites un double clic sur lintitul de la nouvelle gamme Prix net. Une nouvelle fentre de paramtrage doit souvrir.

Tapez, dans la zone Jusqu, la quantit 10 correspondant la premire tranche. Validez. Saisissez de la mme manire les tranches suivantes 20 et 50. Pour indiquer la dernire tranche, tapez des 9 refus.

Sachez que les quantits dfinissant les tranches peuvent tre modifies article par article.

Pour retrouver la liste complte des options paramtrables, utilisez la zone liste droulante au dessus de la liste des modes dexpdition et slectionnez Options.
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Chapitre 2 Paramtrage de la socit Enregistrez des informations libres


Les informations libres permettent denregistrer des donnes diverses concernant les tiers, les articles, les comptes gnraux et les pices. Leur contenu peut tre saisi manuellement ou dtermin automatiquement par le biais dune fonction nomme Modles denregistrement. Certaines oprations de saisie des pices qui vous seront proposes mettent en jeu ces modles denregistrement. Cest la raison pour laquelle nous vous proposons denregistrer ds prsent une information libre qui sera utilise dans ce cadre. Nous vous proposons denregistrer plusieurs types dinformations libres pour bien vous montrer les avantages offerts par cette fonction. Faites en double-clic sur Information libre dans la liste des options.
Information libre simple

Une information libre simple ne sert qu saisir une information diverse sur un lment donn. En fait nous vous proposons de crer deux informations libres simples.

Cration de linformation libre Commentaire tiers

Cette premire information libre de type Texte servira enregistrer un commentaire sur chaque tiers et sera utilise par linformation libre calcule paramtre ci-aprs.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit

Faites un double-clic sur la ligne Clients/Fournisseurs car cest dans ce domaine que le modle denregistrement va tre utilis.

Une nouvelle fentre de paramtrage souvre.

Enregistrez lintitul de linformation libre : Commentaire tiers. Prcisez le type du contenu de linformation libre Texte et enregistrez la longueur maximale des textes qui pourront tre saisis : 50. Validez aprs paramtrage.

Revenez au niveau prcdent de cette option en choisissant Information libre dans la zone liste droulante dispose au dessus de la liste de gauche.
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Chapitre 2 Paramtrage de la socit

Cration de linformation libre Tare

Cette autre information libre de type Valeur qui servira de support une dtermination automatique faite par le moyen de la fonction Modles denregistrement. Les Modles denregistrement sont prsents sous le titre Cration dun modle denregistrement, page 84.

Faites un double-clic sur la ligne Lignes de documents car cest dans ce domaine que le modle denregistrement va tre utilis.

La fentre de paramtrage souvre.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit

Enregistrez les informations suivantes. Dans la zone Intitul : Tare. Dans la zone Type, slectionnez Valeur. Validez pour enregistrer linformation libre.

Information libre de type calcul

Linformation libre calcule fera appel au commentaire prcis dans linformation libre simple concernant les tiers qui vient dtre enregistre et affichera un message dalerte chaque fois quune nouvelle pice sera cre pour le tiers concern. De cette faon, loprateur de saisie aura immdiatement une information essentielle sur le tiers concern.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit

Faites un double-clic sur la ligne Enttes de documents car cest dans ce domaine que le modle denregistrement va tre utilis.

La fentre de paramtrage souvre.

Enregistrez lintitul de linformation libre : Commentaire tiers. Prcisez le type : Texte et la longueur du texte : 50. Prcisez que la valeur affiche sera calcule en cochant loption Valeur calcule. Prcisez que lorigine de linformation sera un programme de gestion commerciale Sage. Validez aprs paramtrage.

Constatez que, aprs validation, lintitul de cette information libre apparat avec deux icnes :

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit


une icne place gauche de lintitul symbolise que cette information est calcule ; un petit triangle dispos droite rappelle lutilisateur quune page de paramtrage supplmentaire devient accessible pour cette information.

Pour enregistrez la formule de calcul, faites un double clic sur la ligne de cette information libre. La fentre de paramtrage qui souvre est vide de toute information.

Cliquez sur le bouton Saisie dune fonction pour vous faire assister dans vos paramtrages.

Cette zone reste toujours vide.

Le bouton Saisie dune fonction ouvre la fentre dun assistant.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit

Rappelez-vous que le programme doit afficher un message concernant le tiers lors de la saisie dune pice son intention. Slectionnez la fonction Alerte dans la liste de droite. Ne saisissez rien dans cette zone. Validez en cliquant sur le bouton OK.

Une partie de la formule apparat dans la fentre de linformation.

Le programme indique quil attend une information complmentaire de type Texte.

Cliquez nouveau sur le bouton Saisie dune fonction. La mme fentre que prcdemment souvre.
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Chapitre 2 Paramtrage de la socit

Slectionnez Comptes tiers dans la liste de gauche. Slectionnez Valeur information libre dans la liste de droite. Prcisez le numro de linformation libre du compte tiers do doit tre tire la valeur. Tapez : 1. Validez en cliquant sur le bouton OK.

La rfrence linformation libre remplace la valeur dattente et la formule dfinitive apparat.

Le chiffre 1 que nous vous faisons saisir correspond au numro dordre de linformation libre car il peut y en avoir 64 au total. Dans la plupart des cas, les informations libres sont repres par leur position dans leur liste.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit

Le paramtrage de linformation libre est termin. Revenez la liste des options.

Crez un mode dexpdition


Faites en double-clic sur Mode dexpdition dans la liste des Options. Le mode dexpdition que nous vous proposons de saisir remplira les trois fonctions suivantes : il permettra la slection dun mode de transport ; il servira au calcul des frais de transport, demballage et dassurance pour un montant de 5 par article livr ; il tiendra compte dun montant forfaitaire minimum de commande de 2000 au dessus duquel ces frais de transport ne seront pas appliqus.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit


Saisissez Sernam Pressez la touche TABULATION pour placer le curseur dans la zone Calcul des frais dexpdition. Slectionnez Quantit dans la premire zone et saisissez 5 dans la suivante. Pressez TABULATION. Slectionnez Montant forfaitaire dans la premire zone et tapez 2000 dans la suivante. Laissez les autres zones vides ou leur valeur par dfaut. Validez les saisies par ENTREE.

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La zone Article frais dexpdition sera complte ultrieurement lors de la cration des articles. Cet article servira de passerelle comptable pour limputation des frais de port gnrs par ce mode de transport. Ce mode dexpdition sera modifi par ladjonction de larticle faisant le lien comptable. Cette modification est dtaille sous le titre Affectation de larticle ZDV0002 au mode de transport, page 145 de la Leon 5 Cration des lments commerciaux.

Pour retrouver la liste complte des options paramtrables, utilisez la zone liste droulante au dessus de la liste des modes dexpdition et slectionnez Options.

Prcisez les modles dimpression par dfaut


Une des options les plus importantes est loption Organisation qui vous permet de paramtrer votre environnement de travail et lapparence des fentres de saisie de pices et de nombreuses autres fonctions. Dcouvrez une de ses particularits qui est la possibilit daffecter par dfaut des modles de mise en page pour limpression des pices les plus courantes. Faites un double clic sur Organisation dans la liste des Options. Certains numrs peuvent comporter de nombreuses fentres successives.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit

Faites un double clic pour ouvrir lorganisation des Documents des ventes.

Le second volet permet de paramtrer, entre autres, les modles de mise en page qui seront utiliss lors des ditions des pices correspondantes.

La fonction Fichier / Mise en page vous permet de paramtrer vous-mme vos propres documents comme cela vous sera montr plus loin.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit

Slectionnez la ligne Bon de commande en cliquant dessus. Cliquez sur le bouton Attacher pour slectionner le modle de mise en page des bons de commande.

Une fentre de slection souvre.

Ouvrez le dossier DOCUMENTS STANDARDS. Au niveau infrieur, ouvrez le dossier VENTES. Aprs slection dun modle (voir cidessous), cliquez sur le bouton Ouvrir.

Dans le dossier VENTES, slectionnez le modle de mise en page ACCUS DE COMMANDE CLIENT.BGC. La dsignation de ce modle est dsormais associe limpression des bons de commande clients jusqu ce que vous le supprimiez. Vous pouvez associer dautres modles aux pices les plus courantes soit dans le domaine des ventes ou celui des achats ou dans les extraits de compte en les slectionnant dans les dossiers correspondants.
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Chapitre 2 Paramtrage de la socit


Pour retrouver la liste complte des options paramtrables, utilisez la zone liste droulante au dessus de la liste des modes dexpdition et slectionnez Options.

Enregistrez les units de vente


Faites un double-clic sur Unit dachat et de vente dans la liste des Options.

Saisissez Pice puis pressez la touche ENTREE.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit

Refermez la fentre de la fonction en cliquant dans sa case de fermeture, ce qui enregistre les saisies et modifications apportes.

Vous pouvez aussi refermer une fentre en pressant simultanment les touches CTRL + F4.

Cette leon est maintenant termine. Si vous dsirez faire une pause la fin de cette leon, arrtez le programme comme cela vous est montr dans la Leon 1 Dmarrage du programme Sage Gestion commerciale, page 24.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit

Leon 3 Cration des lments comptables


Objectif

Lobjectif de cette leon est de vous montrer comment crer les lments comptables ncessaires votre gestion.

Les lments que nous vous proposons de saisir dans cette leon appartiennent tous au fichier Comptable et peuvent tre galement enregistrs partir dun programme Sage Comptabilit. tapes

Les tapes de la leon sont les suivantes : 1. 2. 3. 4. Cration des comptes comptables gnraux. Cration des taux de taxes qui permettent dautomatiser lenregistrement des montants des taxes. Cration des codes journaux sur lesquels seront passs les mouvements de vente. Cration dun mode de rglement permettant dautomatiser lattribution aux tiers des conditions de rglement des chances.

Versions du programme

Cette leon peut tre ralise avec toutes les versions du programme.
Informations pralables

Si, lors de la cration de votre socit, vous avez opt pour loption Cration dun nouveau fichier comptable, cette leon est indispensable la poursuite de votre apprentissage. Si vous avez repris un fichier comptable existant et que la cration des comptes, des journaux et des taux de taxe na plus de secrets pour vous, vous pouvez passer la leon suivante. Vous allez donc devoir crer vos lments comptables manuellement avant toute autre manipulation. Les principaux lments comptables sont : les comptes gnraux,
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Chapitre 2 Paramtrage de la socit


les codes journaux, les taux de taxes, les banques, les comptes de tiers. Pour raliser cette leon, il est prfrable que la fonction Mode assistant soit active. Pour vrifier cela : 1. 2. Ouvrez le menu Fentre. Vrifiez que la commande Mode assistant est bien prcde dune coche ( ) sinon slectionnez-la pour la cocher.

Astuce

Dans cette leon, vous pouvez utiliser la barre doutils Comptabilit.

Pour afficher une barre doutils : 1. 2. 3. 4. Lancez la commande Fentre / Barres doutils. Cliquez sur le nom de la barre doutils Comptabilit. Cliquez sur le bouton Afficher. Cliquez sur le bouton OK.

Dplacez la barre doutils en cliquant sur sa barre de titre et en la faisant glisser. Vous pouvez la coller contre les bords de la zone de travail de la fentre de lapplication.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit

Relancer le programme
Si vous avez quitt le programme la fin de la leon prcdente, relancez-le de la faon suivante : 1. 2. 3. 4. 5. 6. Ouvrez le menu Dmarrer de Windows. Suivant la version du systme dexploitation utilise, placez le pointeur sur Programmes ou Tous les programmes. Lorsque le menu hirarchique est ouvert, placez le pointeur sur Sage. Lorsque le menu hirarchique suivant est ouvert, placez le pointeur sur Gestion Commerciale 100. Lorsque le troisime menu hirarchique est ouvert, cliquez sur Gestion Commerciale 100. Lancez la commande Fichier / Ouvrir et slectionnez le fichier que vous avez cr ou le fichier DIAMANT VERT.GCM si vous avez prfr faire votre apprentissage avec une socit fictive.

Si vous avez des difficults retrouver le dossier de stockage des fichiers, reportez-vous au Manuel dinstallation qui dtaille ce point en fonction du systme dexploitation utilis.

Crez vos comptes comptables


Ouvrez la liste des comptes gnraux. Pour cela vous disposez de plusieurs solutions : soit lancer la commande Structure / Comptabilit / Plan comptable ; soit cliquer sur le bouton Plan comptable de la barre doutils Comptabilit ;

soit ouvrir la barre verticale Paramtres comptables en cliquant sur son titre puis cliquer sur licne Liste des comptes gnraux.

Lorsque nous indiquons Structure / Comptabilit / Plan comptable, cela signifie quil faut ouvrir le menu Structure, puis y slectionner la commande Comptabilit laquelle ouvre un menu hirarchique dans lequel il faut slectionner la commande Plan comptable.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit


Ces slections peuvent seffectuer avec la souris ou les touches du clavier (sauf la barre verticale et les barres doutils). Le Manuel de la gamme vous prcisera comment faire. Les diverses possibilits de choix que nous dtaillons ne sont l que pour vous montrer la richesse en fonctionnalits du programme. Utilisez chaque possibilit le cas chant et conservez celle qui vous parait la plus facile.

Constatez que la liste des comptes nest pas vide mais quelle contient la plupart des comptes utilisables dans une gestion comptable courante. Ceci est d au fait que lon a demand la reprise des lments comptables de base lors de la cration du fichier. Vous pouvez conserver les comptes proposs, les adapter votre gestion ou les supprimer (sils nont pas t mouvements auparavant). Pour crer un compte gnral, cliquez sur le bouton Ajouter de la barre doutils Navigation.

Vous pouvez aussi crer un compte gnral de la faon suivante : taper CTRL + J ; ouvrir le menu contextuel de la liste des comptes (en cliquant dessus avec le bouton droit de la souris) et slectionner la commande Ajouter un nouvel lment ;

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit

Le menu contextuel apparat en cliquant dans la fentre avec le bouton de droite de la souris. Il vous permet, comme la barre doutils Navigation , de crer, de modifier, supprimer, rechercher des enregistrements... Un menu contextuel est disponible dans pratiquement toutes les fentres de liste ainsi que toutes les zones de saisie du programme.

lancer la commande Edition / Ajouter ; cliquer sur le bouton Crer un compte gnral de la barre doutils Comptabilit. Cette dernire solution ne ncessite pas que la liste des comptes soit ouverte.

Toutes ces mthodes sont gnralement disponibles pour la cration des lments. Nous ne les dtaillerons plus par la suite.

Quelle que soit la manire utilise, une fentre souvre pour lenregistrement dun compte.

Saisissez 512510 dans la zone Numro puis Socit Gnrale dans la zone Intitul.

Laissez coche loption Valider ce compte et quitter lassistant moins que vous ne souhaitiez enregistrer dautres comptes.

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Si vous avez affect des informations libres aux comptes gnraux, la fentre qui saffichera aura une apparence diffrente. Dans ce cas, veuillez vous rfrer au Manuel de rfrence du programme.

Chapitre 2 Paramtrage de la socit

Les propositions qui vous sont faites dans cette partie sont des conseils. Vous pouvez nanmoins saisir dautres informations. Nous vous rappelons quil sagit de votre socit et que, par consquent, ce que nous mentionnons dans ce manuel nest destin qu illustrer notre propos.

Validez les saisies faites en cliquant sur le bouton Fin (ou Suivant si vous avez paramtr la cration dautres comptes).

Si vous avez la curiosit douvrir ce nouveau compte (en faisant un double-clic sur sa ligne dans la liste), vous constaterez que le programme lui a automatiquement attribu les caractristiques dun compte de banque (radical 5).

Refermez toutes les fentres simultanment en pressant la combinaison de touches CTRL + F5.

Consultez les taux de taxes


Ouvrez la liste des taux de taxe. Pour cela vous disposez de plusieurs solutions : soit lancer la commande Structure / Comptabilit / Taux de taxes ; soit cliquer sur le bouton Liste des taux de taxes de la barre doutils Comptabilit.

La liste est nest pas vide puisquon vous a conseill, lors de la cration du fichier, de reprendre les paramtres comptables proposs par dfaut. Si vous navez pas suivi notre conseil, il faudra crer vos propres codes taxes en vous rfrant aux indications portes dans le Manuel de rfrence.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit

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Les propositions qui vous sont faites dans cette partie sont des conseils. Vous pouvez nanmoins saisir dautres informations.

Ouvrez le code taxe numro V19 afin de le consulter, en faisant un double-clic sur sa ligne dans la liste.
Il est possible de paramtrer le rsultat dun double-clic sur une ligne : soit pour une consultation simple sans modification possible, soit pour une consultation assortie ventuellement dune modification. Ce paramtrage seffectue dans la commande Fentre / Prfrences. Pour consulter un lment sans le modifier, vous pouvez, aprs slection de la ligne : cliquer sur le bouton Consulter de la barre doutils Navigation . taper CTRL + L ; utiliser la commande Consulter llment slectionn du menu contextuel ; lancer la commande Edition / Consulter.

Pour consulter un lment et le modifier ventuellement vous pouvez, aprs slection de la ligne : cliquer sur le bouton Voir/Modifier de la barre doutils Navigation. taper CTRL + M ; slectionner la commande Voir/Modifier llment slectionn du menu contextuel ; lancer la commande Edition / Voir/Modifier.

Nous ne dtaillerons plus ces possibilits par la suite.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit


Comme vous pouvez le constater : les taux de taxes sont reprs par un code permettant de les slectionner plus rapidement ; un sens leur est attribu, collect ou dductible ; un compte comptable leur est affect, celui sur lequel les montants de taxe seront ports lors des oprations ; des comptes gnraux leurs sont associs, ceux dont le montant servira au calcul de la taxe.

Cette liste est constamment mise jour des dernires instructions de ladministration fiscale. A chaque nouvelle version du programme, le jeu dessai Compta Bijou comporte les dernires modifications qui ont pu tre apportes par les pouvoirs publics.

Pressez CTRL + F5 pour refermer le compte ainsi que la liste.

Crez vos journaux


Nous vous proposons de crer un journal correspondant au compte de banque cr un peu plus haut. Ouvrez la liste des journaux. Pour cela vous disposez de plusieurs solutions : soit lancer la commande Structure / Comptabilit / Codes journaux ; soit cliquer sur le bouton Liste des codes journaux de la barre doutils Comptabilit.

soit ouvrir la barre verticale Paramtres comptables en cliquant sur son titre puis cliquer sur licne Liste des codes journaux.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit

Constatez la prsence dun journal intitul Banque monnaie locale 1. Ce journal est un de ceux prvus dans les paramtres de base de la comptabilit. Pour en crer un nouveau, nous vous proposons de supprimer un des codes fournis dans le paramtrage de base. En effet, le code du journal tant dfinitif ds sa cration, nous prfrons vous en faire recrer un dont le code sera plus explicite de la banque laquelle il correspond. Slectionnez la ligne du journal BQ1, Banque monnaie locale 1 et cliquez sur le bouton Supprimer de la barre doutils Navigation.

Vous pouvez aussi, aprs slection de la ligne : presser la combinaison de touches CTRL + U ; slectionner la commande Supprimer les lments slectionns du menu contextuel ; ou lancer la commande Edition / Supprimer.

Un code journal ne peut tre supprim sil comporte des critures sur une priode, mme clture, du fichier comptable ouvert.

Cliquez ensuite sur le bouton Ajouter de la barre doutils Navigation et compltez les crans de lAssistant de cration dun code journal.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit

Slectionnez le type Trsorerie.

Tapez SG dans la zone Code er Socit Gnrale dans la zone Intitul. Laissez la case Non coche pour ne pas ventiler analytiquement ce journal.

Cliquez ensuite sur le bouton Suivant. Une autre fentre propre aux journaux de trsorerie souvre.

Enregistrez le compte 512510.

Cliquez sur la case doption En contrepartie des rglements enregistrs.

Cochez loption Sur le compte de trsorerie qui est devenue active.

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Les zones liste droulante sont caractrises par la prsence, leur extrmit droite, dun bouton. Pour enregistrer une valeur dans de telles zones : tapez-la manuellement (il est ncessaire que la valeur tape corresponde exactement celle enregistre dans les fichiers) ;

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit


cliquez sur le bouton et slectionnez la valeur attendue dans la liste qui souvre ; tapez le radical de la valeur attendue et cliquez sur le bouton. La liste est rduite aux valeurs correspondantes au radical saisi et est donc plus maniable.

Si vous slectionnez une valeur errone, effacez-la avec la touche RET.ARR. et recommencez la slection.

Cliquez sur le bouton Suivant. La fentre qui souvre permet le paramtrage de la numrotation des pices enregistres dans le journal.

Cliquez sur Manuelle.

Laissez loption Valider ce code journal et quitter lassistant coche par dfaut moins que vous ne vouliez crer un autre journal.

Cliquez sur le bouton Fin pour crer le journal.

Consultation dun modle de rglement


Nous vous proposons de consulter la structure dun des modles de rglement qui ont t copis dans le fichier comptable lors de sa cration. Si vous utilisez votre propre fichier comptable, vous pourrez vous inspirer de ces descriptions pour paramtrer vos propres modles de rglement. Un modle de rglement permet de paramtrer les modalits de rglement des chances de paiement des factures tant clients que fournisseurs. Ouvrez la liste des modles de rglement. Pour cela vous disposez de plusieurs solutions : soit lancer la commande Structure / Comptabilit / Modles de rglement ;
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Chapitre 2 Paramtrage de la socit

soit cliquer sur le bouton Liste des modles de rglement de la barre doutils Comptabilit.

La liste des modles de rglement souvre.

Faites un double clic sur la ligne du modle Paiement en 3 fois par traite.

La fentre du modle souvre.

Ce modle comporte trois lignes correspondant trois chances de rglement correspondant au tiers de la somme totale due. Les dates de rglement sont prcises dans les colonnes Jour et Condition. Les jours de tombe sont prciss dans la colonne Le sil y a lieu. La dernire ligne comporte licne Equilibre qui indique que le solde de la somme due sera exigible cette date. Les informations de chaque ligne sont saisies dans les zones en dessous de la liste. Validez aprs chaque paramtrage de ligne. Refermez les fentres ouvertes en cliquant sur leur bouton Fermer.
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Chapitre 2 Paramtrage de la socit

Cration dun modle denregistrement


Vous souhaitez quapparaisse dans une des zones des informations sur les pices de vente la tare, cest-dire la diffrence entre les poids bruts et les poids nets des articles mentionns. cette fin, vous avez cr une information libre Tare destine aux en-ttes de documents. Voir le titre Enregistrez des informations libres, page 58. Le modle denregistrement va automatiser le calcul et laffichage de cette information. Lancez la fonction Structure / Modles denregistrement. Une liste vide souvre.

Cliquez sur le bouton Ajouter de la barre doutils Navigation ou pressez CTRL + J pour crer un nouveau modle. Le volet Fiche principale dune fiche vierge apparat. Paramtrez-la comme suit.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit


Enregistrez le nom du modle : Tare dans la zone Intitul. Pour la saisie du mode de calcul, reportez-vous aux explications donnes dans le texte.

Pour enregistrer une formule de calcul, deux possibilits : soit taper la formule au clavier en respectant strictement la syntaxe, soit utiliser les zones liste droulante disposes sur le bord infrieur de la fentre pour slectionner les lments de la formule. Utilisez cette dernire mthode. Ralisez les saisies suivantes : 1. le rsultat du calcul devant apparatre dans linformation libre paramtre prcdemment, ouvrez la liste droulante Ligne et slectionnez Tare ;

Linformation libre a t paramtre sous le titre Enregistrez des informations libres, page 58.

Remarquez que linformation libre napparat pas sous lintitul que vous avez paramtr, Tare, mais sous son numro dans lordre des informations libres affectes aux lignes de pice : InfoLibre1.

2. 3. 4. 5.

tapez ensuite le signe gale (=) afin de prciser le contenu de linformation libre ; la valeur mentionne dans Tare tant la diffrence entre le poids brut et le poids net, slectionnez PoidsBrut dans la zone liste droulante Ligne ; tapez le signe moins (-) ; slectionnez le deuxime membre de lopration : PoidsNet dans la zone liste droulante Ligne.

La formule de calcul est termine. Il faudrait maintenant prciser quels articles et quels domaines elle sera affecte. Ceci ne pourra tre possible que lorsque des familles ou des articles auront t enregistrs dans le fichier.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit


Cette affectation sera faite sous le titre Volet Complment dune famille, page 113. Tapez CTRL + F5 pour fermer toutes les fentres. Cette leon est maintenant termine. Si vous dsirez faire une pause la fin de cette leon, arrtez le programme comme cela vous est montr dans la Leon 1 Dmarrage du programme Sage Gestion commerciale, page 24.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit

Leon 4 Cration des comptes clients et fournisseurs


Objectif

Lobjectif de cette leon est de vous montrer comment crer les comptes de tiers clients.

Les lments que nous vous proposons de saisir dans cette leon appartiennent tous au fichier Comptable et peuvent tre galement enregistrs partir dun programme Sage Comptabilit. tapes

Les tapes de la leon sont les suivantes : 1. 2. Cration et paramtrage des fiches clients, Cration et paramtrage des fiches fournisseurs,

dans le cas o votre fichier comptable ne contiendrait aucun compte de ce type.


Versions du programme

Cette leon peut tre ralise avec toutes les versions du programme.
Astuces

Vous pouvez refermer la barre doutils Comptabilit en cliquant sur sa case de fermeture. Ouvrez sa place la barre doutils Gestion des ventes comme vous avez appris le faire au dbut de la Leon 3 Cration des lments comptables, page 72 de ce chapitre.

Pour la cration des fournisseurs, vous pouvez galement ouvrir la barre doutils Gestion des achats.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit

Notez quil est possible de crer les clients et les fournisseurs lors de la saisie des pices de vente et dachat.
Versions

Laspect et le contenu des barres doutils Gestion des ventes et Gestion des achats peut varier en fonction de la version du programme utilise.
Informations pralables

Lors des prcdentes leons, vous avez cr votre base comptable. Vous allez maintenant procder la cration de certains lments de votre base commerciale. La cration de vos clients et de vos fournisseurs en est la premire tape. Si vous avez quitt le programme la fin de la leon prcdente, relancez-le comme il est indiqu au dbut de la Leon 3 Cration des lments comptables, page 72.

Cration dune fiche client


Ouvrez la liste des clients. Pour cela vous disposez de plusieurs solutions : soit lancer la commande Structure / Clients ; soit cliquer sur le bouton Liste des clients de la barre doutils Gestion des ventes ;

soit ouvrir la barre verticale Gestion des ventes en cliquant sur son titre puis cliquer sur licne Liste des clients.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit


La liste qui souvre est thoriquement vide ( moins que vous nayez associ un fichier comptable existant car les comptes de tiers sont stocks dans ce fichier mme sils sont beaucoup utiliss par la gestion commerciale). Pour crer une fiche client lorsque la liste des clients est ouverte : cliquez sur le bouton Ajouter de la barre doutils Navigation ;

tapez CTRL + J ; slectionnez la commande Ajouter un nouvel lment du menu contextuel ; lancez la commande Edition / Ajouter ; cliquez sur le bouton Crer un client de la barre doutils Gestion des ventes. Cette solution noblige pas ouvrir la liste des clients.

Volet Identification dune fiche client


Enregistrez votre premier client en vous inspirant de lexemple ci-dessous. Pressez la touche TABULATION pour passer dune zone la suivante. Pressez la combinaison de touches MAJUSCULE + TABULATION pour revenir dune zone la prcdente. Nous ne dtaillerons que les volets qui ont une utilit immdiate pour les saisies de ce manuel pdagogique. Les autres pourront tre complts en sinspirant des informations donnes dans le Manuel de rfrence. Le premier volet, Identification, sert enregistrer les informations didentification du tiers.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit

Compltez les zones avec les informations concernant votre client. La zone N Client devient grise ds linstant o la fiche client a t enregistre. Vous ne pouvez plus y accder afin de ne pas la modifier par inadvertance. Il sagit dune scurit. Saisissez les valeurs ci-contre dans le cas dun apprentissage avec la socit fictive Diamant Vert.

Il ny a aucune fonction denregistrement dans le programme. Vos saisies sont enregistres automatiquement ds que vous refermez une fentre ou changez de volet.

Cliquez sur chaque onglet afin de saisir les informations complmentaires qui vous seront utiles dans vos futurs traitements.

Volet Contacts dune fiche client


Cette fentre permet denregistrer les divers contacts que vous avez chez le client.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit

Remplissez toutes les zones concernant un contact en passant de lune lautre en pressant la touche TABULATION. A la fin de la saisie des coordonnes dun contact, enregistrez-les en pressant la touche ENTREE. La liste rcapitulative se met jour et intgre le nouvel enregistrement. Saisissez les valeurs ci-contre dans le cas dun apprentissage avec la socit fictive Diamant Vert.

Volet Complment dune fiche client


Ce volet est essentiel pour la comptabilisation des mouvements passs sur le compte en cours de saisie. Certaines zones sont compltes doffice par le programme avec la premire valeur trouve dans loption correspondante. Pour plus dinformations, reportez-vous la Leon 2 Crez votre socit, page 29. Dautres zones de moindre importance sont laisses vides mais pourront tre compltes ultrieurement. Pour plus dinformations, reportez-vous au Manuel de rfrence.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit

Laissez Aucune si le client utilise la mme monnaie et la mme langue que la vtre.

Enregistrez le contenu de ces zones comme indiqu dans le texte afin que le programme enregistre une chance de rglement pour le client.

Devise Cette zone sert mentionner la devise du tiers sil sagit dun client lexportation. Conditions de rglement Cet ensemble de zones permet de paramtrer les conditions de rglement autorises au client. Saisissez les valeurs suivantes dans les zones successives : Equilibre : laissez la valeur propose par dfaut. Nombre de jours : saisissez 30. Conditions de rglement : slectionnez Fin mois. Jour de tombe : (zone Le) laissez vide. Mode de rglement : slectionnez Chque. Validez aprs la slection de cette dernire option. Ce paramtrage indiquera au programme que le client doit payer ses chances par chque 30 jours fin de mois de facturation et quil rgle chaque facture par un seul rglement.

Volet Banques dune fiche client


Comme son nom lindique, ce volet sert la saisie des diffrentes banques du client.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit

Saisissez les coordonnes bancaires relatives votre client .puis pressez la touche ENTREE.

Saisie de ladresse de la banque du client

Aprs enregistrement et validation des informations concernant la banque du client, slectionnez sa ligne dans la liste et cliquez sur le bouton Adresse banque ( droite de la zone Intitul). Une fentre souvre pour y enregistrer les coordonnes de lagence bancaire.

Cliquez sur le bouton OK aprs saisie pour enregistrer les donnes.

Enregistrez le code BIN et lIBAN de lagence bancaire si vous les connaissez.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit Volet Champs libres dune fiche client


Compltez linformation libre paramtre plus haut pour les comptes de tiers. Voir le titre Information libre simple, page 58. Ouvrez le volet Champs libres de la fiche client en cliquant sur son onglet puis sur longlet Information libre pour ouvrir le sous volet correspondant.

Slectionnez la ligne de la premire information libre Commentaire tiers en cliquant dessus. Saisissez le contenu de linformation libre dans la zone du bas : Client prioritaire. Validez par la touche ENTRE.

Lordre des informations libres dans la liste est trs important car cest sur leur position dans la liste que le programme se base pour les reprer dans les formules.

Vous constaterez lutilisation de cette information libre lors de la saisie des pices pour ce client. Voir la Leon 7 Traitez une commande client, page 154.

Volet Livraisons dune fiche client


Ce volet permet denregistrer les diffrentes adresses de livraison du client. Par dfaut, ladresse principale est reprise. Elle peut tre modifie.
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Chapitre 2 Paramtrage de la socit

Liste des diffrentes adresses de livraison enregistres pour le client. Ladresse de livraison principale est coche ( ). Enregistrez chaque adresse de livraison du client dans les zones prvues cet effet et validez. Ladresse apparat alors dans la liste. Choisissez les conditions dexpdition dans les listes droulantes. Saisissez ladresse E-mail de votre client. Vous pourrez ensuite utiliser le lien hypertext disponible sur lintitul de la zone pour lui faire parvenir des mmes.

Volet Tarifs dune fiche client


Ce volet se compose de deux sous-volets. Le premier sert lenregistrement des tarifs particuliers dont le client peut bnficier pour certaine familles darticles.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit

Pour chaque famille darticle concerne, enregistrez le taux de remise consenti au client et validez. La famille apparat alors dans la liste.

Cliquez sur longlet Tarif dexception pour accder au sous-volet du mme nom. Ce second sous-volet est destin lenregistrement des tarifs particuliers dont le client peut bnficier pour certains articles.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit

Enregistrez la rfrence article ainsi que les conditions particulires de tarification et validez.Larticle apparat alors dans la liste.

Volet Statistiques dune fiche client


En cliquant sur longlet Statistiques, vous pouvez constater que ce volet comporte trois parties accessibles par des onglets : Le volet Solvabilit, qui permet de sinformer sur la solvabilit du client, son en-cours et ses ventuels retards de paiement. Le volet Statistiques, qui reprend lensemble des donnes afin dlaborer des analyses financires diverses. Le volet Surveillance, qui fournit toutes les informations sur ltat de solvabilit du tiers, est accessible mme si vous navez pas souscrit dabonnement au portail Sage mais, dans ce cas, il ne comportera aucune information. Grce Internet et au portail Sage, il est possible de rapatrier automatiquement les donnes dans les fiches tiers de vos clients et fournisseurs. Un systme d'alerte vous informe ds que la situation d'une entreprise a t modifie. Une simple mise jour vous permet de rcuprer les donnes, vous offrant ainsi une totale scurit. Aucune modification ou enregistrement nest effectuer dans ce volet.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit


Cliquez sur la case de fermeture pour refermer la fentre et enregistrer les modifications ventuellement apportes dans lensemble de la fiche client. Vous pouvez maintenant enregistrer dautres clients si vous le dsirez.

Cration dune fiche fournisseur


Ouvrez la liste des fournisseurs. Pour cela vous disposez de plusieurs solutions : soit lancer la commande Structure / Fournisseurs ; soit cliquer sur le bouton Liste des fournisseurs de la barre doutils Gestion des achats (aprs lavoir fait apparatre comme indiqu au dbut de cette leon).

soit ouvrir la barre verticale Gestion des achats en cliquant sur son titre puis cliquer sur licne Liste des fournisseurs. La liste qui souvre est thoriquement vide ( moins que vous nayez associ un fichier comptable existant car les comptes de tiers sont stocks dans ce fichier mme sils sont beaucoup utilis par la gestion commerciale). Pour crer une fiche fournisseur lorsque la liste des fournisseurs est ouverte : cliquez sur le bouton Ajouter de la barre doutils Navigation ;

tapez CTRL + J ; lancez la commande Edition / Ajouter ; slectionnez la commande Ajouter un nouvel lment du menu contextuel ; cliquez sur le bouton Crer un fournisseur de la barre doutils Gestion des achats. Cette solution noblige pas ouvrir la liste des fournisseurs ;

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit

cliquez sur licne Crer un fournisseur de la barre verticale Gestion des achats. La gestion des fiches fournisseurs est en tous points identique celle des fiches clients. Seuls certaines zones, quelques volets et sous-volets sont absents car il nont pas dutilit ici. Exemple Le volet Livraison naurait aucun sens pour un fournisseur. Certaines zones sont galement absentes ou modifies dans leurs possibilits de slection. Quelques nouvelles zones peuvent apparatre. Pour plus dinformations, reportez-vous au Manuel de rfrence. Saisissez quelques fournisseurs en suivant les conseils donns pour les clients. Vous pouvez vous inspirer de lexemple illustr ci-dessous.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit Volet Identification de la fiche fournisseur

Si un message apparat et vous avertit que le numro de Siret existe dj, cliquez sur OK. Il se peut trs bien quun fournisseur soit galement client. Dans ce cas il est ncessaire denregistrer deux fiches, une client et une fournisseur.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit Volet Contacts dune fiche fournisseur

Noubliez pas de valider aprs la saisie des informations sur le contact.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit Volet Complment de la fiche fournisseur

Ce fournisseur vous permet de rgler ses factures par LCR accepte en trois chances dun tiers de la somme globale chacune. Cette zone fait appel au modle de rglement Paiement en 3 fois par traite qui sera slectionn dans la zone au dessus de la liste. Validez aprs slection pour que les lignes apparaissent dans la liste.

Pour un complment dexplication sur le paramtrage des modles de rglement, veuillez vous rfrer au manuel de rfrence du programme.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit Volet Banques dune fiche fournisseur

Les banques des fournisseurs senregistrent exactement comme celles des clients.

Saisie de ladresse de la banque du fournisseur

Aprs enregistrement et validation des informations concernant la banque du fournisseur, slectionnez sa ligne dans la liste et cliquez sur le bouton Adresse banque ( droite de la zone Intitul). Une fentre souvre pour y enregistrer les coordonnes de lagence bancaire.

