GESTION DOCUMENTAL ISO 9001

El concepto de calidad ha tomado mucha fuerza en las organizaciones econmicas en los ltimos aos. Debe quedar claro que en el mundo actual se presenta una gran competencia entre las distintas organizaciones que forman parte de un sistema econmico, y es ah en donde el concepto y la importancia de la calidad toman mayor fuerza y se convierte en un objetivo primordial de las de las distintas empresas. Sobran razones para decir que cada una de las acciones que una empresa realizada est enfocada hacia el consumidor, pues no cabe duda de que el comprador o el utilizador de un servicio requiera calidad en lo que est adquiriendo y espera obtener la satisfaccin plena de sus necesidades. En cualquier caso se debe reconocer que la calidad se ha convertido en una filosofa del mundo globalizado, cada da la empresas se relacionan mas con los sistemas de gestin de calidad, pues se ha de decir que esto forma parte de su progreso y de su productividad como organizacin econmica. Cabe recalcar que no se trata tan solo de decir que los nicos entes preocupados y comprometidos con la calidad son las organizaciones econmicas pues muchas veces en este proceso tambin intervienen los entes del gobierno, las instituciones educativas y las entidades sin nimo de lucro, las cuales han venido teniendo una participacin activa en los sistemas de gestin de calidad.

Se ha dicho hasta aqu que el concepto de calidad est completamente integrado al crecimiento de las empresas, pues es importante que una organizacin implemente y mantenga un sistema de gestin de la calidad firme y estructurado. En el mundo actual los sistema de gestin de calidad se han venido organizando de una forma sistemtica, pues en la actualidad existen diversos sistemas enfocados ya sea a un sector econmico a un departamento de cada tipo de empresa. En resumidas cuentas se podria decir que existen muchos sistemas de gestion de calidad y entre estos sistemas existen algunas diferencias aunque la

principal similitud de todos estos sistemas siempre ha sido y sera la satisfaccin total de las necesidades del cliente.

Creo indiscutible la afirmacin de que hoy en dia los sistemas de gestion de calidad estan ntimamente ligados al crecimiento de la industria, pues las empresas que han sido certificadas han logrando crecer de forma directamente proporcional a la implementacin y desarrollo de un sistema de gestion de calidad. En pocas palabras han logrado mantener contentos a sus clientes y maximizar la calidad de sus procesos en todas la areas de desempeo. Es prudente advertir que no todos los sistemas de gestin de calidad tiene el mimo objetivo, pues hay algunos que son de carcter interno y otros de carcter externo, entre los modelos de gestin de calidad de carcter interno se podra citar por ejemplo la norma ISO 9001 que esta enfocada principalmente al manejo de las operaciones y procesos de todas las reas que conforman la organizacin, sin por supuesto dejar a un lado el objetivo de satisfacer los requisitos de los clientes y/o consumidores.

Ahora bien, si se toma como punto de partida el modelo de gestin de calidad ISO 9001, se debe decir que este modelo de gestin al igual que los dems modelos enfocados al mejoramiento de los procesos tiene unos requisitos que definen la viabilidad que podra tener la organizacin para llegar a ser certificada con la norma ISO 9001, Estos requisitos tienen que ver con la capacidad que tiene la empresa para identificar los pasos que comprenden un proceso en cualquiera de sus reas, de modo que la organizacin pueda identificar sus debilidades en cada proceso y tomar medidas correctivas para realizar un mejora de este; la organizacin tambin debe disear procedimientos que permitan manejar los procesos de una forma eficiente y eficaz, controlando los costos de forma adecuada, los tiempos de ejecucin y los recursos humanos. Referida a este contexto se debe decir que para que un modelo de gestin de calidad pueda ser llevado a cabo dentro de una organizacin la empresa necesita tener unas bases

solidas en cuanto a la planificacin, direccin, organizacin y control de cada uno de los departamentos, ya que la principal idea es que la accin de cada integrante de este proceso este ligada al cumplimiento de los objetivos propuestos por la compaa. El sistema de gestin de calidad enfocado en la norma ISO 9001 al igual que cualquier sistema de gestin debe estar respaldado en unos procedimientos internos y externos, por ejemplo si el sistema se esta aplicando al producto se debe contar con un procedimiento que permita mejorar la calidad de este o mejorar los componentes del mismo, si se habla por ejemplo de una empresa de fabricacin, dede tener muy claro que procedimientos se han de implementar para mejorar la velocidad de la produccin, disminuir costos y organizar al recurso humano. Despus de todo esto se debe recordar que la finalidad siempre ser la satisfaccin del cliente y por ende cada procedimiento a seguir se debe disear sin olvidar que el xito de un modelo de gestin de calidad esta dado por la proporcin en la que el cliente se encuentre satisfecho con el servicio y la forma en que se es eficaz a la hora de corregir errores encontrados en cada proceso.

En este punto de la meditacin cabe sealar que algunos de los procedimientos que deben integrarse a la implantacin de el modelo ISO 9001, pueden ser por ejemplo en la administracin o gestin de la documentacin manejada en una organizacin, este es un proceso que sin lugar a dudas es muy importante pues la documentacin es una base de informacin que es muy importante para la organizacin. Un procedimiento adecuado en el proceso de la gestin documental, bien puede ser la organizacin y el registro de los documentos mas relevantes en cada actividad, procesos de confidencialidad en la informacin y seguridad en la trasmisin y anlisis de datos en cualquiera de las reas. Finamente y en conclusin puede decirse que la calidad es un objetivo de toda organizacin y por supuesto se deben disear estrategias y procesos claros que

permitan contribuir al logro de los objetivos y satisfacer al cliente. Este es sin lugar a duda una base para el crecimiento empresarial.

BIBLIOGRAFIA

MANUAL DE CALIDAD ISO 9001 2000 9001:2000 (traduccin certificada) ISO 2000

Nmero de referencia ISO

GESTION DE CALIDAD EN DOCUMENTACION - Mara Pinto Molina, Facultad de Documentacin Universidad Granada