Word > mbinarea corespondenei Utilizarea mbinrii corespondenei pentru crearea i imprimarea scrisorilor i a altor documente Afiare total

Ascundere total Dac utilizai mbinarea corespondenei cnd dorii s creai un set de documente, cum ar fi o scrisoare formular care este trimis multor clieni sau o foaie cu liste de adrese. Fiecare scrisoare sau list conine acelai tip de informaii, totui coninutul este unic. De exemplu, n scrisorile adresate clienilor, fiecare scrisoare poate fi personalizat pentru a se adresa pe numele fiecrui client. Informaiile unice n fiecare scrisoare sau list provine din intrri ntr-o surs de date. Procesul de mbinare a corespondenei const din urmtorii pai generali: Setarea documentului principal. Documentul principal conine textul i elementele grafice, care sunt aceleai pentru fiecare versiune a documentului mbinat. De exemplu, adresa expeditorului sau formulele de salut dintr-o scrisoare formal. Conectarea documentului la o surs de date. O surs de date este un fiier care conine informaiile de mbinat ntr-un document. De exemplu, numele i adresele destinatarilor unei scrisori. Ajustarea listei destinatarilor sau a elementelor. Microsoft Office Word genereaz o copie a documentului principal pentru fiecare element sau nregistrare n fiierul de date. Dac fiierul de date este o list de coresponden, probabil aceste elemente sunt destinatari. Pentru a genera copii doar pentru anumite elemente din fiierul de date, se pot alege elementele (nregistrrile) care se includ. Adugarea substituenilor, denumii cmpuri de mbinare de coresponden, la document. Cnd se efectueaz mbinarea de coresponden, cmpurile mbinrii de coresponden sunt completate cu informaii din fiierul de date. Examinarea i completarea mbinrii. Se poate examina fiecare copie a documentului nainte de a imprima ntregul set. Pentru a efectua o mbinare de coresponden se utilizeaz comenzile din fila Corespondene. Sfat Se poate efectua o mbinare de coresponden utiliznd panoul de activiti mbinare coresponden, care v conduce pas cu pas de-a lungul procesului. Pentru a utiliza panoul de activiti, n grupulPornire mbinare coresponden din fila Coresponden, facei clic pe Pornire mbinare coresponden, apoi facei clic pe Expert mbinare de coresponden pas cu pas.

Configurarea documentului principal Pornii Word. Se deschide n mod implicit un document necompletat. Lsai-l deschis. Dac l nchidei, comenzile din pasul urmtor nu vor fi disponibile. n fila Coresponden, n grupul Pornire mbinare coresponden, facei clic pe Pornire mbinare coresponden.

Facei clic pe tipul de document pe care dorii s l creai. De exemplu, se poate crea: Un set de plicuri Adresa expeditorului este aceeai pe toate plicurile, dar adresa destinatarului este unic pentru fiecare. Facei clic pe Plicuri, apoi specificai preferinele pentru dimensiunea plicurilor i formatarea textului din fila Opiuni pentru plic a casetei de dialog Opiuni pentru plic. Un set de etichete pentru adrese Fiecare etichet afieaz numele i adresa unei persoane, dar numele i adresa din fiecare etichet sunt unice. Facei clic pe Etichete, apoi specificai preferinele pentru tipul de etichet n caseta de dialog Opiuni etichet. Un set de scrisori formular sau mesaje de pot electronic Coninutul de baz este acelai n toate scrisorile i mesajele, dar fiecare conine anumite informaii pentru fiecare destinatar, cum ar fi numele, adresa sau alte informaii. Facei clic pe Scrisori sau pe Mesaje de pot electronic pentru a crea aceste tipuri de documente.

Un catalog sau director Acelai tip de informaii, cum ar fi numele i descrierea, se afieaz pentru fiecare element, dar numele i descrierea din fiecare element sunt unice. Facei clic pe Director pentru a crea acest tip de document. Reluarea unei mbinri de coresponden Dac trebuie oprit mbinarea de coresponden, se poate salva documentul principal i relua mbinarea ulterior. Microsoft Office Word reine informaiile despre surse de date i cmpuri. Dac se utilizeaz panoul de activiti mbinare coresponden, Word v ntoarce la locul din panoul de activiti la cnd se reia mbinarea. Cnd dorii s reluai mbinarea, deschidei documentul. Word afieaz un mesaj care cere confirmarea deschiderii documentului, care va executa o comand SQL. Deoarece acest document este conectat la o surs de date i dorii s regsii datele, facei clic pe Da. n cazul n care deschideai un document despre care nu tiai c este conectat la o surs de date, ai fi fcut clic pe Nu pentru a preveni accesul nedorit la date. Va aprea textul documentului, mpreun cu toate cmpurile inserate. Facei clic pe fila Coresponden i reluai lucrul. nceputul paginii Conectarea documentului la o surs de date Pentru a mbina informaii n documentul principal trebuie conectat documentul la o surs de date sau la un fiier de date. Dac nu avei un fiier de date, se poate crea unul n timpul procesului de mbinare. Alegei un fiier de date n fila Coresponden, n grupul Pornire mbinare coresponden, facei clic pe Selectare destinatari.