Volet Information libre dune fiche fournisseur

Rappelons que le volet Information libre est accessible dans le volet Champs libres.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit

Cliquez sur la ligne de linformation Commentaire tiers pour la slectionner. Tapez le commentaire dans la zone du bas : Fournisseur rgulier. Validez pour enregistrer.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit Volet Tarifs de la fiche fournisseur


Ce fournisseur vous fait bnficier dune remise permanente de 12 %. Cette valeur peut tre modifie ligne lignes dans les pices dachat. Vous bnficiez galement dun taux descompte de 2 %. Cette valeur peut tre modifie pice par pice. Voir dans le texte comment enregistrer ces valeurs.

Cette liste mentionne les articles achets chez le fournisseur ainsi que les rfrences de son catalogue et les vtres.

Taux remise / Taux escompte Pour enregistrer ces deux valeurs : 1. 2. 3. slectionnez en premier le type de taux dans la zone liste droulante en haut de lcran ; tapez le montant du taux (en %) ; recommencez les mmes oprations pour le taux suivant. Il nest pas ncessaire de valider chaque saisie.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit Volet Statistiques de la fiche fournisseur

Nous supposerons que ce fournisseur vous autorise un encours maximum de 10000 .

Cette fentre est trs simplifie par rapport son homologue concernant les clients. Ces zones sont renseignes avec les diffrentes informations commerciales et comptables concernant le fournisseur au fur et mesure des oprations commerciale ralises. Refermez ensuite toutes les fentres en pressant les touches CTRL + F5, plusieurs fois si ncessaire. Cette leon est maintenant termine. Si vous dsirez faire une pause la fin de cette leon, arrtez le programme comme cela vous est montr dans la Leon 1 Dmarrage du programme Sage Gestion commerciale, page 24.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit

Leon 5 Cration des lments commerciaux


Objectif

Lobjectif de cette leon est de vous permettre denregistrer les diffrents lments ncessaires votre gestion commerciale : dpts, familles darticles, articles, etc.
tapes

Les tapes de la leon sont les suivantes : Cration des dpts partir desquels vos livraisons sont faites. Cration et paramtrage des familles darticles, tape obligatoire avant la cration des articles. Les familles darticles permettent daffecter des valeurs communes des articles et dobtenir des tats statistiques prcis. Cration et paramtrage des articles dont un article li, par saisie directe ou par duplication. Application du modle denregistrement enregistr dans une leon prcdente.
Versions du programme

Cette leon peut tre ralise avec toutes les versions du programme.
Informations pralables

Avant deffectuer lenregistrement de vos articles, procdez la saisie pralable de vos dpts et de vos familles darticles. Cest la premire tape de cette leon. Une famille darticles permet de classer les articles par catgorie, mais galement daffecter des caractristiques communes aux articles dune mme famille (unit de ventes, garantie).

La cration des familles darticles est imprative pour crer vos articles. Ceux-ci ne pourront en effet pas tre crs sans tre rattachs une famille darticles existante.

Si vous avez quitt le programme la fin de la leon prcdente, relancez-le comme il est indiqu au dbut de la Leon 3 Cration des lments comptables, page 72.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit


Astuce

Vous pouvez refermer les barres doutils Gestion des ventes et Gestion des achats et ouvrir leur place la barre doutils Gestion des articles et stocks.

Pour ouvrir cette barre doutils, exprimentez une possibilit diffrente de celle prsente au dbut de la leon prcdente : 1. 2. Ouvrez le menu contextuel des barres doutils en cliquant avec le bouton de droite de la souris sur un endroit neutre dune barre ouverte (exemple : sa barre de titre). Cliquez sur le nom de la barre doutils afficher.

Les articles peuvent tre crs en saisie de pice.


Version

Laspect de cette barre doutils peut diffrer en fonction de la version du programme.

Cration des dpts


Ouvrez la liste des dpts. Pour cela vous pouvez : soit lancer la commande Structure / Dpts de stockage ; soit cliquer sur le bouton Liste des dpts de la barre doutils Gestion des articles.

Cette liste est vide pour linstant. Crez un nouveau dpt. Pour plus dinformations sur les crations dlments, reportez-vous aux explications donnes plus haut pour la cration des lments comptables ou des tiers.
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Chapitre 2 Paramtrage de la socit


La fiche du dpt se compose de deux volets. Le premier sert lenregistrement de son adresse.

Compltez les zones avec ladresse de votre dpt.

Si vous avez suivi nos conseils, le programme inscrit de lui-mme la premire catgorie comptable de stock dans cette zone. Elle peut tre modifie si vous en avez enregistr plusieurs.

Le premier dpt saisi est toujours considr comme le principal par le programme. Il sera propos par dfaut dans tous les documents dachat, de vente et de stock. La qualit de Principal peut tre attribue un autre dpt. Le second volet permet denregistrer, sil y a lieu, certains contacts au sein de ce dpt.

Saisissez les informations concernant chaque contact puis validez. Elles apparatront alors dans la liste.

Aprs vos saisies, refermez toutes les fentres en pressant CTRL + F5.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit

Crez vos familles darticles


Ouvrez la liste des familles darticles. Pour cela vous pouvez : soit lancer la commande Structure / Familles darticles ; soit cliquer sur le bouton Liste des familles de la barre doutils Gestion des articles et stocks.

soit ouvrir la barre verticale Gestion des articles et stocks en cliquant sur son titre puis cliquer sur licne Liste des familles. Lcran suivant va alors safficher.

La liste est vide. Vous allez devoir crer lensemble de vos familles darticles. Pour cela, utilisez une des nombreuses mthodes que nous avons voques lors des saisies prcdentes. Pour plus dinformations, reportez-vous aux leons qui prcdent. Il existe trois types de famille darticles : les familles de type Dtail destines au regroupement des articles ; les familles de type Centralisateur permettant de regrouper des familles possdant une caractristique commune ;
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Chapitre 2 Paramtrage de la socit


les familles de type Total servant totaliser les familles de type Dtail ayant mme radical. Lcran suivant apparat.

La zone Unit de vente se complte avec la premire unit saisie dans les options de lentreprise. Vous pouvez en choisir une autre. La zone Coefficient sert lenregistrement du coefficient de marge que vous voulez appliquer lensemble des articles de la famille. Cette valeur est modifiable dans chaque article. Nous vous proposons denregistrer CMUP (cot moyen unitaire pondr) partir de la liste droulante ouverte par cette zone. Le CMUP est le mode de suivi des stocks le plus courant.

Pays dorigine Vous pouvez vous dispenser de renseigner cette zone qui nest pas essentielle au fonctionnement du programme. Garantie Saisissez la dure de la garantie que vous proposez pour les articles de cette famille. Cette information non obligatoire peut tre modifie article par article. La partie basse de la fentre est destine aux informations comptables ayant un lien avec la famille darticles que vous avez saisie. Une liste droulante vous permet de slectionner les comptes correspondants cette famille darticles (compte de TVA, compte gnral, compte de taxe parafiscale). Pour plus dinformations, reportez-vous au titre Enregistrement des catgories comptables ci-dessous. Nous ne faisons que vous proposer une illustration vous permettant dapprhender au mieux toutes les possibilits de la fonction de gestion des familles darticles. Crez vos propres familles et vos propres articles en suivant pas pas les instructions donnes ci-dessous. Cet exemple vous permettra de crer vos propres fiches par limitation de cas concrets. Cet exemple sera prolong dans les leons suivantes afin de conserver un fil conducteur cohrent. Il vous permettra ainsi de vous exercer sur lensemble des fonctions du produit.
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Chapitre 2 Paramtrage de la socit Enregistrement des catgories comptables


Les catgories comptables sont le lien entre les oprations commerciales et les oprations comptables. Leur saisie ncessite des explications particulires.
Slectionnez la catgorie comptable dans cette zone liste droulante. Slectionnez ensuite le type de compte renseigner. Slectionnez le compte ou le code taxe dans cette zone liste droulante et validez.

Catgorie comptable Elle doit tre choisie dans la zone liste droulante au dessus du tableau. Choisissez, par exemple, Ventes France dans la liste droulante. Comptes et codes taxes Oprez comme suit pour chaque catgorie comptable : 1. 2. 3. 4. 5. 6. slectionnez la catgorie comptable dans la zone liste droulante dispose immdiatement au dessus de la liste des comptes ; cliquez sur la premire ligne Compte gnral ; tapez ou slectionnez le compte gnral comptable dans la zone liste droulante en dessous de la liste ; validez ; recommencez les mmes oprations pour les autres valeurs renseigner de la catgorie comptable en cours de saisie (toutes ne le sont pas ncessairement) ; lorsque tous les comptes ont t enregistrs, slectionnez la catgorie comptable suivante et recommencez les paramtrages avec les comptes et codes taxes appropris.

Exemple Comptes gnraux et comptes taxe 1 rattachs :


Catgorie comptable Compte gnral Compte / code taxe 1 Vente France 70101900 44571190 / V19 Achat France 60101900 44566190 / A19

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit

Le taux de taxe doit tre appel par son numro de code et non par le compte de rattachement. Voir ci-dessous. Enregistrement des Codes taxes

Les comptes de taxe sur lesquels simputeront les montants des taxes doivent tre appels non pas par leur numro de compte mais par le numro du code taxe qui leur correspond. Pour connatre le numro de code qui convient, nous vous proposons doprer comme suit en disposant cte cte la fentre de saisie de la famille et la liste des codes taxes : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Dplacez la fentre partiellement saisie (ou vide) de la famille en cours de saisie dans un coin de lcran en la faisant glisser par sa barre de titre. Ouvrez la liste des codes taxes en slectionnant la commande Structure / Comptabilit / Taux de taxes. Dplacez cette nouvelle fentre dans un autre coin de lcran de faon ce quelle ne gne pas la saisie de la famille. Cliquez sur la ligne Code Taxe 1 de la famille en cours de saisie. Saisissez, en vous rfrant aux indications portes dans la liste des codes taxes, le numro du code taxe qui convient dans la zone de saisie en bas de la fentre. Pressez la touche ENTREE. Refermez la famille ou crez-en une autre, si ncessaire, comme indiqu ci-dessus.

Dans le cas des ventes, les codes taxes fournis dans le paramtrage de base commencent par un V, ceux des achats par un A.

Volet Complment dune famille


Cliquez sur longlet Complment pour y accder. Les informations renseignes dans cette fentre seront reportes dans tous les articles appartenant cette famille mais pourront tre modifies ponctuellement. Ayez soin de renseigner les valeurs communes, ce qui vous simplifiera beaucoup lenregistrement de vos articles.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit


Enregistrez la racine BAR de la rfrence qui sera automatiquement affecte aux articles appartenant cette famille. Les modles denregistrement permettent linsertion de valeurs numriques ou alphanumriques dans certaines colonnes des pices de vente, dachat ou de stock pour des articles auxquels ces modles sont affects. Slectionnez le modle Tare enregistr prcdemment. Affectez ce modle au domaine Ventes. Validez. De cette faon tous les articles crs se verront affecter ce modle. Il sera cependant possible de le modifier ou de le supprimer ponctuellement.

Facturation forfaitaire Le montant de la vente est indpendant des quantits (exemple : frais de dossier). Article en contremarque Cest un article que lon peut ne commander au fournisseurs que lorsquun client nous en commande. Des fonctions du programme permettent dautomatiser leur gestion : commande client, commande fournisseur, rception fournisseur, livraison client. Vente au dbit Cet article est tarif selon la quantit vendue (exemple : du vin au tonneau). Facturation / poids net Le montant de la vente est calcul en fonction du poids vendu et non pas de la quantit. Publi sur le site marchand Cette option, coche par dfaut, permettra larticle de paratre sur le site Web (site marchand) de votre entreprise si vous commercialisez votre article sous cette forme. Pour plus dinformations, reportez-vous la commande Portail Sage dans le Manuel de rfrence. Intgration des frais Liste droulante ditable permettant la gestion des cots de stockage, de transport et dautres frais pouvant tre dfinis par lutilisateur. Les intituls sont modifiables dans la fiche de larticle et proposent par dfaut Cot de stockage et Cot de transport plus une troisime zone libre.
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Chapitre 2 Paramtrage de la socit


La zone dispose en dessous sert lenregistrement du cot correspondant. Unit poids Les articles de joaillerie ntant pas pondreux, nous vous proposons de slectionner Gramme comme unit de poids. Dlai livraison Il sagit ici du dlai que vous demandez pour fournir les articles commands. Ces dlais peuvent tre modifis article par article.

Volet Tarification dune famille


Ce volet permet denregistrer : Les tarifications spciales dont vous font bnficier certains fournisseurs des articles entrant dans la gamme. Les coefficients de marge et ventuellement les remises accordes pour tous les articles de la famille (des ajustements par article restent possibles). Les tarifications spciales dont vous faites bnficier certains de vos clients sur lensemble des articles de la famille.

Pour plus dinformations, reportez-vous au Manuel de rfrence ou aux leons suivantes.


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Chapitre 2 Paramtrage de la socit


Pour valider lensemble des informations saisies dans une fiche famille, deux possibilits sont envisageables : fermer la fentre en cliquant le bouton Fermer ; cliquer sur le bouton Ajouter de la barre doutils Navigation afin de crer un nouveau code famille tout en enregistrant celui cr prcdemment.

Famille ZDIVERS

Volet Fiche principale

Pour les besoins des leons suivantes, nous allons galement crer une famille particulire que nous appellerons ZDIVERS. Cette famille va nous servir lors du processus de mise jour comptable, dtaill au chapitre 5, Leon 16 Faites la mise jour comptable, page 270.

Renseignez ces deux zones, puis validez la cration de cette famille. Nenregistrez aucune autre information ni catgorie comptable.

Volet Complment

Le volet Complment de cette famille doit galement tre paramtr.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit

Dcochez loption Publie sur le site marchand qui na aucune utilit dans cette famille. Enregistrez la racine ZDV des articles spciaux qui seront affects cette famille.

Le dernier volet de cette famille doit rester inchang. Une fois que vous avez cr toutes les familles darticles ncessaires, vous pouvez crer vos articles et les rattacher aux familles darticles. Fermez toutes les fentres des familles et des codes taxes en pressant la combinaison de touches CTRL + F5.

Crez vos articles


Vous pouvez maintenant passer lenregistrement de vos articles. Ouvrez la liste des articles. Pour cela vous pouvez : soit lancer la commande Structure / Articles ; soit cliquer sur le bouton Liste des articles de la barre doutils Gestion des articles et stocks.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit


soit cliquer sur licne Liste des articles de la barre verticale Gestion des articles et stocks. La liste qui souvre est vide. Pour crer un nouvel article, vous pouvez utiliser les mthodes voques prcdemment en ajoutant les deux suivantes : cliquer sur le bouton Crer un article de la barre doutils Gestion des articles et stocks ;

cliquer sur licne Crer un article de la barre verticale Gestion des articles et stocks. Ces mthodes ne ncessitent pas douvrir la liste des articles.

Volet Fiche principale de larticle


La fiche article souvre sur le volet Fiche principale. Le curseur est positionn dans la zone Famille car la rfrence automatiquement gnre de larticle cr dpend de cette famille. Slectionnez la famille BIJOUXARG et pressez la touche TABULATION. Aussitt vous voyez la rfrence de larticle BAR0001 apparatre. Compltez en saisissant la dsignation de larticle puis pressez TABULATION pour enregistrer les autres informations concernant larticle.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit


Un article doit toujours tre rattach une famille. En cas daffectation automatique des rfrences articles, il est ncessaire denregistrer la famille en premier puis de tabuler. La rfrence article est alors automatiquement gnre. Il est possible de modifier le coefficient de chaque article. Voir les explications dans le texte. Le rle des sous-volets est dtaill dans le texte.

Inspirez-vous de lexemple ci-dessus pour la saisie de vos articles. Nomenclature Les articles nomenclature peuvent tre de diffrents types : Aucune (valeur par dfaut) : larticle ne possde aucune nomenclature ; Nomenclature de fabrication : larticle est form dun assemblage de divers autres articles ; Nomenclature commerciale / compos : les divers articles entrant dans la composition de la nomenclature apparaissent dans la pice de vente mais la facturation est faite sur larticle compos ; Nomenclature commerciale / composant : les divers articles entrant dans la composition de la nomenclature apparaissent dans la pice de vente et la facturation est faite sur chaque composant ; Articles lis : lappel dun article dans une pice gnre lapparition de tous les articles qui lui sont lis. Pour plus dinformations, reportez-vous au Manuel de rfrence du programme. Nous vous rappelons quil est conseill dutiliser la touche TABULATION pour passer dune zone la suivante (ou MAJUSCULE + TABULATION pour revenir la prcdente) afin que les automatismes attachs aux zones puissent seffectuer.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit


Prix dachat Il doit tre enregistr et est celui qui correspond au prix de base de larticle. Si plusieurs fournisseurs vous livrent larticle, vous pouvez saisir le prix dachat moyen. Coefficient Il provient de la famille darticles et peut tre modifi pour chaque article. Vous le dterminez en fonction de la marge que vous souhaitez retirer de la vente de larticle. Une fois le prix dachat renseign, tapez la touche TABULATION. Vous pouvez constater que le prix de vente est calcul directement en fonction de ce coefficient et du prix dachat. Prix de vente Il est calcul par le programme en fonction du prix dachat et du coefficient enregistrs dans les zones prcdentes. Il est modifiable. De plus, il est possible de le dterminer en HT ou en TTC suivant la position de la liste droulante PV HT. Le fait de modifier la liste droulante ne modifie pas le prix. Si vous paramtrez un prix TTC, il est ncessaire que le coefficient saisi en tienne compte. Pour que le programme prenne en compte une nouvelle valeur du coefficient, oprez comme suit : 1. 2. quand le curseur est dans la zone du prix de vente, effacez le prix erron en tapant la touche RET.ARR. ; tapez TABULATION pour passer dans la zone suivante. Le prix est recalcul.

Gammes Elles permettent denregistrer les diffrents numrs (taille, couleur, etc.) dans lesquels larticle est disponible. Larticle de lexemple ne disposant daucune gamme, laisser la mention Aucune. Conditionnement Il permet de dfinir par article diffrentes combinaisons tout en ne grant en stock quune seule entit. Laffectation dun conditionnement seffectue par la liste droulante Conditionnement. Les diffrents modes de conditionnement sont enregistrs dans les options de lentreprise. Dans notre exemple, nous naffectons aucun conditionnement larticle. Unit de vente Elle doit tre choisie dans une liste droulante. Les diffrentes units disponibles sont enregistres par lutilisateur lui-mme dans les options de lentreprise. La premire unit de vente est reprise par dfaut par le programme. Nous la conserverons dans notre exemple. Au bas de lcran, plusieurs onglets permettent de slectionner et denregistrer diffrentes informations concernant larticle.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit


Le volet Nouveau tarif donne la possibilit de paramtrer la valeur et la date dapplication du prochain tarif principal de larticle. Le fonctionnement de ces onglets est dtaill dans le Manuel de rfrence. Le volet Catgories tarifaires, apparaissant par dfaut, permet de paramtrer les tarifs de vente devant tre appliqus en fonction des catgories de clients. Nous allons dcouvrir son fonctionnement ensemble.
Enregistrement des catgories tarifaires

La liste du bas de la fentre permet le paramtrage des diffrents tarifs : tarifs de vente (Catgories tarifaires), tarifs par clients (Tarifs clients), tarifs dachat (Fournisseurs). Les catgories tarifaires sont paramtres dans les Options de lentreprise. Vous pouvez en enregistrer plusieurs (particuliers, dtaillants, grossistes, centrales dachat, collectivits, etc.) et affecter tout nouveau client lune de ces catgories. Dans la fiche article, pour chacune de ces catgories, peuvent tre associs un coefficient de marge, un prix de vente et ventuellement une grille de remise. Ainsi, lorsque le programme constatera que vous enregistrez cet article dans un document de vente pour un client appartenant une catgorie donne, il ira rechercher dans la fiche article le prix quil doit mentionner pour la catgorie du client susdit. Nous allons vrifier que le programme a bien enregistr les prix de vente qui conviennent.

Vous pouvez constater que le programme a affect le coefficient et le prix de vente mentionns dans la fiche article la catgorie tarifaire que vous avez saisie (et aux autres que vous auriez pu enregistrer). Ces valeurs sont modifiables.
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Chapitre 2 Paramtrage de la socit


Ouvrez la fiche de la catgorie Grossiste. Pour cela, faites un double-clic sur la ligne correspondante dans la liste. Une fentre souvre alors.

Elle permet de modifier toutes les informations mentionnes lexception du prix dachat.
Application dune gamme de prix nets

Vous dcidez que larticle en cours de paramtrage doit bnficier de tarifs prfrentiels en fonction des quantits vendues. Pour cela, vous allez appliquer la gamme de prix nets paramtre dans une prcdente leon. Voir le titre Enregistrez une gamme de prix dans la leon Leon 2 Crez votre socit, page 29.

Cliquez sur cette zone et slectionnez Prix net.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit


Modifiez ensuite chaque ligne pour appliquer des prix prfrentiels.

Cliquez sur les lignes de la liste et modifiez, dans les zones disposes sous la liste, les prix appliqus en fonction des quantits. Vous pouvez aussi modifier les quantits. Validez aprs chaque modification de ligne.

Les prix nets en fonction des quantits que nous vous proposons dappliquer sont prciss dans le tableau ci-dessous.
Jusqu 10 20 50 99999999999999(1) 1. Mthode pour prciser la tranche maximum. Prix net 372,00 368,00 365,00 360,00

Refermez ensuite la fentre en pressant la touche ECHAP. Vous constaterez que la colonne Remise de la liste des catgories tarifaires de la fiche article affiche maintenant le mot Gamme pour signaler ce paramtrage.
Modification dun prix tarif

Constatez que le programme a affect le mme prix en HT et TTC toutes les catgories tarifaires. Si vous en avez cr certaines avec des prix TTC (Particuliers par exemple), il peut savrer ncessaire de modifier le prix mentionn.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit

Faites un double-clic sur la ligne du tarif TTC.

La fentre de paramtrage de la catgorie tarifaire correspondante souvre.

Modifiez le prix de vente TTC en appliquant la TVA 19,6 % et en arrondissant, soit : 445.

Refermez ensuite la fentre en cliquant sur son bouton de fermeture. Constatez que le prix a bien t modifi dans la liste.
Enregistrement dune fiche rfrence fournisseur

Cliquez sur longlet Fournisseurs en bas de cette premire page. Un nouveau sous volet vide apparat.
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Chapitre 2 Paramtrage de la socit


Ajoutez une nouvelle rfrence fournisseur. Une fentre se superpose celle de larticle. Elle permet denregistrer les informations concernant le fournisseur de larticle. Il peut y avoir autant de fournisseurs que vous le souhaitez. Compltez-la en vous inspirant de lexemple ci-dessous.
Enregistrez la rfrence de larticle chez le fournisseur. Prcisez le numro de rfrence du fournisseur. Prcisez le prix et les conditions dachat de larticle chez le fournisseur. Par dfaut, le prix enregistr dans le volet Fiche principale de larticle est propos. Il peut tre modifi.

Rfrence Elle correspond la rfrence de larticle chez le fournisseur. Cette information servira aux commandes, mais aussi au classement de la liste des articles. Prix dachat Il sagit du prix dachat de larticle chez le fournisseur. Unit dachat Cette zone liste droulante permet lenregistrement du conditionnement utilis par le fournisseur pour lexpdition de la marchandise. Les deux zones qui la suivent permettent de prciser le taux de Conversion cest--dire le rapport entre les units de vente et celles dachat. Ce coefficient servira la dtermination des quantits entrant en stock au moment de la saisie des bons de livraison fournisseurs. Il sert aussi au calcul que doit faire lutilisateur pour lenregistrement du prix dachat unitaire dans la fiche article.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit


Exemple Nous recevons les bracelets par bote de 12 mais nous les vendons lunit. Les commandes que nous passons notre fournisseur seront libelles en fonction de son colisage, cest--dire en bote de 12. Le stock tant toujours tenu en unit de vente, il faut que le programme puisse convertir les quantits entrantes, exprimes en botes, en unit de stockage, cest--dire en bracelets, en multipliant les quantits reues par ce coefficient de conversion, cest--dire 12. N fournisseur Il permet la slection du numro du fournisseur au moyen dune liste droulante. Fournisseur principal Cette option permet daffecter un fournisseur principal larticle. Lors de la gnration automatique des prparations de commandes, le fournisseur principal sera propos par dfaut. Dans le cas de lenregistrement dun nouvel article, le premier fournisseur saisi est toujours le principal. Cette zone ne deviendra accessible que lors de la saisie dun autre fournisseur. Devise Intitul de la devise slectionner dans une liste si larticle est import dun pays hors zone Euro (les devises sont enregistres dans les options de lentreprise). PA en devise Cette zone nest active que si une devise a t slectionne dans la zone prcdente et permet denregistrer le prix dachat de larticle dans cette devise. Colisage Il reprsente la quantit minimale de commande impose par le fournisseur. QEC La Quantit Economique de Commande doit tre dtermine par lutilisateur en fonction du fond de roulement du stock et du cot dapprovisionnement. Elle ne peut pas tre infrieure au colisage. Ces deux zones doivent toujours tre exprimes en units dachat. Dans notre exemple, la douzaine. Le programme le prcise de lui-mme. Le programme tiendra compte des valeurs saisies dans cette zone et dans les deux prcdentes pour vous proposer des quantits commander dans la fonction Documents des achats. Garantie Il sagit de la garantie que vous assure le fournisseur (en mois).

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit


Dlai appro(visionnement) Il permet denregistrer le dlai moyen que met le fournisseur pour vous livrer. Cette information est particulirement utile dans le cas darticles en contremarque. Une fois toutes ces informations saisies, refermez la fentre en cliquant sur le bouton Fermer. Une ligne saffiche alors dans la liste des fournisseurs. La coche ( ) repre le fournisseur principal.

Volet Complment de la fiche article


Dautres informations restent saisir. Pour cela, cliquez sur longlet Complment afin douvrir le deuxime volet de la fiche de larticle. Vous pouvez remarquer que certaines informations sont dj enregistres. Elles proviennent de la famille.

Compltez les poids net et brut. Vous vous en servirez plus loin dans ce manuel. Laissez les autres valeurs proposes.

Les Catgories comptables sont regroupes dans la liste droulante du bas de la fentre. Les valeurs affiches proviennent de celles saisies dans la famille de rattachement. Lors de la cration dun article, il est conseill de parcourir toutes les catgories comptables et de vrifier que les comptes enregistrs correspondent bien larticle. Si vous voulez les modifier, oprez comme cela vous a t montr dans le cadre de la saisie des familles darticles.
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Chapitre 2 Paramtrage de la socit


Pour plus dinformations, reportez-vous au titre Crez les catgories comptables, page 45. Le Manuel de rfrence vous prcisera la destination et lutilit de toutes les case doption. Celles qui concernent directement les articles sont les suivantes. Article en contremarque Cest un article qui peut tre command au fournisseur comme un article classique ou bien dont la commande au fournisseur peut tre assujettie la commande dun client. Dans ce cas, des fonctions du programme permettent dautomatiser leur gestion : commande client, commande fournisseur, rception fournisseur, livraison client. Vente au dbit Cet article est tarif selon la quantit vendue (exemple : du vin au tonneau). Facturation / poids net Le montant de la vente est calcul en fonction du poids vendu et non pas de la quantit. Facturation forfaitaire Le montant de la vente est indpendant des quantits (exemple : frais de dossier).

Volet Descriptif de la fiche article


Pour y accder, cliquez sur longlet Descriptif.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit

Ce volet permet daffecter diffrentes informations larticle : des dsignations en deux langues au cas o vous faites beaucoup doprations lexportation ; des glossaires qui sont des textes descriptifs qui peuvent tre imprims dans les documents ; des modles denregistrement qui permettent dautomatiser la saisie dinformations dans certaines colonnes de la pice partir des donnes enregistres en Informations libres, lors de lappel de larticle qui en bnficie. Vous pouvez constater, en cliquant sur longlet de ce sous volet, que le modle denregistrement Tare qui a t affect la famille est bien mentionn dans la liste. Pour plus dinformations sur les fonctionnalits de ce volet, reportez-vous au Manuel de rfrence du programme.

Volet Champs libres de la fiche article


Ce volet donne accs trois sous-volets : Statistique article : informations supplmentaires enregistres par vos soins concernant cet article ;

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit


Photo : permet de stocker une image de larticle ; Documents : permet dassocier des documents divers larticle (contrat de garantie par exemple).

Les intituls de champs statistiques articles doivent tre enregistrs au pralable dans les options de lentreprise avant de pouvoir tre renseigns ici.

Un quatrime sous-volet, Informations libres, peut apparatre si lon a enregistr des informations libres pour les articles dans les options de lentreprise.

Volet Stock de la fiche article


La fiche de stock permet : de renseigner le mode de suivi du stock de larticle (par dfaut celui de la famille de larticle), denregistrer un ventuel article de substitution, dindiquer les cots de stockage et de transport, de connatre les quantits en stock dans les diffrents dpts, denregistrer les quantits minimales dans les diffrents dpts afin de dclencher les rapprovisionnements.
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Chapitre 2 Paramtrage de la socit

Pour enregistrer les valeurs limites de stockage, vrifiez que le dpt concern est bien celui mentionn dans la zone Dpt puis tapez la valeur du Stock mini 5 et celle du Stock maxi 25 puis validez. Ces informations ne sont quindicatives et permettront au programme de vous avertir en cas de quantits insuffisantes ou exagres.

Suivi de stock Il reprend la valeur enregistre dans la famille de larticle. Le CMUP (Cot Moyen Unitaire Pondr) est le plus couramment utilis. Substitution Cette zone permet denregistrer un article de remplacement qui sera automatiquement propos en cas de rupture de stock. Liste des dpts Pour chaque dpt les informations affiches sont les suivantes : le nom du dpt, le stock rel, le stock terme qui est le rsultat du calcul suivant : Stock rel + Quantit commande chez les fournisseurs Stock rserv par les clients le CMUP. Quantits minimales et maximales en stock De faon assurer une gestion correcte du stock, il est possible denregistrer, par dpt de stockage, les quantits minimales et maximales de larticle dans le stock.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit


La fonction Rapprovisionnement se basera sur les valeurs saisies dans ces zones ainsi que du stock terme pour proposer le rapprovisionnement ventuel de larticle. Pour enregistrer ces valeurs : 1. 2. 3. Slectionnez le dpt concern dans la zone Dpt. Enregistrez les quantits Mini et Maxi. Enregistrez ventuellement lEmplacement de larticle dans le stock.

4. Validez. Pour vrifier ces valeurs, slectionnez la ligne du dpt dans la liste. Les valeurs saffichent et peuvent tre modifies.

Volet Statistiques de la fiche article


Ce dernier volet affiche, mois par mois : les quantits de larticle vendues, le chiffre daffaire HT net correspondant, le taux moyen de remise, la marge obtenue. Cette fentre est bien entendu vide dans le cas dun nouvel article.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit

Les informations prsentes par cette liste seront automatiquement compltes par le programme au fur et mesure de lenregistrement de pices dachat et de vente.

Des graphiques correspondant ces valeurs peuvent tre affichs ou imprims grce au bouton dispos en bas de la fentre. Ne refermez pas la fiche de larticle car elle va tre utilise immdiatement.

Cration dun article par duplication


Afin de limiter vos saisies, il est possible de crer des articles similaires par simple duplication dune fiche article dj cre. Nous vous proposons de dcouvrir cette possibilit pour la cration dun deuxime article qui vous permettra, lors des saisies de pices de vente, de dcouvrir la substitution des articles. Assurez-vous tout dabord que la fiche de larticle qui sera dupliqu, BAR0001, est ouverte lcran et active.

La fentre active est celle dont la barre de titre nest pas estompe.

Pour lancer la duplication oprez dune des faons suivantes : cliquez sur le bouton Dupliquer de la barre doutils Standard ;

slectionnez la commande Edition / Dupliquer,


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Chapitre 2 Paramtrage de la socit


ou pressez le raccourci CTRL + D. Une fentre de paramtrage Dupliquer un article doit apparatre.
La Rfrence article BAR0002 est automatiquement propose. Ceci est la consquence de la gnration automatique des rfrences articles. Enregistrez la Dsignation Bague argent fantaisie du nouvel article avant de cliquer sur le bouton OK.

Une nouvelle fiche article identique la premire lexception de certaines informations, rfrence de larticle et de sa dsignation par exemple, se superpose celle dorigine. Vous pouvez maintenant apporter certaines modifications la fiche du nouvel article.
Modifications de la fiche article BAR0002

Nous ne dtaillerons pas toutes les modifications et laissons lutilisateur se rfrer aux manipulations dcrites dans les pages qui prcdent pour en connatre le dtail. Nous ne dcrirons ici que les manuvres particulires.

Volet Fiche principale

Modifiez le prix dachat : 150. Pour que cette modification se rpercute automatiquement sur le prix de vente, oprez comme suit : 1. 2. 3. pressez la touche TABULATION pour amener le curseur dans la zone du prix de vente ; effacez ce prix de vente en pressant la touche SUPPR ; pressez la touche TABULATION. Le prix est recalcul automatiquement et sapplique aux catgories tarifaires.

La catgorie tarifaire Particuliers ayant t modifie ponctuellement nest plus concerne par cette gestion automatique. Il faut la modifier en particulier. Nouveau prix de vente TTC : 360. Il en est de mme pour la gamme de prix nets applique la catgorie tarifaire Grossistes. Voir cidessous.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit


Supprimez la gamme de prix nets. Pour cela :

1. 2. 3. 4.

faites un double-clic sur la ligne de la catgorie tarifaire Grossiste ; dans la fentre Catgorie : Grossiste qui souvre, slectionnez Aucune dans la zone liste droulante dispose en bas de la fentre ; confirmez la modification dans la fentre davertissement qui va souvrir ; refermez la fentre de la catgorie Grossiste.

Modifiez le prix dachat chez le fournisseur. Pour cela :

1. 2. 3.

cliquez sur longlet du sous volet Fournisseurs ; faites un double-clic sur la ligne du fournisseur Billot ; dans la fentre Fournisseur : BILLO Billot qui souvre, modifiez la rfrence de larticle achet en 25483612 et le prix dachat en 150 ; refermez la fentre du fournisseur BILLO.

4.

Pour plus de prcisions sur cette fentre, reportez-vous au titre Enregistrement dune fiche rfrence fournisseur, page 124.
Enregistrement dune fiche tarif client. Supposons quun de vos clients, pour notre exemple le client CARAT saisi prcdemment, sengage commander des volumes importants pour larticle en cours de saisie. Il vous demande donc une tarification en rapport avec sa masse dachat.

Cliquez sur longlet Tarifs clients. Un nouveau sous volet apparat.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit


Assurez-vous que le curseur se trouve bien dans la zone de liste en bas de la fentre, vide pour le moment (trait pointill dans la liste sinon cliquez dedans), et crez un nouveau tarif dexception en cliquant sur le bouton Ajouter de la barre doutils Navigation.

En rgle gnrale, lutilisation des tarifs clients ne doit seffectuer que pour les exceptions.

La fentre qui apparat ressemble celle des catgories tarifaires. Elle en diffre cependant par la prsence dune zone permettant de slectionner le numro du client. Compltez-la en vous inspirant de lexemple cidessous.

La zone Numro client sert lenregistrement du numro du client bnficiaire de ce tarif dexception. La zone Rfrence permet denregistrer une rfrence de larticle propre au client. Enregistrez un coefficient de 1,8 spcifique au client et oprez comme dcrit plus haut pour que le programme recalcule automatiquement le prix de vente.

Le Prix dachat reprend la valeur saisie dans la fiche article et nest pas modifiable. Refermez le tarif client en cliquant sur le bouton Fermer. Une ligne saffiche alors dans la liste des tarifs clients. Le prix de vente est exprim dans le format de la devise enregistre dans loption Devise du volet Fichier / A propos de... / Options.

Volet Complment

Vous pouvez ventuellement modifier les poids de larticle.

Volet Stock

Plusieurs modifications apporter illustres ci-dessous. En particulier, paramtrage dun article de substitution qui sera propos la vente la place du prsent article en cas de rupture de stock.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit

Dans la zone Substitution, slectionnez la rfrence de larticle BAR0001. Pour modifier les quantits minimales et maximales prvues en stock dans un dpt particulier, cliquez sur la ligne du dpt dans la liste. Modifiez ensuite les valeurs dans leurs zones respectives avant de valider.

Ne refermez pas la fentre de cet article car il va encore nous servir crer, par duplication, un article li.

Cration de larticle BAR0003 par duplication


Larticle que nous vous proposons de crer sera un article li cest--dire un article qui en appelle dautres lors de leur insertion dans une pice de vente. Enregistrez les informations suivantes dans la fentre de duplication : Rfrence : BAR0003 (automatiquement propose), Dsignation : Collier argent fantaisie. Reportez-vous aux explications donnes sous le titre Cration dun article par duplication, page 133 pour un rappel sur la cration darticles par duplication. Aprs duplication, modifiez les informations de larticle comme suit.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit


Modification de la fiche de larticle BAR0003

Volet Fiche principale

Reportez les modifications prsentes dans lillustration suivante.

