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LETTRE ADMINISTRATIVE

DES NORMES, DES USAGES


Le vocabulaire administratif doit se diffrencier du style des affaires et de la correspondance prive. Il met en jeu des formulations, des expressions inusites l'oral. L'application des "bons usages" permet un traitement plus rapide du courrier et respecte l'interlocuteur. Le ton dun document administratif doit permettre au lecteur den identifier le caractre officiel Le langage administratif doit rester accessible tous : bien crire, cest faire comprendre son lecteur le maximum de choses en lui prenant le minimum de temps.

CARACTERISTIQUES DU STYLE ADMINISTRATIF


Le respect de LA VOIE HIERARCHIQUE (s'adresser Monsieur l'Inspecteur d'Acadmie, s/c de l'Inspectrice de l'Education Nationale, circonscription de.) La responsabilit et lhomognit : lanonymat comme lemploi du personnel nous sont proscrits. Toute lettre administrative emploiera le je (engagement de la personne). La forme impersonnelle est admise pour une plus grande objectivit de la rdaction (il apparat que... il convient de...) et pour indiquer une marche suivre : il y aura donc lieu de... La prudence et la prcision : sen tenir aux faits et aux arguments La neutralit et lobjectivit : labsence de passion et de violence caractrise le langage administratif La clart et la concision : rendre simple ce qui est obscur La courtoisie et la politesse : jai lhonneur de... est prsent dans la plupart des courriers administratifs.

DES PRINCIPES ETRE CONCIS ET PROFESSIONNEL, BANNIR L'HUMOUR SE DISTANCIER ET MAITRISER SES EMOTIONS PRENDRE EN COMPTE LE DESTINATAIRE SE RELIRE ANTICIPER SUR LES INCOMPREHENSIONS OU LES INTERPRETATIONS

LAISSER DECANTER, voire DIFFERER MAIS SANS TARDER NE PAS ECRIRE DE FAUSSES AFFIRMATIONS SOIGNER L'ORTHOGRAPHE ET L'ECRITURE SIGNER SES COURRIERS MENTIONNER LES PERSONNES MISES EN COPIE (ne pas abuser de cette dmarche) et les ventuelles pices jointes)

DES CONSEILS POUR BIEN ECRIRE


A viter : - Jai le plaisir de... Il mest agrable de... - les rptitions - les abrviations ( Madame et non Mme) - les sigles A chasser : - le style tlgraphique, les mots la mode, le franglais A utiliser avec attention : les temps des verbes : le conditionnel est plus courtois que le futur qui lui est plus impratif A bannir : la familiarit, tout emprunt au jargon courant, les superlatifs et les exagrations, le ton affectueux ou mondain. Les termes qui indisposent : Rappel Je vous signale

LES FORMULES DE REDACTION USUELLE


Les formules introductives Si le courrier fait suite un change prcdent, on peut employer des expressions comme : - En rponse votre courrier du... - Comme suite votre lettre du... ou Comme suite notre conversation tlphonique du... - J'ai l'honneur d'accuser rception de votre lettre du... - J'ai l'honneur de vous faire connatre que... - J'ai l'honneur de vous rendre compte... , J'ai l'honneur de vous exposer... - J'ai l'honneur de vous faire parvenir... - J'ai l'honneur de vous demander de bien vouloir...( un suprieur hirarchique) - J'ai l'honneur de vous informer que... - Par lettre rappele en rfrence... - J'ai l'honneur de vous rendre compte... - Je vous saurais gr... Pour exprimer une demande - Je vous prie de bien vouloir... - Je vous serais oblig de bien vouloir - Emploi des verbes: rendre compte de, exposer , solliciter de, proposer de, prier de bien vouloir ( un suprieur hirarchique) - Prendre lattache de : prendre contact avec une personne pour obtenir son accord sur une affaire (attache = approbation crite)