Alegei una dintre urmtoarele: Pentru a utiliza lista Persoane de contact n Outlook, facei clic pe Selectare din persoanele de contact Outlook. Sfaturi pentru lucrul cu lista Persoane de contact Microsoft Outlook

Conectarea la folderul Persoane de contact Outlook este, de obicei, un proces simplu, dar pot aprea probleme. Iat soluii pentru problemele uzuale care se pot ntlni: Nu gsesc folderul Persoane de contact Outlook pentru conectare. Primesc mesaje de eroare despre clieni de pot electronic i tabele. Nu pot efectua conexiunea la un folder Persoane de contact din Foldere publice. Vreau sa utilizez agenda Outlook Express ca folder Persoane de contact, dar nu pot efectua conexiunea la ea.

Nu gsesc folderul Persoane de contact Outlook pentru conectare Poate fi nevoie s activai proprietatea Afiare folder ca o agend de pot electronic din Outlook sau s modificai profilul de utilizator Outlook. Activarea proprietii Afiare folder ca o agend de pot electronic n Microsoft Office Outlook, n meniulSalt, facei clic pe Persoane de contact. Facei clic cu butonul din dreapta pe folderul Persoane de contact care conine informaiile pe care dorii s le utilizai pentru o mbinare de coresponden, apoi facei clic Proprieti.

n fila Agend Outlookasigurai-v c este bifat caseta de selectare Afiare folder ca o agend de pot electronic, apoi facei clic pe OK. napoi la sfaturi Outlook

Modificare profilului de utilizator Outlook Un profil de utilizator Outlook este un grup de conturi de pot electronic i de agende. n mod normal, e nevoie de un singur profil dar dac utilizai computerul n comun cu alii sau utilizai agende diferite pentru scopuri diferite, se pot seta mai multe profiluri. Dac atunci cnd pornii mbinarea de coresponden utilizai un profil care nu include folderul Persoane de contact pe care dorii s l utilizai, acel folder nu va fi disponibil. Pentru a comuta la un alt profil de utilizator, repornii Outlook. Cnd vi se solicit un profil, alegei profilul care include folderul Persoane de contact pe care dorii s l utilizai n mbinarea de coresponden. Dac nu vi se solicit un profil i tii c avei mai mult de unul, poate fi nevoie s configurai Outlook pentru a v solicita. Pentru aceasta: nchidei Outlook. n Panoul de control, comutai la Vizualizare clasic, apoi facei clic pe Coresponden. Facei clic pe Afiare profiluri. Pentru a vi se solicita selectarea unui profil de fiecare dat cnd pornii Outlook, facei clic pe Se solicit profilul de utilizat, apoi facei clic pe OK. napoi la sfaturi Outlook Primesc mesaje de eroare despre clieni de pot electronic i tabele Dac ncercai s v conectai la folderul Persoane de contact n timpul unei mbinri de coresponden n Word i Outlook nu este setat ca program implicit de pot electronic n Windows Internet Explorer, vei primi urmtorul mesaj de eroare: "Nu exist nici un client de pot electronic implicit sau clientul curent de pot electronic nu poate ndeplini solicitarea de coresponden. Executai Microsoft Office Outlook i setai-l drept client de pot electronic implicit." Pentru a evita primirea acestui mesaj n timpul unei mbinri de coresponden, efectuai urmtoarele aciuni: nchidei Word. n meniul Instrumente din Internet Explorer, facei clic pe Opiuni Internet, apoi facei clic pe fila Programe. Sub Pot electronic, facei clic pe Microsoft Office Outlook, apoi facei clic pe OK.