Prcisez que larticle est li en modifiant la zone Nomenclature. Voir les prcisions donnes ci-dessous. Modifiez les prix dachat et de vente comme expliqu plus haut dans cette leon. Modifiez le prix de vente aux Particuliers en y incorporant la TVA : 526.

Vous pouvez aussi modifier la rfrence achat fournisseur comme montr ci-dessus. Supprimez le tarif spcifique du client. Le client Carat bnficiait dun tarif prfrentiel sur larticle BAR0002. Celui-ci sest report sur larticle BAR0003 lors de la duplication. Pour le supprimer :

1. 2. 3. 4.

cliquez sur longlet Tarifs clients ; slectionnez la ligne du client Carat en cliquant dessus ; cliquez sur le bouton Supprimer de la barre doutils Navigation ou tapez CTRL + U ; confirmez la suppression de llment Carat dans la fentre dalerte qui souvre.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit


Paramtrage dun article li. Modifiez la zone liste droulante Nomenclature en slectionnant loption Article li. Cette slection a un effet immdiat en faisant apparatre larticle en cours de paramtrage dans la fentre de la fonction Structure / Nomenclatures.

Reportez-vous au titre Paramtrage de larticle li pour des prcisions sur le paramtrage dun tel article.
Modification de la rfrence fournisseur. Modifiez la rfrence du fournisseur en enregistrant des va-

leurs telles que celles rsumes dans le tableau ci-dessous.


Zone Rfrence (fournisseur) Prix dachat N fournisseur Contenu COFAR150 220 BILLO

Volet Complment

Pas de modification apporter dans ce volet si ce ne sont les poids (par exemple Poids net 150 et Poids brut 300). Ils seront utiliss dans une prochaine leon.

Volet Stock

Apportez les modifications illustres ci-dessous.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit

Supprimez larticle de substitution dans la zone Substitution. Modifiez les stocks mini et maxi dans le dpt principal.

Refermez les fiches articles en cliquant sur leur bouton Fermer. Ne refermez pas la liste des articles si elle est ouverte.

Paramtrage de larticle li
Abandonnez provisoirement le paramtrage des articles pour vous consacrer celui de larticle li qui vient dtre cr. Lancez la fonction qui permet la gestion des articles lis : cliquez sur le bouton Liste des nomenclatures de la barre doutils Gestion des articles et stock,

ou slectionnez la fonction Structure / Nomenclatures. La liste des nomenclatures affiche larticle qui vient dtre cr. Licne qui le prcde indique quil sagt bien dun article li.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit

Faites un double-clic sur la ligne de cet article pour en ouvrir la fiche. Il faut y indiquer quel est larticle qui sera appel automatiquement lors que le prsent article sera insr dans une pice de vente.

Slectionnez larticle BAR0001 dans la zone Rfrence. Enregistrez une quantit de 1 et laissez la mention Variable dans la zone Quantit. Reportez-vous aux explications ci-dessous. Validez par la touche ENTREE.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit


Quantit Cette zone est double : une zone pour la saisie de la quantit de larticle associer, une zone liste droulante pour prciser comment cette association seffectuera. Le choix Variable indique au programme quil devra insrer autant darticles lis quil y a darticles appelants. Le choix Fixe prcise que la quantit mentionne ici devra tre respecte quel que soit le nombre darticles appelants. Exemple Si larticle li correspond des frais de dossier, ceux-ci ne seront facturs quune seule fois quel que soit le nombre darticles vendus. Refermez la fiche nomenclature ainsi que la liste des nomenclatures en cliquant sur leur bouton Fermer. Refermez de la mme manire les fiches articles qui pourraient tre ouvertes lcran. Ne refermez pas la liste des articles.

Article ZDV0001 Escompte


Crez prsent un nouvel article, larticle ZDV0001 Escompte rattach la famille ZDIVERS. La cration de cet article est essentielle pour la passation comptable de vos critures. La passation comptable est dtaille au Chapitre 5 Fonctions avances, Leon 16 Faites la mise jour comptable, page 270. Pour la cration dun article, reportez-vous au titre Crez vos articles, page 117.

La racine ZDV que nous avons affecte la famille na pas de caractre obligatoire. Elle est simplement ajoute pour bien diffrencier ces articles particuliers des autres articles.

Crez larticle comme indiqu ci-dessous. Ne compltez que les zones indiques. Rappelez-vous de slectionner dabord la famille puis de presser TABULATION ce qui fera apparatre la rfrence de larticle puis de complter les autres zones qui doivent ltre.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit

Renseignez uniquement ces trois zones, puis cliquez sur longlet Complment.

Nous allons prsent dfinir, dans le volet Complment, la passerelle comptable qui permettra denregistrer en comptabilit les escomptes des documents.

Pour la catgorie comptable Ventes France, dfinissez le compte suivant : Compte gnral : 6650000. Validez aprs slection ou saisie du numro de compte.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit


Pour la catgorie comptable Achats France, affectez le compte gnral 7650000. La fiche article ZDV0001 Escompte est prsent cre.

Article ZDV0002 Frais de transport


Lors du paramtrage des options de lentreprise, vous avez paramtr un mode de transport gnrant des frais de port dtermins automatiquement. Afin que les montants gnrs soient reports en comptabilit, il faut crer un article servant de passerelle comptable. Ce sera larticle ZDV0002 Frais de transport. Vous pouvez le crer par duplication de larticle prcdent. Reportez-vous au titre Cration dun article par duplication pour le dtail des oprations de duplication.
La rfrence de ce compte automatiquement gnre est ZDV0002 et sa dsignation ( saisir) Frais de transport. Il appartient la famille ZDIVERS.

Comme pour le prcdent article, ne modifiez que les zones indiques. Ouvrez le volet Complment.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit

Pour la catgorie comptable Ventes France, modifiez le compte gnral comptable en le remplaant par : 7080000.

Pour la catgorie comptable Achats France, paramtrez le compte gnral 60800000 Frais accessoires dachat. La saisie de larticle est termine. Vous pouvez ventuellement procder lenregistrement dautres articles.
Affectation de larticle ZDV0002 au mode de transport

Aprs cration de cet article, il vous faut maintenant laffecter au mode dexpdition cr dans les options de lentreprise. Pour accder la liste des options, vous pouvez : soit cliquer sur le bouton A propos du fichier de la barre doutils Standard,

soit lancer la fonction Fichier / propos de votre socit. Cliquez ensuite sur longlet Options pour ouvrir le volet correspondant. Dans la liste des options, faites un double-clic sur Mode dexpdition puis sur la ligne Sernam si elle nest pas affiche.

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Chapitre 2 Paramtrage de la socit

Utilisez le bouton de la zone liste droulante Article de frais dexpdition pour slectionner larticle de frais ZDV0002. Validez cette modification par la touche ENTRE.

Refermez ensuite toutes les fentres encore ouvertes en pressant CTRL + F5. Cette leon est maintenant termine. Si vous dsirez faire une pause la fin de cette leon, arrtez le programme comme cela vous est montr dans la Leon 1 Dmarrage du programme Sage Gestion commerciale, page 24.

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Chapitre 3 Gestion courante

Chapitre 3 Gestion courante


Ce chapitre donne accs aux leons suivantes : Leon 6 - Saisissez votre stock initial, page 148, Leon 7 Traitez une commande client, page 154, Leon 8 Saisie des documents dachat, page 187, Leon 9 Saisie des rglements, page 196, Leon 10 Personnalisez vos documents commerciaux, page 209, Leon 11 Editez vos tats commerciaux, page 220.

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Chapitre 3 Gestion courante

Leon 6 - Saisissez votre stock initial


Objectif

Lobjectif de cette leon est denregistrer le stock initial des articles afin de vous permettre de raliser les oprations de gestion des ventes.
tapes

Les tapes de cette leon sont les suivantes : 1. 2. Enregistrement des quantits en stock. Impression du livre dinventaire.

Versions du programme

Cette leon peut tre ralise avec toutes les versions du programme lexception de la Version 100 Pack Service qui ne permet pas la gestion des stocks.
Informations pralables

Cette nouvelle leon sur le programme Sage Gestion Commerciale va vous permettre de vous intresser la gestion du stock et aux documents correspondants. Vous allez vous servir des articles crs lors des leons prcdentes, afin daborder les notions essentielles de la gestion des stocks. Si vous avez quitt le programme la fin de la leon prcdente, relancez-le comme il est indiqu au dbut de la Leon 3 Cration des lments comptables, page 72.
Astuces

La barre doutils Gestion des articles et stocks se promne peut-tre au milieu de votre cran ? Sachez que vous pouvez la coller contre un des cts de la zone de travail simplement en la faisant glisser assez prs du bord pour qu'elle s'y colle.

148 Sage France

Chapitre 3 Gestion courante


Quand elle est ainsi colle, il suffit de cliquer sur un des bords de cette barre doutils (en dehors dun bouton) ou sur la double barre qui la prcde et de la faire glisser au centre de lcran pour la placer un autre endroit.

Enregistrez les quantits (tat prparatoire)


En crant vos articles, vous navez pas renseign les quantits existantes en stock. Cest ici que vous allez le faire en crant des mouvements de stocks. Lancez la commande qui permet denregistrer les mouvements de stock : soit en slectionnant la commande Traitement / Documents des stocks, soit en cliquant sur le bouton Liste des documents de stock de la barre doutils Gestion des articles et stocks,

soit en cliquant sur licne Liste des documents de stock de la barre verticale Gestion des articles et stocks. Une liste, encore vide, souvre. Crez un nouveau document comme nous vous lavons montr pour les comptes gnraux. Pour plus dinformations, reportez-vous la Leon 3 Cration des lments comptables, page 72. Aux mthodes prsentes cette occasion, vous pouvez ajouter les suivantes : cliquer sur le bouton Saisir un document de stock de la barre doutils Gestion des articles et stocks,

149 Sage France

Chapitre 3 Gestion courante


soit en cliquant sur licne Saisir un document de stock de la barre verticale Gestion des articles et stocks. Ces deux mthodes nobligent pas ouvrir la liste des documents des stocks. Une bote de dialogue apparat, vous demandant quel type de document vous souhaitez crer.

Cliquez sur la case Mouvement dentre et validez en cliquant sur le bouton OK.

La fentre de saisie des mouvements dentre saffiche. Compltez-la en vous inspirant des explications donnes plus loin.
Prcisez le dpt concern. Saisissez une rfrence qui vous rappellera lobjet du mouvement, par exemple Stock initial puis validez len-tte de document par la touche ENTREE.

Une fois len-tte valid, vous pouvez accder aux zones de saisie des lignes de la pice.

Le numro de pice et la date saffichent automatiquement. On peut les modifier. On peut paramtrer la forme du numro dans les options de lentreprise.

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Chapitre 3 Gestion courante Saisie de len-tte de pice


La saisie dun tel document seffectue en deux temps : En premier lieu, il faut enregistrer les informations de len-tte de la pice (numro, date, rfrence, etc.).

Saisie des lignes de la pice


Vous avez alors accs aux zones de saisie des lignes de la pice. Dans la colonne Rfrence article, saisissez la premire lettre de larticle dont vous souhaitez enregistrer le stock puis tapez TABULATION. Dans notre exemple tapez B puis la touche TABULATION. Lcran suivant apparat.

Slectionnez larticle BAR001 en cliquant sur sa ligne puis validez ou cliquez sur le bouton OK.

Oprez ensuite de la faon suivante : 1. 2. 3. 4. La rfrence de larticle slectionn ainsi que sa dsignation apparaissent dans leurs colonnes respectives. Passez la colonne Quantit en tapant plusieurs fois la touche TABULATION. Remplacez la valeur 1 propose par dfaut en tapant la quantit en stock : dans notre exemple 12. Pressez la touche ENTRE pour valider la ligne.

La ligne que vous venez de valider saffiche alors dans le corps du document, en dessous des zones de saisie.

151 Sage France

Chapitre 3 Gestion courante


Effectuez les mmes oprations pour lensemble de vos produits. Dans le cas du fichier Diamant Vert, nous vous proposons denregistrer un stock initial de 8 pour larticle BAR003 mais de ne rien enregistrer pour larticle BAR002 afin quil soit suppos en rupture de stock.

Il est bien vident que les articles ZDV001 et ZDV002 descompte et de port ne sont pas concerns par cette saisie puisque non tenus en stock.

Les saisies du mouvement dentre de stock tant termines, cliquez sur sa case fermeture pour le fermer et lenregistrer. Le nouveau document apparat dans la liste de documents des stocks (si elle est affiche).

Imprimez votre livre dinventaire


Imprimez maintenant la liste des pices que vous venez denregistrer. Si la liste des documents des stocks nest pas prsente lcran, ouvrez-la comme indiqu plus haut. Cette fentre contient la liste des diffrents mouvements enregistrs. Pour le moment, seul le mouvement dentre est prsent. Celui-ci est repr par un symbole particulier.

A laide de cette zone liste droulante, vous pouvez slectionner Tous les documents ou seulement les Mouvements dentre.

Le classement par dfaut seffectue sur la date des pices. Assurez-vous quaucun document nest slectionn.

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Chapitre 3 Gestion courante

Si une pice est slectionne, cliquez sur sa ligne tout en pressant une touche CTRL pour la desslectionner.

Cliquez sur le bouton Imprimer le(s) document(s) dispos sur le bord infrieur de la fentre. Une fentre de slection apparat.

Dans la zone liste droulante Type, slectionnez Etat de contrle, Laissez les autres zones aux valeurs par dfaut. Cliquez sur le bouton OK pour lancer limpression.

La fentre de dialogue de limprimante va apparatre. Paramtrez-la selon vos habitudes avant de cliquer sur OK. Le document obtenu ressemblera au suivant.

Cette leon est maintenant termine. Refermez toutes les fentres encore ouvertes lcran. Si vous dsirez faire une pause la fin de cette leon, arrtez le programme comme cela vous est montr dans la Leon 1 Dmarrage du programme Sage Gestion commerciale, page 24.

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Chapitre 3 Gestion courante

Leon 7 Traitez une commande client


Objectif

Lobjectif de cette leon est denregistrer des commandes clients, den imprimer laccus de rception et de les transformer en facture.
tapes

Les tapes de la leon sont les suivantes : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Enregistrer une commande pour un de vos clients en crant ventuellement sa fiche. Enregistrer les lignes darticles. Traiter le cas darticles en rupture de stock partielle ou totale avec substitution. Imprimer la commande pour en conserver une trace ou envoyer un accus de rception au client. Transformer cette commande en bon de livraison. Transformer ce bon de livraison en facture aprs livraison. Enregistrer une commande comportant un article li. Enregistrer une commande comportant un article conditionnement.

Versions du programme

Cette leon peut tre ralise avec toutes les versions du programme. Dans le cas de la Version 100 Pack Service, les ruptures de stock ne pourront pas tre traites.
Informations pralables

Dans cette nouvelle leon, vous allez aborder le traitement dune commande client. Nous allons nous servir, pour illustrer nos propos, des donnes saisies dans le chapitre prcdent. Si vous avez quitt le programme la fin de la leon prcdente, relancez-le comme il est indiqu au dbut de la Leon 3 Cration des lments comptables, page 72.

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Chapitre 3 Gestion courante


Astuces

Vous utiliserez, dans cette leon, la barre doutils Gestion des ventes. Peut-tre serait-il bon de lafficher ? Utilisez pour cela une des mthodes que nous avons prsentes dans les leons prcdentes. Lors des saisies de pices, il est possible de crer les clients et les articles. Rappelez-vous que lon peut toujours accder la fiche des tiers partir des documents sur lesquels on travaille. Ceci peut tre utile pour consulter leur en-cours. Lorsque plusieurs clients vous commandent les mmes articles, il est possible de dupliquer des factures existantes.

Saisie dun bon de commande client

Crez de prfrence vos propres documents en vous appuyant sur les explications qui vous sont proposes.

Ouvrez, en premier lieu, la liste des documents de vente : soit en slectionnant la commande Traitement / Documents des ventes, soit en cliquant sur le bouton Liste des documents de vente de la barre doutils Gestion des ventes,

soit en cliquant sur licne Liste des documents de vente de la barre verticale Gestion des ventes. Cette liste est vide pour linstant.

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Chapitre 3 Gestion courante

Crez un nouveau document, un bon de commande client en loccurrence, comme nous vous lavons montr pour les comptes gnraux. Pour plus dinformations, reportez-vous la Leon 3 Cration des lments comptables, page 72. Dans ce cas, vous verrez apparatre une fentre Ajouter un document.

Cliquez sur la case Bon de commande puis validez ou cliquez sur le bouton OK.

Aux mthodes prsentes ci-dessus, vous pouvez ajouter les suivantes qui ne ncessitent pas louverture pralable de la liste des documents : cliquer sur le bouton Saisir une commande client de la barre doutils Gestion des ventes,

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Chapitre 3 Gestion courante


soit en cliquant sur licne Saisir une commande client de la barre verticale Gestion des ventes. Dans tous les cas, la fentre suivante apparat.

Si vous voulez crer d autres documents, la procdure suivre est identique.

En-tte du document

Corps du document

Identifiez votre client


Avant denregistrer les produits commands dans le corps du document, vous devez saisir les lments qui composeront les donnes de len-tte du bon de commande. Dans la zone Date, indiquez la date du jour. Celle-ci est propose par dfaut. Laissez le Numro de pice propos. Celui-ci est renseign automatiquement par le logiciel. Toutefois, si vous le souhaitez, il vous est possible de le modifier et mme de codifier sa prsentation. En ce qui concerne la codification des numros de pices, voir la Leon 24 Circuit de validation des pices, page 374. Ceci fait, deux possibilits sont envisageables concernant le client. Soit il existe dans votre base commerciale (vous lavez cr auparavant), soit il nexiste pas.

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Chapitre 3 Gestion courante Votre client a dj t cr


Vous pouvez choisir dappeler votre client par son Numro, son Nom ou son Code postal.

Slectionnez ensuite votre client dans la liste droulante.

Dans la zone Livraison, slectionnez la date laquelle vous pensez livrer votre client. Vous pouvez vous aider du calendrier en cliquant sur le bouton accol cette zone.

Votre client nest pas cr


Dans lhypothse o la commande mane dun nouveau client, vous allez devoir le crer en cours de saisie de document. Dans la zone de saisie du nom de votre client, tapez un point dinterrogation ? puis la touche TABULATION. Une fiche client vierge apparat. Une autre solution est envisageable. Dans la zone de saisie du nom du client, tapez les premiers caractres de son nom puis la touche TABULATION. La liste de vos clients apparat.

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Chapitre 3 Gestion courante

Cliquez sur le bouton Nouveau pour crer la fiche de votre nouveau client.

Cet cran est issu du fichier dexemple Bijou. Vous pouvez vous en inspirer pour complter votre fichier dexercices Diamant Vert. Si vous avez suivi la lettre nos exercices, cet cran ne doit afficher que le client CARAT.

Dans les deux cas, il ne vous reste plus qu la renseigner tel que cela vous est montr dans la Leon 4 Cration des comptes clients et fournisseurs, page 87.
Il vous reste complter la fiche de votre client. Aprs sa validation par la touche ENTRE, il sinscrira automatiquement dans len-tte du bon de commande.

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Chapitre 3 Gestion courante


Aprs enregistrement des informations de len-tte de la pice, il est indispensable de valider les informations qui y ont t saisies, en pressant la touche ENTRE. Sans cette opration, vous ne pourrez pas enregistrer les lignes de la pice.

Une fois valides, les principales informations de len-tte ne sont plus modifiables.

Aprs validation de len-tte, vous verrez apparatre un message.

Ce message est le rsultat du paramtrage de linformation libre calcule ralis dans le chapitre prcdent. Voir le titre Information libre de type calcul, page 61. Cliquez sur son bouton OK ou validez pour le refermer aprs en avoir pris connaissance.

Saisissez la commande
Maintenant que len-tte du bon de commande est remplie et valide, vous devez avoir un document de la forme suivante.

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Chapitre 3 Gestion courante

Les zones grises ne sont plus modifiables.

Plusieurs boutons deviennent actifs (non griss) une fois saisies les rfrences du client. Nous vous les prsentons rapidement ci-dessous. Le bouton Informations sur le document permet de consulter et, ventuellement, de modifier des informations propres la pice en cours de saisie. Si vous faites des factures pour des clients de passage, il suffit de crer une fiche client DIVERS ou COMPTOIR qui sera utilise pour tous les clients occasionnels. Vous pourrez utiliser ensuite les zones prsentes ci-aprs pour identifier le client de passage.

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Chapitre 3 Gestion courante

Les quatre zones de saisie En-tte 1, 2, 3 et 4 permettent lenregistrement dinformations concernant des clients de passage. Ces informations peuvent tre imprimes sur la facture.

En cliquant sur le bouton Valorisation du document une fentre souvre. Elle vous donne les cumuls HT et TTC de la pice en cours de saisie ainsi que le montant de la TVA. Elle peut galement vous donner le montant de lescompte si la fiche du client le mentionne. La fonction Imprimer le document est dtaille plus loin. Le bouton Transformer le document est prsent plus loin dans cette mme leon. Le bouton Envoyer le document par E-mail permet denvoyer le document via la messagerie lectronique. Pour cela, il est impratif de remplir la zone E-mail de la fiche tiers (voir la leon concernant la saisie des tiers). Le bouton Comptabiliser le document permet de passer immdiatement le document en comptabilit. Il est galement possible, comme nous le verrons plus loin, de raliser des comptabilisations globalement.

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Chapitre 3 Gestion courante Affichage de la colonne Tare


Avant de vous lancer dans la saisie des articles entrant dans la composition de cette commande, ralisez une opration qui permettra dafficher une colonne supplmentaire, celle affichant la tare que vous avez paramtre dans une leon prcdente. Lancez la commande Fentre / Personnaliser la liste. Vous pouvez aussi slectionner la commande Personnaliser la liste du menu contextuel disponible sur la liste des lignes de pice.

Rappelons que les menus contextuels souvrent en cliquant avec le bouton de droite de la souris sur les zones qui disposent de tels menus.
Recherchez et slectionnez lintitul de la colonne Tare dans cette liste. Cliquez ensuite sur le bouton Ajouter. Cliquez sur le bouton OK.

La nouvelle colonne apparat la droite des colonnes par dfaut de la pice lcran. Pour la dplacer et la disposer, par exemple, entre les colonnes Conditionnement et Remise, consultez le Manuel de la gamme. Assurez-vous que le curseur se trouve bien dans la zone de saisie au dessus du titre de la premire colonne sinon cliquez dans cette zone.

Saisie des articles


Dans notre illustration, le client commande 15 bagues argent rfrence BAR002.

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Chapitre 3 Gestion courante


Tapez la premire lettre de la rfrence de larticle puis la touche TABULATION pour ouvrir la liste des articles. Vous naurez ensuite plus qu slectionner la bonne rfrence (BAR002) et cliquer sur le bouton OK de la fentre Slection dun article.

Indisponibilit de larticle

Ds la slection de larticle, une fentre Indisponibilit en stock apparat pour vous signaler que larticle est totalement manquant.

Cliquez sur ce bouton pour vrifier si une rception fournisseur nest pas attendue pour larticle en question. Si vous disposez de plusieurs dpts, vous pouvez les slectionner dans cette zone et vrifier que larticle demand ne serait pas disponible dans une autre. Le programme rappelle la dsignation de larticle de substitution ainsi que ses quantits en stock.

Le bouton Tarifs fournisseurs est estomp dans cette fentre dindisponibilit et les suivantes. Il permet, lorsque larticle est achet chez plusieurs fournisseurs et que tous possdent une fiche r-

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Chapitre 3 Gestion courante


frence pour larticle considr, de vrifier quel est celui qui propose les meilleurs dlais et/ou les meilleurs prix et de le slectionner le cas chant. Voir le titre Enregistrement dune fiche rfrence fournisseur, page 124.
Interrogation du stock prvisionnel

Afin de vous permettre de savoir si larticle manquant va tre rapprovisionn dans un avenir proche, une fonction vous permet de connatre le stock futur de larticle manquant. Pour cela, cliquez sur le bouton Interrogation de stock prvisionnel de la fentre dindisponibilit. Une fentre Interrogation du stock prvisionnel souvre.

Vous pouvez ainsi prendre connaissance des quantits et dates de rapprovisionnement futures et constater que, dans le cas prsent, aucune commande fournisseur nest en attente de rception pour larticle et le dpt slectionns et quil sera ncessaire soit dannoncer un retard de livraison au client, soit de proposer un article de substitution. Refermez la fentre dinterrogation du stock en cliquant sur son bouton Fermer. Linterrogation du stock ayant annul la slection de larticle BAR002, il faut recommencer sa slection comme dcrit plus haut.

165 Sage France

Chapitre 3 Gestion courante


Substitution dun article

La mme fentre Indisponibilit en stock apparat la slection de larticle.

Le programme rappelle la dsignation de larticle de substitution ainsi que ses quantits en stock. Pour slectionner cet article, cliquez sur le bouton Substitution.

Aussitt la rfrence BAR001 remplace celle de larticle initial.


Poursuite de la saisie

Pour passer dune zone lautre, pressez la touche TABULATION. Dans le cas de notre exemple, enregistrez la quantit 15 dans la zone de saisie de la colonne Quantit.

Lorsque certains articles sont saisis (articles gammes simple et double, articles conditionnement, articles en contremarque ou facturs au poids, etc.), des fentres de saisie complmentaires peuvent apparatre ou des manipulations particulires doivent tre effectues. Le Manuel de rfrence vous en donnera le dtail.

Pressez la touche TABULATION.


Indisponibilit partielle du stock

La quantit que vous venez de saisir pour larticle considr, BAR001, excde celle qui se trouve en stock pour le dpt dorigine. Le programme va vous le rappeler en affichant nouveau la fentre Indisponibilit en stock.

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Chapitre 3 Gestion courante

Cette zone sert confirmer la commande du client. Pour confirmer la commande du client, tapez 15 la place de la valeur propose puis pressez la touche TABULATION. Ces zones vont alors devenir actives pour vous permettre de crer une commande fournisseur afin dhonorer la totalit de la commande client.

Pour maintenir la commande de 15 bagues, tapez 15 dans la zone Quantit commande. Immdiatement les zones en dessous de celle que vous venez dutiliser deviennent actives. A quoi servent-elles ? Elles sont destines la prparation automatique dune commande fournisseur pour les articles qui sont en rupture. La validation de cette fentre va dclencher la cration dune nouvelle pice, une Prparation de commande, si vous slectionnez loption Nouvelle, ou complter une existante si vous slectionnez Complment. Cette pice sera destine par dfaut au fournisseur principal de larticle (nous verrons cette notion dans les articles).

Si vous slectionnez Complment et que le programme ne trouve aucune prparation de commande, il en cre une nouvelle.

Nous verrons dans la leon sur les achats comment traiter les prparations de commande. Constatez que le programme a, de lui-mme, propos une commande complmentaire de 3 pour complter 15 la valeur attendue. Laissez les options slectionnes par dfaut par le programme et indiquez la quantit 15 au niveau de la Commande fournisseur afin de reconstituer votre stock initial. Cliquez sur le bouton OK ou validez.

Si un message apparat, consultez le Manuel de rfrence pour en connatre la raison.

Validez la ligne en pressant la touche ENTRE. Le document prend laspect suivant.

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Chapitre 3 Gestion courante

Constatez que la colonne Tare affiche bien le total de la tare des 15 articles. Cette valeur saffiche en grammes puisque vous avez paramtr cette unit dans le chapitre prcdent. Reportez-vous au besoin au titre Paramtrage des units de poids affiches par dfaut, page 45. Constatez galement que le programme a appliqu la gamme de prix nets paramtre dans la prcdente leon : rappelez-vous que vous avez enregistr un prix tarif de 368 au lieu de 372 pour des quantits vendues comprises entre 10 et 19 units. Reportez-vous au titre Application dune gamme de prix nets, page 122.
Interrogation du stock de larticle

Il est une autre possibilit pour connatre le stock de larticle et les dates de disponibilits des commandes fournisseurs ventuellement en cours. Dans la bon de commande lcran, cliquez sur la ligne de larticle BAR001 avec le bouton droit de la souris pour ouvrir le menu contextuel.

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Chapitre 3 Gestion courante

Cliquez sur la fonction Interroger le compte de larticle.

Une fentre Interrogation du stock saffiche.

Cette fentre est pr-paramtre sur larticle interrog mais naffiche aucune information. Pour les obtenir il faut valider. Les valeurs apparaissent alors.

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Chapitre 3 Gestion courante

Cette fentre donne toutes les informations sur le stock de larticle. Pour connatre les prvisions dentre et de sortie de stock, cliquez sur le bouton Interrogation de stock prvisionnel. La fentre prcdente est remplace par une autre.

La colonne de droite indique, par des icnes, la disponibilit ou la non disponibilit de larticle. Refermez cette fentre en cliquant sur son bouton Fermer.

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Chapitre 3 Gestion courante Imprimez le bon de commande


Cliquez sur le bouton Imprimer le document. Si vous avez associ un modle de mise en page aux bons de commande client, le programme propose immdiatement la fentre de paramtrage des impressions. Voir le titre Prcisez les modles dimpression par dfaut, page 67. Si vous navez pas associ de modle de mise en page, une fentre de dialogue souvre. Elle permet de nombreux paramtrages.

Si vous avez associ un modle de mise en page mais souhaitez nanmoins voir safficher cette fentre de slection de modle et de paramtrage, pressez une touche ALT au moment de cliquer sur le bouton.

Slectionnez le dossier DOCUMENTS STANDARDS puis ouvrez-le en cliquant sur le bouton Ouvrir. Ensuite, slectionnez le dossier VENTES et cliquez sur le bouton Ouvrir pour voir son contenu.

Les dossiers (ou rpertoires) de stockage des fichiers dpendent du systme dexploitation utilis. Reportez-vous au Manuel dinstallation du programme pour en connatre lemplacement.

Slectionnez le modle portant le nom Accus de commande client en cliquant sur sa ligne. Il se trouve dans le dossier DOCUMENTS STANDARDS / VENTES. Cliquez sur le bouton Ouvrir.

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Chapitre 3 Gestion courante

Limpression des pices seffectue en utilisant un modle de mise en page qui peut tre soit celui fourni avec les fichiers originaux du programme, soit un que vous aurez dfini au moyen de la commande Mise en page du menu Fichier et adapt vos habitudes ou vos propres documents pr-imprims. La fentre de dialogue dimpression apparat. Slectionnez les options qui conviennent et lancez limpression par le bouton OK.

Ce document pourra tre envoy au client comme trace de sa commande.

Transformez le bon de commande en bon de livraison


Supposons que nous nous trouvions 30 jours plus tard puisque tel est le dlai de livraison mentionn dans la fiche de larticle lors de sa cration. Vous livrez les produits au client. Vous allez donc transformer le bon de commande en bon de livraison. Le bon de commande doit logiquement tre encore ouvert lcran sinon ouvrez la liste des Documents des ventes du menu Traitement et faites un double-clic sur sa ligne afin daccder son contenu.

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Chapitre 3 Gestion courante

Cliquez sur le bouton Transformer le document. Une fentre de dialogue souvre.

Slectionnez Bon de livraison en cliquant sur sa case, modifiez ventuellement la date pour respecter la chronologie et laissez les autres informations comme elles sont. Cliquez ensuite sur le bouton OK.

Le traitement seffectue.
Indisponibilit en stock

Une fentre Indisponibilit en stock va apparatre pour vous rappeler quun article ne peut tre livr dans son intgralit.

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Chapitre 3 Gestion courante

Vous pourriez ventuellement, diminuer les quantit livrer pour honorer dautres commandes. Ne dcochez pas la case doption Quantit en reliquat afin que les articles manquants puissent tre livrs ds leur disponibilit. Ne cochez pas la case doption Commande fournisseur sinon le programme vous demandera de saisir une nouvelle quantit commander. Validez ensuite en cliquant sur le bouton OK.

Aprs validation des fentres dindisponibilit, vous voyez apparatre dans la liste des documents des ventes, le bon de livraison correspondant votre bon de commande.

Constatez: que le bon de commande initial est toujours mentionn dans la liste mais quil comporte une icne particulire, celle des reliquats ; quune nouvelle ligne, celle du bon de livraison, est apparue, prcde dune icne propre ce type de document.

Si vous avez la curiosit douvrir ces deux documents pour consultation, vous verrez :

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Chapitre 3 Gestion courante


que le bon de commande ne mentionne plus quune quantit de 3 articles BAR0001 pour constituer une livraison ultrieure ; que le bon de livraison ne mentionne que les 12 articles BAR0001 pouvant tre livrs. Pour plus dinformations sur louverture et la consultation des pices, reportez-vous au titre Consultez les taux de taxes, page 77 de la Leon 3 du chapitre Paramtrage de la socit.

Il est possible de modifier les quantit portes sur les bons de livraisons afin de raliser des livraisons partielles. Le Manuel de rfrence vous en dira plus sur ce point.

Le bon de livraison peut tre imprim pour accompagner la livraison des articles. Pour plus dinformations sur les impressions, reportez-vous au titre Imprimez le bon de commande, page 171 plus haut dans cette leon. Utilisez le modle de mise en page BON DE LIVRAISON.BGC. Refermez toutes les fentres lcran sauf la liste des documents de vente, en cliquant dans leur case de fermeture.

Transformez le bon de livraison en facture


Cette opration va tre ralise directement partir de la liste des documents de vente sans ouvrir le document transformer. Cliquez sur la ligne du bon de livraison pour la slectionner. Cette ligne est prcde dune icne particulire, celle des bons de livraison. Cliquez ensuite sur le bouton Transformer le(s) document(s) qui se trouve sur le bord infrieur de la fentre. Une fentre Transformation documents identique celle vue lors de la transformation du bon de commande en bon de livraison apparat. Le seul choix quelle propose est Facture. Validezla ventuellement aprs avoir modifi la date. Le bon de livraison est transform en facture. La ligne de cette pice est prcde dune icne propre aux factures. Cette facture peut tre imprime directement partir de la liste des documents de vente : 1. assurez-vous que seule sa ligne est slectionne ;

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Chapitre 3 Gestion courante


2. fentre ; 3. si vous navez pas affect de modle de mise en page ce type de document, choisissez le modle dimpression FACTURE CLIENT.BGC qui se trouve dans le dossier VENTES ; sinon, le programme affiche immdiatement la fentre de paramtrage des impressions. cliquez sur le bouton Imprimer le(s) document(s) dispos sur le bord infrieur de la

Valorisation de la facture
Ouvrez la facture en ralisant un double-clic sur sa ligne.

Cliquez sur le bouton Valorisation du document. Ce bouton ouvre une fentre donnant la valorisation de la pice, cest--dire les totaux HT, TVA et taxes diverses sil y a lieu ainsi que TTC, les taux descompte ventuels ainsi que les chances de rglement.

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Chapitre 3 Gestion courante

Cette fentre sert : lenregistrement des acomptes (ou leur affectation sils ont t saisis dans le fichier comptable), lenregistrement des chances de rglement, le rglement comptant, total ou partiel, de la facture. Constatez que le total HT de la facture dpassant 2000 , le programme na compt aucun frais de port. Reportez-vous au titre Crez un mode dexpdition, page 66.
Echances de rglement

Cliquez sur le bouton Echancier pour enregistrer les chances de rglement. Le client vous a demand de payer en deux rglements gaux. Enregistrez-les.

Saisissez dans ces zones les donnes des chances de rglement supplmentaires.

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Chapitre 3 Gestion courante


Une ligne est dj mentionne dans cette fentre. Cette ligne est impose par le programme et ne peut tre supprime. Elle comporte licne dune petite balance, licne quilibre, dans la colonne % TTC pour indiquer quelle fera lquilibre, ou enregistrera le solde, des diverses chances enregistres. La date mentionne sur cette ligne correspond bien celle de la facture augmente du dlai de paiement enregistr dans la fiche client. Pour enregistrer une seconde chance, il suffit de la taper dans les zones de saisie au-dessus des colonnes. Tapez les valeurs du tableau ci-dessous.
Zone Mode de rglement Echance % TTC Montant Mode rglement Contenu Laissez la valeur indique Date de lchance initiale 50 Laisser vide Chque

Rappelez-vous que la touche TABULATION permet de passer dune zone la suivante. Validez la saisie. Vous voyez que le programme partage en deux la somme due. Cliquez sur la ligne comportant licne Equilibre et modifiez la date sa valeur initiale plus 1 mois.

On ne peut pas modifier partiellement une date. Il faut la retaper en son entier. Dautre part, le programme refusera la saisie de 31 jours aux mois qui nen ont que 30.

Validez. Les deux chances de rglement sont enregistres. Cliquez sur le bouton OK pour enregistrer les modifications. Refermez ensuite la fentre de valorisation en cliquant sur son bouton OK puis toutes les autres fentres, sauf la liste des documents des ventes, en cliquant sur leur case Fermer.