- Laisser le soin de : ne peut tre utilis que par un suprieur - Bien vouloir : ide de dfrence, de courtoisie - Etre dans limpossibilit de : est utilis pour ne pas pouvoir Les formules pour exposer des faits - Donner son avis ou connaissance de : est utilis pour aviser , informer - Utiliser le prsent de l'indicatif : ajouter, constater, observer, signaler, confirmer, prciser, souligner, considrer, noter, rappeler - Utiliser les formules : je me permets de..., je crois devoir..., je prends acte..., je crois devoir attirer votre attention...( formule autoritaire) - Utiliser des formules plus souples: je prends note..., je ne manque pas de..., je n'ignore pas que... Des formulations pour introduire des paragraphes successifs : Ne pas employer : dautre part sans utiliser dune part En second lieu sans utiliser en premier lieu Sur le second point sans utiliser sur le premier point Tout dabord sans utiliser ensuite, enfin... Des mots outils - titre d'information, titre exceptionnel... - cependant...; mais...; toutefois... - ds maintenant...; d'ores et dj...; sans dlai... La conclusion - aussi..., dans ces conditions... , en consquence... - Il convient de..., il y a lieu de..., il parat souhaitable... - Je vous serais oblig...; je vous serais reconnaissant...; je vous saurais gr... Des formules de politesse (on nutilise une formule de politesse que sil y a une formule dappel) En relation avec l'expression d'une demande, il est possible d'crire, par exemple : - En vous remerciant par avance de l'attention que vous voudrez bien prter ma demande, je vous prie d'agrer, Monsieur l'Inspecteur d'Acadmie, l'expression de ma considration distingue. - Je vous prie d'agrer, Monsieur l'Inspecteur d'Acadmie, l'expression de ma haute considration. - Je vous prie d'agrer, Monsieur l'Inspecteur d'Acadmie, l'expression de ma trs haute considration (plus rvrencieux) - Je vous prie d'agrer, Monsieur le Maire, l'expression de ma considration distingue. - Veuillez agrer, Monsieur le Directeur, l'expression de ma considration distingue. - Veuillez agrer, Monsieur l'Inspecteur d'Acadmie, l'expression de mes respectueuses salutations. - Je vous prie d'agrer, Monsieur, l'assurance de ma considration. - Je vous prie d'agrer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distingues - Je vous prie de croire, ..., lexpression de mes sentiments respectueux. - Je vous prie de croire, ..., lexpression de mes sentiments les plus dvous. - Veuillez croire, ..., lassurance de mes salutations distingues. - Veuillez agrer, ..., lexpression de mes salutations distingues ou lassurance de ma considration. - Je vous prie de recevoir ou dagrer,..., mes salutations distingues. - Je vous prie dagrer, ..., lexpression de mes sentiments distingus. QUELQUES FORMULATIONS INCORRECTES OU PEU ELEGANTES On crit Commencer une carrire Atteindre la limite dge Sintresser Pallier une difficult Par lettre rappele en rfrence Jai lhonneur de porter votre connaissance Jai lhonneur daccuser rception Vous avez bien voulu me faire part de... On bannit ou on vite Dbuter, dmarrer une carrire Etre atteint(e) par la limite dge Attacher de lintrt Pallier une difficult Par lettre sus-vise Je vous annonce Comme suite, en rponse votre lettre du... Vous avez attir mon attention...

METTRE EN FORME UN COURRIER Format A4 avec marges de 2,5 cm de chaque ct. Le corps du texte s'inscrit dans un rectangle de 16 x 24,7 cm. L'encre utiliser est noire ou bleue. En haut gauche, Alignement gauche Cordonnes de l'expditeur Madame, Monsieur et titre ou qualit de l'expditeur En haut dans la moiti droite, Alignement gauche Lieu et date nom du mois en lettres, sans majuscule Exemple : Evry, le 6mai 2009 Coordonnes du destinataire A destination d'une personne reprsentant un service, inscrire : A l'attention de ; A destination d'une personne par la voie hirarchique, indiquer le titre de la personne intermdiaire prcd de s/c [sous couvert de] .

A l'attention de Monsieur . Rfrences du courrier auquel on rpond, objet de la lettre Exemple : Rf. : votre courrier du 15 avril 2009 Objet : candidature au poste de CLIS 1 de la Palmeraie

Corps de la lettre - La formule d'appel, le texte de la lettre et la formule de courtoisie peuvent tre soit aligns gauche avec ou sans retrait. - Les diffrents paragraphes sont spars les uns des autres par une ligne blanche. - Le corps de la lettre n'occupe pas plus de la moiti de la hauteur de la lettre et doit tre justifi (dans le cas d'une lettre non manuscrite) ou non Formule d'appel Le plus souvent, la personne qui on s'adresse est mentionne (comme dans la formule d'appel). Formule de courtoisie Plus ou moins conventionnelles, volutives comme toute la langue, elles sont spcifiques aux circonstances. Comme toute la langue, ces formules voluent Quart infrieur de la lettre NE PAS OUBLIER DE SIGNER Signature manuscrite Indication des pices jointes, s'il y a lieu prcdes de "P.J. :" alignement gauche Ex : P.J. : photocopie du compte rendu de lincident du 18 avril 2009 Indication des personnes qui ce courrier est galement envoy Ex : Copie Madame l'Inspectrice de l'Education Nationale LA CORRESPONDANCE ELECTRONIQUE Les formes sont moins conventionnelles mais tiennent toujours compte de l'importance du destinataire. Les formules de courtoisie sont plus courtes : Respectueuses salutations Sincres salutations Bien cordialement Evitez de diffuser des adresses de destinataires personnels. Recourir si besoin, par discrtion uniquement, la fonction "cci": copie cache invisible. Ne pas utiliser abusivement de la fonction "rpondre tous"