Pornii Word din nou, deschidei documentul mbinrii de coresponden i conectai-v la folderul Persoane de contact Outlook. napoi la sfaturi Outlook Nu pot efectua conexiunea la un folder Persoane de contact din Foldere publice. Dac pornii o mbinare de coresponden n Word i ncercai s efectuai o conexiune la un folder Persoane de contact din Foldere publice, vei primi urmtorul mesaj de eroare: Operaiunea nu se poate termina, datorit unor erori n dialog sau n motorul bazei de date. ncercai din nou mai trziu. Dac ncercai din nou mai trziu, obinei acelai mesaj de eroare. Pentru a utiliza un folder Persoane de contact din Foldere publice ca fiier de date pentru mbinarea de coresponden, trebuie pornit mbinarea de coresponden din Outlook. napoi la sfaturi Outlook Vreau sa utilizez agenda Outlook Express ca folder Persoane de contact Nu se poate efectua direct o conexiune la acest tip de agend n timpul unei mbinri. n schimb, exportai agenda Outlook Express ca fiier text .csv, apoi efectuai o conexiune la ea n aceast form. Exportul agendei Outlook Express: Pornii Microsoft Outlook Express. n meniul Fiier, indicai Export, apoi facei clic pe Agend. n caseta de dialog Instrument pentru exportul agendei, facei clic pe Fiier text (Valori separate prin virgul), apoi facei clic pe Export. n caseta Salvare fiier exportat ca, tastai un nume de fiier pentru fiierul exportat, apoi facei clic pe Rsfoire. n caseta de dialog Salvare ca, n lista Salvare n, alegei locaia unde dorii s salvai fiierul, apoi facei clic pe Salvare. Este util s se salveze fiiere de date n folderul Surse de date personale din folderul Documentele mele. Acolo va cuta Word fiiere de date la rsfoire, n timpul unei mbinri. Facei clic pe Urmtorul. Bifai casetele de selectare de lng cmpurile pe care dorii s le exportai, apoi facei clic pe Terminare. Not Cnd decidei ce cmpuri se export, gndii-v la scrisorile formular, mesajele de pot electronic sau etichetele pe care intenionai s le creai cu mbinarea de coresponden. De exemplu, dac nu includei niciodat porecle sau site-uri Web personale n documentele mbinare, nu exportai acele cmpuri.

Cnd primii mesajul c procedura de export s-a terminat, facei clic pe OK. Pentru a nchide caseta de dialog Instrument Import agend, facei clic pe nchidere, apoi nchidei Outlook Express. Cnd v ntoarcei n Word la efectuarea mbinrii de coresponden i ajungei la pasul n care trebuie efectuat o conexiune la un fiier de date, facei clic pe opiunea Utilizarea unei liste existente i rsfoii pentru a localiza fiierul .csv pe care l-ai exportat. nainte de a se deschide fiierul, se poate s vi se solicite selectarea unui caracter pentru separarea coloanelor n lista de adrese. Facei clic pe Virgul, apoi facei clic pe OK. napoi la sfaturi Outlook Dac avei o foaie de lucru Microsoft Office Excel, o baz de date Microsoft Office Access sau alt tip de fiier de date, facei clic pe Utilizarea unei liste existente, apoi localizai fiierul n caseta de dialog Selectare surs de date. Pentru Excel, se pot selecta date din orice foaie de lucru sau interval nominalizat din cadrul unui registru de lucru. Pentru Access, se pot selecta date din orice tabel sau Interogare (interogare: O metod de gsire a tuturor nregistrrilor stocate ntr-o surs de date care corespund unui set de criterii numite de dvs. Interogrile pot conine operatori, ghilimele simple, metacaractere i paranteze pentru a v ajuta s dirijai cutarea.) definite n baza de date. Pentru alt tip de fiier de date, selectai fiierul n caseta de dialog Selectare surs de date. Dac fiierul nu este listat, selectai tipul de fiier corespunztor sau selectai Toate fiierele n caseta Fiiere de tipul. ntr-o mbinare de coresponden, se pot utiliza urmtoarele tipuri de fiiere de date: Fiiere din programe de baze de date, pe un singur nivel, bazate pe fiiere, pentru care s-a instalat un furnizor OLE DB (OLE DB: O arhitectur component de baz de date care implementeaz un acces eficient la reea i la Internet pentru multe tipuri de surse de date, inclusiv date relaionale, fiiere de pot, fiiere plate i foi de calcul.) sau un driver ODBC (Open Database Connectivity (ODBC): O metod standard de partajare a datelor ntre bazele de date i programe. Driverele ODBC utilizeaz standardul Structured Query Language (SQL) pentru a obine acces la datele exterioare.) (dintre care unele sunt incluse n pachetul Microsoft Office). Un fiier HTML care are un singur tabel. Primul rnd al tabelului trebuie s conin numele coloanelor i celelalte rnduri trebuie s conin date. Agende electronice: Agend Microsoft Outlook List Persoane de contact Microsoft Schedule+ 7.0 Orice list de adrese similar care a fost creat cu un sistem de coresponden compatibil cu MAPI (MAPI: Specificaie de interfa Microsoft care permite