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Chapitre 3 Gestion courante

Enregistrez un article li
Rappelons que les articles lis appellent dautres articles lorsquon les insre dans une pice de vente. Nous vous avons propos dans la leon prcdente, denregistrer un tel article. Crez une nouvelle commande comme cela vous a t montr prcdemment dans cette leon. Enregistrez dabord len-tte.

Validez cette en-tte afin de pouvoir saisir les lignes de la pice.

Rappelez-vous que la validation de cette en-tte fera apparatre le message du commentaire tiers.

Tapez la lettre B alors que le curseur se trouve dans la premire zone de saisie, pressez la touche TABULATION et, dans la fentre Slection dun article, slectionnez larticle BAR003. Enregistrez une commande de 1 exemplaire. Validez la ligne de larticle.

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Chapitre 3 Gestion courante

Constatez que, automatiquement, le programme a ajout une nouvelle ligne de 1 exemplaire de larticle li BAR001.

Crez un article conditionnement


Le curseur doit toujours se trouver dans la premire zone de saisie des colonnes du bon de commande ouvert lcran. Tapez un point dinterrogation (?) puis pressez la touche TABULATION. Une fiche article vide souvre. Enregistrez la famille en premier lieu : BIJOUXARG. et pressez TABULATION. Une nouvelle rfrence article est gnre : BAR004. Compltez la saisie avec les informations tires du tableau suivant (les zones non prcises restent inchanges).
Zone Contenu

Volet Fiche principale Dsignation Prix dachat Coefficient Alliance argent jonc or 160 2

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Chapitre 3 Gestion courante


Zone PV HT Conditionnement 320 (1) Ecrin Volet Complment Poids net Poids brut Dlai livraison 15 120 10 Contenu

1. Pensez modifier le prix de vente TTC aux particuliers : 383,00.

Les autres volets et sous volets justifient des informations complmentaires.

Sous volet Fournisseurs


Ajoutez une fiche de rfrence fournisseur comme cela vous a t montr plus haut. Voir le titre Enregistrement dune fiche rfrence fournisseur, page 124. Saisissez les informations regroupes dans le tableau ci-dessous.
Zone Rfrence (fournisseur) Prix dachat N fournisseur Garantie Dlai appro. Contenu ALLARGJOR 160 BILLO 12 10

Sous volet Conditionnement


Ce sous volet est propre aux articles conditionnement. Cliquez sur longlet qui y donne accs dans le volet Fiche principale.
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Chapitre 3 Gestion courante

Cliquez sur une ligne. Enregistrez les valeurs qui conviennent. Validez.

Remplissez ces deux lignes comme indiqu ci-dessous.


Ligne Premire Deuxime Rfrence BAR00401 BAR00402 Code barres Vide Vide Enumr Ecrin mono Ecrin duo Quantit 1,00 Coch 2,00 Non coch P

La rfrence que vous saisissez ici pourra tre saisie dans les documents de vente la place de la rfrence initiale de larticle (BAR004). De cette faon, le programme ne vous demandera pas de prciser le conditionnement objet de la vente. La colonne P sert prciser la rfrence qui sera propose par dfaut lors de lappel de larticle par sa rfrence initiale.

Volet Stock de larticle conditionnement


Ce volet prsente une particularit que les autres articles nont pas.

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Chapitre 3 Gestion courante

Le volet Stock des articles conditionnement possde une zone de slection supplmentaire permettant de slectionner les numrs de conditionnement affects larticle afin den consulter le stock ou den saisir les informations de stockage.

Slectionnez Pice dans la liste droulante prcisant le dtail des numrs. Ce choix correspond la totalit des articles de cette rfrence tous conditionnements confondus. Saisissez le stock minimum 4 et le stock maximum 8 pour le dpt de stockage Diamant Vert. Validez. Si vous avez la curiosit de slectionner les numrs de conditionnement, vous constaterez que le programme affecte les valeurs saisies prcdemment au conditionnement lunit (il faut cliquer sur la dsignation du dpt dans la liste pour faire apparatre les limites de stock), et leur moiti pour le conditionnement par deux. Refermez la fiche de larticle en cliquant sur son bouton Fermer. La rfrence de larticle est mentionne dans la pice.

Suite de la saisie du bon de commande n 2


Pressez la touche TABULATION pour faire apparatre les autres informations sur larticle. La fentre dindisponibilit en stock apparat logiquement.

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Chapitre 3 Gestion courante

Saisissez

2 dans cette zone : le client a command un crin duo. Aprs activation des zones de rapprovisionnement, tapez 8 dans la zone des quantits commander pour faire le stock. Cliquez ensuite sur le bouton OK.

La ligne se complte avec les valeurs saisies.

Utilisez la touche TABULATION pour amener le curseur dans la zone de saisie de la colonne Conditionnement. Pressez la touche de fonction F4. Une fentre de dialogue souvre.

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Chapitre 3 Gestion courante

Elle permet de prciser si le client a command 2 alliances dans 2 crins monos ou 1 crin duo avec 2 alliances. En fait il dsire un crin duo avec 2 alliances. Cliquez sur la ligne Ecrin duo dans la liste et vrifiez que le programme mentionne bien la quantit de 1 dans la zone Qts demandes et 2 sur la ligne Qts unit vente. Cliquez sur le bouton OK puis validez la ligne du nouvel article. Constatez quelle affiche Ecrin duo dans la colonne Conditionnement et 2 dans la colonne Quantit car il sagt de 2 alliances regroupes dans un seul crin.

Valorisation de la commande n2
. Cliquez sur le bouton Valorisation du document. La fentre donnant les totaux de la pice souvre.
Constatez que le programme mentionne un cot de transport dans la zone Expdition puisque le montant total HT de la facture est infrieur 2000 .

Refermez cette fentre en cliquant sur son bouton Fermer ou son bouton OK.

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Chapitre 3 Gestion courante


Nous vous conseillons de transformer ce bon de commande en bon de livraison comme cela vous a t montr prcdemment. Cette opration vous sera utile lors de lexcution dune leon ultrieure concernant la facturation priodique. Cliquez sur les boutons OK des messages dindisponibilit qui vont souvrir. Refermez toutes les fentres encore ouvertes. Cette leon est maintenant termine. Si vous dsirez faire une pause la fin de cette leon, arrtez le programme comme cela vous est montr dans la Leon 1 Dmarrage du programme Sage Gestion commerciale, page 24.

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Chapitre 3 Gestion courante

Leon 8 Saisie des documents dachat


Objectif

Lobjectif de cette leon est denregistrer une commande puis une livraison fournisseur.
tapes

Les tapes de la leon sont les suivantes : 1. 2. 3. Saisie dune commande fournisseur. Impression dune commande fournisseur. Transformation dun bon de commande en bon de livraison.

Versions du programme

Cette leon peut tre ralise avec toutes les versions du programme.
Informations pralables

Nous avons vu dans la leon prcdente que vous pouvez parfois tre confront un problme dapprovisionnement. Ces difficults peuvent entraner des retards de livraison pour vos clients. Cest pourquoi, il convient de traiter prsent lenregistrement dune facture fournisseur.
Astuces

Vous utiliserez, dans cette leon, les barres doutils Gestion des articles et stocks ainsi que Gestion des achats . Pour les afficher, voyez les explications donnes dans les prcdentes leons.

Saisissez une commande fournisseur


Ouvrez la liste des documents fournisseurs. Pour cela :
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Chapitre 3 Gestion courante


soit en slectionnant la commande Traitement / Documents des achats, soit en cliquant sur le bouton Liste des documents dachat de la barre doutils Gestion des achats,

soit en cliquant sur licne Liste des documents dachat de la barre verticale Gestion des achats. Cette liste nest pas vide car elle prsente une prparation de commande. Do vient ce document ? Tout simplement du fait que lors de la transformation de la saisie des articles des commandes clients vues plus haut, nous avons demand que le reliquat des articles non livrs entrane la gnration dune commande fournisseur. En fait, ce nest pas une commande qui a t gnre mais une prparation de commande, repre par une icne particulire, que nous allons modifier avant de la transformer en commande dfinitive. Pour plus dinformations, reportez-vous au titre Indisponibilit partielle du stock, page 166.

La saisie des bons de commande fournisseurs est strictement identique celle des bons de commande client. Veuillez vous rfrer la partie qui en traite.

Transformez une prparation de commande en commande dfinitive


Ouvrez la prparation de commande en effectuant un double-clic sur sa ligne ou en utilisant les mthodes dcrites prcdemment.
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Chapitre 3 Gestion courante

Le message reprenant le contenu de linformation libre Commentaire tiers napparat pas lors de louverture dune pice existante.

Vrifiez que les informations mentionnes sont bien celles des articles dsirs.

Constatez que cette pice mentionne une colonne Qt colise au lieu de Quantit qui apparat dans les pices de vente. En fait cette colonne sert essentiellement dans le cadre darticles conditionnement. Si vous nutilisez pas ces derniers, vous pourrez afficher la colonne Quantit la place (ou les deux au besoin). Sachez que, sauf rares exceptions, on peut paramtrer les colonnes de toutes les fentres qui en possdent. Le Manuel de rfrence vous prcisera comment oprer. Crez un article en saisie de pice

Version

Si vous ne possdez pas une version 100 Pack Service ou 100 Pack Plus du programme, la saisie de cet article nest pas indispensable, la leon ralise avec cet article ne pouvant tre conduite quavec ces deux versions (leon concernant les documents internes). Compltez la prparation de commande en ajoutant une ligne dun nouvel article qui sera cr en saisie de pice. Assurez-vous que le curseur se trouve bien dans la premire zone de saisie au-dessus des colonnes de la pice. Tapez un point dinterrogation (?) et pressez la touche TABULATION.
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Chapitre 3 Gestion courante

Volet Fiche principale

Aussitt une fiche article vide apparat que vous compltez comme suit. Slectionnez dabord la famille BIJOUXARG comme cela vous a t montr plus haut. Ceci dterminera la rfrence de larticle BAR005. Compltez ensuite les autres zones.

Modifiez le prix destin aux particuliers pour y inclure la TVA.

Vous pouvez enregistrer une rfrence du produit chez le fournisseur BILLO.

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Chapitre 3 Gestion courante

Volet Complment

Vous pouvez mentionner des poids.

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Chapitre 3 Gestion courante

Volet Stock

Mentionnez des quantits minimales et maximales pour le dpt.

Refermez la fiche article en cliquant dans sa case de fermeture. Larticle est automatiquement mentionn dans la pice dachat. Compltez la ligne de pice en commandant 50 articles de ce modle. Validez la ligne.

Cet article vous servira dans la dcouverte des documents internes.

Voir la Leon 15 Gestion des documents internes, page 261. Pour transformer la prparation de commande en commande dfinitive, cliquez sur le bouton Transformer le document. Une fentre permet de choisir en quel type de pice la transformation doit seffectuer.

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Chapitre 3 Gestion courante

Laissez Bon de commande slectionn et cliquez sur le bouton OK ou validez.

La ligne de la prparation de commande est remplace par celle dune commande fournisseur repre par une icne particulire. Si vous louvrez, vous constaterez que la quantit darticles mentionne est conforme au choix fait dans la fentre Prparation des documents.

Imprimez le document
Slectionnez la ligne du document dans la liste des documents des achats. Cliquez sur le bouton Imprimer le(s) document(s) qui se trouve sur le bord infrieur de la fentre. Si vous navez pas paramtr de modle dimpression par dfaut pour ce type de document, choisissez le modle de mise en page BON DE COMMANDE FOURNISSEUR.BGC. Il se trouve dans le dossier ACHATS qui lui-mme se trouve dans le dossier DOCUMENTS STANDARDS.

Le chemin pour parvenir ces dossiers tant diffrent en fonction du systme dexploitation utilis, nous renvoyons le lecteur au Manuel dinstallation qui dcrit ces emplacements.

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Chapitre 3 Gestion courante

Enregistrez la livraison des articles


Aprs limpression du bon de commande, imaginons que le fournisseur vous ait livr et que vous ayez rceptionn la marchandise. Vous allez devoir transformer votre bon de commande en facture pour marquer ainsi lentre en stock des articles reus et enregistrer la facture reue du fournisseur.

Il nest pas ncessaire quun bon de commande fournisseur soit obligatoirement suivi dun bon de livraison fournisseur. Si le programme constate que vous passez directement du bon de commande la facture, il considre cette dernire comme un bon de livraison.

Slectionnez, en cliquant dessus, la ligne du bon de commande que vous venez denregistrer et cliquez sur le bouton Transformer le(s) document(s) dispos sur le bord infrieur de la fentre.

Une fentre de dialogue permet de modifier le numro de pice ou la date proposs. Cochez la case Facture puis cliquez sur le bouton OK pour valider.

Par cette simple action, vous venez denregistrer la rception de votre marchandise et la facture du fournisseur qui laccompagnait.
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Chapitre 3 Gestion courante

En cas de livraison partielle, il existe une manire doprer spcifique. Reportez-vous, dans cette hypothse, au Manuel de rfrence.

Refermez toutes les fentres lcran en cliquant dans leur case de fermeture. Cette leon est maintenant termine. Si vous dsirez faire une pause la fin de cette leon, arrtez le programme comme cela vous est montr dans la Leon 1 Dmarrage du programme Sage Gestion commerciale, page 24.

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Chapitre 3 Gestion courante

Leon 9 Saisie des rglements


Objectif

Lobjectif de cette leon est de vous montrer comment enregistrer un rglement client.
tapes

Les tapes de la leon sont les suivantes : 1. 2. 3. 4. 5. 6. Enregistrement dun rglement reu dun de vos clients. Gestion dun cart de rglement. Impression du reu du paiement. Ajout dun mode de rglement Bon dachat. Enregistrement dune facture de retour et dun bon dachat. Affectation de ce bon dachat au rglement dune facture client.

Versions du programme

Cette leon peut tre ralise avec toutes les versions du programme.
Informations pralables

Cette partie du manuel de dcouverte du programme Sage Gestion commerciale va vous permettre de dcouvrir la saisie des rglements. Si vous avez quitt le programme la fin de la leon prcdente, relancez-le comme il est indiqu au dbut de la Leon 3 Cration des lments comptables, page 72.
Astuce

Les barres doutils Gestion des articles et stock ainsi que Gestion des achats seront utilement remplaces par la barre doutils Gestion des ventes.

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Chapitre 3 Gestion courante


Si votre cran offre une place gnreuse, le plus pratique est de laisser les barres doutils en permanence lcran.

Lancer la fonction de saisie des rglements clients


Il y a deux possibilits pour enregistrer un rglement client : directement dans la facture, cas du rglement comptant, par une fonction ddie cet usage. Vous allez utiliser cette deuxime mthode. Lancez cette fonction. Pour cela plusieurs mthodes : slectionnez la commande Traitement / Gestion des rglements / Saisie des rglements clients, cliquez sur le bouton Saisir un rglement client de la barre doutils Gestion des ventes,

cliquez sur licne Saisir un rglement client de la barre verticale Gestion des ventes. Dans tous les cas, une fentre Saisie des rglements clients souvre.

197 Sage France

Chapitre 3 Gestion courante


Les colonnes qui composent cette fentre se manient de faon identique celles des documents dachat ou de vente. Vous pouvez les agrandir ou les dplacer. Agrandissez la colonne Libell et rtrcissez la colonne Solde. Pour ce faire : si ncessaire, cliquez sur le bouton Agrandir afin dagrandir la fentre, amenez le pointeur de la souris sur le trait qui spare les titres des colonnes Libell et Compte gnral, le curseur change alors daspect, cliquez et faites-le glisser vers la droite,

cliquez dans la barre de dfilement horizontal pour amener le curseur compltement droite, pointez le trait se situant droite du titre de la colonne Solde, cliquez et faites-le glisser vers la gauche.

Saisie dun rglement reu dun client


Le client Carat vous a remis un chque de 2640 correspondant la premire chance de la facture n1 saisie prcdemment. Slectionnez ou saisissez dans la liste droulante ditable N Client le numro client CARAT, puis validez len-tte de la fentre par la touche ENTREE. Pour enregistrer le rglement, il suffit de saisir les valeurs adquates dans les zones de saisie disposes au dessus des titres des colonnes. Rappelez-vous que la touche TABULATION permet de passer dune zone lautre. Saisissez les valeurs prcises dans le tableau suivant et illustres ci-dessous.
Colonne Date Valeur saisir 310806 (1) Commentaire Date de la premire chance de rglement du client. Les dates sont toujours saisies sous la forme JJMMAA sans sparateur

N pice Libell Compte gnral Montant Code journal

1 Rgl. fact. 1 Laisser la valeur proposs 2640 SG Ce montant est volontairement diffrent de celui de lchance A taper ou slectionner dans la liste droulante

198 Sage France

Chapitre 3 Gestion courante


1. Ou la date que vous avez saisie lors de lenregistrement de lchance.

Slectionnez le client ici puis validez. Saisissez les valeurs du rglement dans ces zones. Utilisez la touche TABULATION pour passer dune zone la suivante. Validez ensuite par la touche ENTREE.

En ce qui concerne le journal, il est possible de demander au programme den proposer un par dfaut. Ce paramtrage est fait dans le volet Comptable de la fonction Fichier / A propos de (Diamant vert.gcm dans notre exemple). Bien dautres paramtrages sont possibles. Le Manuel de rfrence vous en dira plus sur ces possibilits.

Gestion des carts de rglement


La gestion des carts de rglement permet, lorsquun client ne vous rgle pas le montant exact de lchance (au centime prs), de constater lcart de rglement afin de solder totalement lchance ou le rglement. Dans un premier temps, paramtrez les valeurs par dfaut dans les zones relatives aux carts de rglement. Pour ce faire, lancez la commande Fichier / A propos de (Diamant vert.gcm dans le cadre de nos exercices). Pour lancer cette commande, vous pouvez aussi cliquer sur le bouton A propos du fichier de la barre doutils Standard. Ouvrez le volet Comptable / Rglement/caisse comme cela vous a t montr prcdemment. Lcart maximum que vous voulez enregistrer est de 1 . Pour plus dinformations, reportez-vous au titre Renseignez la fentre A propos de Diamant vert.gcm de la Leon 2 Crez votre socit, page 29.
199 Sage France

Chapitre 3 Gestion courante

Renseignez ces zones.

Fermez le volet en cliquant sur la case Fermer. Vous revenez la fentre Saisie des rglements clients. Pour grer les carts, il faut rapprocher le rglement de lchance afin de vrifier leur adquation. Pour ce faire, dans la fentre Saisie des rglements clients, slectionnez la ligne correspondant au rglement que vous venez de saisir. Cliquez sur le bouton Slectionner les chances rattaches, la fentre Slection des chances rgler saffiche.

Cette zone affiche le montant du rglement saisi. Cette ligne mentionne le montant de la premire chance de la facture rgler.

200 Sage France

Chapitre 3 Gestion courante


La ligne dchance rgler est prslectionne. Sur cette ligne le montant enregistr dans le programme suite la ralisation de la facture 1 est de 2640,77 (premire chance seulement). Le montant imput prcdemment est de 2640,00 . Vous constatez un cart de 0,77 et vous dcidez dimputer cette diffrence en perte. Pour ce faire vous allez successivement : 1. 2. Slectionner loption Oui dans lencadr Ecart de rglement. Les zones relatives aux carts de rglement sont remplies automatiquement par le programme en fonction du paramtrage que vous avez effectu dans lencadr Gestion des carts de rglement du volet Fichier / A propos de / Comptable / Rglement /caisse. Laissez les valeurs par dfaut. Laissez le montant par dfaut 2640,77 dans la zone Montant imput et validez par la touche ENTREE. Dans la liste, la ligne a t modifie : la colonne P (Position) prsente licne Echance rgle totalement, le montant imput apparat dans la zone Rglement. Lors dun transfert comptable, la mise jour seffectuera sur le journal comptable doprations diverses (OD) et sur le journal de trsorerie. Cliquez sur le bouton OK afin de refermer la fentre Slection des chances rgler. Le corps de la fentre Saisie des rglements clients se vide puisque le rglement est affect. Afin de vrifier que ce rglement est imput, slectionnez Rglements solds dans la zone liste droulante dispose sur le bord infrieur de cette fentre.

3.

Impression du reu de paiement


Afin dimprimer le reu du paiement, slectionnez la ligne correspondant au rglement saisi en cliquant dessus laide de la souris dans la fentre Saisie des rglements clients et cliquez sur le bouton Imprimer le rglement.

201 Sage France

Chapitre 3 Gestion courante

Cette fentre permet la slection du modle de mise en page utilis pour limpression des accuss de rception de rglement. Si vous navez pas paramtr de modle dimpression par dfaut, slectionnez le document REGLEMENT CLIENT.BGC qui se trouve dans le dossier RGLEMENTS du dossier DOCUMENTS STANDARDS et validez (ou cliquez sur le bouton Ouvrir). La fentre de dialogue de limpression apparat. Slectionnez les options qui conviennent et lancer limpression. Si vous dsirez un aperu avant impression, cliquez dans la case Aperu avant impression.

Nous vous rappelons que les dossiers de stockage des modles de mise en page diffrent en fonction du systme dexploitation utilis. Pour les connatre, rfrez-vous au Manuel dinstallation.

202 Sage France

Chapitre 3 Gestion courante

Il est possible de dfinir un modle de mise en page par le biais de la commande Fichier / Mise en page. Refermez ensuite la fentre Saisie des rglements clients en pressant la touche ECHAP.

Gestion des bons dachat


Les bons dachat sont des modes de rglement issus de factures de retour de marchandises ou davoir financier qui serviront au rglement partiel ou total dautres factures pour le mme client ou le mme fournisseur. Nous vous proposons de dcouvrir cette possibilit au travers dune pice de vente.

Enregistrement dun mode de rglement Bon dachat


Le bon dachat tant un mode de rglement comme un autre ( son mode dutilisation prs), il faut le crer avant de pouvoir sen servir.

203 Sage France

Chapitre 3 Gestion courante


Lancez la fonction Fichier / A propos de votre socit en cliquant, par exemple, sur le bouton A propos du fichier de la barre doutil Standard. Slectionnez le volet Options et faites un double clic sur la ligne Mode de rglement.

Slectionnez la premire ligne vide dans la liste des modes de rglement. Tapez lintitul du mode de rglement : Bon dachat. Slectionnez le type de rglement : Bon dachat. Enregistrez les codes journaux des rglements clients et fournisseur : OD Oprations diverses, dans les deux zones (obligatoire pour ce mode de rglement). Validez.

Refermez la fentre de paramtrage.

Enregistrement dune facture de retour


Ouvrez la liste des documents des ventes soit en slectionnant la fonction Traitement / Documents des ventes soit en cliquant sur les boutons de barre doutils ou de barre verticale. Faites un double clic sur la ligne de la facture n 1 pour louvrir.

204 Sage France

Chapitre 3 Gestion courante

Le client vous a renvoy une des bagues car elle prsentait une dfectuosit. Avec son accord, la facture de retour gnre cette occasion sera transforme en bon dachat. Cliquez sur le bouton Transformer le document de cette facture. Une fentre de dialogue souvre pour vous permettre denregistrer la pice qui sera gnre cette occasion.

Cliquez sur loption Facture de retour. Ce choix gnrera la facture de retour et enregistrera le retour en stock de la pice dfectueuse. Cliquez ensuite sur le bouton OK

Le message dinformation d au paramtrage des informations libres va apparatre puis, aprs sa validation, vous constaterez quune nouvelle pice est apparue dans la liste des documents des ventes.

205 Sage France

Chapitre 3 Gestion courante


Il sagt dun facture de retour caractrise par licne prsente sur sa ligne. Ne refermez pas la facture de vente car nous allons nous en saisir plus loin mais ouvrez la facture de retour par un double clic sur sa ligne.

Ne confondez pas la facture de vente au client et la facture de retour du produit.

Le client nayant renvoy quune seule bague, il faut modifier la pice : 1. 2. 3. 4. Cliquez sur la ligne de larticle BAR001 pour la slectionner. Pressez la touche TABULATION pour amener la slection dans la colonne Quantit. Remplacez la valeur 12 en tapant 1. Validez. La facture de retour doit ressemble la suivante.

206 Sage France

Chapitre 3 Gestion courante

Les quantits en stock de larticle BAR001 ont t modifies en consquence. Vous auriez pu le constater en interrogeant le compte de larticle avant et aprs modification des quantits retournes.

Rfrez-vous au titre Interrogation du stock de larticle, page 168 pour savoir comment interroger le stock de larticle depuis une pice de vente.

Enregistrement du rglement de la facture de retour et gnration du bon dachat


Cliquez sur le bouton Valorisation du document de la facture de retour pour enregistrer son mode de rglement. Dans la fentre Valorisation TTC Facture de retour qui souvre, cliquez sur le bouton Enregistrer le rglement.

207 Sage France

Chapitre 3 Gestion courante


Saisissez le libell du rglement : Rglement par bon dachat. Choisissez le mode de rglement Bon dachat. Le journal dOD apparat automatiquement. Cliquez sur le bouton OK pour enregistrer le rglement.

Le rglement de cette facture ne deviendra effectif que lorsque le bon dachat sera enregistr comme rglement dune facture pour le client concern. Refermez la fentre de valorisation en cliquant sur le bouton OK. Refermez galement la facture de retour en cliquant dans sa case Fermer.

Utilisation du bon dachat comme acompte de rglement


Cette application se fera dans la facture dabonnement de vente qui sera gnre dans une prochaine leon. Voir le titre Imputation dun bon dachat sur la facture gnre, page 250. Refermez toutes les fentres qui pourraient tre ouvertes lcran. Cette leon est maintenant termine. Si vous dsirez faire une pause la fin de cette leon, arrtez le programme comme cela vous est montr dans la Leon 1 Dmarrage du programme Sage Gestion commerciale, page 24.

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Chapitre 3 Gestion courante

Leon 10 Personnalisez vos documents commerciaux


Objectif

Cette leon vous montre comment personnaliser les modles dimpression de vos documents.
tapes

Les tapes de la leon sont les suivantes : 1. 2. 3. 4. Reprise dun modle de facture existant pour adaptation de ce modle vos particularits. Ajout dun logo. Modification des polices de caractre. Insertion dune zone variable.

Versions du programme

Cette leon peut tre ralise avec toutes les versions du programme.
Informations pralables

Si vous avez quitt le programme la fin de la leon prcdente, relancez-le comme il est indiqu au dbut de la Leon 3 Cration des lments comptables, page 72.
Astuce

Personnalisez tous vos documents : accuss de commande client, bons de livraison, factures, commandes fournisseurs, etc. mais aussi commandes fournisseurs, bons de retour de matriel ou relevs de factures. Le nombre de modles de mise en page nest pas limit. Si vous utilisez du papier en-tte, la fonction de mise en page vous permettra dadapter vos documents de gestion sa prsentation.

209 Sage France

Chapitre 3 Gestion courante

Lancez le programme de mise en page


Si les modles des tats fournis en standard dans le programme Sage Gestion commerciale ne vous conviennent pas intgralement, vous avez la possibilit de les personnaliser selon votre choix. Par exemple, nous allons vous montrer comment personnaliser len-tte de votre entreprise dans la facture client. Pour ce faire, lancez la commande Fichier / Mise en page.

Vous pouvez aussi lancer cette fonction en cliquant sur le bouton Mise en page de la barre doutils Standard.

Une fentre dapplication apparat. Dans cette nouvelle fentre, activez la commande Fichier / Ouvrir.

Slectionnez le modle FACTURE CLIENT dans le dossier VENTES des DOCUMENTS STANDARDS puis cliquez sur le bouton Ouvrir.

Rappelons que le Manuel dinstallation vous indique o se trouvent les documents en fonction du systme dexploitation que vous utilisez.

210 Sage France

Chapitre 3 Gestion courante

2
3

Afin de conserver votre modle standard, nous vous invitons faire immdiatement une sauvegarde de ce modle sous un autre nom.

Pour ce faire, utilisez la commande Fichier / Enregistrer sous puis indiquez un nouveau nom de votre choix tel le suivant : Facture client2.bgc.
Le programme de mise en page nutilise pas les barres doutils.

Slectionnez plusieurs champs pour les dplacer


Positionnez le pointeur en haut gauche de cette fentre, appuyez sur le bouton gauche de la souris et, tout en maintenant la pression sur le bouton, slectionnez lensemble des champs de len-tte (Dossier entrepri-

211 Sage France

Chapitre 3 Gestion courante


se.Raison sociale, Dossier entreprise.Activit, , Dossier entreprise.Code postal et ville). Pendant cette opration, un cadre en pointill doit apparatre.

Lorsquune seule zone est slectionne, des petits carrs noirs (des poignes) apparaissent aux quatre coins. Lorsque plusieurs zones contigus sont slectionnes, les poignes apparaissent chaque lment ainsi quaux quatre coins de lensemble. Si tel nest pas le cas, recommencez pour slectionner ces cinq zones ensemble.

Vous pouvez maintenant dplacer lensemble des champs slectionns de quelques centimtres vers la droite afin de faire suffisamment de place pour insrer un logo. Pour cela, cliquez au centre de la slection et non sur une des poignes. Si la palette doutils vous gne :

cliquez sur sa barre de titre pour la dplacer dans un autre coin de la fentre. Aprs ce dplacement, ayez soin de desslectionner les champs en cliquant nimporte o sur la page (en dehors dun cadre de champ).

Insrez votre logo


Dans notre exemple, nous allons insrer une image fournie avec le programme qui remplacera votre logo dans le cas o vous ne lauriez pas. Pour ce faire, ouvrez un logiciel de dessin tel que Microsoft Paint (dans loption Accessoires du menu Dmarrer de Windows) ou tout autre programme permettant de visualiser des images BMP, puis avec la commande Fichier / Ouvrir, affichez limage CARATSARL_LOGO.BMP qui se trouve dans le dossier MULTIMEDIA.

Rappelons que le Manuel dinstallation prcise lemplacement des fichiers et des dossiers en fonction du systme dexploitation utilis.

Une fois cette image ouverte, utilisez la commande Edition / Slectionnez tout puis Edition / Copier.

212 Sage France

Chapitre 3 Gestion courante


Refermez le programme de dessin et cliquez sur le document FACTURE CLIENT2 pour le ractiver. Lancez la commande Edition / Coller. Limage doit apparatre en haut gauche de votre modle. Cliquez sur limage avec un clic gauche de la souris, et tout en maintenant la pression, dplacez-la pour laligner sur les zones Numro (pice) et Rfrence. Slectionnez de nouveau lensemble des champs de len-tte comme prcdemment afin de le rapprocher de limage comme suit.

213 Sage France

Chapitre 3 Gestion courante

Cette dernire manipulation est prsente dans le paragraphe Slectionnez plusieurs champs pour les dplacer, page 211.

214 Sage France

Chapitre 3 Gestion courante Modifiez la police de caractre de len-tte


Slectionnez de nouveau lensemble des champs de len-tte (Dossier_entreprise.Activit, Adresse, Complment, Code postal et ville) mais cette fois sans la zone Dossier entreprise.Raison sociale comme prcdemment. Cette manipulation est prsente dans le paragraphe Slectionnez plusieurs champs pour les dplacer, page 211. Activez la commande Caractres / Polices, la fentre qui gre les polices saffiche.

Les polices affiches dans cette liste sont celles disponibles sur votre poste.

Pour notre exemple, nous souhaitons mettre lensemble des champs de len-tte en Italique, aussi, slectionnez cette option dans la colonne Style. Refermez la fentre avec le bouton OK. Ayez soin de desslectionner les champs en cliquant nimporte o sur la page (en dehors dun cadre de champ).

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Chapitre 3 Gestion courante Insrez une zone variable dans len-tte


Nous allons ajouter la qualit (rgime juridique) du client dans ladresse du client. Dans un premier temps, dcalez le premier champ de ladresse (qui correspond au nom de lentreprise) de la manire suivante.

Cliquez sur la zone Client_payeur.Intitul, les poignes apparaissent, puis tout en maintenant la pression sur le bouton gauche de la souris, dplacez le champ vers le haut afin de laisser lespace ncessaire pour un nouveau champ. Cliquez ensuite dans un endroit neutre du modle pour dsactiver la slection.

Ayez soin de ne pas slectionner la zone de fond gris. Si tel est le cas, cliquez en dehors de cette zone pour annuler la slection et recommencez la slection de la zone dintitul en cliquant en son centre.

Ensuite cliquez sur le bouton Zone variable de la palette doutils ou activez la commande Outils / Zone variable, le pointeur de la souris se transforme en croix. Positionnez le curseur gauche sous le champ prcdemment dplac, cliquez et maintenez la pression sur le bouton puis dessinez le cadre de la zone de manire ce quil comble lespace libre. La fentre suivante apparat.
Slectionnez le fichier Client_payeur.

Slectionnez le champ Qualit puis cliquez sur le bouton OK.

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Chapitre 3 Gestion courante


La police de caractre par dfaut peut ne par correspondre au reste de ladresse. Pour pallier ce dtail, vrifiez que la nouvelle zone est slectionne et activez la commande Caractres / Polices puis paramtrez Arial (Police), Standard (Style) et 9 (Taille). Validez avec le bouton OK. Si le fond gris de ladresse nest plus assez grand pour contenir toutes les zones qui y sont mentionnes, cliquez dessus (en dehors des zones de report) pour faire apparatre les "poignes" et agrandissez cette zone pour quelle englobe toutes les zones quelle contient. Vous avez pu remarquer que la zone que vous venez dajouter apparaissait en blanc sur le fond gris. Il y a deux mthodes pour viter cet inconvnient. La plus simple est de faire apparatre la palette Motifs. Pour cela, slectionnez la fonction Vue / Afficher les motifs. Une nouvelle palette apparat.

Cliquez, pour la slectionner, sur la zone que vous avez ajoute dans ladresse de la facture. Cliquez ensuite sur le deuxime bouton de la palette Motifs, le bouton Transparence. Aussitt la couleur du fond apparat en dessous de la zone de report. Vous pouvez maintenant refermer la palette des motifs en cliquant sur son bouton Fermer. Le bouton Slection de la palette doutils ou la commande Outils / Slection permet de remettre le curseur sa forme normale. Si besoins est, rajustez la position de la nouvelle zone et de celle qui a t dplace par rapport aux autres zones de ladresse. Pour plus dinformations sur les fonctions de la mise en page, reportez-vous au Manuel de la gamme. Une fois toutes les modifications ralises, lancez la commande Fichier / Enregistrer. Ce nouveau modle prend alors la forme suivante.

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Chapitre 3 Gestion courante

Notre exemple de mise en page est maintenant achev. Vous pouvez, si vous le dsirez, adapter bien dautres documents.

2
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Nous vous recommandons de ne travailler que sur des copies des modles originaux fournis qui serviront doriginaux toutes vos adaptations.

Chapitre 3 Gestion courante


Refermez la fonction de mise en page en slectionnant la commande Fichier / Quitter ou en tapant CTRL + Q. Si un message vous propose denregistrer les dernires modifications apportes, rpondez Oui ou Non selon votre envie. La fentre de lapplication Sage Gestion commerciale revient sur le devant de lcran. Cette leon est maintenant termine. Si vous dsirez faire une pause la fin de cette leon, arrtez le programme comme cela vous est montr dans la Leon 1 Dmarrage du programme Sage Gestion commerciale, page 24.

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Chapitre 3 Gestion courante

Leon 11 Editez vos tats commerciaux


Objectif

Lobjectif de cette leon est de vous aider imprimer quelques tats parmi les plus courants.
tapes

Les tapes de la leon sont les suivantes : 1. 2. Impression dun tat sur les statistiques de ventes des articles. Impression du palmars clients cest--dire dun tat donnant la liste et le classement des meilleurs clients.

Versions du programme

Cette leon peut tre ralise avec toutes les versions du programme.
Informations pralables

Dans cette leon vous allez manipuler un outil intressant dans un logiciel de gestion commerciale. Il sagit des suivis de vos performances commerciales aussi bien vis vis de vos clients que par rapport vos articles. Ainsi, vous allez pouvoir imprimer les statistiques de vos meilleurs clients et de vos articles les mieux vendus. Si vous avez quitt le programme la fin de la leon prcdente, relancez-le comme il est indiqu au dbut de la Leon 3 Cration des lments comptables, page 72.
Astuce

Lors de limpression des tats, il est toujours possible de demander une impression lcran, cest--dire une visualisation de ltat imprim, plutt quune impression sur le papier. Cela vous permet de vrifier ladquation de ltat choisi avec vos besoins sans gcher de papier.

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Chapitre 3 Gestion courante


Pour cela, ayez soin de cocher la case Aperu avant impression dans la fentre de paramtrage de limprimante. Vous disposez dune fonction Etats personnaliss qui vous permet dlaborer des documents extrayant de vos fichiers les informations prcises qui vous sont ncessaires pour votre gestion. Si vous voulez imprimer les tats et documents correspondant la date du jour, vous pouvez saisir, dans les formats de slection de ces tats, la simple mention jjmmaa sur la ligne qui vous demande de prciser la date. Dans ce cas, ce sera la date systme, celle du micro-ordinateur, qui sera slectionne par le programme.

Imprimez les statistiques articles


Pour savoir quels articles vous avez le mieux vendu, activez la commande Etat / Statistiques articles. Une fentre de slection apparat. Slectionnez toutes les options prsentes ci-aprs puis validez par le bouton OK.

Slectionnez FC + FA + BL + PL + BC. Les documents pris en compte seront toutes les factures, tous les bons de livraison, toutes les prparations de livraison et tous les bons de commande.

221 Sage France

Chapitre 3 Gestion courante


La fentre de dialogue dimpression apparat. Slectionnez les options qui conviennent et lancez limpression par le bouton OK.

Imprimez le palmars des clients


Pour connatre les clients qui vous commandent le plus, lancez la commande Etat / Statistiques clients. Une fentre de slection apparat. Slectionnez toutes les options prsentes ici puis validez par le bouton OK.

Slectionnez Palmars des ventes. Slectionnez FC + FA + BL + PL + BC. Les documents pris en compte seront toutes les factures, tous les bons de livraison, toutes les prparations de livraison et tous les bons de commande. Saisissez le nombre de clients que vous voulez voir apparatre dans votre palmars. Par exemple : 10 affichera les dix meilleurs clients.

La fentre de dialogue dimpression apparat.


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Chapitre 3 Gestion courante


Slectionnez les options qui conviennent et lancez limpression par le bouton OK. Ci-dessous, vous pouvez visualiser un exemple de palmars clients tir du jeu dessai Bijou.

Cette leon est maintenant termine. Si vous dsirez faire une pause la fin de cette leon, arrtez le programme comme cela vous est montr dans la Leon 1 Dmarrage du programme Sage Gestion commerciale, page 24.

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Chapitre 3 Gestion courante

224 Sage France

Chapitre 4 Traitements priodiques

Chapitre 4 Traitements priodiques


Ce chapitre donne accs aux leons suivantes : Leon 12 Facturation priodique, page 226, Leon 13 Rapprovisionnement, page 230, Leon 14 Abonnements, page 234, Leon 15 Gestion des documents internes, page 261.

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Chapitre 4 Traitements priodiques

Leon 12 Facturation priodique


Objectif

Lobjectif de cette leon est de vous montrer comment faciliter les oprations de facturation des clients.
tapes

Les tapes de cette leon sont les suivantes : 1. 2. Paramtrage de la fonction de facturation priodique. Utilisation de la fonction daperu avant impression.

Versions du programme

Cette leon peut tre ralise avec toutes les versions du programme.
Informations pralables

La fonction vue dans cette leon vous rendra de grands services en regroupant les oprations de transformation des pices qui peuvent tre transformes en factures., oprations que, autrement, vous seriez oblig deffectuer manuellement pice par pice. Si vous avez quitt le programme la fin de la leon prcdente, relancez-le comme il est indiqu au dbut de la Leon 3 Cration des lments comptables, page 72.
Astuces

La barre doutils Gestion des ventes sera utilise dans cette leon. Laperu avant impression rend de grands services pour vrifier, avant impression relle sur papier, si le paramtrage fait lors de la slection de limpression est celui qui vous convient.

226 Sage France

Chapitre 4 Traitements priodiques

Facturation priodique
Vous avez pu constater quil tait possible de transformer un bon de commande client en bon de livraison puis en facture. Pour viter de rpter cette manuvre autant de fois quil existe de documents transformer, une fonction vous permet la transformation automatique des documents allant du devis au bon de livraison en facture et le lancement de la facturation. Cette fonction est Traitement / Traitements par lot / Facturation priodique. Lancez-la, ventuellement en cliquant sur le bouton Facturation priodique de la barre d'outils Gestion des ventes.

La transformation automatique des pices en factures suppose que lon na rien y modifier. Il est cependant toujours possible de modifier une facture gnre par cette commande en louvrant par la suite.

Vous avez dcid de facturer toutes les livraisons et dhonorer toutes les commandes en cours. Il vous faut donc transformer les bons de commande et les bons de livraison en factures. Avant de lancer cette transformation globale, il est judicieux dimprimer un tat qui vous permette de vrifier la disponibilit en stock des articles commands. Cest ce que va faire cette fonction. Cet tat donne par article, et en fonction des commandes enregistres, les ventuelles ruptures de stock, mises en reliquat et gnrations de prparation de commande fournisseur qui seront effectues lors de la transformation. Comme beaucoup de fonctions du programme, celles dimpression notamment, elle commence par laffichage dune fentre de slection simplifie.

Slectionnez Tous dans la zone Documents transformer en FA.

Slectionnez Tous dans la liste droulante Documents transformer en FA (facture). Les bons de commande rpondant la slection ainsi que les bons de livraison seront transforms en factures.

227 Sage France

Chapitre 4 Traitements priodiques


Ne renseignez pas les zones Date de / , le programme transformera tous les bons de commande ainsi que tous les bons de livraison quelle que soit leur date. Les zones Date livraison de / permettent deffectuer une slection sur la date de livraison des lignes des documents slectionns. La date de livraison indique dans len-tte des bons de commande pouvant tre modifie ligne ligne, lutilisation de ce critre permet de ne pas transformer en bon de livraison lensemble des lignes du bon de commande mais uniquement celles rpondant la slection. De mme le programme prend en compte lensemble des clients, si aucune slection nest effectue dans les zones Numro client de / . La liste droulante Priodicit propose toutes les priodicits enregistres dans les options de la fonction A propos de... La priodicit permet dtablir le rythme denvoi des factures. Cliquez sur le bouton Etat de contrle. La fentre de dialogue de limpression va apparatre. Demandez un aperu avant impression en cliquant sur loption correspondante. Cliquez sur le bouton OK pour lancer cette visualisation.

Aperu avant impression


Laperu avant impression vous permet de consulter immdiatement un document sans avoir limprimer sur papier. Il apparat lcran en format rduit aprs un court laps de temps ncessaire aux calculs de mise en page. Ci-dessous, lexemple dun aperu avant impression quil est possible dobtenir.

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Chapitre 4 Traitements priodiques


Il peut tre prcd dune premire page de prsentation. Cest simplement un rappel du format de slection que vous avez paramtr. Pour visualiser la page suivante, il vous suffit de cliquer sur la flche vers le bas de la barre verticale de dfilement qui sert parcourir les pages lorsquil y en a plusieurs. Un bouton Imprimer est dispos sur le bord infrieur gauche de la fentre et permet de lancer limpression de la page actuellement lcran. Pour visualiser la page imprime en taille relle, amenez le curseur lendroit voulu, il prend la forme dune loupe, et cliquez. Utilisez les barres de dfilement pour vous dplacer sur la page. Cliquez nouveau sur la page pour lui faire reprendre sa taille rduite. Refermez laperu avant impression en cliquant sur le bouton Fermer. Cette leon est maintenant termine. Si vous dsirez faire une pause la fin de cette leon, arrtez le programme comme cela vous est montr dans la Leon 1 Dmarrage du programme Sage Gestion commerciale, page 24.

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Chapitre 4 Traitements priodiques

Leon 13 Rapprovisionnement

Si vous voulez constater leffet de cette fonction sur un nombre important darticles, utilisez le jeu dessai Bijou. Sinon cette exprimentation peut tre faite sur le fichier Diamant Vert.

Objectif

Lobjectif de cette leon est de vous faire toucher du doigt une fonction qui vous permettra de surveiller priodiquement votre stock et dy dcouvrir les articles rapprovisionner.
Versions du programme

Cette leon peut tre ralise avec toutes les versions du programme lexception de la Version 100 Pack Service qui ne permet pas la gestion des stocks.
Informations pralables

Cette commande vous aide dterminer les articles rapprovisionner. En fonction des commandes clients, de ltat des stocks rels, commands, rservs, terme et en fonction des stocks minima et maxima dfinis par article et par dpt, le programme prend en compte les ventuels besoins en rapprovisionnement. Cette commande permet de gnrer ou de mettre jour des documents dachat qui sont les prparations de commande. Nous allons circonscrire notre recherche sur notre seul fournisseur, les Ets Billot. Si vous avez quitt le programme la fin de la leon prcdente, relancez-le comme il est indiqu au dbut de la Leon 3 Cration des lments comptables, page 72.
Astuces

Vous utiliserez, dans cette leon, la barre doutils Gestion des articles et stocks.

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Chapitre 4 Traitements priodiques

Rapprovisionnement
Etat du rapprovisionnement
Lancez la fonction Traitement / Traitements par lot / Rapprovisionnement ou cliquez sur le bouton Rapprovisionnement de la barre doutils Gestion des articles et stocks. Comme vous lavez vu dans la facturation priodique, une fentre de slection simplifie permet de prciser votre demande.

Paramtrez les zones Seuil sur Stock mini et Qts rappro. (rapprovisionner) sur Atteinte stock maxi.

Les paramtrages que nous vous proposons denregistrer auront les effets suivants : la recherche des articles rapprovisionner seffectuera sur le stock minimum cest--dire que tous les articles en dessous de ce stock seront slectionnes ; le rapprovisionnement seffectuera alors pour amener leur stock aux quantits maximales paramtres dans leur fiche.

Remarquez quil est possible de slectionner les articles rapprovisionner en fonction des dates de livraison des commandes clients.

Cliquez sur le bouton Etat de contrle. La fentre de dialogue de limpression saffiche. Slectionnez les options qui conviennent et lancez limpression. Prenez connaissance des articles et des quantits rapprovisionner et dcidez de lancer le rapprovisionnement de larticle manquant.
231 Sage France

Chapitre 4 Traitements priodiques

Aprs avoir pris connaissance des articles rapprovisionner, lancez nouveau la fonction Rapprovisionnement et paramtrez-la de la mme faon que celle ci-dessus. Demandez la gnration des pices dachat en cliquant sur le bouton OK. Une fentre Proposition de commande fournisseur va souvrir pour vous permettre de prciser quels articles feront lobjet dune commande fournisseur. Lillustration ci-dessous est un exemple de ce que vous pourriez obtenir avec le fichier Diamant Vert.

Cette fentre (si les paramtrages raliss sont identiques) naffiche pas les mmes articles que ceux mentionns dans ltat de contrle. Tout simplement parce quun seul article rpondait aux deux critres simul-

232 Sage France

Chapitre 4 Traitements priodiques


tans : stock infrieur au minimum enregistr dans la fiche de stock et quantit propose la commande gale au stock maximum paramtr dans cette mme fiche. Une coche ( ) doit se trouver sur chacune des lignes darticles dans la colonne P (Position). Elle indique que larticle correspondant est slectionn et quun rapprovisionnement sera lanc pour la quantit mentionne. Il est possible de dcocher ceux dont que lon ne veut pas rapprovisionner.

Cliquez maintenant sur le bouton Gnrer le rapprovisionnement. Une fentre Gnration des documents souvre pour vous permettre de dfinir les pices gnres.

Modifiez le contenu de cette zone (voir le texte ci-dessous). Dcochez cette case si vous ne souhaitez pas imprimer le bon de commande fournisseur.

Modifiez le Type en Bon de commande et laissez la date propose puis cliquez sur le bouton OK. Laissez coche loption Impression des documents si vous souhaitez imprimer le document gnr.

Si vous nimprimez pas les bons de commandes alors que vous avez laiss coche loption Impression des documents, la gnration des pices ne seffectuera pas.

Un bon de commande est alors gnr. Vous pouvez le vrifier en ouvrant la liste des documents des achats et en recherchant la pice suivant sa date. Les quantits mentionnes pour larticle sont les stocks mini que vous avez enregistrs pour les dpts concerns dans la fiche article. Refermez ensuite toutes les fentres qui pourraient tre ouvertes lcran. Cette leon est maintenant termine. Si vous dsirez faire une pause la fin de cette leon, arrtez le programme comme cela vous est montr dans la Leon 1 Dmarrage du programme Sage Gestion commerciale, page 24.

233 Sage France

Chapitre 4 Traitements priodiques

Leon 14 Abonnements
Objectif

Lobjectif de cette leon est de vous montrer comment fonctionnent les abonnements et combien ils pourront savrer utiles dans le cas doprations de vente ou dachat rptitives.
tapes

Les tapes de cette leon sont les suivantes : 1. 2. 3. 4. 5. Cration dun code affaire affect un client particulier. Cration dun article de prestation. Cration dun modle dabonnement associ cet article et destination de ce client. Gnration dune proposition dabonnement soumise lacceptation du client. Gnration dune facture dabonnement.

Versions du programme

Cette leon ne peut tre ralise quavec les versions du programme 100 Pack Service et 100 Pack Plus.
Informations pralables

Les codes affaires correspondent, en gestion commerciale, aux comptes analytiques utiliss en comptabilit. Ils permettent de regrouper des informations chiffres par centres dintrt. Dans le cas prsent, ils permettront de visualiser la marge dgage par la prestation objet de labonnement. Les abonnements consistent dans le paramtrage de pices de vente ou dachat qui sont mises intervalles rguliers comme on pourrait le faire avec le rglement dun bail immobilier dont les chances tombent mensuellement ou trimestriellement. Un abonnement, quil soit destination dun client ou dun fournisseur, est enregistr partir dun modle qui doit tre cr pralablement. Il peut, mais cela nest pas obligatoire, tre prcd dune proposition dabonnement transforme en abonnement si le destinataire est daccord sur les termes. Ces trois types de documents sont systmatiquement associs un quatrime qui prcise le contenu de la pice de vente ou dachat qui sera gnre.
234 Sage France

Chapitre 4 Traitements priodiques


Si vous avez quitt le programme la fin de la leon prcdente, relancez-le comme il est indiqu au dbut de la Leon 3 Cration des lments comptables, page 72.
Astuces

En plus des barres habituelles, vous utiliserez, dans cette leon, la barre doutils Gestion des abonnements.

Cration dun code affaires


Avant de procder la cration des codes affaires, il est ncessaire de paramtrer un plan analytique affaires.

Cration dun plan analytique affaires


Cette cration seffectue dans les options de lentreprise auxquelles vous accderez dune des manires suivantes : slectionnez la fonction Fichier / A propos de votre socit ou cliquez sur le bouton A propos du fichier de la barre doutils Standard.

Cliquez sur longlet Options pour atteindre le volet correspondant.

235 Sage France

Chapitre 4 Traitements priodiques

Faites un double clic sur la ligne Plan analytique.

Crez le plan analytique affaires de la faon suivante.

Saisissez lintitul du plan : Prestations. Cochez la case Plan analytique Affaires. Validez les saisies.

Consultez le Manuel de rfrence du programme pour connatre lutilit des autres zones.
236 Sage France

Chapitre 4 Traitements priodiques

Refermez la fentre en cliquant sur sa case de fermeture.

Cration dun code affaire


Ouvrez la liste, vide pour le moment, des codes affaires dune des manires suivantes : slectionnez la fonction Structure / Codes affaires ou cliquez sur le bouton Liste des codes affaires de la barre doutils Comptabilit, cliquez ensuite sur le bouton Ajouter de la barre doutils Navigation ou pressez le raccourci clavier CTRL + J. Vous pouvez aussi cliquer directement sur le bouton Crer un code affaire de la barre doutils Comptabilit. Une fiche vide souvre. Le code affaires est destin au seul suivi du client Carat. Compltez sa fiche en consquence. Rappelez-vous de presser la touche TABULATION pour passer dune zone la suivante.
Enregistrez la rfrence du code : 921PR001. Enregistrez sa dsignation : Client Carat. Slectionnez le domaine Ventes dans la zone correspondante. Slectionnez la rfrence du client CARAT dans cette zone et validez pour laffecter ce code. Elle apparat alors dans la liste des comptes rattachs.

Pour plus dinformations sur les zones de ce volet et leur destination, veuillez vous rfrer au Manuel de rfrence du programme.
237 Sage France

Chapitre 4 Traitements priodiques


Cliquez sur longlet Statistiques pour ouvrir le volet correspondant. Ce volet sera complt par le programme au fur et mesure des oprations commerciales ralises avec le client. Compltez une indication du sous volet Ralisation objectifs.

Compltez cette zone avec le chiffre daffaires dans le domaine des ventes que vous comptez raliser avec ce client : 50000. La liste se complte aussitt et sera mise jour par le programme. Les informations non disponibles sont marques NS.

Les zones des autres sous volets seront compltes par le programme ultrieurement. Refermez cette fiche et la liste des codes affaires.

Cration dun article de prestation


Vous dcidez de crer un service de maintenance horlogre chance trimestrielle. Pour linclure dans des pices dabonnement, facture ou autre pice, il est ncessaire de crer une fiche article au pralable. Cliquez sur le bouton Crer un article de la barre doutils Gestion des articles et stocks (ou sur licne du mme nom de la barre verticale Gestion des articles et stocks). Compltez la fiche article vierge comme illustr ci-dessous. Seuls les volets essentiels la gestion sont dcrits. Nous vous laissons le soin de complter les autres ventuellement.

238 Sage France

Chapitre 4 Traitements priodiques Volet Fiche principale


Slectionnez dabord la famille BIJOUXARG et pressez la touche TABULATION, ce qui va gnrer le numro de rfrence Enregistrez ensuite sa dsignation : Contrat de maintenance horlogre. Ne mentionnez pas de prix dachat puisque cet article nest pas achet mais prcisez son prix de vente HT : 1000. Laissez les autres zones leur valeur par dfaut. Modifiez le prix de vente TTC en 1196,00.

Nous vous proposons daffecter cet article la famille BIJOUXARG pour viter la saisie dune nouvelle famille. En ralit, il serait plus indiqu de crer une famille particulire pour les prestations.

239 Sage France

Chapitre 4 Traitements priodiques Volet Complment

Vous pouvez ventuellement cocher loption Facturation forfaitaire. Modifiez le compte gnral comptable de la catgorie Ventes France en cliquant sur sa ligne. Effacez le compte initial en pressant la touche SUPPR puis slectionnez sa place le compte : 70600000. Validez cette modification.

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Chapitre 4 Traitements priodiques Volet Stock

Modifiez le suivi de stock en slectionnant Aucun. Enregistrez un cot standard : 550 afin de constater la marge dgage.

Refermez la fiche de larticle.

Cration dun modle dabonnement client


Le service de maintenance horlogre trimestriel dont vous venez denregistrer la fiche est propos vos clients sous la forme dun contrat annuel tacitement renouvelable et dont les chances de 1000 HT sont rglables trimestriellement date fixe. Votre client Carat est intress par ce service. Avant de crer labonnement proprement dit, il est ncessaire de crer le modle partir duquel il sera gnr. Lancez la fonction correspondante : soit en slectionnant la fonction Traitement / Modles et prestations types, soit en cliquant sur le bouton Modles et prestations types de la barre doutils Gestion des abonnements.
241 Sage France

Chapitre 4 Traitements priodiques


Une liste vide souvre.

Crez un nouveau modle dabonnement : soit en cliquant sur le bouton Ajouter de la barre doutils Navigation ou en tapant CTRL + J partir de la liste des modles et prestations types, soit en cliquant sur le bouton Crer un modle dabonnement de la barre doutils Gestion des abonnements.

La fentre de saisie des modles et prestations types se prsente comme suit. Compltez-la en fonction des indications portes.
Enregistrez la rfrence du modle : MAINTHOR et son intitul : Contrat de maintenance horlogre. Indiquez que cette pice est destine aux Ventes. Enregistrez le code du client CARAT auquel ce contra est destin dans la zone Tiers par dfaut. Prcisez ventuellement le numro du contrat. Tapez 3 dans la zone Priodicit. Laissez les autres zones leur valeur par dfaut.

242 Sage France

Chapitre 4 Traitements priodiques


Reportez-vous au Manuel de rfrence pour des explications plus dtailles sur les zones de cette fentre.

La zone Tiers par dfaut doit tre laisse vide si labonnement peut tre propos plusieurs clients.

Cliquez sur longlet Complment pour accder au volet correspondant que vous complterez comme suit.

Laissez la valeur Facture propose par dfaut. Ne prcisez rien dans ces zones pour que la facture soit mise le jour de tombe du dbut dabonnement. Modifiez toutes les zones en Fiche tiers pour que le programme prenne en compte les informations de la fiche client dans la pice qui sera gnre.

Enregistrement de la pice modle dabonnement


Cette pice modle prcise les lignes darticles qui seront mentionnes dans la pice de vente qui sera gnre intervalles rguliers. Sa saisie est identique celle des documents des ventes. Reportez vous la Leon 7 Traitez une commande client, page 154 pour un rappel des oprations de saisie.

Cliquez sur le bouton Visualiser la pice pour la faire apparatre.

243 Sage France

Chapitre 4 Traitements priodiques


Enregistrez ventuellement une rfrence pour la pice. Slectionnez larticle : BAR006 et laissez sa quantit 1 avant de valider la ligne.

Il nest pas ncessaire de valider len-tte de la pice dans ce cas.

Refermez toutes les fentres en cliquant sur leur bouton Fermer.

Cration dune proposition dabonnement client


Lancez la fonction de gestion des abonnements clients : soit en slectionnant la fonction Traitement / Abonnements / Abonnements clients, soit en cliquant sur le bouton Liste des abonnements clients de la barre doutils Gestion des abonnements.

Une liste, pour linstant vide, souvre.

244 Sage France

Chapitre 4 Traitements priodiques

partir de la liste des abonnements clients, crez une nouvelle fiche abonnement : soit en cliquant sur le bouton Ajouter de la barre doutils Navigation, soit en cliquant sur le bouton Crer un abonnement client de la barre doutils Gestion des abonnements.

La fentre de saisie des abonnements se prsente comme suit. Compltez-la en fonction des indications portes.
Prcisez le nom du client concern : CARAT. Prcisez la rfrence du modle affect cet abonnement : MAINTHOR. Indiquez que cette pice nest quune Proposition dabonnement qui sera soumise au client. Prcisez la date de dbut : enregistrez le premier jour du trimestre qui suit la date actuelle. Pressez la touche TABULATION, le programme indique de lui-mme la date de fin.

Cliquez sur longlet Complment pour ouvrir le volet correspondant.

245 Sage France

Chapitre 4 Traitements priodiques

Ne modifiez rien aux valeurs de ce volet qui reprend celles du modle. Cliquez sur longlet Historique pour ouvrir le volet correspondant.

Ce volet mentionne toutes les chances qui seront gnres en fonction des conditions du contrat. La colonne de droite prcise ltat de lchance, Non gnre dans le cas prsent. Le contrat tant trimestriel, les priodes correspondent bien des trimestres.

Les dates mentionnes peuvent diffrer en fonction de la date de dbut enregistre dans le volet Fiche principale.

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Chapitre 4 Traitements priodiques Consultation de la pice type dabonnement client


Cliquez sur le bouton Visualiser la pice dabonnement pour la faire apparatre. Vous pouvez la modifier ce stade. Dans le cas prsent, laissez les valeurs indiques. Refermez la pice type ainsi que la fiche de labonnement en cliquant sur leur bouton Fermer.

Impression de la proposition dabonnement


Afin de soumettre la proposition au client, il faut limprimer. Assurez-vous que la liste des abonnements clients est bien ouverte lcran sinon ouvrez-la comme prcis plus haut.

Les propositions dabonnement sont repres par une icne particulire. Cliquez sur la ligne de la proposition dabonnement pour la slectionner. Cliquez ensuite sur le bouton Imprimer le(s) abonnement(s) dispos sur le bord de la fentre. moins que vous nayez affect un modle par dfaut, une fentre Slectionner le modle va souvrir. Slectionnez le modle ABONNEMENT CLIENT.BGC. Il se trouve dans le dossier DOCUMENTS STANDARDS / ABONNEMENTS. Ce document rcapitule toutes les informations concernant labonnement : dates dchances, articles facturs, etc. La proposition pourra avoir laspect ci-dessous.

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Chapitre 4 Traitements priodiques

Enregistrement de labonnement client


Supposez que votre client ait accept votre proposition. Il faut transformer la proposition en abonnement dfinitif. Il suffit, partir de la liste des abonnements clients : 1. 2. 3. douvrir la proposition dabonnement concerne, de modifier la zone Type de Proposition dabonnement en Abonnement, de refermer la fiche de labonnement. Les abonnements clients sont reprs par un symbole particulier.

248 Sage France

Chapitre 4 Traitements priodiques

Gnration dune facture dabonnement


Supposons que nous soyons la veille du premier jour dchance de labonnement. Il faut gnrer la facture correspondante. La liste des abonnements clients tant toujours ouverte lcran et la proposition ayant t transforme en abonnement, ralisez les oprations suivantes : 1. 2. cliquez sur la ligne de labonnement pour la slectionner ; cliquez sur le bouton Gnrer les documents dabonnement dispos sur le bord infrieur de la liste.

Une fentre de paramtrage souvre.

Les dates proposes peuvent diffrer de lillustration ci-dessus en fonction de vos paramtrages.

Le programme propose de gnrer la facture dabonnement correspondant la premire chance. Cliquez sur le bouton OK. Une nouvelle fentre de dialogue va souvrir pour prciser le numro de souche en cas dutilisation des circuits de validation des pices.
Prcisez le type de document : Facture. Le programme propose le premier numro la suite des factures dj gnres. Conservez-le.

249 Sage France

Chapitre 4 Traitements priodiques


Si aucun modle dimpression na t paramtr par dfaut pour les factures de vente, il faudra slectionner le modle FACTURE CLIENT.BGC qui se trouve dans le dossier DOCUMENTS STANDARDS / VENTES. La facture gnre pourra ressembler la suivante.

Vrification de la gnration
La liste des abonnements clients devant toujours se trouver lcran, faites un double clic sur labonnement client en question puis ouvrez son volet Historique. Constatez que la premire chance comporte ltat Gnre. Refermez toutes les fentres encore ouvertes.

Imputation dun bon dachat sur la facture gnre


Dans une leon prcdente, nous avons enregistr un bon dachat suite un retour darticle dfectueux ralis par le client Carat.
250 Sage France

Chapitre 4 Traitements priodiques


Voir le titre Gestion des bons dachat, page 203. Nous allons imputer ce bon dachat la facture dabonnement qui vient dtre enregistre pour le client CARAT. Ouvrez la liste des documents des ventes.

Faites un double clic sur la facture portant la rfrence MAINTHOR001 pour louvrir.

Cliquez sur le bouton Valorisation du document de la facture client pour enregistrer le bon dachat comme acompte de rglement.

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Chapitre 4 Traitements priodiques


Dans la fentre Valorisation TTC Facture de retour qui souvre, cliquez sur le bouton Acomptes et bons dachat. Le programme affiche la fentre de saisie des acomptes.

Cliquez sur le bouton Liste des bons dachat pour en ouvrir la liste et affecter un de ces bons la facture en cours. Une liste souvre.

Le seul bon dachat prsent dans cette fentre est dj slectionn. Cliquez sur le bouton OK pour laffecter la facture Carat.

252 Sage France

Chapitre 4 Traitements priodiques

Constatez que le bon dachat a t affect cette facture et vient en dduction de son montant. Cliquez sur le bouton OK pour refermer la fentre de valorisation mais ne fermez pas la facture ni la liste des documents des ventes.

Affectation des codes affaires la ligne de document


Le code affaire concernant un tiers donn est appliqu aux pices destination de ce tiers. Ce code apparat dans la fentre Informations document ouverte en cliquant sur le bouton Informations sur le document prsent dans len-tte de la pice.

253 Sage France

Chapitre 4 Traitements priodiques

Il est possible de modifier ce code ligne ligne pour une gestion prcise des articles vendus ou achets. Voyons comment raliser cette opration.

Rendre une colonne disponible laffichage


Le programme affiche par dfaut les colonnes des pices qui sont essentielles leur utilisation. Les autres sont masques et, en gnral, indisponibles laffichage. Pour pouvoir les faire apparatre, il faut les librer. Pour cela, lancez la fonction Fichier / A propos de votre socit puis cliquez sur longlet Options et enfin faites un double clic sur la ligne de loption Organisation.

254 Sage France

Chapitre 4 Traitements priodiques

Faites un double clic sur la ligne Documents des ventes.

La liste qui souvre affiche la liste des documents disponibles pour les ventes.

Faites un double clic sur la ligne Facture.

La liste des colonnes quil peut tre possible dafficher dans lcran de saisie dune facture souvre.
255 Sage France

Chapitre 4 Traitements priodiques

Utilisez la barre de dfilement pour rechercher la ligne Affaire. Cliquez dessus pour la slectionner. Cochez ensuite loption Disponible pour le fichier. Validez. Licne qui saffiche sur la ligne est modifie (voir le Manuel de rfrence pour les explications sur ces icnes).

La colonne peut maintenant tre affiche dans la pice. Refermez la fentre de la fiche de lentreprise pour revenir la facture. La facture doit tre toujours ouverte lcran. Cliquez sur les colonnes avec le bouton droit de la souris. Le menu contextuel souvre.

Cliquez sur la fonction Personnaliser la liste.

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256 Sage France

Les fonctions disponibles peuvent varier en fonction de la slection ou non des lignes.

La fentre de paramtrage des colonnes de la pice souvre.

Chapitre 4 Traitements priodiques

Utilisez la barre de dfilement pour faire apparatre la dsignation de la colonne Affaire. Cliquez dessus pour la slectionner. Cliquez sur le bouton Ajouter. Cliquez sur le bouton OK.

La colonne est maintenant affiche dans la fentre de la facture (il se peut quelle soit compltement droite).

Slectionnez la ligne de larticle dans la pice. Pressez la touche TABULATION pour amener le curseur dans la zone de saisie de la colonne Affaire. Pressez la touche de fonction F4. Une fentre souvre et affiche la liste des codes affaires disponibles.

257 Sage France

Chapitre 4 Traitements priodiques

La ligne du code affaire tant slectionne, cliquez sur le bouton OK pour laffecter la ligne. Validez ensuite la ligne de la facture.

Si un message vous prvient que la facture a dj t imprime, validez-le. Cela na aucune influence dans le cas prsent.

Refermez la facture ainsi que la liste des documents des ventes.

Interrogation du code affaire


Vrifiez que les paramtrages effectus et laffectation dun code affaire au compte tiers client permettent de faire ltude du chiffre daffaires, de la marge et autres informations de gestion. Ouvrez la liste des codes affaires comme prcis plus haut puis ouvrez la fiche du code affaire affect au client Carat. Ouvrez le volet Statistiques de cette fiche. Voir le titre Cration dun code affaires, page 235.

258 Sage France

Chapitre 4 Traitements priodiques

Constatez que la facture dabonnement a bien t prise en compte.

Impression du tableau de bord


Pour conserver une trace crite de la marge dgage par les oprations commerciales ou simplement pour en obtenir un document de synthse, vous pouvez imprimer le tableau de bord. Lancez la fonction tat / Tableau de bord.

Laissez les valeurs proposes par dfaut et cliquez sur le bouton OK.

Vous pouvez demander un aperu avant impression. Le document obtenu peut avoir laspect ci-dessous.

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Chapitre 4 Traitements priodiques

Refermez toutes les fentres encore ouvertes. Cette leon est maintenant termine. Si vous dsirez faire une pause la fin de cette leon, arrtez le programme comme cela vous est montr dans la Leon 1 Dmarrage du programme Sage Gestion commerciale, page 24.

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Chapitre 4 Traitements priodiques

Leon 15 Gestion des documents internes


Objectif

Cette leon vous montre comment paramtrer et utiliser les documents internes et vous permet de constater leur influence sur la marge et les prix de revient.
tapes

Les tapes de la leon sont organises de la manire suivante : 1. 2. 3. Cration dun document interne de type Sortie de stock. Interrogation du code affaire paramtr dans la leon prcdente et constatation de linfluence sur la marge. Transformation du document interne en pice de vente.

Versions du programme

Cette leon ne peut tre ralise quavec les versions 100 Pack Service et 100 Pack Plus du programme.
Informations pralables

Les documents internes ne mouvementent pas le chiffre daffaires. Ils influent uniquement sur le prix de revient et la marge du compte client et du compte affaire. Ils permettent donc de constater la variation des prix de revient et des quantits entres ou sorties pour une affaire. Les documents internes ne concernent que les clients, peuvent tre de six types diffrents et permettent denregistrer des mouvements correspondant ces types : Aucun, Entre en stock, Sortie de stock, Gain financier, Perte financire,
261 Sage France

Chapitre 4 Traitements priodiques


Document compact. Ils peuvent tre transforms en documents de vente. Pour dcouvrir les documents internes, vous vous servirez du contrat de maintenance enregistr dans la leon prcdente et de la facture gnre cette occasion, vous enregistrerez la sortie dun article dans le cadre de ce contrat et vous constaterez, par lintermdiaire des codes affaires, leffet de cette pice sur la marge. Voir la Leon 14 Abonnements, page 234. Si vous avez quitt le programme la fin de la leon prcdente, relancez-le comme il est indiqu au dbut de la Leon 3 Cration des lments comptables, page 72.
Astuce

Vous pouvez utiliser la barre doutils Gestion des documents internes.

Reportez-vous aux leons prcdentes pour son affichage.

Cration dun document interne


Nous vous proposons de crer un document interne pour lenregistrement de la sortie dun article BAR005 Fermoir cliquet qui a t utilis par loprateur dans le cadre de lexcution du contrat de maintenance souscrit par le client Carat. Aucun paramtrage pralable nest ncessaire car la cration dun fichier commercial gnre automatiquement quatre types de documents internes dont un, Sortie de stock, convient prcisment dans le cadre de cette leon. Voir la leon Leon 14 Abonnements, page 234. Lancez la fonction permettant de saisir les documents internes :

262 Sage France

Chapitre 4 Traitements priodiques

soit en slectionnant la fonction Traitement / Documents internes, ce qui ouvre la liste des documents internes, et en crant un nouveau document laide du bouton Ajouter de la barre doutils Navigation, soit en ouvrant cette liste en cliquant sur le bouton Liste des documents internes de la barre doutils Gestion des documents internes et en crant un nouveau document comme prcis cidessus, soit en cliquant directement sur le bouton Saisir un document interne de cette mme barre doutils.

La liste des documents internes se prsente comme suit.

La cration dun document interne fait souvrir une fentre de slection.

Cliquez sur loption Sortie de stock. Validez ou cliquez sur le bouton OK.

263 Sage France

Chapitre 4 Traitements priodiques


Un document interne vide souvre que vous complterez comme prcis ci-dessous. Comme tout document des programmes de gestion Sage, il se compose dun en-tte quil faut remplir et valider avant la saisie des lignes. La saisie des documents internes est strictement identique celle des documents de vente ou dachat. Veuillez vous reporter aux explications donnes dans les leons du Chapitre 3 Gestion courante, page 147 pour la ralisation des saisies.

Il est possible de saffranchir de la slection du type de document interne en cliquant directement sur le bouton Saisir un document interne de type Sortie de stock de la barre doutils Gestion des documents internes.

Saisissez les zones de len-tte comme prcis dans le texte ci-dessous. Validez ensuite len-tte. Saisissez un article BAR005 enregistr prcdemment.

Date de livraison Elle peut tre antrieure celle de la pice puisque cette dernire est logiquement enregistre au retour dintervention de loprateur. Client Il sagit du client Carat puisque lintervention rsultant du contrat dabonnement a t faite chez lui. Affaire Vrifiez bien que le code affaire affect au client Carat est mentionn dans cette zone. Cest partir de cette affectation que les documents internes auront une influence sur les donnes commerciales. Aprs validation de len-tte, saisissez un article BAR005, Fermoir cliquet, utilis lors de lintervention chez le client et donc sorti du stock.
264 Sage France

Chapitre 4 Traitements priodiques


Cet article a t saisi dans la Leon 5 Cration des lments commerciaux, page 107 du Chapitre 2 Paramtrage de la socit. Refermez ensuite la pice interne de sortie de stock, mais pas la liste des documents internes si elle est ouverte, en cliquant sur son bouton Fermer.

Effets des documents internes


Pour constater les effets produits par la saisie des documents internes, lancez la fonction permettant dinterroger les codes affaires. Lancez la fonction correspondante : soit en slectionnant la fonction Traitement / Interrogation de compte / Interrogation de compte affaire, soit en cliquant sur le bouton Interrogation de compte affaire de la barre doutils Gestion des documents internes.
Slectionnez le compte affaire 921PR001 et validez.

Cliquez sur le bouton Interrogation des documents.

265 Sage France

Chapitre 4 Traitements priodiques

Cette liste ne mentionne que la facture dabonnement qui a t enregistre pour le client. Constatez les valeurs de la marge et du chiffre daffaire indiques en haut et droite de cette fentre. Maintenant cliquez sur la zone liste droulante dispose sur le bord infrieur de la fentre et slectionnez Tous les documents.

Slectionnez Tous les documents dans cette liste.

Aussitt vous voyez apparatre la ligne du document interne et vous constatez que, si le chiffre daffaire est rest sa valeur initiale, la marge a t lgrement diminue du cot de larticle sorti du stock.

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266 Sage France

Cette constatation vous permet de vrifier immdiatement si le montant du contrat dentretien, dans le cas du fichier Diamant Vert, est suffisant pour faire face la fourniture des pices dtaches quil entrane. Si la

Chapitre 4 Traitements priodiques


marge devait chuter de manire importante, il y aurait lieu de revoir le montant de ce contrat de maintenance pour prendre en compte toutes les dpenses qui peuvent en rsulter.