diverselor aplicaii pentru coresponden i grupuri de lucru (care cuprind pot electronic, pot vocal i fax) s opereze mpreun pe un singur client.), cum ar fi Microsoft Outlook. Un document Microsoft Word. Documentul trebuie s conin un singur rnd. Primul rnd din tabel trebuie s conin anteturi, iar celelalte rnduri trebuie s conin nregistrrile pe care dorii s le mbinai. Se poate utiliza i o surs de anteturi (surs antet: Un document care conine rndul antet (sau nregistrarea antet) de utilizat mpreun cu sursa de date precizat pentru un document principal din mbinarea corespondenei.) ca surs de date. Orice fiier text care are cmpuri de date (cmp de date: O categorie de informaii care corespunde unei coloane de informaii dintr-o surs de date. Numele fiecrui cmp de date se afl listat n primul rnd (rndul antet) al sursei de date. "CodPotal" i "NumeDeFamilie" sunt exemple de nume pentru cmpuri de date.) separate (sau delimitate) de tabulatori sau virgule i nregistrri de date (nregistrare de date: Un set complet de informaii asociate corespunztoare unui rnd de informaii din sursa de date. Toate informaiile despre un client dintr-o list de coresponden reprezint un exemplu de nregistrare de date.) separate prin semne de paragraf. Sfaturi pentru formatarea datelor n Excel Dac fiierul de date este o foaie de lucru Excel care conine procente, valori monetare sau coduri potale, se poate pstra formatarea numeric a datelor utiliznd Dynamic Data Exchange pentru a efectua conexiunea la foaia de lucru Excel din Word. De exemplu, avei posibilitatea s v asigurai c un cod potal din 5 cifre ca 07865, din fiierul de date, nu se afieaz ca numrul 7865 (fr zeroul de la nceput). nainte de a efectua conexiunea la foaia de lucru, efectuai urmtoarele aciuni n Word: Facei clic pe butonul Microsoft Office Facei clic pe Complex. Defilai la seciunea General i selectai caseta de selectare Confirmare conversie format fiier la deschidere. Facei clic pe OK. n timp ce documentul principal de mbinare este deschis, n grupul Pornire mbinare coresponden din fila Coresponden, facei clic pe Selectare destinatari, apoi facei clic pe Utilizarea unei liste existente. Localizai foaia de lucru Excel n caseta de dialog Selectare surs de date i facei clic dublu pe ea. , apoi pe Opiuni Word.

n caseta de dialog Confirmare surs de date, facei clic pe Foi de lucru MS Excel prin DDE (*.xls), apoi facei clic OK. Not Dac nu vedei Foi de lucru MS Excel prin DDE (*.xls), bifai caseta de selectare Afiare total. n caseta de dialog Microsoft Office Excel, pentru Interval nominalizat sau de celule, selectai intervalul de celule sau foaia de lucru care conine informaiile pe care dorii s le mbinai, apoi facei clic pe OK. Not Pentru a nu fi solicitat de fiecare dat cnd deschidei un fiier de date, se poate dezactiva opiunea Confirmare conversie la Deschidere dup efectuarea conexiunii la foaia de lucru. Dac nu avei un fiier de date nc, facei clic pe Tastare list nou, apoi utilizai formularul care se deschide pentru a crea lista. Lista se salveaz ca fiier baz de date (.mdb) care se poate reutiliza. Not Dac ai instalat 2007 Microsoft Office system (n loc de a instala doar Microsoft Word), se poate utiliza Microsoft Query pentru a construi o Interogare (interogare: O metod de gsire a tuturor nregistrrilor stocate ntr-o surs de date care corespund unui set de criterii numite de dvs. Interogrile pot conine operatori, ghilimele simple, metacaractere i paranteze pentru a v ajuta s dirijai cutarea.) i a regsi datele pe care le dorii dintr-o Surs extern de date (surs de date extern: O surs de date ce conine datele la care utilizatorul dorete s obin acces de exemplu, o list Microsoft Excel sau o baz de date Microsoft Access.). nceputul paginii Ajustarea listei de destinatari sau obiecte Cnd efectuai o conexiune la un anumit fiier de date, este posibil s nu fie nevoie s mbinai informaii din toate nregistrrile din acel fiier de date n documentul principal. Pentru a restrnge lista de destinatari sau pentru a utiliza un subset de elemente din fiierul de date, efectuai urmtoarele aciuni: n fila Coresponden, n grupul Pornire mbinare coresponden, facei clic pe Editare list destinatari.

n caseta de dialog mbinare coresponden destinatari, efectuai oricare dintre urmtoarele aciuni:

Selectarea nregistrrilor individuale Aceast metod este cea mai util dac lista este scurt. Bifai casetele de selectare din dreptul destinatarilor care se includ i debifai casetele de selectare din dreptul destinatarilor care se exclud. Pentru a include doar cteva nregistrri n mbinare, debifai caseta de selectare din rndul antet, apoi selectai doar nregistrrile pe care le dorii. n mod similar, pentru a include o mare parte din list, bifai caseta de selectare din rndul antet, apoi debifai casetele de selectare pentru nregistrrile care nu se includ. Sortarea nregistrrilor Facei clic pe titlul de coloan al elementului dup care se sorteaz. Lista se sorteaz n ordine alfabetic ascendent (de la A la Z). Facei clic din nou pe titlul coloanei pentru a sorta lista n ordine alfabetic descendent (de la Z la A). Pentru sortare complex, facei clic pe Sortare sub Ajustare list destinatari i alegei preferinele de sortare n fila Sortare nregistrri din caseta de dialog Filtrare i sortare. De exemplu, se poate utiliza acest tip de sortare pentru ca adresele destinatarilor s se sorteze alfabetic dup numele de familie din fiecare adres potal i s se listeze codurile potale n ordine numeric. Filtrarea nregistrrilor Este util dac lista conine nregistrri pe care nu dorii s le vedei sau s le includei n mbinare. Dup filtrarea listei, se pot utiliza casetele de selectare pentru a include i exclude nregistrri. Pentru a filtra nregistrrile, efectuai urmtoarele aciuni: Sub Ajustare list destinatari, facei clic pe Filtrare. n fila Filtrare nregistrri din caseta de dialog Filtrare i sortare, alegei criteriile de utilizat pentru filtru. De exemplu, pentru a genera copii ale documentului principal doar pentru adrese care listeaz Australia ca ar/regiune, facei clic pe ara sau regiunea n lista Cmp, pe Egal cu n lista Comparaie i pe Australia n lista Comparare. Pentru a ajusta mai mult filtrul, facei clic pe i sau pe Sau, apoi specificai mai multe criterii. De exemplu, pentru a genera copii ale documentului principal doar pentru afacerile din Munchen, se filtreaz nregistrrile pentru care cmpul Ora conine Munchen i pentru care cmpul Nume firm nu este necompletat. Dac utilizai Sau n loc de i n acest filtru, mbinarea de coresponden va conine toate adresele din Munchen i toate adresele care includ un nume de companie, indiferent de ora. Not Dac ai instalat software de validare a adreselor, facei clic pe Validare adrese n caseta de dialog Destinatari mbinare de coresponden pentru a valida adresele destinatarilor. nceputul paginii

Adugarea substituenilor, denumii cmpuri de mbinare de coresponden, la document Dup efectuarea unei conexiuni pentru documentul principal la un fiier de date, se poate tasta textul documentului i se pot aduga substituenii care indic locul n care apar informaiile unice n fiecare copie a documentului. Substituenii, cum ar fi adresa i ntmpinarea, sunt denumii cmpuri de mbinare. Cmpurile din Word corespund titlurilor de coloan din fiierul de date selectat.

Coloanele dintr-un fiier de date reprezint categorii de informaii. Cmpurile adugate n documentul principal sunt substitueni pentru acele categorii. Rndurile dintr-un fiier de date reprezint nregistrri cu informaii. Word genereaz o copie a documentului principal pentru fiecare nregistrare la efectuarea unei mbinri de coresponden. Amplasnd un cmp n documentul principal, indicai faptul c o anumit categorie de informaii, cum ar fi nume sau adrese, trebuie s apar n acea locaie.

Not Dac se insereaz un cmp de mbinare de coresponden n documentul principal, numele cmpului este nconjurat de ghilimele unghiulare ( ). Aceste ghilimele unghiulare nu vor aprea n documentele mbinate. Ajut la deosebirea cmpurilor de text obinuit, n documentul principal. Ce se ntmpl la mbinare La mbinare, informaiile din primul rnd al fiierului de date nlocuiesc cmpurile din documentul principal pentru a crea primul document mbinat. Informaiile din al doilea rnd al fiierului de date nlocuiesc cmpurile pentru a crea al doilea document mbinat, i aa mai departe.

Lucrul cu cmpuri: Exemple Se poate aduga orice titlu de coloan din fiierul de date n documentul principal drept cmp. Acest lucru ofer flexibilitate la proiectarea scrisorilor formular, etichetelor, mesajelor de pot electronic i a celorlalte documente mbinate. De exemplu:

S presupunem c alctuii o scrisoare pentru a anuna companii locale c au fost selectate pentru a fi incluse n ghidul anual al oraului. Dac fiierul de date conine o coloan Companie cu numele fiecrei companii pe care dorii s o contactai, se poate insera cmpul Companie n loc de a tasta numele fiecrei companii. Imaginai-v c trimitei clienilor mesaje de pot electronic trimestriale, anunndu-i despre produsele noi i ofertele speciale. Pentru a personaliza aceste mesaje pentru cei mai buni clieni, se poate aduga o coloan NotPersonal n fiierul de date, n care s tastai note precum Domnioar Cristina Potra, noul nostru produs este exact ceea ce cutai. Amplasnd un cmp NotPersonal n documentul principal, avei posibilitatea s includei aceste note la sfritul anumitor mesaje. S presupunem c lista de coresponden este pentru abonaii la buletinul informativ i c fiierul de date conine o coloan, numit DatExpirare, pentru stocarea datei la care expir fiecare abonare. Dac amplasai un cmp DatExpirare n documentul principal nainte de a executa mbinarea, fiecare abonat va vedea data sa de expirare n eticheta de coresponden. Cmpurile se pot combina i se pot separa prin semne de punctuaie. De exemplu, pentru a crea o adres, se pot configura cmpurile din documentul principal n modul urmtor: Prenume Nume Adres Ora, Cod Potal Pentru lucruri utilizate frecvent, cum ar fi blocuri de adrese i linii de ntmpinare, Word furnizeaz cmpuri compuse care grupeaz la un loc mai multe cmpuri. De exemplu: Cmpul Bloc adres este o combinaie a mai multor cmpuri, printre care nume, prenume, adres, ora i cod potal.