Refermez la fentre de linterrogation commerciale affaire en cliquant sur son bouton Fermer.

Transformation dun document interne


Il est possible de transformer certains documents internes en documents des ventes (rappelons que les documents internes ne sappliquent quaux oprations avec les clients). Supposez que, dans le cas du contrat de maintenance avec le client Carat, ce contrat prvoie la facturation des pices dusure. Vous allez pouvoir transformer le document interne de sortie de stock en facture client. La liste des documents internes doit tre ouverte lcran. Si ce nest pas le cas, ouvrez-la comme prcis au dbut de cette leon.
Slectionnez la ligne de pice en cliquant dessus. Cliquez ensuite sur le bouton Transformer en document de vente.

Une fentre de paramtrage souvre. Elle propose une transformation en facture de vente.
Modifiez ventuellement la date pour respecter la chronologie. Le programme propose le premier numro de facture disponible.

267 Sage France

Chapitre 4 Traitements priodiques


Cliquez sur le bouton OK. La pice disparat de la liste des documents internes car elle a t transforme en facture de vente. Vous pouvez le vrifier en ouvrant la liste des documents des ventes. Elle porte la rfrence DISS06001. Refermez toutes les fentres encore ouvertes en cliquant sur leur bouton Fermer. Cette leon est maintenant termine. Si vous dsirez faire une pause la fin de cette leon, arrtez le programme comme cela vous est montr dans la Leon 1 Dmarrage du programme Sage Gestion commerciale, page 24.

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Chapitre 5 Fonctions avances

Chapitre 5 Fonctions avances


Ce chapitre donne accs aux leons suivantes : Leon 16 Faites la mise jour comptable, page 270, Leon 17 Faites la mise jour de vos tarifs, page 281, Leon 18 Paramtrez une devise, page 295,

269 Sage France

Chapitre 5 Fonctions avances

Leon 16 Faites la mise jour comptable


Objectif

Lobjectif de cette leon est de vous montrer comment raliser la mise jour du fichier comptable avec les mouvements enregistrs lors des oprations de gestion commerciale.
tapes

Les tapes de la leon sont organises de la manire suivante : 1. 2. Ouverture de la fonction. Mise jour directe du fichier comptable.

Versions du programme

Cette leon peut tre ralise avec toutes les versions du programme.
Informations pralables

Bien que le programme Sage Gestion commerciale ne puisse fonctionner sans fichier comptable rattach, les critures comptables ne sont passes que lorsque vous le demandez. Vous restez ainsi matre de votre gestion comptable. Si vous avez quitt le programme la fin de la leon prcdente, relancez-le comme il est indiqu au dbut de la Leon 3 Cration des lments comptables, page 72. Le fichier sur lequel cette leon va seffectuer est celui que vous avez cr en suivant les explications de ce manuel.
Astuce

Dans cette leon, vous aurez besoin de la barre doutils intitule Fonctions avances.

270 Sage France

Chapitre 5 Fonctions avances

Reportez-vous aux leons prcdentes pour savoir comment lafficher.

Paramtrages pralables
Avant de raliser la mise jour proprement dite, il est utile de raliser un paramtrage qui vous vitera davoir saisir chaque fois le code journal destin recueillir les mouvements comptables issus de la gestion commerciale. Pour cela, lancez la fonction Fichier / A propos de votre socit. Pour vous remmorer comment lancer cette fonction, reportez-vous la Leon 9 Saisie des rglements, page 196. Ouvrez le volet Comptable en cliquant sur longlet correspondant. Laissez affich le sous-volet Facturation et renseignez-le comme suit :

271 Sage France

Chapitre 5 Fonctions avances

Compltez les codes journaux en les slectionnant dans les zones liste droulante.

Pour plus dinformations sur les autres zones de ce volet, reportez-vous au Manuel de rfrence. Cliquez ensuite sur longlet Rglement/caisse pour paramtrer les journaux sur lesquels les critures de rglements seront transfres.

272 Sage France

Chapitre 5 Fonctions avances

Slectionnez les journaux de trsorerie qui recevront les critures de rglement (SG dans le cas de Diamant Vert).

Nous allons galement paramtrer larticle ZDV001 Escompte qui indiquera la Gestion commerciale sur quel compte doivent tre mouvements les escomptes reus ou accords. Cliquez sur longlet Gnral et renseignez-le comme suit.

273 Sage France

Chapitre 5 Fonctions avances

Enregistrez larticle ZDV001 Escompte dans la zone Art./escompte.

Refermez ensuite la fentre en cliquant sur sa case de fermeture.

Lancement de la fonction de mise jour comptable


Pour cela : slectionnez la commande Traitement / Mise jour de la comptabilit ou cliquez sur le bouton Mise jour de la comptabilit de la barre doutils Fonctions avances.

274 Sage France

Chapitre 5 Fonctions avances

Laissez Factures des ventes slectionn dans la zone Transfert. Le journal des ventes paramtr dans la fiche de lentreprise apparat automatiquement.

Le nom du fichier comptable que vous utilisez est rappel en tte de la fentre qui sest ouverte. Prcisons que les transferts en comptabilit des factures de vente et dachat ainsi que des rglements clients et fournisseurs doivent tre raliss indpendamment les uns des autres.

La mise jour des pices de vente et dachat peut tre ralise ds leur enregistrement en cliquant sur le bouton Comptabiliser le(s) document(s) prsent sur le bord infrieur de la liste des documents de vente et dachat ou dans len-tte de chaque pice. Cette possibilit vous permet de passer en comptabilit la facture ds quelle est enregistre sans passer par la prsente fonction qui sera nanmoins utile pour passer les rglements en comptabilit.

Mise jour des critures des ventes


Nous nous bornerons vous montrer comment raliser la mise jour des critures de vente, celles dachat et celles des rglements obissent aux mmes principes. Tous les critres proposs dans la fentre de paramtrage ne doivent pas obligatoirement tre utiliss simultanment. En fait, vous nallez rien modifier. Le code du journal sur lequel les critures de ventes vont tre portes est dj propos grce au paramtrage que vous avez ralis prcdemment. Cliquez sur le bouton Mise jour directe pour lancer la gnration des critures de vente sur le journal slectionn.

Si vous disposez du programme Sage Comptabilit, vous pourrez vrifier lexistence de ces critures.

275 Sage France

Chapitre 5 Fonctions avances


Toutes les factures passes en comptabilit se distinguent par le type FC (Facture comptabilise). Vous pouvez les consulter, les imprimer, par contre vous ne pouvez plus les modifier ni les supprimer.

Vous pourrez aussi transfrer lcriture de rglement client (ainsi que lcriture dcart de rglement) que vous avez enregistres dans le chapitre Gestion courante en relanant la fonction et en slectionnant Rglements des ventes dans la zone Transfert. Dans ce cas, il sera ncessaire denregistrer au pralable un compte de trsorerie que vous crerez (511500 Bons dachat par exemple) et que vous affecterez au journal doprations diverses OD afin que la comptabilisation des bons dachat puisse seffectuer. Voir le titre Crez vos comptes comptables, page 74 pour ce qui concerne la cration des comptes et Crez vos journaux, page 79 pour le paramtrage des journaux.

Comptabilisation des engagements


Il est possible de comptabiliser les engagements, cest--dire de transfrer sur des journaux de situation les valeurs correspondant aux : bons de commande, prparations de livraison, bons de livraison, bons de retour et bons davoir financier enregistrs dans le domaine des ventes et bons de commande, bons de livraison, bons de retour et bons davoir financier enregistrs dans le domaine des achats.

Cration dun journal de situation pour les ventes


Lancez la fonction Structure / Comptabilit / Codes journaux. Crez un code journal tel que celui-ci : Type : Situation,

276 Sage France

Chapitre 5 Fonctions avances


Code : ENGVTE, Intitul : Engagements ventes, Numrotation : manuelle. Voir le titre Crez vos journaux, page 79 pour le paramtrage des journaux.

Affectation des journaux de situation


Afin que le programme sache sur quels journaux de situation il devra passer les critures dengagement, il est ncessaire de raliser un paramtrage supplmentaire. Ouvrez la fiche de lentreprise en slectionnant la fonction Fichier / A propos de votre socit. Ouvrez le volet Options.

Faites un double clic sur loption Souches et numrotation.

La liste des domaines dans lesquels on peut enregistrer des souches souvre.

277 Sage France

Chapitre 5 Fonctions avances

Faites un double clic sur la ligne Documents des ventes.

Nous nous contenterons de paramtrer le domaine des ventes, le domaine des achats se traitant exactement de la mme faon. La fentre qui souvre permet, entre autres, de paramtrer des souches de numrotation pour les diffrentes pices de vente utilises. Les zones du bas de la fentre indiquent dailleurs le numro atteint dans la squence de numrotation. Nous allons utiliser cette fentre pour un autre de ses rles, celui de laffectation des journaux de situation.

278 Sage France

Chapitre 5 Fonctions avances

Slectionnez le code du journal de situation ENGVTE dans la zone Journal de situation puis validez.

Cliquez maintenant sur longlet Comptable de la fiche de lentreprise puis sur le sous onglet Engagement.

Slectionnez le code du journal ENGVTE dans la zone Code journal ventes. Saisissez ventuellement un libell pour les critures dengagement de ventes.

279 Sage France

Chapitre 5 Fonctions avances

Refermez ensuite la fentre en cliquant sur sa case de fermeture.

Comptabilisation des engagements


Relancez la fonction Traitement / Mise jour de la comptabilit si elle a t referme.

Slectionnez Engagements des ventes dans la zone Transfert. Le code du journal de situation correspondant apparat automatiquement.

Cliquez sur le bouton Mise jour directe pour lancer la gnration des critures de vente sur le journal slectionn. Si vous disposez de la dernire version du programme Sage Comptabilit 100, vous pourrez constater la prsence de ces critures de situation et visualiser les statistiques de ventes prvisionnelles quelles permettent de grer. Refermez ensuite les fentres qui pourraient tre encore ouvertes en cliquant sur leur case de fermeture. Cette leon est maintenant termine. Si vous dsirez faire une pause la fin de cette leon, arrtez le programme comme cela vous est montr dans la Leon 1 Dmarrage du programme Sage Gestion commerciale, page 24.

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Chapitre 5 Fonctions avances

Leon 17 Faites la mise jour de vos tarifs


Objectif

Cette leon vous montre comment modifier vos tarifs dune manire globale.
tapes

Cette leon comporte deux tapes : 1. 2. une premire qui, par lintermdiaire dun assistant, vous guide tout au long de vos paramtrages pour modifier des prix ponctuellement, une seconde qui vous permettra denregistrer vos nouveaux tarifs par avance, dimprimer un barme lintention de vos clients et de raliser la mise jour dfinitive des prix la date donne.

Versions du programme

Cette leon peut tre ralise avec toutes les versions du programme.
Informations pralables

La fonction Mise jour de vos tarifs vous permet de modifier (augmenter ou diminuer) vos tarifs dachats, de ventes mais aussi vos coefficients et remises de manire classique. La fonction Nouveaux prix, prsente dans toutes les fiches articles, permet denregistrer au pralable, dune manire anticipe, des nouveaux prix pour les articles et de les mettre en application une date donne. Si vous avez quitt le programme la fin de la leon prcdente, relancez-le comme il est indiqu au dbut de la Leon 3 Cration des lments comptables, page 72.
Astuce

Pour disposer de lAssistant, assurez-vous que la fonction Mode assistant du menu Fentre est bien prcde dune coche ( ).

281 Sage France

Chapitre 5 Fonctions avances


Notez que toutes les commandes des programmes Sage disposant dun Assistant peuvent tre galement utilises manuellement sans laide de cette fonctionnalit. Certains paramtrages plus prcis peuvent alors tre raliss. Vous utiliserez la barre doutils Fonctions avances au cours de cette leon.

Lancement de la fonction de mise jour des tarifs


Cette premire fonction sera utilise pour une mise jour classique des tarifs pour vrifier les rsultats quaurait une augmentation de 5 % des prix de vente sur les articles. Pour lancer cette commande deux possibilits : Slectionnez la commande Structure / Mise jour des tarifs, Cliquez sur le bouton Mise jour des tarifs de la barre doutils Fonctions avances.

De mme que pour lutilisation de la fonction Fichier / Nouveau, la fonction Mise jour des tarifs peut tre lance en mode manuel ou en mode assistant. Toutefois, nous dcrivons ci-aprs la mthode utilisant lassistant. Rappelons que les assistants sexcutent si la commande Fentre / Mode assistant est coche.

Lassistant de mise jour des tarifs saffiche alors lcran. Il va vous aider appliquer les modifications envisages.

282 Sage France

Chapitre 5 Fonctions avances

Laissez Directe affich dans cette premire zone. Slectionnez Mise jour des tarifs de vente. Laissez la case Non coche et cliquez sur le bouton Suivant.

En fonction du mode de mise jour slectionn (Directe, Date dapplication ou Nouveau tarif), les tarifs seront modifis de diffrentes manires. Pour plus de dtails sur ces modes de fonctionnement, consultez le manuel de rfrence. Cliquez ensuite sur le bouton Suivant. La fentre de ltape suivante de lassistant apparat.

Pour slectionner lensemble des articles, laissez les zones vides. Nous vous proposons cependant de saisir BIJOUXARG dans les deux zones Code famille afin que les articles descompte et de port non concerns par cette augmentation napparaissent pas. Cliquez sur le bouton Suivant.

283 Sage France

Chapitre 5 Fonctions avances

Il nest pas obligatoire de renseigner tous les critres proposs. De plus, vous pouvez effectuer une slection de vos articles par code famille de manire ne mettre jour que certains tarifs darticles.

Saisissez 5 pour une augmentation des prix de vente de 5%. Slectionnez Pourcentage dans la zone liste droulante. Laissez les autres zones aux valeurs proposes. Cliquez sur le bouton Suivant.

Slectionnez loption Imprimer un tat de contrle. Cliquez sur le bouton Fin pour lancer ldition de ltat.

Le traitement de mise jour seffectue puis la fentre dimpression apparat.

284 Sage France

Chapitre 5 Fonctions avances


Slectionnez les options dimpression qui conviennent et lancez limpression par le bouton OK.

Constatez quel serait le rsultat sur les prix de vente dune hausse de 5 %. Dcidez de ne pas appliquer cette hausse. Refermez les fentres ventuellement ouvertes.

Utilisation des nouveaux tarifs


Les nouveaux tarifs ont t conus pour lenregistrement au jour le jour des informations concernant les modifications de prix pratiquer sur vos tarifs de vente ou dachat. Supposez que votre fournisseur Billot vous fasse parvenir une liste de prix annonant une hausse de 3 % des marchandises quil vous livre au 1er jour du mois prochain. Plutt que de noter cette information sur un bout de papier en vous disant que ce jour-l il faudra revoir les prix de vente correspondants, utilisez immdiatement la fonction Nouveaux tarifs et faites parvenir, lavance, un nouveau barme de vos prix de vente tous vos clients.

285 Sage France

Chapitre 5 Fonctions avances Paramtrage des nouveaux tarifs et impression de ltat de contrle
Lancez nouveau la fonction Structure / Mise jour des tarifs comme cela vous a t montr au dbut de cette leon. Lassistant de mise jour des tarifs saffiche alors lcran. Il va vous aider appliquer les modifications envisages.
Slectionnez Date dapplication dans cette premire zone. Enregistrez la date du premier jour du mois prochain. Cette date doit tre saisie suivant le format JJMMAA sans sparateur ou slectionne laide de la fonction date. Slectionnez Mise jour des tarifs dachat. Laissez coche la case Non.

Cliquez ensuite sur le bouton Suivant. La fentre de ltape suivante de lassistant apparat.

286 Sage France

Chapitre 5 Fonctions avances

Pour slectionner lensemble des articles, laissez les zones vides mais enregistrez le numro du fournisseur BILLO dans les deux zones N fournisseur.

Cliquez sur le bouton Suivant.

Le paramtrage ainsi ralis permettra de ne paramtrer la hausse prvisionnelle que sur les articles achets aux Ets Billot et dviter une mise jour intempestive des articles achets chez dautres fournisseurs ainsi que des articles spciaux de la famille ZDIVERS.

Il nest pas obligatoire de renseigner tous les critres proposs. De plus, vous pouvez effectuer une slection de vos articles par code famille de manire ne mettre jour que certains tarifs darticles. Cet exemple montre limportance que prend le rfrencement systmatique de larticle chez son fournisseur.

287 Sage France

Chapitre 5 Fonctions avances


Le programme prcise sur quoi les paramtrages faits dans cette fentre vont porter. Il sagit ici des prix dachat. Saisissez 3 pour une augmentation des prix dachat de 3%. Slectionnez Pourcentage dans la zone liste droulante. Laissez les autres zones leur valeur par dfaut. Cliquez sur le bouton Suivant.

Slectionnez Tous les prix afin que le programme recalcule tous les prix de vente en fonction des modifications apportes aux prix dachat. Laissez la zone des arrondis sa valeur initiale. Cliquez sur le bouton Suivant.

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Chapitre 5 Fonctions avances

Cochez les deux options Imprimer un tat de contrle et Lancer la mise jour des tarifs. Cochez la case Non pour ne pas avoir valider chaque modification. Cliquez sur le bouton Fin pour lancer la mise jour.

La fentre dimpression apparat. Slectionnez les options dimpression qui conviennent et lancez limpression par le bouton OK. Le traitement de mise jour seffectue aprs cette impression.

Il est impratif de raliser une impression sur papier pour que les modifications soient prises en compte.

Un message va ensuite apparatre lcran. Attention, la mise jour des tarifs va seffectuer de manire automatique ! OK Annuler Cliquez sur le bouton OK pour valider la mise jour. Le document imprim peut avoir laspect suivant.

289 Sage France

Chapitre 5 Fonctions avances

Constatez que les prix dachat ont bien t augments de 3% et que cette hausse a t rpercute sur les prix de vente.

dition dun barme lintention des clients


Lancez la fonction Etat / Etats libres / Liste darticles. Une fentre de paramtrage souvre.

Slectionnez Toutes dans la zone Catgories tarifaires. Enregistrez la rfrence de la famille BIJOUXARG dans les deux zones Famille de / .

290 Sage France

Chapitre 5 Fonctions avances


Paramtrez ce format de slection comme indiqu ci-dessus puis cliquez sur le bouton OK. Slectionnez le modle de mise en page LISTE ARTICLES NOUVEAUX TARIFS.BGC qui se trouve dans le dossier DOCUMENTS STANDARDS / ETATS LIBRES.

Limpression utilisera autant de pages quil y a de catgories tarifaires (4 sur Diamant Vert).

Ltat imprim doit ressembler au suivant.

Si vous demandez un aperu avant impression, utilisez la barre de dfilement verticale pour passer dune page lautre (quand laperu nest pas en mode agrandi).

Vrification des fiches articles


Quelles ont t les consquences de la mise jour des tarifs qui vient dtre effectue ? Pour vous en assurer, ouvrez la fiche de larticle BAR001 et, dans le volet Fiche principale, ouvrez le sous volet (qui a chang de nom) Nouveau tarif au JJMMAA.

La date JJMMAA sera celle que vous aurez enregistre lors du paramtrage de la mise jour des tarifs fournisseurs.

291 Sage France

Chapitre 5 Fonctions avances

Constatez que le programme a complt automatiquement les diffrentes zones de ce volet avec les nouvelles valeurs tarifaires et a mentionn la date de validit dans lintitul de longlet. Vous pourrez constater en utilisant le bouton Suivant de la barre doutils Navigation ou en pressant les touches CTRL + DROITE (la touche flche) pour passer dun article au suivant dans la liste, que tous les articles concerns par cette hausse de tarif ont t ainsi modifis lexception de larticle de prestation BAR006 Contrat de maintenance horlogre et des articles spciaux ZDV001 Escompte et ZDV002 Frais de port. Refermez les fentres des articles en tapant la combinaison de touches CTRL + F5.

Application des nouveaux tarifs


Supposez que vous soyez arriv au premier jour du mois suivant la date des modifications apportes aux prix. Vous allez appliquer globalement et dfinitivement les nouveaux tarifs enregistrs pour les articles. Lancez nouveau la fonction Structure / Mise jour des tarifs comme cela vous a t montr au dbut de cette leon. La premire fentre de lassistant va souvrir.

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Chapitre 5 Fonctions avances


Slectionnez Nouveaux tarifs dans cette premire zone. Toutes les autres zones sestompent. Enregistrez la date dapplication des nouveaux tarifs : celle mentionne dans le sous volet Nouveaux tarifs. Cliquez sur le bouton Suivant.

Prcisez, au besoin, la rfrence du fournisseur concern : BILLO dans les deux zones N fournisseur de / . Cliquez sur le bouton Fin.

Un message de confirmation va apparatre. Attention, la mise jour des tarifs va seffectuer de manire automatique ! OK Annuler Cliquez sur le bouton OK.

293 Sage France

Chapitre 5 Fonctions avances


Si vous avez la curiosit douvrir les fiches articles et de le faire dfiler comme montr ci-dessus, vous constaterez que les nouveaux prix dachat ont bien t appliqus ainsi que les prix de vente et que le volet Nouveau tarif de leur fiche a t vid de son contenu en attente dune nouvelle modification.

Les prix modifis ponctuellement tels les prix TTC des particuliers ne sont pas modifis par cette fonction et il est ncessaire de les reprendre manuellement.

Cette leon est maintenant termine. Si vous dsirez faire une pause la fin de cette leon, arrtez le programme comme cela vous est montr dans la Leon 1 Dmarrage du programme Sage Gestion commerciale, page 24.

294 Sage France

Chapitre 5 Fonctions avances

Leon 18 Paramtrez une devise


Objectif

Cette leon vous montre paramtrer une devise, lappliquer certains tiers et imprimer les valeurs correspondantes dans les tats proposs par le programme.
tapes

Les tapes de la leon sont organises de la manire suivante : 1. 2. 3. Paramtrage de loption Devise. Vrification de linitialisation de lentreprise. Paramtrage dune devise dquivalence pour lInverseur.

Versions du programme

Cette leon peut tre ralise avec toutes les versions du programme.
Informations pralables

Lors de vos changes commerciaux, il peut arriver que vous soyez confront un client ou un fournisseur utilisant une autre monnaie que lEuro comme devise principale de transaction. De ce fait, vous allez devoir raliser des documents double facturation (Euro - Devise) afin de satisfaire les deux acteurs de lchange (vous et votre tiers). Pour cela, et avant toute saisie de document commercial, des paramtrages sont indispensables.
Astuce

De nombreuses fonctions permettent dafficher des colonnes donnant les montants en devise simultanment avec ceux en euros (ou en monnaie de tenue comptable). Consultez le Manuel de rfrence, fonction Fentre / Personnaliser la liste pour savoir comment les afficher.

295 Sage France

Chapitre 5 Fonctions avances


Normalement, le programme doit slectionner automatiquement le fichier comptable associ votre fichier commercial. Sil affiche une fentre vous le rclamant, slectionnez-le dans le dossier (ou rpertoire) dans lequel il a t stock.

Paramtrez les options de la fiche entreprise


Dans un premier temps, vous allez crer une devise. Notre exemple portera sur le Franc suisse. Cliquez sur le menu Fichier puis sur la fonction A propos de votre socit.

Rappel : Lensemble des paramtrages gnraux de votre socit seffectue dans la commande Fichier / A propos de votre socit.

Cliquez sur longlet Options. Faites un double clic sur la ligne Devise.

Lexemple suivant vous prsente comment crer la devise Franc suisse. Paramtrez la fentre comme illustr dans lexemple suivant. Vous pouvez enregistrer le cours actuel plutt que celui propos.

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Chapitre 5 Fonctions avances

Cliquez sur la ligne vide immdiatement en dessous de la dernire devise saisie. Saisissez les donnes de cette devise telles quelles sont prsentes dans cette fentre. Passez de zone en zone avec la touche TABULATION. En fin de saisie, validez par ENTREE. Si vous choisissez Certain, vous optez pour la solution inverse celle-ci. Cest dire 1 Euro = 1,55763 FS. Le rsultat est le mme pour vos documents.

Ne refermez pas la fentre car dautres paramtrages vont intervenir.

Enregistrement dune devise dquivalence


Le programme Sage Gestion commerciale est fourni avec un utilitaire permettant dafficher les montants dans une autre devise que celle utilise par la socit. Cette autre devise est appele Devise dquivalence. Ce peut tre lancien Franc franais dans le cas o vous souhaiteriez conserver la possibilit dafficher lquivalent des euros dans cette monnaie et vous faire ainsi une meilleure ide des valeurs saisies. Ce peut tre aussi une devise dun pays extrieur la zone Euro soit parce que cest la devise de la maison mre de votre entreprise ou bien celle utilise par votre plus gros client lexportation. Cet affichage seffectue grce lutilisation de lInverseur qui peut tre lanc soit en cliquant sur le bouton correspondant de la barre doutils Navigation, soit en slectionnant la commande Edition / Inverseur. La barre dtat en bas de la fentre de lapplication vous prcise la monnaie actuellement affiche par lInverseur. Cette possibilit ne se limite pas laffichage mais intervient aussi lors des impressions qui seffectuent dans la devise active grce cette fonction.
297 Sage France

Chapitre 5 Fonctions avances


Supposons que vous souhaitiez visualiser les montants saisis, soit en euros soit en francs suisses. Ce genre de paramtrage seffectue dans la commande Fichier / A propos de votre socit.

Cliquez sur longlet Initialisation. Slectionnez la devise dquivalence Franc suisse dans cette zone.

Refermez la fentre en cliquant sur sa case de fermeture. Si vous avez la curiosit douvrir une pice dachat ou de vente dj enregistre, vous verrez, en fonction de la position de lInverseur, les montants affichs en Euros ou en Francs Suisses. Cette leon est maintenant termine. Si vous dsirez faire une pause la fin de cette leon, arrtez le programme comme cela vous est montr dans la Leon 1 Dmarrage du programme Sage Gestion commerciale, page 24.

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Chapitre 5 Fonctions avances

Leon 19 Ralisez votre inventaire


Objectif

Cette leon vous montre comment raliser un inventaire de vos articles en stock, rajuster les quantits rellement trouves ou modifier leur prix de revient.
tapes

Les tapes de la leon sont organises de la manire suivante : 1. Lancement de la fonction Traitement / Saisie dinventaire.

Versions du programme

Cette leon peut tre ralise avec toutes les versions du programme.
Informations pralables

Les oprations dinventaire doivent tre ralises chaque anne. Ceci montre lintrt quil y a vous prsenter cette fonction essentielle la gestion. Si votre socit possde plusieurs dpts, cette fonction permet limportation ou lexportation des situations de stock afin que la maison mre puisse raliser un inventaire global des articles en stock.

Lancement de la fonction saisie dinventaire


Toutes les oprations de saisie dinventaire sont ralises partir dune seule fonction. Lancez-la en slectionnant la commande Traitement / Saisie dinventaire ou en cliquant sur le bouton Enregistrer les saisies dinventaire de la barre doutils Gestion des articles et stocks.

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Chapitre 5 Fonctions avances

Il est galement possible de lancer cette fonction en cliquant sur licne Enregistrer les saisies dinventaire de la barre verticale Gestion des articles et stocks. Une fentre de slection simplifie souvre.

Traitement Cette zone est par dfaut paramtre sur Saisie des rgularisations, fonction qui permet les oprations dinventaire classiques. Mais elle permet aussi dimporter ou dexporter les situations de stock. Laissez la valeur propose par dfaut. Type dinventaire Cette zone offre deux choix. Lun qui donne ltat du stock au moment du lancement de cette fonction et lautre qui permet de connatre le stock une date donne prciser dans une autre zone de cette fentre. Conservez la valeur propose par dfaut Cumul de stocks. Les rles des autres zones de cette fentre vous seront prciss par le Manuel de rfrence. Cliquez sur le bouton OK. Un message saffiche aussitt. En cas de rgularisation de la valeur de stock, il est conseill de procder un rajustement pralable des valeurs de stock.
300 Sage France

Chapitre 5 Fonctions avances


Souhaitez-vous lancer cette procdure ? Oui Non Annuler Ce message propose deffectuer les rajustements des valeurs de stock en fonction des derniers mouvements de stock qui auraient pu tre enregistrs. Dans le cas de notre exemple, ce rajustement nest pas ncessaire et vous cliquerez sur le bouton Non.

Saisie dinventaire
Aussitt aprs avoir rpondu Oui ou Non au message prcdent, une fentre souvre. Son titre Saisie dinventaire au prcise la date du jour si un cumul de stocks a t paramtr dans la zone Type dinventaire de la fentre de slection ou la date prcise si lon a demand un inventaire une date donne.

Cette fentre affiche tous les articles tenus en stock et trouvs dans le ou les dpts slectionns. Elle peut servir la saisie directe des quantits relles en stock et du prix de revient des articles rajuster. Pour cela il suffit de cliquer sur la ligne de larticle concern, de saisir les valeurs convenables dans les zones de saisie en haut de la liste puis de valider. La modification est immdiatement reporte dans les fichiers. Le Manuel de rfrence vous indiquera comment saisir les rajustements des prix de revient.

301 Sage France

Chapitre 5 Fonctions avances


Impression de la rgularisation dinventaire

Pour faciliter les saisies dans le stock, il est possible dimprimer une liste de saisie dinventaire.

Cliquez sur le bouton Impression de la saisie dinventaire. Une fentre de paramtrage souvre.

Laissez les valeurs proposes et cliquez sur le bouton OK. Limpression dun tat vous est immdiatement propose. Cet tat peut ressemble au suivant.

Ce document permettra aux quipes charges de linventaire de faire le tour des rayons et de mentionner les valeurs trouves avant report dans les fichiers laide de la fonction dcrite prcdemment.

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Chapitre 5 Fonctions avances


Refermez la fentre de saisie dinventaire en cliquant sur son bouton Fermer. Un message vous prvient, au cas o vous nauriez pas enregistr dans la colonne Qt ajuste les valeurs trouves dans le stock ni, ventuellement, modifi le prix de revient. Cliquez sur le bouton Oui pour confirmer la sortie de la fonction. Cette leon est maintenant termine. Si vous dsirez faire une pause la fin de cette leon, arrtez le programme comme cela vous est montr dans la Leon 1 Dmarrage du programme Sage Gestion commerciale, page 24.

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Chapitre 5 Fonctions avances

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Chapitre 6 Articles particuliers et fabrications

Chapitre 6 Articles particuliers et fabrications


Ce chapitre donne accs aux leons suivantes : Leon 20 Nomenclatures commerciales, page 306, Leon 21 Gestion des livraisons, page 322, Leon 22 Gestion des fabrications, page 332, Leon 23 Articles grs par lots et srialiss, page 366, Leon 24 Circuit de validation des pices, page 374.

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Chapitre 6 Articles particuliers et fabrications

Leon 20 Nomenclatures commerciales


Objectif

Lobjectif de cette leon est de vous montrer comment grer des articles nomenclature commerciale, cest-dire des articles vendus simultanment. Cette leon vous prsentera galement les deux types de nomenclatures : classiques et variables. Les nomenclatures variables peuvent, linverse des classiques, tre modifies lors de leur insertion dans une pice de vente.
tapes

Les tapes de cette leon sont les suivantes : 1. 2. 3. Cration dun article nomenclature commerciale / compos. Cration dun article nomenclature commerciale variable. Insertion de ces nomenclatures dans une commande client.

Versions du programme

Cette leon peut tre ralise avec les versions 100 Pack, 100 Pack Industrie et 100 Pack Plus du programme.
Informations pralables

Les nomenclatures sont des regroupements darticles vendus ensemble sous une mme rfrence. Les programmes de gestion Sage Ligne 100 proposent deux types darticles nomenclature commerciale : articles nomenclature commerciale / composant qui sont valoriss dans les pices de vente en fonction des articles entrant dans leur composition, articles nomenclature commerciale / compos qui sont valoriss en fonction du seul article compos. Cest un article de ce type que nous vous proposons de traiter. Si vous avez quitt le programme la fin de la leon prcdente, relancez-le comme il est indiqu au dbut de la Leon 3 Cration des lments comptables, page 72.

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Chapitre 6 Articles particuliers et fabrications


Astuces

Les barres doutils Gestion des articles et Gestion des ventes seront utilises dans cette leon.

Cration dun article nomenclature commerciale / compos


Crez cet article comme vous avez appris le faire dans une prcdente leon. Voir la Leon 5 Cration des lments commerciaux, page 107. Il pourra correspondre larticle dtaill ci-aprs. Seules les informations ncessaires sont prcises.
Volet Fiche principale

Ne prcisez pas encore que larticle est nomenclature car il faut pralablement modifier le mode de suivi de stock. Nenregistrez pas de prix dachat puisque celui-ci correspond la somme de ceux des composants.

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Chapitre 6 Articles particuliers et fabrications Volet Complment

Enregistrez un poids net et un poids brut si vous souhaitez voir la tare calcule. Il doit tre gal ou suprieur la somme des poids des articles composants (voir plus loin les articles qui seront inclus).

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Chapitre 6 Articles particuliers et fabrications Volet Stock

Modifiez le Suivi de stock en Aucun car les articles nomenclature ne peuvent pas tre grs au CMUP. Aucune quantit minimale ou maximale en stock ne peut tre enregistre puisque larticle nest pas gr en stock.

Ceci fait, revenez au volet Fiche principale car il reste une importante opration raliser.

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Chapitre 6 Articles particuliers et fabrications Dtail de la nomenclature

Slectionnez Commerciale/compos dans la zone Nomenclature. Cliquez ensuite sur le bouton Dtail de la nomenclature pour paramtrer la composition de larticle.

Lutilisation du bouton Dtail de la nomenclature ouvre une fiche nomenclature vide. Cette fentre est issue de la fonction Nomenclatures du menu Structure. Elle est indpendante de la fonction Articles mais trs troitement lie avec elle.

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Chapitre 6 Articles particuliers et fabrications

Slectionnez les articles composants dans la zone Rfrence. Enregistrez dans les zones Quantit le nombre darticles entrant dans la composition ainsi que le type de traitement. Voyez le texte pour toutes explications.

Rfrence Enregistrez successivement les articles BAR001 et BAR002. Pour chacun, prcisez les valeurs dcrites dans les zones suivantes. Quantit Saisissez 1 pour chaque article. La nomenclature se composera dune bague de chaque rfrence. Type de traitement de la quantit Cette zone se trouve immdiatement droite de celle destine la saisie de la quantit. Elle propose les choix suivants : Fixe : la quantit mentionne pour larticle composant sera indpendante de celle enregistre pour larticle compos. Voir lexemple ci-dessous. Variable : (valeur par dfaut) la quantit des articles composants ou lis est fonction de la quantit de larticle nomenclature. Exemple Si un article GRAVURE saccompagne de frais de dossiers enregistrs comme un article sous une rfrence
311 Sage France

Chapitre 6 Articles particuliers et fabrications


spcifique, la ralisation de plusieurs gravures nentrane la perception que dun seul frais de dossier. Vous enregistrerez 1 comme Quantit de larticle Frais de dossier et Fixe comme Type. Slectionnez Variable pour chaque article composant. Laissez les autres zones vides ou leur valeur propose. Enregistrez chaque article en pressant la touche ENTRE. La fiche complte a laspect ci-dessous. Le prix de vente global de larticle nomenclature est dtermin par le programme en fonction de la somme des prix de vente des composants. Mais ceci nest quune information, le programme nenregistre aucun prix de vente par dfaut. Cest lutilisateur de le faire.

Ce lien permet de revenir la fiche article de larticle nomenclature.

Revenez au volet Fiche principale de larticle nomenclature BAR007 en cliquant sur le lien constitu par la rfrence de larticle nomenclature en haut de la fentre. Enregistrez un prix de vente HT de 710 qui reprsente un peu moins que la somme des deux articles composants. Rappelez-vous que cest larticle compos qui est comptabilis dans les pices de vente.

312 Sage France

Chapitre 6 Articles particuliers et fabrications

Modifiez le prix de vente TTC aux particuliers en consquence. Rappelez-vous que pour calculer un prix au vol, vous disposez dune calculette lcran en cliquant sur le bouton Calculette Sage de la barre doutils Navigation.

Refermez les fentres ouvertes en cliquant sur leur bouton Fermer.

Cration dun article nomenclature variable


Crez cet article comme vous avez appris le faire dans une prcdente leon. Il pourra correspondre larticle dtaill ci-aprs. Seules les informations ncessaires sont prcises. Il sera nomenclature commerciale/composant pour vous faire constater la diffrence entre les deux types. Cet article sera compos dune bague et dun collier en argent. Lors de son appel dans une pice de vente, il sera possible dy ajouter un autre article ou, au contraire, den retrancher un. Cest ce que nous allons vous montrer.

Cration dun article annexe


Crez au pralable larticle BAR008 Collier argent qui vous servira la ralisation dun article nomenclature variable.