Cmpul Linie de ntmpinare poate include unul sau mai multe cmpuri de nume, n funcie de salutul ales. Se poate particularizat coninutul fiecruia dintre aceste cmpuri compuse. De exemplu, n adres, se poate selecta un format de nume formal (Dl. Iulian Calinov Jr.); n ntmpinare, se poate utiliza "Pentru" n loc de "Drag." Maparea cmpurilor de mbinare de coresponden la fiierul de date Pentru a v asigura c Word poate gsi o coloan din fiierul de date, corespunztoare fiecrui element din adres sau ntmpinare, poate fi nevoie s mapai cmpurile mbinrii de coresponden din Word la coloanele din fiierul de date. Pentru a mapa cmpurile, facei clic pe Potrivire cmpuri n grupul Scriere & inserare cmpuri din fila Coresponden.

Se deschide caseta de dialog Potrivire cmpuri.

Elementele unei adrese i ntmpinri sunt listate n stnga. Titlurile coloanelor din fiierul de date sunt listate n dreapta. Word caut coloana care se potrivete cu fiecare element. n imagine, Word a potrivit automat coloana Nume de familie din fiierul de date cu Nume de familie. Dar Word nu a potrivit alte elemente. Din acest fiier de date, de exemplu, Word nu poate potrivi Prenume. n lista din dreapta, se poate selecta coloane din fiierul de date care se potrivete cu elementul din stnga. n imagine, coloana Nume se potrivete acum cu Prenume. Este n regul faptul c Titlu de politee, Identificator unic i Al doilea nume nu se potrivesc. Documentul mbinrii de coresponden nu

trebuie s utilizeze fiecare cmp. Dac adugai un cmp din fiierul de date care nu conine date, va aprea n documentul mbinat ca un substituent gol de obicei o linie necompletat sau un cmp ascuns.

Tastarea coninutului i adugarea cmpurilor n documentul principal, facei clic acolo unde se insereaz cmpul. Utilizai grupul Scriere i inserare cmpuri din fila Coresponden.

Adugai oricare dintre urmtoarele: Bloc adres cu nume, adres i alte informaii Facei clic Bloc adres. n caseta de dialog Inserare bloc adres, selectai elementele de adres pe care dorii s le includei i formatele pe care le dorii, apoi facei clic pe OK. Dac apare caseta de dialog Potrivire cmpuri, este posibil ca Word s nu fi gsit unele dintre informaiile de care are nevoie pentru blocul adres. Facei clic pe sgeata din dreptul (nu s-a potrivit), apoi selectai cmpul din sursa de date care corespunde cu cmpul necesar pentru mbinarea de coresponden. Linie de ntmpinare Facei clic pe Linie de ntmpinare. Selectai formatul de linie de ntmpinare, care include salutul, formatul de nume i punctuaia.

Selectai textul care dorii s apar n cazurile n care Microsoft Word nu poate interpreta numele destinatarului, de exemplu, dac sursa de date nu conine prenumele sau numele unui destinatar, ci doar numele companiei. Facei clic pe OK. Dac apare caseta de dialog Potrivire cmpuri, este posibil ca Word s nu fi gsit unele dintre informaiile de care are nevoie pentru linia de ntmpinare. Facei clic pe sgeata din dreptul (nu s-a potrivit), apoi selectai cmpul din sursa de date care corespunde cu cmpul necesar pentru mbinarea de coresponden. Cmpuri individuale Se pot insera informaii din cmpuri individuale, cum ar fi prenumele, numrul de telefon sau suma unei contribuii dintr-o list cu donatori. Pentru a aduga rapid un cmp dintr-un fiier de date n documentul principal, facei clic pe sgeata din dreptul Inserare cmp pentru mbinare, apoi facei clic pe numele cmpului. Pentru mai multe opiuni pentru inserarea de cmpuri individuale n document, efectuai urmtoarele aciuni: n fila Coresponden, n grupul Scriere i inserare cmpuri, facei clic pe Inserare cmp pentru mbinare. n caseta de dialog Inserare cmp pentru mbinare, efectuai una dintre urmtoarele aciuni: Pentru a selecta cmpurile de adres care le vor corespunde cmpurilor din sursa de date, chiar i n cazul n care cmpurile din sursa de date nu au aceleai nume ca i cmpurile de adres, facei clic pe Cmpuri adres. Pentru a selecta cmpuri care obin ntotdeauna date direct dintr-o coloan a fiierului de date, facei clic pe Cmpuri baz de date. n caseta Cmpuri, facei clic pe cmpul pe care l dorii. Facei clic pe Inserare, apoi facei clic pe nchidere. Dac apare caseta de dialog Potrivire cmpuri, este posibil ca Microsoft Word s nu fi gsit unele dintre informaiile de care are nevoie pentru a insera cmpul. Facei clic pe sgeata din dreptul (nu s-a potrivit), apoi selectai cmpul din sursa de date care corespunde cu cmpul necesar pentru mbinarea de coresponden. Not Dac se insereaz un cmp din lista Cmpuri baz de date i se comut ulterior la o surs de date care nu conine o coloan cu acelai nume, Word nu va insera informaiile din acel cmp n documentul mbinat. Cmpuri particularizate de la persoanele de contact Outlook Singurul mod de a include cmpuri persoan de contact particularizate n documentul principal este pornirea mbinrii de coresponden din Outlook. nti, configurai o vizualizare a persoanelor de contact care include cmpurile care se

vor utiliza n mbinare. Apoi, pornii mbinarea de coresponden. Dup alegerea setrilor pe care le dorii, Word va deschide automat i se poate termina mbinarea. Configurarea unei vizualizri a persoanelor de contact care include cmpuri particularizate n Persoane de contact Outlook, n meniul Vizualizare, indicai Vizualizare curent, apoi facei clic pe List numere telefon. Facei clic pe un titlu de coloan, apoi facei clic pe Selector de cmp. n lista vertical din partea de sus a casetei de dialog Selector de cmp, selectai Cmpuri definite de utilizator n folder. Glisai cmpul pe care dorii s l adugai din caseta de dialog n titlurile coloanelor. O sgeat roie mic v ajut s amplasai cmpurile n locaia pe care o dorii.

Not Se poate aduga un cmp nou n caseta de dialog Selector de cmp fcnd clic pe Nou n partea de jos. Dup adugarea tuturor cmpurilor particularizate n vizualizare, alegei caseta de dialog Selector de cmp. Pentru a elimina un cmp care nu dorii s fie inclus n mbinarea de coresponden, facei clic pe numele de cmp din titlul coloanei n vizualizare List telefonic i glisai-l n afara titlului coloanei. Executarea mbinrii de coresponden Outlook n Persoane de contact Outlook, selectai persoane de contact individuale apsnd pe SHIFT i fcnd clic pentru a selecta un interval sau apsnd CTRL i fcnd clic pentru a selecta persoane. Pentru a include toate persoanele de contact vizibile n acest moment n vizualizare, nu facei clic pe nicio persoan de contact. n meniul Instrumente, facei clic mbinare coresponden. Dac ai selectat persoane de contact individuale pentru includere n mbinare, facei clic pe Numai persoanele de contact selectate. Pentru a include toate

persoanele de contact vizibile n acest moment n vizualizare, facei clic pe Toate pers. de contact n vizualizarea curent. Dac ai configurat Lista telefonic pentru a afia numai cmpurile care se utilizeaz n mbinare, facei clic Cmpurile pers. de contact n vizualiz. curent. Altfel, facei clic Toate cmpurile Persoan de contact pentru ca toate cmpurile persoan de contact s fie disponibile n mbinare. Pentru a genera un document principal nou pentru mbinare, facei clic pe Document nou. Altfel, facei clic Document existent i facei clic Rsfoire pentru a localiza documentul de utilizat ca document principal. Pentru a salva persoanele de contact i cmpurile pe care le-ai selectat, astfel nct s se reutilizeze, bifai caseta de selectare Fiier permanent, apoi facei clic pe Rsfoire pentru a salva fiierul. Datele se salveaz ntr-un document Word ca date delimitate prin virgul. Selectai orice opiune de mbinare: Scrisori tip Pregtii o serie de scrisori pentru coresponden n mas. Etichete de coresponden Configurai etichete de adrese pentru coresponden n mas. Plicuri Configurai plicuri pentru coresponden de mas. Catalog Creai un singur document care conine un catalog sau o list de adrese. Document nou Generai documente mbinare, care se pot edita individual n Word. Imprimant Trimitei documente mbinate direct la imprimanta implicit. Pot electronic Generai documente mbinate pentru mesaje de pot electronic. Cnd dorii s terminai mbinarea n Word, n fila Coresponden din grupul Terminare, facei clic pe Terminare i mbinare, apoi facei clic pe Trimitere mesaje de pot electronic. Linia Subiect este completat cu textul tastat n caseta de dialog mbinare coresponden cu persoane de contact din Outlook. Facei clic pe OK. Cnd se deschide documentul n Word, n fila Coresponden, n grupul Scriere & inserare cmpuri, facei clic pe sgeata de lng Inserare cmp pentru mbinare, apoi facei clic pe cmpurile pe care dorii s le adugai n document. Note Nu se pot tasta manual caracterele pentru cmpuri de mbinare ( ) i nu se poate utiliza comanda Simbol din meniul Inserare. Trebuie utilizat mbinarea de coresponden.