Cette opration est ncessaire car nous ne pourrions pas utiliser larticle BAR003 dans la nomenclature. Cet article est en effet un article li et il nest pas possible quun article nomenclature entre dans la composition dun autre article nomenclature. De plus, il nest pas non plus possible de le crer par duplication de larticle BAR003 car le type de larticle nouveau serait le mme que celui dorigine.

Dans la fentre du nouvel article, enregistrez les valeurs suivantes. Utilisez la touche TABULATION pour passer dune zone la suivante.
Zone Contenu Volet Fiche principale Famille BIJOUXARG

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Chapitre 6 Articles particuliers et fabrications


Zone Rfrence Nomenclature Dsignation Prix dachat Prix de vente Prix de vente TTC Contenu BAR008 (automatiquement gnre) Aucune Collier argent 250 500 598 Sous-volet Fournisseurs Rfrence Prix achat N fournisseur Garantie Dlai appro. COLARG01 250 BILLO 12 20 Volet Complment Poids net Poids brut Dlai livraison 180 320 30 Volet Stock Suivi stock Stock mini (dpt Diamant Vert) Stock maxi CMUP 2 4

Voir le titre Crez vos articles, page 117 pour les oprations mener lors de la cration dun article.

314 Sage France

Chapitre 6 Articles particuliers et fabrications Cration de larticle nomenclature variable


Enregistrez les valeurs proposes dans le tableau suivant.
Zone Contenu Volet Fiche principale Famille Rfrence Dsignation Prix dachat Prix vente BIJOUXARG BAR009 (automatiquement gnre) Ensemble bague et collier argent Nenregistrez aucune valeur puisque ce sont les articles composants qui le dfiniront Idem prix dachat Volet Complment Poids net Poids brut Dlai livraison Il sera dfini par les articles composants Idem poids net 30 Volet Stock Suivi stock Stocks mini et maxi Aucun Nenregistrez aucune valeur : zones inaccessibles

Ceci fait, revenez au volet Fiche principale car il reste une importante opration raliser : slectionnez Commerciale/composant dans la zone Nomenclature. Cliquez sur le bouton Dtail de la nomenclature pour ouvrir la fiche nomenclature, pour le moment vide, correspondant larticle nomenclature.

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Chapitre 6 Articles particuliers et fabrications


Cochez la case Saisie variable. Slectionnez les articles composants dans la zone Rfrence. Enregistrez dans les zones Quantit le nombre darticles entrant dans la composition ainsi que le type de traitement. Voyez le texte pour toutes explications.

Saisie variable Cochez cette option de len-tte de la fiche. Rfrence Enregistrez successivement les articles BAR001 et BAR008. Pour chacun, prcisez les valeurs dcrites dans les zones suivantes. Quantit Saisissez 1 pour chaque article. La nomenclature se composera dune bague de chaque rfrence. Type de traitement de la quantit Slectionnez Variable pour chaque article composant. Enregistrez chaque article en pressant la touche ENTRE. La fiche complte a laspect ci-dessous. Dans le cas dun article nomenclature commerciale/composant, le prix de vente global de larticle nomenclature est dtermin par le programme en fonction de la somme des prix de vente des composants.
316 Sage France

Chapitre 6 Articles particuliers et fabrications

Refermez les fentres ouvertes en cliquant sur leur bouton Fermer.

Enregistrement dune pice de vente avec nomenclatures


Mettez en uvre les articles qui viennent dtre crs. Crez un bon de commande client en cliquant sur le bouton Saisir une commande client de la barre doutils Gestion des ventes.

317 Sage France

Chapitre 6 Articles particuliers et fabrications

Enregistrez les valeurs de len-tte de pice puis validez-les pour pouvoir saisir les lignes comme indiqu ci-dessous.

Enregistrement dun article nomenclature commerciale/compos


Saisissez la commande de 2 articles nomenclature BAR007 Ensemble bagues argent et constatez que le programme mentionne les articles entrant dans la composition de cet article.

Le programme applique automatiquement les valeurs rsultant de vos paramtrages : larticle BAR001 dispose dune gamme de prix nets en fonction des quantits, larticle BAR002 dispose dun tarif dexception lintention du client Carat.

Enregistrement dun article nomenclature variable commerciale/ composant


Saisissez la commande de 2 articles nomenclature BAR009 Ensemble collier et bague argent et constatez les vnements suivants.

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Chapitre 6 Articles particuliers et fabrications


Composition de larticle nomenclature variable

La validation de la ligne de larticle fait apparatre une fentre particulire Composition de larticle qui permet de modifier la composition de la nomenclature soit en y ajoutant dautres articles ( lexception des articles nomenclatures) soit en en retranchant.

Cette fentre vous indique la composition de larticle nomenclature slectionn et mentionne les quantits de la ligne. Elle vous permet de modifier plusieurs informations comme vous pourrez le vrifier dans le Manuel de rfrence. Dans le cas prsent, nous nous limiterons ajouter un article. Le curseur doit se trouver dans la zone de saisie de la colonne Rfrence. Tapez un B et pressez la touche TABULATION. La liste des articles souvre. Slectionnez larticle BAR002 Bague argent fantaisie puis validez ou cliquez sur le bouton OK. Ne modifiez pas les autres valeurs et validez la ligne. Cliquez ensuite sur le bouton OK pour enregistrer les modifications. Larticle BAR008 Collier argent ntant pas en stock, une fentre dindisponibilit va apparatre. Maintenez la commande 2 articles ce qui provoquera la gnration dune commande fournisseur pour cet article. Sur les indisponibilits, voir le titre Indisponibilit de larticle, page 164.

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Chapitre 6 Articles particuliers et fabrications Bon de commande termin


Le bon de commande doit avoir laspect ci-dessous.

Constatez la particularit suivante : larticle nomenclature commerciale/compos est mentionn dans la pice ainsi que ses articles composants mais les montants de ces derniers ne sont pas pris en compte dans le total de la pice ; larticle nomenclature commerciale/composant est mentionn dans la pice mais son montant nest par pris en compte, seuls ses composants sont cumuls. Pour quil ne soit pas pris en compte, une remise quivalente son montant HT est automatiquement calcule. Le F qui suit la valeur de la remise indique simplement que cest une remise en montant. Constatez galement que le tarif particulier dont bnficie le client Carat pour larticle BAR002 a t appliqu. Vous verrez en imprimant la pice les prises en compte respectives.

Impression du bon de commande avec dtail des lignes composantes


La commande tant ouverte lcran, cliquez sur le bouton Imprimer le document.

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Chapitre 6 Articles particuliers et fabrications

Si vous avez affect un modle de mise en page par dfaut aux bons de commande clients, il sera ncessaire de presser la touche ALT en mme temps que vous cliquez sur ce bouton afin de faire apparatre la fentre Slectionner le modle.

Voir le titre Prcisez les modles dimpression par dfaut, page 67.

Slectionnez le modle de mise en page ACCUS DE COMMANDE CLIENT.BGC qui se trouve dans le dossier DOCUMENTS STANDARDS / VENTES. Cochez loption Impression dtail des lignes composantes avant de cliquer sur le bouton Ouvrir ou de valider.

Constatez que le programme mentionne les lignes des articles composants mais que ces lignes ne sont pas valorises. Pour voir la diffrence, relancez une impression ou un aperu lcran sans cocher loption Impression dtail des lignes composantes Ne refermez pas la fentre du bon de commande car il va tre utilis dans la leon suivante. Cette leon est maintenant termine. Si vous dsirez faire une pause la fin de cette leon, arrtez le programme comme cela vous est montr dans la Leon 1 Dmarrage du programme Sage Gestion commerciale, page 24.

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Chapitre 6 Articles particuliers et fabrications

Leon 21 Gestion des livraisons


Objectif

Lobjectif de cette leon est de vous montrer toutes les fonctions permettant dautomatiser la gestion des livraisons aux clients.
tapes

Les tapes de cette leon sont les suivantes : 1. 2. 3. 4. Paramtrage pralable de la fiche de lentreprise. Utilisation de la fonction Prparation des livraisons clients avec changement des priorits. Validation de la prparation de livraison avec impression des tiquettes de colis. Gnration des bons de livraison clients en rsultant.

Versions du programme

Cette leon peut tre ralise avec les versions 100 Pack, 100 Pack Industrie et 100 Pack Plus du programme.
Informations pralables

Les Prparations de commandes clients sont des documents intermdiaires entre le bon de commande et le bon de livraison client. Ils permettent de constater les pices ou les lignes de pices qui peuvent tre traites ou pas et de modifier lordre de priorit. Si vous avez quitt le programme la fin de la leon prcdente, relancez-le comme il est indiqu au dbut de la Leon 3 Cration des lments comptables, page 72.
Astuces

La barre doutils Gestion des ventes sera utilise dans cette leon.

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Chapitre 6 Articles particuliers et fabrications

Paramtrage pralable
Afin de pouvoir utiliser la fonction Prparation des commandes clients, il est ncessaire deffectuer un paramtrage pralable de la fiche de lentreprise. Lancez la fonction Fichier / A propos de votre socit et ouvrez le volet Commercial. Cliquez sur longlet Gestion des livraisons pour ouvrir le volet correspondant.

Enregistrez, dans la zone Proposer les commandes livrer sous, un nombre de jours qui permette denglober les bons de commande clients en cours dans le fichier Diamant Vert. 60 est une valeur qui doit faire face tous les cas de figure.

Refermez la fentre en cliquant sur son bouton Fermer.

Traitement des prparations de commandes clients


Lancez la fonction permettant cette gestion : soit en slectionnant la fonction Traitement / Gestion des livraisons clients / Prparation des livraisons clients,

323 Sage France

Chapitre 6 Articles particuliers et fabrications

soit en cliquant sur le bouton Prparation des livraisons client de la barre doutils Gestion des ventes,

soit en cliquant sur licne Prparation des livraisons clients de la barre verticale Gestion des ventes Une fentre de paramtrage souvre alors.

Paramtrez comme premier critre de slection : Total HT dans la zone Priorit 1.

Modifiez les valeurs proposes comme indiqu et cliquez sur le bouton OK. Le rsultat de la recherche saffiche.

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Chapitre 6 Articles particuliers et fabrications

Cette fentre montre les diffrentes commandes clients en attente de traitement et correspondant aux critres de slection enregistrs dans la fiche de lentreprise. La colonne Livrable indique, sous la forme dune icne, les possibilits de livraison des commandes : la commande ou la ligne de commande peut tre livre totalement, la commande ou la ligne de commande ne peut pas tre totalement livre, la commande ou la ligne de commande ne peut pas tre livre.

Vrifiez ce qui ne permet pas la livraison de la premire commande.

Slectionnez la premire ligne et cliquez sur le bouton Liste des articles. La fonction affiche le dtail des lignes des commandes.

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Chapitre 6 Articles particuliers et fabrications

Constatez que ce sont les lignes des articles BAR002 et BAR008, en rupture de stock, qui empchent la livraison de cette commande.

Modification de lordre de priorit des livraisons

Revenez laffichage des pices en cliquant sur le bouton Liste des commandes. La colonne P (Priorit) de la fentre Visualisation des commandes prparer affiche lordre dans lequel les commandes seront traites par le programme. Modifiez cet ordre pour que la premire commande soit traite en dernier : 1. 2. Cliquez sur la ligne de la premire commande pour la slectionner. Cliquez deux fois sur le bouton Priorit infrieure qui se trouve sur le bord infrieur de la fentre. Lordre des commandes est modifi. Validez cette modification en cliquant sur le bouton Recalcul des disponibilits.

3.

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Chapitre 6 Articles particuliers et fabrications Gnration des prparations de livraison


Vous pouvez maintenant procder la gnration des bons de prparation de livraison en cliquant sur le bouton Gnration des PL. Une fentre de paramtrage va souvrir.

Laissez les valeurs proposes et cliquez sur le bouton OK. Slectionnez le modle LISTE DES PL PRPARER.BGC qui se trouve dans le dossier DOCUMENTS STANDARDS / LIVRAISONS CLIENTS accessible par la fentre Slectionner le modle qui va souvrir. Le document qui sera imprim pourra ressembler au suivant.

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Chapitre 6 Articles particuliers et fabrications

Ouvrez la liste des documents de vente et constatez quelle comporte des prparations de livraison, repres par une icne particulire, la place des bons de commande traits. Reprez le numro dune des pices.

Validation des prparations de livraison


Cette opration permet la transformation des prparations de livraison en bons de livraison clients. Elle est lance par la fonction Traitement / Gestion des livraisons clients / Validation des prparations de livraison clients. Elle permet galement dimprimer au pralable les tiquettes de colisage des articles livrs. Lancez cette fonction soit en la slectionnant dans son menu soit en cliquant sur le bouton Validation des prparations de livraison clients de la barre doutils Gestion des ventes.

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Chapitre 6 Articles particuliers et fabrications


Slectionnez Globale dans la zone Type de validation puis cliquez sur le bouton OK. Dcochez cette option pour que le programme vous propose les quantits qui peuvent tre livres.

Le rsultat de la slection apparat.

Cette liste affiche toutes les prparations de livraison trouves et permet de les transformer en bons de livraison. En attendant, imprimez les tiquettes de colisage.

Impression des tiquettes de colisage


Procdez comme suit : 1. 2. 3. Slectionnez la premire ligne en cliquant dessus. Amenez le curseur dans la zone de saisie correspondant la colonne N colis. Tapez le numro du colis : 1.

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Chapitre 6 Articles particuliers et fabrications


4. Validez la saisie par la touche ENTRE. Vous pouvez rpter cette slection pour les autres lignes de la fentre. Cliquez sur le bouton Imprimer les tiquettes de colisage. Dans la fentre Slectionner le modle qui souvre, choisissez le modle ETIQUETTE COLIS.BGC du dossiers DOCUMENTS STANDARDS / LIVRAISONS CLIENTS.

5. 6.

Le programme imprimera les tiquettes sur des feuilles au format A4. Vous pouvez demander un aperu avant impression.

Si la colonne Qt livre avait t vide, vous auriez pu amener le curseur dans la zone de saisie correspondant cette colonne et taper le nombre darticles que vous souhaitiez livrer. Licne de la colonne Etat serait passe au vert pour indiquer que la livraison tait possible.

Refermez les fentres en cliquant sur leur bouton Fermer.

Gnration des bons de livraison


Aprs ces oprations prparatoires au picking et la prparation de la commande, il est maintenant temps de gnrer le bon de livraison qui accompagnera les colis. Lancez la fonction qui permet cette gnration : slectionnez la fonction Traitement / Gestion des livraisons clients / Livraison des commandes clients ou cliquez sur le bouton Livraison commandes clients de la barre doutils Gestion des ventes.

Cette gnration aurait pu tre effectue directement partir de la fentre Prparation de livraison en cliquant sur le bouton Gnration des BL.

Une fentre de slection souvre.

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Chapitre 6 Articles particuliers et fabrications

Dans la zone Documents transformer en BL, slectionnez Prparation de livraison. Laissez cette option coche si vous voulez que les bons de livraison soient imprims.

Cliquez sur le bouton OK. Une seconde fentre de paramtrage souvre pour vous permettre la confirmation du numro de pice.

Laissez les valeurs proposes et cliquez sur le bouton OK. Si vous avez demand limpression des bons de livraison et si vous navez pas paramtr de modle de mise en page par dfaut, le programme vous demandera de lui indiquer quel modle prendre. Indiquez-lui le modle BON DE LIVRAISON CLIENT.BGC qui se trouve dans le dossier DOCUMENTS STANDARDS / VENTES. Vous pouvez vrifier dans la liste des documents de vente la prsence de ce nouveau BL. Refermez toutes les fentres ouvertes en cliquant sur leur bouton Fermer. Cette leon est maintenant termine. Si vous dsirez faire une pause la fin de cette leon, arrtez le programme comme cela vous est montr dans la Leon 1 Dmarrage du programme Sage Gestion commerciale, page 24.

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Chapitre 6 Articles particuliers et fabrications

Leon 22 Gestion des fabrications


Objectif

Cette importante leon dcrit en dtail toutes les oprations ncessaires pour raliser la gestion des fabrications darticles. En complment ces oprations viendra sajouter la notion de contremarque de fabrication.
tapes

Les tapes de cette leon sont les suivantes : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Cration des ressources et des articles correspondants. Cration dun centre de charges regroupant ces ressources. Cration darticles composants ncessaires la ralisation dun article nomenclature de fabrication. Cration dune commande client gnrant une prparation de fabrication. Envoi de la commande fournisseur. Rception de la commande fournisseur et gnration de lordre de fabrication puis du bon de fabrication. Vrification du prix de revient du compos et de leffet des articles ressources. Transformation du bon de commande client en bon de livraison puis en facture.

Versions du programme

Cette leon ne peut tre ralise quavec les versions du programme 100 Pack Industrie et 100 Pack Plus.
Informations pralables

Les versions prcises ci-dessus du programme Sage Gestion commerciale permettent la cration darticles nomenclaturs par assemblage de divers composants et la prise en compte des ressources ncessaires cet assemblage (machines, outils et personnel). Les articles en contremarque, quelle soit de fabrication ou fournisseurs, ne sont gnralement pas tenus en stock. Leur commande par un client ou leur appel dans une gamme de fabrication dclenche automatiquement une commande fournisseur ou un bon de fabrication. La rception des articles commands au fournis332 Sage France

Chapitre 6 Articles particuliers et fabrications


seur ou la ralisation de la fabrication permettent la livraison de la commande client lorigine de ces oprations. Toutes ces oprations senchanent par le simple lancement de fonctions adaptes. Cette leon va ncessiter la saisie dun nombre relativement important de donnes et darticles. Ces saisies sont la mesure des possibilits quoffrent les fonctions qui vont tre mises en jeu. Si vous avez quitt le programme la fin de la leon prcdente, relancez-le comme il est indiqu au dbut de la Leon 3 Cration des lments comptables, page 72.
Astuces

En plus des barres habituelles, vous utiliserez, dans cette leon, les barres doutils Gestion des articles, Gestion des ventes et Gestion des fabrications.

Cration des ressources


Les ressources sont les lments annexes ncessaires aux fabrications et qui influent sur le prix de revient des articles fabriqus. Ce sont les outils et les machines utiliss dans les fabrications ainsi que leur cot de fonctionnement et les personnels qui les mettent en uvre avec, bien entendu, les charges correspondantes. Nous verrons plus loin que ces ressources peuvent tre regroupes pour constituer des centres de charges.

Paramtrage pralable des ressources


Ce paramtrage commence par la cration darticles servant limputation des frais gnrs par les ressources. Crez trois articles qui serviront, dans les documents de fabrication, la mention des frais gnrs par les fabrications.

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Chapitre 6 Articles particuliers et fabrications


Les donnes concernant ces articles sont rsumes dans le tableau suivant. Toutes les zones non cites doivent tre maintenues leur valeur par dfaut.
Zone Article ZOUTILS Article ZMACHINES Volet Fiche principale Rfrence Dsignation Famille ZDV003 Frais outils fabrication ZDIVERS ZDV004 Frais machines fabrication ZDIVERS ZDV005 Frais ressources humaines fabrication ZDIVERS Article ZRH

Voir la Leon 5 Cration des lments commerciaux, page 107 du Chapitre 2 Paramtrage de la socit pour un rappel des explications concernant la saisie des articles.

Sauf indications contraires, refermez les fentres aprs saisies.

Aprs la cration de ces trois articles, il faut prciser leur destination au programme. Lancez la fonction Fichier / A propos de votre socit. Cliquez sur longlet Commercial pour atteindre le volet Paramtres gnraux.

Enregistrez les articles que vous venez de crer dans la zone Gestion des nomenclatures / ressources. Rfrez-vous au texte pour le mode opratoire.

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Chapitre 6 Articles particuliers et fabrications


Gestion des nomenclatures / ressources Affectez les articles de la faon suivante : 1. 2. 3. 4. 5. 6. Vrifiez que la zone de gauche affiche Article machine. Dans celle de droite, slectionnez larticle ZDV004 Frais machines fabrication. Slectionnez Article homme dans la zone de gauche. Dans celle de droite, slectionnez larticle ZDV005 Frais ressources humaines fabrication. Slectionnez Article outil dans la zone de gauche. Dans celle de droite, slectionnez larticle ZDV003 Frais outils fabrication.

Unit de temps Laissez lunit de temps propose par dfaut Heure centime. Dans ce cas les temps seront affichs et devront tre saisis sous forme dcimale (2 chiffres aprs la virgule). Exemple Une heure et demie sera note : 1,5. Deux heures trois quart seront notes : 2,75. Refermez la fentre de la fiche de lentreprise.

Cration des ressources


Une ressource est destine lenregistrement dune opration ponctuelle de fabrication. Exemples Exemples qui peuvent sappliquer la bijouterie : - dans le cas dun outil : lutilisation dun tabli pour maintenir une pice, - dans le cas dune machine : lutilisation dun touret lustrer, - dans le cas des ressources humaines : le temps que met loprateur polir chaque pice. Dans le cas de Diamant Vert, nous vous proposons denregistrer un article timbale en argent grav au nom de lenfant qui elle est destine. Les oprations de fabrication suivantes sont, partir dune timbale en argent vierge : utilisation dune machine graver, dure de gravage par loprateur,

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Chapitre 6 Articles particuliers et fabrications


utilisation dun touret pour le polissage / lustrage aprs gravure, dure de polissage par le mme oprateur. Il vous faut donc enregistrer quatre tapes, deux concernant des machines et deux concernant du personnel, pour arriver lobtention dune timbale grave. Ouvrez la liste, vide pour le moment, des ressources dune des manires suivantes : slectionnez la fonction Structure / Ressources ou cliquez sur le bouton Liste des ressources de la barre doutils Gestion des articles, cliquez ensuite sur le bouton Ajouter de la barre doutils Navigation ou pressez le raccourci clavier CTRL + J.

Une fiche vide souvre. Rappelez-vous de presser la touche TABULATION pour passer dune zone la suivante.

Enregistrez les valeurs dtailles dans le texte.

Pour plus dinformations sur les zones de ce volet et leur destination, veuillez vous rfrer au Manuel de rfrence du programme. Code Saisissez XGRAVEUSE.

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Chapitre 6 Articles particuliers et fabrications

Tout comme les articles divers sont marqus Z, il est conseill de reprer les articles entrant dans les fabrications par un caractre particulier. Dans Diamant Vert nous vous proposons le X. La gnration automatique des codes articles ne sapplique pas aux ressources.

Type Laissez la valeur Machine propose. Intitul Saisissez : Machine graver automatique. Cot horaire standard Saisissez : 5 valeur que vous avez dtermine en fonction de lamortissement de la machine, des oprations de rglage, dentretien, etc. Capacit de la ressource Saisissez les valeurs suivantes : 6 heures par jour pour 5 jours par semaine, valeurs que vous avez galement fixes en fonction des priodes ncessaires dentretien et de maintenance. Les autres zones pourront tre compltes ultrieurement. Crez deux autres fiches dont les donnes sont prcises dans le tableau suivant.
Zone Code Type Intitul Complment Cot horaire standard Capacit de la ressource XHOR01 Homme Hector Loger Horloger 47 7 heures par jour pour 5 jours par semaine 2,50 6 heures par jour pour 5 jours par semaine Ressource 2 XPOLI Machine Machine lustrer Ressource 2

Refermez toutes les fentres des ressources.

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Chapitre 6 Articles particuliers et fabrications

Cration dun centre de charges


Les machines dont vous venez denregistrer les fiches ressources tant affectes au mme atelier, crez un centre de charge qui regroupera toutes ces ressources utilises dans la mme tape de fabrication. Par contre, louvrier horloger charg de la gravure et du polissage pouvant tre employ dautres tches, il ne peut tre inclus dans le mme centre. Lancez la fonction qui vous permettra leur saisie : soit en slectionnant la fonction Structure / Centres de charges, soit en cliquant sur le bouton Centres de charges de la barre doutils Gestion des articles et stocks. Une liste vide souvre. Cliquez sur le bouton Ajouter de la barre doutils Navigation ou pressez le raccourci clavier CTRL + J pour crer un nouveau centre de charge.

Enregistrez les informations rsumes dans la liste ci-dessous : Code : ATELGRAV, Type : Machine, Intitul : Atelier de gravure.

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Chapitre 6 Articles particuliers et fabrications


Laissez les autres zones vides et cliquez sur longlet Ressources pour enregistrer les ressources en machines affectes cet atelier.

Saisissez ou slectionnez les ressources dans cette zone comme indiqu dans le texte. Validez ensuite.

Utilisez le bouton de liste droulante pour slectionner la premire ressource machine XGRAVEUSE. Validez ensuite. Vous voyez apparatre un message : Voulez-vous recalculer le cot horaire et la capacit des centres de charges ? Oui Non Ceci permet daffecter au centre de charges les cots horaires et capacits de la ressource en les cumulant aux valeurs dj prsentes (autres ressources dj enregistres et/ou valeurs propres affectes au centre de charges lui-mme entretien du local par exemple). Cliquez sur le bouton Oui. Enregistrez une deuxime ressource : XPOLIS et cliquez galement sur Oui au message qui va vous tre prsent. Cliquez sur longlet Fiche principale du centre pour constater les effets.

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Chapitre 6 Articles particuliers et fabrications

Constatez que le cot horaire standard du centre est le cumul des cots horaires des machines qui lui sont affectes et quil en est de mme pour la capacit du centre. Refermez les fentres ouvertes.

Cration dun article nomenclature de fabrication


Cration des articles de base
Au pralable il va falloir enregistrer la timbale en argent laquelle sapplique le processus de fabrication. De faon personnaliser chaque article, les timbales sont srialises, cest--dire quun numro de srie leur est affect et grav sur leur corps. Enregistrez larticle dont les caractristiques sont prcises dans le tableau ci-dessous.
Zone Contenu Volet Fiche principale Famille Rfrence Nomenclature Dsignation BIJOUXARG BAR010 Aucune Timbale en argent

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Chapitre 6 Articles particuliers et fabrications


Zone Prix dachat Coefficient Prix de vente HT Prix de vente particuliers 30 2 Calcul automatiquement recalculer (72,00) Contenu

Sous-volet Fournisseurs Rfrence N fournisseur Garantie Dlai appro TIARVI BILLO 12 10 Volet Complment Poids net Poids brut Dlai livraison 125 200 10 Volet Stock Suivi stock Stock mini (dpt Diamant Vert) Stock maxi Srialis 1 2

Toutes les zones non prcises restent leur valeur dorigine. Voir la Leon 5 Cration des lments commerciaux, page 107 du Chapitre 2 Paramtrage de la socit pour un rappel des explications concernant la saisie des articles.

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Chapitre 6 Articles particuliers et fabrications Cration de larticle nomenclature de fabrication


Au pralable il va falloir enregistrer la timbale en argent laquelle sapplique le processus de fabrication. Enregistrez larticle dont les caractristiques sont prcises dans le tableau ci-dessous.
Zone Contenu Volet Fiche principale Famille Rfrence Nomenclature Dsignation Prix dachat Coefficient Prix de vente HT Prix de vente particuliers BIJOUXARG BAR011 Fabrication Timbale en argent grave Laissez vide 2 100 (1) recalculer (120,00) Volet Complment Poids net Poids brut Dlai livraison Article en contremarque 125 200 15 Coch

1. Ce prix doit tre dtermin en fonction des articles et des ressources mises en jeu. Sa saisie est propose immdiatement pour plus de commodit.

Aprs saisie de la fiche article, passez celle de la fiche nomenclature. Cliquez sur le bouton Dtail de la nomenclature qui est devenu actif ds le paramtrage du type de nomenclature Fabrication.

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Chapitre 6 Articles particuliers et fabrications Saisie de la fiche nomenclature


Constatez dj que, par rapport aux nomenclatures vues dans une leon prcdente, la fentre comporte des volets supplmentaires.
Volet Compostions

Enregistrez la rfrence de larticle : BAR010. Prcisez le nombre darticles concernes : 1 et le mode dinsertion : Variable. Laissez les autres zones leur valeur par dfaut. Validez la ligne par la touche ENTRE.

Reportez-vous au Manuel de rfrence pour connatre lutilit de chaque zone. Voyez galement de titre Paramtrage de larticle li, page 140 dans la Leon 5 Cration des lments commerciaux.

Volet Gamme opratoire


Cliquez sur longlet correspondant pour ouvrir ce volet.

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Chapitre 6 Articles particuliers et fabrications

Enregistrez dans ces zones toutes les ressources mentionnes dans la liste. Reportez-vous aux explications dans le texte pour plus de prcisions. Validez chaque ligne saisie.

Le dtail des saisies est rsum dans un tableau plus loin dans cette leon. N opration Il est conseill daffecter un numro dordre la ressource affecte au composant. Ce numro sera repris dans la fiche suiveuse. Il permettra dobtenir le dtail des ressources faire intervenir dans chaque opration de fabrication de la nomenclature. Code Cette zone liste droulante permet de slectionner soit une des ressources en machine ou personnel ncessaires laccomplissement de la fabrication, soit un centre de charges regroupant plusieurs ressources. Dans notre cas, nous affecterons le centre de charges ATELGRAV en ce qui concerne les machines et le temps pass par louvrier horloger pour raliser le travail. Temps total Zone permettant de saisir le temps ncessaire pour la ralisation de lopration. Ce temps doit tre exprim dans lunit de temps saisie dans la fiche de la socit. Dans le cas de Diamant vert, il sagt de Heure centime, cest--dire que tous les temps doivent tre exprims en heures et centimes dheure.
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Chapitre 6 Articles particuliers et fabrications


Dans notre cas, nous estimons que : le temps ncessaire la gravure est de 15 minutes soit 0,25 en heure centime, le temps pass au polissage est de 5 minutes soit 0,08 heure, donc un total de 0,33 heure pour le centre de charge correspondant (arrondis 0,35), le temps pass par louvrier horloger est de 30 minutes, soit 0,50 en temps total pour cette ressource. Type de traitement du temps Cette zone liste droulante non ditable se trouve immdiatement droite de celle destine la saisie du temps total. Elle propose les choix suivants : Fixe : le temps est indpendant du nombre darticles composs fabriqus. Voir lexemple ci-dessous. Variable : (valeur par dfaut) le temps dutilisation de la ressource est fonction de la quantit darticles fabriqus. Voir lexemple ci-dessous. Dans le cas de Diamant Vert, tous les temps sont variables puisquils dpendent du nombre de timbales graves. Description de lopration Cette zone de 250 caractres alphanumriques permet la saisie dune description de la ressource dans la gamme opratoire. Les valeurs saisir sont rsumes dans le tableau ci-aprs. Rappelez-vous de valider aprs chaque saisie de ressource.
Zone Premire ressource N opration Code Temps total Type de temps Description 010 ATELGRAV 0,35 (soit 20 minutes) Variable Gravure et polissage Deuxime ressource N opration Ressource 020 XHOR01 Contenu

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Chapitre 6 Articles particuliers et fabrications


Zone Temps total Type de temps Description 0,50 (soit 30 minutes) Variable Oprations de gravure et de polissage Contenu

Constatez que le cot total standard des ressources est de lordre de 26 , ce qui justifie le prix de vente HT total de 100 de larticle grav.

Volet Prvisions
Vous constatez que la fourniture de timbales en argent graves est une activit qui se rpte rgulirement avec des quantits moyennes de 1 par mois. Vous pouvez enregistrer des prvisions de fabrication pour cet article. Cliquez sur longlet Prvisions.

Saisissez 12 dans cette zone et validez. La rpartition des quantits fabriquer se fait sur tous les mois de lexercice.

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Chapitre 6 Articles particuliers et fabrications


Les quantits peuvent tre ajustes mois par mois en slectionnant chaque ligne et en tapant la valeur dsire dans la zone de saisie. Lexercice prvisionnel de fabrication est paramtr dans le volet Initialisation de la fiche de lentreprise. Le Manuel de rfrence vous prcisera tout ce qui concerne les prvisions de fabrication. Refermez toutes les fentres ouvertes lcran.

Saisie dune commande client


Afin de gnrer le processus de fabrication et de gestion de la contremarque, il faut commencer par llment dclenchant qui est la commande du client. Enregistrez, dans le cadre du fichier Diamant Vert, une commande client pour 2 articles BAR011 Timbale en argent grave. Reportez-vous la leon Leon 7 Traitez une commande client, page 154 du Chapitre 3 Gestion courante pour un rappel des oprations de saisie des documents de vente.

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Chapitre 6 Articles particuliers et fabrications


Au moment de valider la ligne des deux articles en commande, vous verrez safficher une fentre de paramtrage Traitement de la commande client.

Cette fentre vous avertit que les articles commands ne sont pas disponibles en stock et vous propose de crer une prparation de fabrication les concernant car le programme a constat que larticle tait nomenclature de fabrication. Laissez les valeurs proposes et cliquez sur le bouton OK. La ligne darticle est valide. Vous pouvez, ce stade, refermer la commande client ainsi que la liste des documents de vente si elle est ouverte. Quel a t leffet de cette validation ? Vous pouvez le constater tout de suite en lanant la fonction de gestion des fabrications : slectionnez la commande Traitement / Gestion des fabrications / Documents de fabrication, ou cliquez sur le bouton Liste des documents de fabrication de la barre doutils Gestion des fabrications.

348 Sage France

Chapitre 6 Articles particuliers et fabrications

Un document est apparu dans cette liste. Licne prsente sur sa ligne indique quil sagt bien dune prparation de fabrication.

Ouvrez ce document en faisant un double clic sur sa ligne.

Constatez quil ne mentionne que les deux articles en prparation.

Confirmation de la quantit livre


Pour confirmer les quantits qui doivent tre livres, il est possible de demander laffichage de la colonne mentionnant ces valeurs. Procdez comme pour la colonne Affaire affiche dans les factures de vente. Voir le titre Rendre une colonne disponible laffichage, page 254.

349 Sage France

Chapitre 6 Articles particuliers et fabrications


Dans notre cas, paramtrez laffichage de la colonne Qt livre (quantit livre) dans la fentre de la prparation de fabrication dabord en la rendant disponible laffichage par les oprations suivantes : lancez la fonction Fichier / A propos de votre socit, ouvrez le volet Options, slectionnez loption Organisation et ouvrez-la par un double clic sur sa ligne, ouvrez les Documents des stocks par un double clic sur leur ligne, ouvrez Prparation de fabrication par un double clic sur sa ligne, dans la liste des colonnes possibles dans ce document, cherchez et cliquez sur la ligne de la colonne Qt livre, cliquez sur loption Disponible pour le fichier, validez, refermez la fentre de lentreprise. Maintenant il faut demander laffichage effectif de cette colonne par la fonction Personnaliser la liste du menu contextuel. Voir le titre cit prcdemment. Une fois la colonne affiche, slectionnez la ligne des articles en prparation puis enregistrez la valeur 2 dans la colonne Qt livre pour confirmer la mise en fabrication de deux timbales. Validez la ligne aprs saisie.

La colonne Qt livre mentionne les quantits darticles prparer.

350 Sage France

Chapitre 6 Articles particuliers et fabrications


Refermez le document Prparation de commande. Vous pouvez laisser ouverte la liste des documents de fabrication pour voir les volutions successives.

Les documents de fabrication sont des documents des stocks. Ils apparaissent la fois dans la liste des documents des stocks et dans celle des fabrications.

Calcul des besoins


Il est intressant de vrifier, lorsque plusieurs commandes clients sont enregistres, le besoin en articles ncessaires pour la fabrication. Lancez la fonction qui vous renseignera sur ce point : soit en slectionnant la fonction Traitement / Gestion des fabrications / Calcul des besoins, soit en cliquant sur le bouton Calcul des besoins de la barre doutils Gestion des fabrications.

Une fentre de paramtrage souvre. Cest ce que lon appelle une fentre de slection simplifie.

Par dfaut, les articles en contremarque ne sont pas affichs par cette fonction. Pour les faire apparatre, il est ncessaire de paramtrer une fonctionnalit qui nest disponible que dans le format de slection complet. Cliquez sur le bouton Plus de critres. Une fentre souvre qui offre les mmes critres que ceux de la prcdente mais en propose et permet den ajouter dautres.

351 Sage France

Chapitre 6 Articles particuliers et fabrications

Reprez la ligne Articles/ Nomenclatures / Contremarque. Cliquez dessus pour la slectionner. Slectionnez Tous dans la zone de saisie et validez.

Cliquez ensuite sur le bouton Imprimer. Une liste apparat.

Le programme vous indique que, en fonction des paramtres enregistrs dans la fentre de slection, il a trouv quil tait ncessaire de commander deux timbales en argent non graves. Il serait possible, ce stade, de gnrer la commande fournisseur pour lobtention des deux articles manquants. Vous allez voir une autre possibilit de vrifier les besoins.

352 Sage France

Chapitre 6 Articles particuliers et fabrications


Refermez la fentre Proposition de commande fournisseur en cliquant sur son bouton Fermer. Refermez galement le format de slection Rapprovisionnement.