n cazul n care cmpurile de mbinare apar ntre paranteze, cum ar fi { MERGEFIELD Localitate}, atunci Microsoft Word afieaz coduri de cmp (cod de cmp: Text substituent care arat unde va aprea informaia specificat de sursa de date; elementele dintr-un cmp care genereaz rezultatul unui cmp. Codul cmpului cuprinde caracterele cmpului, tipul cmpului i instruciuni.) n loc de rezultate de cmp (rezultate cmp: Text sau reprezentri grafice inserate ntr-un document atunci cnd Microsoft Word ndeplinete instruciunile asupra cmpurilor. Cnd imprimai documentul sau ascundei codurile de cmp, rezultatele cmpurilor nlocuiesc codurile de cmp.). Nu se afecteaz mbinarea, dar pentru a afia rezultatele trebuie s facei clic cu butonul din dreapta pe codul cmpului, apoi s facei clic pe Comutare n coduri de cmp n meniul de comenzi rapide. Formatarea datelor mbinate Programele pentru baze de date i foi de calcul, cum ar fi Microsoft Office Access i Microsoft Office Excel, stocheaz informaiile tastate n celule ca date neprelucrate. Formatarea aplicat n Access sau Excel, cum ar fi fonturile i culorile, nu se stocheaz mpreun cu datele neprelucrate. La mbinarea informaiilor dintr-un fiier de date ntr-un document Word, se mbin datele neprelucrate fr formatarea aplicat. Pentru a formata datele dintr-un document, selectai cmpul de mbinare de coresponden i formatai-l, la fel cum ai formata orice text. Asigurai-v c selecia include parantezele unghiulare ( ) care nconjoar cmpul. nceputul paginii Examinarea i terminarea mbinrii Dup adugarea cmpurilor la documentul principal, se pot examina rezultatele mbinrii. Dup examinare, se poate termina mbinarea. Examinarea mbinrii Se pot examina documentele mbinate i se pot efectua modificri nainte de a termina mbinarea. Pentru a examina, efectuai oricare dintre urmtoarele aciuni n grupul Examinare rezultate din fila Coresponden:

Facei clic pe Examinare rezultate. Trecei prin fiecare document mbinat utiliznd butoanele nregistrarea urmtoare i nregistrarea anterioar din grupul Examinare rezultate.

Examinai un anumit document fcnd clic pe Gsire destinatari. Not Facei clic pe Editare list destinatari n grupul Pornire mbinare de coresponden din fila Coresponden pentru a deschide caseta de dialog mbinare coresponden destinatari, n care se poate filtra lista sau se pot debifa destinatari pentru nregistrrile pe care nu dorii s le includei.

Terminare mbinare Se pot imprima documentele mbinate sau se pot modifica individual. Se pot imprima sau modifica toate documentele sau doar un subset. Imprimarea documentelor mbinate n fila Coresponden, n grupul Terminare, facei clic pe Terminare i mbinare, apoi pe Imprimare documente.

Alegei dac se imprim tot setul de documente, doar copia care este vizibil n mod curent sau un subset al setului, pe care l specificai dup numrul nregistrrii. Modificare copiilor individuale ale documentului n fila Coresponden, n grupul Terminare, facei clic pe Terminare i mbinare, apoi pe Editare documente individuale.

Alegei dac editai ntregul set de documente, doar copia care este vizibil n mod curent sau un subset al setului, pe care l specificai dup numrul nregistrrii. Word salveaz copiile pe care dorii s le editai ntr-un singur fiier, cu un sfrit de pagin ntre fiecare copie a documentului. Salvarea documentului principal

Reinei c documentele mbinate pe care le salvai sunt separate de documentul principal. Este bine s se salveze documentul principal n sine pentru a se utiliza la alt mbinare de coresponden. La salvarea documentului principal, se poate salva i conexiunea la fiierul de date. La urmtoarea deschidere a documentului principal, vi se va solicita s alegei dac informaiile din fiierul de date se mbin din nou n documentul principal. Dac facei clic pe Da, documentul se deschide cu informaiile din prima nregistrare mbinat. Dac facei clic Nu, conexiunea dintre documentul principal i fiierul de date se ntrerupe. Documentul principal devine un document Word standard. Cmpurile se nlocuiesc cu informaii unice din prima nregistrare. nceputul paginii