Simulation de fabrication
Cette deuxime mthode de vrification des besoins est la simulation de fabrication. Lancez la fonction correspondante : soit en slectionnant la fonction Traitement / Gestion des fabrication / Simulation de fabrication, soit en cliquant sur le bouton Simulation de fabrication de la barre doutils Gestion des fabrications.

Cette fonction peut galement tre lance par le bouton Simuler la fabrication de la fentre de la Prparation de fabrication.

Une fentre dassistant souvre.


Enregistrez la rfrence de larticle tester : BAR011. Saisissez la quantit fabriquer : 2. En ce qui concerne les dates, voir les explications donnes dans le texte ci-dessous. Cliquez sur le bouton Fin.

353 Sage France

Chapitre 6 Articles particuliers et fabrications


La fourchette de date permet de vrifier que, au cours de la priode pendant laquelle les articles doivent tre fabriqus, les ressources (machines et ouvriers) seront bien disponibles pour cette fabrication. Dans le cas contraire, le programme vous en avertirait. Le programme va ouvrir une liste (vide louverture) donnant le dtail des articles et des ressources. Validez pour faire apparatre les valeurs concernant larticle slectionn.

Utilisez la barre de dfilement horizontal pour faire apparatre la colonne Etat stock. Licne rouge quelle contient vous avertit que les articles sont totalement manquants. Cliquez maintenant sur le bouton Simulation fabrication ressource pour vrifier ltat des ressources.

Licne verte indique que les ressources sont disponibles pour la gamme de fabrication envisage dans la priode prcise.
354 Sage France

Chapitre 6 Articles particuliers et fabrications


Revenez la liste des articles en cliquant sur le bouton Simulation fabrication nomenclature. Vous allez passer commande des articles manquants au fournisseur. Cliquez sur la ligne de larticle BAR010 Timbale en argent pour la slectionner puis sur le bouton Gnrer les documents qui se trouve sur le bord infrieur de la fentre. Une fentre de paramtrage Gnration des commandes souvre.

Slectionnez Bon de commande avant de cliquer sur le bouton OK.

Si vous navez pas paramtr de document de mise en page par dfaut pour les commandes fournisseurs, une fentre Slectionner le modle va souvrir. Choisissez le modle de mise en page BON DE COMMANDE FOURNISSEUR.BGC qui se trouve dans le dossier DOCUMENTS STANDARDS / ACHATS.

Choisissez de prfrence une impression sur papier plutt quun aperu avant impression.

Ouvrez la liste des documents des achats et constatez quun nouvelle commande y est prsente pour 2 articles BAR010. Ne refermez pas cette pice.

Rception des articles et dclenchement de la fabrication


Supposez que vous soyez quelques jours plus tard et que vous veniez de rceptionner la commande du fournisseur. Enregistrez cette rception. Cliquez sur le bouton Transformer le document qui se trouve dans len-tte de ce document. Une fentre de paramtrage souvre.

355 Sage France

Chapitre 6 Articles particuliers et fabrications

Laissez Bon de livraison slectionn et cliquez sur le bouton OK.

La commande fournisseur se referme. Elle est remplace dans la liste des documents dachat par un bon de rception mais auparavant une fentre dcrite ci-dessous souvre.

Si vous avez la curiosit de lancer une Simulation de fabrication, vous constaterez que la ligne des articles BAR010 est maintenant marque dun symbole vert indiquant leur disponibilit en stock.

Enregistrement du numro de srie


La validation de la gnration du bon de livraison fournisseur a t suivie de lapparition dune nouvelle fentre Srialisation. Le programme constatant que les timbales en argent sont suivies par numro de srie demande que lon enregistre les numros de celles qui vont entrer en stock.

356 Sage France

Chapitre 6 Articles particuliers et fabrications

Enregistrez le numro de srie dans cette zone. Voir le texte pour le dtail des saisies faire.

Nous verrons plus en dtail les articles srialiss et grs par lot dans la leon suivante. Pour le moment enregistrez les numros de srie des timbales entres en stock. Assurez-vous que le curseur est bien dispos dans la zone de saisie de la colonne Numro. Vous pourriez taper deux numros de srie et valider chaque fois. Nous allons vous montrer une solution plus rapide si les deux articles ont de numros qui se suivent. Tapez le numro du premier article suivi dun astrisque (*) : TIAR001* et pressez la touche ENTRE. Aussitt le programme gnre les numros TIAR001 et TIAR002. Cliquez sur le bouton OK pour fermer la fentre de srialisation et valider les numros saisis. Vous pouvez aussi refermer la liste des documents des achats.

Gnration de lordre de fabrication


Les articles et les ressources tant maintenant disponibles, procdez la mise en fabrication des articles. Pour cela, cliquez sur la ligne de la prparation de fabrication prsente dans la liste Documents de fabrication qui est thoriquement ouverte lcran. Faites un double clic sur la ligne de la prparation de fabrication pour louvrir.

357 Sage France

Chapitre 6 Articles particuliers et fabrications

Gnration de lordre de fabrication

Cliquez sur le bouton Transformer le document. Une fentre de slection souvre.

Slectionnez Ordre de fabrication et cliquez sur le bouton OK.

Aussitt aprs une nouvelle fentre srialisation va souvrir pour vous permettre de slectionner les articles BAR010 qui doivent passer en fabrication.

358 Sage France

Chapitre 6 Articles particuliers et fabrications

Cliquez simplement sur le bouton Automatique pour que le programme slectionne luimme les articles fabriquer.

Les deux articles passent de la zone du haut celle du bas. Cliquez sur le bouton OK pour valider cette slection. La liste des documents de fabrication rapparat avec un nouveau document, un ordre de fabrication repr par une icne particulire sur sa ligne.

Impression de la fiche suiveuse


La fiche suiveuse est destine aux services de fabrication et dtaille les oprations raliser. Pour limprimer, slectionnez la ligne de lordre de fabrication dans la liste et cliquez sur le bouton Imprimer le(s) document(s) dispos sur le bord infrieur de la fentre.

Vous pourriez galement ouvrir lordre de fabrication ce qui vous permettrait de constater qu ce niveau, seules les sorties et entres de stock sont constates par ce document et que les processus de fabrication ne sont pas encore pris en compte.

Dans la fentre Slectionner le modle qui va souvrir, choisissez le modle de mise en page FICHE SUIVEUSE.BGC qui se trouve dans le dossier DOCUMENTS STANDARDS / STOCKS.

359 Sage France

Chapitre 6 Articles particuliers et fabrications

Constatez que ce document mentionne non seulement les articles sortir de stock pour les traiter mais aussi les gammes opratoires et celles-ci en double puisque deux articles doivent tre fabriqus.

mission du bon de fabrication


Ce document est essentiel dans le processus de fabrication car il va constater la fabrication du ou des articles et modifier leur prix de revient en consquence. Si la liste des documents de fabrication est ouverte lcran, slectionnez la ligne de lordre de fabrication et cliquez sur le bouton Transformer le(s) document(s) dispos sur le bord de la fentre.

Si lordre de fabrication est ouvert lcran, cliquez sur le bouton Transformer le document. Dans les deux cas une fentre de dialogue souvre.

360 Sage France

Chapitre 6 Articles particuliers et fabrications

Laissez les valeurs proposes et cliquez sur le bouton OK.

Affectation des ressources et gammes opratoires


La validation de la fentre de transformation en bon de fabrication fait apparatre une fentre particulire intitule Affectation ressource / gamme opratoire.

Cette fentre permet daffecter des ressources ou des gammes opratoires supplmentaires la fabrication en cours de ralisation. Elle ne souvre que lorsquun centre de charges est affect une opration de fabrication. Dans notre cas, aucune opration supplmentaire nayant t ralise, il suffit de cliquer sur le bouton Annuler pour nenregistrer aucune opration supplmentaire. Le bon de fabrication apparat dans la liste des articles. Il est repr par une icne particulire. Faites un double clic sur sa ligne pour louvrir.
361 Sage France

Chapitre 6 Articles particuliers et fabrications

Constatez que les oprations de fabrication sont maintenant chiffres.

Influence sur le prix de revient de larticle nomenclatur


Faites un double clic sur la dernire ligne de la pice, celle de larticle BAR011 Timbale en argent grave. Sa fiche article souvre. Cliquez sur longlet Stock pour ouvrir le volet correspondant.

362 Sage France

Chapitre 6 Articles particuliers et fabrications

Constatez que le prix de revient mentionn dans le bon de fabrication a t report dans ce volet.

Refermez toutes les fentres.

Livraison de la commande client


Les articles commands ayant t fabriqus, il est maintenant temps de procder la livraison du client lorigine de ces oprations. Pour cela : slectionnez la fonction Traitement / Contremarque / Affectation des bons de fabrication ou cliquez sur le bouton Affectation des bons de fabrication de la barre doutils Gestion des fabrications.

Une fentre de slection souvre.

363 Sage France

Chapitre 6 Articles particuliers et fabrications

Laissez les valeurs proposes et cliquez sur le bouton OK. Une liste Visualisation des commandes livrer souvre.

Elle prcise quune commande du client Carat est en attente et que les 2 articles quelle comporte sont livrables et rsultent dun bon de fabrication. Assurez-vous que la colonne P (Pointer/Dpointer), tout fait droite, est coche (prsence dune coche ).

Cliquez alors sur le bouton Gnrer les livraisons clients. Une fentre de dialogue souvre.

364 Sage France

Chapitre 6 Articles particuliers et fabrications

Laissez les valeurs proposes et cliquez sur le bouton OK. Le bon de livraison client est gnr et la livraison peut tre effectue. Limpression du document est demande. Slectionnez le modle BON DE LIVRAISON CLIENT.BGC qui se trouve dans le dossier DOCUMENTS STANDARDS / VENTES. Refermez toutes les fentres encore ouvertes en cliquant sur leur bouton Fermer. Cette leon est maintenant termine. Si vous dsirez faire une pause la fin de cette leon, arrtez le programme comme cela vous est montr dans la Leon 1 Dmarrage du programme Sage Gestion commerciale, page 24.

365 Sage France

Chapitre 6 Articles particuliers et fabrications

Leon 23 Articles grs par lots et srialiss


Objectif

Cette leon vous montre comment traiter les articles grs par lots. Les articles srialiss ont t vus brivement dans la leon prcdente.
tapes

Les tapes de la leon sont organises de la manire suivante : 1. 2. 3. 4. Cration dun article suivi par lot. Commande de cet article son fournisseur. Rception de larticle et enregistrement des numros de lot. Suivi et traabilit des articles numros de srie ou de lot.

Versions du programme

Cette leon ne peut tre ralise quavec les versions 100 Pack Plus du programme.
Informations pralables

Les articles srialiss sont ceux qui comportent un numro de lot. Les articles grs par numro de srie comportent, lidentique des prcdents, un numro de srie. Leur gestion est tout fait identique et doit prendre en compta les numros des articles achets ou vendus. Si vous avez quitt le programme la fin de la leon prcdente, relancez-le comme il est indiqu au dbut de la Leon 3 Cration des lments comptables, page 72.
Astuce

Vous utiliserez dans cette leon les barres doutils Gestion des articles et Gestion des achats. Reportez-vous aux leons prcdentes pour leur affichage.

366 Sage France

Chapitre 6 Articles particuliers et fabrications

Cration dun article suivi par numro de lot


Nous vous proposons de crer un article comportant un numro de lot tel un lot de 10 brillants synthtiques destins tre monts sur des bijoux. Reportez-vous la Leon 5 Cration des lments commerciaux, page 107 du Chapitre 2 Paramtrage de la socit pour un rappel des manipulations raliser. Enregistrez un article tel le suivant. Les zones non prcises doivent rester leur valeur par dfaut.
Zone Contenu Volet Fiche principale Famille Rfrence Dsignation Prix dachat Prix de vente Prix de vente TTC BIJOUXARG BAR012 Brillants synthtiques 50 Automatique 120,00 Sous volet Fournisseur Rfrence (fournisseur) N fournisseur QEC (1) Garantie Dlai appro(visionnement) LBS2 BILLO 2 24 30

Volet Complment Poids net Poids brut Dlai livraison Garantie 0,01 0,1 30 12 Volet Stock 367 Sage France

Chapitre 6 Articles particuliers et fabrications


Zone Suivi stock Dpt Stock mini Stock maxi Par lot Diamant vert 2 4 Contenu

1. La QEC (Quantit conomique de Commande) est une valeur que vous prcisez en fonction des besoins et des sorties de stock constates de larticle.

Refermez la fiche article et ventuellement la liste des articles aprs cration.

Commande de larticle au fournisseur et livraison


Commandez larticle que vous venez de crer son fournisseur. Pour cela : cliquez sur le bouton Saisir une commande fournisseur de la barre doutils Gestion des achats ou

cliquez sur licne Saisir une commande fournisseur de la barre verticale Gestion des articles et stocks. Enregistrez une commande telle la suivante.

368 Sage France

Chapitre 6 Articles particuliers et fabrications

Enregistrez une quantit de 5 articles.

Paramtrez et validez len-tte de la pice afin de pouvoir saisir les lignes. Aprs saisie de la ligne darticle, cliquez immdiatement sur le bouton Transformer le document comme si les articles venaient dtre livrs. Une fentre de dialogue souvre.

Cliquez sur la case Facture pour indiquer que le fournisseur a joint sa facture la livraison. Le programme considrera que la facture tient lieu de bon de livraison. Cliquez sur le bouton OK.

Aussitt une fentre va souvrir pour vous permettre denregistrer les numros de srie des montres livres. Cette saisie est obligatoire dans le cas darticles grs en srialis.

369 Sage France

Chapitre 6 Articles particuliers et fabrications

Tapez, dans ces zones, les informations prcises dans le texte.

Tapez le premier numro de srie dans les zones de saisie des colonnes suivantes : Numro : BR001001* en prenant soin de faire suivre ce numro dun astrisque (*) ; Qt entre : 10 car il y a 10 brillants par lot ; Premption: laissez vide, les brillants ne sont pas prissables ; Fabrication : laissez la valeur propose ; Complment srie/lot : ajoutez une information sur le mois et lanne dapprovisionnement : 0606. Utilisez la touche TABULATION pour passer dune zone la suivante. Validez aprs la saisie de la premire ligne. Constatez que le programme insre quatre numros la suite du premier en incrmentant le numro de lot (prsence de lastrisque).

370 Sage France

Chapitre 6 Articles particuliers et fabrications

Validez cette fentre en cliquant sur le bouton OK. La livraison des articles est enregistre.

Si vous avez la curiosit douvrir cette facture, vous constaterez quelle comporte 5 lignes car les articles grs par lot sont toujours traits par nombre de lots. Les articles srialiss sont, eux, toujours traits lunit.

Les ventes de tels articles obissent aux mmes principes : leur insertion dans une pice de vente fait souvrir une fentre de dialogue dans laquelle les numros de lot disponibles sont mentionns et il vous est possible de choisir ceux qui doivent tre livrs. Refermez toutes les fentres encore ouvertes en cliquant sur leur bouton Fermer.

Suivi dun article numro de srie ou de lot


Si, pour une raison quelconque, vous avez besoin de savoir ce quest devenu un article gr par numro de srie ou de lot, il est une fonction qui vous permet de le savoir immdiatement. Vous allez rechercher ce quil est advenu dun des articles srialiss utiliss dans la leon prcdente. Cration dun article nomenclature de fabrication, page 340.

371 Sage France

Chapitre 6 Articles particuliers et fabrications

Si vous navez pas ralis cette leon, lancez linterrogation sur un des articles lot crs dans la prsente leon.

Lancez la fonction Traitement / Interrogation de compte / Suivi/traabilit srie/lot. Vous pouvez aussi lancer cette fonction en cliquant sur le bouton Interrogation de suivi traabilit srie/lot de la barre doutils Gestion des articles et des stocks. Une fentre Interrogation valeurs globales souvre.
Slectionnez larticle BAR010 dans la zone Article. Validez Dans la zone N srie/ lot, slectionnez un des numros affects ces articles, par exemple : TIAR001. Validez nouveau.

La fentre se complte avec les informations concernant larticle.

372 Sage France

Chapitre 6 Articles particuliers et fabrications


Cliquez sur le bouton Interrogation composs. La fentre qui souvre vous indique dans quel article compos celui en cours dinterrogation a t utilis lors de la fabrication.

En faisant dfiler toutes les colonnes de cette fentre et en les largissant au besoin, vous constaterez ce quil est advenu de cet article. Si vous voulez savoir ce que larticle compos BAR011 dans lequel larticle interrog ci-dessus est devenu, il faut refermer la prsente fonction puis lancer Traitement / Interrogation de compte / Interrogation de compte article et, comme ici, slectionner puis valider la rfrence de larticle. Le bouton Interrogation commerciale de cette fonction vous prcisera si larticle a t vendu et, en ajoutant les colonnes qui conviennent grce la fonction Personnaliser la liste, vous connatrez les rfrences de la pice et par l mme les coordonnes du client. Refermez toutes les fentres. Cette leon est maintenant termine. Si vous dsirez faire une pause la fin de cette leon, arrtez le programme comme cela vous est montr dans la Leon 1 Dmarrage du programme Sage Gestion commerciale, page 24.

373 Sage France

Chapitre 6 Articles particuliers et fabrications

Leon 24 Circuit de validation des pices


Objectif

Cette leon vous montre comment grer le circuit de validation des pices.
tapes

Les tapes de la leon sont organises de la manire suivante : 1. 2. 3. Paramtrages pralables de la fiche de lentreprise et de la fonction Autorisation daccs avec cration dutilisateurs. Saisie dun bon de commande client. Transformations successives de ce bon de commande en bon de livraison puis en facture avec gestion du circuit de validation.

Versions du programme

Cette leon ne peut tre ralise quavec les versions 100 Pack Plus du programme.
Informations pralables

Le circuit administratif ou circuit de validation des pices est une fonctionnalit qui sapplique aussi bien aux pices dachat qu celles de vente et qui offre lutilisateur la possibilit de contrler les documents mis chaque tape de leur gestion ainsi que les personnes habilites raliser telle ou telle opration. Les circuits administratifs des pices sont troitement lis avec la fonction Autorisation daccs. Si vous avez quitt le programme la fin de la leon prcdente, relancez-le comme il est indiqu au dbut de la Leon 3 Cration des lments comptables, page 72.
Astuce

Vous pouvez utiliser la barre doutils Gestion des ventes.

374 Sage France

Chapitre 6 Articles particuliers et fabrications

Paramtrages pralables
Paramtrage du circuit administratif des pices
Vous souhaitez crer deux niveaux dans la gestion des pices de votre programme : un niveau charg de la saisie des pices et de leur traitement, un deuxime charg de la validation des pices avant leur transformation ou leur acceptation. Pour cela, vous allez paramtrer le circuit des pices de faon permettre cette hirarchie des traitements. Vous affecterez galement une souche de numrotation aux pices de vente (pour limiter les saisies). Ouvrez la fiche de lentreprise : soit en slectionnant la fonction Fichier / A propos de votre socit, soit en cliquant sur le bouton A propos du fichier de la barre doutils Standard.

Paramtrage dune souche de numrotation

Ouvrez le volet Options puis faites un double clic sur la ligne Souches et numrotation.

375 Sage France

Chapitre 6 Articles particuliers et fabrications

Faites un double clic sur la ligne Documents des ventes.

Enregistrez Ventes dans la zone Intitul des souches. Slectionnez le journal VTE Ventes dans la zone Journal de vente. Le journal de situation a t enregistr dans une prcdente leon. Ces zones indiquent les numros qui seront affects aux prochaines pices lors de leur gnration. Il est possible de les modifier comme indiqu dans le texte.

Intitul des souches Vous pouvez crer autant de souches que vous le dsirez et pour chaque affecter un journal de vente et de situation diffrents.
376 Sage France

Chapitre 6 Articles particuliers et fabrications


Exemple Vous pouvez crer une souche pour les ventes en France et une autre pour les ventes lexportation. N de pice courant Les chiffres affichs sont ceux qui seront affects aux prochaines pices cres. Exemple Si la valeur affiche sur la ligne Prparation de livraison est 4, la prochaine prparation de livraison portera le numro 4. Il est possible de modifier cette numrotation ( condition de ne pas crer de doublons pour une mme pice). Il est galement possible de faire prcder le numro dun radical. Paramtrez les valeurs suivantes (en conservant le numro atteint par le type de pice de vente) :
Type de pice (Ventes) Bon de commande Prparation de livraison Bon de livraison Facture Facture de retour Numrotation BCC0005 (1) PLC0004 BLC0004 FC0005 FRC0003

1. BCC = Bon de Commande Client.

Vous pouvez paramtrer dautres pices telles les devis.

Validez aprs ces paramtrages.


Paramtrage du circuit des pices

Tout en restant dans les options de lentreprise, slectionnez loption Organisation.

377 Sage France

Chapitre 6 Articles particuliers et fabrications

Faites un double clic sur la ligne Documents des ventes.

La fentre qui souvre mentionne la souche qui a t cre.

Slectionnez la ligne Bon de commande. Cochez la case Saisi. Laissez la case A prparer coche. Validez par la touche ENTRE.

378 Sage France

Chapitre 6 Articles particuliers et fabrications

Pour limiter les saisies, nous nous contenterons de paramtrer le circuit des principales pices de vente : bons de commande, bons de livraison et factures.

Refaites les mmes oprations pour les pices suivantes : Bon de livraison : cochez : Saisi et A facturer, Facture : cochez : Saisi et A comptabiliser. Noubliez pas de valider aprs avoir coch les cases. Refermez ensuite la fentre.

Paramtrage des autorisations daccs


Aprs enregistrement des niveaux de traitement de quelques pices de vente il vous faut prciser qui aura droit assurer les traitements correspondants. Pour cela : slectionnez la fonction Fichier / Autorisations daccs ou cliquez sur le bouton Autorisations daccs de la barre doutils Standard.

379 Sage France

Chapitre 6 Articles particuliers et fabrications

Le niveau Administrateur est propos par dfaut. Saisissez dans cette premire zone le mot de passe qui lui sera affect et confirmez ce mot de passe.

Enregistrez un mot de passe pour ladministrateur

Les programmes Sage Gestion commerciale sont fournis sans niveau de protection paramtr par dfaut. Vous avez pu le constater par le libre accs que vous avez toutes les fonctions. Ce libre accs est rserv aux Administrateurs qui seuls peuvent et doivent pouvoir accder toutes les fonctions. Il est indispensable daffecter ce ou ces Administrateurs un mot de passe sinon le programme ne sera pas protg.

Les mots de passe ne doivent tre affects que dans lventualit o vous souhaitez limiter laccs certaines fonctions certaines personnes et pas dautres. Si vous souhaitez laisser libre accs toutes les fonctions tous les utilisateurs potentiels, nenregistrez aucun mot de passe.

Dans le cadre de votre dcouverte, affectez (mme temporairement) un mot de passe ladministrateur. Dans la zone Mot de passe tapez : admi. Pour des raisons de scurit, le programme remplace les caractres taps (4 au maximum) par des astrisques (*). Confirmez ce mot de passe en le retapant dans la zone Confirmation.

2
380 Sage France

Il est indispensable de bien noter comment vous avez saisi votre mot de passe. Pour le programme un A est diffrent dun a.

Chapitre 6 Articles particuliers et fabrications


Crez un deuxime utilisateur

Ce deuxime utilisateur sera un oprateur de saisie dont les droits seront limits la saisie des pices. Dans la zone Niveau, tapez :
Oprateur

par dessus la mention <Administrateur> qui ne sera pas efface car elle est incluse dans le programme. Pressez la touche TABULATION et, dans la zone Mot de passe, remplacez la valeur prsente par : oper. Confirmez ce mot de passe dans la zone Confirmation puis validez Il reste maintenant affecter les droits daccs loprateur de saisie.
Affectation des droits daccs

Assurez-vous pendant toutes les saisies qui vont suivre que la ligne slectionne dans la liste du haut de la fentre Autorisations daccs est bien Oprateur.

La premire opration faire lorsque lon cre des niveaux dutilisateurs est de leur interdire laccs la fonction Autorisation daccs (dans le menu Fichier) sinon ils auraient tout loisir de modifier les paramtrages que vous leur avez affects.

Faites dfiler le contenu de la liste du bas jusqu voir apparatre Circuit de validation des pices. Cliquez sur le petit bouton en face de ce titre pour dvelopper son contenu. Faites de mme en face du titre Ventes. La liste des fonctions pouvant tre protges apparat.

381 Sage France

Chapitre 6 Articles particuliers et fabrications

Vrifiez que la ligne Oprateur est bien slectionne pendant vos paramtrages. Cliquez sur chacune des lignes prcises dans le texte ci-dessous. Cliquez ensuite sur le bouton Interdit en lecture.

Pour interdire loprateur la possibilit de transformer un bon de commande client en une autre pice, quelle quelle soit : cliquez sur la ligne : Bon de commande : Prpar pour la slectionner,

puis cliquez sur le bouton Interdit en lecture.

Le petit cadenas ouvert en dbut de ligne se transforme en cadenas ferm pour indiquer que cette fonction est verrouille pour loprateur. Faites de mme pour les lignes Bon de livraison : A facturer et Facture : A comptabiliser. Il nest pas ncessaire de valider aprs chaque modification. Refermez simplement la fentre laide de son bouton Fermer.

Mise en application du circuit de validation


Pour bien montrer leffet du paramtrage qui vient dtre effectu, vous allez refermer le fichier puis le rouvrir comme si vous tiez loprateur de saisie.

382 Sage France

Chapitre 6 Articles particuliers et fabrications


Pour fermer le fichier, cliquez sur le bouton Fermer le fichier de la barre doutils Standard ou pressez les touches CTRL + W. Rouvrez ensuite le fichier Diamant vert (ou le vtre) en cliquant sur le bouton Ouvrir un fichier ou en tapant CTRL + O puis slectionnez le fichier dsir. Une petite fentre Autorisation daccs va souvrir.

Nom dutilisateur Slectionnez le niveau dutilisateur Oprateur : pour cela effacez la mention prsente dans cette zone avec la touche SUPPR puis utilisez le bouton de liste droulante pour slectionner ce niveau. Mot de passe Tapez ensuite le mot de passe oper dans cette zone. Cliquez sur le bouton OK pour accder au fichier. Lancez maintenant la fonction Traitement / Documents des ventes. Remarquez que : vous avez accs toutes les pices qui y sont prsentes ; quil vous est impossible de transformer ces pices (passage de bon de livraison facture ou de bon de commande bon de livraison) ; que certaines fonctions de len-tte de ces pices ne vous sont pas accessibles ; que par contre vous pouvez enregistrer de nouvelles pices, bons de commande, bons de livraison ou factures et que leur statut, mentionn dans len-tte, est Saisi. Dans ce cas toutes les fonctions disponibles dans la pice vous sont accessibles sauf les transformations. Remarquez galement que le numro de ces nouvelles pices suit le paramtrage que vous avez ralis. Si vous refermez le fichier Diamant vert et que vous louvrez nouveau en enregistrant comme nom dutilisateur <Administrateur> et comme mot de passe admi, vous avez de nouveau accs toutes les fonctions des documents des ventes.

383 Sage France

Chapitre 6 Articles particuliers et fabrications

Si vous voulez supprimer un niveau dutilisateur et son mot de passe, il suffit de lancer la fonction Fichier / Autorisations daccs et deffacer les dsignations des niveaux crs avec le bouton Supprimer de la barre doutils Navigation et avec la touche SUPPR les mots de passe paramtrs. Le niveau Administrateur ne peut pas tre supprim.

Refermez toutes les fentres encore ouvertes en cliquant sur leur bouton Fermer. Cette leon est maintenant termine. Arrtez le programme comme cela vous est montr dans la Leon 1 Dmarrage du programme Sage Gestion commerciale, page 24.

384 Sage France

En conclusion

En conclusion
La dcouverte des fonctions de base du programme Sage Gestion Commerciale se termine ici. Nous vous avons prsent les fonctionnalits les plus courantes du programme, tout du moins celles dont nous pensons que vous vous servirez le plus souvent. Pour parfaire votre connaissance du programme, vous pouvez installer et consulter le manuel de rfrence lectronique du programme Sage Gestion Commerciale qui vous explique, de manire exhaustive, lutilisation de chacune des fonctions et zones du programme.

385 Sage France

En conclusion

386 Sage France

Index

Index
A
A propos de... .................................................................. 43 Abonnement
Pice modle ................................................................... 243 Gammes de prix .................................................................55 Mise jour des tarifs ............................................... 282, 286

Articles conditionnement ........................................180 Articles grs par lots .................................................366 Articles grs par numro de srie ou de lot
Suivi ...................................................................................371

Affectation de gammes opratoires ....................... 361 Affectation de ressources ......................................... 361 Affectation des bons de fabrication
Contremarque .................................................................. 363

Articles lis
Gestion ..............................................................................179

Articles srialiss .........................................................366 Assistant de cration de fichier ..................................31

Affichage dune colonne


Pices commerciales ....................................................... 163

Ajouter un document
Stocks ............................................................................... 150 Ventes ............................................................................... 156

B
Barre doutils
Navigation ...........................................................................42

Arrt du programme ...................................................... 28 Arrt intempestif du programme ............................... 18 Article de substitution ................................................ 136
Insertion dans une pice ................................................. 166

Bienvenue chez Sage ....................................................25 Blocage du programme ................................................18 Bon dachat


Cration .............................................................................207 Mode de rglement ...........................................................203 Rglement dune facture ..................................................208

Article li
Insertion dans une pice ................................................. 179

Articles
Codification automatique ................................................... 49 Conditionnement ................................................................ 53 Cration ............................................................................ 117

Bons dachat ..................................................................203


Imputation ..........................................................................250

387 Sage France

Index
Bons de fabrication ..................................................... 360 Bons de livraison clients
Gnration ........................................................................ 330

Compte gnral
Cration et paramtrage ....................................................74

Conditionnement
Articles ............................................................................180 Paramtrage .......................................................................53

C
Calcul des besoins
Fabrication ........................................................................ 351

Conditions de livraison
Paramtrage .......................................................................51

Consultation d'un lment d'une liste ......................78 Contremarque


Fabrication .........................................................................333 Fournisseurs .....................................................................333

Catgories comptables
Paramtrage ....................................................................... 45

Catgories tarifaires
Paramtrage ....................................................................... 47

Cration
Articles ...............................................................................117 Clients ..................................................................................88 Commande client ..............................................................154 Comptes gnraux .............................................................74 Dpts ...............................................................................108 Elments comptables .........................................................72 Familles darticles .............................................................110 Fournisseurs .......................................................................98 Journaux ..............................................................................79 Modles de rglement ........................................................82 Mouvements de stock ......................................................149 Taux de taxe .......................................................................77

Centres de charges
Paramtrage ..................................................................... 338

Circuit de validation des pices .............................. 374 Clients


Cration et paramtrage ................................................... 88

Code affaires
Interrogation ..................................................................... 258

Codes affaires
Cration ............................................................................ 237

Codification automatique
Articles ................................................................................ 49

Cration dun article par duplication ......................133

Commande client
Cration ............................................................................ 154 impression ........................................................................ 171 Saisie ................................................................................ 160 Transformation en bon de livraison ................................ 172

D
Dfinitions commerciales .............................................15 Dmarrage du programme ...........................................24

388 Sage France

Index
Dpts
Cration ............................................................................ 108

Etats ..................................................................................220 Etiquettes de colisage .................................................329

Desslection d'une ligne ........................................... 153 Devise


Double affichage .............................................................. 295 Paramtrage ..................................................................... 295

F
Fabrication
Calcul des besoins ...........................................................351

Devise dquivalence .................................................. 297 Devise trangre


Paramtrage ..................................................................... 296

Fabrications ...................................................................332 Facture dabonnement


Gnration .........................................................................249

Document interne
Saisie ................................................................................ 262

Facture de retour
Enregistrement ..................................................................204

Documents internes .................................................... 261


Effets ................................................................................. 265

Facture fournisseur
Enregistrement ..................................................................187

Duplication
Fiche article ...................................................................... 133

Familles darticles
Cration .............................................................................110

E
Edition des tats .......................................................... 220
Palmars clients ............................................................... 222 Statistiques articles .......................................................... 221 Statistiques clients ........................................................... 222

Fentre de travail ............................................................30 Fentre du programme .................................................30 Formats de slection ...................................................351 Fournisseurs
Cration et paramtrage ....................................................98

Elments comptables
Cration .............................................................................. 72

G
Gammes de prix
Paramtrage .......................................................................55

En cas de blocage ......................................................... 18 Engagements


Comptabilisation .............................................................. 276

Ergonomie du programme .......................................... 15

Gnration dun bon dachat .....................................207


389 Sage France

Index
Gnration dune facture dabonnement .............. 249 Gestion des bons dachat ......................................... 203 Gestion des stocks ...................................................... 148 Journaux
Cration et paramtrage ....................................................79

I
Imputation des bons dachat .................................... 250 Indisponibilit dun article ......................................... 164 Indisponibilit en stock ......................................166, 173 Information libre calcule ............................................ 61 Informations libres
Enregistrement ................................................................... 58

Journaux de situation
Cration .............................................................................276

L
Liste dinventaire ..........................................................302 Livre d'inventaire
Impression .........................................................................152

M
Manuel de rfrence ......................................................26 Mise jour des tarifs ...................................................281 Modle dabonnement .................................................241 Modles dimpression
Paramtrage .......................................................................67

Informations pralables ............................................... 13 Installation du programme .......................................... 13 Internes


Documents ....................................................................... 261

Interrogation commerciale affaire ........................... 266 Interrogation de code affaires .................................. 258 Interrogation de codes affaires ................................ 265 Interrogation du stock prvisionnel dun article 165

Modles de rglement
Cration et paramtrage ....................................................82

Modes dexpdition Inventaire ........................................................................ 299


Saisie ................................................................................ 299 Paramtrage .......................................................................66

Modification d'un lment d'une liste .......................78 Inverseur ........................................................................ 297 Modification de la composition dun article nomenclature variable .................................................319

390 Sage France

Index
Mouvement de stock
Cration ............................................................................ 149

P
Palmars clients ............................................................222 Personnaliser les documents ...................................210

N
Navigation
Barre doutils ...................................................................... 42

Insrer un logo ..................................................................212 Modifier la police de caractre ........................................215

Nomenclature commerciale
Cration ....................................................................307, 313

Pice modle dabonnement .....................................243 Pices


Circuit de validation ..........................................................374 Modles dimpression par dfaut ......................................67

Nomenclatures commerciales ................................. 306 Nomenclatures variables ........................................... 306


Saisie dans une pice ..................................................... 318

Plan analytique affaires


Cration .............................................................................235

Nouveaux prix ............................................................... 281 Nouveaux tarifs


Mise en application .......................................................... 292 Saisies pralables ............................................................ 285 Utilisation .......................................................................... 285

Prparation des commandes ....................................192 Prparation des livraisons clients ...........................324 Prparations de fabrication .......................................349 Principales commandes du clavier ...........................14 Principe du manuel pdagogique ..............................12

Numros de lots ........................................................... 366 Numros de srie ......................................................... 366 Numrotation des pices ........................................... 278

R
Rglement par bon dachat ........................................208 Relancer le programme .................................................74

O
Options de l'entreprise ................................................. 47 Ordre de fabrication .................................................... 359 Ordres de fabrication .................................................. 357

Reliquat de commande ...............................................174 Reprise des lments comptables ............................37 Ressources


Cration .............................................................................336
391 Sage France

Index
Gestion des fabrications .................................................. 333 Paramtrages pralables ................................................ 333

Tarifs
Mise jour .........................................................................281

Rupture de stock
Substitution darticle ........................................................ 136

Taux de taxe
Cration et paramtrage ....................................................77

S
Saisie dinventaire ....................................................... 299 Saisie dune commande client ................................. 160 Saisie des rglements clients .................................. 197 Sauvegardes ................................................................... 19 Slection des chances rgler ........................... 200 Simulation de fabrication .......................................... 353 Souches de numrotation des pices ................... 278 Statistiques articles .................................................... 221 Statistiques clients ...................................................... 222 Stock initial .................................................................... 148 Suppression d'un lment dans une liste .............. 80

Tiers
Cration ...............................................................................88

Total de la facture .........................................................176 Touches du clavier les plus utilises .......................15 Transformation document .........................................172 Transformer un bon de livraison en facture .........175

U
Units de poids par dfaut
Paramtrage .......................................................................45

Units de vente et dachat


Paramtrage .......................................................................70

Utilisation du manuel .....................................................17

V
Visualisation des commandes prparer .............324

T
Tableau de bord
Impression ........................................................................ 259

Volet Options
A propos de... ......................................................................47

Tarif dexception client ............................................... 135 Tarif spcifique client ................................................. 135

392 Sage France

Index Z
Zones liste droulantes
Utilisation ............................................................................ 81

Zones de la fentre ........................................................ 41

393 Sage France

Index

394 Sage France

Vos suggestions
Vos commentaires et suggestions nous intressent pour amliorer la qualit et la facilit d'utilisation de nos manuels. Nous vous serions reconnaissants de bien vouloir remplir cette fiche d'apprciation et de nous la retourner. Nous vous en remercions par avance.

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Suggestions
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